Upprättare: Irene K Törnkvist Fastställare: Regionstyrelsen 365

Transkript

1 Direktiv Diarienr: 2017/1835 1(9) Fastställandedatum: Giltigt t.o.m.: Tillsvidare Upprättare: Irene K Törnkvist Fastställare: Regionstyrelsen 365 Anvisning till direktiv för attest och utbetalning Innehåll 1. Bakgrund Syfte och omfattning Gäller fr om Allmänt Ansvar och roller Regionsstyrelse Styrelse och nämnder Ekonomidirektör Beskrivning Tillämpningsområde Rätt att utse attestanter Beslutsattestanter Granskningsattestanter Attest Attestflöde Attestuppdrag Granskningsattestant Beslutsattestant Automatiserad granskningsfunktion Beloppsgränser Undantag från ordinarie Fakturor Automatiserad fakturakontroll Övriga transaktioner Kontroller Behörighetskontroll Utbetalningskontroll Utbetalning från regionens bankkonton Jäv Plan för kommunikation Dokumentinformation Referenser Bakgrund Fullmäktige beslutade den 8 december , Dnr N20, LS 738/09 om direktiv för attest och utbetalning. Direktivet gäller för regionens samtliga ekonomiska transaktioner och finansförvaltning samt medel som regionen ålagts eller åtagit sig att förvalta eller förmedla. I direktivet anges att styrelsen ansvarar för att utfärda anvisningar för tillämpning av direktivet. Styrelsen ansvarar även för övergripande uppföljning och utvärdering och för att vid behov ta initiativ till förändring av direktivet.

2 Direktiv 2(9) 2. Syfte och omfattning Syftet med denna anvisning är att säkerställa att dokumentet Direktiv för attest och utbetalning efterlevs på ett korrekt sätt. 3. Gäller fr om Denna anvisning gäller fr om 1 januari Allmänt Anvisningen beskriver de olika attestroller som finns inom regionen samt vilka kontrollmoment dessa ansvarar för. Anvisningen beskriver även processen för hantering av ekonomiska transaktioner. I texten avser faktura även utanordning. 5. Ansvar och roller 5.1. Regionsstyrelse Fastställer denna regionövergripande anvisning som gäller samtliga nämnders verksamhetsområden Styrelse och nämnder Det åligger styrelser och nämnder att tillse att bestämmelserna i direktivet och denna anvisning efterlevs Ekonomidirektör Ansvarar för att vid behov initiera och utarbeta förslag till uppdatering av denna anvisning. 6. Beskrivning 6.1. Tillämpningsområde Regiondirektör, biträdande regiondirektörer och förvaltningschefer eller de som fått uppdraget, ska anmäla attestanter och ersättare enligt Rutin att anmäla attestant och ersättare. Ekonomiavdelningen inom Lednings- och verksamhetsstöd (LOV) bevakar att endast behöriga attestanter finns registrerade och förtecknade i ekonomisystemet eller i inköpssystemet enligt ovan nämnda rutin. Samlad dokumentation över attestanter och ersättare ska finnas vid ekonomiavdelningen inom LOV Rätt att utse attestanter Den som utser attestant eller ersättare ansvarar för att dessa blir informerade om uppdragets innebörd och vad som gäller ansvar och befogenheter.

3 Direktiv 3(9) Vidare ska den digitala utbildningen Gransknings- och beslutsattestant, Fakturahantering genomföras innan uppdrages ges Beslutsattestanter Regionstyrelsen och nämnder utser beslutsattestanter och ersättare för dessa. Beslutanderätten får delegeras och vidaredelegeras enligt respektive styrelse och nämnds delegationsordning. De som kan bli utsedda till beslutsattestanter är regiondirektör, biträdande regiondirektör, förvaltningschef, verksamhetschef, avdelningschef, vårdenhetschef samt enhetschef. Det ska alltid vara en överordnad chef som getts befogenhet att utse beslutsattestanter som utser dessa Granskningsattestanter Regionstyrelsen och nämnder utser granskningsattestanter och ersättare för dessa. Beslutanderätten får delegeras och vidaredelegeras enligt respektive styrelse och nämnds delegationsordning. Det ska alltid vara en överordnad chef som getts befogenhet att utse granskningsattestanter som utser dessa Attest Attestflöde Ordinarie attestflöde innebär att beställningar beslutsattesteras i inköpssystemet. I samband med att leveransen/tjänsten är levererad/utförd görs en leveranskvittens. I undantagsfall förekommer även flödet leveranskvittens och därefter beslutsattest av faktura i inköpssystemet. Motsvarande flöde som i ekonomisystemet. I ekonomisystemet är attestflödet granskningsattest och därefter beslutsattest Attestuppdrag Den som utses som attestant eller dennes ersättare ska ha god kännedom om dokumentet Direktiv för attest och utbetalning och denna anvisning. Vidare ska den som utses ha genomgått den digitala utbildningen Gransknings- och beslutsattestant, Fakturahantering. Beslutsattestant och granskningsattestant får inte vara samma person. Granskningsattestant ska ha god kännedom om verksamheten. Beslutsattest utförs av person som har ekonomiskt ansvar för verksamheten. Lägsta nivån för beslutsattest är vårdenhetschef och enhetschef. Attestanter ansvarar för att attester utförs i tid så att kostnader för bl a dröjsmålsräntor undviks.

4 Direktiv 4(9) Granskningsattestant Granskningsattest i inköpsystemet innebär leveranskvittens. I samband med leveranskvittens intygar man att: Leverans/tjänst är fullgjord/utförd. Kvantitet och kvalitet stämmer med beställning/order. I undantagsfall kan granskningsattest i inköpssystemet innebära att man intygar att avvikelserna i fakturan är acceptabla och stämmer med överenskommelsen, t ex ersättningsartiklar, avvikelse på artikelnummer, prisjustering. Efter sådan granskningsattest går fakturan alltid på efterattest till beslutsattestant. Granskningsattestant i inköpssystemet behöver inte vara den person som beställt varan/tjänsten. Granskningsattestanten i ekonomisystemet intygar att: Leverans/tjänst är fullgjord/utförd. Kvantitet och kvalitet stämmer med beställningen. Fakturerat belopp stämmer med avtalet pris. Fakturan eller motsvarande stämmer i belopp och summering. Belopp och övriga uppgifter i ekonomisystemet överensstämmer med den inskannade fakturan. Konteringen har skett enligt gällande kontoplan. Periodisering vid behov är gjord enligt Regionens rutin. Vid kostförmån bifoga kopia på blankett- Bilaga till gåvor och representation Kostförmån för anställda. Deltagarförteckning samt syfte framgår vid representation, utbildning och resa. Är det en kurs, konferens, utbildning eller studiebesök ska program bifogas. Till fakturor innehållande alkohol ska skriftligt beslut om alkoholrepresentation från regiondirektör, regionstyrelsens -eller regionfullmäktiges ordförande bifogas. Granskningsattestant i ekonomisystemet behöver inte vara den person som beställt/mottagit varan/tjänsten, men ska i sin roll stämma av ovanstående kontrollpunkter med berörda personer Beslutsattestant Vid beslutsattest av beställning eller faktura i inköpssystem ansvarar beslutsattestant för att: Inköp av varor och tjänster ryms inom beslutad budget eller sker enligt beslut av styrelse eller nämnd. Inköp sker inom ramen för upphandlade avtal om sådant finns. Konteringen har skett enligt gällande kontoplan. Periodisering vid behov är gjord enligt Regionens rutin. Deltagarförteckning samt syfte framgår vid representation, utbildning och resa. Är det en kurs, konferens, utbildning eller studiebesök ska program bifogas.

5 Direktiv 5(9) Fakturor avseende alkoholrepresentation distribueras vidare till regiondirektör. Det är regiondirektör och regionstyrelsens ordförande som har befogenhet att beslutsattestera dessa fakturor. Till fakturan ska skriftligt beslut från regiondirektör, regionstyrelsenseller regionfullmäktiges ordförande bifogas. Beslutsattest kan ske i förväg vid tillämpning av automatiserad fakturakontroll. Beslutsattestanten ansvarar i dessa fall utöver ovan punkter för att nödvändiga villkorsgränser fastställs så att automatiserad fakturakontroll kan ske. I ekonomisystemet ansvarar beslutsattestanten för att: Granskningsattestanten fullgjort sitt kontrolluppdrag. Inköp av varor och tjänster ryms inom beslutad budget eller sker enligt beslut av styrelse eller nämnd. Inköp sker inom ramen för upphandlade avtal om sådant finns. Fakturor avseende alkoholrepresentation distribueras vidare till regiondirektör. Det är regiondirektör och regionstyrelsens ordförande som har befogenhet att beslutsattestera dessa fakturor. Till fakturor som avser alkoholrepresentation ska skriftligt beslut från regiondirektör, regionstyrelsens eller regionfullmäktiges ordförande bifogas Automatiserad granskningsfunktion Automatiserad granskningsfunktion med systemstöd genomförs då beslutsattestant attesterat beställning och leveranskvittens utförts i inköpssystemet. Om icke accepterade eller icke försumbara avvikelser förekommer i pris, kvantitet eller fakturabelopp övergår fakturan till manuell gransknings- och beslutsattest. Exempel på accepterad avvikelse kan vara öresavrundning Beloppsgränser Nedan framgår beloppsgränser för beslutsattest för de olika organisationsnivåerna. Om dessa gränser överskrids ska fakturan eller beställningen inte bara attesteras på aktuell organisationsnivå utan även av överordnad chef. Det innebär att när man får en faktura eller har en beställning där beloppsgränsen överskrids ska fakturan eller beställningen beslutsattesteras. Fakturan eller beställningen går sedan vidare i systemet för beslutsattest av överordnad chef. Beloppsgränser, kr Vårdenhetschef/Enhetschef (VEC/EC) Verksamhetschef/Avdelningschef (VC/AC) Förvaltningschef (FC) Biträdande regiondirektör (BRD) * Regiondirektör (RD) >

6 Direktiv 6(9) *) För de nämnder som inte har någon biträdande regiondirektör beslutsattesterar regiondirektör Undantag från ordinarie Undantag från ordinarie attestflöde är specificerade enligt nedan Fakturor Fakturor avseende alkoholrepresentation ska distribueras till regiondirektör. Det är regiondirektör och regionstyrelsen ordförande som har befogenhet att beslutsattestera dessa fakturor. Regiongemensamma fakturor för t ex telefoni, porto, receptuttagna läkemedel mm. Dessa fakturor beslutsattesteras inom LOV eller på Regionstab av behörig attestant och fördelas sedan ut till förvaltningarna. Fakturor som med anledning av Patientlag (2014:821) samt Riksavtal för utomlänsvård som fakturerats regionen för vidarefakturering till annat landsting/region kan attesteras av regiondirektören utsedd person, eftersom beloppet i sin helhet ska vidarefaktureras till den aktuella patientens hemlandsting Automatiserad fakturakontroll Automatiserad fakturakontroll innebär att beslutsattest sker i förväg för periodiska fakturor. Det innebär att fakturans grunduppgifter såsom belopp, periodicitet, etc. för avtal/abonnemang kontrolleras i systemet. Automatiserad fakturakontroll får enbart ske för fakturor som härrör från ett korrekt skriftligt avtal. Beslutsattestanten godkänner med sin attest de villkor som ska vara uppfyllda vid kontrollen i systemet. Sådan beslutsattest dokumenteras på avsedd blankett eller digitalt i inköpssystemet. Båda dessa ska vara korrekt ifyllda och attesterade av behörig person. De beslutsattester som görs som grund för automatiserad fakturakontroll förvaras digitalt i inköpssystemet och ifylld blankett förvaras vid Ekonomiavdelningen inom LOV Övriga transaktioner Fördelningar, justeringar och interndebiteringar som inte genererar externa in- eller utbetalningar. Interimsbokföring. Bokföring av in- och utbetalningar till regionen. Ovanstående transaktioner utförs av redovisnings- och budgetchef, controller, ekonomer eller ekonomiassistenter Kontroller Varje kontrollåtgärd ska utföras av de personer som har behörigheten till detta.

7 Direktiv 7(9) För personer med kontrollfunktioner enligt nedan ansvarar överordnad chef för att dessa blir informerade om uppdragets innebörd och vad som gäller ansvar och befogenheter. Personer med kontrollfunktioner enligt nedan ansvarar för att tillämpa fastställda regler och anvisningar samt att rapportera förekommande fel och brister och sådant som inte betraktas som normalt till närmast överordnad chef eller högre funktion Behörighetskontroll Behörighetskontrollen innebär att ekonomiavdelningen inom LOV kontrollerar att nedanstående blanketter är korrekt ifyllda och är godkända av behöriga personer. Anmälan av beslutsattestant. Anmälan av granskningsattestant. Anmälan av ersättare till beslutsattestant. Anmälan av ersättare till granskningsattestant. Attest av abonnemang (i de fall detta inte sker elektroniskt i inköpssystemet). Uppgifterna i ovanstående blanketter registreras i respektive system. Ifyllda blanketter arkiveras på ekonomiavdelningen inom LOV Utbetalningskontroll Utbetalningskontroll sker på ekonomiavdelningen inom LOV. En betalningsfil skapas i ekonomisystemet som består av de fakturor som förfaller till betalning inom de närmaste dagarna. Den som har behörighet att skapa betalningsfil i ekonomisystemet får inte ha annan behörighet i ekonomisystemet när det gäller leverantörsfakturor, d v s personen får inte ha behörighet i ekonomisystemet att lägga upp en leverantör, registrera en manuell leverantörsfaktura/utanordning samt vara gransknings- eller beslutsattestant. I samband med att betalningsfilen skapas ska en rimlighetsbedömning av det totala beloppet utföras. Dessutom ska kontroll utföras på samtliga fakturor som överstiger kr. Stickprovskontroller ska även ske på övriga belopp. Dessa kontroller ska utföras för att säkerställa att fakturan är korrekt registrerad. En signatur ska sättas i avsett fält på leverantörsfakturan i ekonomisystemet Utbetalning från regionens bankkonton Det ska alltid vara två personer i förening vid utbetalning från regionens bankkonton. Underlag för utbetalning ska vara beslutsattesterad av behörig person för varje typ av transaktion.

8 Direktiv 8(9) 6.6. Jäv Den som utför beslutsattest får inte attestera en utbetalning eller ett inköp till sig själv eller till närstående. Detta gäller även utbetalning till eller inköp från bolag, föreningar, stiftelser eller liknande där den anställde eller närstående har ägarintresse eller ingår i ledningen eller har ekonomisk eller socialt intresse. Sådana ska beslutsattesteras av överordnad. Närstående inom samma ansvarsområde får inte vara gransknings- och beslutsattestant. Med närstående i attestsammanhang avser regionen: Make eller maka och barn, barnbarn, syskon, föräldrar, far- och morföräldrar samt personer som på annat sätt står honom eller henne särskilt nära. Föräldrars syskon samt deras makar, syskonens barn och tidigare makar. Makes eller makas barn, barnbarn, syskon, föräldrar och far- och morföräldrar samt dessa personers makar samt makes eller makas syskonbarn. Med makar avses här äkta makar, personer som lever under äktenskapliga förhållanden (samboförhållande), personer som lever i registrerat partnerskap, samt personer som har ett etablerat särboförhållande. Beslutsattest får inte utföras av den som konsumerat eller använt varan eller tjänsten. Dessa ska distribueras vidare till överordnad chef för slutlig beslutsattest. Exempel på sådana utgifter är: Representation. Kurser, konferenser, utbildning. Mat och Logi. Resor. Mobiltelefon. 7. Plan för kommunikation Information om anvisningen lämnas löpande på Plexus. 8. Dokumentinformation Anvisningen har tagits fram av regionstab ekonomi. Anvisningen har varit ute på remiss till avtalsdirektör, chefsjurist, chef internkontrolleneheten samt ekonomiavdelningen inom LOV.

9 Direktiv 9(9) 9. Referenser Dokumentnamn Direktiv för attest och utbetalning Plats Plexus/Service och stöd i arbetet/ekonomi/attest och utbetalning