Missiv - Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse 2018

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Datum Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningsledningen Eva Königsson, (5) Missiv - Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse 2018 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner verksamhetsberättelsen för 2018 med tillhörande handlingar och översänder dem till kommunstyrelsen. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens verksamheter har under och mandatperioden - prioriterat de strategiska målen Social uthållighet samt Attraktiv stad och landsbygd. De två målen står i nära relation till varandra, frågor som folkhälsa, barn och ungas livsvillkor, trygghet och jämlikhet finns i båda målen. Synergierna mellan målen innebär att t ex insatser för att öka tryggheten som sker inom ramen för ett mål ger direkt eller indirekt påverkan på de andra. Strategin är att arbeta med främjande arbete med låga trösklar så att flera invånare har möjlighet till en meningsfull och aktiv fritid. Barn och unga är en prioriterad målgrupp och nämnden ser att det är viktigt att skapa möjligheter och förutsättningar för en aktiv och stimulerande fritid för flickor och pojkar. En viktig del i arbetet är att fortsätta implementeringen av de idrotts- och kulturpolitiska handlingsplanerna. Arbetet kommer att pågå under flera år. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter fortsätter arbetet i kommunens prioriterade stadsdelar. Genom att skapa fritidsverksamhet i nära anslutning till flickors och pojkars hemmiljö ökar deras möjligheter att delta och få en meningsfull fritid. Det statliga lovstödet har bidragit till att nämndens verksamheter har kunnat växla upp aktiviteter och insatser samt att föreningslivet har haft verksamhet i hela kommunen och nått många flickor och pojkar. Dessvärre har det skett förändringarna i det statliga stödet 2019, vilket kommer att få stora konsekvenser på omfattningen av de aktiviteter och insatser som nämnden med stöd av föreningslivet kan genomföra var lovstödet på 11 mnkr och inför 2019 har 6 mnkr tagits bort i ett första skede och stor osäkerhet finns när det gäller resterande 5 mnkr. Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Kriebsensgatan Eskilstuna E-post Webbplats Vi gör Eskilstuna tillsammans

2 Eskilstuna kommun Datum 2 (5) Under 2018 har flera större utredningar inom kulturområdet startat. Kommunstyrelsen leder ett fortsatt utredningsarbete om kongresshall/kulturhus. I det arbetet ansvarar kultur-och fritidsnämnden för en fördjupad behovskartläggning avseende de egna kulturverksamheternas behov. En av nämndens egna utredningar undersöker hur musikskolan ska utvecklas till en kulturskola och en annan är en översyn av bibliotekets infrastruktur. Båda utredningarna är pågående och kommer fortsätta in i En fördjupad förstudie av ett allaktivitetshus i Fröslunda är avslutad och överlämnad till kommunstyrelsen för fortsatt hantering. Förstudien har fokuserat på hur innehållet i huset ska skapas för att möta upp behov som finns i området med även hela kommunen. Processen har inkluderat invånare och olika aktörer i civilsamhället, näringslivet och andra delar av den offentliga sektorn för att skapa delaktighet i utformandet av innehållet samt att lyssna in behov och önskemål från olika grupper i samhället Under året har Ung Fritid och mötesplatser startat flera nya verksamheter. Team Fritid startade upp i september och arbetar uppsökande med målsättningen att skapa delaktighet och egen organisering av ungdomar. Redan nu går det att utläsa att verksamheten når målgruppen som inte besöker den ordinarie verksamheten. Fritidsbanken i MunktellArenan invigdes i december är ett bibliotek för sport- och fritidsprylar där alla får låna och allt är gratis. Under den första månaden utnyttjade cirka 250 personer den möjligheten. Flera nya offentliga konstverk, allaktivitetsparken Långbergsparken i Skiftinge har invigts och i december öppnade Fritidsbanken sin verksamhet i MunktellArenan. Under sommaren byttes golvet i STIGA Sports Arena Eskilstuna, syftet med bytet var att få ett mjukare golv som var bättre lämpat för idrottsverksamhet. Folk och Kultur gick av stapeln i februari och besöktes av ca 1500 personer. Upplevelsen var att eventet fick stort gensvar från hela landet samt att det var en hög grad av rapportering i media kring kulturkonventet. Arrangörens utvärderingsenkät var övervägande positiv och mycket beröm har även framförts till Eskilstuna kommun. SM i friidrott genomfördes i augusti och var en annat mycket lyckat evenemang i Eskilstuna. Under 2018 har Ung Fritid och mötesplatser utvecklat ett områdesbaserat arbetssätt genom både sin programverksamhet och genom SSPF det vill säga samverkan mellan skola, socialtjänst, polis och fritidsverksamheterna. Hittills har samverkan resulterat i aktiviteter på Årbyskolan, Stålforsskolan samt Lagersbergsskolan i samband med skoldagens slut samt under kvällstid. Vid flera tillfällen har samarbete skett när det har varit oroligt i skolan eller i ett område vilket bidragit till att skapa lugn och trygghet för våra ungdomar/elever. I Årby Centrum har Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Kriebsensgatan Eskilstuna E-post Webbplats

3 Eskilstuna kommun Datum 3 (5) samverkan startat med flera olika aktörer vilket kommer att utveckla ett områdesbaserat arbetssätt. Under året har fritidsgårdsverksamheten varit tvungen att stänga den öppna delen av verksamheten i Årby. Anledningen har varit hot mot medarbetare kopplat till en orolig och otrygg miljö utanför fritidsgården. Åtgärder har vidtagits och beslut har fattades att fortsatt bedriva aktivitetsbaserad verksamhet på Årbyskolan och i Skiftinge i samverkan med andra aktörer. Den aktivitetsbaserade verksamheten har haft fler besökande, fler flickor och delaktiga ungdomar än den öppna verksamheten. Det är en utmaning att balansera mellan nya åtagande och de årliga effektiviseringarna. Kultur- och fritidsnämnden har 24 åtaganden varav 12 är klara, 11 är pågående och 1 inte påbörjat. Sjukfrånvaron är fortsatt låg inom förvaltningen, både den korta och den långa sjukfrånvaron. I de allra flesta fall är det positivt och hälsofrämjande att vara på arbetet, men balansen mellan arbete och fritid är viktig. Verksamhetens uppdrag måste därför finnas i en tydligt avgränsad kontext så att de avsatta resurserna motsvarar verksamhetens förmåga att leva upp till invånarnas förväntningar. Eskilstuna kommun har haft och har ett fortsatt tufft ekonomiskt läge som kräver effektiviseringar och omställningar inom samtliga verksamheter. Detta ställer höga krav på förvaltningens medarbetare och ledning. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter har därför under 2018 vidtagit åtgärder för att minska de negativa effekterna inför 2019 och kommande år. Under 2018 har varje vakans som uppstått prövats utifrån återbesättning. Nämnden har fått relativt stora belopp i riktade statsbidrag för verksamhet som prioriterats före annan verksamhet. Det har skapat ett ekonomiskt utrymme och möjliggjort omprioriteringar mellan områden och att tidigarelägga nödvändiga åtgärder, till exempel för underhåll och säkerhet på utvalda anläggningar. Såväl föreningsliv som allmänhet har framfört synpunkter och kritik om underhåll och statusen på anläggningar och arenor. Arbetet med att förbättra anläggningarna fortsätter de närmaste åren genom arenalyftet. Kultur och fritidsnämndens resultat för 2018 är ett överskott på 3,6 mnkr. För 2019 behöver kultur och fritidsnämnden använda tidigare överskott med totalt 2,3 mnkr fördelat på 1,5 mnkr för flytten av de tunga fordonen till föremålsarkivet samt 0,8 mnkr för att inventera och prioritera underhålls- och reparationsbehov på kommunens anläggningar, enligt uppdrag i kompletterande årsplan 2019 särskilt prioriterade utredningar och uppdrag. Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Kriebsensgatan Eskilstuna E-post Webbplats

4 Eskilstuna kommun Datum 4 (5) Ärendebeskrivning Verksamhetsberättelsen för 2018 ska lämnas till kommunstyrelsen senast 22 februari Verksamhetsberättelsen är utformad enligt anvisningar från kommunledningskontoret. Kultur- och fritidsnämnden föreslås godkänna verksamhetsberättelsen för Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Kriebsensgatan Eskilstuna E-post Webbplats

5 Eskilstuna kommun Datum 5 (5) KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Kriebsensgatan Eskilstuna E-post Webbplats

6 Verksamhetsberättelse 2018 Fas: Uppföljning helår 2018 Rapportperiod: Organisation: Kultur- och fritidsnämnden Vem är din mamma? Skulptur av Astrid Göransson placerad i Fröslunda. 1

7 Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens verksamheter har under och mandatperioden - prioriterat de strategiska målen Social uthållighet samt Attraktiv stad och landsbygd. De två målen står i nära relation till varandra, frågor som folkhälsa, barn och ungas livsvillkor, trygghet och jämlikhet finns i båda målen. Synergierna mellan målen innebär att t ex insatser för att öka tryggheten som sker inom ramen för ett mål ger direkt eller indirekt påverkan på de andra. Strategin är att arbeta med främjande arbete med låga trösklar så att flera invånare har möjlighet till en meningsfull och aktiv fritid. Barn och unga är en prioriterad målgrupp och nämnden ser att det är viktigt att skapa möjligheter och förutsättningar för en aktiv och stimulerande fritid för flickor och pojkar. En viktig del i arbetet är att fortsätta implementeringen av de idrotts- och kulturpolitiska handlingsplanerna. Arbetet kommer att pågå under flera år. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter fortsätter arbetet i kommunens prioriterade stadsdelar. Genom att skapa fritidsverksamhet i nära anslutning till flickors och pojkars hemmiljö ökar deras möjligheter att delta och få en meningsfull fritid. Det statliga lovstödet har bidragit till att nämndens verksamheter har kunnat växla upp aktiviteter och insatser samt att föreningslivet har haft verksamhet i hela kommunen och nått många flickor och pojkar. Dessvärre har det skett förändringarna i det statliga stödet 2019, vilket kommer att få stora konsekvenser på omfattningen av de aktiviteter och insatser som nämnden med stöd av föreningslivet kan genomföra var lovstödet på 11 mnkr och inför 2019 har 6 mnkr tagits bott i ett första skede och stor osäkerhet finns när det gäller resterande 5 mnkr. Under 2018 har flera större utredningar inom kulturområdet startat. Kommunstyrelsen leder ett fortsatt utredningsarbete om kongresshall/kulturhus. I det arbetet ansvarar kultur-och fritidsnämnden för en fördjupad behovskartläggning avseende de egna kulturverksamheternas behov. En av nämndens egna utredningar undersöker hur musikskolan ska utvecklas till en kulturskola och en annan är en översyn av bibliotekets infrastruktur. Båda utredningarna är pågående och kommer fortsätta in i En fördjupad förstudie av ett allaktivitetshus i Fröslunda är avslutad och överlämnad till kommunstyrelsen för fortsatt hantering. Förstudien har fokuserat på hur innehållet i huset ska skapas för att möta upp behov som finns i området med även hela kommunen. Processen har inkluderat invånare och olika aktörer i civilsamhället, näringslivet och andra delar av den offentliga sektorn för att skapa delaktighet i utformandet av innehållet samt att lyssna in behov och önskemål från olika grupper i samhället Under året har Ung Fritid och mötesplatser startat flera nya verksamheter. Team Fritid startade upp i september och arbetar uppsökande med målsättningen att skapa delaktighet och egen organisering av ungdomar. Redan nu går det att utläsa att verksamheten når målgruppen som inte besöker den ordinarie verksamheten. Fritidsbanken i MunktellArenan invigdes i december är ett bibliotek för sport- och fritidsprylar där alla får låna och allt är gratis. Under den första månaden utnyttjade cirka 250 personer den möjligheten. 2

8 Flera nya offentliga konstverk, allaktivitetsparken Långbergsparken i Skiftinge har invigts och i december öppnade Fritidsbanken sin verksamhet i MunktellArenan. Under sommaren byttes golvet i STIGA Sports Arena Eskilstuna, syftet med bytet var att få ett mjukare golv som var bättre lämpat för idrottsverksamhet. Folk och Kultur gick av stapeln i februari och besöktes av ca 1500 personer. Upplevelsen var att eventet fick stort gensvar från hela landet samt att det var en hög grad av rapportering i media kring kulturkonventet. Arrangörens utvärderingsenkät var övervägande positiv och mycket beröm har även framförts till Eskilstuna kommun. SM i friidrott genomfördes i augusti och var en annat mycket lyckat evenemang i Eskilstuna. Under 2018 har Ung Fritid och mötesplatser utvecklat ett områdesbaserat arbetssätt genom både sin programverksamhet och genom SSPF det vill säga samverkan mellan skola, socialtjänst, polis och fritidsverksamheterna. Hittills har samverkan resulterat i aktiviteter på Årbyskolan, Stålforsskolan samt Lagersbergsskolan i samband med skoldagens slut samt under kvällstid. Vid flera tillfällen har samarbete skett när det har varit oroligt i skolan eller i ett område vilket bidragit till att skapa lugn och trygghet för våra ungdomar/elever. I Årby Centrum har samverkan startat med flera olika aktörer vilket kommer att utveckla ett områdesbaserat arbetssätt. Under året har fritidsgårdsverksamheten varit tvungen att stänga den öppna delen av verksamheten i Årby. Anledningen har varit hot mot medarbetare kopplat till en orolig och otrygg miljö utanför fritidsgården. Åtgärder har vidtagits och beslut har fattades att fortsatt bedriva aktivitetsbaserad verksamhet på Årbyskolan och i Skiftinge i samverkan med andra aktörer. Den aktivitetsbaserade verksamheten har haft fler besökande, fler flickor och delaktiga ungdomar än den öppna verksamheten. Det är en utmaning att balansera mellan nya åtagande och de årliga effektiviseringarna. Kultur- och fritidsnämnden har 24 åtaganden varav 12 är klara, 11 är pågående och 1 inte påbörjat. Sjukfrånvaron är fortsatt låg inom förvaltningen, både den korta och den långa sjukfrånvaron. I de allra flesta fall är det positivt och hälsofrämjande att vara på arbetet, men balansen mellan arbete och fritid är viktig. Verksamhetens uppdrag måste därför finnas i en tydligt avgränsad kontext så att de avsatta resurserna motsvarar verksamhetens förmåga att leva upp till invånarnas förväntningar. Eskilstuna kommun har haft och har ett fortsatt tufft ekonomiskt läge som kräver effektiviseringar och omställningar inom samtliga verksamheter. Detta ställer höga krav på förvaltningens medarbetare och ledning. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter har därför under 2018 vidtagit åtgärder för att minska de negativa effekterna inför 2019 och kommande år. Under 2018 har varje vakans som uppstått prövats utifrån återbesättning. Nämnden har fått relativt stora belopp i riktade statsbidrag för verksamhet som prioriterats före annan verksamhet. Det har skapat ett ekonomiskt utrymme och möjliggjort omprioriteringar mellan områden och att tidigarelägga nödvändiga åtgärder, till exempel för underhåll och säkerhet på utvalda anläggningar. Såväl föreningsliv som allmänhet har framfört synpunkter och kritik om 3

9 underhåll och statusen på anläggningar och arenor. Arbetet med att förbättra anläggningarna fortsätter de närmaste åren genom arenalyftet. Kultur och fritidsnämndens resultat för 2018 är ett överskott på 3,6 mnkr. För 2019 behöver kultur och fritidsnämnden använda tidigare överskott med totalt 2,3 mnkr fördelat på 1,5 mnkr för flytten av de tunga fordonen till föremålsarkivet samt 0,8 mnkr för att inventera och prioritera underhålls- och reparationsbehov på kommunens anläggningar, enligt uppdrag i kompletterande årsplan 2019 särskilt prioriterade utredningar och uppdrag. Hållbar utveckling 1. Attraktiv stad och landsbygd Processområde Demokrati Kultur- och fritidsnämndens verksamheter har under året fortsatt sitt arbete med att skapa förutsättningar för invånare till insyn, inflytande och delaktighet. Ett starkt fokus är delaktighet, och framförallt barn och ungas delaktighet. Varje verksamhet har utifrån sitt uppdrag skapat möjligheter för delaktighet, det sker på olika sätt. Från husråd med föreningar på specifika anläggningar till medskapande projekt i verksamheten. Trygghetsarbetet är ett annat viktigt område som nämndens verksamheter har arbetat med under året. Flera olika insatser och aktiviteter har skett under året för att öka invånarens upplevda känsla av trygghet. Resultatet i SCBs undersökning från 2018 visar på att kvinnor fortfarande upplever en större otrygghet än män och att det indexvärdet i princip är oförändrat från tidigare år. Kommunkoncernens pågående arbete måste fortsätta med långsiktiga strategier för att flera invånare och framförallt kvinnor ska uppleva kommunens som en trygg och säker plats att leva i. Huvudprocesser Delaktighet och jämlikt inflytande Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. Arbetet med att skapa delaktighet och möjlighet till inflytande sker i flera delar av nämndens verksamheter och på olika sätt. Det är ett integrerat arbetssätt i flera delar av verksamheterna vilket bidrar till både verksamhetsutveckling då invånare och besökare är med och påverkar utbudet av tjänster och service samt att den upplevda känslan av delaktighet i samhället kan öka. Under sommaren startade arbetet med goda förebilder och ungdomspott i Ung Fritid och mötesplatser varit mycket lyckosamt och med gott resultat. Ungdomspotten har genererat ca 28 ansökningar som alla har beviljats. Ungdomar har planerat och genomfört aktiviteter för andra barn och ungdomar tillsammans med fritidsledare/utvecklare från verksamhet. Under året har ungdomspott använt ca kr. 430 ungdomar har deltagit i aktiviteterna. Fördelningen har varit ca 38,5 % flickor och 61,5 % pojkar. Syftet är att öka ungdomsdelaktigheten och skapa motivation hos den ungdom som deltar. Resultat är att fler ungdomar är delaktiga i verksamhet i jämförelse med tidigare år. 4

10 En förstudie för att utveckla UNIK i Eskilstuna har genomförts. UNIK - Ungt Nutida Inflytande i Kommunen - är en metod som utgår från ungas livsstilsmönster för att säkerställa ungas representativa inflytande i olika frågor. Metoden verkar för att alla ungdomar mellan 12 och 20 år ska ha möjlighet att göra sig hörda och påverka utvecklingen i staden. En tidplan för genomförande under 2019 har påbörjats. Ett annat exempel är Programserien Upplyst som är ett samarbete mellan stadsbiblioteket, stadsarkivet och stadsmuseet samt flera externa aktörer. Under våren hade Upplyst temat Valet och uppmärksammade bland annat frågor som rör hur vi tar till oss information, hur information kan manipuleras men även hur politiker i Eskilstuna ser på kulturen i kommunen. Det nu etablerade samarbetet med Sveriges Radio P4 Sörmland och Mälardalens högskola gör att serien håller hög kvalitet och når ut bredare än tidigare. Under året har Arenor och scener arbetat med att utveckla sin kommunikationsstruktur, både externt och internt. Målet är att skapa större insyn och bättre dialog med föreningsliv, allmänhet och andra aktörer. Några goda exempel är utvecklingsplanerna för Långbergsparken och Vilsta. Arenor och scener har också infört en strukturerad föreningsdialog på nämndens större anläggningar. Möten med föreningslivet för dialog med tydlig agenda har fått till följd att kritiken från föreningslivet minskat under året. Insyn Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. Arbetet med att införa e-arkiv i kommunen har pågått under året. Projektet är i fasen att ha en så kallad testyta och genomföra testleveranser. Inom stadsarkivet pågår ett arbete med att bygga kunskap om vilka krav som behöver uppfyllas för att e-arkiveringen ska fungera. För att klara detta har nyrekrytering av IT-arkivarier skett. I hela kommunen behövs kompetens och kunskap om dokumenthantering för att leva upp till kraven kring e-arkivering. Det arbetet behöver ske parallellt med införandet av e-arkiv. Trygghet Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. Under 2018 har områdesbaserat arbetssätt utvecklats med förändrad programverksamhet på nämndens mötesplatser och genom SSPF, samverkan mellan Skola, Socialtjänst, Polis och Fritid. Programverksamheten planeras nu månadsvis för att skapa möjlighet till en större delaktighet av besökare att vara med och utforma programmet. Under 2019 behöver dialogen med besökare/boende utvecklas ytterligare. Samverkan utifrån SSPF har lett till aktiviteter på Årbyskolan, Stålforsskolan samt Lagersbergsskolan i samband med skoldagens slut samt under kvällstid. Vid flera tillfällen har samarbete skett när det har varit oroligt vilket gett resultat i att fortare skapa lugn och trygghet för våra ungdomar/elever. Det arbetet behöver utvecklas med mer gemensamma strategier mellan skola, socialtjänst och kultur- och fritidsförvaltningen. 5

11 Arbete med MVP (Mentorer för VåldsPrevention) fortsätter och fler MVP coacher kommer att utbildas under Arbetet är viktigt både på kort och på lång sikt. Under året har fritidsgårdsverksamheten varit tvungen att stänga den öppna delen av verksamheten i Årby. Anledningen har varit hot mot medarbetare kopplat till en orolig och otrygg miljö utanför fritidsgården. Åtgärder har vidtagits och beslut fattades att fortsatt bedriva aktivitetsbaserad verksamhet på Årbyskolan och i Skiftinge i samverkan med andra aktörer. Den aktivitetsbaserade verksamheten har haft fler besökande och delaktiga ungdomar än den öppna verksamheten. Det har även varit fler flickor som har deltagit. I Lagersberg uttrycker ungdomarna att det är tryggare, efter införandet ett nytt arbetssätt som innebär att de anmäler till verksamhet och aktiviteter. Arbetssättet har även har tagits fram på grund av en orolig och otrygg utemiljö som fick stor påverkan på verksamheten. Under 2019 behöver strategier och arbetssätt tas fram för hur otrygga utemiljöer kan förbättras. Planen för trygghet och inkludering är beslutad och kommer att vara en viktig del av arbetet framåt. I Årby centrum har samverkan startat med flera aktörer för att bryta segregation, arbeta inkluderande, höja utbildningsnivån och få fler i jobb. Fyraårigt processmål P ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i. Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend Kommunens index för 2018 är 41 och ligger under målet 45, och medelvärdet för övriga kommuner är årigt åtagande Verkställa de lokala handlingsplanerna i prioriterade stadsdelar i samverkan mellan kommunkoncernens verksamheter och civilsamhället. Arbetet hålls samman av trygghetskoordinator och ska främja trivsel och delaktighet samt förebygga social oro. (KS, alla nämnder, KFAST) De lokala handlingsplanerna som utgår ifrån samverkansöverenskommelsen med Polisen ska genomföras under 2018 i bred samverkan mellan kommunkoncerns verksamheter, polis och civilsamhället. Fokus ska ligga på främjande, förbyggande och tillitsskapande insatser. Arbetet initieras och hålls samman av kommunstrateg välfärd på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad Arbetet i de prioriterade stadsdelarna har skett i samverkan. Plan för trygghet och inkludering är beslutad av kommunfullmäktige. Implementeringsarbetet startar 2019 och det pågår redan ett arbete över förvaltnings- och bolagsgränserna mot segregation och utanförskap. Verksamheterna har prövat metoder från trygghetsplanen som visat sig framgångsrika och det skapar goda förutsättningar för det fortsatta arbetet. De lokala lägesbilderna har uppdaterats och arbetet fortsätter

12 Processområde Berikande kultur och fritid Kultur-och fritidsnämnds verksamheter bidrar till kommunens attraktionskraft genom att skapa goda förutsättningar för en meningsfull fritid genom idrott, kultur och rekreation. SBCs senaste undersökning visar att invånare är nöjda med sina fritidsmöjligheter i kommunen. Det sammanlagda resultatet är något sämre än 2017 års undersökning med ett index på 66 att jämföra med 61 för samtliga kommuner. Däremot har kvinnor blivit mer nöjda (från 63 till 66), medan männens resultat har försämrats (från 64 till 62). Till följd av den varma sommaren var badplatserna välbesökta men sommartorgen, biblioteket och museerna har något färre besökare än föregående år. Under hösten har arbetet med att färdigställa förstudien för allaktivitetshus Fröslunda och utredningar om att utveckla musikskolan till en kulturskola samt översyn av bibliotekets infrastruktur prioriterats. Huvudprocess Föreningsbidrag Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. En översyn av kultur- och fritidsnämndens samt Torshälla stads nämnd bidrag till föreningslivet pågår under året och en slutrapport väntas i februari Översynen belyser bland annat det kontanta stödet och lokalsubventioner. Under hösten genomfördes den årliga enkätundersökningen till föreningslivet. En djupare analys kommer presenteras för nämnden under våren Fyraårigt processmål P35. Föreningar ska ha förtroende för kommunens stöd Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend Frågan om förtroende är svår att mäta och resultatet ovan utgår från om föreningar är nöjda med kommunens föreningsstöd. 78 procent av föreningarna som deltog i undersökning är nöjda, 73 procent tycker att villkoren för föreningsbidrag är tydliga. En kort jämförelse med andra kommuner visar att de följer måttet nöjdhet med bemötande från kommunen och där har Eskilstuna kommun ett likvärdigt gott resultat då 85 procent av de svarande föreningarna är nöjda med bemötandet års undersökning är i huvudsak jämförbar med 2017 års resultat. En djupare analys kommer att presenteras för nämnden under våren. Huvudprocess Fritidsverksamhet Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. Det finns en stor variation i utbudet av fritidsaktiviteter från nämndens verksamheter. Fokus är barn och unga och det har det funnits ett varierat utbud av aktiviteter för barn och unga i alla åldrar. Extra lovpengar från staten har bidragit till att betydligt fler aktiviteter och program har kunnat erbjudas barn och unga under alla lov. 7

13 Inför 2019 har det statliga stödet till övriga lov förutom sommar lovet (Eskilstuna fick mnkr) samt stödet till musik/kulturskolor (Eskilstuna fick ,750 mnkr)tagits bort. Detta kommer att innebära negativa konsekvenser för Eskilstuna barn och unga. Fyraårigt processmål P39. Flickor och pojkar ska vara nöjda med sin fritid Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 84,0 93,0 Det finns inget resultat från Skolenkäten Kultur- och fritidsförvaltningen kommer från och med årsskiftet att delta i Ung livsstil. Ung livsstil är ett forsknings- och utvärderingsprojekt som studerar ungas levnadsvanor och livsvillkor inom en rad områden samt preferenser inom fritid och kultur. Ung livsstil är ett samarbete mellan ett femtontal kommuner i Sverige och institutionen för socialt arbete (Stig Elofsson) vid Stockholms Universitet. Genom att delta i Ung livsstil kommer Eskilstuna kommun få faktabaserade underlag som stöd för beslutsunderlag i frågor som rör barn och ungas fritid och kultur. 1-årigt åtagande Under 2018 ska kultur- och fritidsnämnden erbjuda barn och unga ett fritidsutbud i nära anslutning till deras hemmiljö. För att kultur- och fritidsnämndens verksamhet ska vara lätt tillgänglig och öppen för att flera barn och unga ska ha möjlighet till en meningsfull fritid. Arbetet kan ske i samverkan med organisationer i civilsamhället. Status Färdiggrad Under sommarlovet har Ung Fritid och mötesplatser skapat totalt 165 olika aktivitetstillfällen, med 8155 besökare, 39 % flickor och 61 % pojkar. Sammantaget under sommaren har lovstöd skapat 1735 aktivitetstillfällen för deltagande ungdomar, 43 % flickor och 57 % pojkar. Utöver kommunala verksamheter har 26 föreningar samverkat för att skapa ett sommarlov fullt av aktiviteter. Det är en imponerande omfattning och bredd i verksamheten som gjort skillnad för många av kommunens barn och unga. Förvaltningen kommer att invänta riksdagens besked om fortsatt lovstöd Därefter kommer planeringen för lovverksamheten 2019 att revideras. Under året har tre nya verksamheter för barn och unga startats, Verkstan, hbtq-verksamhet och Team Fritid. Verkstan erbjuder ett varierat utbud med Fredagshäng, gaming, studio samt hbtq verksamhet. Till Verkstan kommer ungdomar från hela Eskilstuna vilket är mycket positivt. Gaming är något som ungdomarna efterfrågar och det kommer utökas till Hbtq-verksamheten har haft många besök och är viktig för målgruppen. Team Fritid startade upp i september och arbetar uppsökande med målsättningen att skapa delaktighet och egen organisering av ungdomar. Redan nu går det att utläsa att verksamheten når målgruppen som inte besöker den ordinarie verksamheten och att arbetet med delaktighet genom ungdomspott ger resultat i antalet delaktiga ungdomar. 8

14 Stadsbiblioteket har genomfört många aktiviteter under året, runtom i hela kommunen för att nå alla barn och unga. Det lässtimulerande arbetet behöver börja tidigt. Redan som bebisar kan barn få uppleva berättelsens magi. Med Bebisbibblan på turné når personalen de viktiga föräldrarna och kan informera om läsning och litteratur. Verksamheten som startade på Stadsbiblioteket har varit på turné till familjecentralerna i kommunen, Centrum, Skiftinge, Torshälla och en privat, Tomaskyrkan i Mesta. Totalt har 91 bebisar och 88 vuxna deltagit. Barnverksamhet på Årby bibliotek förstärktes under hösten. Förvaltningen fick extra medel för att bidra till ett tryggare Årby. Årby bibliotek har, i samverkan med allmänkulturen, bland annat erbjudit barn i åldrarna 2-10 år fyra extra teaterföreställningar. Intresset var stort och drygt 200 barn fick uppleva teater på Årby bibliotek. Sagostunder på svenska och arabiska har skett i mötesplats Nyfors, Skiftinge familjecentral, Lagersberg, Kjula och Årby. Till dessa sagostunder kommer förskolor med barnen, vilket gör att även barn med läs- och biblioteksovana föräldrar kommer till biblioteket. Eskilstuna stadsbibliotek genomförde under året ca 1100 program och aktiviteter, 720 av dessa var riktade mot barn och unga, vilket motsvarar 67 %. Det innebär att biblioteken nu uppnår målet i biblioteksplanen målområde 3 att antalet program och aktiviteter för flickor och pojkar ska öka från 33 % till 50 % av det totala programutbudet. Musikskolan har under 2018 fortsatt att utveckla verksamheten för att nå fler barn och unga i de av prioriterade områdena. El Sistema har expanderat sin verksamhet med ytterligare en årskurs vid Fröslundaskolan, samt påbörjat etableringen vid Lagersbergskolan. El Sistema har startats vid två nya förskolor. Man har kompletterat organisationen med två pedagoger och en administratör och utökat antalet elevplatser med 250 stycken. Utökningen av dessa verksamheter har skett med hjälp av pengar från kulturrådet Öppen musikskola har utökats i samarbete med S:t Eskils gymnasium. Verksamheten arrangerar även i samarbete med Ung Fritid kreativa tjejhäng i ett prioriterat bostadsområde och på Stålforsskolan. Till aktiviteterna bjuder man också in olika gästaktörer som t ex Tjejjouren Mejja, Stadsbiblioteket och Ung Fritids HBTQ-verksamhet. Stadsmuseet hade sommarlovsaktiviteter i Skiftinge, Årby, Fröslunda och Lagersberg under veckorna på Ung Fritids sommartorg. Besöken har haft olika teman: hantverk/smide, slott/riddare, ångbåt/fordon. Efter besöken fanns det alltid en aktivitet i någon av museets kulturhistoriska miljöer som sommargrupperna besökte. De besökte Lagerbergs säteri, provade på att smida och att dreja på Rademachersmedjorna, åkte ångbåt på Eskilstunaån och tog fotografier i områdena som sedan ställdes ut på Stadsmuseet. Ungefär 1500 barn och unga deltog. Konstmuseet arbetar med att erbjuda barn och unga ett fritidsutbud med konsten som fokus i nära anslutning till deras hemmiljö. Man har arbetat med konstpedagogik förlagd på museet, men också lyft ut konstpedagogiken utanför huset, ofta förlagd till de prioriterade områdena. Utbudet har också bestått av lovverksamhet, både bokningsbart för förskolor och fritids, men också drop-in. Konstkollo under sommaren liksom höstlovsaktiviteter skedde med stöd av statliga lovmedel. 9

15 Tre offentliga konstuppdrag är genomförda med deltagarfokus där ungdomar har varit delaktiga, "Vem är din mamma?" i Frösunda, "Bara vara" i Årby och "På frihand" i Vilsta. Huvudprocess Anläggningar för kultur, idrott och rekreation Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. Arbetet med att utveckla Vilsta har fortsatt under 2018, det kommer ge utökade möjligheter för föreningsliv och allmänhet att utöva olika aktiviteter under såväl vinter som sommar. Under sommaren har golvet i STIGA Sports Arena Eskilstuna byts till ett mjukare golv. Det nya golvet innebär att omställning i A-hallen från två hallar till en större hall kommer ta längre tid. Orrlidens IP har byggts om under 2018 för att kunna öka nyttjandegraden med anledning av att det planeras för bostäder på Vreta IP. Arbetet har skett i samverkan med Skogstorp GoIF och Skogstorpsskolan. Orrliden har nu två konstgräsplaner, två mindre naturgräsplaner, en 60 meters bana, längdhoppsgrop och en kulring. Under hösten invigdes allaktivetsparken Långbergparken i Skiftinge som genomförts i samverkan med stadsbyggnadsnämnden och med stöd från Boverket. Parken innehåller något för alla åldrar. Här kan man träna och leka. Parken ska också bidra till avkoppling och fungera som en mötesplats i området. En tjejgrupp från Palatzet var fokusgrupp och bidrog önskemål och förslag under arbetet med utformningen av parken. Fyraårigt processmål P38. Invånare såväl kvinnor som män ska vara nöjda med kommunens insatser för idrott och motion Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend Det sammanlagda resultatet är detsamma som 2017 års undersökning. Däremot har kvinnor blivit mer nöjda (från 63 till 66), medan männens resultat har försämrats (från 64 till 62). 1-årigt åtagande Ta fram utvecklingsplan för Vilsta friluftsområde Utvecklingsplanen ska presentera framtida utveckling och investeringar i Vilsta friluftsområde. Status Färdiggrad Framtagande av utvecklingsplanen är i sitt slutskede, en första visionsskiss är framtagen som visar åtgärder för både vinter- som sommarhalvåret. Arbetet har skett i dialog med olika intressenter för området så som föreningsliv och näringsliv. Utvecklingsplanen innehåller åtgärdsförslag och förslag på etappindelning för fortsatt arbete. Planen kommer att färdigställas för beslut i kultur- och fritidsnämnden under våren Genom att utveckla Vilsta friluftsområde stärks förutsättningarna för invånare i kommunen till en mer fysiskt aktiv vardag och ökad folkhälsa. 10

16 Delta i utredningen om införsäljning, förvaltande och drift av kommunens arenor. Syftet med utredningen är att kartlägga nuläget kring styrning och användning av kommunala arenor för att sedan presentera möjliga alternativ som svarar upp mot nutida och framtida behov av en flexibel infrastruktur. Utredningen ska presentera förslag på möjliga vägar framåt för Eskilstuna som motsvarar ambitionerna i olika styrdokument. Med kommunala arenor avses arenor med stor publikkapacitet, som har möjlighet till flera olika former av evenemang och verksamhet samt är större kommunala investeringar. Fokus för nulägeskartläggningen i utredningen är STIGA Sports Arena, Munktellbadet, Lokomotivet, och Eskilstuna Teater. Status Färdiggrad Förvaltningen deltar i arbetet som leds av kommunledningskontoret. Arbetet fortsätter under årigt åtagande Genomföra en översyn av bibliotekets infrastruktur Fokus ska vara på geografisk placering och verksamhetens innehåll för att ge största möjliga tillgång till biblioteksverksamhet för kommunens invånare. Status Färdiggrad En utredning startades upp under hösten och har bestått av kartläggning av nuläget, dvs. hur infrastrukturen ser ut i dag, var verksamheten bedrivs geografiskt och vad den innehåller. Omvärldsspaning har också genomförts om hur andra kommuner har valt att bygga upp sin biblioteksinfrastruktur och hur verksamhetens innehåll är planerat och vilka mål de har. Möjlighet till s.k. meröppna bibliotek har också undersökts. Analysarbetet har påbörjats utifrån kommunens utveckling och identifierade behov i samhället. Resultatet kommer att presenteras för nämnden och utredningen planeras vara slutförd under tredje kvartalet Huvudprocess Pedagogisk kulturverksamhet, programverksamhet och evenemang Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. Kvinnor och män är i den senaste undersökningen nöjda med kommunens verksamhet för kultur och sina fritidsmöjligheter i kommunen års värde är detsamma som Vi ser en svag tendens att kvinnor har blivit något mindre nöjda medan männen har blivit något mer nöjda. Index för samtliga kommuner är 62. Programserien Upplyst är ett samarbete mellan stadsbiblioteket, stadsarkivet och stadsmuseet samt flera externa aktörer. Under våren var temat Valet och uppmärksammade bland annat frågor som rör hur vi tar till oss information, hur information kan manipuleras men även hur politiker i Eskilstuna ser på kulturen i kommunen. Höstens tema var #metoo och sedan då? Det nu etablerade samarbetet med Sveriges Radio P4 Sörmland och Mälardalens högskola gör att serien håller hög kvalitet och når ut bredare än tidigare. 11

17 Konstmuseerna i kommunen har under sommaren erbjudit Sommarkonstkollo. Det är ett socialt och lokalt engagerande projekt där barn och ungdomar får möta och arbeta kreativt tillsammans med en verksam konstnär. Temat för kollot var att undersöka begreppet "plats" och pedagoger, deltagare och konstnär arbetade tillsammans och tittade vi på mer eller mindre offentliga platser med olika funktioner och hur vi förhåller oss till dessa. Varje dag utgick en tom butikslokal inne i 21:ans köpcentrum där kollat också avslutades med att deltagarna fick presentera sitt arbete i en utställning. Arbetet med evenemang fortsätter utvecklas i kommunen med större samverkan mellan förvaltningar och bolag genom arena- och evenemangsgruppen. Gruppen har ett gemensamt uppdrag som utgår från evenemangsstrategin och fungerar också som en väg in för större arrangörer och evenemang. Under året har det genomförts ett flertal större evenemang som exempelvis Folk och Kultur, SM i friidrott, Ungdoms SM i både bordtennis och simning, EM i Bordshockey samt ett antal konserter och föreställningar av olika slag. Att genomföra större evenemang på nämndens anläggningar och scener har blivit alltmer återkommande och kräver både utveckling av kompetens och nya arbetssätt. Förvaltningen har under 2018 arbetat internt med att utveckla organisationen för att stärka förmågan att ta emot evenemang. Arenor och scener får god respons och positiv feedback från externa arrangörer och aktörer när det gäller service och bemötande. Organisationen har förbättrat sin flexibilitet och är lösningsfokuserad i samband med evenemang. Fyraårigt processmål P40. Invånare kvinnor såväl som män ska vara nöjda med kommunens insatser för kultur Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend års värde är det samma som Vi ser en svag tendens att kvinnor har blivit något mindre nöjda medan männen har blivit något mer nöjda. Index för samtliga kommuner är årigt åtagande Genomföra en fördjupad förstudie för ett allaktivitetshus i Fröslunda och påbörja genomförandet. Förstudien ska belysa alla kommuninvånares möjligheter till skapande, delaktighet, lärande och konsumerande av kultur. Flickor och pojkar är en prioriterad målgrupp Status Färdiggrad Arbetet med den fördjupade förstudien har överlämnats till kommunstyrelsen för fortsatt hantering. I projektet har flera förvaltningar och bolag från hela koncernen deltagit. Projektet ska bidra till att med ett långsiktigt perspektiv och i bred samverkan inom kommunkoncernen arbeta för hållbar stadsdelsutveckling som bidrar till att skapa förutsättningar för en ökad trygghet, jämställdhet och folkhälsa samt höjd kunskapsnivå i Fröslunda med omnejd, där dessa behov är större än i andra delar av Eskilstuna. Under våren 2018 identifierades platsspecifika förutsättningar och hållbarhetsmål prioriterades enligt metoden för hållbar stadsutveckling. En prototyp på allaktivitetshuset som gav förslag på innehåll och verksamhet samt gav underlag till arkitektarbete, togs fram genom 12

18 en process där projektorganisationen, medarbetare, elever/brukare, lokalt föreningsaktiva och studieförbund involverades. I de tomma lokalerna har bland annat Ung Fritid och mötesplatser, socialtjänsten och barnoch utbildningsförvaltningen haft tillfällig verksamhet i syfte att motverka otrygghet och skapa aktivitet på platsen och runt Fröslunda torg. 1-årigt åtagande Delta i kulturkonventet Folk och kultur Folk och Kultur är ett nytt kulturpolitiskt konvent och en tribun för konst och kultur i hela Sverige. Första konventet ägde rum 7-10 februari 2018 i Munktellstaden, Eskilstuna. Folk och Kultur vill främja ett tillgängligt och vitalt kulturliv i hela landet, sprida kunskap om kulturens betydelse både i sig och för andra sektorer samt synliggöra den regionala nivån och vara en mötesplats för det breda kultursamtalet inom alla politikerområden. Status Färdiggrad Folk och kultur 2018 besöktes av ca 1800 personer. Upplevelsen var att eventet fick stort gensvar från hela landet samt att det var en hög grad av rapportering i media kring kulturkonventet. Förvaltningens medarbetare var mycket delaktiga, dels som lokala samordnare och dels i kontakten med arrangörerna. Arrangörens utvärderingsenkät var övervägande positiv och mycket beröm har även framförts till Eskilstuna kommun. Flera delar av nämndens verksamheter visades upp på olika sätt under konventet, bland annat genom olika seminarier. Konstmuseet var värd för ett seminarium om offentlig konst och medborgardelaktighet under rubriken "Ta en fantasi och blås upp den till verklighet! Den offentliga konstens möjligheter och roll i vårt samhälle" och Svenskt barnbildarkiv visar filmen "Oroliga tider" på utställningsytan. Stadsbibliotek, stadsmuseet och P4 Sörmland var värd för ett seminarium om programserien Upplyst. Lässatsningen medverkade även som värd för ett seminarium om sin verksamhet. Förvaltningen arbetade med att engagera det lokala kulturlivet i Eskilstuna. Det bidrog till lokala programaktiviteter utifrån samverkan med kulturaktörer och föreningslivet. Exempel på aktiviteter är fotoprojekt, skulpturpark, hiphop seminarium, konstutställningar av tre konstnärer samt en kulturafton med mat och stand-up. Arbetet för Folk och Kultur 2019 pågår. 1-årigt åtagande Under 2018 sker en förstudie om att utveckla musikskolan till en kulturskola Som en del i utvecklingen av barn och ungas kultur i Eskilstuna kommun ska en förstudie om att utveckla Musikskolan till en kulturskola påbörjas under Förstudien ska beskriva ett nuläge och vidare undersöka barn och ungas behov och önskemål kring kulturverksamhet samt föreslå modell för en kulturskola i Eskilstuna kommun. Status Färdiggrad Arbetet med förstudien har bestått av kartläggning av kulturpedagogisk verksamhet inom nämndens verksamheter samt beskrivning av externa aktörers pedagogiska kulturverksamhet 13

19 för barn och unga. Det har genomförts en omvärldsbevakning om hur andra kommuner har utformat kulturskola. Vidare har aktuell forskning och undersökningar gällande barn och ungas kulturaktiviteter på fritiden sammanställts. Utredaren har också haft ett antal dialogmöten med olika aktörer. Synpunkter från barn och unga har inhämtats genom kontakt med skolor och fritidsgårdar. Resultatet av arbetet så här långt har presenterats för nämnden och utredningen slutförs under andra kvartalet Under 2018 ska kultur- och fritidsnämnden uppmärksamma musikens betydelse för Eskilstuna Eskilstunas historia präglas av den industriella utvecklingen som drivit staden framåt. Parallellt har denna miljö bidragit till ett rikt och varierat musik- och kulturliv som vuxit fram och blomstrat. Under 2018 ska musikens betydelse för Eskilstuna i allmänhet och musikbandet Kent i synnerhet uppmärksammas. Status Färdiggrad Stadsmuseets utställning från Rock-Nisse till Kent har stått på Stadsbiblioteket och på arkivens dag. Utställningen hade temat Eskilstuna årets pop-stad 1998 med extra fokus på Kent med bland annat en välbesökt föreläsning om Kent. Under året har fokus varit att fånga och uppmärksamma nya musikaliska förmågor på kommunens "öppna scener", t.ex. sommartorgens scener. Under året har ett brett, mångkulturellt musikliv som återspeglar Eskilstunas invånare lyfts fram. Delaktighet, egna förmågor och medskapande är ledord i verksamheten. I Musikskolans decemberkonsert "En himmel full av stjärnor" lyftes musikens betydelse för Eskilstuna i allmänhet och musikbandet Kent i musiknumret "industrimusik", bestående av låtarna Sverige & Musik nonstop. Musikskolan och Eskilstuna stadsbibliotek ska under 2018 delta i SKL's innovationsprojekt Mer för fler Arbetet leds av Sveriges kommuner och landsting (SKL). Projektet är uppbyggt utifrån tjänstedesign, som tar sin utgångspunkt i användarens upplevelse. Syftet är att utveckla tjänster som bättre motsvarar behoven hos de målgrupper som verksamheterna idag har svårt att nå ut till. Arbetet samordnas av Eskilstuna stadsbibliotek Status Färdiggrad Eskilstuna stadsbibliotek har tillsammans med Eskilstuna musikskola deltagit i SKL:s projekt Mer för fler. Syftet med Mer för fler är att pröva metoder för att nå fler barn och unga för att möjliggöra att de får tillgång till och kan vara i delaktiga i kulturverksamheterna. Målgruppen är framför allt unga flickor i yngre tonåren som bor i Eskilstunas prioriterade områden som det idag är svårast att nå. Genom att lära känna den egna verksamheten ur invånarnas perspektiv och ta reda på vilka behov som finns, kan man tillsammans utforma en värdefull verksamhet som skapar en meningsfull fritid för fler barn och unga. Även om syftet var att lära sig en metod, utvecklade gruppen ett "tjejhäng" på Stålforsskolan som man 14

20 planerar att testa i Årby under våren Deltagarna i "Mer för fler" kommer att sprida kunskapen om metoden inom förvaltningen. Huvudprocess Samla och tillgängliggöra konst och kulturhistoriskt material Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. Arbetet med att flytta stadsmuseets föremålssamling pågår. Det är ett omfattande arbete att flytta ca föremål och projektet förväntas pågå i två år. Under hösten renoverades konstmuseets golv och kommunens konstsamling hängdes om, vilket innebar att konstmuseets utställningssalar var stängda under 11 veckor. Nu visas samlingen på ett nytt sätt. Den tidigare kronologiska hängningen har frångåtts och konsten visas istället utifrån olika tematiseringar, baserade på allt ifrån konstnärliga processer och motivval till enskilda konstnärskap. Målnivån för antal besök sattes med utgångspunkt från den förutsättningen till Totalt gjordes besök på museet. Målet för 1000 pedagogiska besök nåddes också med totalt 1533 besök. Vid undersökningen som genomfördes bland besökare under senhösten på Eskilstuna konstmuseum, visar det sig att besökarna är mycket nöjda med verksamheten och utbudet. Eskilstuna konstmuseum har haft ett fortsatt uppdrag i enlighet med Inriktning för offentlig utsmyckning, att utifrån gällande budget leda arbetet med offentlig konst i Eskilstuna. Tre av årets uppdrag har haft deltagarbaserat fokus. Ett par av uppdraget har tagit plats i de prioriterade stadsdelarna Fröslunda och Årby. Utifrån beslut att en del av investeringsbudgeten för offentlig konst ska gå till reinvestering av verk har arbetet kring två offentliga konstverk påbörjats. Under konceptet konst + friluftsliv = sant har Eva Mags konstverk På fri hand invigts i Vilsta friluftsområde. Eva Mag arbetade i öppen ateljé på konstmuseet under hösten 2017 och våren 2018 tillsammans med elever från Rinmangymnasiets hälsa-, vård- och omsorgsprogram, per tillfälle ca 10 elever. Tillsammans med eleverna arbetades ett skissförslag fram. Frågor som låg till grund till arbetet var: Vad består vi människor av? Vad har vi för resurser? Hur frångår vi invanda föreställningar av vad vi kan klara av. Astrid Göranssons uppvärmda skulptur Vem är din mamma invigdes på mors dag, 27 maj 2018, invid torget i Fröslunda. Astrid ställde och ställer en fråga som alla kan svara på: Vem är din mamma? Genom samtal och möten med medborgarna har hon lyckats väva in Fröslundabornas historia i verket. Det färdiga konstverket är fullt av reliefer och små detaljer. Många av dessa består av mönster av olika textilier som skapats av kvinnor i Fröslunda, direkt till skulpturen. Konstuppdraget har gjorts i samarbete med Ung fritid och Mötesplatsen Fröet. Den offentliga konsten bidrar till ett attraktivt stadsrum och offentlig miljö och att invånare möter konst i sin vardag. Ett rikt kulturellt utbud och attraktiv vistelsemiljö gör samhället mindre ödsligt på kvällstid och därmed tryggare att vistas i. 1-årigt åtagande 15

21 Kultur- och fritidsnämnden ska under ta fram en konstpolicy Konstpolicyn ska innehålla inriktning för: Gåvor och donationer - Depositionskonst - Samlingar - Offentlig konst. I arbetet ska en utredning om finansieringsmodell för offentlig konst genomföras. Status Färdiggrad Åtagandet har prioriterats ner under , det har inte funnits resurser i organisationen för att arbeta med åtagandet som löper på flera år. Åtagandet kommer från den kulturpolitiska planen där målsättningen är att det ska finnas en konstpolicy år Under 2019 har nämnden ett åtagande att genomföra en förstudie "Framtidens museum" för att slå fast uppdrag, inriktning och ambitionsnivå för museiverksamheten utifrån den nya museilagen. När den är beslutad kommer arbetet med en konstpolicy att starta. Utveckla en gemensam metodik för att beakta kulturella resurser i stads- och landsbygdsutveckling. (SBN, KFN, KS, DEAB, KFAST) Genom att bredda samhällsplaneringen och finna nya vägar kan kulturella perspektiv koppas till samhällsplanering och samhällsutveckling. Därför ska en gemensam metod för så kallad "cultural planning" utvecklas under Status Färdiggrad Kultur- och fritidsförvaltningen deltar i arbetet som leds av stadsbyggnadsförvaltningen. Genomföra en analys av förutsättningarna för att utveckla de kulturella och kreativa näringarna samt ta fram en handlingsplan för fortsatt arbete. (DEAB, KS, KFN, AVN, MSP) De kulturella och kreativa näringarna är en bransch där det finns möjligheter att skapa fler jobb. Under 2018 ska en analys genomföras av förutsättningarna för utveckling och en handlingsplan för fortsatt arbete ska presenteras. Status Färdiggrad Kultur- och fritidsförvaltningen deltar i arbetet som leds av Destination Eskilstuna. Vidare har förvaltningen startat en dialog med Region Sörmland om samverkan för att utveckla KKNnäringarna i regionen. 2. Höjd utbildningsnivå Processområde Utbildning Huvudprocess Förskola Bedömning Trend Lässatsningen har 2018, för barn upp till förskoleklass, nått barn och 730 personal. 16

22 Språk utvecklas tidigt och det lässtimulerande arbetet är viktig i tidig ålder. Under våren har fyra förskolebibliotek blivit invigda. Tre av dem ligger i prioriterade områden och ett på landsbygden. Alla har i anslutning till detta fått ett författarbesök där alla barn även fått ett signerat exemplar av författarens bok. Cirka 500 barn och 100 personal från förskolan deltog under invigningarna. Dessutom har varje familj fått ett gåvokort där de kan hämta ut ett gåvopaket om fyra böcker på närmaste bibliotek. Endast 28% har valt att hämta sina gåvopåsar. Lässatsningen har dialog med förskolans pedagoger för att locka fler att hämta böckerna. Alla förskolor får erbjudande om att besöka Stadsbiblioteket för att få en sagostund och visning av biblioteket. Under 2018 kom drygt 160 barn plus pedagoger. Verksamheten är relativt ny och bör kunna nå fler ju mer inarbetad den blir. Studiecirklar för förskolepersonal har genomförts. Syftet är att inspirera förskolepersonal i arbetet med läsning på förskolan samt att fördjupa samarbetet med bibliotek och förskolan. Cirklarna ger bra kännedom om olika slags barnlitteratur och vidgar pedagogernas syn på bilderboken och ger en större medvetenhet om den bredd som finns. Det gör att barnen på förskolan får tillgång till ett bredare utbud av barnlitteratur. Grundskola Bedömning Trend Lässatsningen har under 2018 för elever från förskoleklass till och med åk 3 bland annat nått 960 pedagoger och andra vuxna i skolan samt elever. Kick-start: För att stimulera barn till läsglädje och komma igång med läsandet efter att ha knäckt läskoden erbjuds bokprat och böcker till åk 2. Sammanlagt 34 av 38 åk 2- klasser deltog. Några klasser fick också författarbesök efter att ha röstat på favoritförfattare. Verksamheten är mycket uppskattat av barnen och av pedagogerna och den är viktig för att stimulera barnen att läsa och tidigt få flyt i sin läsning. Verksamheten kommer därför att fortsätta. Under Bokskolan får eleverna i förskoleklass visning av bibliotek/filial/mötesplats/bokbuss samt sagostund och gåvor i form av t ex gympapåse med lånekortsförbindelse och Sarah Sheppards bok Viktiga kartor. Totalt har 49 av 65 klasser i förskoleklass deltagit, vilket är en liten ökning från föregående läsår. Bokskolan uppskattas mycket av elever och lärare. Inbjudan att komma på besök till Stadsbiblioteket för bokprat och visning av biblioteket erbjuds alla klasser åk 1-3. Under 2018 deltog 233 barn. Att träffa en riktig författare är spännande för många barn och bidrar till ökat intresse för läsning. 60 av 65 klasser i åk 3 har under november månad tagit emot ett författarbesök. Klasserna får böcker, skrivna av författaren, innan besöket. Varje termin erbjuds föreläsningar för skolans pedagoger som arbetar med barn i förskoleklass-åk 3. Tre föreläsningar genomfördes under året, Barbro Westlund, lektor i didaktik föreläste under våren för omkring 80 personer. Två föreläsningar genomfördes samma dag under läslovet på höstterminen, 70 personer deltog. Sammanlagt fick 150 personal som arbetar med barn från förskoleklass till och med årskurs 3 kompetensutveckling inom området

23 3. Fler jobb Processområde Näringsliv och arbete Huvudprocess Arbetsmarknadsåtgärder 1-årigt åtagande Förutsättningar för nya jobb ska skapas av Eskilstuna kommunkoncern tillsammans med andra aktörer, genom affärsplan Eskilstuna. (KS, alla nämnder och bolag) Arbetet initieras och hålls samman av Näringslivsavdelningen på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad Kultur- och fritidsnämnden bidrar till arbetet genom delaktighet i åtaganden "Genomföra en analys av förutsättningarna för att utveckla de kulturella och kreativa näringarna samt ta fram en handlingsplan för fortsatt arbete". Kultur- och fritidsförvaltningen och Destination Eskilstuna har under året blivit medlemmar i organisationen Kultur och Näringsliv. Syftet med medlemskapet är att stärka kulturentreprenörer i kommunen vilket på sikt kan leda till fler arbetstillfällen inom kulturoch besöksnäringen. Arbetet fortsätter under Förvaltningens trygghetskoordinator deltar i arbetet med Affärsplan Eskilstuna. 1-årigt åtagande Verka för att få igång en medflyttar- och inflyttarservice i samarbete med andra aktörer genom samfinansiering. (KS, DEAB, MSP, KFAST, KFN, BUN, SBN) Arbetet initieras och hålls samman av Näringslivsavdelningen på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad Kultur- och fritidsförvaltningen deltar i arbetet som leds av näringslivsavdelningen på kommunledningskontoret. 4. Social uthållighet Processområde Demokrati Huvudprocess Trygghet Bedömning Trend Processen bedöms fungera bra. Flera olika typer av insatser och aktiviteter har skett under året för att öka invånarens upplevda känsla av trygghet. Resultatet i SCBs undersökning 2017 visar på att kvinnor upplever en större otrygghet än män och att det indexvärdet i princip är oförändrat. Det kommunkoncerngemensamma arbetet som nämndens verksamheter deltar i 18

24 måste fortsätta med en uthållig och långsiktig plan för hur arbetet ska bedrivas. Samverkan med andra verksamheter och aktörer är mycket viktig för att öka invånares upplevda trygghet. Inte minst samverkan mellan ungdomsverksamheten, skolan och socialtjänsten som fungerar bra och leder till goda resultat. Fyraårigt processmål P ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i. Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend Värdet på index 41 är ungefär detsamma som 2017 års värde, men fortfarande är målvärdet inte uppnått. 1-årigt åtagande Kartlägga och tydliggöra kommunkoncernens tjänster och service för att underlätta etablering i samhället för nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar. (KS, BUN, SN, AVN, VON, KFN, KFAST) En förutsättning för att nyanlända ska komma i utbildning och/eller arbete är att personerna och deras familjer kan etablera sig i samhället. Under 2018 kartläggs och tydliggörs kommunkoncernens tjänster och service för att underlätta etablering i samhället. Exempel på områden är förskola, skola, fritid och boende. Arbetet initieras och hålls samman av kommunstrateg välfärd på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad Kultur- och fritidsförvaltningen deltar i arbetet som leds av välfärdsavdelningen på kommunledningskontoret. 1-årigt åtagande Vidareutveckla arbetet mot mäns våld mot kvinnor med fokus på våldsförebyggande arbete och hedersrelaterat våld. (SN, alla nämnder och bolag) Samtliga förvaltningar och bolag ska finnas representerade med minst en processledare i det koncernövergripande Kvinnofridsnätverket. Lokala kvinnofridsgrupper ska bildas under ledning av processledaren på respektive förvaltning och vid behov även i bolagen. Samtliga förvaltningar och bolag ska genom representation i kvinnofridsnätverket bidra till att revidera den koncernövergripande handlingsplanen Eskilstuna- En fristad för kvinnor. Samtliga förvaltningar ska vid behov även ha representanter i en kommunövergripande samverkansgrupp kring hedersrelaterat våld och förtryck. Berörda förvaltningar ska även ge medarbetare möjlighet att delta i de utbildningsinsatser kring hedersrelaterat våld och förtryck som erbjuds genom kommunen. Status Färdiggrad Kultur- och fritidsförvaltningen har en processledare som ingår i det koncernövergripande Kvinnofridsnätverket. Det finns en lokal kvinnofridsgrupp i förvaltningen som har tagit fram en aktivitetsplan. 19

25 Under 2018 har inom Ung fritid och mötesplatser utbildats personal i metoden Machofabriken för att säkerställa det normkritiska arbetet, för att sedan kunna arbeta med metoden tillsammans med ungdomarna. Flera verksamheter inom Kultur- och fritidsförvaltningen, tillsammans med andra aktörer, är arrangörer till programserien Upplyst som handlade om att belysa #metoo. Under hösten har anordnats bland annat utställningar och föreläsningar som handlar om normer, kränkningar och sexuella övergrepp. De anställda inom kultur- och fritidsförvaltningen har tagit del av filmen uppdrag motverka mäns våld mot kvinnor. 5. Ekologisk uthållighet Processområde Miljö och samhällsbyggnad Huvudprocess Drift och underhåll Bedömning Trend Fyraårigt processmål P45. Elförbrukning (kwh) per kvm i kommunens bostäder och lokaler ska minska Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 5,0 Under 2018 har förvaltningen arbetat aktivt med att tydliggöra elförbrukningen och att minska förbrukningen på nämndens olika anläggningar. Större delen av motionsspåren har ny LEDbelysning. I arbetet med att miljödiplomera förvaltningen (genom miljödiplomerade arbetsplatser) är målsättningen att det kommer synliggöra möjliga energieffektiviseringar i nämndens lokaler. 20

26 Effektiv organisation 6. Kvalitet Processområde Processkvalitet I ett framväxande kravsamhälle är det mycket viktigt att vara lyhörd för invånares behov, önskemål och synpunkter. Kvinnors, mäns, flickors och pojkars kultur- och fritidsintressen växlar snabbare samtidigt som förväntningarna är höga på att kommunen ska möta det aktuella behovet snarare än gårdagens behov. Verksamheten utvecklas genom resultatmätning, utvärdering och analys. Rutiner och processer tydliggörs och dokumenteras. I utveckling av den inre processkvalitén står slutleverans till invånare och kunder i fokus. För att öka andel nöjda invånare och kunder sker fler aktiviteter och insatser som återfinns i den övergripande processen tillgodose behovet av berikande kultur och fritid. Huvudprocess Kvalitetsutveckling Bedömning Trend Jämställdhetsarbetet i förvaltningen fortsätter att visa på ett mycket bra resultat. Det är en integrerad del i verksamheten och finns med i planering, utförande, uppföljning och i förbättringsarbetet. Arbetet med modiga idéer har inte riktigt tagit fäste i hela organisationen och för att jobba vidare med innovativa arbetssätt deltar delar av förvaltningen i ett innovationsprojekt som leds av SKL under Projektet ska bidra till lärande i hela förvaltningen. Förvaltningen tar stöd av konsult och uppdrag i arbetet med att integrera intern styrning och kontroll i det ordinarie årshjulet. Arbetet har påbörjats under hösten med en workshop med förvaltningens enhetschefer. Fyraårigt processmål P71. Andel (procent) av verksamheter i förvaltningar och bolag ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas genom kartläggning och analys ur jämställdhetsperspektiv. Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 83% 100% Inom kultur- och fritidsförvaltningen har det lokala jämställdhetsnätverket För Alla! sedan ett par år tillbaka varit en verksamhetsövergripande plattform - där frågor om jämställdhet bedrivs. Syftet är att sprida samsyn kring olika framgångsfaktorer, utmaningar samt anknytningar till andra jämställdhetsfrågor i respektive verksamhet. Inom nätverket finns en representant från samtliga verksamheter inom förvaltningen. För 2019 finns en uppdragsplan upprättad med aktiviteter som exempelvis innebär kompetensutveckling, metodarbete och samverkan kring området. 21

27 Nätverket ska också säkerställa att det finns aktiviteter för hur verksamheten ska utvecklas ur ett jämställdhetsperspektiv genom att bistå vid kartläggning och analys av respektive verksamhet. P ska antalet idéer/förbättringsförslag uppgå till 700 Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 1 4 Inom konceptet modiga idéer har en idé från förvaltningen lämnats. Kultur- och fritidsförvaltningen deltar i SKLs projekt Mer för fler som syftar till att kulturverksamheterna ska nå nya målgrupper genom innovativa arbetssätt och metoder. Projektets erfarenheter ska delas i hela organisationen för att bidra att flera modiga idéer föds. P jobbar alla anställda på en miljöcertifierad arbetsplats Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 0% En organisation för att miljödiplomera förvaltningen finns. Arbete pågår tillsammans med Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö. Varje område har utsett en eller flera lokala miljösamordnare. Dessa ska dokumentera en miljöutredning på enheten/området, upprätta miljömål och handlingsplaner, utvärdera behovet av rutiner och instruktioner samt beskriva hur avvikelser och förbättringsförslag ska hanteras. P uppgår andelen förverkligade idéer/förbättringsförslag till 10 % Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend Inom konceptet modiga idéer har en idé från förvaltningen lämnats. Kultur- och fritidsförvaltningen deltar i SKLs projekt Mer för fler som syftar till att kulturverksamheterna ska nå nya målgrupper genom innovativa arbetssätt och metoder. Projektets erfarenheter ska delas i hela organisationen för att bidra att flera modiga idéer föds. P4. Invånarna ska vara nöjda med hur kommunkoncernen sköter sina verksamheter Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend Värdet på index 61 är ungefär detsamma som 2017 års värde som låg på 62. Indexet för delarna Kultur (68) samt Idrott- och motionsanläggningar(64)har samma värden 2018 som Index för Kultur för samtliga kommuner är 62 och för Idrott- och motionsanläggningar 61. Huvudprocess Kommunikation Bedömning Trend Arbetet med att förbättra resultaten från servicemätningen 2017 pågår. Som exempel kan nämnas översyn av telefonilösningar och telefontider för att öka tillgängligheten. Att kommunicera evenemang på olika nivåer på ett bra sätt i rätt kanaler är en utmaning. Kommunikationen ska bidra till att utveckla evenemangsstaden, stärka platsvarumärket samt att fler tar del av evenemangsutbudet, får en meningsfull fritid och att kulturkonsumtionen 22

28 ökar. Arbetet pågår i processteamet Attraktiv stad samt i förvaltningen, så att evenemang på alla nivåer i evenemangspyramiden finns med. Fyraåriga processmål P upplever 70 % nytta av internportalen Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 79% 87% 2018 års medarbetarundersökning visar på en minskning av upplevd nyttan av internportalen jämfört med utfallet för Förvaltningens resultat ligger ändå nära målvärdet. P får 95 % svar på e-post inom 2 dagar Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 92% 92% Utfallet är detsamma som föregående år. För att nå målvärde 2019 genomförs insatser under året. P får 80 % kontakt med handläggare via telefon inom 2 minuter Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 67% 34% Jämfört med mätningen 2017 har en klar förbättring skett. Fortfarande måste insatser göras för att nå målet 80% 2019.Värt att notera är att den största förbättringen gäller de som får svar inom en minut, där en 17% förbättring skett. P uppfattar 90% ett gott bemötande vid telefonkontakt Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 100% 90% En förbättring har skett sedan föregående mätning. Målnivån för 2019 är uppnådd. Huvudprocess Tillgodose behovet av IT stöd Bedömning Trend I februari 2018 uppdaterades systemet för bokning av lokaler och anläggningar. Det pågår ett arbete för att utveckla föreningslivets möjligheter till självservice. Fyraårigt processmål P ska minst 60 % av ärenden komma in via e-tjänst - inom utvalda viktiga områden Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 58% 58% Inga ytterligare e-tjänster har införts under Fortfarande saknas integreringar mellan LEX och Booking för en effektiv ärendehantering. 1-årigt åtagande 23

29 Samtliga nämnder och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och utgår från Modellkommunprojektets benchmarkingmetodik. (KS, alla nämnder och bolag) Syftet med åtagandet är att ytterligare vässa jämställdhetsintegreringsarbetet i hela kommunkoncernen och att höja lägstanivån för kommunkoncernen som helhet. Detta genom att förvaltningar och bolag lär av varandra i ett styrt program som utgår från Modellkommunprojektets benchmarkingmetodik, se ( Arbetet initieras och hålls samman av avdelningen Välfärd på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad Kultur- och fritidsnämnden har deltagit i det utvecklingsarbetet för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet enligt benchmarkingmetodiken som letts av KLK. Arbetet har resulterat i att en arbetsgrupp i förvaltningen har bildats. Arbetsgruppen kommer att skapa mallar för att kunna granska nyinvesteringar ur ett jämställdhetsperspektiv. Arbetsgruppen har tagit avstamp från den mall för jämställdhetsanalys som KLK tillhandahåller. Den mall för analys som finns idag är mycket övergripande och kommer att därmed att fördjupas av arbetsgruppen. 1-årigt åtagande Samtliga nämnder och bolag ska delta i arbetet med att omsätta det gemensamma programmet för "digital förnyelse" till handlingsplaner med årliga aktiviteter. Aktiviteterna ska stärka kommunens attraktivitet, våra tjänsters kvalitet och organisationens effektivitet. (KS, alla nämnder och bolag.) Det digitala ska vara det normala. Välfärdens arbetsmetoder kan effektiviseras och kvalitet kan höjas genom bättre och fler digitala lösningar. Medborgarnas möjlighet att påverka och få tjänster utförda kan på samma vis öka genom en ökad digitalisering. Det innebär att verksamheterna ska beskriva sina interna och externa processer för tjänster och service, för att i nästa steg digitalisera och automatisera där det går och är lämpligt. Lämpligheten utgår från att aktiviteterna ska stärka kommunens attraktivitet, våra tjänsters kvalitet och organisationens effektivitet. Arbetet initieras och hålls samman av Ledningsstaben (IT-chef) på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad Kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram en lokal handlingsplan för digitalisering. Handlingsplanen bygger på en kartläggning av verksamheterna och har identifierat de första stegen för att öka digitalisering och automatisering inom områdena kultur och fritid. 24

30 För att säkerställa att kommunen levererar jämställd service, ger ett jämställt bemötande och har en jämställd resursfördelning ska alla nämnder och bolag år 2019 ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas ur jämställdhetsperspektiv. (KS, alla nämnder och bolag) Alla verksamheter (enheter, avdelningar osv) som rapporterar i BI Hypergene ska senast vid utgången av år 2019 ha en aktuell och enkel handlingsplan för att åtgärda ojämställdhetsproblem i verksamheten, som de upptäckt i kartläggning och analys av sin verksamhet ur jämställdhetsperspektiv. Arbetet initieras och hålls samman av avdelningen Välfärd på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad Kultur- och fritidsförvaltningen har integrerat jämställdhetsgranskningar i de lokala verksamhetsplanerna. Eskilstuna stadsbibliotek har genomfört flera jämställdhetsgranskningar. Handlingsplaner utifrån dem tas fram under En handlingsplan för jämställdhet har tagits fram för Stadsarkivet och Stadsmuseet där både årets arbete redovisas och hur vi går vidare under nästa år. Ett stort arbete för att få en mer jämställd historieskrivning har gjorts genom boken Eskilstuna, en annan historia. Utformning av aktivitetsbaserad verksamhet, ungdomspott och goda förebilder får effekten att fler flickor besöker verksamheten. Statistik uppdelad på kön i verksamhet gås igenom på varje planeringsmöte/verksamhet. 7. Attraktiv arbetsgivare Processområde Medarbetare Förvaltningen fortsätter att hålla fokus på att få ett gott engagemang från medarbetarna med innebörden av det aktiva medarbetarskapet. För att vi ska ha framgång med ett aktivt medarbetarskap behöver vi skapa förutsättningar för medledarskap för medarbetare och medskapande för brukare och kunder. Syftet är att säkra handlingsutrymmet i mötet mellan medarbetare och invånare. En grund för detta är att alla enheter har tydligt uppdrag, att förväntan på resultat och inriktning är känt samt att medarbetarnas handlingsutrymme har tydliggjorts. Det krävs också att parterna har transparens mellan varandra och arbetar med ständiga förbättringar, dvs ett processorienterat arbetssätt. Huvudprocess Tillgodose behovet av kompetensförsörjning Bedömning Trend I ett framväxande kravsamhälle är det mycket viktigt att vara lyhörd för invånares behov, önskemål och synpunkter. Kvinnors, mäns, flickors och pojkars kultur- och fritidsintressen växlar snabbare samtidigt som förväntningarna är höga på att kommunen ska möta det aktuella behovet snarare än gårdagens behov. 25

31 Verksamheterna behöver i högre utsträckning utvecklas genom digitalisering och självservice, uppföljning och ständiga förbättringar, medskapande och tjänstedesign och fördjupade analyser. Utifrån det ekonomiska läget i kommunen samt de växande förväntningarna och kraven måste utveckling gå hand i hand med avveckling och omställning. Vi behöver samverkan, samarbeta med många andra aktörer för att klara de åtaganden som ligger på förvaltningen. Fyraåriga processmål P85. Hållbart medarbetarengagemang ska uppgå till Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 78,0 78,3 Kultur- och fritidsförvaltningen uppvisar i analysen av HME (Hållbart medarbetarengagemang) ett totalindex på 78. Det är ett grönt värde över 75. HME har tre delindex som är Motivation, Ledarskap och Styrning. Motivation befinner sig på ett värde av 77,6 (80,0 förra mätningen). Medarbetarna uppfattar särskilt arbetet som meningsfullt men de ser även fram emot att gå till arbetet och utvecklas i ganska stor utsträckning. Ledarskap uppvisar ett värde på 78,7 i analysen (77,2 förra mätningen). Medarbetarna upplever att cheferna är bra på att visa förtroende för medarbetarna och ger dem förutsättningar för att ta ansvar i arbetet. Styrning uppvisar ett värde på 77,7 (77,4 förra mätningen). Medarbetarna upplever att de är insatta i arbetsplatsens mål och att medarbetarna vet vad som förväntas av dem i arbetet. Då totalindex för HME ska uppgå till 83 inom förvaltningen 2019 behöver insatser för detta göras. En viktig insats är att alla enheter ska ha tydliga uppdrag och att medarbetarnas förväntan på resultat överensstämmer med de mål som är satta. En förbättringspotential finns även när det gäller motivation. En motiverad medarbetare har goda förutsättningar att engagera sig i sitt arbete, men även i sin organisations helhet. En hög motivation och en positiv känsla när man går till jobbet ger goda förutsättningar för att göra ett bra jobb, utvecklas och bidra till utveckling av verksamheten. P86. Den totala sjukfrånvaron hos medarbetarna uppgår 2019 till max 5,9 procent Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 4,5% 4,2% 6,1% Sjukfrånvaron fortsätter att vara låg i förvaltningen, både den korta och den långa. Sjukfrånvaron första halvåret 2018 är dock något högre än första halvåret Kvinnor har högre sjukfrånvaro än män i förvaltningen och sjukfrånvaron är också något högre i åldersintervallet år, till skillnad från åldersintervallen 0-29 och Sjukskrivning påverkas av flera och ofta samverkande faktorer på individ-, organisations- och samhällsnivå. För att förebygga och förkorta sjukfrånvaro behövs tydlighet och samarbete, men också genom att arbetsgivaren är involverad i processen. Förvaltningen har där ett gott stöd i HR-enheten på Konsult och uppdrag.. I de allra flesta fall är det positivt och hälsofrämjande att vara på arbetet, men balansen mellan arbete och fritid är viktig. Verksamhetens uppdrag måste därför finnas i en tydligt avgränsad 26

32 kontext så att de avsatta resurserna motsvarar verksamhetens förmåga att leva upp till invånarnas förväntningar. P87. Andelen medarbetare födda utanför Norden ska öka Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 8,0% 7,0% 9,5% Enligt personalstatistik från SCB har 8% av de anställda inom kultur- och fritidsförvaltningen utländsk bakgrund (utrikesfödda utanför Norden) (181031) medan det var 7% anställda med utländsk bakgrund Anställda med mångkulturell bakgrund finns företrädesvis på Ung Fritid och mötesplatser. Ett av de mest effektiva tillvägagångssätten för att skapa mångfald på arbetsplatsen är via rekryteringsprocessen. Genom att anställa personer av olika bakgrund och erfarenheter skapar man en arbetsplats där både omgivningen och medarbetare får större förtroende för arbetsplatsen, visar en studie från Göteborgs Universitet. P88. Andelen medarbetare som är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun ska öka. Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 81,1% 85,3% 83,0% Andelen medarbetare som är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun befinner sig på ett värde av 81,1 år 2018 i förvaltningen. (85,3 föregående mätning) Vid en närmare analys av svaren ser vi att det är fler, 42%, som anser att det stämmer helt och hållet år 2018 medan det var 31,9 % som ansåg att det stämde helt och hållet Forskare vid Mälardalens högskola har studerat (2014) vad som får medarbetare att känna sig stolta över sitt jobb och resultaten visar bland annat att många medarbetare upplever kontakten med medborgarna som viktig. Andra faktorer som tas upp är: Känslan av att göra något som för samhället framåt, möjligheter till kompetens- och karriärutveckling, det sociala stödet mellan kollegor, ett positivt samarbetsklimat, att man har ett visst inflytande, att arbetsgruppen har handlingsfrihet, att närmaste chefen är lyhörd, att man förstår hur organisationen fungerar och att omvärldens bild av organisationen är positiv. 1-årigt åtagande Att utifrån analyser av medarbetarenkätens resultat och sjukfrånvarons genomföra insatser för att stärka friskfaktorer och arbetsmiljön. Status Färdiggrad Utifrån analyser av medarbetarundersökningens resultat 2016 har det funnits anledning att göra insatser kopplat till arbetsrelaterad utmattning och målkvalitet. Dels har en omorganisation gjorts som trädde ikraft januari 2018 med intentionen att nå en högre effektivitet i medarbetarens vardag, dels påbörjades ett långsiktigt arbete inom arbetsmiljöområdet. Den nya organisationen kommer att utvärderas under 2019 och arbetsmiljöarbetet har nu hittat arbetsformer för en bra systematik i förvaltningen. Under 2019 kommer den grupp med representanter från alla enheter inom förvaltningen (säkerhetsgruppen) att undersöka faktorer och förhållanden i arbetet som kan ha en förebyggande och främjande effekt (friskfaktorer) på den psykiska hälsan och välbefinnandet. 27

33 Samtliga förvaltningar ansvarar för att samordning och stöd i rehabiliteringsarbetet överförs till HR-enheten på Konsult och uppdrag enligt implementationsplanen, dock senast den 31 mars (KS, alla nämnder.) Arbetet initieras och hålls samman av HR-avdelningen på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad Alla enheter inom förvaltningen har nu kontakt med nya HR-enheten på Konsult och uppdrag för sina rehabiliteringsärenden. 28

34 8. Stabil ekonomi Processområde Ekonomi Ramen för 2018 för kultur- och fritidsnämnden var 303,6 mnkr efter besparingar på 1,5 % (3 mnkr) Huvudprocess Tillgodose behovet av ekonomi och redovisning Bedömning Trend Under 2018 kommer fokus fortsatt vara på det ekonomiska läget. Effektiviseringar och besparingar har gjorts och kommer att göras för att bidra till att kommunkoncernen ska ha en ekonomi i balans. För kultur- och fritidsnämnden innebar effektiviseringen 1,7 procent eller 2,8 miljoner kronor för år Kultur- och fritidsnämnden har för helåret 2018 ett överskott med 3,6 mnkr. Projektet flytt av föremålssamlingar och nytt magasin löper på tre år med start Projektet beräknas gå med underskott år 1 och för att balansera underskottet för år 2 kommer nämndens tidigare överskott att användas. År 3 ska projektet vara i balans. Fyraåriga processmål P89. Nämnder och bolag ska ha en ekonomi i balans. Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 1 1 Nämnden har ett överskott på 3,6 mnkr vid årets slut. P uppgår avtalstroheten till minst 75 % Utfall 2018-dec Utfall 2017 Mål 2018 Bedömning Trend 82,0% 74,0% 1-årigt åtagande Utarbeta förslag och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 150 miljoner kronor inför årsplan (KS, samtliga nämnder och bolag) Arbetet initieras och hålls samman av avdelningen Ekonomi och kvalitet på kommunledningskontoret. Kultur- och fritidsnämnden ska under 2018 undersöka om det finns uppdrag som kan delas mellan förvaltningen och en extern aktör eller som en extern aktör kan göra helt och hållet. Status Färdiggrad Förvaltningen har tagit fram en handlingsplan för digitalisering, som innefattar flera effektiviseringar. Det pågår ett arbete med att se över nämndens taxor och avgifter som ska vara klart under

35 Inom Arenor och scener pågår dialog med föreningslivet om hur föreningsdrift av kommunala anläggningar kan utvecklas och på sikt öka i antal. 1-årigt åtagande Hög kostnadsmedvetenhet ska gälla vid alla större investeringar. Fokus vid samtliga nybyggnationer är effektiva ytor och planlösningar som minimerar investerings-, driftoch årliga personalkostnader. (KS, KFAST, samtliga nämnder) Arbetet initieras och hålls samman av avdelningen Ekonomi och kvalitet på kommunledningskontoret. Status Färdiggrad För kultur- och fritidsförvaltningen är det en självklarhet med hög kostnadsmedvetenhet och smarta lösningar i alla investeringsprojekt. Exempel: Fyllnadsmassorna från markarbetet på Orrliden har återbrukats inom området vilket gjort investeringen kostnadseffektivare. Orrliden är i stort sett färdigställd, några mindre efterbesiktningar återstår. Orrliden har redan vid projektering och upphandling minskat ytorna på bollplanerna för att minska kostnaderna för markarbetet. Två av bollplanerna kommer att bli belysning på med led-armaturer, för att öka nyttjandegraden samt minska driftkostnaderna. 30

36 Ekonomisk redovisning 2018 Resultaträkning År: 2018 Period: December Ansvar: F35 Kultur- och fritidsnämnden Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) Projekt: Drift + driftprojekt Konto Utfall helår 2017 Utfall helår 2018 Budget helår 2018 Avvikelse helår 2018 Försäljningsintäkter Taxor och avgifter Hyror och arrenden Bidrag Kommun-/nämndersättning Resursfördelning (skolpeng, a-pris etc) Överförda projektmedel Summa INTÄKTER Personalkostnader Uppdragstagare och beredskapsarbetare Lokalkostnader Köp av verksamhet Lämnade bidrag Livsmedel Material Tjänster Preliminärbokförda kostnader Kapitalkostnader Summa KOSTNADER Finansiella intäkter 0.0 Finansiella kostnader Summa FINANSNETTO Felkonto och frikoder Summa ÅRETS RESULTAT Över-/underskott Summa RR inklusive semesterlöneskuld

37 Driftredovisning År: 2018 Period: December Ansvar: F35 Kultur- och fritidsnämnden Projekt: Drift + driftprojekt Mått VP - Ansvar: Grp 10 vp ansvar - bokslut Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) Ansvar3 Nettokostn ader ack - Dec 2017 Nettokostn ader ack - Dec 2018 Budget 2018 Avvikelse KFF Förvaltningsgemensamt KFF Arenor och scener KFF Ung fritid och mötesplatser KFF Stadsbiblioteket KFF Arkiv och museer KFF Musikskolan KFF Kultur Summa Kultur- och fritidsförvaltningen Driftredovisning per huvudprocess År: 2018 Period: December Ansvar: F35 Kultur- och fritidsnämnden Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) Projekt: Drift + driftprojekt Verksamhetsprocess Skapa möjligheter till insyn, inflytande och dialog Skapa förutsättningar för förtroendevalda att fatta beslut Grundskola och fritidshem, Utveckla lärande, omsorg, normer och värden Utfall helår Utfall helår 2018 Budget helår 2018 Avvikelse helår Ge stöd och omsorg till vuxna Ge stöd och omsorg till äldre Skapa förutsättningar för kultur och fritid Genomföra verksamheter för kultur och fritid Samla och tillgängliggöra konst och kulturhistoria Gemensamt, kultur och berikande fritid (fördelas i RS) Tillhandahålla kollektivtrafik Stödja befintliga företag och organisationer Förvaltningsgemensamt (att fördelas i RS)

38 Summa Eskilstuna kommun har ett tufft ekonomiskt läge som kräver effektiviseringar och omställningar inom samtliga verksamheter. Kultur- och fritidsnämndens verksamheter har därför under 2018 vidtagit åtgärder för att minska de negativa effekterna inför 2019 och kommande år. Under 2018 har varje vakans som uppstått prövats utifrån återbesättning. Nämnden har fått relativt stora belopp i riktade statsbidrag för verksamhet som prioriterats före annan verksamhet. Det har skapat ett ekonomiskt utrymme och möjliggjort omprioriteringar mellan områden och att tidigarelägga nödvändiga åtgärder, till exempel för underhåll och säkerhet på utvalda anläggningar. Såväl föreningsliv som allmänhet har framfört synpunkter och kritik om underhåll och statusen på anläggningar och arenor. Arbetet med att förbättra anläggningarna fortsätter de närmaste åren genom arenalyftet. Kultur och fritidsnämnden visar ett resultat på + 3,6 mnkr. Under Förvaltningsgemensamt ligger förvaltningskontoret, reserver och vissa lokaler. Resultatet är 2,9 mnkr för ordinarie verksamhet samt 2,7 mnkr i tidigare överskott som inte har utnyttjats 2018, totalt 5,6 mnkr. I resultatet ingår bland annat vakanser under året samt semesterlöneskuld. Område arenor och scener redovisar ett resultat på -5,2 mnkr för Genom omprioriteringar mellan områdena har exempelvis byte av el och fönster på Ekeby ridhus utförts. För att klara kraven på Tunavallen som en arena för elitfotboll har publikt Wi-Fi installerats. Att möta gymnastikens behov är en prioriterad fråga för nämnden och det pågår omförflyttningar mellan befintliga anläggningar för att möta behovet. Detta har också krävt komplettering av befintlig utrustning. På övriga anläggningar har säkerhet och eftersatt underhåll setts över och åtgärdats. Utöver satsningarna har området en budget i balans. Område ung fritid och mötesplatser visar ett resultat på +2,7 mnkr. Området har under 2018 haft 14,4 mnkr i statligt riktade bidrag för satsningar på sommarlov och övriga lov, ökade öppettider samt insatser för att bryta segregationen i utsatta områden. ( DELMOS: delegationen mot segregering[ ). Nämndens strategi har varit att i första hand använda de statliga bidragen, vilket har resulterat i överskottet. För 2019 har inte några riktade statsbidrag för övrig lovverksamhet beviljats, vilket kommer att påverka nämndens möjligheter att bedriva verksamhet i samma omfattning som Område kultur redovisar ett resultat på +0,4 mnkr. Område kultur har haft 1,4 mnkr i riktade statsbidrag för musikskolans öppna verksamhet och El Sistema samt bidrag till litteratur till stadsbiblioteket. För 2019 har det riktade statsbidraget från kulturrådet dragits tillbaka och kommer att få stora konsekvenser för omfattningen av musikskolans öppna verksamhet och El Sistema. För 2019 behöver kultur och fritidsförvaltningen nyttja tidigare överskott med 1,5 miljoner för stadsmuseets pågående flytt till nya magasin i Svista. Det är flytt av de tunga fordonen till föremålsarkivet som har blivit försenade på grund av överprövning av upphandlingen av inredningen. I kompletterande årsplan 2019 finns ett antal särskilt prioriterade utredningar och uppdrag som ska genomföras under Kultur- och fritidsnämnden ska inventera underhålls- och reparationsbehov på kommunens anläggningar. För att genomföra detta behöver nämnden ta 0,8 miljoner i anspråk av tidigare överskott. 33

39 Tabell. Sammanställning riktade statsbidrag. Bidrag och ändamål Beviljat belopp, mnkr Bidrag från kulturrådet till musikskolans öppna verksamhet och El sistema 0,8 Bidrag för litteratur 0,7 Bidrag för aktiviteter övriga lov 6,3 Bidrag för aktiviteter sommarlov 5,0 Satsning på ökade uppetider 1,0 Delmos 2,1 Summa riktade stadsbidrag 15,8 Investeringsredovisning År: 2018 Period: December Ansvar: F35 Kultur- och fritidsnämnden Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) Projekt: Investeringsprojekt Investeringsprojekt Utfall helår 2017 Utfall helår 2018 Budget helår 2018 Avvikelse helår 2018 Inventarier Fastigheter och anläggningar Summa Investeringsprojekt Under 2018 investerade kultur- och fritidsförvaltningen 6,0 mnkr i inventarier. Under enheten förvaltningsgemensamt ligger vissa centrala investeringar som gäller hela förvaltningen till exempel säkerhets- och miljöinvesteringar som 2018 uppgår till 1,0 mnkr. I idrottspolitisk handlingsplan framgår det att kommunen ska ha sunda och säkra anläggningar som lockar besökare. För att klara detta uppdrag krävs det ganska stora investeringar som ligger under enheten Arenor och scener. Under 2018 investerade området 4,0 mnkr i fotbollens infrastruktur, motorstadion, isstadion, Vilsta ridanläggning, Sundbyholm och scenerna. Område kultur har särskilda riktade investeringsmedel för konst och museiföremål samt inköp av instrument för utlåning/uthyrning till elever och instrument för lärare. Utöver det finns mindre belopp som avser investeringar i möbler, IT och åtgärder enligt det systematiska arbetsmiljöarbetet. Under 2018 investerade område kultur 1,0 mnkr i konstföremål, depositionskonst och instrument till musikskolan. Ansvar År: 2018 Period: December Konto: RR exklusive semesterlöneskuld Ansvar Utfall ack - Dec 2018 Budget ack - Dec 2018 Avvikels ack - Dec Budget helår O3510 KFF Förvaltningsgemensamt -1,0-1,0 0,0-1,0 O3520 KFF Arenor och scener -4,0-4,0-0,0-4,0 O3530 KFF Ung fritid och mötesplatser -0,0-0,0 0,0-0,0 O3570 KFF kultur -1,0-5,0 4,0-5,0 Summa V350 Kultur- och fritidsförvaltningen -6,0-10,0 4,0-10,0 Summa F35 Kultur- och fritidsnämnden -6,0-10,0 4,0-10,0 34

40 Under 2018 gjordes följande investeringar i fastigheter och anläggningar: skidlift Vilsta 4 mnkr, offentlig konst 1,0 mnkr, fotbollens infrastruktur Orrliden 17,0 mnkr och förbättringar friluftsområden 3,0 mnkr. 35

41 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 1 (12) Slutrapport Intern styrning och kontroll 2018 Fas: Slutrapport Intern styrning och kontroll Rapportperiod: Kultur- och fritidsnämnden Organisation: 1

42 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 2 (12) Innehåll 1 Sammanfattning Insyn...6 Risken att synpunker inte får svar inom 10 arbetsdagar inträffar pga att rutinen för synpunktshantering inte är känd i organisationen vilket leder till att synpunktslämnare inte får svar inom utsatt tid som skapar ett försämrat förtroende för kommunens verksamheter...6 Kontroll av kännedom av rutin och anvisningar för synpunktshantering Tillgodose behovet av säkerhet...7 Risken är att känslig information lämnas ut ur våra system vilket kan leda till skada för individer...7 Kontroll av it- och informationssäkerhet i samband med anskaffning/upphandling och uppdrag till externa leverantörer....7 Risken är att organisationen inte har anpasssat sina arbetssätt och rutiner utifrån den nya dataskyddsförordningen...8 Kontroll av att personuppgiftsansvariga (nämnder och bolagsstyrelser) har säkerställt hanteringen av personuppgifter inom sitt ansvarsområde enligt den nya dataskyddsförordningen Anläggningar för kultur, idrott och rekreation...10 Risken att skötsel av motionsspår inte uppnår utlovad nivå inträffar pga att besiktning av motionsspår inte har skett vilket leder till att en invånare är missnöjda med kommunens verksamhet Undersökning av besiktningsprotokoll Kvalitetsutveckling...10 Risk för otillbörlig påverkan, mutor och jävssituationer inträffar i samband med exempelvis "enkla" upphandlingar, inköp, myndighetsbeslut, etableringar, byggnationer och rekryteringar. Detta kan leda till minskat förtroende för kommunen samt ekonomiska förluster Kontroll av otillbörlig påverkan, mutor och jävssituationer Tillgodose behovet av ekonomi och redovisning...12 Risk att ansökan uteblir eller att det inte finns kunskap om att söka bidrag. Det kan leda till att kommunens medborgare inte får del av de tjänster som dessa medel avser Kontroll av hanteringen av statliga bidrag

43 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 3 (12) 1 Sammanfattning 1.1 UPPFÖLJNING AV VERKSTÄLLIGHET AV 2017 ÅRS ÅTGÄRDER/ÅTGÄRDSFÖRSLAG I 2017 års internkontrollplan fann vi att det fanns avvikelser på fem områden; Kontroller att dokumentation finns att man har följt upp alla delar i servicedeklarationen för motionsspår Att kontrollera att rutin för hantering av inkomna synpunkter är känd och efterföljs Att handlingsplaner och rutiner finns för IT-avbrott Värdebaserade samtal för oegentligheter och otillbörlig påverkan Kontroll av rutin för ansökan av bidrag Handlingsplaner som beskriver hur verksamheten skall bedrivas i händelse av IT-avbrott Arbete pågår på förvaltningen med risk- och sårbarhetsanalys (RSA) som kommer att ge ytterligare information till grund för det fortsatta arbetet med kontinuitetsplanerna. Rutin för hantering av inkomna synpunkter är känd och efterföljs Ett gemensamt utvecklingsarbete har skett i samverkan med Eskilstuna Direkt. Informations och utbildningsinsatser har genomförts för chefer och arbetsledare. Dokumentation finns att man har följt upp alla delar i servicedeklarationen för motionsspår Mall för besiktningsprotokoll har tagits fram. Arbete pågår att digitalisera dessa har startat. Värdebaserade samtal (riktlinjer mot korruption, mutor och jäv) Under 2018 har förvaltningen påbörjat arbetet med ett årshjul för APT (arbetsplatsträffar) som skall hjälpa till att säkerställa att respektive chef går igenom olika riktlinjer/rutiner minst en gång per år. Riktlinjerna för mutor, korruption och jäv ingår i introduktionen för nyanställda. Rutin för ansökan av bidrag Rutinen för ansökan om bidrag har implementerats under SAMMANFATTNING AV 2018 ÅRS KONTROLLER Kultur- och fritidsnämndens internkontrollplan för 2018 innehöll 6 kontrollområden. Fyra av dessa kontrollområden är kommungemensamma. 3

44 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 4 (12) Av de 6 kontrollområdena bedömdes 1 fungera bra; Kontroll av hantering av statliga bidrag Inom 2 områden visade granskningen på att vi har mindre avvikelser och att vissa rutiner behöver förbättras; Kontroll av rutin och anvisning för synpunktshantering Kontroll av att personuppgiftsansvariga (nämnder och bolagsstyrelser) har säkerställt hanteringen av personuppgifter inom sitt ansvarsområde enligt den nya dataskyddsförordningen Kontroll av otillbörlig påverkan, mutor och jävssituationer - genom kontroll av ansökningar föreningsbidrag Rutin för synpunktshantering Undersökningen visade att alla som deltog i undersökningen kände till att det finns en rutin och anvisningar för synpunktshantering. Totalt sätt är det ett bra resultat men det finns förbättringsmöjligheter. Det finns skillnader i kännedom mellan förvaltningens olika verksamhetsområden. Område Arenor och scener har god kännedom om rutiner och anvisningar medans område kultur och Ung Fritid och mötesplatser behöver förbättra sin kännedom Hantering av personuppgifter Förvaltningen har utsett DSO (dataskyddsombud) och tagit fram en registerförteckning. Förvaltningarna bedömer dock att nämnden fortfarande behöver få stöd i att förtydliga ansvarsfördelningen för dataskyddshanteringen då det är tre förvaltningar som utför och verkställer nämndens verksamhetsområde. Enkätundersökningen visade att i princip samtliga medarbetare känner till att det pågår arbete med dataskyddshantering. Under 2019 kommer arbetet att fortsätta med att ta fram konsekvensbedömning och handlingsplaner. Kommunen centralt kommer även under 2019 ta fram en rutin/checklista för hur man skall gå tillväga när man ställs inför en personuppgiftsbehandling och denna skall sedan implementeras på respektive förvaltning. Stickprov av ansökningar föreningsbidrag Kontrollanten har gjort två stickprov av bidragsansökningar från föreningslivet. Inga avvikelser från riktlinjer eller delegationsordning förekom. Kontrollanten slår dock fast att det i dagsläget saknas en tydlig koppling mellan styrdokumenten för föreningsbidrag och kommunens riktlinjer mot korruption mutor och jäv. Kontrollanten bedömde att de aktuella rutinerna i synnerhet bör kompletteras med anvisningar för hur jäv eller misstanke om jäv ska hanteras kopplat till föreningsbidrag. Det pågår för närvarande en förstudie av kommunens föreningsstöd som kommer att vara färdig under senare delen av Rekommendationerna från kontrollanten kommer att lyftas in i den pågående förstudien. 4

45 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 5 (12) 1 område visade på avvikelser; Undersökning av besiktningsprotokoll (skötsel av motionsspår) Undersökning av besiktningsprotokoll (skötsel av motionsspår) Besiktningsprotokoll eller likvärdig dokumentation saknas för de två motionsspår som kontrollerades. Under 2018 har arenor och scener påbörjat en förstudie för ett arbetsordersystem som skulle kunna underlätta dokumentationen framöver. Implementeringen påbörjas under Inom 1 område ingick inte kultur- och fritidsförvaltningen i underlaget Kontroll att it- och informationssäkerhet i samband med anskaffning/upphandling och uppdrag till externa leverantörer 5

46 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 6 (12) 2 Insyn RISKEN ATT SYNPUNKTER INTE FÅR SVAR INOM 10 ARBETSDAGAR INTRÄFFAR PGA ATT RUTINEN FÖR SYNPUNKTSHANTERING INTE ÄR KÄND I ORGANISATIONEN VILKET LEDER TILL ATT SYNPUNKTSLÄMNARE INTE FÅR SVAR INOM UTSATT TID SOM SKAPAR ETT FÖRSÄMRAT FÖRTROENDE FÖR KOMMUNENS VERKSAMHETER Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollmoment Kontroll av kännedom av rutin och anvisningar för synpunktshantering Bedömning Resultat Åtgärd För att kontrollera kännedomen av rutin och anvisningar för synpunktsantering genomfördes en enkätundersökning till chefer och arbetsledare inom förvaltningen. Undersökningen visade att alla som deltog i undersökningen kände till att det finns en rutin och anvisningar för synpunktshantering (svarsfrekvensen var för undersökningen var 89 procent). 80 procent av de tillfrågade kan tillämpa rutinen och anvisningen. Två kontrollfrågor ställdes i undersökningen: Inom hur många arbetsdagar ska en synpunkt vara besvarad och till vem/vilka ska svar på en synpunkt skickas. Av de tillfrågade tror 40 % att en synpunkt skall vara besvarad inom 5 arbetsdagar medan 48% anser att det ska vara gjort inom 10 arbetsdagar. 12 % av de tillfrågade anger att de inte vet. Av de tillfrågade anger 48% rätt svarsalternativ för till vilka som en synpunkt ska besvaras (Synpunktslämnare, KFF registrator och Eskilstuna direkt). Totalt sätt är det ett Information och kunskapshöjande insatser för chefer och arbetsledare på områden Ung Fritid och mötesplatser och område kultur 6

47 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 7 (12) bra resultat men det finns förbättringsmöjligheter. Det finns skillnader i kännedom mellan förvaltningens olika verksamhetsområden. Område Arenor och scener har god kännedom om rutiner och anvisningar medans område kultur och Ung Fritid och mötesplatser behöver förbättra sin kännedom. 3 Tillgodose behovet av säkerhet RISKEN ÄR ATT KÄNSLIG INFORMATION LÄMNAS UT UR VÅRA SYSTEM VILKET KAN LEDA TILL SKADA FÖR INDIVIDER. Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollmoment Kontroll av it- och informationssäkerhet i samband med anskaffning/upphandling och uppdrag till externa leverantörer. Bedömning Resultat Åtgärd Kontrollanterna valde att gå igenom samtliga upphandlingar gällande ITverktyg, IT-tjänst eller en digital produkt under perioden 27 mars - 1 november, totalt 13 stycken. Av dessa 13 st var 3 st var i uppstartsfasen så dessa var ej aktuella att kontrollera. Upphandlingarna har kontrollerats utifrån att det finns styrkt dokumentation enligt anskaffningsprocessen tex Är behovet dokumenterat? Är de ekonomiska konsekvenserna dokumenterade? Är det dokumenterad vilka typer av personuppgifter mm som kommer att redovisas/lagras i IT-verktyget? Vilka risker innebär IT-verktyget? osv. Av dessa 10 upphandlingar så avsåg ingen upphandling KFF. Kontrollanterna rekommenderar att det skall finnas ett kommungemensamt beslut av vilket det framgår hur, vem och vad som skall dokumenteras vid inköp och upphandling samt var dokumentationen skall lagras respektive diarieföras. De vill skapa förutsättningar för medarbetare att göra rätt och att kartlägga vilka kompetenser som behövs vid inköp och upphandling, speciellt vid upphandling av IT-verktyg som oftast är väldigt komplext. Rekommendationen är att denna funktion centraliseras. För kultur- och fritidsförvaltningen finns ingen kontroll utförd men det kommungemensamma resultatet visar att anskaffningsprocessen som beskrivs i riktlinje KSKF/2017/655 inte följs samt 7

48 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 8 (12) att det finns många utmaningar för att säkerställa att riktlinjen följs. KFF kommer att följa den fortsatta hanteringen av frågan genom förvaltningens IT-samordnare och genomföra nödvändiga åtgärder. RISKEN ÄR ATT ORGANISATIONEN INTE HAR ANPASSSAT SINA ARBETSSÄTT OCH RUTINER UTIFRÅN DEN NYA DATASKYDDSFÖRORDNINGEN. Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollmoment Kontroll av att personuppgiftsansvariga (nämnder och bolagsstyrelser) har säkerställt hanteringen av personuppgifter inom sitt ansvarsområde enligt den nya dataskyddsförordningen. Bedömning Resultat Åtgärd Kontrollen har utförts i tre delar; 1 undersöka vilka faktiskt diarieförda handlingar som finns hos respektive nämnd, 2 intervju med respektive kontaktansvarig för en statusuppdatering av dataskyddsarbetet och 3 enkätundersökning gällande hur övriga medarbetare upplever dataskyddsarbetet. Under kontrollpunkt 1 finns alla handlingar upprättade förutom konsekvensbeskrivning och handlingsplan. Under kontrollpunkt 2 konstateras att fokus i förvaltningens arbete har varit att säkerställa att alla enheters behandlingar finns i registerförteckning och att PuB-avtal är slutet med alla biträden, samt att implementera fungerande rutiner och kommunikationsvägar inom Eskilstuna kommun arbetar med att ta fram en rutin/checklista för hur man går tillväga när man ställs inför en personuppgiftsbehandling. Denna skall implementeras på respektive förvaltning under Utöver det kommer förvaltningen att fortsätta arbetet med att göra regelverket känt i organisationen, förtydliga ansvar och process. Vidare har det under året har det införts ett informationspass i introduktionen av nyanställda. Utöver detta kommer arbete att fortgå med att ta fram handlingsplan och konsekvensbedömning. 8

49 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/238 9 (12) förvaltningen. Det finns även fortsättningsvis stora utmaningar i att göra hela organisationen medveten om regelverket inte minst för att att nya behandlingar också ska förtecknas. Verksamheten på förvaltningen är bred och täcker in många områden, varför förutsättningarna för GDPR-arbetet skiljer sig åt beroende på verksamhet. Vidare upplever förvaltningen att det fortfarande saknas tydliga riktlinjer, rutinbeskrivningar och mallar för GDPR, vilket innebär att arbetet försvåras. Nämndens ansvar i egenskap av arkivmyndighet och förhållandet mellan dataskyddsförordningen och långsiktigt bevarande har krävt förtydliganden och ett arbete med kommunledningen pågår. Under kontrollpunkt 3 har förvaltningen ett resultat som ligger bra i förhållande till övriga nämnder och bolagsstyrelser. Dataskyddsarbetet har varit märkbart för i stort sett förvaltningens alla medarbetare. Majoriteten av de anställda vet vem de ska vända sig till, vilka styrdokument som finns samt hur de ska gå tillväga när en personuppgiftsincident inträffar. Men det finns förstås fortfarande utrymme att utveckla och förtydliga förvaltningens hantering av dataskydd. 9

50 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/ (12) 4 Anläggningar för kultur, idrott och rekreation RISKEN ATT SKÖTSEL AV MOTIONSSPÅR INTE UPPNÅR UTLOVAD NIVÅ INTRÄFFAR PGA ATT BESIKTNING AV MOTIONSSPÅR INTE HAR SKETT VILKET LEDER TILL ATT EN INVÅNARE ÄR MISSNÖJDA MED KOMMUNENS VERKSAMHET. Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollmoment Undersökning av besiktningsprotokoll Bedömning Resultat Åtgärd Det saknas dokumenterade besiktningsprotokoll efter besiktning av motionsspår. 5 Kvalitetsutveckling Arenor och scener behöver förbättra uppföljning och dokumentationen av genomförda besiktningar. Det kan med fördel ske via en digitalplattform så att dokumentation kan ske direkt på plats. Arenor och scener genomför under en förstudie för ett arbetsordersystem som även har andra funktioner, t ex dokumentation av genomförda åtgärder och insatser. RISK FÖR OTILLBÖRLIG PÅVERKAN, MUTOR OCH JÄVSSITUATIONER INTRÄFFAR I SAMBAND MED EXEMPELVIS "ENKLA" UPPHANDLINGAR, INKÖP, MYNDIGHETSBESLUT, ETABLERINGAR, BYGGNATIONER OCH REKRYTERINGAR. DETTA KAN LEDA TILL MINSKAT FÖRTROENDE FÖR KOMMUNEN SAMT EKONOMISKA FÖRLUSTER. Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollmoment Kontroll av otillbörlig påverkan, mutor och jävssituationer. Bedömning Resultat Åtgärd Kontrollanten har granskat följande områden 1. Direktupphandling 2. Förenings-och sponsorbidrag Kontrollantens sammanfattande bedömning utifrån de intervjuer och stickprovskontroller som gjorts 10

51 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/ (12) 3. Etablering av företag/organisationer Kultur- och fritidsförvaltningen har ingått i kontrollområde 2. Det konstateras att kultur- och fritidsnämnden följer det av kommunfullmäktige beslutade regelverket för stöd till föreningslivet. Av detta framgår kriterier för stödberättigade föreningar samt kriterier för de olika bidragsformer föreningarna kan ansöka om. Av nämndens delegationsordning framgår vilka typer av föreningsbidrag som beslutas av handläggare och vilka bidrag som ska beslutas av nämnden. Kontrollanten har gjort två stickprov av bidragsansökningar från föreningslivet. Inga avvikelser från riktlinjer eller delegationsordning förekom. Kontrollanten slår dock fast att det i dagsläget saknas en tydlig koppling mellan styrdokumenten för föreningsbidrag och kommunens riktlinjer mot korruption mutor och jäv. är att rutinen för att motverka korruption, mutor inte är tillräckligt känd inom samtliga delar av organisationen som granskats. Medvetenheten varierar vad gäller riskerna för mutor och jäv i de olika verksamheterna. Kontrollanten föreslår ett antal rekommendationer både kommunövergripande och på nämndnivå. Ledningen på KFF kommer att göra en analys av resultaten och vidta nödvändiga åtgärder. När de gäller granskningen av föreningsbidrag bedömer kontrollanten att de aktuella rutinerna bör kompletteras med skrivningar rörande risk för korruption, mutor och jäv samt hur dessa risker ska minimeras. Bedömningen är att de i synnerhet bör kompletteras med anvisningar för hur jäv eller misstanke om jäv ska hanteras kopplat till föreningsbidrag. Det pågår för närvarande en förstudie av kommunens föreningsstöd som kommer att vara färdig under senare delen av Bedömningen att det behövs en tydligare koppling mellan styrdokumenten för föreningsstöd och kommunens riktlinjer mot korruption, mutor och jäv kommer att lyftas in i den pågående förstudien. 11

52 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Königsson, KFN/2019:204/ (12) 6 Tillgodose behovet av ekonomi och redovisning RISK ATT ANSÖKAN UTEBLIR ELLER ATT DET INTE FINNS KUNSKAP OM ATT SÖKA BIDRAG. DET KAN LEDA TILL ATT KOMMUNENS MEDBORGARE INTE FÅR DEL AV DE TJÄNSTER SOM DESSA MEDEL AVSER. Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Kontrollmoment Kontroll av hanteringen av statliga bidrag. Bedömning Resultat Åtgärd Kontrollen har skett genom en enkätundersökning till respektive ekonomichef. Frågorna i enkäten handlade t ex om rutin är framtagen, sammanställs bidragen som finns att söka, finns motivering om de ej beslutat att söka, sker rapporteringen i verksamhetsberättelsen. Förvaltningen har svarat ja på samtliga frågor förutom två som handlar om vilken typ av beslut som fattas (nämndbeslut eller delegationsbeslut) och att återrapportering före 2018 inte skett i verksamhetsberättelsen. I 2018 års verksamhetsberättelse finns en redovisning med. I förvaltningen pågår ett fortsatt arbete med att ytterligare förtydliga rutinerna. I samband med detta kommer även formerna för beslut att ingå. En processkarta har upprättats. 12

53 Datum 1 (3) Dokumentansvarig Göran Andersson Säkerhetsbokslut 2018 Kultur och fritidsförvaltningen

54 Datum 2 (3) Allmänt Göran Andersson säkerhetssamordnare Kultur och fritidsförvaltningen. Säkerhet/trygghet är en viktig fråga för samhället vilket också påverkar kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde som bedriver många verksamheter ute i kommunen. Fritidsgårdar/mötesplatser har varit speciellt utsatta ute i våra områden och där har det arbetas mycket för att leva upp till en säker och bra arbetsmiljö för personalen. I förvaltningen har det skett omorganisationer och personalförändringar och där har det visat sig att säkerhetsarbetet inte uppfyller den kvalité som förvaltningen strävar efter. Arbetet med detta är påbörjat och kommer fortgå under våren Säkerhetsorganisation Förvaltningen har en säkerhetsgrupp som säkerhetssamordnaren Göran Andersson ansvarar för. Där ingår HR strateg Anneli Johansson samt ett ombud från respektive enhet/område samt. Sammanlagt 9 personer. Riskanalysarbete Ung fritid som verkar i våra utsatta områden gjort 4 st. riskanalyser av händelser som i första hand gällt att ta hand om det akuta men även på längre sikt. Ökad delaktivitet av ungdomar i verksamheterna, personal arbetar mer i team, Mobila teamet stärker upp i områdena m.m. Skadeförebyggande arbete Planer: Rutiner: Påbörjat arbetet med att se över våra rutiner i våra publika anläggningar. Utbildning: Sker kontinuerligt på kommunens olika säkerhetsutbildningar samt hot och våld utbildningar Installationer Inbrottslarm: Det har installeras på Förvaltningskontoret, samt kompletterat larmet på Munktellarenan, Stadsmuseet. Passersystem: Har kompletteras på Munktellarenan, Isstadion, Faktorigatan samt Tunavallen Personlarm inköpt 20 st. inom förvaltningen, flest inom Ung fritid.

55 Datum 3 (3) Skadeutfall Redovisning av skador som drabbat förvaltningen under år 2018 som rapporteras i Claim Den sammanlagda kostnaden är kr för Alla skador har inte rapporteras i Claim. Uppföljning av rapporteringen kommer att ske 2019 för att få det rätta utfallet i skadeutfallet Brand: 2 st kr Inbrott/stöld: 9 st kr Vattenskada: 0 Klotter: 0 Glasskada: 3 st kr Övrig skadegörelse: 25 st kr Fordonsskada: 0 Maskinskada: 0 Ansvarsskada: 0 Planerade åtgärder År 2019: Se över organisation/rutiner för SBA i alla våra verksamheter, innehållande egenkontrollerchecklistor,frekvenser i respektive verksamhet/anläggning. Se över rutiner vid uthyrning av lokaler till föreningar m.fl vad det gäller säkerhet. Införliva SAM arbetet med SBA arbetet i hela förvaltningen År 2020: Fortsatt arbete med att stärka och utveckla säkerhetsarbetet inom förvaltningen.