Peter Kobbe (FP) Kjell Persson (M) Bengt-Åke Carlsson (MP) Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 Plats och tid Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare Måndag 28 september 2015 kl , Svenljungasalen söder, kommunhuset Stefan Carlsson (S), ordförande Johan Björkman (M), vice ordförande Per Andersson (S) Kerstin Göss-Lindh (S) Eva Johansson (C) Barbro Johansson (C) Christer Schönander (SD) Maria Dale Andersen (LBPO) för Monica Björsell (LBPO) Anders Leijonhielm (LBPO) för Ionel Barbos (LBPO) Gunnel Johansson (S) för Per Andersson (S) föredragning Gunnel Johansson (S) Peter Kobbe (FP) Kjell Persson (M) Bengt-Åke Carlsson (MP) Justering Justerare Plats och tid Johan Björkman (M) Paragrafer Underskrifter Sekreterare Kommunstyrelseförvaltningen Ordförande Justerare Michaela Chalhoub Stefan Carlsson Johan Björkman Anslag / Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Anslagsdatum Datum för anslagets nedtagande Protokollet finns på Kommunstyrelseförvaltningen Underskrift

2 Svenljunga kommun Tjänstemän Michaela Chalhoub, handläggare inköp och juridik Jessica Valkiainen, kansliadministratör Magnus Nilsson, kommunchef Magnus Fleischer, ekonomichef Marianne Wreschner Persson, redovisningsekonom Fredrik Ekberg, samhällsbyggnadschef Christine Lergén, tf VA-chef Kristina Sunebrand, utvecklingsledare folkhälsa Lars Jönsson, planarkitekt Kerstin Johansson, säkerhetssamordnare Karolina Wikmyr, personalchef 2 (37)

3 Svenljunga kommun Innehållsförteckning 122 Godkännande av dagordning Inköpsfunktion Svenljunga kommun Månadsrapport Handlingsplan för nämnderna Förfrågan från kommuninvest om särskild medlemsinsats Omskrivning av lån Delårsbokslut Kommunstyrelseförvaltningen Svar på granskningsrapport avseende upphandling och färdigställande av exploatering av Torstorp Svar på motion om etablering av bensinstation i Lockryd Begäran om tilläggsanslag för byggnation staket runt Svenljunga Vattenverk Avgift för nedtagning av träd på kommunal mark Svar på motion om gång- och cykelväg över Ätran Svar på motion om utegym Svar på motion om offentlighetsprincipen i bolagsordningarna Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning Redovisning av inkomna synpunkter och klagomål till kommunstyrelsen första halvåret Redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag första halvåret Organisation av översiktsplanearbetet Risk- och sårbarhetsanalys för Svenljunga kommun Begäran om investeringsmedel från kommunstyrelsens konto för oförutsett Revidering av lönepolicy Information från kommunstyrelsens ordförande informella uppsiktsplikten Anmälda delegationsbeslut Inkomna beslut, skrivelser och meddelanden Övriga frågor (37)

4 122 Godkännande av dagordning Beslut godkänner den föreslagna dagordningen. 4 (37)

5 123 Inköpsfunktion Svenljunga kommun Diarienummer: Beslut beslutar: Godkänner förslaget om att utöka samordningstjänsten för upphandling från 25 % till 50 %. Finansieringen av den utökade tjänsten hänskjuts till budgetberedningen Sammanfattning av ärendet Svenljunga kommun har idag en inköpsorganisation med en central samordnare vars tjänst uppgår till 25 %. Ekonomichefen är ansvarig och arbetar med övergripande frågor. Kommunen har en inköpsgrupp som utgörs av dessa två funktioner samt en representant från respektive förvaltning. Gruppen träffas var 6:e vecka för avstämningsmöten. Det löpande arbetet med inköps- och upphandlingsfrågor sker på respektive förvaltning samt för de kommungemensamma frågorna av inköpssamordnaren. Under de senaste årens arbete med dessa frågor har det visat sig att funktionen som samordnare är mycket central och viktig för att kommunen skall kunna ha en inköpsprocess som fungerar i verkligheten. Det krävs att denna funktion kan stötta de olika verksamheterna med att implementera avtal, hålla information uppdaterad på Intranätet, svara på frågor från organisationen och externt samt inte minst vara behjälplig vid upphandling av nya avtal. Omvärlden har ändrats vilket ökat fokus på dessa frågor. Det gäller såväl de juridiska, som ekonomiska samt inte minst de politiska. Kommunen har en inköpspolicy där vi skall möjliggör för det lokala aktörerna i näringslivet att lämna anbud. Nya beloppsgränser för direktupphandling bidrar också till fokuseringen på dessa frågor. Flera kommuner i vår närhet har förstäkt sina resurser kring inköp och upphandling. Vi kommer troligen också få ett samarbetsavtal med samverkanskommunerna där vi kan påverka våra kostnader genom att bidra med mera eget arbete. Jag ser det därför nödvändigt att Svenljunga kommun förstärker denna funktion till att omfatta en miniminivå om 50 %. Resursförstärkningen på 25 % bör finansieras likvärdigt av de fyra förvaltningarna. Ärendet föredras av ekonomichef Magnus Fleischer. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, (37)

6 Svenljunga kommun Paragraf Beslutet expedieras till Ekonomichef Redovisningsekonom Handläggare inköp och juridik 6 (37)

7 124 Månadsrapport Diarienummer: Beslut beslutar: Månadsrapporten för augusti 2015 godkänns. Reservation Eva Johansson (C) och Barbro Johansson (C) reserverar sig mot beslutet med motiveringen: har ett tungt ansvar för hela kommunkoncernens ekonomi. Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Detta finns utförligare beskrivet i Svenljunga kommuns reglemente för kommunstyrelsen. Att följa den ekonomiska utvecklingen och att i tidigt skede ta initiativ för att undvika ekonomisk obalans ingår i kommunstyrelsens uppsiktsplikt. ska informera kommunfullmäktige om läget, samt presentera förslag på åtgärder/ingripanden. antog 2 feb en handlingsplan för att förbättra kommunstyrelsens uppsiktsplikt. En av punkterna i denna handlingsplan är att skapa rutin för att nödvändiga beslut tas från kommunstyrelsens sida i anslutning till månadsrapporterna. Vi anser att kommunstyrelsens beslut att lämna månadsrapporten utan åtgärd går tvärs emot beslutad handlingsplan. Sammanfattning Ekonomichef Magnus Fleischer föredrar ärendet. Förslag till beslut på sammanträdet Eva Johansson (C): För att uppnå KF finansiella mål och klara balanskravet måste åtgärder vidtas skyndsamt. En plan för detta ska upprättas och verkställas snarast. Åtgärderna bör innefatta hela koncernen dvs även bolagen inom SvenBo. Alla tilläggsanslag stoppas till dess att vi återfått balans i ekonomin och läget stabiliserats. 7 (37)

8 Svenljunga kommun Paragraf Beslutsgång Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. Omröstning begärs. godkänner följande beslutsgång. Ja-röst för arbetsutskottets förslag Nej-röst för Johanssons förslag Med fem ja-röster för arbetsutskottets förslag och fyra nej-röster för Johanssons förslag beslutar kommunstyrelsen enligt arbetsutskottets förslag. 8 (37)

9 125 Handlingsplan för nämnderna Diarienummer: Beslut beslutar: Godkänna samtliga handlingsplaner. Sammanfattning beslutade att begära handlingsplaner från nämnderna för att snabbast möjligt kunna anpassa verksamheterna till beslutade ekonomiska ramar. Ekonomichef Magnus Fleischer föredrar ärendet. Beslutet expedieras till Nämnderna 9 (37)

10 126 Förfrågan från kommuninvest om särskild medlemsinsats Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Erlägga särskild insats till kommuninvest under år 2015 upp+ till 50 % av den högsta insatsnivån per invånare, totalt kr Finansiering sker ur kommunens likvida medel. Reservation Johan Björkman (M) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning av ärendet Svenljunga kommun är liksom 90 % av Sveriges kommuner medlem i Kommuninvest. Hälften av externfinansieringen i kommuner och landsting kommer därifrån. Föreningen har bidragit till att hålla nere finansieringskostnaderna för kommunsektorn. Det har kommit en förfrågan från Kommuninvest om inbetalning av särskild medlemsinsats för att snabbare fullgöra den obligatroriska insatsskyldighet som följer av medlemskapet. Man kan välja mellan att under 2015 sätta in hela eller delar av det återstående insatskapitalet. Svenljunga kommun har i nuläget ett insatskapital motsvarande 229 kr per invånare eller kr. Miniminivån som samtliga medlemmar i Kommuninvest ska ha nått senast 2018 är 900 kr per invånare. Detta motsvarar en inbetalning för Svenljunga kommun på kr. Förekommande återbäring och ränta på insatskapitalet får, i takt med att insatskapitalet växer, till större och större del behållas av medlemmen. Den årliga insatsen som är knuten till storleken på återbäringen och insatsränta blir lägre och lägre för att slutligen upphöra. Under 2014 fastställdes ränta på insatskapitalet till 2,5 %. Föreningen kan inte i förväg garantera vad räntan på insatskapitalet blir under kommande år, men föreningen eftersträvar att kompensera medlemmarna med en rimlig ränta. Då återbäringen och räntan på insatskapitalet påverkar vårt resultat positivt och att det också ger förutsättningarna för att lånemarginalerna blir lägre vid kommunens upplåning anser ekonomichefen det förmånligt att betala in återstående snabbare än vad som är lägsta nivå. Samtidigt är likviditeten ansträngd varför de högsta nivåerna inte bör väljas. 10 (37)

11 Svenljunga kommun Paragraf Ekonomichefen anser därför att 50 % nivån, 450 kr per invånare är den mest lämpliga för Svenljunga kommun och föreslår därför att kr inbetalas under Förslag till beslut på sammanträdet Johan Björkman (M): Betala in hela lånet på en gång motsvarande kr. Beslutsgång Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse ekonomischef, Bilagor Kommuninvest skrivelse Förfrågan om särskild medlemsinsats år Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Ekonomichefen Redovisningsekonom Kommuninvest 11 (37)

12 127 Omskrivning av lån Diarienummer: Beslut beslutar: Uppdra åt ekonomichefen att skriva om lån hos Kommuninvest på 100 Mkr på ett år med ränta enligt 3 mån Stibor. Uppdra åt ekonomichefen att ta fram kreditpolicy som ska gälla vid upplåning. Sammanfattning av ärendet Svenljunga kommun har sedan oktober 2013 ett lån hos Kommuninvest på 100 Mkr som löper till med ränta enligt 3 mån Stibor, för närvarande 0,257 %. Kommunen har för avsikt att fortsätta med denna belåning. Svenljunga kommun har ingen fastställd kreditpolicy, varför ekonomichefen föreslår att uppdrag ges att ta fram en sådan. Ekonomichefen anser att lånet som nu som ska skrivas om bör tas på ett år. Vid näste tillfälle att skriva om lånet bör det finnas en kreditpolicy att hålla sig till. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse ekonomichef Bilagor Offert från kommuninvest Beslutet expedieras till Ekonomichef Redovisningsekonom Kommuninvest 12 (37)

13 128 Delårsbokslut Kommunstyrelseförvaltningen Diarienummer: Beslut beslutar: Delårsrapporten augusti 2015 för kommunstyrelsen godkänns. Sammanfattning av ärendet Ärendet föredras av redovisningsansvarig Marianne Persson Wreschner och utvecklingsstrateg Lena Lövgren. Beslutsunderlag Rapport Delårsrapport april 2015, kommunstyrelsen Beslutet expedieras till Ekonomi 13 (37)

14 129 Svar på granskningsrapport avseende upphandling och färdigställande av exploatering av Torstorp Diarienummer: Beslut beslutar: Godkänner samhällsbyggnadschefens och kommunchefens svar och översänder det samma till revisorerna. Sammanfattning Revisionsfirman Deloitte har på uppdrag från de förtroendevalda revisorerna granskat processen avseende upphandling och färdigställande av exploatering av Torstorp. Samhällsbyggnadschef Fredrik Ekberg har tillsammans med kommunchef Magnus Nilsson besvarat rapporten. Beslutsunderlag Svar från samhällsbyggnadschef Fredrik Ekberg och kommunchef Magnus Nilsson, Missiv från de förtroendevalda revisorerna i Svenljunga kommun, Granskningsrapport från Deloitte, januari 2015 Bilaga Granskningsrapport avseende upphandling och färdigställande av exploatering av Torstorp - Svar om vidtagna och planerade åtgärder, Beslutet expedieras till Kommunschef Samhällsbyggnadschef Revisorerna Svenbo 14 (37)

15 130 Svar på motion om etablering av bensinstation i Lockryd Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Kommunen har inte i sin verksamhet signalerat några planer på att själva bygga och/eller driva bensinstation. I detaljplanen för Lockryd möjliggörs för lättare industri och handel, i det perspektivet skulle en bemannad bensinstation fungera alldeles utmärkt. En bemannad bensinstation skulle säkert också vara gynnsamt för områdets fortsatta utveckling. I dagsläget så har trafikverket planerat byggstart av infartsvägen till området till våren 2016 och vägen planeras vara färdig hösten Vi kommer under denna tid att aktivt marknadsföra området till intressanta företag. Härmed anses motionen besvarad. Sammanfattning av ärendet Sverigedemokraterna har i en motion utryckt en önskan om anläggning av en bensinstation i Lockryd mellan korsningen och Arom dekor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Näringslivsstrateg Christer Schönander (SD) 15 (37)

16 131 Begäran om tilläggsanslag för byggnation staket runt Svenljunga Vattenverk Diarienummer: Beslut beslutar: Samhällsbyggnadsnämnden beviljas tilläggsanslag om kronor i investeringsmedel från KS-oförutsett, för byggnation av staket runt Svenljunga vattenverk. Kapitaltjänstkostnaden belastar VA-kollektivet. Sammanfattning Under våren 2015 gjordes ett inbrottsförsök i Svenljunga vattenverk. Man hade försökt slå hål i väggen in till vattenverket. Som tur var lyckades man inte slå sig igenom helt. Om så varit fallet hade kommunen behövt gå ut med information till kommuninvånarna om att inte dricka vattnet till dess frågan utretts. Inbrytarna hade t.ex. kunnat kontaminera vattnet med bakterier eller giftiga kemikalier. För att säkerställa att detta inte sker igen måste skalskyddet för vattenverket ökas ytterligare. Kommunen har de senaste två åren jobbat mycket med skalskyddet och bl.a. byggt bort alla fönster, bytt till säkrare lås och dörrar samt byggt in ventilationen på ett säkert sätt. Dock saknas staket runt byggnaden vilket är nästa steg i uppgraderingen av skalskyddet för vattenverket. Då VA-chef bedömt att kommuninvånarnas dricksvattenkvalitet är hotad, har beslut tagits om att bygga staket runt vattenverket, ett arbete som kommer att dra igång inom kort. Efter dialog med investeringsansvarig ekonom har beslut tagits om att påbörja byggnationsarbetet och att äska tilläggsanslag för åtgärden parallellt. Kostnaden för byggnation av staket som uppfyller skalskyddskraven kostar enligt erhållna offerter kr. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslut SBN, Beslutet expedieras till Samhällsbyggnadschef VA-chef Ekonomichef 16 (37)

17 Svenljunga kommun Paragraf Förvaltningsekonom Redovisningsekonom 17 (37)

18 132 Avgift för nedtagning av träd på kommunal mark Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Fastställer nedanstående avgifter för nedtagning och bortforsling av träd: Nedtagning och bortforsling av första trädet Nedtagning och bortforsling från och med andra trädet kr inkl. moms kr inkl. moms För träd som måste tas ned med extern hjälp, kran eller liknande utgår den faktiska kostnaden. Sammanfattning Svenljunga kommun har inget regelverk eller policy gällande regler för nedtagning av träd på kommunal mark. Detta behövs för att få en tydligare och rättvisare handläggning av varje enskilt ärende. Det underlättar även arbetet för den personal som hanterar frågorna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslut SBF, Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Samhällsbyggnadschef Gatuchef Naturvårdshandläggare 18 (37)

19 133 Svar på motion om gång- och cykelväg över Ätran Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Ger samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att utreda möjligheterna att bygga en gångoch cykelbro över Ätran. Utredningen kan vara klar tidigast oktober Härmed anses motionen besvarad. Motivering Samhällsbyggnadsnämnden ställer sig positiv till att möjligheterna att bygga en gång och cykelbro över Ätran utreds. Det finns många kringliggande faktorer som måste beaktas vid en utredning. Dessa faktorer är bland annat vattennivå, brons placering och samhällets långsiktiga utveckling. En utredning kan tidigast vara klar oktober Sammanfattning av ärendet John Wright, Miljöpartiet de gröna har skrivit en motion, där han föreslår att Svenljunga Kommun utreder möjligheterna att bygga en gång och cykelbro över Ätran. Bron skulle byggas i anslutning till området bakom klockargården. Kommunfullmäktige överlämnade motionen för beredning till samhällsbyggnadsnämnden. Förslag till beslut på sammanträdet Johan Björkman (M): avslag på utredning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslut SBN, Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Samhällsbyggnadschef Gatuchef 19 (37)

20 134 Svar på motion om utegym Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Avvakta med ett anläggande av utegym, men motionen ska beaktas i samband med den långsiktiga samhällsplaneringen. Förslagsvis i samband med planeringen av Thilanderska parken. Motionen är härmed besvarad. Motivering Flera aspekter behöver vägas in vid anläggandet av ett utegym: tillgänglighet, trygghet och säkerhet. Ett utegym bör placeras på en plats med öppen yta, bra belysning och där det är folk i omsättning. Det är en fördel om det placeras i anslutning till ett motionsspår och på en plats som uppmuntrar kommuninvånarna till spontan fysisk aktivitet. Vidare är det en god idé att placera ett utegym vid en lekplats, för att skapa en mötesplats för alla åldrar. Med ovanstående i åtanke vore det lämpligt att undersöka möjligheterna för ett utegym i samband med planeringen av Thilanderska parken. Vad gäller rekreationsområdet bakom Klockaregården kräver det, som nämns i motionen, en bro över Ätran för ökad tillgänglighet, samt belysning innan det lämpar sig för ett utegym. Det finns flera fördelar med ett utegym, det är kostnadsfritt för kommunens invånare att använda, det kan användas vid vilken tid som helst och kan vara en naturlig mötesplats. Det kan dessutom uppmuntra till spontan fysisk aktivitet. Folkhälsorådet i kommunen har fysisk aktivitet som ett prioriterat målområde. Fysisk aktivitet förebygger en rad sjukdomar, lättare ångest och depression samt övervikt för att nämna några av dess fördelar. Kostnad: Enligt en offert från företaget Lappset skulle kostnaden för ett utegym med fem maskiner bli cirka kr ex moms. I priset ingår underlag för en yta om 8x8 meter samt montering. Utegymmet i Tranemo kostade kr. Utöver detta tillkommer kostnader för underhåll. Sammanfattning av ärendet Miljöpartiet de gröna föreslår i sin motion att kommunen ska arbeta för att anlägga ett utegym Partiet vill att kommunen ska utreda vart det bäst kan placeras, men föreslår rekreationsområdet bakom Klockaregården. Med ett utegym och en bro över Ätran skulle möjligheterna öka att fler som bor i centralorten blir fysiskt aktiva. Tillvägagångssätt för att besvara motionen: diskussion med kommunens planarkitekt samt Mark- och exploateringsingenjör. Insamling av offert från företaget Lappset. Kontakt med folkhälsosamordnare i Tranemo kommun. 20 (37)

21 Svenljunga kommun Paragraf Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Motion från Miljöpartiet de gröna, inkommen Offert från Lappset, inkommen Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Utvecklingsledare folkhälsa John Wright (MP) 21 (37)

22 135 Svar på motion om offentlighetsprincipen i bolagsordningarna Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Offentlighetsprincipen bör inte skrivas in i bolagsordningen eftersom Svenljungas kommunala bolag redan, enligt lag, är skyldiga att tillämpa offentlighetsprincipen. Motionen är härmed besvarad. Motivering Generellt så gäller kommunallagen för kommuner och landsting, och aktiebolagslagen gäller för kommunala bolag. Kommunala bolag har vissa stadgade skyldigheter i kommunallagen, men de kommunrättsliga principerna (tillexempel likabehandlingsprincipen och lokaliseringsprincipen) kan om så anses nödvändigt i vissa fall skrivas in i bolagsordningen alternativt i ägardirektiven, vilka anger speciella önskemål och riktningar som aktieägaren vill att bolaget ska anamma, uppfylla eller verka för. Offentlighetsprincipen finns dock inte angiven i kommunallagen utan är grundlagsstadgad och finns angiven i Tryckfrihetsförordningen. Eftersom den är grundlagsstadgad kan den inte begränsas av vanliga lagar eller avtal utan Offentlighetsprincipen får begränsas endas med hänsyn till de bestämmelser som anges i Offentlighets- och sekretesslagen. I offentlighets- och sekretesslagens 2 kap 3 framgår följande: Vad som framgår av tryckfrihetsförordnigen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter ska i tillämpliga delar gälla också handlingar hos aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Sådana bolag, föreningar, och stiftelser ska vid tillämpning av denna lag jämställas med myndigheter I nästa stycke definieras vad ett rättsligt bestämmande inflytande är: Kommuner och landsting ska anses utöva ett rättsligt bestämmande inflytande om de ensamma eller tillsammans 1. äger aktier i ett aktiebolag eller andelar i en ekonomisk förening med mer än hälften av samtliga röster i bolaget eller föreningen. 2. har rätt att utse eller avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen för ett aktiebolag, en ekonomisk förening, eller en stiftelse, eller 3. utgör samtliga obegränsat ansvariga bolagsmän i ett handelsbolag. Eftersom Svenljunga kommun äger 100 % av aktieinnehavet i sina kommunala bolag och fullmäktige tillsätter samtliga platser i bolagsstyrelsen, måste de kommunalägda bolagen anses uppfylla kriterierna för att vara bundna av offentlighetsprincipen. 22 (37)

23 Svenljunga kommun Paragraf Ytterligare reglering av offentlighetsprincipen i bolagsordning eller ägardirektiv är därför inte nödvändigt. Sammanfattning av ärendet Miljöpartiet de gröna har i en motion föreslagit att kommunfullmäktige ska besluta att offentlighetsprincipen ska vara inskriven i bolagsordningen för de kommunala bolagen i Svenljunga kommun. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Tryckfrihetsförordningen 2 kap. Offentlighets- och sekretesslagen 2 kap, 3 Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Handläggare inköp och juridik Lars Engström (MP) 23 (37)

24 136 Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning Diarienummer: Beslut beslutar: Godkänna förslaget till delegationsordning för kommunstyrelsen. Motivering Tidigare delegationsordning innehöll ärenden som överlämnats till personalnämnden. Sammanfattning av ärendet Efter en genomgång av personalnämndens delegationsordning, i samverkan med personalchefen och Tranemos kommunjurist, hur det framkommit några motsägelser i KS reglementet. Framför allt avseende disciplinära åtgärder och avstängning/avsked/uppsägning av förvaltningschefer och kommunchefer, vilket är överlämnat till samverkansnämnden personal genom reglemente. Beslutet expedieras till Kommunchefen Handläggare inköp och juridik 24 (37)

25 137 Redovisning av inkomna synpunkter och klagomål till kommunstyrelsen första halvåret 2015 Diarienummer: Beslut beslutar: Tackar för redovisningen och lägger den till protokollet. Sammanfattning Enligt riktlinjer för hantering av synpunkter och klagomål ska det göras en redovisning av dessa två gånger/år till kommunstyrelsen. har under första halvåret 2015 diariefört sex inkomna klagomål/synpunkter enligt bilaga. Tre av dessa har fått återkoppling och/eller svar inom de fem dagar som anges i Svenljunga kommuns riktlinjer för synpunkter och klagomål. Två har inte besvarats på grund av avsaknad av kontaktuppgifter. Ett ärende har skickats vidare till samhällsbyggnadsförvaltningen men där finns ingen uppgift om eventuellt svar eller återkoppling till den klagande. Expedieras till Kommunsekreteraren 25 (37)

26 138 Redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag första halvåret 2015 Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Tackar för redovisningen och lägger den till protokollet. Sammanfattning har sammanlagt 26 obesvarade motioner Den äldsta av dessa motioner inkom Expedieras till Kommunfullmäktige 26 (37)

27 139 Organisation av översiktsplanearbetet Diarienummer: Beslut beslutar: Organisera översiktsplanearbetet enligt nedan. Sammanfattning av ärendet Roller Projektets ägare som finansierar det och utser de politiska representanterna. fattar de formella besluten där de behövs för att inleda samråd respektive utställning. godkänner även den färdiga översiktsplanen innan den släpps till fullmäktige för antagande. Styrgruppens ordförande Ordförande är samma person som s ordförande. Ordföranden, i samråd med Styrgruppen, fattar beslut om större ändringar till projektet som påverkar slutresultatet. Styrgruppens ordförande ansvarar för förberedelser och ser till att projektledaren tar fram ett projektdirektiv. Under hela projektet har Styrgruppens ordförande ett ansvar att stödja projektledaren och projektet. Styrgrupp Styrgruppen består av samma personer som Styrgruppen för medborgardialog med s ordförande som ordförande. Styrgruppen har det övergripande ansvaret för hela projektet. Gruppen har ansvar för de ställningstagande översiktsplanen gör och de handlingar som ska föras fram till för beslut. Gruppen har ansvar för att Fatta beslut och lösa konflikter med politisk innehåll. Stödja projektet under hela processen. Godkänner projektdirektivet (formellt Styrgruppens ordförande). Löpande följa och värdera projektets utveckling. Besluta om åtgärder för att hantera avvikelser från plan (formellt Styrgruppens ordförande). Styrgruppens ordförande kallar möten i samråd med Projektledaren. 27 (37)

28 Svenljunga kommun Paragraf Förvaltningsstyrgrupp Gruppen består av den befintliga Kommunledningsgruppen med Miljö- och Byggchefen adjungerad. Gruppen ansvarar för att Samordna projektet med andra verksamheter. Se till att nödvändiga resurser finns tillgängliga i organisationen efter beslut i Styrgruppen. Ta fram underlag som ligger utanför projektet men som krävs för att projektet ska kunna klara sina målsättningar. Förvaltningsstyrgruppens ordförande kallar möten i samråd med Projektledaren. Projektledare Projektledaren har det operativa och ekonomiska ansvaret för projektet inom de ramar som definierats i Projektdirektivet och ansvarar för att driva det framåt. Projektledaren kan besluta om ändringar som inte påverkar projektets omfattning, kvalitet, slutidpunkt eller fastställd budget. Rådgivare Projektledarens kunskapsresurs för projektet som arbetsform. I första hand är Kanslichefen och Miljö- och byggchefen rådgivare men då de inte har erfarenhet av samhällsplanering kan projektledaren anlita externa resurser som har den kunskapen. Projektledaren kallar möten. Kärntruppen Kärntruppen är de tjänstemän som arbetar praktiskt i dokumentet och med ställningstaganden. Medlemmarna hjälper Arbetsgrupperna till de ställningstaganden som behövs genom att ge dem bakgrundsinformation och diskussionsfrågor inför möten och sedan dokumentera och föra in dem i plandokumentet. Kärntruppen assisterar även i kontakten med allmänheten vid till exempel offentliga möten. Arbetsgrupper Arbetsgrupperna arbetar främst med de politiska ställningstaganden som behövs i projektet och är tillsammans med Styrgruppen ansvariga för översiktsplanens förankring hos medborgarna. Experter Resurser är de som har fackkunskaper som behövs för ställningstaganden. Funktionen har inga fasta medlemmar utan kan omfatta både kommunala tjänstemän och till exempel statliga verk eller privata företag. Experter kan anlitas av alla i Kärntruppen i samråd med Projektledaren. Extra resurser Med extra resurser menas personer och organisationer som bidrar med annat än fackkunskaper för ställningstaganden. De är till exempel kunniga på GIS, språk och layout. Expedieras till Styrgrupp för översiktsplanen 28 (37)

29 Svenljunga kommun Paragraf Planarkitekt Kanslichef 29 (37)

30 140 Risk- och sårbarhetsanalys för Svenljunga kommun Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Antar risk- och sårbarhetsanalys för Svenljunga kommun. De föreslagna åtgärderna påbörjas under Motivering Syftet är att behov och brister i våra verksamheter och geografiska område identifieras. Dessa skapar ett underlag för egen planering och beslut om åtgärder för att minska sårbarheten i verksamheten och stärka kommunens krishanteringsförmåga i berörda förvaltningar och bolag. Vi vill lägga tydligt fokus på kommunens samhällsviktiga verksamheter samt bedöma dess förmåga att upprätthålla dessa verksamheter vid samhällsstörningar och i krissituationer. Sammanfattning av ärendet Bestämmelserna i Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) syftar till att kommuner och landsting ska minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner och landsting ska därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Vi ska analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet ska värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Den kommunspecifika analysen ska antas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Risk- och sårbarhetsanalys, Tjänsteskrivelse, Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige 30 (37)

31 Svenljunga kommun Paragraf Säkerhetssamordnare 31 (37)

32 141 Begäran om investeringsmedel från kommunstyrelsens konto för oförutsett Diarienummer: Beslut beslutar: beslutar att godkänna begäran om investeringsmedel på upp till kr för inköp av möbler till ny reception, nytt mötesrum och stolar till Svenljungasalen. Medel tas från kommunstyrelsens konto för oförutsett, investeringar. Sammanfattning av ärendet Investeringar behöver göras på tre ställen. I samband med ombyggnad av kommunhuset har det uppstått ett behov av nya och mer ändamålsenliga möbler till den nya receptionslokalen. Under ombyggnationen kommer det också att skapas också ett nytt mötesrum på övervåningen. Detta behöver också möbleras. Slutligen har vi märkt att de bord som köptes in till Svenljungasalen, för att bättre fungera vid en krisledningssituation, inte helt utrymmesmässigt passar med våra gamla stolar. Uppskattade maximala kostnader för ovan är: Reception kr Mötesrum kr Stolar Svenljungasalen kr Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutet expedieras till Kanslichef Redovisningsekonom 32 (37)

33 142 Revidering av lönepolicy Diarienummer: Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar: Antar den reviderade lönepolicyn. Sammanfattning av ärendet Under våren 2015 har personalfunktionen tillsammans med representanter från samtliga förvaltningar samt de fackliga huvudorganisationerna arbetet fram en reviderad lönepolicy. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Förslag på Lönepolicy Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Personalchefen Personalenheten 33 (37)

34 143 Information från kommunstyrelsens ordförande informella uppsiktsplikten s ordförande informerar om; Inledande av dialog med Naturbruksgymnasiet om ridhuset. 34 (37)

35 144 Anmälda delegationsbeslut Diarienummer: Beslut Godkänner redovisningen av nedanstående beslut som har fattats med stöd av delegation, Arbetsutskottets beslut Avropsanmälan av SKIs upphandling av Fordon Förfrågan om markköp Lida 1: Ersättningsanspråk för hyresgarani Ansökan om medel för avhjälpande åtgärder av förorenad mark inom objektet f.d Skandinaviska Päls AB på fastigheterna Svenljunga 34:1 m.fl Stiftelsen klev 35 (37)

36 145 Inkomna beslut, skrivelser och meddelanden Beslut Lägger nedanstående beslut, skrivelser och meddelanden som har inkommit till kommunstyrelsen till handlingarna: Sjuhärads samordningsförbund Styrelseprotokoll Kommunfullmäktige Avsägelse och val av ny ersättare i kommunstyrelsen Revisionsberättelser och ansvarsfrihet för Svenljunga kommuns stiftelser (fonder) år Kommunala Funktionshinderrådet Protokoll Rundvandring på torget Minnesanteckningar Socialnämnden Protokoll Ekonomisk rapport 36 (37)

37 146 Övriga frågor Christer Schönander (SD) ställer en fråga om Kullaberg. Ordförande i samhällsbyggnadsnämnden besvarar frågan. Kommunchefen informerar om Migrationsverkets nya avtal med Kalvsjögården. Kommunchefen informerar om P4 Sjuhärads cykelkampanj för världens barn, som börjar i Ljung slutar i Svenljunga. 37 (37)