UPPHANDLINGSPOLICY. dels Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och dess

Transkript

1 1(20) Upphandlingsreglementet antagen av Kommunfullmäktige Reviderad Reviderad och omarbetat förslag: Antaget av KF Reviderad KF (punkt 7.9 Riktlinjer för Direktupphandling). UPPHANDLINGSPOLICY Upphandlingspolicyn baseras på dels Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och dess huvudregel om affärsmässighet och därmed sammanhängande krav på konkurrens och objektivitet grundprinciper för hur upphandlingar skall genomföras dels stadens egna krav på ett professionellt och enhetligt agerande på leverantörsmarknaden miljöhänsyn och ett effektivt utnyttjande av upphandlingsresurserna så att stadens anskaffningsbehov kan tillgodoses på ett kvalitetsmässigt och kostnadseffektivt sätt. Policyn gäller för alla verksamheter i staden som genomför upphandlingar. Upphandling är enligt LOU: köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. I en upphandling innefattas allt arbete från framtagande av förfrågningsunderlag med kravspecifikation till dess avtal fullföljts.

2 2(20) INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida 1 INLEDNING 3 2 SYFTE OCH MÅL 3 3 ORGANISATION OCH ANSVAR 4 4 KOMPETENS 6 5 UTGÅNGSPUNKTER/PRINCIPER FÖR ALL UPPHANDLINGSVERKSAMHET 7 6 FORMELLA UPPHANDLINGSREGLER Definition upphandling 6.2 Grundläggande gemenskapsrättsliga principer Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) 6.3 Upphandlingsförfaranden Över tröskelvärdet Under tröskelvärdet 7 HAPARANDA STADS UPPHANDLINGREGLER Beställningar och avtal 7.2 Standardiserade avtal/bestämmelser 7.3 Beslutsformer 7.4 Konkurrens 7.5 Miljöhänsyn 7.6 Etiska hänsynstaganden och antidiskriminering 7.7 Etik stadens anställda 7.8 Sekretess 7.9 Riktlinjer för direktupphandling 7.10 Handbok Inköp/upphandling 7.11 Uppföljning och revision Bilaga 1: Schematisk bild över hur varor och tjänster skall upphandlas i Haparanda stad Bilaga 2: Arbetsätt Exempel Förenklad upphandling Bilaga 3: Aktuella lagar vid upphandlingar

3 3(20) 1 INLEDNING Haparanda stad bedriver en bred och omfattande verksamhet. För att verksamhetens skall fungera och servicenivån till invånarna hållas hög krävs ett ständigt flöde av varor och tjänster till alla delar av organisationen. Staden köper årligen varor och tjänster för mycket stora belopp. Det är därför av stor betydelse att upphandlingar hanteras på ett professionellt sätt. Föreliggande Upphandlingspolicy utgör en övergripande policy för hur stadens upphandlingsverksamhet skall bedrivas. Vidare beskriver policyn hur ansvaret för upphandlingsverksamheten ska fördelas och på vilka organisatoriska nivåer olika uppgifter skall utföras. Närmare anvisningar, rutiner och hjälp för fullgöra policyns mål och syften presenteras i en webb-baserad Handbok Inköp/upphandling tillgänglig för samtliga anställda. Det åligger var och en som hanterar upphandlings-/inköpsfrågor att informera sig om stadens policy och förekomsten av anvisningar samt känna till tecknade avtal. 2 SYFTE OCH MÅL Syftet med denna policy är att staden genom sin upphandlingsverksamhet skall säkerställa att utifrån verksamhetens behov och mål anskaffa varor och tjänster med rätt kvalitet, till rätt kostnad och enligt gällande bestämmelser. All upphandlingsverksamhet skall baseras på helhetssyn och totalekonomi. Målet är att upphandlingspolicyn skall bidra till - att all upphandling sker på det ekonomiskt mest fördelaktiga sättet för hela staden - att den påverkbara delen av stadens samlade upphandlingskostnader minskar Målsättningen skall uppnås genom att denna Upphandlingspolicy och Handbok Inköp/upphandling med närmare anvisningar som är tillgänglig för alla anställda. vid all upphandling skall ansvarig tillvarata stadens intressen och genomföra upphandling efter upprättad policy och anvisningar. upphandling skall ske objektivt och med största möjliga affärsmässighet. konkurrens skall utnyttjas och stimuleras långsiktigt. samverkan skall ske på bästa sätt med kollegor inom staden, samt med kollegor och organisationer i övrigt.

4 4(20) 3 ORGANISATION OCH ANSVAR Haparanda stad är en upphandlande enhet enligt LOU. Det betyder att vi måste följa reglerna i LOU. Konsekvenserna vid brott mot LOU är att staden kan tvingas göra om hela eller delar av upphandlingen, eller korrigera felaktigheter, eller, om upphandlingen avslutats, erlägga skadestånd. Vid varje upphandling, skall ansvarig för genomförandet vara utsedd. Ansvaret för att all upphandling inom staden sker enligt LOU åligger kommunledningen, oavsett om detta sker t.ex. på en självständig enhet eller en central inköpsfunktion. Detta ansvar kan inte delegeras. Däremot har ett internt regelverk skapats för att säkerställa den interna ansvarsfördelningen: Kommunfullmäktige - Beslutar om upphandlingspolicy - Reviderar upphandlingspolicy efter förslag från kommunstyrelsen Kommunstyrelse - Ansvarar för uppföljning av upphandlingspolicy - Föreslår, vid behov, revidering av upphandlingspolicyn, som sedan överlämnas till KF för fastställande - Delegerar det övergripande operativa ansvaret för upphandlingsverksamheten till Kommunledningskontoret Nämnd/Förvaltning/Verksamhet Den grundläggande principen för organisationen av upphandlingsverksamheten inom staden är att varje nämnd/förvaltning/verksamhet själva ansvarar för sin upphandling. Varje nämnd och förvaltning/verksamhet har ett ansvar för att inte bara se till den egna verksamhetens intressen utan även beakta stadens gemensamma bästa vid inköp och upphandling. I detta ansvar ligger bl. a att medverka i utvecklingen av samordnade inköp, att eftersträva att stadens egna resurser utnyttjas effektivt samt att vara köptrogen mot och känna till tecknade avtal. Förvaltningschef/verksamhetsansvarig svarar att all upphandling sker enligt stadens regelverk. Detta återfinns i denna Policy och i Handboken för Inköp/upphandling. Definition av verksamhet: egen budget och förmåga att träffa avtal i enlighet med gällande delegationsordning Varje förvaltning har en centralt ansvarig för upphandlingar och denna agerar som stöd-/resurs för verksamheternas inköp/upphandling (Se upphandlingsgruppen nedan).

5 5(20) Beslut om upphandling (antagande av anbudsgivare) inom ramen för tillgängliga medel fattas av dem som är ansvariga för verksamheten enligt de delegationsbestämmelser som fastställts för varje nämnd och förvaltning. Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet och samordningen av upphandlingsverksamheten. Kommunledningskontoret har en Upphandlingssamordnare. Samordnarens roll är att: - övergripande för staden fungera som sammanhållande av nätverket för ansvariga för inköp/upphandling - leda stadens upphandlingsgrupp - initiera, samordna och genomföra kommungemensamma varu- och tjänsteupphandlingar - stödja förvaltningarna i deras egna upphandlingar; granska anbudsförfrågningar och kravspecifikationer - vara stadens allmänna expertfunktion på upphandling - ge information och samordna utbildning till ansvariga inom förvaltningar så att staden uppfyller de krav som LOU ställer - ansvara för drift av en lokal avtalsdatabas - samverka med kommuner i Östra Norrbotten avseende möjligheter till gemensamma upphandlingar/ramavtal - sammanställa statistik avseende upphandling, enligt krav i LOU - ajourhålla och utveckla handboken inköp/upphandling - initiera uppdateringar av den övergripande upphandlingspolicyn Upphandlingsgruppen Haparanda stad har en upphandlingsgrupp med representanter från förvaltningar: Titel Miljöinsp. Kamrer Kamrer Upphandlingssamordnare Förvaltning-Upphandlingsområde Miljö- och byggkontoret samt Miljöaspekter vid upphandlingar Socialförvaltningen Barn- & Ungdomsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen/Utvecklingsförv.: Förvaltningsövergripande upph. / centrala ramavtal Upphandlingsgruppen skall: - verka som ett samordnande organ för stadens verksamhetsgrenar - initiera tecknande av avtal/ramavtal på varor och tjänster där så bedöms lämpligt - bevaka att stadens upphandlingar sker i enlighet med gällande lagar och stadens upphandlingspolicy - informera nämnder, styrelser och förvaltningar om gällande regelsystem för upphandling samt ev. förändringar i detta - agera som stöd/resurs för verksamheternas i inköp/upphandling

6 6(20) Förvaltningsövergripande upphandlingar fördelas efter samråd i gruppen mellan förvaltningarnas representanter och upphandlingssamordnaren. Referensgrupper från olika verksamheter bildas efter behov för att säkerställa/tillvarata brukarinflytande och produkt-/tjänstspecifik kompetens. 4 KOMPETENS Samtliga anställda Samtliga anställda inom staden skall informeras om att det finns särskilda regler för upphandling/inköp och att dessa finns tillgängliga via datanätet samt hos Förvaltnings- /verksamhetschef samt Upphandlingsgruppen. Förvaltningscheferna och Verksamhetsansvariga Krav: God kännedom om stadens regler för upphandling, andra regelverk och agera affärsmässigt. Samtliga skall genomgå en grundläggande utbildning i LOU, Köplagen, Avtalslagen m.fl. samt kontinuerligt fortbilda sig inom upphandlingsområdet. Utbildning: Inledande utbildning med utgångspunkt i denna policy och därefter tvådagarsutbildning fördelad på en första dag omfattande juridik i upphandlingen och en andra dag om detaljregleringen av den offentliga upphandlingen. Upphandlingsgruppen Krav: Besitta en god kompetens avseende LOU, men även ha goda förutsättningar för att genomföra affärsmässiga upphandlingar. För detta skall upphandlingsgruppen genomgå introduktionsutbildning med detta syfte, samt regelbundet uppdateras genom kortare uppfräschningskurser. Utbildning: Inledande utbildning med utgångspunkt i denna policy och därefter tvådagarsutbildning fördelad på en första dag omfattande juridik i upphandlingen och en andra dag om detaljregleringen av den offentliga upphandlingen. Kortare uppfräschningsutbildningar och specialutbildningar inom sina upphandlingsområden.

7 7(20) 5 UTGÅNGSPUNKTER/PRINCIPER FÖR ALL UPPHANDLINGSVERKSAMHET All upphandlingsverksamhet skall utgå ifrån objektivitet, affärsmässighet, konkurrens och likabehandling Med objektivitet avses: Ingen leverantör får särbehandlas samt att anbud och anbudsgivare skall behandlas sakligt och opartiskt. Med affärsmässighet avses: Varje inköp/upphandling skall utföras på ett riktigt sätt, med korrekthet mot leverantörer och vara marknadsorienterat. Att skapa sig en totalbild för inköpet/upphandlingen. Varje inköp/upphandling skall präglas av tillvaratagande av konkurrens, objektivitet och baseras på kunskap om krav på funktion, kvalité, miljö och kostnader mm. Med konkurrens avses: Anbudsgivare får tävla om upphandlingen på lika villkor. Konkurrens skall inrättas där det är möjligt. Varje inköpare har skyldighet att aktivt undersöka och tillvarata den konkurrens som finns inom och utom landet. Med likabehandling avses: Alla leverantörer skall behandlas lika och erhålla exakt samma grundförutsättningar samt information. Upphandlingsverksamheten inom staden skall präglas av effektivitet, kompetens, samverkan och miljöhänsyn Med effektivitet avses: Att använda stadens resurser på bästa sätt, att rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga, att valet av varor och tjänster baseras på en riktig behovsanalys. Med kompetens avses: Stadens förutsättningar att uppnå god effektivitet i inköpsverksamheten, baserad på tillgänglig intern och extern kunskap. Med miljöhänsyn avses: Att vid alla inköp/upphandlingar skall hänsyn tas till kretsloppstänkande och övrig miljöhänsyn. Detta skall vara vägledande vid alla inköp av varor och tjänster. Av staden antagna miljödokument skall således alltid beaktas vid upphandling. Med samverkan avses: Att på bästa sätt utnyttja den kompetens som finns, att dra nytta av de fördelar som en stor volym

8 8(20) kan ge vid prissättning, service, distribution o.s.v. samt att begränsa de inköpsadministrativa kostnaderna genom att undvika dubblering i handläggningen. De fördelar som samverkan vid upphandling kan ge skall tillvaratas. Samordning kan ske mellan förvaltningar, kommunala bolag eller med annan kommun, landsting eller statlig myndighet. Upphandling av ramavtal skall ske i samverkan med kommunledningskontorets inköpsfunktion och handläggare från stadens förvaltningar/bolag.

9 9(20) 6 FORMELLA UPPHANDLINGSREGLER 6.1 Definition upphandling Med upphandlingar avses köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentrprenader eller tjänster (ej fast egendom). Lagen om offentlig upphandling gäller all upphandling som görs inom staden, dess bolag och stiftelser. 6.2 Grundläggande gemenskapsrättsliga principer - Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) Reglerna i LOU skall följa EU:s upphandlingsdirektiv och syftar till, ur ett EU-perspektiv att ge upphov till en varaktig och långsiktig tillväxt och skapa sysselsättning, att gynna utvecklingen av företag så att de får förmåga att utnyttja de möjligheter som en integrerad marknad (EU) erbjuder och på ett effektivt sätt möta konkurrensen på globala marknader, samt göra det möjligt för skattebetalarna och konsumenterna av offentlig service att erhålla bästa möjliga kvalitet till lägsta kostnad. Detta skall uppnås genom öppna och icke diskriminerande upphandlingsförfaranden, samt möjlighet för leverantörer att hävda sina intressen inför nationell domstol. LOU är således ett skydd för att leverantörerna behandlas rättvist samtidigt som konkurrens skall utnyttjas i största möjliga omfattning. Grundläggande gemenskapsrättsliga principer inom offentlig upphandling: Likabehandling: Alla leverantörer skall behandlas lika. De måste få samma information. Den upphandlande enheten får inte ge ett lokalt företag företräde. Förfrågningsunderlaget skall vara klart och tydligt. Det skall också innehålla samtliga krav på det som skall upphandlas. Transparens: Upphandlingsprocessen skall kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Normalt skall annonsering ske. Samtliga utvärderingskriterier skall anges i underlaget och innebörden beskrivas, kriterierna skall rangordnas efter angelägenhetsgrad och helst också viktas. Man får inte lägga till eller dra ifrån några kriterier vid utvärderingen. Proportionalitet: Kvalifikationskraven, kraven i kravspecifikationen och utvärderingskriterierna skall stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

10 10(20) 6.3 Upphandlingsförfaranden I LOU förekommer olika förfaranden för upphandling. Dessa bestäms av upphandlingens värde och om detta över- eller understiger vissa belopp, s k tröskelvärden: För närvarande (juni 2003) gäller följande tröskelvärden milj. SEK för kommunerna; Varor och tjänster: 1,8 Byggentreprenader: 43, Över tröskelvärden Det finns tre upphandlingsförfaranden över tröskelvärdena: Öppen upphandling: alla leverantörer får lämna anbud. Efter annonsering begär leverantören förfrågningsunderlaget som sänds ut efter hand som begäran kommer in. Några förhandlingar med leverantören får inte förekomma. Selektiv upphandling: inbjudan via annons till vissa leverantörer att lämna anbud och uppgift om hur anbud får lämnas. Efter annonsering, i vilken kraven på leverantören skall finnas, styrker leverantören sin förmåga i olika avseenden genom intyg samt begär att få delta i anbudstävlingen (anbudsansökan). Den upphandlande enheten väljer sedan ut minst fem (om det finns så många), eller så många som angetts i annonsen, bland de leverantörer som uppfyllt ställda krav (prekvalificeringsfasen). Till dessa skall förfrågningsunderlaget skickas ut samtidigt. Inga andra anbud än från de leverantörer som inbjudits kommer att prövas. Några förhandlingar med leverantören får inte förekomma. Förhandlad upphandling: upphandling där man inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem. Liksom vid selektiv upphandling sker först en prekvalificering av leverantörerna. Därefter bjuder enheten in leverantörer att lämna anbud eller till förhandling. Förhandlad upphandling får endast väljas i få, särskilt uppräknade situationer. I några begränsade fall får förhandlad upphandling ske utan att föregås av annonsering. Lagen har fastställda tidsfrister (minimitider) för anbud och anbudsansökningar: Vid öppen upphandling är minsta tid för att lämna anbud 52 dagar Vid selektiv och förhandlad upphandling är tiden normalt 37 dagar för att ansöka om att få delta i upphandlingen samt ytterligare normalt 40 dagar att lämna anbud Tidsfristerna börjar löpa från den dag då annonsen skickas till TED (Tenders Economic Daily - EG s databas för upphandlingsannonser). Under vissa förutsättningar får ett snabbare förfarande användas (påskyndat förfarande).

11 6.3.2 Under tröskelvärden 11(20) Upphandlingsförfaranden under tröskelvärden (samt för vissa tjänster enl. avd. B i bilagan i LOU och telefoni oavsett värde): Förenklad Upphandling. Enligt LOU skall normalt förfarandet förenklad upphandling tillämpas. Vid förenklad upphandling infordras anbud genom annons i allmänt tillgänglig databas eller på ett annat sätt som leder till effektiv konkurrens. Anbudsinfordran skall göras även om man undantagsvis tvingas vända sig till endast en leverantör, detta för att kunna visa innehållet i upphandlingen. Deltagande leverantörer skall enligt huvudregeln lämna anbud skriftligt. Den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare, men bara på sådant sätt att konkurrensen ej snedvrids och de ursprungliga kraven ej ändras. Urvalsupphandling: Alla leverantörer har rätt ansöka om att få lämna anbud. Den upphandlande enheten bestämmer genom ett kvalificeringsförfarande vilka som skall få lov att delta som anbudsgivare. Upphandlande enhet skall annonsera urvalsupphandlingen i en allmänt tillgänglig databas. Direktupphandling: Upphandling utan krav på annonsering och infordran av skriftliga anbud, men skriftligt anbud rekommenderas då det vid ev. tvist står ord mot ord. Den bärande principen är att all upphandling, så även direktupphandling, skall göras affärsmässigt och med utnyttjande av tillgänglig konkurrens. Direktupphandling kan ske vid köp av varor eller tjänster endast om det finns synnerliga skäl, såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på upphandlingsförfarandet, eller om varans/tjänstens värde är lågt.

12 12(20) 7 HAPARANDA STADS UPPHANDLINGSREGLER Lagen om offentlig upphandling anger i detalj kraven i olika skeden i en upphandling. Huvudprincipen om affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, likabehandling, bestämmelser för utvärdering av anbud, regler för överprövning och skadestånd m m gäller alla upphandlingar stora som små. Upphandlingar skall präglas av ett totalkostnadstänkande där samtliga kostnader som är förenliga med köpet av varan/tjänsten inkluderas. 7.1 Beställningar och avtal Beställningar och avtal skall vara skriftliga om inget annat framgår av LOU. Ramavtal tecknas för vissa varor och tjänster och innefattar hela stadens behov. I ramavtal fastställs samtliga villkor som gäller för avrop vilka görs under avtalsperioden. Ramavtal tecknas i regel för en period av 2+1 år. Staden skall använda sig av befintliga ramavtal och avropa från dessa. Avsteg från avrop på befintliga ramavtal får endast ske: med tillstånd av kommunledningskontorets inköpsfunktion skall kunna motiveras av beställaren på ett nöjaktigt sätt rapportering skall ske i varje enskilt fall till kommunledningskontorets inköpsfunktion Det är av största vikt att alla i staden använder sig av befintliga ramavtal samt inrapporterar till upphandlingssamordnaren vid kommunledningskontoret om nya önskade avtal. Syftet med användandet av ramavtal är: att minska stadens totala inköpskostnad tillgång till förmånligare betalningsvillkor tillgång till bättre leveransvillkor minskad administration lägre fakturahanteringskostnader förbättrad service Kommunledningskontorets inköpsfunktion har ambitionen att tillhandahålla så många ramavtal som möjligt/lämpligt. Återrapportering är därför av största vikt. Avtal tecknas för specifika köp som ej omfattas av ramavtal. Rabattavtal kan tecknas för vissa varor. Prisjämförelser m m skall dock göras enligt riktlinjer för direktupphandling (se nedan).

13 13(20) 7.2 Standardiserade avtal/bestämmelser Vid stadens upphandlingar skall standardiserade avtal/bestämmelser användas: ALOS 05: Allmänna bestämmelser för leverans till offentlig sektor MONTAGE 85: Allmänna bestämmelser för leverans av gods inklusive montage till offentlig sektor AB 92: Allmänna bestämmelser för bygg-, anläggnings- och installationsentreprenader ABT 94: Bestämmelser för totalentreprenad för bygg-, anläggning- och installation ABK 87: Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag om arkitekt- och ingenjörsuppdrag TEKAB 90: Allmänna bestämmelser för transport- och anläggningsmaskintjänster. Vid upphandlingar skall anbudsgivarna meddelas skriftligen om gällande avtalsbestämmelser. I de fall inget särskilt avtalats är Köplagen, Avtalslagen och Räntelagen tillämpliga. Dessa lagar är dispositiva, d v s gäller när annat inte har avtalats. 7.3 Beslutsformer Anskaffning av varor och tjänster sker genom två former av beslut: Upphandlingsbeslut och Anskaffningsbeslut Upphandlingsbeslut Upphandlingsbeslut för ramavtal som skall nyttjas av flera än en förvaltning samt bygg- och anläggningsentreprenader fattas av Kommunstyrelsens arbetsutskott. Upphandlingsbeslut för avtal som endast nyttjas av en förvaltning samt specifika köp exkl. byggoch anläggningsentreprenader fattas av respektive nämnd. Anskaffningsbeslut Med detta avses avrop på ramavtal. Anskaffningsbeslut fattas av verksamhets-/budgetansvarig. Delegation Kommunstyrelsen och Nämnd får delegera upphandlingsbeslut enligt särskild delegationsordning. 7.4 Konkurrens Upphandlingar bör utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen.

14 7.5 Miljöhänsyn 14(20) Upphandling skall ske i enlighet med svensk lag, EU-rätt samt stadens miljöpolicy. Antagen miljöpolicy skall användas vid all upphandling. Alla som är involverade i upphandlingsfrågor skall därför ha god kännedom om stadens miljöpolicy. Det är därutöver nödvändigt att kunskap om lagar och regler inom miljöområdet säkerställs i upphandlingsprocessen. EKU-verktyget ( framtaget av delegationen för ekologisk hållbar upphandling) bör användas som hjälp när miljökrav skall ställas. 7.6 Etiska hänsynstaganden och antidiskriminering Stadens upphandlingar skall omfatta etiska hänsynstaganden där detta är möjligt i förhållande till vid var tid gällande lagstiftning och rättspraxis. Staden skall i enlighet med vid var tid gällande lagstiftning, verka för antidiskriminering vid upphandling och där så är möjligt infoga antidiskrimineringsklausuler. 7.7 Etik - stadens anställda Stadens upphandlings-/inköps/avropsansvariga skall som företrädare för staden uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot stadens leverantörer vad avser t ex konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställningen som stadens upphandlings-/inköps/avropsansvariga får inte utnyttjas för personliga inköp på andra förmånligare villkor än vad som gäller för andra konsumenter. 7.8 Sekretess Skall beaktas i enlighet med vid var tid gällande lagstiftning. 7.9 Riktlinjer för Direktupphandling Olika regler gäller beroende på om upphandlingsvärdet uppgår till eller ligger under vissa s k tröskelvärden. Staden måste därför beräkna det totala värdet, inklusive ev. optioner, vid varje upphandling för att se vilka regler som gäller. Se även Bilaga 1. Direktupphandling får användas vid brådskande och oförutsedda behov då ingen annan upphandlingsförfarande hinner tillämpas (t.ex. vid ersättningsanskaffningar efter brand, stöld, översvämning, maskinhaveri eller motsvarande) eller om synnerliga skäl talar för att direktupphandling skall användas. Bedömning skall göras i varje enskilt fall eller när upphandlingens värde är lågt: Inom Haparanda stad gäller som huvudregel att upphandling av varor upp till fem basbelopp (f n ca SEK exkl. moms) och tjänster upp till 7 basbelopp (ca SEK exkl. moms) är sådana upphandlingar där värdet kan anses som lågt och direktupphandling kan förekomma.

15 15(20) Observera att även vid direktupphandling gäller de grundläggande reglerna om affärsmässighet. När det är möjligt skall en enklare marknadsundersökning göras för att hitta potentiella anbudsgivare, prisförfrågningar och jämförelser ske och minst 3 leverantörer kontaktas. Om värdet av upphandlingen överstiger 2 basbelopp (ca SEK exkl. moms) SKALL UPPHANDLINGSSAMORDNAREN ALLTID KONTAKTAS för att bestämma det bästa förfarandet för aktuell upphandling. Direktupphandlingar SKALL DOKUMENTERAS; antalet kontaktade leverantörer, förfrågningssätt och motiveringen för valet av anbudsgivare skall framgå. ANNONSERNA SKALL in på hemsidan Dokumentation av upphandlingen och antagande av offerter SKALL DELGES KOMMUNSTYRELSEN LOKALA LEVERANTÖRER SKALL ALLTID INBJUDAS och ges möjlighet att lämna anbud OBS! Brådska på grund av dålig inköpsplanering eller brist på planering i verksamheten i övrigt är inte ett godtagbart skäl för direktupphandling Handbok Inköp/upphandling För att fullgöra målsättningarna i denna Policy har ett webb-baserad verktyg Handbok Inköp/upphandling upprättats. Handboken ger närmare anvisningar, hjälp, mallar, avtalsinformation m m för upphandlingsverksamheten. Det åligger var och en som hanterar inköpsfrågor att informera sig om förekomsten av anvisningar och gällande avtal Uppföljning och revision Upphandlingsgruppen skall bevaka att stadens upphandlingar sker i enlighet med gällande lagar och stadens upphandlingspolicy. Upphandlingsgruppen skall informera nämnder, styrelser och förvaltningar om gällande regelsystem för upphandling samt ev. förändringar i detta. Upphandlingsgruppen initierar och rekommenderar nämnder, styrelser och förvaltningar om åtgärder vid avvikelser från Upphandlingspolicyn, lagar och förordningar. I övrigt görs kontinuerlig granskning av kommunrevisorerna.

16 16(20) BILAGA 1. SCHEMATISK BILD ÖVER HUR VAROR OCH TJÄNSTER SKALL UPPHANDLAS INOM HAPARANDA STAD HAR VI RAMAVTAL PÅ DET VI SKA KÖPA? NEJ VET EJ JA Kolla ramavtalsförteckningen på Kommun- LedningsKontoret (KLK) el. avtalsdatabasen NEJ JA Beställ enligt Ramavtal KOMMER UPPHANDLINGENS VÄRDE ÖVERSTIGA 1,8 MILJ SEK? (Obs! Totala värde, inkl. ev. optioner) NEJ JA Är upphandlingens värde Är Upphandlingens Speciella EGlägre än 5 basbelopp för varor värde mellan 5 basbelopp (varor) / regler gäller! (F n ca: ) och 7 basbelopp 7 basbelopp (tjänster) Kontakta KLK! för tjänster (ca ) och och 1,8 milj SEK Delegation finns? DIREKTUPPHANDLING FÖRENKLAD UPPHANDLING Se punkt 7.9 i Används varan/tjänsten av mer än en förvaltning? Upphandlingspolicyn & KONTAKTA KLK/UPPHANDLINGS- SAMORDNAREN, tfn JA NEJ KONTAKTA KLK/ Förvaltningen UPPHANDLINGS- beslutar själv, SAMORDNAREN, tfn kontakta KLK vid behov

17 17(20) BILAGA 2: ARBETSSÄTT EXEMPEL FÖRENKLAD UPPHANDLING 1. INITIATIV/BESLUT ATT UPPHANDLA Före upphandling frågeställningar: Köpa, hyra, leasa? Hur ser marknaden ut? Utbud? Priser? Budget? Beslut fattas av Förvaltning, KLK, Bolag. 2. KOMPLETT FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Kravspecifikationer Här beskrivs behoven som ligger till grund för upphandlingen och de krav som ställs på det som efterfrågas och på leverantören. En kravspecifikation skall vara tydlig och innehålla samtliga krav som förvaltningen har på den upphandlade varan eller tjänsten. En bristande kravspecifikation kan försvåra för anbudsgivare att lämna rätt anbud och därmed försvåra för förvaltningen att utvärdera anbuden. Dessutom skall det blivande avtalet vara en direkt spegling av de krav som anges i anbudsförfrågan inklusive kravspecifikationen och får inte uttrycka något annat. Kraven skall vara relevanta till varan/tjänsten som skall upphandlas och inte vara mer långtgående än varan kräver. Kraven får inte vara kopplade till en speciell vara/tjänst eller process. Utvärderingskriterier Här anges de särskilda kriterier och metoder som skall gälla för prövning om det ställda kraven uppfylls. Endera av dessa två utvärderingsprinciper skall finnas angiven i förfrågningsunderlaget. Det ekonomiskt mest fördelaktiga, med hänsyn till de utvärderingskriterier som har angetts, såsom pris, driftkostnader, kvalitet, estetiska och funktionella egenskaper, service och underhåll, miljöpåverkan Lägsta priset Den upphandlande enheten får inte göra prövningen mot andra kriterier än dem som funnits med i annonsen eller i förfrågningsunderlaget. Utvärderingskriterierna skall rangordnas och innebörden beskrivas (Kriterierna bör om möjligt vara viktade). Kommersiella villkor Här samlas alla villkor som man avser grunda beställningen eller upphandlingsavtalet på ( t ex fast el rörligt pris, indexreglering, betalningsvillkor, faktureringsvillkor). Administrativa bestämmelser Här samlas förutsättningarna för anbudsgivningen samt upplysningar om regler för upphandlingsförfarande, anbudsöppning, tilldelningsbeslut och de kontroller av anbudsgivare som kommer att göras.

18 18(20) Förvaltningsspecifik upphandling: Förvaltning, verksamhet. Stöd lämnas vid behov av upphandlingssamordnaren. Förvaltningsövergripande upphandling: Upphandlingssamordnaren tillsammans med upphandlingsgruppen samt tjänstemän med produkt-/tjänstespecifik kompetens vid behov. 3. ANNONSERING - ANBUDSTID Vid planering av upphandling måste man ta hänsyn till de tidsfrister som gäller enligt LOU samt väga in möjligheten för leverantören att begära överprövning av upphandlingsbeslutet före avtalsteckning. Man bör också tänka på att antagna leverantörer får en skälig tid på sig att förbereda sig inför kommande upphandling/avtalsperiod. Annonsering: Alla upphandlingsformer utom direktupphandling kräver annonsering i nationell databas. Anbudstid förenklad upphandling: Normalt minst 3-4 veckor. Förvaltningsspecifik upphandling: Förvaltning, verksamhet. Stöd lämnas vid behov av upphandlingssamordnaren. Förvaltningsövergripande upphandling: Upphandlingssamordnaren. 4. ANBUDSÖPPNING Minst två personer måste öppna anbudet och föra Öppningsprotokoll över inlämnade anbud. Öppnandet bör genomföras av två representanter från upphandlingsgruppen alt. en från upphandlingsgruppen och berörd verksamhetsansvarig. 5. ANBUDSUTVÄRDERING Utvärdering av anbud sker i två steg. I första delen skall leverantören och de kommersiella kraven utvärderas. Om alla kraven är uppfyllda tar del två vid. I andra delen utvärderas att kravspecifikationen till varan/tjänsten uppfylles samt vilket av anbuden som är mest ekonomiskt mest fördelaktiga. Utifrån detta lämnas förslag till beslut om leverantör. Samtliga steg i processen skall enligt LOU dokumenteras. Förvaltningsspecifik upphandling: Förvaltning, verksamhet. Stöd lämnas vid behov av upphandlingssamordnaren. Förvaltningsövergripande upphandling: Upphandlingssamordnaren tillsammans med upphandlingsgruppen samt tjänstemän med produkt-/tjänstespecifik kompetens vid behov. 6. BESLUT Beslut om leverantörer fattas av Ksau, nämnd eller av utsedda personer enligt delegationsbeslut.