Reserapport om medverkan vid ICCA World Congress, Shanghai, P.R China 2-7 november 2013

Transkript

1 Sid 1 (8) Reserapport om medverkan vid ICCA World Congress, Shanghai, P.R China 2-7 november Deltagare Tove Elvelid, Näringslivschef Gävle kommun och representant i Gävle Convention Bureaus ledningsgrupp Elisabeth Hugg, ansvarig Gävle Convention Bureau Tjänsteresa ICCA World Congress (International Congress and Convention Association) är en årligen återkommande kongress för aktörer inom mötesindustrin. Kongressen cirkulerar till olika platser i världen, förra året var kongressen placerad i Costa Rica och nästa år går den i Antalya, Turkiet. ICCA är en medlemsorganisation med ca 950 företag och medlemsorganisationer (ex.vis arenor, kongressanläggningar, mötesorganisatörer PCO s, Convention Bureaus och destinationsbolag DMO s) från ett 90-tal länder världen över. På årets kongress deltog över 900 deltagare från 61 länder, drygt 300 deltog för första gången. Från Sverige deltog ett 10-tal andra städer. Bakgrund Gävle Convention Bureau (GCVB) bildades 2009 på initiativ av näringslivet inom mötesindustrin och Gävle kommun. De tre första åren drevs i projektform och fördelningen av finansieringen var 75% näringsliv (ca 30 företag) och Gävle kommun 25%. Från 2012 permanentades GCVB och har idag 41 partnerföretag och en 50/50 finansiering mellan näringslivet och Gävle kommun. Gävle Convention Bureaus ledningsgrupp består av följande personer: Lotta Åkesson, Mackmyra Svensk Whisky Hans-Göran Karlsson, Läkerol Arena Mikael Junger, Clarion Hotel Winn Karin Lundman, Scandic CH och Scandic Väst Tove Elvelid, Gävle kommun Elisabeth Hugg, GCVB Under GCVB s tre första verksamhetsår ( ) har fokus legat på att i första hand kartlägga och bearbeta roterande organisationsmöten och arrangemang på den svenska marknaden. Affärsplanens mål på att generera möten till ett värde av 75 miljoner kronor i nya konferenser till Gävle uppnåddes i maj 2011 och uppgick vid projekttidens slut till 100 miljoner kronor. Arbetet kan därmed sägas ha varit mycket lyckosamt. GCVB fick 2011 utmärkelsen Årets Convention Bureau av tidningen Meetings International. Gävle kommun Kommunledningskontoret Besök Stadshuset, Drottninggatan 22 Växel gavle.kommun@gavle.se

2 Sid 2 (8) Under 2012 togs ett strategiskt beslut i ledningsgruppen att GCVB för att fortsatt kunna utvecklas i positiv riktning även skulle bearbeta en nordisk och internationell marknad. GCVB har därför sedan 2012 ett medlemskap i ICCA. ICCA ger en möjlighet att få ta del av den kunskap och de verktyg som behövs för att kunna lyckas med att attrahera internationella arrangemang. Bland annat en databas med över kongresser som roterar i världen. Programmets utformning Programmet under veckan har varit brett och innehållit bland annat introduktionsprogram för förstagångsdeltagare, kurser i ICCA-databas användning, utbildningsseminarier, plenarföreläsningar och workshops. Lärdomar och erfarenheter från kongressen i Shanghai Det vi kanske trodde men som vi absolut har fått bekräftat är att Sverige och Skandinavien är en mycket attraktiv plats att förlägga kongresser. Vi har koll på logistik och teknik, stort fokus på hållbara möten, bra språkkunskaper och framförallt är vår del av världen en säker plats att hålla kongresser på. Det här är viktiga parametrar för organisationer när de planerar och investerar i möten för ett stort antal deltagare från världens alla hörn. Elisabeth Hugg deltog under veckan i en kurs för hur man på ett effektivt sätt kan arbeta med ICCA databasen. Databasen innehåller ca kongresser som roterar runt världen och för att kunna få ut max av den behöver man lära sig hur man hittar de kongresser som uppfyller våra kriterier. Det är ett gigantiskt jobb att söka men med rätt filtreringar och index underlättas jobbet rejält. Vi har även fått med oss en så kallad lead, en kongress inom jordbruksområdet som kan matcha våra kriterier. Den ska vi kika igenom ordentligt nu för att se hur vi kan gå vidare. Goda exempel och framgångsfaktorer från andra aktörer Under ett seminarium berättade Wien Convention Bureau och Barcelona Convention Bureau hur de via ett samarbete lyckats ta hem en stor internationell kongress 6 år framåt. Kongressen kommer att gå vartannat år i Barcelona och vartannat i Wien. Tack vare en transparent och tät samverkan lyckades de ta hem en stor affär där har vi något riktigt konkret att fundera kring. Kan vi hitta en stad i Sverige som vi kan samverka med och på så sätt öka inflödet?

3 Sid 3 (8) Program Tove och Elisabeth Gävles representanter har deltagit i följande under veckan. Lördag 2 november Program Kommentar Ankomst Hotel Kempinski Program för förstagångsdeltagare Indelning i grupper om 8 personer där samtliga grupper får en mentor för veckan. Genomgång av program och bra tips om hur vi får ut mest av ICCA styrelse hälsar välkommen Söndag 3 november Kongressöppning Kaffe och nätverkspaus Sektor möten. Vi deltar i sektorn Destinationer Terrified clients in an unsafe world? Lunch och nätverkspaus TOVE: Hur skapar vi vinster för samhället av mötesindustrin? BETTAN: The story of China Kaffe o nätverkspaus Chapter möten/skandinaviska Paus ICCA General Assembly- Årsmöte Välkomstmottagning Måndag 4 november Kickstart, morgonsession Kaffe o nätverkspaus TOVE: Hållbarhet i dagens vårt deltagande. ICCA s styrelseledamöter berättar om ICCA s 50-åriga historia och om förändringar och framtid för mötesindustrin.

4 Sid 4 (8) Utbildningsseminarier mötesindustri. BETTAN: Entreprenörer i mötesindustrin om vägen till framgång Lunch o nätverkspaus Utbildningsseminarier TOVE: Forskning- hur utvecklar vi forskningsmetoder mha möten BETTAN: Stora företags utveckling av möten som ett strategiskt verktyg Kaffe o nätverkspaus Business exchange-så funkar det! Beijing CAT night Team från olika världsdelar möts i olika utmaningar. Vi hejar på Skandinaviens lag som tar hem årets förstapris. Tisdag 5 november Bästa Marknadskampanj Kaffe o nätverkspaus Utbildningsseminarier TOVE: Big data hur korskör vi databaser för att få fram nätverk som möts BETTAN: Förhandlingsteknik Lunch o nätverkspaus TOVE: PR och mediarelationer BETTAN: Grundkurs i budgivning på internationella kongresser Galamiddag Onsdag 6 november Plenarsession Copenhagen-Denmark lesson Kaffepaus

5 Sid 5 (8) Utbildningsseminarier TOVE: Nya samverkansmodeller BETTAN: Workshop, introduktion till ICCA databasen Lunch o nätverkspaus TOVE: Om varierande organisationsformer av CVB s och destinationsbolag. BETTAN: Int. organisationers strategiska prioriteringar och hur dessa påverkar utformningen av möten Kaffe o nätverkspaus 16, Kongressavslutning Antalya värd för ICCA 2014 Presentation o mingel Torsdag 7 november City Tour (ingår gratis) SHICC, Shanghai International Convention Center Oriental Bakom kulisserna Utdrag ur GCVB s affärsplan för Verksamhetsidé o mål Att genom möten skapa tillväxt i regionen. GCVB har som mål att i samverkan med sin omvärld: Omnämnas med ord som kvalitet och professionalism Öka kunskapen lokalt och nationellt om funktionen av en CVB Öka medvetenheten om mötesindustrins betydelse hos beslutsfattare lokalt som nationellt

6 Sid 6 (8) Vara en kunskaps- och materialkälla Vara en naturlig samarbetspart för kommun, landsting och högskola Målgrupper - Nationella organisations- och föreningsmöten - Internationella organisations- och föreningsmöten (Associations) - Beslutsfattare lokalt och nationellt - Media - Mötesindustrins aktörer Långsiktiga mål mot 2020 Gävle är den ledande mötesdestinationen i Sverige (indikationer i ICCA, SNCVB databasen, antal möten). Gävle har en kongressanläggning och är en hållbar och tillgänglig mötesdestination för nationella såväl som internationella möten. Kortsiktiga mål Gävle Convention Bureau ska locka nya möten till Gävle motsvarande ett värde av 80 miljoner kronor. Locka minst ett idrottsevenemang med VM-status. Locka minst 3 nordiska eller internationella kongresser Stärka upp organisationen med minst en resurs Högskolan i Gävle är partner i GCVB Landstinget Gävleborg är partner i GCVB 2. Nätverksengagemang Gävle Convention Bureau ingår i följande nationella och internationella nätverk:

7 Sid 7 (8) SNCVB Swedish Network of Convention Bureaus Swedish Network of Convention Bureaus verkar efter två huvudfokus områden, affärsnytta och kunskapsutveckling för att tillsammans utveckla svensk mötesindustri. Initiativet till att sammankalla Sveriges Convention Bureauer till ett gemensamt forum där vi som yrkesutövare kunde utbyta kunskap och driva gemensamma projekt togs Sedan dess har forumet utvecklats till ett starkt nätverk, med idag 20 stycken Convention Bureauer från Luleå i norr till Lund i söder. Swedish Network of Convention Bureaus är öppet för alla destinationer som arbetar i linje med den gemensamt satta definitionen (se bilaga) och som signerat överenskommelsen för nätverket. MPI Meeting Professionals International MPI är världens största nätverk för professionella inom mötesbranschen. I världen finns totalt medlemmar. MPI medlemskapet bidrar med både kunskapsutveckling och affärsnytta för organisationer och individer. Nätverket stödjer och samverkar med landets mötesutbildningar samt bearbetar media och politik i mötesindustrifrågor. ICCA International Convention and Congress Association ICCA är en medlemsorganisation för specialisterna inom de branscher som arbetar med internationella möten och evenemang. ICCA har över 950 medlemsföretag och organisationer i 90 länder världen över. ICCA är specialiserat på internationella organisationsmöten och tillhandahåller sina medlemmar en databas med fakta kring alla världens roterande möten. Internationella konferenser I enlighet med ambitionen att öka antalet internationella möten har GCVB jobbat aktivt med följande möten som hålls i Gävle under ECOMM 2013 The 17 th European Conference on Mobility Management maj, Gävle Konserthus - The 2 nd Nordic Forum for Nurse Education oktober 2013, Högskolan I Gävle - Nordisk Tillsynskonferens, Nordiska ministerrådet januari 2014, Gävle Konserthus

8 Gävle har även utsetts som Sveriges värdstad (i konkurrens med Malmö, Göteborg och Karlstad) för World Curling Championship 2016, där ligger vi nu i slutkamp mot USA och Schweiz om värdskapet. Sid 8 (8)