MEDICINSKA FÖRENINGEN I GÖTEBORG FÖRVALTNINGSUTSKOTTET PROTOKOLL: FU Fört vid sammanträde med Förvaltningsutskottet

Transkript

1 Protokoll FU-1 Fört vid sammanträde med Förvaltningsutskottet Tid:, 18:00 Plats: Cyssie Hammars Bibliotek, Villa Medici Närvarande ledamöter John Wern, ordförande och 1:a intendentassistent Marcus Runsvik, intendent Karolina Nilsson, 2:a intendentassistent Tim Bengtsson, sexmästare Michel Jacob, skattmästare Tomi Penttilä, ledamot Emelie Hultberg, ledamot Ej närvarande ledamöter - Övriga närvarande - Sändlista FU:s ledamöter MFG:s ordförande MFG:s vice ordförande MFG:s skattmästare MFG:s informationssekreterare MFG:s sekreterare MFG:s revisorer MFG:s inspektor Sida 1 av 6

2 Preliminärer ( 1-7) 1 Mötets öppnande Ordföranden öppnar mötet. 2 Godkännande av föredragningslista En punkt har tillkommit: 4 Val av sekreterare. 10 Lilla Salongen ska vara ett diskussionsärende. Följande övriga frågor anmäls: Intendent med utbildning i alkohollagen Gardiner till Biblioteket El- och värmekostnader Uthyrning att godkänna föredragningslistan med ovanstående tillägg. 3 Adjungeringar Inga adjungeringar föreligger. 4 Val av sekreterare Emelie Hultberg förslås som sekreterare. att välja Emelie Hultberg till sekreterare. 5 Val av justeringsperson Tim Bengtsson förslås som justeringsperson. att välja Tim Bengtsson till justeringsperson. 6 Föregående mötes protokoll Föregående mötes protokoll är inte justerat och frågan bordläggs till nästa möte. 7 Avstämning av beslutsuppföljning Ingen Beslutsuppföljning finns än. Beslutsärenden ( 8-10) 8 Vilandagar datum Se bilaga 5. att följande datum gäller för höstens Villandagar: 25/10 (bredare inbjudan med förberedelser inför 60-årsjubiléet) 6/12 Sida 2 av 6

3 att delegera framtida beslut om datum för Villandagar till intendenturen och att FU enbart informeras om beslutet. 9 FU-möten under hösten Se bilaga 6. att hålla möten följande dagar: FU-2 22/10 17:30 Puben, Villa Medici. FU-3 19/11 17:30 Biblioteket, Villa Medici. Strategidag 11/ Projektor i Biblioteket samt eventuellt Trädgårdsrummet Se bilaga 7. Frågan diskuteras och FU är enigt om att projektorn i Biblioteket måste ersättas. Man anser det också klokt att samtidigt utrusta Trädgårdsrummet för projektor. Den nya projektorn kommer att förvaras hos intendenterna för att förhindra stöld. att köpa in en ny projektor, att i köpa in ny projektorhållare och kablage till Biblioteket, att köpa in duk, projektorhållare och kablage till Trädgårdsrummet, att sätta av :- för ändamålet, att uppdra åt Michel Jacob att köpa in material samt att uppdra åt Marcus Runsvik att ordna med montering. Diskussionsärenden ( 11-15) 11 Trådlöst internet Vänföreningen har sedan tidigare beviljat medel för trådlöst internet på Villan. Planen under föregående verksamhetsår var att lösa så att vi kan ha GU:s trådlösa nät. Det har varit en del turer i ärendet men det verkar nu vara på väg att lösa sig. Marcus Rusvik tar på sig att hålla i kontakten med GUIT i frågan. 12 Arbetsutskott i FU Johan Wern lägger fram ett förslag om att ha ett arbetsutskott i FU som kan hålla i och driva frågor mellan FU-möten samt planera FU-mötena. Detta är tänkt att bestå av ordförande, sekreteraren samt en övrig ledamot. FU enas om att det är en bra idé. Karolina Nilsson kommer vara FU:s sekreterare. Emelie Hultberg, ledamot erbjuder sig att sitta med. 13 Marknadsföring Se bilaga 9. FU enas om att Tomi Penttilä går vidare med förslaget om att lägga ut annons på Blocket i 3 månader. FU diskuterar även exponering på sidor Sida 3 av 6

4 som Bröllopstorget och Familjeliv vilket Johan Wern tittar vidare på. Johan Wern kommer även att uppdatera Villans hemsida och lägga ut fylligare information om uthyrning. Eventuellt skulle man även kunna utnyttja alarm för att sprida information. Michel Jacob som sitter som kassör i alarm ska höra sig för. Marcus Runsvik kontrollerar även om anslagen som i våras sattes upp på kyrkorna i omgivningarna sitter kvar. Karolina Nilsson tar nya bilder av Villan som kan användas i marknadsföringssyfte. 14 Städfirma SESAB har inte skött städningen och kontraktet sades därför upp i våras. Sista dagen de städar är 25/11. Nu behöver vi få ut offertförfrågningar och få in olika bolag att provstäda. Johan Wern föreslår att offertförfrågan skickas till 3-4 stora företag. Karolina Nilsson kommer att ansvara för arbetet. 15 Lilla Salongen Se bilaga 8. Johan Wern har varit i kontakt med en auktionsfirma och det finns möjlighet att sälja befintligt möblemang med :- som utgångspris. Vänföreningen har sen tidigare beviljat 6000:- till möblemang. Johan Wern och Tomi Penttilä tar fram ett förslag på hur Lilla Salongen kan möbleras till FU-2. Även möblemang för Trädgårdsrummet kommer upp till diskussion. Det sätts upp som ett ärende på FU-2. Rapporter ( 16-19) 16 Ordförandens rapport Arbetsordning kommer på kommande FM att ändras så att det möjliggörs för någon annan än intendenten att sitta som ordförande för FU. Johan Wern kommer att flytta ut och affischer för rekrytering är uppsatta. 2 oktober är sista ansökningsdag. Intervjuer kommer att hållas 11/ En ny FU-mail är på gång. Förslag på ny stadga och arbetsordning har tagits fram som är tänkta att börja gälla 1/ när kårobligatoriet avskaffas och MFG antagligen går ihop med HVS och OF. Tanken är att man ska ha en Kårhusstyrelse med 7 ledamöter (4 studenter + 3 externa ledamöter) för att få en mer professionell förvaltning av Villan. Intendenten blir en av ledamöterna. Till Kårhusstyrelsen knyts en Förvaltningsgrupp som verkställande organ. Där sitter samtliga intendenter med samt ett antal övriga ledamöter. FM-1 kommer att hållas 5/10 18:00 på Villan. Sida 4 av 6

5 Ordföranden får en fråga om hur det går med de förslag till arbetsbeskrivningar för intendenterna som togs fram i våras och kommer återkomma i ärendet. 17 Skattmästarens rapport Än så länge har det inte hänt så mycket vad gäller aktuellt resultat för Villan. På strategidagen kommer Skattmästaren att gå igenom bokslut och budget. Till nästa möte kommer även en kvartalsrapport att presenteras. 18 Intendentens rapport Arbetet har dragit igång för terminen. Flera som är intresserade av att hyra Villan för bröllopsfester har hört av sig. För hösten är ganska mycket uthyrt. De nya studenterna har introducerats till Villan och det har gått bra. En del nya saker har köpts in till intendentvåningen. Minnestavlor (whiteboards) kommer att köpas in och sättas upp i trapphuset för att förenkla kommunikationen mellan alla som är på Villan och intendenterna. Städskrubb och städutrustning måste bli bättre, eventuellt kommer SESABs städskrubb att utnyttjas av alla. Kontrollen av städningen kommer även att bli bättre. Idag hölls ett möte med Vasaskolan där man kom överens om att de kommer att lämna möblerna framme förutom på tisdagar inför städning på onsdag morgon. 19 Övriga rapporter Inga övriga rapporter föreligger. Övrigt ( 20-23) 20 Övriga frågor Intendent med utbildning i alkohollagen Tim Bengtsson lyfter att det idag inte är någon av intendenterna som har utbildningen sedan Ernst Hakon Blomstrand flyttade ut. Karolina Nilsson kommer snarast att gå utbildningen. Gardiner till Biblioteket Emelie Hultberg tar fram förslag till FU-2. El- och värmekostnader Är idag en stor utgift för Villan och det kan finnas en del pengar att spara. Michel Jacob kontrollerar vilka avtal vi har idag och möjlighet att byta till nästa möte. Tomi Penttilä kommer i samverkan med intendenterna se över vad som kan göras i huset för att spara energi. Sida 5 av 6

6 Uthyrning Hittills har interna organ kunnat boka Villan när som helst medan det blivit möjligt för externa bokningar först senare (exv. först 2 november för våren). Detta medför en del problem vid externa bokningsförfrågningar. FU diskuterar om det skulle vara möjligt att möjliggöra extern bokning avsevärt tidigare men att hålla nollningsveckorna och datum för Amphioxgasquen. Johan Wern tar fram ett utkast på policy för uthyrning som kan diskuteras på nästa möte. 21 Nästa möte 11/ Strategidag FU-2 22/10 17:30, Puben, Villa Medici 22 Mötesutvärdering Kul att vara igång. Lärorikt. Nöjd. Lite spretigt och ofokuserat. Gott fika. 23 Mötets avslutande Ordföranden avslutar mötet. Vid protokollet: Emelie Hultberg : Johan Wern Ordförande Tim Bengtsson Justeringsperson Sida 6 av 6