Nätverksmöte 2 rörande myndighets/institutionsvisa planer Armémuseum den 23 januari Minnesanteckningar

Transkript

1 Digisam Datum (6) Nätverksmöte 2 rörande myndighets/institutionsvisa planer Armémuseum den 23 januari 2014 Minnesanteckningar I torsdags, den 23 januari, höll Digisam det andra av tre planerade nätverksmöten för att diskutera gemensamma frågor kring arbetet med de planer som på regeringens uppdrag ska presenteras av 23 kulturmyndigheter/institutioner senast vid utgången av år På dagens möte introducerades Digisams arbete med rättighetsfrågor, och vissa oklarheter i uttolkningen av frågeschema/mängdmatris reddes ut i gemensam diskussion. IPR-processen Mötet inleddes med att Catharina Ekdahl, som arbetar deltid på Digisam sedan i november 2013, presenterade det planerade arbetet med det vi kallar IPR-processen (intellectual property rights). Materialfokus i arbetet är fotografi, men Digisam kommer också att tillsammans med KB/Göran Konstenius initiera ett annat projekt kring AV-frågor. Under första halvåret 2014 kommer två arbetsgrupper, Referensgruppen och den partssammansatta Avtalsgruppen, att arbeta parallellt med att dels formulera råd och riktlinjer till myndigheter/institutioner, och dels utforma villkor för ett avtalslicensbaserat ramavtal. Tanken är att ramavtalet ska kunna reglera de rättigheter som institutionerna behöver för att göra sina bildsamlingar tillgängliga digitalt. Viktigt att påpeka är att Digisam inte kommer att vara avtalsslutande part, och att de ekonomiska förutsättningarna för överenskommelser kommer att tas upp till diskussion först då enighet nåtts om användarvillkoren. Arbetsmodellen utgår från erfarenheterna av arbetet med MU-avtalet där Kulturrådet för statens räkning förhandlat fram ett ramavtal för utställningsersättning med rättighetsorganisationerna. Hur eventuella ersättningar sedan ska utformas återstår vidare att diskutera, det finns säkert flera tänkbara modeller. Kanske kan man tänka sig ett system som liknar biblioteksersättningen? Kanske kan man i så fall räkna på vilka material som verkligen nyttjas, och inte bara publicerats? Bland avtalsfrågor som kom upp på mötet kan nämnas: Vad gäller för material med utslocknade rättigheter? Det som är fritt kan redan användas utan klarering eller kostnad, och sådana material faller utanför avtalslicensen. Vad är det för skillnad mellan avtalslicenser och BUS redan befintliga arkivavtal? Den stora skillnaden är att avtalslicensen kommer att omfatta SAMTLIGA rättighetshavare inom ett Postadress: Krigsarkivet, Stockholm Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: digisam@riksarkivet.se Internet: Organisationsnr:

2 2 (6) visst konstområde (t ex bildkonst) antingen dessa är medlemmar i en rättighetsorganisation (t ex BUS) eller inte. Om Digisam genom avtalsgruppen får fram ett ramavtal, hur lång tid behövs sedan för att klubba formella överenskommelser mellan institutioner och rättighetsorganisationer? I den bästa av världar redan i år, men som i alla förhandlingar beror det lite på hur väl man kommer överens. Bland frågor som kommer att hanteras inom Referensgruppen kan nämnas: Vad gäller för avfotografering av t ex en målning? Vad gäller rörande ljudinspelningar? Har inspelaren rättigheter till banden? Vad gäller rättsligt om intervjuade personer spelats in utan samtycke? Vilka råd kan ges när det gäller Creative Commons-licensiering? Det juridiska projektet finns mer utförligt presenterat på digisam.se under pågående arbete. Följ oss där! Hur väl fungerar upphovsrätten idag? Catharina Ekdahl pekade vidare på EU-kommissionens öppna Public Consultation on Copyright Rules. Det är ett av de viktigaste dokument som lagts fram inom området upphovsrätt och det är av avgörande betydelse att så många organisationer som möjligt svarar kommissionen OBS senast den 5 februari. Konsultationen ställer åttio frågor, men man behöver inte svara på alla och det finns även möjlighet att lämna individuella eller till och med anonyma svar för den som så önskar. Digisam kommer att publicera sina egna svar på digisam.se, och rekommenderar alla som vill att använda dem som underlag för sina egna skrivningar. Frågeschema och mängdmatris Uppdaterat underlag finns här: Stor osäkerhet tycks råda om själva de grundläggande begreppen i uppdraget. Kan man t ex skriva en plan om man inte har en strategi? Hur förhåller sig planen och strategin till målet med verksamheten? Vad innefattas i digitalisering och hur ska man förhålla sig till den vidare övergången till e-förvaltning, e-arkiv och digitala verktyg i alla typer av verksamhet? Digisam tar fram en förklarande ordlista för följande begrepp: Vision Mål Plan Strategi

3 3 (6) Riktlinjer Policy Fokus i arbetet med planerna ligger som Digisam ser det primärt på kulturarvsmaterial, inte på de allmännare e-frågor för en effektivare statsförvaltning där aktörer som E-delegationen eller Riksarivet/EARD har en tydligare roll. Gällande vad som ska räknas in i vad myndigheten förvaltar får man göra en avvägning av hur arbetsmaterial etc ska räknas in, det beror lite på myndighetens generella rutiner för bl a arkivering. Gällande myndighetarkiv gäller att myndigheter och institutioner under punkt 1.3 bör besvara frågan och redovisa de delar av myndighetsarkivet som har direkt bäring på kärnverksamheten, t ex föremålsbilder eller utställningsdokumentation. Administrativa stödsystem för ekonomihantering och personaladministration är naturligtvis också viktiga för myndigheter och institutioner, men inte i anslutning till just detta uppdrag. Gällande ouppordnat material, föremål som ännu inte accederats etc gör ett överslag av omfånget och ange tydligt att siffrorna är uppskattade värden. Gällande digitalt födda material ska de anges som del av den digitala samlingen, och så fort de är en del av samlingen hanteras på samma sätt som sådana digitala filer som går tillbaka på analoga original. Övriga frågor Tillsammans med Peter Krantz (då konsult, nu CEO på KB) har Digisam formulerat övergripande principer som bör vara vägledande i allt arbete med digitalisering, tillgängliggörande och bevarande. Vi hoppas att dessa principer också ska kunna utgöra ett stöd i ert arbete med planerna. Principdokumentet är för närvarande i beredning inom Digisams styrgrupp och kommer senast 1 februari att publiceras på Digisams blogg för feed-back och synpunkter. Föreslogs gemensamt högtidlighållande av Public Domain Day, årligen den 1 januari. Då finns en chans att fritt tillgängliggöra material som i och med årsskiftet blivit fritt att använda, och eftersom de flesta myndigheter och institutioner sannolikt har några sådana resurser skulle det vara ett bra tillfälle att slå sig ihop. Diskuterades även andra möjligheter att samarbeta kring tillgängliggörande på t ex vissa teman, jubilarer eller historiska händelser. Mötet ställde frågor om framtiden och den är som vanligt skriven i stjärnorna. Digisam är en tidsbegränsad verksamhet som löper ut i och med årsskiftet Innan dess ska förslag lämnas till regeringen på hur arbetet i sektorn kan drivas vidare så resurseffektivt som möjligt. Förslag ska också lämnas på hur sekretariatets uppgifter bör hanteras framgent. Statskontoret har nyligen fått regeringens uppdrag att genomföra den planerade utvärderingen av Digisams verksamhet. Det arbetet inleds i dagarna och rapporteras före midsommar. Digisam kommer sedan att ges möjlighet att lämna svar på utvärderingen.

4 4 (6) Mötet framställde önskemål om fortsatta nätverksmöten som stöd i arbetet med planerna, under perioden fram till december 2015, och Digisam vill gärna tillmötesgå denna önskan. Återkommer i frågan nästa gång vi ses. Nästa möte i nätverket blir hur som helst onsdagen den 19 mars klockan 13-17, på Livrustkammaren vid Slottsbacken i Gamla stan. Separat inbjudan kommer. Moa Ranung & Johanna Berg, Digisam Tidplan: 2014 Mars Maj Sep/Okt 2015 December Nätverksmöte 3 på Livrustkammaren Myndigheter/institutioner lämnar underlag till Digisam Digisam bjuder in till rundabordssamtal på ledningsnivå, med utgångspunkt i sammanställt underlag Myndigheter/institutioner lämnar enligt uppdrag sina planer till Regeringen

5 5 (6) Deltagare Marinette Fogde Arbetets museum Kristina Berg Arkitektur- & designcentrum Markus Blomfeldt Filminstitutet Carl-Niclas Odenbring Institutet för språk och folkminnen Susanne Sellei Kungl biblioteket Karin Nilsson Livrustkammaren, Skokloster slott och Hallwylska museet Magdalena Youssefi Moderna museet Susana Mendoza Brackenhoff Moderna museet Bitte Kronkvist Myndigheten för tillgängliga medier Magdalena Gram Nationalmuseum Ulrika Sundberg Nordiska museet Ulf Bodin Nordiska museet / ulf.bodin@kulturit.se Kultur-IT Karin Karlsson NRM karin.karlsson@nrm.se Kevin Holston NRM kevin.holston@nrm.se Matilda Karlsson RAÄ matilda.karlsson@raa.se Anna-Lena Olsson Riksarkivet annalena.olsson@riksarkivet.se Jan Östergren Riksarkivet, Visby jan.ostergren@riksarkivet.se Margareta Carlsson Riksutställningar margareta.carlsson@riksutstallningar.se Johan Schuisky Skansen johan.schuisky@skansen.se Teddy Hallingström Skansen teddy.hallingstrom@skansen.se Johanna Forsberg Statens johanna.forsberg@armemuseum.se försvarshistoriska museer, Armémuseum Sofia Svalmark Statens sofia.svalmark@flygvapenmuseum.se försvarshistoriska museer, Flygvapenmuseum Sophia Laurin Statens historiska sophia.laurin@shmm.se museer Lamin Kivelä Statens konstråd lamin.kivela@statenskonstrad.se Klara Wahlström Statens konstråd klara.wahlstrom@statenskonstrad.se Ingrid Hall Roth Statens maritima ingrid.hall-roth@maritima.se museer Eva Hult Statens maritima eva.hult@maritima.se museer Magnus Johansson Statens museer för magnus.johansson@smvk.se världskultur David Jansson Statens musikverk david.jansson@musikverk.se

6 Pia Nyström Statens musikverk Sofia Seifarth Tekniska museet 6 (6)