Granskning av externa hyres- och arrendeavtal

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av externa hyres- och arrendeavtal Falkenbergs kommun Leif Johansson Carl-Magnus Stensson

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor Genomförande...4 Granskningens resultat Förvaltningsavtal Hyresavtal externa lokaler Lokalkostnad Arrendeavtal jordbruk Fakturering och krav...8 1

3 1 Sammanfattning Falkenbergs kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska de avtal som finns mellan kommunen och externa hyresgäster. Granskningen avgränsas till att omfatta kommunala fastigheter och jordbruksarrenden där externa avtal är upprättade. Efter intervjuer med berörda befattningshavare och ett urval av hyresgästerna samt genomgång av rutiner och diverse underlag kan våra iakttagelser sammanfattas i nedanstående punkter: Vår uppfattning är att kommunikationen mellan FaBo, hyresgästen och hyresvärd bör förbättras. Vissa av hyresgästerna uppfattar att de vid kontakter med FaBo eller kommunen slussas runt mellan olika personer och att det är otydligt i ansvarsförhållandet. Det finns otydligheter när det gäller lokalstorlek mellan hyresavtal och verklig yta. I vissa fall har kommunen bett hyresgästen om hjälp att beräkna storleken på lokalerna. Vår rekommendation är att lokalytorna och ansvarsförhållandet ses över och tydliggörs. Vi anser att kommunen bör se över hanteringen av avtalen. Avtalen för lokalerna är i de flesta fall 3 år. Det förekommer dock både längre och kortare tid. Vi anser att avtalstiderna bör sättas i relation till hyresgästens verksamhet och i möjligaste mån fastställas i samförstånd mellan parterna. Ett företag med kapitalintensiv verksamhet är exempelvis i större behov av längre avtalstider än ett företag med mindre kapitalbindning. Det saknas riktlinjer eller modell för beräkning av lokalkostnader. Vi anser att FaBo och kommunen är en så stor aktör när det gäller uthyrning av lokaler i kommunen att riktlinjer och beräkningsmodell bör finnas. Detta inte minst för att tydligare åskådliggöra för olika intressenter hur hyrorna är beräknade. Görs en jämförelse över indexjusteringen för samtliga avtal skiljer de sig åt (0-100 %). Vi anser att kriterierna för val av indexjusteringsnivå är något oklara och bör förtydligas. Detta sammantaget gör att vi har svårt att uttala oss huruvida lokalkostnaderna är ändamålsenliga eller inte. Avtal är skrivna mellan jordägare och arrendator. Utifrån avtalen anser vi att ansvarsförhållandena är tydliga. Kommunen använder sig inte av någon beräkningsmodell, istället har man använt sig av en konsult för att värdera jordbruksarrenden. Detta medförde att arrendeavgiften höjdes, ett flertal arrendatorer menade att avgiften blev för hög och hotade med uppsägning. Stadsbyggnadskontoret uppger att endast en eller två arrendatorer har sagt upp sina 2

4 avtal sedan dess, vilket kan vara ett tecken på att arrendekostnaderna är marknadsmässiga och ändamålsenliga. Under granskningen har det framkommit att vissa arrendatorer har fått lov att ändra betalningstermin från en gång per år till två eller tre tillfällen per år. Detta är inte reglerat i avtalen. Vår bedömning är att avtalen ska följas eller skrivas om med eventuella följder på arrendeavgiften. Vi anser att kommunens kravhantering i större utsträckning bör samordnas med FaBo:s kravrutiner. Vår rekommendation är att räntebetalning bör ske redan från förfallodagen. 3

5 2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor Falkenbergs kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kommunens externa lokalhyresavtal och jordbruksarrenden. Kommunen äger jordbruksmark samt hyresfastigheter. Dessa arrenderas och hyrs av externa aktörer i kommunen. Stadsbyggnadskontoret förvaltar hyreslokaler och lyder under tekniska nämnden medan jordbruksmarken hanteras av kommunstyrelsen. Tekniska nämnden redovisar för perioden januari maj 2008 ett prognostiserat underskott mot budget för förvaltade lokaler med 2,3 mnkr för helår. Granskningen syftar till att kartlägga de avtal som finns mellan Falkenbergs kommun och hyresgäster för externa lokaler samt arrendatorer. Av granskningen ska det framgå hur avtalen är upprättade och vad som ingår, tydlighet i ansvarsförhållande och ändamålsenlig prissättning. Ett urval av de största hyresgästerna är gjord och granskningen har koncentrerats kring dessa (10 st). Revisionsfrågor: Bedömning av verksamhetens ändamålsenlighet har utförts genom följande delfrågor: Finns det upprättade avtal mellan parterna och vilka möjligheter till uppsägning finns? Är det klara och tydliga ansvarsförhållanden? Förekommer modell för lokal- och arrendekostnadsberäkning? Är lokalkostnaderna ändamålsenliga? Hyresavtal, fakturering m.m? 3 Genomförande Granskningen har skett genom kartläggning och analys av regelverk/rutiner och avtal. Intervjuer har skett med berörd personal inom såväl köpande som säljande verksamheter. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 4

6 Granskningens resultat 3.1 Förvaltningsavtal Kommunen har gett FaBo i uppdrag att utföra fastighetsförvaltning såväl teknisk som administrativ. Förvaltningen omfattar samtliga åtgärder och insatser för en aktiv förvaltning av fastigheter, som annars skulle åvilat kommunen såsom ägare och i enlighet med av kommunen angivna mål för varje fastighet. Avtal är skrivet på 10 år med 5 års förlängning som löper ut under Beslut som avser försäljning ska fattas av kommunen. FaBo ska såsom ombud för kommunen, överta ansvaret för alla externa hyresavtal och andra avtal för det kommunala fastighetsbeståndet samt för löpande avtal rörande andra externa förvaltningstjänster. Det åligger FaBo att omedelbart efter det att en lokal blivit friställd anmäla detta till kommunen. FaBo ska i sitt uppdrag eftersträva ett långsiktigt och dynamiskt fastighetsföretagande och därvid fullgöra den roll som kommunen har i sin egenskap av fastighetsägare. Detta innebär att FaBo till kommunen ska initiera de förändringar i det förvaltade beståndet som ur fastighetsekonomisk synpunkt är berättigade. Kommunen har sedan i sina beslut att väga in verksamhetsmässiga, kommunalekonomiska, samhällsutvecklande och politiska synpunkter. Exempel som ges är förändringar i det förvaltade beståndet under åren. Från början var det fokus på att minska kommunens lokalinnehav och en viktig del i uppdraget var att initiera försäljning/avveckling av fastigheter. Diskussioner fördes mellan kommunchef, VD på FaBo, ekonomichefer för såväl kommunen som FaBo. Möten skedde vid ett antal tillfällen per år för genomgång av avtal och eventuella förändringar. Idag hålls månadsvisa förvaltarträffar mellan kommunens byggavdelning och bolagets serviceavdelning och fokus är idag mer på drift, underhåll och energi. Kommentar: Förvaltningsavtalet mellan FaBo och kommunen löper ut under året. Det pågår samtidigt en utredning kring ägandet av kommunens fastigheter. Vi anser det angeläget att beslut fattas kring ägandet av kommunens fastighetsbestånd. Vi vill framhålla att ifall inget beslut fattas kring fastighetsbeståndet måste nytt förvaltningsavtal upphandlas. 3.2 Hyresavtal externa lokaler FaBo administrerar hyresavtal för de fastigheter man förvaltar. Vid granskningen har det framkommit att kommunen själva respektive FUAB hanterar ett antal hyresavtal. Administrationen består i att upprätta och avsluta, eller omförhandla, avtalen. Numera sköter kommunens ekonomikontor själv justeringen av lokalavtalen via debiteringssystemet. 5

7 För samtliga externa hyresgäster har hyresavtal upprättats. Hyresavtalen som förvaltas av FaBo är till huvudsak formulerade efter mall från föreningen Sveriges Fastighetsägare. I avtalen klargörs ansvarsförhållanden såsom vem som ska betala för uppvärmning, varmvatten, renhållning, trappstädning, snöröjning, el, fastighetsskatt osv. I avtalen redogörs även för avtalslängd, uppsägningstid, lokalens användning, storlek, kostnad, indexuppräkning, m.m. De flesta avtalen är på 3 år och inga avtal omfattas av omsättningshyra. Vissa hyresgäster har tilläggsavtal på hyresavtalet, vilket kan vara bränsletillägg och nyoch ombyggnadstillägg. Bränsletillägget styrs av ett oljeindex. Ny- och ombyggnadstillägget tillkommer ifall hyresgästen bestämmer sig för att låta kommunen ansvara för och finansiera renovering och ombyggnation av lokalen. Betalning sker under en fastställd tidsperiod i form av en annuitet. Kommentar: I avtalen regleras skyldigheter från båda parter, skillnader förekommer mellan de olika avtalen. Under granskningen ha det framkommit att i vissa fall finns oklarheter i ansvarsförhållandet mellan parterna. Vi har exempelvis fått redovisat för oss hur lokaler är undermåligt skötta, trasiga tak och lokaler som är mögelangripna. Någon enstaka lokal har egen vattenbrunn vilket medför att flertal prover under året får göras och betalas av hyresgästen. Hyresgästen ifrågasätter ifall det åligger denne att ansvarar för vattnets kvalitet och eventuella kostnader för kvalitetsbrister. Vår uppfattning är att kommunikationen mellan FaBo, hyresgästen och hyresvärd bör förbättras. Vissa av hyresgästerna uppfattar att de vid kontakter med FaBo eller kommunen slussas runt mellan olika personer och att det är otydligt i ansvarsförhållandet. Det har framkommit otydligheter i lokalstorlek mellan avtal och verklig lokalyta. I vissa fall har kommunen bett hyresgästen om hjälp att beräkna storleken på lokalerna. Vår rekommendation är att lokalytorna och ansvarsförhållandet ses över och tydliggörs. Kommunen kunde inte vid förfrågan efter avtal uppvisa samtliga avtal för en hyresgäst (Falkvarv AB). Vi fick istället be hyresgästen om dessa. Vi anser att kommunen bör se över hanteringen av avtalen. Avtalen för lokalerna är i de flesta fall 3 år, det förekommer dock både längre och kortare tid. Vi anser att avtalstiderna bör sättas i relation till hyresgästens verksamhet och i möjligaste mån fastställas i samförstånd mellan parterna. Ett företag med kapitalintensiv verksamhet är exempelvis i större behov av längre avtalstider än ett företag med mindre kapitalbindning. 3.3 Lokalkostnad Under granskningen har det framkommit att FaBo inte använder sig av någon beräkningsmodell för framräkning av hyresnivåer vid avtalstecknandet. Istället sker en 6

8 bedömning gällande marknadshyrorna utifrån kontakter med andra branschföreträdare och FaBos kunskaper och erfarenheter inom området. Nedan tabeller redogör för ett antal hyresavtal. Area enligt hyresavtal, kvm. LOA Årshyra per kvm Värme 2008 (LOA) ingår Ursprungs Index Årshyra Hyresgäst hyra, kr justering 2008, kr Duka AB % ja Thai Royal HB % ja Skanova % ja PTPA Restaurang & Pub % ja Stiftelsen Montesori Centrum % ja Stiftelsen Montesori Askome % nej Landstinget Halland Skogstorps % ja Landstinget Halland Slöinge % ja Hwitan % nej Ljungby daghem % ja Area enligt hyresavtal, Ursprungs Index Årshyra Årshyra per kvm Värme Hyresgäst kvm. LOA hyra, kr justering 2008, kr 2008 (LOA) ingår Falkvarv arrendemark % nej Falkvarv flytdockor 60% av 229 hamntaxa 60% av - hamntaxa Uppg saknas nej Falkvarv svetshall nej Falkvarv maskinverkstad % nej Falkvarv snickeriverkstad Uppg saknas % Uppg saknas nej Falkvarv plåthall % nej Falkvarv administrationsbyggnad enligt separat avtal nej Årshyran per kvm är ej helt jämförbara, då lokalernas beskaffenheter och ändamålsenlighet skiljer sig åt. Verkstadslokal och vårdcentral är varandras ytterligheter. Vidare har hyresgästerna olika skyldigheter i avtalen som påverkar hyran. Hyresavtalen uttrycks i lokalarea (LOA), och omfattar då den area som varje hyresavtal innefattar. Nästan samtliga lokaler indexregleras, grunden är att indexregleringen styrs av KPI som justeras utifrån en fastställd procentsats per avtal. Indexjusteringen per avtal varierar från 0 % till 100 %. Förklaring som ges är desto högre kvadratmeterhyra, ju lägre indexjustering. Indexjusteringen ska täcka fastighetsägarens ökade drift- och underhållskostnader. Varje lokalavtal är unikt och är resultatet av en förhandling mellan två parter, där indexjustering är en faktor. 7

9 Kommentar: Det saknas riktlinjer eller modell för beräkning av lokalkostnader. Vi anser att FaBo och kommunen är en så pass stor aktör av uthyrning av lokaler i kommunen att riktlinjer och beräkningsmodell borde finnas. Detta inte minst för att tydligare åskådliggöra för olika intressenter hur hyrorna är beräknade. Görs en jämförelse över indexjusteringen för samtliga avtal skiljer de sig åt (0-100 %). Vi anser att kriterierna för valet av indexjusteringsnivå är något oklara och bör förtydligas. Vid kraftigt stigande energipriser kan det vara en nackdel för kommunen med indexjustering som följer KPI. Detta sammantaget gör att vi har svårt att uttala oss huruvida lokalkostnaderna är ändamålsenliga eller inte. Vi kan dock urskilja att hyresnivåerna för ett visst antal hyresgäster är förhållandeviss låga med hänsyn till lokalernas beskaffenheter och läge. 3.4 Arrendeavtal jordbruk Stadsbyggnadskontoret arrenderar ut jordbruksmark i kommunen. Totalt uppgår jordbruksmark till 288 hektar fördelat på 38 avtal. Under gjordes en omfattande förändring avseende avtalen. Arrendekostnaderna per hektar ökade från kr till kr per hektar. Värderingen av arrendemarken gjordes av en utomstående konsult. I avtalen beskrivs vem som är jordägare, arrendator och arrendeställe. Vidare beskrivs ändamålet med arrendestället, arrendetid, uppsägning, arrendeavgift, betalning m.m. Indexjustering sker via KPI. Fakturering görs av ekonomienheten. Kommentar: Avtal är skrivna mellan jordägare och arrendator. Utifrån avtalen anser vi att ansvarsförhållandena är tydliga. Kommunen använder sig inte av någon beräkningsmodell, istället har man använt sig av en konsult för att värdera jordbruksarrenden. Detta medförde att arrendeavgiften höjdes, ett flertal arrendatorer menade att avgiften blev för dyr och hotade med uppsägning. Stadsbyggnadskontoret uppger att endast en eller två arrendatorer har sagt upp sina avtal sedan dess, vilket kan vara ett tecken på att arrendekostnaderna är marknadsmässiga och ändamålsenliga. Under granskningen har det framkommit att vissa arrendatorer har fått lov att ändra betalningstermin från en gång per år till två eller tre tillfällen per år. Detta är inte reglerat i avtalen. Vår bedömning är att avtalen ska följas eller skrivas om med eventuella följder på arrendeavgiften. 3.5 Fakturering och krav Enligt hyreslagen har man rätt till ränta från dag 1 efter förfallodagen. Upprepade betalningsförseningar, t ex 5 dagar varje månad är skäl till uppsägning. Vi har 8

10 stickprovsvis granskat rutinerna kring hanteringen av fakturering och kravhantering. Betalningspåminnelser skickas till hyresgästen vid utebliven inbetalning, ca 10 dagar efter förfallodag. Vid utebliven betalning inom ytterligare ca 10 dagar skickas inkassokrav med räntekrav och avgift. Kommentar: Vi anser att kommunens kravhantering i större utsträckning bör samordnas med FaBo:s kravrutiner. Vår rekommendation är att räntebetalning bör ske redan från förfallodagen. 9