Kan man utveckla en avvecklad vårdcentral?

Transkript

1 Kan man utveckla en avvecklad vårdcentral? Lövgärdets vårdcentral Primärvården Göteborg Projekttid Teammedlemmar: Åsa Alderblom, Distriktssköterska Anne-Marie Gardestrand, Sjuksköterska Merce Martinsson, Distriktsläkare Handledare: Karin Westberg, Utbildningsledare CVU Rapportserie 2006:2 Genombrott III

2 Att tänka nytt! Sjukvården i våra landsting och regioner är i ständig utveckling. Nya vetenskapliga rön kompletteras idag av ny kunskap i förbättringsmetoder och angreppssätt utvecklas för att förbättra såväl tillgänglighet som medicinska resultat. Men vi vet också att många förbättringsprojekt stupar innan mållinjen och andra blir inte uthålliga över tiden. Vi är ofta duktiga på planerandet av och igångsättandet av nya projekt men hur ofta är vi lika bra på att underhålla ett projekt och planera för uthållighet? Denna utmaning måste vi klara om inte våra medarbetare ska ge upp tanken på att få sina idéer till förbättringar som möjliga att förverkliga. Bakgrunden till genombrottsprojektet med Primärvården Göteborg är regionens produktivitetsuppdrag som under har som mål att arbeta med förhållningssättet till produktivitet (mängden prestationer i förhållande till kostnader). Fokus har lagts på 3 delprojekt; - tillgänglighet till primärvård (genombrottsprojektet med Primärvården Göteborg), - tillgänglighet till specialiserad vård (processutvecklingsprojektet inom elektiv vård) samt ledning och styrning på medicinska resultat. Genombrottsprojektet med Primärvården Göteborg har varit unikt då en hel organisation inbjudits att delta och totalt 30 vårdcentraler samt barn- och ungdomsmedicinska mottagningar har ingått i projektet. Detta ger möjligheter att samla ledningsgrupper på olika nivåer för stöttning såväl under projekttiden (oktober 2005 till juni 2006) som för det fortsatta arbetet med uthållighet i såväl gjorda förändringar som i den fortsatta utvecklingen. Förändringsarbetet måste fortleva och ses som en naturlig del i det ordinarie arbetet! Genombrott, som introducerades i Sverige 1996 av dåvarande Landstingsförbundet, är en metod för att påskynda spridning av kunskap och välfungerande praxis inom hälso- och sjukvården. Metoden har utvecklats vid The Institute for Healthcare Improvement (IHI) i Boston. Metoden, som används både i USA och i många europeiska länder, har visat sig mycket effektiv för att åstadkomma stora förbättringar för patienter. Genombrottmetoden innebär att förbättringsbehov identifieras, idéer till förändringar testas i liten skala, resultaten analyseras och beslut fattas om och hur man går vidare. Lyckade tester utökas i omfattning, utmanande mål sätts upp som kräver nya arbetssätt för att nå målen och när man lyckas då har ett genombrott skett! För att lyckas ställs krav på systematik, kompetenta handledare, engagerade team-medlemmar och ett delaktigt ledarskap. Dessa faktorer har varit nycklarna till de mycket goda resultat som uppnåtts i Primärvården Göteborg! Göteborg Thomas Wallén Projektledare för produktivitetsuppdraget Sjukhusdirektör Frölunda Specialistsjukhus

3 Sammanfattning När vi kartlade vår verksamhet insåg vi att vi hänvisade allt för många patienter till andra vårdgivare såsom Axessakuten, vi gjorde antagandet att det berodde på läkarbrist. Detta var naturligtvis inte acceptabelt, därför valde vi att fokusera på att försöka minska antalet hänvisningar och själva kunna ta hand om våra patienter. Vi har mätt antalet hänvisningar en vecka varje månad. Kartläggningen visade att vi hänvisade 25 % och vårt mål var att vi skulle hänvisa 10 % eller färre. Vi gjorde en omstrukturering av läkarnas schema så att fler akut tider inrättades på måndagar och tisdagar. Trots konstant läkarbrist nådde vi det uppsatta målet men drog slutsatsen att det till stor del berodde på om det tjänstgjorde så kallad hyrläkare vid mättillfällena. I mars 2006 infördes TeleQ på mottagningen. För att kunna ta emot alla inkommande samtal bestämde vi oss för att fler sjuksköterskor skulle sitta i telefonen på morgonen. Glädjande nog visar statistiken att telefontillgängligheten ökat markant och ligger på cirka 93 %. I augusti 2006 visar beläggningsrapporten inget rött, det vill säga inga samtal har avvisats. Responsen från patienterna har varit mycket positiv, samtidigt som arbetsmiljön för personalen förbättrats.

4 Innehållsförteckning Sid nr Inledning/Bakgrund 1 Syfte 1 Mål.. 1 Vad och hur har vi mätt.. 1 Resultat och måluppfyllelse 2 Vad har vi testat.. 7 Aktiviteter 7 Införda förändringar som övergått i ordinarie verksamhet.. 7 Metoddiskussion. 7 Hur går vi vidare.. 8

5 Inledning/bakgrund Lövgärdets vårdcentral, beläget i de Östra stadsdelarna av Göteborg har ett upptagningsområde på cirka invånare. Av dessa är 66 % i åldrarna år, alltså mycket få äldre. Hälften av invånarna har utländsk anknytning. Vid jämförelse med Göteborg har det visat att området har höga ohälsotal. Det råder hög arbetslöshet, stor andel är socialbidragsberoende och en stor andel är förtidspensionärer. Trots den något dystra bilden har vårdcentralen mycket låg personalomsättning och många upplever sig trivas bra på sin arbetsplats, detta bekräftades också i medarbetarenkäten vi gjorde. Däremot har Lövgärdet som många andra vårdcentraler haft svårt att rekrytera läkare. Vårdcentralen har de senaste åren deltagit i olika förändrings/förbättrings projekt och upplevs som tämligen välfungerande. Det största problemet är den stora läkarbristen med endast en ordinarie läkare. Både patienter och personal har också varit överens om att telefonsituationen behövde förbättras. Vi fick mycket kritik från patienterna för att de inte kom fram på telefonen och personalen fick ofta börja samtalen med att lugna arga patienter. Parallellt med genombrottet skulle vårdcentralen flytta och slås samman med Angereds vårdcentral. Det upplevdes inte helt enkelt att försöka utveckla arbetsplatsen under en pågående avveckling. Fokus har legat på att genomföra flytten samt skapa nya fungerande rutiner tillsammans med de nya arbetskamraterna. I dag vet vi dock att vi kommer att vara kvar i nuvarande form i Lövgärdet, tillsvidare. Syfte Att öka tillgängligheten för samtliga invånare i Rannebergen och Lövgärdet Mål Minska antalet hänvisningar på grund av tidsbrist från nuvarande 25 % till 10 % av dem som söker hjälp på vårdcentralen, samt att fler skall nå oss på telefon. Balanserat mål Att den nuvarande arbetsmiljön inte skall försämras. Vad och hur har vi mätt? Vi har mätt T3 tid var 14:e dag för sjuksköterskor, distriktssköterskor och läkare. Vi har gjort manuell mätning 1vecka per månad på antalet hänvisningar. Vi har också tagit del av statistik via Tele Q och mätt antalet besvarade/ej besvarade. Samtal Efter en månads införande av Tele Q gjorde vi en liten undersökning via telefonen vad patienterna tyckte om det nya telefonsystemet. 1

6 Resultat och måluppfyllelse Antal hänvisningar på grund av brist på tid till läkare % Målvärde Mätvärde 0 Nov Jan M ars M aj Juli Sept Vårt mål att minska antalet hänvisningar sattes till 10 % eller färre. Mätningarna gjordes 1 vecka/varannan månad. Målvärdet uppnåddes redan vid första mättillfället. Detta tolkade vi till stor del berodde på att det tjänstgjorde 1-2 så kallade hyrläkare under de veckorna som mätningarna gjordes. Det kändes inte riktigt meningsfyllt att fortsätta mäta då vår läkarbemanning är så skiftande och då resultaten inte är påverkbara. 3:e tillgängliga tid, antal dagar, median v3 v7 v11 v15 v19 3:e tillgängliga tid Läkare 17-jan V19 V23 V27 V31 V35 V39 V43 v47 V51 Målvärde Mätvärde Vid mätningen av tredje tillgängliga tid till läkare är vi långt ifrån önskat mål värde. Detta beror på att vi aldrig har tillräcklig läkarbemanning. 2

7 3:e tillgängliga Sjuksköterska 3:e tillgängliga tid, antal dagar, median Målvärde Mätvärde V 49 v7 v11 v15 v19 V15 V19 V23 V27 V31 V35 V39 V43 v47 V51 3:e tillgängliga tid Distriktssköterska 3:e tillgängliga tid, antal dagar, median V 49 V1 V5 V9 V13 V17 V21 V25 V29 V33 V37 V41 V45 V49 V53 Väntetider att få träffa sjuksköterska eller distriktssköterska ligger under mål värdet. Målvärde Mätvärde 3

8 4

9 5

10 6

11 Innan TeleQ införandet mätte vi antalet inkomna samtal med penna och papper. I mars 2006 startade vi med TeleQ. Initialt hade vi en del röda staplar, det vill säga avvisade samtal. Vi antog att om vi var många som kunde sitta i telefonen under morgontimmarna skulle många hinna ringa av sig Och det visade sig att vi hade rätt. I april beslutas att en distriktssköterska också skall bemanna telefonen, detta mellan klockan Under augusti finns inga röda staplar, alla blev alltså uppringda. Vi har alltså uppnått vårt mål att fler skulle nå oss på telefon. Vad har vi testat? PDSA 1: Att så många recept som möjligt skall skrivas via E-recept istället för att hämtas i kassan. PDSA 2: Alla friska diabetiker som inte varit på kontroll för sin diabetes på minst 1 år och som kontaktar vårdcentralen för en läkartid bokas till diabetessköterskan först. Hon ombesörjer provtagning enligt fastslagna rutiner. PDSA 3: En distriktssköterska jobbar med TeleQ varje morgon mellan De flesta som ringer vill komma i kontakt med vårdcentralen på förmiddagen. PDSA 4: För att avlasta personalen i kassan ville vi testa att sätta upp en skylt som hänvisar till sjuksköterska för medicinska frågor och frågor angående tidsbokning. Av olika anledningar utfördes inte denna test. PDSA 5 Under en veckas tid tillfrågades alla patienter som ringde vårdcentralen hur de upplevde TeleQ Aktiviteter All personal på vårdcentralen har fått fylla i en medarbetarenkät. Tele Q har installerats på både vårdcentral och distriktssköterskemottagning. Tidsbokningen för läkarna har ändrats om, så att det finns fler akuttider på måndagar och tisdagar. Införda förändringar som övergått i ordinarie verksamhet Så gott som alla recept skickas via E-recept. Detta har avlastat kassan och minskat köbildningen. En distriktssköterska förstärker i TeleQ på morgonen mellan 8-10 samt vid vissa toppar eller vid frånvaro av mottagningssköterska. Fler akuta tider för läkarna måndagar och tisdagar. Metoddiskussion För att öka delaktigheten har vi vid arbetsplatsträffarna rapporterat fortlöpande om genombrottsprojektet. Vi har uppmanat alla att sätta upp post it lappar med förslag på tester, vi fick in en. Tyvärr har vi inte lyckats med att entusiasmera våra kollegor att deltaga i detta projekt. En förklaring till detta är att vi under en lång tid svävat i ovisshet när vårdcentralen skulle flyttas och hur vår fortsatta framtid skulle te sig. Vi har haft bra support av vår chef som sett till att tid har avsatts. Kollegorna har varit behjälpliga vid kartläggningen och försökt stötta oss i teamet. Vi tror att det varit till stor nytta och underlättat om alla i arbetsgruppen fått möjlighet att höra en del av den informationen teamen fick under lärande seminarium 1. 7

12 Hur går vi vidare? Vi vet nu att vårdcentralen kommer att finnas kvar i Lövgärdet och genombrottsidé kommer att bli ett fortsatt verktyg att använda i framtiden. Vi tror att genombrottstanken kan bli ett hjälpmedel i vårdcentralens framtida kvalitetsarbete. Vi kommer att fortsätta att mäta telefontillgängligheten med hjälp av statistik från TeleQ. Personalen har upplevt det mycket sporrande att fortlöpande kunna ta del av beläggningsrapporterna. Vår målsättning är att vi skall besvara 100 % av alla inkomna samtal. Kontaktperson Åsa Alderblom Distriktssköterska asa.alderblom@vgregion.se Handledare: Karin Westberg Utbildningsledare karin.westberg@gr.to