KALLELSE Härmed kallas medlemmarna i Dyviks samfällighetsförening till ordinarie föreningsstämma lördagen den 28 juli 2012, kl 10:00 på sjöslätten.

Transkript

1 KALLELSE Härmed kallas medlemmarna i Dyviks samfällighetsförening till ordinarie föreningsstämma lördagen den 28 juli 2012, kl 10:00 på sjöslätten. DAGORDNING 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande vid stämman 3. Val av sekreterare vid stämman 4. Val av två justeringsmän att jämte stämmoordförande justera protokollet och att tillika vara rösträknare 5. Upprättande av närvaroförteckning samt fastställande av röstlängd 6. Fråga om kallelse till mötet behörigen skett 7. Godkännande av dagordningen 8. Förvaltningsberättelse (bilaga 1 och bilaga 2) 9. Balans- och resultaträkning samt jämförelse av kostnader med budget (bilaga 1 och bilaga 3) 10. Revisionsberättelse 11. Ansvarsfrihet för styrelsen 12. Beslut om vägunderhållsplan (bilaga 4) 13. Beslut om avsättning av medel till underhålls- och förnyelsefonder (bilaga 5) 14. Beslut om godkännande av inkomst- och utgiftsstat och därmed följande uttaxering samt debiteringslängd och förfallodag (bilaga 5 och 6) 15. Fråga om styrelsen skall utreda möjlighet till intäktsökning genom avstyckning och försäljning av markområden 16. Ersättning till styrelse och revisorer 17. Val av styrelse och styrelseordförande 18. Val av revisorer 19. Fråga om val av valberedning 20. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt (vilket kommer att ske hos styrelsens sekreterare samt på Stämmans avslutande Bilagor: 1. Förvaltningsberättelse samt resultat- och balansräkning 2. Föreningens styrelse, revisorer och valberedning 3. Specifikation av kostnader i förhållande till budget 4. Förslag till vägunderhållsplan 5. Förslag till inkomst- och utgiftsstat för perioden Debiteringslängd Handlingar enligt ovan finns tillgängliga hos styrelsen sekreterare, Eva Salomonsson, Norra vägen 1 samt på OBS: En fullmaktsblankett ligger sist i handlingarna för den som inte kan delta i mötet och vill lämna fullmakt. VÄLKOMNA! STYRELSEN

2 Informationsmöte efter stämman Efter stämmans avslutande kommer ett informellt informationsmöte med följande punkter att hållas: 1. Kalendarium: städdagar 22 september 2012 och 11 maj 2013, årsmöte och sommarfest 27 juli 2013, Dyvik Open i golf 28 juli Information om projektet Ombyggnad av bryggan 3. Information om projektet Hålla Dyvik öppet 4. Information om projektet Slåtter 5. Övriga frågor

3 Bilaga 1 1 Förvaltningsberättelse för Dyviks Samfällighetsförening avseende tiden 1 maj april Styrelsen får härmed avge följande redovisning för förvaltning av föreningen under räkenskapsåret. Organisation m m Enligt stadgarna förvaltar Dyviks Samfällighetsförening den gemensamhetsanläggning som utgörs av vägar och grönområden i Dyvik, Sorunda, och som tillkommit enligt anläggningsbeslut den 6 juni Därutöver har anläggningsbeslut skett den 21 april 1994 (betr de s.k. obebyggda tomterna) samt anläggningsförrättning den 7 september 1999 (nya bryggan). Vidare äger föreningen sedan 15 juni 1998 fastigheten Dyvik 1:1 i Nynäshamns kommun. I föreningen finns 86 anslutna fastigheter. Gemensamhetsanläggningen består av: Sektion 1 (Marenvägen): Södra utfartsvägen från Dyvik mellan allmänna vägen och T-korsningen med Södra och Norra vägen. De fastigheter inom Dyviks Samfällighetsförening som inte är med i sektion 1 torde i princip vara med i Norra Dyviks Vägsamfällighet, som har en ekonomi helt skild från Dyviks Samfällighetsförenings. Sektion 2 (Huvudsektionen): Vägar och vägmark för nya vägar samt grönområden. Sektion 3 (Bryggorna): Gamla båtbryggan ( stora bryggan eller brygga 1) vid sjöslätten samt nya småbåtsbryggan ( lilla bryggan eller brygga 2). Medlem i föreningen är ägare till fastighet inom samfälligheten. Styrelsen har bestått av sju ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Styrelsen utses vid ordinarie föreningsstämma för tiden mellan två ordinarie stämmor. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. Övriga befattningar utser styrelsen inom sig. För granskning av styrelsens förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse två revisorer och en revisorsuppleant. Verksamhet Sektion 1 och 2 (Marenvägen och huvudsektionen) Elektriska infartsbommar har installerats enligt beslut på 2011 års stämma. Utöver sedvanligt löpande vägunderhåll och snöplogning har kantskärning utförts Marenvägen. Norra vägen har erhållit ett nytt lager grus ner mot norra badviken. Förbättring av diken samt byte och rensning av vägtrummor har utförts på ett flertal ställen och asfalten på Södra vägen har åtgärdats genom borttagning av de av tjäle värst lyfta partierna. Projektet Hålla Dyvik öppet har drivits vidare enligt stämmobeslut Trädgallring har utförts enligt plan. I princip är projektet numera avslutat så när som på insamlandet av kvistar/grenar på några ställen samt borttransport av rishögar. Styrelsen är tacksam för de frivilliguppgifter som genomförts av flera av föreningens medlemmar. Lars Manners varit till stor hjälpt till med bl a vägtrummor, diken, anläggning av de nya bommarna m m. Evald Pettersson. Martin Rudling och Ola Karlsson har skött gräsklippningen på föreningens marker. Gulli Moquist och Fredrika Werner ordnar med traditionellt midsommarfirande. Åke Norberg och festkommittén arrangerar sommarfesten. Dessutom har många medlemmar bidragit med goda insatser på

4 Bilaga 1 2 städdagarna. Föreningen har även erhållit bidrag i form av kontanter från medlemmar som ej kunnat delta i städdagarna. Sektion 3 (bryggorna): Efter att gränsen mellan Dyvik 1:1 (sjöslätten) och Dyvik 1:99 har fastställs ligga ca två meter norrut närmast vattnet och däri, jämfört med vad som gränsmarkering visat, samt då gamla bryggan befunnits vara i mycket dåligt skick, har extra föreningsstämma den 15 april 2012 beslutat om ersättning av bryggan. Dispens från strandskyddet har beviljats av Nynäshamns kommun. Beslut angående vattenverksamhet väntas från Länsstyrelsen i augusti. Offerter har intagits. Ersätttningsbyggnationen planeras till hösten Frivillig verksamhet Det finns ett stort utrymme för frivilliga insatser från medlemmar för att hålla föreningens kostnader nere samt avlasta styrelsen. Medlemmar som vill ställa upp ombeds kontakta styrelsen. Disposition av föreningens vinst/förlust Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning.

5 Bilaga 1 3 Dyviks Samfällighetsförening Resulaträkning Verksamhetsår 2011 Verksamhetsår 2012 Intäkter Total Sektion 1 Sektion 2 Sektion 3 Total Sektion 1 Sektion 2 Sektion 3 Årsavgifter , , , , , , , ,00 Bomnycklar 250,00 0,00 0,00 250,00 600,00 0,00 600,00 0,00 Övriga intäkter 4 438,00 0, ,00-900, ,00 0, ,00 0,00 Summa intäkter , , , , , , , ,00 Kostnader Snöplogning , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägunderhåll - löpande , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägunderhåll - periodiskt , , ,00 0, , , ,00 0,00 Vägbommar 200,00 200,00 0,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Underhållsfond avsättning , , , , , , , ,00 Förnyelsefond avsättning ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 0, ,00 Fondåterföring , , ,00 0, , , ,00 0,00 Skyltar/brevlådor 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Bryggkostnader 1 593,00 0,00 0, ,00 885,00 0,00 0,00 885,00 Grönområdeskostnader ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Övriga omkostnader ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Summa kostnader , , , , , , , ,00 Årets resultat ,00 132, , , ,00 802, , ,00 IB överskott i sektionen , , , , , , , ,20 Årets resultat i sektionen ,00 132, , , ,00 802, , ,00 UB överskott i sektionen , , , , , , , ,20

6 Bilaga 1 4 Dyviks Samfällighetsförening Balansräkning Tillgångar UB 30/4-11 UB 30/4-12 Kassa 183,50 183,50 Plusgiro , ,00 Sparkonto, Nordea , ,00 Grönområden 1: , ,00 Summa kronor , ,50 Kortfristiga fodringar 1 760, ,00 Summa tillgångar , ,50 Skulder Övriga skulder 7 250,00 0,00 Summa kronor 7 250,00 0,00 Eget kapital Vägfond sektion , ,00 Vägfond sektion , ,00 Förnyelsefond bryggor sektion , ,00 Underhållsfond bryggor sektion , ,00 Balanserat resultat , ,50 Årets vinst , ,00 Summa kronor , ,50 Summa skulder och eget kapital , ,50

7 Bilaga 2 1 Styrelse, revisorer, valberedning,övriga funktionärer styrelse ordförande sekreterare kassör övriga ledamöter suppleanter Jan Bäcklund Eva Salomonsson Mats Johansson Nils Djurberg Ulf Håkansson Anders Olson Bernt Söderlund Lisa Fuglesang Stefan Grann Katarina Hall revisorer revisorer revisorsuppleant Markus Rudling Charles Hillgren Peter Fahlén valberedning Martin Rudling (sammankallande). Marianne Gyllenpalm Ola Karlsson hamnkapten Peter Andersson föreningens adress Dyviks samfällighetsförening c/o Jan Bäcklund Larsbergsvägen Lidingö

8 Bilaga 2 2 Styrelsens arbetsuppgifter 1 Kallelse inkl dagordning ordförande 2 Protokoll samt utskick per mejl sekreterare 3 Besvara skrivelser ordförande 4 Bokföring kassör 5 Avisering av avgifter kassör Betalning av räkningar 6 Inköp av varor/tjänster upp till SEK köparen attesterar och skickar fakturan till kassör för betalning 7 Inköp av varor/tjänster över till SEK Enligt firmateckningsordning (två styrelseledamöter i förening) 8 Vägunderhåll - grus, snöplogning, sladdning Marenv/Södra v Hamnv/ Norrav fr bom t norra stranden Norra v övrig del 9 Kallelse på anslagstavlorna samt via mejl till höst och vårstädning 10 Framtagande av arbetsuppgifter till höst och vårstädning. Underlag lämnas av väg- och gröngruppsansvariga 11 Ordna med mat och dryck på städdagar 12 Drift och underhåll av elektriska infartsbommar 13 Hamnkapten Styrelsens bryggansvarige (båtplatsförteckning, båtkö) Arbetsgrupp för ombyggnad av bryggan 14 Ansvarig för matrikel och mejladresser Håkansson (sammankallande), Djurberg, Grann och Olson Håkansson Olson Grann Hall Hall Olson Djurberg och Johansson Peter Andersson Bäcklund Andersson (smk), Djurberg, Lars Hedbeck Fuglesang 15 Festkommitté Salomonsson samt Åke Norberg, Gulli Moquist och Fredrika Werner 16 Gräsklippning Martin Rudling och Hall samt Ola Karlsson (fotbollsplanen) 17 Projekt slåtter Hall (pjl), Söderlund, Manners 18 Gröngruppsarbete Hall (smk), Djurberg, Grann, Håkansson 19 Nyckelansvarig Grann 20 Ansvarig för boden Anders Olson 21 Ansvarig för hemsidan Bäcklund 22 Projekt Hålla Dyvik öppet /Trädgruppen Söderlund (pjl), Olson, Håkansson, Grann 23 Projekt bastu Grann

9 Bilaga 3 Dyviks Samfällighetsförening Jämförelse utfall mot budget för verksamhetsåret Budget Utfall Avvikelse Sektion 1 Årsavgifter Summa intäkter Vägunderhåll periodiskt Vägunderhåll löpande Snöplogning Avsättning underhållsfond Avlyft vägfond sektion Summa kostnader Sektion 2 Årsavgifter Årsavgifter extra Extra intäkter Summa intäkter Vägunderhåll - löpande Vägunderhåll - periodiskt Snöplogning Grönområdeskostnader Vägbommar Underhållsfond avsättning Avlyft vägfond sektion Övriga omkostnader Summa kostnader Sektion 3 Årsavgifter Avlyft vägfond sektion Summa intäkter Bryggunderhåll brygga gammal Bryggunderhåll brygga nya Avsättning Förnyelsefond Avsättning Underhållsfond Summa kostnader

10 Bilaga 4 1 Dyviks Samfällighet FÖRSLAG TILL VÄGUNDERHÅLLSPLAN Nr karta Åtgärd Bedömd tot kost År År År Anm Sektion 1 Grusning/sladdning 10 Kantskärning 15 Dikning vid vägtrumma Utfört hösten 2011 Dikning vid vägbommen 10 Ospecificerat Summa sektion Sektion 2 Grusning/sladdning - Dyviks Hamnväg 30 Kantskärning, diken - Dyviks Hamnväg 30 Sladdning, kantskärning och grusning, från brevlådorna till norra bommen Sladdning utfört v Kantskärning utfört v , Höja vägbanken utanför fast 1:19 samt dikning utmed fastigheten 1:14. Ev behöver det kompletteras med nytt rör vid nya infarten till fastheten 1:14, samordnas med fastighetsägaren Vid fastigheterna 1:77 och 1:95 behövs det dikas samt Uppfyllning utfört v , 2010 ev.kompletteras med rör över vägen. En viss uppfyllnad av vägen erfordras. Uppfyllning av väg vid 1: Lagning och uppfyllning av asfalt Förstärkning utförd sommaren Backen ner till Södra badviken. Dikning samt installation av två trummor. Flytt av vedupplag för förbättrad sikt, samordnas med fastghetsägaren /Ulf H

11 Bilaga 4 2 Dyviks Samfällighet 2 Dika ur bättre samt nytt dike till vänster om vägen från fast 1:69 ner mot sjön. En samordning med Engqvist stiftelse bör ske när dikningen sker. Ev behövs sprängning Korsning Dyvik Hamnväg/N. Vägen. Byte av rör samt rensning av dike. Byte av rör utfört 36-37, 2010 samt 2011 Dyvik Hamnväg. Uppfyllning med grus ("svackan") 2011 (fint) Utfört v. 35, 2010 Väg mot Norra viken. Grusning av leriga ställen. Utfört v. 35, 2010 (grovt), hösten Uppfyllning med grus, rensning av dike utanför infart till fast 1:24 Nytt dike utanför 1:25 för avledning av vattensamling på vägen 5 5 Ospecificerat Summa Sektion Summa Sektion Uppfyllning utfört v. 35, 2010 Delvis utfört hösten /Ulf H

12 Bilaga 5 Dyviks Samfällighetsförening Förslag till inkomst- och utgiftsstat för Sektion 1 antal avg belopp Årsavgifter Årsavgifter Summa Intäkter Vägunderhåll periodiskt enl plan Vägunderhåll löpande Snöplogning Avsättning underhållsfond Summa kostnader Sektion 2 Årsavgifter Årsavgifter Extraordinär intäkt Avlyft vägfond sektion Summa Intäkter Vägunderhåll periodiskt enl plan Vägunderhåll löpande Snöplogning Grönområdeskostnader Bomförbättringar 0 Övriga omkostnader Avsättning underhållsfond för vägar Summa kostnader Sektion 3 Årsavgifter extradeb 77, Årsavgifter extradeb 9, Båtplatsavgifter brygga Båtplatsavgifter brygga Rampavgifter brygga Båtplatsavgifter brygga Rampnyckelavg 900 Avlyft bryggfond Lyft av lån Summa Intäkter Bryggunderhåll brygga gamla Bryggunderhåll brygga nya Lån - Räntkostnad % Lån - Amortering Avsättning förnyelsefond för bryggor Avsättning underhållsfond Ombyggnad av brygga Summa kostnader Årsavgifterna förfaller till betalning 30 dagar efter emottagande av översänt inbetalningskort, dock senast den 1 november 2012.

13 Bilaga 6 1 Debiteringslängd ordinarie årsmöte 2012 Sekt 1 Sekt Fastighet Ägare Belopp Belopp Dyvik 1:3 Salomonson Björn & Eva Dyvik 1:4 Söderlund Bernt & Iréne Dyvik 1:5 Hellstedt Lennart Dyvik 1:6 Werner Fredrika Dyvik 1:7 Håkansson Ulf & Charlotta Dyvik 1:8 Hedbeck Lars Dyvik 1:9 Thorsell Lars & Kerstin Dyvik 1:10 Önner Ahrenstedt Bianca Dyvik 1:11 Gyllenpalm Marianne Dyvik 1:12 Djurberg Nils & Gun-Britt Dyvik 1:14, 1:15 Mathisson Britt Dyvik 1:19 Tour Marianne & Leif Dyvik 1:20 Orestav Britt-Marie Dyvik 1:21 Johansson Mats & Marita Dyvik 1:22 Eklund Peter & Soili Behm Dyvik 1:24 Wesslén Kjell Dyvik 1:25 Demborg Bengt Dyvik 1:26 Håkansson Ruth-Marie Dyvik 1:27 Enefalk Bertil Dyvik 1:29 Fahlén Peter Dyvik 1:30 Manners Lars & Marianne Dyvik 1:31 Pettersson Evald Dyvik 1:32 Bäcklund Jan & Lisa Dyvik 1:33, 1:92 Linder Patrik Dyvik 1:34 Frånberg Sonja Dyvik 1:35 Bredby Bo Dyvik 1:36 Banger Lise-Lotte Förv dödsbo Dyvik 1:37 Wåhlstedt Owe Dyvik 1:38 Jung Einar & Karin Dyvik 1:39 Hedenström Ulf Dyvik 1:40,1:41, Stiftelsen Olle Engkvist :44, 1:47 Dyvik 1:46 Svedung Dag Dyvik 1:48 Tottie Claes Dyvik 1:61, 1:62, Tucinska Barbara m fl :95 Dyvik 1:63 Moquist Helene & Huss Henrik Dyvik 1:64 Karlsson Ola Dyvik 1:65 Aveberg Viveka Dyvik 1:66 Agerstam Christina & Sören Dyvik 1:67 Olson Anders & Hedlund Olsson Monica Dyvik 1:68 Månsson Anita & Jan-Inge Dyvik 1:69 Lind Rolf Dyvik 1:70 Norberg Åke Dyvik 1:71 Lindvall Ingegärd Dyvik 1:72 Eckerstrand Gunny Dyvik 1:73 Friberg Solveig Dyvik 1:74 Bornesand Jan & Anette Dyvik 1:75 von der Lancken Fredrik Dyvik 1:76 Åkerlund Johan Dyvik 1:77, 1:93 Moquist Gulli Dyvik 1:78 Trzesowski Alfred Dyvik 1:79 Rudling Martin & Ursula

14 Bilaga 6 2 Debiteringslängd ordinarie årsmöte 2012 Dyvik 1:80-1:82, Olsen Lars & Pia :85-1:89 Dyvik 1:83 Hillgren Birgitta & Charles Dyvik 1:84 Hall Lennart Dyvik 1:90 Thermobalans Christersson AB Dyvik 1:91 Fuglesang Lisa Dyvik 1:94 Lindström Lars & Ingegärd Dyvik 1:96, 1:97 Jarkander Lars-Ivar Dyvik 1:98 Bergell Leena Dyvik 1:99 Pettersson Irina Dyvik 1:100 Broman Sten-Åke Dyvik 1:101 Wibjörn Lilian Dyvik 1:102 Sporrong Per-Åke Dyvik 1:103 Bredby Anna-Britt Dyvik 2:1 Andersson Per Dyvik 2:1 Andersson Peter Maren 2:22 Grann Stefan & Pernilla Maren 2:23 Rudling Markus Maren 2:23 Rudling Silfverstolpe Sofia Maren 2:24-25 Wedsberg Jan

15 Fullmakt för ombud Härmed befullmäktigas.. namn (textat) att som ombud företräda mig vid föreningsstämman i Dyviks samfällighetsförening: datum för stämman. ort. datum.. namnteckning fastighet/fastgheter namnförtydligande fotnot: ombud får företräda endast en frånvarande medlem