Affärsekonomi Inledning. av Ulric Müllern-Aspegren, Affärsekonomi. Redovisningsekonomi. Affärsekonomins grundpelare

Transkript

1 Affärsekonomi Affärsekonomi av Ulric Müllern-Aspegren, 1. Inledning Affärsekonomi Affärsekonomi handlar om att styra och utveckla verksamheten. Flertalet chefer och nyckelpersoner som inte är ekonomer behöver behärska affärsekonomi för att hävda sina områden och delta fullt ut i ekonomiska resonemang om företagets utveckling. Kvalificerade säljare och inköpare behöver kunna tolka och resonera om affärskontakternas ekonomiska ställning. Redovisningsekonomi Affärsekonomin skiljer sig från redovisningsekonomin. Bokföring och kontonummer tillhör redovisningsekonomin. Den handlar om att dokumentera allt som hänt i ekonomin. Varenda krona måste redovisas och allt ska stämma i enlighet med skatteregler god redovisningssed m.m. Ekonomerna måste behärska både redovisningsekonomi och affärsekonomi. För övriga chefer och medarbetare är det bara affärsekonomin som är viktig att behärska. Affärsekonomins grundpelare Affärsekonomin tittar framåt. Det handlar om att bedöma affärsmöjligheter, lägga planer och följa utvecklingen i det affärsekonomiska perspektivet. Det handlar om framtiden som man bara kan gissa om och göra mer eller mindre kvalificerade antaganden. Affärsekonomi och redovisningsekonomi representerar två olika sätt att tänka. Uppskattningar och gissningar mot 4/November 2010 Affärsutveckling 1

2 Affärsekonomi belagda fakta. Framåtblicken eller att dokumentera det som hänt. Det kan skapa problem i den ekonomiska kommunikationen mellan ekonomiavdelningen och andra enheter i företaget. Samtidigt har det mycket gemensamt, framför allt de ekonomiska sambanden och strukturen. I ekonomin används många fackuttryck och termer, dock på olika sätt i olika företag. Ett och samma begrepp kan ha olika innebörd från företag till företag. Och samma sak kan benämnas med helt olika termer i olika företag. Det råder i praktiken en sorts begreppsanarki inom ekonomin. 2. Ekonomins grundläggande struktur och samband Ekonomins grundläggande struktur och samband är däremot mycket enhetliga. Lär man sig strukturen och sambanden blir det inget större problem med begreppen. Det är en fördel för flertalet människor som har lättare att lära sig en struktur och samband jämfört med att bygga kunskapen på ett antal begreppsdefinitioner. Dessa strukturer och samband är den gemensamma grunden för både affärsekonomi och redovisningsekonomin. Affären är utgångspunkten Utgångspunkten är affären. Affären kan vara allt från hela företagets verksamhet, hela året eller månadsvis, till delar av verksamheten t.ex. ett produktområde eller ett försäljningsområde och ända ned till den enskilda produkten. Det är affären som avgränsar och definierar intäkter och kostnader. Först intäkterna Börja med att identifiera intäkterna som affären ger. Därefter kostnaderna Vilka kostnader har man haft för att få intäkterna. Man gifter ihop kostnaderna med intäkterna. Börjar med kostnaderna som ligger närmast intäkten. Inköpskostnad för sålda varor, 2 Affärsutveckling 4/November 2010

3 Affärsekonomi personalkostnad för utfört arbete som genererat intäkterna och enhetens övriga kostnader. Fokus på resultatet Vilket resultat ger affären. Ju bättre kostnaderna gifts ihop med intäkterna, desto mer rättvisande och relevant blir resultatet. För resultatenheter, produktområden och andra delverksamheter kallar man resultatet ofta för täckningsbidrag. En struktur för hela verksamheten Med denna affärsekonomi som grund kan man dela upp verksamheten och beräkna intäkter, kostnader och resultatet för enskilda produkter, marknader och enheter. Det effektiviserar och lägger grunden för långtgående delegering av ansvar. Produktkalkylen en enhet Resultatet per såld produkt eller tjänst är viktig att hålla reda på. Butikerna räknar på priset minus inköpskostnaden för såld vara. Industrin priset minus tillverkningskostnaden för enheten. Tjänsteföretaget fakturerat pris minus arbetskostnad och materialkostnader för den utförda tjänsten. Rabatt volym-relationen I anslutning till detta finns frågan om rabatter, dvs. hur många fler enheter måste jag sälja om jag ger en rabatt på 10 %. En korv med bröd blir exemplet. Du tar priset 15 kr, korven och brödet kostar 10,50 kr. Täckningsbidraget för korven blir 4,50 kr som ska bidra till att täcka alla fasta kostnader för grillen, din arbetstid m.m. Rabattkalkylen Om du säljer korvar för 15 kr blir bidraget 4,50 kr X 1000 kr = kr. Med rabatten 10 % blir priset 13,50 kr, kostnad fortfarande 10,50 kr, resultatet minskar till 3,00 kr korvar ger bidraget kr. Det fattas kr. Ytterligare 500 korvar ger dessa extra kr. Alltså måste antalet sålda korvar 4/November 2010 Affärsutveckling 3

4 Affärsekonomi öka med 500 st., dvs. 50 %, för att kompensera rabatten 10 %. Enkel formel för sambandet rabatt volymökning: Resultatet/enhet före rabatten, i exemplet 4,50 kr = 1,5, dvs. 50 % volymökning Resultatet/enhet efter rabatten, i exemplet 3,00 kr Denna formel fungerar lika bra om man räknar marginal i procent i stället för resultat i kr. Resultatenheter och andra delverksamheter Resultatenheter är en metod för att förbättra och utveckla den ekonomiska kontrollen. Verksamheten delas upp i resultatenheter. Det kan kallas affärsområden, produktområde eller något annat. Men principen är samma grundstruktur som ovan. Enheten har sina egna intäkter. Sen gäller det att fördela kostnaderna så att varje enhet bär sina kostnader för att få intäkterna. Enhetens resultat kallas täckningsbidrag. Dessa ska bidra till att täcka gemensamma kostnader för företagsledning m.m. Gift ihop beslutsrätt med kostnadsansvar Med resultatenheter får man bättre kontroll över var man tjänar pengar och hur lönsamma de olika delarna är. Detta är viktigt. Därutöver ger det stora möjligheter att decentralisera och flytta beslut närmare kunderna och produktionen. Principen bör vara att beslutsrätten koordineras med kostnadsfördelningen så att enheten belastas med kostnader som de kan påverka i sina beslut. Uppifrån fördelade kostnader utan inflytande skapar bara irritation. Detta kan illustreras med lokalkostnaderna. Om företaget äger sin kontorsfastighet ligger ofta lokalkostnaderna som en gemensam kostnad. Genom att införa en internhyra kan lokalkostnaderna fördelas på resultatenheterna. Om enheterna samtidigt får rätt att bara hyra de lokaler som de anser sig behöva minskar som regel det totala lokalbehovet med kostnadsbesparingar för hela företaget. 4 Affärsutveckling 4/November 2010

5 Affärsekonomi 3. Tolka en ekonomisk rapport Resultatkalkylen Resultatrapporter är viktiga styrmedel. Då gäller det att kunna tolka rapporten och koppla resultatet till viktiga affärshändelser under perioden. Det är lite magert att bara konstatera att resultatet ligger i nivå med budgeten. Det har ofta hänt flera saker som påverkat resultatet på olika sätt. Med resultatkalkylen kan man på ett enkelt sätt värdera hur de olika händelserna påverkat resultatet. Affärsekonomins resultatkalkyl Resultatkalkylen handlar om att bara se på nettoförändringen. Påverkas intäkterna av det som inträffar och med hur mycket? Påverkas kostnaderna? Nettot, intäkt kostnad, påverkar resultatet fullt ut. Exempel från korvståndsbranschen Korvarna och brödet tar slut. Två timmars möjlig försäljning återstår. Hur påverkar detta dagens resultat? Uppskatta hur många du kunde sålt under dessa två timmar, t.ex. 200 korv med bröd. Tillämpa grundstrukturen först för en korv. Utebliven intäkt 15 kr minus sparad inköpskostnad 10,50 kr. Resultat 4,50 kr per korv. 200 fler sålda korvar skulle öka resultatet för dagen med 200 st. x 4.50 kr/korv. Det är 900 kr till på dagens resultat. Väg lagerkostnaderna mot utebliven intäkt p.g.a. varubrist Det är viktigt att uppskatta de ekonomiska effekterna av utebliven försäljning på grund av brister. I redovisningen går det att ta fram lagerkostnaderna. Mycket fokus har legat på att minska lagerkostnaderna. Men om priset för detta är återkommande brist och därmed utebliven försäljning är det inte bra. Med denna resultatkalkyl kan man ställa lagerkostnaderna mot förlorade intäkter på grund av varubrist. Det ger ett bättre beslutsunderlag för lagerplaneringen. 4/November 2010 Affärsutveckling 5

6 Affärsekonomi Vinstlyft för Sony Eriksson När detta skrivs rapporteras om kraftigt vinstlyft för Sony Eriksson därför att de kunnat leverera sina nya androidtelefoner med pekskärmar, medan Apple, Nokia, Samsung och HTC haft brist på smarta telefoner. Företagets resultaträkning Företag måste ha en resultaträkning i sin årsredovisning. Resultaträkningen visar hur affärerna gått under verksamhetsåret. Ytligt sett kan resultaträkningar se olika ut från företag till företag. Men det finns den grundläggande strukturen som är gemensam för nästan alla företag. Intäkterna överst Det är vad företagets sålt för under året. Vanligen är det ganska lätt att få fram årets försäljning direkt i bokföringen. Men för t.ex. entreprenadföretag och konsultföretag med stora uppdrag behöver intäkterna från stora uppdrag periodiseras så att intäkterna fördelas på innevarande år och nästa år i proportion till hur mycket av respektive uppdrag som levererats. Därefter kostnaderna Årets intäkter minus årets kostnader ska ge årets resultat. Detta är grundprincipen. På samma sätt som försäljningsintäkterna periodiseras mellan innevarande och kommande år kan kostnaderna periodiseras. Kostnader för sålda varor Det är inköpskostnaden, kostnaden för material mm för de varor man sålt. Observera att det bara är de varor som sålts under perioden som man tar inköpskostnaden för. Resten ligger kvar i lagret till nästa period/år. Man kan säga att inköpskostnaden samtidigt lagras för att tas upp när de lagrade varorna säljs under nästa period. Även om företaget inte redovisar kostnad för sålda varor är principen att lägga de kostnader som på samma sätt ligger närmast försäljningen, t.ex. råvaror och material, överst bland kostnaderna. 6 Affärsutveckling 4/November 2010

7 Affärsekonomi Övriga kostnader för verksamheten Sedan följer alla andra kostnader för företagets verksamhet. Personalkostnader med löner, arbetsgivaravgifter och allt annat upp till styrelsearvodena. Här finns de fasta kostnaderna som företaget har oberoende av om de säljer mer eller mindre, t.ex. lokaler, datasystem omkostnader. Marknadsföring och andra satsningar finns också med. Rörelseresultatet visar hur verksamheten gått Årets intäkter minus dessa kostnader visar hur mycket företaget tjänat i sin verksamhet. Rörelseresultatet visar hur det gått med affärerna. Företag brukar redovisa rörelseresultatet före och efter avskrivningar. Avskrivningarna är årets andel av kostnader för maskiner och utrustning som använts i verksamheten. Därför är rörelseresultatet efter avskrivningar mest relevant. Men i tjänste- och kunskapsföretag är avskrivningarna som regel små i relation till andra kostnader. Då blir det ingen större skillnad på rörelseresultatet före och efter avskrivningar. Kostnader efter rörelseresultatet Efter rörelseresultatet tar företaget upp alla kostnader som inte direkt hänger ihop med verksamheten. Ett lönsamt företag har oftast stora tillgångar i aktier och värdepapper. Vinster eller förluster som kan bero på börsutvecklingen och annat blir till intäkter eller kostnader i finansförvaltningen. Engångsvinster eller förluster blir här intäkter eller kostnader. Bokslutsdispositioner är vanliga i dotterbolag. Moderbolaget kan ta hem vinsterna från dotterbolaget för att använda dem till andra satsningar. Att samla resurserna gemensamt är lite av idén med koncernbildningar. I dotterbolaget syns detta som en kostnad i form av en bokslutsdisposition. Därmed sjunker vinsten i motsvarande grad. På samma sätt kan moderbolaget stötta ett dotterbolag med bokslutsdispositioner som förbättrar resultatet. Årets resultat före och efter skatt Går företaget med vinst blir det vinstskatt och därefter vinst efter skatt. 4/November 2010 Affärsutveckling 7

8 Affärsekonomi Vinstmarginal Vinstmarginalen har blivit det mest generella nyckeltalet för att relatera vinsten till verksamhetens omfattning. Vinstmarginalen beräknas vanligen på vinst före skatt i relation till intäkterna. Ibland korrigerar man för olika finansiella kostnader. Det ger oftast en högre vinstmarginal jämfört med att bara räkna på vinst före skatt. Grundformel: Vinst före skatt = vinstmarginal Summa intäkter Tumregler för vinstmarginal Omkring 1 3 %. Svagt resultat. Över 5 %. Godkänt resultat. Många företag har 7 % över en konjunkturcykel som affärsmål. Omkring 10 %. Mycket bra resultat. Uppåt 20 %. Extremt bra resultat. Marginaltänkande Med marginaltänkande kan företagets övergripande vinstmål transformeras till täckningsbidragsmål för resultatenheter, produktområden m.m. ned till resultatkrav på enskilda produkter. Exempel: Ett företag med resultatenheter och ett vinstkrav på vinstmarginalen 7 %. De sammanlagda täckningsbidragen från samtliga resultatenheter ska räcka till att täcka de gemensamma kostnaderna och ge vinstmarginalen 7 %. Då får man gå in i budgeten och räkna ut hur stor procentandel de gemensamma kostnaderna motsvarar av de budgeterade intäkterna, i detta exempel 5 %. Marginalkravet på resultatenheternas täckningsbidrag blir då 12 % (7 % + 5 %). Om alla resultatenheter har 12 % marginal kommer summan av täckningsbidragen att räcka till att täcka de gemensamma kostnaderna och därutöver ge en vinst som motsvarar vinstmarginalen 7 %. Enheter som inte når upp till marginalkravet Om en enhet får 9 % i marginal kommer de 3 tappade procenten att slå direkt på vinstmarginalen med minus 3 pro- 8 Affärsutveckling 4/November 2010

9 Affärsekonomi centenheter. Om alla resultatenheter stannar på 9 % kommer vinstmarginalen nästan att halveras till 4 %. Marginalkrav på produkter och tjänster På motsvarande sätt kan man beräkna marginalkravet för varje produkt. Då ska marginalen täcka resultatenhetens gemensamma kostnader utöver marginalkravet på resultatenheten. Marginalkravet på produkten blir ofta över 50 %. I konsultföretag är det vanligt att lokaler, centrala datasystem, marknadsföring mm ligger som gemensamma kostnader. Marginalkravet på uppdragen ligger då omkring 50 %. Periodisering av kostnader i tjänst och kunskapsföretag Det är en grundbult i företagsekonomin att kostnaderna ska periodiseras så att de gifts ihop med intäkterna. Kostnaden för en såld vara ska komma på samma period som intäkten. I konsultföretag är man noga med att kostnader och intäkter för samma uppdrag ska komma på samma år i bokslutet. I pågående uppdrag görs uppskattning av hur stor del av uppdraget som utförts och fakturerats. Detta för att få ett så rättvisande resultat som möjligt. Ingen periodisering månad för månad I tjänste- och kunskapsföretag är som regel personalkostnaden dominerande. Därför är det lite märkligt att så många företag inte periodiserar personalkostnaderna i sina månadsrapporter. Resultatredovisningen blir som en bergoch-dalbana. Uppåt hela vintern och våren störtdykning under sommaren när alla har semester och inte ger intäkter men får sina löner plus semestertillägg. Så under hösten börjar det gå uppåt igen när alla är tillbaka i arbetet. Framåt november börjar man kunna se vartåt årsresultatet lutar. Lönekostnader bör bäras av arbetade dagar Löneredovisningen är komplicerad det ska man ha respekt för. Därför kan det vara bra att göra en separat affärsredovisning för att följa upp resultatet med periodiserade personalkostnader. Normalarbetsåret är 220 dagar exklusive semester. Fördela årslönekostnaden (lön, tillägg, övertid m.m. samt arbetsgivaravgifter) på 220 dagar. Koppla ihop 4/November 2010 Affärsutveckling 9

10 Affärsekonomi dagskostnaden per anställd med personalredovisningen som måste hålla reda på vilka som arbetat vilka dagar. Detta ger summan lönekostnader fördelat på de dagar, veckor och månader som personalen arbetat under året. Alla företag följer upp intäkter och kostnader per månad. Om personalkostnaden i denna redovisning beräknas på dagskostnaderna för arbetade dagar slipper företaget åka berg-och-dalbana med resultatet. Semestermånaderna får låga intäkter men också låga personalkostnader. De övriga månaderna högre personalkostnader som hänger ihop med högre intäkter. Månad för månad får företaget ett mer relevant resultat att följa upp. Med dagskostnaden för närvarande personal kan en butik följa upp resultatet dag för dag och kanske justera bemanningen efter lönsamheten. Detta återspeglar en grundläggande skillnad mellan affärsekonomi och redovisningsekonomin. Redovisningsekonomin måste vara exakt och verifierad. Affärsekonomin behöver inte vara exakt. Den ska i stället vare relevant och ett effektivt underlag för att följa verksamhetens ekonomiska utveckling. 4. Beslutskalkyler Kalkyler är bra beslutsunderlag. De för in de ekonomiska dimensionerna som sedan vägs mot andra viktiga aspekter i det slutliga affärsbeslutet. Det finns flera fördelar med enkla kalkylmodeller. Alla kan utföra dem. De blir utförda just därför att de är så enkla. Man ska kunna sitta i bilen och göra en ungefärlig kalkyl i huvudet. Det är lättare att fatta beslut på grundval av en kalkyl som man kan följa i alla delar jämfört med en kalkyl som man behöver experthjälp för att tolka. Du äger din kalkyl Det är du själv som bestämmer vad du vill ha med i kalkylen. Kalkyler som handlar om framtiden bygger naturligt på antaganden. Det är du som formulerar antaganden. Se på en kalkyl som på ett argumentunderlag. Du måste kunna motivera alla antaganden du för in i kalkylen. Då kan du försvara din kalkyl effektivt om den ifrågasätts. 10 Affärsutveckling 4/November 2010

11 Affärsekonomi Trovärdigheten ned i detaljerna är viktigast för en kalkyl som ska fungera som beslutsunderlag. Det kan vara klokt att vara försiktigt i antaganden med tanke på trovärdigheten även om det ger ett sämre resultat av kalkylen. Timkostnadskalkylen Arbetstiden är central. Kommer ett förslag att kräva en längre tidsinsats eller kommer den att spara arbetstid. För att få med tidsdimensionen i kalkylen behövs en timkostnad att kalkylera med. Timkostnaden kan räknas fram på lite olika sätt. Men det enklaste och robustaste sättet är att fördela årslön plus arbetsgivaravgifter för en person på antalet arbetstimmar för samma person. Normalt handlar kalkylerna om flera medarbetare. Då kan man göra timkalkylen för en tänkt genomsnittlig medarbetare helst med heltid. Lönekostnad ett år Årskostnaden blir den uppskattade årslönen plus arbetsgivaravgifter. De statliga arbetsgivaravgifterna är drygt 33 %. Därtill kommer avtalade avgifter. Kalkylmässigt kan man räkna med 40 % i arbetsgivaravgifter. Årsarbetstid Årsarbetstiden för en anställd med 40 timmars arbetsvecka och 5 veckors semester är timmar, 220 dagar, 44 veckor. Timkostnad Timkostnaden för en person med månadslön blir x 12 månader x 140 % = kr i årslönekostnad. Delat med 1760 timmar ger detta timkostnaden 239 kr. Kalkylera med timkostnaden 240 kr. Grundformel: Lönekostnad, helår = timkostnad Årsarbetstid timmar I uppdragsverksamhet kanske man bara får ut tim debiterbar tid. Timkostnaden för denna tid blir i exemplet kr delat med tim = 300 kr/tim debiterbar tid. 4/November 2010 Affärsutveckling 11

12 Affärsekonomi Timpris som speglar budgeten Med hjälp av marginaltänkande kan man räkna fram ett lägsta timpris som möter budgetens förutsättningar. Timkostnaden motsvarar lönekostnaderna för alla medarbetare som arbetar på uppdrag. Om dessa lönekostnader motsvarar 60 % av de budgeterade intäkterna ska timkostnaden också motsvara 60 % av timpriset. Varje såld timme ger då ett täckningsbidrag med marginalen 40 %. Om det budgeterade antalet timmar säljs kommer dessa timmar att fullt ut ge sitt bidrag till att täcka gemensamma kostnader och ge vinst. Det finns risk i att man budgeterar med för hög beläggning. Därför är det klokt att i kalkylerna av timkostnad och timpris göra en försiktig bedömning av förväntade sålda timmar. I konsultverksamheter är det vanligt med marginalkrav på omkring 50 %. I andra tjänsteverksamheter är det vanligt med lägre marginaler. Resultatkalkylen Jag har tidigare presenterat resultatkalkylen som en metod att analysera resultatrapporter. Samma kalkyl kan lika väl användas som beslutskalkyl. Samma grund som tidigare. Kommer ett ändringsförslag att påverka intäkterna, i så fall med hur mycket. Kommer det att påverka kostnaderna. Nettot, påverkan intäkter och kostnader, kommer fullt ut att påverka resultatet. Grundprincipen är att bara se till förändringen, dvs. ökade eller minskade intäkter och kostnader. Grundformel: Intäkter Påverkan plus eller minus Kostnader Påverkan plus eller minus, kronor eller timkostnad Resultatpåverkan Nettot påverkar resultatet fullt ut. Med resultatkalkylen kan man studera de ekonomiska effekterna av olika alternativa lösningar utan att behöva göra en budget för varje alternativ. Kalkylen blir en genväg för att förutsäga effekten på resultatet. 12 Affärsutveckling 4/November 2010

13 Affärsekonomi Pay back-investeringskalkyl En investering innebär ur ekonomiskt perspektiv att satsa en engångssumma och sedan tjäna igen pengarna genom ökade intäkter eller minskade kostnader under en längre period. Av tradition gör man nästan alltid en investeringskalkyl när det gäller maskiner och utrustning. Pay back (återbetalningstiden) får man genom att dela investeringskostnaden med de kommande månatliga besparingarna eller vinsterna. Det visar hur många månader det tar att tjäna tillbaka de satsade pengarna. Därefter fortsätter man att tjäna pengar månad för månad. Grundformel: Investeringen i kr = pay back i månader Positiv effekt i kr/månad En pay back på mindre än 12 månader är mycket bra. Många företag har tumregeln att upp till 30 månaders pay back är okej ur ekonomisk synvinkel. Sen kan det finnas helt andra skäl till att en satsning ska genomföras även om pay back blir mer än 30 månader. Personalekonomiska kalkyler Det finns ett slentrianmässigt tänkande att personalsatsningar bara kostar pengar. Med resultatkalkylen och pay back kan man få med de ekonomiska vinsterna av personalsatsningar i form av minskade kostnader, sparad arbetstid, ökad produktivitet eller ökade intäkter. Personalekonomiska kalkyler kan ofta visa att personalsatsningen som såg ut som en kostnad med negativ effekt på resultatet tvärt om ger en positiv effekt på resultatet. Kalkylen visar att personalsatsningen är lönsam. Den dubbla italienska bokföringen beskrevs första gången av Luca Pacikoli 1492, i boken Summa de arithmetica, geometria, proportion et proportionalita, för över 500 år sedan. 5. Dubbel italiensk bokföring Dubbel italiensk bokföring kan låta lite suspekt. Men det är ett genialiskt system med resultaträkningen som håller reda på affärerna och balansräkningen som håller reda på pengarna och tillgångarna. Bokföringen är dessutom självkon- 4/November 2010 Affärsutveckling 13

14 Affärsekonomi trollerande genom att balansräkning måste balansera ned till sista kronan. Då vet man att allt stämmer. Den dubbla italienska bokföring utvecklades i handelsmetropolen Venedig under medeltiden. Över hela världen används systemet som då utvecklades. Visst är det en svindlande tanke. Resultaträkningen och balansräkningen Paret resultat- och balansräkningen måste alltid finnas med i årsredovisningen. Vi har tittat på resultaträkningen. Här följer balansräkningens grundläggande struktur. I affärsekonomin behöver man inte gå in i alla balansräkningens detaljer. Det räcker att veta vad man ska titta efter och hur man ska tolka det. Balansräkningen i den privata ekonomin Balansräkningen kan illustreras ur privatlivet med att köpa en villa för 3 miljoner kr. Villan blir en tillgång för dig och din familj. Ni äger huset. Enligt balansräkningens grundprincip värderas en tillgång till det pris ni betalat. Detta oberoende av om ni gjort en bra eller dålig affär. Den andra sidan av balansräkningen är hur ni finansierat köpet. Med dagens regler får ni låna 2,5 miljoner kr, det blir en skuld. 0,5 miljoner kr ska ni betala med egna pengar, det kallas eget kapital i balansräkningen. Företagets balansräkning Företagets balansräkning bygger på samma grund som villaköpet. Tillgångarna balanseras mot hur dessa finansierats med eget kapital plus skulder. Eget kapital och skulder kan ses som varandras motsatser, antingen egna pengar eller lån. Men mot bakgrunden att värdet är vad man betalat och eget kapital + skulder är hur man finansierat blir förhållandet tillgångarna ska balansera eget kapital och skulder. Företagets Tillgångar Tillgångarna delas upp långsiktiga tillgångar och de kortsiktiga omsättningstillgångarna. 14 Affärsutveckling 4/November 2010

15 Affärsekonomi Omsättningstillgångarna är kortfristiga Omsättningstillgångarna, lager, kundfordringar och kassan lever med verksamheten varje dag. När företaget skickar en faktura till en kund blir det en kundfordran samtidigt som det blir en intäkt i resultaträkningen. Detta är den dubbla bokföringen. När kunden betalar blir det också en dubbel bokföring genom att kundfordringarna minskar och kassan ökar med samma summa. Anläggningstillgångarna är långfristiga Fastigheter, maskiner och fordon är typiska anläggningstillgångar som företaget äger på minst ett års sikt. Långsiktiga kapitalplaceringar blir också anläggningstillgångar. Det kan vara aktier i närstående företag som man samarbetar med. Många tillgångar finns inte i balansräkningen Företag kan bygga upp starka varunamn, utveckla konkurrenskraftiga produkter och få patent. Dessa affärstillgångar är normalt mycket större tillgångar jämfört med maskiner och utrustning. Så länge företaget utvecklat dem i egen regi blir det bara kostnader när de utvecklas och inga tillgångar. Men företag kan också köpa varunamn, produkter och patent av andra företag. Då blir dessa tillgångar i balansräkningen till det värde som företaget betalt för köpet. Vid företagsköp betalar köparen ofta mer än vad balansräkningen är värd i det köpta företaget. Skillnaden mellan köpeskillingen och balansräkningen bokförs som goodwill i balansräkningen under anläggningstillgångar. Affärsinvesteringar och redovisningsinvesteringar Investering är en stor satsning på att utveckla verksamheten och som sak ge långsiktiga positiva effekter. Investeringar i produktutveckling, nya marknader, forskning och utveckling är affärsinvesteringar som bygger företagets framtid men inte redovisas i balansräkningen till skillnad från investeringar i maskiner och utrustning. Forskningsintensiva företag som Ericsson och Astra brukar redovisa separat hur stor del av intäkterna som de satsat i FoU, forskning och utveckling. Att både kunna redovisa en bra vinstmarginal och dessutom satsa % i FoU är klart ett styrkebesked. 4/November 2010 Affärsutveckling 15

16 Affärsekonomi Den andra sidan i balansräkningen Långa och korta skulder Skulderna delas upp i långfristiga skulder och kortfristiga. Långa skulder kopplas ofta till finansieringen av de långsiktiga tillgångarna. Kortfristiga skulder lever med verksamheten liksom omsättningstillgångarna. De viktigaste är leverantörsskulder och skatteskulder. Företagen har alltid en viss tid på sig att betala skatterna. Under tiden redovisas summan som skatteskulder på samma sätt som leverantörsskulder. Eget kapital Det egna kapitalet består av bundet och fritt eget kapital. Fritt eget kapital Fritt eget kapital består av årets vinst och sparade vinster från tidigare år. Detta kapital kan bolagsstämman disponera som de önskar, t.ex. genom beslut om aktieutdelning. Utdelningen dras från detta fria kapital och betalas från kassan på tillgångssidan. Så balanserar hela balansräkningen. Bundet eget kapital Det bundna egna kapitalet är det aktiekapital som aktieägarna satsade när företaget bildades. Företaget kan ha utökat detta egna kapital med aktieemissioner av olika slag. Det kan handla om stödaktioner när ägarna gått in med friska pengar under svåra perioder. Det kan också vara ett lönsamt företag som vill stärka balansräkningen. Konkurs om 50 % av bundet eget kapital förbrukats Om företaget går med förlust kommer egna kapitalet att minska i motsvarande grad. Först förbrukas fritt eget kapital. Därefter minskar bundet eget kapital. När 50 % av bundet eget kapital är förbrukat måste styrelsen begära företaget i konkurs. Om styrelsen begär företaget i konkurs kommer alla styrelsens ledamöter att blir ekonomiskt ansvariga för alla ytterligare förluster som uppstår i företaget. Även egenföretagare med AB bör söka juridisk hjälp om detta inträffar. Detta för att rädda den privata ekonomin. 16 Affärsutveckling 4/November 2010

17 Affärsekonomi Kassaflöde och likviditet Under omsättningstillgångarna i balansräkningen finns kassan. Det är viktigt att hålla koll på kassan för att säkra att företaget kan betala sina räkningar. I småföretag räcker det att kontrollera att kassan plus de kundfordringar som väntas komma in räcker för att klara förväntade utbetalningar på en, två, tre månader sikt. Större företag arbetar med kassaflödet. Kassaflödet visar alla pengar som kommer in i företaget i relation till det som går ut. Negativt kassaflöde betyder att mer pengar går ut ur företaget jämfört med vad som kommer in. Negativt kassaflöde kan bero på att företaget går med förlust. Den nyss genomlidna kultursvackan gav många företag stora problem med kassaflödet. Men även vinstrika och framgångsrika företag kan få problem med kassaflödet. Snabb tillväxt leder ofta till problem med kassaflödet. Det beror på att produktionsapparaten och andra resurser måste byggas upp för att möta den förväntade ökade efterfrågan flera månader fram i tiden medan pengarna från försäljningen kommer från de senaste månaderna betydligt lägre försäljning. Konkurs om kassan tar slut Om ett företag har inte kan betala sina fakturor har vem som helst som har en fordran på företaget rätt att begära det i konkurs. Ett sätt att tillfälligt förstärka en otillräcklig kassa är att sälja sina fakturor till ett factoringföretag och därigenom få pengarna direkt. Man kan fundera på, om det inte är en varningssignal när man får en sådan faktura från ett factoringföretag. Det är nämligen ett dyrt sätt att låna pengar. 6. Ekonomiska Nyckeltal I ekonomiska analyser och uppföljning används ofta nyckeltal. Det är vanligt att större företag utvecklar egna nyckeltal för att analysera och följa upp verksamheten. De mest allmängiltiga nyckeltalen är vinstmarginal, avkastning på eget kapital och på totalt kapital, soliditet och likviditet. 4/November 2010 Affärsutveckling 17

18 Affärsekonomi Lönsamhet olika nyckeltal Vinstmarginal Vinstmarginalen har blivit det mest generella nyckeltalet för att relatera vinsten till verksamhetens omfattning. Samma skala fungerar för nästan alla branscher. Vinstberäkningen kan variera från vinst före skatt till att vissa finansiella poster läggs till vinsten. Grundformel: Vinst före skatt = Vinstmarginal (redovisas i procent) Summa intäkter Tumregler för vinstmarginal Omkring 1 3 %. Svagt resultat. Över 5 %. Godkänt resultat Många företag har 7 % över en konjunkturcykel som affärsmål. Över 10 %. Mycket bra resultat. Uppåt 20 % Extremt bra resultat. Avkastning på eget kapital Resultatet, vinsten, som procentandel av eget kapital. Detta är aktieägarnas mått. Det visar vilken avkastning de fått på det kapital de satsat. Ibland räknas avkastning per aktie, i praktiken samma sak. Grundformel: Vinst före skatt = Avkastning på eget kapital Eget kapital Att äga aktier är mer riskfyllt än att placera pengarna på ett bankkonto eller i stadsobligationer. Därför bör avkastningen på eget kapital med god marginal överstiga bäst bankränta. Långsiktig har avkastningen på aktier i snitt varit påtagligt högre jämfört med obligationer och bank. Bra avkastning För ägarna är det bra att få en avkastning t.ex. 10 % avkastning på sina pengar. Men det är däremot inget säkert mått på att företaget är lönsamt. T.ex. tjänsteföretag och kun- 18 Affärsutveckling 4/November 2010

19 Affärsekonomi skapsföretag har vanligen förhållandevis små balansräkningar och litet eget kapital i förhållande till resultaträkningen. Det betyder att en svag vinst och dålig vinstmarginal ändå kan motsvara en hög avkastning på eget kapital. Avkastning på totalt kapital eller arbetande kapital Resultatet som procentandel av det totala kapitalet (summa tillgångar = anläggningstillgångar + omsättningstillgångar). Resultatet är vanligen rörelseresultatet, men det kan också beräknas på resultatet, vinsten, som andel av totalt kapital. Detta nyckeltal är t.ex. koncernledningens avkastningsmått för affärsenheter i stora koncerner. Då använder man oftast arbetande kapital om endast omfattar omsättningstillgångar plus de anläggningstillgångar den enheten använder i verksamheten. Det blir en lägre summa jämfört med totalt kapital. Nyckeltalet visar hur bra ett dotterbolaget förmår förränta det kapital som dotterbolaget disponerar. En utveckling av detta mått är avkastning på arbetande kapital. Där ser man bara till det kapital som krävs för verksamheten, inte t.ex. finansiella placeringar. Grundformel: Rörelseresultat = avkastning på totalt kapital Totalt kapital (Totaltkapital = anläggningstillgångar + omsättningstillgångar) Vad är god avkastning Koncerner brukar sätt interna avkastningskrav på sina dotterbolag och affärsområden. Det blir ett bra instrument för att jämföra hur olika verksamheter och dotterbolag förvaltar det kapital de anförtrotts. Koncernen kan också påverka enheterna genom att höja priset på det kapital som enheterna använder i avkastningskravet. Soliditet Soliditeten visar hur stort det egna kapitalet är i relation till summa tillgångar, anläggningstillgångar plus omsättningstillgångar. 4/November 2010 Affärsutveckling 19

20 Affärsekonomi Grundformel: Eget kapital = soliditet Totalt kapital (Totalt kapital = anläggningstillgångar + omsättningstillgångar) Låg soliditet Låg soliditet betyder att det egna kapitalet är litet och skulderna därmed stora. Under 20 % är låg soliditet som sänker förtroendet för företaget. Låg soliditet kan bero på att företaget haft dålig lönsamhet och gått med förlust i flera år. Förlust, dvs. ett negativt resultat före skatt, minskar det egna kapitalet och därmed soliditeten. Snabbväxande och expansiva företag får ofta problem med soliditeten även om de är lönsamma. Det beror på att snabb tillväxt ofta kräver kapitalkrävande investeringar och att omsättningstillgångarna ökar med tillväxten. Med ökade lån minskar soliditeten. Låg soliditet är i detta fall ett resultat av framgång. Helägda dotterbolag i stora koncerner har ofta mycket låg soliditet därför att vinsterna samlas centralt i koncernen. Koncernens soliditet står som garanti för alla dotterbolagens betalningsförmåga. God soliditet Över 25 % 30 % är bra soliditet. Lönsamma familjeföretag har ofta mycket hög soliditet. De har inga lån. Bara kortsiktiga skulder såsom leverantörsskulder och skatteskulder. Vanliga börsnoterade företag har sällan över 50 % eftersom aktieägarna vill ha del av vinsterna genom utdelning på aktierna. En aktieutdelning minskar det fria egna kapitalet och kassan när utdelningarna betalas ut. Likviditet Likviditeten är ett mått på företagets förmåga att betala fakturor och andra fodringar. På kort sikt kan företaget räkna med att betala fodringar med kassan och kundfodringarna 20 Affärsutveckling 4/November 2010

21 Affärsekonomi som normalt betalas inom en dryg månad. De kortfristiga skulderna som ska betalas under samma period, en dryg månad, består i huvudsak av leverantörsskulder och skatteskulder. Grundformel: Kassa + kundfodringar = likviditet Kortfristiga skulder God likviditet Med perspektivet en dryg månad fram i tiden betyder 100 % likviditet att kassan plus kundfodringar precis räcket till att betala förväntade kortfristiga skulder som leverantörsskulder och skatteskulder. Det är en osäker situation. En god likviditet bör i stället motsvara minst %. Då har företaget en marginal som motsvarar leverantörsskulder och skatter under ett par månader. Faktorer som kan gör likviditeten svårbedömbar Om företaget har en checkräkningskredit som bara delvis utnyttjats har de en bättre betalningsförmåga än vad likviditeten visar. Hela krediten kan användas för att betala fakturor. Många företag räknar alla skulder som ska betalas inte inom en månad utan inom ett år som kortfristiga. De kan också räkna planerade amorteringar på lån som kortfristiga. Det kan ge likviditetstal på under 100 % trots att de har en god betalningsförmåga Om kunderna betalar på t.ex. 60 dagar i stället för 30 dagar blir betalningsförmågan sämre jämfört med likviditeten. Slutsats: Likviditetstal bör tolkas med försiktighet. Sjunkande likviditet i kombination med låg vinstmarginal är ett varningstecken. Med låg stabil likviditet, väl under 100 % i kombination med bra vinstmarginaler och stabil soliditet, då kan man bortse från den låga likviditeten. 7. Sammanfattning Jag har här gjort en sammanställning av de grundläggande tankesätten inom affärsekonomin. Affärsekonomin ska ses 4/November 2010 Affärsutveckling 21

22 Affärsekonomi som ett verktyg för varje företag, stort som litet, att få bästa möjliga kontroll och återkoppling över hur företaget går. Detta är oerhört viktigt för varje företags överlevnad, investerares intresse samt trygghet för personal och ägare. Med hjälp av en genomarbetad kalkyl, nyckeltal, flexibilitet till sin marknad och regelbundna avstämningar och korrigeringar ges varje företag bästa förutsättningar att utvecklas optimalt ekonomiskt. Den stora effekten ligger i att alla chefer och nyckelpersoner som inte är ekonomer lär sig affärsekonomi och blir delaktiga i affärsekonomins verktyg för att utveckla verksamheten. Alla medarbetare kan få de affärsekonomiska insikterna i hur var och en i sitt dagliga arbete är med och påverkar resultatet. 8. Om författaren Ulric driver företaget Aspegren Idé AB. Kärnverksamheten är att utveckla och marknadsföra affärsspel och utbildningar med de affärsspelen som bas. Genom partnersamarbete har utbildnings- och konsultföretag fått specialanpassade utbildningar med affärsspelen. Affärsekonomispelen i olika versioner används i utbildningar och seminarier för företag i nästan alla branscher, offentlig verksamhet, högskolor och gymnasier. Ett annat utbildningsområde är Tidsspelet, som handlar om tidseffektivitet och leantänkande i kunskaps- och tjänsteföretag. De utvecklar också speciella spel på uppdrag av kunder. 22 Affärsutveckling 4/November 2010