FÖRETAGS AVTALSHANTERING INSTRUKTIONSMANUAL

Transkript

1 AVTALSHANTERING INSTRUKTIONSMANUAL

2 Håll ordning på ditt företags avtal och undvik att de löper ut eller chansen till omförhandling av dem. Med denna avtalshantering får du en klar översikt över organisationens alla avtal och kan enkelt administrera vem som ska ha tillgång till vilket avtal. Du kan kategorisera, söka, behandla, tidsstyra och sätta påminnelser för varje avtal, så att inga viktiga datum missas och onödiga avtalskostnader därmed undviks DATIQ I SKÅNE AB. Alla rättigheter reserverade.

3 INNEHÅLL Innehåll sida 3 Logga in sida 4 Lägga upp ett avtal via formulär sida 5 Lägga upp ett avtal via ftp sida 6-7 Ändra, ta bort eller arkivera ett avtal sida 8 Lägga till e-postadresser, kategorier och ändra lösenord sida 8-9 Hitta era avtal sida 10 Påminnelser sida 10 3

4 LOGGA IN Ni loggar in med de användaruppgifter ni har fått på er angivna e-postadress. Kan ni inte lokalisera detta e-postmeddelande, börja med att kolla i skräpposten innan ni kontaktar oss. Har ni glömt ert lösenord kan ni beställa ett nytt genom att klicka på länken Glömt lösenord och fylla i organisationsnummer och er e-postadress. Då skickas ett nytt lösenord till er e-postadress. Vi rekommenderar att ni då loggar in direkt och ändrar lösenordet till något ni lätt kan komma ihåg. Svensson Tommy 4

5 LÄGGA UPP ETT AVTAL VIA FORMULÄR På hemsidan kan du antingen lägga upp ett pdfdokument eller ladda upp upp till 5 JPG-bilder. Lägger du upp JPG-bilder skapar programmet en pdf av dessa. Det gör det lättare att lägga upp dokument direkt från mobilen. Här ska ni även ge avtalet ett namn, ett påminnelse- och utgångsdatum. Man kan sätta utgångsdatum tidigast sju dagar efter påminnelsedatum. Det finns även möjlighet att göra anteckningar. Max filstorlek är 10MB. 5

6 LÄGGA UPP ETT AVTAL VIA FTP Vissa kopiatorer kan kopiera och ladda upp PFD och XML-dokument via FTP med en gång, medan andra först måste scannas in i datorn och sedan skickas via FTP eller via formuläret på sidan. FTP-information har ni fått tillsammans med er inloggning via e-post. De enda filer som går att ladda upp via FTP är PDF-filer och XMLfiler och listan av uppladdade filer är ej synlig via FTPprogrammet. Det finns fler gratispro gram att använda för att skicka via FTP som t.ex: Avtal hämtas in vid inloggning. Är du redan inloggad när du scannar upp dina dokument kan du hämta in dem genom att trycka på knappen hämta avtal längst ner på sidan. KATEGORI Om ni anger kategori i ert XML dokument måste kategorin vara upplagd i systemet. Hur ni lägger upp kategorier kan ni läsa om i LÄGGA TILL E-POSTADRESSER, KATEGORIER OCH ÄNDRA LÖSENORD Uppladdningen är inte skiftlägeskänsliga men om du stavar fel hamnar dokumentet under Ingen kategori och påminnelser skickas till alla inlagda e-postadresser. Du kan korrigera detta efter inloggning genom att uppdatera ditt avtal. DATUM Datum ska anges i formatet ÅR-MÅNAD-DATUM ex

7 OM NI HAR ETT KONTO ATT SKICKA UPP AVTAL UTAN XML För de som har konton utan XML har man en extra sida som heter ej namngivna avtal, där hämtar man sina avtal om de inte har ett XML dokument medskickat. Det finns två alternativ till uppladdning: 1. Om ni namnger er pdf som skickas upp via FTP med Namn-på-avtal#Utgångsdatum.pdf exempel Telefo ner# pdf så läser systemet av namnet och lägger in det med ett påminnelsedatum 4 månader innan angivet utgångsdatum. Det går att ändra sedan genom att uppdatera avtal. 2. Ni får en lista med avtal när uppladdningsprocessen är klar under fliken Ej namngivna avtal. De behöver namn ges, sätta en påminnelse och ett slut-datum på. Man kan sätta slutdatum tidigast sju dagar efter påminnelsedatum. Det finns även möjlighet att göra anteckningar. Om era inskannade dokument inte dyker upp Om ett XML-dokument är i fel format slängs avtalet bara bort. Har du laddat upp ett avtal via FTP men det inte kommer in i programmet är det mest troligt att formatet på ert XML-dokument är fel eller att ni har lämnat avtalsnamn tomt. Kontakta er servicetekniker för att få rätt format på ert XML-dokument. När uppladdningsprocessen är klar får ni en lista med avtal. Via formuläret kan man endast sätta slutdatum tidigast sju dagar efter påminnelsedatum. Det finns även möjlighet att göra anteckningar. 7

8 ÄNDRA, TA BORT ELLER ARKIVERA ETT AVTAL För att ändra ett avtal klickar man på dokumentikonen. Man kan ändra namnet på avtalet, påminnelsedatum, utgångsdatum, kategori och lägga till eller ta bort anteckningar. För att ta bort ett avtal klickar man på soptunneikonen. Var försiktig, för slängda avtal går inte att återhämta. För att arkivera ett avtal klickar man på den röda arkivikonen som dyker upp när ett avtal överstiger det utgångna datumet. LÄGGA TILL E-POSTADRESSER, KATEGORIER OCH ÄNDRA LÖSENORD Uppe i höger hörn, där det står Logga Ut, hittar ni en inställningsmeny för att kunna byta lösenord, lägga till e-postadresser och kategorier. Svensson Tommy 8

9 E-postadresser rekommenderar vi er att ha minst två registrerade, som får påminnelser. Den adress som ni skapar kontot med läggs upp per automatik men kan tas bort och bytas ut mot någon annan adress. De kategorier ni väljer att e-postadressen tillhör kommer att få en påminnelse på avtalet skickat till sig om avtalet tillhör den kategorin. Kategorier väljer man själv om man vill använda. Tillhör ett avtal inte en kategori kommer påminnelser att skickas till alla inlagda e-postadresser. Annars skickas bara påminnelser till de e-postadresser som tillhör kategorin. Det väljer man när man lägger in sin e-postadress. Kategorin kan också användas bara för att gruppera avtal. Vill man sedan att alla e-postadresser ska få påminnelser måste man se till att alla e-postadresser tillhör alla kategorier. Lösenord byts genom att man anger sitt nuvarande lösenord och sedan anger sitt nya lösenord två gånger. 9

10 HITTA ERA AVTAL Det finns flera sätt att söka efter ett avtal. Överst visas en kalender med alla de avtal som har en registrerad påminnelse eller avslutas den månaden. Ni kan hämta avtalet via bokstavssökning genom att välja avtalstitelns första bokstav i sökfältet. Du kan även söka på ett särskilt avtals påminnelseeller utgångsdatum i dessa kategorier nedan: Veckans påminnelser Sena påminnelser Utgångna avtal Arkiverade PÅMINNELSER Påminnelser skickas till er fr.o.m. ert valda påminnelsedatum och sju dagar framåt. Programmet slutar skicka påminnelsedatum om ni loggar in via länken i påminnelsebrevet eller om ni loggar in som vanligt och uppdaterar ert avtal. 10

11 AVTALSHANTERINGEN ÄR VÄLDIGT LÄTTILLGÄNGLIG FINNS PÅ DE FLESTA PLATTFORMAR

12 AVTALSHANTERING INSTRUKTIONSMANUAL 2018 DATIQ I SKÅNE AB. Alla rättigheter reserverade.