Handledning för sökande av finansiering

Transkript

1 Programmets Förvaltningsmyndighet: Lapplands Förbund KOLARCTIC ENPI CBC PROGRAM Handledning för sökande av finansiering Gäller för ansökningsomgången (92 days) Ansökningar ska lämnas till programmets Förvaltningsmyndighet senast

2 INNEHÅLL 1. Programmet KOLARCTIC ENPI CBC BAKGRUND PROGRAMMETS MÅL OCH PRIORITERADE FRÅGOR FINANSIELL TILLDELNING TILLHANDAHÅLLEN AV FÖRVALTNINGSMYNDIGHETEN DOKUMENT FÖR ANSÖKNINGSOMGÅNGEN REGLER FÖR DENNA ANSÖKNINGSOMGÅNG KRITERIER FÖR STÖDBERÄTTIGANDE HUVUDSÖKANDENS (LEAD PARTNER) STÖDBERÄTTIGANDE ( VEM KAN SÖKA?) PARTNERSKAP OCH PARNERS STÖDBERÄTTIGANDE STÖDBERÄTTIGANDE AKTIVITETER: AKTIVITETER MAN KAN SÖKA FINANSIERING FÖR STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER: PROJEKTKOSTNADER SOM KAN VARA STÖDBERÄTTIGANDE HUR MAN SÖKER FINANSIERING OCH PROCEDURER ATT FÖLJA ANSÖKNINGSBLANKETT UNDERTECKNANDE AV ANSÖKAN OCH INLÄMNANDE AV DEN TILL FÖRVALTNINGSMYNDIGHETEN STOPPDATUM FÖR INLÄMNANDE AV ANSÖKNINGAR YTTERLIGARE INFORMATION TILL SÖKANDE HUR MAN SÖKER OFFENTLIG NATIONELL MEDFINANSIERING I FINLAND, SVERIGE, NORGE OCH RYSSLAND UTVÄRDERING OCH VAL AV ANSÖKNINGAR UTVÄRDERING AV ANSÖKNINGAR BESLUTSFATTANDE OCH FINANSIERINGSAVTAL BESLUTSFATTANDE I ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉN FINANSIERINGSAVTAL INDIKATIV TIDTABELL ÖVRIGA FRÅGOR ATT TA HÄNSYN TILL UNDER PLANERINGEN AV ETT PROJEKT PROJEKTETS STYRGRUPP KONTAKT INFORMATION ANVISNINGAR FÖR ATT FYLLA I ANSÖKNINGSBLANKETTEN I ENPI:S UPPFÖLJNINGSSYSTEM EMOS EXEMPEL PÅ TABELLERNA OCH DEFINITIONER AV INDIKATORERNA

3 1. Programmet KOLARCTIC ENPI CBC BAKGRUND Programmet Kolarctic ENPI CBC fortsätter och främjar gränsöverskridande samarbete mellan länderna på Nordkalotten och Nordvästra Ryssland. Europeiska Unionen finansierar programmet via Europeiska grannskaps- och partnerskapsinstrumentet (ENPI). Finansiering beviljas till gemensamma projekt som stödjer de prioriteringar och den strategi som godkänts av Finland, Sverige, Norge och Ryssland. Gemenskapens finansiering allokerad (Alternativt Den indikativa tilldelningen av Gemenskapens medel) till programmet för är 28,2 miljoner euro. Förutom gemenskapens finansiering består programmets finansiering av norsk motsvarande finansiering på 7 miljoner euro samt nationell medfinansiering från Ryssland, Finland, Sverige och Norge på 35,2 miljoner euro. Programmets totala finansiering är cirka 70 miljoner euro. Syftet med denna handledning är att ge sökandena av Kolarctic ENPI CBC-finansiering grundläggande uppgifter om ansökningsprocessen. Uppgifterna består av information om ansökningsperioder, prioriterade områden, projektfinansiering och anvisningar om ifyllnad av ansökningsblankett. All publicerad information är baserad på programdokumentet Kolarctic ENPI CBC , finansieringsavtalet mellan Ryska federation och Europeiska Gemenskapen om finansiering och genomförande av gränsöverskridande samarbete i programmet Kolarctic underskrivet 18 november 2009 (tillägg 3 september 2010), PraG (Practical Guide to Contract procedures for EC external actions) Europeiska kommissionens dokument 1 och ENPI Implementing rules (genomförandebestämmelser) (951/2007) 2. Procedur för anskaffande som genomförs på Ryska federationens territorium av ryska enheter regleras av rysk nationell lagstiftning. Strategiska årliga teman, projekturvalskriterier och beloppet på finansiering som kan sökas i ansökningsomgången, är fastslagen i en handlingsplan som tillstyrks av övervakningskommittén årligen. All documents, guidelines and the programme document can be printed from the programme s website at Project information concerning the programme, and applying for a grant, is provided by the programme s Joint Managing Authority, which is the Regional Council of Lapland, and the Branch Offices in Russia, Sweden and Norway. Alla dokument, anvisningar och programdokumentet kan skrivas ut från programmets webbplats Programmets förvaltningsmyndighet, Lapplands förbund, samt förvaltningsmyndighetens lokalkontor i Ryssland, Norge och Sverige, ger ytterligare information om programmet och ansökningsförfarandet. 1.2 PROGRAMMETS MÅL OCH PRIORITERADE FRÅGOR Programmets övergripande syfte är att minska de olika gränsregionernas randkaraktär och deras problem i samband med det, och att främja ett multilateralt gränsöverskridande samarbete. Programmet syftar också till att hjälpa regionerna i programområdet att utveckla sina gränsöverskridande ekonomiska, sociala och miljömässiga möjligheter, vilket skall uppnås genom att stödja innovativa gränsöverskridande aktiviteter, tillgänglighet och hållbar utveckling av naturresurser, samhällen och kulturarv. 1 The PraG Document on the Internet: 2 Commission Regulation (EC) No 951/2007 of 9 August 2007, laying down the implementation rules for cross-border cooperation programmes that are financed under Regulation (EC) No. 1638/2006 of the European Parliament and of the Council laying down the general provisions, in turn establishing a European Neighbourhood and Partnership Instrument.

4 För att uppnå det övergripande målet har programmet delats in i följande tre prioriterade områden, som tar hänsyn till regionens styrkor och svagheter: 1. Ekonomisk och social utveckling 2. Gemensamma utmaningar 3. Samarbete mellan människor och identitetsbyggande Ansökan måste fokuseras på ett prioriterat område. Exempel på operativa mål som är fastställda för de olika prioriterade områdena, och aktiviteter som stöds, finns tillgängliga i programdokumenten. I enlighet med programmets aktionsplan för 2011 så är fokus på ansökningsomgången lämnad öppen så att man kan svara upp på behov som beror på den försenade starten av programmets implementering. 1.3 FINANSIELL TILLDELNING TILLHANDAHÅLLEN AV FÖRVALTNINGSMYNDIGHETEN Förklaring av termer (begrepp) - Offentlig finansiering (Public financing): All offentlig finansiering som tilldelas projektet inklusive EU-finansiering, statlig finansiering eller annan finansiering från en offentlig organisation. - Kombinerad programfinansiering: Gemenskapens finansiering + nationell statlig medfinansiering från Finland och Ryssland o Gemenskapens finansiering = EU finansiering: Finansiering som kommer från Europeiska Kommissionens budget och som tilldelas projekt genom o Förvaltningsmyndigheten Nationell statlig medfinansiering i Finland och Ryssland: Statlig finansiering som tilldelas programmet från den statliga budgeten i Finland och Ryssland och tillförs programmet genom Förvaltningsmyndigheten. - Norsk Kolarctic finansiering (Norwegian Kolarctic financing): Norsk statlig finansiering som motsvarar Gemenskapens finansiering för norska partner - Offentlig nationell medfinansiering: inkluderar nationell statlig finansiering och andra former av offentlig finansiering. Förutom statlig budget kan offentlig nationell medfinansiering komma från offentliga organisationer och finansiering kan härröra från statlig, kommunal eller andra offentliga källor. - Norsk nationell medfinansiering: motsvarar offentlig nationell medfinansiering från norska partners. - Privat finansiering: Finansiering från privata organisationer Den totala indikativa summan av kombinerad programfinansiering som finns tillgänglig genom Kolarctic ENPI CBC programmet i denna ansökningsomgång är EUR och norsk motsvarande finansiering är EUR. Ifall att summan av kombinerad programfinansiering för godkända ansökningar överskrider detta förbehåller sig Förvaltningsmyndigheten valmöjligheten att tillskjuta EUR av kombinerad programfinansiering reserverad för Förvaltningsmyndigheten förbehåller sig också rätten att inte dela ut alla medel som är tillgängliga i ansökningsomgången. Ansökningsomgången börjar den 14 mars 2011 och slutar den 13 juni Övervakningskommittén har inte fastställt en maximi- eller minimisumma som kan sökas. På grund av en relativt lång ansökningsprocess för gränsöverskridande projekt är rådet till sökandena att fästa uppmärksamhet på projektens kostnadseffektivitet och att inte söka bidrag av minsta storlek. Projektfinansieringen består av både offentlig och privat finansiering. Offentlig finansiering täcks med EU finansiering, norsk Kolarctic finansiering och nationell medfinansiering från de länder som deltar i programmet. Den privata medfinansieringen räknas inte som nationell medfinansiering utan som en extra finansiering för projekten. Mer information om nationell medfinansiering presenteras i sektion i detta dokument. 4

5 I alla projekt ska åtminstone 10 % av finansieringen komma från huvudsökanden (Lead partner) och/eller en eller flera projektpartners egna resurser. Projektpartners egen finansiering kan bestå av antingen offentlig eller privat finansiering. Övervakningskommittén (JMC) för Kolarctic ENPI CBC programmet har fastställt gränser för maximala summan med vilken programmet finansierar projekt. Dessa gränser beror på inom vilket prioriterat område projektet finansieras men också vilken typ av projekt och vilken organisation som är involverad. Fastställda gränser för finansiering i de olika prioriterade områdena är: Prioriterat område Maximerad finansiering Andra krav Prioriterat område 1 Ekonomisk och social utveckling Prioriterat område 2 Gemensamma utmaningar Prioriterat område 3 Samarbete mellan människor och identitetsbyggande 70 % för projekt som är riktat mot ekonomisk utveckling och där privata företag är förmånstagare, partners/huvudsökande (lead partner). 90 % för andra projekt 90 % 90 % - Maximerad summa för finansiering är beroende också av den nationella lagstiftningen i varje land. - Finansiering av småskaliga investeringar kan inte överskrida den maximala summan definierad i nationell lagstiftning i det land där investeringen är placerad. Inte desto mindre är maximerad summa för småskaliga investeringar alltid 70 %, inklusive EU finansiering och nationell medfinansiering. Finansierade projekt kan innehålla småskaliga investeringar (maximerad summa amount of the investment is 50% of the total budget och 2 miljoner ). I fråga om en småskalig investering ska EU finansieringen alltid kompletteras med nationell finansiering. Programmets Övervakningskommitté överväger möjligheten att genomföra storskaliga projekt i programmet. Mer detaljerad information om förfaringssättet för dessa storskaliga projekt publiceras efter Övervakningskommitténs slutliga beslut. Enligt den nationella lagstiftningen i de länder som deltar i programmet kan inte nationell finansiering användas som medfinansiering till investeringar som genomförs utanför det egna landets territorium. I Kolarctic programmet betyder denna lagstiftande definition att investeringens finansiella struktur måste särskiljer sig i enlighet med det land där investeringen sker. 1.4 DOKUMENT FÖR ANSÖKNINGSOMGÅNGEN Observera! Bilagor kan hämtas från programmets hemsida Dokument med information till sökande: - Kolarctic ENPI CBC programdokument - Finansieringsavtalet mellan Ryska federationen och Europiska Gemenskapen om finansiering och genomförande av det gränsöverskridande programmet Kolarctic som undertecknades den 18 november Programmets handlingsplan PraG 2010 (Practical Guide to the Contract Procedures for EC external actions) med eventuella tillägg - Handledning för sökande av finansiering o o o Bilaga I. Standard kontrakt och speciella villkor (Grant Contract and special conditions) Bilaga II. Allmänna villkor passande för Europeiska Gemenskapens finansierade bidragskontrakt för yttre åtgärder (General Conditions applicable to European Community-financed Grant Contracts for external actions) Bilaga III. Regionala utvärderingsgrupper (RAG) Utvärderingsformulär (Regional Assessor Groups (RAG) Evaluation Grid) 5

6 o Bilaga IV. Upphandlingsanvisning till stödmottagare i sammanhang med Europeiska Gemenskapens yttre åtgärder (Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions) o Bilaga V. Rekvisition (Request for payment) o Bilaga VI. Mellan rapport (Interim narrative report) o Bilaga VII. Verifiering av utgifter (Expenditure verification ) - Information och synliggörande av Kolarctic ENPI CBC aktiviteter (Information and Visibility of Kolarctic ENPI CBC Actions) Dokument som sökande måste fylla i och därefter lämna in till Förvaltningsmyndigheten senast vid ansökningsomgångens stoppdatum: - Kolarctic ENPI CBC Ansökningsblankett (Grant Application Form) o o o o o o Bilaga A: Budget specificeringar (Budget Specification) Bilaga B: Logiskt ramverk (frivilligt, om det begärda EU-bidraget är EUR eller mindre) (Logical Framework (voluntary, if the requested EU-contribution of the project is EUR 100,000 or less) Bilaga E: Projektplan (Project plan) Bilaga F: Huvudsökandes (Lead Partner) registreringsbevis Bilaga G: Partnerskapsavtal (Partnership statement) Bilaga H: Checklista Dokument som sökande måste lämna till Förvaltningsmyndigheten innan ett undertecknande av finansieringsavtal: - Bilaga C: Bankuppgifter (Financial Identification Form) - Bilaga D: Registreringsbevis(Legal Entity File) - Bilaga F: Partners registreringsbevis (The registration certificate of the Lead Partner and partner) - Kopia av finansieringsbeslutet om eventuell norsk Kolarctic finansiering (Copy of the grant decision of the possible Norwegian Kolarctic financing) - Kopior av finansieringsbeslut om nationell medfinansiering från Ryssland, Finland, Sverige och Norge (utom finsk och rysk nationell statlig medfinansiering) (Copies of the grant decisions of the national cofinancing of Russia, Finland, Sweden and Norway (except for Finnish and Russian national state cofinancing)) - Kopior av finansieringsbeslut för privat finansiering (Copies of the grant decisions of the private financing) - Mervärdesskatteintyg i det fall att den sökande inte har rätt att göra avdrag för mervärdesskatt i projektet (VAT certificate in those cases where the applicant is not entitled to deduct value-added tax from the project costs) - Huvudsökandens (Lead Partner) bokslut och verksamhetsberättelse för de två senaste åren (endast om huvudsökanden är en förening eller ett företag). (Income statement and balance sheet of the past two final accounts of the Lead Partner (only when the Lead Partner is an association or private company). Observera! Bindande åtaganden om nationell medfinansiering måste lämnas till Förvaltningsmyndigheten (JMA) före den gemensamma urvalskommitténs sammanträde. Som ett undantag från denna regel är nationell medfinansiering från den finska staten och från Ryssland, vars beslut ingår i finansieringsavtalet (Grant Contract) med den gemensamma förvaltningsmyndigheten. 6

7 2. REGLER FÖR DENNA ANSÖKNINGSOMGÅNG Observera att instruktioner för att fylla i ansökningsblanketten finns i sektion 7 i detta dokument! Allt material för denna ansökningsomgång kan hittas på programmets hemsida Dessa riktlinjer fastställer reglerna för ansökningar, urval och implementering av de projekt som finansieras i denna ansökningsomgång i överensstämmelse med bestämmelser i PraG (Practical Guide to contract procedures for EC external actions) som är tillämplig för denna ansökningsomgång (tillgänglig på Internet under denna adress: KRITERIER FÖR STÖDBERÄTTIGANDE Det är tre bestämda stödberättigande kriterier i relation till - sökande som kan begära stöd (2.1.1) och deras partners (2.1.2), - aktiviteter för vilka stöd kan beviljas (2.1.2) och - kostnader som är stödberättigande (2.1.3) HUVUDSÖKANDENS (LEAD PARTNER) STÖDBERÄTTIGANDE ( VEM KAN SÖKA?) Som en regel måste huvudsökande och partners vara lokaliserad antingen i programområdet eller i angränsande område. (Se en definition av programområdet i kapitel Geografiskt stödberättigande av projekt.) I undantagsfall, om det är nödvändigt för att uppnå projektets mål, så kan projekt försiggå delvis utanför programområdet. Beslut om dessa undantag tas från fall till fall av Övervakningskommittén (JMC). Huvudsökanden (Lead Partner) lämnar in finansieringsansökan till förvaltningsmyndigheten. Huvudsökanden är stödmottagare av den kombinerade programfinansieringen och fungerar som en länk mellan förvaltningsmyndigheten och projektparterna. Huvudsökanden planerar projektet tillsammans med parterna och står ansvarig inför förvaltningsmyndigheten för genomförande och ledning av projektet. Huvudsökanden förser förvaltningsmyndigheten med alla nödvändiga dokument och information innan projektstart och under projektets genomförande. Notera att om en svensk eller norsk organisation är huvudsökande (Lead Partner) kan den enbart ta emot EU-finansiering och finsk nationell medfinansiering, i vilket fall den ryska nationella medfinansieringen beviljas en partner från Ryssland. För att vara stödberättigad måste alla sökande: vara en juridisk person och vara registrerade i Finland, Sverige, Ryssland eller Norge och vara direkt ansvariga för förberedelser och ledning av projektet med sina partner och inte uppträda som en mellanhand. Huvudsökanden och partnerna kan vara t.ex. nationella, regionala eller lokala offentliga myndigheter eller organisationer, kommuner, kommunsammanslutningar, allmännyttiga företag, handelskammare, organisationer och föreningar, universitet och övriga högre utbildningsinstitut, forskningsinstitut samt privata bolag och nätverk som omfattar dessa. Observera att när ett privat företag medverkar i projektet som huvudsökande eller partner, kan projektet inte vara vinstgivande eller skapa en konkurrensfördel för företaget! Huvudsökanden ska också se till att projektpartnerna har sökt nationell medfinansiering, innan den lämnar finansieringsansökan till förvaltningsmyndigheten. 7

8 Huvudsökande och partner utesluts från deltagande i ansökningsomgången, och ingen finansiering ska beviljas till dem om 3 : a) de under ansökningsprocessen går i konkurs eller har ekonomiska problem, skuldsanering, likvidation, näringsförbud eller under någon procedur i anknytning med de ovan nämnda, enligt nationell lag eller reglemente eller på något annat sätt i en motsvarande situation, b) sökanden har, genom en i laga kraft vunnen dom, dömts för ett brott i sin yrkesverksamhet, c) sökanden har gjort sig skyldig till grovt tjänstefel, som på något sätt kan verifieras av förvaltningsmyndigheten, d) de inte har fullföljt förpliktelserna för avgifter till socialförsäkringar eller skatteavgifter i enlighet med lagstiftningen i det land där de är etablerade, i det land där kontrakterande myndighet finns eller med de i det land där projektet genomförs, e) sökanden har blivit dömd utan besvärsrätt för bedrägeri, korruption eller deltagande i kriminell organisation eller för annan ekonomiskt sett skadlig förseelse eller grovt avtalsbrott i förfaranden som berör från gemenskapens budget beviljade medel, f) de är för närvarande föremål för en administrativ påföljd som refereras till i artikel 96 (1) i Financial Regulation /BUDGET/ Article 99 of the Financial Regulation (10 th EDF). Genom att underteckna ansökningen och dokumentet Declaration by the Applicant, försäkrar sökanden att den inte är med eller kommer att vara involverad i någon av situationerna som beskrivs ovan PARTNERSKAP OCH PARNERS STÖDBERÄTTIGANDE Huvudsökandena ska samarbeta med partnerorganisationer enligt följande: Ett projekt ska ha minst en aktör från ett EU-medlemsland (Sverige, Finland) och en aktör från Ryssland, i vilket fall den ena av dem är huvudsökande och den andra partner. I programmet prioriteras projekt som har partners från mer än två länder. Programområdet består av följande områden: - Ryssland: Murmansk område, Arkhangelsk område, Nenets autonoma distrikt - Finland: Lapplands landskap - Sverige: Norrbottens län - Norge: Nordland, Troms och Finnmark fylken - Programmet har även angränsande områden. Huvudsökanden och partnerna kan vara från de angränsande områdena om deras medverkande i projektet kan motiveras och om motsvarande kompetens och kunskaper inte finns tillgänglig i det egentliga programområdet. Därtill måste projektet vara multilateralt (ha medverkande aktörer från minst tre länder), betydande sett både från nationell och internationell synvinkel, och stödja utvecklingen i det egentliga programområdet. De angränsande områdena är: - Ryssland: republiken Karelen, Leningrads län och S:t Petersburg - Finland: Norra Österbottens landskap - Sverige: Västerbottens län Som en regel kan aktörer utanför det egentliga programområdet och de angränsande områdena delta i projektet som medaktörer. Deras utgifter är inte stödberättigade utan de täcker kostnaderna själva med sina egna resurser med undantag för resekostnader (se ovan definitionen för stödberättigande, sektion ). 3 Regulation (EC) No. 1638/2006 of the European Parliament and of the Council of 24 October 2006 laying down the general provisions establishing a European neighbourhood and Partnership Instrument, Article 14 4 PraG (Practical Guide for Contract Procedures) chapter

9 Därutöver kan ett projekt som ska genomföras av aktörer från enbart den norska och ryska delen av programområdet finansieras ur programmet inom prioriterat område 1 (Ekonomisk och social utveckling) i sådana områden där eventuella partners inte kan hittas i Finland och/eller Sverige. EU-finansiering kan inte användas för bilaterala projekt mellan Norge och Ryssland. Dessa projekt finansieras genom norska medel och rysk nationell finansiering. En partner är en partnerorganisation med en status jämbördig med huvudsökandens (Lead Partner). Partnern måste vara från programområdet eller det angränsande området och är i projektet berättigad att täcka kostnader uppkomna i projektet. Partners kostnader som uppkommit i projektet är stödberättigade för EU-finansiering och norsk Kolarctic finansiering på samma sätt som kostnader uppkomna av huvudsökanden. Samma kriterier angående stödberättigande gäller för både huvudsökanden och partnern. Dessa två deltar i projektets planering och genomförande på ett likvärdigt sätt. Alla projektets partner måste underteckna dokumentet Partnership Statement som bilaga i ansökningsblanketten. Följande deltagare är inte partner och behöver inte underteckna Partnership Statement : Medaktörer (Associates) Ett projekt kan också inkludera medaktörer. De kan ta del i projektets genomförande men är inte berättigade till kombinerad programfinansiering, norsk Kolarctic-finansiering eller nationell medfinansiering med undantag för resekostnader. Medaktörer deltar i projektet med sin egen finansiering och de behöver därför inte uppfylla kriterierna om stödberättigande eller fylla i ett Partnership Statement. Underleverantörer (Subcontractors) Stödmottagarna har möjlighet att skriva kontrakt med underleverantörer. Underleverantörer är varken partner eller medaktörer, och upphandlingsreglerna i Bilaga IV5 i finansieringsavtalet gäller för dem. Privata företag kan medverka som underleverantörer i projektet förutsatt att deras deltagande är begränsat och klart definierat. Högst 50 % av projektets stödberättigade kostnader kan bestå av underleverantörskostnader (Notera att denna regel inte tillämpas vid investeringar). Trots det så kan inte avtal med underleverantörer komma ifråga för medfinansiering från programmet om det tillkommer kostnader för aktiviteter utan att det tillförs proportionellt värde. Underleverantörsavtal är också inte kvalificerat för medfinansiering när betalningen för underleverantören definieras som en procentsats av totala kostnaden för aktiviteten om inte en sådan betalning motiveras av slutlig stödmottagare med hänvisning till värdet av arbetet eller tjänsten som tillhandahålls. För alla underleverantörsavtal ska leverantören åta sig att tillhandahålla revisions- och kontrollorganen all nödvändig information i samband med leverantörens aktiviteter. 9

10 2.1.3 STÖDBERÄTTIGANDE AKTIVITETER: AKTIVITETER MAN KAN SÖKA FINANSIERING FÖR Prioriterade områden och teman som kan få stöd Ansökningsomgången är öppen vilket betyder att tema eller prioritet som ansökningarna kan riktas till inte är begränsade. Alla finansieringsansökningar behandlas på samma, likvärdiga sätt i beslutsprocessen, oberoende av deras tema. Finansieringsansökan kan riktas till vilken som helst av de tre prioriterade områdena i programmet (Se Section 1.2.). Projekttyper Följande typer av projekt kan finansieras ur programmet: 1. Integrerade projekt, där de olika parterna utför en del av åtgärderna i ett gemensamt projekt för sin respektive sida av gränsen. 2. Symmetriska projekt, där liknande aktiviteter utförs parallellt på båda sidor av gränsen 3. Projekt som implementeras helt eller delvis i etta av de länder som deltar i programmet men till nytta för alla länder involverade i projektet På grund av Kolarctic ENPI CBC-programmets natur som baseras på likvärdighet och gränsöverskridande, ska integrerade projekt prioriteras. Projektperiod Projektets varaktighet beror på aktiviteterna som ska genomföras i projektet. Ett projekt som finansieras av programmet. kan inte pågå längre än 36 månader, medan en minimiperiod inte har fastställts. Ett projekt kan starta först när programmets förvaltningsmyndighet och projektets huvudsökande (Lead partner) har undertecknat ett finansieringsavtal (Grant Contract) om projektet. Kostnaderna som projektet ådrar sig, kan vara stödberättigade först dagen efter att avtalet har undertecknats av både förvaltningsmyndigheten och huvudsökanden. Projektets varaktighet måste planeras och nedtecknas i finansieringsansökan som antal månader, utan datum. Alla projekt som finansieras ur programmet måste avslutas senast den 31 december Geografiskt stödberättigande Var kan ett projekt genomföras? Alla aktiviteter som genomförs i projektet måste ge nytta till Kolarctic ENPI CBC programområde! Följande aktiviteter är inte stödberättigande: Aktiviteter som berör enbart, eller huvudsakligen, individuell sponsring för deltagande i workshops, seminarier, konferenser, kongresser. Aktiviteter som berör enbart, eller huvudsakligen, individuella stipendier för studier eller kurser. Aktiviteter som berör vetenskaplig forskning utan specifik direkt nytta för programområdet. Aktiviteter som ger vinst eller konkurrensfördelar för deltagande privata företag. 10

11 2.1.4 STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER: PROJEKTKOSTNADER SOM KAN VARA STÖDBERÄTTIGANDE Bara stödberättigade kostnader kan räknas med som underlag för ett stöd. Dessa beskrivs mer detaljerat nedan. Budgeten är därför en kostnadsberäkning och en högsta nivå för stödberättigande kostnader. Observera att de stödberättigande kostnaderna måste basera sig på faktiska kostnader som understöds med dokument. Förvaltningsmyndigheten kan begära att huvudsökanden ändrar projektbudgeten om det anses som nödvändigt innan undertecknande av ett finansieringsavtal. Detta är möjligt även om programmets övervakningskommitté har beslutat bifalla finansiering av projektet. Ändringarna av budgeten kan vara korrigeringar av räknefel, komplettering av bristfällig information eller ändring av orealistiska eller icke-stödberättigande kostnader. Emellertid, inte bara budgeten utan också den kombinerade programfinansieringen som Övervakningskommittén godkänt, får inte överskridas. Det är därför i sökandens intresse att planera projektet noggrant och förse projektplanen med en realistisk och kostnadseffektiv projektbudget. Stödberättigande direkta kostnader Enbart de kostnader som förorsakas av huvudsökanden och de för projektet utnämnda partnerna, kan var stödberättigande. För att vara stödberättigande, måste projektkostnaderna följa avsnitt 14 i bilaga II, enligt vilken de stödberättigande kostnaderna måste fylla följande krav: - de har uppkommit under genomförandet av projektet enligt det som har specificerats i finansieringsavtalet - de ingår i projektansökningen och finansieringsplanen - de är nödvändiga för genomförande av projektet - de är identifierbara och kan verifieras i projektets bokföringsdokument - de är rimliga och kostnadseffektiva Förutsatt att ovan nämnda villkor, och där det är tillämpligt villkor i Bilaga IV 4 i PraG dokumentet följs vid upphandlingar, ska även följande kostnader vara stödberättigande: - projektpersonalens faktiska lönekostnader plus sociala avgifter, förutsatt att de inte överskrider den nivå som organisationen normalt använder - resekostnader - inköp eller hyresavgift för apparater, utrustning och tjänster, med förutsättning att priset motsvarar marknadspriset - underleverantörers utgifter - kostnader som härrör från krav i finansieringsavtalet orsakar (informationsspridande, utvärdering, översättning, försäkring etc.) Reserv för oförutsedda kostnader (Oförutsedda kostnader) En reserv för oförutsedda kostnader används för att täcka utgifter eller kostnader som uppkommer från en plötslig ökning av budgeterade kostnader, en sådan som inte kunde tas i betraktande under planeringen av budgeten. Reserven för oförutsedda kostnader kan vara högst 5 % av projektets stödberättigande kostnader. Den kan användas enbart med ett skriftligt tillstånd från förvaltningsmyndigheten. Förvaltningskostnader (indirekta kostnader) Högst 7 % av de totala stödberättigade kostnaderna, som är fastställda av Övervakningskommittén i finansieringsavtalet, kan bestå av indirekta kostnader för att täcka administrativa kostnader som uppkommer i projektets genomförande. De indirekta omkostnaderna behöver inte stödjas med bokföringsdokument. 4 Annex IV. Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions 11

12 Bidrag i natura förmåner Varje bidrag i natura förmåner (inte betald i pengar) representerar inte faktiska kostnader och är därför INTE stödberättigade kostnader. Bidrag i natura förmåner räknas inte som huvudsökande (Lead Partner)/partners medfinansiering till projektet. Bidrag i natura förmåner som emotses i projektet måste ändå specificeras i ansökan. Lönekostnader för personal i organisationerna engagerade i genomförandet av projektet är inte bidrag i natura förmåner utan snarare stödberättigande lönekostnader och de kan komma på tal som finansiering till projektet. I det fallet får de inte överstiga a) den generella lönenivån i organisationen b) den aktuella utgiften och måste vederbörligen stödjas av bokföringsdokument. Kostnader som inte är stödberättigande Följande kostnader kan inte räknas med i projektets budget: - skulder och avskrivningar på osäkra fordringar - ränteskulder - varor eller tjänster som redan har finansierats i annat sammanhang - inköp av mark eller byggnader, utom när det är nödvändigt för genomförandet av projektet. I sådana fall måste ägandet flyttas till de slutliga stödmottagarna och/eller lokala partners som anges i ansökan innan projektet avslutas - valutakursförluster - skatter; mervärdesskatt är stödberättigad om den utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren - kredit till tredje man 2.2 HUR MAN SÖKER FINANSIERING OCH PROCEDURER ATT FÖLJA ANSÖKNINGSBLANKETT Ansökningar ska göras med programmets officiella elektroniska ansökningsformulär som finns tillgängligt i programmets övervakningssystem EMOS ( Formuläret ska användas för ansökan om kombinerad programfinansiering, norsk Kolarctic-finansiering eller svensk/norsk nationell medfinansiering. Det är möjligt att en myndighet som beviljar nationell medfinansiering, kräver att något annat formulär används, och därför ska sökanden kontrollera saken med myndigheten i fråga. Ansökningsformulären måste fyllas i på engelska! Ansökningsformulären ska fyllas i noggrant och alla frågorna besvaras exakt. En bristfällig, ologisk ansökning kan avslås redan i den administrativa kontrollen. Huvudsökanden kan bes att komplettera ansökan under ansökningstiden. Inga andra bilagor än de som begärs, ska bifogas ansökan UNDERTECKNANDE AV ANSÖKAN OCH INLÄMNANDE AV DEN TILL FÖRVALTNINGS- MYNDIGHETEN Huvudsökanden ska fylla i ansökan i en elektronisk ansökningsblankett i programmets elektriska övervakningssystem (EMOS) på Handskrivna ansökningar accepteras inte. Bara i ytterst begränsade fall, med godkännande av Förvaltningsmyndigheten, kan ansökan fyllas i och levereras till FM i annan pappersform än den man fyller i och skriver ut från EMOS övervakningssystem. Dessa fall består av situationer när Internet inte är tillgängligt eller förbindelserna har brutits. En helt ifylld ansökan ska skickas till förvaltningsmyndigheten innan ansökningstidens slut. När ansökan är skickad, kan den inte längre ändras. Ansökan kan skrivas ut efter att den elektroniska ansökan har skickats till förvaltningsmyndigheten. Huvudsökanden får en användarkod till systemet och får förmedla den till sina projektpartners. 12

13 Huvudsökanden undertecknar alltid ansökan om EU-finansiering. Se stycke för råd om hur man söker nationell medfinansiering. Huvudsökanden skriver ut ansökan och undertecknar dokumentet Lead Partner Declaration. Också projektpartnerna skriver ut ansökan, undertecknar var sin Partnership Statement (bilaga till ansökningsblanketten, avsnitt 6), och skickar dem till huvudsökanden antingen som original eller skannad. Huvudsökanden bifogar Partnership Statements i finansieringsansökan, som den skickar till förvaltningsmyndigheten i ett förseglat kuvert. På kuvertet ska antecknas ansökningsomgångens namn (finns på ansökningsblankettens första sida), tillsammans med huvudsökandens namn och adress och en finskspråkig text EI SAA AVATA ( får inte öppnas ). Ansökan ska levereras per post, privat kurirleverans eller lämnas personligen till förvaltningsmyndigheten, i vilket fall sökanden ska kräva ett undertecknat och daterat kvitto för inlämnandet av ansökan. Sökanden fyller i en checklista som bilaga till ansökningsblanketten för att se till att alla delar i ansökan har fyllts i helt. Denna checklista, Declaration by the Applicant, Partnership Statements och övriga bilagor (en lista på bilagor finns i detta dokument under avsnitt 1.4) bifogas i kuvertet men häftas inte fast i själva ansökningsblanketten. Original av den häftade ansökan och en kopia av den samt de krävda bilagorna lämnas till förvaltningsmyndigheten i samma kuvert. Ansökningar som skickas per post ska skickas till förvaltningsmyndighetens postadress: Lapin liitto/ Kolarctic ENPI CBC-ohjelman hallintoviranomainen PL 8056 FI ROVANIEMI Ansökningar som levereras med kurir eller personligt ska lämnas till Förvaltningsmyndighetens besöksadress: Lapin liitto/ Kolarctic ENPI CBC-ohjelman hallintoviranomainen Hallituskatu 20 B FI ROVANIEMI Ansökningar som levereras till förvaltningsmyndigheten på något annat sätt (t.ex. via fax eller e-post) eller efter ansökningstidens slut ska avslås. Dessutom, en ansökan som levereras i ett icke förslutet kuvert till förvaltningsmyndigheten ska inte godtas STOPPDATUM FÖR INLÄMNANDE AV ANSÖKNINGAR Stoppdatum för inlämnande av ansökningar är den 13 juni 2011 kl (finsk tid). Den elektroniska ansökan måste sändas från EMOS systemet innan stoppdatum. Systemet kommer att stängas efter stoppdatum. Notera! Underskriven ansökan i original med bilagor måste också levereras (genom post, kurir eller personligen) före stoppdatum. När man använder post föreslås att ansökan skickas som rekommenderad post vilket ger bättre möjlighet att bevisa att den skickats innan stoppdatum. Med inlämnande med kurir eller personligen var vänlig notera att FM:s kontorstid i Finland (Rovaniemi) slutar kl och därför måste ansökningarna lämnas före det. 13

14 2.2.4 YTTERLIGARE INFORMATION TILL SÖKANDE Förvaltningsmyndigheten tillsammans med filialkontoren ska ordna informationsseminarier om ansökningsprocessen i varje land. Mer detaljerad tidsplan med exakt mötesplats och seminarieprogram kommer att publiceras på programmets webbsida senast i början av ansökningsomgången. Sökandena har rätt att få generell information om ansökningsprocessen och utarbetandet av ansökningen från förvaltningsmyndigheten och programmets filialkontor under ansökningsperioden. Därtill kan frågor skickas via e-post (kolarctic@lapinliitto.fi) eller fax senast 21 dagar innan ansökningsomgången avslutas. Ansökningsomgången i fråga bör klart framgå i meddelandet. Dessutom kan frågor som berör tekniska saker i ansökningsprocessen besvaras fram till ansökningsomgången stängs. Se avsnitt 5 för kontaktuppgifter till förvaltningsmyndigheten och dess filialkontor. Svar på frågorna ska ges senast 11 dagar före ansökningstids sluts. För att försäkra att alla sökanden ska behandlas lika, kan inte förvaltningsmyndigheten eller filialkontoren ge en preliminär åsikt om sökandens, partnerns eller projektaktiviteternas stödberättigande. Teknisk information finns tillgänglig fram till ansökningsomgången stängs. Frågor som kan vara relevanta också för andra sökande, ska publiceras tillsammans med svaren, på programmets webbplats ww.kolarcticenpi.info HUR MAN SÖKER OFFENTLIG NATIONELL MEDFINANSIERING I FINLAND, SVERIGE, NORGE OCH RYSSLAND EU-gemenskapens finansiering måste kompletteras med nationell offentlig medfinansiering. Om offentliga organisationer medverkar i projektet som huvudsökande eller partner, kan deras egen finansiering i projektet, räknas med som en del av den offentliga nationella medfinansieringen, som egen finansiering eller som både och. Huvudsökanden och partnerna ansöker om offentlig nationell medfinansiering i sina egna länder från relevanta myndigheter. Finsk och rysk nationell statlig medfinansiering söks från förvaltningsmyndigheten tillsammans med EU-finansieringen (kombinerad programfinansiering) genom att använda programmets egna ansökningshandlingar. Huvudsökanden står alltid som sökande av den nationella medfinansieringen i sitt eget land. Partner från andra länder än huvudsökande måste komma överens om vilken eller vilka av dem som ska söka offentlig nationell medfinansiering för alla partners från samma land. Offentlig nationell medfinansiering måste sökas innan ansökningstiden avslutas eller samtidigt med ansökan om kombinerad programfinansiering. Urvalskommittén kan inte rekommendera finansiering till ett projekt om inte åtaganden om nationell medfinansiering har lämnats till förvaltningsmyndigheten. Ett finansieringsavtal kan inte undertecknas innan slutligt beslut om beviljande av nationell medfinansiering har fattats. En offentlig organisation som deltar i genomförandet av projektet som en partner, måste ange i budgeten om medfinansieringen består av kapital eller eget arbete. Privat finansiering från företag räknas inte som medfinansiering för EU-medel utan är snarare en del av projektets totala finansiering i form av parternas egen finansiering. Beslutet om finsk och rysk nationell medfinansiering fattas av Förvaltningsmyndigheten samtidigt med beslutet om EU-finansiering. 14

15 Finland Finsk nationell statlig medfinansiering är en del av den kombinerade programfinansieringen och söks från förvaltningsmyndigheten genom att använda programmets officiella ansökningsblankett. Om huvudsökanden är från Finland, är ansökan om EU-finansiering också en ansökan för finsk nationell statlig finansiering. Ifall huvudsökanden (Lead Partner) är från något annat land än Finland, måste den finske partnern fylla i blanketten Sökande av nationell medfinansiering ( Applicant of the national co-financing ). Dessutom kan nedan nämnda offentliga organisationer bevilja finsk offentlig nationell medfinansiering. Sökanden bör kontrollera med organisationen i fråga om medfinansiering ska sökas genom att använda någon annan blankett än programmets officiella ansökningsblankett. Kommuner och kommunsammanslutningar i Lappland och Norra Österbotten Utbildningsinstitutioner i Lappland och Norra Österbotten Ministerier Statliga centrala instanser Allmännyttiga företag Vissa stiftelser och offentligt finansierade organisationer Observera! Bindande åtaganden om annan finsk nationell medfinansiering än statlig medfinansiering eller partnerns egen finansiering måste lämnas till Förvaltningsmyndigheten (JMA) före den gemensamma urvalskommitténs möte. Det undertecknade partnerskapsavtalet betraktas som ett åtagande om partners egen finansiering. Sverige En svensk huvudsökande och partner kan söka svensk offentlig nationell medfinansiering från till exempel offentliga organisationer listade nedan. Om huvudsökanden inte är från Sverige söker en partner från Sverige offentlig nationell medfinansiering för alla svenska partners. Sökanden bör kontrollera med organisationen i fråga om medfinansiering ska sökas genom att använda någon annan blankett än programmets officiella ansökningsblankett. Länsstyrelserna i Norrbottens och Västerbottens län Regionala statliga organisationer Kommuner i Norrbottens och Västerbottens län Landsting i Norrbottens och Västerbottens län Utbildningsorganisationer och universitet i Norrbotten och Västerbotten Departement Kommunala bolag Statliga centrala instanser Allmännyttiga företag Vissa stiftelser och offentligt finansierade organisationer Observera! Varje svensk partner involverad i projektet ska lämna in ett bindande åtagande om nationell medfinansiering från andra än partnerns egen finansiering till Förvaltningsmyndigheten (JMA) innan Urvalskommitténs möte (JSC). Det undertecknade partnerskapsavtalet betraktas som ett åtagande om partners egen finansiering. Ryssland Rysk nationell statlig medfinansiering är en del av den kombinerade programfinansieringen och söks från Förvaltningsmyndigheten genom att använda programmets officiella ansökningsblankett. Om huvudsökande (Lead Partner) är från Ryssland, är ansökan om EU-finansiering också en ansökan för rysk nationell statlig finansiering. Ifall huvudsökanden (Lead Partner) är från något annat land än Ryssland, måste den ryske partnern fylla i blanketten Sökande av nationell medfinansiering ( Applicant of the national co-financing ). Därutöver kan rysk nationell statlig finansiering och rysk offentlig medfinansiering beviljas av offentliga organisationer. En icke fullständig lista av möjliga ryska finansiärer lämnas nedan. Sökanden bör kontrollera med organisationen i fråga möjlighet för att söka sådan finansiering. 15

16 Regionala administrativa myndigheter Städer och distrikt Kommunala företag Allmännyttiga organisationer Offentliga utbildningsinstitut och offentliga universitet Offentliga forskningsinstitut Observera! Bindande åtaganden om annan rysk nationell medfinansiering än statlig medfinansiering eller partnerns egen finansiering måste lämnas till Förvaltningsmyndigheten (JMA) före den gemensamma urvalskommitténs möte. Det undertecknade partnerskapsavtalet betraktas som ett åtagande om partners egen finansiering. Norge Norsk motsvarande Kolarctic-finansiering Norsk Kolarctic-finansiering motsvarar EU-finansiering när det är frågan om norska projektaktörer. Observera att om huvudsökanden (Lead Partner) är från Norge, ansvarar den också för att söka och redovisa EU-finansieringen under projektperioden, även om den inte kan använda EU-finansieringen för att täcka sina egna kostnader. Norsk Kolarctic-finansiering utgör 50 % av den norska offentliga finansieringen och den norska nationella medfinansieringens andel är 50 %. Norsk Kolarctic-finansiering söks genom att använda programmets egna officiella ansökningshandlingar. Om huvudsökanden är från Norge, ska den lämna in ansökan om EU-finansiering och om norsk motsvarande Kolarctic-finansiering till förvaltningsmyndigheten. Bilaterala projekt utan EU-finansiering kommer att hanteras på samma sätt. Om huvudsökanden kommer från något annat land, ska en av de norska parterna söka norsk Kolarctic-finansiering och norska nationell medfinansiering för alla norska partners. Norsk nationell medfinansiering Norsk Kolarctic-finansiering måste alltid kompletteras med norsk offentlig nationell medfinansiering. Om offentliga organisationer är engagerade i projektet som huvudsökande (lead partner) eller partners räknas all egen finansiering de kan tänkas fördela till projektet som en del av den offentliga nationella medfinansieringen. Norsk offentlig nationell medfinansiering beviljas av offentliga organisationer som Finnmark landstingskommun Troms landstingskommun Nordland landstingskommun Finnmark fylke Troms fylke Nordland fylke Innovation Norge Barentssekretariatet Departement Kommuner Utbildningsinstitut och universitet i Nordland, Troms och Finnmarks län Sametinget Sökanden bör kontrollera med organisationen i fråga om medfinansiering ska sökas genom att använda någon annan blankett än programmets officiella ansökningsblankett. Observera! Varje norsk partner involverad i projektet ska lämna in ett bindande åtagande om nationell medfinansiering från andra än partnerns egen finansiering till Förvaltningsmyndigheten (JMA) innan Urvalskommitténs möte (JSC). Det undertecknade partnerskapsavtalet betraktas som ett åtagande om partners egen finansiering. Förvaltningsmyndigheten måste underrättas om beslut rörande norsk nationell medfinansiering till norska partners innan finansieringskontraktet kan undertecknas. 16

17 3. UTVÄRDERING OCH VAL AV ANSÖKNINGAR 3.1 UTVÄRDERING AV ANSÖKNINGAR Alla finansieringsansökningar som lämnats in av sökande ska bedömas enligt följande åtgärder och kriterier: STEG 1: ÖPPNINGSSAMMANTRÄDE OCH ADMINISTRATIV KONTROLL Förvaltningsmyndigheten under överinseende av urvalskommitténs sekretariat öppnar och numrerar ansökningarna vid öppningssammanträdet när den har mottagit alla ansökningar som har expedierats innan stoppdatum. Förvaltningsmyndigheten gör en administrativ kontroll av ansökningarna som inkluderar en verifiering av stödberättigande. Alla följande saker kommer att kontrolleras: Ansökan har inlämnats till förvaltningsmyndigheten innan ansökningstidens stoppdatum. Alla punkter i ansökningsblanketten och följande obligatoriska bilagor har vederbörligen fyllts i/bifogats: o Specificerad budget för varje land o Kopior av vissa officiella dokument (företagsregister etc) från huvudsökande och varje partner. I dokumenten måste framgå organisationens namn, huvudkontorets adress, och registreringsnummer som organisationen har fått av hemlandets nationella myndigheter. o Dokumentet The logical framework. (Frivilligt om det begärda EU-stödet är mindre än euro) o Projektplan Ansökan har fyllts i fullständigt på engelska Original och en kopia av ansökan. Ansökan har de krävda signaturerna i original. Kostnadsbedömning, budgetspecifikationer och finansieringsplan har framställts i begärt format och i euro ( ). Projektets kostnadsberäkning stämmer med finansieringsplan och budgetspecifikation. Projektperioden är lika med eller mindre än 36 månader (maximal tillåten projekttid). Begärt EU-stöd är lika med eller mindre än 50 % av total (offentliga) stödberättigade kostnader (för finska, svenska och ryska huvudsökande eller partners). Dokumentet Lead Partner Declaration har fyllts i och undertecknats. Dokumentet Partnership Statement har fyllts i och undertecknats av varje projektpartner samt bifogats med ansökan. Partnership Statements, bekräftelserna om partnerskap, med signaturer i original ska inlämnas till förvaltningsmyndigheten senast innan övervakningskommittén har möte efter ansökningsomgången. Huvudsökanden (Lead Partner) och parterna är stödberättigade (de fyller kriterierna som framställs i kapitel och i detta dokument). Det är redan ansökt om den nationella offentliga medfinansieringen som krävs. Om något i den krävda informationen fattas eller är felaktigt, kan ansökan avslås på grund av detta och kommer inte att bli bedömd vidare. Efter den administrativa kontrollen kan förvaltningsmyndigheten ändå begära att sökanden lämnar in den smärre information som saknas i ansökan. Efter den administrativa kontrollen och efter urvalskommitténs beslut informerar förvaltningsmyndigheten sökanden skriftligt om o att ansökan har godkänts i den administrativa kontrollen och har överförts till innehållsmässig fas i utvärderingen eller o att ansökan inte har godkänts i den administrativa kontrollen och inte ska gå vidare till utvärdering 17

18 STEG 2: UTVÄRDERING AV ANSÖKAN Förvaltningsmyndigheten Förvaltningsmyndigheten bedömer huruvida projektförslaget är multilateralt eller bilateralt, huvudsökandens och parternas finansiella och operativa kapacitet samt horisontella kriterier (inklusive hållbar miljö, jämställdhet och aktiviteter för ungdomar). De kan också utvärdera innehållet i projekten. Bedömningskriterierna är fastställda i bilaga III i ansökningsomgångens dokument. Bedömningen förmedlas till de regionala utvärderingsgrupperna (RAG) för användning. Regionala utvärderingsgrupper (RAG) Regionala utvärderingsgrupper (RAG) bildas i varje land som deltar i programmet (fyra grupper). Grupperna bedömer kvaliteten i varje projekt i enlighet med utvärderingskriterierna (bilaga III) som har godkänts av övervakningskommittén. Kriterierna för utvärdering täcker ekonomisk och operativ kapacitet hos huvudsökande och partners, horisontella mål, relevans, metodik, budget, kostnadseffektivitet och hållbar miljö. Övervakningskommittén (JMC) har till varje RAG utsett fyra/fem permanenta medlemmar (representerar sin organisation) från varje land som deltar i programmet, till varje grupp. Organisationerna representerar följande sektorer: 1) affärsaktiviteter och sysselsättning 2) forskning, utbildning och kultur 3) social trygghet och välfärd 4) miljö 5) representant för urbefolkningen Förutom de permanenta medlemmarna kan den gemensamma övervakningskommittén utse 2-4 särskilda experter till varje grupp efter förslag från de deltagande länderna. De särskilda experterna kan bjudas in till utvärderingsgruppens möten när ansökningar som ligger inom deras expertområde lämnats in. Bedömningarna från de regionala utvärderingsgrupperna lämnas till förvaltningsmyndigheten. En sammanfattning av bedömningarna görs till urvalskommittén. Utvärderare kan delta på urvalskommitténs möten som observatörer för att presentera resultatet av deras bedömning och svara på framställda frågor från kommitténs medlemmar. Urvalskommitté Urvalskommittén som utses av Övervakningskommittén utarbetar sina rekommendationer baserade på de utvärderingar som satts upp av utvärderingsgrupperna. Urvalskommittén accepterar antingen de poäng som utdelats av utvärderarna eller förbereder en ny utvärdering för projektet. Urvalskommittén rekommenderar till övervakningskommittén att bevilja medel eller att avslå ansökan. Urvalskommittén diskuterar också de ansökningar som avslagits i den administrativa kontrollen och gör rekommendationer angående dem till övervakningskommittén. Urvalskommitténs beslut är gemensam och deras överläggningar är konfidentiella. 3.2 BESLUTSFATTANDE OCH FINANSIERINGSAVTAL BESLUTSFATTANDE I ÖVERVAKNINGSKOMMITTÉN Regeringarna/departementen i de länder som deltar i genomförandet av programmet har utsett ledamöter till övervakningskommittén efter förslag från varje land. Övervakningskommittén fattar beslut om beviljande av finansiering eller avslag av ansökan, på grundval av urvalskommitténs förslag. 18

19 Om Övervakningskommittén inte följer några eller alla av urvalskommitténs rekommendationer när man beslutar om projekt och medel som beviljas till dem, måste kommittén skriftligt uppge skälen för det. Beslutet ska sedan via förvaltningsmyndigheten sändas till Kommissionen för slutligt beslut. Kommissionen meddelar sin synpunkt till förvaltningsmyndigheten inom 15 arbetsdagar. Sedan den slutliga listan på bidragsansökningar som beviljas är godkänd överlämnar förvaltningsmyndigheten ett förvaltningsbeslut till godkända sökande inom 15 dagar efter beslutsdatum likväl som till dem som ansökt utan framgång efter ytterligare 15 dagar. Efter Övervakningskommitténs möte kan sökanden uppmanas att göra tillägg eller mindre korrigeringar i ansökan enligt begäran i kommitténs beslut. Tilläggen ska lämnas in till förvaltningsmyndigheten innan finansieringsavtalet avslutas FINANSIERINGSAVTAL När övervakningskommittén har beslutat att bifalla EU-stöd till projektet, och huvudsökanden har gjort de tillägg och kompletteringar som övervakningskommittén eventuellt har krävt, börjar förvaltningsmyndigheten förbereda finansieringsavtalet och förhandlingar med huvudsökanden. Avtalet baseras på förvaltningsmyndighetens standardavtal (bilaga 1 i Handledning för sökande). Ändringar kan beaktas vid utarbetandet av kontraktet - som beror på räknefel eller ej stödberättigad kostnad, - andra förtydliganden eller mindre justeringar i projektbeskrivning eller budget som urvalskommittén och/eller övervakningskommittén har fastställt i sitt beslut och som har gjorts efter stoppdatum för ansökningarna. Budgetändringar kan inte överstiga sammanlagd projektkostnad eller ändra procentsatsen för medfinansiering beslutat av övervakningskommittén. Förvaltningsmyndigheten måste få en i vederbörlig ordning ifylld blankett Bankuppgifter (Financial Identification form, bilaga C) av huvudsökanden innan avtalet slutligt kan undertecknas. Därtill måste partner från Finland och Ryssland som söker finsk eller rysk nationell statlig medfinansiering lämna in en blankett med bankuppgifter till förvaltningsmyndigheten. Det rekommenderas att partnerskapsavtal skrivs mellan huvudsökande och alla partners och inlämnas till förvaltningsmyndigheten innan finansieringsavtalet undertecknas. I partnerskapsavtalet överenskommer projektets huvudsökande och partner om det ekonomiska ansvaret liksom dem som rör genomförandet av projektaktiviteterna. Förvaltningsmyndigheten framställer finansieringsavtalet till huvudsökanden i tre kopior. Huvudsökanden måste underteckna förslaget till finansieringsavtal inom 30 dagar efter att ha mottagit det och lämna in två undertecknade kopior av kontraktet till förvaltningsmyndigheten. 3.3 INDIKATIV TIDTABELL DATUM TID Informationsmöten mars-april 2011 Stoppdatum för begäran om förklaringar från kl (finsk tid) förvaltningsmyndigheten Sista tidpunkt för förklaringar som avges av förvaltningsmyndigheten Stoppdatum för inlämnande av underskrivna Den elektroniska ansökningsblanketten ansökningar måste fyllas i och skickas in senast kl (finsk tid). Personligt och överlämnat med bud senast kl (finsk tid), poststämplat Information till sökande om resultatet av den july 2011* - 19

20 administrativa kontrollen Regionala utvärderingsgruppernas möten august-september 2011* Urvalskommitténs möte september 2011* Övervakningskommitténs möte oktober 2011* Information till sökande om övervakningskommitténs november 2011* förvaltningsförandebeslut Förhandlingar mellan förvaltningsmyndigheten novemberdecember och sökande om finansieringsavtalet 2011* Undertecknande av finansieringsavtalet december början av 2012* * Preliminära datum ÖVRIGA FRÅGOR ATT TA HÄNSYN TILL UNDER PLANERINGEN AV ETT PROJEKT 4.1 PROJEKTETS STYRGRUPP Styrgruppens rättsliga ställning Varje projekt ska ha en styrgrupp. Gruppens rättsliga ställning baseras på finansieringsavtalet som sluts med förvaltningsmyndigheten. Utnämnande av en styrgrupp är ett krav som slås fast i finansieringsavtalet och dess fullföljande är ett krav för att få bidrag. Styrgruppen har inget rättsligt ansvar för projektaktiviteterna utan det ansvaret ligger hos huvudsökanden som är ansvarig för att projektet genomförs enligt finansieringsavtalet och för att det förvaltas ordentligt. Styrgruppens utnämning och sammansättning Huvudsökanden utnämner en internationell styrgrupp, vars mening är att säkra att en så bred expertis som möjligt är tillgänglig för att stödja projektledningen. Minst en partner som representant från varje land där projektet har partners ska utses som en ordinarie medlem i styrgruppen. Därtill ska styrgruppen också innehålla experter utanför projektet samt representanter från målgruppen. Styrgruppen kan också inbjuda och höra experter, när det är nödvändigt. Förvaltningsmyndighetens och/eller filialkontorens representanter deltar i mötena som finansiärens (contractor) representant. För koordineringens skull kan partners från samma land utse landsspecifika arbetsgrupper som inte är styrgrupper. Huvudsökanden utnämner styrgruppens medlemmar efter förhandlingar med parterna. Styrgruppen utser ordföranden och vice ordföranden från sina medlemmar. Projektledaren är vanligtvis sekreterare för styrgruppen. Styrgruppens sammansättning beror på godkännande av förvaltningsmyndighetens kontaktperson, varefter beslutet skickas till förvaltningsmyndigheten för kännedom. Styrgruppens mötesprotokoll ska numreras, bevaras så väl som skickas, till förvaltningsmyndighetens finansiella enhet i sammanhang med rekvisitionerna. Styrgruppens uppgifter Styrgruppen ska övervaka genomförandet av projektplanen och kontrollera verksamheten i enlighet med finansieringsavtalet. Projektet och dess styrgrupp borde ha tillgång till en utvärderingsmetod för att bedöma projektets genomförande och för att kunna göra ändringar i genomförandet när det är nödvändigt. I bästa fall stödjer och utvecklar styrgruppen genomförandet av projektet och samordnar det med genomförandet av andra strategier. Den tar också ansvar för utvecklingen, informationsspridning och förankring av projektresultaten under och efter projektaktiviteterna. 20