Plats och tid: Stadshuset, förvaltningschefens rum, , kl. 09:00. Sven-Ingvar Borgquist Kerstin Björkäng Wirehed Sekreterare

Transkript

1 KALLELSE Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 1 (1) Plats och tid: Stadshuset, förvaltningschefens rum, , kl. 09:00 Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan Sven-Ingvar Borgquist Ordförande Kerstin Björkäng Wirehed Sekreterare Ärenden 1 Ärendelista 2 Justering 3 Information från gymnasieskolans introduktionsprogram kl Bokslut och årsredovisning budgetåret barnoch utbildningsnämnden Sid 2012/ /30-5 Nämndplan 2012 utifrån styrmodell Ratten 2011/332-6 Arkivbeskrivning för allmänna handlingar 2012/ Revisionsrapport - Granskning av samverkan mellan barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden 2011/358-8 Anmälningar 2012/11 9 Kurser/konferenser 2012/14 10 Övriga frågor 2012/12

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE /28 1 (1) Diarienummer Christina Nyman Grudén christina.nyman@engelholm.se Barn- och utbildningsnämnden Arkivbeskrivning för allmänna handlingar inom barn- och utbildningsnämnden - revidering Ärendebeskrivning Enligt Offentlighets- och sekretesslagen samt Arkivlagen har varje myndighet skyldighet att upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Vid varje förändring ska denna arkivbeskrivning revideras. Från hösten 2011 har Sockerbrukets rektorsområde upphört och övervägande delen av verksamheten har överförts till Rebbelberga rektorsområde. Arkivansvaret har också sedan oktober 2010 vidaredelegerats till verksamhetsansvariga områdeschefer. Vidare har nämnden sedan 1 juli 2011 ett nytt personuppgiftsombud enligt PuL. En ny skollag gäller sedan den 1 juli 2011 och med denna följer en del begreppsförändringar. Nämnden fastställde senast den 17 juni 2010 arkivbeskrivning (BUN 70). Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse Beskrivning av de allmänna handlingarna inom barn- och utbildningsnämnden inkl. bilagor Förslag till beslut Nämnden föreslås besluta att fastställa nu reviderad arkivbeskrivning av allmänna handlingar inom barn- och utbildningsnämnden att gälla tills vidare. Tony Mufic Förvaltningschef Christina Nyman Grudén Skolsekreterare BUN.s beslut expedieras till: kommunarkivarie, förvaltningschef, administrativ chef, arkivredogörare Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon Fax E-post bun@engelholm.se Internet

3 ARKIVBESKRIVNING /28 1 (4) Diarienummer Skolsekreterare christina.nyman@engelholm.se Beskrivning av de allmänna handlingarna inom barn- och utbildningsnämnden (BUN) Enligt OSL - Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kapitel 4, 2, samt Arkivlagen (1990:782) ( 6) har Barn- och utbildningsnämnden skyldighet att upprätta en beskrivning över allmänna handlingar inom myndigheten. Vid varje förändring ska denna arkivbeskrivning revideras. Beskrivning av de allmänna handlingarna Myndighetens allmänna handlingar avser de handlingar som upprättas eller inkommer och rör nedan nämnda verksamhetsområden. Organisation och verksamhet Nämndens ansvarsområde framgår av Reglemente för Barn- och utbildningsnämnden, senast antaget av kommunfullmäktige den 19 december 2011, KF 253. Verksamhetsområdena framgår av beskrivningen organisation för skolverksamhet inom barnoch utbildningsförvaltningen (bilaga 1). Skolorganisationen i Ängelholms kommun är uppdelad i nätverk/rektorsområden (bilaga 2). Handlingar till nämndens föregångare, skolstyrelsen till och med år 1998, förvaras i centralarkivet. Register, förteckningar och sökmedel Myndigheten använder Evolution som diarieprogram inom centrala förvaltningen. Inom såväl central förvaltning som rektorsområdena används Fronter för verksamhetsanknuten information och kommunikation via olika rum internt inom förvaltningen. Fronter är också en digital lärplattform för elever och för kommunikation med föräldrar och elever. Vidare används Raindance som ekonomisystem samt PersonecP som personalsystem. Procapita används för personal- respektive elevadministration. För att administrera synpunkts- och klagomålshanteringen använder kommunen ärendehanteringssystemet Evolution som E-tjänst för kommuninvånarna. Barn- och utbildningsnämnden Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2, Ängelholm Telefon Fax E-post bun@engelholm.se Internet

4 2 (4) KOMMUNLEDNINGSKONTORET I övrigt diarieför rektorsområdena manuellt i avvaktan på gemensamt diarieprogram, samt arkiverar enligt följande: Rebbelberga Ro - diarieför manuellt i diariebok. Expeditionens närarkiv. Kungsgårdens Ro, inklusive Montessoriskolan diarieför manuellt. Expeditionernas närarkiv. Villans Ro diarieför manuellt. Handlingar förvaras i dokumentskåp på expeditionen. Nyhems Ro diarieför manuellt. Expeditionens närarkiv. Munka Ljungby Ro - diarieför manuellt i diariebok. Arkiverar i tillhörande pärm. Expeditionens närarkiv. Hjärnarps Ro - diarieför manuellt i brevdiarium. Expeditionens närarkiv. Magnarps Ro diarieför manuellt i diariebok. Expeditionens närarkiv. Skäldervikens Ro Diarieför vissa handlingar manuellt. Handlingar förvaras i närarkiv och elevakter i låsta arkivskåp. Södra Utmarkens Ro diarieför manuellt. Arkiverar ex.vis elevakter i låsbara skåp. Expeditionens närarkiv. Strövelstorps Ro diarieför manuellt i diariebok. Diarieförda handlingar förvaras i pärm. Expeditionens närarkiv. Elevhälsan diarieför manuellt. Diarieföring görs i Profdoc PMO vid journalföring (sekretessbelagda uppgifter) gällande skolhälsovård, skolpsykologer och logoped. Ängelholms gymnasieskola har inget diarieprogram. Handlingar förvaras dels i arkivrum på Rönneskolan, dels på Valhall, förutom de handlingar som är tillgängliga på expeditionerna. Vuxenutbildningen Förvarar dokument i pärmar på expeditionen eller i närarkiv. Kulturskolan har inget diarieföringssystem. Handlingar arkiveras i arkivskåp på expeditionen. Postadress Besöksadress Telefon Fax Webbplats Ängelholms kommun Östra vägen Ängelholm

5 3 (4) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tekniska hjälpmedel Allmänheten har idag ingen möjlighet, att söka allmänna handlingar i diariet via offentlig PC/dator placerad på medborgarlinjen i stadshuset. Upplysningar om de allmänna handlingarna Den tjänsteman som ansvarar för eller är arkivredogörare, tillika registrator, för aktuellt arkiv inom myndigheten BUN, kan lämna upplysningar om sökvägar till myndighetens allmänna handlingar och hur myndigheten är organiserad. Normalt sker detta genom arkivredogörare på centralt BUF-kansli respektive på varje rektorsexpedition. För handlingar som överlämnats till kommunens centralarkiv kan kommunens arkivarie lämna upplysningar. Myndighetens allmänna handlingar offentliggörs i samband med att de registreras som inkomna eller upprättade och är sökbara via kommunens hemsida under rubrik Diarium och arkiv. Bestämmelser om sekretess Till förvaltningens administrativa chef har BUN delegerat beslutanderätten när det gäller utlämnande av allmänna handlingar. I diariet förekommer handlingar som är sekretesskyddade enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), främst kapitel 23, 21 och 19 (skolhälsovården kapitel 25). Uppgifter som myndigheten hämtar och lämnar till andra Uppgifter hämtas från KIR (kommunalt invånarregister) för att få information om var elever och vårdnadshavare är folkbokförda. I Procapita sammanställs information till SCB (statistiska centralbyrån) såsom nationella prov, betyg och ämnesprov, annan elevstatistik, samt förskole- och fritidshemsplaceringar, med flera. Gallringsregler Gallring av handlingar sker i enlighet med gällande dokumenthanteringsplan antagen av BUN den 14 december 2006, 167. Arkivansvar Förvaltningschefen är ansvarig för arkivet. Förvaltningschefen har till respektive områdesansvarig/ verksamhetschef vidaredelegerat arkivansvaret för de handlingar som förvaras i respektive rektorsområdes närarkiv. Personuppgiftsombud: Hans Gåsste från Öhrlings PriceWaterHouseCoopers är fr.o.m. den 1 juli 2011 certifierad kommunal revisor. Postadress Besöksadress Telefon Fax Webbplats Ängelholms kommun Östra vägen Ängelholm

6 4 (4) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Beskrivningens omfattning Äldre handlingar överlämnas till centralarkivet (underställt kommunens arkvimyndighet) enligt tidsangivelse i dokumenthanteringsplan. Kommunarkivarien övertar då ansvaret för vården av och utlämnande av handlingar, inklusive sekretessbedömning enligt Offentlighets- och sekretsslagen. Handlingar överlämnade till arkivmyndigheten är där förtecknade i förteckningsprogrammet Visual Arkiv. Postadress Besöksadress Telefon Fax Webbplats Ängelholms kommun Östra vägen Ängelholm

7 BESKRIVNING Bilaga Dnr 2012/28 Organisation av skolverksamhet inom barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) Verksamheter Kommunen är enligt skollagen (2010:800) huvudman för förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna, utbildning i svenska för invandrare, fritidshem, annan pedagogisk verksamhet (istället för förskola eller fritidshem) elevhälsa Barn- och utbildningsnämnden (BUN) fullgör kommunens uppgifter enligt denna lag. Verksamhets-/ledningsansvariga Rektor Det pedagogiska arbetet vid skolenheter leds och samordnas av rektorer. Förskolechef Det pedagogiska arbetet för förskoleenheter leds och samordnas av förskolechefer. Enskilda huvudmän I kommunen bedrivs också verksamheter med enskild/fristående huvudman: förskola, familjedaghem, fritidshem och annan pedagogisk verksamhet, samt grundskola och gymnasieskola. Vuxenutbildning bedrivs också av annan huvudman, samt genom samverkan med andra kommuner. Skolverksamheten styrs främst av statliga bestämmelser såsom skollag, förordningar och läroplaner m.m. Annan verksamhet I kommunen finns vidare en kommunal kulturskola. Barn- och utbildningsförvaltningen Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra Vägen 2 Telefon Fax E-post bun@engelholm.se Internet

8 Skolorganisation Ängelholms kommun 2011 BUN Barn- och utbildningsnämnd Förvaltningschef BUF-kansli Administrativ stödfunktion för veksamheter och nämnd BUF Barn- & utbildningsförvaltning Nätverk Norr Ro Rebbelberga Skälderviken Kungsgården inkl. Montessori Nätverk Söder Ro Villan Södra Utmarken Nyhem inkl. särskola Nätverk Landet Ro Hjärnarp Magnarp Munka-Ljungby Strövelstorp Ängelholms gymnasieskola Ro 2-4 som innefattar Rönnegymnasiet Valhall College förskolor, skolor, fritidshem, pedagogisk omsorg förskolor, skolor, fritidshem, pedagogisk omsorg förskolor, skolor, fritidshem, pedagogisk omsorg Komvux Grundvux, Särvux, Sfi, OP-vux C:\Users\EASYPD~1\AppData\Local\Temp\BCL Technologies\easyPDF