Ärende 13. Svar på kommunrevisionens granskning av näringslivsarbetet

Transkript

1 Ärende 13 Svar på kommunrevisionens granskning av näringslivsarbetet

2 Yttrande KS Handläggare: Kalle Selander Kommunstyrelsen Granskning av näringslivsarbetet svar på granskning Sammanfattning På de förtroendevalda revisorernas uppdrag har genomfört en granskning av kommunens näringslivsarbete. Syftet med granskningen är att undersöka om näringslivsbolagets styrelse, kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden säkerställer att näringslivsarbetet främjar en positiv utveckling av kommunens näringsliv. I Karlskoga kommun har både Karlskoga Näringsliv och Turism AB (näringslivsbolaget) och kommunstyrelsen i uppdrag att arbeta med utveckling av näringsliv. I rapporten är den samlade revisionella bedömning att nämnderna och näringslivsbolaget i allt väsentligt bedriver ett ändamålsenligt näringslivsarbete. Revisionsrapporten ger dock ett antal rekommendationer för att kommunens näringslivsarbete skall utvecklas ytterligare samt påpekar ett antal brister. Kommunrevisorerna önskar svar senast 30 augusti Denna skrivelse är kommunstyrelsens ledningskontors förslag till svar. Både rekommendationerna och bristerna kopplas främst till otydligheter kring gränsdragningar och samverkansformer i samarbetet mellan Karlskoga kommun och näringslivsbolaget. Dessa brister gällande samverkan bör kunna undanröjas då näringslivsbolaget skall avvecklas och verksamheten skall flyttas över till Karlskoga kommun via MBL-förhandlingar, som påbörjas under hösten Kommunstyrelsens ledningskontor har i samverkan med näringslivets representanter tagit fram förslag på ny näringslivsstrategi. Kommunstyrelsens ledningskontor har även tagit fram förslag på ny vision för Karlskoga kommun. Både den nya näringslivsstrategin och den nya visionen är färdiga för beslut under hösten Arbetet med ny översiktsplan kommer påbörjas under hösten Detta sammantaget ger Karlskoga kommun ett mycket gott underlag för att tillsammans med näringslivets representanter utveckla näringslivsarbetet. POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

3 (3) Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 7 augusti 2019 Revisionsrapport - Granskning av näringslivsarbetet, april 2019 Kommunrevisionens skrivelse den 10 april 2019 Bakgrund Med utgångspunkt i sin riskanalys för år 2018 har lekmannarevisor i det kommunala näringslivsbolaget och de förtroendevalda revisorerna valt att genomföra en fördjupad granskning av kommunens näringslivsarbete. Den ledande revisionsfrågan som besvaras i granskningen är: Säkerställer näringslivsbolagets styrelse, kommunstyrelsen, myndighetsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden att det bedrivs ett ändamålsenligt näringslivsarbete i kommunen? I rapporten är den samlade revisionella bedömning att nämnderna och bolaget i allt väsentligt bedriver ett ändamålsenligt näringslivsarbete. Revisionsrapporten ger dock ett antal rekommendationer för att kommunens näringslivsarbete skall utvecklas ytterligare samt påpekar ett antal brister. Både rekommendationerna och bristerna kopplas främst till otydligheter kring gränsdragningar och samverkansformer i samarbetet mellan Karlskoga kommun och Karlskoga Näringsliv och Turism AB. Kommunstyrelsens ledingkontors svar på revisionens granskning av näringslivsarbetet Arbetet med framtagandet av ny näringslivsstrategi har avslutats i början av sommaren Näringslivsstrategin, som är framtagen i samverkan med näringslivsrepresentanter, är anmäld till Kommunstyrelsen i augusti Vid ett antagande av näringslivsstrategin skall en handlingsplan arbetas fram i samverkan med näringslivsrepresentanter under hösten 2019, därefter behandlas och implementeras näringslivsstrategin i nämnder och kommunala bolag. Efter att revisionsrapporten gällande granskning av näringslivsarbetet i Karlskoga kommun genomförts har Kommunfullmäktige beslutat att avveckla Karlskoga Näringsliv och Turism AB samt att verksamheten flyttas över till Karlskoga kommun via MBL-förhandlingar, som påbörjas under hösten Hur näringslivsarbetet skall bedrivas under dessa nya förutsättningar kommer analyseras, planeras och organiseras under hösten 2019 för att vara i full effekt vid årsskiftet Revisionen påpekar vidare att den ökade efterfrågan på mark och kommunala tjänster ställer högre krav på kommunens långsiktiga planering. Karlskoga kommuns översiktsplan är antagen 2011 och därefter aktualitetsförklarad en gång, under föregående mandatperiod.

4 (3) I översiktsplanen finns dels ställningstaganden för befintliga verksamhetsområden och centrum som ger god vägledning på såväl kort, medellång som lång sikt vad gäller ny- och ometablering samt expansion för befintliga verksamheter. I översiktsplanen finns därutöver utpekade utvecklingsområden som är under olika skeden av planering respektive utredning samt andra där planering kan initieras vid behov. Avsikten är oaktat detta att arbeta fram en ny översiktsplan under innevarande mandatperiod, ärendet är anmält till kommunstyrelsen i augusti. Karlskoga saknar dock beredskap för riktigt ytkrävande etableringar men detta problem är mera av topografisk karaktär än planeringsmässig. Andelen tillräckligt plana och lättexploaterade ytor lämpade för denna typ av etablering är mycket begränsad i kommunen, något som planering rimligen inte kan ändra på. Konsekvenser Hållbarhetsgranskning utifrån checklista bedöms inte aktuell i detta ärende. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse, daterad den 8 augusti 2019, som svar till kommunrevisionen avseende granskning av näringslivsarbetet. Kalle Selander Utvecklingschef

5

6 Revisionsrapport Näringslivsarbetet Peter Aschberg April 2019 Karlskoga kommun

7 Innehåll 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Kontrollfrågor Avgränsning och metod Iakttagelser och bedömningar Mål och styrdokument för kommunens näringslivsarbete Bedömning Näringslivsorganisation Bedömning Samverkan inom näringslivsarbetet Bedömning Bolagets näringslivsaktiviteter Bedömning Uppföljning av näringslivsarbetet Bedömning April av 15

8 1. Sammanfattande bedömning Med utgångspunkt i sin riskanalys för år 2018 har lekmannarevisor i det kommunala näringslivsbolaget och de förtroendevalda revisorerna valt att genomföra en fördjupad granskning av den kommunens näringslivsarbete. Den ledande revisionsfrågan som besvaras i granskningen är: Säkerställer näringslivsbolagets styrelse, kommunstyrelsen, myndighetsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden att det bedrivs ett ändamålsenligt näringslivsarbete i kommunen? Vår samlade revisionella bedömning är att nämnderna och bolaget i allt väsentligt bedriver ett ändamålsenligt näringslivsarbete. Vi grundar vår revisionella bedömning i bedömningen av de kontrollmål som sammanfatta presenteras nedan. Kontrollmål 1, Finns det tydliga mål och styrdokument för kommunens näringslivsarbete. 2, Finns det en ändamålsenlig näringslivsorganisation i kommunen och är roller och ansvar tydliga? 3, Sker en aktiv samverkan mellan bolaget, kommunstyrelsen och myndighetsnämnden och näringslivet samt andra parter för att kontinuerligt utveckla näringslivsklimatet? 4, Säkerställer bolaget att det regelbundet bedrivs behovsanpassade aktiviteter att förbättra företagsklimatet? 5, Följer styrelsen och kommunstyrelsen upp näringslivsarbetet på ett tillfredställande sätt? Kommentar Uppfyllt: Kommunfullmäktiges mål, avseende kommunens näringslivsklimat med tillhörande styrmått, utgör en tydlig grund för nämndernas och näringslivsbolagets verksamhet, vilket framgår av deras verksamhetsplaner för år Delvis uppfyllt: Nämndernas och bolagets uppdrag framgår tydligt av ägardirektiv, reglementen och budget. Kommunstyrelsen och bolaget delar ansvar för näringslivsarbetet och befintlig samverkansöverenskommelse bedömer vi ännu inte har resulterat i tydligare roller och ansvar mellan styrelserna. Delvis uppfyllt: Samverkan sker internt mellan nämnderna och bolaget. Det finns dock behov av att tydliggöra när och hur samverkan ska ske, framför allt mellan kommunstyrelsens- och bolagets verksamheter, för att skapa bättre förutsättningar för ett ändamålsenligt näringslivsarbete. Den externa samverkan med näringslivet m.fl. bedöms ske på ett aktivt sätt. Uppfyllt: I enlighet med sitt uppdrag bedriver näringslivsbolaget löpande olika aktiviteter för att stärka nätverk och för att berika näringslivet. Vi bedömer att aktiviteterna är grundade i de behov som framkommer i dialog med näringslivet. Uppfyllt: Både kommunstyrelsen och styrelsen i näringslivsbolaget följer upp näringslivsarbetet på ett tillfredställande sätt. Resultaten i uppföljningarna ligger också till grund för förbättringsåtgärder. April av 15

9 Genom det utredningsarbete kommunstyrelsens verksamhet har genomfört under år 2018, avseende processkartläggning och utvärdering av näringslivsarbetet, bedömer vi att kommunen och bolaget har fått ett mycket bra underlag för att utveckla sitt näringslivsarbete. I granskningen har vi identifierat ett antal brister som vi bedömer är kända och som fångats upp i det genomförda utredningsarbetet. För att kommunens näringslivsarbete ska utvecklas är det därför mycket viktigt att kommunstyrelsen i samverkan med nämnderna och näringslivsbolaget aktivt arbetar vidare med identifierade brister och att det tas fram ett näringslivsprogram med tillhörande handlingsplan. Utifrån våra erfarenheter i granskningen lämnar vi även följande rekommendationer: För att skapa delaktighet och förutsättningar för god samverkan och ett effektivt genomförande av det kommande näringslivsprogrammet, är det viktigt att kommunstyrelsen kommunicerar arbetet till nämnderna och näringslivsbolaget och gör dem delaktiga. En ökad efterfrågan på mark och kommunala tjänster ställer högre krav på kommunens långsiktiga planering. Kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden behöver därför säkerställa att både långsiktiga planer, exempelvis översiktsplan, och verksamheter vid behov anpassas så att de på bästa sätt understödjer en kommande ny vision för kommunen. Kommunstyrelsen behöver i samverkan med bolaget tillse att samverkansöverenskommelsen dem emellan implementeras i verksamheterna och kompletteras med en tydligare gränsdragning. Med bakgrund i det genomförda utredningsarbetet behöver nämndernas och bolagets samverkan utvecklas och roller och ansvar omsättas till effektiva processer, exempelvis etableringsprocessen. Utgångspunkten bör förutom måluppfyllelse och rättssäkerhet vara företagarnas behov och önskemål. Ett steg i detta är att fastställa en tydlig struktur av interna samverkansforum som stödjer en utveckling av kommunens näringslivsarbete med tillhörande processer. Samsyn kring varandras uppdrag, roller och ansvar samt om kommunens service till näringslivet, bör utgöra grundpelare. Kommunstyrelsen behöver i samverkan med näringslivsbolaget tillse att det skapas en tydlighet i; näringslivslots-funktionens utveckling avseende roll, ansvar och organisatorisk tillhörighet. April av 15

10 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommuner har en viktig uppgift i att bidra till ett gott näringslivsklimat. Faktorer som politisk historia och företagartraditioner har betydelse för näringslivsklimatet men det finns en lång rad faktorer kommunerna själva kan påverka. Många kontaktytor mellan kommunledning och företagare är en sådan faktor, servicegraden och tillgängligheten i den kommunala förvaltningen är en annan. Undersökningar visar även att kommunens attityd till företagande är avgörande för ett positivt företagsklimat. I Karlskoga kommun har både Karlskoga Näringsliv och Turism AB (näringslivsbolaget) och kommunstyrelsen i uppdrag att arbeta med utveckling av näringsliv, besöksnäring och turism. För att lyckas med detta behöver det bland annat finnas en god samverkan mellan kommunstyrelsen och bolaget men även med samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden som genom sina uppdrag också har viktiga roller för hur företagare upplever kommunens näringslivsklimat. Utifrån denna bakgrund och sin riskanalys för år 2018 har lekmannarevisorerna och de förtroendevalda revisorerna valt att genomföra en fördjupad granskning av den kommunala organisationens näringslivsarbete Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att undersöka om näringslivsbolagets styrelse, kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden säkerställer att näringslivsarbetet främjar en positiv utveckling av kommunens näringsliv. Revisionsfrågan som ska besvaras är: Säkerställer näringslivsbolagets styrelse, kommunstyrelsen, myndighetsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden att det bedrivs ett ändamålsenligt näringslivsarbete i kommunen? Kontrollfrågor 1. Finns det tydliga mål och styrdokument för kommunens näringslivsarbete. 2. Finns det en ändamålsenlig näringslivsorganisation i kommunen och är roller och ansvar tydliga? 3. Sker en aktiv samverkan mellan bolaget, kommunstyrelsen och myndighetsnämnden och näringslivet samt andra parter för att kontinuerligt utveckla näringslivsklimatet? 4. Säkerställer bolaget att det regelbundet bedrivs behovsanpassade aktiviteter att förbättra företagsklimatet? 5. Följer styrelsen och kommunstyrelsen upp näringslivsarbetet på ett tillfredställande sätt? April av 15

11 Avgränsning och metod Revisionsobjekt i granskningen är styrelsen i Karlskoga Näringsliv och Turism AB, kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden. Granskningen avgränsas i tid huvudsakligen till år I övrigt avgränsas granskningen till revisionsfrågan och tillhörande kontrollmål. Granskningen har genomförts genom dokumentgranskning (styrdokument, rutiner, protokoll) och analys av offentlig statistik som beskriver kommunens utveckling inom området. Intervjuer har genomförts med VD i näringslivsbolaget, utvecklingschef på kommunstyrelsens ledningskontor, förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen och avdelningschef för bygg- och miljöavdelningen. De intervjuade har beretts möjlighet att sakgranska ett utkast av revisionsrapporten. Följande bedömningsskala används i vår bedömning av respektive kontrollmål. Uppfyllt Kontrollmålet bedöms till största delen vara uppfyllt, mindre avvikelser kan förekomma. Men verksamheten fungerar i huvudsak ändamålsenligt. Delvis uppfyllt Kontrollmålet bedöms endast delvis vara uppfyllt, det finns en större eller flera mindre avvikelser som påverkar verksamhetens ändamålsenlighet. Ej uppfyllt Kontrollmålet bedöms inte vara uppfyllt. Det finns avvikelser som måste åtgärdas snarast för att verksamheten ska fungera ändamålsenligt. April av 15

12 3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Mål och styrdokument för kommunens näringslivsarbete Kommunfullmäktige har beslutat om ett mål som anger att Karlskoga är en kommun med ett näringsliv som utvecklas. Till målet finns tre styrmått med följande resultat och målvärden för redovisade år 1 : Styrmått 5.1: Hur nöjda företagarna är med kommunens service7 (Nöjd-Kund-Index, 0-100) Mätning: Stockholm Business Alliance och SKL:s Insikten. Samordningsansvar: Kommunstyrelsen. Berör: Samtliga nämnder, Näringsliv & Turism AB Styrmått 5.2: Karlskogas placering i Svenskt Näringslivs undersökning om företagsklimatet (plats av 290). Mätning: Svenskt Näringslivs rankning av företagsklimat, Samordningsansvar: Kommunstyrelsen, Berör: Samtliga nämnder Styrmått 5.3: Företagarnas nöjdhet med Karlskoga Näringsliv & Turism AB:s kontaktskapande åtgärder/företagsservice (Nöjd-Kund-Index, 0-100) Samordningsansvar: Karlskoga Näringsliv & Turism AB. Berör: Karlskoga Näringsliv & Turism AB Utöver fullmäktiges mål har nämnderna och bolaget egna mål med styrmått, uppdrag och aktiviteter som kopplas till näringslivsarbetet. Exempel på mål som framgår är: Kommunstyrelsen Goda relationer med näringslivet. 2 1 Karlskoga kommun, Mål och budget Kommunstyrelsens ledningskontors Verksamhetsplan April av 15

13 Myndighetsnämnden - Näringslivet är nöjda med myndighetsnämndens kvalitet och service. 3 Näringslivsbolagets verksamhet - Bolaget skall vara det naturliga navet, stödet och mötesplatsen för Karlskogas näringsliv och besöksnäring. Bolaget skall främja och stödja utvecklingen av befintligt näringsliv och handel. Bolaget skall främja och stödja företagsetableringar/nyföretagande. Bolaget skall främja samarbetet mellan näringsliv och skola. Bolaget skall stärka och utveckla besöksnäring och turism. Bolaget skall bidra till att stärka och utveckla Karlskoga och dess varumärken. 4 Samhällsbyggnadsnämnden - Inom Karlskoga kommun finns det attraktiv mark att tillgå för näringslivsetableringar. 5 I intervjuerna framgår att det för närvarande är bolagets och respektive nämnds verksamhetsplaner som utgör de främsta styrdokumenten för verksamheterna, då de är tydligt kopplade till fullmäktiges mål, nämndspecifika mål och styrmått. Utvecklingsenheten fick under år 2018 i uppdrag att starta upp arbetet med att fram ett näringslivsprogram. Som grund till detta genomfördes under senhösten ett utredningsarbete i två delar. Den ena delen var en kartläggning av etableringsprocessen som har resulterat i flödesbeskrivningar för kommunen och näringslivsbolaget. Flödesbeskrivningarna anger olika vägval och aktiviteter som grund till att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig process. I intervju framgår att flödesbeskrivningarna kommer att ligga som grund till kommunens fortsatta utvecklingsarbete med etableringar. Den andra delen i utredningsarbetet utgjordes av workshops med näringslivsrepresentanter. Utgångspunkten i arbetet är att Karlskoga kommuns företagsklimat är sämre rankat i näringslivsrankingar än potentialen. Under workshopparna behandlades nedanstående utmaningar, där förslag till olika åtgärder, resultat, effekter och prioriteringar har dokumenterats i en rapport. Samverkan med skola - Utbildningen inte väl anpassad enligt företagens kompetensbehov. Bristande samverkan mellan skola och näringsliv. Dialog & kommunikation - Behov av fler forum för dialog mellan kommun och näringsliv. Bristande kommunikation från kommunen till företagen Strategi & service - Handläggning av myndighetsärenden. Ingen långsiktig plan för näringslivsutveckling i Karlskoga. I intervjuerna framgår att det är utvecklingsenheten som främst arbetat med analysarbetet och att det var en av kommunens processledare som har ansvarat för arbetet. De andra verksamheterna har känt till arbetet men har inte varit involverade i förberedelser och genomförande, förutom i arbetet med processbeskrivningarna, där de har intervjuats. Näringslivsprogrammet ska enligt uppgift vara klart i juli år Myndighetsnämndens årsredovisning Ägardirektiv för Karlskoga näringsliv och turism AB. 5 Samhällsbyggnadsnämndens årsredovisning April av 15

14 När det gäller nämndernas arbete med sina styrmått framgår att det finns en tydlig ambition att utveckla verksamheterna. Inom samhällsbyggnadsnämnden framgår det av nämndens årsredovisning år 2018 att nämnden inte når de mål som finns uppsatta avseende målen om att; det ska finnas attraktiv mark att tillgå för näringslivsetableringar samt att medborgarna ska känna sig nöjda med den kommunala verksamhetens kvalitet och service. Myndighetsnämnden delar även det senare målet och nämndens resultat är bättre än samhällsbyggnadsnämnden även om myndighetsnämnden inte heller når sina mål. I intervjuerna med cheferna från samhällsbyggnadsförvaltningen anges att det bland annat kommer att läggas ett tydligare fokus på nämndernas arbete med kvalitet och service till medborgare och företagare under år När det gäller målet om att det ska finnas attraktiv mark att tillgå för näringslivsetableringar, visade kommunens årsredovisning år 2017 att det har funnits byggbar mark för både expansion och nyetablering. I intervjuerna framgår att kommunen, med något undantag, har kunnat tillgodose den efterfrågan som har varit. Samhällsbyggnadsnämnden har under året köpt upp mer mark både för bostäder och för verksamhet men har inte nått målen om att det ska finnas 40 hektar exploateringsbar planlagd mark och 20 hektar byggklar mark, för handel och industri. Det anges även att det finns behov av ytterligare verksamhetsmark. En utmaning är att kommunen de senaste åren har upplevt en ökad efterfrågan på verksamhetsmark, vilket har medfört att det nu finns behov av att arbeta mer tillväxtinriktat. De befintliga områdena där byggklar verksamhetsmark kan erbjudas, ligger enligt uppgift inom vattentäktsområde, vilket inte anses optimalt utifrån ett hållbarhetsperspektiv. För företag som är intresserade av att etablera sig eller att utveckla sin verksamhet i kommunen, går tillgänglig mark och lokaler att hitta på kommunens hemsida. Revisorerna genomförde år 2016 en granskning av kommunens långsiktiga planering. Revisorerna konstaterade bland annat att kommunen redan hade nått befolkningsmåltalet i vision 2020, varför behovet av att revidera visionen bedömdes vara tydligt. I intervjuerna och av kommunstyrelsens ledningskontors verksamhetsplan framgår att det pågår ett arbete med att ta fram ett förslag till ny vision Bedömning Kontrollmål 1. Finns det tydliga mål och styrdokument för kommunens näringslivsarbete? Kontrollmålet är uppfyllt. Med utgångspunkt i fullmäktiges mål för näringslivsarbetet finns tydliga styrmått som ligger som grund till nämndernas och bolagets egna mål och aktiviteter. Nämndernas och bolagets verksamhetsplaner har en tydlig koppling till fullmäktigemål och styrmått. Vi anser att det är positivt att kommunstyrelsen tagit initiativ till att göra en utredning av både etableringsprocessen och utvecklingsmöjligheter avseende näringslivsarbetet som helhet, som grund till ett näringslivsprogram för kommunen. Då initiativet med stor säkerhet skapar förväntningar från näringslivet är det viktigt att näringslivsprogrammet fastställs under året samt att det kompletteras med en tydlig handlingsplan. Vi anser att det är viktigt att arbetet med näringslivsprogrammet kommuniceras till nämnderna och bolaget för att skapa delaktighet och förutsättningar för god samverkan och ett effektivt genomförande av det kommande näringslivsprogrammet. En ökad efterfrågan på mark och kommunala tjänster ställer högre krav på kommunens långsiktiga planering. Kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden och myndighets- April av 15

15 nämnden behöver därför säkerställa att både långsiktiga planer, exempelvis översiktsplan, och verksamheter vid behov anpassas så att de på bästa sätt understöder en kommande ny vision för kommunen Näringslivsorganisation Utifrån givna uppdrag i reglemente och ägardirektiv består kommunens näringslivsorganisation i första hand av kommunstyrelsens ledningskontors utvecklingsenhet och näringslivsbolaget. Inom kommunens utvecklingsenhet är det inklusive utvecklingschefen fyra medarbetare som framför allt arbetar med näringslivsrelaterade frågor. Näringslivsbolaget har idag sju anställda varav en näringslivsutvecklare. Näringslivsutvecklaren är den funktion som i huvudsak arbetar med näringslivsfrågor men i intervju anges att även andra funktioner mer eller mindre arbetar med näringslivsrelaterade frågor, exempelvis turism och besöksnäring och Karlskogas motorsportvecka. Samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden är också viktiga aktörer utifrån sitt ansvar avseende tillskapande av mark för etableringar och utveckling för befintliga bolag samt myndighetsutövningen när det gäller olika tillsyner, tillstånd och bygglov. En övergripande bild av ansvar enligt ägardirektiv och reglementen presenteras nedan. Kommunstyrelsen Styrelsen ska bland annat leda och samordna utveckling av näringsliv, besöksnäring och turism samt den översiktliga planeringen av användningen av mark och vatten. Styrelsen har vidare hand om marknadsföringen av kommunen. Karlskoga Näringsliv och turism AB Bolaget ska bland annat vara det naturliga navet, stödet och mötesplatsen för Karlskogas näringsliv och besöksnäring. Bolaget skall främja och stödja utvecklingen av befintligt näringsliv, handel och företagsetableringar/nyföretagande. Bolaget ska även bidra till att stärka och utveckla Karlskoga och dess varumärken och främja samarbetet mellan näringsliv och skola. Samhällsbyggnadsnämnden Nämnden ansvar bland annat för de frågor inom plan- och bygglagstiftningen samt inom miljölagstiftningen som inte utgör myndighetsutövning, samt fysisk planering. Myndighetsnämnden Nämnden ansvarar för de myndighetsuppgifter som åvilar kommunal nämnd utifrån bland annat; Livsmedelslagen, Alkohollagen, Miljöbalken samt delar av Planoch bygglagen. Nämndens förvaltning utgör en del av samhällsbyggnadsförvaltningen. Bild 1, Övergripande beskrivning av nämndernas och bolagets ansvar avseende näringslivsrelaterade frågor. Av ovan nämnda styrdokument och intervjuerna framgår att det finns några ansvarsområden kopplat till näringslivsarbetet och marknadsföringen av kommunen som ligger inom mer än en organisation eller som är närliggande. I intervjuerna nämns främst an- April av 15

16 svaret för näringslivsarbetet, besöksnäring, turism, etableringar och kompetensutveckling. När det gäller näringslivsarbetet som helhet anger de intervjuade att det är ett område där det framkommit otydligheter och där det exempelvis inträffat att näringslivsbolaget och kommunstyrelsens utvecklingsenhet har arbetat med liknande saker utan varandras vetskap. Företagsetableringar nämns som exempel på ett område där det förekommit att det varit otydligt om vilken roll respektive kommunalt organ ska ha. I intervjuerna anges att kommunstyrelsen ska ha ett mer strategiskt perspektiv än näringslivsbolaget. Fokusområden som nämns som exempel för kommunstyrelsen är etableringar och kompetensutvecklingsfrågor. Näringslivsbolaget ska arbeta mer operativt bland annat med marknadsföring av näringslivsrelaterade aktiviteter. Samtidigt anger näringslivsbolagets ägardirektiv att bolaget ska arbeta med företagsetableringar, vilket även tydligt framgår av bolagets hemsida. Under våren år 2017 tecknades en samarbetsöverenskommelse mellan Karlskoga kommun och näringslivsbolaget med syfte att, utifrån bolagets ägardirektiv förtydliga bolagets uppdrag. Överenskommelsen anges vara bra men i intervju anges att den ännu inte helt har omsatts i praktiken. Av näringslivsbolagets styrelseprotokoll framgår bland att styrelsen under år 2018 arbetat vidare med att i samverkan med kommunstyrelsen, klargöra gränsdragningen mellan bolaget och kommunen. I intervju framgår dock att gränsdragningsarbetet av olika anledningar ännu inte fullt ut har klargjorts och att det identifierats som ett förbättringsområde, då det enligt uppgift inkommit åsikter från företagare om att det är otydligt vem de ska kontakta i olika frågor. Det utredningsarbete utvecklingsenheten bedrivit under senhösten anges ha tagit fasta på de utmaningar som varit kända men även eventuellt okända, exempelvis inom utvecklingsområdet dialog och kommunikation mellan kommunen och företagen. Här lyfts behov av en definition av roller och ansvar för att näringslivsföreträdare lättare ska veta vem de ska kontakta i vilken fråga. Snabbare handläggning och förbättrad kommunikation och service lyfts också som ett av flera utvecklingsområden. I intervjuerna nämner flera att det kopplat till näringslivsarbetet finns en tanke om att etablera en näringslivslots-funktion. Näringslivsbolaget lämnade under våren år 2018 ett förslag kring hur den skulle kunna se ut men det har i kommunen ännu inte tagits något formellt beslut av kommunstyrelsen om att införa lotsfunktionen, dess roll eller dess organisatoriska tillhörighet. Av näringslivsbolagets hemsida framgår dock att näringslivsbolaget utgör en lotsfunktion. 6 I intervjuerna framgår även att det har funnits oklarheter om hur en etableringsprocess ska gå till och vilka funktioner som ska kopplas in när. Även detta har identifierats som ett förbättringsområde som resulterat i ovan nämnda processbeskrivning som inkluderar både berörda nämnder i kommunen samt näringslivsbolaget Bedömning Kontrollmål 2. Finns det en ändamålsenlig näringslivsorganisation i kommunen och är roller och ansvar tydliga? Kontrollmålet är delvis uppfyllt. 6 Avläst April av 15

17 Det fastställda ansvaret för näringslivsarbetet i kommunen ligger enligt reglemente och ägardirektiv hos kommunstyrelsen och näringslivsbolaget. Även samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden har ansvar utifrån nämndernas ansvar rörande bland annat mark- och miljöfrågor samt myndighetsutövning. Då både kommunstyrelsen och näringslivsbolaget ska arbeta med näringslivsfrågor är det viktigt att det sker en tydlig fördelning om vilken styrelse som ska ansvara för vad. Granskningen visar att samverkansöverenskommelsen mellan bolaget och kommunstyrelsens ledningskontor har haft ambitionen att tillskapa detta men vår bedömning är att önskat resultat ännu inte har nåtts. Det finns därför ett tydligt behov av att implementera överenskommelsen och att komplettera den med en tydligare gränsdragning mellan kommunstyrelsen och näringslivsbolaget. Näringslivsarbetet inkluderar processer som kan kräva insatser från näringslivsbolaget och nämnderna, exempelvis en etablering av ett nytt företag. För att säkerställa att processen blir så effektiv som möjligt är det därför viktigt att respektive kommunalt organs roll och ansvar kan omsättas till en samlad effektiv process, där företagarens behov, så långt som möjligt ligger i fokus. Utifrån våra iakttagelser i granskningen bedömer vi att detta är ett område som behöver utvecklas. Vi kan också konstatera att kommunstyrelsen genom sitt utredningsarbete under 2018 har identifierat brister när det gäller tydlighet i roller och ansvar och att förbättringsåtgärder enligt uppgift kommer att vidtas Samverkan inom näringslivsarbetet Intern samverkan När det gäller den interna samverkan mellan de kommunala organen anger de intervjuade att det finns några forum, där näringslivsrelaterade frågor behandlas. De forum som nämns är: Samhällsbyggnadsförvaltningens mark- och exploateringsgrupp. (Deltagande från andra förvaltningar efter behov.) Utvecklingsenhetens strategiska mark- och exploateringsgrupp. (Vid tillfället för intervjuerna höll gruppen håller på att utvecklas. Ambitionen anges vara att skapa en grupp som arbetar mer strategiskt än den ovan nämnda.) Kommunledningsgruppen. (Näringslivsfrågor berörs enligt uppgift i liten utsträckning i gruppen.) Utvecklingsenhetens och näringslivsbolagets uppföljningsträffar två gånger per år i enlighet med samverkansöverenskommelsen. Dessa kompletteras även av att bolagets styrelse inklusive VD träffar kommunstyrelsens arbetsutskott två gånger per år. Utöver dessa träffar hålls även möten mellan utvecklingsenheten och näringslivsbolaget ca en gång per månad men i intervju anges att det finns behov av att skapa rutiner för informationsutbytet för att skapa en bättre kontinuitet och samverkan. Samverkan kring Purple Flag mellan näringslivsbolaget och samhällsbyggnadsförvaltningen i syfte att skapa förutsättningar för en ekonomiskt och socialt hållbar stadskärna med ett varierat utbud av upplevelser och aktiviteter efter kontorstid. Flera av de intervjuade anger att det finns behov av att utveckla den interna samverkan när det gäller näringslivsfrågor. I dagsläget sker samverkan i flera fall när behov uppstår, April av 15

18 snarare än att det sker proaktivt för att skapa förutsättningar för att säkerställa ett tydligt strategiskt utvecklingsarbete. Till viss del anges detta grundas i att det förutom fullmäktiges mål och styrmått relaterat till näringslivsarbetet, saknats ett näringslivsprogram som mer konkret kan ange den politiska viljeinriktningen för näringslivsarbetet. I kommunstyrelsens utvärdering av näringslivsarbetet påtalas behovet av en mer långsiktig plan för kommunens näringslivsutveckling. Det anges i sin tur komma att ställa krav på en tydligare intern struktur och samverkan mellan berörda resursägare, för att arbetet med näringslivsprogrammet ska kunna genomföras på ett effektivt sätt. Av kommunstyrelsen genomförda utvecklingsarbete lyfts kommunens service som ett utvecklingsområde. I intervjuerna framgår att kommunen inte har genomfört någon särskild insats för att stimulera till en ökad samsyn mellan nämnderna och bolaget kring hur kommunens samarbete med- och service till det lokala näringslivet ska bedrivas på ett effektivt sätt. Exempel på en sådan insats är SKL:s utbildning Förenkla helt enkelt. 7 Kring detta nämns samtidigt att det, trots att det är ett identifierat behov, egentligen inte skulle behövas någon särskild insats när Förvaltningslagen (2017:900) så tydligt lyfter fram myndigheters skyldigheter avseende service, tillgänglighet och samverkan. När det gäller den interna samverkan anger samtliga intervjuade att de anser att det är positivt att kommunstyrelsen har genomfört en utredning av kommunens näringslivsarbete. Det framgår dock att informationen om att det skulle ske var begränsad. Näringslivsbolaget som i många frågor berörs av utredningsarbetet fick ingen direkt information om att utvärderingens skulle genomföras. Näringslivsbolaget är enligt uppgift heller inte involverade i arbetet med att ta fram ett näringslivsprogram. Extern samverkan När det gäller extern samverkan redogör de intervjuade för en mängd olika forum bland annat föreningen Möckelnföretagen, Karlskoga centrumledning, Business Region Örebro, Region Örebro län, industriklustret Stål och verkstad och Alfred Nobels sciencepark. Information om dessa organisationer presenteras på kommunens hemsida. Under år 2017 inrättades ett industriråd och ett näringslivsråd för att stärka kontakten mellan kommunen och näringslivet. Träffar i råden sker enligt uppgift fyra gånger per år. Vi noterar att det enligt uppgift inte fastställts något styrdokument för något av råden. Utöver nämnda samverkansforum redogörs även för att kommunstyrelsen ordförande träffar olika företag ca en gång per månad. Dessa träffar kompletteras även av så kallade företagssafaris, där representanter från kommunen ibland åker ut och träffar olika företag, som får berätta om sina verksamheter och eventuella utmaningar. Samtliga intervjuade anser att det sker en aktiv extern samverkan med olika näringslivsrepresentanter och i flera olika forum som ger god information om hur kommunen kan utvecklas men även hur kommunen kan underlätta näringslivsutvecklingen. En åsikt är att kommunen framför allt arbetar med det befintliga näringslivet och i mindre utsträckning med att skapa förutsättningar för större företagsetableringar, i kombination med att kunna erbjuda arbetskraft boende m.m Förenkla helt enkelt är en utbildning för kommuner som vill förbättra sina företagskontakter April av 15

19 Bedömning Kontrollmål 3. Sker en aktiv samverkan mellan bolaget, kommunstyrelsen, myndighetsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och näringslivet samt andra parter för att kontinuerligt utveckla näringslivsklimatet? Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi kan konstatera att det finns uppdrag som berör flera nämnder inklusive näringslivsbolaget. Detta ställer krav på en intern samverkan för att skapa förutsättningar för effektiva processer och tydlighet mot- och god service till den som är i behov av kommunens tjänster. Liksom lyfts som förbättringsområde av de intervjuade är vår bedömning att det finns en intern samverkan men att den behöver utvecklas. Ovanstående anser vi medför att det är mycket viktigt att kommunstyrelsen i samverkan med nämnderna och bolaget skapar en tydlig struktur kring vilka samverkansforum som måste finnas för att stödja ett utvecklat näringslivsarbete. Till detta anser vi också att det är viktigt att det vidtas åtgärder för att skapa en större samsyn, kring vad nämnderna och bolaget har för uppdrag. Detta är speciellt påtagligt mellan kommunstyrelsen och näringslivsbolaget. Det är inte tillfredställande att näringslivsbolaget inte har gjorts mer delaktig i arbetet med det genomförda utvärderingsarbetet och i arbetet med att ta fram ett näringslivsprogram, då uppdragen helt berör bolagets verksamhet. Vår erfarenhet är att en näringslivslotsfunktion kan bidra till att näringslivsarbetet effektiviseras. Kommunstyrelsen behöver därför i samverkan med näringslivsbolaget tillse att det skapas en tydlighet i; funktionens utveckling avseende roll, ansvar och dess organisatoriska tillhörighet. Vi bedömer att kommunens och bolagets externa samverkan i allt väsentligt sker aktivt och på ett ändamålsenligt sätt Bolagets näringslivsaktiviteter Av näringslivsbolagets ägardirektiv och intervju framgår att bolaget bland annat ska främja och stödja utvecklingen av befintligt näringsliv och handel. I bolagets verksamhetsplan för år 2018 förtydligas detta med att bolaget bland annat ska ta aktiv del i en långsiktig och offensiv utveckling av Karlskogas utbildningsutbud för att möta näringslivets framtida behov. Bolaget skall erbjuda samverkan med de i kommunen verksamma skolorna och utbildningsorganisationerna. Detta kan ske genom framtidsseminarier, föredrag, företagsbesök eller mässor. Inom ramen för sitt arbete med företagsservice prioriteras arbetet med nätverksforum, både i aktiviteter och gemensamma arrangemang, både lokalt och regionalt tillsammans med företagen och andra aktörer. Exempel på detta är: Frukostmöten Frukostklubben arrangeras tillsammans med flera aktörer. Lunchmöten Mat & Prat arrangeras tillsammans med flera aktörer en gång i månaden. Ansvariga för mötet varierar från tillfälle till tillfälle. Exempel på samarbetspartners är ALMI och Företagarna. Branschträffar. Bolaget arrangerar med lämplig samarrangör träffar/bussresor- /studiebesök. Delta i andras evenemang och arrangemang och bidra med kontaktnät och kunskap. April av 15

20 Information om bolagets olika aktiviteter sprids till näringslivet via nyhetsbrev, hemsida, Facebook, möten etc. Affärsutvecklingsutbildningar för besöksnäringen i samarbete Region Örebro län. Arbete med kampanjen Stolt Karlskoging för att påverka attityd och värdering avseende Karlskoga som kommun att bo, leva och verka i. I intervju anges att bolaget löpande har en dialog med företagare om vilka behov de har som grund till att bolaget ska kunna utveckla sina aktiviteter. Från och med år 2017 genomför bolaget en företagsundersökning via enkät. I enkäten ställs bland annat frågan om vilken typ av stöd bolagen skulle vilja ha. Resultaten utgör enligt uppgift en grund för utveckling av bolagets utbud Bedömning Kontrollmål 4. Säkerställer bolaget att det regelbundet bedrivs behovsanpassade aktiviteter att förbättra företagsklimatet? Kontrollmålet är uppfyllt. I enlighet med sitt uppdrag bedriver näringslivsbolaget löpande olika aktiviteter för att stärka nätverk och för att berika näringslivet med aktuell information och möjlighet till utbildning. Vår bedömning är att utbudet är behovsanpassat då det grundas i en aktiv dialog med näringslivet Uppföljning av näringslivsarbetet Utgångspunkten för uppföljningen av näringslivsarbetet är kommunfullmäktiges mål och styrmått. Uppföljningen av styrmåtten sker i delårsrapport och i årsredovisningen. I intervjuerna anges att identifierade avvikelser i uppföljningen av styrmåtten ligger som grund till förbättringsåtgärder. Detta inkluderar samtliga nämnder och bolaget. Av vår kontroll av kommunstyrelsens protokoll framgår att kommunens utvecklingschef deltar på kommunstyrelsens sammanträden och löpande ger information om näringslivsrelaterade frågor. I intervju nämns även industrirådet och näringslivsrådet som viktiga forum för uppföljning och utveckling av kommunens näringslivsarbete. Kommunstyrelsens presidium medverkar enligt uppgift på rådens möten. Kommunstyrelsens uppföljningsmöten med bolagets styrelse och VD som sker ca fyra gånger per år, nämns också som en viktig del i uppföljningsarbetet. Utvecklingsenhetens pågående utvecklingsarbete nämns även som ett mycket viktigt initiativ, då det ligger som grund till kommunens kommande näringslivsprogram. I intervjuerna nämns att myndighetsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden löpande skickar ut enkäter till de medborgare som har haft något ärende hos samhällsbyggnadsförvaltningen, för att fånga deras upplevelse av den kommunala tjänsten. Kvalitet och handläggningstider nämns som viktiga delar. I detta arbete nämns även samarbetet med Business Region Örebro som hjälper till i arbetet med analyser och jämförelser med andra kommuner. Myndighetsnämnden har enligt uppgift även infört en rutin om att närmare granska ett delegationsärende på sina sammanträden, avseende kvalitet och rättssäkerhet i handläggning och beslut. April av 15

21 Styrelsen i näringslivsbolaget har under år 2018 haft 9 sammanträden. I intervju och av vår protokollsgranskning framgår att styrelsen löpande följer upp både ekonomi och verksamhet, inkluderat information från de undersökningar som bolaget berörs av Bedömning Kontrollmål 5. Följer styrelsen och kommunstyrelsen upp näringslivsarbetet på ett tillfredställande sätt? Granskningen visar att både kommunstyrelsen och styrelsen i näringslivsbolaget följer upp näringslivsarbetet på ett tillfredställande sätt. Vår bedömning är också att resultaten i uppföljningarna ligger till grund för förbättringsåtgärder Maria Jäger Uppdragsledare Peter Aschberg Projektledare April av 15