Rapport för etapp 1 Svemos organisationsutredning ETAPP 1 MARIA STÅHL (SISU IDROTTSUTBILDARNA)

Transkript

1 Rapport för etapp 1 Svemos organisationsutredning ETAPP 1 MARIA STÅHL (SISU IDROTTSUTBILDARNA)

2 Sammanfattning Till Svemos förbundsmötet i april 2014 lade styrelsen fram en proposition i avsikt att genomföra en övergripande översyn över förbundets organisation och verksamhet. Förbundsmötet beslutade i enlighet med styrelsen proposition samt tillförde andra deluppdrag till utredningen. SISU Idrottsutbildarna har fått i uppdrag att processledar-/ och projektroll i Svemos organisationsutredning under flera etapper: Kartläggning/analys Hur ser det ut? Varför? Analys och bearbetning Vad innebär det för oss? Med- och motkrafter Hur vill vi ha det framöver? Konsekvenser/utveckling Vad göra vi framöver? Struktur och roller? Utredningen kommer att omfatta stora delar av Svemos verksamhet för att kartlägga ett nuläge, behov och krav på förändring på ett övergripande plan. En utredning där respektive del/område kommer att granskas och hela tiden kopplas till en helhet för att synliggöra hur dessa delar påverkar varandra. Utredningsuppdragets etapp 1 påbörjas under våren 2015 och beräknas vara klart för att presenteras på förbundsmötet våren Styrgruppen för arbetet bestående av Håkan Leeman (ordf.), Per Westling (GS), Anna Wilhelmsson (koordinator) samt Maria Ståhl och Andreas Hagström från SISU Idrottsutbildarna. De två sistnämnda med uppdrag att processleda arbetsmöten och workshops. Maria Ståhl har dessutom haft ett projektledaransvar. Bakgrund Vi lever i en värld satt i snabb och accelererande förvandling. Det svenska samhället ser inte ut som det gjorde när idrottsrörelsen föddes för drygt hundra år sedan. Ändå bygger svensk idrott, med alla dess föreningar, på i stort sett samma principer som den en gång formades i. Den ideella föreningen har i sin form varit navet i denna idrottsrörelse som byggts upp. Som grund i idrottsrörelsens strategiarbete gjordes en analys av trender och förändringar i samhället i stort. I den belystes några övergripande förändringar som redan idag påverkar idrottsrörelsen och som kommer att förändra förutsättningarna för föreningslivet än mer i framtiden. Tre av de mest avgörande förändringarna som nämns är globaliseringen, urbaniseringen och digitaliseringen. Det finns dock fler förändringar vilket påverkar idrottsrörelsen till viss del t ex privatisering och nya aktörer på marknaden. På Riksidrottsmötet i maj 2015 fattades beslut om Svensk idrotts nya strategiska inriktning: Livslångt idrottande, Värdegrunden är vår styrka, Idrott i förening och Idrott gör Sverige starkare. Etapp 1 har kartlagt och analyserat följande utvalda områden: Omvärld relation till samhället, Föreningens roll och form, Kommunikation och media, Medlemsnytta utövarfokus, Medlemsnytta licenser samt Utbildning. Vi valde att använda ett antal olika metoder och verktyg i arbetet för att försöka skapa en delaktighet i rörelsen. Arbetet har varvats av workshops med utsedda arbetsgrupper, enkäter, intervjuer och ett kontinuerligt analysarbete av projektledare och processledare från SISU Idrottsutbildarna samt i styrgruppen. Arbetet har synliggjort såväl styrkor, svagheter som framtida möjligheter och utmaningar. Etapp 1 har bland annat synliggjort en oerhörd passion och ett engagemang som finns i rörelsen. Det är många som brinner för motorcykel- och snöskotersporten. Ett engagemang som bör synliggöras och nyttjas i fortsatt arbete. Utmaningar som lyfts fram är bland annat en distans mellan förbundsledning/anställda och enskilda utövare och en avsaknad av information, påverkansmöjligheter och tydlig bild och riktning vad Svemo vill och är på väg. Fyra nyckelord har utkristalliserats för dessa utmaningar: krångligt, omodernt, distanserat och otillgängligt. Nyckelord som ger Svemos framtida riktning för att göra saker: enklare, modernt, sammanhållande och tillgängligt. En visuell bild har tagits fram för att synliggöra denna önskade riktningsförflyttning. Utifrån resultatet i etapp 1 kommer etapp 2 att fokusera på att fördjupa och konkretisera framtida förslag på åtgärder inom områdena: Demokrati och medlemskap, Organisationsstruktur, Policys/regelverk. Dessutom kommer etapp 2 att sätta två nya områden under lupp för att skapa ett nuläge, vilket blir Säkerhet samt Anläggningar och miljö.

3 1. Inledning Du håller i din hand en rapport för etapp 1 för Svemos organisationsutredning. Rapporten bygger på den kartläggning, analys och idéinsamling som gjorts i form av enkäter, intervjuer och workshops med utvalda arbetsgrupper. Arbetet under etapp 1 har genererat en relativt klar bild av Svemos nuläge och dess utvecklingsbehov, specifikt inom de områden som valts ut och belysts extra. Rapporten med dess slutsatser kommer att presenteras på Svemos förbundsmöte i april Syfte och mål Målet med denna organisationsutredning är att skapa en hållbar och attraktiv organisation för att skapa bästa möjliga förutsättningar för att utveckla och stärka Svemos idrotter och dess utövare i framtiden. Med hållbar menas att organisationen ska sträva efter att hitta arbetssätt som gör att verksamheten följs upp och utvecklas kontinuerligt utifrån behov. Med attraktiv menas att organisationen erbjuder en verksamhet som attraherar medlemmarna. Syftet med utredningen är att göra en kartläggning av nuläget utifrån ett antal utvalda områden, som i sin tur sätts i en större kontext. Under arbetets gång har det varit viktigt att skapa delaktighet samt att sätta områdena i relation till varandra. Etapp 1 kommer att följas av flera etapper där resultatet från etapp 1 konkretiseras och fördjupas samt att fler områden sätts under lupp. 3. Roller SISU Idrottsutbildarna har fått i uppdrag att projekt- och processleda arbetet, där Maria Ståhl är projektledare samt processleder respektive workshop tillsammans med kollegan Andreas Hagström. Projektägare är Svemos ledning med Håkan Leeman och Per Westling samt Anna Wilhelmsson, som är Svemos koordinator, i projektet. Roll- och arbetsfördelning finns tydligt beskrivet i befintlig uppdragsbeskrivning. Representanter från förbundsstyrelsen och kanslipersonal finns involverade i olika arbetsgrupper tillsammans med utvalda nyckelpersoner som representerar olika målgrupper. 4. Bakgrund Svensk idrott då nu och i framtiden Vi lever i en värld som är satt i en snabb och accelererande förvandling. Det svenska samhället ser inte ut som det gjorde när idrottsrörelsen föddes för drygt hundra år sedan. Ändå bygger svensk idrott, med alla dess föreningar, på i stort sett samma principer som den en gång formades utifrån. Den ideella föreningen har i sin form varit navet i denna idrottsrörelse som byggts upp och är än idag. Som grund i idrottsrörelsens strategiarbete gjordes en kartläggning och analys av trender samt identifierade förändringar i samhället i stort. I den belystes några övergripande förändringar som redan idag påverkar idrottsrörelsen och som kommer att förändra förutsättningarna för föreningslivet än mer i framtiden. Tre av de mest avgörande förändringarna som nämns är globaliseringen, urbaniseringen och digitaliseringen. Det finns också fler förändringar vilka idrottsrörelsen behöver förhålla sig till och anpassa verksamheten efter. Ett exempel är den ökade kommersialiseringen/privatiseringen som gör att det faktiskt finns andra alternativ än idrottsrörelsen.

4 Hur påverkar detta Svemo som organisation och verksamhet? Hur kan Svemo blir en viktig och attraktiv samhällsaktör? Vad kan och bör Svemo göra för att stärka och utveckla relationerna med dessa aktörer? Hur bör föreningen formas och drivas framöver? Vad blir det unika med varje enskild förening? Hur ger vi bästa förutsättningar för att skapa en känsla av samhörighet i den enskilda föreningen och mellan förening och förbund? Hur skapar vi engagemang och en vilja att påverka? Hur bör Svemos framtida organisationsstruktur se ut för att möta detta? Fler och fler ser sig själva som kunder istället för medlemmar. De köper en vara och vet inte ens att de är medlemmar. Ofta slår idrottsföreningar och förbund knut på sig själv för att visa på vilka mervärden man får om man engagerar sig. Tillslut är du medlem för att få förmånerna och inte för själva aktiviteten. Att erbjuda en verksamhet som matchar varje enskild medlem är viktigt för att skapa fortsatt engagemang. Vilka behov och önskemål har våra medlemmar? Hur identifieras dessa? Hur möter vi dessa behov och önskningar framöver? Var finns själva idén och värderingarna i medlemsnyttan? Hur ser morgondagens medlemskap ut hos Svemo och dess föreningar? Hur ser vi till att tydliggöra medlemskapet och dess innebörd på ett attraktivt sätt? Digitaliseringen har gjort att det snarare handlar om att sortera och sorla bort information än att inhämta information. Utvecklingen ställer ökade krav på teknisk kunskap, tillgänglighet, flexibilitet men även en förmåga att nå fram samt att kritiskt granska den tillgängliga informationen. Vad bör vi göra för att korta vägarna mellan enskild medlem och Svemo som organisation? Vad bör vi göra för att göra information lättillgänglig för motparten? Vad bör vi göra för att möta konkurrensen i media utrymme? Hur skulle detta kunna påverka Svemos framtida organisationsstruktur?

5 Svensk idrott nya strategiska inriktning fattades beslut om på Riksidrottsmötet i Helsingborg i maj 2015 med fokus på fyra strategiska områden: 1. Livslångt idrottande 2. Värdegrunden är vår styrka 3. Idrott bedrivs i förening 4. Idrott gör Sverige starkare Hur harmoniserar dessa strategiska inriktningar med Svemos arbete? Hur drar Svemo nytta av detta arbete på bästa möjliga sätt? Till Svemos förbundsmöte i april 2014 lade styrelsen fram en proposition med avsikt att genomföra en större översyn av förbundets organisation och verksamhet. Förbundsmötet beslutade i enlighet med styrelsens förslag och tillförde dessutom andra deluppdrag till utredningen. Svemo beslutade att organisationsutredningen skulle genomföras i ett par etapper för att få tid att gå på djupet i frågan utifrån den komplexa och omfattande verksamhet som innefattas inom Svemos paraply. Under etapp 1, som genomförs from juni 2015 till april 2016 valdes följande arbetsområden: 1. Omvärld relation till samhället 2. Föreningens roll och form 3. Kommunikation och media 4. Medlemsnytta utövarfokus 5. Medlemsnytta licenser 6. Utbildning 5. Metoder och verktyg Organisationsutredningen är uppdelad i tre olika etapper som består av följande delar: Kartläggning/analys Hur ser det ut? Varför? Analys och bearbetning Vad innebär det för oss? Med- och motkrafter Hur vill vi ha det framöver? Konsekvenser/utveckling Vad göra vi framöver? Struktur och roller? Vi valt att använda ett antal olika metoder och verktyg i arbetet för att försöka skapa en delaktighet i rörelsen. Arbetet har varvats av workshops med utsedda arbetsgrupper, enkäter, intervjuer och ett kontinuerligt analysarbete av projektledare och processledare från SISU Idrottsutbildarna samt i styrgruppen. 5.1 Enkäter Två öppna enkäter har genomförts för samtliga medlemmar, tillgängliga via hemsidan. Enkäterna har varit en viktig del i att skapa en transparens och delaktighet i processen. Andra enkäten byggde helt och hållet på svaren i den första enkäten. Svarsfrekvensen på första enkäten var 330 svar och 130 svar på den andra.

6 5.2 Intervjuer Ett tiotal Intervjuer har genomförts med nyckelpersoner valda utifrån olika roller och idrotter. Intervjuerna har utgått ifrån att definiera Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Utmaningar men även specifika frågor för att fördjupa perspektiven. Intervjuerna har därmed hjälpt oss att fånga mer personliga bilder och erfarenheter. 5.3 Workshops En workshops med kanslipersonalen inledde arbetet i juni månad. Därefter utsågs 6 olika arbetsgrupper som skulle ta sig an varsitt utvalt område. Tre heldags workshops har genomförts med arbetsgrupperna med utgångspunkt från sammanställningen av svaren från enkät 1 respektive 2. Utifrån enkätsvaren har arbetsgrupperna fått identifiera problem, orsak och lösning. Respektive grupp har dessutom fått konkretisera en önskad målbild för sitt område samt identifiera vilka andra områden som påverkar deras arbetsområde. Det bör tilläggas att det gjorts ett processarbete kring Utbildning sedan tidigare, vilket tagits med som en del i utbildningsgruppens arbete. Under den tredje och sista workshopen som genomfördes den 7 februari 2016 fick arbetsgrupperna dessutom möjlighet att samtala och ge återkoppling på Svemos fortsatta riktning utifrån vad som framkommit i etapp 1. Samtalen kretsade kring en framtagen illustration som synliggör denna riktning med ord som kommer vara ett centralt filter för att uppnå en förflyttning. Till sist fick grupperna även ge medskick till ett framtida värdemärke för Svemo framtida värdegrund, ett rättesnöre för alla medlemmar. 6. Resultat 6.1 Enkäter Totalt svarade 330 personer på enkät nr 1. Dryga 45 % av dessa var förare i något av Svemos idrotter. I enkät 1 framkom bland annat Svemos upplevda styrkor, svagheter, utmaningar och möjligheter som synliggörs i varsitt s.k. ordmoln nedan. I enkätsvaren identifierade även omvärldstrender som man tror kommer att påverka Svemo verksamhet allra mest.

7 Vilka styrkor ser du hos Svemo idag? Vilka svagheter ser du hos Svemo idag? De främsta trenderna som påverkar Svemos verksamhet mest enligt svaren var, i fallande ordning, följande: Ökade krav på service, resultat och effektivitet Syns du inte, finns du inte (teknikutveckling, tillgänglighet) Att vara medlem eller icke medlem (medlemskapets betydelse) Kommersialisering på alla spelplaner Idrottens dubbelkommando (tävlingslogik relaterat att erbjuda en idrott för alla)

8 De samlade svaren kring omvärldstrender synliggörs i tabellen nedan. Följande områden lyftes upp som Svemos största utmaningar framöver, även dessa i en fallande ordning: Återväxten Kostnaderna Miljön Tävlingsstrukturen och dess arrangemang Behov av förenkling Svaren i enkät 2 kan summeras med följande punktlista: Passionen för motorsporten genomsyrar Ett stor engagemang präglar rörelsen Miljöarbetet lyfts fram som lyckosamt Positiva till detta arbete och för möjligheten att tycka till Kunskap och kompetens finns i förbundet, men upplevelsen är att den inte nyttjas och tas tillvara på ett bra och effektivt sätt Stort förbund med många idrotter stora möjligheter, men även stora utmaningar Omodernt inte rätt i tiden En upplevd avsaknad av en tydlig riktning, styrning och ledning

9 Upplevelsen av ett Vi och dom slår igenom En önskan finns om mer information, kommunikation och återkoppling Regelverken upplevs som otillgängliga och svårbearbetade Förarna upplever att deras perspektiv inte tas tillvara En önskan finns om en ökad närvaro och synlighet av Svemos ledning och anställda på arrangemang runt om i landet En önskan finns om att öka tillgängligheten för motionärer 6.2 Enskilda telefonintervjuer Totalt har det genomförts 13 enskilda telefonintervjuer med personer utifrån olika roller och idrotter inom Svemo. Varje intervju varade i ungefär 1 timme. Summeringar i en översiktsbild av intervjuerna: Kortfattat kan man säga att intervjuerna har stärkt enkätsvaren samt till viss del konkretiserat de utmaningar som man ser att Svemo står inför. Framförallt har organisationens ledning och struktur tillsammans med kommunikation nämnts som de största upplevda utmaningarna och viktigaste delarna för Svemo att ta tag i. Summering av respektive intervju finns att tillgå som bilaga. 6.3 Workshops De tre workshops som har genomförts har haft fokus på att konkretisera ett antal perspektiv utifrån respektive fokusområde enligt nedan: 1) Vad ser vi och kan utläsa i enkätsvaren för styrkor och möjligheter som tangerar vårt område? 2) Vad ser vi och kan utläsa i enkätsvaren för svagheter (problem) och utmaningar som tangerar vårt område? 3) Vad ser vi för bakomliggande orsaker till dessa problem? 4) Vad ser vi för lösningar på dessa problem? 5) Vad är vår målbild/önskebild för vårt område?

10 Resultatet av dessa workshop finner du nedan. Vi har valt att behålla ursprungstexterna från respektive arbetsgrupp, med undantag från några mindre justeringar och komprimeringar Omvärld Kommunikation a. Problem: För dålig struktur på hemsidan, inte lätt att hitta rätt information eller kontakt. Orsak: Tekniska orsaker (oflexibel struktur) och struktur av själva innehållet inte alltid logisk/tydlig. Lösning: Ny hemsida som gör det lätt för våra olika målgrupper att hitta rätt information. b. Problem: Information som skickas ut, tas inte emot. Personer ser antingen inte det i sina mejl/brev/ via hemsidan eller så ser man inte att man själv tillhör målgruppen. Orsak: Information som skickas ut är felförpackat och för bred, och kanske även presenterat på ett oattraktivt/ inte läsvänligt sätt. Målgrupper är inte tydliga. Ingen skräddarsydd information till mottagarens intressen. Lösning: Målgruppsinriktad information. Informera bättre, effektivare. Ta fram relevant, bra utformat information anpassad till olika målgruppen (t ex distrikt, klubbar, enskilda medlemmar). Detta bör vara en del av förbundets kommunikationsstrategi. Medlemmar känner sig inte delaktig Problem: Vi och dom -känsla man känner sig inte som en del av förbundet. Orsak: Tillgång till information upplevs som begränsad samt att de enskilda medlemmarna upplevelser att påverkansmöjligheterna är små. Lösning: Fler öppna fysiska möten där verksamheten och sporter presenteras/representeras samt modernare kommunikationsmedel som gör förbundsarbetet öppnare. Momsfrågan Grundfråga: Ska Svemo börja använda moms? Problem: Status quo: 45 % av förbundets omsättning påverkas i nuläget av moms. Bland annat utveckling av TA och andra konsulttjänster köps in av förbundet via företag som är med i moms (IT, säkerhet, miljö, försäkringsombud och deras arbete). Försäljning av TA-systemet skulle vara lättare om förbundet vore med i moms-systemet. Orsak: Idrottsrörelsen i Sverige har fått undantag från EU, i Sverige behöver Idrottsrörelsen inte vara med i moms-systemet. Lösning: Kartlägg och analysera för- och nackdelar med att vara med i momssystemet måste analyseras ordentligt, innan ett beslut kan fattas om det är till för- eller nackdel för förbundet att vara med i moms-systemet. Framförallt måste vi ta reda på hur detta påverkar våra medlemsklubbar, som också vara med i momssystemet? Hur påverkas de i så fall? Vilka förändringar innebär det för deras verksamhet? Kommun/ Myndigheter Problem: Brist på bra aktiv och kontinuerlig dialog för att kunna påverka beslut innan de fattas. I dagsläget reagerar klubbar/förbund mestadels bara när ett beslut har fattats som innebär en nackdel för verksamheten. Man påverka inte beslut innan de fattas Orsak: Rädsla, okunskap hur man kontaktar och kommunicerar med kommuner och myndigheter. Kommun och myndigheter upplevs som ett hot. Lösning: Samarbete med kommun och myndigheter måste ses som partner och/eller en positiv möjlighet att få hjälp med utveckling av sin verksamhet. Sök aktiv kontakt och inled dialog och samarbete för att påverka beslut innan de fattas. Jobba långsiktigt.

11 Undersök vilka positiva synergieffekter som finns för kommunen, näringslivet i samband med motorsportevenemang. Dessa gynnar utveckling av sporten och verksamhet. Lagstiftning/ Politiker - Försäkringar Det finns beslut från EU att alla motorfordon ska ha en trafikförsäkring. Hur kommer det t ex påverka sporter som Dragracing i Sverige? Dragracings fordon innebär hög risk pga. mycket kraftfull teknik, vilket kan göra det omöjligt att försäkra de via en trafikförsäkring. Vissa fordon används utesluten på tävlingsbana. Problem: Brist på kunskap och kontinuerlig dialog. Orsak: Ibland pga. okunskap, att man inte vågar, att uthålligheten inte finns för att upprätthålla en dialog. Hur får man tag i relevant information från EU/lagstiftning i tid, så att man ha en chans att påverka? Lösning: Kommunikation är viktig, våga söka och upprätthålla en aktiv dialog, tänk långsiktigt. Bevakning av ändringar gällande lag och politik, och kontinuerlig analys/koll/utvärdering på hur detta påverka sporten måste finnas. Sponsorer/ Press och Media Problem: Svårt att hitta t ex grensponsorer för ett långsiktigt samarbete. Svårt att få press och media intresserade. Orsak: Ingen eller bara lite publik på tävlingar/evenemang i dagsläget och utan publik blir ett evenemang inte intressant för sponsorer eller media. En orsak till detta tror vi är att det inte finns något nytänkande/ingen kunskap för att utveckla och marknadsföra evenemangen. Lösning: Skapa samarrangemang mellan olika grenar, eller i samband med helt annat evenemang, t ex konsert, som då är attraktiv för HELA familjen alternativt ta evenemang till publiken. Använd modern teknik för att göra tävlingsresultat/pågående tävling tillgänglig online, så att man kan följa tidsnära. Miljödepartementet/ Naturvårdsverket Problem: I dagsläget upplevs motorsport fortfarande som miljöfarlig verksamhet. Orsak: Brist på bredd information och kunskap om motorsport hos myndigheter och politiker (nationell och internationell). Lösning: Fortsättning med det redan inledda arbetet t ex via Svemos miljösatsning, som fick internationell uppmärksamhet. Uthållighet och motivation är viktiga Förening Problem: Informationen till medlemmar når inte ut och nya medlemmar får ingen vägledning. Orsak: Föreningen anpassar inte informationsflödet efter medlemmarnas önskemål och når inte ut till sina medlemmar. Medlemmarna förstår inte vilken information som skickas ut och varför. Medlemmarna har en bristande känsla av klubbtillhörighet och är då inte mottagande av information. Symboler för klubbtillhörigheten (Klubbkläder, dekaler m.m.) börjar försvinna. Delaktighet idag är ofta kopplat till ett krav om stor arbetsinsats som kan skapa problem och verka avskräckande för att engagera sig. Engagera man sig blir man invald med en massa uppgifter ( Ger man lillfinger, tar de hela armen ). Föreningarna tar mindre ansvar att sätta sig in i gällande regler och rutiner och kan inte vägleda sina medlemmar. Långt mellan medlem och beslutsfattare i föreningen, minskar delaktigheten och möjligheten att påverka. Otydlig beskrivning hur och på vilket sätt en medlem kan engagera sig i föreningen, både partiskt med uppgifter eller genom digitala engagemang. Lösning: Skapa klubbkänslan, gemenskapen och delaktigheten måste byggas starkare. Ta tillvara medlemmars personliga intresse och kunskap och låt dem engagera sig på sina villkor och den tid

12 man har, med tydlig uppdragsbeskrivning. Skapa attraktivt engagemang, även kortsiktigt med specifika enklare uppgifter. Problem: Avsaknad av nya ledare och medlemmar. Brist att få nya ledare att engagera sig. Den äldre generationen, med flera och många uppgifter per person håller ihop föreningen. Dessa personer släpper inte alltid in nya och yngre ledare som kan ta över. Orsak: För få inom föreningen är organisationsledare, mer attraktivt att vara aktivitetsledare. Otydlig information kring vad uppdrag inom föreningen innebär och föreningens betydelse och uppdrag. Otydliga mål för föreningen och vilken vision som klubben har med sin verksamhet. Bristande intresse för ideella uppdrag. De yngre ska tillåtas göra fel och misslyckas. Lösning: Fler och fler yngre måste engagera sig i föreningsarbetet. Öppna för ny teknik (informationsteknik, möte via Skype etc.) som förenklar engagemanget på medlemmens villkor. Problem: Föreningens målbild är otydliga mål för föreningen och vilken vision som klubben har med sin verksamhet. Orsak: Bredd och motion bidrar till större intäkter till klubben i träningsavgifter. Lösning: Engagera medlemmarna och gör dem delaktiga i klubbens strategi och mål med klubbens verksamhet. Skapa ett projekt i samarbete med SISU Idrottsutbildarna med klubbesök och dialog i föreningen som ska handla om Meningen med föreningen. Information & diskussionspunkter skulle kunna vara: Föreningens betydelse och roll inom Svemo? Medlemmens betydelse för föreningen? Hur kan vår förening utvecklas och engagera fler medlemmar och ledare? Problem: Samhällets utveckling och kravbilden på föräldrar har förändrats Orsak: Heltidsarbetande föräldrar, har inte tid att engagera sig. Lösning: Viktigt att barn och föräldrar engagera sig tillsammans och samtidigt. Problem: Bidragsreglerna är olika inom olika kommuner, detta hämmar föreningars utveckling på olika sätt. Orsak: Bidragsreglerna är hämmande för att få LOK-stöd (=Lokalt aktivitetsstöd). Det vänder sig t ex. bara till vissa åldersgrupper, upp till 25 år dessutom ställer de andra krav kring antal ledare och omfattning av tid. Olika bidragsregler för kommunen som kräver ungdomsaktivitet för att erhålla bidrag. Lösning: Påverka omformningen av bidragsreglerna samt informera föreningarna tydligt vad som gäller. Problem: Klubbtillhörighet till Svemo Idag är det inte möjligt att en förening i bolagsform (företag) att ansluta sig till Svemo. Bolag har idag konstruerat en förening för att kunna vara ansluten och bedriva Svemo godkänt verksamhet t ex. Arena MK. Orsak: Dagens stadgar öppnar inte för denna möjlighet. Lösning: Intresseföreningar skulle ges möjlighet att känna en delaktighet och få ta del av information som berör dem. Intresse och erfarenhetsutbytet skulle bli större med föreningar/organisationer/företag som idag är mycket nära verksamheten och bedriver aktiviteter. Svemo skulle som helhet bli starkare som organisation med fler medlemmar. Önskebild - Förening: Föreningen är den naturliga platsen att samla våra Motorcykel- och snöskoterverksamhet. Vi måste ha våra föreningar för att komma framåt.

13 6.3.3 Medlemsnytta Problem: Olika behov av central organisation och styrning Orsak: Olika målgrupper, dvs. olika intressentgrupper Lösning: Olika erbjudanden för olika målgrupper, behovsanpassad Problem: Förbundets och distriktets vara eller icke vara? Orsak: otydlighet i nyttan Lösning: tydlighet i erbjudandet, utgå ifrån grenarnas olika förutsättningar, öka funktionärernas och förarnas roll och betydelse, friare sätt att organisera sig lokalt och regionalt, funktionärer centralt för att överleva Problem: Föreningen servicegivare till medlemmarna Orsaker: Dagens samhälle fokus på individens behov, finns olika sorters medlemmar 1) fylla personliga behov 2) gemenskap och en del i en helhet Lösning: A och B-medlemskap; tydliggör medlemsnyttan, föreningsnytta för icke-åkande medlemmar, kommersiella möjligheter andra former av medlemskap Önskad målbild -medlemsnytta: skapa ett attraktivt medlemskap för den enskilda individen, våga titta utanför boxen och göra saker annorlunda t ex Ska en förarna kunna vara anslutna till förbundet som medlemmar direkt? Ska Svemo vara en tjänsteleverantör mot medlemmarna? Går det att skapa olika medlemskap i föreningen utifrån ambitionsnivå eller att skapa alternativa medlemskap via Facebooks- och kompisgrupper etc.? Går det att erbjuda medlemskap med eller utan rösträtt? Medlemsnytta Licenser Problem: Dyrt, otydlig information och oklart innehåll. Okunskap, få läser regler. Orsak: För dålig information från förbundet centralt, men även från klubbar som tar del av info försöker hitta egna lösningar. Förare/Klubbar vet inte vad licensen innehåller. Lösning: tydliggör innehåll och information, skapa tydlig rollfördelning för att få ut rätt information till föraren. Skapa en flexibel och tillgänglig utbildning, gärna webbaserad. Önskad målbild medlemsnytta licenser: Få till ett bättre samarbete inom Svemo, få bort vi och dom. Skapa en förståelse för vikten av licens. Regler som är tillgängliga och enkla att ta till sig Utbildning Problem: För få ideella ledare Orsak: Saknar eldsjälar, tidsbrist, brist på tydlighet vad man får ut Lösning: Öka flexibiliteten, när och var man vill göra Problem: Resurser (författare och ekonomi) för att ta fram material. Orsak: Ekonomin saknas för att anställa nyckelpersoner, rätt personer har inte tid, nonchalans inför uppdrag Lösning: längre författarmöten Problem: Stort glapp i kunskaper förbund-utövare. Orsak: Distanserat, svårt att nå ut, vem tar lead och lär upp medlemmar i föreningen? Lösning: Höja kraven, skapa effektiva informationsvägar, öka flexibiliteten och tillgängligheten av våra utbildningar

14 Önskad målbild - Utbildning: Fler och bättre tränare och funktionärer med stort engagemang för Svemo Kommunikation - Media Problem: Många avsändare med mycket information till många mottagare. Mottagaren har olika behov och önskemål. Orsak: Olika syfte, paketering och språk. Bred målgrupp med olika idrotter, individuellt idrottande samt att du inte vet vem som är mottagare. Lösning: Tydliggöra informationsflödet och vem som ansvarar för vad. En del av lösning kan vara ett system som möjliggör att skräddarsy och paketera information till en vald målgrupp. Mottagaren kan tala om vilken information som önskas, när och hur. Avsändaren han definiera vilken information som skall nå vilka mottagare, eller grupper av mottagare. 6.4 Förflyttning mot nyläge Tredje och sista workshopen fick deltagarna även samtala kring den framtagna illustration baseras på det som kommit fram i etapp 1 och som visar Svemos riktning framåt, dvs. en utvecklingsresa att gå från ett nuläge till ett nyläge. Denna illustration mottogs med blandade känslor och efter en dialog i styrgruppen valde vi att göra om och göra en ny förflyttningsskiss, enligt nedanstående bild. Bilden är tänkt att vara navet i kommunikationen kring pågående organisationsutredning. Målet är att skapa en organisation och verksamhet som upplevs som sammanhållande, tillgänglig, enkel och modern. Orden är tänkt att vara ett filter som används vid beslut och större utvecklingsarbeten.

15 Detta görs genom att se över, stärka och utveckla ett antal områden, som i denna bild synliggörs som smörjmedel. Värdemärke en värdegrund är en viktig del för att skapa en sammanhållande organisation Följande ord dök upp i såväl enkäter som workshops, vilket visar viktiga ord som en plattform för framtida värdemärke /värdegrund bör innehålla: enkelhet, gemenskap, roligt, engagemang, glädje, säkert, spännande upplevelse, lärorik, positivt utvecklande, mervärde, tillgänglighet, lyhördhet, nyfikenhet, öppenhet. En annan idé var att använda orden från Svemo t ex på följande sätt t ex på följande sätt: Sammanhållande Växande Engagemang Miljömedvetenhet Okomplicerat Under workshop 3 diskuterades även hur dessa värdeord kan synliggöras i konkret handling. Nedan summeras dessa i punktform. Se varje individ Lyssna på varandra Skapa förutsättningar och ställa krav Definiera valda värdeord och visa konkret vad de står för. Något som implementeras i all utbildning och samtliga medier Återkoppla till individen, exempelvis genom att ge beröm, konstruktiv kritik, uppskattning Tydligt budskap och tydlig målgruppsanpassad/ individanpassad kommunikation En fundering som dök upp under workshop 3 var hur man kan nyttja det arbete som tidigare gjorts inom ramen för Ett tydligare Svemo i fortsatta dialoger. Nedanstående texter togs fram under detta arbete. Verksamhetsidé (dvs. vad organisationen kan och vill erbjuda, uppnå och vem de vill rikta sig till) Motorcykel- och snöskotersporten är underhållande och bjuder på starka upplevelser av spänning, glädje och gemenskap med sportlig rättvisa, för både bredd och elit. Tillsammans vill vi aktivt leda utvecklingen av vår sport så att alla intresserade ska kunna utöva sporten på ett säkert sätt. Värdegrund (ledstjärnor, värdegrund ett rättesnöre) SVEMO:s verksamhet ska präglas av säkerhet, glädje, gemenskap och spänning. När vi utformar vår verksamhet ska den genomsyras av tydlig kommunikation och utveckling. Förhållningssättet till varandra ska kännetecknas av rättvisa, ärlighet, respekt och lojalitet. Vision (ett framtida önskvärt tillstånd för organisationen) Mer motorcykel- och snöskoter till flera 7. Slutsatser och rekommendationer till nästa steg Arbetet har speglat och synliggjort en passion och ett starkt engagemang för sin idrott. Ett engagemang som bör tas tillvara och användas i det utvecklingsarbete som görs framöver. Det arbete som har gjorts och görs kring miljöfrågan har lyfts fram som en styrka och ett arbetssätt som bör kunna nyttjas även i andra sammanhang.

16 I pågående arbete har ett antal utmaningar synliggjorts t ex. avståndet mellan Svemos medlemmar och dess ledning och anställda, avsaknad av information samt kommunikation och möjlighet att påverka sin verksamhet. Utmaningar som vi sammanfattat med fyra återkommande ord: krångligt, omodernt, distanserat och otillgängligt, vilket redan synliggjorts i rapporten under resultatdelen. Dessa har vi omformat till riktnings-/strävansord som då blir: enkelt, modernt, sammanhållande och tillgängligt samt tagit fram en visuell bild för att synliggöra denna önskade riktningsförflyttning. Vi ser att det finns en hel del som Svemo kan börja arbeta med direkt. Som en deltagare uttryckte sig under workshop 3 Det finns både högt och lågt hängande frukter dvs. de som hänger lågt kan man ta tag i direkt. Ledning, anställda och kommittéer bör tittar på nuvarande verksamhet och ser vad som kan utveckla och förädla utifrån att göra saker enklare, modernare, mer sammanhållande och tillgängligt? Nedanstående filtreringsmodell kan vara utgångspunkt för dessa samtal: Vi föreslår dessutom att man synliggör befintlig verksamhetsidé, som har modifierats något och kommer att beslutas om på stundande förbundsmöte. Denna verksamhetsidé tillsammans med förfyttningsbild och filtreringsmodell ser vi som bra verktyg för att synliggöra vad Svemo erbjuder och verkar för. Värdegrund och vision kommer att bli en följd av fortsatt arbete inom ramen för organisationsutredning och kommer med alla sannolikhet att skapas i etapp 3. I slutskedet av etapp 1 har dessutom styrgruppen tagit fram en inramningstext som är tänkt att nyttjas tillsammans med framtagna bilder. Inte bara en sport är denna inramningstext och syftar till flera parametrar bland annat att Svemo innehåller flera sporter under ett och samma paraply samt att Svemos idrotter är inte bara en sport utan en livsstil. Med utgångspunkt från det som kommit fram under etapp 1 finns behov av att gå vidare, konkretisera och fördjupa tre områden som kommer att vara avgörande för Svemos framtid och tillväxt: Demokrati och medlemskap, Organisationsstruktur och Polices/regelverk. En översyn som bör generera ett konkret förslag inför nästa förbundsmöte år 2017 på hur framtida demokratiska principer samt organisation bör se ut. I detta arbete är det viktigt att så många som möjligt blir delaktiga för att skapa ett så bra beslutsunderlag som möjligt. Därmed föreslås att processen bygger på såväl enkäter, intervjuer som regionala workshops. Dessutom är förslaget att en mindre arbetsgrupp som representerar olika målgrupper knyts till arbetet.

17 Utöver dessa två områden kommer etapp 2 att belysa två nya områden där vi framförallt kommer att skapa ett nuläge och identifiera behov och önskemål. Dessa områden är: Säkerhet Anläggningar och miljö Dessa områden anser vi främst bör arbetas med i mindre arbetsgrupper med erfarenhet och kompetens inom områdena. Under perioden kommer dessutom ett kartläggnings- och analysarbete kring nuvarande barn- och ungdomsverksamhet att genomföras. Ett arbete som alla Specialidrottsförbund genomför inom ramen för Idrottslyftet under perioden mars till september En del av insatserna kommer att genomföras parallellt för att i slutänden knytas ihop till en helhet. Sammanfattningsvis så har etapp 1 kommit fram till följande förslag på åtgärder: Visualisera den förflyttning och riktning som Svemo vill åstadkomma genom en förflyttningsbild, tillsammans med inramningen Inte bara en sport. Inte bara en sport syftar till att synliggöra flera perspektiv bland annat att Svemo innehåller flera idrotter och är därmed inte bara en sport samt att det inryms så mycket mer, det är en livsstil. Nyttja de frågeställningar som finns framtagna till denna filtreringsmodell som stöd i såväl det dagliga arbetet som i den fortsatta organisationsutredningen. Lyft fram och synliggör befintlig verksamhetsidé för att tydliggör vem Svemo är till för och vad som erbjuder. Bearbeta och fördjupa de frågor som synliggjorts i etapp 1: - Vad innebär och hur skapas vi ett attraktivt medlemskap för vår organisation? - Hur bör framtida demokratiska principer se ut för att skapa bästa möjligheter för engagemang och delaktighet? - Hur bör vi kommunicera med och ta tillvara våra medlemmars idéer, tankar och behov? - Hur bör Svemos organisationsstruktur se ut för att möta framtida krav på bästa sätt? - Vad blir föreningens roll och uppgift i framtidens Svemo? - Hur bör kansliverksamheten utformas centralt och regionalt för att stödja och utveckla verksamheten på bästa sätt? - Hur bör arbetsgrupper, kommittéer och styrelsen utformas för att samverka och stödja Svemos framtida arbete på bästa sätt? - Hur minskar vi den upplevda distansen mellan ledning, kansli och utövarna? - Vad finns för policys/regelverk som styr vår verksamhet idag och hur kan dessa göras enklare och mer tillgängliga? Kommunikation Media och Utbildning är medel för att nå de målen man satt upp på olika nivåer och i olika gruppkonstellationer och bör därmed integreras i alla fem fokusområden i etapp 2. Det är fortsatt viktigt att arbetet involverar många för att skapa delaktighet och förankring därmed är det viktigt att välja olika metoder och verktyg för att lyckas med detta. Hemsidan bör vara en plats tillsammans med andra kanaler och mötesplatser för att hålla medlemmarna uppdaterade på vad som händer i organisationsutredningen. Utöver rapporten finns även följande dokumentation: SISU:s uppdragsbeskrivning, enkätfrågor och sammanställning av svar (två stycken enkäter), dokumentation av intervjuer, dokumentation från de tre workshopen samt presentationen till förbundsmötet.