Kallelse till MCHK-Racings årsmöte 2012

Transkript

1 Kallelse till MCHK-Racings årsmöte 2012 Plats: Linköpings motorstadion, Linköping. Tid: Lördag Kl Dagordning 1. Mötets öppnande. Fråga om mötet blivit behörigen sammankallat. 2. Val av mötesordförande och sekreterare. 3. Val av 2 st justeringsmän tillika rösträknare. 4. Föregående årsmötesprotokoll. 5. Styrelsens verksamhetsberättelse. (Bilaga 2) Kassörens rapport. (Bilaga 3) 6. Fråga om fastställande av balansräkning (Bilaga 4) 7. Revisorernas berättelse (Bilaga 5) 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 9. Behandling av styrelsens förslag. (Bilaga 6) 10. Behandling av inkomna motioner. (Inga motioner har kommit in) 11. Val av styrelseledamöter. Ordförande på 1 år, fyra ordinarie ledamöter på 2 år och en suppleant på 2 år. (Bilaga 7) 12. Val av 1 revisor 13. Val av 3 ledamöter i valberedningen varav en sammankallande Fastställande av verksamhetsårets (2013) medlemsavgift Information. Övriga frågor. Några beslut får ej fattas under denna punkt. a) Säkerhetsfråga med stora skillnader i varvtider? 16. Mötet avslutas. / Styrelsen

2 Bilaga 1 Protokoll MCHK-Racing årsmöte 2011 Bilaga 1 - Protokoll MCHK-Racing årsmöte Mötets öppnande. Frågan ställdes om mötet blivit behörigen sammankallat, vilken besvarades med ja. 2. Val av mötesordförande och sekreterare Till mötesordförande valdes Per Holmström och till sekreterare valdes Mats Bohlin. 3. Val av 2 st justeringsmän tillika rösträknare. Årsmötet valde Ove Koch och Hans-Göran Larsson. 4. Föregående årsmötesprotokoll. Föregående årsmötesprotokoll godkändes av årsmötet. 5. Styrelsens verksamhetsberättelse. Kassörens rapport. Verksamhetsberättelsen och kassörens rapport. Kassör ej närvarande vid mötet, ordförande (Lennart O) rapporterade. Verksamhetsberättelse och kassörens rapport godkändes av årsmötet. 6. Revisorernas berättelse Revisorn Börje Pettersson rekommenderade mötet att godkänna räkenskaperna och ge ansvarsfrihet till styrelsen. Kommentar: Revisorns berättelse lästes upp eftersom den inte var publicerad i materialet som delades ut på mötet. 7. Fråga om fastställande av balansräkning och resultaträkning Räkenskaperna godkändes av mötet. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Årsmötet gav styrelsen ansvarsfrihet. 9. Behandling av styrelsens förslag. Inga förslag hade lagts till årsmötet från styrelsen. 10. Behandling av inkomna motioner. Inga inkomna motioner till Årsmötet 11. Val av styrelseledamöter. Ordförande på ett år, fyra ordinarie ledamöter på två år samt en suppleant på två år. Till ordförande valdes Daniel Corin-Stig på 1 år. Till ordinarie ledamöter valdes Lennart Olander (nyval, 2 år), Ove Koch (nyval, 2 år), Urban Hilse (omval, 2 år). Till suppleant valdes Klas Eriksson (omval, 2 år). 12. Val av 1 revisor Till revisor valdes Peter Ehrenstråhle (nyval). 13. Val av 3 ledamöter i valberedningen varav en sammankallande. Till ledamöter i valberedningen valdes: Ingemar Stig (sammankallande), Torbjörn Åkesson och Hans-Göran Larsson.

3 Bilaga 1 Protokoll MCHK-Racing årsmöte Fastställande av verksamhetsårets (2012) medlemsavgift. Tidigare gällande avgift på 400kr samt möjlighet att utdebitera en extra medlemsavgift på 100kr under verksamhetsåret fastställdes för Information. Övriga frågor. Några beslut får ej fattas under denna punkt. Mötets ordförande gav kort information om hur årets Nordiska möte hade gått, och konstaterade att det varit ett positivt och produktivt möte. Nämnde behandling av motioner under årets Nordiska möte, som i stort sett fått bifall, med några mindre textjusteringar. Nästa års race-kalender är fortfarande under bearbetning, då uppkomna krockar mellan tävlingarna 2012 måste lösas. Representanter för Paradklassen känner sig minst sagt styvmoderligt behandlade. Tycker att man alltid kommer ut som sista klass under våra tävlingsarrangemang, och att föreningens intresse över lag är lågt för klassen. Vidare framfördes att det inte framgår av MCHK-R:s stadgar något minsta antal deltagare i paradklassen för att få köra, men där tävlingsledningen under säsongen ändå tagit beslut om att stryka klassen pga. för få deltagare. Årsmötet föreslog att problemen som framförts, bör tas upp och diskuteras under kommande styrelsekonferens. Årsmötet uppmanade representanter för paradklassen att få fart på verksamheten genom att själva jobba för att få tillbaka utövare som slutat. Krav på årlig läkarkontroll togs också upp som ett problem, även detta föreslog årsmötet som en viktig punkt på agendan vid kommande styrelsekonferens. Nya sidovagnsklassen 8D. Representant för klassen önskade få dispens under 2012 (innan motionen vunnit laga kraft) för att få vara med att köra i mån av plats. Frågeställaren uppmanades att kontakta Nordiska Tekniska Kommittén (NTC) för dispensansökan. För säsongen 2012 kommer alla startnummer att administreras via SVEMO;s TAsystem, detta är dock inte helt färdigt idag för classic-klasserna, men arbetet pågår hos SVEMO. Genom SVEMO TA kommer även anmälan och administration av tävlingarna att kunna skötas framöver. Allmän uppmaning till årsmötet om att hjälpa till i förenings arbete mer. Framförallt i förberedelsearbetet inför tävling och naturligtvis också under tävling i mån av tid och möjlighet. Daniel uppmanar årsmötet att använda nya kommande hemsidan för att anmäla sitt intresse för att hjälpa till, och där också berätta vilken typ av uppgifter man kan tänka sig att arbeta med. Allmän uppmaning till alla deltagare på årsmötet att fundera över intresse av att ingå i den svenska maskinkommittén. Kontakta någon i styrelsen om intresse finns. 16. Mötet avslutas. Mötet förklarades avslutat.

4 Bilaga 2 Styrelsens verksamhetsberättelse 2012 Bilaga 2 Verksamhetsberättelse 2012 Verksamhetsåret omfattar tiden 1 sept aug Styrelsens sammansättning Ordförande Vice ordförande Sekreterare: Kassör: Ledamot: Daniel Corin-Stig Per Holmström Mats Bohlin Urban Hilse Lennart Olander Möten och föreningsarbete Styrelsen har under året haft 3 st protokollförda styrelsemöten, varav en 2- dagars styrelsekonferens i Garphyttan, samt några informella möten i samband med tävlingar. Klubben har hållit sin årliga regelrixdag under mars i Linköping och en extra regelrixdag i samband med tävlingen på Gelleråsen i augusti där styrelsen, maskinkommittén och klassrepresentanter har diskuterat frågor rörande tävlingsregler och maskinreglemente. Lennart Olander har deltagit i 6 möten med LMS för planering av 47-Årsracet, samt 1 möten på Gelleråsen. I samband med 47- Årsracet var Lennart Olander, Ronnie Söderholm, Björn Häll, Kennet Lundqvist, Ove Koch och Lars Hägg hela veckan i Linköping för att hjälpa till med förberedelser. Per Holmström och Mats Bohlin deltog i det Nordiska Disciplinmötet i Finland den 1 oktober Benny Mårtensson deltog i Domar- och Tävlingsledarkonferensen i Göteborg under november blev det ingen körning i Hedemora som tidigare år. Lennart Olander har varit utsett av Svemo som domare och jurydelegat på tävlingarna på Botnia Ring, Finland, Våler, Norge samt Mo i Rana, Norge. Samarbetet med de övriga nordiska länderna, andra klubbar, förbund, banägare m.fl. har fungerat bra. Vissa missförstånd på det Ledamot: Ledamot: Ledamot Suppleant Suppleant: Revisor: Örjan Leo Tomas Hilse Ove Koch Lars Hagson Klas Eriksson Peter Ehrenstråhle Nordiska Disciplinmötet har föranlett att vi nu ska försöka strukturera upp det samarbetet mer i fortsättningen med tydligare protokoll och dokumentation av det vi kommer överens om. En motion om nytt motionsförfarande antogs vid Nordiska Disciplinötet 2011 som innebär att den Nordiska Tekniska Kommittén och klassrepresentanterna ska tillfrågas inför ändringar i reglementet och att alla länder ska få ta del av motioner till Nordiska Disciplinmötet minst tre veckor i förväg. Medlemsaktiviteter Medlemsavgiften har varit 400:- och klubben har 326 medlemmar varav 6 Hedersmedlemmar och 21 funktionärer. Medlemsantalet har minskat något det här året. Klubben har deltagit vid ett flertal aktiviteter och träffar. Vi hade en mycket uppskattad monter på mc-mässan På Två Hjul i Göteborg där många besökare stannade till för prata och titta på de utställda hojarna: Kreidler 50cc, Honda RS125 och Triumph förkrigare. Många gissade sig också till att den krokiga prylen i montern var en stötstång från en BMW och utlovades en kopp kaffe på valfritt race. Vi delade monter med Supermono och Ingemar Bengtsson vars bok sålde bra under mässhelgen. Ett stort tack till alla som ställde upp och genomförde dessa träffar! I södra Sverige har MCHK-R deltagit i ett par utställningar. Eero Lahti har varit ansvarig för dessa. I Västerås var en träff tidigt på våren. Initiativtagare för den var Örjan Leo. 6 klubbkvällar (nov. april) har

5 Bilaga 2 Styrelsens verksamhetsberättelse 2012 avverkats under vintern i kansliet i Knivsta. Mötestillfällen varit 2:a onsdagen i månaden. Klubbens eget medlemsblad har i år utkommit med 2 nummer och Örjan Leo har tagit över rollen som redaktör. Vi uppmanar medlemmarna att fortsätta skicka in material, till exempel tips, bilder, referat eller andra betraktelser. I vår tidningen uppmanades läsare som inte använder Internet att höra av sig och berätta hur vi kan stötta dem att hållas uppdaterade och kunna anmäla sig till tävlingar. Eftersom ingen svarat på uppmaningen kan vi hoppas att det är ett begränsat problem bland medlemmar som vill hålla sig uppdaterade. Vi lanserade en ny hemsida som har haft ca 2500 besök per månad under året och inför Gelleråsen testade vi att annonsera på Facebook. Med 185kr i annonspengar visade vi upp annonsen för 1700 personer på Facebook och lockade 48 nya motorcykelintresse personer från Karlskoga, Örebro och Karlstad att gå in på vår hemsida och se publikinformation inför tävlingen. Förhoppningsvis laddar de nu inför nästa år då vi önskar oss mer publikvänligt väder. Ansvarsområden inom klubben: Tävlingskommitté: Lennart Olander Licensfrågor: Lennart Olander Funktionärsutbildning: Lennart Olander Förarutbildning: Lennart Olander Dispenser reglemente: Ordf., Vice ordf. Sponsorfrågor: Lars Hagson Bokföring: Urban Hilse Poängberäkning: Norge, Örjan Leo Försäkringsfrågor: Tomas Hilse Medlemsregister: Klas Eriksson Miljöfrågor: Mats Bohlin Säkerhetskommittén: Tomas Hilse Marknadsföring: Lars Hagson Hemsida: Daniel Corin Stig Redaktör: Örjan Leo Maskinkommittén Solo: Christer Watz Maskinkommittén MCS: Marcus Andersson Johan Lundqvist Besiktningschef: Rolf Andersson Ove Jansson Funktionärsansv. Rolf Andersson Ove Jansson Banträffsansvarig: Håkan Norberg Lennart Olander Klubbens kansli Lennart Olander Det har under året varit flera vakanta poster bland klassrepresentanterna; i klass 10 parad, klass 7B Lilla forgotten och klasserna 7C Formula F1&F2. Tävlingssäsongen 2012 Årets nordiska tävlingsserie har omfattat sex (6) deltävlingar (d.v.s. 12 heat) fördelade på två tävlingar i Sverige, två i Norge, en i Danmark och en i Finland. En tävling i varje land (4 st) har ingått i Nordiska Mästerskapet som kördes för första gången Även i år kördes en Svensk Cup omfattande 3 deltävlingar ( 6 heat ), Våler i juni, Årsracet i aug, samt Gelleråsen i aug. Det kördes även Nordic Open Cup som omfattade samtliga tävlingsheat. Klubbens stora årsevenemang 47-Årsracet, som är ett samarrangemang med LMS, gick som vanligt av stapeln i Linköping i augusti. Deltävlingar i UEM-cupen var precis som i fjol en tävling i England samt Ring Djursland i Danmark. Deltagandet på de två tävlingarna som MCHK-R varit med och arrangerat och som körts i Sverige har varit relativt bra. Vid 47- Årsracet på Linköping var det 250 deltagare och tävlingen på Gelleråsen i aug. 186 deltagare. Både vid tävlingarna i Linköping och Gelleråsen har det varit något mindre deltagare än tidigare år samt att kostnaderna för banhyror, sjukvård m.m. har ökat markant vilket har påverkat det ekonomiska utfallet. Vid Års-Racet uppvägdes detta något genom att startavgiften höjdes med 100:-. Vid tävlingen på Gelleråsen hade vi samma startavgifter som föregående år och det dåliga vädret gjorde att antalet besökare var katastrofalt dåligt.

6 Bilaga 2 Styrelsens verksamhetsberättelse 2012 Tyvärr blev det ingen tävling på Anderstorp i år på grund av att de hade för få bullerhelger. Det nya TA-systemet för anmälningar har inte fungerat fullt ut i år och både till 47-Års- Racet och Gelleråsen var vi tvingade att stänga ner systemet och uppmana förarna att anmäla sig enligt tidigare förfarande via mail eller post. Tävlingssäsongen 2012 har omfattat: maj Botnia Ring, Finland (NM,NO) 8 10 juni Våler, Norge (NO, SC) 5 7 juli Mo i Rana, Norge (NM, NO) 3 5 aug Linköping (NO, SC) aug Donington, England (UEM) aug Karlskoga (NM, NO, SC) 8 9 sept Djursland, Danmark (NM, NO, UEM) NM = Nordiskt Mästerskap NO = Nordic Open Cup SC = Svensk Cup UEM = UEM Vintage Cup Samarbetet med våra supportklasser har fungerat mycket bra även i år. Förutom SuperMono och Yamaha RD 250 LC har även 250 GP varit med precis som förra året. Deltagarantalet i 250GP har varit ganska litet och de har startat tillsammans med Formulaklasserna 7C och SuperMono. Förra året blev paradklassen inställd på Gelleråsen på grund av för få anmälningar. Efter en diskussion på styrelsekonferensen valde styrelsen att låta paradklassen få ett heat på årets tävling oavsett hur många som anmälde sig. Anledningen var att det ligger i föreningens intresse och är mer i linje med stadgarna som föreskriver att vi ska tillåta framförande utan tävlingsinslag. Förutom tävlingen på Gelleråsen har klubben arrangerat två banträffar, dels i samband med förarkursen ( 8 deltagare ) i början av säsongen och dels i samband med årsmötet i början av oktober. Båda evenemangen har hållits på Linköpings Motorstadion (Sviestad). Funktionärsfrågan har, som tidigare år, varit ett problem. Det saknas alltid funktionärer vid våra arrangemang men det har till slut alltid löst sig. Vi har fortsatt bra ordning på ljudet, inga klagomål har framkommit. Avslutningsvis vill vi rikta ett stort tack till alla tävlingsledare, Svemo-domare, funktionärer, sponsorer m.fl. som genom sina insatser möjliggjort ännu en lyckad tävlingssäsong och hoppas att nästa år skall bli lika bra eller förhoppningsvis ännu bättre. Beträffande klubbens ekonomi hänvisas till kassörens rapport. MCHK-Racing vill rikta ett stort tack till årets sponsorer som har hjälpt oss att genomföra årets tävlingsserie. Dessa har varit: --- Daniel Corin Stig/ Ordf

7 Bilaga 3 Kassörens rapport Kostnaderna sjönk med 83 tkr jämfört med föregående år. Tyvärr så sjönk även intäkterna med ca 73 tkr beroende på vikande förardeltagande och dåligt publikunderlag. Resultatet blev -67 tkr jämfört med föregående år, -77 tkr. Resultatet belastar postgirot på balansräkningen som vid årets utgång är på 247 tkr, denna har under året pendlat mellan 274 tkr och 173 tkr. Urban Hilse, Kassör Bilaga 4 Resultat- och balansräkning Resultaträkning Banträffs-,medlems-, startavgifter Försäljning,Sponsor,Kursavgifter mm Summa Intäkter Banhyror, Bansäkerhet, Avgifter Svemo/Polis Priser Sponsrade år 2012 Funktionärskostnader Kontorsmaterial, medlemstidning, trycksaker Kanslikostnader Tele, post, internet Försäkringar Reseersättningar Kurser o Konferenser Representation Lokalhyra Övrigt Summa kostnader Årets resultat TILLGÅNGAR Förändring Kassa Postgiro SUMMA TILLGÅNGAR SKULDER OCH EGET KAPITAL Eget kapital SUMMA SKULDER O EGET KAPITAL Gelleråsen Intäkter Kostnader Resultat

8 Balansräkning Konto Namn Ing saldo Förändring UB TILLGÅNGAR 1515 Osäkra kundfordringar 0,00 0,00 0, Kassa 1 206,00 0, , Postgiro , , ,29 SUMMA TILLGÅNGAR , , ,29 SKULDER OCH EGET KAPITAL 2091 Balanserad vinst eller förlust ,69 0, , Periodens resultat , , ,40 EGET KAPITAL , , , Övriga förskott från kunder 0,00 0,00 0, Leverantörsskulder 0,00 0,00 0, Övr kortfristiga skulder 0,00 0,00 0,00 SUMMA SKULDER 0,00 0,00 0,00 SUMMA SKULDER O EGET KAPITAL , , ,29 ÄNNU EJ BOKFÖRT RESULTAT 0,00 0,00 0,00 Bilaga 5 Revisorernas berättelse Undertecknad som har erhållit uppdraget att verkställa revision av MCHK-R räkenskaper för räkenskapsåret 2011 lämnar härmed följande redogörelse. Vid revision har MCHK-R räkenskaper och övriga handlingar genomgåtts. Bokförda intäkter och utgifter överensstämmer med föreliggande verifikationer. Kvarstående bankmedel och kontantkassa har inventerats och stämmer väl med upprättad balans- och resultaträkning för året Då revisionen ej givits anledning till anmärkning förordar jag att styrelsen beviljas full ansvarsfrihet för räkenskapsåret Eskilstuna Peter Ehrenstråhle

9 Bilaga 6 Styrelsens förslag Proposition Ställd till: MCHK-Racings Årsmöte 2012 Författare: Daniel Corin Stig (Ordförande) Inkommen: Bakgrund Enligt våra stadgar skall motioner till ordinarie medlemsmöte (årsmötet) vara inskickade senast två månader i förväg. Det finns flera anledningar att korta ner den tiden: 1. Med epost och Internet har det blivit enklare att sköta kommunikationen kring motioner inför årsmötet. 2. Ärenden till årsmötet känns mer aktuella i slutet av säsongen och det är då vi får in flest motioner. 3. De svenska tävlingarna ligger sent på säsongen och det är då våra medlemmar i huvudsak träffas, vilket leder till att diskussioner om föreningen som kan föranleda förslag på förändringar i många fall startar efter att sista datum för motioner har gått ut (ungefär samtidigt som Årsracet i början av augusti). Förslag Ändra följande formulering under paragraf 13 i stadgarna: Tidigare formulering: Förslagsrätt tillkommer styrelsen. Motionsrätt tillkommer medlem. Motion skall skriftligen insändas till styrelsen senast två (2) månader innan årsmötet. Det åligger styrelsen att avge yttrande över inkommen motion. Förslag på ny formulering: Förslagsrätt tillkommer styrelsen. Motionsrätt tillkommer medlem. Motion skall skriftligen insändas till styrelsen senast fyra (4) veckor innan årsmötet. Det åligger styrelsen att avge yttrande över inkommen motion.

10 Bilaga 7 Valberedningens förslag Förslag till val av styrelse 2012 I dagsläget är följande personer aktuella för omval: Daniel Corin-Stig Ordförande Ja till omval Örjan Leo Ordinarie Nej till omval Lennart Olander Ordinarie Ja till omval Tomas Hilse Ordinarie Ja till omval Mats Bohlin Ordinarie Ja till omval Lars Hagson Suppleant Vill helst avgå. Känner att han inte kan ställa upp i tillräcklig grad. Styrelsen känner behov av någon som tycker om att skriva och kan göra layouter för marknadsföring, program och medlemstidning. Förslag: Till ordförande föreslås omval av Daniel Corin-Stig. Flytta upp Klas Eriksson från suppleant för att fylla Örjans plats och att vi sedan väljer in två nya suppleanter. Detta för att Klas visat sig vara en bra styrelseperson och att vi vill föryngra styrelsen. Klas är tillfrågad och kan tänka sig en ordinarie plats i styrelsen. Han väljs då på två år. Denna manöver gör att vi får välja in två suppleanter, en på två och en på ett år. Allt detta för att inte förändra invalsintervallerna. (Omval halva styrelsen varje år). Förslag till nya suppleanter Torbjörn Åkesson. Torbjörn kanske inte är känd av alla men har hållit på med classicracing i flera år, framför allt i supportklassen 11, RDLC. Han har den senaste säsongen även kört i den nya 250 GP-klassen. Torbjörn är entusiastisk och utåtriktad och är inom RDLC-klassen känd för att gärna skriva om klassen, racen och teknik. Vi i valberedningen tror att Torbjörn kan bidra med mycket i styrelsen. Till den andra suppleantplatsen finns det idag några heta förslag, men vi kan i dagsläget inte ge ett namn. Ingemar Stig Sammankallande i MCHK-R Valberedning 2012.