Miljö- och hälsoanpassad upphandling vid Varuförsörjningen

Transkript

1 Version 4.0 Gäller från och med Sida 1 (8) Miljö- och hälsoanpassad vid Varuförsörjningen Bakgrund Varuförsörjningen är en gemensam förvaltning för landstingen i Dalarna, Södermanland, Uppsala, Västmanland och Örebro som ansvarar för av förbrukningsmaterial till hälso- och sjukvården samt tandvården i berörda landsting. Årligen upphandlar och administrerar Varuförsörjningen ca artiklar, för ett värde av cirka 1 miljard kronor leverantörer svarar för drygt 90 % av volymen i kronor. De omfattande materialflödena medför en betydande påverkan på miljön genom att stora mängder råvaror och energi förbrukas vid tillverkning samt att utsläpp av miljöfarliga ämnen sker både vid tillverkning, transporter, användning och då avfallet omhändertas. Samtliga landsting inom Varuförsörjningen arbetar systematiskt med miljöfrågor enligt ISO I detta arbete ingår miljöhänsyn vid som ett prioriterat område. Detta dokument består av två delar: Del 1: Riktlinjer för miljöanpassad samt etiska/sociala krav vid. Fastställs av Varuförsörjningsnämnden. Del 2: Instruktioner för hur miljöanpassade ar ska genomföras vid Varuförsörjningen. Instruktionerna fastställs av förvaltningschefen. Syfte Syftet med detta dokument är att öka medvetenheten om miljöanpassad för att minska den negativa påverkan (miljömässigt, socialt och etiskt) som landstingens materialförbrukning medför. Syftet är också att ge Varuförsörjningens personal stöd i arbetet med miljöanpassad. Miljöpåverkan kan minskas genom att: landstingen väljer mer miljöanpassade alternativ vid landstingen ställer krav vid på att sortimentet har producerats under socialt och etiskt godtagbara förhållanden, d.v.s. att uppförandekoden 1 följs landstingen går samman och ställer gemensamma krav. På så sätt ges större möjlighet att påverka utvecklingen av miljöanpassade produkter hos leverantörer. Varuförsörjningens användare/kunder kan göra miljöanpassade val genom att de får information om Varuförsörjningens miljöanpassade sortiment Organisation Varuförsörjningsnämnden består av politiker från de 5 ingående landstingen. Varuförsörjningen är den förvaltning som upphandlar landstingens förbrukningsmaterial. Vid Varuförsörjningen arbetar upphandlare, materialkonsulenter och övrig personal. Samtliga personalgrupper involveras i arbetet med miljöanpassad. 1 Varuförsörjningen har antagit en Uppförandekod för leverantörer. Se bilaga 1.

2 Version 4.0 Gäller från och med Sida 2 (8) Varuförsörjningens miljögrupp ska bestå av en miljöhandläggare från alla medverkande landsting och Varuförsörjningens miljösamordnare. Del 1. Riktlinjer för miljö- och hälsoanpassad samt etiska/sociala krav vid I samtliga steg av sprocessen ska Varuförsörjningens personal och miljögruppens medlemmar arbeta i enlighet med nedanstående riktlinjer. I alla ar inom Varuförsörjningen ska miljökrav ställas minst i nivå med baskraven. Vid PVC- eller miljöprioriterade ar ska fördjupade miljökrav ställas. I möjligaste mån ska miljöbalkens hänsynsregler 2 tillämpas: försiktighetsprincipen produktvalsprincipen (utbytesprincipen, substitutionsprincipen) BAT-principen (Best Available Technology = bästa möjliga teknik) hushållningsprincipen Lämpliga delar av Miljöstyrningsrådet skriterier ska användas, om sådana finns för aktuell varugrupp. (Se: Varuförsörjningens Uppförandekod för leverantörer ska användas vid de prioriterade varugrupper som finns angivna i koden. Produkter som innehåller aktivt tillsatta ämnen som är eller misstänks vara allergiframkallande, reproduktionstoxiska, miljöfarlighetsklassificerade, cancerogena eller mutagena ska inte upphandlas annat än i undantagsfall, då fullgoda alternativ saknas. 3 Produkter som innehåller följande ämnen/material ska inte upphandlas annat än i undantagsfall, då fullgoda alternativ saknas eller där användning är berättigad av andra skäl: parfym, PVC, latex, puder, miljöfarliga batterier 4 Tillsatser som är onödiga för produktens funktion ska undvikas. Produkter som innehåller silver eller övriga ämnen med antimikrobiell effekt ska upphandlas mycket restriktivt och endast då klara medicinska indikationer föreligger. Undantag kan göras för vissa konserveringsmedel som ingår i kemisk-tekniska produkter. Silver i nanopartikelform ska helt undvikas. 2 Försiktighetsprincipen: Redan risken för skada på miljön eller olägenhet för människors hälsa medför att åtgärder ska vidtas för att förebygga, hindra eller motverka dessa negativa effekter. Produktvalspricipen: Innebär att om man kan ersätta en kemisk produkt eller en bioteknisk organism med en mindre farlig ska man göra detta. BAT-principen: Innebär att man skall söka efter den tekniska lösning som är minst miljöpåverkande. Hushållningsprincipen: Innebär att man ska hushålla med råvaror och energi och att möjligheterna till återanvändning och återvinning ska utnyttjas. I första hand ska förnybara energikällor användas. 3 I bilaga 2 finns information om cancerogena, mutagena, allergiframkallande, reproduktionstoxiska och miljöfarliga ämnen. 4 D.v.s. batterier som innehåller högre halter kvicksilver, bly och kadmium än de nivåer som anges i SFS 1997:645

3 Version 4.0 Gäller från och med Sida 3 (8) Låg energiförbrukning hos elektrisk och elektronisk utrustning prioriteras. Enbart leverantörer som uppfyller sitt producentansvar ska upphandlas. Upphandlade produkter ska vara förpackade på ett sådant sätt, så att transportvolymer och därmed antalet transporter minimeras. Del 2. Instruktioner för hur miljöanpassade ar ska genomföras Roller vid Varuförsörjningen Ser till att krav enligt dessa instruktioner ställs vid alla ar Ser till att ställda miljökrav och ev konsekvenser formuleras i målbeskrivning Kontaktar miljögruppen i god tid vid miljöprioriterade ar Ansvarar för att lägga ut miljöinformation på VFs hemsida i samband med att information om nytt avtal läggs ut. Miljöinformationen fås från miljögruppen (vid miljöprioriterade ar) el materialkonsulenter (vid PVC-ar). Kontaktar miljögruppens representant vid förändringar i upphandlat sortiment av kemiska produkter, så att säkerhetsdatablad kan uppdateras. Materialkonsulenter vid Varuförsörjningen Utvärderar (tillsammans med upphandlare) ställda miljökrav vid ar som inte räknas som miljöprioriterade. Vid behov rådfrågas miljögruppen. Tar fram enklare miljöinformation/sammanställning efter avslutade PVCar Informerar (vid behov i samarbete med miljöhandläggare) material- /förrådsansvariga om miljöresultat efter avslutade ar på t ex beställarträffar. Övrig personal på Varuförsörjningen Registrerar miljöuppgifter (PVC, Svanen, latex) i VFs elektroniska kataloger efter avslutade ar Sköter uppdatering av nya säkerhetsdatablad i VFs elektroniska kataloger. Lägger ut miljöinformation (från miljögrupp eller materialkonsulent) på Varuförsörjningens hemsida. Miljösamordnare vid Varuförsörjningen Sammankallande och ordförande i Varuförsörjningens miljögrupp Miljögruppen Bedömer vilka varugrupper som ska räknas som miljöprioriterade Fördelar ansvaret för de miljöprioriterade arna mellan ingående landsting Utarbetar miljökrav och deltar i referensgrupper vid miljöprioriterade ar. Hänsyn ska tas till ingående landstings miljöriktlinjer Granskar och utvärderar anbud vid miljöprioriterade ar Tar fram informationsmaterial efter miljöprioriterade ar Ser till att information om miljöresultatet sprids till miljönätverket inom det egna landstinget (vid behov i samarbete med materialkonsulent)

4 Version 4.0 Gäller från och med Sida 4 (8) Är vid behov ett stöd till upphandlare och materialkonsulenter i miljöfrågor. Miljögruppens representant hanterar under hela avtalsperioden frågeställningar kopplade till de varugrupper representanten ansvarar för. Baskrav Tillämpliga delar av följande miljökrav ska ställas vid alla ar inom Varuförsörjningen. Dessa krav ska finnas i anbudsmallarna. Producentansvar Producentansvaret för förpackningar ska uppfyllas för offererade produkter genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPA-registret och/eller Svensk Glasåtervinning eller genom eget fungerande system. (SFS 2006:1273 med ändringar). För info; se Producentansvaret för elektriska och elektroniska produkter, SFS 2005:209 med ändringar, ska uppfyllas för offererade produkter. Detta är uppfyllt genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är registrerad i Naturvårdsverkets EE-register. Emballage I de förpackningsmaterial (avser avdelnings- och transportförpackning) som innehåller cellulosa ska denna huvudsakligen baseras på TCF-blekt nyfibermassa, ECF-blekt nyfibermassa, oblekt nyfibermassa, oblekt returfibermassa, TCF-blekt returfibermassa eller ECF-blekt returfibermassa. Förpackningsmaterial ska vara fritt från PVC. Uppgift om antal produkter per pall ska lämnas. Innehåll av farliga ämnen/material Plast i produkten ska inte innehålla bly och kadmium. Offererade produkter ska inte innehålla aktivt tillsatta ämnen som är cancerogena eller mutagena. Offererade produkter (tillverkade efter ) som innehåller ftalater som klassas som reproduktionsstörande (kategori 1 eller 2) ska vara märkta med särskild symbol, samt uppgift om aktuell ftalat (LVFS 2003:11 med ändringar). Se exempel på märkning. DEHP Om offererade produkter innehåller något av följande ämnen/material så ska detta anges i anbudet i särskilda kolumner i anbudssammanställningen: - PVC - Mjukgörare: Ftalater (t ex DEHP, DBP, BBP, DINP, DIDP, DNOP) och övriga mjukgörare (t ex adipater, citrater, trimellitater) - tillsatser med antimikrobiell effekt (t ex silver, jod, triclosan) - latex - parfym - puder

5 Version 4.0 Gäller från och med Sida 5 (8) - allergiframkallande ämnen (t ex kolofonium, kolofoniumderivat och hartssyror) Om offererad produkt innehåller > 0,1 % av övriga ämnen på EU:s kandidatlista (än ovan nämnda) så ska detta redovisas tydligt i anbudet. Informationsmaterial Produktblad, märkta enligt beskrivning i anbudsförfrågan, ska sändas in. Aktuella säkerhetsdatablad på svenska ska sändas in (om möjligt elektroniskt) för produkter som klassificeras som hälso-, brand- eller miljöfarliga enligt gällande författningar och andra myndighetskrav. För produkter som är hälso- och/eller miljöfarliga men som inte omfattas av lagstiftningen ovan (t ex vissa medicintekniska produkter) ska information om hälsorisker och lämpliga skyddsåtgärder bifogas anbudet. Informationen kan med fördel lämnas i form av säkerhetsdatablad. Upphandlingsarbetets olika faser Arbetet med att ställa miljökrav kan inom Varuförsörjningen i stora drag delas in i följande fyra faser: 1. Ställa miljökrav 2. Utvärdera inkomna anbud 3. Informera om miljöresultatet till användare/kunder 4. Följa upp Nedan återfinns instruktioner för hur arbetet ska bedrivas inom respektive fas. Fas 1: Ställa miljökrav Beroende på vilken miljöpåverkan förbrukningsmaterialen i en har så är arna indelade i följande grupper: Miljöprioriterade ar PVC-ar Övriga ar I bil 3 finns en förteckning över vilka ar som hör till respektive grupp.

6 Version 4.0 Gäller från och med Sida 6 (8) Varuförsörjningens riktlinjer del 1 ska följas och miljökrav ska ställas enligt följande: Typ av Miljöprioriterad Krav som ska ställas - Fördjupade miljökrav - Baskraven Ansvarig för att ta fram krav Miljögruppens representant PVC- - Baskraven Upphandling som omfattas av uppförandekod - Baskrav - Uppförandekod för leverantörer Övrig - Baskraven är ansvarig för att miljökrav alltid ställs. OBS! Det är mycket viktigt att man redan då kraven utformas bestämmer hur de senare ska utvärderas. Till exempel om man enbart ska ha obligatoriska krav eller om man även ska ha utvärderingskriterier. Om man ska använda utvärderingskriterier så måste man noga avväga hur de ska formuleras och sedan utvärderas. Fas 2: Utvärdera inkomna anbud Nedan beskrivs arbetsgången och arbetsuppgifter vid utvärdering av inkomna anbud för olika typer av ar. Typ av Ansvarig för utvärdering Deltar vid behov vid utvärdering Miljöprioriterad Miljögruppens representant Materialkonsulent PVC- Materialkonsulent ( då MK saknas) Miljögruppen Upphandling som omfattas av uppförandekod

7 Version 4.0 Gäller från och med Sida 7 (8) Vid alla utvärderingar gäller följande: - Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda - Utvärderingskriterier utvärderas efter samma modell som funktionskraven. Ett exempel på rangordning (ur miljösynpunkt) vid bedömning av plastmaterial: Sämst PVC med ftalaterna DEHP, DBP, BBP, DINP, DIDP och/eller DNOP Bäst PVC med övriga ftalater PVC med övriga mjukgörare (bl a citrater, adipater och trimellitater) PVC-fri plast I bilaga 4 finns en lathund för olika plaster och mjukgörare. Fas 3: Informera om miljöresultatet Typ av Ansvarig för informationen Miljöprioriterad Miljögruppens representant Informationsinsatser - Ta fram informationsmaterial om miljönyttan - Informera övriga i miljögruppen om miljöresultatet (i samarbete med MK) - Skicka informationsmaterial till MK och upphandlare - Informera miljönätverket i egna landstinget om miljönyttan samt lägga ut info på det egna intranätet Övriga i miljögruppen - Vid behov anpassa informationsmaterialet till det egna landstinget - Informera miljönätverket i det egna landstinget om miljönyttan - Lägga ut info om det på det egna intranätet Materialkonsulenter (MK) Övrig personal på VF - Informera (med hjälp av infomaterialet från miljögruppen) material/förrådsansvariga om miljöresultatet vid beställarträffar i respektive landsting (Vid behov i samarbete med representanten för miljögruppen). - Vid ar som saknar materialkonsulent ska upphandlare informera om miljöresultatet, enligt MK:s roll ovan. - Ansvara för att miljöinformation läggs ut på VFs hemsida då information om nytt avtal läggs ut - Lägga ut miljöinformation på VFs hemsida då information om nytt avtal läggs ut

8 Version 4.0 Gäller från och med Sida 8 (8) PVC- Materialkonsulenter (MK) Övrig personal på VF Miljögruppen - Skriva kortfattad information om miljönyttan med en - Informera miljögruppen om resultatet - Informera material/förrådsansvariga om miljöresultatet vid beställarträffar i respektive landsting - Vid ar som saknar materialkonsulent ska upphandlare informera om miljöresultatet, enligt MK:s roll ovan. - Ansvara för att miljöinformation läggs ut på VFs hemsida då information om nytt avtal läggs ut - Lägga ut miljöinformation på VFs hemsida då information om nytt avtal läggs ut - Informera miljönätverket i egna landstinget om miljönyttan - Lägga ut info på det egna intra-nätet Fas 4: Följa upp Vid ordinarie uppföljning efter 1-1, 5 år ska även ställda miljökrav och målbeskrivning följas upp. Typ av Ansvarig för uppföljning Delaktig vid uppföljning Miljöprioriterad PVC- och övriga ar Upphandling som omfattas av uppförandekod Materialkonsulent. Vid ar då materialkonsulent saknas är upphandlare ansvarig. Materialkonsulent Vid ar då materialkonsulent saknas är upphandlare ansvarig. n Representant för miljögruppen Representant för miljögrupp är delaktig vid behov Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Uppförandekod för leverantörer Riskfraser alternativt faroangivelser för cancerogena, mutagena, allergiframkallande, reproduktionstoxiska och miljöfarlighetsklassade ämnen. Förteckning över miljöprioriterade varugrupper Lathund för plaster och mjukgörare