Attestordning ekonomiska händelser år 2017

Transkript

1 Handläggare: Datum: Diarienummer: Mikael Lundkvist RÄN Räddningsnämnden Attestordning ekonomiska händelser år 2017 Förslag till beslut Räddningsnämnden föreslås besluta att anta attestordning för ekonomiska händelser år 2017 enligt bifogat förslag Sammanfattning Varje nämnd är ansvarig för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och utser attestanter och ersättare till det antal som behövs för att uppnå en god intern kontroll. Förslaget är upprättad utifrån Uppsala kommuns Attestreglemente (KSN ). Anders Ahlström Brandchef Postadress: Uppsala kommun, Brandförsvaret, Uppsala Besöksadress: Viktoriaanläggningen, Almungevägen 33 Telefon: Fax: E-post:

2 Sid 1 (3) Dnr: Räddningsnämndens attestordning av ekonomiska händelser för år Delegering av ekonomiska händelser Varje nämnd är ansvarig för internkontrollen inom sitt verksamhetsområde och därför utser nämnden attestanter och ersättare till det antal som behövs inom de olika verksamhetsområdena. För attestansvarig/beställare gäller vid varje tidpunkt gällande attestreglemente för Uppsala kommun samt andra reglementen, policyer och anvisningar som har bäring på attestantens utövande av delegationen. Bland annat har kommuns reglemente för intern kontroll stor bäring på attestantens ansvar, i 4 står det: De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad chef. Nämnden delegerar enligt bilaga 1, med nedan beskrivna instruktioner. Attestering av lönetransaktioner Attesträtt inom given budgetram och givet ansvarsnummer. Sakattest och rätt att anskaffa varor & tjänster Vid anskaffning av varor och tjänster gäller Uppsala kommuns upphandlingspolicy med tillhörande riktlinjer reglemente vilket bland annat innebär att lagen om offentlig upphandling ska tillämpas. Rätt att anskaffa varor inom given budgetram och givet ansvarsnummer. Kontroll stora belopp (leverantörsfakturor) Attesträtt inom given budgetram. Leverantörsfakturor över kr och upp till kr ska även beloppsattesteras av ekonomichef. Leverantörsfakturor över kr ska beloppsattesteras av brandchef. Postadress: Uppsala kommun, Räddningsnämnden Uppsala Telefon: (växel) Fax: E-post: raddningsnamnden@uppsala.se

3 Sid 2 (3) av kundfakturor Attesträtt inom givet ansvarsnummer. Av kommunfullmäktige eller av räddningsnämnden fastställda taxor, avgifter och priser ska tillämpas. Investeringar Beslutattestering av leverantörsfakturor avseende investeringar ska göras av brandchef eller produktionschef. Nämnd Ordförande attesterar arvoden och ersättningar, vice ordförande är ersättare. Brandchef attesterar arvodena och ersättningarna i lönesystemet. Brandchef slutattesterar nämndledamots alla andra ekonomiska händelser som kan knytas till denne. Brandchef Förutom sitt eget ansvarsnummer äger brandchefen rätt att slutsattestera samtliga löpande kostnader inom nämnden, dock ej egna personalkostnader eller egna övriga kostnader. Kommundirektör slutsattesterar brandchefens lönekostnader och brandchefens alla andra ekonomiska händelser som kan knytas till denne. Attesttyper Sakattest (förattest) Kontroll av att leverans eller prestation ägt rum samt att ett rimligt samband finns mellan ekonomisk händelse och nämndens verksamhet. Kontroll av belopp och kvantiteter överensstämmer med beställning, händelsens underlag och den verkliga leveransen. Säkerställ att tillräckliga formella underlag finns för att verifiera händelsen. Angivelse av korrekt kontering och periodisering av underlaget eller i systemet för registrering av ekonomisk händelse. (beslutsattest) Intygande och beslut att leverans eller prestation ägt rum samt att ett rimligt samband finns mellan ekonomisk händelse och nämndens verksamhet. Intygande och beslut att belopp och kvantiteter överensstämmer med beställning, händelsens underlag och den verkliga leveransen. Intygande och beslut att tillräckliga formella underlag finns för att verifiera händelsen. Intygande och beslut om att korrekt kontering och periodisering av underlaget eller i systemet för registrering av ekonomisk händelse

4 Sid 3 (3) Kontroll stora belopp (efterkontroll av sak- och slutattest i leverantörsreskontra) I det elektroniska leverantörsfakturaflödet granskas samtliga fakturor överstigande kronor i ett extra steg. Kontrollen ska delegeras till en ekonom med ansvar för eller insyn i respektive nämnds verksamhet. Kontroll av stora belopp innebär en extra granskning av: Fakturans korrekthet (att den uppfyller krav på verifikat i Uppsala kommun). Fakturans belopp (att skannat belopp motsvarar originalfakturans belopp). Fakturans kontering (att den kontering som angivits är rimlig). Bedömning av huruvida den ekonomiska händelsen utgör en driftskostnad eller en investering. Fakturans periodisering (att den periodiserats över korrekt nyttjandeperiod). Eskalering En attestant får aldrig slutattestera en ekonomisk händelse som avser slutattestantens egen användning eller förbrukning av kommunens resurser, vare sig detta gäller slutattestanten privat eller i dennes tjänsteutövning. Denna princip gäller även ekonomiska händelser som i relation till slutattestanten avser närstående, beroendeställning, eller jävssituation. För ekonomiska händelser enligt ovan ska attest därför eskaleras enligt nedan. Attest bör eskaleras så snart osäkerhet om ovanstående föreligger. Eskaleringsprinciper För en slutattestant som inte omfattas av punkterna nedan gäller att attest för ekonomiska händelser som kan knytas till denne ges av överordnad chef. För en förvaltnings högste tjänsteman gäller att attest för ekonomiska händelser som kan knytas till denne ges av stadsdirektören. För en nämndledamot gäller att attest för ekonomiska händelser som kan knytas till denne ges av nämndens högste tjänsteman.

5 Gälller från chef 1 Löner Sakattest Leverantörsfakturor Rätt att Kundfakturor anskaffa varor & Slut- Slut- ersättare chef 2 ersättare tjänster attest ersättare attest ersättare Ansvar Beskrivning Nämnd: Nämnd Ordf 1 v Ordf v Ordf 1 Ordf LR, AH AH ML ML AH Ledning och administration: Förvaltningsledning AH ES - - ML, AH AH ES ML AH Förvaltningsledning produktion ES AH - - ES, ML AH ML ES ML Information EL, ES AH ML ML AH Administrativt stöd AH ES - - ML, ES AH ES ML AH Förebyggande avdelningen: Förebyggande avdelningen GN AP ES AH GN, AP ES AH T fö/gn AP Automatlarm HE, GN GN AP HE GN 2394 Extern utbildning AD GN - - AD GN AP AD/GN AP Räddningsavdelningen Räddning TM BM ES AH TM, BM ES AH TM BM Intern utbildning CB, TM TM BM TM BM Räddningsavdelningen heltidsstationer Skift TL TM BM TM BM Skift BE TM BM TM BM Skift TS TM BM TM BM Skift AL TM BM TM BM Tierp grupp 1 St Le St Le TL TS Tierp grupp 2 St Le St Le BE AL Tierp grupp 3 St Le St Le TS TL Tierp grupp 4 St Le St Le AL BE Östhammars brandstation St Le St Le TM BM AL TM BM TM BM Bärby grupp 1 St Le St Le TL TS Bärby grupp 2 St Le St Le BE AL Bärby grupp 3 St Le St Le TS TL Bärby grupp 4 St Le St Le AL BE Fyrislund grupp 1 St Le St Le TL TS Fyrislund grupp 2 St Le St Le BE AL Fyrislund grupp 3 St Le St Le TS TL Fyrislund grupp 4 St Le St Le AL BE Rosendal grupp 1 St Le St Le TL TS Rosendal grupp 2 St Le St Le BE AL Rosendal grupp 3 St Le St Le TS TL Rosendal grupp 4 St Le St Le AL BE Vikarier TM BM Brandchef attesterar nämndledamöters arvoden i lönesystemet Bilaga 1

6 Gälller från chef 1 Löner Sakattest Leverantörsfakturor Kundfakturor Rätt att anskaffa varor & Slut- Slut- ersättare chef 2 ersättare tjänster attest ersättare attest ersättare Ansvar Beskrivning Räddningsavdelningen rib-stationer och räddningsvärn Storvreta brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Skyttorp brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Björklinge brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Knutby brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Almunge brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Järlåsa brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Söderfors brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Skärplinge brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Hållnäs räddningsvärn JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Öregrunds brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Österbybruks brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Alunda brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Gimo brandstation JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Gräsö räddn. värn JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Tierp RIB JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Östhammar RIB JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Öregrunds räddningsvärn JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Ekolns räddningsvärn JO TM, BM - - JO, TM TM BM TM BM Produktionsstöd: Produktionsstöd PK LP ES AH PK, LP ES AH PN LP Service övningsfält PN LP - - PN, LP PK LP PN LP IT & kommunikation PI, PK PK LP PN LP Service räddningsutrustning MA LP - - MA, LP PK LP PN LP Fordonsservice LP, PK PK ES PN LP Fastighetsservice JP, PK PK LP PN LP Beklädnad MA, 55 PK LP PN LP 2395 Larm HM Fordonsservice TR Bilaga 1 Attest balanskonton, bokföringsorder, verifikationssammandrag, tillfälliga bokningar: Ekonomichef och brandchef

7 Initialer Namn/befattning Befattning Ordf - Ordförande räddningsnämnden v Ordf - vice ordförande räddningsnämnden 55 Pirre Andersson Brandman AD Annika Thorell Enhetschef AH Anders Ahlström Brandchef AL Anders Lindholm Enhetschef AP Ann-Ida Malm Biträdande chef förebyggandeavdelningen BE Bo Eriksson Enhetschef CB Christer Byström Brandinspektör EL Elisabeth Löfgren Kommunikationsstrateg ES Elisabeth Samuelsson Produktionschef GN Göran Carlsson Avdelningschef förebyggandeavdelningen HE Hans Eriksson Brandinspektör HM Hazze Markstedt Brandingenjör JO Jörgen Olsson Enhetschef JP Jonny Pettersson Fastighetssamordnare MA Markus Andersson Enhetschef ML Mikael Lundkvist Ekonomichef LP Per Lindberg Enhetschef LR Lina Rutberg Nämndsekreterare PI Per Nilsson IT-konsult PK Patrik Kullman Avdelningschef produktionsstöd PN Patric Carlsson Enhetschef St Le - Styrkeledare TL Thomas Landberg Enhetschef TR Tommy Rönn Mekaniker TS Tommy Sjölund Enhetschef T fö - Tillsyneförrättare TM Torbjörn Mattsson Avdelningschef räddningsavdelningen Bilaga 1