1. Valmisteluvaliokunnan täydentäminen (mahdollinen)

Transkript

1 KOKOUSKUTSU HELSINGIN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN EDUSTAJISTO kokoontuu 13. päivänä joulukuuta 2018 klo Konsistorin sali, Yliopiston päärakennus, Fabianinkatu 33, 2. krs., Helsinki - tila on esteetön ESITYSLISTA Nro: 7/E Valmisteluvaliokunnan täydentäminen (mahdollinen) 2. Keskusvalintatoimikunnan asettaminen Ylioppilaskunnan edustajisto asettaa toimikaudekseen keskusvalintatoimikunnan valmistelemaan opiskelijaedustajien valintaa. Kukin edustajistoryhmä voi esittää toimikuntaan yhtä jäsentä ja hänelle korkeintaan kahta varajäsentä. Jäsenet valitaan siten, että edellisessä edustajistovaalissa valitut edustajistoryhmät ja yliopiston tiedekunnat tulevat mahdollisuuksien mukaan valintoimikunnassa edustetuiksi. (Hallinnon opiskelijaedustajien valintaohjesääntö, 8 ) 3. Ylioppilaskunnan puheenjohtajan vaali vuodeksi 2019 [HYYn säännöt 13 ja 22 kohta 1] 4. Ylioppilaskunnan I varapuheenjohtajan vaali vuodeksi 2019 [HYYn säännöt 13 ja 22 kohta 1] 5. Ylioppilaskunnan II varapuheenjohtajan vaali vuodeksi 2019 [HYYn säännöt 13 ja 22 kohta 1] 6. Ylioppilaskunnan suoraan omistamien kiinteistöjen vuotuisesta tavoitebudjetista vuodelle 2019 päättäminen Hallitus esittää hyväksyttäväksi. Liitteet: Vuokraustoiminnan tavoitebudjetti 2019 ja HYY Yhtymän hallintoneuvoston lausunto [HYYn säännöt 22 kohta 9, HYYn Hallinto-ohjesääntö 8 luku, 61 ] 7. HYY Yhtymän Sijoitus- ja riskipuitteet vuodelle 2019 Hallitus esittää vahvistettavaksi. Liitteet: HYY Yhtymän sijoitus- ja riskipuitteet vuodelle 2019 ja Hallintoneuvoston selonteko [HYYn Hallinto-ohjesääntö 7 luku, 60 ] 8. Talousarvioesitys vuodelle 2019 ja jäsenmaksuesitys lukuvuodelle Hallitus esittää hyväksyttäväksi. Liitteet: Hallituksen esitys talousarvioksi vuodelle 2019 ja jäsenmaksuesitys lukuvuodelle Vanhan ylioppilastalon tukisäätiön tilintarkastajien valinta vuodelle 2019 Tilintarkastajat vuonna 2018: KHT Lasse Holopainen ja KHT Heidi Vierros

2 10. Toimintatalouden tilintarkastusyhteisön valinta vuodeksi 2019 Toimintataloudelle tulee ylioppilaskunnan sääntöjen ja tilintarkastuslain mukaan valita erillinen KHT-tilintarkastusyhteisö, joka toimii myös kiinteistötalouden ja HYY Yhtymän tilintarkastajana. Vuonna 2018 tilintarkastusyhteisönä toimi KHT-yhteisö KPMG Oy Ab. [HYYn säännöt 22 kohta 4 sekä 47 kohta 1, HYYn Hallinto-ohjesääntö 18 luku, 109 ] 11. HYYn jatkuvan toiminnan kuvaus vuodelle 2019 Hallitus esittää tiedoksi merkittäväksi. Liite: HYYn jatkuvan toiminnan kuvaus vuodelle Ilmoitusasioita (tiedoksi): - edustajiston päätösluettelo 6/18 - hallituksen päätösluettelot 40/18-43/18 (päätösluettelot lähetetty sähköisesti hyy-edari -listalle) 13. Muut mahdolliset asiat Helsingissä, 5. päivänä joulukuuta 2018 merk. Suvi Pulkkinen puheenjohtaja pääsihteeri Mahdollisesta esteestä ilmoitetaan sähköisesti e-lomakkeella, joka löytyy osoitteesta Voit tehdä ilmoituksen myös sähköpostitse osoitteeseen hallinto@hyy.fi

3 Edustajistolle tiedoksi HALLITUKSEN KYSELYTUNTI Torstaina klo Konsistorin sali, Yliopiston päärakennus, Fabianinkatu 33, 2. krs., Helsinki OHJEITA: - kysymykset mielellään n. 1 min, vastaukset n. 2 min - mahdollisuus lisäkysymyksiin - pyri toimittamaan kysymykset etukäteen hallituksen puheenjohtaja Lauri Linnalle (lauri.linna@hyy.fi) viimeistään kyselytuntia edeltävänä päivänä (12.12.) - muuten kysymykset pyydetään toimittamaan edustajiston puheenjohtajalle kyselytunnin alussa siten, että kysymykset voidaan jakaa aihealueisiin - kysykää rohkeasti mieltänne askarruttavista aiheista tai teemoista! Hallitus on paikalla juuri avointa keskustelua varten. Ystävällisin terveisin HYYn hallitus

4 MÖTESKALLELSE DELEGATIONEN FÖR STUDENTKÅREN VID HELSINGFORS UNIVERSITET sammanträder den 13 december 2018 kl Consistorium, Huvudbyggnaden, Fabiansgatan 33, 2 vån. - salen är hinderslös FÖREDRAGNINGSLISTA Nr: 7/E Komplettering av beredningsutskottet (eventuellt) 2. Tillsättande av central urvalskommitté Studentkårens delegation tillsätter för sin mandatperiod en central urvalskommitté som bereder val av studentrepresentanter. Varje delegationsgrupp kan föreslå en ordinarie medlem och högst två personliga suppleanter till urvalskommittén. Medlemmarna utses så, att de delegationsgrupper som blev invalda i senaste delegationsval och fakulteterna vid universitetet i mån av möjlighet får representation i urvalskommittén. (Reglemente om val av studentrepresentanter, 8 ) 3. Val av ordförande för studentkåren för 2019 [HUS stadgar 13 och 22 punkt 1] 4. Val av studentkårens I vice ordförande för 2019 [HUS stadgar 13 och 22 punkt 1] 5. Val av studentkårens II vice ordförande för 2019 [HUS stadgar 13 och 22 punkt 1] 6. Beslut om målbudget för 2019 för de fastigheter som studentkåren äger direkt Styrelsen framlägger för godkännande. Bilagor: Målbudget för hyresverksamheten 2019 och utlåtande av HUS Gruppens förvaltningsråd [HUS stadgar 22 punkt 9, HUS förvaltningsreglemente kapitel 8, 61 ] 7. HUS Gruppens Ramar för investeringar och risker för 2019 Styrelsen framlägger för fastställande. Bilagor: HUS Gruppens ramar för investeringar och risker för 2019 och Förvaltningsrådets redogörelse [HUS förvaltningsreglemente kapitel 7, 60 ] 8. Budgetförslag för 2019 och förslag om studentkårsavgift för läsåret Styrelsen framlägger för godkännande. Bilagor: Styrelsens förslag till budget för 2019 och förslag till studentkårsavgift för läsåret Val av revisorer för Gamla studenthusets stödstiftelse för 2019 Revisorer 2018: CGR Heidi Vierros och CGR Lasse Holopainen

5 10. Val av revisionssamfund för verksamhetsekonomin för 2019 Enligt studentkårens stadgar och revisionslagen ska man för verksamhetsekonomin välja en enskild CGR-revisionssammanslutning som även fungerar som revisor för fastighetsekonomin och för HUS Gruppen. År 2017 fungerade CGR-sammanslutningen KPMG Oy Ab som revisionssammanslutning. [HUS stadgar 22 punkt 4 och 47 punkt 1, HUS förvaltningsreglemente 109 ] 11. Beskrivning av kontinuerlig verksamhet (för kännedom) Bilaga: Beskrivning av HUS kontinuerliga verksamhet för Anmälningsärenden (för kännedom): - delegationens beslutsförteckning 6/18 - styrelsens beslutsförteckningar 40/18 43/18 (beslutsförteckningarna har skickats elektroniskt till listan hyy-edari) 13. Eventuella övriga ärenden Helsingfors den 5 december 2018 sign. Suvi Pulkkinen ordförande generalsekreterare Meddela om eventuellt förhinder med den elektroniska blanketten som finns på adressen Anmälan kan också göras per e-post till adressen hallinto@hyy.fi

6 Delegationen för kännedom STYRELSENS FRÅGESTUND Torsdag kl Konsistorin sali, Huvudbyggnaden, Fabiansgatan 33, 2 vån., Helsingfors ANVISNINGAR: - frågorna helst på ca 1 min, svaren ca 2 min - möjlighet att ställa följdfrågor - försök lämna in frågorna på förhand till styrelsens ordförande Lauri Linna (lauri.linna@hyy.fi) senast dagen före frågestunden (12.12) - i annat fall ber vi er lämna in frågorna till delegationens ordförande i början av frågestunden, så att de kan delas in i olika ämnesområden - var inte rädda för att fråga om ämnen eller teman som ni funderar över! Styrelsen är på plats för att föra en öppen diskussion. Med vänliga hälsningar, HUS styrelse

7 MEETING NOTICE STUDENT UNION OF THE UNIVERSITY OF HELSINKI S REPRESENTATIVE COUNCIL will meet at 5.00 pm on 13 December 2018 Konsistorin sali, University Main Building, Fabianinkatu 33, 2nd floor - the hall is wheelchair accessible AGENDA No: 7/E Completion of the Preparatory Committee (possible) 2. Establishment of the Central Selection Committee The Representative Council of the Student Union shall establish the Central Selection Committee for its term to prepare the selection of student representatives. Each Representative Council group may propose one member for the committee and a maximum of two vice members for them. The members are selected in such a manner that the Representative Council groups elected in the previous Representative Council elections as well as the faculties of the University shall be represented in the Selection Committee if possible. (Regulation on the Selection of Student Representatives, Section 8) 3. Election of the Student Union's Chairperson for the year 2019 [HYY's Constitution, Section 13 and Section 22, Item 1] 4. Election of the Student Union's I Vice Chairperson for the year 2019 [HYY's Constitution, Section 13 and Section 22, Item 1] 5. Election of the Student Union's II Vice Chairperson for the year 2019 [HYY's Constitution, Section 13 and Section 22, Item 1] 6. Deciding on the annual target budget of the Student Union's directly owned properties for the year 2019 The Board proposes approving. Appendices: Target budget for rental operations in 2019 and the statement of the Administrative Council of HYY Group [HYY's Constitution, Section 22, Item 9, HYY's Administrative Regulation, Section 8, Item 61] 7. HYY Group's investment and risk framework for the year 2019 The Board proposes approving. Appendices: HYY Group's investment and risk framework for the year 2018 and the report of the Administrative Council of HYY Group [HYY's Administrative Regulation, Section 7, Item 60] 8. Budget for the year 2018 and membership fee proposal for the year The Board proposes approving. Appendices: The Board's proposal for the budget for the year 2018 and membership fee proposal for the academic year Election of auditors to the Old Student House Foundation for the year 2019 Auditors in the year 2018: APA Heidi Vierros and APA Lasse Holopainen

8 10. Election of the audit company for operating finances for the year 2019 In accordance with the Student Union's Constitution and the Accounting Act, a separate authorised audit company must be elected for operating finances, which also acts as the auditor for property finances and HYY Group. In 2018, the audit company was APA company KPMG. [HYY's Constitution, Section 22, Item 4, Section 47, Item 1, HYY's Administrative Regulation, Section 18, Item 109] 11. Description of continuous activities (for informative purposes) Appendix: Description of HYY's continuous activities for the year of Announcements (for informative purposes) - List of decisions by the Representative Council 6/18 - Lists of decisions by the Board 40/18 43/18 (lists of decisions sent electronically to the hyy-edari list) 13. Other possible issues Helsinki, 5 December 2018 Suvi Pulkkinen Chair Secretary General If you are unable to attend the meeting, please notify us via electronic form, found at You can also send us the notification by to hallinto@hyy.fi.

9 Information for the Representative Council QUESTION HOUR OF THE BOARD Thursday, 13 December 2018, 4.30pm Konsistorin sali, University Main Building, Fabianinkatu 33, 2nd floor, Helsinki INSTRUCTIONS: - questions preferably about 1 min, answers about 2 min - possibility of additional questions - please try to submit questions in advance to the Chair of the Board Lauri Linna (lauri.linna@hyy.fi) no later than the day before the question hour (12.12.) - otherwise please submit questions to the Chair of the Representative Council at the beginning of the question hour, so that issues can be divided into subject areas - please, feel free to ask about any topics or themes that trouble you! The Board is there for open discussion. Kind regards, HYY Board