Så här skriver du tjänsteskrivelser på teknikförvaltningen

Transkript

1 PM (3) s samtliga avdelningar Så här skriver du tjänsteskrivelser på teknikförvaltningen Vad är en tjänsteskrivelse? En tjänsteskrivelse är en kort redogörelse för ett ärende som ska beslutas av politiken. Syftet med skrivelsen är dubbel: den ska kortfattat beskriva ärendet för politiker och andra intressenter, samt utgöra stommen till beslutsprotokollstexten. Skrivelsen ska innehålla ett förslag till beslut och kortfattad relevant information som behövs för att beskriva ärendet. Hur lång ska skrivelsen vara? Beroende på vad frågan handlar om behövs olika mycket utrymme för att redogöra för ärendet. En skrivelse bör vara en halv sida lång men upp till 1,5 sida är tillåtet. Tänk på att hålla texten så kort som möjligt, utan att den viktigaste informationen går förlorad. I många fall är en kort skrivelse inte tillräckligt för att politiken ska ges ett fullgott beslutsunderlag. I dessa fall ska handläggaren skriva en promemoria, rapport eller liknande som biläggs tjänsteskrivelsen. På samma sätt gör man med kartbilder, externa rapporter och andra för beslutsärendet relevanta dokument. Vilka delar ska skrivelsen innehålla? I skrivelsens sidhuvud anges att det är en tjänsteskrivelse och vilket ärende (diarienummer) skrivningen hör till. Rubrik Dokumentet ska naturligtvis inledas med en rubrik. Ärenderubriken ska stämma överens med det namn som ärendet har i diariet annars får ärendet olika namn i föredragningslistan och tjänsteskrivelsen. En tjänsteskrivelse ska alltid inledas med ett avsnitt som heter. Detta är i enlighet med kommunens klarspråkspolicy och några undantag tillåts inte. Här skriver du det beslut som nämnden föreslås fatta. Tänk på vilken beslutsinstans det är som fattar beslutet. Om det är arbetsutskottet som beslutar bör förslaget 7dd Enköpings kommun

2 2 (3) inledas s arbetsutskott beslutar. Om nämnden fattar det slutliga beslutet inleds förslaget lämpligen beslutar. Om ärendet däremot ska vidare (t.ex. ett remissvar på en motion) bör förslaget inledas föreslår kommunfullmäktige besluta Om frågan slutligt ska beslutas av fullmäktige ska detta dessutom anges med en separat rubrik ( Förslag till kommunfullmäktige eller liknande). Tänk på att så kallade att-satser inte får användas. Beslutet ska skrivas i löpande text. Ett beslut ska formuleras så kort och koncist som möjligt, här finns det inte plats för bakgrundsinformation, kringresonemang eller andra resonemang. Övrig beskrivning av ärendet I denna del av skrivelsen har handläggaren full frihet att namnsätta rubrikerna efter eget huvudet. Rubrikerna i avsnittet ska hjälpa läsningen, det vill säga vara en sammanfattning av vad respektive stycke innehåller. Avsnittet ska kortfattat innehålla den viktigaste information som rör ärendet och hur handläggningskedjan sett ut. Detta kan röra sig om att beskriva bakgrund, redogörelse för principbeslut som ligger till grund för ärendet, redogörelse för den motion som besvaras etc. Det ska även beskrivas vilka konsekvenser beslutsförslag får gällande exempelvis ekonomi eller juridik. I slutet av avsnittet ska slutsatserna förklaras. På det viset blir beslutsförslaget en logisk följd av analysen. Tänk på hur du framställer frågan. Det ser nästan aldrig bra ut att skriva reaktivt. Med detta menas Person A vände sig till teknikförvaltningen med problemet B. Därför har vi tittat på frågan. Vänd hellre på steken: arbetar sedan länge med problemet B. Förvaltningen har tittat på frågan. Att problemet är viktigt har understrukits av ett brev från person A. Förteckning över bilagor Om en promemoria, rapport, motion eller annan handling avses utgöra en del av beslutsunderlaget ska detta tydligt anges i tjänsteskrivelsen. Undertecknande Varje tjänsteskrivelse ska undertecknas av två personer. Respektive avdelningschef undertecknar sin avdelnings ärenden. Förvaltningschef kontrasignerar varje skrivning. I klartext innebär det att han genom att underteckna handlingen godkänner att skrivelsen läggs fram till politiken. Det ska anges längst upp till vänster i dokumentet vem som är handläggare av ärendet (se exempel i detta dokument). Den som läser tjänsteskrivelsen blir upplyst om vilken tjänsteman på kommunen som bäst kan svara på frågor i ärendet. Bra att tänka på Språket i skrivelsen ska följa kommunens klarspråkspolicy, bland annat ska onödigt omständliga ord och förkortningar undvikas.

3 3 (3) Den som läser skrivelsen är nog mindre intresserad av vilken avdelning handläggaren tillhör än av innehållet i texten. ska utåt uppträda som en enhet. Av dessa anledningar ska teknikförvaltningen betonas istället för formuleringar som Parkkontoret anser eller Fastighetsavdelningen har undersökt. Bilder och figurer underlättar ofta förståelsen av ett skriftligt resonemang. Dessa hör dock hemma i promemorior och rapporter, inte i tjänsteskrivelser. Hur bör skrivelsen se ut? Naturligtvis beror det på ärendet men på de följande sidorna följer några exempel.

4 Försäljning av fastigheten Munksundet 24:26 beslutar att sälja fastigheten Munksundet 24:26 till Göte Borg. Köparen betalar kommunen kronor för fastigheten. Bakgrund Fastigheten Munksundet 24:26, Kommunpalatset, fungerar sedan 1971 som Enköpings kommuns nav för administration. Sedan 2011 har lokalen även fungerat som dagverksamhet för Oscar Bogren. Dessa verksamheter ska nu omlokaliseras till en bastu i Fjärdhundrabygden. Enligt beslut i kommunfullmäktige ska kommunen inte äga fastigheter där det inte bedrivs någon kommunal verksamhet. har därför frågat övriga förvaltningar och kommunala bolag om de har något intresse av att använda fastigheten. Samtliga tillfrågade har svarat nej. har gjort en oberoende värdering och satt ut fastigheten till försäljning. Göte Borg har lämnat det högsta budet på kronor. Fastighetsinformation Byggnadstyp: Kommunhus med en tillbyggd paviljong på taket Tomtareal: kvadratmeter Byggnadens BTA: cirka kvadratmeter Byggnadsår: 1971 Driftskostnader: cirka 50 kronor (inklusive interna kapitalkostnader, avskrivningar och räntekostnader) Marknadsvärde: kronor Bilagor: 1) Värdeutlåtande 2) Ortfoto 3) Detaljplan 4) Remissvar Vilhelm Backman Enköpings kommun

5 Hastighetsbegränsning på Dr Westerlunds gata beslutar att fordon inte får köras med högre hastighet än 30 kilometer i timmen på Dr Westerlunds gata. Hastighetsbegränsningen gäller på vardagar utom dag före sön- och helgdag mellan klockan och Beslutet fattas med stöd av 10 kapitlet l paragrafen andra stycket punkt 14 och 3 paragrafen första stycket trafikförordningen (1998: 1276). Beslutet träder ikraft 15 april Bakgrund arbetar kontinuerligt med att förbättra trafiksäkerheten inom och utom tätorten. En viktig del i detta arbete är skapa trafiksäkra korsningspunkter och att se till att fordonshastighet kring skolor är låg. För att skapa en trafiksäker miljö för de elever som väljer att cykla eller gå till Västerledsskolan har teknikförvaltningen beställt förstärkning av befintlig belysningen till övergångsstället vid Volvo. För att ytterligare förbättra trafiksäkerheten föreslår teknikförvaltningen även en hastighetsbegränsning till 30 kilometer i timmen vid övergångsstället. Bilaga: Kartbild Lars-Arne Sellén Enköpings kommun

6 Försäljning av Munksundet 24:26 godkänner försäljning av Munksundet 24:26 till AB Kri Minell. Köparen betalar kommunen kronor för fastigheten. Bakgrund Munksundet 24:26 är en industritomträtt i södra Enköping. Den har upplåtits till AB Kri Minell med tomträttsavtal sedan den 1 april AB Kri Minell har nu vänt sig till kommunen med en önskan om att friköpa tomträtten. Fastigheten har adress och dess landareal är 1 442,7 kvadratmeter. Taxeringsvärdet på fastigheten är kronor, varav kronor mark. Enligt beslut i kommunfullmäktige ska tomträttshavare få friköpa sina tomter. Tekniska nämnden beslutade den 14 september 2010 att när en industritomträtt ska friköpas ska köpeskillingen motsvara fastighetens marktaxeringsvärde multiplicerat med 1,33. För fastigheten Munksundet 24:26 innebär detta en köpeskilling om kronor. Bilagor: 1) Kartbild Munksundet 24:26 2) Princip för friköp av industritomträtter (TF2010/589) Isabell Lundberg Enköpings kommun

7 Medborgarförslag: Gör en bouleplan av Drömparken Förslag till kommunfullmäktige: föreslår att medborgarförslaget avslås. Motionen Kommunstyrelsen har remitterat Scott Lands medborgarförslag Gör en bouleplan av Drömparken till tekniska nämnden. I motionen framhåller Land att kommunen idag saknar en bouleplan av internationellt snitt, där världsmästerskapen kan hållas. Förslagsställaren skriver vidare att Drömparken vore en lämplig plats för aktiviteten eftersom att den är centralt belägen och därmed är lättillgänglig för boulespelare, som ofta är till åren komna. Ur ett socialt perspektiv skulle en centralt anlagd bouleplan förbättra livsvillkoren för stadens äldre. Dessutom skulle en stor bouleplan bidra till mindre växtlighet i parken, vilket säkert alla pollenallergiker skulle vara tacksamma för. Förvaltningens bedömning arbetar aktivt med att skapa attraktiva gröna oaser inom tätorten. Drömparken är något av ett flaggskepp i detta arbete och parken har blivit uppmärksammad internationellt. Att ta en betydande del av parken i anspråk för en bouleplan skulle vara att gå i motsatt riktning mot den önskvärda. Det är riktigt att växtlighet kan innebära problem för en del allergiker men fördelarna med växtlighet uppväger detta. delar motionärens uppfattning att det är viktigt att såväl ung som gammal ges möjlighet till meningsfulla aktiviteter. Kommunen ska aktivt verka för att skapa dessa mötesplatser. Det är förvisso inte teknikförvaltningens ansvar att bygga bouleplaner men förvaltningen tar med sig förslaget in i framtida diskussioner om stadens utveckling. Bilaga: Medborgarförslaget Gör en bouleplan av Drömparken Tomas Lindvall Enköpings kommun

8 Försäljning av fastigheten Munksundet 24:26 godkänner försäljning av Munksundet 24:26 till Bo Gren. Köparen betalar kommunen kronor för fastigheten. Bakgrund Fastigheten Munksundet 24:26 har upplåtits till Bo Gren med tomträttsavtal sedan den 1 april Bo Gren har nu vänt sig till kommunen med en önskan om att friköpa tomträtten. Fastigheten har adress och dess landareal är 1 442,7 kvadratmeter. Taxeringsvärdet på fastigheten är kronor, varav kronor mark. Kommunfullmäktige beslutade den 26 september 2002 att tomträttshavare med småhus ska få friköpa sina tomter för 50 procent av marktaxeringsvärdet som gäller vid försäljningstillfället. För fastigheten Munksundet 24:26 innebär detta en köpeskilling om kronor. Bilaga: Kartbild Munksundet 24:26 Isabell Lundberg Enköpings kommun

9 Årsredovisning 2012 Förslag till kommunfullmäktige: föreslår att kommunfullmäktige väljer att inte överföra underskottet på driften för den skattefinansierade verksamheten till Nämnden föreslår även att kommunfullmäktige budgeterar om kronor till investeringsbudgeten Årsredovisningen i korta drag har 2014 en budget på 130 miljoner kronor. Av dessa utgörs 27,8 miljoner kronor av ombudgeteringar och tilläggsanslag. Nämndens verksamhet har en omsättning på 591,1 miljoner kronor. Resultatet för året är ett underskott på den skattefinansierade verksamheten med 15 miljoner kronor. Den främsta orsaken till underskottet är kostnader som uppkommit på grund av vargavintern. Den kalla och snörika inledningen och även avslutningen på vintern 2014 har medfört att verksamheten vinterväghållning på gatuavdelningen överskrider budget med 8,0 miljoner kronor. För fastighetsavdelningen har den stränga vintern medfört på 4,9 miljoner kronor. Etapper av Bredsandsvägen, som var planerade att utföras under året har åter skjutits upp. Detta beror på att utrymme saknats i driftsbudgeten för att täcka den framtida kapitalkostnaden. Större delen av årets investeringsmedel för Bredsandsvägen föreslås därför flyttas till I övrigt hänvisas till förklaringar av avvikelserna i texten under rubriken drift och god ekonomisk hushållning. Bilaga: Årsredovisning 2012 Enköpings kommun