Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17 DALS-EDS KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE Ekonomikontoret Datum: Lars Hustoft D.nr: Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun Bakgrund Då policy för inköp- och upphandling saknas för Dals-Eds kommun har undertecknad tagit fram Policy för Inköp- och upphandling för Dals-Eds kommun där inköp- och upphandlingsprocessen för Dals-Eds kommun definieras. Policyn beaktar även sociala hänsyn vilket bl.a. tagits upp via motion till kommunfullmäktige Bedömning Policyn skall vara ett stöd för nämnderna och upphandlingsansvariga i arbetet med inköp av varor och tjänster till kommunen. Policyn skall även ange riktlinjerna för densamma och vara föremål för revidering när så behövs. Beslutsförslag Kommunstyrelsen beslutar att föreslå Kommunfullmäktige anta upprättad Policy för Inköp- och upphandling för Dals-Eds kommun Kommunfullmäktige beslutar att uppföljning av inköp- och upphandlingsverksamheten skall redovisas i samband med årsredovisning utifrån 21 i denna policy I tjänsten Lars Hustoft, Ekonomichef Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 31 Storgatan (0) S ED Telefax Org.nr +46 (0) Internet: kommun@dalsed.se

18 POLICY FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING FÖR DALS-EDS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 2014-xx-xx Dnr 2014/xxx

19 POLICY FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING FÖR DALS-EDS KOMMUN 1 Allmänt Kommunens inköp/upphandlingar skall göras utifrån en helhetssyn med beaktande av koncernnyttan. Kommunen köper varje år varor och tjänster för stora belopp. I arbetet med detta deltar många anställda. Inköpsbesluten har stor betydelse både för kommunen själv och för leverantörerna. För att ta tillvara möjligheterna till kostnadsfördelar skall de som deltar i inköpsarbetet ha samma grundsyn i inköps/upphandlingsfrågor. Alla skall dessutom ha god kunskap om de lagar och rutiner som gäller inköp/upphandling. Kommunens behov av anskaffning av varor och tjänster inleds med en upphandling som leder fram till ett avtal eller kontrakt med en eller flera leverantörer. Därefter kan varor och tjänster inköpas och beställas hos de leverantörer som kommunen har avtal med. Regelverket i lagen om offentlig upphandling (LOU) innefattar olika typer av upphandlingsförfarande. Kommunens upphandlingsarbete ska anpassas och följa de regelverk och direktiv för upphandling som gäller inom Sverige och EU. Avtalet fastställer samtliga villkor i en upphandling. Principer för all offentlig upphandling De grundläggande principerna för offentlig upphandling gäller för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Dessa är krav på icke-diskriminering, likabehandling, transparens (öppenhet och förutsebarhet), proportionalitet och ömsesidigt erkännande och de anges i 1 kap. 9 LOU. Att begreppet affärsmässighet utmönstrades ur LOU vid årsskiftet 2007/2008 och ersattes av dessa principer innebar inte någon ändring i sak. För all offentlig upphandling gäller fem grundläggande principer: Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Även om den upphandlande myndigheten inte förväntar sig några utländska anbud får den vid utformningen av förfrågningsunderlaget inte införa krav som enbart svenska företag känner till eller kan utföra. Den upphandlande myndigheten får heller inte exempelvis ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle. Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun - 2 -

20 Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder. Proportionalitetsprincipen innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst ingripande eller belastande för leverantörerna. Principen om transparens innebär en skyldighet för den upphandlande myndigheten att skapa öppenhet genom att lämna information om upphandlingen och hur den kommer att genomföras. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Därmed blir det förutsebart för leverantörerna vad som är av störst vikt vid valet av leverantör. 2 Giltighet Denna policy gäller för Dals-Eds kommun och av kommunen hel- eller delägda företag samt de övriga juridiska enheter där kommunen har ett bestämmande inflytande i och som på ett eller annat sätt gör inköp/upphandlingar. Med "kommun" i denna policy avses, i tillämpliga delar, samtliga dessa enheter. 3 Mål för upphandlingsverksamheten Kommunens upphandlingsverksamhet ska säkerställa att det finns avtal som omfattar kommunens totala behov av varor och tjänster som verksamheten kräver. Kommunens inköp/upphandling skall beakta miljöhänsyn och sociala hänsynom upphandlingens art motiverar detta. Målsättningen är att kommunen endast ska anlita leverantörer av varor och tjänster som har giltiga avtal. Upphandlingsverksamheten skall tillgodose behovet av varor och tjänster för kommunen till lägsta möjliga totalkostnad. I arbetet med detta är det viktigt att alla som arbetar med inköp/upphandling har en helhetssyn och ett totalkostnadstänkande. 4 Lagar och bestämmelser All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser, denna policy samt de riktlinjer och andra direktiv som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen i övrigt beslutar. 5 Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun - 3 -

21 All upphandling skall göras affärsmässigt, med utnyttjande av tillgänglig konkurrens och att samtliga anbudsgivare och anbud behandlas objektivt. Tillkännagivande av inköp/upphandlingar bör ske på så sätt att alla företag som är tänkbara leverantörer har möjlighet att beställa förfrågningsunderlag. 6 Upphandlande enhet Dals-Eds kommun är en juridisk person och är därmed upphandlande myndighet. Inom kommunen ansvarar respektive nämnd/styrelse för upphandling/avtal i enlighet med kommunstyrelsens delegationsordning. 7 Organisation Kommunen skall i grunden arbeta med en decentraliserad organisation för inköp och upphandlingar. Detta innebär att varje nämnd i normalfallet ansvarar för upphandlingar inom sitt verksamhetsområde. För varor och tjänster som används av mer än en nämnd ska samordning av upphandlingar ske. 8 Ekonomikontorets roll Ekonomikontoret är kommunens centrala funktion för samordnade upphandlingar. I den mån det bedöms lämpligt vid en specifikt avgränsad upphandling kan annan förvaltning ha denna funktion. Den samordnande förvaltningen skall därvid i erforderlig utsträckning samråda med ekonomikontoret i upphandlingsfrågor. Ekonomikontoret skall för kommunens räkning bevaka gällande lagar, regler, riktlinjer mm svara för att förvaltningarna löpande erhåller information och erforderlig utbildning i upphandlingsfrågor i förekommande fall medverka i förvaltningarnas upphandlingar verka för samordning och effektivisering av upphandlingsverksamheten i kommunen verka för samordning av upphandlingar med andra kommuner, kommunala bolag, region, landsting med flera när detta bedöms lämpligt Vid inköp/upphandling över tröskelvärdena skall den upphandlande förvaltningen alltid samråda med ekonomikontoret. 9 Typer av inköp/upphandling Inom kommunen kan följande typer av inköp/upphandling förekomma förvaltningsspecifik inköp/upphandling Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun - 4 -

22 samordnad inköp/upphandling mellan två eller flera förvaltningar inom kommunen samordnad inköp/upphandling mellan kommunen och en eller flera andra kommuner för en eller flera förvaltningars behov inom kommunen. Vid alla ovanstående varianter av upphandling i kommunen ska upphandlingsförande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) användas. 10 Direktupphandling Kommunens beloppsgräns för direktupphandling ska följa regelverket i lagen om offentlig upphandling (LOU). Gränsvärdet är 28 procent av EU:s tröskelvärde (f.n kr). Tröskelvärden för offentlig upphandling enligt LOU (gäller från den 1 januari 2014) Varor och tjänster Euro SEK Statliga myndigheter Övriga upphandlande myndigheter (t ex kommuner, landsting, allmännyttiga bolag, föreningar, stiftelser) Byggentreprenader Samtliga upphandlande myndigheter Ramavtal Alla verksamheter inom kommunen skall använda sig av förekommande ramavtal som tecknats för kommunens räkning. 12 Löpande avtal För att utnyttja den konkurrens som finns på marknaden skall alla förvaltningar regelbundet göra nya upphandlingar, när befintliga avtal löper ut. 13 Elektronisk handel Möjligheterna till elektronisk handel skall beaktas. Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun - 5 -

23 Kontroller Vid varje upphandling skall kontrolleras att leverantören är registrerad i aktiebolagsregister eller motsvarande, registrerad för inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter samt fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Vid större upphandlingar kan även speciell kreditupplysning tas. 15 Samordnade inköp Kommunen bör så långt som möjligt delta i samarbete om samordnade inköp via Dalslands/Säffles gemensamma upphandlare eller tillsammans med en eller flera andra kommuner, region, landsting, myndigheter etc. 16 Ansvar Kommunstyrelsen ansvarar för att inköp/upphandling sker i enlighet med lagar, bestämmelser, denna policy samt de övriga förutsättningar som gäller. Inom respektive förvaltning har förvaltningschefen det löpande ansvaret för inköps/upphandlingsverksamheten. 17 Upphandlingsansvariga För att upprätthålla en god kunskap och dra nytta av erfarenheter från tidigare arbete med inköp/ upphandling inom respektive förvaltning bör arbetet med dessa frågor koncentreras till ett begränsat antal anställda inom respektive förvaltning. 18 Miljöhänsyn och social hänsyn Nedanstående riktlinjer skall beaktas. vid all upphandling skall miljöpåverkan beaktas av de varor och tjänster som köps in. Därvid skall låg miljöpåverkan finnas med som en väsentlig faktor vid bedömningen. vid rangordning av kriterier för utvärderingen av anbud skall kravet på låg miljöpåverkan rangordnas högt. Vid bedömning av miljöpåverkan skall hänsyn tas till miljö, hälsa och säkerhet. vid upphandling av tjänster där den som tillhandahåller tjänsten använder sig av kemiska produkter, maskiner eller andra varor skall krav på låg miljöpåverkan från dessa ställas på samma sätt som vid upphandling av varor. i anbudsunderlag skall kraven på låg miljöpåverkan så långt som möjligt preciseras. Detta gäller både under och över tröskelvärdet enligt LOU. Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun - 6 -

24 med socialt ansvarstagande avses att grundläggande mänskliga rättigheter respekteras i produktion och handel av varor och tjänster, att ILO:s kärnkonventioner respekteras på arbetsplatser oberoende av var produktionen sker och att hänsyn tas till de arbetare som tillverkar varorna, i hela leverantörskedjan. genom att ställa sociala krav i upphandlingarna ta ett socialt ansvar och aktivt motverka förekomsten av brott mot mänskliga rättigheter för de som producerar och levererar varor och tjänster till kommunen. 19 Beslut Beslut i upphandling och inköpsärende sker i enlighet med kommunstyrelsens delegationsordning. 20 Anvisningar Kommunstyrelsen svarar för kompletterande anvisningar och tolkningar av denna policy. 21 Uppföljning och rapportering Kommunstyrelsen skall minst en gång per år, i samband med årsbokslut, lämna en rapport till kommunfullmäktige avseende kommunens inköp- och upphandlingsverksamhet. Rapporten skall innehålla följande uppgifter: Antal genomförda egna upphandlingar Antal genomförda Dalslandsgemensamma upphandlingar Andel inköp från avtalsleverantörer Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun - 7 -

25 Kommentarer till POLICY FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING FÖR DALS-EDS KOMMUN 1 Allmänt Med koncernnyttan avses de enheter som ingår i den kommunala koncernen, d.v.s. i dagsläget kommunen och Edshus AB. 2 Giltighet Hel- eller delägda företag eller andra juridiska personer där kommunen har ett bestämmande inflytande i skall använda sig av de delar av policyn som är tillämpliga för dem. Detta avser i första hand de generella paragraferna som inte är unikt kopplade till kommunen eller dess organisation. De enheter som berörs skall i sin(a) respektive styrelse(er) ta beslut om tillämpning av denna policy i de delar som är tillämpliga. 4 Lagar och bestämmelser Följande lagar reglerar offentliga inköp/upphandlingar - Lagen om Offentlig Upphandling (SFS 2007:1091) (= "LOU") - Konkurrenslag (SFS 2008:579) - Lag om otillbörligt beteende avseende offentlig upphandling (SFS 2008:587) 5 Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet Av dessa tre grundteser i lagstiftningen följer att kommunen som upphandlande enhet inte får välja en leverantör bara av det skälet att han finns inom kommunen. Lokala leverantörer måste kvalificera sig för uppdraget att leverera en vara eller en tjänst i konkurrens med övriga intresserade leverantörer. Det är den leverantören som uppfyller alla krav/kriterier och går vidare i kvalificeringen samt har det ekonomisikt mest fördelaktiga/lägsta pris i utvärderingen som skall få uppdraget att leverera varan/tjänsten. Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun - 8 -

26 Vid upphandling under tröskelvärdet skall den upphandlande enheten vända sig till så många leverantörer som erfordras för att uppnå tillräcklig konkurrens med hänsyn till upphandlingens storlek och karaktär. Skriftlig anbudsinfordran skall göras även om man undantagsvis bara har en möjlig leverantör. När det finns ett flertal tänkbara leverantörer kan 3-5 stycken i normalfallet anses vara ett tillräckligt antal. Vid anbudsinfordran under tröskelvärdet väljs den form av tillkännagivande som bedöms som mest ändamålsenlig i förhållande till upphandlingens storlek, typ av vara/tjänst etc. Tillkännagivandet kan ske genom riktad förfrågan till ett urval av leverantörer, annonsering i dagstidning eller elektroniska databaser mm eller kombination av flera sätt. Härvid skall annonsering på kommunens hemsida användas i första hand. Vid öppen upphandling över tröskelvärdet får alla leverantörer lämna anbud. Den upphandlande enheten får dock inte skicka förfrågningsunderlaget direkt till tänkbara leverantörer utan skall först annonsera i förekommande databaser, t.ex E-avrop och TED (Tenders Electronic Daily, en databas för upphandlingar inom Europa) och på lämpligt sätt på hemmaplan. Den upphandlande enheten får dock för kännedom översända kopia på annonsen till tänkbara leverantörer för att på det sättet visa att en upphandling är på gång. De leverantörer som efter annonseringen är intresserade av att lämna anbud begär hos den upphandlande enheten att få förfrågningsunderlaget översänt till sig, eller hänvisas till hemsidan där förfrågningsunderlag kan finnas. 7 Organisation Den förvaltning som avser att genomföra en upphandling, skall ta kontakt med övriga förvaltningar för att ta reda på om det finns behov av motsvarande varor/tjänster även på någon annan förvaltning. Om så är fallet bör upphandlingen ske samordnat. Ansvarig för denna samordning är i första hand den förvaltning som använder mest av den aktuella varan eller tjänsten och i andra hand ekonomikontoret. Med "övriga förvaltningar" inkluderas även ekonomikontoret som i det fall det bedöms lämpligt skall kunna överta ansvaret för den samordnade upphandlingen. Förutsättningen för detta är dock att upphandlingen kan betraktas som strategiskt intressant för kommunen som helhet och att den är av större ekonomisk betydelse. 8 Ekonomikontorets roll I ekonomikontorets roll kan bl.a. ingå att upprätta ex någon form av checklista för upphandlingar av olika slag, ex direktupphandling, under respektive över tröskelvärden etc. Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun - 9 -

27 10 Direktupphandling Enligt LOU får direktupphandling användas om "upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl, såsom brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande enheten." Vid direktupphandling krävs skriftliga anbud. Varor och tjänster som omfattas av samordnat inköp eller ramavtal kan inte direktupphandlas utan skall avropas från den leverantör som kommunen vid varje tillfälle har avtal med. Innan direktupphandling skall förekomsten av ev. ramavtal kontrolleras. 11 Ramavtal Centralt tecknade ramavtal som skett efter upphandling i konkurrens är bindande för samtliga förvaltningar. Det är inte förenligt med kommunens policy att använda sig av tillfälliga erbjudanden och/eller leverantörer och därvid göra avkall på beslutade kravspecifikationer och/eller befintliga avtal. Användning av tecknade ramavtal utgör en trovärdighetsfråga för kommunen som kund. Därför är det viktigt att förvaltningarna i första hand använder sig av dessa avtal om inte särskilda omständigheter föranleder annat. 12 Löpande avtal Ett ramavtal, avtal där avrop sker successivt under avtalsperioden, får inte vara längre än 4 år 13 Elektronisk handel Elektronisk handel, d.v.s. genomförande av hela eller delar av inköpsförfarandet via Internet, utvecklas ständigt. Kommunen skall beakta utvecklingen och använda sig av tekniken där den är till fördel för kommunen. 14 Kontroller Den speciella kreditupplysningen kan exempelvis vara kontroll hos Upplysningscentralen AB som tillhandahåller information för olika leverantörer och deras ekonomiska ställning mm. Vid dessa större upphandlingar där kreditupplysning kan bli aktuell skall i förfrågningsunderlaget anges att denna typ av information kan komma att inhämtas. Vid bedömning av den ekonomiska informationen som erhålles vid kreditupplysning bör samråd ske med ekonomikontoret. Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun

28 Samordnade inköp Dals-Eds kommun har för närvarande samarbete med övriga Dalslandskommuner i upphandlingsfrågor samt deltar i gemensamma upphandlingar arrangerade av Statskontoret och Kommentus. Utredning pågår om den framtida organisationen av samarbetet inom Dalsland. 18 Miljöhänsyn och social hänsyn Vid beaktande av social hänsyn bör bl.a. den s.k. Vita-Jobb modellen om möjligt tillämpas vilket innebär att tillkommande kontraktsvillkor i så fall tecknas som innebär: skyldighet att tillämpa de viktigaste sociala villkoren i branschens kollektivavtal skyldighet att kontrollera att egna underentreprenörer också uppfyller villkoren regler som medger kontroll och medför sanktioner om reglerna inte följs möjlighet för kommunen att kräva att ungdomar och/eller långtidsarbetslösa bereds tillfälle till anställning inom ramen för upphandlingen förbud att maskera arbetstagare som uppdragstagare och att anlita svart arbetskraft Policy för inköp och upphandling för Dals-Eds kommun

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91 DALS-EDS KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum: Christian Nilsson D.nr: 14/ Remissvar förslag till principer för tillköp av färdbevis Sammanfattning/bakgrund Västra Götalandsregionen och Västtrafik har tagit fram ett förslag till principer för tillköp av färdbevis för att renodla och skapa en enklare och mer enhetlig hantering av tillköp. Det är tillköp av skol-/fritidskort och seniorkort samt övriga fria resor som berörs i remissen. Remissen omfattar förslag på två varianter av skolkort, fyra varianter på fritidskort, tre varianter av seniorkort samt ordinarie sortiment för övriga fria resor. Respektive kommuns remissvar sammanställs av Fyrbodals kommunalförbund som skickar ett gemensamt remissvar till Västra Götalandsregionen. Fyrbodal skall ha svaret senast 15 augusti Avsikten är att beslut ska fattas i kollektivtrafiknämnden i början av november 2014 och att Västtrafik därefter ska kunna tillämpa dessa principer. Omförhandlingar av gällande avtal kommer att genomföras under 2015 för att anpassa till antagna principer. Nedan följer sammanfattning av förslaget, uppdelat på (1) skol och fritidskort (2) seniorkort, och (3) övriga fria resor. Med fria resor menas att resenären reser utan kostnad, men att kommunen betalar för resandet. 1. Skol och fritidskort Med skolkort avses kort med giltighet vardagar under terminstid, antingen eller Övriga giltigheter benämns nedan som fritidskort. Skolkort och fritidskort gäller för de som är under 20 år. Skolkort förslag 1 Samtliga skolkort (tätorts-, kommun- och periodkort som gäller i flera kommuner) som idag har en giltighet vardagar mellan /19.30 kvarstår och erbjuds till dagens priser, men giltigheten för samtliga dessa skolkort blir Skolkort erbjuds också med giltighet (där tiden föreslås ha Regionen Runt-giltighet). Således erbjuds två varianter av skolkort tillgängliga för samtliga kommuner tillnedanstående priser: Samma priser som dagens skolkort Samma priser som dagens skolkort + ca 500 kr/läsår. Postadress Telefon Box 31 direkt+46 (0) e-post: christian.nilsson@dalsed.se S ED fax +46 (0) webb: Besöksadress: Storgatan 27 org nr:

92 DALS-EDS KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum: Christian Nilsson D.nr: 14/ Skolkort förslag 2 Skolkortssortimentet reduceras till kommunkort samt ett Regionen Runt kort. Motiven till sortimentsreduktionen är ett enklare sortiment och att förenkla kommunernas administration. Ovanstående skolkort erbjuds med giltighet eller (där tiden föreslås ha Regionen Runt giltighet). Således erbjuds två varianter av skolkort tillgängliga för samtliga kommuner tillnedanstående priser: Kommunkort: ca kr/läsår. Regionen Runt: ca kr/läsår Priser som ovan + ca 500 kr/läsår. Fritidskort förslag Som komplement till skolkorten skapas ett sortiment för fritidskort, tillgängligt via skolkortswebben. Samtliga fritidskort har Regionen Runt giltighet och erbjuds i följande varianter (arbetsnamn): Fritid 1 Giltighet: Regionen Runt, terminstider, vardagar Pris: ca kr/läsår Fritid 2 Giltighet: Regionen Runt, terminstider, vardagar , samt lör-,sön- och helgdagar dygnet runt. Pris: ca kr/läsår Fritid 3 Giltighet: Regionen Runt, vardagar , lör-,sön- och helgdagar dygnet runt, samt sommarlov och jullov dygnet runt. Pris: ca kr/läsår Fritid Lov Giltighet: Regionen Runt, sommarlov och jullov dygnet runt Pris: ca 550 kr/läsår Postadress Telefon Box 31 direkt+46 (0) e-post: christian.nilsson@dalsed.se S ED fax +46 (0) webb: Besöksadress: Storgatan 27 org nr:

93 DALS-EDS KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum: Christian Nilsson D.nr: 14/ Seniorkort I uppdraget ingår att ta fram förslag på ett reducerat antal valmöjligheter för seniorkort, samt förslag som minskar administrationen kring seniorkorten. Förslag: Seniorkort erbjuds i tre varianter: 65+ lågtrafik 65+ dygnet runt 75+ dygnet runt Västtrafik ansvarar för innehållet i de generella följebrev som skickas ut i samband med att kunden får erbjudande om seniorkort, när kunden får seniorkortet, och övrig kommunikation med kunden. Seniorkortens giltigheter föreslås motsvara respektive kommuns kommunladdning +Närtrafik (om Närtrafik finns i kommunen). Avsteg från kommunladdning kan i undantagsfallgöras för viss tillköpt trafik, exempelvis flexlinjer. Pris per kort kommer fortsättningsvis beräknas på samma sätt som idag (med undantag av nedanstående punkt). Västtrafik rekommenderar att kommunen inte tar ut någon administrationsavgift från senioren. Om kommunen ändå avser att ta ut en sådan avgift skall, så skall den motsvara den avgift som Västtrafik tar ut av kommunen för hantering av korten, för närvarande 130 kr(inkl. moms) för senioren. Om kommunen tar ut en avgift från senioren så minskar andelen som tackar ja till erbjudandet avsevärt. Västtrafiks kalkyler för pris per kort och baseras på att en administrationsavgift inte tas ut från senioren. Om kommunen ändå väljer att ta ut en avgift från senioren måste därför pris per kort justeras. En kalkyl görs från fall till fall, men en generell uppskattning är att pris per kort och år blir ca 50 % högre i de fall kommunen väljer att ta ut administrationsavgift från senioren. 3. Övriga fria resor Postadress Telefon Box 31 direkt+46 (0) e-post: christian.nilsson@dalsed.se S ED fax +46 (0) webb: Besöksadress: Storgatan 27 org nr:

94 DALS-EDS KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum: Christian Nilsson D.nr: 14/ Västtrafik har fått frågor från flera olika kommuner om tillköp av fria resor i kollektivtrafiken. Frågorna är av varierande karaktär: allt från att enskilda linjer skall vara gratis under vissa veckodagar, till fria resor för alla invånare i en kommun, eller för vissa individgrupper i en kommun. Utöver förslag till tillköps sortiment enligt ovan så hänvisar Västtrafik till sitt ordinarie publika sortiment när det gäller fria resor. Följande principer föreslås gälla för tillköp av fria resor av permanent karaktär (tillköp i samband med evenemang hanteras separat): Grundprincipen för tillköp av övriga fria resor är att Västtrafiks ordinarie färdbevis såsom Västtrafikkortet, SMS biljett etc. används. Kommunen erbjuds Västtrafiks hela befintliga publika sortiment, förutom kontoladdning. Vid tillköp av periodkort ska dessa vara personliga, vilket innebär att resenärens namn är tryckt på kortet. Västtrafik måste därför få adresslistor för de personer som skall erbjudas kort. För enkelbiljetter erbjuder Västtrafik befintligt sortiment, inklusive SMS-biljetter. Kommunen betalar ordinarie biljettpris och en administrationskostnad för hantering av tillköpet. Notera att biljettpriserna redan är subventionerade till ca 50 % genomskattefinansieringen av Västtrafiks verksamhet. Analys Skolkort- och fritidskort De förslag som finns gällande skolkort får inte någon större ekonomisk påverkan jämfört med nuvarande kostnader. Kommunen köper idag flerkommunkort för 7767 kr/läsår med giltighet att resa alla dagar i veckan inklusive lov. I fortsättningen får komplement Fritid köpas till om kommunen vill erbjuda eleverna samma utbud som idag. Dals-Eds kommun köper idag inga fritidskort. Seniorkort Flera kommuner har haft olika önskemål om vilken typ av trafik och vilka målgrupper den ska vända sig till när det gäller kostnadsfri kollektivtrafik till seniorer. Att detta nu förtydligas är bra, eftersom samma regler inte har gällt för alla kommuner. Postadress Telefon Box 31 direkt+46 (0) e-post: christian.nilsson@dalsed.se S ED fax +46 (0) webb: Besöksadress: Storgatan 27 org nr:

95 DALS-EDS KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum: Christian Nilsson D.nr: 14/ Västtrafik anser att de har rätt att ta ut en högre trafikavgift per kort om kommuner väljer att införa egenavgift för seniorkort, eftersom de uppger att detta medför ett minskat intresse för seniorkorten. Västtrafik har rätt att ta ut en administrationsavgift av kommunen för att de skickar ut informationsmaterial och administrerar seniorkort, men kommunerna bestraffas med högre trafikavgift per kort om de tar ut en egenavgift av seniorerna som täcker administrationsavgiften. Kommunerna ska betala trafikavgifter för korten i upp till elva år, avgifter som ökar för varje år eftersom det enda sättet att ett kort som är registrerat faller bort är om seniorer flyttar från kommunen eller avlider. Att det då ska få finnas kort som är registrerade men aldrig används och som kommunen betalar för är inte försvarligt. Det borde åtminstone krävas att senioren varje år behöver registrera sitt kort för att fortsätta vara giltigt, eftersom kommunerna betalar för registrerade kort och inte nödvändigtvis för kort som används. Kostnaden för seniorkort är enligt Västtrafiks kalkyl för Bengtsfors 2014 dels en administrationskostnad på 105 kr per utställt kort/år dels en årlig trafikkostnad/utställt kort/år, för Bengtsfors kalkylerat till 110 kr/kort/år. Man räknar med att ca 50% av de berörda invånarna tar ut kort. Kommunen har rätt att ta ut en kostnad av senioren för utställande av kort, men inte rätt att ta ut årlig avgift. Behövs det mera trafik på grund av reseökningar i samband med fria seniorresor får kommunen betala detta. Det totala priset beror på hur många som väljer att tacka ja till erbjudandet. Priset motsvarar det intäktsbortfall och de ökande trafikkostnader som detta erbjudande innebär för Västtrafik. Priset inkluderar resor med Närtrafik. Dals-Eds kommun köper idag inga seniorkort. Postadress Telefon Box 31 direkt+46 (0) e-post: christian.nilsson@dalsed.se S ED fax +46 (0) webb: Besöksadress: Storgatan 27 org nr:

96 DALS-EDS KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningskontoret Datum: Christian Nilsson D.nr: 14/ Förslag till beslut Dals-Eds kommun ställer sig bakom förslag till principer för tillköp av färdbevis, remissversion för: (1) Skol och fritidskort (2) Seniorkort Dals-Eds Kommun vill även att utredningen ser på möjligheten att skapa ett Fritidskort Kommun med giltighet i boendekommunen. Det är också av vikt att samtliga kort går att använda i Närtrafiken. Det är bra att det tydliggörs vilka typer av tillköp av övriga fria resor som kommuner kan göra. Samtidigt begränsar det ju kommuner som har andra lösningar som de vill förverkliga, till exempel en busslinje som är kostnadsfri för alla eller kostnadsfri eller kostnadsreducerad trafik som vänder sig till vissa målgrupper. Kommuner har inte möjlighet att köpa den typ av kollektivtrafik genom någon annan än Västtrafik, vilket innebär att Västtrafik sätter nivån för vilken nivå av kollektivtrafik som kan finnas i en kommun. Dals-Eds kommun invänder mot (3) övriga fria resor där förslag hänvisar till ordinarie färdbevis. Administrationskostnaderna för hanteringen av tillköp är orealistiskt i jämförelse med att erbjuda en gratis, öppen linjetrafik, det vill säga att hanteringen kring tillköp inte förenklas. Vi vänder oss även mot att periodkort som tillköp skall vara personliga. I tjänsten Christian Nilsson (Remissvaret skickas till christian.martins@fyrbodal.se) Postadress Telefon Box 31 direkt+46 (0) e-post: christian.nilsson@dalsed.se S ED fax +46 (0) webb: Besöksadress: Storgatan 27 org nr:

97 Remissversion Förslag till principer för tillköp av färdbevis Bakgrund Kollektivtrafiknämnden har gett kollektivtrafiksekretariatet i uppdrag att tillsammans med Västtrafik ta fram förslag till en förenklad och mera enhetlig hantering av tillköp. Olika kommuners förfrågningar om tillköp kopplat till skolkort, fritidskort, seniorkort, samt varianter av fria resor ska beaktas i arbetet. Mål för uppdraget Att ta fram ett tillköpssortiment som svarar mot kommunernas behov. Tillköpssortimentet skall vara enkelt, tydligt och enhetligt. Tillköpssortimentet skall stödja pris och sortimentstrategin, steg 1 för ökad enkelhet. Förenklad hantering kring tillköp, både för Västtrafik och kommunerna. Västtrafiks tillköpssortiment I korthet är Västtrafiks förslag på erbjudande till kommunerna: Västtrafiks tillköpssortiment: Skol och fritidskort Seniorkort Färdtjänstkort* Ledsagarkort* För övriga former av fria resor hänvisas till ordinarie sortiment * Ledsagarkort och färdtjänstkort (för resor med kollektivtrafiken) är under framtagande. Nedan följer förslag utifrån detta uppdrag, uppdelat på (1) skol och fritidskort (2) seniorkort, och (3) övriga fria resor. Med fria resor menas att resenären reser utan kostnad, men att kommunen betalar för resandet. 1. Skol och fritidskort I uppdraget ingår att ta fram förslag som gör Västtrafiks erbjudande enklare och mer enhetligt för regionens kommuner, samt erbjuda en lösning för de förfrågningar om fritidskort som ställts till Västtrafik. Med skolkort avses kort med giltighet vardagar under terminstid, antingen eller Övriga giltigheter benämns nedan som fritidskort. Skolkort och fritidskort gäller för de som är under 20 år. Observera att nedan angivna cirkapriser är preliminära bedömningar och kan komma att justeras. 1(4)

98 Remissversion Skolkort förslag 1 Samtliga skolkort (tätorts, kommun och periodkort som gäller i flera kommuner) som idag har en giltighet vardagar mellan /19.30 kvarstår och erbjuds till dagens priser, men giltigheten för samtliga dessa skolkort blir Skolkort erbjuds också med giltighet (där tiden föreslås ha Regionen Runt giltighet). Således erbjuds två varianter av skolkort tillgängliga för samtliga kommuner till nedanstående priser: Samma priser som dagens skolkort Samma priser som dagens skolkort + ca 500 kr/läsår. Skolkort förslag 2 Skolkortssortimentet reduceras till kommunkort samt ett Regionen Runt kort. Motiven till sortimentsreduktionen är ett enklare sortiment och att förenkla kommunernas administration. Ovanstående skolkort erbjuds med giltighet eller (där tiden föreslås ha Regionen Runt giltighet). Således erbjuds två varianter av skolkort tillgängliga för samtliga kommuner till nedanstående priser: Kommunkort: ca kr/läsår. Regionen Runt: ca kr/läsår Priser som ovan + ca 500 kr/läsår. Fritidskort förslag Som komplement till skolkorten skapas ett sortiment för fritidskort, tillgängligt via skolkortswebben. Samtliga fritidskort har Regionen Runt giltighet och erbjuds i följande varianter (arbetsnamn): Fritid 1 Giltighet: Regionen Runt, terminstider, vardagar Pris: ca kr/läsår Fritid 2 Giltighet: Regionen Runt, terminstider, vardagar , samt lör, sön och helgdagar dygnet runt. Pris: ca kr/läsår Fritid 3 Giltighet: Regionen Runt, vardagar , lör, sön och helgdagar dygnet runt, samt sommarlov och jullov dygnet runt. Pris: ca kr/läsår Fritid Lov Giltighet: Regionen Runt, sommarlov och jullov dygnet runt. Pris: ca 550 kr/läsår Notera: Det pågår en utredning om det publika periodkortet Fritid 100 dagar skall gälla från på vardagar (gäller idag från 16.00). Om utredningen resulterar i att giltigheten ändras till kommer det även att gälla för ovan nämnda fritidskort, vilket kan komma att påverka priserna på fritidskorten ovan. 2(4)

99 Remissversion Skol och fritidskort förslag kring hantering Följande problem kring hantering av skolkort har identifierats: Problem för kommunens skolkortshandläggare att föra över data från skolornas system till Västtrafiks skolkortswebb. Lösning: Detta problem bedöms att kunna lösas med nya skolkortswebben med planerad lansering kring årsskiftet 2014/2015. Idag har Västtrafik administrativa problem kring uppgradering av befintligt skolkort till kort med utökad giltighet (gäller Göteborgsregionen). Idag måste eleven själv besöka Västtrafiks butik i Brunnsparken, Göteborg, för uppgradering av kort. Denna fråga kommer att utredas separat. 2. Seniorkort I uppdraget ingår att ta fram förslag på ett reducerat antal valmöjligheter för seniorkort, samt förslag som minskar administrationen kring seniorkorten. Förslag: Seniorkort erbjuds i tre varianter: 65+ lågtrafik 65+ dygnet runt 75+ dygnet runt Västtrafik ansvarar för innehållet i de generella följebrev som skickas ut i samband med att kunden får erbjudande om seniorkort, när kunden får seniorkortet, och övrig kommunikation med kunden. Seniorkortens giltigheter föreslås motsvara respektive kommuns kommunladdning + Närtrafik (om Närtrafik finns i kommunen). Avsteg från kommunladdning kan i undantagsfall göras för viss tillköpt trafik, exempelvis flexlinjer. Pris per kort kommer fortsättningsvis beräknas på samma sätt som idag (med undantag av nedanstående punkt). Västtrafik rekommenderar att kommunen inte tar ut någon administrationsavgift från senioren. Om kommunen ändå avser att ta ut en sådan avgift skall, så skall den motsvara den avgift som Västtrafik tar ut av kommunen för hantering av korten, för närvarande 130 kr (inkl. moms) för senioren. Om kommunen tar ut en avgift från senioren så minskar andelen som tackar ja till erbjudandet avsevärt. Västtrafiks kalkyler för pris per kort och baseras på att en administrationsavgift inte tas ut från senioren. Om kommunen ändå väljer att ta ut en avgift från senioren måste därför pris per kort justeras. En kalkyl görs från fall till fall, men en generell uppskattning är att pris per kort och år blir ca 50 % högre i de fall kommunen väljer att ta ut administrationsavgift från senioren. 3(4)

100 Remissversion Övriga fria resor Västtrafik har fått frågor från flera olika kommuner om tillköp av fria resor i kollektivtrafiken. Frågorna är av varierande karaktär: allt från att enskilda linjer skall vara gratis under vissa veckodagar, till fria resor för alla invånare i en kommun, eller för vissa individgrupper i en kommun. Utöver förslag till tillköpssortiment enligt ovan så hänvisar Västtrafik till sitt ordinarie publika sortiment när det gäller fria resor. Följande principer föreslås gälla för tillköp av fria resor av permanent karaktär (tillköp i samband med evenemang hanteras separat): Grundprincipen för tillköp av övriga fria resor är att Västtrafiks ordinarie färdbevis såsom Västtrafikkortet, SMS biljett etc. används. Kommunen erbjuds Västtrafiks hela befintliga publika sortiment, förutom kontoladdning. Vid tillköp av periodkort ska dessa vara personliga, vilket innebär att resenärens namn är tryckt på kortet. Västtrafik måste därför få adresslistor för de personer som skall erbjudas kort. För enkelbiljetter erbjuder Västtrafik befintligt sortiment, inklusive SMS biljetter. Kommunen betalar ordinarie biljettpris och en administrationskostnad för hantering av tillköpet. Notera att biljettpriserna redan är subventionerade till ca 50 % genom skattefinansieringen av Västtrafiks verksamhet. 4. Sammanfattning I och med detta förslag erhålls en enhetlig lösning för såväl skolkort, fritidskort, seniorkort som övriga fria resor. Kommunerna erbjuds i samtliga fall möjlighet att köpa färdbevis till valda målgrupper, för resor med Västtrafik. Två varianter av skolkort kompletterat med fritidskort i fyra varianter Tre olika varianter av seniorkort Ordinarie publikt sortiment för övriga fria resor 4(4)

101 Göteborg den 5 maj 2014 Remiss förslag till principer för tillköp av färdbevis Västtrafik har det senaste året fått förfrågningar från flera olika kommuner om tillköp kopplade till skolkort, fritidskort, seniorkort samt olika varianter av gratis trafik. De flesta önskemålen är unika genom att varje kommun önskar sin egen lösning. Kollektivtrafiknämnden beslutade den 31 januari att ge kollektivtrafiksekretariatet i uppdrag att tillsammans med Västtrafik utreda hur erbjudandet om tillköp kopplat till priser och färdbevis skulle kunna göras enklare, tydligare och mera enhetligt. Vid kollektivtrafiknämndens möte den 24 april redovisades förslag till enklare hantering av tillköp kopplat till skolkort, fritidskort, seniorkort samt fria resor. De priser som anges i förslaget är preliminära och kan komma att justeras. Observera att förslaget enbart omfattar tillköp av färdbevis, dvs. tillköp av trafik, linjer och turer omfattas inte av utredningen. När förslaget slutligen fastställs kommer det att vara vägledande för hur Västtrafik hanterar kommunernas förfrågningar om tillköp kopplat till priser och färdbevis. Kollektivtrafiknämnden har därför beslutat att skicka ut bifogat förslag på remiss till de delregionala kollektivtrafikråden. Vi önskar ett samlat remissvar från respektive delregionalt kollektivtrafikråd senast måndag den 6 oktober Eventuella kompletterande synpunkter från enskilda kommuner kan biläggas till remissvaret. Svar kan skickas via e-post eller brev till undertecknad. Förslaget kommer även att presenteras på de delregionala kollektivtrafikråden i maj/juni och då finns tillfälle att ställa frågor. Det går också bra att ställa frågor under remisstiden via e-post till undertecknad. Efter sammanställning av inkomna remissvar och justering av förslaget kan det fastställas av kollektivtrafiknämnden, preliminärt den 6 november Därefter kan Västtrafik börja tillämpa principerna. Hälsningar Jörn Engström Kollektivtrafiksekretariatet Västra Götalandsregionen Box Göteborg e-post: jorn.engstrom@vgregion.se

102

103

104

105 :54 Dals-Eds kommun Ekonomiprognos Prognos per Kommunstyrelse Belopp i kr Utfall per Budget 2014 Prognos 2014 Avvikelse mot helårsbudget ansvarvar Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader 2010 Kommunstyrelsens ordf Kommunchef Näringslivschef AME-chef Integrationsansvarig IT-chef Hälsosamordnare Ekonomichef Ekonomichef kap.kostn Debitering Personalchef Planeringssekreterare Räddningschef Överförmyndare Ansvarig bostadsanpassning Totalt Resultaträkning TOTAL t o m Utfall Budget Urspr. Budget Rev. Budg Tilläggsbudg Avv % Verksamhetens intäkter ,29% Personalkostnader ,58% Övriga kostnader ,62% Avskrivningar ,91% Verksamhetens nettokostnader ,54% Finansiella intäkter Finansiella kostnader ,68% Resultat ,97% Prognos - Överskott/underskott mot helårsbudget: Bostadsanpassningarna blir väsentligt dyrare än planerat. Åtgärder för att komma i balans 2014: Inga åtgärder planeras. Ekonomiska effekter: Konsekvenser för verksamheten av föreslagna åtgärder:

106 :44 Dals-Eds kommun Ekonomiprognos Prognos per KS Teknik och Service Belopp i kr Utfall per Budget 2014 Prognos 2014 Avvikelse mot helårsbudget ansvarvar Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader 6100 Förvaltningschef Service Kostchef Fastighetsförvaltare Gatuchef Skogsansvarig Totalt Resultaträkning TOTAL t o m Utfall Budget Urspr. Budget Rev. Budg Tilläggsbudg Avv % Verksamhetens intäkter ,84% Personalkostnader ,47% Övriga kostnader ,61% Avskrivningar ,95% Verksamhetens nettokostnader ,70% Finansiella intäkter Finansiella kostnader ,03% Resultat ,63% Prognos - Överskott/underskott mot helårsbudget: Åtgärder för att komma i balans 2014: Ekonomiska effekter: Konsekvenser för verksamheten av föreslagna åtgärder:

107

108 :30 Dals-Eds kommun Ekonomiprognos Prognos per Socialnämnden Belopp i kr Utfall per Budget 2014 Prognos 2014 Avvikelse mot helårsbudget ansvarvar Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader 7100 Förvaltningschef Förvaltningsekonom Enhetschef IFO Enhetschef Hemvård Enhetschef Hemsjukvård/MAS Enhetschef LSS boende Enhetschef LSS SFB Enhetschef Särskiltboende Totalt Resultaträkning TOTAL t o m Utfall Budget Urspr. Budget Rev. Budg Tilläggsbudg Avv % Verksamhetens intäkter ,45% Personalkostnader ,76% Övriga kostnader ,92% Verksamhetens nettokostnader ,22% Finansiella kostnader Resultat ,22% Prognos - Överskott/underskott mot helårsbudget: Jämfört med föregående prognos så har det skett en försämring med kr som gäller personalkostnader inom IFO verksamheten. Man har gjort ett arbete med att begränsa kostnaderna inom stödet och man beräknar nu framgent att ligga 1,15 tjänster över budget. Totalt är nu underskottet för nämnden prognostiserat till 5,55 mkr. IFO -4 mkr Problemet är institutionsplaceringarna där man ser att det kommer att behövas göras flera längre placeringar under året. När det gäller barn så tror man att budgeten skall hålla men för vuxna prognostiseras ett underskott om 2,7 mkr. Det finns även underskott gällande familjehemsplaceringar om kr. Lönekostnaderna ligger mycket högt inom IFO verksamheten och summerat på alla verksamheter så blir underskottet när det gäller personal på kr. Totalt blir det då en prognos för IFO på ett underskott om 4 mkr. Särskiltboende -1,35mkr Korttidsavdelningen kommer att flytta ner till Edsgärdet vilket gör att kostnader för ytterligare personal kommer att belasta verksamheten. Själva flytten av modulerna kostar kr och till detta kommer kostnaden för återställning om kr. LSS 0,2 mkr Från och med första maj så kommer det att tillkomma en brukare med personlig assistans. Detta innebär en kostnadsökning med kr i månaden. Åtgärder för att komma i balans 2014: Förvaltningen har fått order om att ta fram åtgärder för att kunna motverka underskottet samtidigt som man inväntar PWC rappo rt angående IFO. LSS skall inarbeta sitt underskott i verksamheten. Ekonomiska effekter: Inget klart i nuläget. Konsekvenser för verksamheten av föreslagna åtgärder: Inga konsekvenser, då det inte redogjorts för vilka åtgäder som blir aktuella. Sidan 1 av 2

109 Sidan 2 av :30

110

111

112

113 :00 Dals-Eds kommun Ekonomiprognos Prognos per Plan- och byggnadsnämnd Belopp i kr Utfall per Budget 2014 Prognos 2014 Avvikelse mot helårsbudget ansvarvar Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader 4100 Ordf Plan o byggnadsnämnd Enhetschef Pbn Totalt Resultaträkning TOTAL t o m Utfall Budget Urspr. Budget Rev. Budg Tilläggsbudg Avv % Verksamhetens intäkter ,13% Personalkostnader ,12% Övriga kostnader ,77% Verksamhetens nettokostnader ,24% Finansiella kostnader Resultat ,26% Prognos - Överskott/underskott mot helårsbudget: Verksamheten håller sig inom budgeten. Åtgärder för att komma i balans 2014: Ekonomiska effekter: Konsekvenser för verksamheten av föreslagna åtgärder: Sidan 1 av 1