Relocation- och immigration tjänster Högskolan i Skövde

Transkript

1 Relocation- och immigration tjänster Högskolan i Skövde HR-avdelningen September 2016

2 Bakgrund Högskolan i Skövde (Högskolan) har avtal för relocation- och immigration tjänster genom företaget Alfa Quality Moving (AQM). Internationalisering är ett prioriterat område inom Högskolan och syftet med tjänsten är att stödja en professionell hantering vid förflyttning av personal till/inom/från Sverige. Beskrivning av innehållet i de olika delarna i tjänsterna finns nedan. Som komplement till tjänsterna nedan kan filmen Vårt uppdrag som finns på medarbetarportalen användas. Vårt uppdrag finns på svenska såväl som på engelska. Förmånsbeskattning och arbetsgivarpolitik Noteras bör att det är skattepliktig förmån om arbetsgivaren betalar ett externt företag för relocation- och immigration tjänster. Detta då det berör privata kostnader som arbetsgivaren betalar (Inkomstskattelagen (11 kap 27 ). Möjlighet att ansöka om skattelättnad för experter/specialister/forskare och andra nyckelpersoner Arbetstagaren får inte vara svensk medborgare och får inte heller ha bott eller vistats stadigvarande i Sverige någon gång under de fem kalenderår som föregått det år då arbetet påbörjas. Skattelättnaden gäller under de 3 första åren av vistelsen i Sverige och vistelsen ska vara avsedd att pågå i högst 5 år. Både arbetstagaren och arbetsgivaren kan ansöka om skattelättnaden och ansökan görs till Forskarskattenämnden. Ansökan ska ha inkommit senast 3 månader efter det att arbetstagaren påbörjat arbetet i Sverige. För mer information om skattelättnad kontakta HRavdelningen. Beställningsrutiner Varje avdelning/institution står själva för beställningen av tjänster och avgör själva också omfattningen av användandet av tjänster. Beställning av tjänst/er ska ske genom den beställningsmall som finns på medarbetarporrtalen. Vid beställning ska AQM bekräfta att de mottagit beställningen, samt verifiera innehåll och priser för beställda tjänster (i enlighet med de priser som finns i prisbilagan). Kontakt Högskolans kontaktperson vid Alfa Quality Moving: Sophie Josephson E-post: sophie.josephson@alfarelocation.com Mobilnummer:

3 Paket 1, Previsit Under previsit är den flyttande kandidaten ännu inte kontrakterad (med undantag för enstaka fall) d.v.s. denne har ännu inte fattat sitt beslut avseende en eventuell anställning i Sverige. Syftet med previsit är att ge den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) en bra bild av hur du lever och bor i Sverige samt vad en anställning i Sverige skulle kunna innebära. Med hänsyn till det så ska generell information om: Sverige och Skövde med omnejd ges. Information från Skatteverket, Försäkringskassan etc. ges samt en levnadskostnadsberäkning som möjliggör en jämförelse mot det aktuella hemlandet görs. Nedan följer en redovisning för respektive deltjänst som "Paket 1, Previsit" omfattar. I de fall tjänsterna omfattas av muntliga redogörelser eller demonstrationer så accepteras e-möten som alternativ till träff d.v.s. så länge tjänstens kravställning uppfylls och den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) kan tillgodose sig informationen. Observera att detta dock inte gäller i det fall det avser möten där AQM ska vara medföljande (exempelvis vid besök på bankkontor, relevanta myndigheter såsom Skatteverket, Försäkringskassan etc.). Nedan behandlas följande deltjänster som ingår i PAKET 1: Information om bostad/bostadsmarknaden Regional/lokal orientering Information om skatt, socialförsäkringssystem samt pensionssystemet Ekonomi och levnadskostnadsberäkningar Information om immigration Högskolan kan erbjuda hela paketlösningen, likväl som enstaka deltjänster d.v.s. beställaren är inte bunden att beställa samtliga deltjänster. Information om bostad/bostadsmarknaden Generell information avseende bostadsmarknaden d.v.s. läget på bostadsmarknaden, hur den fungerar, standard och tillgångar, prisbilder, vilka upplåtelseformer (hyresrätt, bostadsrätt, kooperativ hyresrätt, ägande rätt) som existerar samt deras för- och nackdelar. Generell presentation av hyresmarknaden och andrahands uthyrningar, där översiktlig hyresjuridik berörs i form av skyldigheter/rättigheter samt uppsägningsprocessen. En behovsanalys ska genomföras av AQM, där en öppen dialog med kandidaten ska föras i syfte att skapa en god uppfattning om vad den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) har för behov/önskemål. All information ska ges likväl skriftligt som muntligen, på svenska och engelska. Regional/lokal orientering Allmän information avseende orten och regionen (dvs. Västra Götalands län) lämnas. Orienteringen omfattar rundtur av närområdet och områdesvisning men kan även omfatta närliggande tätorter). Anbudsgivaren ska utöver visning av närområdet och olika bostadsområden även visa centrala staden samt övriga platser som är av intresse för den

4 flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar), såsom exempelvis skolor/förskolors positionering. Med hänsyn till tjänstens omfattning ska kartor så väl regional som lokal, i syfte att återge en god geografisk uppfattning ges. All information ska ges likväl skriftligt som muntligen, på svenska och engelska. Information om skatt, socialförsäkringssystem samt pensionssystem Generell information avseende personbeskattning i Sverige, socialförsäkringsförmåner d.v.s. innefattar bosättningsbaserade förmåner likväl som arbetsbaserade förmåner (exempelvis förmåner såsom maxtaxa för barnomsorg, barnbidrag, skolavgifter, sjukpenning, arbetsskadeersättning etc.) samt pensionssystemet. All information ska ges likväl skriftligt som muntligen, på svenska och engelska. Observera att djupgående information i form av expertrådgivning avseende ovanstående delar, behandlas i Paket 2. Uppdelning av expertrådgivning och generell information beror på att det under "Previsit" definieras som ett första skede d.v.s. kandidaten har ej fattat sitt beslut avseende en eventuell anställning i Sverige och således ej blivit kontrakterad, undantag kan förekomma. Informationen ska dock vara så pass omfattande att kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) ges en tillfredsställande kunskap, i syfte att väga in det i sitt beslut avseende en eventuell anställning i Sverige. Ekonomi och levnadskostnadsberäkningar Levnadskostnadsberäkning baserat på de förutsättningar som den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) har ges. I levnadskostnadsberäkningarna ska all relevant information vägas in, såsom inkomst, antal barn, eventuella kostnader som den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) bär med sig från sitt aktuella hemland beräknas in, boende, fordon, övriga hushållskostnader (livsmedel, barnomsorg/dagis/underhållsbidrag, kläder/hygien, hälsovård, sport/fritid/hobby/nöjen, kollektivresor, försäkringar, förbrukningsvaror, hushållsel, tv/telefon/bredband, etc.). Även ge en generell information avseende det bankväsendet d.v.s. det banksystem som råder i Sverige (d.v.s. kreditbaserat ekonomisystem). Informationen ska dock vara så pass omfattande att den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) ges en tillfredsställande kunskap, i syfte att väga in det i sitt beslut avseende en eventuell anställning i Sverige. All djupare information inkl. bankmöten/förmedlingar av bankkontakter etc. behandlas under Paket 2. Generell information avseende vad som gäller vid en eventuell försäljning av bostad i hemlandet (med hänsyn till skatteplikt på kapitalvinst och uppgiftsskyldighet), i syfte att väga in det i sitt beslut avseende en eventuell anställning i Sverige ska ges. All djupare information

5 avseende Skattesystemet kring försäljning av fastighet/bostad behandlas under Paket 2. All information ska minst ges skriftligt, på svenska och engelska. I de avseende endast skriftlig information ges ska AQM vara till förfogande vid eventuella frågor avseende den skriftliga dokumentationen. Den skriftliga dokumentationen ska vara så pass pedagogisk att den flyttande kandidaten på egen hand kan läsa sig till informationen, i enlighet med ovanstående kravställning. Information om immigration Generell information avseende processen kring uppehållstillstånd, visum-regler, inreseregler samt annan nödvändig dokumentation som krävs med hänsyn till den flyttande kandidaten och dess eventuella familjemedlemmar ska ges. Även informera om vilka dokumentationer som den flyttande kandidaten behöver inkomma med (observera att AQM bär fullständigt ansvar att koordinera ansökan om uppehålls- och arbetstillstånd hos Migrationsverket, samt koordinera eventuell dokumentation/ansökan). Riktlinjer ska ges för tidsramarna som gäller vid dessa processer d.v.s. handläggningstider. All information ska ges likväl skriftligt som muntligen, på svenska och engelska. Paket 2, Inför/Vid Ankomst I detta steg i rekryteringsprocessen har den flyttande kandidaten fattat ett beslut och valt att acceptera en anställning vid Högskolan. Således är den flyttande kandidaten kontrakterad och relocationprocessen kan fortlöpa, dock innebär det att den flyttande kandidaten ännu inte ankommit till placeringsorten d.v.s. avrop av tjänsten sker i samband med att den flyttande kandidaten signerat anställningsavtal. Den flyttande kandidaten innehar uppskattningsvis en tidsfrist om tre (3) månader innan denne beräknas ankomma, dock kan detta komma att variera. Med hänsyn till detta, så ska de deltjänster som har längre processtider genomföras först (förutsatt att dessa avropats, antingen som specifik tjänst eller genom paketlösning). Det avser en prioritering av tjänster såsom exempelvis immigrationstjänst, bostadsanskaffning etc. PAKET 2: Bostadsanskaffning Immigrationstjänst Information & hjälp med försäkring utanför arbetsplatsen Expertrådgivning Praktisk hjälp och stöd, myndighets-/bankkontakt Sjukvårdssystem/Sjukvårdsregistrering Handläggning skola/förskola/dagis Lokal orientering, Kommunikationsmedel och språkligt stöd I de fall tjänsterna omfattas av muntliga redogörelser eller demonstrationer så accepteras e- möte som alternativ till träff d.v.s. så länge tjänstens kravställning uppfylls och den flyttande

6 kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) kan tillgodose sig informationen. Hela paketlösningen, likväl som enstaka deltjänster kan ges d.v.s. beställaren är inte bunden att beställa samtliga deltjänster. Bostadsanskaffning Inom Högskolans olika avdelningar och institutioner finns skiftande behov avseende bostadsanskaffning för inflyttande medarbetare. Det medför att möjligheten finns att välja tjänsten inklusive medföljandestöd vid fysiska visningar, likväl som exklusive medföljandestöd. En fysisk visning av de utvalda boenden som matchar den flyttande kandidatens önskemål/behov, i enlighet med den behovsanalys som genomfördes under previsit genomförs. I de fall behovsanalysen ej genomförts p.g.a. deltjänsten ej avropats, ska AQM först upprätta en erforderlig behovsanalys för att kunna leverera tjänsten i enlighet med kravställningen. Vid visningstillfället ska AQM närvara och kunna bistå med visning av max fem (5) stycken boenden med hänsyn till behovsanalysen. I de fall visningsobjekten har lång inflyttningstid ska företaget kunna bistå med temporärt boende, fram till att inflyttning kan ske. AQM ska förmedla kontakten med hyresvärdar eller likvärdigt. AQM är även ansvarig att ombesörja så bokning sker för fysisk visning av de utvalda boenden (max fem (5) stycken boenden) som matchar den flyttande kandidatens önskemål/behov, i enlighet med den behovsanalys som genomfördes under previsit. I de fall behovsanalysen ej genomförts p.g.a. deltjänsten ej avropats så ska först en erforderlig behovsanalys upprättas för att kunna leverera tjänsten i enlighet med kravställningen. Observera att tjänsten anses fullständigt levererad först då AQM bistått med ett långsiktigt boende. Långsiktigt boende avser en period på minst tio (10) månader på samma boplats. AQM ska kunna bistå med nödvändig dokumentation (såsom t.ex. avtal) som behövs i samband med upprättelse av bostaden d.v.s. i de fall respektive hyresvärd inte bistår med dokumentationen. Företaget ska kontrollera att dokumentationen (inkl. den som hyresvärden bistår med) är i enlighet med svensk lag. Samtliga upprättade avtal ska ske mellan den flyttande kandidaten och respektive hyresvärd, om annat inte avtalats. Grundläggande information anpassat för den flyttande kandidatens val av upplåtelseform och bostadstyp ska ges. Det avser information om skyldigheter/rättigheter, hyresjuridik, inutflyttningsprocess (inkl. uppsägningsprocessen), besiktningsprocessen. Även försäkring om att den flyttande kandidaten ges fullständig information avseende respektive bostadstyp, ordningsregler, avser t.ex. avfallshantering, nyttjande av eventuella gemensamma utrymmen, hyresbetalningar, felanmälan, brandsäkerhet, säkerhet etc. ska uppfyllas.

7 Information avseende upprättelse av övriga nödvändiga avtal/abonnemang såsom elavtal, telefoni- och internetlösningar, etc. ska ges. All dokumentation och information ska ges skriftligen och muntligen, samt kunna erbjudas på svenska och engelska. I de fall annan part bistår med dokumentationer och information (t.ex. hyresvärden) ska anbudsgivaren bistå med en engelsk översättning, skriftligen samt muntligen. Immigrationstjänst Kraven på specifika tillstånd är olika beroende på om rekryterad personal (inkl. eventuella familjemedlemmar) är utanför eller inom EU/EES. Med hänsyn till det ska AQM kunna bistå med nödvändiga tillstånd, anpassade till vad som kan komma att krävas för att leva/bo/arbeta i Sverige. Företaget ska koordinera ansökan om uppehålls- och arbetstillstånd hos Migrationsverket. Det medför insamling av nödvändig dokumentation. Vid införskaffande av UT-kort (uppehållstillståndkort) så ska AQM eller av denne utsedd representant erbjuda möjligheten att medfölja den flyttande kandidaten vid ett eventuellt besök på Migrationsverket. AQM ska även upplysa och rådgöra med den flyttande kandidaten om möjligheten att själv uppsöka den svenska ambassaden eller generalkonsulatet i respektive hemland för att ta foto och fingeravtryck till UT-kortet. Observera att den flyttande kandidaten har rätt att avböja valet att själv söka upp svenska ambassaden/generalkonsulatet, AQM ska då utan invändningar medfölja vid ett besök till Migrationsverket. AQM ska även bistå med handläggningen, rådgivning och information avseende övriga nödvändiga tillstånd som krävs för att bo och arbeta i Sverige. Information och hjälp med försäkring utanför arbetsplatsen AQM ska kunna bistå med grundläggande rådgivning avseende lämpliga försäkringar som den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) bör ha som tillägg till de som arbetsgivaren tecknar. Det avser följande försäkringar: - Personförsäkring (såsom inkomst-/liv-/ olycksfalls-/sjukvårds-/sjukolycksfall-/gravid-/barnförsäkring, tandvårdsförsäkring). - Boendeförsäkring (såsom villa-/hyresrätts-/bostadsrätts-/ägarlägenhets-/hemförsäkring). - Fordonsförsäkring (såsom bil-/mc-mopedförsäkring). - A-kassa/Fackförbund Observera att den grundläggande rådgivning ska anpassas efter vad som är att anses som lämpliga försäkringar för den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar). Det medför att i de fall den flyttande kandidaten saknar och ej har för avsikt att inom snar framtid (de närmast månaderna) införskaffa fordon (bil/mc/moped) så är en information om fordonsförsäkring att anses som ej obligatorisk att informera om.

8 Expertrådgivning AQM ska bistå med expertrådgivning samt svar på frågor som den flyttande kandidaten kan komma att ställa för respektive "expertområden". Expertrådgivningen ska tillhandahållas av representant som innehar en adekvat kunskap, det avser konsult eller likvärdigt som innehar en erkänd erfarenhet och kunskap inom respektive område. Följande indelningar av områdena gäller: Expertområde 1 = Skattesystem Expertområde 2 = Pensionssystem Expertområde 3 = Socialförsäkringssystem och socialförsäkringstillhörighet Nedan följer en detaljerad beskrivning av vilka delar inom respektive område som ska behandlas under expertrådgivningen. All information och rådgivning ska ske skriftligt och muntligt, samt kunna erbjudas på svenska eller engelska. Expertområde 1, Skattesystem, arbete och inkomst. Det omfattas av en djupgående (om inte annat tydligt framgår under respektive detaljerad beskrivning) information och rådgivning avseende eventuella val samt svar på frågor den flyttande kandidaten kan komma att ställa avseende nedanstående punkter: - Lönebeskattning; redogörelse för hur processen fungerar och ta upp exempelberäkningar, redogörelse för begreppen ackumulerad inkomst och marginalskatt, upplysa om skattskyldigheter (begränsat/obegränsat) och vad den flyttande kandidaten bör tänka på d.v.s. dess skyldigheter och konsekvenser av att inte betala in skatt. - Skattetabeller; redogörelse för respektive skattetabell och skattesats den flyttande kandidaten ligger inom, redogörelse för val om kyrko-/begravningsavgift samt avgift till andra trossamfund/icke territoriella församlingar än Svenska kyrkan, redogörelse för engångsbelopp, redogörelse för jobbskatteavdrag och grundavdrag. - Förmåner; d.v.s. redogörelse för alla former av "ersättning för arbete" i annat en pengar som en anställd i Sverige kan få. Detta kan vara beräkningar av förmånsskatt, försäkringsförmåner (såsom ansvars-/gruppliv-och gruppsjuk-/hälso-och sjukvårds- /pensionsförsäkring samt reseskyddsförsäkring undertjänsteresa). - Traktamente; då denna del styrs per automatik via Högskolans personaladministrativa system krävs endast kort information avseende traktamente. - PGI, Pensionsgrundande inkomst; redogörelse för vad det avser, beräkningar (kostnader som påverkar/ej påverkar), påverkan vid arbete utomlands. - Övriga inkomster; redogörelse för redovisningsskyldighet avseende övriga inkomster (såsom hobby/bisyssla, loppmarknad, tog- och marknadshandel etc.) - Bil och trafik; redogörelse för hur fordonsskatt och trängselskatt fungerar samt hur det betalas. - Värdepapper; redogörelse för vad som avses med värdepapper och hur de påverkas av skatteplikten, med värdepapper avses exempelvis aktier, fonder, utländsk valuta, obligationer, derivat. - Försäkringar; redogörelse för skatteregler som gäller vid livförsäkringar och lönefondspar, redogörelse för avkastningsskatt på utländska livförsäkringar. Avkastningsskatt på svenska

9 livförsäkringar. Expertområde 1, Skattesystem, fastigheter och bostad Det omfattas av en djupgående (om inte annat tydligt framgår under respektive detaljerad beskrivning) information & rådgivning avseende eventuella val samt svar på frågor den flyttande kandidaten kan komma att ställa avseende nedanstående punkter: - Försäljning av bostad, Sverige; redogörelse för hur det fungerar vid försäljning av köpt bostad avseende deklaration och skatteplikt. - Försäljning av bostad, Utlandet; redogörelse för hur det fungerar vid försäljning av bostad i utlandet avseende skatteplikt på kapitalvinst, uppgiftsskyldighet, möjlighet till uppskov etc. Expertområde 2, Pensionssystem Det omfattas av en djupgående (om inte annat tydligt framgår under respektive detaljerad beskrivning) information och rådgivning avseende eventuella val samt svar på frågor den flyttande kandidaten kan komma att ställa avseende nedanstående punkter: - Allmän pension; redogörelse för hur det fungerar, redogörelse för premiepensionen och möjlighet till val av fonder (d.v.s. hur den flyttande kandidaten bör tänka d.v.s. relation mellan risk, avkastning och spartid) och effekten av att inte välja fond d.v.s. placering i de statliga alternativen. - Tjänstepension; redogörelse för hur det fungerar och redogörelse för avtalsområdet för statligt anställd. -Privat pension; redogörelse för hur det fungerar d.v.s. vilka alternativ som finna (observera att rådgivningen inte omfattar att rekommendera specifik bank/försäkringsbolag, det avser endast att återspegla hur den flyttande kandidaten bör gå till väga vid utvärdering av vad marknaden erbjuder). -Efterlevnadspension; en kortare information avseende hur det fungerar med efterlevnadspension d.v.s. barnpension, omställningspension, änkepension (kortare information avser endast generell information med syfte att upplysa den flyttande kandidaten om det ekonomiska skydd som ingår i allmänna pensionen). Expertområde 3, Socialförsäkringssystem och socialförsäkringstillhörighet Det omfattas av en djupgående (om inte annat tydligt framgår under respektive detaljerad beskrivning) information och rådgivning avseende eventuella val samt svar på frågor den flyttande kandidaten kan komma att ställa avseende Sveriges socialförsäkringssystem och socialförsäkringstillhörighet. Det innebär att följande ska uppnås: - en redogörelse avseende vad det innebär att vara försäkrad i Sverige, samt vad den flyttande kandidaten måste uppfylla för att vara försäkrad i Sverige. - en redogörelse för de olika typer av förmåner ska ges d.v.s. bostadsrättsbaserade och arbetsbaserade, enligt minst nedanstående delar:

10 Bostadsrättsbaserade: föräldrapenning på lägstanivå och grundnivå barnbidrag förlängt barnbidrag adoptionsbidrag om du adopterar ett barn som inte bor i Sverige eller är svensk medborgare. underhållsstöd bostadsbidrag rehabilitering och särskilt bidrag för rehabilitering ersättning för viss tandvård ersättning enligt gränssjukvårdsförordningen sjukpenning i särskilda fall sjuk- eller aktivitetsersättning i form av garantiersättning Arbetsbaserade: graviditetspenning föräldrapenning på sjukpenningnivå grundnivå tillfällig föräldrapenning sjukpenning rehabilitering och rehabiliteringsersättning arbetsskadeersättning inkomstrelaterad sjuk- eller aktivitetsersättning närståendepenning Praktisk hjälp och stöd, myndighets-/bankkontakt Nedan följer beskrivning av vad som ska uppfyllas avseende praktisk hjälp och stöd vid registreringar hos Skatteverket, Försäkringskassan samt praktiskt hjälp/stöd vid bankkontakter. Skatteverket AQM eller av denne utsedd representant ska bistå med en allmän vägledning kring processen för obligatoriska registreringar som krävs för den flyttande kandidaten och dess familjemedlemmar. Det avser registreringar såsom upprättelse av ID-kort, folkbokföring, uppföljning av eventuella registreringar, eventuella intyg och bevis. AQM ansvarar även (i samarbete med den flyttande kandidaten och eventuella familjemedlemmar) för koordinering av nödvändig dokumentation som kan komma att krävas. AQM eller av denne utsedd representant ska erbjuda möjligheten att medfölja den flyttande kandidaten och eventuella familjemedlemmar vid ett besök på Skatteverket.

11 Försäkringskassan För den som är folkbokförd i Sverige krävs normalts sett ingen extra anmälan hos Försäkringskassan. Med hänsyn till det så ska endast information ges i de fall det kan komma att krävas. Följande gäller i de fall extra anmälan/övrig kontakt hos Försäkringskassan krävs: AQM eller av denne utsedd representant ska bistå med en allmän vägledning till den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar), information och rådgivning kring eventuella processer som kan uppstå vid nödvändig kontakt med Försäkringskassan. (Observera att detta endast gäller under uppdragstiden d.v.s. när uppdraget är avslutat i enlighet med den definition som framgår av avtalsvillkoren så är möjlighet till stöd vid kontakt med försäkringskassan förbrukad). Bankkontakter AQM ska bistå med en allmän vägledning avseende vilka banker som erbjuds på marknaden, sett till den flyttande kandidatens (inkl. eventuella familjemedlemmar) behov. Som del i den allmänna vägledningen så ska även koordinering av samtliga bankkontakter göras, d.v.s. bokning av bankmöten för den flyttande kandidaten och dess familjemedlemmar. AQM ska även erbjuda den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) möjligheten att medfölja vid ett första bankmöte. Observera att anbudsgivaren ska agera objektivt och ta hänsyn till samtliga banker som marknaden erbjuder (med hänsyn till den flyttande kandidatens placeringsort och behov). Körkortsbestämmelser, kontakt med Transportsstyrelsen AQM ska ge en allmän information avseende de körkortsbestämmelser som råder i Sverige och vilka möjligheter som finns, med hänsyn till den flyttande kandidatens (inkl. eventuella familjemedlemmar) nationalitet. Företaget ansvarar även (i samarbete med den flyttande kandidaten inkl. eventuella familjemedlemmar) för koordinering av nödvändig dokumentation som kan komma att krävas vid ansökan om dispens hos Transportstyrelsen (gäller i de fall körkort har utfärdats i en stat utanför EES-området). Eventuella prövningsavgifter som tillkommer vid ansökan om dispens bekostar den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) själv. Sjukvårdssystem/Sjukvårdsregistrering AQM ska bistå med allmän information avseende hur sjukvårdssystem fungerar i Sverige och med särskild fokus på VGR och Skaraborg. Som del i detta ska en handbok/broschyr/informationspärm eller dylikt som tar upp viktiga länkar/hemsidor lämnas, telefonnummer till akut vård/sjukupplysning etc. Materialet ska kunna ges på minst svenska och engelska. AQM ska även bistå med hjälp avseende eventuella registreringar samt informera om vad det innebär att "lista sig" på en vårdcentral. I de fall den flyttande kandidaten (inkl.

12 eventuella familjemedlemmar) är i behov av specifik vård (sjukdom, rehabilitering, tandvård etc.) så ska företaget bistå med vägledning i form av kontaktuppgifter till lämpliga vårdplatser, med hänsyn till den flyttande kandidatens (inkl. ev. familjemedlemmars) behov. AQM ska även erbjuda den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) möjligheten att medfölja vid ett första besök hos utvald sjukvårdsinstans, i syfte att upprätta registrering/"lista sig". Handläggning skola/förskola AQM ska bistå med information om skol-/förskola/fritidsverksamhet samt de olika alternativ som erbjuds inom lokalområdet samt närområden. Även information avseende närmsta internationella skola/förskola ska lämnas. AQM ska göra en behovsanalys och rekommendation utifrån barnets situation (i samarbete med flyttande kandidaten och övrig vårdnadshavare). AQM ska även informera om hur processen fungerar kring eventuella kösystem, för likväl friskolor som kommunala skolor. När den flyttande kandidaten (inkl. övrig vårdnadshavare) har valt ut intressanta alternativ ska AQM förmedla kontaktuppgifter samt erbjuda möjligheten att koordinera eventuella möten med respektive utvalda verksamheter. AQM ska även vid behov kunna delta vid eventuella möten (totalt max 3h). Lokal orientering, kommunikationsmedel och språkligt stöd Nedan följer beskrivning av vad AQM ska göra avseende information om lokal orientering, kommunikationsmedel samt det språkliga stödet. Lokal orientering - utgångspunkt närområde till bostadsplacering AQM ska bistå med en lokal orientering av närområdet d.v.s. fysiskt visa närområdet med hänsyn till bostadsplatsen samt den flyttande kandidatens (inkl. eventuella familjemedlemmars) behov. I lokala orientering ingår information avseende närliggande matvarubutiker, stormarknader, idrottsanläggningar, apotek, närmaste postutlämning, återvinningscentral, information-/turistbyrå samt andra delar som är av intresse för den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar). Utöver den fysiska orienteringen så ska en broschyr/häfte/informationspärm innehållande en sammanfattning av de delar som framgår under den lokala orienteringen ges. Syftet är att den flyttande kandidaten ska ges möjlighet att söka upp viktig information i efterhand, såsom apotek, matvarubutik etc. Allt material ska kunna ges på minst svenska och engelska. Kommunikationsmedel AQM ska bistå med en allmän information avseende hur kollektivtrafiksystemet fungerar inom VGR. Som del i detta ska en broschyr/informationspärm eller dylikt som informerar om hur du går tillväga för att söka mer information avseende resor/biljetter/priser, pendlarkort etc lämnas. Materialet ska kunna ges på minst svenska och engelska.

13 Språkligt stöd - Information AQM ska ge en allmän information om de möjligheter som ges till fri språkundervisning (t.ex. SFI), samt ge en allmän information om svenskkurser som ev. tillhandahålls av Högskolan för anställd personal. Företaget ska även ge en allmän information om undervisningar som är förenliga med kursbelagda avgifter (t.ex. kurser som Folkuniversitetet tillhandahåller med), den flyttande kandidaten inkl. eventuella familjemedlemmar bekostar själv kursbelagda avgifter). AQM ska kunna bistå med att koordinera ansökan till respektive undervisning, vid förfrågan från den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar), gäller dock inte vid kurser som tillhandahålls av Högskolan för anställda. Informationen ska minst ges som skriftlig samt kunna ges på engelska och svenska. Paket 3, Inför/vid avresa/utresa Vid detta steg har den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) för avsikt att lämna Sverige och anställningen vid Högskolan har löpt ut. Med hänsyn till det så ska AQM kunna bistå med nedanstående deltjänster: PAKET 3: Flytt utomlands - påverkan på statliga förmåner/rättigheter/skyldigheter Handläggning av avslutande - myndigheter Handläggning av avslutande - bankkontakter och försäkringar Information/Rådgivning vid avyttrande av bostad Utöver ovanstående deltjänster så ska en informationslista/handbok/broschyr eller dylikt som innehåller en checklista för utlandsflytt lämnas. Checklistan ska fungera som en påminnelse om viktiga åtgärder såsom t.ex. avslutande av medlemskap, obligatoriska avregistreringar/avanmälan/anmälan, avslutande av abonnemang, avyttrande av bostad o.s.v. I de fall tjänsterna omfattas av muntliga redogörelser eller demonstrationer så accepteras e- möte som alternativ till träff d.v.s. så länge tjänstens kravställning uppfylls och den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) kan tillgodose sig informationen. AQM ska kunna erbjuda hela paketlösningen, likväl som enstaka deltjänster d.v.s. beställaren är inte bunden att beställa samtliga deltjänster. Flytt utomlands- påverkan på statliga förmåner/rättigheter/skyldigheter AQM ska bistå med information avseende hur en flytt utomlands påverkar nedanstående delar. Informationen ska ges skriftligt och muntligt, på svenska och engelska.

14 Skattesystem AQM ska informera den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) om vad som gäller avseende skatteplikten vid flytt utomlands och vilka effekter det kan komma att medföra med hänsyn till den flyttande kandidatens nya hemort/hemland. Företaget ska även informera om eventuella processer som råder vid Skatteverkets bedömningar avseende obegränsad/begränsad skattskyldighet. Socialförsäkringssystem & socialförsäkringstillhörighet AQM ska informera den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) om vad som gäller avseende de allmänna försäkringarna som den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) vid flytt utomlands. Det omfattar även information om vad som sker vid utlandsflytt avseende de olika förmånerna (bostadsrätts- och arbetsbaserade). Pensionssystem AQM ska informera den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) om vad som gäller avseende pensionen vid flytt utomlands. Det avser så väl allmänna pensionen som tjänstepension och eventuell privat pension. Handläggning av avslutande - myndigheter AQM ska bistå med handläggning avseende obligatoriska avslutande/avregistrering eller anmälan av flytt hos myndigheter, som gäller vid flytt utomlands. Det innebär att koordinera och samla in nödvändig dokumentation/signatur från den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) i syfte att kunna handlägga obligatoriska avslutande/avregistrering/anmälan hos följande myndigheter: - Försäkringskassan - Skatteverket - Skolor/förskola Handläggning av avslutande bankkontakter och försäkringar AQM ska bistå med handläggning avseende obligatoriska avslutande/avregistrering till den flyttande kandidatens (inkl. eventuella familjemedlemmars) bankkontakt samt försäkringar. Det innebär att koordinera och samla in nödvändig dokumentation/signatur från den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) i syfte att kunna handlägga obligatoriska avslutande/avregistrering för respektive bankkontakt och försäkringsbolag. Gällande avslutande av bankkontakt kan det komma att krävas att den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) på egen hand administrerar själva avslutandet. I de fall kan företaget erbjuda möjligheten att medfölja vid en sådant besök. Information/Rådgivning vid avyttrande av bostad AQM ska kunna bistå med rådgivning avseende lämpliga val vid avyttrande av bostad. Även nödvändig dokumentation (såsom t.ex. uppsägningsavtal) som behövs i samband med avyttrande av bostaden d.v.s. i de fall respektive hyresvärd inte bistår med dokumentationen ska kunna ges. Företaget ska även bistå med information avseende allmänna

15 skyldigheter/rättigheter vid avflyttningsbesiktningar, efterbesiktning, städbesiktning samt kvittenser av nycklar. Informationen ska ges skriftligen och vid behov även muntligen, på svenska och engelska. Tilläggstjänster I vissa fall krävs ytterligare tjänster för att tillgodose den flyttande kandidatens behov, dessa har blivit benämnda som "tilläggstjänster" och består av följande: Information om praktiskt medföljandestöd Karriärcoachning och medföljandestöd Familj, Utökat Information språkundervisning Svensk Företagskultur Tilläggstjänsterna uppskattas till störst del avropas i samband med paketlösningar, men ska även kunna erbjuda dessa som enstaka tjänster d.v.s. avrop av enbart specifik tilläggstjänst (undantag gäller dock för tjänsten "Familj utökat" som endast är att ses som komplement till paketlösning). I de fall tjänsterna omfattas av muntliga redogörelser eller demonstrationer så accepteras e- möte som alternativ till träff d.v.s. så länge tjänstens kravställning uppfylls och den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) kan tillgodose sig informationen. Information om praktiskt medföljandestöd AQM ska ge en generell information om processen kring att söka arbete i Sverige. Företaget ska även göra en erforderlig behovsanalys. Baserat på behovsanalysen ska vägledning och information avseende: utbildningsalternativ, den lokala arbetsmarknaden inkl. närområden, statliga och privata rekryteringsföretag, professionella/sociala nätverk samt möjligheten till eget företagande (befintligt som nytt) ges. All information ska ges skriftligt samt muntligt och måste kunna erbjudas på svenska eller engelska. Observera att vid ett kontrakterande av den tilltänkta kandidaten kommer medföljande att kunna erbjudas ytterligare medföljandestöd i form av karriärcoachning. Karriärcoachning för medföljande AQM ska kunna erbjuda karriärcoachning för medföljande familjemedlem (här efter benämnd som klient). Det avser praktiskt stöd och hjälp i syfte att snabbare finna en anställning i Sverige (VGR). Företaget ska även kunna erbjuda karriärcoachning på svenska och engelska. Med hänsyn till detta så ska anbudsgivaren i karriärcoachningen uppfylla nedanstående delar. Nulägesanalys AQM ska genomföra en nulägesanalys genom att kartlägga kunskaper och erfarenheter hos klienten.

16 Beteendeanalys AQM ska kartlägga styrkor och utvecklingsområden hos klienten, samt stimulera klienten till reflektion över nuläget, sin bakgrund, drivkrafter och personlighetsdrag. Målbild och handlingsplan AQM ska tillsammans med klienten utforma en målbild samt forma en strategisk handlingsplan för att uppnå målet/målen. Målbilden och handlingsplanen ska baseras på beteendeanalysen och nulägesanalys. CV & Personligt brev AQM ska erbjuda möjligheten att granska klientens CV och personligt brev, samt inkomma med återkoppling på eventuella förbättringsåtgärder. Intervjuträning AQM ska analysera intressanta platsannonser och matcha dessa mot klienten. Utifrån urval av platsannonser ska förslag på hur klienten kan lyfta fram sina största tillgångar under en potentiell intervju. Råd/tips avseende lämplig förberedelse ska ges. Som del i detta ska även företaget öva klienten på att besvara vanliga frågor samt svårare frågor som kan komma att dyka upp under en intervju. AQM ska ge tips/råd avseende klädval likväl som vikten av att använda korrekt kroppsspråk/tonläge. Företaget ska även bistå med tips/råd angående klientens framtoning samt uppbyggnad av sitt personliga varumärke. Utöver ovanstående delar ska även klienten förberedas på eventuella lönediskussioner som kan komma upp under en intervju, samt vid behov erbjudas hjälp med eventuell självförtroendeträning. Nätverk AQM ska ge tips och råd avseende registreringar på digitala karriärnätverk såsom LinkedIn, etc. Aktivt jobbsökande AQM ska bistå med en tydlig redogörelse för marknadens olika platsbanker/jobbdatabas. Som del i det ska även anbudsgivaren bistå med en demonstration av hur sökningar på olika platsbanker/jobbdatabaser går till. Kontaktförmedling AQM ska bistå med kontaktförmedling till Arbetsförmedlingen samt kunna erbjuda möjligheten att upprätta kontakt/möte hos EURES kontor. Svensk företagskultur AQM ska bistå med en allmän information avseende den svenska affärskulturen och etik. Det omfattar följande delar: - Hur organisationer i Sverige generellt sätt är uppbyggda (d.v.s. platta organisationer) - Hur kommunikationsmönstret människor emellan (vikten av gruppkänsla, samhörighet, delegeringar/ansvar etc. ) fungerar.

17 - Hur den generella konfrontationshanteringen (höjda röster/känsloutbrott mindre vanligt, förväntan på respekt och hänsyn etc.) ser ut inom organisationerna, samt övriga kutymer som generellt råder på de flesta arbetsplatser/inom organisationer i Sverige. Beräknad tidsåtgång är maximalt 20h för ovanstående delar. I de fall klienten har behov av ett utökat stöd d.v.s. utöver vad som ryms inom tjänstens omfattning, så ska AQM kunna erbjuda möjligheten att fortsätta med karriärcoachning dock på klientens egen bekostnad. I de fall en sådan lösning uppstår, ska den avtalade tjänsten avtalas mellan AQM och Högskolan. Familj, utökat Rekryteringar av anställda som medför en flytt för hela familjer kan komma att omfattas av fler barn i hushållet än vad tjänstens grundutbud omfattar. Det medför ett behov av en tilläggstjänst (avser ett (1) barn per tilläggstjänst) för ytterligare barn. Tilläggstjänsten ska ses som komplement till paketlösningarna för hushåll familj. Tilläggstjänsten kommer inneha en fast prissumma som läggs på respektive paketlösning (samma prispåslag gäller för samtliga paketlösning) per extra barn i hushållet (d.v.s. som ej omfattas av grundutbudet, max 2st barn per familj). Samtliga deltjänster som ingår i respektive paketlösning ska inkluderas i de fall tilläggstjänsten tillämpas. Information språkundervisning AQM ska ge en allmän information om de möjligheter som ges till kostnadsfri språkundervisning (t.ex. SFI) samt förmedla information om svenskkurser som ev. tillhandahålls av Högskolan för anställda. Företaget ska även ge en allmän information om de undervisningar som är förenliga med kursbelagda avgifter (t.ex. kurser som Folkuniversitetet tillhandahåller med), den flyttande kandidaten inkl. eventuella familjemedlemmar bekostar själv kursbelagda avgifter). AQM ska kunna bistå med att koordinera ansökan till respektive undervisning, vid förfrågan från den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar). Informationen ska minst ges som skriftlig samt kunna ges på engelska och svenska. Svensk företagskultur AQM ska bistå med en allmän information avseende den svenska affärskulturen och etik. Det omfattar följande delar: - Hur organisationer i Sverige generellt sätt är uppbyggda (d.v.s. platta organisationer) - Hur kommunikationsmönstret människor emellan (vikten av gruppkänsla, samhörighet, delegeringar/ansvar etc. ) fungerar. - Hur den generella konfrontationshanteringen (höjda röster/känsloutbrott mindre vanligt, förväntan på respekt och hänsyn etc.) ser ut inom organisationerna, samt övriga kutymer som generellt råder på de flesta arbetsplatser/inom organisationer i Sverige.

18 Beräknad tidsåtgång är maximalt 2,5h för ovanstående delar. I de fall den flyttande kandidaten eller medföljande har behov av ett utökat stöd d.v.s. utöver vad som ryms inom tjänstens omfattning, så ska företaget kunna erbjuda detta i form av extra kurser, konsulttimmar eller likvärdigt. I de fall en sådan lösning uppstår ska den avtalade tjänsten avtalas mellan AQM och Högskolan. OPTION: Utresa för anställda med utlandskontrakt I dagsläget är antalet anställda med utlandskontrakt mycket lågt men Högskolan har ändå valt att lägga denna paketlösning som en option för Högskolan d.v.s. med rätt för oss att åberopa till fixerade priser i enlighet med vad som angivits i prisbilagan. AQM ska kunna bistå med nedanstående deltjänster: Flytt utomlands - påverkan på statliga förmåner/rättigheter/skyldigheter Handläggning av anmälan - Myndigheter Information/Rådgivning avseende lämpliga försäkringar Utöver ovanstående deltjänster så ska företaget bistå med en informationslista/handbok/broschyr eller dylikt som innehåller en checklista för utlandsflytt. Checklistan ska fungera som en påminnelse om viktiga åtgärder såsom t.ex. avslutande av medlemskap, obligatoriska avregistreringar/avanmälan/anmälan, avslutande av abonnemang etc. Observera att anbudsgivaren ska kunna erbjuda hela paketlösningen så väl som enbart deltjänster. Flytt utomlands - påverkan på statliga förmåner/rättigheter/skyldigheter AQM ska informera den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) om vad som gäller avseende nedanstående delar. Företaget ska även kunna bistå med allmän vägledning avseende viktiga val som den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) behöver ta ställning till, med hänsyn till utlandstjänstgöringens tidsomfattning samt dess placering. Skattesystem AQM ska informera den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) om vad som gäller avseende skatteplikten vid flytt utomlands och vilka effekter det kan komma att medföra med hänsyn till den flyttande kandidatens nya hemort/hemland. Företaget ska även informera om eventuella processer som råder vid Skatteverkets bedömningar avseende obegränsad/begränsad skattskyldighet. AQM ska även kunna bistå med information avseende skatteplikt vid uthyrning av bostad samt andra val som kan komma att definieras (i enlighet med Skatteverkets definitioner) som "övriga inkomster".

19 Socialförsäkringssystem och socialförsäkringstillhörighet AQM ska informera den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) om vad som gäller avseende de allmänna försäkringarna vid flytt utomlands. Det omfattar även information om vad som sker med de olika förmånerna (bostadsrättsbaserade och arbetsbaserade) d.v.s. hur dessa påverkas av en utlandsflytt. Pensionssystem AQM ska informera den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) om vad som gäller avseende pensionen vid flytt utomlands. Det avser så väl allmänna pensionen som tjänstepension och eventuell privat pension. Handläggning av avanmälan myndigheter AQM ska bistå med handläggning avseende obligatoriska anmälningar om flytt till myndigheter (hänsyn ska tas avseende beräknade tidsperioden för utlandstjänstgöring). Det innebär att koordinera och samla in nödvändig dokumentation/signatur från den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) i syfte att kunna handlägga obligatoriska anmälningar. Företaget ska även kunna bistå med allmän vägledning avseende viktiga val som den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) behöver ta ställning till, med hänsyn till utlandstjänstgöringens tidsomfattning samt dess placering. Följande myndigheter gäller ovanstående för: - Försäkringskassan - Skatteverket Information/rådgivning avseende lämpliga försäkringar AQM ska även kunna bistå med allmän vägledning avseende viktiga försäkringsval som den flyttande kandidaten (inkl. eventuella familjemedlemmar) behöver ta ställning till, med hänsyn till utlandstjänstgöringens tidsomfattning samt dess placering. AQM eller av denne utsedd representant ska även ha en god insyn i hur URA/UVA-försäkringen fungerar och vara behjälplig vid frågor avseende dessa försäkringar.