Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll BILDNINGSSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Plats och tid Bildningsförvaltningens kansli, Kungsgatan 32 tisdag 3 oktober 2017 klockan 14:00-15:45 Beslutande Mikael Westberg (S), ordf Maria Andersson (S), vice ordf Ulf Bengtsson (S) Lars Stålberg (KL) Linus Fransson (MP) ersättare för Måna Hesselrud (M) Övriga deltagande Björn Hansson, bildningschef Johanna Johansson, förvaltningsekonom Ing-Marie Pettersson-Jensen, resultatenhetschef kultur och fritid Ylva Sjödén, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Lars Stålberg (KL) med Ulf Bengtsson (S) som ersättare Onsdag 4 oktober 2017 klockan 12:00, By skola Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Bildningsstyrelsens arbetsutskott Datum Anslag sätts upp Anslag tas ner Protokollets förvaring Bildningsförvaltningens kansli, Kungsgatan 32 Ylva Sjödén

2 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 59 Fastställande av dagordning 3 60 Yttrande över Pernilla Eklunds och Malin Sundmarks medborgarförslag om satsning på digital utveckling i förskola och grundskola i Avesta kommun 4 61 Yttrande över Johan Thomassons (M), Gunilla Berglunds (C), Lis Linnbergs (L) och Curt-Åke Larssons (KD) motion om utomhusbad vid Metropoolen 6 62 Yttrande över revisionens granskning av inköp av konsulttjänster Kulturhus i Avesta Verkställighetsbevakning Uppföljning av intern kontroll Rapport om Mål och Indikatorer

3 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 59 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs med följande förändringar: - Ärende 3 Ansökan om investeringsbudget för hyreshöjande åtgärder för till- och ombyggnation av förskola och skola i Skogsbo/Klockar inklusive matsal, kök och idrottshall utgår och behandlas på arbetsutskottets extra sammanträde 11 oktober 2017 klockan 13:30. - Ärende 8 Mål & Indikatorer blir en rapport. Ärendet behandlas på bildningsstyrelsens arbetsutskott 25 oktober 2017.

4 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 60 Yttrande över Pernilla Eklunds och Malin Sundmarks medborgarförslag om satsning på digital utveckling i förskola och grundskola i Avesta kommun Dnr Pernilla Eklund och Malin Sundmark har lämnat in ett medborgarförslag om satsning på digital utveckling i förskola och grundskola i Avesta kommun. Medborgarförslagsställarna anser att det är viktigt att vi i landsbygd håller samma kunskaps- och integrationsnivå inom digitalisering som storstadsregionen. De ser att intresse och viss kunskap finns idag men anar att förskola och skola i Avesta skulle kunna använda sig av digitala verktyg i större utsträckning för att tillgodose elevernas framtida behov. Motionärerna anser att man behöver utreda behovet av investering i: 1. Kompetensutveckling och initiering av satsning genom att motivation, utbildning och stöttning av ledning och lärare på plats i förskolor och skolor. Kommentar från utredning: Bildningsförvaltningen har en IKT-strategigrupp som vi föreslår får i uppdrag att göra en grundlig behovsinventering och ta fram en plan över identifierade behov, en tidsplan och en kostnadsberäkning. Det vi vet idag är att det råder brist på både utrustning och kompetens som motsvarar aktuella och kommande behov. Inom Bildningsförvaltningen finns det två tjänster för IKT-samordning, dvs som arbetar för både förskola, grundskola och gymnasieskola. I samband med behovsinventeringen bör dessa funktioner undersökas om det motsvarar behovet för den ökade satsningen på digitalisering. 2. Utrustning, nätverkskapacitet och programvara, för att kunna utnyttja digitala resurser maximalt. Kommentar från utredning: IKT-strategigruppen får i ansvar för att dessa delar ska ingå i behovsinventeringen. Vi ser även att bildningsförvaltningen måste samverka med Avesta kommuns IT-avdelning för att en effektiv och resursstark satsning ska kunna genomföras. Dagens utrustning i förskolan och grundskolan inom it-området är inte tillräckligt och motsvarar inte behovet som är uttryckt på både enhets, kommunal- och nationell nivå. 3. Strukturskapande för digitala verktyg inom undervisning och administration, för att effektivisera och tillvarata digitaliseringens möjligheter på ett enhetligt sätt. Kommentar från utredning: Det finns ett stort behov och hög efterfrågan på både kompetensutveckling och utrustning från verksamheterna. Sammanfattningsvis styrker vi förslagsframställningen och välkomnar en satsning som ligger i linje med styrdokumentens intentioner för både förskola och grundskola.

5 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 Förvaltningens förslag - Att medborgarförslaget tillstyrks enligt yttrande från resultatenhetschefer för förskola och grundskola. Beredning - Medborgarförslag 24 april 2017, inkom 29 maj Kommunstyrelsens arbetsutskott 23 maj 2017, 76, inkom 29 maj Tjänsteskrivelse 21 september 2017 Förslag till bildningsstyrelsen - Att medborgarförslaget tillstyrks enligt yttrande från resultatenhetschefer för förskola och grundskola.

6 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 61 Yttrande över Johan Thomassons (M), Gunilla Berglunds (C), Lis Linnbergs (L) och Curt-Åke Larssons (KD) motion om utomhusbad vid Metropoolen Dnr Bakgrund Johan Thomasson (M), Gunilla Berglund (C), Lis Linnberg (L) och Curt-Åke Larsson (KD) har lämnat en motion till kommunfullmäktige om utomhusbad vid Metropoolen. De anser att det nu är dags att sjösätta de gamla planerna på ett bygge av en utomhusbassäng i anslutning till Metropoolen. De föreslår därför att kommunkansliet ges i uppdrag att utreda två alternativt tre olika alternativ på ett utomhusbad vad avser behov, kostnad för investering och drift. Kommunfullmäktige remitterade motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott remitterade sedan motionen till bildningsstyrelsen för yttrande. Yttrande Område och fastighetsägare Avesta kommun äger fastigheten som Metropoolen står på. Outokumpu Stainless AB äger fastigheten mellan Metropoolen och riksväg 68. Två detaljplaner finns upprättade för området. Varav den mest intressanta för motionen är Detaljplan del av Domarhagen 2 & Avesta 3:5. Bild 1. Kartbild över fastighetsgränser. Fastigheten Avesta 5:1ägs av Outokumpu Stainless AB

7 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 Bild 2. illustration från detaljplan del av Domarhagen 2 & Avesta 3:5 Syftet med Detaljplan del av Domarhagen 2 & Avesta 3:5 som vann laga kraft i december 2010 var att möjliggöra en försäljning av mark till Outokumpu samt att utforma detaljplanen så att anläggande av ett eventuellt utomhusbad intill det befintliga badhuset, Metropoolen, även fortsättningsvis skulle vara möjligt. Detaljplanen medger uppförandet av vissa mindre byggnader som kan komma att behövas för ett eventuellt utomhusbad. Dock får dessa byggnader ha en högsta byggnadshöjd av 4 meter och tillsammans inte ha en större byggnadsarea än 250 m². Geotekniska förhållanden Inför uppförandet av detaljplanen utfördes inga geotekniska undersökningar. Det är därför viktigt att inför ett eventuellt anläggande av utomhusbad att marken i området undersöks vad gäller de geotekniska förhållandena för att bl.a. avgöra vilka anläggningar som är möjliga.

8 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 Nedsläpp från Outokumpu och reningsteknik Bildningsstyrelsen har varit i kontakt med länsstyrelsen i Dalarna som är tillsynsmyndighet för Outokumpu Stainless AB samt miljösamordnaren på Outokumpu. De anger att diffusa utsläpp till luft förekommer från anläggningen och att dessa innehåller till största delar kalk och metaller. Nedfallen av utsläppen sker i närområdet till Outokumpu Stainless AB. Var nedfallet hamnar beror på vindriktningen. Dessa diffusa utsläpp uppstår i samband med att man släcker slagg men även från transporter på vägarna inne på området. Miljösamordnaren meddelar att problemet med nedfall i huvudsak uppkommer på sommaren och hösten när det är torrt. För att minska uppkomsten av nedfall vattnar de vid slaggården och sopar vägarna inne på området. Processing Bath and SPA solutions har levererat befintligt reningsverk i Metropoolen. Vid en första förfrågan uppger de att de inte ser några större problem med nedfallet från Outokumpu och att det torde kunna renas med en anpassad reningsteknik. Huruvida det befintliga reningsverket i Metropoolen kan kompletteras eller om ett nytt reningsverk för utomhuspoolen behövs installeras är det för tidigt i processen för att kunna avgöra. Uppvärmning Metropoolen värms i dag upp genom fjärrvärme. Beroende på vilken typ av utomhuspool som anläggs kan befintlig fjärrvärmeväxlare klara av att även värma en utomhuspool. Men likasom det gäller kapacitet för befintligt reningsverk så är det för tidigt i processen att kunna säga med säkerhet huruvida fjärrvärmeväxlaren har tillräcklig kapacitet. Det är tydligt vid planläggning av området att syftet varit att skapa förutsättningar för en utomhuspool. Även när det gäller dimensioneringen av reningsanläggning och uppvärmning tyder det på att dessa anpassats för att möjliggöra ett utomhusbad. Bildningsstyrelsen ställer sig därför positiv till motionen. Sammanfattningsvis vill bildningsstyrelsen poängtera vikten av en noggrann investeringsprojektering med inledande förstudie och förprojektering är av ytterst vikt så att en välgrundad investeringsansökan kan upprättas för kommunfullmäktige att ta ställning till. Förvaltningens förslag - Bildningsstyrelsen tillstyrker motionen Beredning - Motion 24 april 2017, inkom 23 maj Kommunfullmäktige 25 april 2017, 60, inkom 23 maj Kommunstyrelsens arbetsutskott 23 maj 2017, 75, inkom 23 maj Tjänsteskrivelse 21 september 2017 Yrkanden och beslutsgång Mikael Westberg (S) yrkar att förslaget till beslut förtydligas på följande sätt: - Bildningsstyrelsen tillstyrker att kommunkansliet ges i uppdrag att utreda två alternativt tre olika alternativ på ett utomhusbad vad avser behov, kostnad för investering och drift.

9 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 Ordföranden ställer Westbergs (S) yrkande under proposition och finner att arbetsutskottet föreslår bildningsstyrelsen att besluta i enlighet med detta. Förslag till bildningsstyrelsen - Bildningsstyrelsen tillstyrker att kommunkansliet ges i uppdrag att utreda två alternativt tre olika alternativ på ett utomhusbad vad avser behov, kostnad för investering och drift.

10 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Yttrande över revisionens granskning av inköp av konsulttjänster Dnr KPMG har av Avesta kommuns revisorer fått i uppdrag att granska inköp av konsulttjänster i kommunen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Syftet med granskningen har varit att säkerställa att inköp av konsulttjänster sker i enlighet med lagen om offentlig upphandling samt gällande policy och riktlinjer. I en fördjupad analys av ett riktat urval av leverantörer/fakturor har KPMG konstaterat att kommunen i några fall brister i sina rutiner. Mot bakgrund av granskningsresultatet rekommenderar KPMG styrelser/nämnder att: - Säkerställa att samtliga verksamheter är väl förtrogna med policy och riktlinjer för upphandling och inköp, och att de efterlevs. - Säkerställa att direktupphandlingar överstigande 100 tkr dokumenteras i enlighet med dokumentationsplikten och i enlighet med fastställd mall. - Säkerställa att fastställda riktlinjer för direktupphandlingar uppfyller de krav som ställs i enlighet med bestämmelserna som infördes år Säkerställa att en rutin och systemstöd införs för systematisk uppföljning av inköp från olika leverantörer där direktupphandling är tillämpad. - Säkerställa att dokumenterade rutiner upprättas för kontroll av leverantör innan de anlitas för att utföra en tjänst, men också att kontroller företas i enlighet med det arbetsflöde som är upprättat i kommunen avseende leverantörsfakturahantering. Bildningsförvaltningen presenterar följande förslag till yttrande - Vi skall se över och vid behov föreslå att befintliga rutiner revideras. - Vi skall undersöka vad som ingår i kursen för nya ledare. Om inte direktupphandlingar ingår kommer vi föreslå att det tillförs. - Införa stickprovskontroller för genomförda direktupphandlingar. Övriga synpunkter får anses besvarade med Avesta kommuns ekonomichefs yttrande. Förslag till bildningsstyrelsen - Bildningsstyrelsen godkänner yttrandet.

11 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Kulturhus i Avesta Dnr Kultur och fritid fick i mars 2015 i uppdrag att utreda möjligheterna till ett kulturhus i Koppardalen och presentera vad som kan inrymmas i kulturhuset. Detta med anledning av att Musikskolan då behövde flyttas från Markusskolan för att ge plats åt nya elever. Redan till höstterminen 2015 var en flytt till nya tillfälliga lokaler i Koppardalen genomförd. Enskilda lärarrum/undervisningsrum samt mindre grupprum, personalrum och rum för administration samlades på bottenvåningen på Polergränd 10. Ovanför denna lokal, på våningsplan 1, fick musikskolan tillgång till en stor orkestersal. Denna kom dock under 2016 flyttas till en större sal längre västerut, ovanför Koppardalens utvecklingscentrum, p.g.a. av att nya hyresgäster kontrakterades. Den relativt stora lokalen på bottenvåningen möjliggjorde också att fem kontorsplatser för Verkets personal kunde tillskapas. Länge hade arbetsmiljön för Verkets personal varit mycket dålig då ljusa och funktionella kontorslokaler i nära anslutning till Verket saknats. Kreativt lärandes kontorsrum, liksom NTA-lagret, var också tidigare lokaliserade i Bildningshuset. Vid årsskiftet 2016/2017 tillskapades utrymme för NTA-lagret och Kulturskolans utvidgade verksamhet i en ny lokal i gamla Tunnplåten, nu kallad Underhållningen ( gamla Returen ). Denna ligger länkad till den lokal som Verket har i samma byggnad sedan ett antal år tillbaka och som används som verkstad och lagerlokal. Till detta kan också läggas ombyggnaden av Jularbomuseet under 2016 där lokal för det nystartade Sportoteket skapades. Den snabba omdaningen av kulturs verksamhet under 2016, bibliotekets ombyggnad, inflyttning av Servicecenter i biblioteket och utvidgningen av kulturskolans verksamhet till flera nya grenar, förutom musikdelen, medförde att verksamhetstankarna gick mot utvecklande av ett kulturkluster istället för ett kulturhus nere i Koppardalen. Under 2016 och våren 2017 ökade trycket på lokaler i Koppardalen markant och problemet med att finna en bra orkestersal för kulturskolan till ett rimligt pris inför läsåret 2017/2018 blev plötsligt akut. Lösningen blev att den f.d. Baptistkyrkan inköptes av GBAB för Kulturskolans räkning. I denna kommer hela musikskoledelen av Kulturskolan att kunna inrymmas till höstterminen Orkestersalen kommer att tas i bruk redan vårterminen Kvarstår gör dock att skapa lokaler för: - Kontorsrum för de sex personer som tillhör Verket, Kreativt lärande och den utvidgade Kulturskolan som arbetar med film, konst, foto, design mm. Total ca 6 kontorsrum. - En lektionssal/ateljé till Kulturskolan.

12 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 - Verkstads-/lagerlokaler för Sportoteket. Kultur- och fritid kommer därför att starta en förprojektering under hösten 2017 för att se på hur vi inom ramen för de nuvarande lokalerna i Verket, Gamla Tunnplåten och Jularbomuseet/Sportoteket, kan utnyttjas och anpassas för att tillgodose de lokalbehov som idag finns på ett bra och ekonomiskt sätt. Detta innebär också att hela lokalen på bottenvåningen av Polervägen 10 lämnas i samband med att musikdelen av Kulturskolan flyttar till Baptistkyrkan. Kultur- och fritidschefen och enhetschefen för Verket/Kulturskolan har också medverkat i en arbetsgrupp under Näringslivsenheten som håller på att ta fram ett utvecklingsförslag för den s.k. Polerverkstan som utgår från visionerna som togs fram i arbetsgrupperna Event och konferens och Mad Lab inom ramen för Avesta I detta förslag beaktas både nya och utvecklade konferensoch eventmöjligheter utvecklade möjligheter för nya kultursatsningar liksom satsningar på kulturentreprenörer. Inbyggt i denna vision finns således tanken om ett framtida bredare kulturkluster där vår vision för Verket, Gamla Tunnplåten och Polerverkstan är en viktig byggsten. Förvaltningens förslag Bildningsstyrelsen beslutar att: - Utredningen av ett Kulturhus avslutas. Beredning - Skrivelse från Mikael Westberg (S) och Maria Andersson (S), 17 februari Bildningsstyrelsen 11 mars 2015, 40 - Tjänsteskrivelse, 21 september 2017 Förslag till bildningsstyrelsen Bildningsstyrelsen beslutar att: - Utredningen av ett Kulturhus avslutas.

13 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Verkställighetsbevakning 2017 Dnr Enligt Avesta kommuns ekonomiprocess ska verkställighetsbevakning ske två gånger per år. Uppföljningsrapporten ska godkännas av respektive styrelse/nämnd, alternativt arbetsutskott innan den överlämnas till kommunstyrelsen. Bildningschef Björn Hansson redovisar verkställighetsbevakning för perioden Även läget för de uppdrag som getts tidigare redovisas. Följande beslut ingår inte i verkställighetsbevakningen: - Tidplaner och kungörelser - Reglemente, samverkansavtal, delegationsordningar, arbetsordningar, verksamhetsplaner, förbundsordningar, policys, stadgar, riktlinjer, program och taxor, - Attesträtt, teckningsrätt och delegationsordningar - Yttrande över regionala och centrala ärenden - Mål och budget, ekonomisk uppföljning och limitnivåer. - Remittering av motioner och medborgarförslag - Redovisning av obesvarade motioner och verkställighetsbevakning (hanteras två gånger per år i egen uppföljning) - Besvarade och avstyrkta motioner och medborgarförslag - Valärenden, nomineringar, arvoden och partistöd. - Redovisning av delegationsbeslut - Övriga ärenden som inte kräver speciell handläggning Förslag till bildningsstyrelsen - Bildningsstyrelsen godkänner redovisningen av verkställighetsbevakning 2017.

14 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Uppföljning av intern kontroll 2017 Dnr Enligt Avesta kommuns reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige , reviderat av kommunfullmäktige , ska bildningsstyrelsen varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Bildningsstyrelsen beslutade i november 2016 att anta en handlingsplan för intern kontroll år 2017 samt att uppdra åt bildningschefen att lämna en uppföljningsrapport till bildningsstyrelsens sammanträde i september Bildningschefen presenterar uppföljningsrapport för bildningsstyrelsen. Beredning - Bildningsstyrelsen 9 november 2016, Uppföljning av intern kontroll 2017 Förslag till bildningsstyrelsen - Bildningsstyrelsen godkänner uppföljningen av intern kontroll 2017.

15 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Rapport om Mål och Indikatorer Förvaltningsekonom Johanna Johansson rapporterar om det pågående arbetet med Mål och Indikatorer Ärendet tas upp på bildningsstyrelsens arbetsutskott 25 oktober 2017.