Övergripande granskning

Transkript

1 ABCD Övergripande granskning 2009 KPMG Antal sidor: KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.

2 ABCD Övergripande granskning Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning Syfte Metod 4 3. Resultat Allmänna utskottet Utskottet för lärande och stöd Utskottet för vård och omsorg Utskottet för samhällsbyggnad, miljö och service Myndighetsnämnden Jämförelser mellan utskott 13 Bilagor: 1) Enkätfrågor 2) Detaljsvar i diagram för allmänna utskottet 3) Detaljsvar i diagram för utskottet för Lärande och Stöd 4) Detaljsvar i diagram för utskottet för Vård och Omsorg 5) Detaljsvar i diagram för utskottet för Samhällsbyggnad, miljö och service 6) Detaljsvar i diagram för myndighetsnämnden

3 1. Sammanfattning Denna rapport är en sammanfattning av information och intryck från den övergripande granskningen av kommunstyrelsen och myndighetsnämnden i Den övergripande granskning har flera syften där det första syftet är att revisorerna ska bedöma om styrelsen eller nämnden har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning och uppföljning, om verksamheten har god struktur och om det finns inbyggda kontroller i arbetet års övergripande granskning har inriktats mot effekter av den organisationsförändring som genomfördes Granskningen inleddes med en enkät som besvarades av ledamöterna i utskotten och myndighetsnämnden. Resultaten från enkäten har använts som diskussionsunderlag vid möten med utskott och myndighetsnämnd och denna rapport innehåller dels summeringar av ledamöternas enkätsvar men även intryck från de diskussioner som förts med utskotten och myndighetsnämnden. Allmänna utskottet har en generellt positiv bild av den nya organisationens effekter för kommunens politiska arbete. Mest positiv uppfattning har ledamöterna inom området mål och uppföljning och arbetsformer. Mindre positivt uppfattas effekterna för frågeområdena demokrati och ekonomi och effektivitet. Utskottets bedömning av hur organisationsförändringen påverkat den kommunala demokratin är delvis splittrad. Det finns fortfarande en svårighet i att lämna tidigare nämndledamotsroller och hitta en ny roll som utskottsledamot. Att övergå från direkt styrning av konkreta detaljfrågor till en mer övergripande och målstyrande roll kräver fortsatt bearbetning och utveckling av politikerrollen. Utskottet lyfte fram ett behov av att diskutera relationerna mellan politik och förvaltning, men ansåg samtidigt att förvaltningsorganisationens ledningsfunktioner nu etablerats och att detta fungerar väl. Utskottet för Lärande och Stöd lämnar en generellt positiv värdering av den nya organisationen. Det område som ges en mer osäker bedömning handlar om organisationsförändringens betydelse för den kommunala demokratin. Ledamöterna har uppfattat sin nya roll som utskottsledamöter som problematisk i fråga om dialog med kommuninvånarna. Tidigare nämndorganisation gav större möjligheter till dialog med enskilda kommuninvånare i frågor som då behandlades och beslutades av nämnden. Utskottet ägnar sig mer åt helheter och mindre åt detaljer men anser sig har en bra kontroll på resultaten i verksamheterna. Även för förvaltningen har arbetssättet förändrats och det är hela kommunens bästa som gäller för cheferna. Detta ger även en bättre förankring inför de beslut som tas om budgetfördelning och prioriteringar. Förvaltningen pekar på att samhällets och omvärldens utveckling syns i utskottets verksamheter. Ett hårdare samhälle leder till att antalet anmälningsärenden ökar och både skolan och socialtjänsten får fler och svårare uppgifter. Utskottet för Vård och Omsorg har en delvis ifrågasättande diskussion om hur kommunstyrelsens målstyrning med hjälp av styrkort utvecklats. En förklaring som lämnades är att processen för att ta fram styrkort förändrats och att utskottet inte längre ska vara delaktiga på samma sätt som tidigare. Denna förändring upplevdes som negativ av några ledamöter och det fördes en diskussion om hur det politiska inflytandet ska tillgodoses. Utskottets ledamöter ser att politikerrollen förändrats och den oro för ekonomin som tidigare ofta präglade nämndledamöternas tänkande har ersatts med mer diskussioner om verksamhetens innehåll. Utskottet 1 (15)

4 ser att organisationsförändringen ändrat på innehållet i politikerrollen och menar att det idag förs mer och fler dialoger i kommunorganisationen. Samtidigt upplevs det som att enskilda kommuninvånare fått sämre möjligheter att hitta ett lämpligt forum för att argumentera för sin sak, eftersom det inte finns någon nämnd att få företräde till. Utskottet för samhällsbyggnad, miljö och service har lämnat relativt kritiska svar på de påståenden som fanns i enkäten utom i fråga om mål och uppföljning. Beträffande utskottets arbetsformer är ledamöternas svar i enkäten splittrade. Endast två ledamöter av sju har en positiv bedömning av rollfördelningen mellan kommunstyrelse och utskott och endast tre ledamöter gör en positiv bedömning av att beslutsunderlagen är ändamålsenliga. Ännu mer kritisk hållning finns till enkätens frågor om demokrati. När revisorerna träffade utskottet för att diskutera resultatet från enkäten framkommer det att ledamöterna i utskottet vill ägna mer tid åt att diskutera sitt politiska uppdrag och sin förmåga att styra verksamheterna. De anser att det varit svårt att sätta sig in i hur den nya organisationen ser ut och fungerar och det finns ledamöter som anser att de är oinformerade. Myndighetsnämnden ägnar sig mest åt myndighetsutövning i enskilda ärenden och flera av ledamöterna menade att det därför varit svårt att värdera hur nämnden fungerar utifrån enkätfrågorna. Vad gäller frågeområdet mål och uppföljning har ledamöterna lite olika uppfattningar om delaktighet vid framtagande av mål, vilket förklaras av att endast vissa ledamöter varit med om att ta fram styrkort. Det finns även frågetecken kring vilken relevans styrkortet har för nämndens myndighetsutövning. Andra måldokument, som t ex tillsynsplan, har en tydligare påverkan på myndighetsutövningen, men här finns istället andra frågetecken om nämndens ansvar och delaktighet, samt ett behov av revidering. Enligt några ledamöter finns även ett behov av att utveckla och formulera mål för planverksamheten. Nämndens ledamöter framför även en önskan att få ett större inflytande och ansvar för planfrågorna. Nämndens ledamöter anser inte att rollfördelningen gentemot kommunstyrelsen är tydlig. Här menar nämnden att det fortfarande finns en förbättringspotential. Vår avslutande bedömning är att den förändring som gjorts av den politiska organisationen lett till en ny situation med nya och ovana roller för de förtroendevalda i kommunstyrelsens utskott och myndighetsnämnden. Huruvida detta är problem även i kommunfullmäktiges beredningar kan vi inte veta utifrån den metod och den avgränsning vi gjort. Det förefaller dock som om dialogen med medborgarna utvecklats positivt i den delen av den politiska organisationen, att döma av de uttalanden som gjorts vid de möten revisorerna haft med utskotten och myndighetsnämnden. För att demokratin skall fungera väl är det viktigt att den demokratiska organisationen är begriplig för både medborgarna och de förtroendevalda, vilket bl a underlättar ansvarsutkrävandet. Vi menar att det finns förbättringsbehov i fråga om hur utskottens och myndighetsnämndens uppdrag ska uppfattas både av ledamöterna själva och av allmänheten. Om den nya organisationen ska leda till en förstärkt och utvecklad demokrati, till gagn för både medborgarnas inflytande och verksamheternas effektivitet, krävs med stor sannolikhet ytterligare utbildningsinsatser för de förtroendevalda och även information till allmänheten. 2 (15)

5 2. Inledning Enligt kommunallagen ska styrelse och nämnder årligen granskas av de förtroendevalda revisorerna för att ge fullmäktige ett underlag till prövningen av ansvarsfrihet. För att uppfylla kravet på årlig granskning av all verksamhet arbetar revisorerna i Arvika med besök i kommunstyrelsens utskott och myndighetsnämnden utifrån revisionella frågeställningar där det förs en dialog i syfte att lyfta fram utvecklingsområden. Denna rapport är en sammanfattning av den information och de intryck som det sakkunniga biträdet från KPMG inhämtat och tolkat. Underlaget består av anteckningar från revisorernas möten med utskotten och myndighetsnämnden och från den efterföljande analys som de förtroendevalda revisorerna genomfört. 2.1 Syfte Övergripande granskning har flera syften där det första syftet är att revisorerna ska bedöma om styrelsen eller nämnden har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning och uppföljning, om verksamheten har god struktur och om det finns inbyggda kontroller i arbetet. Denna granskningsuppgift följer direkt av Kommunallagens 9 kap. 9 och av God revisionssed. Ett andra syfte är att skapa ett underlag för revisorerna att bedöma väsentlighet och risk i verksamheterna och som ett stöd för prioritering av de fördjupningsprojekt som revisorerna genomför varje år. Dessutom ser revisorerna ett stort värde i att varje år diskutera ledamöternas ansvar för verksamheten. Härigenom ges en möjlighet för ledamöterna i styrelse och nämnd att genom reflexion och självbedömning finna områden eller frågor som behöver utvecklas eller fördjupas. Inför 2009 års övergripande granskning diskuterade revisorerna betydelsen och effekterna av den organisationsförändring som genomfördes under Eftersom organisationsförändringens syfte har mycket stor betydelse för de frågor som revisionen har i den övergripande granskningen bestämdes att inriktningen skulle vara att undersöka ansvariga ledamöters uppfattning om effekter av organisationsförändringen. 3 (15)

6 2.2 Metod 2009 års övergripande granskning har inriktats mot effekter av den organisationsförändring som genomfördes Granskningen inleddes med en enkät som besvarades av ledamöterna i utskotten och myndighetsnämnden. Vi har, med de frågor vi ställt, försökt belysa hur ledamöterna i kommunstyrelsens utskott och myndighetsnämnden uppfattar sitt ansvar för verksamheten och hur de ser på effekter av organisationsförändringen. Enkäten har omfattat 4 frågeområden: Mål och uppföljning, Arbetsformer, Ekonomi och effektivitet och Demokrati. Inom varje frågeområde har ledamöterna ombetts att bedöma i hur hög grad de instämmer i ett antal påståenden enligt skalan: 1 = instämmer inte alls 2 = instämmer i liten grad 3 = instämmer delvis 4 = instämmer i stort sett 5 = instämmer helt och hållet Resultaten från enkäten har använts som diskussionsunderlag vid revisorernas möten med utskotten och myndighetsnämnden för att stödja en konstruktiv dialog och kritisk reflexion. Ledamöterna har gjort personliga tolkningar av enkätens påstående och i efterhand kan det konstateras att det funnits stora skillnader i dessa tolkningar som påverkat ledamöternas subjektiva bedömningar. Enkätsvaren är därför i viss mån svåra att använda som mått på de värderingar som enkäten avsåg att belysa. Dessutom är det viktigt att framhålla de skillnader som finns i ledamöternas uppdrag där framförallt myndighetsnämnden avviker med ett annat uppdrag både formellt i den politiska organisationen och i fråga om verksamhetens innehåll. Svarsfrekvensen måste bedömas som god med 85 % besvarade enkäter. Enkätfrågorna redovisas i bilaga 1 4 (15)

7 3. Resultat Nedan ges en sammanfattning av den bild revisorerna fått från träffarna med kommunstyrelsens utskott och myndighetsnämnden. Revisorerna har dels tagit del av ledamöternas svar från enkäter men även tolkat de diskussioner som förts med utskotten och myndighetsnämnden Allmänna utskottet Allmänna utskottet har ansvar för att bereda frågor som rör ekonomi, personal- och organisationsfrågor som ska handläggas av kommunstyrelsen. Utskottet ska även bereda frågor som rör kommunstyrelsens övergripande ledning och styrning. Enkätsammanställningen visar att allmänna utskottet har en generellt positiv bild av den nya organisationens effekter för kommunens politiska arbete. Mest positiv uppfattning har ledamöterna inom området mål och uppföljning och arbetsformer. Mindre positivt uppfattas effekterna för frågeområdena demokrati och ekonomi och effektivitet. Nedanstående diagram ger en översiktlig bild av hur ledamöterna i allmänna utskottets bedömt de fyra frågeområdena: 3,5 4 Summering AU instämmer inte alls instämmer i liten grad instämmer delvis instämmer i stort sett instämmer helt och hålle Vet ej 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Mål och uppföljning summa Arbetsformer summa Ekonomi och effektivitet summa Demokrati summa (Stapelns höjd avgörs av summan av antalet svar för respektive påstående delat med antalet frågor inom frågeområdet.) 5 (15)

8 Diagrammet ovan visar en hög andel vet ej-svar inom Ekonomi och effektivitet samt inom Demokrati. Utifrån allmänna utskottets uppdrag att bereda frågor som rör kommunens samlade ekonomi är det en intressant iakttagelse att ledamöterna i så hög grad avstått från att värdera de frågeställning som handlar om ekonomi och effektivitet. Möjligen finns det en svårighet i den distans till verksamheten som uppstår för allmänna utskottet, eftersom verksamhetsuppföljning och verksamhetsdiskussioner i första hand sker i de tre andra utskotten. Flest vet ej-svar finns för de frågor som handlar om kostnadseffektivitet (se bilaga 2). Beträffande mål och uppföljning menar allmänna utskottet att det funnits en viss otydlighet i hur framtagandet av mål och styrkort ska ske. Ledamöterna har till viss del olika erfarenheter och bilder av hur det gått till och ser även ett behov av att detta tydliggörs i högre grad. Uppföljningen och redovisningen i årsberättelserna från verksamheterna anses vara mycket förbättrade med en bättre systematik i processen. Ledamöterna i allmänna utskottet har oftast en annan möjlighet att sätta sig in i de frågor som ska behandlas i kommunstyrelsen eftersom de tar del av föredragningar och deltar i diskussioner om samma frågor vid två tillfällen. Först i de fackinriktade utskotten där ledamöterna i allmänna utskottet även sitter och därefter i allmänna utskottet. Detta innebär att allmänna utskottet får en särskilt stark ställning som beredande organ inför kommunstyrelsen. Ledamöterna tycker att detta fungerar bra och tycker inte att det finns några problem med den formella ordningen. Den ekonomiska uppföljningen och frågorna om verksamheternas effektivitet kan förbättras. Ledamöterna ser ett behov av utbildning i kommunal ekonomi för att på ett bättre sätt förstå och analysera den ekonomiska informationen. Det finns även behov av förbättrade analyser av verksamheternas kostnadseffektivitet. En förbättring jämfört med tidigare är att det går snabbare att flytta medel mellan verksamheter vid behov. Med den traditionella nämndorganisationen fanns större svårigheter i att väga verksamheternas behov och göra nya prioriteringar. Med alla pengar samlade under kommunstyrelsen uppnås en snabbare hantering. Utskottets bedömning av hur organisationsförändringen påverkat den kommunala demokratin är delvis splittrad. Det finns fortfarande en svårighet i att lämna tidigare nämndledamotsroller och hitta en ny roll som utskottsledamot. Att övergå från direkt styrning av konkreta detaljfrågor till en mer övergripande och målstyrande roll kräver fortsatt bearbetning och utveckling av politikerrollen. Utskottet är dock i stort sett överens om att kommunfullmäktige förändrats och att det nu kommer fler åhörare till fullmäktiges sammanträden. Utskottet lyfte fram ett behov av att diskutera relationerna mellan politik och förvaltning men ansåg samtidigt att förvaltningsorganisationens ledningsfunktioner nu etablerats och att detta fungerar väl. 6 (15)

9 3.1.2 Utskottet för lärande och stöd Utskottet för lärande och stöd har ansvar för förskoleverksamhet, skolbarnomsorg, skola, socialtjänst, individ- och familjeomsorg, LSS-verksamhet och kultur och fritidsverksamheter. Nedanstående diagram ger en översiktlig bild av hur ledamöterna i utskottet bedömt de fyra frågeområdena: 3,5 4 3 Summering Lärande och Stöd instämmer inte alls instämmer i liten grad instämmer delvis instämmer i stort sett instämmer helt och hålle Vet ej 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Mål och uppföljning summa Arbetsformer summa Ekonomi och effektivitet summa Demokrati summa (Stapelns höjd avgörs av summan av antalet svar för respektive påstående delat med antalet frågor inom frågeområdet.) Sammantaget ger ovanstående diagram en illustration av den generellt positiva värdering som ledamöterna i utskottet för lärande och stöd gett den nya organisationen. Det område som ges en mer osäker bedömning handlar om organisationsförändringens betydelse för den kommunala demokratin. Ledamöterna har uppfattat sin nya roll som utskottsledamöter som problematisk i fråga om dialog med kommuninvånarna. Tidigare nämndorganisation gav större möjligheter till dialog med enskilda kommuninvånare i frågor som då behandlades och beslutades av nämnden. I utskottet fungerar en sådan dialog sämre bl a därför att utskottet inte är beslutande instans, men även därför att utskottet för lärande och stöd har en mycket stor mängd verksamheter att hantera. Utskottet är dock överens om att fullmäktigeberedningars form av medborgardialog, i andra mer politiska frågor, har förbättrat den kommunala demokratin. Formulering av mål och uppföljning av resultat sker på andra sätt idag jämfört med tidigare. Utskottet ägnar sig mer åt helheter och mindre åt detaljer men anser sig har en bra kontroll på 7 (15)

10 resultaten i verksamheterna. Diskussioner har förts om styrkorten och dess processer och hur detta kan utvecklas. Även för förvaltningen har arbetssättet förändrats och det är hela kommunens bästa som gäller för cheferna. Detta ger även en bättre förankring inför de beslut som tas om budgetfördelning och prioriteringar. Utskottet arbetsformer hat lett till en bättre helhetsbild av barnens behov när både skola och socialtjänst finns inom samma ansvarsområde. Dessutom blir diskussionerna annorlunda i ett utskott jämfört med i en nämnd eftersom utskottet inte har det direkta ekonomiska ansvaret för verksamheten. Även tjänstemännens information till utskottet bygger på en bättre helhetsbild utifrån hela kommunens behov vilket motverkar revirtänkande i utskottet. En annan skillnad är att utskottet behandlar färre ärenden än vad nämnderna gjorde. Utskottet ägnar istället mer tid till uppföljning och ledamöterna anser att de utvecklat den rollen på ett positivt sätt. Den ekonomiska uppföljningen innehåller vissa svårigheter och/eller utvecklingsbehov. Skolverksamheterna har tidigare varit belysta med en stor mängd nyckeltal medan socialtjänsten haft andra traditioner. Nu vill utskottet få till en allsidig uppföljning av både skola och socialtjänst som ger ändamålsenlig information om verksamheternas resultat. Intressanta och viktiga frågor som föreslås belysas extra är resultatet av hemmaplanssatsningar och utvecklingen av försörjningsstödet. Effekter av satsningar på förebyggande åtgärder för de mindre barnen är ett annat område som utskottet skulle vilja se bättre analyser av. Förvaltningen pekar på att samhällets och omvärldens utveckling syns i utskottets verksamheter. Ett hårdare samhälle leder till att antalet anmälningsärenden ökar och både skolan och socialtjänsten får fler och svårare uppgifter Utskottet för vård och omsorg Utskottet för vård och omsorg har ansvar för äldreomsorg, LSS-verksamhet, hälso- och sjukvård, rehabilitering och biståndsbedömning. Nedanstående diagram ger en översiktlig bild av hur ledamöterna i utskottet bedömt de fyra frågeområdena: 8 (15)

11 3,5 4 3 instämmer inte alls instämmer i liten grad instämmer delvis instämmer i stort sett instämmer helt och hålle Vet ej Summering Vård och Omsorg 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Mål och uppföljning summa Arbetsformer summa Ekonomi och effektivitet summa Demokrati summa (Stapelns höjd avgörs av summan av antalet svar för respektive påstående delat med antalet frågor inom frågeområdet.) Utskottet för Vård och Omsorg har en delvis ifrågasättande diskussion om hur kommunstyrelsens målstyrning med hjälp av styrkort utvecklats. En av enkätfrågorna handlade om ledamöternas delaktighet vid framtagande av målen för verksamheten och utskottets ledamöter hade lämnat en splittrad bild av hur de såg på detta. En förklaring som lämnades är att processen för att ta fram styrkort förändrats och att utskottet inte längre ska vara delaktiga på samma sätt som tidigare. Denna förändring upplevdes som negativ av några ledamöter och det fördes en diskussion om hur det politiska inflytandet ska tillgodoses. Den nya modellen för styrkortet uppfattas ge mer utrymme för kommunförvaltningens styrning och formulering av målen. Samtidigt förväntas en mer sammanhållen process där eventuella utskottsgränser undviks genom att styrkortet endast gäller utifrån kommunstyrelseperspektivet, d v s helheten framför delarna. Utskottet uppgift blir i ännu högre grad att arbeta med uppföljningar och bevakning av att verksamheterna arbetar i enlighet med kommunstyrelsens mål och inriktningar. Valet av vilka uppföljningar som görs och vilka redovisningar som verksamheterna ska göra till utskottet uppfattas som frågor som utskottet bestämmer själva. Sammantaget upplevs dock dessa förändringar och utvecklingen av utskottets uppgifter som något förvirrande och till viss del även som en besvikelse. Utskottet har börjat arbeta med särskilda brukarmöten som ett led i ambitionen att följa upp verksamheternas resultat. Även andra uppföljningar görs i enlighet med en förutbestämd plan och enkätsvaren visar att detta fungerar väl. 9 (15)

12 Beträffande utskottets arbetsformer konstateras att det är en skillnad i fråga om utredningsresurser jämfört med tidigare nämndorganisation. Utskottet har i princip endast verksamhetschefen som resurs för att ta fram utredningar eller andra beslutsunderlag. Denna förändring upplevs även ha påverkat ledamöternas möjligheter till informella kontakter med tjänstemännen, som tidigare nämndorganisation gav större möjligheter till. Å andra sidan förs fler dialoger mellan chefstjänstemän och politiker i ett tidigt skede idag. I den gamla organisationen handlade det mer om att förvaltningen presenterade färdiga utredningar inför beslut. Utskottets ledamöter ser att politikerrollen förändrats och den oro för ekonomin som tidigare ofta präglade nämndledamöternas tänkande har ersatts med mer diskussioner om verksamhetens innehåll. Kanske innebär detta en utvecklad politisk styrning, frågar sig en av ledamöterna. Den ekonomiska uppföljningen har förändrats med ett nytt system där endast avvikelser från budget redovisas. Några ledamöter anser att detta är försvårande och att det ger en sämre möjlighet att analysera bl a kostnadseffektivitet. Det förs även fram att nya ledamöter, kanske även de med mer erfarenhet, har ett behov av information och utbildning i kommunal ekonomi och hur kommunens ekonomiska redovisning fungerar. Nationella nyckeltal ger en viss information om verksamheternas volymer och kostnader jämfört med andra kommuner. Utskottets ledamöter är särskilt intresserade av att med nyckeltal kunna följa hur hälsan i kommunen utvecklas. Utskottet ser att organisationsförändringen ändrat på innehållet i politikerrollen och menar att det idag förs mer och fler dialoger i kommunorganisationen. Samtidigt upplevs det som att enskilda kommuninvånare fått sämre möjligheter att hitta ett lämpligt forum för att argumentera för sin sak, eftersom det inte finns någon nämnd att få företräde till Utskottet för samhällsbyggnad, miljö och service Utskottet för samhällsbyggnad, miljö och service har ansvar för teknisk försörjning inom VA, renhållning samt gator och vägar, planering och utveckling, mark och lokaler, säkerhet och bygg samt intern service såsom kost, verkstad, städ m.m. Nedanstående diagram ger en översiktlig bild av hur ledamöterna i utskottet bedömt de fyra frågeområdena: 10 (15)

13 3,5 4 3 Summering SMS instämmer inte alls instämmer i liten grad instämmer delvis instämmer i stort sett instämmer helt och hålle Vet ej 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Mål och uppföljning summa Arbetsformer summa Ekonomi och effektivitet summa Demokrati summa (Stapelns höjd avgörs av summan av antalet svar för respektive påstående delat med antalet frågor inom frågeområdet.) Utskottet för samhällsbyggnad, miljö och service har lämnat relativt kritiska svar på de påståenden som fanns i enkäten utom i fråga om mål och uppföljning. Framförallt är det tydligt att rapportering av verksamheternas resultat och måluppfyllelse rapporteras i enlighet med utskottets planering. Beträffande utskottets arbetsformer är ledamöternas svar i enkäten splittrade. Endast två ledamöter av sju har en positiv bedömning av rollfördelningen mellan kommunstyrelse och utskott och endast tre ledamöter gör en positiv bedömning av att beslutsunderlagen är ändamålsenliga (se bilaga 5). Ännu mer kritisk hållning finns till enkätens frågor om demokrati. Här finns många vet ej-svar och mycket få positiva bedömningar av hur den nya kommunorganisationen fungerar. När revisorerna träffade utskottet för att diskutera resultatet från enkäten framkommer det att ledamöterna i utskottet vill ägna mer tid åt att diskutera sitt politiska uppdrag och sin förmåga att styra verksamheterna. De anser att det varit svårt att sätta sig in i hur den nya organisationen ser ut och fungerar och det finns ledamöter som anser att de är oinformerade. Det framförs även synpunkter om att utskottet i alltför liten grad styr verksamheterna och att det i första hand är verksamhetschefen som står för styrningen. Ledamöterna ser därför ett allmänt behov av att både diskutera och att utveckla sina roller som utskottsledamöter. När det gäller utskottets arbetsformer upplevs rollerna som otydliga både mellan politiker och tjänstemän och mellan kommunstyrelse och utskott. Ledamöterna menar att det har varit svårt att hitta rätt i den nya organisationen och att det är svårt att lära om utifrån invanda mönster från den förra organisationen med traditionella nämnder. Den ekonomiska rapporteringen är bristfällig, enligt några ledamöter. Dels saknas separata uppgifter om intäkter och utgifter och dels finns problem med periodiseringar. Detta gör att den 11 (15)

14 ekonomiska informationen upplevs som ofullständig. Nyckeltal redovisas till viss del och det finns ett fast schema för detta. Utskottet anser dock att förvaltningen bör fundera över om det kan vara möjligt att på ett bättre sätt redovisa information som säger mer om verksamheternas kostnadseffektivitet Myndighetsnämnden Myndighetsnämnden ansvarar för myndighetsutövning inom miljö- och hälsoskyddsområdet samt inom plan- och byggområdet. Kommunfullmäktiges organisationsbeslut innebär att nämnden inte har någon egen förvaltningsorganisation utan denna ligger organisatoriskt under kommunstyrelsen. Budgetansvaret avser därmed endast nämndens eget arbete och de kostnader som detta innebär för bl a arvoden. Detta innebär att både svaren på enkätfrågor och revisorernas generella utgångspunkter i granskningen måste behandlas på ett annorlunda sätt jämfört med utskotten. Nedanstående diagram ger en översiktlig bild av hur ledamöterna i nämnden bedömt de fyra frågeområdena: 4,0 3,5 3,0 instämmer inte alls instämmer i liten grad instämmer delvis instämmer i stort sett instämmer helt och hålle Vet ej Summering Myndighetsnämnden 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Mål och uppföljning summa Arbetsformer summa Ekonomi och effektivitet summa Demokrati summa (Stapelns höjd avgörs av summan av antalet svar för respektive påstående delat med antalet frågor inom frågeområdet.) Myndighetsnämnden har en stor andel vet ej-svar inom frågeområdet ekonomi och effektivitet, vilket förklaras av den annorlunda politikerroll som följer av myndighetsnämndens speciella uppdrag. Myndighetsnämnden ägnar sig mest åt myndighetsutövning i enskilda ärenden 12 (15)

15 och flera av ledamöterna menade att det därför varit svårt att värdera hur nämnden fungerar utifrån enkätfrågorna. Vi instämmer i att vissa av frågorna i enkäten inte fungerade utifrån myndighetsnämnden uppdrag, men menar samtidigt att även myndighetsnämndens ledamöter har ett ansvar som kommunalt förtroendevalda där de flesta av revisorernas frågor i enkäten ändå är relevanta och möjliga att besvara. Vad gäller frågeområdet mål och uppföljning kan det konstateras att myndighetsnämndens ledamöter har lite olika uppfattningar om delaktighet vid framtagande av mål, vilket förklaras av att endast vissa ledamöter varit med i processen som genomförts för att ta fram styrkort. Det finns även en del frågetecken kring vilken relevans styrkortet har för nämndens myndighetsutövning. Andra måldokument, som t ex tillsynsplan, har en tydligare påverkan på myndighetsutövningen men här finns istället andra frågetecken om nämndens ansvar och delaktighet samt ett behov av revidering. Enligt några ledamöter finns även ett behov av att utveckla och formulera mål för planverksamheten. Nämndens ledamöter framför även en önskan att få ett större inflytande och ansvar för planfrågorna. Beträffande nämndens arbetsformer fanns det flera påståenden i enkäten där ledamöterna lämnat motstridiga svar. Ett sådant exempel var frågan om beslutsunderlagen är ändamålsenliga och vid mötet med revisorerna menade flera ledamöter att de inte kunde bekräfta enkätsvaren. Istället hade ledamöterna en samfälld uppfattning om att de beslutsunderlag som förvaltningen tar fram är väl underbyggda och att det fungerar bra. Däremot bekräftas att nämndens ledamöter inte anser att rollfördelningen gentemot kommunstyrelsen är tydlig. Här menar nämnden att det fortfarande finns en förbättringspotential. Nämnden lyfter fram flera omständigheter som påverkar politikerrollen i myndighetsnämnden. En sådan omständighet är att miljöfrågor och byggnadsfrågor är styrda på olika sätt av lagstiftningen. Dessutom har dessa sakområden hanterats på olika sätt i den tidigare uppdelade nämndorganisationen. Det har funnits skillnader i delegationsnivåer och även i utrymmet för politisk bedömning som nu ska fungera i en och samma nämnd. De frågor som handlade om den kommunala demokratin har eventuellt missförståtts av några ledamöter varför resultatet bör tolkas med extra försiktighet. Nämndens ledamöter menar att det hade lämnats andra och mer positiva svar om de hade besvarat frågorna som fullmäktigeledamöter. De anser bl a att fullmäktiges beredningar haft en positiv betydelse för dialogen med kommuninvånarna. Som ledamöter i myndighetsnämnden har de inte sett någon sådan positiv utveckling utan kanske t o m en viss försämring i fråga om tydligheten för kommuninvånarna var de ska vända sig med olika frågor Jämförelser mellan utskott Som tidigare framhållits bör det understrykas att enskilda ledamöters tolkningar av enkätens påstående i hög grad varierat och att det i efterhand även visat sig att flera ledamöter direkt missförstått formuleringarna. De skillnader som finns i ledamöternas uppdrag, där myndighetsnämnden och allmänna utskottet avviker i olika hög grad från de övriga utskotten, är 13 (15)

16 andra påverkande faktorer som försvårar jämförelser. Vi har ändå tagit oss friheten att belysa och resonera om de skillnader som resultatet från enkät visar. Med hjälp av de resonemang som förts med utskottens och myndighetsnämndens ledamöter vågar vi göra vissa påståenden och lyfta fram några frågor som enligt oss bör leda till fortsatt dialog om eventuell förändring och/eller förbättringar i organisationsutvecklingen. Till att börja med vill vi peka på den relativt stora mängd tveksamma och direkt negativa värderingar som gjorts beträffande effekterna för den kommunala demokratin. Vår tolkning, efter diskussioner med ledamöterna i utskott och nämnd, är att det dels varit svårt att bedöma om det skett någon faktisk förändring för medborgarna och dels att ledamöterna i sina egna roller haft svårt att ställa om till en ny politikerroll. Bland en del utskottsledamöter finns inslag av besvikelse över att tidigare invanda roll som nämndpolitiker, med högre grad av eget ansvar för bl a ekonomi, ersatts av en mer otydlig roll som beredande och bevakande funktion underställd kommunstyrelsen. Mest tydligt uppfattade vi detta i utskottet för samhällsbyggnad, miljö och service, vilket även nedanstående diagram visar. Diskussionerna vi fört med ledamöterna förändringar i de processer som handlar om mål och uppföljning har varit mer positiva, vilket bekräftas av enkätsvaren. Mest tydligt är att utskotten har regelbundna och informativa verksamhetsuppföljningar. Mer otydligt är det hur målprocessen fungerar och framförallt hur den ska fungera. Både verksamhetsutskotten och myndighetsnämnden upplever vi som osäkra och i viss mån ifrågasättande till den hantering som är tänkt för styrkortens framtagande. Vi ser ett behov av både tydliggörande och förankring i den politiska organisationen. I övrigt, utan att gå in på detaljer, vill vi mena att nedanstående diagram ger en ganska rättvisande bild av hur skillnaderna ser ut i de attityder och värderingar om effekterna av den nya organisationen som kännetecknar respektive utskott och myndighetsnämnden. Allmänna utskottet har den mest positiva bilden och utskottet för samhällsbyggnad, miljö och service är betydligt mer kritisk och ifrågasättande. 14 (15)

17 Mål och uppföljning 4,0 Profiler 3,0 2,0 1,0 Demokrati 0,0 Arbetsformer Myndighetsnämnden AU SMS LoS VoO Ekonomi och effektivitet Avslutningsvis är det vår bedömning att den förändring som gjorts av den politiska organisationen lett till en ny situation med nya och ovana roller för de förtroendevalda i Arvika kommun. Vi ser en risk i att detta försämrar möjligheten till ett tydligt ansvarstagande och en effektiv styrning av verksamheterna eftersom en av förutsättningarna för en väl fungerande demokratiskt styrd organisation är att de förtroendevalda har ett tydligt uppdrag och en god medvetenhet om hur organisationens olika delar ska samspela. Om den nya organisationen ska leda till en förstärkt och utvecklad demokrati, till gagn för både medborgarnas inflytande och verksamheternas effektivitet, krävs med stor sannolikhet ytterligare utbildningsinsatser för de förtroendevalda och även information till allmänheten. För att demokratin skall fungera väl är det viktigt att den demokratiska organisationen är begriplig för både medborgarna och de förtroendevalda, vilket bl a underlättar ansvarsutkrävandet. Vi menar att det finns förbättringsbehov i detta avseende. KPMG Mats Sandström Sakkunnigt biträde 15 (15)