Nämnden för gemensam medborgarservice

Transkript

1 (19) Malmberg, Eva Adm assist/registrator medborgarservice Sammanträdesdatum Plats Kolabacken Tid 17:30 Ledamöter Martin von Gertten (M), ordförande Hans Cedergren (M), 1:e vice ordförande Pia Andersson (M) Pia Nyqvist (M) Peter Gustafsson (M) Jesper von Wowern (M) Boel Franzén Sveger (L), 2:e vice ordförande Ola Svantesson (L) Lars-Åke Andersson (S) Rolf Erichs (NL) Deniz Eryilmaz (SD) Ersättare Erik Olin (M) Filip Hernsell (M) Sacha Fölsch (M) Ann-Sofie Hörlin (M) Madeleine May Qwinten Linné (M) Peter Jungbeck (M) Ola Stenberg (M) Lilian Heier Eriksson (L) Bastian Anvelid Uller (MP) Orvar Turegård (S) Mats Carlström (SD) Eventuellt förhinder anmäls snarast till sekreterare Eva.Malmberg@vellinge.se eller Vellinge Direkt tfn , e-post vellinge.kommun@vellinge.se.

2 (19) Tjänstemän Hansson, Jan-Åke, Avdelningschef medborgarservice Papai, Kristina, verksamhetschef kultur Persson, Mats, verksamhetschef fritid Persson, Max, VA-chef medborgarservice Nelin, Carl, dagvattenstrateg Olsson, Anna, avfallsansvarig Sundgren, Lisa, stadsträdgårdsmästare Malmberg, Eva, nämndsekreterare Övriga Johnsson, Richard, ekonom

3 (19) Ärendelista 1. Val av justerare 2. Kvartalsuppföljning per för nämnden för gemensam medborgarservice, balansräkningsenhet VA och balansräkningsenhet Avfall 3. Redovisning av delegeringsbeslut och yttrande Redovisning av avtal Meddelande till nämnd Information om skyfallsåtgärd på fastigheten Höllviken 20:142 - Sandeplansskolans skolgård 7. Ramar för ny entreprenad för avfallshämtning Plan för intern kontroll Redovisning av uppföljning och kontroll av privata utförare inom Medborgarservice Plan för uppföljning och kontroll av privata utförare inom Medborgarservice Ansökan om medel till förfogande för BR VA Förslag att inrätta en VA-försäkring för att klara större kostnader i samband med skyfall 13. Revisionsrapport - Granskning av avtalshantering och avtalstrohet 14. Avdelningschefen informerar 15. Svar på motion om att ersätta konstgräsplanernas gummigranulat med miljövänliga alternativ, Boel Franzén Sveger (L) m fl

4 (19) NGM 1 Val av justerare medborgarservice beslutar 1. Utse ( ) att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll

5 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/1038 NGM 2 Kvartalsuppföljning per för nämnden för gemensam medborgarservice, balansräkningsenhet VA och balansräkningsenhet Avfall Beslutsunderlag Tidigare behandling Jan-Åke Hansson, avdelningschef medborgarservice Avdelningen medborgarservice har upprättat förslag på kvartalsuppföljning för nämnden för gemensam medborgarservice, balansräkningsenhet VA och balansräkningsenhet Avfalls verksamheter per medborgarservice prognostiserar ett överskott på 1,2 Mkr gentemot budgetramen på 185,5 Mkr. Balansräkningsenhet VA prognostiserar ett resultat på 2,0 Mkr och balansräkningsenhet Avfall prognostiserar ett resultat på 0,9 Mkr. För nämnden för gemensam medborgarservice prognostiseras investeringarna att uppgå till 76,0 Mkr av budgeterade 94,3 Mkr och för balansräkningsenhet VA prognostiseras investeringarna att uppgå till 9,9 Mkr av budgeterade 29,5 Mkr. Kvartalsrapport per för nämnden för gemensam medborgarservice, balansräkningsenhet VA och balansräkningsenhet Avfall. Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott medborgarservice beslutar 1. Godkänna delårsrapport per Beslutet skickas till kommunstyrelsen

6 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/29 NGM 3 Redovisning av delegeringsbeslut och yttrande 2018 medborgarservice har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt en delegeringsordning som antogs av nämnden för gemensam medborgarservice Besluten ska redovisas löpande i samband med nämndens sammanträden. I redovisningen ska uppgifter såsom ärendemening, fattat beslut, beslutsfattare samt datum för beslutsfattandet framgå. Beslutsunderlag Redovisning av delegeringsbeslut mellan 24/9-12/ Redovisning av yttrande mellan 24/9-12/ Redovisning av beslut i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott mellan 10/10-27/ medborgarservice beslutar 1. Godkänna redovisningen av delegeringsbeslut och yttrande som förtecknats i protokollet

7 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/30 NGM 4 Redovisning av avtal 2018 Redovisning av hittills ingångna avtal Beslutsunderlag Redovisning av avtal mellan 24/9-12/ medborgarservice beslutar 1. Godkänna redovisningen av avtal som förtecknats i protokollet

8 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/31 NGM 5 Meddelande till nämnd Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , dnr 2018/522, Val av ordförande, 1: a vice ordförande och 2:a vice ordförande i kommunfullmäktige för tiden fram till och med Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , dnr 2018/31, Avsägelse av förtroendeuppdrag i kommunfullmäktige och i nämnden för gemensam medborgarservice 3. Rapport från Miljö- och byggnadsavdelningen, dnr Ngm 2018/976, Vattenprogram En kunskapssammanställning över Vellinge kommuns vattenförekomster och tekniska system samt lagar, kommunala planer och mål som berör vatten, finns att läsa hos registrator på kommunhuset 4. Ansökan Lokala naturvårdssatsningen LONA - projekt Södra stadsparken i Skanör, dnr 218/1079 medborgarservice beslutar 1. Godkänna redovisningen av meddelanden.

9 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/581 NGM 6 Information om skyfallsåtgärd på fastigheten Höllviken 20:142 - Sandeplansskolans skolgård Carl Nelin - dagvattenstrateg Carl Nelin informerar muntligen om översvämningsyta på Sandeplanskolans skolgård. Höllvikens dagvattensystem kan med detta projekt avlastas vid större regn och göra områdena kring Stenbocks väg mer tåliga för skyfall. Dessutom rustas skolgården upp till en multifunktionell yta som består av ett böljande landskap och med en uteteater. Det kommer dessutom anläggas en yta som kan användas till fotbollsplan och brännbollsyta enligt skolans önskemål. Ansökan om bidrag är gjord hos Boverket för projekt där stadsgrönska är ett huvudinslag. Det skulle kunna finansiera 50%. Projektet passar in väldigt bra i beskrivelsen för bidrag, men det är säkerligen tuff konkurrens. Beslutsunderlag Nytt förslag om fördröjningsyta väster om Sandeplanskolan i Höllviken, förslag 2, , Tengbom medborgarservice beslutar 1. Godkänna redovisningen av informationen

10 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/1029 NGM 7 Ramar för ny entreprenad för avfallshämtning Beslutsunderlag Anna Olsson, avfallsansvarig Tekniska enheten har fått i uppdrag att påbörja upphandlingen av ny entreprenör för avfallshämtning Entreprenaden kommer att omfatta flera olika insamlingssystem och avfallsslag. Under entreprenaden kommer fastighetsnära insamling av förpackningar och tidningar att införas. I enlighet med de nya förordningarna ska 60% av hushållen ha tillgång till fastighetsnära insamling av förpackningar och tidningar under 2021 och 100% Entreprenaden kommer att innebära mycket kundkontakt inför eventuella kärlbyten och insamlingssystem. Det är av största vikt att entreprenören är delaktig i införandet och kan kommunicera förändringar på ett tydligt och klart sätt för kunderna. Presentation ramar avfallsentreprenad, visas på mötet medborgarservice beslutar 1. Anta ramar för upphandling av avfallsentreprenad Beslutet skickas till Avfallsansvarig

11 (19) Ärendets dnr: NGM 2017/1100 NGM 8 Plan för intern kontroll 2018 Jan-Åke Hansson, avdelningschef medborgarservice Inför varje verksamhetsår ska nämnderna besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Till grund för den interna kontrollplanen ska ligga en systematiskt genomförd och väl dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Syftet med risk- och väsentlighetsanalysen är att identifiera eventuella risker som förhindrar nämnderna att uppnå sina mål. Detta med utgångspunkt ifrån att * Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt. * Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten. * Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner är tillfredställande. Den interna kontrollen ska även bidra till att varumärket Vellinge kommun inte skadas av oönskade händelser. Den interna kontrollen ska också ses som en naturlig del av verksamhetsutvecklingen i kommunen. De punkter som föreslagits vara föremål för intern kontroll inom NGM:s verksamhet under 2018 är: Hot och våld i fritidsledarverksamhet och fältgrupp Genomförande av hastighetsmätningar i skolans närhet Genomförande av vattenprovtagning i det kommunala dricksvattennätet Kontroll Livräddarverksamheten Beslutsunderlag Förslag till intern kontrollplan 2018, Max Persson, Tjänsteskrivelse, Max Persson, Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice NGM 90, samt i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott

12 (19) medborgarservice beslutar 1. Godkänna redovisningen av granskningsområdena för intern kontroll 2018 enligt Risk- och väsentlighetsanalys och intern kontrollplan 2018 Beslutet skickas till Avdelningschef VA-chef Kommunstyrelsen Serkon

13 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/381 NGM 9 Redovisning av uppföljning och kontroll av privata utförare inom Medborgarservice 2018 Avdelningschef Jan-Åke Hansson Kommunfullmäktige har beslutat om ett program med anvisning för uppföljning av privata utförare i Vellinge kommun. Respektive nämnd ska inför varje år besluta om en plan för uppföljning och kontroll, och återkoppling kring den genomförda uppföljningen/kontrollen ska sedan lämnas till nämnden senast i november. Planen antogs av nämnden för gemensam medborgarservice Då inget nämndsmöte hålls i november 2018 sker årets återrapportering på decembermötet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Max Persson, Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott medborgarservice beslutar 1. Godkänna kontrollen/uppföljningen av privata utförare inom nämndens verksamhetsområde Beslutet skickas till Avdelningschef VA-chef Kommunstyrelsen

14 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/1021 NGM 10 Plan för uppföljning och kontroll av privata utförare inom Medborgarservice 2019 Avdelningschef Jan-Åke Hansson Kommunfullmäktige har beslutat om ett program med anvisning för uppföljning av privata utförare i Vellinge kommun. Respektive nämnd ska inför varje år besluta om en plan för uppföljning och kontroll, och återkoppling kring den genomförda uppföljningen/kontrollen ska sedan lämnas till nämnden senast i november. medborgarservice tog fram en sådan plan inför verksamhetsåret De privata entreprenörer avdelningen för medborgarservice anlitar skulle härvid granskas på 2-5 områden, beroende bedömd riskklass. Planen anses i stort vara relevant även för uppföljning av privata utförare även år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Max Persson, Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott medborgarservice beslutar 1. Godkänna plan för uppföljning och kontroll av privata utförare inom medborgarservice 2019 Beslutet skickas till Avdelningschef medborgarservice VA-chef Kommunstyrelsen

15 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/1033 NGM 11 Ansökan om medel till förfogande för BR VA 2018 VA-chef Max Persson För att minska risk för otillåtna vattenuttag ur brandposter har kommunen beslutat att sätta lås på samtliga kommunens brandposter. Detta hindrar enskilda att ta ut vatten, men medför inga hinder för räddningstjänsten i ett skarpt läge. För att möjliggöra ett fortsatt vattenuttag, men under kontrollerade former, inköps två vattenkiosker. Där mäts vattenförbrukningen och uttagen debiteras. Kioskerna föreslås placeras i Vellinge respektive Höllviken. Det är VA-enhetens ambition att om funktionen är den önskade och behovet finns ska kioskerna kompletteras med två till inom några år. Kostnad för inköp och montage av lås på drygt 700 brandposter bedöms till kr. Kostnad för inköp och montage av två vattenkiosker bedöms till kr. I Västra Ingelstad har kommunen sedan flera år tillbaka ett dagvattenmagasin vid mantalsvägen. Under 2018 har Vellingebostäder färdigställt flera flerfamiljsfastigheter i området och inflyttningen har varit stor. Viss oro för säkerheten kring magasinet har uttryckts av de boende. En inventering har gjorts och det har befunnits att anläggandet av ett staket och viss växtlighet är önskvärt. Detta bör utföras snarast möjligt. Bedömd kostnad för vattensäkerhetsåtgärder vid dammen vid mantalsvägen är kr Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Max Persson, Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott medborgarservice beslutar 1. Godkänna kr ur medel till förfogande används för att bekosta de tre föreslagna åtgärderna Beslutet skickas till VA-chef

16 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/1037 NGM 12 Förslag att inrätta en VA-försäkring för att klara större kostnader i samband med skyfall VA-chef Max Persson och ekonomidirektör Åke Grönvall Vellinge kommun har under den senaste tioårsperioden drabbats av flera kraftiga regn, av vilka åtminstone tre (2010, 2014 och 2016) har inneburit stora regresskostnader för VA-kollektivet och 2016 medförde därför negativa resultat som fick tas igen kommande år beviljades BR VA ett bidrag på 15 miljoner kronor av kommunstyrelsen för att klara utbetalningarna utan att behöva höja taxan. Efter detta har försäkringslösningar studerats, men tekniska enheten har inte funnit någon försäkring som verkar ändamålsenlig. Därför har föreslagits att BR VA ska köpa en försäkring mot kostnader vid skyfall av kommunstyrelsen. Kostnaden för en sådan försäkring blir lägre än om den köps traditionellt. Exakt hur den ska utformas tas fram gemensamt av tekniska enheten och kommunens ekonomidirektör. Slutlig lösning ska godkännas av kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Max Persson, medborgarservice beslutar 1. Upprätta en VA-försäkring hos kommunstyrelsen 2. Uppdra åt VA-chef och avdelningschef att utforma en VAförsäkring i samarbete med kommunens ekonomidirektör Beslutet skickas till VA-chef Ekonomidirektör Kommunstyrelsen

17 (19) Ärendets dnr: NGM 2018/870 NGM 13 Revisionsrapport - Granskning av avtalshantering och avtalstrohet Kommunrevisorerna KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vellinge kommun granskat avtalshantering och avtalstrohet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Jan-Åke Hansson, Revisionsrapport med missiv - Granskning av avtalshantering och avtalstrohet, , KPMG AB Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott medborgarservice beslutar 1. Tagit del av informationen om revisionsrapport - Granskning av avtalshantering och avtalstrohet Beslutet skickas till Martin Jungmann, kanslichef

18 (19) Ärendets dnr: NGM 2017/55 NGM 14 Avdelningschefen informerar Jan-Åke Hansson, avdelningschef medborgarservice Jan Åke Hansson, avdelningschef gemensam medborgarservice informerar om förvaltningens arbete och andra aktuella händelser. medborgarservice beslutar 1. Godkänna den lämnade informationen och lägga den till handlingarna.

19 (19) Ärendets dnr: NGM 2017/1107 NGM 15 Svar på motion om att ersätta konstgräsplanernas gummigranulat med miljövänliga alternativ, Boel Franzén Sveger (L) m fl Motion från Liberalerna, Boel Franzén Sveger m fl Vellinge Liberalerna föreslår kommunfullmäktige besluta att utreda och kostnadsberäkna vilka miljövänliga alternativ det finns att ersätta konstgräsplanernas gummigranulat. Vellinge kommun har idag 5 stycken konstgräsplaner och två stycken är under uppförande. Alla planer har samma gummigranulat som fyllning. De alternativ som idag finns till granulat är ur ett miljö-, verksamhets- och funktionsperspektiv inte bra. Idag arbetar Vellinge kommun med att i största möjliga mål se till så att granulatet inte når vårt dagvatten. Vellinge kommun anser att när ett fullgott alternativ finns på marknaden finns också möjlighet att ersätta befintligt granulat samt använda detta för framtida nya konstgräsplaner i Vellinge kommun. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Max Persson, Motion från Liberalerna, Boel Franzén Sveger m fl Tidigare behandling Ärendet har tidigare behandlats i nämnden för gemensam medborgarservice arbetsutskott medborgarservice föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Godkänna upprättat yttrade 2. Föreslå kommunfullmäktige besluta avslå motionen Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Fritidschef