Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 25 mars 2017 kl i klubbhuset Djupadal

Transkript

1 1 Österlens Golfklubb Styrelsen Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 25 mars 2017 kl i klubbhuset Djupadal Närvarande: Claes Trollestad (ordförande), Susann Arvidsson, Birgitta Forsström, Mats Hagberg (ersätter Lena Nydahl), Johan Mannergren och Anna Stigmar Frånvarande: Sven Brown, Lars Lundblad, Lena Nydahl och Kent Zerath Adjungerade: Gustav Andersson (klubbchef), Johan Längerberg (banchef) , Leif Edvardsson (revisor) 148 Mötet öppnades och Claes hälsade alla välkomna. 149 Val av sekreterare för dagens möte Johan M valdes till sekreterare för dagens möte. 150 Val av justerare Mats valdes att justera protokollet. 151 Förslag till dagordning (Bilaga 1) Bestämdes att punkt 5 utgår eftersom Andreas i dag har rest i väg på Wistrand Golfs vårresa. Dagordningen godkändes. 152 Föregående protokoll och utestående frågor Protokollet från föregående möte lades till handlingarna. Utestående frågor Bankommittén arbetar vidare med att ta fram en detaljerad skiss över övningsområdet på DL. Inventeringen av fruktträden är klar, se nedan under Rapport från banorna (Johan L och Gustav) Båda banorna Bevattningsanläggningarna är provade och fungerar bra. Från och med nästa vecka kommer båda banorna att gödslas. Johan L, Sven och Carl-Magnus har genomfört inventeringen av fruktträdsplanteringarna. Omkring 500 nya fruktträd ska planteras som ersättning för döda träd. Enstaka döda träd kommer att tas bort. Större nyplanteringar kommer att ske dels på LV på högra sidan av 9:ans fairway från green och omkring 200 meter mot tee, dels på DL mellan fairway på hål 14 och fairway på hål 15. I höst ska bevattningsledningar dras till dessa områden och planteringarna görs under våren Härutöver kommer en del nya träd att sättas mellan hål 18 på DL och övningsområdet där.

2 2 Den totala kostnaden för nyplanteringarna inklusive nya bevattningsledningar beräknas till kr. Mats berättar att Bankommittén har redovisat en utförlig beskrivning av de planerade nyplanteringarna i Minnesanteckningar upprättade Styrelsen uppdrar åt Gustav att på lämpligt sätt, bland annat via klubbens hemsida, informera om de planerade nyplanteringarna och då också ange att klubben samtidigt kommer att ta bort ett stort antal döda träd och nyplantera cirka fem hundra nya fruktträd på bägge banorna. Lilla Vik Frågan om anläggande av en främre tee på hål 3 på LV (Plöten) diskuteras. Styrelsen beslutar att en ny främre tee ska anläggas på hål 3 på LV omkring 85 meter från hål samt en ny främre tee på hål 5 på LV. Arbetet ska utföras till hösten. Djupadal Johan L berättar att man släpper upp gräset något i backen på hål 16. Avsikten är att en boll som slår ner i backen inte ska rulla bakåt så enkelt som den gör i dag. Mats berättar om några av de övriga förslag som Bankommittén har lagt fram. Vägen mellan altanen och bollautomaten är påbörjad. Övningsområdet Kontakt har tagits med en entreprenör för anläggandet av en bevattningsanläggning på övningsområdet. Personalfråga Vid förra styrelsemötet angavs att klubben hade rekryterat John Olsson som säsongsanställd med arbetsuppgifter på golfbanorna men även med särskilt ansvar för att hålla omgivningarna runt klubbens byggnader snygga. John Olsson har dock erhållit annan anställning. Klubben har i stället anställt Mikael Lindström för samma arbetsuppgifter. Mikael börjar anställningen den 27 mars. Sammanlagt har klubben nu sex säsongsanställda banarbetare utöver ordinarie personal. Styrelsen uppdrar åt Johan L och Gustav att redan nu förbereda anställning av två eller tre skolungdomar för arbete på banorna i sommar. 154 Klubbchefen rapporterar a) Medlemssituationen 2017 b) Ansökan till Skåneidrotten respektive till Allmänna arvsfonden c) Café Djupadal d) Ombyggnad av klubbhuset e) Ekonomisk rapport f) Personalfrågor och g) Övrigt

3 3 Medlemssituationen Påminnelser har skickats ut till de medlemmar som inte har betalat sin årsavgift. Den under året beslutade ändringen av reglerna för utträde har gett positiva effekter. Ansökan till Skåneidrotten respektive Allmänna arvsfonden Claes och Gustav har sammanträffat med en representant från Skåneidrotten och beslut om klubbens bidragsansökan väntas inom kort. Klubben har ansökt om kr att användas till det nya övningsområdet. Från Allmänna arvsfonden har man begärt att klubben lämnar uppgift om vilka medlemmar som vill ha en padelbana och vilka medlemmar som är beredda att hjälpa till i klubbens arbete med handikappfrågor. Anledningen är tydligen att arvsfonden vill försäkra sig om att utbetalda bidrag verkligen kommer till nytta. Klubben har ansökt om bidrag från arvsfonden med 4 miljoner kr. Gustav fick i uppdrag att komplettera ansökan med begärd information. Café Djupadal Personalrekryteringen är klar så långt att caféet inklusive Tap Inn kommer att ha rätt bemanning under april månad. De som anställts vid sidan av Minny har fått provanställningar. Man räknar med att behöva anställa fler personer kanske skolungdomar längre fram i sommar. Socialnämnden i Simrishamns kommun kommer sannolikt att fatta beslut om klubbens ansökan om alkoholtillstånd vid sitt sammanträde den 6 april. Klubben kommer att ha minst tre personer som är serveringsansvariga med avseende på alkohol. Ombyggnad av klubbhuset Den pågående ombyggnaden av klubbhuset beräknas vara klar till den 1 april. Ombyggnaden av klubbhusets norra del görs hösten/vintern 2017/2018. Ekonomisk rapport Boksluten för koncernen och klubben är klara. Resultaträkningen visar på en vinst på kr före skatt. Klubben hade budgeterat för en vinst på kr och det konstateras att avvikelsen får anses ligga inom den så kallade felmarginalen. Det antecknas särskilt att posten Förbrukningsmaterial bana har uppgått till kr mer än som budgeterats. Av detta belopp kan kr hänföras till ett oväntat maskinhaveri och cirka kr hänföras till ett ökat maskinunderhåll. Det förefaller också som att ett ökat antal greenfeegäster och klubbens ambition att ha hög kvalitet på banorna har medfört ökade driftskostnader. Styrelsen uppdrar åt Gustav att inför vårmötet ta fram preciserade uppgifter angående. a) beloppet kr (Förbrukningsmaterial bana) b) beloppet kr (Tävlings- och kommittéverksamhet; GEO och Nordea Tour)

4 4 Under 2017 har klubben leasat tre maskiner under tre år, nämligen en såmaskin, en luftningsmaskin och en bunkerkratta. Styrelsen bedömer att budgetutfallet 2016 inte påkallar omprövning av den budget som lagts för Under 2017 kommer klubben att ha ett särskilt kostnadsställe i redovisningen för Café Djupadal. Personalfrågor Se ovan angående personal som arbetar med banorna m.m. 155 Rapport från kommittéerna Miljökommittén: Kommittén hade ett möte under veckan som gått. Man föreslår att klubben i vår eller sommar anordnar en särskild dag där vi på olika sätt uppmärksammar att klubben nu som nionde golfklubb i landet är GEO-certifierad. Som angavs i förra styrelseprotokollet bör certifieringen tillkännages i olika medier (t.ex. hemsidan, Facebook, Svensk Golf och Ystads Allehanda). GEO-certifieringen ska följas upp vart tredje år och bland annat kommer man att anlägga små naturrutor där man kan följa miljöutvecklingen på detaljnivå. Arbetet med en promenadväg runt DL fortsätter och kommittén hoppas att kunna presentera ett förslag till höstmötet. Klubb- och medlemskommittén: Kommittén kommer senare i vår och i sommar återkomma med inbjudningar till nya klubbhuskvällar. Den planerade resan till Danmark den maj har hittills lockat 22 deltagare. Målet är att minst 30 medlemmar ska följa med på resan. Tävlingskommittén: En tävlingsledarträff hölls den 12 mars i klubbhuset. Efter träffen har kommittén begärt in uppgifter från intresserade tävlingsledare om vilka tävlingar de vill ansvara för. Junior- och elitkommittén: Inget nytt att rapportera. Bankommittén: Bankommittén hade ett möte den 22 mars och utförliga minnesanteckningar från mötet har upprättats. Namnfrågan för korthålsbanan är ännu inte avgjord. Damkommittén: Kommittén har ordnat en träff med modevisning på LV den 2 april. Herrkommittén: Kommittén har kallat till sammanträde den 30 mars. Vissa förändringar av Herrgolfen har föreslagits, bland annat att herrar och damer ska spela vissa onsdagstävlingar tillsammans. Fastighetskommittén: Kommittén har behov att nya ledamöter. Arbetsgrupp 50/50 Susann och Gustav ska gemensamt skriva en text till klubbens hemsida där de beskriver klubbens arbete med jämställdhetsfrågor och efterlyser intresserade medlemmar att delta i arbetet. Marknadsrådet: Inget nytt att rapportera. 156 Årsmötet den 16 april, handlingar och praktikaliteter Årsmöteshandlingar ska sändas ut senast kommande fredag, den 31 mars. Claes ansvarar för texten till klubbens verksamhetsberättelse. Claes har skrivit ett svar på den inkomna motionen om seniormedlemskap samt ett förslag till årsmötet angående försäljning av marken där det gamla klubbhuset ligger.

5 5 Styrelsen beslutade att, med vissa redaktionella ändringar, godkänna Claes förslag till proposition och styrelsens förslag angående motion. Claes skriver också en beskrivning av Djupadalsprojektet, en text på ungefär två A4-sidor. I beskrivningen kommer han att översiktligt beskriva klubbens förväntningar på projektet och olika förväntade boendealternativ. Ett förädlingsvärde ska anges till cirka 7 miljoner kronor vilket bedöms vara en försiktig uppskattning. Det antecknas att kommunens översiktsplan nu har vunnit laga kraft vilket sannolikt betyder att klubben kommer att kunna påbörja arbetet med detaljplanen någon gång under sommarhalvåret. 157 Djupadalsprojektet (Claes) Claes redovisar status för projektet. Som nämndes vid förra styrelsemötet har klubben nu fått in två offerter angående arbetet med att ta fram en detaljplan. Offerterna ligger på ungefär samma nivå. Styrelsen beslutar att anta den offert som lämnats av Jaenecke Arkitekter AB och den kompletterande offert som lämnats av Österlens Arkitekturverkstad AB. 158 Balanslistan Balanslistan ska uppdateras med de beslut som fattats i dag. 159 Övriga frågor a) Det antecknas att två bostadsrättshavare har överklagat det beslut som Mark-och Miljödomstolen i Växjö fattade i höstas angående drivingrangen på LV. Högsta förvaltningsdomstolen kommer att föredra frågan om prövningstillstånd den 7 april. b) Birgitta redogör för några frågor som behandlades vid Skånegolfens årsmöte den 23 mars. 160 Mötet avslutas Claes tackade för ett väl genomfört möte. Claes Trollestad Ordförande Mats Hagberg Justerare Johan Mannergren Sekreterare vid mötet