Granskningsrapport gällande Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet yttrande Dnr 2014/

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 15 (29) Ks 381 Granskningsrapport gällande Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet yttrande Dnr 2014/ Revisorerna har med skrivelse 1 september överlämnat Deloittes granskningsrapport Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet. Kommunfullmäktige besluta , 150 att remittera rapporten till kommunstyrelsen för yttrande senast 31 oktober Vid revisionen har följande iakttagelser framkommit: - Målen i ägardirektiven är inte fullt ut uppföljningsbara. - Kommunens beställningar av entreprenadtjänster till bolaget saknar i vissa fall tydliga specificeringar av vad som ska utföras. - De kommunala principer som gäller för bolagets samtliga affärsområdens verksamhet framgår inte tydligt av bolagsordningen. Deloitte AB ger i sin revisionsrapport följande rekommendationer: - Utveckla verksamhetsmålen i ägardirektiven för ökad mätbarhet och tydligare uppföljning. - Använd ekonomiska och kvalitativa nyckeltal för uppföljningen av verksamhetens utfall. - Förtydliga beställningar från kommunen till bolaget med en tydligare specificering av önskad prestation för ökad uppföljningsbarhet. - Förtydliga vilka kommunala principer som gäller för bolagets samtliga affärsområdens verksamhet i bolagsordningen. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i tjänsteskrivelse 24 oktober 2014 ett förslag till yttrande. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att anta kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 24 oktober 2014 som sitt yttrande på revisionsrapporten Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet, samt att överlämna yttrandet till kommunfullmäktige. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Justerandes sign Expedieras till, kommunfullmäktige Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

2 Ekonomichef Anders Björlin Svar på revisionsrapport Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet Kommunens revisorer har i skrivelse överlämnat en revisionsrapport över granskning gällande ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet. Bakgrund och syfte Deloitte AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat ändamålsenligheten i Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagets verksamheter är ändamålsenliga utifrån fullmäktiges mål och intentioner. Granskningens revisionskriterier består av kommunallagen samt kommunfullmäktiges mål, riktlinjer och policys. Revisionsfrågor För att bedöma ändamålsenligheten i verksamheterna belystes följande frågor: Finns en följsamhet mellan den inriktning som uttalats av fullmäktige och bedriven verksamhet? Är ägardirektiven tydliga och uppföljningsbara? Hur är följsamheten till ägardirektiven? Hur följs och återrapporteras bolagets verksamhet till fullmäktige och kommunstyrelse? Har kommunstyrelsen formaliserat sin uppsiktsplikt och finns en fungerande ägardialog? Finns en ändamålsenlig rapportering av bolagets verksamhet, som ger fullmäktige och kommunstyrelse möjlighet att ta ställning i principiella frågor eller frågor av större vikt? Är styrningen av bolaget genom ägardirektiv, bolagsordning, avtal mm tillräcklig? Säkerställs en tillförlitlig insyn i bolaget för ägarna? Följs underentreprenörer upp så att regelverk och lagstiftning fungerar även i detta led? Övrigt för att besvara den övergripande revisionsfrågan? F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks \Svar revisionsrapport Ändamålsenligheten av Västervik Miljö.doc

3 Iakttagelser och rekommendationer Vid revisionen har följande iakttagelser framkommit: 1. Målen i ägardirektiven är inte fullt ut uppföljningsbara. 2. Kommunens beställningar av entreprenadtjänster till bolaget saknar i vissa fall tydliga specificeringar av vad som ska utföras. 3. De kommunala principer som gäller för bolagets samtliga affärsområdens verksamhet framgår inte tydligt av bolagsordningen. Deloitte AB ger i sin revisionsrapport följande rekommendationer: 4. Utveckla verksamhetsmålen i ägardirektiven för ökad mätbarhet och tydligare uppföljning. 5. Använd ekonomiska och kvalitativa nyckeltal för uppföljningen av verksamhetens utfall. 6. Förtydliga beställningar från kommunen till bolaget med en tydligare specificering av önskad prestation för ökad uppföljningsbarhet. 7. Förtydliga vilka kommunala principer som gäller för bolagets samtliga affärsområdens verksamhet i bolagsordningen. Åtgärder I Deloittes rapport konstateras att bolaget driver verksamheten i enlighet med fullmäktiges riktlinjer och policys. Däremot anses inte målen i ägardirektiven fullt ut uppföljningsbara. Fullmäktige antar nya ägardirektiv varje år och tanken är att det ska vara levande dokument som tas fram i samråd med bolagen och anpassas till lagstiftning, omvärldsförändringar och kommunfullmäktiges mål. De senaste två åren har samordning av arbetssätt och rutiner mellan kommunen och de kommunala bolagen genomförts bl a när det gäller budgetprocess och ekonomisk rapportering men även en koncerngemensam personalpolitik. Även arbetet med att ta fram ägardirektiv har setts över och formaliserats. Att ta fram relevanta och mätbara mål är prioriterat inom hela kommunkoncernen. Vid framtagandet av ägardirektiven inför 2015 kommer Deloitte AB:s revisionsrapport naturligtvis att vara vägledande i arbetet (se punkt 1,4 och 5 ovan). I revisionsrapporten framkommer att under senare år har en väsentlig förbättring skett av ägardialogen som nu framstår som god med ett stort intresse för bolagets verksamhet från ägarens sida. Det förs kontinuerligt en både formell och informell dialog mellan ägaren och bolaget där framtagande av ägardirektiv är en viktig del. Från och med den 1 januari 2013 har kommunstyrelsens uppsiktsplikt förstärkts genom ett tillägg i kommunallagen som innebär att kommunstyrelsen genom årliga beslut ska bedöma verksamheten i förhållande till det kommunala ändamålet samt de kommunala befogenheterna. Det finns inte fastställt i kommunallagen hur uppsiktsplikten ska ta sig uttryck och praxis håller på att utvecklas i landets kommuner. 2 (3)

4 Vissa kommuner har infört ett regelverk som innebär att respektive bolagsstyrelse skall göra ett uttalande i frågan om bolaget hållit sig inom de kommunala principerna och befogenheterna. Lekmannarevisorerna granskar sedan och gör sitt uttalande i frågan. Styrelsens och revisorernas uttalanden får sedan utgöra underlag till kommunstyrelsens beslut. Deloitte AB påpekar att ägardirektiven inte har utvärderats i Västervik Miljö & Energi AB:s årsredovisning för I årsredovisningen för 2014 måste bolaget göra denna utvärdering som sedan granskas av revisorer och blir underlag till kommunstyrelsens beslut i frågan. Enligt kommunallagen skall de kommunala principerna framgå av bolagsordningen. Deloitte AB påpekar att det av bolagsordningen för en del, men inte för samtliga affärsområden framgår vilka principer som utgör ram för verksamheten. Vilka principer som ska gälla bör förtydligas i bolagsordningen. En översyn av bolagsordningen kommer att göras under 2015 där dessa synpunkter kommer att beaktas ( se punkt 3 och 7 ovan). I rapporten framkommer att kommunens beställningar kan utvecklas i tydlighet. I vissa av avtalen mellan kommunen och bolaget saknas konkretisering av utförarens åtagande i form av uppgifter om kvantitet, prestation, kvalitetsmått, tidsåtgång och tidpunkter. Kommunen bör upparbeta systematik i uppföljningen av beställningarna och för det behöver nyckeltal utformas. Synpunkterna kommer att beaktas vid framtida avtal och nyckeltal tas fram även för befintliga avtal ( se punkt 2, 5 och 6 ovan). Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunledningskontoret föreslår Kommunstyrelsen besluta: att godkänna föreliggande svar med anledning av revisionsrapporten Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Anders Björlin Ekonomichef 3 (3)

5 Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Västervik Miljö & Energi AB Granskningsrapport gällande Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerviks kommun har Deloitte genomfört denna granskning. Syftet med granskningen är att bedöma om Västervik Miljö & Energi AB:s verksamheter är ändamålsenliga utifrån fullmäktiges mål och intentioner. Granskningen visar att i huvudsak är fallet så, men förbättringar kan göras. Rekommendationerna finns i granskningsrapporten. Rapporten översänds till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och Västervik Miljö & Energi AB för beaktande. Svar från kommunstyrelsen till kommunfullmäktige senast den 31 oktober. För kommunens revisorer Ivar Svensson Ordförande Bertil Lycke Vice ordförande Bilaga: granskningsrapport F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks \Missiv VMEAB 2014.docx.docx

6 Västerviks Kommun Granskning av Västervik Miljö & Energi AB Augusti 2014 Torbjörn Bengtsson och Sofia Josefsson

7 Innehåll Sammanfattning 1 Revisionsfråga och granskningskriterier... 1 Svar på revisionsfråga... 1 Iakttagelser... 1 Rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionskriterier Metod och granskningsinriktning Granskningsresultat Finns en följsamhet mellan den inriktning som uttalas av fullmäktige och bedriven verksamhet i bolaget? Är ägardirektiven tydliga och uppföljningsbara? Hur är följsamheten till ägardirektiven? Hur följs och återrapporteras bolagets verksamhet till fullmäktige och kommunstyrelse? Har kommunstyrelsen formaliserat sin uppsiktsplikt och finns en fungerande ägardialog? Finns en ändamålsenlig rapportering av bolagets verksamhet, som ger fullmäktige och kommunstyrelse möjlighet att ta ställning i principiella frågor eller frågor av större vikt? Är styrningen av bolaget genom ägardirektiv, bolagsordning, avtal mm tillräcklig? Säkerställs en tillförlitlig insyn i bolaget för ägarna? Följs underentreprenörer upp så att regelverk och lagstiftning fungerar även i detta led? Övrigt för att besvara revisionsfrågan... 8

8 Sammanfattning Deloitte AB har av Västerviks kommuns förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att granska ändamålsenligheten i Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet. Revisionsfråga och granskningskriterier Är Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet ändamålsenlig utifrån fullmäktiges mål och intentioner? De underliggande frågeställningarna har varit: Finns en följsamhet mellan den inriktning som uttalas av fullmäktige och bedriven verksamhet i bolaget? Är ägardirektiven tydliga och uppföljningsbara? Hur är följsamheten till ägardirektiven? Hur följs och återrapporteras bolagets verksamhet till fullmäktige och kommunstyrelse? Har kommunstyrelsen formaliserat sin uppsiktsplikt och finns en fungerande ägardialog? Finns en ändamålsenlig rapportering av bolagets verksamhet, som ger fullmäktige och kommunstyrelse möjlighet att ta ställning i principiella frågor eller frågor av större vikt? Är styrningen av bolaget genom ägardirektiv, bolagsordning, avtal mm tillräcklig? Säkerställs en tillförlitlig insyn i bolaget för ägarna? Svar på revisionsfråga Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet är till största del ändamålsenlig utifrån fullmäktiges mål och intentioner. Iakttagelser Målen i ägardirektiven är inte fullt ut uppföljningsbara. Kommunens beställningar av entreprenadtjänster till bolaget saknar i vissa fall tydliga specificeringar av vad som ska utföras. De kommunala principer som gäller för bolagets samtliga affärsområdens verksamhet framgår inte tydligt av bolagsordningen. Rekommendationer Utveckla verksamhetsmålen i ägardirektiven för ökad mätbarhet och tydligare uppföljning. Använd ekonomiska och kvalitativa nyckeltal för uppföljningen av verksamhetens utfall. Förtydliga beställningar från kommunen till bolaget med en tydligare specificering av önskad prestation för ökad uppföljningsbarhet. Förtydliga vilka kommunala principer som gäller för bolagets samtliga affärsområdens verksamhet i bolagsordningen. Jönköping den 21 augusti 2014 DELOITTE AB Följs underentreprenörer upp så att regelverk och lagstiftning fungerar även i detta led? Övrigt för att besvara den övergripande revisionsfrågan? Torbjörn Bengtsson Certifierad kommunal revisor Sofia Josefsson Revisor 1

9 1. Inledning 1.1 Bakgrund Deloitte AB har av Västerviks kommuns förtroendevalda revisorer fått i uppdrag att granska det kommunala bolaget Västervik Miljö & Energi AB (VMEAB). Västerviks kommun har valt att förlägga en stor del av den verksamhet som tidigare drevs i förvaltningsform till kommunal bolagsform. Ett skäl som anges till att driva verksamheten i bolag är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster. När en kommun lämnar över vården av en kommunal angelägenhet till ett aktiebolag innebär det att vissa specifika krav ställs. Enligt kommunallagens 3 kap 17 ska kommunfullmäktige; 1. fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten, 2. se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen, 3. utse samtliga styrelseledamöter, och 4. se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. 1.2 Syfte och avgränsning Granskningens syfte är att bedöma om Västervik Miljö & Energi AB bedriver verksamheten ändamålsenligt utifrån fullmäktiges mål och intentioner. 1.3 Revisionskriterier Granskningens revisionskriterier består av kommunallagen samt kommunfullmäktiges mål, riktlinjer och policys. 1.4 Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom dokumentanalys samt intervjuer med berörda personer inom kommunen och bolaget. De personer som vi intervjuat är; kommundirektör, kommunstyrelsens ordförande, kommunens ekonomichef, chef för samhällsbyggnadsenheten, VD-, koncernchef- och styrelseordförande i Västerviks Kommuns Förvaltning AB, samt VD-, styrelseordförande-, controller- och upphandlare i VMEAB. Vi har med stöd av dessa intervjuer kartlagt samspelet mellan kommunstyrelsen och det kommunala bolaget. Genom formerna för bolagens återrapportering och den analys som kommunstyrelsen gör bedömer vi hur väl styrelsen på fullmäktiges uppdrag följer upp VMEAB. Vi bedömer med utgångspunkt från bolagets protokoll om samtliga principiella ärenden lyfts upp till kommunfullmäktige för beslut. Vi granskar om ägardirektiv och bolagsordning uppfyller de nya kraven i kommunallagen samt om det sammantaget finns en tillräcklig insyn för ägaren. Granskningen avgränsas till den verksamhet som bedrivits inom VMEAB under 2014 med en tillbakablick på de närmast föregående åren. 2

10 2. Granskningsresultat I samband med intervjuerna har vi hanterat samtliga till revisionsfrågan underliggande frågeställningar. Utfallet av dessa intervjuer samt granskning av övrig information och underliggande dokument framgår nedan. 2.1 Finns en följsamhet mellan den inriktning som uttalas av fullmäktige och bedriven verksamhet i bolaget? Förutom ägardirektiven och bolagsordningen gäller samtliga policys som kommunfullmäktige har tagit för kommunen även för VMEAB. Det framkom under intervjuerna att följsamheten mellan fullmäktiges uttalade inriktning och den verksamhet som bolaget bedriver upplevs som god både från kommunens och bolagets ledningsgrupp. Vi har tagit del av bolagets styrelseprotokoll från 2013 och Utifrån protokollen har vi granskat följsamheten till de riktlinjer och policys som uttalas från fullmäktige. Vi har främst tittat på de policys som bedöms väsentliga i bolagets verksamhet såsom; kommunens ägarpolicy, upphandlingspolicy, reglemente för intern kontroll, riktlinjer för bisysslor samt investeringspolicy. Vid vår granskning av protokollen har vi inte noterat något som talar mot att bolaget bedriver verksamheten i enlighet med fullmäktiges riktlinjer och policys. Uppföljning har utförts av ärenden upptagna på styrelsemöten under 2013 och 2014 som kommunfullmäktige ska fatta beslut om enligt kommunallagen. Det första ärendet som har följts upp är ett köp av fastighet. VMEAB:s styrelse beslutade om köp av fastigheten Sågen 8. Ärendet var uppe för beslut i kommunfullmäktige Uppföljning har även gjorts av taxeförändringar för Enligt ägardirektiven ska förslag till kommunfullmäktiges beslut tillställas kommunstyrelsen senast två månader innan bolaget avser att beslutet ska träda i kraft. Beslut fattades om förslag till justering av taxor för VA, fjärrvärme och avfallshantering av VMEAB:s styrelse Kommunstyrelsen beslutade att bifalla förslag till beslut om förändrad renhållnings- och VA-taxa för 2014, Kommunfullmäktige fattade beslut om ny renhållnings- och VA-taxa. 2.2 Är ägardirektiven tydliga och uppföljningsbara? Ägardirektiven för 2014 och 2013 har erhållits. Kommunfullmäktige antar nya ägardirektiv för VMEAB varje år. Ägardirektiven för 2014 antogs på kommunfullmäktiges sammanträde Representanter från kommunstyrelsen beskriver att de ser ägardirektiven som ett levande dokument och att justeringar görs för att ägardirektiven ska anpassas till lagstiftningen, omvärldsförändringar och kommunfullmäktiges mål. Enligt kommunens ägarpolicy ska ägardirektiven tas fram i samråd med bolagen. Vid framtagandet av ägardirektiven har det enligt de intervjuade skett en dialog mellan kommunen och bolaget. I ägardirektiven har både verksamhets- och ekonomiska mål formulerats. Verksamhetsmål I ägardirektiven för 2013 framgår inga verksamhetsmål för VMEAB. Ägardirektiven 2014 innehåller tre typer av verksamhetsmål; kvalitets-, miljösamt arbetsmiljömål. Kvalitetsmålet består i att bolaget ska bidra till en enklare vardag för sina kunder. Bolaget ska nå målet genom att vara lättillgängliga, ge aktuell och korrekt information, samt effektivt behandla inkomna kundärenden. 3

11 Miljömålen består i att minska antalet kemikalier som bolaget använder samt minska utsläppen till luft, mark och vatten. Det framgår inte hur stor minskning som är målet. Arbetsmiljömålet är att minska antalet tillbud och olycksfall för att nå nollvision för arbetsplatsolyckor. Såsom kvalitetsmålet och miljömålen är formulerade kan de inte på ett enkelt sätt följas upp. Det är viktigt att de uttalade målen kopplas till en tydlig uppföljning. Arbetsmiljömålet bör vara möjligt att följa upp med befintlig statistik. Ekonomiska mål I ägardirektivet för 2013 var den ekonomiska målsättningen en genomsnittlig avkastning på totalt kapital om 4 %. Det ekonomiska mål som satts upp i ägardirektiven för år 2014 är att bolaget under varje given period ska sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 5,25 %. De ekonomiska verksamhetsmålen är uppföljningsbara med stöd av bolagets ekonomiska redovisning. Det går dock inte att utläsa avkastning på totalt kapital i den ekonomiska månadsrapporteringen. I årsredovisningen och i tertialrapporteringen är uppföljning möjlig. 2.3 Hur är följsamheten till ägardirektiven? Följsamheten till ägardirektiven har följts upp genom kontroll av bolagets måluppfyllelse. I ägardirektivet för 2013 var den ekonomiska målsättningen en genomsnittlig avkastning på totalt kapital om 4 %. Från årsredovisningen framgår att avkastningen på totalt kapital var 2,9 %. Det ekonomiska målet uppfylldes inte I 2013 års ägardirektiv fanns inga verksamhetsmål. Det ekonomiska målet för 2014 är en genomsnittlig avkastning på totalt kapital om lägst 5,25 % under varje given period. Ägardirektiven framhåller även ett antal skyldigheter för bolaget. I ägardirektivets tionde kapitel framgår bolagets informationsskyldighet. Kopior av bolagets styrelseprotokoll, årsredovisning samt revisionsberättelse ska översändas till Västerviks kommuns Förvaltnings AB. Enligt uppgifter från representanter från förvaltningsbolaget erhålls efterfrågade underlag på ett tillfredsställande sätt. Från intervjuerna framkom att både bolaget och kommunen upplever följsamheten till ägardirektiven som god. 2.4 Hur följs och återrapporteras bolagets verksamhet till fullmäktige och kommunstyrelse? Under utförda intervjuer framkom att det sker både en formell och en informell återrapportering av bolagets verksamhet till fullmäktige och kommunstyrelse. Den formaliserade återrapporteringen till kommunen består av månatliga ekonomiska rapporter. I rapporten framgår periodens utfall jämfört med samma period föregående år, en prognos av ekonomiskt utfall för året samt budget för året. Samtliga avvikelser från budget kommenteras i rapporten. En sammanställning av månadsrapporterna görs för hela koncernen som kommunens ekonomichef presenterar för kommunstyrelsen. En gång per år sker även en verksamhetspresentation i fullmäktige. Vid verksamhetspresentationen redogör VD hur det går i bolaget samt avlägger en lägesrapport och beskriver hur det ser ut framåt. I samband med presentationen får fullmäktige möjlighet att föra en dialog och att ställa frågor till bolagets företrädare. Det framkom från intervjuerna att en informell återrapportering sker genom att bolaget och kommunen har en löpande dialog och möten vid behov. Utöver den rapportering som sker till kommunfullmäktige och kommunstyrelse har även tjänstemannaorganisationen en mötesplats för rapportering inom koncernen. I koncernledningsgruppen träffas VD och förvaltningschefer för möte varannan vecka. På dessa möten redogör samtliga deltagare för sin verksamhet och angelägna operativa frågor diskuteras. 4

12 2.5 Har kommunstyrelsen formaliserat sin uppsiktsplikt och finns en fungerande ägardialog? Enligt kommunallagen 6 kap 1 ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i bolag. Från och med den 1 januari 2013 har kommunstyrelsens uppsiktsplikt förstärkts genom ett tillägg i kommunallagen. Förändringen innebär att kommunstyrelsen genom årliga beslut ska bedöma verksamheten i förhållande till det kommunala ändamålet samt de kommunala befogenheterna. I ägardirektivets elfte kapitel har kommunstyrelsen uttryckt sin rätt till den information från bolaget som kommunstyrelsen anser erforderlig för att fullgöra sin uppsiktsplikt. Det framgår inte vilken information de bedömer nödvändig. I samband med årsredovisningen 2013 har ledningskontoret lämnat en tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen där man uttrycker; I allt väsentligt är bedömningen att de av Västerviks kommun ägda bolagen Västerviks kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag, Västervik Resort AB samt Västervik Biogas AB under året har uppfyllt det kommunala ändamålet och arbetat inom de kommunala befogenheterna. Tjänsteskrivelsen innehåller kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut om att godkänna årsredovisningen 2013 och lämna den till revisorerna. På kommunstyrelsens efterföljande sammanträde beslutas att godkänna årsredovisningen samt föreslå kommunfullmäktige att göra detsamma. Det framgår även av förvaltningens skrivelse att Kommunen styr bolagen genom ägardirektiv som ska utvärderas i bolagens årsredovisningar. Kontroll har utförts av VMEAB:s årsredovisning Ägardirektiven har inte utvärderats i årsredovisningen. och praxis håller på att utvecklas i landets kommuner. Det finns exempel på kommuner där man infört ett regelverk som innebär att respektive bolagsstyrelse skall göra ett uttalande i frågan om bolaget hållit sig inom de kommunala principerna och befogenheterna. Lekmannarevisorerna granskar sedan och gör sitt uttalande i frågan. Styrelsens och revisorernas uttalanden får sedan utgöra underlag till kommunstyrelsens beslut. Ägardialogen framstår för övrigt som god med ett stort intresse för bolagets verksamhet från ägarens sida. Som nämnts tidigare förs både en formell och informell dialog mellan bolag och ägare (se avsnitt 2.4) 2.6 Finns en ändamålsenlig rapportering av bolagets verksamhet, som ger fullmäktige och kommunstyrelse möjlighet att ta ställning i principiella frågor eller frågor av större vikt? I ägardirektivet uttrycker kommunfullmäktige en begäran om att bolaget ska tillse att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av större beskaffenhet. Exempel på frågor av större vikt som har behandlats av bolaget under senare år är investering i Stegeholmsverket. Styrelsen i VMEAB tog beslutet att genomföra en utbyggnad av kraftvärmeproduktionen vid Stegeholmsverket. Förutsättningen för utbyggnaden var att kommunfullmäktige utökade låneramen med 300 mnkr samt godkände investeringen. Styrelsen för Västerviks kommuns Förvaltnings AB beslutade på styrelsemöte att föreslå kommunfullmäktige att godkänna förslaget föreslog kommunledningskontoret i en skrivelse att fullmäktige skulle besluta i enlighet med förslaget. Ärendet var uppe för beslut i kommunfullmäktige och bifölls. Vår bedömning är att bolaget tillsett fullmäktige och kommunstyrelse möjlighet att ta ställning i frågan genom en ändamålsenlig rapportering. Det finns inte fastställt i kommunallagen hur uppsiktsplikten ska ta sig uttryck. Förstärkningen av uppsiktsplikten är ett nytt inslag i kommunallagen 5

13 2.7 Är styrningen av bolaget genom ägardirektiv, bolagsordning, avtal mm tillräcklig? Bolagsordning och ägardirektiv Nya regler har införts i kommunallagen som innebär att bolagsordningen ska innehålla; det kommunala ändamålet de kommunala principer som utgör ram för verksamheten fullmäktiges möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Västervik Miljö & Energi AB:s bolagsordning har granskats och nedan följer en sammanställning av de iakttagelser vi gjort. Kommunalt ändamål Ändamålet med verksamheten beskrivs i bolagsordningens 4 ; - Bolaget ska bedrivas på affärsmässig grund - Bolaget arbetar med ständiga förbättringar för att behålla och utveckla sitt certifierade ledningssystem. Ägardirektiven beskriver mer detaljerat vad som är ändamålet med verksamheten samt ger en uppdragsbeskrivning. Några utdrag ur ägardirektiven; Bolaget skall arbeta för att säkerställa en god utveckling i Västerviks kommun genom att sträva efter en miljövänlig, energisnål och kostnadseffektiv verksamhet. Bolaget ska på affärsmässiga grunder skapa samhällsnytta vilket ska bidra till ökad sysselsättning och tillväxt i kommunen...bolaget ska vara konkurrenskraftigt och tillse att Västerviks kommun har en attraktiv avgiftsstruktur inom bolagets verksamhetsområden. I ägardirektivets femte kapitel uttrycks att bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Kommunala principer Vid granskning av VMEAB:s bolagsordning anser vi att det inte tydligt framgår vilka kommunala principer som utgör ram för verksamheten. Av bolagsordningens 4 framgår: För affärsområde Vatten samt verksamheten hushållsavfall inom affärsområde Avfall & Återvinning gäller de kommunala likställighets-, lokaliserings-, och självkostnadsprinciperna. I övrigt gäller utfärdade ägardirektiv och övrig lagstiftning. Enligt kommunallagen skall de kommunala principerna framgå av bolagsordningen. Av bolagsordningen framgår inte för samtliga affärsområden vilka principer som utgör ram för verksamheten. Vilka principer som ska gälla kan därmed förtydligas i bolagsordningen. Fullmäktiges möjlighet att ta ställning Av bolagsordningens 5 framgår: Bolaget ska bereda fullmäktige i Västerviks kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. Det framgår inte av bolagsordningen vad man menar med beslut av principiell betydelse. I ägardirektiven beskriver dock kommunfullmäktige vad ett ärende av principiell beskaffenhet innebär. Ett exempel på ett ärende av principiell beskaffenhet kan enligt ägardirektiven vara större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten Avtal VMEAB hade år 2013 en omsättning på 345 mkr, av dessa bestod 40,3 mkr av intäkter från kommunen. Tabellen nedan visar en fördelning av omsättningen från kommunen på bolagets olika verksamhetsområden. Den i särklass största delen av omsättningen (>60%) består i entreprenadverksamhet som bolaget utför på uppdrag av kommunen. 6

14 Omsättning från Västerviks kommun 2013 (tkr) Stadsnät Hushållsavfall 560 Verksamhetsavfall 480 Fjärrvärme Entreprenad Vatten Elnät Totalt VMEAB:s totala försäljning inom kommunkoncernen var 111,3 mkr Tabellen nedan visar fördelningen av bolagets försäljning inom kommunkoncernen. Total försäljning inom kommunkoncernen 2013 (tkr) Kommunen Västerviks Bostads AB Västerviks Kraft Elnät AB Västervik Resort AB Västervik Biogas AB Totalt Från och med den 1 juli 2012 tog VMEAB över verksamhet och personal från kommunstyrelsen för att på entreprenad bedriva verksamheterna Gata-, Park och Transport. Vi har granskat de bilagor till avtalet som utgör kommunens beställning till bolaget. Bilagorna beskriver de olika entreprenadstjänster som bolaget ska utföra åt kommunen. Det finns 28 st. bilagor till avtalet för Gata- Park och Transport. Av bilagorna framgår en beskrivning av vad som är utförarens åtagande, vad som är beställarens åtagande samt pris för uppdraget. Det vi kunnat utläsa från avtalen är att det i vissa fall saknas konkretisering av utförarens åtagande. Beställningarna innehåller återkommande uttryck likt; utföra drift och underhåll och utföra regelbunden tillsyn och saknar uppgift om kvantitet, prestation, kvalitetsmått, tidsåtgång och tidpunkter. Priset för uppdraget framgår från beställningarna. Det framkom under intervjuerna att bolaget får ett totalbelopp för respektive uppdrag/beställning de åtagit sig, exempelvis beläggningsarbeten eller grönyteskötsel. Det har inte framkommit att det sker någon systematisk uppföljning eller årlig utvärdering av utförandet för samtliga uppdrag. Det finns ett behov av att från kommunens sida upparbeta en systematik i uppföljningen av beställningarna. För att möjliggöra uppföljning av både ekonomi och kvalitet i de utförda uppdragen behöver nyckeltal utformas. 2.8 Säkerställs en tillförlitlig insyn i bolaget för ägarna? Ägaren lägger grunden för insynen i bolaget genom de villkor, krav och mål som ställs i bolagsordning, ägardirektiv och policys. Konsekvensen av de villkor, krav och mål som skrivs in i bolagsordning och ägardirektiv är att de skall återredovisas till ägaren. Bolagen är ålagda att följa samtliga de policys som gäller för kommunen i övrigt. Enligt kommunens ägarpolicy är bolagen skyldiga att lämna information till kommunstyrelsen om: Ekonomiska resultat, ekonomisk ställning och utveckling Pågående investeringar och investeringsplaner Verksamhetsutveckling Prognoser och nyckeltal Väsentliga förändringar i bolagets verksamhet. Vi beskriver i kapitel 2.4 gällande bolagets återrapportering att insynen i bolaget säkerställs bland annat i form av årsredovisning, delårsrapportering och månadsrapporter. Enligt förändringar i kommunallagen ska det i bolagsordningen fastställas de kommunala principer och befogenheter som bolaget har att hålla sig inom. Av bolagets årsredovisnings kan vi inte utläsa i vad mån bolaget har hållit sig 7

15 till de kommunala principer och befogenheter som uttrycks i bolagsordningen. Förutom de redovisningar som görs vid delår och ÅR sker återrapporteringar till ägaren i form av månatliga och tertialvisa ekonomiska uppföljningar. Bolaget har även en årlig återapportering/informationstillfälle i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör styrelse i Västervik Kommuns Förvaltnings AB. Personunionen mellan kommunstyrelsens arbetsutskott och styrelsen i förvaltningsbolaget underlättar informationen mellan bolagssfären och kommunstyrelsen såsom ägarrepresentant. Avseende beställningarna till bolaget anser vi att de kan utvecklas i tydlighet. Konsekvensen av otydligheten är att kommunen inte får tillräcklig insyn i vad leveransen består i. Vår bedömning är att ägaren för bolagets samlade verksamhet i huvudsak säkerställer en tillfredställande insyn. 2.9 Följs underentreprenörer upp så att regelverk och lagstiftning fungerar även i detta led? VMEAB har ett ledningssystem som är certifierat enligt ISO 9001:2008 (kvalitet), ISO 14001:2004 (miljö) samt OHSAS 18001:2007 (arbetsmiljö). Under intervjuerna framkom att bolaget ställer krav på underleverantörer avseende miljö i den mån man bedömer det proportionerligt. Enligt upphandlare på kommunen är det endast möjligt att ställa krav på miljöledningssystem vid upphandling av tjänster. I de fall bolaget ställer krav på miljöledningssystem görs det under avsnittet för kvalificering av anbudsgivaren i förfrågningsunderlaget. Vi har tagit del av två upphandlingar utförda i enlighet med LOU och har i dessa inte funnit något som strider mot lagstiftning eller kommunens regelverk. I dessa upphandlingar har miljöcertifiering ställts som ett krav på anbudsgivaren. Det första exemplet avser upphandling av VA-konsulter inom fackområden. I kvalificering av anbudsgivaren har ett börkrav gällande kvalitets- och miljöledningssystem ställts på anbudsgivaren. Beställaren är certifierad enligt 14001:2004. Anbudsgivare bör ha ett dokumenterat Miljöledningssystem innehållande delarna miljöpolicy, miljösäkring, rutiner, instruktioner, ansvar och befogenheter rörande miljöområdet. Det andra exemplet avser upphandling av ombyggnation av Gamleby avloppsreningsverk. I upphandlingen ställdes skallkrav på att anbudsgivaren i sin verksamhet har; system för kvalitetsstyrning, system för miljöstyrning samt system som arbetar med arbetsmiljöfrågor. Vid uppföljning av antagen leverantör framkommer att leverantören lever upp till de ställda kraven Övrigt för att besvara revisionsfrågan Utifrån våra intervjuer samt analys av dokument finner vi att på det stora hela har kommunstyrelsen en relativt god styrning av genomförandet av fullmäktiges mål och intentioner. Det är en relativt omfattande del av de kommunala verksamheterna som bedrivs i bolag. Delar av överförandet till bolagsform har skett i närtid vilket påverkar hur väl och hur långt styrningen och uppföljningen av bolagen har hunnit utvecklas. De viktigaste aspekterna som vi noterat som kräver en förändring är: tydligare mål i ägardirektiven, tydligare beställningar samt en tydligare uppföljning av kommunens beställningar till bolaget. Enligt vad som har framkommit i samband med granskningen har det tidigare funnits brister i styrningen och ledningen av de kommunala bolagen. Även dialogen mellan kommun och bolag har vid intervjuer framställts som bristfälliga. Under senare år har en väsentlig förbättring skett av dialogen mellan ägaren och bolaget. 8

16 Deloitte är ett av Sveriges ledande revisions- och konsultföretag med medarbetare på ett trettiotal orter över hela landet. Med Deloitte avses Deloitte AB och dess dotterbolag. Deloitte är det svenska bolaget inom Deloitte Touche Tohmatsu. För mer information, besök Deloitte Touche Tohmatsu är ett av världens ledande nätverk av tjänsteföretag. Med medarbetare i över 140 länder levererar medlemsföretagen tjänster till drygt hälften av världens största företag och även till stora nationella företag, offentliga verksamheter och tillväxtföretag. Förutom ett heltäckande internationellt servicenät erbjuder medlemsföretagen gedigna branschkunskaper och ett omfattande tjänsteutbud oavsett var klienten bedriver sin verksamhet. Deloitte Touche Tohmatsu är en schweizisk juridisk person (Verein). Varken Deloitte Touche Tohmatsu eller dess nationella medlemsföretag ansvarar för varandras rättshandlingar oavsett dess karaktär. Varje nationellt medlemsföretag utgör en separat och oberoende juridisk person, verksam under firma "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu" eller därmed relaterade firmor. Tjänsterna beskrivna häri tillhandahålls av respektive nationella medlemsföretag och inte av Deloitte Touche Tohmatsu i dess form av schweizisk juridisk person (Verein). Av bland annat regulatoriska skäl tillhandahålls inte samtliga tjänster beskrivna häri av samtliga nationella medlemsföretag. För mer information, besök A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Deloitte AB. 9