Landstinget Kronoberg

Transkript

1 Landstinget Kronoberg Kontroll över bidragen Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Kronoberg Johan Persson Ernst & Young AB

2 Sammanfattning Landstinget Kronoberg är en stor bidrags- och resursgivare i länet och merparten av detta stöd kanaliseras genom Länsutvecklingsstyrelsen vars budget under år 2000 var cirka 84 Mkr inklusive tilläggsbudget. Länsutvecklingsstyrelsens verksamhet är uppdelad på fyra verksamhetsområden med anslag år 2000 inom parantes: Kulturverksamheten (22 Mkr) som bland annat har hand om bidrag till konstutsmyckningar, distriktsorganisationer samt FILMIK, Taltidningen och Smålands Musikarkiv. Kulturinstitutioner (14 Mkr) där bidrag till exempel Regionteatern och Smålands Museum hanteras. Kollektivtrafiken (32 Mkr) där bidragen till Länstrafiken står för i princip hela anslaget. Länsutvecklingen (14 Mkr) där bland annat bidrag till ALMI och medfinansiering av diverse EU projekt ingår. Bidrag och resursstöd till kulturverksamheten (förutom FILMI, Taltidningen och Smålands Musikarkiv) och Länsutvecklingen (förutom ALMI) är baserat på den bidragsansökan som organisationen inkommer med. Bidrag till de övriga verksamhetsområdena är mer regelbundna och följer oftast ingångna avtal med övriga huvudmän även om en viss bedömning görs. De som fått prövade bidrag måste efter årets slut inkomma med en ekonomisk redovisning, en skriftlig verksamhetsberättelse samt en revisionsberättelse vid årets slut. Om inte detta följs får föreningen inga bidrag nästkommande år. De övriga bidragstagarna skall också inkomma med en verksamhetsberättelse och en revisionsberättelse och här är ofta revisorerna tillsatta av landstinget. EU projekten granskas av Länsstyrelsen som skickar kopia på granskningen till länsutvecklingsstyrelsen. För att förvissa sig om att de lämnade uppgifterna är korrekta samt att de utbetalade medlen används i enlighet med landstingets intentioner, borde en årlig revision på ett urval av organisationer göras. Detta gäller de ideella organisationerna. De organisationer som inte inkommer med någon redovisning efter projekttidens utgång borde också kunna bli återbetalningsskyldiga. I flertalet av de övriga institutioner och organisationer som landstinget lämnar bidrag till borde de förtroendevalda landstingsrevisorerna beredas möjlighet att aktivt delta i och påverka revisionsprocessen. 2

3 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 4 SYFTE... 4 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT... 4 RAPPORTENS DISPOSITION ÖVERSIKT BIDRAGSHANTERING BAKGRUND... 4 Landstingets mål med LUS EKONOMISK ÖVERSIKT KULTURVERKSAMHETEN... 6 Kulturverksamhet basenhet Kulturbidrag Basenhet FILMIK 0842, Taltidningen 0843, Smålands Musikarkiv KULTURINSTITUTIONER KOLLEKTIVTRAFIKEN LÄNSUTVECKLINGEN BEDÖMNING AV RISKER OCH FÖRSLAG TILL ÅTGÄRDER KULTURVERKSAMHETEN KULTURINSTITUTIONER KOLLEKTIVTRAFIKEN LÄNSUTVECKLINGEN BEGRÄNSNINGAR I UNDERSÖKNINGEN

4 1. Inledning Landstinget Kronoberg är en stor bidrags- och resursgivare i länet och merparten av detta stöd kanaliseras genom Länsutvecklingsstyrelsen vars budget under år 2000 var cirka 82 Mkr. Med tanke på bidragens omfattning är det av stor vikt att undersöka på vilka grunder som bidragen betalas ut och vilka kontroller som finns för att bidragen används på ett önskat sätt. Det är viktigt att bidrag inte ges till icke önskvärda projekt/organisationer och att organisationen använder resurserna i enlighet med landstingets fastställda intentioner. Med bakgrund av detta så beslutade de förtroendevalda revisorerna att en översiktlig granskning skulle göras över Landstinget Kronobergs bidragshantering. Syfte Syftet med granskningen är dels att ge en översikt över bidragens inriktning och omfattning och dels att bedöma om de kontrollrutiner som idag finns i organisationen är tillfredställande. Tillvägagångssätt Rapporten baseras på insamling av material från länsutvecklingsstyrelsen samt av intervjuer av anställda på länsutvecklingsavdelningen. Ett urval av verksamhetsberättelser och årsrapporter har också granskats översiktligt. Rapportens disposition Rapporten inleds med en översikt av länsutvecklingsstyrelsens historia, organisation och ekonomi. Därefter delas den totala bidragshanteringen upp i fyra verksamhetsområden som beskrivs var för sig. Varje verksamhetsområde har två underrubriker: Beslutsgrunder för bidrag, där kriterierna för bidragsgivande beskrivs Uppföljning och kontroll, där nuvarande kontrollrutiner beskrivs Rapporten avslutas med en bedömning av de risker som vi iakttagit samt förslag på åtgärder. Detta görs per verksamhetsområde. 2. Översikt bidragshantering 2.1 Bakgrund Bidrag och resurstillskott till olika organisationer och institutioner hanteras inom Landstinget Kronoberg till största delen av Länsutvecklingsstyrelsen (LUS). LUS startades den 1 januari 1999 då de övertog ansvarsområden som tidigare legat under landstingsstyrelsens kultur-, närings- och regionalpolitiskt utskott. Samtidigt överfördes ansvaret för de regionala kulturinstitutionerna. Mot slutet av år 2000 fick LUS också 4

5 ansvaret för landstingets engagemang vad gäller externa infrastrukturfrågor inom ITområdet. LUS styrelse har i dag nio ledamöter. Under LUS arbetar Länsutveklingsavdelningen, LUA som har till uppgift att vara stabsorgan till styrelsen samt att operativt hantera LUS verksamhetsområde. LUA har idag fem heltidstjänster. Landstingets mål med LUS Landstingsfullmäktige har angivit följande mål för styrelsens verksamhet: Att genom regionala insatser medverka till att hela länet är attraktivt för sysselsättning och boende Att medverka till att länet utgör en betydelsefull del i en livskraftig region Att medverka till att läninvånarna erbjuds ett rikhaltigt kulturutbud av god kvalitet Att ge möjlighet till kulturutbud för personer som vistas på landstingets vårdenheter och institutioner 2.2 Ekonomisk översikt Beslut om ramanslagen till LUS fattas av landstingsfullmäktige och baseras på ett budgetäskande som LUS inkommer med. Detta utgör sedan ramen för resursanslagen och bidragsutbetalningarna. LUS hade för år 2000 ett anslag på 82,1 Mkr inklusive tilläggsbudget. Driftsresultatet för Länsutvecklingsstyrelsen totalt visas nedan: Resultatposter Utfall 2000 Differens budget-utfall Intäkter Personalkostnader Varukostnader Lokalkostnader Övriga tjänster Övriga kostnader Avskrivningar 59 0 S:a kostnader Nettokostnader Utbetalningar av bidrag redovisas under Övriga tjänster och Övriga kostnader. I gruppen Övriga tjänster finns bidragen till Kulturinstitutioner och resterande bidrag hanteras under Övriga kostnader. Om verksamheten går med överskott får man ta med sig 50 procent till nästa verksamhetsår efter beslut av landstingsstyrelsen. 5

6 Länsutvecklingsstyrelsens verksamhet är uppdelad på fyra verksamhetsområden: Verksamhetsområde Bokslut 2000 Budget 2001 Budget 2002 Kulturverksamheten 24,4 Mkr 21,7 Mkr 22,7 Mkr Kulturinstitutioner 14 Mkr 14,8 Mkr 15,5 Mkr Kollektivtrafiken 31,7 Mkr 33,2 Mkr 34,5 Mkr Länsutvecklingen 14,6 Mkr 13,7 Mkr 11,3 Mkr S:a 84,7 Mkr 83,4 Mkr 84 Mkr Anledningen till att anslagen till länsutvecklingen minskar beror på en successiv minskning av justeringsbudgeten. 2.3 Kulturverksamheten Kulturverksamhet basenhet 0840 Till denna basenhet hör konsthanteringen med till exempel inköp av lös konst och större offentliga utsmyckningar. Dessutom har 0,5 Mkr avsatts för projekt som skall främja integration i samhället och motverka rasism. Utbetalade medel under 2000 var totalt 1,8 Mkr. Beslutsgrunder för bidrag Vad gäller köp av lös konst och övrig offentlig utsmyckning så köps detta in efter beviljande av LUS. Beslut om inköp är delegerat till en speciell konstdelegation. För diverse projekt finns det avsatt medel som man får ansöka om att få ta del av. Om ansökan beviljas så betalas bidraget ut med en tredjedel i taget. Uppföljning och kontroll Inköp av konst registreras i ett konstregister. För närvarande pågår också ett projekt där man skall fotografera alla konstföremål digitalt för att komplettera konstregistret. De som erhåller projektpengar för integration och mångfald gör detta med en tredjedel åt gången. Sista tredjedelen betalas inte ut förrän någon form av projektredovisning har inkommit där de skall redogöra för bidragens användning. Kulturbidrag Basenhet 0841 Till denna basenhet fördelas verksamhetsbidrag till i första hand distriktsorganisationer med kulturell verksamhet, ungdomsorganisationer, idrottsrörelsen, folkrörelsen etcetera. De stora bidragstagarna är Folkbildning (7,8 Mkr), Allmän Ungdomsverksamhet (3 Mkr), Länsbiblioteket (1,6 Mkr), Idrottsrörelsen (1,4 Mkr), Kronobergsarkivet (0,6 Mkr) och G- 6

7 Läns Hemslöjdsverksamhet (0,5 Mkr). Totalt fick 29 grupper 1 dela på 17 Mkr eller 21 % av LUS totala budget. Beslutsgrunder för bidrag Beslut om bidrag fattas av LUS med de inkomna bidragsansökningarna som grund. Om bidragets storlek är större än 50 kkr. periodiseras utbetalningarna kvartalsvis. Övergripande för alla bidragstagare är att de måste vara länsövergripande, det vill säga ha en länsorganisation. Landstingsbidraget får inte heller används i en organisation med kommersiellt syfte. För utbildningsbidragen gäller att landstinget ger fasta bidrag till inom länet verksamma studiedistrikt vars centrala organisation godkänts av Folkbildningsrådet. Vad gäller ungdomsorganisationerna så baseras deras bidrag på: o Medlemsantal minimumgränsen för bidrag är att föreningen skall ha 100 medlemmar och detta baseras på föregående års medlemsantal. Om till exempel föreningen år x0 hade 98 medlemmar i sin förening så utbetalas inga bidrag år x1. Detta kommer från och med årsskiftet att ändras så att tillfälliga medlemssvängningar kan tillåtas. o Ålder medlemmarna skall vara i åldrarna 5 23 år. o Regional spridning medlemmar skall komma från minst hälften av kommunerna i länet. o Utbildningstimmar där organisationen får ett tilläggsbidrag år x1 baserat på hur många ledarskapsutbildningstimmar de hade år x0. o Mandat i landstingsfullmäktige där de politiska organisationerna får bidrag i förhållande hur många mandat moderpartiet har i landstingsfullmäktige. Uppföljning och kontroll Den kontroll som utövas över kulturbidragen är en genomgång av den årliga verksamhetsberättelsen som föreningen skall inkomma med efter årets slut. Om föreningen inte inkommer med denna så får de inga nya bidrag. Under år 2000 gjordes en uppföljning av de projekt för kulturell verksamhet som utbetalades under åren 96, 97 och 98. Uppföljningen visade att 15 av 49 projekt följde villkoren för bidragsutbetalningen vad gällde projektets inriktning och att hälften uppfyllde kravet om länsintresse. Varje projekt skulle inkomma med en ekonomisk- och en skriftlig redovisning av projektet men av de 49 projekt som mottog bidrag inkom bara 20 av 49 ekonomiska redovisningar och 16 av 49 skriftliga redovisningar. 2 Organisationer som erhåller bidrag från landstinget måste också medverka vid en årlig konferens där bland annat målen för bidragsgivandet diskuteras. I Kronobergs bildningsförbund finns det enligt stadgarna krav på att två revisorer skall utses av landstinget. Revisorerna utses av LUS. 1 Grupper innebär att flera undergrupper får dela på pengarna. Till exempel så ges en klumpsumma till Folkbildningen som de sedan själva fördelar på till exempel TBV. I den allmänna ungdomsverksamheten så finns en rad grupper till exempel de politiska ungdomsorganisationerna. 2 Det bör påpekas att det i detta exemplet rörde sig om projektpengar på cirka 0,2 Mkr. 7

8 Övergripande för alla organisationer är en revisionsberättelse skall lämnas med redovisningen och denna kontrolleras av LUS. I de organisationer som får sina bidrag baserat på medlemsantal och ålder skall lekmannarevisorn också garantera att lämnad information om antalet medlemmar och medlemmarnas ålder stämmer. Ledarskapsbidragen kontrolleras genom att organisationen själv får lämna uppgifter om hur många utbildningstimmar som man haft under året. Tidigare så begärde man in underlag som styrkte utbildningstimmarna men detta görs inte längre. FILMIK 0842, Taltidningen 0843, Smålands Musikarkiv 0844 FILMIK har ett brett verksamhetsområde och arbetar med film i allt från pedagogik till produktion och stödet gäller endast barn och ungdomar. FILMIK har tre och en halv tjänst och omsätter cirka 3 Mkr varav landstinget svarar för en tredjedel. Taltidningscentralen arbetar i första hand med att producera information till funktionshindrade och har nio fast anställda, två projektanställda och ett antal timanställda. Omslutningen var år ,1 Mkr varav landstinget Kronoberg stod för 1,6 Mkr Smålands Musikarkiv vars främsta uppgift är att tillvarata och bevara regionens musiktraditioner har 2,5 tjänster och omslutningen var 2000 cirka 0,8Mkr. Beslutsgrunder för bidrag Här ges inga direkta bidrag utan landstinget stödjer verksamheten genom att ha anställd personal i verksamheterna. Enheterna får också statligt stöd samt har egna intäkter från försäljning av tjänster till bland annat landstinget. Uppföljning och kontroll Uppföljning av verksamheterna görs genom den vanliga hanteringen inom Landstinget Kronoberg det vill säga genom basrapporter, årsanalyser et cetera. 2.4 Kulturinstitutioner Området Kulturinstitutioner har hand om bidrag till Regionteatern (6,7 Mkr), Smålands Museum (4 Mkr), Musik i Kronoberg (1,9 Mkr), Musica Vitae (0,8 Mkr), Emigrantinstitutet (0,8 Mkr), Utvecklingscentrum för Barn- och Ungdomskultur (0,5 Mkr) samt vissa andra engagemang. Totalt gavs under ,5 Mkr. eller 17,7 % av LUS totala budget i bidrag till dessa institutioner. Kulturinstitutionernas totala budget var år 2000 cirka 81 Mkr varav staten stod för 23 Mkr, Landstinget 14,5 Mkr, Egna intäkter 13,4 Mkr, Lönebidrag 8,4 Mkr, Växjö kommun 8 Mkr samt övriga bidragsgivare 11,5 Mkr. Varje kulturinstitution har en egen styrelse som landstinget och övriga intressenter utser ett antal ledamöter till. 8

9 Beslutsgrunder för bidrag Bidragen till kulturinstitutionerna beviljas utifrån respektive organisations bidragsansökan. Landstinget har tidigare angett riktlinjer för ansökans uppläggning och innehåll. I vissa fall kan det dock vara direkta överenskommelser mellan huvudägarna om bidragets storlek under en period. Samråd sker mellan de olika huvudmännen. De statliga bidragen är också knutna till storleken på landstingsbidragen och detta blir också styrande. Uppföljning och kontroll Länsutvecklingsstyrelsens presidium 3 träffar varje år respektive styrelse för kulturinstitutionerna för att gå igenom verksamhet och utfall. Landstingets fullmäktige utser också revisorer i alla kulturinstitutioner utom Emigrantinstitutet vars revisorer enligt stadgarna skall utses av Kammarkollegiet. Dessutom tar LUS del av årsanalyser och revisionsberättelser. 2.5 Kollektivtrafiken Enheten Kollektivtrafiken har hand om bidrag till Länstrafiken i Kronoberg samt ett internt räntebidrag till Växjö Flygplats AB. Länstrafiken Kronoberg drivs som ett kommunförbund av Landstinget Kronoberg samt länets åtta kommuner. Högsta beslutande organ är fullmäktige som består av totalt 45 representanter från landsting och kommun. Under fullmäktige finns det också en underordnad styrelse som består av 11 ledamöter. Landstinget har 12 ledamöter i fullmäktige samt tre ledamöter i styrelsen. Beslutsgrunder för bidrag Det bidrag som lämnas till Länstrafiken har LUS ingen möjlighet att påverka utan bidrag lämnas enligt beslut i Länstrafikens fullmäktige. Det finns också lag som föreskriver att landstinget skall stå för minimum 50 procent av kostnaderna. Under år 2000 betalade landstinget 32 Mkr eller 39 % av LUS totala budget till Länstrafiken vilket ungefär motsvarar 50 procent av länstrafikens erhållna bidrag. Eventuella under- eller överskott hanteras av finansförvaltningen centralt på landstinget. Den finansiella posten till Växjö Flygplats är en internränta på eget kapital som enbart hanteras mot budget. Utdelning från flygplatsen tillfaller finansförvaltningen centralt på landstinget. Uppföljning och kontroll Länstrafiken Kronoberg revideras av förtroendevalda revisorer som anlitar externa konsulter som stöd i granskningen. Landstinget har idag ingen direkt insyn i revisionsprocessen. Vidare så har landstinget representanter i fullmäktige och styrelsen även om man inte har någon majoritet. 3 Ordförande samt de två vice ordförandena 9

10 Revisor i Växjö Flygplats utses av bolagsstämman där landstinget får tillsätta tjänstemanna revisorn och Växjö kommun den förtroendevalda. 2.6 Länsutvecklingen Inom detta område hanteras engagemang inom länet för att utveckla regionen. Här återfinns bidrag till ALMI. (5 Mkr), medfinansiering av EU-projekt (1,5 Mkr), Tillväxt Kronoberg (1 Mkr), Turism i Kronoberg (0,4 Mkr) 4, Internationell samverkan (0,2 Mkr) och stöd till olika regional organ (0,15 Mkr). Totalt utbetaldes under Mkr eller 17 % av LUS totala budget till detta område. Rent redovisningsmässigt så hamnar också de administrativa kostnader som LUS har inom detta område. Inom LUS skiljer man på tre olika typer av projekt. Två inom EU:s stödsystem, Leader och Mål2, samt ett som berör andra tillväxtprojekt men utan EU-koppling. Beslutsgrunder för bidrag Den bidragsdel som riktar sig till ALMI följer ett åtagande som landstinget har med staten. När det gäller regler för bidrag till projektverksamhet inom regional utveckling så har man inom LUS tagit fram riktlinjer för vad projektansökan skall innehålla och utifrån vilka faktorer som ansökan skall bedömas efter. Beroende på bidragets storlek så beslutas utbetalningen av LUS alternativt ledande tjänsteman. Uppföljning och kontroll På ALMIs bolagsstämman där landstinget deltar utses en lekmannarevisor och en auktoriserad revisor. Varje projektorganisation skall skicka en slutrapport som ligger till grund för LUS avslut av projektet. LUS tillsätter en revisor i Turism i Kronoberg. I dagsläget är det en tjänsteman från LUS samt en yrkesrevisor. Här tar LUS aktivt del av organisationens redovisningsmaterial. EU-projekten har särskilda rutiner och regler för utvärdering och uppföljning. Utvärderingen görs av Länsstyrelsen och en kopia av granskningen skickas till LUS. 4 Normalt är detta bidrag 0,6 Mkr på årsbasis men av en periodiseringsteknisk orsak blev det inte så i år. 10

11 3. Bedömning av risker och förslag till åtgärder 3.1 Kulturverksamheten Bedömning Inom denna grupp återfinns de bidrag som ges till enskilda mer eller mindre ideella organisationer. Vår översiktliga bedömning av de budgetansökningar som vi tagit del av är att de följer de uppsatta kraven. Det finns idag inga krav på att organisationer som underlåter att inkomma med en redogörelse för bidragens användning skall återbetala de erhållna bidragen. Om ingen redogörelse skulle inkomma så innebär det idag att de inte får något bidrag framöver. Eftersom ingen granskning av hur bidragen används ute i organisationerna görs finns det en risk att de bidrag som LUS beslutar om inte används i enlighet med landstingets intentioner med bidragen. Eftersom den av organisationen själv tillsatta revisorn ofta i hög grad är involverad i verksamheten som skall revideras så finns det risk för ett beroendeförhållande som kan påverka objektiviteten. Sammanfattningsvis kan man säga att kontrollerna idag i hög grad är baserad på förtroende. Förslag till åtgärder Landstinget bör införa en årlig revision av bidragstagarna för att förvissa sig om att bidragen används i enlighet med landstingets intentioner samt att de uppgifter som lämnas är korrekta. Denna möjlighet är redan inskriven i förutsättningarna för utbetalning av bidrag till ungdoms- och bildningsförbund. I landstingets övergripande regler för ungdomsorganisationer och studieorganisationer står det att läsa att: organisationen är skyldig att på anfordran lämna de uppgifter och det verifikationsmaterial som kan befinnas erforderligt för granskningen av bidragsgivningen 5 I landstingsskrivelsen för utbildningsbidraget finns dessutom tillägget att ovan beskrivna granskning skall göras för att förvissa sig om att: studiedistriktens och bildningsförbundets verksamhet bedrivs enligt de statliga och landstingskommunala syftena 6 Med tanke på att en total revision antagligen skulle vara resurskrävande föreslås att ett antal organisationer väljs ut för revision varje år. Organisationer som söker bidrag bör bli 5 Ur Landstingsbidrag till ungdomsorganisationer 6 Ur Landstingsbidrag till studiedistrikt. 11

12 informerade om att en granskning kan komma att utföras under året och förslagsvis kan detta kommuniceras via ansökningsinstruktionerna och vid den årliga bidragskonferensen. Vidare bör de organisationer som inte inkommer med någon redovisning efter verksamhetsårets slut kunna bli återbetalningsskyldiga av de erhållna bidragen. Idag innebär en oredovisad verksamhet enbart att man inte får några bidrag i fortsättningen. 3.2 Kulturinstitutioner Bedömning Kulturinstitutionerna har en egen styrelse där landstinget medverkar i tillsättningen. Alla institutioner har egna revisorer som reviderar verksamheten och alla revisorer förutom de i Emigrantinstitutet är tillsatta av landstingsfullmäktige. Det är i denna undersökning inte möjligt att uttala sig om hur revisionsprocessen i dessa institutioner fungerar. Förslag till åtgärder Eftersom Landstinget Kronoberg är en så stor bidragsgivare och viktig huvudman i institutionerna borde det beredas möjlighet för landstingets förtroendevalda revisorer att aktivt delta i granskningen av de olika kulturinstitutionernas verksamhet. 3.3 Kollektivtrafiken Bedömning Landstingets medverkan i fullmäktige och styrelse borde innebära att man har en god insyn i och möjlighet till påverkan av länstrafikens verksamhet även om man inte innehar en majoritetsposition. Uppföljning av verksamheten hanteras av tre förtroendevalda revisorer som i sin tur anlitar externa konsulter. I denna process har landstingets revisorer ingen insyn. Förslag till åtgärder Landstinget borde med tanke på dess stora bidrag och engagemang i Länstrafiken Kronoberg kunna utöva en större påverkan på revisionsprocessen. Förslagsvis kunde detta utövas av de förtroendevalda revisorerna med eventuellt bistånd från revisonskonsulterna. 3.4 Länsutvecklingen Bedömning Den kontroll som utövas över Länsutvecklingens verksamhet sker genom: tillsättning av revisor i ALMI; granskning av EU projekten av Länsstyrelsen som sedan LUS tar del av; samt tillsättning av revisor i Turism i Kronoberg. I övrigt så redovisas LUS administrativa 12

13 kostnader inom detta verksamhetsområde och denna del kontrolleras via landstingets normala procedurer. Ovanstående indikerar inte på några brister vad gäller kontrollen av bidragens användning. 3.5 Begränsningar i undersökningen Länsutvecklingsverksamhet är omfattande och diversifierad varför det är svårt att i denna översiktliga granskning få en uppfattning om huruvida resurserna utnyttjas på ett effektivt sätt eller i enlighet med Landstinget Kronobergs övergripande vision. För ett sådant ställningstagande skulle en mer detaljerad granskning krävas. 13