Granskning av verksamheten i FUAB

Transkript

1 Rapport Granskning av verksamheten i FUAB Falkenbergs kommun Leif Johansson Carl-Magnus Stensson

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Bakgrund, syfte och revisionsfrågor Genomförande och avgränsning Granskningens resultat Ägardirektiv/bolagsordning Organisation Aktuella projekt Administration av fastigheter Ekonomiskt resultat och rapportering under

3 1 Sammanfattning Falkenbergs kommuns lekmannarevisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska ifall Falkenbergs Utvecklings AB (FUAB) bedriver sin verksamhet i enlighet med ägarens direktiv och i övrigt på ett ändamålsenligt sätt. Efter intervjuer med bolagets verkställande direktör samt genomgång av rutiner och övrig dokumentation kan våra iakttagelser sammanfattas i nedanstående punkter: FUAB ska vara kommunens främsta instrument i näringslivs- och etableringsfrågor och vi anser att bolaget i huvudsak lever upp till detta. Under granskningen har det framkommit att FUAB istället för verksamhetsplan använder sig av en Marknadsplan och Ett näringslivsprogram för Falkenbergs kommun. Vår uppfattning är att det i en verksamhetsplan bör finnas en tydligare koppling mellan mål, aktivitet och resultat. Vår bedömning, utifrån styrelseprotokoll och intervjuer, är att FUAB arbetar aktivt och ändamålsenligt med aktuella projekt. Uthyrning av maskiner och utrustning är av mindre omfattning men ej i enlighet med gällande bolagsordning och ägardirektiv. Ifall detta är en verksamhet som är tänkt att utvecklas i framtiden bör en ändring av bolagsordningen ske. Rutiner saknas som reglerar på vilket sätt och på vilka villkor en uthyrning ska ske. Under granskningen har det framkommit att FUAB har köpt en metallbearbetningsmaskin som i sin tur hyrts ut till ett företag. En förutsättning för inköpet var att företaget förband sig att fortsätta det påbörjade samarbetet med Gymnasieskolans olika teknikprogram och att maskinen placerades i företagets lokaler. Vi anser att befintligt hyresavtal med bolaget uppvisar stora brister. Vi är kritiska till att maskinen hyrts ut till ca 40 % av FUAB s egna kostnader för ränta och avskrivning, utan något dokumenterat krav på motprestation från bolagets sida. FUAB har hittills inte debiterat Gymnasieskolan några kostnader avseende maskinen. Vi anser att en beräkningsmodell likt den som tillämpas för en av hyresgästerna avseende hyressättning borde införas fullt ut. Detta för att tydligare åskådliggöra för hur hyrorna är beräknade. 2

4 Vår uppfattning är att förvaltningsberättelsen bör innehålla en fylligare presentation om bolagets verksamhet och aktiviteter under året. Vidare bedömer vi att ägardirektivet avseende avkastningskravet är något oklart och svårt att följa upp. En närmare specificering bör göras. 2 Bakgrund, syfte och revisionsfrågor Falkenbergs Utvecklings AB (FUAB), är ett helägt kommunalt bolag, moderbolag är Falkenbergs Stadshus AB. Under 2008 genomfördes en fusion mellan Falkenbergs Hamn AB och FUAB, där FUAB är övertagande bolag. Falkenbergs kommuns lekmannarevisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska ifall FUAB bedriver sin verksamhet i enlighet med ägarens direktiv och i övrigt på ett ändamålsenligt sätt Granskningen syftar till att kartlägga ägardirektiv, regelverk och bolagets arbetssätt gentemot näringslivet. Av granskningen ska framgå bolagets ekonomiska situation och hur rapportering till den politiska ledningen sker. Revisionsfrågor: Bedömning av verksamhetens ändamålsenlighet har utförts genom följande revisionsfrågor: Förekomst av ägardirektiv, policy, rutiner och regelverk? Organisation? Hur används bolagets medel? Aktuella projekt? Ekonomiskt utfall Hur sker uppföljning av kostnader och intäkter? Rapporter till den politiska ledningen/styrelse? 3 Genomförande och avgränsning Granskningen har skett genom kartläggning och analys av ägardirektiv/bolagsordning, årsredovisningar, regelverk/rutiner, avtal och stickprov. Intervjuer har skett med FUAB s verkställande direktör och personal från ekonomikontoret samt Gymnasieskolan. I granskningen har även en av kommunens lekmannarevisorer medverkat. Granskningen är 3

5 genomförd under januari och februari 2009 och avgränsas till 2008 års formalia. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 4 Granskningens resultat 4.1 Ägardirektiv/bolagsordning Kommunfullmäktige antog den 21 december 2005 ägardirektiv för FUAB gällande från 1 januari Enligt bolagsordningen är bolagets verksamhet att förvärva, äga, bebygga och förvalta fastigheter för industri- och serviceändamål samt att ingå borgensförbindelser för företagskrediter och därmed förenlig verksamhet. Bolagets ändamål är enligt ägardirektiven följande: Främja näringslivet och sysselsättningen inom kommunen. Bolaget skall vara kommunens främsta instrument i näringslivs- och etableringsfrågor. Bolaget skall förfoga över attraktiv mark för nyetablering av näringsverksamhet och utveckling av befintliga sådana. Bolaget äger rätt åtaga sig externa uppdrag, som stämmer med bolagsordningens intentioner. Bolaget skall årligen fastställa verksamhetsplan som beskriver planerade aktiviteter på kort och långsikt (1-3 år). Verksamhetsplanen skall utgå ifrån förutsättningarna i ägardirektiven. Bolaget skall i sin verksamhet följa utvecklingen i miljö- och energifrågor och skall bidra till en ekonomisk, social och miljömässig utveckling i syfte att uppnå en hållbar utveckling. Ekonomiska riktlinjer finns, FUAB s verksamhet skall enligt dessa ge största möjliga avkastning. Beslut av principiell beskaffenhet skall godkännas av Falkenbergs Stadshus AB. Exempel är: Förvärv eller försäljning av fastigheter med ett värde av överstigande 5 miljoner kronor. Större investeringar. Bildande av dotterbolag. FUAB ska vara kommunens främsta instrument i näringslivs- och etableringsfrågor och vi anser att bolaget i huvudsak lever upp till detta. FUAB förfogar över attraktiv mark för nyetablering av näringsverksamhet och utveckling av befintliga sådana. Detta genom att kommunen och FUAB äger ca två miljoner kvadratmeter planlagd mark. 4

6 Etableringsområden är främst vid Hamnen/Smedjeholmen, Falkenbergsmotet, Tångakrysset och Ågård. Vår bedömning är att FUAB medverkar till att främja näringslivet och sysselsättningen inom kommunen. Bolaget är kommunens kontaktorgan i näringslivsfrågor och träffar representanter både från befintliga och nyetablerade företag, medverkar vid utställningar, arrangerar företagsdagar, driver aktuella projekt m.m. Eftersom det saknas mätbara mål har vi svårt att uttalas oss i vilken grad målet uppfylls. Under granskningen har det framkommit att FUAB istället för verksamhetsplan använder sig av en Marknadsplan och Ett näringslivsprogram för Falkenbergs kommun. Vår uppfattning är att det i en verksamhetsplan bör finnas en tydligare koppling mellan mål, aktivitet och resultat. 4.2 Organisation FUAB har två anställda, en verkställande direktör anställd sedan 2003 och en landsbyggnadsutvecklare med placering i Ullared. Landsbyggnadsutvecklaren arbetar främst mot enmansföretag och småföretag på landsbygden, med marknadsföringsfrågor och EU bidrag. Samarbetet med Region Halland har nyligen inneburit att samtliga kommuner inom länet har kunnat anlita en företagsutvecklare som bekostas av Region Halland men verkar under FUAB s ledning. Företagsutvecklaren ska behovskartlägga kommunens företag för att sedan erbjuda företagen samarbete med olika aktörer i skilda frågor. Den låga bemanningen gör att man har behov av kompetens inom andra områden för att upprätthålla god kvalitet. I frågor som rör frågor om ekonomi och mark- och exploatering samarbetar FUAB med stadsbyggnadskontoret och ekonomikontoret. I vissa fall förekommer också externa konsultinsatser, bl.a. i värderingsfrågor. Under 2008 har VD-instruktioner och arbetsordning för FUAB s styrelse framtagits. Vi anser att FUAB har ett nära och fungerande samarbete med ekonomi- respektive stadsbyggnadskontoren i särskilda frågor. Vi ser det som positivt att arbetsordning avseende styrelse och VD instruktioner har dokumenterats. När det gäller styrelsens arbetsordning gäller den först från och med Aktuella projekt Under granskningen har vi tagit del av de aktuella projekt som FUAB arbetar med, bland annat inlösen av fastigheter, köp av tomtmark, uppförande av företagshotell m.m. 5

7 Projekten gäller både i kommunen redan etablerade företag och nyetableringar. Verkställande direktören informerar styrelsen om eventuella nya projekt samt pågående aktuella projekt vid varje styrelsemöte. Via kreditupplysningar (UC Upplysningscentralen) görs en bedömning av de företag som FUAB samarbetar med. Vid behov tas även kontakt med representanter från banker och revisorer. Under granskningen har det framkommit att FUAB har köpt en metallbearbetningsmaskin som i sin tur hyrts ut till ett företag. Styrelsen är informerad och har beslutat om detta. Köpeskillingen uppgår till kronor i 2008 års redovisning. Kostnader för transport, installation och igångkörning svarade FUAB för. Syftet med köpet var enligt uppgift att utveckla kompetensen inom metallbearbetningsområdet i kommunen. Enligt uppgifter från FUAB ska Gymnasieskolans teknikprogram ha tillgång till maskinen och den specialistkompetens som finns hos företaget. En förutsättning för inköpet var att företaget förband sig att fortsätta det påbörjade samarbetet med Gymnasieskolans olika teknikprogram och att maskinen placerades i företagets lokaler. Dessa villkor var dock inget som dokumenterades. FUAB debiterar enligt upprättat kontrakt en månadsvis hyra i efterskott om kronor plus moms. Första betalning ska enligt kontraktet ske den månad då beslut om leveransoch igångkörningsgodkännande föreligger dvs. juni Företaget förbinder sig att hålla maskinen försäkrad under hyrestiden och i övrigt svara för underhålls- och förslitningskostnader. Enligt uppgifter från FUAB skulle kostnaden för ränta och avskrivning delas mellan företaget och Gymnasieskolan. Vår bedömning, utifrån styrelseprotokoll och intervjuer, är att FUAB arbetar aktivt och ändamålsenligt med aktuella projekt. Uthyrning av maskiner och utrustning är av mindre omfattning men ej i enlighet med gällande bolagsordning och ägardirektiv. Ifall detta är en verksamhet som är tänkt att utvecklas i framtiden bör en ändring av bolagsordningen ske. Rutiner saknas som reglerar på vilket sätt och på vilka villkor en uthyrning ska ske. Underlag saknas över hur aktuell hyra har beräknats. I dagsläget har kommunen en internränta på 6,5 % och avskrivningstiden för maskinen är satt till 10 år. För den aktuella maskinen skulle detta innebära en hyra på knappt hundra tusen att jämföra med dagens hyra på kronor. Skälet till den lägre hyran uppges vara företagets medverkan i utbildning av gymnasieelever. Underlag som visar hur man kommit fram till nuvarande hyra saknas dock. FUAB har hittills inte debiterat Gymnasieskolan några kostnader avseende maskinen. Vid granskningen har vi muntligen fått redovisat för oss att maskinen är försäkrad. Vi anser att FUAB ska få kännedom om försäkringspremien av någon 6

8 anledning ej betalas. Alternativet är att FUAB betalar försäkringen som i sin tur påförs som hyreskostnad. En förutsättning för uthyrning av maskinen var som nämnt ett samarbete med Gymnasieskolans olika teknikprogram och företaget. Kontakter med nuvarande och tidigare rektorer för teknikprogrammet samt gymnasiechefen visar att det inte existerar något sådant samarbete eller avtal. Vi anser att befintligt hyresavtal med bolaget uppvisar stora brister. Vi är kritiska till att maskinen hyrts ut till ca 40 % av FUAB s egna kostnader för ränta och avskrivning, utan något dokumenterat krav på motprestation från bolagets sida. Utifrån det material som finns tillgängligt i granskningen kan vi inte med säkerhet bedöma ifall den aktuella maskinen kan anses vara traderad till FUAB på ett korrekt sätt. 4.4 Administration av fastigheter Kommunens ekonomikontor sköter fakturering av hyror och kravhantering. Det är även ekonomikontoret som indexerar upp hyreskostnaderna vid årsskiften. För samtliga fyra hyresgäster har hyresavtal upprättats. Hyresavtalen är i två fall formulerade efter mall från föreningen Sveriges Fastighetsägare. I avtalen klargörs ansvarsförhållanden såsom vem som ska betala för uppvärmning, varmvatten, renhållning, trappstädning, snöröjning, el, fastighetsskatt osv. I avtalen redogörs även för avtalslängd, uppsägningstid, lokalens användning, kostnad, indexuppräkning, m.m. Under granskningen har det framkommit att FUAB endast vid ett fall använt sig av beräkningsmodell för framräkning av hyresnivåer vid avtalstecknandet. I övriga fall sker bedömning gällande marknadshyrorna utifrån kontakter med andra branschföreträdare. Vi anser att en beräkningsmodell likt den som tillämpas för Falkvarv AB avseende hyressättning borde införas fullt ut. Detta för att tydligare åskådliggöra för hur hyrorna är beräknade. 4.5 Ekonomiskt resultat och rapportering under 2008 Ekonomisk rapportering till styrelsen sker som ett särskilt ärende vid samtliga styrelsemöten under året. Ur ägardirektivet går det att utläsa att FUAB s verksamhet skall ge största möjliga avkastning. Intäkterna uppgår till 7,8 mnkr, vilket förklaras nedan: Försäljning av fastigheter 5 mnkr. Hyres- och arrendeintäkter 1,2 mnkr. 7

9 Hamnintäkter 1,6 mnkr Hamnintäkterna har redovisats i FUAB s verksamhet först under FUAB s kostnader uppgår till 7,5 mnkr varav nedanstående poster kan nämnas: Fastighetskostnader 0,2 mnkr Reklam, PR, film, hemsida och trycksaker 0,8 mnkr Företagsförsäkringar och kundförluster 0,2 mnkr Kostnader för näringslivsprojekt 0,5 mnkr (Falkenbergs Näringslivsråd 0,25 mnkr och Falkenbergs innerstadsförening 0,2 mnkr) Personalkostnader 1,9 mnkr Avskrivningar 1,4 mnkr Finansiella kostnader 2,1 mnkr Nedan redogörs för FUAB s resultat under åren , obs hamnverksamheten ingår först 2008 i FUAB s resultat: Resultaträkning tkr Intäkter Rörelsens kostnader Resultat finansiella inv Resultat efter finansiella poster Skatt på årets resultat Årets resultat Vår uppfattning är att förvaltningsberättelsen bör innehålla en fylligare presentation om bolagets verksamhet och aktiviteter under året. Vi bedömer att ägardirektivet avseende avkastningskravet är något oklart och svårt att följa upp. En närmare specificering bör göras. Intäkterna har ökat sedan Under 2008 redovisas hamnintäkter motsvarande 1,6 mnkr. Hyresintäkterna har ökat med 0,6 mnkr och försålda fastigheter har ökat med 1,7 mnkr. Kostnaderna har sedan 2007 ökat från 5,3 mnkr till 7,5 mnkr vilket beror på att avskrivningarna ökat med 1,1 mnkr, fastighets- och underhållskostnader 0,2 mnkr, förvaltningskostnader, marknadsföring näringslivsprojekt om totalt 0,7 mnkr. Drygt 1,0 mnkr är direkta kostnader avseende förändrat uppdrag avseende hamnverksamheten. 8