Nacka kommun. Granskning av Saltsjöbadens rodelklubbs hantering av föreningsbidrag

Transkript

1 Nacka kommun Granskning av Saltsjöbadens rodelklubbs hantering av föreningsbidrag

2 1. Inledning 1.1. Bakgrund Nacka kommun utbetalar årligen föreningsbidrag, bl a i form av administrativa bidrag och aktivitetsbidrag till föreningar. För att säkerställa en god intern kontroll kopplat till hanteringen av bidrag har Nacka kommun tydliggjort vilka krav som ställs för att erhålla bidrag och utarbetat mallar för att underlätta föreningarnas hantering och redovisning av bidragen. Dessa krav och mallar finns tillgängliga på Nacka kommuns hemsida ( Vidare framgår av kommunens regelverk möjligheten att genomföra revisioner/granskningar av respektive förenings protokoll, bokföring, mm som krävs för att bedöma att regelverket efterlevs på ett tillfredsställande sätt. Ernst & Young har erhållit uppdraget att genomföra en granskning av Rodelklubben i Saltsjöbadens redovisning och hantering av bidrag för åren Kort om de krav som ställs på föreningarna För att erhålla bidrag krävs att föreningen är godkänd som bidragsberättigad förening. Bl a ställs krav på att föreningen skall vara ansluten till riks- distrikts- eller annan regional organisation. Särskilda krav ställs också på ledningsorganisation, antal aktiva medlemmar, antal bidragsberättigande sammankomster, etc. Föreningar som godkänts som bidragsberättigade föreningar kan erhålla olika typer av bidrag, bl a administrativt bidrag och lokalt aktivitetsbidrag. Det administrativa bidraget utgör ett årligt grundbidrag som är baserat på antalet medlemmar i åldern 4-10 år respektive år. För närvarande betalas 100 kr per medlem och år i den yngre åldersgruppen och 135 kr per medlem i den äldre. Lokalt aktivitetsbidrag utgår till åldersgrupperna 4-10 år och år och är baserat på antalet genomförda sammankomster med minst tre deltagare under minst 45 minuter. För närvarande utbetalas 35 kr per sammankomst och grupp i den yngre åldersgruppen och 55 kronor i den äldre. Bl a ställs krav på att det vid varje sammankomst ska föras närvarokort, där samtliga uppgifter som framgår av mall för närvarokort ska redovisas (se bilaga 1). Gruppledaren eller biträdande gruppledaren ska vara närvarande under sammankomsten och får inte ur bidragssynpunkt vara ledare för flera grupper samtidigt. Ledaren ska intyga att uppgifterna på närvarokorten är riktiga. Bidrag utgår endast för en sammankomst per dag och grupp. 1

3 Bidraget söks två gånger per år. Sista ansökningsdag är 15 augusti för perioden 1 januari till 30 juni och 15 februari för perioden 1 juli till 31 december Syfte Syftet med granskningen är att bedöma Rodelklubbens hantering och redovisning av underlag för bidrag i förhållande till gällande regelverk i Nacka kommun Metod Granskningen har omfattat genomgång av erhållna underlag från Rodelklubben vad gäller aktivitetsbidrag och administrativt bidrag för åren 2007 och Vi har också översiktligt granskat bokföringen för räkenskapsåret 2007/2008. Vidare har vi stickprovsvis kontaktat personer som anges som medlemmar i erhållen medlemsmatrikel och som anges ha deltagit i Rodeklubbens aktiviteter under de granskade perioderna. Vi har erhållit kopior på ansökningar och närvarokort för år 2008 från kommunen. I början av december 2009 kontaktade Ernst & Young rodelklubbens ordförande per telefon. Underlag i form av ledarnas påskrivna närvarokort efterfrågades för perioderna våren 2007 och hösten Efter längre tid, i slutet av januari 2010, erhölls närvarokort för år 2008 från ordförande. För år 2007 har närvarokort inte erhållits. Bokföringen erhölls utan fördröljning. 2. Resultat av granskningen 2.1. Underlag för bidrag Vi har via kommunen erhållit medlemsförteckning för Rodelklubben per den 31 maj år 2008 och 31 maj år Vi har erhållit ansökan om lokalt aktivitetsstöd för våren 2008 och hösten En översiktlig genomgång av närvarokorten för år 2008 visar att dessa inte uppfyller de krav som ställs av kommunen. Bl a saknas uppgifter om datum för aktiviteterna och underskrift av aktivitetsledare. Bristerna bedöms vara väsentliga i förhållande till regelverket. För de närvarokort som erhölls i slutet av januari 2010 avseende år 2008 finns namnteckning på närvarokorten som är svår att tyda. Det saknas dock ett antal andra uppgifter som krävs enligt kommunens regelverk, bl a angivande av aktivitet. I många fall saknas fullständiga namn på deltagarna Avstämning mellan ansökan om bidrag och närvarokort för våren 2008 och hösten 2008 Vi noterar att ansökningshandlingarna för lokalt aktivitetsstöd för våren 2008 respektive hösten 2008 i stort sett är identiska. Skillnaden är främst att föreningen under våren hänvisar till 23 närvarokort istället för 21 närvarokort under hösten. 2

4 Uppdelningen vad gäller antal sammankomster per närvarokort är identisk mellan åldersgrupperna (4-10 år samt år) för 21 av närvarokorten. Vi har stickprovsvis granskat ett antal närvarokort som redovisas i båda perioderna och jämfört dessa. Resultatet av denna granskning är följande: Närvarokort 3 Närvarokort 3 gäller materialvård såväl i redovisningen för våren 2008 som hösten Exakt samma 12 personer har varit med under båda perioderna. Antal flickor och antal pojkar i de olika intervallen 7-12, och har inte förändrats mellan perioderna. Summan av närvaron på aktiviteterna under våren respektive hösten är precis desamma i båda perioderna, d v s 121 stycken. Totalt avser närvarokortet 12 sammankomster varav de flesta personerna enligt redovisningen deltagit vid samtliga tillfällen, dessa är dock ej daterade eller angivna med aktivitet för respektive sammankomst. Det framgår heller inte starttider eller sluttider för respektive aktivitet. Närvarokort 6 Närvarokort 6 avser enligt ansökningarna läger både under våren 2008 och hösten På detta närvarokort anges antalet sammankomster till 5 st, dessa är dock ej daterade eller angivna med aktivitet för respektive sammankomst. Det framgår heller inte starttider eller sluttider för respektive aktivitet. Exakt samma personer har varit med under båda perioderna. I stort är antalet aktiviteter per person desamma, dock med vissa mindre avvikelser. Totalsumman gällande antalet tillfällen är dock densamma för samtliga åldersgrupper. Närvarokort 11 Närvarokort 11 avser enligt ansökningarna träning under våren 2008 och träningshjul under hösten Av närvarokortet framgår att antalet sammankomster varit 24 st. Exakt samma personer har varit med under båda perioderna. I stort är antalet tillfällen per person desamma, med vissa mindre avvikelser. Totalsumman gällande antalet tillfällen är dock densamma för samtliga åldersgrupper i båda perioderna Avstämning mellan ansökan av aktivitetsbidrag och bifogade närvarokort Ansökan för aktivitetsstöd för hösten 2008 sid 2 visar på brister mot underlag. Här misstämmer antalet sammankomster för närvarokort nr 17 och 18. Närvarokort 18B avser träning men förefaller enligt ansökan om aktivitetsstöd avse utbildning Samtal med stickprovsvis utvalda medlemmar i föreningen Stickprovsvis har 22 medlemmar valts ut utifrån de erhållna aktivitetskorten för period vår- och höstperioderna Av dessa 22 personer kunde 10 personer nås via telefon. Samtliga som valts ut har enligt närvarokorten varit aktiva vid stort antal 3

5 sammankomster/aktiviteter under våren och hösten Bl a har följande frågor ställts till dessa personer: Ungefär hur många gånger per halvår har du varit med på aktivitet med Saltsjöbadens rodelklubb? Uppskattningsvis hur många medlemmar brukar vara med vid sammankomsterna? Vad för typer av aktiviteter brukar ni ägna er år när ni träffas? Har ni betalat medlemsavgift för 2008? Fyra av tio tillfrågade personer anger att det varit aktiva medlemmar i klubben under perioden. Tre av dessa var enligt utsago mycket aktiva. Vi har dock inte kunnat få bekräftat exakt antal närvarotillfällen. En av tio har till viss del varit aktiv i klubben men enligt uppgift inte i den utsträckning som närvarokorten redovisat. Resterande sex personer har enligt samtalen inte varit med på någon verksamhet under De intervjuer som vi gjort inom ramen för granskningen bekräftar att redovisningen av antal medlemmar och närvaro vid aktiviteter är behäftad med väsentliga felaktigheter. 3. Översiktlig genomgång av bokföringen Vi har erhållit föreningens bokföring för räkenskapsåret 2007/2008 och har gjort en översiktlig genomgång av denna. Vi har stickprovsvis granskat bokförda verifikationer mot underlag. Granskningen är inte av den omfattningen att en fullständig revision har genomförts. Vi noterar bl a följande vid vår genomgång av verifikationer/bokföring: De utbetalningar som Nacka kommun har gjort till föreningen under perioden om kr har bokförts som intäkt i föreningen. Bokförda medlemsintäkter för räkenskapsåret är inbetald av en medlem och uppgår till kr. Detta föranleder frågan om det finns ytterligare inbetalda medlemsavgifter som betalats av medlemmar men som inte är bokförda. Föreningen har tidigare redovisat kontantkvitton för medlemsavgifter till kommunen som inte kunnat återfinnas i bokföringen. Enligt Nacka kommuns regelverk krävs att medlemsavgift skall vara betald för varje medlem som föreningen söker administrativt bidrag för. Föreningen har ansökt om och erhållit bidrag för ca 300 medlemmar. Av kostnaderna i föreningen utgör ca 65 procent bokförda kostnader på ett konto som benämns resor och tävlingar. Totalt avser bokföringen på detta konto åtta verifikationer avseende sådana kostnader. Det kan konstateras att föreningen genomfört ett antal resor, bl a till Innsbruck, Lillehammer och Lake Placid. Utbetalningar har skett från föreningen till privatkonton i förskott och sedan har kostnader redovisats efter genomförda resor. o Resa till Innsbruck november 2007: Av underlagen i bokföringen framgår inte på ett tydligt sätt hur många personer och vilka personer 4

6 som deltagit i resan. För större delen av kostnaderna finns kvitton som underlag för bokföringen. Kvitton från restauranger, bensinstationer, färjeresor, etc indikerar att ett fåtal personer deltagit i resorna. Av färjekvittot framgår att föreningen betalat för en personbil och sju passagerare. Bilhyra har skett för en personbil som rymmer nio personer. Avgifter har tagits in för resan om 700 kr per person för fyra personer. Utöver kostnader där underlag finns i form av kvitton framgår av handskrivna underlag att arvoden utbetalats två personer med kr per person. Det framgår inte vilka personer som mottagit dessa arvoden. Någon skatt har ej redovisats i föreningen kopplat till sådana arvoden. Av redovisningen framgår att uttagna avgifter om 700 kr per person för fyra personer har kvittats mot utbetalade arvoden om totalt kr. o Juniorvärldscup för banrodel i Österrike: Kostnader för milersättning har utbetalats om 546 mil*18 kr= kr. Därutöver kostnadsersättning om 11 dagar*500 kr * 2 personer= kr. Det framgår ej vilka som mottagit dessa ersättningar. Därutöver redovisas främst kostnader för öl, mat, läsk, m m. Intäkter i form av bidrag och avgifter om totalt kr anges ha mottagits enligt handskrivet papper. Detta bidrag nettoredovisas dock mot kostnaderna. Det framgår ej vem/vilka som inbetalat bidrag och avgifter. o Resa Lillehammar i januari 2008: Det framgår inte hur många personer och vilka personer som deltagit i resan. Av faktura för logi framgår att en lägenhet/rum har hyrts mellan 2 och 6 januari Utöver logi och mat har milersättningar utbetalats om 150 mil*18 kr=2 700 kr. Det framgår inte vem som mottagit ersättningen av bokföringen. Därutöver har kostnadsersättningar utbetalats om 5*1 000 kr=5 000 kr. Det framgår inte till vem/vilka kostnadsersättningarna har utbetalats. Vad gäller kostnadsersättningar saknas underlag i form av beslut från föreningsstämma eller liknande om hur kostnadsersättningar skall utbetalas. o Resa Lillehammer v : Kostnader för boende, mat, bil och bensin redovisas i en verifikation om kr. Till denna verifikation saknas underliggande kvitton/fakturor. Endast ett handskrivet underlag finns. Det framgår inte vem som mottagit beloppet om kr från föreningen. Det framgår inte vem/vilka som deltagit i resan. o Resa Lake Placid april 2008: Förskott har utbetalats om kr plus kr, totalt kr från föreningens plusgirokonto. Det framgår inte till vem förskotten har betalats enligt underlagen. Kostnader för flygbiljetter redovisas om kr. Det framgår inte vem/vilka som flygbiljetterna avser eller vem/vilka som deltar i resan av detta underlag. Underlaget avser endast ett bankkontoutdrag från privatperson där totalbeloppet kr redovisas som kostnad. Övriga kostnader avser främst kostnader för drivmedel, boende, mat, rundturer, m m. Totalt specificeras kr mot kvitton/underlag av varierande kvalitet. Därutöver har kostnadsersättningar utbetalats om 12*500*2= kr. 5

7 Det framgår inte vem/vilka som mottagit kostnadsersättningarna. Det är svårt att följa bokföringen mot underlagen men det synes som om kostnader som går att hänföra till bifogade underlag sammantaget uppgår till kr jämfört med utbetalade och kostnadsförda kr. Mellanskillnaden synes vara milersättning 130 mil*18,50 kr= kr, samt en oförklarad restpost om ca kr. Vi har noterat att kostnader för inköp av frack och skor, samt kläder ingår som en del i klubbens redovisade kostnader. Det framgår inte av underlagen hur dessa är rörelsetillhöriga Rodelklubbens verksamhet. Sammantaget synes större delen av kostnaderna i föreningen avse ett antal resor till bl a Norge, Österrike och USA. Ett fåtal medlemmar synes ha deltagit i dessa resor i förhållande till antal medlemmar som föreningen erhåller föreningsbidrag och aktivitetsbidrag för från Nacka kommun. Det finns kvitton/fakturor som underlag till de flesta kostnaderna. I vissa fall är det svårt att bedöma syfte med kostnaderna i förhållande till Rodelklubbens verksamhet. Det framgår inte vem/vilka som deltagit i resorna. Det framgår inte på vilka grunder och till vem/vilka som kostnadsersättningar och milersättningar har utbetalats. Mot bakgrund av att det inte framgår ålder på de som deltagit i resorna är det svårt att bedöma i vilken omfattning aktiviteterna varit bidragsberättigade. Vid samtal med ordförande har denne angett att det är viktigt att framföra att även annan verksamhet förekommer än ovan nämnda resor, bl a i form av barmarksträning, hjulrodel, styrketräning, m m. Ordförande har angett att de senaste årens vintrar med lite snö har gjort att resor varit nödvändiga till orter där rodel kunnat utövas. Vidare att det inte är möjligt att genomföra dessa resor med stora grupper. Vår granskning, genom telefonintervjuer med medlemmar, har bekräftat att annan verksamhet bedrivs. Vi har dock svårt att bedöma omfattningen av denna då omfattningen enligt insända aktivitetskort inte synes vara tillförlitliga. Vidare kan konstateras att en stor andel av kostnaderna i klubben har avsett genomförda resor. 4. Frågeställningar till föreningens revisor Vi har kontaktat den revisor som anges vara vald revisor i föreningen enligt föreningens verksamhetsberättelse för 2007/2008. Vidare framgår revisorns namn av olika underlag som granskats, bl a revisionsberättelse för verksamhetsåret 2007/2008 och underlag för ansökan om administrativt bidrag till kommunen för verksamhetsåret 2007/2008. Den revisor, vars namn framgår i nämnda dokument, har angivit att han inte vetat om att han varit vald revisor under aktuellt räkenskapsår men att han för många år sedan varit revisor i föreningen. Vidare anger revisorn att det inte är hans namnteckning som framgår av underlaget för ansökan om administrativt bidrag till kommunen även om det är hans namn som framgår av dokumentet. Revisorn anger vidare att det synes vara hans namnteckning som 6

8 framgår av revisionsberättelsen för räkenskapsåret 2007/2008 men att han inte har undertecknat denna revisionsberättelse. 5. Slutsats Granskningen av ansökningar om lokalt aktivitetsstöd och underliggande närvarokort för våren respektive hösten 2008 visar på många likheter perioderna emellan. Dessa likheter bedöms vara större än vad som normalt kan förväntas och indikerar på brister i redovisningen. Vår stickprovsvisa granskning genom telefonintervjuer med medlemmar som anges ha deltagit i aktiviteterna vid många tillfällen och som anges vara aktiva medlemmar i föreningen styrker att det föreligger brister. Flera medlemmar som intervjuats har angett att de inte varit aktiva medlemmar i den utsträckning som redovisas i föreningens ansökningar och närvarokort. Vissa anger att de inte alls varit aktiva medlemmar under perioderna trots att det på närvarokort anges att dessa personer deltagit i aktiviteter vid ett stort antal tillfällen. Utöver att redovisningen av medlemmar och närvaro vid aktiviteter synes vara behäftad med brister så noteras också att föreningen inte följer de krav och regelverk som kommunen har vad gäller underlag för att erhålla bidrag. Främst gäller detta formella krav såsom att ledare skall underteckna närvarokort, att start och sluttid skall anges för respektive sammankomst, att benämning på respektive aktivitet skall anges, etc. Vi noterar även att de redovisade underlagen ligger till grund för statliga bidrag till Rodelklubben. Föreningens bokföring är relativt väl strukturerad. De betalningar som Nacka kommun har gjort till föreningen under räkenskapsåret 2007/2008 redovisas som intäkter i föreningen. Enligt bokföringen har medlemsavgifter endast inbetalats av en person under aktuellt räkenskapsår. Detta föranleder frågan om det finns ytterligare inbetalda medlemsavgifter som betalats av medlemmar men som inte är bokförda. Föreningen har tidigare redovisat kontantkvitton för medlemsavgifter till kommunen som inte kunnat återfinnas i bokföringen. Större delen av kostnaderna i föreningen avser kostnader för resor till bl a Norge, USA och Österrike. Ett fåtal personer synes ha deltagit i dessa resor. Det framgår inte vem/vilka som deltagit i resorna av bokföringen. Av underlag i form av kvitton från färjor, restauranger, hotell, etc synes antal deltagare i resorna normalt understiga 10 personer. I vissa fall är det svårt att bedöma kostnadernas omedelbara samband med Rodelklubbens verksamhet då underlagen är bristfälliga. Milersättningar och kostnadsersättningar har utbetalats i flera fall. Det framgår inte vem/vilka som mottagit dessa betalningar. En stor andel av kostnaderna för resor/tävlingar avser kostnader för resor, logi, mat, öl, m m. 7