Sammanträde med Socialnämnden

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Socialnämnden Tid: Tisdagen den 27 Januari 2015, kl Plats: Stora Konfekten, Sidenvägen 7 D, Alingsås Information och överläggningar Gruppmöten kl Föredragning av ärende 1-8 Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Information från förvaltningschef och avdelningschefer 2. Information om handlingsplan för utsatta EU-medborgare 3. Flerårsstrategi för Socialnämnden Samverkansavtal mellan Föreningen Kvinnojouren Olivia och Alingsås kommun, Lerums kommun och Vårgårda kommun 5. Statsbidrag för verksamhet med personligt ombud GR-gemensamt arbete med ensamkommande barn och unga 7. Fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen 8. Årlig grundläggande granskning Meddelande 10. Återrapportering delegerade beslut 11. Eventuellt övriga ärenden Britt-Marie Kuylenstierna Ordförande Ninni Flodin Sekreterare Tel: E-post: Ninni.Flodin@alingsas.se

2 Ärende 1 Information från förvaltningschef och avdelningschefer

3 Ärende 2 Information om handlingsplan för utsatta EU-medborgare

4 Socialt och ekonomiskt utsatta EU-medborgare Socialförvaltningens handlingsplan för stöd och hjälp

5

6 Innehåll 1. Inledning 2. Lagstiftning 2.1 Den fria rörligheten 2.2 Fri rörlighet för tredjelandsmedborgare 2.3 EU:s medlemsländer 2.4 Socialtjänstlagen 3. Vid ansökan om bistånd/orosanmälan 4. Illegal bosättning Bilagor: 1. Stöd och Försörjningsenhetens rutiner vid handläggning av ekonomiskt bistånd EU-medborgare 2. Frivilliga organisationer i Alingsås och vad de kan erbjuda utsatta för stöd och hjälp 3. Tillfälliga boenden i Alingsås

7 1. Inledning Den fria rörligheten är en av EU:s grundpelare som ger människor möjlighet att utvecklas och att förändra sina liv. Det har lett till en ökad rörlighet av arbetstagare, varor och tjänster. Genom den fria rörligheten får vi också ta del av den fattigdom och det utanförskap som förekommer inom den Europeiska unionen. Allt oftare kan vi se personer från de fattigaste medlemsländerna i situationer som tidigare varit ovanliga i Sverige. Ett exempel på detta är de utsatta EU-migranter som kommer hit för att försörja sig genom att tigga. De har de senaste åren ökat i antal i Sverige och i Alingsås har vi sett en ökning det senaste året. De kommer framförallt från EU:s två senaste medlemsländer, Rumänien och Bulgarien. Många av dem är hemlösa under sin vistelse i Sverige och har det extra svårt under vinterhalvåret. Kommunerna har olika strategier i sitt arbete med de utsatta EU-migranterna och det finns ett behov av att skapa tydlighet på nationell nivå när det gäller regelverk, goda exempel och hur man kan arbeta med denna grupp. Det gäller inte minst i de fall där barn till hemlösa EU-migranter är inblandade och befinner sig i Sverige. Regeringen har därför förslag om att tillsätta en nationell samordnare i frågan. Inom GR-regionen arbetar man på att ta fram en regional handlingsplan. I avvaktan på den har vi tagit fram en lokal handlingsplan inom socialförvaltningen till stöd för vårt arbete. Vi har också påbörjat ett samarbete med frivilliga organisationer i kommunen utifrån hur vi kan komplettera varandra i vårt arbete med de utsatta EU-migranterna genom våra olika uppdrag. I handlingsplanen finns därför en bilaga med kontaktuppgifter till olika frivilliga organisationer och vad de kan erbjuda för stöd och hjälp.

8 2. Lagstiftning 2.1 Den fria rörligheten Den fria rörligheten för personer är en grundprincip som garanteras av EU. Varje unionsmedborgare och deras familjemedlemmar har rätt att röra sig, bo, studera, arbeta, etablera sig eller tillhandahålla tjänster i en annan medlemsstat utan att diskrimineras på grund av sin nationalitet. EU:s politik, bland annat avseende de sociala trygghetssystemen, syftar till att göra det lätt och smidigt att röra sig och vara verksam inom EU-området. Det är emellertid inte meningen att man ska utnyttja denna rätt till rörlighet helt utan begränsningar. Av det s.k. rörlighetsdirektivet (2004/38/EG) framgår under vilka förutsättningar en unionsmedborgare har rätt att uppehålla sig i en annan medlemsstat. Rörlighetsdirektivet har implementerats i den svenska utlänningslagen, där begreppet uppehållsrätt reserverats för rätten att vistas i Sverige längre än tre månader utan uppehållstillstånd. 2.2 Fri rörlighet för tredjelandsmedborgare Så kallade tredjelandsmedborgare, det vill säga personer som är medborgare i ett land utanför EU/EES, har inte automatiskt rätt att bosätta sig och arbeta i något av EU:s medlemsländer. Generellt måste tredjelandsmedborgare med uppehållstillstånd i ett medlemsland ansöka om nytt uppehållstillstånd och eventuellt arbetstillstånd enligt nationella regler om han eller hon flyttar till ett annat medlemsland. För vissa grupper av tredjelandsmedborgare, exempelvis EU-medborgares familjemedlemmar och studenter finns speciella regler om inresa och vistelse i EU. Tredjelandsmedborgare som bott i ett EU-land under fem år kan få status som så kallad varaktigt bosatt. En varaktigt bosatt person har större möjligheter att flytta till andra EUländer än en tredjelandsmedborgare utan denna status. 2.3 EU: s medlemsländer EU har idag 28 medlemsländer: Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland, Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike. De s.k. ESS-länderna Norge, Island och Liechtenstein omfattas även genom särskilt avtal av delar av regelverket inom EU. Reglerna om uppehållsrätt omfattar dock inte medborgare från Schweiz, för vilka tidigare regler om uppehållstillstånd fortfarande gäller. 2.4 Socialtjänstlagen Enligt socialtjänstlagen har kommunen det yttersta ansvaret för alla som vistas i kommunen, oavsett om man är svensk medborgare eller inte. Socialtjänsten ska göra individuella bedömningar när det gäller en biståndssökandes förmåga och möjligheter. EU-migranter är en heterogen grupp som står olika nära arbetsmarknaden och har olika uppehållsrätt. Socialtjänsten har ett särskilt ansvar för barn. Även om en familj inte själv söker sig till socialtjänsten har socialtjänsten genom bl.a. den uppsökande verksamheten ett ansvar att försäkra sig om att det inte finns barn som far illa. Socialtjänsten har ett utredningsansvar för barn och unga som kan riskera att fara illa under sin vistelse i Sverige. Vid en 1

9 bedömning av om bistånd till akuta insatser behövs måste även särskilt beaktas om det finns barn i familjen. När det gäller EU-migranter med rätt att vistas i Sverige i upp till tre månader kan det handla om bistånd i akuta situationer för att försäkra att de inte far illa. Den hjälp kommunen kan bistå med i dessa situationer är akuta boendelösningar, akut mathjälp eller i vissa fall hemresa. Om det finns barn med i bilden eller svåra problem med missbruk och/eller psykisk sjukdom kan det påverka socialtjänstens bedömning och göra situationen mer akut. 3. Vid ansökan om bistånd/orosanmälan I det fall en EU-migrant, som inte är aktuell sedan tidigare, vill ansöka om akut bistånd eller om oro finns för hur en EU-migrant har det kontaktas i första hand socialförvaltningens Mottagningsgrupp för en förhandsbedömning/nödprövning. Det kan även gälla förhandsbedömning/nödprövning/information i uppsökande arbete, till exempel vid illegal bosättning. Mottagningsgruppen möter samtliga kommuninvånare som utifrån behov av råd och stöd kontaktar socialförvaltningen och som inte redan har en pågående kontakt. Mottagningsgruppen har bland annat daglig jour och tar emot anmälningar enligt 14 kapitlet 1,2 Socialtjänstlagen. I jouransvaret ingår att göra förhandsbedömning och skyddsbedömning vid inkomna anmälningar avseende barn och ungdomar som kan fara illa. Vidare att ta emot anmälningar avseende okända vuxna. I Mottagningsgruppen handlägger man även ansökan om akut ekonomiskt bistånd. 4. Illegal bosättning Många av de EU-migranter som försörjer sig genom att tigga i Alingsås har boende i Göteborg och pendlar in till Alingsås på dagarna. Sedan en tid tillbaka bor ett antal i en husvagn på en betald plats på Lövekulle Camping. Vid några tillfällen har EU-migranter slagit sig ner med tält/husvagn på olika platser i kommunen utan att fråga markägaren. Formellt finns det inga rättigheter att bosätta sig var man vill. På ett humanitärt plan utgör illegala boplatser en oacceptabel boendemiljö med hygieniska problem, miljöproblem, brandsäkerhetsproblem, hälsoproblem med mera. Allemansrätten tillåter att man får tälta något enstaka dygn i naturen om man inte stör markägaren eller skadar naturen. Vid längre tids tältning ska man dock alltid kontakta markägaren. Tältplatsen får inte ligga nära boningshus. Om man tältar i stora grupper med många tält måste man be markägaren om lov eftersom risken för markskador, nedskräpning och olägenheter för människors hälsa är större. Ställer man upp en husvagn ska man kontakta markägaren. Illegala bosättare gör sig rent juridiskt skyldiga till egenmäktigt förfarande. Om bosättarna därför inte frivilligt flyttar på sig återstår avhysning. Vid kännedom om illegal bosättning kontaktas socialchef och kommundirektör. Kommunen agerar tillsammans och vidtar de åtgärder som behövs för att samordna arbetet. Grundläggande är att fastställa om platsen för förläggningen är att betrakta som offentlig plats där campingförbud råder eller om det är en plats där allemansrätten råder. Oavsett detta kan kommunen/markägaren tidigt eller något senare behöva ta ställning till 2

10 att avhysa de campande från området, om de inte flyttar självmant. I det första skedet bör de campande informeras om gällande regelverk och ombedjas att lämna platsen. I ett andra steg kan avhysning bli aktuell. Detta sker i samverkan med polis. Socialförvaltningens uppdrag är att medverka vid besök i bosättningen för att informera de boende om vilka regler som gäller och vilket stöd man kan få som EU-medborgare. Vidare att undersöka om det finns behov av hjälp och stöd och försäkra sig om att det inte finns barn som far illa. 3

11 Bilagor 1. Stöd och Försörjningsenhetens rutiner vid handläggning av ekonomiskt bistånd, EU-medborgare Allmän orientering För en EU-medborgare gäller särskilda regler som innebär att kravet på uppehållstillstånd enligt utlänningslagen inte gäller för dem under vissa förutsättningar. Bestämmelser om uppehållsrätt, som reglerar EU-medborgares rätt att vistas i landet, finns i utlänningslagen och utlänningsförordningen. Reglerna om uppehållsrätt omfattar även medborgare från EES-länderna Island, Norge och Liechtenstein. Reglerna om uppehållsrätt omfattar dock inte medborgare från Schweiz, för vilka tidigare regler om uppehållstillstånd fortfarande gäller. Reglerna om uppehållsrätt är endast tillämpliga på sådana EU- medborgare som reser till eller uppehåller sig i en annan medlemsstat än den de själva är medborgare i och därigenom utnyttjar den fria rörligheten. Med uppehållsrätt avses en rätt för EUmedborgare och deras familjemedlemmar att vistas i Sverige mer än 3 månader utan uppehållstillstånd under vissa förutsättningar. EU-medborgaren har uppehållsrätt om han eller hon är arbetstagare eller egen företagare i Sverige, har kommit till Sverige för att söka arbete och har en verklig möjlighet att få en anställning, är inskriven som studerande vid en erkänd utbildningsanstalt i Sverige och enligt en försäkran om detta har tillräckliga tillgångar för sin och sina familjemedlemmars försörjning. Vidare har en heltäckande sjukförsäkring för sig och sina familjemedlemmar som gäller i Sverige. Med familjemedlem avses make/maka eller sambo. Med familjemedlem avses vidare släkting i rakt nedstigande led till EU-medborgare eller till hans eller hennes make eller sambo, om släktingen är under 21 år eller är beroende av dem för sin försörjning. Slutligen avses även släkting i rakt uppstigande led till EU-medborgare eller till hans eller hennes make eller sambo, om släktingen är beroende av dem för sin försörjning. En registrerad partner jämställs med make. Det skall noteras att familjemedlemmar inte behöver vara EUmedborgare för att ha uppehållsrätt. Om en svensk medborgare gifter sig med en medborgare från annat EU-land eller annat utomnordiskt land, ska denne dock ha sökt och beviljats uppehållstillstånd i Sverige innan inresa i landet. Detta krävs dock inte om medborgaren från annat EU-land själv uppfyller kriterierna för att ha uppehållsrätt exempelvis genom en anställning i Sverige. Uppehållsrätten finns så länge villkoren är uppfyllda. En EU-medborgare som har vistats lagligt i Sverige utan avbrott under minst fem år har permanent uppehållsrätt. Registrering och ansökan om uppehållskort En EU-medborgare som har uppehållsrätt och som avser att stanna i Sverige under längre tid än tre månader skall enligt utlänningslagen registrera sig hos Migrationsverket. Registreringsskyldigheten gäller dock inte arbetssökande. En EU-medborgares familjemedlem som inte är EU-medborgare skall ansöka om uppehållskort hos Migrationsverket senast 3 månader efter ankomsten till Sverige. Ett bevis om registreringen och ett intyg om inlämnad ansökan om uppehållskort utfärdas omedelbart. Uppehållskortet, som skall upprättas inom sex månader från ansökan, gäller i fem år från dagen för utfärdandet. Ett bevis om registrering eller ett intyg om inlämnad ansökan om 4

12 uppehållskort kan användas av EU-medborgaren vid en biståndsansökan för att visa att han eller hon har uppehållsrätt som t.ex. arbetstagare. Yrkesverksamma personer En EU-medborgare har uppehållsrätt om han eller hon är arbetstagare eller egen företagare i Sverige. Detta förutsätter att en arbetstagare kan visa intyg om anställning eller liknande. Om en EU-medborgare som arbetstagare vistas i Sverige har de samma rätt till ekonomiskt bistånd som svenska medborgare. För rätt till bistånd krävs det självklart att övriga krav enligt 4 kap 1 SoL är uppfyllda. Arbetssökande En EU-medborgare har vidare uppehållsrätt om han eller hon är arbetssökande i Sverige med verklig möjlighet att få anställning. Enligt EG-rättlig praxis har den arbetssökande i regel rätt att vistas 6 månader i medlemsstaten för att söka arbete. Vad gäller socialt bistånd till personer som är arbetssökande har dessa enligt EG-rätten ingen rätt till socialt skydd men däremot har de möjlighet att få stöd enligt socialtjänstlagen. Rätten till bistånd för dessa personer har hittills inte prövats av Regeringsrätten och därför är det osäkert hur långt kommunens yttersta ansvar sträcker sig. Vistelsebegreppet och socialtjänstens regler om kommunens yttersta ansvar samt den enskildes rätt till bistånd innebär att en individuell prövning måste göras om bistånd skall utgå och i vilken omfattning. En arbetssökande EU-medborgare har i regel inte rätt till försörjningsstöd. En individuell bedömning måste dock alltid göras i det enskilda fallet, där hänsyn bl.a. skall tas till vistelsetidens längd och avsikten med vistelsen. Se även under Akut nödsituation. För personer med rätt till arbetslöshetsersättning enligt hemlandets regler finns möjlighet att under tre månader ta med sig denna ersättning till det land där man tillfälligt vistas. Kommunen måste från fall till fall bedöma om, och i så fall, i vilken omfattning bistånd skall utges. Icke yrkesverksamma personer Vidare har vissa studerande och personer, t.ex. pensionärer, som har tillgångar för sin och sina familjemedlemmars försörjning och en heltäckande sjukförsäkring uppehållsrätt. En EU-medborgare, som lagligen vistas i Sverige vid biståndsbedömningen, ska i princip behandlas på samma sätt som en svensk medborgare under samma förutsättningar. Kommunen måste från fall till fall bedöma om, och i så fall, i vilken omfattning bistånd skall utges. Tillfällig vistelse EU-medborgare som tillfälligt vistas i Sverige, t.ex. som turister eller affärsresande, och som inte har något arbete i Sverige och inte heller har för avsikt att arbeta i Sverige ska vid ekonomiska problem i första hand hänvisas till det egna landets ambassad eller konsulat. I princip föreligger rätt till ekonomiskt bistånd i en nödsituation och kommunen är skyldig att pröva biståndsbehovet i de fall behovet inte kan tillgodoses på annat sätt. Det yttersta ansvaret skulle i det enskilda fallet kunna ge den enskilde matpengar samt en biljett hem. Det skall noteras att en EU-medborgare som uppfyller kriterierna för uppehållsrätt enbart kan bli aktuella för avvisning i särskilda situationer. EU-medborgare som inte är arbetstagare, egenföretagare, arbetssökande och deras familjemedlemmar får dock avvisas t.ex. om de under vistelsen i Sverige utgör en belastning för biståndssystemet enligt socialtjänstlagen. Den underrättelseskyldighet till polisen som föreligger enligt 7 kap. 1 utlänningsförordningen omfattar inte EU-medborgare med uppehållsrätt. 5

13 Akut nödsituation Rätt till bistånd finns alltid i akuta nödsituationer. Vid dessa situationer ska det särskilt beaktas om det finns barn i familjen. Ett avslag på en ansökan om bistånd får inte leda till att ett barn far illa. 6

14 2. Frivilliga organisationer i Alingsås och vad de kan erbjuda utsatta för stöd och hjälp Frälsningsarmén Frälsningsarmén har Öppet Hus med frukost 09:00 och sopplunch 12:30 tisdagar och torsdagar, öppet för alla. Frukost för 20: - och sopplunch för 30: -, den som inte har pengar äter gratis. De har ofta bröd att dela ut och kan ibland även hjälpa till med matkasse. I samband med öppet hus på torsdagarna går det bra att duscha hos dem. Finns tvål, schampo, rakgrejer, badlakan, rena underkläder, strumpor osv. De har också en stående "öppen" tvättid på torsdagar för den som vill tvätta. De samarbetar med Vinden och kan förmedla filtar, varma kläder m.m. som de skänker till EU-migranterna. De har bra möjligheter att vara ganska "operativa", De har ett besöksteam som varje vecka rör sig ute i stan och kan prata och bjuda in och förmedla hjälp om så behövs. Verksamheten är också beroende av att medel kommer in. Vinden Vinden kan bistå med kläder, filtar och liknande (begagnat) som EU-migranterna kan tänkas behöva. Vinden har kontakt med Frälsningsarmén och jobbar på en samordning med deras kontakter. Stadsmissionen Stadsmissionen bidrar gärna med kunskap och stöd i frågorna kring EU-migranterna. De har tillgång till ett stort utbud av forskning, och på deras hemsida finns också mycket kunskap som kan vara till hjälp. Lions Club Arbetar inte operativt på fältet men kan stötta verksamheter som gör det när speciella behov uppstår. De har bland annat bidragit med medel till Frälsningsarmén till stöd för utsatta EU-migranter. 7

15 Kontaktuppgifter till Frivillig organisationer Equmeniakyrkan Lions Club Pingstkyrkan Korskyrkan Frälsningsarmén (Susann Åsbogård) Vinden Islamiskt center i Alingsås j.ayeb@yahoo.se Göteborgs kyrkliga stadsmission kjell.larsson@stadsmissionen.org sara.larsson@stadsmissionen.org 8

16 3. Tillfälliga boenden i Alingsås STF Vandrarhem Alingsås/Plantaget: STF Vandrarhem Alingsås/Hjälmared: Tångaheds Vandrarhem Vårgårda: Lövekulle Camping Alingsås: Lygnareds Camping Alingsås: Vid platsbrist på ovanstående boenden undersöks möjligheten till tillfälligt boende i kranskommuner. 9

17 10

18 Ärende 3 Flerårsstrategi för Socialnämnden

19 Datum: Socialnämnden Handläggare: Ninni Flodin Direktnr: Beteckning: SN Flerårsstrategi för Socialnämnden Ärendebeskrivning Enligt kommunens styrmodell ska socialnämnden fastställa en flerårsstrategi över de tre kommande åren. Flerårsstrategin omfattar socialnämndens åtaganden, intern kontroll samt resurser i form av ekonomi och personal. Beredning Förvaltningen har redovisat ärendet i skrivelse med upprättat förslag till flerårsstrategi för daterad Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sammaträdet , 21. Förslag till beslut i Socialnämnden Socialnämnden fastställer flerårsstrategi i enlighet med förvaltningens förslag. Exp: Kommunstyrelsen Susanne Åhman Marita Haglund Björn Lind Karin Alvermalm Ninni Flodin Socialförvaltningen Susanne Åhman Förvaltningschef Ninni Flodin Utvecklingsledare Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approver Date

20 Socialnämndens flerårsstrategi

21 Socialnämndens flerårsstrategi Verksamhet Socialnämndens flerårsstrategi tar sin utgångspunkt i Flerårsstrategi för Alingsås kommun och kommunfullmäktiges tolv prioriterade mål samt de riktade uppdrag som tilldelas socialnämnden. Utifrån dessa förutsättningar har en väsentlighetsoch riskanalys genomförts. Huvudsaklig verksamhet Socialnämnden bedriver sin verksamhet utifrån reglemente, lagstiftning och föreskrifter. Socialnämnden ska se till att den socialtjänst som tillhandahålls bedrivs på demokratins och solidaritetens grund, främjar människornas ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktiva deltagande i samhällslivet. Vidare ska socialtjänsten under hänsynstagande till människans ansvar för sin och andras sociala situation inriktas på att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser. Verksamheten skall bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. Vid åtgärder som rör barn ska barnets bästa särskilt beaktas. Vid beslut eller andra åtgärder som rör vårdeller behandlingsinsatser för barn ska vad som är bäst för barnet vara avgörande. Med barn avses varje människa under 18 år. 1 Socialnämndens ansvarar för kommunens verksamheter för personer med funktionsnedsättning, individ- och familjeomsorg samt arbetsmarknadsfrågor. Inom dessa områden ger socialnämnden insatser i form av råd, service och stöd till barn, ungdomar och vuxna, enskilda och familjer. Nämnden arbetar med myndighetsutövning som styrs av flera lagar, t ex lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), socialtjänstlagen (SoL), lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). Från och med 1 juli 2014 ansvarar Socialnämnden för ensamkommande barn, ett ansvar som överfördes från Utbildningsnämnden. 1 Socialtjänstlagen (2001:453) 1 kap Socialtjänstens mål, 1-3 2

22 Kommunfullmäktiges vision, 12 prioriterade mål och uppdrag till nämnden Alingsås vision Alingsås är den moderna mötesplatsen med småstadens fördelar och storstadens möjligheter. Alingsås har en central roll i Västsveriges utveckling och satsar på hållbarhet och livskvalitet i hela kommunen. Alingsås har invånare år Alingsås 12 prioriterade mål I Alingsås är det tryggt och säkert och välkomnande finns goda möjligheter till arbete och företagande finns det attraktiva boendemöjligheter råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet finns det valfrihet och självbestämmande utvecklas vården och omsorgen för individens behov ger utbildning kunskaper för en dynamisk framtid har vi ett rikt och stimulerande kultur-, idrotts- och föreningsliv skapar infrastrukturen möjligheter för tillväxt skapar vi goda livsmiljöer genom långsiktigt hållbar utveckling minskar vi vår miljöpåverkan genom energieffektiv omställning Uppdrag Socialnämnden har i kommunens flerårsstrategi fått följande uppdrag: Att fortsatt kartlägga de höga standardkostnaderna inom individ- och familjeomsorgen och vidta åtgärder för att minska avvikelsen. Att fortsatt utveckla valfrihetsmodeller inom ramen för lagen om valfrihetssystem. Att vidta åtgärder för att minska användningen av droger samt öka de förebyggande insatserna. Att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskostnaderna, främst för unga. 3

23 Nuläge utifrån prioriterade verksamhetsområden och åtaganden 2014 samt kommande utmaningar Beroendeverksamheten Att uppnå god kvalitet i beroendeverksamheten har varit ett av nämndens åtaganden 2014 och detta är ett långsiktigt åtagande och kommer att fortgå under Den egna verksamheten behöver utvecklas och i större utsträckning anpassas till behoven, prioritering av målgrupper behöver fastställas, analys av kostnaderna för verksamheten och samverkan internt och externt behöver utvecklas. LOV Ett åtagande för nämnden 2014 har varit att införa LOV i två verksamheter. Införandet av LOV finns med i nämndens flerårsstrategi Minska avvikelsen för standardkostnader inom individ- och familjeomsorgen Under 2014 har nämnden kartlagt och vidtagit åtgärder för att minska avvikelsen från standardkostnaderna inom individ- och familjeomsorgen. År 2012 hade Alingsås kostnader som var 24 procent högre än motsvarande kommuner, år 2013 var siffran 11 procent. (Delvis hänger minskningen ihop med förändrat beräkningssätt.) En del i de höga standardkostnaderna är höga kostnader för placeringar. Metoder och arbetssätt kommer att utvecklas för att åstadkomma färre och kortare placeringar. Det ungdomsboende som startade i januari 2015 för hemtagning av ungdomar som är placerade utanför Alingsås kommun innebär lägre kostnader för externa placeringar. Vidare är det viktigt att utveckla den systematiska uppföljningen och utvärderingen av de öppna insatser som kommunen erbjuder, höga kostnader för öppna insatser bidrar till höga standardkostnader. Samverkan kring den enskilde Ett område som nämnden fortsatt behöver utveckla är samverkan och samordnade insatser kring den enskilde (SIP). En kvalitetsaspekt är att det finns en helhetssyn och samordning kring de tjänster som den enskilde har behov av. Nämnden behöver intensifiera och prioritera detta arbete internt och i dialog med samverkanpartners sjukvård och primärvård. Ökat flyktingmottagande Ensamkommande barn/ungdomar är en grupp som ökar stadigt och påverkar såväl förskola, skola, bostäder och socialtjänst. Kompetens som motsvarar framtiden behov Vissa yrkeskategorier är svårrekryterade, exempelvis socialsekreterare, chefer och personliga assistenter. För att möta framtida ökade krav på kommunala insatser kommer en av kommunens framtida utmaningar vara att säkerställa rätt kompetens. IT-utvecklingen Det sker en ständig utveckling inom IT. Såväl Alingsås kommun som socialförvaltningen måste rusta inför framtiden där IT blir ett bättre stöd för verksamheten och ett stöd i brukarens vardag och underlättar för medborgarna att ha kontakt med förvaltningen. Tillgång till bostäder Ett område som har stor betydelse för socialnämndens målgrupper, men som nämnden inte har direkt inflytande över, är tillgången till bostäder. Samhället och kommunen har ett 4

24 bostadssocialt ansvar för alla kommuninvånare. För att samhället ska uppfylla sitt ansvar är en förutsättning att både kommunen och fastighetsägare tar sitt ansvar i frågan. Det råder en brist på bostäder i kommunen, dels vad gäller billiga bostäder för förvaltningens målgrupper, men även bostäder med särskild service för vuxna. Socialnämndens åtaganden och nyckeltal Varje nämnd ska identifiera åtaganden som bedöms som nödvändiga förändringar för att uppnå kommunens prioriterade mål. Utifrån risk- och väsentlighetsanalysen och kommunens 12 prioriterade mål har socialnämnden för 2015 identifierat två prioriterade områden och formulerat följande åtaganden: Socialnämnden åtar sig att uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten Socialnämnden åtar sig att uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten Genom dessa båda åtaganden bidrar socialnämnden till ökad måluppfyllelse för flera av Kommunfullmäktiges 12 prioriterade mål. Vidare så kommer socialnämnden genom detta åtagande även att bidra till uppfyllelse av de riktade uppdrag som tilldelas socialnämnden i Flerårsstrategi för Alingsås kommun

25 Av Kommunfullmäktiges 12 prioriterade mål bryter Socialnämnden ned 6 av dessa. Prioriterat mål och indikator (från Kommunfullmäktige) I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande Indikator: Självförsörjningsgraden skall öka Socialnämndens åtagande och nyckeltal Socialnämndens arbete med tilldelade uppdrag, prioriterade mål och indikatorer Socialnämnden har av Kommunfullmäktige fått i uppdrag att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningskostnaderna, främst för unga. Nyckeltal: Försörjningsstödskostnader totalt, mnkr Utfall 2013:22,3 Utfall 2014:21,4 Nyckeltal: Försörjningsstödkostnader unga, mnkr Utfall 2013:5,5 mnkr Utfall 2014:4,4 mnkr 6

26 Prioriterat mål och indikator (från Kommunfullmäktige) I Alingsås råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning Indikator: Kvaliteten i relation till redovisad kostnad skall öka Socialnämndens åtagande och nyckeltal Åtagande: Socialnämnden åtar sig att uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten Nyckeltal: Total köpt extern vård på institution, barn- och ungdomsverksamheten (mnkr) Utfall 2013: 21,4 mnkr Utfall 2014: 21,0 mnkr Åtagande: Socialnämnden åtar sig att uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten Nyckeltal: Total köpt extern vård på institution, LVM (mnkr) Socialnämndens arbete med tilldelade uppdrag, prioriterade mål och indikatorer Socialnämnden har av Kommunfullmäktige fått i uppdrag att vidta åtgärder för att minska avvikelsen för strukturårsjusterad standardkostnaden inom IFA. Nyckeltal: Avvikelse från strukturjusterad standardkostnad inom individ- och familjeomsorgen, % Utfall 2012: 24 % Utfall 2013: 11 % Utfall 2013: 2,0 mnkr Utfall 2014: 4,1 mnkr 7

27 Prioriterat mål och indikator (från Kommunfullmäktige) I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet Indikator: Medborgarnas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen skall förbättras Socialnämndens åtagande och nyckeltal Socialnämndens arbete med tilldelade uppdrag, prioriterade mål och indikatorer Utveckla verksamheten genom att ta hand om synpunkter från brukare. Nyckeltal: Antal inkomna synpunkter. Utfall 2013: 10 Utfall 2014: 23 Indikator: Nöjd-medarbetar-index skall höjas Nyckeltal: Resultat tillgänglighetsundersökning Utfall 2013: Utfall 2014: Nyckeltal: Nöjd-medarbetarindex Utfall 2014: 3,7 I Alingsås finns det valfrihet och självbestämmande Indikator: Antalet verksamheter som omfattas av LOV ska bli fler Socialnämnden har av Kommunfullmäktige fått i uppdrag att utveckla valfrihetsmodeller. Socialnämnden skall införa LOV i de verksamheter som socialnämnden under 2014 beslutat. Nyckeltal: Antal verksamheter som omfattas av LOV Utfall 2013: 0 Utfall 2014: 0 8

28 Prioriterat mål och indikator (från Kommunfullmäktige) I Alingsås utvecklas vården och omsorgen för individens behov Socialnämndens åtagande och nyckeltal Socialnämndens arbete med tilldelade uppdrag, prioriterade mål och indikatorer Nyckeltal: Antal samordnade individuella planer (SIP), barn- och ungdomsverksamhet Utfall 2013: Utfall 2014: per Nyckeltal: Antal samordnade individuella planer (SIP), beroendeverksamhet Utfall 2013: Utfall 2014: per I Alingsås skapar vi goda livsmiljöer genom långsiktigt hållbar utveckling Verka för att social hänsyn förs in vid kommunens upphandlingar. Internkontrollplan För att säkerställa att socialnämnden bedriver en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, att lagar, förordningar och föreskrifter efterlevs samt att socialnämnden har en tillförlitlig finansiell rapportering har en riskbedömning gjorts. Förvaltningsledningen har under 2014 påbörjat utveckling av den interna styrningen och uppföljningen. Detta arbete kommer att fortsatt utvecklas under 2015 också utifrån att uppfylla kraven för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Socialförvaltningen arbetar just nu med att lägga en grund i många delar av verksamheten och det arbetet behöver fortgå kommande år. Det handlar om att fastställa metoder och arbetssätt, dokumentera rutiner, arbeta med värdegrund, säkerställa prognosarbetet, säkerställa ekonomiska rutiner m.m. Fler av dessa delar finns med i Socialnämndens internkontrollplan, bilaga 1. 9

29 Ekonomi Socialförvaltningen budget 2015 Ekonomiska förutsättningar för 2015 Socialförvaltningens kommunbidrag 2015 är kkr. Kommentar kkr Kommunbidrag Indexuppräkning Besparingskrav 1% (från flerårsstrategi ) Extra besparingskrav 0,75% (från flerårsstrategi ) Riktad besparing - höga standardkostnader IFO Ramflytt - bemanningsenhet Ramflytt - föreningsbidrag -498 Ramflytt - ensamkommande barn Kommunbidrag Totalt är besparingskravet år 2015 på Socialnämnden 8,3 mnkr (3,6 + 2,7 + 2,0). Dessutom erhåller Socialnämnden inte längre intäkt för Centret för rehab och integration, 3 mnkr. Detta innebär att det krävs åtgärder för att nämnden ska ha en ekonomi och verksamhet i balans, samtidigt som det i utgångsläget finns ett visst utrymme då nämnden de två senaste åren (2013 och 2014) har gjort ett ekonomiskt överskott. De främsta åtgärderna för att sänka nämndens kostnader 2015 är: Minskning av köpta placeringar, 8 mnkr Minskning av verksamheten inom Arbetsmarknadsenheten, 1,5 mnkr (plus minskning av verksamheten p.g.a. avsaknad av intäkter från Arbetsförmedlingen) Minskning av kostnaderna vid korttidsverksamheten, 2 mnkr. Köpta placeringar Prognosen för 2014 visar på ett utfall för externt köpta placeringar på 50,5 mnkr, exkluderat kostnader för platser för ensamkommande barn. För 2015 budgeterar nämnden en kostnad på 42,5 mnkr. Socialnämnden får intäkter från Migrationsverket för kostnaden för köpta platser för ensamkommande barn. För att Socialförvaltningen skall kunna arbeta mer aktivt med alternativ till köpta placeringar har ett ungdomsboende, med en budget på 6 mnkr, startat i januari

30 Socialförvaltningen ska till ungdomsboendet successivt under året ta hem redan placerade ungdomar. Andra hemmaplanslösningar är att arbeta mer mot familjehem samt att IFA kommer att förstärkas med handläggare samt förstärka det förebyggande arbetet. Detta ger möjligheterna att kunna arbeta mer aktivt med andra alternativ än att köpa placeringar. Arbetsmarknadsenheten och försörjningsstöd Under 2015 minskas verksamheten på Arbetsmarknadsenheten med 1,5 mnkr då socialnämnden 2015 inte får ett riktat kommunbidrag motsvarande 3 mnkr. Verksamheten är också anpassad till minskade intäkter från Arbetsförmedlingen med 10 mnkr (förstärkt arbetsträning, UGA, Fas 2, Fas 3 med mera). Med arbetsmarknadsenhetens förändrade förutsättningar finns risk för att fler människor kommer i behov av försörjningsstöd. För att möta detta har Stöd- och försörjningsenheten förstärkts på handläggarsidan. Nämnden har lyckats med att sänka kostnaderna för försörjningsstöd har kommunfullmäktige gett nämnden uppdrag att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskostnaderna, främst för unga. Korttidsverksamheten Korttidsverksamheten har ett uppdrag att förtydliga insatsen kring korttidsplaceringarna samt att anpassa volymen till de behov som finns nu och framöver. Platserna fylls inte idag och därför finns en möjlighet att se över en minskning av antal platser och att samordna lokaler som ger en besparing på 2 mnkr. Effekten av översynen och samordningen kommer ge helårseffekt Personlig assistans Personlig assistans ökar i volym. Detta ger en påverkan dels på kostnad för den egna produktionen men även kostnaden för de 20 första timmarna ökar. I budget 2015 har Socialnämnden har tagit höjd för en ökning av 20 första timmarna med 2 mnkr jämfört med budget Stöd Under 2015 kommer satsningen på chefer att fortsätta för att stärka dem i deras roll. En förstärkning av förste socialsekreterare/stödpedagog har gjorts. Satsning kommer även att ske på våra IT-system som t.ex. ProCapita och MagnaCura för att de skall bättre följa verksamhetens interna och externa behov. 11

31 Gruppboende Socialförvaltningen planerar att under 2015 starta upp ett Bostad med särskild serviceboende för att möta behovet av de ej verkställda beslut som finns där nämnden riskerar vite om inte beslut verkställs. Socialnämndens åtagande 2015 Socialnämndens åtagande under 2015 är att uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten samt beroendeverksamheten. Att dessa områden är nämndens åtagande genomsyrar budget Genom att aktivt arbeta med alternativ till köpta placeringar för både barn och unga samt missbrukare ser nämnden att Alingsås kommun kan utveckla vård och omsorg efter individens behov. 12

32 Personal Personal, löner och kompetensförsörjning Vissa yrkeskategorier är svårrekryterade, exempelvis socialsekreterare, chefer och personliga assistenter. För att möta framtida ökade krav på kommunala insatser kommer en av kommunens framtida utmaningar vara att säkerställa rätt kompetens. Omsättningen av socialsekreterare har varit stor inom individ- och familjeomsorgen samtidigt som vi under våren förstärker personalgrupperna med ytterligare handläggare. Detta leder till ett ökat rekryteringsbehov av denna grupp. Det finns ett ständigt behov av vikarier inom personlig assistans och boende. Bemanningsservice och projektet Smartare bemanning är ett sätt att möta detta. En ökning av antalet assistansärenden ger ett behov av fler personliga assistenter. Arbetsmiljö På förvaltningsnivå har förvaltningens samverkansgrupp i samband med den årliga skyddsronden identifierat områden för att förbättra arbetsmiljön. Under 2015 kommer förvaltningen att fortsätta arbetet med att förbättra chefernas arbetsmiljö och förutsättningar att vara chef. Satsningen innefattar bland annat arbete med utbildning i styrning och ledning och utbildning i ständiga förbättringar. Förvaltningen kommer att arbeta för att öka anmälningsfrekvensen av tillbud och arbetsskador. Med en bättre anmälningsfrekvens kommer man att kunna följa utvecklingen bättre och fånga upp och reagera på signaler på ett tidigt stadium. Nöjd medarbetarindex mäts i samband med medarbetarenkäten och är en indikator i kommunfullmäktiges flerårsstrategi. Förvaltningen arbetar vidare för att ge cheferna verktyg att vara chefer och medarbetarnas arbetsmiljö bland annat i form av förbättrade arbetsplatsträffar. På alla nivåer inom förvaltningen används mätstickan månatligen. Mätstickan är ett instrument för att följa arbetsbelastning och välmående. 13

33 Bilaga 1, Internkontrollplan Internkontrollplan 2015, Socialnämnden Internkontrollplanen ska följas upp i samband med våruppföljningen, delårsredovisningen och årsredovisningen Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Ansvarig Brukare Att ta hand om synpunkter från brukare/kunder. Att vi omhändertar synpunkter och idéer från brukare/anhöriga, vilket innebär att vi har möjlighet att rätta till brister och tar möjligheten att utveckla verksamheten. Att det finns en förvaltningsspecifik rutin för hur klagomål och synpunkter omhändertas. Kontroll att rutin finns. Avdelningschef för Planeringsavdelningen Brukare Lex Sarah Lex Maria Att vi rapporterar avvikelser. Att det finns en rutin för avvikelsehantering. Kontroll att rutin finns. Avdelningschef för Planeringsavdelningen Brukare Standardiserade handläggningsprocesser Likabedömning och rättssäkerhet. Att kartlägga processen. Att kartläggning är gjord. Avdelningschef för Individ- och familjeomsorg Verksamhet Att registrera i våra verksamhetssystem. Att våra verksamhetssystem, ekonomidatasystem, personaladministrationssystem m.fl. innehåller korrekt data, så att beslut fattas på rätt grunder. Granska att registrering görs enligt definitioner. Eventuell köp av extern granskning i samband med Kostnad per brukare. Avdelningschef för Planeringsavdelningen 14

34 Bilaga 1, Internkontrollplan Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Ansvarig Medarbetare Att bemanna på boenden Att säkerställa bemanningskraven. Vårdtyngdsmätning Beställa från extern leverantör. Avdelningschef för Utföraravdelningen Medarbetare Kompetensförsörjning Att förvaltningen attraherar och rekryterar rätt kompetens, och behåller och utvecklar kompetens. Kompetensförsörjningsplan upprättas. Granska att plan finns. Personalsekreterare Ekonomi Att göra inköp. Att inköp görs inom avtal. Vid internkontroll 2014 framkom brister. Att inköp görs enligt avtal. Granskning att inköp av livsmedel och kontorsmaterial görs inom avtal. Controller Ekonomi Att betala sjuklönekostnader för personlig assistans. Att förvaltningen betalar kostnader som förvaltningen ska stå för. Att fakturor till externa utförare betalas ut på rätt grunder. Eventuellt en extern granskning. Avdelningschef för Utföraravdelningen Ekonomi Att betala ut pengar. Att utbetalningar sker till de som beviljats medel och till leverantörer. Att utbetalningar sker till rätt person och med beslut som underlag. Granskning av processen. Avdelningschef för Planeringsavdelningen 15

35 Bilaga 1, Internkontrollplan Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Ansvarig Ekonomi Att intäkter rekvireras Att förvaltningen får in de intäkter som vi har rätt/möjlighet till. Att förvaltningsledningen månatligen följer prognosen för utfall av intäkter i förhållande till budget. Befintligt inbyggt kontrollmoment. Avdelningschef för Planeringsavdelningen Att Planeringsavdelningen har kartlagt vilka olika slag av intäkter som förvaltningen har rätt till, och vem som ansvarar för att vi erhåller intäkten. Kontrollera att förteckning finns Avdelningschef för Planeringsavdelningen Ekonomi Att göra prognoser för ekonomi Att förvaltningen, avdelning och enhet gör korrekta prognoser för att kunna använda nämndens resurser och att beslut fattas på rätt grunder. Utfallet 2013 och 2014 för några enheter har avvikit från prognosen utan förklaring till avvikelsen. Att chefer månatligen gör skriftliga kommentarer till sin ekonomiska prognos. Att de ekonomiska prognoserna är tillförlitliga. Befintligt inbyggt kontrollmoment. Granskning av avvikelser mellan prognos under året jämfört med utfall, tillsammans med kommentarer till avvikelser. Controller Avdelningschef för Planeringsavdelningen 16

36 Bilaga 1, Internkontrollplan Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Ansvarig Ekonomi Ekonomirutiner Att administrationen är effektiv, att nämnden får stå för kostnader utifrån beslut på korrekta grunder. Att ekonomiska rutiner är dokumenterade. Granska vilka rutiner som är dokumenterade och vilka som saknar dokumenterad rutin. Avdelningschef för Planeringsavdelningen 17

37 Ärende 4 Samverkansavtal mellan Föreningen Kvinnojouren Olivia och Alingsås kommun, Lerums kommun och Vårgårda kommun

38 Datum: Socialnämnden Handläggare: Ninni Flodin Direktnr: Beteckning: SN Samverkansavtal mellan Föreningen Kvinnojouren Olivia och Alingsås kommun, Lerums kommun och Vårgårda kommun Ärendebeskrivning Förslag till nytt samverkansavtal mellan Kvinnojouren Olivia och kommunerna Alingsås, Vårgårda och Lerum avseende utbetalning av föreningsbidrag. Socialnämnderna i de respektive samverkanskommunerna har ansvar för att erbjuda och tillhandahålla stöd, hjälp och skydd för våldsutsatta personer. För att uppfylla detta ansvar lämnar samverkanskommunerna ett föreningsbidrag till Kvinnojouren Olivia. Förslag till beslut i Socialnämnden Socialnämnden godkänner sin del av avtalet i förslag till nytt samverkansavtal mellan Kvinnojouren Olivia och kommunerna Alingsås, Vårgårda och Lerum. Exp: Göran Lindén Susanne Åhman Socialförvaltningen Susanne Åhman Förvaltningschef Göran Lindén Samordnare våld i nära relationer Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

39 Samverkansavtal avseende utbetalning av föreningsbidrag från kommunerna Lerum, org nr , Alingsås, org nr , och Vårgårda, org nr till Kvinnojouren Olivia, org nr Bakgrund Detta avtal är ett samverkansavtal mellan Kvinnojouren Olivia (hädanefter kvinnojouren ) och kommunerna Alingsås, Lerum och Vårgårda (hädanefter gemensamt benämnt som samverkanskommunerna eller som respektive samverkanskommun ) avseende utbetalning av föreningsbidrag. Socialnämnderna i de respektive samverkanskommunerna har ansvar för att erbjuda och tillhandahålla stöd, hjälp och skydd för våldsutsatta personer. För att uppfylla detta ansvar lämnar samverkanskommunerna ett kommun/föreningsbidrag till kvinnojouren, vilket syftar till att kvinnojouren ska kunna bedriva en verksamhet som erbjuder skyddat och tillfälligt boende samt annat stöd i öppen form som våldsutsatta kvinnor och barn kan ha behov av. I avtalet regleras vilka insatser i boende och stöd i öppen form som kvinnojouren utför enligt socialtjänstlagen (hädanefter SoL ) samt hur kvaliteten i dessa insatser säkerställs. Med skyddat boende avses ett boende som tillhandahåller platser för heldygnsvistelse avsedda för kvinnor och barn som behöver insatser i form av skydd mot hot, våld eller andra övergrepp tillsammans med andra relevanta insatser. Med tillfälligt boende avses när någon behöver lämna sitt hem på grund av våld, men inte har behov av skydd. Det tillfälliga boendet ger kvinnan möjlighet att få tid att ordna upp sin situation och hitta en permanent bostad. I avtalet regleras även respektive samverkanskommuns åtagande gentemot kvinnojouren. De regler som detta avtal stipulerar avseende utförande och för att föreningsbidraget ska utbetalas gäller inte då kvinnojouren tar emot kvinnor som har sökt sig till kvinnojouren utan inblandning av respektive samverkanskommuns socialnämnd. Åtaganden Kvinnojouren åtar sig att; - erbjuda tillfälliga boenden och skyddade boenden för kvinnor, hemmahörande i respektive kommun, i behov av dessa insatser. - erbjuda och verka för att kvinnornas minderåriga barn, oavsett kön, t o m 18 års ålder erbjuds boende tillsammans med kvinnan. - erbjuda stöd i öppen form (samtalsstöd, stöd i kontakter med andra myndigheter, mm) 1

40 - samt i övrigt uppfylla de krav som regleras i detta avtal. Respektive samverkanskommun åtar sig att; - årligen och tillsammans bevilja ett bidrag till kvinnojouren på :-. Respektive samverkanskommuns bidragsdel framgår nedan. - samt i övrigt uppfylla de krav som regleras i detta avtal Kvalitetskriterier Socialtjänsten har ansvar för att kvaliteten är god vid insatser enligt SoL som utförs av kvinnojour. Det gäller för alla kvinnor och barn som kommer i kontakt med jouren efter beslut om bistånd av respektive socialnämnd samt serviceinsatser efter hänvisning av socialnämnden. Kvinnojouren har ansvar för att erbjuda god kvalitet i sina insatser samt att utföra insatserna i enlighet med socialtjänstens uppdrag i varje enskilt fall. Barnperspektiv Vid kvinnojourens insatser för kvinnor med barn ska vad som är bäst för barnet vara avgörande. Med barn avses varje människa under 18 år (SoL kap 1, 2). Tillgänglighet De samverkande kommunerna samt respektive kommuns invånare ska kunna nå kvinnojouren via telefon följande tider under årets 12 månader: Vardagar Lördagar Söndagkvällar Övrig tid ska meddelande kunna lämnas på telefonsvarare. Kompetens Kvinnojouren ansvarar för utbildning av sina anställda och de jourkvinnor som ingår i kvinnojouren. I den utbildning för jourkvinnorna som kvinnojouren anordnar medverkar socialnämnden i någon eller samtliga samverkanskommuner för att presentera respektive verksamhet, vilken riktar sig till våldsutsatta kvinnor/barn. Kvinnojouren ansvarar för handledning till de anställda. Minst en av de anställda bör ha högskoleutbildning (socionom eller likvärdig högskoleutbildning med social inriktning). 2

41 Personaltäthet Kvinnojouren ska ha två heltidsanställda (2 årsarbetare). Vid sidan av de heltidsanställda finns en jourgrupp med ideellt arbetande kvinnor, de så kallade jourkvinnorna. När det i detta avtal anges att något ska utföras eller vidtas av kvinnojourens personal avses även, om relevant, jourkvinnorna. Nattetid vardagar och helger finns inte personal eller jourkvinnor närvarande på kvinnojouren. Boendekvinnor och deras barn ska utanför kontorstid och via särskild jourtelefon dock kunna nå någon inom kvinnojouren som vid varje tillfälle är ansvarig för stöd. Vid akuta behov ska kvinnojouren ordna stödperson för boendekvinnor och deras barn under kvälls- och nattetid. Vård- eller arbetsplan och genomförandeplan Respektive socialnämnd upprättar tillsammans med kvinnan en skriftlig vård- eller arbetsplan för henne och eventuellt medföljande barn. Vård- eller arbetsplanen ska beskriva det övergripande målet med deras boende. Vård- eller arbetsplanen förvaras av socialnämnden i kvinnans personakt. Socialnämnden upprättar tillsammans med kvinnan och kvinnojouren - en skriftlig genomförandeplan för den enskilda kvinnan och de eventuella barn som flyttar till boendet. Planen ska ge svar på vad som ska göras av kvinnojouren, när och hur. Den ska även ange när dess insatser ska följas upp. Genomförandeplanen förvaras i kvinnans personakt på kvinnojouren och av socialnämnden. Ett möte för att upprätta genomförandeplan ska hållas snarast inom fem dagar - efter att kvinnan kommit till boendet. Kvinnojouren är sammankallande. Kvinnojouren ansvarar för att genomförandeplanen sparas och förvaras enligt samma regler som gäller för socialnämnden. I kvinnans personakt på kvinnojouren och vid socialnämnden dokumenteras insatser enligt genomförandeplan och vårdplan. Om kvinnan och/eller barnen avbryter genomförandeplanen (exempelvis flyttar från kvinnojouren och åter till hemmet) ska kvinnojouren informera socialnämnden. Ett avtal tecknas mellan kvinnojouren och berörd socialnämnd om dygnskostnad, period, eventuella övriga kostander (t ex tolk) städning efter utflyttning, respektive parts rätt att avsluta en placering. Se bilaga Avtal. Uppföljning Socialnämnden gör uppföljningar av de insatser kvinnor och barn får via kvinnojouren genom: 1. Övergripande årsredogörelse från kvinnojouren som lämnas till respektive samverkanskommun senast under april månad varje år. Av årsredogörelsen ska det 3

42 ekonomiska bokslutet framgå. Det ska även framgå hur kvinnorna uppfattar hjälpen de fått via bistånd och service. Där ska dessutom framgå hur fördelningen av insatserna mellan de samverkande kommunerna varit. Se bilaga Övergripande årsredogörelse. 2. Ansvarig socialsekreterare i respektive samverkanskommun gör uppföljning för den enskilda kvinnan och hennes eventuella barn. Genomförandplanen följs upp tillsammans med kvinnan och kvinnojouren. Vård- alternativt arbetsplan följs upp tillsammans med kvinnan och barnen. 3. Utvärdering av insatser vid kvinnojouren genomförs av kvinnojouren med kvinnan och med stöd av särskilt frågeformulär som utarbetas i samråd med kvinnojouren. Frågeformuläret används både vid bistånd och vid service enligt SoL. Punkterna 1-3 utgör underlag för en årlig gemensam uppföljning av insatserna med kvinnojouren och respektive samverkanskommuns socialnämnd. Kvinnojouren ansvarar för punkt 1 och 3. Socialnämnden i respektive samverkanskommun ansvarar för punkt 2. Den årliga uppföljning sker genom ett möte mellan företrädare för respektive samverkanskommun och kvinnojouren vid tidpunkt som respektive samverkanskommun initierar. Boendetid Samtliga parter åtar sig att verka för att boendetiden inte överstiger tre månader för kvinnor och barn. Dokumentation Kvinnojouren ansvarar för att insatserna i form av bistånd för enskilda kvinnor och barn vid kvinnojouren dokumenteras. Det innebär att personakt (eller motsvarande) upprättas för varje person (kvinna respektive barn) som omfattas av biståndet. I varje akt ska finnas dokumentation som visar vem som akten avser samt fortlöpande hur ärendet handläggs. Alla uppgifter som kan vara av betydelse för handläggning/genomförande av insats ska föras in i respektive akt. Vid behov kan respektive samverkanskommuns socialnämnd begära att få ta del av dokumentationen hos kvinnojouren som rör enskild kvinna och hennes barn. Kvinnojouren ansvarar för att personakter sparas och förvaras enligt samma regler som gäller för socialnämnden. För erhållande om information avseende syftet med dokumentationen samt dess innehåll och omfattning, se SOSFS 2014:5. Sekretess och tystnadsplikt För de anställda och medlemmarna vid kvinnojouren gäller tystnadsplikt enligt 15 kap 1 SoL: 4

43 Den som är eller har varit verksam inom yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet som avser insatser enligt denna lag får inte obehörigen röja vad han eller hon därvid har fått veta om enskildas personliga förhållanden. Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), kap 26 gäller för verksamheten och de som verkar i den. Säkerhet Säkerheten för de boende regleras via ett fysiskt skalskydd och en så kallad inre säkerhet. Skalskyddet Kvinnojouren har ansvar för att: 1. lokaler och trädgård är barnsäkra, 2. lokalerna har larm som ökar säkerheten för de boende samt att 3. lokalerna är brandsäkra. Årlig brandskyddskontroll av lokalerna ska genomföras och protokoll därifrån lämnas till respektive socialnämnd i samband med årsredogörelsen. (Se lag ( ) om skydd mot olyckor.) Inre säkerheten Förutom det skalskydd som anges ovan, ska den inre säkerheten för de boende säkerställas. Det sker genom att de boende vid ankomsten genomför ett säkerhetssamtal med personalen. Samtalet ska innehålla information om regler om sekretess rörande de andra boende, hantering av mobiltelefon och internetkommunikation och annat av betydelse för inre säkerheten, dvs hur de boende ska agera för att upprätthålla säkerheten. Anmälningsskyldighet angående barn När kvinnojouren utför insatser enligt SoL (bistånd eller service) på uppdrag av en socialnämnd är kvinnojouren skyldig att genast anmäla till socialnämnden om den i sin verksamhet får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa. När kvinnojouren inte utför insatser enligt SoL bör man anmäla till socialnämnden om man får kännedom om att ett barn kan behöva skydd. Kvinnojourens verksamhet omfattas av anmälningsskyldigheten enligt SoL 14 kap. Lex Sarah Som en del i respektive samverkanskommuns socialnämnds systematiska kvalitetsarbete omfattas insatserna (bistånd och service) vid kvinnojouren av Lex Sarah. Det innebär att vid missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden är kvinnojourens personal rapportskyldig. Personalens rapportskyldighet fullgörs genom rapportering till kvinnojourens chef som därefter vidtar åtgärder. Rutiner för hantering enligt Lex Sarah ska finnas. Arbetet ska i huvudsak följa respektive samverkanskommuns socialnämnds riktlinjer för Lex Sarah. 5

44 Tillsynsansvar Inspektionen för Vård och Omsorg, IVO, är tillsynsmyndighet för kvinnojouren i de delar som avser insatser enligt SoL. Verksamhetsförändringar Om kvinnojouren eller någon av samverkanskommunerna avser att genomföra mer omfattande förändringar i respektive verksamhet ska dessa presenteras för respektive avtalsparts kontaktpersoner. Om verksamhetsförändringarna för samverkanskommunens socialnämnd innebär ny organisation för myndighetsutövning av kvinnofridsärenden ska de anställda på kvinnojouren informeras. Om verksamhetsförändringarna på kvinnojouren medför ökade kostnader utöver KPI erfordras respektive samverkanskommuns godkännande för utökat kommunbidrag. Avtalstid Detta avtal gäller för perioden 1 januari 2015 till 31 december Därefter förlängs avtalet med ett år i sänder. Avtalet kan skriftligen sägas upp 6 månader före avtalstidens slut. I annat fall förlängs avtalet med ett år i sänder. Om samverkanskommunerna avser att förlänga avtalet nästkommande år skall samverkanskommunerna senast 30 juni meddela kvinnojouren Olivia beslut om kommunbidrag. Utbetalning/fördelning Respektive kommunbidrag betalas mot faktura utställd av kvinnojouren till respektive samverkanskommun. Fakturering sker förskottsvis i januari och juli månad varje år. Kostnaderna fördelas så att Lerum betalar 44 %, Alingsås 43 % samt Vårgårda 13 %. Med utgångspunkt från de beviljade kommunbidragen för 2015 justeras bidragen för efterföljande år utifrån förändringen i konsumentprisindex (KPI), oktober till oktober. Basmånad utgörs av oktober Bidraget från samverkanskommunerna avser att bland annat bidra till kvinnojourens kostnader för anställda, hyra och övriga lokalkostnader, telefon, fax, internet, kontors- och förbrukningsmaterial, utbildning, information och samverkan med myndigheter. Extrakostnad för särskilda individuella stödinsatser, t ex stödperson nattetid, kan överenskommas genom separat skriftligt avtal. För boendekvinnor och barn beslutar kvinnojouren om en dygnsavgift avseende löpande kostnader för boendet. Då andra kommuner än de som ingår detta avtal medverkar till att kvinnor och barn bor på kvinnojouren ska högre dygnsavgift tas ut. 6

45 Avtalets giltighet Detta avtal gäller under förutsättning att pågående laglighetsprövning, och eventuella kommande laglighetsprövningar, inte medför att respektive samverkanskommuns beslut om att utbetala bidraget upphävs, utan att dessa vinner laga kraft. Kontaktpersoner Respektive samverkanskommuns socialnämnds kontaktperson gentemot kvinnojourens styrelse är förvaltnings- och sektorcheferna i respektive samverkanskommun samt socialnämndernas presidier (Alingsås och Vårgårda) och kommunstyrelsen (Lerum) i enlighet med varje kommuns organisation. Detta avtal har upprättats i fyra likalydande exemplar av vilka parterna har tagit var sitt. Alingsås Anette Johannesson Susanne Åhman Eva-Stina Premberg Lerums kommun Alingsås kommun Vårgårda kommun Eva Westerholm Kvinnojouren Olivia Maria Lundberg Kvinnojouren Olivia 7

46 Övergripande årsredogörelse för Kvinnojouren Olivia I årsredogörelsen från kvinnojouren Olivia lämnas följande uppgifter till bidragskommunerna: 1. Skyddat boende på jouren antal nätter antal kvinnor och barn fördelat kommunvis Antal nätter kvinnor Alingsås Lerum Vårgårda Annan kommun/ anonym Antal boende kvinnor Alingsås Lerum Vårgårda Annan kommun Anonym Antalet kvinnor i boende som en insats via socialnämnen: Antalet kvinnor i boende som en insats via socialnämnen: Antalet kvinnor i boende som en insats via socialnämnen: Antal nätter barn Alingsås Lerum Vårgårda Annan kommun Anonym Antal boende barn Alingsås Lerum Vårgårda Annan kommun Anonym 2. Antal stödåtgärder utöver boende Besök på jouren Alingsås Lerum Vårgårda Annan kommun Anonym Telefonsamtal Medföljande för samtal eller e-post som stöd

47 3. Antal kvinnor som kontaktat oss för första gången av ovanstående Alingsås Lerum Vårgårda Annan kommun Anonym 4. Antal kontinuerliga kontakter med eller angående kvinnor och tjejer(utöver kontakt första gången) Alingsås Lerum Vårgårda Anna kommun Anonym 5. Vi har hänvisat kvinnor till annan kvinnojour, organisation eller myndighet på grund av platsbrist eller annan orsak Alingsås Lerum Vårgårda Annan kommun Anonym Antal: 6. Antal anmälningar till socialnämnden enl SoL 14 kap om misstanke om att barn far illa. Alingsås Lerum Vårgårda Annan kommun Anonym Antal:

48 7. Situationen för kvinnorna efter boendet på kvinnojouren Alingsås Lerum Vårgårda Antal kvinnor till eget boende.åter sammanboende med partner:.annat boende:.andra insatser: Antal kvinnor till eget boende.åter sammanboende med partner:.annat boende:.andra insatser: Antal kvinnor till eget boende:.åter sammanboende med partner:.annat boende:.andra insatser

49 AVTAL Härmed avtalas avseende boendekostnader, boendetid samt övriga avtalsvillkor för boende på Kvinnojauren Olivia i Atingsås för Personnummer och namn på boende kvinna och ev. barn: Betalas av: Myndighet... Fakturaadress:... Boendekostnad: :-/dygn för kvinna samt :-/dygn för barn betalas fr.o.m. inflyttningsdag/bokningsdag...t.o.m... Kvinnojouren Olivia har rätt att avsluta en placering i de fall kvinnan och/eller barnen inte kan fungera i boendet enligt upprättad arbetsplan/vårdplan (socialtjänsten bifogar till avtalet) eller enligt jourens allmänna boenderegler (bilaga Kvinnojouren Olivia). I de fall kvinnan inte har städat sitt rum vid utflyttning kommer en avgift för städning att debiteras på 500:-. Övriga kostnader ersätts enligt överenskommelse mellan ansvarig socialsekreterare och personal på kvinnojouren. Det kan t.ex. vara utlägg för mat, personliga hygienartiklar, läkarbesök, tolk, resor, flyttkostnader mm. Totalkostnader för Kvinnojourens utlägg specificeras nedan Datum... Underskrifter: För Kvinnojouren Olivia i Alingsås Beslutsfattande myndighet

50 .. Namnförtydligande Namnförtydligande

51 Ärende 5 Statsbidrag för verksamhet med personligt ombud 2015

52 Datum: Socialnämnden Handläggare: Ninni Flodin Direktnr: Beteckning: SN Statsbidrag för verksamhet med personligt ombud 2015 Ärendebeskrivning Socialnämnden bedriver verksamhet med personligt ombud och har möjlighet att ansöka om statsbidrag hos Länsstyrelsen. Beredning Förvaltningen har upprättat en ansökan daterad med en redovisning av verksamhet med personligt ombud Förslag till beslut i Socialnämnden Socialnämnden ansöker om statsbidrag hos Länsstyrelsen med personligt ombud Exp: Björn Lind Socialförvaltningen Susanne Åhman Förvaltningschef Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

53

54

55

56

57

58

59 Ärende 6 GR-gemensamt arbete med ensamkommande barn och unga

60 Datum: Socialnämnden Handläggare: Marita Haglund Direktnr: Beteckning: SN GR-gemensamt arbete med ensamkommande barn och unga Ärendebeskrivning Alingsås kommun har av GR:s förbundsstyrelse fått frågan om kommunens intresse för en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga. Kommunstyrelsen kommer att svara för Alingsås kommun och har nu efterfrågat synpunkter från Utbildningsnämnden och Socialnämnden. Förslag till beslut i Socialnämnden Socialnämnden godkänner upprättat svar till Kommunstyrelsen och föreslår Alingsås kommun att ställa sig bakom att GR etablerar en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga. Exp: Kommunstyrelsen Socialförvaltningen Susanne Åhman Förvaltningschef Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

61 Socialförvaltningen Datum: Handläggare: Karin Alvermalm Direktnr: Beteckning: SN GR-gemensam plattform för ensamkommande barn och unga Bakgrund Alingsås kommun har av GR s förbundsstyrelse fått frågan om kommunens intresse för en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga. Kommunstyrelsen kommer att svara för Alingsås kommun och har nu efterfrågat synpunkter från Utbildningsnämnden och Socialnämnden. Kommungemensam plattform GR föreslår en plattform för arbetet med ensamkommande barn och unga. Plattformen innebär att på strategisk nivå samverka kring frågan med ensamkommande barn och unga. Genom en kommungemensam plattform kan GRkommunerna t.ex. gemensamt omvärldsbevaka och följa utvecklingen, utveckla verksamhet, utveckla samverkan mellan skola, socialtjänst och landsting samt gå fram med en röst i olika frågor där kommunerna vill påverka. GR har tidigare ansökt om medel hos länsstyrelsen för den kommungemensamma plattformen. Länsstyrelsen avslog då ansökan med motiveringen att GR innan ansökan bör efterfråga intressen hos medlemskommunerna. Förslaget innebär att tjänstemän i Alingsås kommun avsätter arbetstid för möten, dock blir det inga ytterligare kostnader för Alingsås. Socialförvaltningen anser att det är viktigt att vi som kommun följer utvecklingen och har strategier för hur verksamheten kring de ensamkommande barnen kan utvecklas. Socialförvaltningen ser positivt på en samverkan på strategisk nivå som är föreslagen. Karin Alvermalm Avdelningschef Alingsås kommun, Socialförvaltningen, Alingsås Besöksadress: Sidenvägen 7 D Telefon: Fax: E-post: socialnamnden@alingsas.se

62 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Utdrag ur protokoll ( 305) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen den 26 september 2014 på Nääs fabriker, Lerums kommun ==================================== 305 Förslag om GR-gemensamt arbete med Dnr: ensamkommande barn och unga I november år 2012 gav sociala styrgruppen kansliet i uppdrag att ta fram ett underlag som beskriver möjligheter till utökat GR-samarbete inom olika verksamhetsområden gällande ensamkommande barn och unga. En ansökan gjordes under våren 2014 till Länsstyrelsen om finansiering för en kommungemensam plattform Ensamkommande barn och unga i GR. Ansökan avslogs med motiveringen att Länsstyrelsen ser positivt på att en kommungemensam plattform utvecklas i GRs regi, men bedömer att förankringsprocessen på politisk nivå och förvaltningsnivå bör vara beslutad och klar innan plattformsarbetet kan påbörjas. Länsstyrelsen ser gärna en ny ansökan från GR under år Sociala styrgruppen beslutade på sitt sammanträde den 13 juni 2014 att ställa sig bakom inriktningen på att etablera en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga samt att föreslå förbundsstyrelsen att efterhöra medlemskommunernas intresse för en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga där finansieringsmöjligheterna undersöks vidare. Förbundsstyrelsen beslutar att ställa sig bakom inriktningen på att etablera en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga, samt att efterhöra medlemskommunernas intresse för en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga där finansieringsmöjligheterna undersöks vidare. Just:

63 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Patrik Karlsson Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i oktober Rätt utdraget intygar: Just:

64 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Utdrag ur protokoll från sociala styrgruppens sammanträde fredagen den 13 juni 2014 ==================================== 4 Det GR-gemensamma arbetet med ensamkommande barn och unga Sociala styrgruppen gav kansliet i uppdrag att inför presidiemötet skicka ut GR:s ansökan hos länsstyrelsen om en kommungemensam plattform till sociala styrgruppen för påseende, samt att ge utrymme för fortsatt dialog om GR-samarbete som rör ensamkommande barn och unga vid kommande styrgruppsmöte. Förslaget till ansökan har skickats ut till sociala styrgruppen. Ansökan lämnades till länsstyrelsen Lotta Wall, GR, informerar om förslaget till inriktning i en GR-plattform. Chefsnätverken på GR diskuterar också en gemensam ESF-ansökan. Kansliets förslag är också att påbörja en dialog om huruvida länsgemensamma överläggningar via Västkom borde ske med anledning av den nya lagstiftningen. Sociala styrgruppen diskuterar frågan och pekar bland annat på att GR är det enda kommunalförbundsområde som har två ankomstkommuner. Det har kommit fler ensamkommande barn och unga under våren än vad prognosen visade. En fråga som lyfts är också att GR-arbetet i hög omfattning finansieras med externa medel i förhållande till medlemsfinansieringen, vilket är en fråga som behöver hanteras för att GR-samverkan ska fungera långsiktigt. Sociala styrgruppen beslutar att anteckna informationen att ställa sig bakom inriktningen på att etablera en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga att föreslå förbundsstyrelsen att efterhöra medlemskommunernas intresse för en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga där finansieringsmöjligheterna undersöks vidare.

65 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Vid protokollet Elisabeth Beijer Justerat Bo Pettersson Kenneth Wallin

66 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Förslag om GR-gemensamt arbete med ensamkommande barn och unga Bakgrund Pågående väpnade konflikter och krig skiftar geografiskt över tid vilket gör att barn från olika delar av världen söker skydd i Sverige, och antalet ensamkommande barn och unga som kommer hit har mellan år 2004 (388 barn) och år 2013 (3852 barn) konstant ökat. För år 2014 är Migrationsverkets nuvarande prognos (slutet av augusti) uppe i drygt 6000 barn. I Göteborgsregionen har samtliga kommuner erfarenhet av att ta emot ensamkommande barn och unga sedan 2007/2008. Det ökande antalet innebär stora utmaningar för kommunernas möjlighet att säkerställa ett mottagande och omhändertagande av god kvalitet, och att ge förutsättningar till integrering. Sociala styrgruppen har sedan år 2006, när kommunerna tog över ansvaret för mottagandet, följt utvecklingen av mottagandet. GR har sedan dess även varit en arena för kommunernas erfarenhetsutbyte, strategiska samtal med övriga aktörer, kompetensutvecklingsinsatser och framtagande av kunskapsunderlag. GR har också från och med april 2013 till och med september 2014 beviljats Länsstyrelsemedel för projekt Kommunsamverkan kring ensamkommande barn och unga i GR. Projektets huvudfokus har varit att utveckla och sprida metodstödsmaterialet Hitta rätt. Materialet är ett verktyg för medarbetare att kvalitetssäkra arbetet och systematisera lärandet på boenden för ensamkommande. Syftet med Hitta rätt är att göra ungdomarna delaktiga i sin utveckling mot ett mer självständigt liv och ge en stabil grund gällande praktiskt vardagsliv, samhällsorientering och personlig utveckling. I sociala styrgruppens verksamhetsinriktning för år 2015 står det att styrgruppen bland annat ska verka för: Ungas framtidsutsikter - att bidra till kunskap som kan stärka unga

67 Göteborgsregionens kommunalförbund människors möjligheter att utvecklas, försörja sig och ha en delaktighet i samhället. Att fortsatt bidra till att GR utgör en arena och ett stöd för kommunerna i att gemensamt forma konkret samarbete kring boende, fritid, skola och arbete när det gäller ensamkommande barn och unga. Ärendet I november år 2012 gav sociala styrgruppen kansliet i uppdrag att ta fram ett underlag som beskriver möjligheter till utökat GR-samarbete inom olika verksamhetsområden gällande ensamkommande barn och unga. Ett underlag med förslag presenterades för sociala styrgruppen under våren 2014, och resulterade även i en ansökan till Länsstyrelsen om finansiering för en kommungemensam plattform Ensamkommande barn och unga i GR (ansökan bifogas som bilaga). I ansökan beskrivs hur en GR-gemensam plattform kan utformas. Länsstyrelsen avslog ansökan den 1 juli I skäl för beslut står att Länsstyrelsen ser positivt på att en kommungemensam plattform utvecklas i GRs regi, men bedömer att förankringsprocessen på politisk nivå och förvaltningsnivå bör vara beslutad och klar innan plattformsarbetet kan påbörjas. Länsstyrelsen ser gärna en ny ansökan från GR under år Sociala styrgruppen beslutade på sitt sammanträde den 13 juni 2014 att ställa sig bakom inriktningen på att etablera en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga samt att föreslå förbundsstyrelsen att efterhöra medlemskommunernas intresse för en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga där finansieringsmöjligheterna undersöks vidare. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att ställa sig bakom inriktningen på att etablera en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga, samt att efterhöra medlemskommunernas intresse för en kommungemensam plattform för ensamkommande barn och unga där finansieringsmöjligheterna undersöks vidare. Bilagor: -Ansökan med komplettering till Länsstyrelsen -Utdrag ur protokoll från sociala styrgruppens sammanträde den 13 juni 2014 Göteborg Helena Söderbäck /Cecilia Bokenstrand

68 Bil 1a TILLÄGG TILL ANSÖKAN medel för insatser med stöd av ersättning enligt förordningen (2010:1122) beredskap och kapacitet samt regional samverkan För information och tips om hur ansökan ska fyllas i; se Vägledning för ansökan! Sökande kommun: Göteborgsregionens kommunalförbund Ansökan skickas senast till: Länsstyrelsen i Västra Götalands län Göteborg esh.vastragotaland@lansstyrelsen.se Insats (rubrik): Kommungemensam plattform Ensamkommande barn och unga i GR Tidsperiod: (med avsikt att söka 37 medel även för perioden ) Kontaktuppgifter sökande: Kommun: Göteborgsregionens kommunalförbund Postadress: Box Göteborg Kontaktperson: Namn: Lotta Wall Telefon/Mobil: E-post: lotta.wall@grkom.se Telefon/Fax: Postgiro/Bankgiro: Plusgiro Egen referens: Lotta Wall Organisationsnr:

69 Denna rubrik och GRs skrivning, se nedan, fanns med i ansökan men har av okänd anledning inte kommit med i ansökan som sändes in till Länsstyrelsen i Västra Götaland den 27 maj Genomförande, med metod, tid och aktivitetsplan (beskriv metod/-er, planerade aktiviteter, uppskatta start- och slutdatum för respektive aktivitet) Sepember december 2014 Forsatt förankringsprocess på politisk nivå och förvaltningsnivå för att efterhöra och ta beslut om intresse för GR-samarbete i respektive kommun. Om intresse finns i medemskommunerna: Formera utvecklingsarbetet internt på GR. Prioritera frågor/områden att starta med. Formera styrgrupp och referensgrupp/-er konstitutionerande möten. Metodutvecklingsgruppen (som funnits i en form i nu pågående projekt tom sep 2014), formerar sig utifrån nytt uppdrag och fortsätter utvecklingsarbetet kring förvaltning och utveckling för Hitta rätt samt rigga en GR-robust organisering med utbildning, metodstöd m.m. Även annan metodutveckling blir aktuell i denna grupp. Formera strategiska spetskompetenta arbetsgrupper alternativt initiera/processa en fråga i befintliga samarbetsgrupperingar. Kontakt och samtal med andra samarbetsaktörer som bjuds och involveras. Information och dialog med GRs politiska beredningsgrupper och chefsnäverk. Januari augusti 2015 Uppstart av respektive spetskompetensgrupp med samordning och processledningsstöd av GR. Respektive grupp startar sitt arbete med en genomgång av befintlig kunskap utifrån frågeställning för gruppen. GR kommunernas utsedda representanter för skola/socialtjänst möter Migrationsverket och Länsstyrelsen m.fl. för att generellt diskutera aktuellt läge, prognoser, svårigheter osv. (OBS ersätter inte resp resp kommuns överläggningar med LS o/e MV.) Styrgruppsträffar - 2 -

70 Referensgruppsträffar Påbörjas arbetet för ett rullande kompetensutvecklingutvud Undersöks möjligheter för en mellankommunal nätportal för erfarenhets- och kunskapsutbyte på medarbetarnivå. Exempelvis för medarbetare i boenden, socialtjänst, skola/elevhälsa. Information och dialog med GRs involverade politiska beredningsgrupper och chefsnätverk. Maj 2015 förnyad ansökan om 37-medel för perioden sep 2015 till och med december Augusti 2015 eventuellt spridningsseminarie

71 Budget Kostnadsslag Aktiviteter (ange typ av aktivitet ex. möten och seminarier mm) År 2014 År 2015 Totalt Sammanträden styrgrupp o referensgrupper GR regionala överläggningar m MV, LS m.fl Regelbundna workshops med arbetsgrupper Ev. spridningsseminarium Externa tjänster (typ av köpt tjänst) Produktion processtödjande informationsmaterial webb Lönekostnader (månadslön, bruttolön, lönebikostnader) Projektledare 100% Processledare 50% Kommunikatör 50% Administratör 5% Forskningsstöd 25% Lokalkostnader (ange typ av lokal) Material/expenser (ange typ av material) arbetsverktyg, facklitteratur, kontorsmateriel etc Resekostnader (ange typ av aktivitet) Resor för att delta i regionala o/e nationella aktiviteter som har koppling till projeket Summa Finansieringsplan Finansiering År 2014 År 2015 År 2016 Totalt 37- medel Egen finansiering Ungefärlig summa för lön beräknat på kommunernas arbete under 12 månader lön för arbete på GR Annan finansiering, t ex EU-fond Summa Ort och datum: N N titel - 4 -

72 Bil 1a ANSÖKAN medel för insatser med stöd av ersättning enligt förordningen (2010:1122) beredskap och kapacitet samt regional samverkan För information och tips om hur ansökan ska fyllas i; se Vägledning för ansökan! Sökande kommun: Göteborgsregionens kommunalförbund Ansökan skickas senast till: Länsstyrelsen i Västra Götalands län Göteborg esh.vastragotaland@lansstyrelsen.se Sökta medel (kronor): Datum: Insats (rubrik): Kommungemensam plattform Ensamkommande barn och unga i GR Tidsperiod: (med avsikt att söka 37 medel även för perioden ) Kontaktuppgifter sökande: Kommun: Göteborgsregionens kommunalförbund Postadress: Box Göteborg Kontaktperson: Namn: Lotta Wall Telefon/Mobil: E-post: lotta.wall@grkom.se Telefon/Fax: Postgiro/Bankgiro: Plusgiro Egen referens: Lotta Wall Organisationsnr:

73 BESKRIVNING Bakgrund och behovsanalys (beskriv bakgrund samt vilka nya möjligheter som ska utvecklas) Göteborgsregionens kommunalförbunds (GR) uppgift är att verka för samarbete över kommungränserna och vara ett forum för idé- och erfarenhetsutbyte inom regionen. Verksamheten inom GR ska vara till kommunal nytta, samtidigt som den ska stärka regionen nationellt och internationellt. Nedan benämns ensamkommande barn och unga som barn, men inkluderar hela målgruppen upp till 21 år. Antalet ensamkommande barn som kommer till Sverige har sedan 2004 stadigt ökat. För år 2014 och 2015 är Migrationsverkets prognos ca barn per år. Pågående väpnade konflikter och krig skiftar geografiskt över tid vilket gör att barn från olika delar av världen söker skydd, men antalet barn som kommer till Sverige har mellan 2004 (388 barn) och 2013 (3852 barn) konstant ökat. Kommunen har det yttersta ansvaret för barnens mottagande, omsorg och boende och att ge dem som får uppehållstillstånd en god och långsiktig möjlighet till integration i Sverige. Under januari april 2014, har ensamkommande barn sökt asyl i Sverige. Det är en ökning med 63 procent i förhållande till samma period Av de här barnen var 249 flickor (17 %). Hittills under 2014 har 733 ensamkommande barn beviljats uppehållstillstånd i första instans, vilket motsvarar 69 % av de fattade besluten. I Göteborgsregionen har samtliga kommuner erfarenhet av att ta emot barn sedan 2007/2008. Det ökande antalet barn innebär stora utmaningar för kommunernas möjlighet att säkerställa ett mottagande och omhändertagande av god kvalitet och att ge förutsättningar till integrering. GR har sedan ett antal år tillbaka varit en arena för kommunernas erfarenhetsutbyte och strategiska samtal med övriga aktörer, kompetensutvecklingsinsatser och framtagande av kuskapsunderlaget Får jag vara med? Erfarenheter från ensamkommande barn och ungdomar i Göteborgsregionen (studie av FoU i Väst/GR 2013). I november 2012 gav GRs sociala styrgrupp (förtroendevalda från GRs medlemskommuner) GR i uppdrag att ta fram ett underlag som beskriver möjligheter till utökat GR-samarbete inom olika verksamhetsområden gällande ensamkommande barn och unga. Länsstyrelsen beviljade i december 2012 GR medel för att i egen regi och i samverkan med Göteborgs stad och andra aktörer sprida och utveckla metodstödsmaterialet Hitta rätt. Övriga beviljade insatser i projektet skulle också ha sin grund i materialet (beslut ärendenr ). Under projekttiden har, bland andra insatser, ett underlag tagits fram som beskriver möjligheter och förslag till ett utökat GR-samarbete inom olika verksamhetsområden. Förslagen, varav denna ansökan är ett, presenterades för GRs sociala styrgrupp i april I GRs politiska beredning för området socialtjänst står det i verksamhetsinrinktningen för 2015 att styrgruppen ska verka för: Boende - att i samverkan finna gemensamma lösningar för att tillgodose behov av boendelösningar för personer med en svag förankring på bostadsmarknaden. Barn - att tillsammas med andra styrgrupper på GR och i samverkan med olika samhällsaktörer bidra till att barn och unga ges förutsättningar för att lyckas i skolan. Ungas framtidsutsikter - att bidra till kunskap som kan stärka unga människors möjligheter att utvecklas, försörja sig och ha en delaktighet i samhället. Att fortsatt bidra till att GR utgör en arena och ett stöd för kommunerna i att gemensamt forma konkret samarbete kring boende, fritid, skola och arbete när det gäller ensamkommande barn och unga. GR avser med denna ansökan, under förutsättning att kommunerna tar beslut, att utveckla en strategisk kommungemensam plattform kring ensamkommande barn och unga. I plattformsarbetet - 2 -

74 kommer man att gemensamt ta sig an de utmaningar och frågeställningar kommunerna ställs inför, som är gynnsamma att samarbeta kring för att hitta lösningar, samordningsvinster och/eller synergieffekter. Det kan röra områden som boende/boendekedjan, olika skol- och utbildningsfrågor, mellankommunala rutiner i socialtjänst såväl som samarbete med övriga huvudmän och aktörer. Vilka strategiska områden man specifikt prioriterar behöver dock ytterligare förtydligas och förankras under en första fas i arbetet. När dessa områden mejslats ut samordnar och processleder GR de spetskompetenta grupper som formeras utifrån respektive fråga. Grupperingarna kan vara såväl mellankommunala som mellan huvudmän och andra aktörer. Syfte (avsikten med insatsen) Kommunernar formerar sig på en strategisk nivå i ett processarbete med/för: Regelbundna övergripande erfarenhetsutbyten och informationsträffar på politisk o/e chefsnivå tillsammans med Migrationsverket, Länsstyrelsen m.fl. Förbättrat samarbete med andra huvudmän utifrån respektive uppdrag och ansvar Att mellankommunalt utveckla metoder (där metodstödet Hitta rätts förhållningssätt är basen i det arbetet) och gemensamma rutiner. Att hitta lösningar på mellankommunala frågor inom socialtjänst respektive utbildning/skola Utveckla rullande kompetensutveckling för gemensamma förhållningssätt Undersöka möjligheter för en webbportal för mellankommunalt erfarenhets- och kunskapsutbyte på medarbetarnivå Mål (beskriv förväntade effekter som ska uppnås kopplat till syftet ovan) Kommunerna samlar sin spetskompetens i en kommungemensam plattform för att med samarbete lösa och få samordningsvinster i prioriterade frågor som rör insatser till målgruppen. Genom att utgå ifrån en gemensam bild kring utvecklingen av antalet barn som kommer, mottagande och integrering kan GRs medlemskommuner i frågor som så kräver ha ett gemensamt förhållningssätt i överläggningar med andra myndigheter och huvudmän. Observera att det inte ersätter respektive kommuns överläggningar med Länsstyrelsen, Migrationsverket eller lokala samarbete med andra huvudmän/aktörer. Målgrupper (beskriv deltagare, samverkanspartner och mottagare av resultat samt på vilket sätt dessa grupper påverkas) GR-kommunerna möter med GR som arena olika nationella och regionala aktörer i övergripande strategiska överläggningar, erfarenhets- och informationsutbyte, för att öka kvaliteten i mottagandet och integrationinsatserna. Medlemskommunerna samarbetar mellankommunalt inom ffa boende, skolans och socialtjänstens område för gemensamt lösa frågor och få samordningsvinster och synergieffekter i insatserna. Även andra kommunala verksamheter kan komma att involveras för att gynna barnens möjligheter till integration. Medlemskommunerna utvecklar samverkan och samordning av insatser tillsammans med andra huvudmän som till exempel närhälsan och barn- och ungdoms- o/e vuxenpsykiatri inom Västra Götalandsregionen (VGR). En sådan samverkan utgår ifrån den gemensamma Vision Västra Götaland Det goda livet, och kopplas till pågående samarbeten mellan huvudmännen som till exempel Västbus gemensamma riktlinjer

75 Uppföljning och utvärdering (beskriv hur insatsen ska följas upp och utvärderas) FoU i Väst/GR följer och stödjer processen och utgår bland annat ifrån resultatet av den egna studien Får jag vara med? Erfarenheter från ensamkommande barn och ungdomar i Göteborgsregionen (2013). I studien poängteras vikten av att möta varje enskilt barn, inte utforma insatser schablonmässigt i skola och boende. Studien visar även på behovet av att lyfta fattigdomsoch barnrättsperspektiven i de ensamkommandes situation. FoU i Väst bidrar även i framtagande av befintlig kunskap inför gruppernas arbete. (GR undersöker möjligheter att söka medel till forskningsstöd för hela strategiarbetet kring ensamkommande som GR ansöker om enligt 37/ 37a även hos andra finansiärer. Om sådan finansiering beviljas meddelar GR Länsstyrelsen.) Jämställdhet (beskriv bedömda effekter ur jämställdhetssynpunkt) I starten av utvecklingsarbetet tas underlag fram för att synliggöra hur många flickor respektive pojkar i GRs kommuner som är ensamkommande barn med uppehållsstillstånd. Mätmånad sep Under arbetet prövas att göra konsekvensanalyser av hur strategiarbetet påverkar flickor respektive pojkar och även att kvalitetssäkra eventuella resultat i arbetsgrupperna enligt 4Rmetoden. I FoU i Västs studie Får jag vara med? Erfarenheter från ensamkommande barn och ungdomar i Göteborgsregionen (2013) poängterar bland annat i resultatet att det finns förhållanden som tyder på att pojkar och flickor behandlas olika. Majorieten av de barnen är i ungdomsåldern och mitt i steget in i vuxenvärlden, vilket gör det extra viktigt att tydliggöra och arbeta med eventuella särbehandlingar ur ett genus- och jämställsdhetsperspektiv. Barnperspektiv (beskriv bedömda effekter ur barnperspektivet) Se under rubrik uppföljning och utvärdering Samarbetspartner och ansvarsfördelning (uppge vilken kommun som är ägare och vilka andra kommuner och/eller aktörer som är med i arbetet) GR är projektägare och arbetar tillsammans med medlemskommunerna och andra aktuella aktörer. Kopplingar till andra projekt eller program (uppge om insatsen har koppling till andra projekt eller program, tex som en del av ett EU-finansierat projekt) Om enskilda medlemskommuner i GR beviljas medel enligt 37 söker GR samarbete för att bygga broar mellan projekten. Under förutsättning att medel beviljas blir detta utvecklingsarbete en del av det arbete som pågår för och med ensamkommande barn och unga med GR som samarbetsarena; Fortsatt spridning av Hitta rätt utanför GR för att utveckla ett fördjupat Hitta rätt-paket som inkluderar både utbildning metodstöd så att utsedda länsreprensentanter efter genomgången utbildning kan ge utbildning och metodstöd inom sitt län Lyssna på oss och låt oss arbeta tillsammans om socialt stöd till ensamkommande barn och unga med uppehållstillstånd Förstudie/process inför en GR-gemensam ESF ansökan i ett kompetensutvecklingsprojekt - 4 -

76 för medarbetare, chefer och lärande organisation med fokus på ensamkommande barn och unga Kontinuerligt erfarenhetsutbyte med systern på GR det vill säga den kommungemensamma plattformen för vuxna nyanlända flyktingar för att bland annat sortera vilka operativa och strukturella frågor man med fördel kan samarbeta kring och stödja varandra. Erfarenhetsutbyte med övriga utvecklingsarbeten på GR som har bäring på området Kontinuerligt utbyte med andra regionala utvecklingsarbeten såväl forskning som verksamhetsutveckling. Plan för implementering (vem som är mottagare av insatsens resultat och hur de ska införlivas i ordinarie verksamhet) GRs medlemskommuner är både aktörer och mottagare av insatsen resultat tillsammans med andra samarbetsaktörer som deltar i arbetet. I nästa steg är det barnen som är mottagare genom förbättrade och samordnade insatser. Det är inte realistiskt att tänka att arbetet ska ge resultat i respektive kommun och införlivas i ordinarie verksamhet inom tidramen september 2014 till augusti Plan för implementering får arbetas fram som en del av projektresultatet i arbetet september 2015 till december

77 Budget Kostnadsslag Aktiviteter (ange typ av aktivitet ex. möten och seminarier mm) År 2014 År 2015 Totalt Sammanträden styrgrupp o referensgrupper GR regionala överläggningar m MV, LS m.fl. Workshops med arbetsgrupper Externa tjänster (typ av köpt tjänst) Produktion processtödjande informationsmaterial webb Lönekostnader (månadslön, bruttolön, lönebikostnader) Projektledare 100% Processledare 50% Kommunikatör 50% Administratör 5% Forskningsstöd 25% Lokalkostnader (ange typ av lokal) Material/expenser (ange typ av material) arbetsverktyg, facklitteratur, kontorsmateriel etc Resekostnader (ange typ av aktivitet) Resor för att delta i regionala o/e nationella aktiviteter som har koppling till projektet Summa Finansieringsplan Finansiering År 2014 År 2015 År 2016 Totalt 37- medel Egen finansiering Ungefärlig summa för lön beräknat på kommunernas arbete under 12 månader lön på GR utöver de insatser som görs inom ramen för denna ansökan Annan finansiering, t ex EU-fond Summa Göteborg den Cecilia Bokenstrand Avdelningschef GR Välfärd - 6 -

78 Ärende 7 Fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen

79 Datum: Socialnämnden Handläggare: Ninni Flodin Direktnr: Beteckning: SN Fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har begärt in yttrande från Socialnämnden över remiss från Göteborgsregionens kommunalförbund. Remissen avser inriktningsdokument för fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetmarknaden. Socialnämnden svar ska vara Kommunstyrelsen tillhanda senast Förvaltningens yttrande Förvaltningen har redovisat yttrande i skrivelse daterad Förslag till beslut i Socialnämnden Att Socialnämnden godkänner yttrandet och antar det som sitt eget och översänder detsamma till Kommunstyrelsen. Exp: Kommunstyrelsen Björn Lind Jörgen Britzén Socialförvaltningen Susanne Åhman Förvaltningschef Björn Lind Avdelningschef Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

80 Socialförvaltningen Datum: Socialförvaltningen Handläggare: Jörgen Britzén Direktnr: Beteckning: SN Yttrande över remiss - Inriktningsdokument för ett fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen Bakgrund Situationen avseende antalet nyanlända flyktingar har förändrats kraftigt under 2014, sett mot vad som prognosticerades i början av året. Om inte situationen förbättras radikalt i de länder som svarar för merparten av flyktingarna, kan antal nyanlända förutses öka ytterligare. Även om förutsättningarna för Göterborgsregionens medlemskommuner är olika, finns kommunerna inom en gemensam arbetsmarknad och ett boendeområde, där goda kommunikationer gör invånarna lättrörliga Fördelningen av nyanlända inom Göteborgsregionen är idag ojämn och detta förhållande förstärks. Det gör att fortsatt och utvecklad samverkan är en förutsättning för att nå framgång. Detta räcker dock inte, utan ansträngningarna måste samordnas med andra samhällsaktörer, både nationellt och regionalt. Det är angeläget att även näringslivet innefattas i denna samordning. Svar på remissens frågor Om individernas möjligheter att bo och arbeta efter egna önskemål ska stärkas, så långt detta är möjligt, förutsätts i ett kortare tidsperspektiv att kommunikationerna inom Göteborgsregionen, men även till angränsande regioner, är goda. Viljan att påverka bostadsorten är oftare en starkare drivkraft hos individerna, än att påverka arbetsorten. Det går inte att bortse ifrån och ställer i sig krav på mottagande och andra förutsättningar, för att kunna påverka individernas val. Det som idag går att se är att viljan att söka sig till större städer är stor. Jobbpendling måste underlättas för att inte dessa drivkrafter ska motverka ett långsiktigt mål, att nå en jämnare spridning av nyanländas bostadsorter. I ett längre perspektiv torde det krävas att Göteborgsregionens medlemmar för en tät dialog avseende bl a planering för bostadsbyggande, men även för var anläggningar för mottagande av flyktingar etableras. Flera av GR:s medlemskommuner har i dagsläget en ansträngd bostadssituation. Det är förhållandet bl a i Alingsås. Om samhället märkbart ska kunna påverka Alingsås kommun, Socialförvaltningen Besöksadress: Sidenvägen 7 D Telefon: E-post: socialnamnden@alingsas.se Webbplats:

81 denna situation, krävs stimulansåtgärder från statens sida. I detta stycke bör GR påverka dialog med nationella instanser, bl a genom SKL. Flyktinganläggningars geografiska placering ger också möjlighet att, med aktivt integrationsarbete, påverka valet av framtida bostadsort. Det är av betydelse att kommunerna kan påverka anläggningars etablering. Redan idag har Göteborgsregionen ett väl utvecklat samarbete inom det arbetsmarknadspolitiska området. Detta kan stärkas och utvecklas ytterligare, dels mellan kommunerna, dels med andra aktörer som t ex Arbetsförmedlingen. Mycket bör vara att vinna på att i ökad utsträckning samordna ansträngningar och därvid också resurser. Ett sådant stärkt samarbete kan ge ökade möjligheter för individerna och öka träffsäkerhet i matchning mellan arbetssökande och tillgängliga arbetsplatser. Ett utvidgat samarbete bör tydligt innefatta utbildningsutbud, där detta i ökad utsträckning, utöver att tillföra kunskaper, också bör ta tillvara möjligheter att bidra till samhällsintegration. Utbildning och praktik bör i detta stycke samordnas i ökad utsträckning, icke minst inom SFI-undervisningen. Snabbheten i den språkliga utvecklingen gynnas av att lektionsbunden tid tydligt varvas med praktik och andra aktiviteter, där nyförvärvade kunskaper kan tillämpas. Befintliga yrkesutbildningar med språkstöd är ett gott exempel att bygga vidare på. Göteborgsregionen bör aktivt påverka den dialog som Sveriges kommuner och landsting för med Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. I detta stycke ska med statliga spelregler inte bara förstås lagbundna regelverk och förordningar utan även myndigheters anvisningar. Det är också av vikt att GR och dess medlemmar fortsätter att utveckla samarbete och samordning med staten på lokal och regional nivå. Samverkan behöver också hela tiden utvecklas med olika privata aktörer inom utbildningsområdet, stöd till arbetssökande och fastighetsägare. Synpunkter på förslag till fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen Nedanstående understrukna rubriker följer inriktningsdokumentet. Bakgrund Dokumentet formulerar på ett bra sätt värdet av alla medborgares resurser som en del av regionens tillväxtkraft och därmed sammanhängande villkor för allas självförsörjning. Detta är ett viktigt samhälleligt ställningstagande, vilket bör framhävas i många olika sammanhang. Alingsås kommun, Socialförvaltningen Besöksadress: Sidenvägen 7 D Telefon: E-post: socialnamnden@alingsas.se Webbplats:

82 Dokumentet trycker också på att flyktingmottagande är ett nationellt åtagande, som i sig kräver samarbete mellan stat och kommun. Ett bra etableringsarbete är tillväxtfrämjande. Socialnämnden delar uppfattningen om boendets betydelse för etablering, vilket också gör det önskvärt att samhället med olika åtgärder kan påverka boendeval. Målgrupp för dokumentet är nyanlända vuxna flyktingar. Samtidigt påpekas att även situationen för ensamkommande flyktingbarn är ansträngd. För kommunalt vidkommande är det viktigt att påpeka att resurser för båda dessa grupper tas ur samma källa. Utgångspunkter för fortsatt kommungemensamt arbete Socialnämnden delar uppfattningen att det finns behov av att fördjupa kommungemensam och regional samverkan, för att motverka den segregation som finns idag. Hållbarhet bör vara ett nyckelord även för arbetet med flyktingmottagande och integration. Samverkan kring introduktion i en eller flera kommuner, utöver boendekommunen, är ett bra förslag som på sikt bör kunna bidra till bättre spridning av boendeval. Detta samarbete bör utvecklas. Socialnämnden bejakar förslaget att en sammanställning och kartläggning av GRkommunernas bostadplanering, inkluderande bostadsförsörjning av nyanlända. Ett sådant underlag behövs för att ge möjlighet till gemensamregional strategi. Dessa frågor kräver gemensamma regionala lösningar, där dialogen med staten kan fördjupas. Socialnämnden delar också uppfattningen om att dialog ska föras med civila aktörer inom bostadsförsörjningsområdet. Utgångspunkter för samarbete med staten Som dokumentet mycket riktigt påpekar är flyktingmottagande och etablering i grunden ett statligt ansvar, även om vissa ålägganden faller på kommunerna. Under alla förhållanden påverkas kommunerna av hur detta ansvar löses, varför utgångspunkten bör vara att finna samverkansformer samtidigt som dialog förs med staten avseende regelverk m m. GR bör här nyttja möjligheter att själv agera som regiondel, genom VGR men icke minst SKL. Statliga regelverk och åtgärder rör alla Sveriges kommuner och även landsting. Även möjligheter att agera tillsammans med andra regioner bör nyttjas, genom VGR. Socialnämnden delar skrivningarna om att AF:s uppdrag att planera boende mot ett nationellt arbetsmarknadsperspektiv kan motverka de nyanländas kommunförankring och den etablering som påbörjats. Därför bör AF:s uppdrag förändras i detta avseende. Alingsås kommun, Socialförvaltningen Besöksadress: Sidenvägen 7 D Telefon: E-post: socialnamnden@alingsas.se Webbplats:

83 Delat ansvar borgar ofta för att skapa otydlighet och ge vaga gränsdragningar. Socialnämnden biträder därför uppfattningen att Migrationsverket bör ha det samlade ansvaret för bosättningen. Socialnämnden delar uppfattningen att kommunerna måste involveras avseende nyetablering av anläggningsboenden. Risken är annars uppenbar att kommunerna inte kommer att i rimlig tid lösa sina åtaganden. Socialnämnden delar också uppfattningen att Migrationsverket ges ett samordningsansvar i detta avseende. Att ge Migrationsverket möjlighet att etablera och driva egna anläggningar kan vara en dellösning, men också att Migrationsverket ges styrningsmöjligheter genom upphandlingar. För att samhällets resurser ska kunna ge maximal utdelning, måste samhällets resurser kunna samordnas. Det är därför självklart att AF ska kunna använda kommuner som aktörer. Alingsås är i det sammanhanget ett gott exempel, där tätt samarbete mellan kommun, Arbetsförmedling m fl aktörer, har gett tydliga resultat både avseende självförsörjning och kostnader för försörjningsstöd. Samordning av resurser ökar samsyn kring målgrupper och behov av insatser. För de nyanlända ger det positiva effekter i form av ökad delaktighet, minskat utanförskap och känsla av sammanhang. Socialnämnden delar förslagen om att använda boendetiden i flyktingförläggningar för utbildningsinsatser. Socialnämnden delar förslagen avseende hantering av statens ersättningar till kommunerna, för mottagande av nyanlända. Jörgen Britzén Tf Enhetschef Alingsås kommun, Socialförvaltningen Besöksadress: Sidenvägen 7 D Telefon: E-post: socialnamnden@alingsas.se Webbplats:

84 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Styrelseärende Till Förbundsstyrelsen Förslag på inriktningsdokument för ett fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen Ärendet Styrgruppen för arbetsmarknad beslöt den 20 mars 2014 att GR tillsammans med kommunernas representanter i plattformen för nyanlända ska utarbeta ett förslag till inriktningsdokument för det regionala arbetet och återkomma till styrgruppen med förslaget. I GRs verksamhetsinriktning och budget för 2015, som antogs av GRs förbundsfullmäktige den 10 juni 2014, anges: Ett ökat flyktingmottagande kommer att kräva en ökad mobilisering hos GR-kommunerna för att hantera inflödet samt skapa möjligheter för en god etablering och integration. Styrgruppen ska verka för - Att den kommungemensamma plattformen för nyanlända flyktingar stärks. - Att GR stödjer kommunerna samt ger möjlighet till samverkan och samutnyttjande vid ett ökat mottagande. Situationen Sedan styrgruppen för arbetsmarknad gav uppdraget och GRs fullmäktige antog verksamhetsinriktningen för 2015 har flyktingsituationen förändrats dramatiskt. I mars 2014 prognostiserades att cirka flyktingar kommer att söka asyl i Sverige. Idag har prognosen höjts med och Migrationsverket förväntar att ca kommer under De stora grupperna asylsökande är syrier, eritreaner samt statslösa. Hur situationen i Irak kommer att utvecklas är svårbedömt. Förslaget En arbetsgrupp bestående av representanter från några av

85 Göteborgsregionens kommunalförbund medlemskommunerna, som också ingår i arbetet med den kommungemenensamma plattformen för nyanlända, har tagit fram ett förslag för fortsatt politisk behandling och ställningstagande. Förslaget, som bifogas, ger inledningsvis en kort beskrivning av situationen när det gäller mottagandet av flyktingar i Göteborgsregionen. Utifrån dessa utgångspunkter föreslås därefter en viljeinriktning för det fortsatta arbetet. För att klara ett ökat mottagande och motverka en fortsatt segregation är en utgångspunkt att medlemskommunerna gemensamt arbetar för en jämnare spridning av bosättning av flyktingar inom Göteborgsregionen. En nödvändig utgångspunkt för att mottagandet ska kunna förbättras är förändrade förutsättningar i samspelet med staten och andra aktörer på ett antal punkter. Plattformsarbetet syftar till att identifiera denna typ av hinder och att när det finns samsyn agera gemensamt i frågorna. I sammanhanget kan nämnas att såväl Riksrevisonen samt regeringens utsedda flyktingsamordnare också aktualiserat ett antal förbättringsförslag som kan effektivisera mottagandet och underlätta de nyanländas etablering. Styrgruppen för arbetsmarknad beslutade på sitt sammanträde den 19 september 2014 att godkänna förslaget inriktningsdokument, att sända förslaget till förbundsstyrelsen för föredragning och diskussion samt att skicka förslaget vidare för yttrande i GR-kommunerna. Förbundsstyrelsens presidium behandlade förslaget och beslöt att efter vissa revideringar översända förslaget till förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att godkänna förslag till utgångspunkter för ett fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen, samt att sända förslag till utgångspunkter till medlemskommunerna för yttrande. Göteborg 29 september 2014 Helena Söderbäck /Cecilia Bokenstrand

86 Göteborgsregionens kommunalförbund Utdrag ur protokoll ( 324) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 24 oktober 2014 på Folkets hus, Lilla Edets kommun. Protokoll Förbundsstyrelsen Dnr: Förslag på inriktningsdokument för ett fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen Styrgruppen för arbetsmarknad beslöt den 20 mars 2014 att GR tillsammans med kommunernas representanter i plattformen för nyanlända skulle utarbeta föreliggande förslag till inriktningsdokument för det regionala arbetet och återkomma till styrgruppen med förslaget. På sammanträdet den 19 september 2014 beslöt styrgruppen att godkänna förslaget inriktningsdokument, att sända förslaget till förbundsstyrelsen för föredragning och diskussion samt skicka det vidare för yttrande i GR-kommunerna. Förbundsstyrelsens presidium behandlade förslaget och beslöt att efter vissa revideringar översända förslaget till förbundsstyrelsen. Beslut Förslag till utgångspunkter för ett fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen godkänns. Förslag till utgångspunkter översänds till medlemskommunerna för yttrande. Vid protokollet Gunnel Rydberg Just:

87 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Justeras: Jonas Ransgård Patrik Karlsson Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i november Rätt utdraget intygar: Just:

88 Göteborg 20t4-lL-17 Till kommunstyrelserna i medlemskommunerna Inriktningsdokument för ett fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgregionen Här översänds beslut och tillhörande handlingar från GRs förbundsstyrelse 2Ol4-7O-24, 5 324, i rubricerat ärende. GRs förbundsstyrelse beslöt den 24 oktober 2014 att godkänna förslag till utgångspunkter för ett fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgregionen. Förbundsstyrelsen beslöt dessutom att sända antagen inriktning till medlemskommunerna för synpunkter. Styrelsens beslut samt antagen inriktning bifogas. Inriktningen med angivna utgångspunkter ansluter sig till GRs verksamhetsinriktning och budget för 2015 som antogs av dess förbundsfullmäktige den I verksamhetsinriktningen anges bland annat att "ett ökat flyktingmottagande kommer att kräva en ökad mobilisering hos GR-kommunerna för att hantera inflödet samt skapa möjligheter för en god etablering och introduktion". Flyktingsituationen har snabbt förändrats sedan dess. I mars 2014 prognostiserades att cirka flyktingar kommer att söka asyl i Sverige, Oktoberprognosen pekar på drygt 1OO OOO för kommande året. Om inte konflikterna i flyktingregionerna avtar och om inte övriga EU- medlemmar ökar sitt mottagande bedöms flyktingströmmarna till Sverige kvarstå på en fortsatt hög nivå de närmaste åren. För att klara ett bra mottagande krävs extraordinära insatser från samhällets alla institutioner och samhället i stort. Förbundsstyrelsen önskar medlemmarnas synpunkter på inriktningen och utgångspunkterna. Några frågor är: a För att undvika en fortsatt segregation ska medlemskommunerna aktivt bidra till att öka individers möjligheter att välja bostadsort inom regionen. På detta sätt medverkar alla kommuner mot målet att nå en jämnare spridning av var människor bosätter sig och till att mottagningskapaciteten kan öka i regionen. Vad kan göras på kort och längre sikt? a Finns det fler operativa insatser som kommunerna kan samverka kring, utöver den regionala samhällsorienteringen och yrkesutbildningar med språkstöd, i syfte Ale Al i ng sâ s Göteborg Ha rryda Ku ngsb ac ka Ku ngàlv Lerum Lil la Edet Môlndal Partille Stenungsund Tjórn 0ckerö Göteborgsregionens kommunalförbund (GRl I Besök Gårdavägen 2 eost Box 5073, 40222GöIeborC Tel Fax I 7 e-post gr@grkom.se I wv'rw.grkom,se

89 att underlätta mottagandet? a I förbundsstyrelsens beslut anges att staten bör förändra sina spelregler på ett antal punkter för att göra det möjligt för kommunerna att klara ett hållbart mottagande. Vad utöver detta bedömer medlemskommunerna vara väsentligt? Kommunernas synpunkter ska vara GR tillhanda senast 2O7S-O2-77. Vid frågor kontakta ulrica.furby@grkom.se, eller gustav. hojer(ôgrkom.se För Göteborgsregionens kommunalförbund Helena Söderbäck Förbu ndsd irektör

90 Förslag till utgångspunkter för ett fortsatt kommungemensamt arbete för att främja etableringen av nyanlända flyktingar på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen Främja nyanländas etablering en förutsättning för hållbar tillväxt och social utveckling Göteborgsregionens medlemskommuner har via GR sedan årsskiftet 2010/11 etablerat en plattform för gemensamt agerande när det gäller nyanlända vuxna flyktingar med uppehållstillstånd. Ett samarbete har etablerats på flera områden, bland annat drivs en gemensam regional samhällsorientering som är öppen för alla nyanlända i Göteborgsregionen. Yrkesutbildningar med språkstöd är ett annat exempel som prövas och utvecklas kommungemensamt. I GRs budget och verksamhetsinriktning för 2015 som antogs av GRs förbundsfullmäktige den 10 juni 2014, uttrycks att det ökade flyktingmottagande kommer att kräva en ökad mobilisering hos GRkommunerna för att hantera inflödet samt skapa möjligheter för en god etablering och integration. Vidare anges i verksamhetsinriktningen att styrgruppen för arbetsmarknad ska verka för: - Att kommungemensamma plattformen för nyanlända flyktingar stärks, - Att GR stödjer kommunerna samt ger möjlighet till samverkan och samutnyttjande vid ett ökat mottagande. Styrgruppen för arbetsmarknad har uppdragit åt GR att tillsammans med representanter från några av medlemskommunerna som också ingår i arbetet med den kommungemenensamma plattformen för nyanlända, utarbeta ett förslag till det fortsatta kommungemensamma arbetets inriktning. 1 Utgångspunkten är att alla medborgares resurser är till nytta för regionens utveckling, och att det är en gemensam angelägenhet att skapa bra villkor för allas möjligheter till självförsörjning. Flyktingmottagandet är ett nationellt åtagande som kräver samarbete mellan stat och kommun. Ett bra etableringsarbete är tillväxtfrämjande, bidrar till att klara framtida arbetskraftsbehov och välfärdens framtida finansiering. Asyl- och flyktingmottagandet innebär både möjligheter och utmaningar. Flyktingmottagandet ställer höga krav på alla samhällsaktörer och inte minst på kommunerna. 1 I arbetsgruppen har ingått: Magnus Billborg enhetschef försörjningsstöd Sektor Arbete, Trygghet, Omsorg Ale kommun, Pia Borg planeringsledare SLK Göteborgs Stad, Veronica Morales verksamhetschef Social Resursförvaltning Göteborgs stad, Tarja Thorén verksamhetschef Social- och Arbetsmarknadsförvaltningen Mölndals stad samt Ulrica Furby och Gustav Höjer GR.

91 Det råder stor brist på kommunplatser och många flyktingar bor lång tid på Migrationsverkets (MIV) anläggningar som på flera ställen är överbelagda. Riksrevisionens granskning visar att nära åttiofem procent av de nyanlända väljer att ordna eget boende eller flytta till anhöriga. Det innebär också att utflyttningen från Migrationsverkets anläggningsboenden till stora delar sker utan den planering som Arbetsförmedlingen ska ansvara för när det gäller att hitta plats för bosättning där det också finns arbete. Bakgrund Nationellt Antalet asylsökande har sedan hösten 2012 ökat markant. År 2013 ökade antalet asylsökande från (år 2012) till närmare personer. Drygt 36 % av de asylsökande var kvinnor. Knappt 50 % av de som sökt asyl fick uppehållstillstånd. Den i särklass största andelen asylsökande kom från Syrien. Cirka flydde därifrån för att söka asyl i Sverige och 85 % av de ärenden som prövats fick bifall. Migrationsverkets huvudscenario i den senaste prognosen för 2014 pekar på att ca personer kommer att söka asyl i Sverige under året. Det är en ökning med personer sedan prognosen i mars i år. Flyktingsituationen i vår omvärld riskerar att förvärras ytterligare bland annat beroende på utvecklingen i Irak och dess närområden. Anhöriginvandringen bedöms att öka då flera som flyr och söker skydd gör det utan sina familjer. De kommer att vilja återförenas med sina släktingar om och när uppehållstillstånd har beviljats. Detta kan komma att förskjutas fram i tiden då handläggningstiderna ökar. Regionalt och delregionalt Utmaningen för Göteborgsregionen kan illustreras enligt tabell nedan: Andel (och antal) mottagna i procent inom Göteborg, kranskommunerna och totalt. År Göteborg Kranskommunerna Totalt VG % (646) 30 % (271) 100 % (917) % (1 112) 26 % (390) 100 % (1 502) Källa: Migrationsverket % (2 187) 19 % (506) 100 % (2 693) (inkl Kungsbacka) Planeringstal, Länsstyrelsen 2014/ (exkl Kungsbacka) 2

92 Mottagandet i Göteborgsregionen har ökat markant de senaste åren. En jämförelse med övriga delregioner i Västra Götaland för år 2013 visar dock att vår delregion (GR) har ett lägre mottagande per invånare än övriga delregioner. Under en följd av år har den största andelen nyanlända mottagits i Göteborg. Trots att kranskommunerna ökat sitt mottagande i antalet flyktingar så har deras andel minskat i förhållande till Göteborg från 30 % 2011 till 19 % En av förklaringarna är att de flyktingar som Göteborg tar emot är s.k. EBO (eget boende). Boendesituationen för många nyanlända i Göteborgs stad är extremt svår vilket försvårar etableringen i samhället. Vid en mätning som genomfördes i november 2013 var det minst 200 barnfamiljshushåll som bodde under osäkra boendeförhållanden 2. De allra flesta nyanlända flyktingar bosätter sig i de nordöstra stadsdelarna och i Västra Hisingen (Biskopsgården). Förslaget i den här skrivelsen gäller nyanlända vuxna flyktingarnas situation. Dock bör det påpekas att situationen för ensamkommande asylsökande barn och ungdomar också är synnerligen ansträngd är prognosen för Sverige totalt barn/ungdomar vilket är en betydande ökning sedan föregående år. Sedan årsskiftet har i Mölndal haft 1100 ensamkommande barn och ungdomar som gått igenom transitsystemet. I fjol tog Mölndal emot cirka 600 barn varav drygt 10 % sedan fick permanent uppehållstillstånd i kommunen. Enligt ny lagstiftning ska kommunerna (anvisnings kommuner) ta emot ensamkommande enligt en framtagen kvot som bygger på invånarantalet. I år undantas Mölndal från denna kvot eftersom kommunen är ankomstkommun. Utgångspunkter för fortsatt kommungemensamt arbete Med anledning av ett fortsatt högt och enligt bedömningarna ökande flyktingmottagande de kommande åren behövs en fördjupad kommungemensam och regional samverkan för att undvika fortsatt och ökande segregation i Göteborgsregionen. Kommunerna i Göteborgsregionen samverkar med målet att regionen ska klara ett hållbart mottagande när det gäller etableringen av vuxna flyktingar med uppehållstillstånd. För att nå målet krävs utöver ett vidgat samarbete på lokal och regional nivå även regelförändringar på nationell nivå. Gemensamt planera och rusta för ett hållbart mottagande Det är angeläget att gemensamt planera och rusta för ett bra mottagande som främjar etableringen på arbetsmarknaden i Göteborgsregionen. Kvinnor och män ska erbjudas ett effektivt stöd så att integrationen och etableringen i det svenska samhället underlättas. Särskilda insatser ska riktas mot vuxna i arbetsför ålder så att de snabbt kan komma i arbete och försörja sig själva och sin familj. Samverkan kring introduktionsinsatser Den nyanlända ska kunna bo i en kommun och få introduktionsinsatser i en eller flera andra kommuner utifrån hens behov och kommunernas utbud. Överenskommelser om gemensamma insatser och resurser finns redan i dag. Dessa kan utvecklas ytterligare och nya områden för samarbete kan identifieras. Genom samverkan skapas möjligheter både till ett bredare underlag och ett mer diversifierat utbud vilket ökar möjligheten till individanpassade insatser. 2 Med osäkra boendeförhållanden betecknas allt som inte är ett eget kontrakt. Det kan vara inneboende, som är den helt dominerande boendeformen eller andrahandskontrakt (giltiga eller ogiltiga), jourboenden m.m. 3

93 Öka nyanländas möjlighet att välja bostadsort inom regionen Medlemskommunerna ska aktivt bidra till att öka individernas möjligheter att välja bostadsort inom regionen. På detta sätt medverkar alla kommuner till målet att nå en jämnare spridning av var människor bosätter sig i regionen. En jämnare fördelning möjliggör ett ökat mottagande. Genom ett enhetligt agerande och gemensamt ansvarstagande från kommunerna i Göteborgsregionen möjliggörs en hållbar etableringskedja. Denna viljeinriktning är grunden för kommunernas samarbete med statliga myndigheter och organisationer som Länsstyrelsen, Arbetsförmedlingen, Migrationsverket samt Västra Götalandsregionen (hälso- och sjukvården). Framtagandet av en regional bostadsanalys En förutsättning för att kommunerna i högre utsträckning ska kunna bidra till en geografisk spridning i Göteborgsregionen är att kommunerna har större möjlighet att planera för mottagandet både vad gäller mottagande enligt avtal från anläggning och bosättning genom EBO. En sammanställning och kartläggning av GR-kommunernas bostadsplanering som även inkluderar bostadsförsörjning för nyanlända behövs. En sådan analys ger underlag för att utveckla strategier i ett regionalt perspektiv och skapar förutsättningar för gemensamma förhållningssätt och en samlad dialog med statliga och regionala aktörer. Andra gemensamma initiativ är att bjuda in både allmännytta, privata fastighetsägare och den civila sektorn till dialog om bostadsförsörjning för nyanlända. Utgångspunkter för samarbetet med staten Flyktingmottagandet samt etableringsuppdraget är i grunden statens ansvar. Kommunerna har åtagit sig eller blivit ålagda av riksdag och regering att utföra vissa uppdrag för att stödja etableringen. För att mottagandet ska kunna ske på ett bra sätt fordras ett fungerande samspel mellan statliga, regionala och lokala aktörer. En viktig uppgift inom ramen för den fortsatta kommungemensamma plattformen är att identifiera och synliggöra förhållanden eller regelverk som hindrar eller försvårar samspelet med staten och andra aktörer och när det finns samsyn mellan kommunerna, agera gemensamt för att få till stånd en förändring. Riksrevisionen och regeringens flyktingsamordnare presenterade innan sommaren sina respektive rapporter kring hur mottagningskapaciteten kan ökas och effektiviseras. Sveriges kommuner och Landsting (SKL) har också pekat på ett antal områden som behöver förändras. Utifrån deras rekommendationer och medlemskommunernas egna erfarenheter är det angeläget att förändringar sker inom ett antal områden så att samarbetet kan utvecklas. Samordningen behöver tydliggöras Ett helhetsperspektiv i styrningen av asyl- och flyktingpolitiken är nödvändigt och det brister idag. Länsstyrelsens samordningsuppdrag när det gäller de statliga, berörda myndigheterna bör förtydligas. Matchningen mot den nationella arbetsmarknaden bör nyanseras 4

94 Arbetsförmedlingens har i uppdrag att planera boendet för dem som får uppehållstillstånd och det ska ske med hänsyn till den nationella arbetsmarknaden. Erfarenheterna från GR kommunerna visar att detta är ett för ensidigt förhållningssätt och att även andra aspekter bör vägas in. En närhets- och kontinuitetsprincip är också angelägen att tillämpa bland annat i de mindre orterna där anläggningsboenden finns etablerade. Där har de boende fått sin första kommunförankring och påbörjat sin etablering och integration. En nationell matchning bör i första hand tillämpas för personer som har en utbildnings- och yrkesbakgrund som är tillräckligt specifik för att en matchning ska bli aktuell. Ett samlat ansvar för bosättningen I dag delas ansvaret för bosättningen mellan Arbetsförmedlingens och Migrationsverket. Uppdelningen medför en rad otydligeter i förhållande till kommunerna. Migrationsverket bör förslagvis ha ett samlat ansvar för bosättningen. För att klara ett ökat inflöde av nyanlända krävs förbättrade planeringsförutsättningar. Detta skulle kunna underlättas om Migrationsverket ges möjligheter att bygga upp och driva anläggningsboenden i egen regi. Det bör också övervägas att ge den myndighet som får bosättningsansvaret utökade anvisningsmöjligheter i perioder av högt mottagande. Samråd mellan Migrationsverket och kommunerna inför etablering av anläggningsboenden Den tilltagande flyktingsströmmen innebär att nya anläggningsboenden måste öppnas. Detta sker i första hand genom upphandling. För att kommunerna ska kunna mobilisera resurser för sina åtaganden krävs framförhållning. En förutsättning för detta är att kommunerna involveras i ett samråd innan en etablering kommer till stånd men detta sker inte regelmässigt idag. Ur ett kommunalt perspektiv bör Migrationsverket ansvara för att samråd med kommunerna sker och även säkerställa att kommunikationen mellan upphandlade leverantörer och berörd kommun fullgörs till exempel att kommunikationsskyldigheten anges i upphandlingsunderlaget. Gör Arbetsförmedlingens resurser mer flexibla och öka möjligheterna till samarbete med kommunerna När flyktingströmmen ökar och fler nyanlända ska påbörja sina etableringsinsatser hos arbetsförmedlingen finns en stor risk att insatserna försenas på grund av att arbetsförmedlingens handläggare fått en kraftigt ökad arbetsbelastning. En konsekvens av detta är också att arbetsförmedlingens budgeterade medel för etableringsinsatser riskerar att inte förbrukas. Arbetsförmedlingen bör ges möjlighet att använda kommunerna som aktör för etableringsinsatser samt att utföra lokala och regionala upphandlingar så att utbudet kan anpassas efter de förutsättningar som råder på kommunal och regional nivå. Fyll väntetiden på anläggningsboendena med innehåll Bostadssituationen är svår och kommer att vara så under en längre tid om flyktingsituationen inte förändras i vår omvärld. Anläggningsboendet kommer sannolikt att vara det bostadsalternativ många flyktingar kommer att ha under flera månader och kanske upp till ett år. Det är viktigt att denna första tid också används konstruktivt för att främja etableringen. Att vidga och utöka insatserna för personer på anläggningsboenden är därför väsentligt. Utöver SFI är det önskvärt om det också kan 5

95 ges andra insatser vid anläggningsboenden, såsom samhällsorientering, förberedande arbetsmarknadspolitiska etableringsinsatser och validering. Statens ersättning till kommunerna för mottagande av nyanlända Det är angeläget att GR-kommunerna utifrån ett kommunalt perspektiv gemensamt bevakar förändringar i statsbidragens konstruktion och verkar för att de kommunala utgifterna ges en statlig täckning. Dagens system innebär att kommunerna får ersättning genom ett grundbelopp, per mottagen nyanländ samt eventuellt en prestationsbaserad ersättning som baseras på det totala antalet mottagna i förhållande till befolkning och i jämförelse med andra kommuner. Den ersättning som är prestationsbaserad och som nyligen införts bör följas upp för att säkerställa att önskade effekter uppnås. När det gäller kommunernas utbetalning av försörjningsstöd i väntan på att den nyanlände får etableringsersättning ska kommunerna återsöka dessa kostnader, den så kallade glappetersättningen. I detta sammanhang måste det ske en förenkling av återsökningen. När kommunerna planerar sina insatser krävs vidare en ökad transparens och överblick kring vilka medel som kan rekvireras. Tiden för glappersättningen måste minimeras och rimligen ska inte den nyanlända behöva ha kontakt med mer än ett ersättningssystem. 6

96 Ärende 8 Årlig grundläggande granskning 2014

97 Revisorerna Göteborg Alingsås kommun Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Miljöskyddsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden Årlig grundläggande granskning 2014 Kommunens revisorer har genomfört ovanstående granskning. Rapport har upprättats efter genomförd granskning. Rapporten fastställdes på revisionsmöte den 13 januari varvid revisorerna beslutade att sända rapporten till nämnden. Våra granskningsrapporter skall löpande redovisas till kommunfullmäktige under året. Vi skall redovisa rapporten vid kommunfullmäktiges sammanträde den 25 februari och skulle om möjligt vilja ha Era kommentarer, utifrån granskningens rekommendationer, och redovisning på åtgärder senast den 20 februari. Skicka era svar till samt till för registrering i Revisionens diarium. Med vänliga hälsningar Erik Söderberg På uppdrag av kommunens revisorer Kopia till: Kommunfullmäktiges presidium

98 Datum: Socialnämnden Handläggare: Ninni Flodin Direktnr: Beteckning: SN Årlig grundläggande granskning 2014 Ärendebeskrivning På uppdrag av kommunens revisorer har Ernst & Young gjort en granskning med syftet att ge svar på hur nämnderna mottar, genomför och återredovisar Kommunfullmäktiges mål och uppdrag. I granskningen har dels en enkätundersökning gjorts dels en granskning av dokument (protokoll, flerårsstrategi, våruppföljning och delårsrapport). Revisorerna vill ha socialnämndens kommentarer utifrån granskningens rekommendationer. Revisorerna vill också ha redovisning av åtgärder utifrån rekommendationerna. Förslag till beslut i Socialnämnden Socialnämnden godkänner förvaltningens förslag till svar på revisionsrapporten. Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att upprätta en plan för löpande uppföljning av mål, uppdrag och internkontroll under Exp: Revisorerna Socialförvaltningen Susanne Åhman Förvaltningschef Marita Haglund Planeringschef Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

99 Datum: Handläggare: Marita Haglund Direktnr: Beteckning: SN Årlig grundläggande granskning 2014 Bakgrund På uppdrag av kommunens revisorer har EY gjort en granskning med syftet att ge svar på hur nämnderna mottar, genomför och återredovisar Kommunfullmäktiges mål och uppdrag. I granskningen har dels en enkätundersökning gjorts dels en granskning av dokument (protokoll, flerårsstrategi, våruppföljning och delårsrapport). Revisorerna vill ha socialnämndens kommentarer utifrån granskningens rekommendationer. Revisorerna vill också ha redovisning av åtgärder utifrån rekommendationerna. Rapporterns resultat Rapporten har två rekommendationer som berör socialnämnden: Socialnämnden rekommenderas att tydliggöra nämndens löpande arbete med åtaganden och riktade uppdrag i syfte att bidra till måluppfyllelse avseende fullmäktiges prioriterade mål. Samtliga nämnder rekommenderas att stärka ledamöternas insyn i samt strukturen för intern kontroll. Kommentarer till rekommendationerna och åtgärder Tydliggöra det löpande arbetet Socialnämnden har under 2014 följt upp åtaganden och uppdrag vid våruppföljning och delårsrapport. Utöver dessa båda tillfällen har nämnden haft uppe frågan på dagordningen vid två tillfällen. Revisorerna rekommenderar att nämndens löpande arbete med åtaganden och uppdrag tydliggörs. För att tydliggöra det löpande arbetet bör en plan för året för redovisning och uppföljning av åtaganden och uppdrag upprättas. Planen ska innehålla vad, när och hur nämnden ska följa upp nämndens åtaganden och uppdrag från Kommunfullmäktige (se exempel i bilaga). Vid uppföljningar och redovisningar i nämnden ska kopplingen till åtaganden och uppdrag tydligt framgå och dokumenteras i protokollet. Stärka ledamöternas insyn i samt strukturen för intern kontroll Författarna till rapporten gör bedömningen att nämndens insyn i internkontrollen bör utvecklas. Alingsås kommun, Socialförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Sidenvägen 7 D Telefon: Fax: E-post: socialnamnden@alingsas.se Webbplats:

100 För att utveckla insynen bör uppföljning och redovisning av resultatet av kontrollmomenten göras mer frekvent under året. År 2014 följer socialnämnden upp internkontrollplanen endast i samband med årsredovisningen. Även för internkontrollen bör en plan för redovisning av kontrollmomenten göras. Marita Haglund Planeringschef Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Sidenvägen 7 D Telefon: Fax: E-post: socialnamnden@alingsas.se Webbplats:

101 Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av och tillsammans med de förtroendevalda revisorerna Alingsås kommun Årlig grundläggande granskning 2014

102 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Metod Alingsås kommuns styrmodell Enkätundersökningen resultat Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Barn- och ungdomsnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Kultur- och fritidsnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Miljöskyddsnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Samhällsbyggnadsnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Socialnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Tekniska nämnden

103 11.1. Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Utbildningsnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Vård- och äldreomsorgsnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätundersökningen Revisionens bedömning Överförmyndarnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Resultat av enkätunderökningen Revisionens bedömning Revisionens samlade bedömning...37 Bilaga 1: Nämndernas åtaganden Bilaga 2: Enkätfrågor Bilaga 3: Dokumentförteckning 2

104 1. Sammanfattning EY har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna, genomfört en årlig grundläggande granskning av nämnderna i Alingsås kommun. Syftet med granskningen är att utifrån en övergripande nivå ge svar på hur nämnder mottar, genomför och återredovisar av kommunfullmäktige beslutade mål och uppdrag. Granskningen har genomförts som en enkätundersökning med nämndernas ledamöter samt genom en genomgång av nämndernas protokoll. Granskningen visar att arbetet med styrning och ledning av verksamheterna avseende fullmäktiges prioriterade mål varierar mellan de olika nämnderna och kommunstyrelsen. De flesta nämnderna har antagit såväl nämndåtaganden som förvaltningsåtaganden för verksamhetsåret Undantagen är överförmyndarnämnden som inte antagit några åtaganden, miljöskyddsnämnden som inte har några egna åtaganden samt samhällsbyggnadsnämnden som inte antagit några förvaltningsåtaganden. Överlag sker nämndernas arbete för att uppfylla sina åtaganden genom att anta flerårsstrategier och följa upp arbetet på förvaltningen i våruppföljning och delårsrapporter samt årsredovisning. Flera nämnder behandlar dock åtagandena samt bidrag till måluppfyllelse avseende fullmäktiges prioriterade mål löpande under året. Vår bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna bedriver ett arbete för att uppfylla fullmäktiges prioriterade mål. Utifrån protokollsgenomläsningen bedömer vi dock att detta arbete kan utvecklas och tydliggöras i de flesta nämnder. Alla nämnder utom miljöskyddsnämnden har antagit internkontrollplaner för verksamhetsåret Arbetet med intern kontroll har behandlats på ett par nämnders sammanträden under året. I det stora flertalet nämnder bedrivs arbetet, av vad som framgår i protokoll, av förvaltningen utan att nämnden deltar undantaget arbetet med flerårsstrategin. En stor andel av nämndernas ledamöter uppger att deras egen insyn i internkontrollarbetet och nämndens struktur för intern kontroll kan bli bättre. En majoritet av nämndernas ledamöter anser att internkontrollen kan bli en mer integrerad del i kommunens styrmodell. Vår bedömning är att kommunens struktur för och nämndernas arbete med intern kontroll bör stärkas. Kommunstyrelsen bör därför tillse att intern kontroll tydligare implementeras som del i kommunens styrmodell. Vår bedömning är också att nämnderna särskilt bör utveckla nämndledamöternas insyn i internkontrollarbetet då det är nämndernas ansvar att säkerställa att verksamheterna bedrivs med tillräcklig intern kontroll. Utifrån vad som framkommit i den grundläggande granskningen rekommenderar vi: Miljöskyddsnämnden och överförmyndarnämnden att anta nämndåtaganden samt förvaltningsåtaganden för verksamheten inom sina ansvarsområden. Samhällsbyggnadsnämnden att anta förvaltningsåtaganden på sitt ansvarsområde. Kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljöskyddsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden samt tekniska nämnden att tydliggöra nämndens löpande arbete med åtaganden samt riktade uppdrag i syfte att bidra till måluppfyllelse avseende fullmäktiges prioriterade mål. Miljöskyddsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden samt tekniska nämnden att tydliggöra arbetet med åtaganden, mål och uppdrag i våruppföljningar, delårsrapport samt årsredovisning. Miljöskyddsnämnden att anta en internkontrollplan för sin verksamhet. Kommunstyrelsen och övriga nämnder att stärka ledamöternas insyn i samt strukturen för intern kontroll inom nämnden. Kommunstyrelsen att säkerställa att den kommunövergripande strukturen för intern kontroll utvecklas, som en del i styrmodellen. 3

105 2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt kommunallagens 9 kapitel 9 är revisionens uppgift att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen. Enligt kommunallagen skall revisorerna pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig har revisorerna, med bakgrund av sin väsentlighets- och riskbedömning, beslutat att genomföra en årlig grundläggande granskning genom en enkätundersökning samt protokollsgranskning. Särskild vikt har lagts på att granska nämndernas arbete med fullmäktiges mål och intern kontroll samt ledamöternas uppfattningar om kommunens styrmodell Syfte och avgränsning Den grundläggande granskningen innebär att revisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens nämnder. I denna grundläggande årliga granskning innebär det att revisorerna på en övergripande nivå förhåller sig till om nämndens verksamhet är ändamålsenlig och bedrivs med en tillräcklig intern kontroll. Syftet med granskningen är att utifrån en övergripande nivå ge svar på hur nämnderna mottar, genomför och återredovisar av kommunfullmäktige beslutade mål och uppdrag. I granskningen sker ingen värdering av hur väl uppfyllda mål eller uppdrag är utan fokus är på hur nämnderna bryter ner och redovisar beslutade mål och uppdrag Metod EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört årets grundläggande granskning. Granskningen har genomförts i två delar. Den ena delen genomfördes i form av en elektronisk enkätundersökning i vilken samtliga nämndledamöter samt ersättare ombetts delta. Den andra delen har utgjorts av en granskning av protokoll, flerårsstrategier samt våruppföljningar och delårsrapporter i syfte att fastställa hur respektive nämnd arbetar med fullmäktiges mål, sina åtaganden samt riktade uppdrag. Följande nämnder ingår i granskningen: Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Miljöskyddsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden 4

106 Enkätundersökningen En elektronisk enkät översändes till samtliga ledamöter samt ersättare i de granskade nämnderna. Enkäten bestod av elva frågor vilka behandlar kommunens styrmodell och arbetet med internkontrol samt nämndens arbete under året. I rapporten presenteras svar på ett urval av dessa frågor, samtliga frågor framgår dock av bilaga 2. Av de 169 ledamöter och ersättare som ombetts att besvara enkäten har 118 inkommit med svar vilket innebär att enkäten har fått en svarsfrekvens på 70 % 1. Svarsfrekvensen per nämnd anges i respektive avsnitt där nämndspecifika svar behandlas. Vi vill rikta ett stort tack till alla ledamöter som tagit sig tid att svara på enkäten. Frågorna i enkäten är i huvudsak utformade som flervalsfrågor med betygsskalor, till exempel fem steg från mycket liten till mycket stor. I rapportens diagram presenteras de svar, där svarsalternativen angivits på en femgradig skala, endast med tre svarsnivåer. Dessa har slagits samman för ökad tydlighet och tillförlitlighet. Genom att skapa en skala med en lägre, en neutral samt en övre tredjedel minskar risken för att den samlade bilden av hur nämnden upplever arbetet påverkas av ledamöternas olika uppfattning om avståndet mellan skalsteg (mellan exempelvis mycket liten och liten) Protokollsgranskning Inom ramen för denna granskning har vi gått igenom samtliga nämnders sammanträdesprotokoll, flerårsstrategier samt våruppföljningar och delårsrapporter från verksamhetsåret Protokollsgranskningen har i huvudsak syftat till att studera hur nämnderna arbetat för att bidra till måluppfyllselse avseende kommunfullmäktiges tolv prioriterade mål. Utgångspunkten för granskningen har varit varje nämnds beslutade åtaganden utifrån flerårsstrategierna Samtliga nämnders åtaganden återfinns i bilaga 1. 1 En svarsfrekvens på 70 % betraktas som ovanligt bra för en web-enkät. 5

107 3. Alingsås kommuns styrmodell Kommunfullmäktige beslutade om en ny styrmodell I dokumentet Styrmodell för Alingsås framkommer hur styrmodellen ska tillämpas. Det framgår att allt arbete ska utgå från kommunfullmäktiges beslutade vision. Med utgångspunkt i visionen tar kommunfullmäktige fram en programförklaring. Den beslutas i början av varje mandatperiod och innehåller ambitioner, inriktning och prioriteringar för mandatperioden och består bland annat av kommunfullmäktiges tolv prioriterade mål. Kommunfullmäktige upprättar med utgångspunkt i programförklaringen en flerårsstrategi för Alingsås. I denna görs de prioriterade målen mätbara genom att de kopplas samman med indikatorer för kvalitet, ekonomi och volym. Med utgångspunkt i den övergripande flerårsstrategin för Alingsås tar nämnderna fram egna flerårsstrategier. I dessa ska nämnderna ange sina åtaganden i arbetet mot kommunfullmäktiges prioriterade mål. Enligt styrmodellens definition av ett åtagande beskriver det hur nämnden/förvaltning bidrar till måluppfyllelse utifrån arbetssätt, resursanvändning, volym och utveckling. Ett förtydligande av åtagande har arbetats fram av kommunledningskontoret. Där anges bland annat att åtaganden skall sättas för det som behöver utvecklas eller förändras för att nå målen. Nämnderna tar själva fram förslag till åtaganden. Dessa godkänns sedan av kommunstyrelsen som har ansvar för att åtagandena är tillräckliga för att målen ska nås. Enligt styrmodellen ska förvaltningens åtaganden gentemot nämnden anges i nämndens flerårsstrategi. Medan nämndens åtaganden ska uttrycka vad som behöver göras ska förvaltningens åtaganden uttrycka hur det ska göras. Nämndens åtaganden ska sättas på övergripande nämndnivå och inte på ansvarsenhetsnivå. I årsredovisningen ska kommunfullmäktige följa upp de prioriterade målen och indikatorerna utifrån KS, nämndernas och bolagens åtaganden samt den ekonomiska resursförbrukningen under det gångna året. Årsredovisningen beslutas av kommunfullmäktige i mars och ska vara ett underlag till revidering av mål, åtaganden och ekonomiska ramar för nästkommande flerårsstrategi. Den 10 december 2014 beslutade kommunfullmäktige att anta en reviderad version av styrmodellen. Översynen av styrmodellen beskrivs i tjänsteskrivelsen att till stor del ha bestått av att samla ihop de olika förändringar som har visat sig nödvändiga genom åren. Exempel på förändringar är att internkontrollen och tillväxtprogrammet lyfts in som delar i modellen. Strukturen i dokumentet har även förändrats något och kommunens ekonomistyrningsprinciper (beslutade i juni 2014) har lyfts fram som en del i styrningen. Revideringen innebär även enligt uppgift att kommunledningskontoret snarare än KS godkänner nämndernas åtaganden. 6

108 4. Enkätundersökningen resultat I detta avsnitt presenteras det samlade resultatet av undersökningen, med svar från samtliga deltagande ledamöter oavsett i vilken nämnd de ingår. Nämndspecifika resultat från enkäten presenteras i rapportens avsnitt för respektive nämnd Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Samarbetet inom nämnden Styrning och uppföljning av verksamheten Samarbetet med förvaltningen Dåligt Acceptabelt Bra Ingen uppfattning Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? 71% 7% 22% Dåliga Acceptabla Bra En majoritet (80 %) av de ledamöter som deltagit i enkätunderökningen anser att samarbetet inom den egna nämnden samt med förvaltningen fungerar bra eller mycket bra. Över 60 % av respondenterna har angivit att deras respektive nämnd arbetar bra eller mycket bra med ledning och styrning medan 26 % angivit att det inte är bättre än acceptabelt. Nästan tre fjärdedelar (71 %) av de deltagande ledamöterna har uppgivit att de anser de egna förutsättningarna att ha en helhetsbild av verksamheten är goda. Mer än 90 % av de deltagande ledamöterna har svarat positivt på de frågor enkäten ställer avseende nämndernas beslutsunderlag. Det innebär att dessa ledamöter anser att beslutsunderlagen i respektive nämnd är tillgängliga i god tid, distribueras till alla berörda, är lätta att få tag på och förstå samt håller god kvalitet. Ytterligare en fråga i enkäten behandlar ledamöternas uppfattning om huruvida nämnden får tillräckliga resurser för att fullfölja sitt uppdrag. En majoritet av respondenterna (65 %) uppger att de anser att nämnden får tillräckliga resurser medan drygt 30 % av ledamöterna uppgivit att nämnden saknar resurser för sitt uppdrag. 7

109 Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 12% 1-3 Mycket dåligt Mycket bra 29% 39% 20% 68 % av de deltagande nämndledamöterna har angivit att de anser att kommunens styrmodell är värd ett betyg som är sex eller högre, det vill säga på den övre halvan av betygsskalan från ett till tio. Det betyg som flest ledamöter anser att modellen är värt är sju vilket 22 % av ledamöterna angivit som sitt svar. På de frågor som enkäten ställer, vilka avser hur väl modellen fungerar utifrån fyra olika perspektiv, är det vanligaste svaret från ledamöterna att den fungerar bra. Mellan 51 och 64 % har angivit att modellen fungerar bra utifrån de perspektiv som presenteras. Frågorna behandlar hur väl modellen fungerar för kommunen i stort, är ett stöd för styrningen i den egna nämnden, förklaras genom tillämpningsanvisningar samt har utvecklats i takt med implementeringsprocessen. Den aspekt som flest ledamöter anser behöver förbättras är hur väl modellen förklaras med tillämpningsanvisningar. Det är dock inte fler än 12 % av respondenterna som har uppgivit att de anser sådan utveckling nödvändig. Mellan 7 och 19 % har uppgivit att de saknar uppfattning om hur modellen fungerar avseende de olika perspektiven som presenterats Internkontrollen är ett viktigt instrument i nämndens styrning? Min nämnd har en bra struktur för internkontrollarbetet? Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Du som ledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning En fråga i enkäten behandlar hur väl ledamöterna anser att nämnden bedömer och hanterar risker i respektive verksamhet. 88 % av de ledamöter som deltagit i undersökningen uppger att nämnden gör detta på ett ändamålsenligt sätt. Vidare uppger 60 % av ledamöterna att de anser att intern kontroll är ett viktigt instrument för nämndens styrning. 48 % anser också att den egna nämnden har en bra struktur för internkontrollarbetet medan ytterligare 42 % anser att den är acceptabel. 57 % av ledamöterna har angivit att de endast till liten eller acceptabel grad har inblick i nämndens internkontrollarbete. 16 % av ledamöterna anser sig sakna uppfattning om internkontrollen är en integrerad del i kommunens styrmodell. 8

110 5. Kommunstyrelsen 5.1. Kommunstyrelsens arbete med mål, åtaganden och uppdrag I flerårsstrategin anger kommunstyrelsen tre åtaganden utifrån kommunfullmäktiges prioriterade mål samt den genomförda väsentlighets- och riskanalysen. Dessa anknyter dels till de tolv prioriterade målen i sin helhet (åtaganden som handlar om att stärka styrning och utveckla e-tjänster), dels till fullmäktiges mål: I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande. I delårsrapporten per augusti 2014 redovisar KS även resultat avseende tre ytterligare åtaganden vilka knyter an till de två prioriterade målen avseende miljöpåverkan samt att infrastrukturen i kommunen skall skapa möjlighet för tillväxt. För en fullständig redogörelse av vilka åtaganden som KS anger, se bilaga 1. KS åtaganden kompletteras i flerårsstrategin med förvaltningsåtaganden som avser respektive nämndåtagande. KS uppger i sin verksamhetsplanering att ytterligare elva riktade uppdrag tillkommit i flerårsstrategin Dessa uppdrag avser områdena miljö- och energieffektivisering, arbete och näringsliv samt övergripande styrning och ekonomisk planering. I flerårsstrategin presenterar KS en internkontrollplan med två kontrollpunkter avseende Av protokollsgranskningen framgår att kommunstyrelsen inte regelbundet och uttalat behandlar sina åtaganden utifrån flerårsstrategin. Även om flera aktiviteter som knyter an till de olika åtagandena behandlats under året, särskilt avseende infrastruktur samt förstärkning av styrning och uppsikt över kommunen, hänvisas sällan till kopplingen mellan dessa och respektive åtagande. Inga aktiviteter som tydligt knyter an till åtagandena avseende strategier för ökad attraktion eller att utvecklas mot ett e-samhälle har behandlats av KS under året. Den samlade bilden av måluppfyllse och arbetet bakom åtagandena redovisas dock i KS delårsrapport samt årsredovisningen. I dessa dokument redovisas förvaltningens aktiviteter tydligt knutna till respektive åtagande. Vad gäller KS uppdrag har en tredjedel av dessa behandlats enskilt i KS under året en eller två gånger vardera. Status för samtliga uppdrag rapporterades dock i en samlad lägesrapport till KS den 13 oktober 2014, tillsammans med alla nämnders pågående uppdrag. Uppdrag till KS behandlas även samlat i styrelsens delårsrapportering samt årsredovisning Resultat av enkätundersökningen Av KS 26 ledamöter och ersättare lämnade 15 (58 %) svar på enkätundersökningen. Tio av de svarande utgörs av ordinarie ledamöter medan övriga fem är ersättare. Två tredjedelar av de ordinarie ledamöterna och 45 % av ersättarna har följaktligen valt att besvara enkäten. Knappt hälften av respondenterna (47 %) har besvarat frågan om vad som har varit nämndens största utmaningar under året. Det område som lyfts fram av flest ledamöter är frågor som berör ekonomi, såsom att etablera en effektiv ekonomistyrning och att hålla budget. Några ledamöter framhåller även att KS ledning brister avseende att sprida information internt i KS. Ytterligare områden som lyfts fram som utmaningar är arbetet med E20 och samarbetet med Trafikverket samt samverkan mellan olika nämnder. 9

111 Ledamöternas uppfattningar om styrelsearbetet Hur tycker du att kommunstyrelsens arbete fungerar avseende: Samarbetet inom nämnden Styrning och uppföljning av verksamheten Samarbetet med förvaltningen Dåligt Acceptabelt Bra Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? 60% 7% 33% Dåliga Acceptabla Bra En majoritet (53 %) av KS ledamöter anser att samarbetet inom styrelsen fungerar bra eller mycket bra medan de flesta övriga (33 %) anser att samarbetet är acceptabelt. Samma förhållande gäller för antalet ledamöter som anser att KS styrning och uppföljning är tillfredställande. 80 % av ledamöterna menar att KS samarbete med förvaltningen fungerar bra eller mycket bra medan övriga 20 % anser att det är acceptabelt. 93 % av ledamöterna menar att deras individuella förutsättningar att uträtta ett gott arbete i nämnden är acceptabla eller bättre. Mellan 87 och 100 % av de deltagande ledamöterna har svarat positivt på de frågor enkäten ställer avseende nämndernas beslutsunderlag. Det innebär att dessa ledamöter anser att beslutsunderlagen är tillgängliga i god tid, distribueras till alla berörda, är lätta att få tag på och förstå samt håller god kvalitet Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt Mycket bra 33% 34% 20% 13% Det är fler (67 %) av kommunstyrelsens ledamöter som angivit att de upplever att kommunens styrmodell förtjänar ett betyg på den övre halvan av den tiogradiga skalan än de som anser att den bör ha ett betyg på fem eller lägre. Det största antalet ledamöter (53 %) bedömde att styrmodellen var en sjua eller åtta på den tiogradiga skalan. 10

112 Internkontrollen är KS har en bra struktur ett viktigt instrument i för nämndens styrning? internkontrollarbetet? Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Du som KS ledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning En tredjedel av KS ledamöter anger i enkäten att de inte anser att nämnden på ett ändamålsenligt sätt bedömer och hanterar verksamhetens risker. Det vanligaste svaret från ledamöterna avseende internkontrollen är vidare, enligt diagrammet ovan, att den är acceptabel avseende de olika perspektiv de presenterats för i enkätundersökningen. Ett undantag från detta avser huruvida internkontrollen är ett viktigt styrinstrument för KS vilket knappt 50 % av ledamöterna menar att den är. En majoritet av ledamöterna menar att internkontrollen är acceptabel eller bra på alla de efterfrågade områdena Revisionens bedömning KS styrning mot åtaganden och uppdrag sker i huvudsak genom att fastställa årsplaneringen samt uppföljning i delårsrapportering och årsredovisning. Att förvaltningens åtaganden anges i flerårsstrategin och följs upp i delårsrapporten tydliggör kopplingen mellan nämndens åtaganden och förvaltningens verksamhet. Vår bedömning är att KS kan tydliggöra hur ärenden som behandlas på dess sammanträden knyter an till KS åtaganden. KS kan på så vis utveckla arbetet med att bidra till kommunens måluppfyllselse. En majoritet av KS ledamöter upplever att arbetet i styrelsen fungerar väl samt att deras egna förutsättningar för att fullgöra uppdraget är goda. Relativt många av KS ledamöter har dock angivit att samarbetet inom nämnden inte är bättre än acceptabelt. Vi noterar även att en del av ledamöterna upplever att internkontrollen är väl integrerad i styrmodellen vilket är intressant då intern kontroll inte (förrän november 2014) formellt antagits som del i modellen. Då en stor andel av ledamöterna vidare anser att nämndens struktur för internkontrollarbetet inte är mer än acceptabelt samt inte är viktigt för nämndens styrning bedömer vi att styrelsen bör stärka arbetet med intern kontroll. Vi bedömer även att KS kan utveckla styrelsens arbete i syfte att stärka samarbetet styrelseledamöterna emellan. 6. Barn- och ungdomsnämnden 6.1. Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag I nämndens flerårsstrategi samt delårsrapport redogör nämnden för sex åtaganden utifrån fem av kommunens tolv prioriterade mål samt nämndens väsentlighets- och riskanalys. Nämndens åtaganden knyter an till tre av fullmäktiges prioriterade mål. För en fullständig 11

113 redogörelse av vilka dessa åtaganden är se bilaga 1. Nämnden har även tagit fram förvaltningsåtaganden avseende respektive nämndsåtagande vilka anges i flerårsstrategin Vidare uppges i flerårsstrategin att nämnden mottagit tre riktade uppdrag från fullmäktige och kommunstyrelsen. Dessa avser kartläggning av avgångsbetyg och ökande standardkostnader för förskolan samt att genomföra sommarskola för att minska antalet elever utan fullständiga betyg. Nämnden har även antagit en plan för arbetet med internkontroll som innehåller 14 kontrollpunkter. Utifrån genomläsning av protokoll framgår att nämndens åtaganden endast i undantagsfall behandlas uttalat på nämndens sammanträden. Under året har så skett endast avseendeåtagandet avseende framtida organisation för skolan. Nämnden har även vid flera tillfällen arbetat med frågor om användandet av digitala verktyg i skolan samt metoder för att stimulera miljö- och hållbarhetsarbete. Detta har dock inte tydligt knutits till nämndens åtaganden. I delårsrapporten samt årsredovisningen, som behandlas av nämnden, knyts dock genomförda aktiviteter tydligt till nämndens åtaganden och därmed även fullmäktiges mål. Två av nämndens tre uppdrag har behandlats på nämndsammanträden under året. Undantaget gäller införandet av sommarskola vilket dock, enligt delårsrapporten, genomförts under året. Nämnden anger tydligt i protokoll när uppdrag, från KS och fullmäktige respektive från nämnden till förvaltningen, behandlas. De båda utredningsuppdragen, avseende avgångsbetyg och standardkostnaden i förskolan, är genomförda och avrapporterade till kommunstyrelsen Resultat av enkätundersökningen Av nämndens 22 ledamöter besvarade nio stycken (41 %) enkätundersökningen. Den låga svarsfrekvensen innebär att resultatet avseende hur nämnden uppfattar arbetet under året bör tolkas med viss försiktighet. Sex av ledamöterna har lyft fram viktiga utmaningar för nämnden under året. Samtliga dessa pekar på bristande ekonomiska resurser som den viktigaste utmaningen. För att specificera vad detta leder till lyfter ledamöterna fram att bargrupperna är för stora och att personaltätheten för låg. Ledamöterna pekar även på att det finns dåligt med medel för att utveckla nämndens verksamheter och att lokalfrågan är en stor utmaning. 12

114 Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet 100 Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten Samarbetet inom nämnden Styrning och uppföljning av verksamheten Samarbetet med förvaltningen Dåligt Acceptabelt Bra 89% 11% Dåliga Acceptabla Bra Nämndens ledamöter är, av vad som framgår av enkätundersökningen, nöjda med hur arbetet i nämnden fungerar samt den egna möjligheten att göra en bra insats. Över 60 % har angivit att nämndens arbete fungerar väl avseende alla de efterfrågade perspektiven. Samtliga ledamöter har uppgivit att de har en god eller acceptabel helhetsbild av verksamheten och har goda förutsättningar att hantera den arbetsbelastning nämndarbetet innebär. I enkäten ställdes även en rad frågor om ledamöternas syn på de underlag nämnden har som bakgrund till sina beslut. Alla de ledamöter som svarat på enkätundersökningen anger att nämndens beslutsunderlag finns tillgängliga i god tid, distribueras till alla berörda, är lätta att få tag på och att förstå samt håller god kvalitet. Enkäten behandlade även ledamöternas uppfattning om nämndens tillgång till resurser. En majoritet (53 %) av respondenterna från barn- och ungdomsnämnden uppger att nämnden får de resurser den behöver för att fullfölja sitt uppdrag Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt Mycket bra 33% 56% 11% Barn- och ungdomsnämnden är en av de nämnder som, utifrån enkätens resultat, framstår som mest nöjd med kommunens styrmodell. Samtliga respondenter anger att de anser styrmodellen fungera fem eller bättre på den tiogradiga skalan och 89 % uppger att de tycker att styrmodellen är värd sex eller högre som betyg. Bilden av att nämndens ledamöter uppskattar styrmodellen är tydlig även i svaren på de ytterligare frågor om modellen som ställts i enkäten. 13

115 Internkontrollen är Nämnden har en bra ett viktigt instrument i struktur för nämndens styrning? internkontrollarbetet? Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Du som ledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning 78 % av nämndens ledamöter anger i enkäten att de anser att nämnden bedömer och hanterar risker i verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. En majoritet (67-78 %) av respondenterna menar även att internkontrollarbetet i nämnden till stor grad uppfyller de olika aspekter som enkätundersökningen omfattar. Nästan fyra femtedelar (78 %) av ledamöterna anger att nämnden har en bra struktur för internkontrollarbetet Revisionens bedömning Nämndens styrning mot åtaganden, och därmed fullmäktiges prioriterade mål, sker i huvudsak genom att fastställa årsplaneringen samt uppföljning i våruppföljningar och delårsrapportering samt årsredovisning. Antagna förvaltningsåtaganden framgår av flerårsstrategin vilken tydliggör kopplingen mellan nämndens åtaganden och förvaltningens verksamhet. Arbetet med nämndens uppdrag behandlas i större omfattning på dess sammanträden än arbetet med åtaganden. Endast ett åtagande, avseende framtida skolorganisation har behandlats av nämnden under året. Vår bedömning är att nämnden kan tyddliggöra hur ärenden som behandlas på dess sammanträden knyter an till nämndens åtaganden och därmed fullmäktiges prioriterade mål. Barn- och ungdomsnämndens ledamöter framstår i undersökningen i allmänhet som nöjda med hur nämndens arbete fungerar, med kommunens styrmodell samt internkontrollarbetets organisering. En relativt stor andel menar dock att samarbetet inom nämnden kan bli bättre samt att resurserna inte riktigt räcker till vilket framför allt får konsekvenser för barngruppernas storlek och lärartätheten. Nära en tredjedel av ledamöterna uppger även att deras insyn i internkontrollarbetet kan bli bättre. Vi bedömer att nämnden bör stärka samarbetet inom nämnden samt ledamöternas insyn i internkontrollarbetet. 14

116 7. Kultur- och fritidsnämnden 7.1. Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Kultur- och fritidsnämnden anger i sin flerårsstrategi 18 åtaganden knutna till fyra av kommunens mål. Huvuddelen (tolv) av nämndens åtaganden syftar till att nå fullmäktiges mål nio: I Alingsås har vi ett rikt och stimulerande kultur-, idrotts- och föreningsliv. Nämndens övriga åtaganden syftar till att uppnå fullmäktiges mål avseende trygghet, säkerhet och välkomnande, god ekonomisk hushållning samt valfrihet och självbestämmande. För en fullständig redogörelse av vilka dessa åtaganden är, se bilaga 1. I flerårsstrategin har förvaltningsåtaganden formulerats vilka tydligt knyter an till respektive nämndåtagande. I nämndens flerårsstrategi har även en internkontrollplan, omfattande fyra kontrollmoment, avseende 2014 angivits. Av nämndens delårsrapport samt protokollsgranskningen framgår att ett antal av nämndens åtaganden är riktade uppdrag från kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. Detta framgår dock inte tydligt i flerårsstrategin. Utöver dessa har även ytterligare riktade uppdrag behandlats av nämnden under året. När ärenden behandlats av kultur- och fritidsnämnden under året motiveras beslut i dessa ofta av ett eller flera av nämndens åtaganden. Endast en liten del av nämndens alla åtaganden har dock behandlats på nämndens sammanträden under Måluppfyllelse per mål och åtagande redovisas dock samlat i nämndens uppföljning i samband med våruppföljning, delårsrapporten och årsredovisningen vilka behandlas på nämndens sammanträden Resultat av enkätundersökningen Av nämndens 21 ledamöter har tio besvarat enkäten varav åtta ordinarie ledamöter och två ersättare. Bilden som presenteras nedan reflekterar följaktligen knappt hälften (48 %) av nämndens ledamöters upplevelse av nämndarbetet. Av de ledamöter som svarat på enkäten lyfter fyra fram sin uppfattning om vilka utmaningar som varit nämndens främsta under året. Dessa är uteslutande olika projekt som till exempel ombyggnation av kulturhus och konsthall, öppnandet av Alingsås museum och arbetet med kommunens simhall. Ledamöterna lyfter även fram att nämnden hanterat utmaningarna väl med god information och diskussion innan beslut i olika ärenden tagits. 15

117 Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Samarbetet inom nämnden Styrning och uppföljning av verksamheten Samarbetet med förvaltningen Dåligt Acceptabelt Bra Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? 80% 10% 10% Dåliga Acceptabla Bra Nämndens ledamöter är, av vad som framgår av enkätundersökningen, mycket nöjda med hur arbetet i nämnden fungerar. 80 % av de ledamöter som svarat på enkäten anger att såväl samarbetet inom nämnden, dess styrning och uppföljning samt samarbetet med förvaltningen fungerar bra eller mycket bra. En lika stor andel av ledamöterna (80 %) uppfattar att de har en god eller mycket god helhetsbild av nämndens verksamhet. Av enkätens frågor om nämndens beslutsunderlag framgår att alla ledamöter är nöjda med tillgången till kvalitativa underlag. En av ledamöterna har dock angivit att underlagen inte alltid är så lätta att förstå. Enkäten behandlade även ledamöternas uppfattning om nämndens tillgång till resurser. En majoritet (56 %) av ledamöterna menar att nämnden har tillgång till de resurser den behöver för att fullgöra sitt uppdrag. De kvarvarande ledamöterna uppger dock att de anser att resurserna inte räcker till Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt 13% Mycket bra 51% 13% 23% Bland kultur- och fritidsnämndens ledamöter är det vanligaste betyget på styrmodellen en åtta av tio (vilket 38 % av ledamöterna angivit). En majoritet anser att modellen fungerar mycket bra medan en dryg fjärdedel anser att modellen är mycket dålig eller åtminstone mer dålig än bra. På de frågor som enkäten ställer avseende styrmodellens funktion nedbruten på områden varierar dock svaren något mer. Den generella bilden är fortfarande att ledamö- 16

118 terna är nöjda med modellen men mellan 20 % och 30 % av ledamöterna anger att de tycker att modellen fungerar mycket dåligt eller dåligt avseende de olika presenterade aspekterna av modellen Internkontrollen är Nämnden har en bra ett viktigt instrument i struktur för nämndens styrning? internkontrollarbetet? Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Du som ledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning På frågan om nämnden bedömer och hanterar risker på ett ändamålsenligt sätt anger 90 % av ledamöterna att så är fallet. Nära fyra femtedelar (78 %) av ledamöterna menar även att internkontrollen är ett viktigt instrument i nämndens styrning och en majoritet (66 %) uppger att nämndens struktur för arbetet är god. Endast hälften av ledamötena uppger dock att deras inblick i internkontrollarbetet är mer än acceptabel Revisionens bedömning Nämndens styrning mot fullmäktiges mål sker i huvudsak genom att fastställa årsplanering samt uppföljning i samband med våruppföljningar och delårsrapport samt årsredovisning. I nämndens protokoll hänvisas regelbundet till nämndens åtaganden. Nämndens åtaganden är många till antalet och endast en liten del av dessa har berörts i protokoll under året. Nämnden skiljer inte heller tydligt på riktade uppdrag och åtaganden. Vår bedömning är att kultur- och fritidsnämndens styrning tydligt påverkas av dess åtaganden och därmed fullmäktiges prioriterade mål. Vi bedömer dock att nämnden kan tydliggöra sin styrning mot fullmäktiges prioriterade mål genom att behandla en större del av nämndens åtaganden på sina sammanträden. En stor del av nämndens ledamöter upplever att arbetet i nämnden fungerar bra samt att de själva har goda möjligheter att utföra ett bra arbete. En stor andel av ledamöterna menar dock att nämnden inte får tillräckliga resurser för att fullfölja sitt uppdrag vilket innebär en risk att verksamheten inte kan bedrivas ändamålsenligt. Ledamöterna ger styrmodellen höga betyg, även om flera respondenter uppger att de saknar uppfattning om modellens olika delar. Det är vidare positivt att ledamöterna upplever nämndens internkontroll som god även om en majoritet av ledamöterna upplever att deras insyn i arbetet kunde bli bättre. Vår bedömning är att nämnden kan stärka ledamöternas insyn i arbetet med intern kontroll. 17

119 8. Miljöskyddsnämnden 8.1. Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Miljöskyddsnämnden anger två åtaganden i sin flerårsstrategi Dessa åtaganden är gemensamma och delas med samhällsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden. De två åtagandena avser att stärka förvaltningen som arbetsplats samt att öka medborgarnöjdheten avseende tillgänglighet och bemötande. Båda åtagandena återföljs av relaterade åtaganden från förvaltningen. Se nämndsåtaganden i bilaga 1. Nämnden har även antagit en tillsyns- och verksamhetsplan vilken planerar nämndens verksamhet som tillsynsmyndighet. Nämndens arbete under året består till mycket stor del av att besvara remisser inom miljöskyddsorådet, hantera överklaganden samt besluta om taxor för tillsyn med mera. Följaktligen är det nämndens roll som tillsynsmyndighet som dominerar dess verksamhet och sammanträden. Nämnden har även hanterat och vidareuppdragit (till förvaltningen) ett antal riktade uppdrag från KS och fullmäktige under året. Nämndens åtaganden har inte berörts i nämnden under året, undantaget då flerårsstrategin antogs. Inte heller i nämndens delårsrapport är kopplingen, till flerårsstrategin eller årtaganden, tydligt uttalad. Nämnden har inte heller, av vad som framgår av protokoll och flerårsstrategin, antagit någon internkontrollplan under Resultat av enkätundersökningen Av nämndens 14 ledamöter och ersättare har elva besvarat enkäten varav sju ordinarie ledamöter och tre ersättare. 79 % av ledamöterna har följaktligen besvarat enkäten och resultatet kan därför antas ge en god bild av nämndens uppfattning i de olika frågorna. Av de elva svarande har fem angivit viktiga utmaningar under årets gång. Alla dessa lyfter fram bristen på ekonomiska resurser för att fullfölja hela nämndens uppdrag som den främsta utmaningen. Specifikt innebär detta enligt ledamöterna att viktiga åtaganden avseende exempelvis tillsyn och kontroller inte hunnits med under årets gång Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? Dåligt Acceptabelt Bra 18% Dåliga Acceptabla 0 Samarbetet inom nämnden Styrning och uppföljning av verksamheten Samarbetet med förvaltningen 82% Bra 18

120 På alla områden av nämndens arbete som ledamöterna ombetts bedöma uppger samtliga att de fungerar bra eller mycket bra. På alla områden uppger en majoritet av respondenterna (55-64 %) att arbetet fungerar mycket bra. Alla ledamöter som deltagit i enkäten menar även att de egna förutsättningarna att ha en helhetsbild av verksamheten är bra eller acceptabla. Resultatet är liknande avseende ledamöternas syn på nämndens beslutsunderlag. Ingen av de svarande uppger att beslutsunderlagen inte är tillgängliga och högkvalitativa. Mellan 55 och 81 % av respondenterna uppger att underlagen absolut uppfyller de aspekter som enkäten efterfrågar. Enkäten behandlade även ledamöternas uppfattning om nämndens tillgång till resurser och på det området uttrycker nämnden en mer negativ uppfattning. Endast 18 % av ledamöterna anger att nämnden får tillräckliga resurser för att fullfölja sitt uppdrag medan resten (82 %) av respondenterna menar att nämnden saknar resurser Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt % 18% 9% Mycket bra 46% Det betyg på skalan avseende styrmodellen som flest ledamöter i miljöskyddsnämnden anger är sex, vilket 36 % av respondenterna har valt som sitt svar. En majoritet (73 %) anger att styrmodellen fungerar mer bra än dåligt (över fem på skalan). Majoriteten av ledamöterna menar även att samtliga de aspekter av styrmodellen, som en annan enkätfråga belyser, fungerar bättre än acceptabelt. En av ledamöterna lyfter i ett fritextsvar fram att styrmodellen måste utvecklas för att bli det hjälpmedel, för nämnd och förvaltning, som den är tänkt att vara Internkontrollen är Nämnden har en bra ett viktigt instrument i struktur för nämndens styrning? internkontrollarbetet? Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Du som ledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning 19

121 Alla deltagande ledamöter i miljöskyddsnämnden svarar i enkäten att de upplever att nämnden värderar och hanterar risker i verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Alla ledamöterna menar vidare att internkontrollen är ett viktigt instrument i nämndens styrning. 80 % anger att nämndens struktur för internkontrollarbetet till stor eller mycket stor grad är god. 36 % av ledamöterna uppger i enkäten att de har dålig eller endast acceptabel insyn i nämndens internkontrollarbete. 55 % av respondenterna anser även att internkontrollen i stor grad är integrerad i kommunens styrmodell Revisionens bedömning Miljöskyddsnämnden saknar helt egna åtaganden utifrån kommunfullmäktiges prioriterade mål (de två som anges i flerårsstrategin är gemensamma med tekniska- samt samhällsbyggnadsnämnden). De åtaganden som finns har inte behandlats av nämnden under året och delårsrapporten knyter inte tydligt an till vare sig åtaganden eller fullmäktiges prioriterade mål. Vår bedömning är att nämnden bör tydliggöra hur dess verksamhet styrs av fullmäktiges mål, och hur nämnden arbetar för att uppnå sina åtaganden. Miljöskyddsnämndens ledamöter framstår som mycket nöjda med arbetet och samarbetet i nämnden. Däremot är en klar majoritet av ledamöterna missnöjd med de resurser nämnden har till sitt förfogande. Även kommunens styrmodell uppskattas till viss del av de ledamöter som deltagit i undersökningen även om en del menar att den behöver utvecklas ytterligare. Då nämnden inte antagit någon internkotrollplan för 2014 är det överraskande att en så stor del av ledamöterna menar att nämnden har en god struktur för internkontrollarbetet. Troligen har de svarande en annan definition av internkontrollarbete än vad som framgår av kommunens reglemente samt tillämpningsanvisningar för intern kontroll. Vi bedömer att nämnden bör säkerställa att beslutade riktlinjer för den interna kontrollen i kommunen följs. 9. Samhällsbyggnadsnämnden 9.1. Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag I sin flerårsstrategi för åren anger samhällsbyggnadsnämnden sex åtaganden, varav två är gemensamma med miljöskyddsnämnden samt tekniska nämnden. De tvågemensamma åtagandena avser att stärka förvaltningen som arbetsplats samt att öka medborgarnöjdheten avseende tillgänglighet och bemötande. Samhällsbyggnadsnämndens fyra ytterligare åtaganden avser att verka för fler bostäder samt fler energieffektiva byggnader, att tillgodose kommunens behov av mark samt uppnå god service till kommunens företagare. Se bilaga 1 för en fullständig översikt över åtaganden. I flerårsstrategin anges inga åtaganden för förvaltningen undantaget de två gemensamma åtagandena. Strategin innehåller även en internkontrollplan med tre kontrollmoment avseende Nämndens arbete under året domineras av myndighetsutövning avseende bygglov och planprocesser. I enstaka fall, när till exempel förslag på riktlinjer för markanvisning tagits fram, hänvisar dock nämnden till de mål kommunen satt upp, exempelvis för tillgång på mark för bostadbyggande. Nämnden behandlar även antagandet av flerårsstrategi och delårsrapport samt årsredovisning. I dessa fall tas ett helhetsgrepp om måluppfyllese utifrån åtaganden. I delårsrapporten 2014 behandlas hur nämnden (förvaltningen) arbetat för att nå de olika åtagandena samlat i ett avsnitt om verksamheten. I avsnittet behandlas bland annat satsningar avseende kompetensförsörjning, hinder för att styra upplåtelseform i nybyggnation samt arbetet med riktlinjer för markanvisning. Vad som skett för att nå åtagandet om fler energieffektiva bostäder framgår inte. Delårsrapporten är inte tydligt strukturerad utifrån nämndens åtaganden eller fullmäktiges mål. 20

122 9.2. Resultat av enkätundersökningen Av nämndens 22 ledamöter och ersättare har 14 (64 %) valt att svara på enkätundersökningen. Av dessa är tio ordinarie ledamöter medan fyra är ersättare. Åtta ledamöter har, i fritextsvar, lämnat sin syn på vilka de anser varit nämndens främsta utmaningar under året. Ledamöterna lyfter fram en rad olika utmaningar. Dessa är till exempel ekonomin kring partnerskapet Stadsskogen, att möta medborgare på ett kunnigt och uppskattat sätt, att sätta relevanta mål i förhållande till kommunens övergripande målsättningar samt att finna utrymme och planer för ett ökat behov av bostäder Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? Dåligt Acceptabelt 14% Dåliga 20 0 Samarbetet inom nämnden Styrning och uppföljning av verksamheten Samarbetet med förvaltningen Bra Ingen uppfattning 64% 22% Acceptabla Bra Samtliga deltagande ledamöter har angivit att samarbetet inom nämnden fungerar bra eller mycket bra vilket också samarbetet med förvaltningen gör enligt nästan alla ledamöter (93 %). Även om en majoritet (57 %) av ledamöterna menar att nämndens styrning och uppföljning fungerar bra eller mycket bra är det en relativt stor andel (36 %) som uppger att detta endast fungerar acceptabelt. En majoritet (64 %) av ledamöterna har uppgivit att deras förutsättningar att ha en helhetsbild av verksamheten är bra eller mycket bra. På frågorna om nämndens beslutsunderlag uppger en majoritet (86-93 %) av ledamöterna att dessa är av god kvalitet och lätt tillgängliga. Av de ledamöter som deltog i undersökningen har ingen uppgivit att nämnden inte får tillräckliga resurser för att fullgöra sitt uppdrag. Drygt en femtedel av ledamöterna har dock uppgivit att de saknar uppfattning i frågan. 21

123 Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt Mycket bra 31% 23% 15% 31% Som framgår av diagrammet ovan fördelar sig ledamöternas betyg på styrmodellen jämnt över hela skalan, ingen har dock angivit betyget ett eller tio. De betyg som flest ledamöter givit modellen är fem och åtta med 23 % av svaren på respektive betyg. Drygt hälften (54 %) av ledamöterna har betygsatt modellen på den övre halvan (fem till nio). I enkätfrågan där nämndens ledamöter ombetts bedöma olika aspekter av styrmodellen anger samtliga ledamöter att styrmodellen till acceptabel eller högre grad är ett stöd för nämndens styrning samt för kommunen i stort. En majoritet (71 %) av ledamöterna menar vidare att det finns acceptabla tillämpningsanvisningar och att modellen utvecklats i takt med implementeringen. Övriga uppger att dessa områden fungerar dåligt eller att de saknar uppfattning i frågan Internkontrollen är Nämnden har en bra ett viktigt instrument i struktur för nämndens styrning? internkontrollarbetet? Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Du som ledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning En majoritet (71 %) bland de av samhällsbyggnadsnämndens ledamöter som deltagit i enkätundersökningen har även uppgivit att de anser att nämnden på ett ändamålsenligt sätt bedömer och hanterar risker i verksamheten. Det vanligaste svaret på samtliga frågor om internkontrollarbetet är att respektive område uppfattas som acceptabelt på de områden som undersökningen omfattar. En femtedel av ledamöterna uppger att de endast till liten grad har insyn i nämndens arbete med intern kontroll. Nära en tredjedel (29 %) av ledamöterna anser antingen att intern kontroll till liten grad är integrerad i kommunens styrmodell eller uppger att de saknar uppfattning i frågan. 22

124 9.3. Revisionens bedömning Samhällsbyggnadsnämndens åtaganden behandlas, av vad som framgår i protokoll, sällan på nämndens sammanträden. Nämndens styrning i riktning mot åtagandena sker följaktligen i huvudsak genom att anta åtaganden samt uppföljning i våruppföljning, delårsrapport samt årsredovisning. Våruppföljning, delårsrapporten samt årsredovisningen är inte tydligt strukturerad utifrån åtaganden eller mål. Vår bedömning är att nämnden kan tydliggöra hur verksamheten styrs av åtaganden samt fullmäktiges mål, bland annat genom att mer frekvent behandla åtaganden på sina sammanträden. Nämnden bör vidare tydliggöra presentationen av måluppfyllelse i våruppföljning, delårsrapporten samt årsredovisningen. En relativt stor andel av ledamöterna i nämnden uppger att nämndens ledning och styrning inte är bättre än acceptabel. En majoritet menar vidare att nämndens internkontrollarbete kan bli bättre. Nämndens ledamöter är har delade uppfattningar avseende kvaliteten på kommunens styrmodell. Samtliga ledamöter uppger dock att de upplever samarbetet inom nämnden som bra eller mycket bra. Vi bedömer att nämnden bör stärka sin ledning och styrning, särskilt genom ett utvecklat internkontrollarbete. 10. Socialnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Socialnämnden uppger i sin flerårsstrategi två åtaganden utifrån fullmäktiges prioriterade mål. Nämnden anger även sju prioriterade verksamhetsområden vilka de kopplar till sex av fullmäktiges prioriterade mål. Åtagandena samt de prioriterade verksamhetsområdena framgår i bilaga 1. Till socialnämndens åtaganden samt prioriterade mål anges även förvaltningsåtaganden. Nämnden redovisar även en internkontrollplan i flerårsstrategin vilken anger fyra kontrollmoment avseende dess verksamhet Nämndens båda åtaganden behandlades av nämnden vid varsitt tillfälle, utöver vid våruppföljning och delårsrapportering, under Åtagandet att uppnå god kvalitet i beroendeverksamheten behandlades i form av en målgruppsanalys vilken presenterades för nämnden. Åtagandet att införa LOV i två verksamheter behandlades av nämnden i oktober i form av utredning från förvaltningen och beslut om införande i nämnden. De prioriterade verksamhetområdena vilka nämnden angivit har inte behandlats på nämndens sammanträden under året. Nämndens delårsrapport samt årsredovisning är tydligt strukturerad med utgångspunkt i åtaganden och prioriterade verksamhetsområden. Under 2014 har nämnden även arbetat med temaområden, i mindre grupper, i syfte att öka ledamöternas kompetens och engagemang samt delaktighet i styrningen utifrån kommunens styrmodell. Områdena för temaarbetet har varit arbetsmarknad, funktionsnedsättning, barn och unga samt psykisk ohälsa och beroende Resultat av enkätundersökningen Av nämndens 20 ledamöter och ersättare har 12 valt att besvara enkäten. Svarsfrekvensen är följaktligen 60 %. Sju av ledamöterna har valt att besvara enkätens fritextfråga om nämndens främsta utmaningar under året och hur dessa har hanterats. Utmaningar som lyfts fram är att hantera arbetsmarknadsfrågor och integration, dokumentation samt klagomål från medborgare som upplever att de behandlats fel av tjänstemän i förvaltningen. Särskilt lyfter ledamöterna fram att en utmaning är den höga personalomsättningen på förvaltningen. Ett annat område som utmanar är enligt ledamöterna att finna alternativ till, hantera och minska kostnaderna för 23

125 olika individplaceringar såsom barn och unga med neuropsykiatrisk diagnos samt enligt lagarna om vård av unga och missbrukare (LVU och LVM) Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Samarbetet inom nämnden Styrning och Samarbetet uppföljning av med verksamheten förvaltningen Dåligt Acceptabelt Bra Ingen uppfattning Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? 75% 8% 17% Dåliga Acceptabla Bra Samtliga ledamöter som deltagit i enkätundersökningen uppger att de tycker att samarbetet inom nämnden och mellan förvaltningen och nämnden fungerar bra eller mycket bra. Hälften av ledamöterna uppger att de tycker att nämndens ledning och uppföljning fungerar bra, medan den andra hälften uppger att det fungerar acceptabelt. Avseende de individuella förutsättningarna att genomföra sitt uppdrag uppger tre fjärdedelar av ledamöterna att de har en god helhetsbild av verksamheten. När det gäller nämndens beslutsunderlag, vilket undersökningen behandlar, anser en majoritet av ledamöterna att dessa är lätta att få tag på, lätta att förstå och håller god kvalitet. En relativt stor andel (25 %) av ledamöterna menar dock att underlagen inte alltid finns tillgängliga i god tid inför att beslut skall fattas. Tre fjärdedelar av de deltagande ledamöterna uppger i enkäten att de anser att nämnden får de resurser den behöver för att fullgöra sitt uppdrag. 25 % av ledamöterna uppger dock att de anser att nämnden inte eller absolut inte har tillgång till de resurser uppdraget kräver Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt 4-5 8% 8% Mycket bra 42% 42% 24

126 De flesta (84 %) av ledamöterna som deltagit i enkätunderökningen betygsätter kommunens styrmodell mellan fyra och sju på den tiogradiga skalan. Flest ledamöter har valt att ange betyget fyra eller sex. Nedbruten i områden uppger en majoritet av ledamöterna att modellen fungerar acceptabelt eller bättre. En majoritet av ledamöterna har uppgivit att modellen fungerar bra för kommunen i stort, är ett stöd i nämndens arbete och förklaras bra genom tilllämpningsanvisningar och liknande. Avseende modellens utveckling i takt med implementeringen uppger en stor andel (42 %) att den endast är acceptabelt eller att de saknar uppfattning i frågan (17 %). Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Liten Acceptabel Stor 0 Du som ledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Nämnden har en bra struktur för internkontrollarbetet? Internkontrollen är ett viktigt instrument i nämndens styrning? Ingen uppfattning Nästan samtliga deltagande ledamöter (92 %) anger i enkäten att de upplever att nämnden bedömer och hanterar risker i verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Samtliga ledamöter menar även att internkontrollen till acceptabel eller stor grad är ett viktigt instrument för nämndens styrning. Avseende övriga frågor om hur internkontrollarbetet bedrivs uppger en majoritet (50-58 %) av de deltagande ledamöterna att detta är acceptabelt Revisionens bedömning Socialnämnden har behandlat sina åtaganden på nämndsammanträden under året. Åtagandena är dock relativt få och nämnden har i flerårsstrategin huvudsakligen angivit sitt bidrag till fullmäktiges mål som prioriterade verksamhetsområden. Dessa har inte behandlats på nämndens sammanträden Nämnden har arbetat i temagrupper under året för att stärka ledamöternas kunskap om och engagemang för nämndens styrning och verksamhet. Att nämndåtagandena och de prioriterade verksamhetsområdena kompletterats med förvaltningsåtaganden tydliggör nämndens styrning mot fullmäktiges prioriterade mål. Vi bedömer det som positivt att nämnden arbetar för att öka ledamöternas kompetens och på så vis ge dem möjlighet att bli mer aktiva i styrning och ledning. Vår bedömning är dock att nämnden bör tydliggöra sin styrning mot fullmäktiges mål genom att löpande behandla sina prioriterade verksamhetsområden på nämndsammanträden. Nämndledamöterna som deltagit i enkätundersökningen uttrycker överlag en positiv syn på arbetet i nämnden samt sina individuella möjligheter att uträtta ett gott arbete som ledamöter. En relativt stor andel uppger dock att de anser att nämndens styrning av verksamheterna kan bli bättre samt att nämndens internkontrollarbete inte är mer än acceptabelt. Ledamöterna lyfter fram den höga personalomsättningen som en utmaning vilken även revisionen noterat vid tidigare granskningar. Detta innebär risk att verksamheterna inte bedrivs ändamålsen- 25

127 ligt med anledning av exempelvis dålig kontinuitet i personalgrupperna. Vår bedömning är att nämnden bör utveckla sin styrning och interna kontroll. Vi bedömer även att nämnden bör vidta åtgärder för att minska personalomsättningen i nämndens verksamheter. 11. Tekniska nämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Tekniska nämnden anger i sin flerårsstrategi fem åtaganden utifrån fyra av fullmäktiges prioriterade mål. Utöver dessa mål delar nämnden även två åtaganden med samhällsbyggnadsnämnden samt miljöskyddsnämnden. Tekniska nämnden har även angivit förvaltningsåtaganden knutna till nämndens åtaganden. Samtliga nämndåtaganden framgår av bilaga 1. I flerårsstrategin finns även en internkotrollplan innehållande fyra kontrollområden avseende Tekniska nämndens åtaganden behandlas inte på dess sammanträden under 2014 undantaget antagande av flerårsstrategi samt delårsrapport samt årsredovisning. I delårsrapport och årsredovisning behandlas åtagandena och vad som gjorts för att uppfylla dem i löpande text, dock inte tydligt strukturerat utifrån åtagande och fullmäktiges mål. Nämnden har behandlat internkontrollarbetet vid ett flertal sammanträden under året och dess roll för måluppfyllelsen avseende fullmäktiges prioriterade mål framhålls tydligt då kontrollen behandlas. Ett flertal ärenden som behandlats under året hänvisar vidare uttalat till den effekt respektive ärende kan ha för att nämnden ska bidra till att nå fullmäktiges mål Resultat av enkätundersökningen Av nämndens 13 ledamöter har sju (54 %) besvarat enkäten. Av dessa är fem ordinarie ledamöter och två ersättare. Av de deltagande ledamöterna har tre valt att lyfta fram viktiga utmaningar för nämnden under året som har gått. Ekonomiska åtstramningar, dålig kommunikation mellan förvaltning och nämnd, att få ordning på investeringsprocessen samt upphandling är de utmaningar som framhålls som viktiga av ledamöterna. Den pågående privatiseringen av parkförvaltningen är ytterligare ett område som uttrycks som en utmaning i enkäten. Samtliga ledamöter menar att utmaningarna hanterats acceptabelt av nämnden, även om det är tydligt att de anser att mer kan göras. 26

128 Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? Dåligt Acceptabelt 14% Dåliga 20 0 Samarbetet inom nämnden Styrning och Samarbetet uppföljning av med verksamheten förvaltningen Bra Ingen uppfattning 72% 14% Acceptabla Bra En majoritet (57 %) av de deltagande nämndledamöterna uppger att de tycker att samarbetet inom nämnden fungerar bra eller mycket bra. Övriga ledamöter uppger att samarbetet är acceptabelt. 71 % upplever att sammarbetet med förvaltningen fungerar väl. En ledamot uppger i en fritextkommentar att hur bra samverkan fungerar skiljer sig mellan olika tjänstemän. 14 % av ledamöterna uppger att nämndens styrning och uppföljning fungerar dåligt medan övriga ledamöter fördelar sig jämt (43 % vardera) över svaren acceptabelt eller bra avseende hur styrningen och uppföljningen fungerar. Nästan tre fjärdedelar (72 %) av ledamöterna uppger att de har bra förutsättningar att ha en helhetsbild av nämndens verksamhet. En fråga i enkäten avser nämndens beslutsunderlag. Majoriteten (57-86 %) av ledamöterna uppger att de tycker att lättförståliga och högkvalitativa beslutsunderlag finns lätt tillgängliga i god tid inför beslut. 43 % av ledamöterna uppger dock att de inte anser att underlagen är lätta att förstå. 71 % av de deltagande nämndledamöterna uppger att de anser att nämnden får de resurser de behöver för att hantera sitt uppdrag Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt Mycket bra 29% 14% 14% 43% Det vanligaste betyget på styrmodellen bland de ledamöter som besvarat enkäten är tre vilket 43 % av ledamöterna angivit som sitt svar. 14 % av ledamöterna har angivit att styrmodellen fungerar mycket bra (åtta till tio på skalan) och en majoritet (57 %) av ledamöterna anger betyg på skalans undre halva. 27

129 Internkontrollen är Nämnden har en bra ett viktigt instrument i struktur för nämndens styrning? internkontrollarbetet? Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Du som ledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning Samtliga ledamöter som deltagit i enkäten anser att nämnden på ett ändamålsenligt sätt bedömer och hanterar risker i verksamheten. 57 % av ledamöterna uppger att de anser att internkontrollen är ett viktigt instrument för styrningen. 43 % av ledamöterna har angivit att de upplever att nämndens struktur för internkontrollarbetet är bra, medan lika många ledamöter uppger att den inte är bättre än acceptabel. Vidare uppger alla ledamöter att deras insyn i internkontrollarbetet är acceptabel eller bra. Endast 14 % av ledamöterna uppger att internkontrollen till stor grad är en integrerad del i kommunens styrmodell. 14 % av respondenterna menar att internkontrollen är integrerad i styrmodellen till mycket liten grad och 29 % uppger att de saknar uppfattning i frågan Revisionens bedömning Tekniska nämndens styrning i riktning mot nämndens åtaganden sker i huvudsak genom att anta och följa upp dessa vid givna tidpunkter. Förvaltningens åtaganden i flerårsstrategin tydliggör hur den löpande verksamheten styrs i riktning mot nämndens åtaganden. Nämnden har även behandlat internkontrollen vid flera tillfällen under året. Eventuellt bidrag till måluppfyllelse, avseende fullmäktiges prioriterade mål, är ett återkommande inslag på nämndssammanträden dock inte kopplat till nämndens åtaganden. Vår bedömning är att nämnden arbetar med mål, och åtaganden men kan stärka sin styrning genom att tydligare koppla nämndens arbete mot måluppfyllelse till befintliga eller nya åtaganden. Nämnden bör vidare tydliggöra presentationen av måluppfyllelse i våruppföljning, delårsrapporten samt årsredovisningen. En majoritet av ledamöterna som deltagit i enkätundersökningen uttrycker sig positivt avseende arbetet i nämnden och samarbetet med förvaltningen. En relativt stor andel anser dock att såväl samarbetet inom nämnden, dess styrning och ledning samt internkontroll kan utvecklas. En stor andel av ledamöterna har vidare angivit att kommunens styrmodell bör utvecklas, generellt såväl som att tydligare integrera internkontrollen. Vår bedömning är att nämnden bör delta aktivt i implementering och utveckling av styrmodellen för att den ska kunna fungera som verktyg för att stärka nämndens styrning och ledning av verksamheterna. 28

130 12. Utbildningsnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Utbildningsnämnden anger fem åtaganden i sin flerårsstrategi Målen knyter an till fyra av kommunfullmäktiges mål. Nämndens åtaganden behandlar bland annat samverkan med arbetslivet, kvalitet i dess verksamheter samt stöd till individers kunskapsutveckling. Nämndens åtaganden är även kompletterade med förvaltningsåtaganden. Samtliga nämndåtaganden framgår av bilaga 1. I strategin återfinns en internkontrollplan för nämndens verksamhet vilken omfattar sex kontrollområden avseende Nämnden anger vidare en handlingsplan för ett riktat uppdrag (delat med barn- och utbildningsnämnden) avseende översyn och analys av avgångsbetyg i grundskolan samt gymnasieskolan. Nämnden har uttalat behandlat samtliga åtaganden på sammanträden under året. Nämnden informeras löpande om förvaltningens arbete med åtaganden och prioriterade verksamhetsområden. Enskilda nämndledamöter deltar även löpande i och återrapporterar arbetet mot åtagandena, till exempel avseende certifiering som teknikcollege. Nämnden har även tagit del av verksamhetsrapporter från olika delar av dess verksamhetsområde där arbetet med nämndens åtaganden och därmed fullmäktiges mål tydligt framgår. Nämndens uppdrag från fullmäktige och kommunstyrelsen har behandlats av nämnden vid ett flertal tillfällen och slutrapporterats under året. I nämndens delårsrapport beskrivs verksamheten tydligt strukturerad efter nämndens respektive förvaltningens antagna åtaganden samt riktade uppdrag Resultat av enkätundersökningen Av nämndens 20 ledamöter har 13 (65 %) valt att besvara enkätunderökningen. Av de deltagande är tio ordinarie ledamöter och tre ersättare. Sju av nämndens deltagande ledamöter har svarat på enkätens fritextfråga avseende nämndens utmaningar under året. Den utmaning som lyfts fram tydligast är att nämndens budget är svår att hålla i balans. Andra områden som utmanat nämnden under året är sjunkande elevantal på flera av gymnasiets program, mottagning av en ökad mäng flyktingar (särskilt ensamkommande barn) samt att öka andelen ungdomar som tar sig igenom gymnasiet med fullständiga betyg. 29

131 Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? Samarbetet inom nämnden Styrning och uppföljning av verksamheten Samarbetet med förvaltningen Dåligt Acceptabelt Bra 62% 15% 23% Dåliga Acceptabla Bra Alla utom en (92 %) av de ledamöter som deltagit i enkätundersökningen har uppgivit att samarbetet inom nämnden fungerat bra eller mycket bra. En ledamot har dock angivit att det kan vara svårt att påverka nämndens agenda för ledamöter som inte är del av nämndens arbetsutskott. En lika stor andel (92 %) av ledamöterna uppger att samarbetet med nämnden fungerar bra eller mycket bra medan endast en ledamot angivit att det inte är bättre än acceptabelt. Tre ledamöter (23 %) har angivit att nämndens styrning och uppföljning av verksamheten är acceptabel medan resten av respondenterna (77 %) uppger att den är bra eller mycket bra. Knappt två tredjedelar (62 %) av de deltagande ledamöterna har uppgivit att deras egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten är bra. Två ledamöter (15 %) uppger att förutsättningarna är dåliga medan tre (23 %) anser att förutsättningarna är acceptabla. På frågorna som enkäten ställer avseende nämndens beslutsunderlag har samtliga respondenter svarat ja. Det innebär att de anser beslutsunderlagen vara såväl av god kvalitet, lätta att förstå som tillgängliga i god tid och distribuerade till samtliga berörda. Enkäten behandlar även ledamöternas syn på nämndens tillgång till resurser. Hela 38 % av ledamöterna som deltagit i undersökningen har angivit att de inte anser att nämnden får tillräckliga resurser för att kunna fullfölja sitt uppdrag. En majoritet (54 %) anser dock att resurserna är tillräckliga. 30

132 Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt Mycket bra 31% 46% 23% Mer än tre fjärdedelar (77 %) av respondenterna från utbildningsnämnden har angivit att de anser att kommunens styrmodell förtjänar betyg på den övre halvan av skalan från ett till tio. Knappt en tredjedel (31 %) anser att styrmodellen förtjänar betyg åtta till tio på skalan och ingen av ledamöterna har angivit ett lägre betyg än fyra. Flest ledamöter (38 %) har svarat att styrmodellen får betyg sju av tio. På de frågor som enkäten ställer avseende hur styrmodellen fungerar på olika områden har ingen av ledamöterna uppgivit att de anser den fungera sämre än acceptabelt. En majoritet (54-69 %) av de deltagande ledamöterna har angivit att styrmodellen är bra för kommunen i stort, ett stöd för nämndens styrning, förklarad genom tillämpningsanvisningar samt utvecklad i takt med att den implementerats Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Internkontrollen är ett viktigt instrument i nämndens styrning? Nämnden har en bra struktur för internkontrollarbetet? Du som nämndledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning 85 % av de deltagande ledamöterna från utbildningsnämnden har på enkätens fråga angivit att de anser att nämnden bedömer och hanterar risker i verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. De resterande ledamöterna har uppgivit att de saknar uppfattning i frågan. Drygt 60 % av respondenterna har uppgivit att internkontrollen till stor grad är ett viktigt instrument för nämndens styrning och samtliga ledamöter har angivit att nämndens struktur för internkontrollarbetet är acceptabel eller bra. 8 % av ledamöterna har dock angivit att de till liten grad anser sig har inblick i nämndens internkontrollarbete medan 46 % anser sig ha god inblick i nämndens arbete med intern kontroll. 38 % av ledamöterna har uppgivit att de till hög grad anser internkontrollen vara en integrerad del i kommunens styrmodell. 31

133 12.3. Revisionens bedömning Utbildningsnämndens åtaganden har varit återkommande på nämndens sammanträden under Detta då förvaltningens och enskilda nämndledamöters arbete i riktning mot åtagandena finns med som informationsäreden utöver de beslut som nämnden fattat om åtagandena under året. Utöver uppföljning vid vår- och delårsrapporter samt årsredovisning har uppfyllelse av mål och åtaganden behandlats i verksamhetsberättelser från olika delar av nämndens verksamhet under året. Vår bedömning är att nämndens åtagandekedja i flerårsstrategin (med nämnd respektive förvaltningsåtaganden) tydliggör hur nämndens arbete mot åtagandena är planerat. Vi bedömer att regelbunden rapportering från förvaltningen ytterligare bidrar till att arbetet mot åtaganden och fullmäktiges mål är tydligt uttalat i utbildningsnämnden. Nämndens ledamöter uppger genomgående att de anser att nämndens och kommunens styrning fungerar väl. Detta gäller såväl kommunens styrmodell samt nämndens eget arbete. Ett undantag är arbetet med intern kontroll vilket flera ledamöter anser kan utvecklas, såväl på nämnd- som kommunövergripande nivå. Nämndens ledamöter uttrycker även att nämndens resurser inte alltid räcker till för att den ska kunna utföra hela sitt uppdrag. Vår bedömning är att nämnden kan stärka sitt arbete med intern kontroll, särskilt vad avser enskilda nämndledamöters insyn i arbetet. 13. Vård- och äldreomsorgsnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Vård och äldreomsorgsnämnden anger i sin flerårsstrategi sju åtaganden utifrån sex av kommunfullmäktiges prioriterade mål. Åtagandena avser bland annat boendemiljö för äldre, valfrihet i hemtjänsten samt energieffektivisering och kostnadsminskningar. Nämndens åtaganden följs även av relaterade åtaganden från förvaltningen. Nämnd- samt förvaltningsåtaganden är angivna med tillhörande nyckeltal för uppföljning av måluppfyllselse. Samtliga nämndåtaganden återfinns i bilaga 1. I nämndens flerårsstrategi finns även en internkontrollplan som omfattar sju kontrollpunkter som ska följas upp under året. Av flerårsstrategin framgår att nämnden inför verksamhetsåret 2014 fått särskilda medel från fullmäktige. Detta för att hantera ett uppdrag att förbereda arbetet mot Socialstyrelsens nya föreskrifter avseende bemanning och biståndsbedömning på demensboenden. Vård- och äldreomsorgsnämnden har under det gångna året uttalat behandlat tre av de sju åtagandena som beslutsärenden på sina sammanträden. Åtgärder kopplade till ytterligare tre åtaganden har vidare behandlats av nämnden, dock utan direkt hänvisning till nämndens åtaganden. Åtagandet att minska bilkörandet i verksamheterna har inte behandlats av nämnden under året. Nämnden följer upp förvaltningens arbete med åtaganden i samband med vår- och delårsuppföljningar samt i årsredovisningen. Dessa är strukturerade med utgångspunkt i nämndens åtaganden samt uppdrag. Nämndens uppdrag, att förbereda för att efterleva Socialstyrelsens nya föreskrifter, har inte behandlats på nämndsammanträdena under året Resultat av enkätundersökningen Av nämndens 20 ledamöter och ersättare har 55 %, det vill säga elva ledamöter, valt att besvara enkäten. Av dessa är sju ordinarie ledamöter och fyra ersättare. 32

134 Nio av respondenterna har valt att besvara fritextfrågan om nämndens viktigaste utmaningar under det gångna året. Bemanningsfrågor framstår av dessa svar som den dominerande utmaningen under året. Att hålla budget och hantera ekonomin är en annan utmaning som lyfts fram av ledamöterna liksom ombyggnationer, att öka kvaliteten på vård och mat samt uppföljning av vårdbolag. Överlag anger ledamöterna att de anser att nämnden hanterat sina utmaningar acceptabelt eller bra under året Ledamöternas uppfattningar om nämndarbetet Hur tycker du att nämndens arbete fungerar avseende: Samarbetet inom nämnden Styrning och Samarbetet uppföljning av med verksamheten förvaltningen Dåligt Acceptabelt Bra Ingen uppfattning Hur uppfattar du dina egna förutsättningar att ha en god helhetsbild av verksamheten? 55% 45% Dåliga Acceptabla Bra De deltagande nämndledamöterna från vård- och äldreomsorgsnämnden är delade mellan att anse att samarbetet inom nämnden är bra (55 %) eller acceptabelt (45 %). När det gäller samarbetet med förvaltningen har 91 % av ledamöterna angivit att det är bra eller mycket bra medan kvarvarande 9 % uppgivit att det är acceptabelt. En ledamot har även, som en övrig kommentar till enkäten, angivit att han/hon upplever förvaltningen som mycket kompetent. En majoritet (55 %) av de deltagande ledamöterna har angivit att de anser att nämndens styrning och uppföljning av verksamheten är bra eller mycket bra. 36 % har uppgett att de upplever styrning och uppföljning som acceptabel. Avseende förutsättningar för varje individuell ledamot att ha en god helhetsbild är ledamöterna delade mellan att anse att dessa är acceptabla (45 %) eller bra (55 %). Enkäten efterfrågar även ledamöternas syn på nämndens beslutsunderlag. På två frågor har en ledamot uppgivit att vederbörande inte instämmer med påståendet som presenterats. Ledamoten menar att beslutsunderlagen inte är lätta att få tag på eller lätta att förstå. Övriga ledamöter har uppgivit att dessa påståenden stämmer. Det innebär att dessa ledamöter anser att beslutsunderlagen är tillgängliga i god tid, distribueras till alla berörda, är lätta att få tag på och förstå samt håller god kvalitet. På enkätens fråga om nämnden får tillräckliga resurser för att hantera sitt uppdrag anger 64 % av de deltagande ledamöterna att så är fallet. Övriga (36 %) uppger dock att de anser att nämnden inte får tillräckliga resurser för att fullfölja sitt uppdrag. 33

135 Styrmodell och intern kontroll På en skala från 1-10, hur väl anser du att kommunens styrmodell fungerar? 1-3 Mycket dåligt Mycket bra 27% 46% 9% 18% Nästan tre fjärdedelar (73 %) av de deltagande ledamöterna från vård- och omsorgsnämnden har angivit att de anser kommunens styrmodell vara värd ett betyg på den övre halvan av den tiogradiga skalan. Flest ledamöter (27 %) har valt att ge modellen betyget sju av tio. 9 % av respondenterna har givit modellen betyget tre och totalt 27 % av ledamöterna har angivit ett betyg som är fem eller lägre. På enkätens frågor avseende hur styrmodellen fungerar avseende fyra olika perspektiv har endast en ledamot angivit att ett område fungerar sämre än acceptabelt. Detta avser om modellen förklaras genom tillämpningsanvisningar. 60 % av ledamöterna har dock angivit att de anser att sådana finns väl på plats medan 30 % anser att så är fallet till en acceptabel nivå. Fördelningen avseende de andra områdena är snarlik då ca 60 % av ledamöterna angivit att modellen är bra medan ingen angivit ett svar lägre än acceptabelt Intern kontroll Till hur stor grad anser du att: Internkontrollen är ett viktigt instrument i nämndens styrning? Nämnden har en bra struktur för internkontrollarbetet? Du som nämndledamot har en god inblick i arbetet med intern kontroll? Intern kontroll är en integrerad del i kommunens styrmodell? Liten Acceptabel Stor Ingen uppfattning Samtliga ledamöter har svarat ja på den fråga i enkäten som avser om nämnden på ett ändamålsenligt sätt bedömer och hanterar risker i verksamheten. Drygt 60 % av respondenterna har vidare angivit att de anser att internkontrollen är ett viktigt instrument i nämndens styrning. Endast en ledamot har angivit att internkontrollen till liten grad är viktig för styrningen. En majoritet (55 %) av de deltagande ledamöterna har uppgivit att de anser nämndens struktur för internkontrollen vara bra, övriga ledamöter anser att den är acceptabel. 9 % av respondenterna anger i undersökningen att deras insyn i internkontrolarbetet är liten medan 45 % av ledamöterna uppger att deras insyn är acceptabel. 34

136 36 % av ledamöterna har uppgivit att insynen är god. 72 % av respondenterna har angivit att de anser att internkontrollen är en integrerad del i styrmodellen till stor eller acceptabel grad medan övriga angivit att den är det i liten grad (18 %) eller saknar uppfattning i frågan (9 %) Revisionens bedömning Vård- och äldreomsorgsnämnden har under 2014 fattat beslut i ärenden som avser alla nämndens åtaganden utom ett. I majoriteten av dessa beslut hänvisar dock nämnden inte tydligt till åtaganden eller fullmäktiges mål. Det löpande arbetet mot åtaganden och mål följs endast upp i våruppföljningar, delårsrapporter samt årsredovisningen där bidrag till varje åtagande framgår tydligt. Det riktade uppdrag som tilldelats nämnden för verksamhetsåret har inte behandlats på nämndens sammanträden. Vår bedömning är att nämndens åtagandekedja i flerårsstrategin (med nämnd respektive förvaltningsåtaganden) väl tydliggör hur nämndens arbete mot åtagandena är planerat. Nämnden kan dock stärka löpande uppföljning av förvaltningens arbete avseende åtaganden samt tydliggöra hur arbetet med riktade uppdrag genomförs. En relativt stor andel av nämndens ledamöter har uppgivit att nämndens arbete, avseende såväl samarbetet inom nämnden, styrning och uppföljning samt internkontrollen kan bli bättre. Många ledamöter uppfattar dessutom nämndens resurser som otillräckliga vilket innebär en risk att verksamheten inte bedrivs ändamålsenligt. Ledamöterna upplever dock att de egna förutsättningarna för att utträtta ett gott arbete är goda och de tycks uppskatta kommunens styrmodell. Vår bedömning är att nämnden kan stärka sin styrning och uppföljning av verksamheterna, bland annat genom att tydligare arbeta med intern styrning och kontroll. 14. Överförmyndarnämnden Nämndens arbete med mål, åtaganden och uppdrag Överförmyndarnämnden redovisar inga åtaganden i flerårsstrategin Detta motiveras, i delårsrapporten, med att åtaganden ska handla om större utveckling och förändring vilket nämnden inte planerar under verksamhetsåret I flerårsstrategin redovisar nämnden istället sin väsentlighets- och riskanalys utifrån två av fullmäktiges prioriterade mål. Analysen används som argument för att inga åtaganden behövs utan att de åtgärder som behövs kan hanteras inom ramen för prioriterade verksamhetsområden och nämndens huvuduppdrag. Nämnden redovisar en internkontrollplan i flerårsstrategin vilken omfattar fyra kontrollmoment för verksamhetsåret. Nämnden anger vidare tre prioriterade verksamhetsområden avseende 2014 vilka innefattar ordnande av nämndens arkiv, förändring av delegationsordning och bevakning av ny lagstiftning. Nämnden har berört samtliga tre verksamhetsområden på sina sammanträden under året vilka i övrigt domineras av beslut i individärenden Resultat av enkätunderökningen Då överförmyndarnämnden endast består av tre ledamöter och lika många ersättare redovisas ingen statistik över svaren från de ledamöter som valt att delta i enkäten. Istället redogör vi i detta stycke för den samlade bilden utifrån nämndledamöternas svar. Samtliga ledamöter i nämnden har uppgivit att de tycker att nämndens arbete fungerar bra eller mycket bra. Detta gäller såväl nämndens och förvaltningens insats som den egna möjligheten att utträtta ett gott arbete. Alla ledamöter har även angivit att nämndens beslutsun- 35

137 derlag är av god kvalitet och lättillgängliga samt distribueras i tid och till alla berörda. Samtliga ledamöter uppger även att nämnden får tillräckliga resurser för sitt uppdrag. Som största utmaningar under året lyfter ledamöterna fram att utveckla delegationsordningen och att ordna nämndens arkiv, vilka överensstämmer med två av de områden som nämnden valt som prioriterade verksamhetsområden En stor andel av de ledamöter som svarat på enkäten har valt att inte besvara frågorna om kommunens styrmodell. De ledamöter som valt att besvara dessa frågor anser överlag att styrmodellen förtjänar betyg på den övre halvan av skalan från ett till tio och att den fungerar väl avseende de perspektiv som efterfrågas i enkäten. Alla de ledamöter som besvarat enkäten har uppgivit att de anser att nämnden bedömer och hanterar risker i verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Ledamöterna har vidare angivit att de anser att internkontrollen är ett acceptabelt eller mycket viktigt instrument för nämndens styrning. Alla ledamöterna har uppgivit att de anser att internkontrolarbetet på nämndnivå såväl som kommunövergripande fungerar acceptabelt, vare sig mer eller mindre Revisionens bedömning Överförmyndarnämnden har, motiverat av sin väsentlighets- och riskbedömning valt att inte anta några åtaganden för verksamheten. Istället menar nämnden att de bidrar till kommunens måluppfyllese genom den ordinarie verksamheten och prioriterade verksamhetsområden. Dessa områden har behandlats av nämnden under året, i form av beslut om ny delegationsordning, kommentarer till delårsbokslut och som svar till Länsstyrelsen. Nämndens arbete domineras dock, enligt protokoll, av individärenden och verksamhetsstyrningen upptar en liten del av nämndens tid. Vår bedömning är att överförmyndarnämnden, genom flerårsstrategi och det löpande arbetet, har tydliggjort sitt bidrag till kommunens måluppfyllelse. Nämndens ledamöter har i enkätundersökningen angivit att de är nöjda med arbetet i nämnden. Både goda individuella förutsättningar att uträtta ett gott arbete och nämndens resurser lyfts fram som faktorer som stärker nämndens arbete. Ingen av ledamöterna har dock angivit att internkontrollarbetet är bättre än acceptabelt. Vår bedömning är att nämnden kan utveckla och stärka sitt arbete med intern kontroll. 36

138 15. Revisionens samlade bedömning Kommunstyrelsens och övriga nämnders arbete med styrning och ledning av verksamheterna avseende fullmäktiges prioriterade mål varierar nämnderna emellan. De flesta nämnderna har antagit såväl nämndåtaganden som förvaltningsåtaganden för verksamhetsåret Undantagen är överförmyndarnämnden som inte antagit några åtaganden, miljöskyddsnämnden som inte har några egna åtaganden samt samhällsbyggnadsnämnden som inte antagit några förvaltningsåtaganden. Överlag sker nämndernas arbete för att uppfylla sina åtaganden genom att anta flerårsstrategier och följa upp arbetet på förvaltningen i våruppföljningar och delårsrapporter samt årsredovisning. Flera nämnder behandlar dock åtagandena samt bidrag till måluppfyllelse avseende fullmäktiges prioriterade mål löpande under året. Vår bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna bedriver ett arbete för att uppfylla fullmäktiges prioriterade mål. Utifrån protokollsgenomläsningen bedömer vi dock att detta arbete kan utvecklas och tydliggöras i de flesta nämnder. Alla nämnder utom miljöskyddsnämnden har antagit internkontrollplaner för verksamhetsåret Arbetet med intern kontroll har behandlats på ett par nämnders sammanträden under året. I det stora flertalet nämnder bedrivs arbetet, av vad som framgår i protokoll, av förvaltningen utan att nämnden deltar undantaget arbetet med flerårsstrategin. En stor andel av nämndernas ledamöter uppger att deras egen insyn i internkontrollarbetet och nämndens struktur för intern kontroll kan bli bättre. En majoritet av nämndernas ledamöter anser att internkontrollen kan bli en mer integrerad del i kommunens styrmodell. Vår bedömning är att kommunens struktur för och nämndernas arbete med intern kontroll bör stärkas. Kommunstyrelsen bör därför tillse att intern kontroll tydligare implementeras som del i kommunens styrmodell. Vår bedömning är också att nämnderna särskilt bör utveckla nämndledamöternas insyn i internkontrollarbetet då det är nämndernas ansvar att säkerställa att verksamheterna bedrivs med tillräcklig intern kontroll. Utifrån vad som framkommit i den grundläggande granskningen rekommenderar vi: Miljöskyddsnämnden och överförmyndarnämnden att anta nämndåtaganden samt förvaltningsåtaganden för verksamheten inom sina ansvarsområden. Samhällsbyggnadsnämnden att anta förvaltningsåtaganden inom sitt ansvarsområde. Kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljöskyddsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden samt tekniska nämnden att tydliggöra nämndens löpande arbete med åtaganden samt riktade uppdrag i syfte att bidra till måluppfyllelse avseende fullmäktiges prioriterade mål. Miljöskyddsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden samt tekniska nämnden att tydliggöra arbetet med åtaganden, mål och uppdrag i våruppföljningar, delårsrapport samt årsredovisning. Miljöskyddsnämnden att anta en internkontrollplan för sin verksamhet. Kommunstyrelsen och övriga nämnder att stärka ledamöternas insyn i samt strukturen för intern kontroll inom nämnden. Kommunstyrelsen att säkerställa att den kommunövergripande strukturen för intern kontroll utvecklas, som en del i styrmodellen. Göteborg EY 37

139 Joel Wetterberg Verksamhetsrevisor Erik Söderberg Certifierad kommunal yrkesrevisor Ulrika Berling Certifierad kommunal yrkesrevisor 38