SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 1(16) Plats och tid: Aspen, 16:00 Ledamöter: Inger Söderberg (M), Ordförande Unni Hammarlund (M) Sofia Spolander (M) Michael Niklasson (FP) Ola Leife (C), 1:e vice ordförande Lucas Nilson (KD) Loa Mothata (S) Kia Alfredsson (S) Leif Wahlström (S) Rickard Malmström (MP), 2:e vice ordförande Ali Akis (V) Ersättare: Kjell Aleklett (FP) Björn Wall (S) Marcus Wennerström (S) Peter Eklund (M) Tjänstemän: Mats Norrbom Sten Larsson Lina Rutberg Tuija Kulma Peter Eriksson Barbro Rinander Utses att justera: Paragrafer: , Justeringens plats och tid: Underskrifter: Inger Söderberg, ordförande justerare... sekreterare ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ: Idrotts- och fritidsnämnden Datum: Datum för anslags uppsättande: Förvaringsplats för protokollet: Stationsgatan 12 Sista dag för överklagande: Datum för anslags nedtagande: Underskrift:...

2 2(16) 118 Formalia Rickard Malmström (MP) utses att justera protokollet. Justering äger rum den 18 december på Stationsgatan 12. Konferensrapport från Träffpunkt Idrott läggs till dagordningen, under punkten information. Därefter fastställs densamma.

3 3(16) 119 Information Föreningsbidrag 2013 Fredsåret 2014 Policy för ensamkommande flyktingbarn Rapport: Sofia Spolander (M) och Loa Mothata (S) rapporterar från Träffpunkt Idrott november Beslutslogg för IFN Almtuna IS, Sirius fotboll, Sirius bandy

4 4(16) 122 Uthyrning av Uppsala Boulehall IFN Beslut Idrotts- och fritidsnämnden beslutar att godkänna föreliggande förslag till hyresavtal med Uppsala Bouleallians samt att uppdra till driftschefen att underteckna hyresavtalet. Sammanfattning Uppsala Bouleallians vill årligen hyra boulehallen i Gottsunda, från 1 september till 31 mars, för sin verksamhet. Övrig tid ska hyras ut till allmänheten, andra föreningar och till event per timme. Beslutsunderlag Kontorets skrivelse Expedieras till Akten Uppsala Bouleallians

5 5(16) 123 Ändring av bokningsreglerna för lokalhyra IFN Beslut Idrotts- och fritidsnämnden beslutar att uppdra åt kontoret att utreda möjliga lösningar för uthyrning till näringsverksamhet av lokaler som nämnden bokar ut, på tider som ej efterfrågas av ideella verksamheter Sammanfattning Kontoret har blivit uppmärksammat på att det förekommer privat näringsverksamhet i lokal som bokats genom föreningsservice. Omfattningen är liten. Nämnden har inga principiella synpunkter på att lokaler som nämnden bokar ut används för näringsverksamhet på tider som inte efterfrågas av ideella verksamheter. Sådan uthyrning ska i så fall ske till marknadsmässiga priser och med rimlig arbetsinsats från kontorets sida. Beslutsunderlag Kontorets skrivelse Expedieras till Akten

6 6(16) 124 Uppsala Orienteringsklubbars kartråd: Föreningsbidrag för framställning av orienteringskartor IFN Beslut Idrotts- och fritidsnämnden beslutar att ge föreningsbidrag för kartframställning till Uppsala orienteringsklubbars kartråd för 2015 med kronor, varav kr ska användas till friskvårdsaktiviteten Hittaut. Sammanfattning Uppsala orienteringsklubbars ansökt om föreningsbidrag med kronor för framställning av orienteringskartor under Bidraget ska även användas för friskvårdsaktiviteten Hittaut. Specialframställda orienteringskartor är en förutsättning för orienteringssportens existens och framtid i Uppsala. Kartproduktionen bekostas av föreningarna med ekonomiskt stöd från idrottsoch fritidsnämnden. Uppsala orienteringsklubbars kartråd samordnar och fördelar stödet till olika kartprojekt enligt en framtagen plan. Stödet till orienteringskartor kan jämföras med lokalsubventionen som nämnden ger genom system med markeringsavgift eller driftbidrag till föreningsdrivna anläggningar. Kostnaden ska inrymmas inom budgetramen för Bidraget för 2015 föreslås bli kronor, varav kr ska användas till Hittaut. Beslutsunderlag Kontorets skrivelse Expedieras till Akten Uppsala Orienteringsklubbars kartråd

7 7(16) 125 Utvecklingsplan för Gränby ishall IFN Beslut Idrotts- och fritidsnämnden beslutar att återremittera ärendet till kontoret som får i uppdrag att inhämta bättre underlag från Sportfastigheter AB gällande tilläggshyra för Gränby ishall Sammanfattning Uppsala kommun sport & rekreationsfastigheter AB har lämnat ett förslag på hyresavtal för verksamhetsanpassning av Gränby ishall. Till grund finns nämndens beslut från , 66, om tilläggshyra för en inledande utvecklingsetapp och uppdrag till kontoret om förslag på fortsatt utveckling av ishallen. Ekonomiska konsekvenserdet gäller bolaget Den ökade hyran är 300 tkr per år. Kostnaden ryms inom nämndens budget från Kontoret föreslår att nämnden antar förslaget från Sportfastigheter AB om tilläggshyra för Gränby ishall. Beslutsunderlag Kontorets skrivelse Expedieras till Akten Sport- och rekreationsfastigheter

8 8(16) 126 Avskrivning av fordran Almtuna IS IFN Beslut Idrotts- och fritidsnämnden beslutar att återta utestående fordran avseende fakturering från 2009 avseende Almtuna IS Ärendet Almtuna IS har haft stora skulder till kommunen. Under hösten 2012, gjordes en genomgång av samtliga skulder och därefter betalade föreningen merparten av skulderna genom en överlåtelse av inventarier mm i Gränby ishall från föreningen till idrotts- och fritidsnämnden. Processerna kring överlåtelsen av ägandet, värderingar och skuldnedskrivningar, hanterades av olika delar inom kontoret vilket tyvärr innebar otydlighet i kommunikationen mot föreningen. Föreningen fick besked om att samtliga skulder kvittats mot de inventarier mm som kommunen övertagit, vilket dock inte genomfördes i kommunens ekonomisystem. Efter detta upprättades under våren 2014, en avbetalningsplan för nya fakturor som föreningen inte kunnat betala (fakturerat i perioden oktober 2013-april 2014), en plan som inte omfattar dessa äldre fakturor, vilket också medverkat till att föreningen fått uppfattningen om att inga ytterligare skulder finns att reglera. De skulder som ligger kvar i systemet efter uppgörelsen hösten 2013, är från 2009 och uppgår till totalt 183 tkr. På grund av kontorets otydlighet gentemot föreningen och att det inte är möjligt att utreda vad som ligger till grund för de olika beskeden, föreslår kontoret att nämnden återtar fordran vad gäller dessa resterande poster av den gamla fordran mot föreningen. Nedskrivning påverkar inte nämndens resultat eftersom fordringsförlust är bokförd sedan tidigare, enligt rutin. Om nämnden beslutar enligt förslag, har Almtuna IS inga skulder äldre än från oktober 2013 mot nämnden. Beslutsunderlag Kontorets skrivelse Expedieras till Akten Almtuna IS

9 9(16) 127 Servicegarantier, garanti- och handläggningstider IFN Beslut Idrotts- och fritidsnämnden beslutar att tillstyrka föreliggande förslag till servicegaranti samt att att rekommendera nytillträdd idrott- och fritidsnämnd att besluta om att införa servicegaranti efter årsskiftet enligt bilaga i ärendet. Sammanfattning Idrotts- och fritidsnämnden beslutade att ge kontoret för samhällsutveckling i uppdrag att i samarbete med övriga uppdragskontor delta i kommunledningskontorets projekt om servicegarantier. Arbetet med att ta fram förslag har skett inom ramen för ett kontorsövergripande projekt med syfte att samordna och underlätta genomförande av nämndernas måluppfyllelse av fullmäktiges uppdrag i IVE om införande av garanti- och handläggningstider på lämpliga områden under Med hänsyn till de organisations- och nämndförändringar tas enbart förslag till servicegarantier fram nu. Nämnderna tar fram minst ett förslag under året som sedan kan rekommenderas till kommande nämndorganisation för respektive ansvarsområde. Ny nämnd tar sedan ställning till rekommendationen och beslutar om införandet. Beslutsunderlag Kontorets skrivelse Expedieras till Akten

10 10(16) 128 Internkontrollplan 2014 IFN Beslut Idrotts- och fritidsnämnden beslutar att godkänna rapporten över internkontrollgranskningen 2014 att översända rapporten till kommunstyrelsen Sammanfattning Internkontroll- och kvalitetsutvecklingsplanen för 2014 omfattar granskningar inom områdena: - Organisation och process, styrning och utveckling - IT-styrning och -säkerhet - Lednings- och stödprocesser - Mutor och jäv samt regelverk kring upphandling - Avtalsuppföljning Genomförd granskning syftar till att säkerställa att rutiner finns och följs och till att ge underlag för fortsatt utvecklingsarbete för att förbättra kontrollmiljön inom samtliga processer. Pågående och planerade åtgärder framgår av nämndens rapport. Utöver kontroller som följer av nämndens plan har följande områden granskats för uppföljning mot andra dokument: - behörigheter i IT-system i enlighet med kommungemensam internkontrollplan Beslutsunderlag Kontorets skrivelse Expedieras till Akten Kommunstyrelsen

11 11(16) 129 Månadsuppföljning 2014 IFN Beslut Idrotts- och fritidsnämnden beslutar att godkänna den ekonomiska månadsrapporten per oktober 2014 att godkänna den ekonomiska månadsrapporten per november 2014 Sammanfattning Nämndens resultat per oktober uppgår till +7,4 mnkr. Inga stora avvikelser har konstaterats, vilket innebär att prognostiserat helårsresultat 2014 beräknas även i denna uppföljning till +6,6 mnkr. Nämndens resultat per november uppgår till +9,4 mnkr. Resultatet är i möjligaste mån periodiserat. I de senaste uppföljningarna har prognosen visat ett överskott på 6,6 mnkr. Med hänsyn taget till resultatet per november och en uppskattning av intäkter och kostnader till årets slut blir bedömningen att årets resultat förbättras och bör hamna i spannet +6,9 - +7,7 mnkr. Beslutsunderlag Kontorets skrivelse respektive Expedieras till Akten

12 12(16) 130 Kurser och konferenser Kommunal idrotts- och fritidsplanering, 21-22/1 Framtidens idrotts- och fritidsanläggningar, 28-29/1 Sport Futura, 22-23/4

13 13(16) 131 Meddelanden och anmälningsärenden Kommunrevisionen: granskning av kommunens delårsrapport Kommunrevisionen: granskning av kommunens hantering av avslut av anställningar Regeringen satsar en miljard på Skolmiljön Häst och Ryttare nr 5 Båtliv nr 6

14 14(16) 132 Rapporter Lucas Nilsson (KD) rapporterar från Handikapprådet och Miljövårdsrådet.

15 15(16) 133 Delegationsbeslut Sportfastigheter: Uppsägning av avtal om verksamhetsdrift för omförhandling IK Sirius FK: Ansökan 2015 om att få tillåtelse till alkoholförsäljning på Studenternas IP samt Tillåtelse till alkoholförsäljning på Studenternas IP.

16 16(16) 134 Tack Ordföranden tackar ledamöter, ersättare och tjänstemän för det gångna året och önskar en god jul och ett gott nytt år. Vice ordföranden tackar ledamöter, ersättare och tjänstemän för det gångna året och önskar en god jul och ett gott nytt år. Direktören tackar ledamöter, ersättare och tjänstemän för det gångna året och önskar en god jul och ett gott nytt år.