Processmodellering. Affärssystem

Transkript

1 Processmodellering. Affärssystem LUSP. HT2012. Föreläsning 8. Övning 8 Erik Perjons perjons@dsv.su.se Informationssystem 1

2 Definition av Informationssystem (IS) Informationssystem (IS) är ett system med IT stöd som samlar in, lagrar, bearbetar och distribuerar information om en domän och därmed stödjer kommunikation och arbete inom och mellan organisationer [Wikipedia, tillgänglig på: Varför informationssystem (IS)? Domän/Verksamhet representeterar förändrar (automatiserar; ökar kvalitet; underlättar kommunikation; stödjer design av nya arbetssätt, tjänster/varor, distribution) frågar Informationssystem Människa svarar 2

3 Kategorisering av IS efter syfte Operationella IS system som hanterar dagliga transaktioner och administrativa funktioner. Ibland görs en skillnad mellan transaktionssystem och administrativa system. Exempelpåoperationellapå system: bankomatsystem, point of sale systemof system (POS), orderhanteringssystem Monitorerande IS system som övervakar aktiviteter, funktioner och människor. Exempel på monitorerande system: early warning system för att tidigt upptäcka studenter som har problem med studierna, performance dashboardssystem Beslutstödssystem system som explicit stödjer människors beslut. Exempel: expertsystem, kunskapshanteringssystem, data warehousing Kommunikationssystem system som stödjer kommunikation över tid och rum. Exempel: First Class och andra gruppkommunikationssystem. Sociala medier (till exempel Facebook, Twitter) hör ofta till denna kategori) 5 (Boddy et al, 2008, s36) Kategorisering av IS efter räckvidd Individuella system stödjer enskilda människor Lokala system eller avdelningssystem stödjer och integrerar människor på en avdelning Företagssystem stödjer och integrerar avdelningar och människor över hela organisationen Interorganisatoriska system stödjer och integrerar företag och människor över organisationsgränser Community system /Nätmötesplatser/Sociala medier stödjer och integrerar en viss grupp av människor med ett gemensamt intresse 6 (Boddy et al, 2008, s38) 3

4 Kategorisera IS genom att kombinera syfte och räckvidd Speadsheet i Excel Syfte Operationella IS Monitorerande IS Beslutstödssystem Kommunikationssystem Individuella system Räckvidd Avdelningssystem Företagssystem Interorganisatoriska system Community system O1 O2 O3 O4 O5 M1 M2 M3 M4 M5 B1 B2 B3 B4 B5 K1 K2 K3 K4 K5 (Boddy et al, 2008, s 40) Data warehousesystem Affärssystem 4

5 Affärssystem/ERP system Affärssystem/ ERP system Syfte Operationella IS Monitorerande IS Individuella system Räckvidd Avdelningssystem Företagssystem Interorganisatoriska system Community system O1 O2 O3 O4 O5 M1 M2 M3 M4 M5 B1 B2 B3 B4 B5 K1 K2 K3 K4 K5 Två alternativa IT arkitekturer Alt 1: Flera operationella system (Ops) OpS Alt 2: Affärssystem Ordermottagning Produktionsavdelning Ordermottagning Beslutstödssystem Kommunikationssystem Leveransavdelning Produktions avdelning OpS OpS Affärssystem/ERP I många organisationer har olika avdelningar sina respektive operationella system (OpS) för att stödja den dagliga verksamheten på avdelningarna. Det är inte ovanligt att en och samma avdelning till och med använder flera olika operationella system. Om en organisation investerar i ett affärssystem så kommer de olika operationella systemen ersättas med ett enda system, affärssystemet 5

6 Alternativ IT arkitektur 1: Flera OpS OpS Leverans avdelning OpS Ordermottagning Produktionsavdelning OpS Om en organisation använder sig av flera olika operationella system (Ops) så behöver den möjliggöra för data/information att skickas från ett system till ett annat. Systemen behöver integreras. Det kräver kä följande: Först måste man bygga (koda) gränssnitt hos systemen (om det inte redan finns) för att möjliggöra för systemen att ta emot data/info Sedan måste måste man bygga (koda) strukturen på data/information som ska skickas. Denna struktur brukar kallas meddelande. Ett meddelande kan ha följande struktur: kundnr, ordernr, ordersumma. Ett annat meddelande kan ha följande struktur: produkt, produktnr, pris För det tredje så måste data /info /meddelandeflödet bestämmas och kodas, det vill säga bestämma och koda den ordning som meddelanden ska skickas mellan systemen Alternativ IT arkitektur 2: Affärssystem Om en organisation investerar i ett affärssystem så behöver inga system integreras. Allt är redan integrerat i affärssystemet. Produktions avdelning Leveransavdelning Ordermottagning Affärssystem/ERP 6

7 Affärssystem Om en organisation investerar i ett affärssystem så finns all information i det systems databas, det vill säga i en och samma databas, och informationen kommer att vara konsistent eftersom systemets databashanterar detta. Mot ägare (aktieägare) och företagsledning Ordermottagning Produktionsavdelning rantörer Mot lever Ekonomi/ Bokföring Produktion Lager/inköp Rapportering Central databas Försäljning/ beställning Leverans Mot kunder Affärssystem/ERP Affärssystemets centrala databas Personal (HR) Mot anställda Modul/Funktion/Tjänst Affärssystem/ERP system Affärssystem kallas även Enterprise Systems eller Enterprise Resource Planning System (ERP) Affärssystem avser att hantera flera funktioner/processer i en organisation. Affärssystemet ersätter därmed en mängd informationssystem (OpS) som en organisation kan ha, till exempel så kan affärssystemet ersätta ett system som stödjer orderhantering, ett system som stödjer produktionen och ett system som stödjer leverans Affärssystemet består av oftast av ett antal moduler/funktioner/tjänster som organisationen kan välja att införskaffa. De som ska köpa systemet kan till exempel välja eller välja bort operationella moduler/funktioner/tjänster för orderhantering, produktion och leverans. Affärssystem kan även erbjuda moduler/funktioner/tjänster för beslutsstöd 14 7

8 Affärssystem/ERP system Kärnan i affärssystemet är att samtliga moduler/funktioner/tjänster arbetar mot en gemensam databas. När en anställd gör en förändring av data i affärssystemet t så kommer samtliga anställda i organisationen att kunna se den förändringen oavsett vilken modul/funktion/tjänst som de arbetar i Affärssystemet erbjuder också så kallade best practice processer som den organisation som inför affärssystemet måste följa för att kunna använda affärssystemet så effektivt som möjligt. Det betyder att informationsflödet mellan avdelningar och processer är väl specificerat i affärssystemet och även hur de anställda arbetar i processerna 15 Fördelar med affärssystem/erp system Affärssystemmöjliggör integration av organisationens data/information i en gemensam dtb databas: Ändringar i data/info kan läsas direkt av alla i organisationen Data/info hålls konsistent (data/info motsäger inte varandra) Data/info betyder samma sak i olika delar av affärssystemet Affärssystem erbjuder så kallade best practice processer som organisationen ska följa för att arbeta effektivt. Dessa processer beskriver ett beprövat sätt att arbeta och som har visat ge goda resultat i olika verksamheter 16 8

9 Nackdelar med affärssystem/erp system Affärssystem påtvingar verksamheten ett antal standardiserade processer som alla måste följa. Det är väldigt svårt att anpassa affärssystemet efter önskemål från verksamheten. Det gör att det effektivaste sättet att arbeta i en verksamhet kanske inte möjliggörs på grund av affärssystemets begränsningar man måste följa de best practice processer som affärssystemet presenterar Det är en komplex och kostsam process att införa ett affärssystem eftersom införandet av systemet ofta kräver att hela eller stora delar av verksamheten måste ändras. Affärssystemet påtvingar verksamheten en rad nya processer på en och samma gång. Det är svårt att integrera affärssystemet med andra OpS. Fler och fler affärssystemprodukter erbjuder dock gränssnitt/tjänster för att integrera med andra system 17 Processmodellering 9

10 Avbilda verksamheten med modeller Verksamhetsprocesser (en dynamisk modell) avbilda/ modellera Konceptuell modell över verksamhetens termer/begrepp (en statisk modell) Systemfunktioner: Söka kund Lägga beställning Verkligheten Grafiska modeller/diagram 19 Avbilda verksamhetsprocesser avbilda/ modellera Verksamhetsprocesser (en dynamisk modell) Beskriver hur människor agerar och kommunicerar i verksamheten Konceptuell modell över verksamhetens termer/begrepp (en statisk modell) Systemfunktioner: Söka kund Lägga beställning Verkligheten Grafiska modeller/diagram 20 10

11 Definition av verksamhetsprocess BPMN 11

12 Business Process Model and Notation (BPMN) BPMN är en grafisk representation för att specificera verksamhetsprocesser BPMN hette tidigare Business Process Modeling Notation Utvecklades först av Business Process Management Initiative (BPMI) men när BPMI och Object Management Group (OMG) gick samman övergick förvaltningen av BPMN till OMG BPMN specifikationen (BPMN 2.0) kan laddas ned från Aktiviteter, Sekvensflöde och Händelser Start Event Activity Intermediate Event Activity End Event Sequence flow Sequence flow Sequence flow Sequence flow Activity är arbete som har en början och ett slut och som utförs en eller flera gånger. Typiskt ett steg i en större verksamhetsprocess Sequence flow en koppling mellan två aktiviteter som visar att en aktivitet utförs före en annan Start event något som händer som påbörjar processen (en trigger som startar processen) End event representerar resultat av processen 24 Intermediate event en händelse som händer mellan Start event och End event och som kan modellera väntan/förseningar 12

13 Lane Banor Pool auranger Rest gäste Lägg fram kort/pengar Lämna restaurang Servitör Start Sammanställ nota Visa nota Genomför transaktion Restaurangvärd Gör i ordning bord för nya gäster Slut Lane visar aktiviteter utförda av en roll Pool består av flera banor (och därmed flera deltagare/roller) Exclusive Gateway villkorsstyrda beteenden Dokumentation OK? Exclusive Gateway (XOR Split) Yes No Komplettera dokumentation Exclusive Gateway (XOR Join) 26 Exclusive Gateway (XOR split) visarsekvensflödesalternativ sekvensflödesalternativ. Har alltid ett, och endast ett, inflöde, men två eller flera utflöden. Endast ett av de utgående flödena kan vara sant samtidigt och alla nöjligheter måste vara täckta Exclusive Gateway (XOR join) har två eller flera inflöden men endast ett utflöde Guideline: Försök att modellera så att en Exclusive gateway (XOR split) alltid följs av en XOR join. Guideline: Försök modellera så att aktiviteter bara har en pil in och en pil ut 13

14 Parallel Gateway parallella beteenden Parallel Gateway (AND Split) + Steka köttbullar Koka potatis + Parallel Gateway (AND Join) 27 Parallel Gateway (AND split) två eller flera sekvensflöden som utförs samtidigt (eller att man inte vet i vilken ordning som aktiviteterna ska utföras). Har ett inflöde och två eller flera utflöden Parallel Gateway (AND join) har två eller flera grenar av inflöden och ett utflöde. Alla inflödena måste vara utförda för att det utgående flödet ska kunna utföras Guideline: Försök att modellera så att en Parallel gateway (AND split) alltid följs av en Parallel gateway (XOR join) Mer om villkor och parallella beteenden Split och Join kan slås ihop. Notera att om en split följer direkt på en Join så kan sammasymbol symbol representera både Join och Split. Men detta minskar läsbarheten så det är ofta bättre att använda de vänstra alternativen nedan

15 VERKSAMHETSBESKRIVNING: Uppgift Zoo International har specificerat en introduktionsprocess för att hantera djur som anländer till en av företagets djurparker. När djuret anländer till en djurpark så kommer den högsta ansvarig vid djurparken att kontrollera att all nödvändig dokumentation från djurleverantören finns med. Om någon dokumentation saknas begär den högsta ansvariga komplettering från leverantören. När all nödvändig information om djuret finns på djurparken så kommer en djurskötare att i djurparkens informationssystem dokumentera information om djurets namn, kön, djurart, födelsedatum och det datum som djuret anlänt. Nästa aktivitet i introduktionsprocessen är att djuret ska genomgå en veterinärundersökning som är specificerad i en rutinbeskrivning. Denna undersökning ska genomföras av djurparkens veterinär. Efter att denna undersökning är genomförd så ska djuret träffa sina burkollegor. När djuret träffar burkollegor måste personal vid djurparken övervaka mötet under 12 timmar. För varje timme sammanfattar ftt personal på papper hur djuret och burkollegorna reagerat på varandra. Efter de 12 timmarna som djurets övervakas så kommer den personal som övervakat djuret att sammanfatta i djurparkens informationssystem om vad som hänt i buren mellan djuret och dess djurkollegor. UPPGIFT: 1. Gör en processbeskrivning av introduktionsprocessen i BPMN 29 Djurparksansvarig Kontrollera dokumentation Nej Begära komplettering All nödvändig dokumentation med? Ja Motta komplettering Dokumentera djur i IS Sammanfatta resultat av möte i bur i IS Djurskötare Placera djur i bur med djurkollegor + Övervaka djur i bur En timme gått + Anteckna på papper Ja Nej Möte övervakat i 12 timmar? Veterinär Genomföra veterinärundersökning 15

16 Varför göra processmodeller av verksamheten? Processmodeller kan stödja analys av existerande verksamhetsprocesser för att identifiera problem som förhindrar effektivitet i verksamheten (som att identifiera dubbelarbete, det vill säga samma aktivitet görs flera gånger fast den bara skulle behöva göra en gång; och som att identifiera resursbrist i delar av processerna som stoppar flödet ( flaskhals ) och som kan leda till förseningar) Processmodeller kan stödja design av processer som effektiviserar verksamheten, till exempel kan de användas som stöd vid automatisering av delar av processerna med hjälp av IT; som stöd vid att utföra vissa delar av processen parallellt för att korta ledtider; och som stöd vid eliminering av onödiga delar av processerna som inte behöver göras men görs av till exempel gammal vana Processmodeller kan stödja kommunikation i organisationen om hur man utför arbete idag (as is) och hur man skulle kunna utföra arbete i morgon (to be) och därmed lägga grund till förändringar Varför göra processmodeller av verksamheten? Processmodeller kan stödja outsourcing av delar av verksamheten, det vill säga tydliggöra vad som kan outsourcas Processmodeller kan stödja kvalitetshöjningar genom att alla anställda följer processmodellen och gör på samma sätt varje gång (till exempel på McDonalds) och underlätta att arbetet överensstämmelser med interna och externa regler (compliance) genom att processmodellen följs vid arbete Processmodeller kan stödja framtagning av krav på informationssystem så att man designar informationssystem som verkligen stödjer verksamheten så effektivt som möjligt Processmodeller kan exekvera i business process management system/business process support system/workflow system. 16

17 Uppgiftstext Turistföretaget StockholmByBus har tagit fram en ny verksamhetsprocess, kallad förberedelseprocessen, som man tror ska effektivisera förberedelsearbetet i samband med att en Stockholmstur ska genomföras. En timme innan Stockholmsturen ska genomföras så kommer chauffören och guiden, som båda finns på kontoret, parallellt att förbereda turen. Busschauffören förbereder turen genom att hämta bussen i garaget och åka till bensinstationen för att fylla på bränsle. Efter det åker chauffören tillbaka till kontoret. Guiden förbereder turen, parallellt med att busschaufför hämtar och tankar bussen, genom att först ta fram bokningen för Stockholmsturen. Om något evenemang ska genomföras under turen, ringer guiden upp den som ska ansvarar för evenemanget och kontrollerar att allt är förberett. Om det skulle visa sig att det inte går att genomföra evenemanget (till exempel på grund av sjukdom) så söker guiden upp ett reservevenemang och bokar det. Guiden har nämligen tillgång till en lista med reservevenemang som på kort varsel kan genomföras. När den nytankade bussen är på plats vid kontoret igen och guiden har genomfört sitt förberedelsearbete så får busschauffören information av guiden om vilken plats i Stockholm som turisterna ska kliva på bussen. Efter det så åker busschauffören och guiden till den plats som turisterna ska kliva ombord. Uppgiften Utforma en processbeskrivning av förberedelseprocessen med hjälp av BPMN tekniken. Använd (swim)lanes för guide och busschaufför. Diskutera på vilket sätt ett informationssystem, till exempel ett affärssystem, skulle kunna stödja processen Diskutera också på vilket sätt den grafiska beskrivningen av verksamhetsprocessen kan stödja analys och förbättring av verksamhetsprocessen Det är också OK att välja en verksamhetsprocess som du känner till istället för den valda processen och göra samma uppgifterna ovan Deadline är fredag 14 dec. Skicka till mig (perjons@dsv.su.se) och Harald (hk@dsv.su.se) 17