Göteborgs Stad 44 Stadsrevisionen

Transkript

1 Göteborgs Stad 44 Stadsrevisionen Till park- och naturnämnden Rcvisionsbcrättelsc och rcvisionsrcdogörclsc för år 2012 Stadsrevisionen har granskat nämndens räkenskaper, verksamhet och interna kontroll för år 2012 och en revisionsberättelse och revisionsredogörelse har upprättats. Revisionsberättelsen och revisionsredogörelsen har behandlats och godkänts av revisorsgruppen vid sammanträde den 18 mars. Stadsrevisionen vill betona vikten av att nämnden med anledning av de rekommendationer som lämnats vidtar lämpliga åtgärder. Revisionsberättelsen och revisionsredogörelsen översänds härmed till nämnden för yttrande. Yttrandet ska ha inkommit till stadsrevisionen senast den 14 juni Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder nämnden har vidtagit och/eller planerar att vidta med anledning av de rekommendationer som lämnats. För revisorsgruppen enligt uppdrag Lars Bergsten ordförande //22 f,/ Christin Wrangstedt revisionsdirektör Postadress: Besöksadress: Telefon: Fax: Box 2141 Stora Badhusgatan (växel) Göteborg (kansli) E-post: stadsrcvisioncnstadsrcvisionen.gotcborg.se Wcbbplats:

2 Park- och naturnämnden Revisionsredogörelse 2012 Göteborgs Stad Stadsrevisionen

3 REVISIONSREDOGÖRELSE FÖR PARK- OCH NATURNÄMNDEN Innehåll Sammanfattande bedömning sid 3 Uppföljning av föregående års granskning sid 4 Granskning av verksamheten sid 5 Grundläggande granskning sid 5 Styr- och kontrollmiljö sid 6 Riskanalys sid 6 Kontroller sid 7 Hantering av risken för oegentligheter sid 8 Rekryteringsprocessen sid 9 Verksamhetsfordon och inköp av drivmedel sid 10 Granskning av räkenskaper och bokslut sid 12 Löpande redovisning sid 12 Årsbokslut sid 13 Stadsrevisionens uppdrag sid 14 Språkbruk och revisionstermer sid 14 STADSREVISIONEN

4 REVISIONSRED000RELSE FÖR PARK- OCH NATURNÄMNDEN 2012 Sammanfattande bedömning Årets granskning har omfattat en granskning av nämndens rekryteringsprocess, nämndens interna kontroll vad gäller verksamhetsfordon, granskning av räkenskaper och bokslut samt en grundläggande granskning för att översiktlig kunna bedöma nämndens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv. Under året har även föregående års rekommendationer följts upp. 1 anslutning till granskningen av nämndens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv lämnas följande rekommendation: Stadsre visionen rekommenderar nämnden att upprätta en rutin för en samlad rapportering till nämnden av resultatet av genomförda kontroller Föregående års rekommendationer kring nämndens samordningsansvar för projektet bygg, vacker stad kvarstår. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att: 1 budgeten ange tidsramar och omfattning för respektive delprojekt. Tydliggöra vilken organisation som ansvarar för förvaltningen av investeringar och drift då deiprojekten avslutas. 1 uppföljningen tydliggöra hur delprojekten förhåller sig till beslutade tidsramar och tilldelade resurser Med beaktande av lämnade rekommendationer är den sammantagna bedömningen utifrån genomförd granskning att nämndens verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Det granskade bokslutet är upprättat i överensstämmelse med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed. Bedömningen är att bokslut och räkenskaper för år 2012 är rättvisande STADSREVISIONEN

5 REVISIONSREOOGÖRELSE FÖR PARK- OCH NATURNAMNDEN 2012 Uppföljning av föregående års granskning År 2011 gjorde stadsrevisionen en granskning med utgångspunkt i park- och naturnämndens samordningsansvar för projektet trygg, vacker stad. Park- och naturnämnden, trafiknämnden och byggnadsnämnden har ett gemensamt uppdrag att svara för verksamhetens mål och riktlinjer. Inför varje verksamhetsår fattas likalydande beslut om budget i de tre nämnderna. Stadsrevisionen rekommenderade park- och naturnämnden att: 1 budgeten ange tidsramar och omfattning för respektive de/projekt Tydliggöra vilken organisation som ansvarar för förvaltningen av investeringar och drift då de/projekten avslutas / uppfö/jriingen tydliggöra hur de/projekten förhåller sig till beslutade tidsramar och tilldelade resurser Iakttagelser i årets granskning Nämnden har i sitt yttrande angett följande åtgärder som man avser vidta med anledning av stadsrevisionens synpunkter: Genom att i budgetframställningen för trygg, vacker stad arbeta in tidsramarna och omfattningen för respektive delprojekt samt även ange vilken organisation som ansvarar för förvaltningen av investeringarna och driften när delprojekten avslutas uppfylls de två första rekommendationerna. 1 uppföljningsrapporterna som följer stadens rapportstruktur med rapport i mars, augusti och oktober kommer delprojekten följas upp både utifrån tilldelade resurser och beslutad tidsram. Under året har vissa åtgärder vidtagits för att genomföra rekommendationerna. En del arbete återstår dock varför rekommendationerna kvarstår och kommer all följas upp i 2013 års granskning. 1 anslutning till uppföljningen av rekommendationerna kommer stadsrevisionen också all fördjupa granskningen i syfte att klarlägga de ingående nämndernas ansvar för styrningen av trygg, vacker stad. STADSREVISIONEN le

6 REVISIONSREDOGÖRELSE FÖR PARK- OCH NATURNÄMNDEN 2012 Granskning av verksamheten Revisorerna har ett lagstadgat uppdrag att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. 1 Vad som avses med tillräcklig intern kontroll preciseras inte närmare av lagstiftaren utan följer av god sed och av samhällsutvecklingen i allmänhet. Kraven på intern styrning och kontroll har ökat de senaste decennierna och innebörden av begreppet har utvidgats. Detta gäller såväl i Sverige som internationellt. Denna utveckling kan delvis förklaras av händelser där misstankar om oegentligheter har väckt stor uppmärksamhet. Begreppet intern kontroll har därmed förändrats från att främst ha varit en avgränsad kontrollaktivitet, inom redovisnings- och det finansiella området, till att omfatta all verksamhet en organisation ägnar sig åt. Intern kontroll har därför kommit att inta en alltmer strategisk roll i styrningen av organisationer, vilket i sin tur betonar vikten av ledningens engagemang för den interna styrningen och kontrollen. Kommunfullmäktige i Göteborg har beslutat om riktlinjer för intern kontroll. Riktlinjerna anger att nämndernas interna kontroll ska omfatta all verksamhet och att verksamheten ska bedrivas så att den bidrar till god intern kontroll. Vidare preciserar riktlinjerna vilket ansvar förvaltningschef, verksamhetsansvariga och anställda har för den interna kontrollen. Ansvaret att löpande styra och följa upp den interna kontrollen vilar på nämnderna. Grundläggande granskning För att översiktligt kunna bedöma nämndernas interna kontroll genomför revisorerna en grundläggande granskning. Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året genom att revisorn följer och informerar sig om verksamheten, vilket sker dels genom kommunikation med den granskade enheten och dels genom att ta del av dokument. Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma att verksamheten uppfyller lagstiftningens och kommunfullmäktiges krav. Det innebär att revisorerna följer och informerar sig om delegationsbestämmelser; hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige; nämndens budget och följsamhet mot kommunfullmäktiges budgetriktlinjer; styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi; uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade mål samt nämndens beslutsunderlag. Vid eventuella avvikelser i förhållande till lagstiftning och kommun fullmäktiges policydokument och riktlinjer, inom de områden som omfattas av den grundläggande granskningen, avgör revisorerna om det finns behov av mer omfattande granskning. 1 februari 2012 fick stadsrevisionen i uppdrag av kommunfullmäktige att ytterligare utveckla granskningen av nämndernas interna styrning och kontroll. Uppdraget till stadsrevisionen är ett led i stadens insatser för att stärka den interna styrningen och kontrollen i nämnder och bolag, inklusive att reducera risken för oegentligheter. KommunaIayen 9 KAP. 9 STADSREVISIONEN

7 REVISIONSRED000RELSE FÖR PARK- OCH NATURNAMNDEN Mot den bakgrunden lägger stadsrevisionen i årets granskning ökad tonvikt vid specifika aspekter av nämndens interna styrning och kontroll. Det omfattar nämndens styr- och kontrollmiljö riskanalys kontroller hantering av risken för oegentligheter Ytterst syftar stadsrevisionens granskning till att bedöma om nämndens interna styrning och kontroll är systematisk, ändamålsenlig och i överensstämmelse med gällande riktlinjer och etablerade normer. Genom granskningen vill stadsrevisionen bidra till en ökad kunskap och medvetenhet om de åtgärder som krävs för att stärka den interna styrningen och kontrollen. Iakttagelser styr- och kontrollmiljö Nämndens styr- och kontrollmiljö utgör basen för den interna kontrollen i organisationen. Det är i hög grad ledningen som lägger grunden för kontrollmiljön i en organisation. Styr- och kontrollmiljön består av sådant som etiska värden, organisationskultur, ledningens filosofi och ledarstil, organisationsstruktur, tydlighet i ansvar och befogenheter och kompetens. Stadsrevisionens granskning syftar till att översiktligt bedöma om nämnden och förvaltningsledningen bedriver ett arbete för att etablera en god styr- och kontrollmiljö. Nämnden har under året vidtagit åtgärder för all stärka den interna styrningen och kontrollen. En del i detta har varit att skapa ett nytt arbetssätt kring riskanalysen. Förvaltningen har också stärkt processen kring inköp och upphandlingar, med utbildningsinsatser, kontrollmoment i internkontrollplanen samt även utarbetat nya riktlinjer. Under hösten har förvaltningen initierat ett arbete som syftar till all stärka den gemensamma förvaltningskulturen. Ett antal övergripande förhållningssätt, ledstjärnor, har formulerats. Samtliga medarbetare har informerats och diskuterat dessa under en medarbetardag. Arbetet är ännu i startfasen och en plan för hur förhållningssätten ska implementeras i verksamheten ska tas fram. Iakttagelser riskanalys Enligt stadens riktlinjer för intern kontroll ska nämnden upprätta en riskanalys. Riskanalysen ska vara dokumenterad och relaterad till verksamhetsmål samt utmynna i tydliga prioriteringar. Utöver att fastställa att dessa grundläggande krav är uppfyllda, har stadsrevisionen även granskat om riskanalysen omfattar frågor som rör styr- och kontrollmiljön samt om risken för oegentligheter hanterats. Enligt kommunfullmäktiges riktlinjer ska en riskanalys ligga till grund för nämndens arbete med planering och prioritering av den interna kontrollen. Efter de iakttagelser som gjordes i den så kallade självdeklarationen år 2011, beslutade nämnden om en STADSREVISIONEN

8 REVISIONSRED000RELSE FOR PARK- OCH NATURNAMNDEN 2012 åtgärdsplan som bland annat syftade till att utveckla ett nytt arbetssätt kring riskanalysen. 2 Arbetet har gjorts under året och syns först i processen inför år Under året har anvisningar för riskanalysen tagits fram och kommunicerats till avdelningarna. Anvisningarna anger att avdelningschefen tillsammans med enhetscheferna ska identifiera och värdera riskerna inom avdelningens processer. Enligt nämndens anvisningar ska var och en av dessa processer bedömas utifrån fyra riskområden; ekonomiska risker, legala risker, verksamhetsrisker och risk för förtroendeskada. Avdelningarnas bedömningar sammanställs till en förvaltningsövergripande riskanalys av ledningsgruppen. Riskerna värderas utifrån sannolikhet och konsekvens och får därmed en inbördes prioritering. Riskanalysen innehåller såväl externa som interna risker samt risker som rör styr- och kontrollmiljön. Riskanalysen har beslutats av nämnden. Iakttagelser kontroller Enligt stadens riktlinjer för intern kontroll ska nämnden upprätta en internkontrollplan. Stadsrevisionen har granskat om de kontroller, som nämnden har beslutat i internkontrollplanen, har ett tydligt samband med riskanalysen. Vidare har stadsrevisionen granskat att kontrollerna genomförs och hur resultatet av dessa återförs till både nämnd och verksamhet. Granskningen innefattar även om nämndens arbete med att säkerställa att eventuella brister som kontrollerna visar på leder till åtgärder. 1 och med att processen kring riskanalysen stärks under året finns också i internkontrollplanen, som nämnden beslutat om inför år 2013, en tydlig koppling till den genomförda riskanalysen. lnternkontrollplanen innehåller ett antal processer/rutiner till vilka det finns kopplat ett kontrollmoment med kontrollansvarig, och uppföljningsfrekvens. Resultatet av samtliga kontroller ska rapporteras till förvaltningschefen. En mali för rapportering av kontrollaktiviteterna har tagits fram. 1 internkontrollplanen finns såväl rutinorienterade kontroller som resultatinriktade kontroller. Vissa av de resultatorienterade kontrollerna tar sikte på relativt omfattande processer. Behovet av att förtydliga och dokumentera rutinerna kring vissa specifika kontrollmoment beror på kontrollens omfattning och komplexitet, och kan beaktas i ljuset av nämndens möjlighet att följa upp den beslutade internkontrollplanen. Stadsrevisionen gör ingen bedömning huruvida detta behov finns i anslutning till nämndens internkontrollplan. Enligt kommunfullmäktiges riktlinjer är nämnden ansvarig för den interna kontrollen inom sitt område. Nämnden ska anta regler och anvisningar för intern kontroll samt besluta om en internkontrollplan. Enligt kommunfullmäktiges riktlinjer ska uppföljningen av den interna kontrollen rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställs i internkontrollplanen. 1 samband med att internkontrollplanen för år 2012 antogs av nämnden erhöll nämnden en samlad uppföljning av kontrollaktiviteterna för år Motsvarande uppföljning har inte gjorts av 2012 års kontrollaktiviteter och nämnden har heller inte formulerat en sådan rutin i internkontrollplanen. Enligt uppgift 2 Kommunfullmäktige beslutade den 14 april 2011 om en självdeklarationsmodell för att stärka den interna kontrollen inom Göteborgs Stad. Syftet är att höja nivån på den interna kontrollen i för staden centrala processer och att ge underlag för en diskussion om intern kontroll inom nämnder och bolag. STADSREVISIONEN

9 REVISIONSRED000RELSE FOR PARK- OCH NATURNÄMNDEN har dock nämnden under året fått löpande information kring resultatet av kontrollaktiviteterna. Iakttagelser hantering av risken för oegentligheter Oegentligheter utgör inte bara en ekonomisk risk, det utgör dessutom en mycket allvarlig förtroenderisk, som ytterst kan medföra att medborgarnas tilltro till det demokratiska systemet försvagas. Mot bakgrund av detta och kommunfullmäktiges uppdrag har stadsrevisionen i årets granskning lagt tonvikt vid risken för oegentligheter. Stadsrevisionens granskning syftar till att fastställa om nämnden har arbetat med att identifiera risker för oegentligheter i verksamheten och hur dessa risker har hanterats. En viktig del i nämndens arbete med att stärka kontrollmiljön och minska risker för oegentligheter har varit att stärka processen kring inköp och upphandlingar. Under året har därför förvaltningen genomfört utbildningsinsatser i det kommungemensamma upphandlingssystemet winst samt utarbetat ett förslag till en ny inköpspolicy. 1 självdeklaration för år 2012, som genomförts i stadens samtliga enheter, framgår också att nämnden stärkt rutinerna kring inköps- och upphandlingsprocessen. Under året har medarbetarna på arbetsplatsträffar blivit informerade om fullmäktiges policy och riklinjer mot mutor. Dock saknas rutiner för att identifiera eventuella bisysslor hos personalen. 3 1 anvisningarna inför 2013 års riskanalys står att risker för oegentligheter ska beaktas när avdelningarna genomför sina riskbedömningar. 1 riskanalysen för år 2013 behandlas frågan om oegentligheter som en separat risk, inte som en risk i specifika processer. 1 internkontrollplanen hanteras risken för oegentligheter genom ett kontrollmoment som ska säkerställa att alla medarbetare är informerade om stadens policy och riktlinjer mot mutor samt ha genomgått en information om intern kontroll. Vidare finns ytterligare kontrollmoment, kring lönehantering och kring upphandlingar, som indirekt bidrar att begränsa risken för oegentligheter. Som beskrivits ovan har ett arbete påbörjats för att stärka den gemensamma värdegrunden hos medarbetarna i förvaltningen. En tydlig värdegrund och målbild är viktiga komponenter för att stärka kontrollmiljön och därmed minska risken för felaktigheter och oegentligheter. En god kontrollmiljö inkluderar, förutom en tydlig gemensam målbild, också tydlighet i ansvar och befogenheter samt tydliga och ändamålsenliga riktlinjer. Ur ett oegentlighetsperspektiv är det positivt att nämnden arbetar med att stärka såväl rutiner och riktlinjer som den gemensamma målbilden. Bedömning På grundval av genomförd granskning bedömer stadsrevisionen att nämnden har bedrivit ett tillfredsställande arbete för att etablera en tillräckligt intern styrning och kontroll. Dock kan arbetssätten utvecklas. Enligt kommunfullmäktiges riktlinjer är nämnden ansvarig för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. För att nämnden ska kunna säkerställa att eventuella brister i den interna kontrollen åtgärdas och att information som framkommer vid genomförandet av kontrollaktiviteterna används för att förbättra rutiner och system ska Winst står för webbaserat inköpsstöd och är ett system där alla ramavtal i Göteborgs stad är samlade. STADSREVISIONEN

10 REVISIONSREDOGORELSE FÖR PARK- OCH NATURNAMNDEN 2012 resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen återrapporteras till nämnden. Detta ska dels göras löpande, vilket gjorts under året, dels ska också en sammanställning av utfallet av kontrollaktiviteterna rapporteras på ett sådant sätt som nämnden beslutar om i planen för intern kontroll. Stadsre visionen rekommenderar nämnden att upprätta en rutin för en samlad rapportering till nämnden av resultatet av genomförda kontroller. Rekryteringsprocessen Kommunfullmäktige framhåller i sin budget att Göteborgs Stad ska vara en god och föredömlig arbetsgivare. Invånare och anställda ska uppfatta staden som en attraktiv arbetsplats med rättvisa och trygga villkor. Flera förvaltningar och bolag framhåller i sina budgetar och affärsplaner personalen som sin viktigaste resurs. För att nå en god måluppfyllelse lyfts rekryteringen av kompetent personal fram som en nyckelfråga. Göteborgs Stad har tagit fram gemensamma arbetssätt (processer) med syfte att bedriva ett effektivare personalarbete, utveckla medarbetar- och ledarskapet samt bli en attraktivare arbetsgivare. Rekryteringsprocessen är en del av detta gemensamma arbetssätt. För att staden ska kunna behålla och utveckla sin attraktionskraft är det viktigt att säkerställa att rätt kompetens rekryteras på ett professionellt sätt. Under år 2012 har stadsrevisionen på ett antal enheter genomfört en granskning av rekryteringsprocessen. Granskningen har genomförts i två delar. 1 den ena delen granskades förvaltningens regler och rutiner för rekrytering kopplat till stadens gemensamma process. 1 den andra delen verifierades om den beskrivna processen fungerade. Detta har skett genom intervjuer och granskning av dokumentation kopplad till ett antal genomförda rekryteringar. Förvaltningens process för att rekrytera semestervikarier har inte omfattats av granskningen. Iakttagelser 1 likabehandlingsplanen anges att förvaltningen ska arbeta utifrån stadens övergripande rekryteringsprocess. Den rekryterande chefen är ansvarig för rekryteringsprocessen och ska enligt delegationsordningen vid rekryteringar samråda med en personalspecialist vid förvaltningens HR-avdelning. 1 och med att HRavdelningen ansvarar för hanteringen av det rekryteringsverktyg som används i staden sker alltid en avstämning mellan HR-specialisten och den rekryterande chefen kring vissa steg i processen, till exempel annonsering och återkoppling till sökanden. Detta ger också möjlighet för HR-avdelningen att säkerställa att stadens rekryteringsordning följs. Nämnden skriveri budgeten för år 2012 att en stor utmaning är att arbeta för en jämnare könsfördelning och en större mångfald bland förvaltningens anställda. Den rådande fördelningen speglar ofta det utbud som finns och nämnden konstaterar också att de nyrekryteringar som gjorts tenderar att förstärka snarare än motverka rådande strukturer. Att bredda urvalet av sökanden genom att analysera kompetensbehov och formulera kravprofiler och annonser är ett av syftena med rekryteringsprocessen. 1 och med att ansvaret för rekryteringarna finns hos de rekryterande cheferna, förutsätter en framgångsrik process att dessa har god kännedom om stegen i rekryteringsprocessen samt tillräcklig kunskap och ett STADSREVISIONEN

11 REVISIONSREDOGÖRELSE FÖR PARK- OCH NATURNAMNDEN tillräckligt stöd från förvaltningens HR-specialister för att tillämpa dessa i viktigt uppdrag för nämnden är således att säkerställa detta. praktiken. Ett Granskningen har även omfattat nämndens dokumentation kopplat till ett antal utförda rekryteringar. Granskningen visar att nämnden i all väsentlighet dokumenterar de olika stegen i processen enligt den dokumenthanteringsplan som finns i staden. Vissa delar av dokumentationen görs i rekryteringsverktyget som administreras av HRavdelningen. Viss dokumentation kring intervjuer och referenstagning ska dock sparas av den rekryterande chefen. Nämnden saknar en rutin för att säkerställa att så görs. Bedömning Granskningen visar att det i all väsentlighet råder följsamhet mellan förvaltningens rekryteringar och stadens rekryteringsprocess. 1 och med att ansvaret för processen finns hos de rekryterande cheferna är det viktigt att de har god kunskap om rekryteringsprocessens olika steg. Granskningen har inte påvisat några brister. Granskningen visar också att rekryteringarna i stor utsträckning dokumenteras enligt de riktlinjer som finns. Nämnden saknar dock en rutin för att säkerställa att all dokumentation sparas enlig stadens dokumenthanteringsplan. Inga allvarliga avvikelser har dock noterats i granskningen. Användning av verksamhetsfordori och inköp av drivmedel Inom stadens nämnder och bolag finns ett stort antal verksamhetsfordon som anställda använder i tjänsten. Risker förknippade med användande av verksamhetsfordon eller i samband med inköp av drivmedel är av såväl ekonomisk som förtroendemässig karaktär för stadens verksamheter. Det är därför av betydelse att nämnden har en god intern kontroll inom området. Granskningen syftar till att bedöma om nämnden har en tillfredsställande intern kontroll vid användande av verksamhetsfordon samt inköp av drivmedel. Väsentliga utgångspunkter i granskningen är om nämnden har rutiner för användande av verksamhetsfordon och vid inköp av drivmedel, samt om nämnden har säkerställt en tillräcklig uppföljning och kontroll av att rutinerna efterlevs. Iakttagelser Totalt finns det inom nämnden 172 fordon, varav 150 bedöms vara verksamhetsfordon. Fordonen är kopplade till en bilpool eller till olika arbetslag inom renhållning. De lätta fordonen är inhyrda av Gatubolaget och de tunga fordonen är inhyrda av Kommunleasing. Park- och naturförvaltningen har också upphandlat 130 traktorer och 50 lastbilar av olika entreprenadföretag. Enligt uppgift finns ramavtal till grund för dessa upphandlingar. Förvaltningen har upphandlat ett GPS-system som används på de fordon som är inhyrda av traktorentreprenörerna, transportfordon som hyrs från Gatubolaget samt sopmaskiner. Inom förvaltningen finns generella riktlinjer och rutiner för användandet av verksamhetsfordon. Förvaltningen har upprättat en riktlinje för resor i tjänsten och på intranätet finns regler för användandet av fordon i bilpoolen. Därutöver finns det i upprättade avtal med leasingbolag och entreprenörer vissa regler och rutiner för hur STADSREVISIONEN

12 REVISIONSRE0000RELSE FÖR PARK- OCH NATURNÄMNDEN fordon kan användas. Enligt uppgift är användarna inom förvaltningen väl medvetna om de riktlinjer och rutiner som finns. För tyngre fordon inom renhållningen, som sopmaskiner och elevatorer, finns dokumenterade säkerhetsföreskrifter och samt en checklista för kontroll i samband med underhåll. För fordonen upprättas inga körjournaler men enligt uppgift sker en löpande rimlighetsbedömning av drivmedelskostnaderna samt stickprov av fordonens mätarställning. Vidare görs det en övergripande kontroll av antal körda mil, tankad mängd drivmedel, vilket område fordonen tankats i, och förvaltningen jämför om fakturorna är i nivå med tidigare månader. Bedömning Förvaltningen har upprättat riktlinjer för verksamhetsfordon vilka innefattar bland annat reseriktlinjer för tjänsteresor och vad som gäller för användandet av poolbilar. Där framgår att poolbilar inte kan hyras för privat bruk. Vad gäller rutiner för kontroller av inköp av drivmedel och faktisk mätarställning bedömer stadsrevisionen att de kontroller som genomförs är tillräckliga men kan förbättras genom att enhetliga kontroller införs inom förvaltningen samt all dessa dokumenteras. Förvaltningen har möjlighet all följa upp antal körda mil genom det GPS-system som finns i många fordon och använda detta som underlag för stickprovskontroller av drivmedelskostnader och av all fordonen endast används vid tjänsteutövning. 1 syfte all stärka den interna kontrollen kan förvaltningen tydliggöra vilka kontroller som ska genomföras och hur dessa skall dokumenteras. Della minskar även risken för förtroendeskada. STAUSREVISIONEN

13 REVISIONSRE0000RELSE FOR PARK- OCH NATURNÄMNDEN Granskning av räkenskaper och bokslut Genom granskning av räkenskaper och bokslut får stadsrevisionen underlag för bedömningen av om räkenskaperna är upprättade i enlighet med god redovisningssed och om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har omfattat följande områden: bedömning av intern kontroll i system och rutiner samt löpande redovisning översiktlig granskning av delårsbokslut per augusti granskning av nämndens förvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning. Löpande redovisning Granskningen av nämndens interna kontroll i under 2012 framförallt inriktats mot: redovisningsrutiner och system har Bokslutsprocessen Personalkostnader lntäktsprocessen lnvesteringsprocessen/projektredovisning lnköpsprocessen Resultatet av granskningen redovisas i den lägesrapport som skickades till förvaltningen 19december. 1 denna har iakttagelser och rekommendationer sammanställts tillsammans med förvaltningens kommentarer. STADSREVISIONEN

14 REVISIONSREDOGORELSE FÖR PARK- OCH NATURNÄMNDEN Arsbokslut Granskningen av nämndens bokslut för verksamhetsåret 2012 har omfattat resultaträkning och balansräkning med nothänvisningar. Revisionen har utförts i enlighet med god revisionssed (tkr) 2011 (tkr) Rörelsens intäkter Balansomslutning Bokslutspost* Årets resultat Utgående eget kapital *Nämnden erhöll åtta miljoner som kompensation för engångskostnader för en verksamhetsöverföring från Gatubolaget, samt fem miljoner för kostnader avseende vinterväghällning. Dessa har bokförts mot eget kapital. Bedömning Bedömningen är att det granskade bokslutet är upprättat i överensstämmelse med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed. Nämnden har följt de anvisningar som Göteborgs stadsledningskontor har gett ut. Lars Bergsten ordförande Christin Wrangstedt revisionsdirektör Måns Norberg kommunal yrkesrevisor, sakkunnigt biträde STADSREVISIONEN IS

15 REVISIONSRE0000RELSE FÖR PARK- OCH NATURNAMNDEN Stadsrevisionens uppdrag Språkbruk och revisionstermer Enligt Göteborgs Stads revisionsreglemente väljer kommunfullmäktige 22 fortroendevaicia revisorer att bilda revisorsgrupp. Bland de förtroendevalda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer vilka har ett självständigt uppdrag att granska de kommunala bolag som helt eller till viss del ägs av Göteborgs Stad. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och de sakkunniga tjänstemännen på Göteborgs Stads revisionskontor. Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommunstyrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en gransknings redogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Stadsrevisionen genomför också fördjupade granskningar som redovisas i revisionsrapporter. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och revisionskritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga och riktas inte alltid till nämnden eller styrelsen utan kan framföras på bolags- och förvaltningsnivå. Revisionskritik brukar graderas genom begreppen påpekan, erinran och anmärkning. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Anmärkningar mot styrelse eller nämnd framgår av granskningsrapporten (för bolag) eller revisionsberättelsen (för nämnder). Styrelsens/bolagets eller nämndens! förvaltningens åtgärder, med avseende på lämnade rekommendationer, följs regelmässigt upp under kommande år. Göteborgs Stad Stadsrevisionen Postadress: Box 2141, Göteborg. Besäksadress: Stora Badhusgatan 6, Göteborg Växel: , kansli: , fax: E-post: stadsrevisionen@stadsrevisionen.goteborg.se 5TAD5REVI5IONEN

16 REVISIONSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2012 avseende park- och natumämnden Vi har granskat park- och naturnämndens verksamhet år Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och Mn ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, att räkenskaper och redovisning är rättvisande och att den interna kontrollen är tillräcklig. Vårt ansvar är att uttala oss om räkenskaper, verksamhet och intern kontroll på grundval av vår revision. Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. En sammanfattning av utförd granskning finns upprättad i en revisionsredogörelse som överlämnats till nämnden. Vi anser att granskningen ger oss rimlig grund för våra uttalanden nedan. Vi bedömer att nämnden har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och att den interna kontrollen är tillräcklig. Vi bedömer att fdrvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning med nothänvisningar upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden följt de anvisningar som stadsledningskontoret gett ut. Vi föreslår att kommunfullmäktige beslutar att park- och natumämnden beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret H tu / f3öteborg den 18 mars 2013 Carina Henriksson Johansson,:-, <7 %& Bo Forsäng r Claes-Gär/in Lans Kågan Karlsson Elisabet Olm Inger Peterson Ajinbrith -LwtfWiensson Sven R. Andersson /tiuulc.i Lars-Out/tior Landin Peggy Svensson T9JbJöprRigeJjat Sven Jellbo tom Vivi-Ann Nilsson b j :t,t [.72 Bengt E%sson - 34 \\1vyf, SkL Eva Åsman Sand