Revisionsrapport nr 1, 2011 R Wallin. Kungsörs kommun Ärendehantering och uppsiktsplikt

Transkript

1 Revisionsrapport nr 1, 2011 R Wallin Kungsörs kommun Ärendehantering och uppsiktsplikt

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Syfte och avgränsning Genomförande Revisionsfrågor Ärendeberedning Beredning och insyn enligt kommunallagen Politisk vilja till breddad beredning Rutiner för ärendeberedning Verkställighet och återapportering Kommentar Rutiner för uppsiktsplikt Ledningsgruppsmöten Månatliga uppföljningar i kommunstyrelsen Delårsrapporter Fastighetsgruppen Kommentar Ärendegranskning Informationspolicy Höjda avgifter till Kungsörs bibliotek Försäljning av mark, Skillinge 2:182, 2:183, 2: Borgen till kommunala bolag Förlagslån, Kommuninvest Ombyggnad Karlaskolan - komplettering Bildande av dotterbolag m.m Investeringsmedel gång- och cykelvägar Parlamentarisk grupp - boende för äldre Finansiell samordning Kommentarer Former för återrapportering Kommentar Analys

3 1. Sammanfattning Ernst & Young har haft uppdraget av kommunrevisionen att granska ärendehanteringen i kommunen. Syftet med granskningen har varit att belysa och bedöma beredningsprocessen inför kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt processen för verkställighet och återrapportering till fullmäktige. Vidare har uppdragit innefattat att belysa formerna för kommunstyrelsens uppsiktsplikt. I granskningen framkommer följande. Granskningen visar att det finns moment i kedjan initiering beredning beslut verkställighet uppföljning som fungerar olika väl utifrån de krav som kommunallagen reser. De moment som rör initiering, beredning och beslut hanteras på ett tillfredsställande sätt utifrån lagkrav och interna reglementen. Det finns också tillfredsställande dokumentation i dessa delar. Momenten verkställighet och uppföljning är outvecklade i förhållande till de krav som kommunallagen reser. Kommunstyrelsen bör överväga att utveckla dessa moment. Det kan ske på olika sätt. En möjlighet är att kommunstyrelsen tydligt identifierar vilka frågor som man särskilt vill följa upp ur verkställighetssynpunkt. I samband med beslut i frågan anger kommunstyrelsen när förvaltningen skall rapporta hur verkställigheten gått. I frågor som kommunstyrelsen anser principiellt intressanta kan dessutom återrapporteringen kring verkställigheten följas av en form av utvärdering eller uppföljning av effekten av det verkställda beslutet. När det gäller uppsiktsplikten visar granskningen att det finns ett antal fasta former för hur denna hanteras, men samtidigt framgår att uppsiktsplikten i vitala delar är koncentrerad till ordföranden i kommunstyrelsen och utövas ibland informellt. Med hänsyn till att uppsiktsskyldigheten avser hela kommunstyrelsen bedöms den nuvarande formen vara otillräcklig. Revisionen vill att kommunstyrelsen tar ställning till hur uppsikten skall ske så att hela styrelsen ser som sin uppgift att följa upp nämnder och styrelser i olika bolag. Kommunstyrelsen kan också överväga om dokumentationen bör ske på ett mer systematiskt sätt. 2

4 2. Inledning Kommunfullmäktige skall, enligt kommunallagen, besluta i ärenden av principiell beskaffenhet och i frågor av större vikt (KL 3:9). Kommunstyrelsen och berörda nämnder bereder dessa ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs (KL 3:14). Redovisning beträffande hur uppdragen fullgjorts skall ske till fullmäktige som beslutar om omfattningen av och formerna för redovisningen (KL 3:15). Vår kunskap från flera kommuner visar att det ofta saknas fastställda rutiner som anger hur uppföljning av fullmäktiges beslut ska ske och att det finns en risk för att det vid årets slut kommer att vara oklart i vilken grad givna uppdrag har genomförts och om uppdragen genomförts så som avsett. Revisorernas uppgift att bedöma om verksamheten skötts ändamålsenligt försvåras också av om kommunstyrelsens uppföljning av givna uppdrag är otillräcklig. Vår utgångspunkt för granskning av hantering av politiskt givna uppdrag är att det bör finnas en uttalad inriktning (mål) för de uppdrag som ges av fullmäktige och att verksamheten säkrar sina åtaganden genom en systematisk uppföljning. Brister i verksamheten måste upptäckas för att kunna korrigeras, vilket ställer krav på relevanta uppföljningsmetoder. Enligt KL har kommunstyrelsen en skyldighet att utöva uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Uppsikten ger kommunstyrelsen rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar, samt, om det är nödvändigt, se till att fullmäktige i sin egenskap av högsta beslutande organ ingriper Syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att belysa och bedöma beredningsprocessen inför kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt processen för verkställighet och återrapportering till fullmäktige. Vidare belyses kommunstyrelsens uppsiktsplikt Genomförande Granskningen baseras på intervjuer, dokumentstudier och en fördjupad ärendegranskning. Intervjuer har genomförts med kommunstyrelsens ordförande, kommunchef och nämndsekreterare. För granskningen relevant dokumentation har gåtts igenom, som exempelvis arbetsordning för kommunfullmäktige, reglemente och arbetsordning för kommunstyrelsen, delegationsordning för kommunstyrelse, rutiner för ärendehantering samt budget och protokoll från kommunstyrelse och kommunfullmäktige under år En ärendegranskning har genomförts genom att tio fullmäktigebeslut följts upp med avseende på beredning, beslut och vidare behandling i styrelsen, nämnder och beredningar samt återrapportering till fullmäktige. Ärendenas akter har gåtts igenom och kompletterande upplysningar har inhämtats via telefonsamtal med en del av de berörda tjänstemännen. De granskade besluten har olika inriktning och karaktär Revisionsfrågor I granskningen belyses följande frågeställningar: Är beredningsprocessen inför ärenden till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige tydliggjord och efterlevs denna? Vilka ruiner/förberedelsetid finns vad gäller beslutsfattande vid ändring av underlag/ förslag. Finns tillfredsställande system, rutiner etc. för att säkerställa en korrekt hantering av fattade beslut? 1 Kommunallagen, Kommentarer och praxis, SKL,

5 Finns fastställda tider när återrapportering skall ske i kommunstyrelsen och fullmäktige? Är återrapporteringen dokumenterad över verkställandet av fullmäktiges beslut till kommunfullmäktige? Är dokumentationen över återrapporteringen tillfredsställande? Vilka rutiner har kommunstyrelsen för uppsikt? 3. Ärendeberedning 3.1. Beredning och insyn enligt kommunallagen Ärenden i fullmäktige får väckas av en nämnd, en ledamot via motion, revisorer, fullmäktigeberedning, medborgare via medborgarförslag och styrelse i kommunala bolag eller kommunala stiftelser enl. KL 3: Kommunfullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet och i frågor av större vikt för kommunen. Ärendena till fullmäktige bereds av kommunstyrelsen och berörd nämnd (KL 5:26). Styrelsen skall alltid ges tillfälle att yttra sig över ett ärende som har beretts av en annan nämnd och lägga fram förslag till beslut i de fall någon annan nämnd inte berett ärendet (KL 5:28). Beredningen syftar till att ge kommunfullmäktige ett tillförlitligt och allsidigt belyst underlag för besluten. Beredningen har också en viktig demokratisk funktion eftersom den ger medborgarna en möjlighet att följa ett ärendes behandling innan fullmäktige fattar beslut. Nämnder som berörs av ett beslut får möjlighet att tillföra beslutsunderlaget sina synpunkter. Kommunstyrelsen är alltid den sista instansen i beredningsprocessen och är ytterst ansvarig för beredningen av alla ärenden. Enligt kommunallagen (KL 6:7) har nämnderna även att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som beslutats av kommunfullmäktige samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämndernas uppgift är således att genomföra de beslut som fattas i kommunfullmäktige Politisk vilja till breddad beredning I kommunen finns ett antal kommittéer kring bl.a. miljöfrågor, jämställdhet och boende för äldre. I kommittéerna deltar företrädare för olika partier. Syftet med dessa kommittéer är att bredda diskussionen om kommunens insatser Rutiner för ärendeberedning Kommunstyrelsen svarar för beredningen av i princip alla ärenden som ska tas upp i fullmäktige. Kommunstyrelsens uppgifter framgår av dess reglemente. I kommunstyrelsens uppgifter ingår att leda, styra, samordna samt utöva uppsikt över frågor som rör hela kommunens utveckling, verksamhet och ekonomi. Uppgifter för kommunstyrelsen i dess roll som beredning för ekonomi och samordning regleras också i reglementet. Vidare sägs att kommunstyrelsen har hand om utformningen av fullmäktiges handlingar, i de fall då ärendet inte är av principiell betydelse. Kommunstyrelsens ordförande ansvarar enligt reglementet för att kallelse utfärdas till styrelsens sammanträden. Kallelsen skall tillställas ledamöter/ersättare sju dagar före sammanträdet. Undantagsvis får kallelse ske med kortare varsel. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende ska bifogas kallelsen. 4

6 Handlingar till sammanträdet skickas ut i tid, det är ytterst ovanligt, enligt kommunsekreteraren, att handlingar läggs på kommunstyrelsens eller fullmäktiges sammanträdesbord. Om ett ärende skall tillföras dagordningen, men inte blivit färdigt i tid görs avstämning med kommunstyrelsens ordförande ifall dagordningen skall kompletteras med för sent anmälda ärenden. Den rutin för utskick av handlingar som finns är känd och tillämpas konsekvent. I kommunstyrelsens arbetsordning, reviderad , anges hur ärenden skall beredas. Där framgår att kommunstyrelsens ärenden bereds genom utskott eller särskilt beredningsorgan t.ex. budgetberedningen. Beredning i nämnderna sker genom presidieberedning två veckor innan nämndsammanträdet. Utskottens ärenden bereds i samråd med ordföranden. 2 I beredningen av ärenden är uppgiften att Bedöma om ärendena är tillräckligt beredda, dvs. att alla som bör lägga en aspekt på ärendet fått göra det och att ärendet är allsidigt belyst Ta fram förslag till beslut i ärendena Avgöra vilka handlingar som skall skickas ut med kallelsen Göra en helhetsbedömning av ärendelistan till det kommande sammanträdet. Enligt kommunsekreteraren tillämpas denna rutin. Ett par gånger om året informerar kommunsekreteraren nyanställda om de rutiner som gäller. I det utbildningsmaterial som då används pekas bl.a. på hur beredningar skall göras, vad som gäller kring beredning och vad som utmärker en god ärendeberedning i Kungsörs kommun Verkställighet och återapportering Rutinen i kommunen är att fullmäktiges beslut verkställs och om fullmäktige vill få en rapport om uppföljning av verkställigheten anges detta i protokollet. Om det inte finns några särskilda beslut om återrapportering sker detta som regel inte. Det är ytterligt ovanligt att något ärende återremitteras sedan det kommit till kommunstyrelsen för beredning Kommentar Det finns tydliga dokumenterade rutiner för ärendeberedning. De tillämpas och ny personal utbildas i vilka riktlinjer som gäller kring ärendeberedningen. Det är tillfredsställande. I den fördjupade granskningen av tio ärenden som gjorts nedan visar det sig att tjänstemännens beredning oftast tar sikte på ett alternativ. I de fall beredningen i utskotten begär utredning av tjänstemän inför beslut kan övervägas om dessa utredningar oftare skall göras utifrån ambitionen att peka på alternativa lösningar. Det saknas en dokumenterad rutin för återrapportering av verkställda beslut i fullmäktige, vilket är en avvikelse från kommunallagen 3: Rutiner för uppsiktsplikt I KL kap anges kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Där framgår att styrelsen skall utöva uppsikt över övriga nämnders, kommunala bolags och stiftelsers verksamhet. Kommunallagen anger inte hur detta skall ske, men av kommentarerna till lagen framgår att uppsikten kan bestå i krav på kontinuerliga ekonomiska rapporter, riskbedömningar av borgensåtagande eller stickprovsvisa granskningar. 3 Lagen anger att kommunstyrelsen behöver begära in uppgifter från nämnder och bolag för att kunna utföra sin uppsiktsplikt. Uppsiktsplikten får inte uppfattas så att styrelsen har några 2 Kommunstyrelsens arbetsordning 3 Kommunallagen, sid 282 5

7 extra maktmedel. Uppsikten är begränsad till rätten att göra påpekande, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, se till att fullmäktige i sin egenskap av högsta beslutande organ ingriper. 4 Enligt kommunchefen finns det på tjänstemannanivå en tydlig form för löpande uppsikt av både den kommunala verksamheten och den verksamhet som bedrivs i bolagsform. Det finns fyra organiserade former för avstämning och uppföljning i den kommunala verksamheten: Ledningsgruppsmöten Avstämningar vid delårsrapporter Månatliga uppföljningar i kommunstyrelsen av ekonomin Fastighetsgruppen 4.1. Ledningsgruppsmöten I kommunen finns en organisation där kommunchefen är chef för förvaltningscheferna vilket uppfattas underlätta ett koncerntänkande, enligt kommunchefen. Ledningsgruppen träffas en gång i veckan där gemensamma frågor tas upp, avstämningar görs utifrån verkställighet av beslut etc. En punkt vid dessa träffar avser informationsutbyte mellan kommunstyrelsens ordförande och förvaltningscheferna Månatliga uppföljningar i kommunstyrelsen Varje månad följs ekonomin upp för olika verksamheter i kommunstyrelsen utifrån budget Delårsrapporter Två gånger om året görs samlade delårsuppföljningar. Vid dessa tillfällen görs avstämningar av både ekonomi utifrån budget och resultat utifrån insatser i verksamheterna Fastighetsgruppen Fastighetsgruppen består både av förtroendevalda och också tjänstemän. Gruppen träffas en gång i veckan. Enligt kommunchefen rör många frågor i fastighetsgruppen verkställighet. Det pågår en dialog med det kommunala bostadsbolaget kring koncernperspektivet. Kommunchefen informerar kommunstyrelsens ordförande löpande utifrån avstämningar med förvaltningscheferna. På kommunstyrelsen informeras om de avstämningar som görs med både verksamhet och de kommunala bolagen. Informationen är inte dokumenterad. Ibland kan enskilda frågor utifrån detta resultera i att särskilda ärenden tas upp till beslut i kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens ordförande är uppdaterad på vad som händer i nämnder och bolag. Informationen samlas in via informella överläggningar med representanter för nämnder och bolagsstyrelse. Kommunstyrelsen har också tillgång till alla kallelser och protokoll från nämnder och bolag under året. En viktig grupp för informationsspridning är också de olika partigrupperna. I dessa deltar företrädare för olika politiska församlingar gruppvis. Med det arbetssätt som råder får kommunstyrelsens ordförande mer information än övriga kommunstyrelsen, åtminstone får han/hon tillgång till informationen tidigare än andra Kommentar Det finns en tydlig form för löpande uppsikt. Den sker i dialogform, dokumenteras som regel inte och vidarebefordras till kommunstyrelsens ordförande. Vid styrelsemöten informeras övriga styrelsen muntligt om aktuella frågor, avstämningar etc. Det är delvis tillfredsställande. Revisionen vill att kommunstyrelsen tar ställning till hur uppsikten skall ske så att hela styrel- 4 Kommunallagen, sid 281 6

8 sen ser som sin uppgift att följa upp nämnder och styrelser i olika bolag. Kommunstyrelsen kan också överväga hur dokumentationen skall ske. 5. Ärendegranskning I andra sammanhang när Ernst & Young har granskat ärenden i fullmäktige framkommer ofta att ca 70 procent av alla ärenden under ett år rör frågor som interpellationer/motioner/frågor/val/avsägelser från förtroendevalda. Ca tio procent av alla ärenden avser budget, mål, riktlinjer etc. Under år 2010 har fullmäktige haft 149 protokollförda ärenden. 23 procent av dessa har valts ut i en första omgång i vår fördjupade ärendegranskning. Det rör ärenden som bedömts som mer principiella, övergripande, strategiska eller speglat mångfalden av ärenden som fullmäktige tar beslut om. Utifrån detta urval har tio ärenden sedan granskats närmare avseende beredning beslut verkställighet och former för återrapportering. Det betyder att det faktiska urvalet omfattar sju procent av samtliga protokollförda ärenden i kommunstyrelsen under år Följande tio ärenden har granskats särskilt. 1) Revidering av informations- och kommunikationspolicy 2) Försäljning av mark mellan fastigheterna Skillinge 2:182, 2:183, 2:184 och vattnet 3) Teckning av förlagslån till Kommuninvest ekonomisk förening 4) Ombyggnad av Karlaskolan komplettering 5) Investeringsmedel för gång- och cykelvägen Fredsgatan-Ekuddsvägen och parkering vid Runevallen 6) Höjda avgifter vid Kungsörs bibliotek 7) Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet 8) Parlamentarisk kommitté för strategiskt boende för äldre 9) Borgen till kommunala bolag 10) Bildande av dotterbolag tillhörande Kungsörs kommunföretag AB jämte försäljning av fastigheten Kaplanen Informationspolicy Initiativet till att revidera kommunens informationspolicy från år 2007 togs av ansvarig informationschef ungefär ett halvår innan beslutet togs i fullmäktige. Fullmäktige antog den nya policyn den 30/ ( 60). Till policyn antogs också riktlinjer för kommunikationsarbetet av kommunchefen den 24/ Stegen i arbetsprocessen med den reviderade informationsoch kommunikationspolicy kan schematiskt belysas på följande sätt. Omvärldsbevakning hur ser andra kommuners och organisationers informationspolicys som resulterar i ett tjänstemannaförslag Diskussion i ledningsgruppen två gånger kring förslag och utformning Ett färdigt förslag till policy tas fram till kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutat i frågan (2/8, 2008) Kommunstyrelsen antar policyn den 16/6 och föreslår fullmäktige besluta anta policyn Fullmäktige tar beslut om reviderad kommunikationspolicy och delegerar till kommunchefen att ta beslut om riktlinjer utifrån policyn. Efter fullmäktiges beslut har informationschefen haft uppdraget av kommunchefen att sprida kännedom om den nya policyn. Det har gjorts via chefsträffar, informationen har lagts ut på 7

9 kommunens intranät och rutinen är att den tas upp i samband med introduktion av nyanställda Höjda avgifter till Kungsörs bibliotek Bibliotekschefen har skrivit fram ett ärende rörande förslag till höjning av förseningsavgifter och andra avgifter i biblioteket ( ). Kultur- och fritidsnämnden beslutade i enlighet med förslaget på sitt sammanträde den 15/ ( 38) och med förslag om att kommunstyrelsen skulle föreslå kommunfullmäktige höja biblioteksavgifterna enligt förslaget från 1 mars Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlar frågan positivt på sitt sammanträde den 25/ ( 3). Den 8/2 beslutar kommunstyrelsen i enlighet med förslaget, dvs. att föreslå fullmäktige höja avgifterna för Kungsörs bibliotek från den 1 mars 2010 ( 28). Fullmäktige beslutar höja avgifterna i enlighet med förslaget den 26/2 ( 19) Försäljning av mark, Skillinge 2:182, 2:183, 2:184 De tre fastighetsägarna till rubricerade fastigheter inlämnade en ansökan till kommunen den 8/6, 2010 med begäran om att få köpa loss mark mellan fastigheterna och stranden nedanför fastigheterna. Tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsens arbetsutskott förordade att kommunen inte skulle sälja marken. Kommunstyrelsens arbetsutskott den 2/8 beslutade föreslå kommunstyrelsen att avslå ansökan ( 38). Vid kommunstyrelsens nästkommande sammanträde den 16/8 togs frågan upp och beslutet blev att föreslå kommunfullmäktige att inte sälja marken till de tre fastighetsägarna med motiveringen att tillgängligheten till badplatsen skulle försämras. På fullmäktiges sammanträde den 30/8 togs motsvarande beslut av fullmäktige ( 64). Vid beslutstillfället fanns alla ingående handlingar: anhållan om att få köpa marken, tjänsteskrivelse från teknisk chef, protokoll från ksau och ks. De tre fastighetsägarna informerades via brev om fullmäktiges avslag. Brevet är skickat den 6/9, Borgen till kommunala bolag Årligen skall kommunens borgensåtagande fastställas. Den 8/ utarbetas en tjänsteskrivelse i ärendet. I skrivelsen anges låneförpliktelser upp till ett värde av 290 mkr för Kungsörs Fastighets AB samt låneförpliktelser för Kungsörs KommunTeknik AB till ett högsta lånebelopp om 84 mkr (dnr 2010/14). Kommunstyrelsen beslutar på sitt sammanträde den 11/1 ( 7) i enlighet med förslaget. Ärendet förs vidare till fullmäktige som fastställer förslaget den 25/1. Kommunen begär intyg från länsrätten i Västmanlands län om laga-kraft-bevis den 19/ Förlagslån, Kommuninvest Kommuninvest redovisade vid årsskiftet 2009/2010 en utredning för medlemskommunerna som innebar att Kommuninvest ville förstärka den egna kapitaliseringen genom att ta upp ett förlagslån på högst 1 miljard kr från medlemmarna. Med anledning av detta har Kungsörs kommun erbjudits möjlighet att teckna 1,2 mkr i detta förlagslån, i paritet med sin andel i föreningen. I kommunstyrelseförvaltningens beredning av ärendet ges två förslag till beslut: att teckna den erbjudna delen och att göra det plus att komplettera med att också anmäla intresse av att teckna ytterligare två mkr.(dnr KS 2010/12). Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att teckna den erbjudna lånedelen på 1,2 mkr i förlagslån ( 26, ) Till grund för beslutet fanns både Kommuninvests skrivelse om inbjudan till teckning av förlagslån och tjänsteskrivelse från kommunchefen. Kommunstyrelsen beslutar vid sitt sammanträde den 7/6 att biträda arbetsutskottets förslag till beslut ( 64). Fullmäktige beslutar sedan att teckna 8

10 ett förlagslån på 1,2 mkr vid sitt sammanträde den 21/6 ( 48). Direkt efter beslutet skickade kommunen en bekräftelse på fullmäktiges beslut till Kommuninvest. Därefter har kommunen skickat en teckningsanmälan till Kommuninvest på 1,2 mkr Ombyggnad Karlaskolan - komplettering Frågan har utretts och beslutats tidigare. Med anledning av den kostnadskalkyl som fanns upprättad begärdes komplettering av kostnadskalkylen. I en särskild skrivelse från den ansvarige chefen har en tjänsteskrivelse upprättats kring revidering av kostnadskalkylen för ombyggnaden av Karlaskolan. Ärendet togs upp på kommunstyrelsens arbetsutskott som beslutade (4/3 2010) föreslå kommunstyrelsen godkänna tillkommande kostnader i den upprättade kalkylen. Kommunstyrelsen beslutade sedan (8/3 2010) föreslå fullmäktige godkänna tillkommande kostnader i den upprättade kalkylen. Fullmäktige beslutade enligt förslaget den 22/ Bildande av dotterbolag m.m. Ärendet rör bildandet av ett dotterbolag till Kungsörs kommunföretag AB samt försäljning av en fastighet. Ärendet är en fortsättning på ett ärende som beslutades då kommunen bildade en bolagskoncern. I det nu aktuella fallet föregås ärendet av en utredning inom tekniska förvaltningen angående ombyggnad av Karlaskolan till seniorboende. Som en följd av denna utredning förslås också försäljning av fastigheten Kaplanen 8. Med stöd i utredningen lägger kommunchefen förslag till kommunstyrelsen att bilda dotterbolag med namnet Kaplanen AB, sälja Karlaskolan till Kaplanen AB enligt fastställt pris, anta förslag till bolagsordning för bolaget, fastställa ägardirektiven till bolaget och att uppdra till kommunstyrelsen att vidta erforderliga åtgärder med anledning av beslutet. Kommunstyrelsen arbetsutskott biträder förslaget. Reservation lämnas. Kommunstyrelsen biträder förslaget och föreslår fullmäktige besluta i enlighet med förslaget. Fullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag. Från kommunchefens tjänsteutlåtande till beslut i fullmäktige tar det 1,5 månader med mellanliggande jul- och nyårshelger Investeringsmedel gång- och cykelvägar Tekniska förvaltningen initierar ett ärende om tilläggsanslag för investeringar i gång- och cykelvägar. Ärendet förs till kommunstyrelsens arbetsutskott som biträder förslaget. Kommunstyrelsen föreslås fullmäktige att biträda förslaget och beslut tas sedan av fullmäktige att bevilja tilläggsanslag för rubricerad investering Parlamentarisk grupp - boende för äldre Socialchefen initierar frågan om att bilda en parlamentarisk grupp för att ta fram förslag till strategisk plan för äldres boendemiljö. Frågan tas upp av kommunstyrelsen som föreslår fullmäktige att tillsätta en politisk kommitté för att arbeta med ärendet. Fullmäktige beslutar tillsätta en kommitté Finansiell samordning Ärendet initieras i oktober 2009 av socialnämnden som vill förorda att kommunen ingår i en samverkan kring finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet med externa samarbetsparter som försäkringskassan m.fl. Förslaget är att samordningsförbundet skall bildas från 1 januari Alla parter uttrycker vilja till samverkan. Blir diskussioner om förbundsordningens utformning vilket gör att beslut om inrättandet skjuts till 1 maj Beredningsprocessens alla led finns dokumenterade, inkl. extern avstämning med de andra parterna Kommentarer Ärendena 1,2,3, 5,6,7 och 10 är beredda på tjänstemannanivå och beslutas i enlighet med gällande arbetsordning. Det är tillfredsställande. Bakomliggande handlingar redovisas vid varje beslutstillfälle. 9

11 Handläggningen i ärende 4 följer i princip den vedertagna modellen. Vid varje beslutstillfälle hänvisas till underliggande handlingar. I just detta fall görs två avsteg från modellen. Ärendet har en mycket kort handläggningstid från tjänstemannaberedning till första beslut, tre dagar. Det innebär att frågan aldrig blir föremål för ställningstagande i kommunstyrelsens arbetsutskott, vilket är en avvikelse från arbetsordningen. Enligt de rutiner som gäller skall handlingar skickas ut i god tid före styrelsens sammanträde plus att arbetsutskottet enligt arbetsordningen skall bereda ärenden till kommunstyrelsen. I ärende 7 finns inget formellt beslut från fullmäktige hur finansieringen av investeringen skall ske. Ärende 8 är berett på tjänstemannanivå och beslutat delvis i enlighet med gällande arbetsordning. Bakomliggande handlingar redovisas vid varje beslutstillfälle. Värt att observera är att tjänsteskrivelsen från tekniska förvaltningen är ställd till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott tar beslut i frågan innan den tekniska nämnden beslutar biträda förslaget. I den fortsatta hanteringen hänvisas inte till den tekniska nämndens beslut i bakgrundsbeskrivningen. I ärende 9 blir det en annorlunda beredningsgång. Enligt arbetsordningen borde frågan ha kanaliserats via socialnämnden till kommunfullmäktige för beredning och beslut. Nu tas frågan upp direkt av kommunstyrelsen efter en skrivelse från socialchefen. Det är tydligt att initiativen i ärendehanteringen tas på tjänstemannanivå. I de allra flesta fall finns dessutom endast ett alternativ i bakomliggande tjänsteskrivelse. Det finns genomgående en mycket enhetlig ärendeberedning där det vid varje beslutstillfälle redovisas bakomliggande handlingar. Det finns en kort bakgrundsbeskrivning i varje ärende inför beslut, oavsett vilken nämnd som tar beslutet. Ärendena tas som regel i fyra instanser: berörd nämnd, kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och slutligen i fullmäktige. Genomgående är handläggningen snabb och den följer också den sammanträdesplanering som finns i kommunen. Från och med 2011 har kommunstyrelsen ändrat sin organisation. Arbetsutskottet är ersatt av ett presidium. Presidiets roll blir att bereda de ärenden till kommunstyrelsen som inte bereds av personalutskottet, boksluts- och budgetberedningen eller plankommittén. Förändringen innebär att arbetsordningen för kommunstyrelsen behöver justeras. 6. Former för återrapportering I den arbetsordning som gäller finns ingen precisering kring former för kommunstyrelsens former för återrapportering av ärenden. Rutinen är den att kommunfullmäktige, när så bestäms, anger vid sitt beslut om och när ett ärende skall återrapporteras. Framgår inte detta av fullmäktiges beslut väntas heller inte kommunstyrelsen lämna någon rapport till fullmäktige kring verkställigheten av ett ärende. Som kommunstyrelsens ordförande uttrycker saken: Vi har ändå koll på vad som händer, det behövs inte någon formell återrapportering till fullmäktige Kommentar De rutiner som finns avviker från kommunallagens bestämmelser (KL3:15). I KL sägs att nämnderna skall redovisa till fullmäktige hur de fullgjort de uppdrag som fullmäktige har givit dem. Att fullmäktige får sådana rapporter har betydelse för hur fullmäktige kan utöva sin 10

12 styrning av verksamheten. Utöver det finns också ett minoritets- och offentlighetsintresse av att uppföljning sker. 5 Det framgår inte hur återrapportering skall ske, men enligt de kommentarer som ges i kommunallagen uppfattas årliga redovisningar inte tillräckliga som form. Det är viktigt att fullmäktige anger omfattning och former för hur denna redovisning skall ske. 7. Analys Granskningen visar att det finns moment i kedjan initiering beredning beslut verkställighet uppföljning som fungerar olika väl utifrån de krav som kommunallagen reser. De moment som rör initiering, beredning och beslut hanteras på ett tillfredsställande sätt utifrån lagkrav och interna reglementen. Det finns också tillfredsställande dokumentation i dessa delar. Momenten verkställighet och uppföljning är outvecklade i förhållande till de krav som kommunallagen reser. Kommunstyrelsen bör överväga att utveckla dessa moment. Det kan ske på olika sätt. En möjlighet är att kommunstyrelsen tydligt identifierar vilka frågor som man särskilt vill följa upp ur verkställighetssynpunkt. I samband med beslut i frågan anger kommunstyrelsen när förvaltningen skall rapporta hur verkställigheten gått. I frågor som kommunstyrelsen anser principiellt intressanta kan dessutom återrapporteringen kring verkställigheten följas av en form av utvärdering eller uppföljning av effekten av det verkställda beslutet. 5 Kommunallagen sid