Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Blad

Transkript

1 Plats och tid Sammanträdesrum Kongsvinger, stadshuset kl Beslutande Ledamöter Claes Pettersson (S), ordförande Aina Wåhlund (S) Jan Wettmark (M) Sten Fransson (S) Margareta Asserwall (S) Margaretha von Wachenfeldt (S), ersättare för Lars-Ove Jansson (S) Lena Kandergård (S) Peter Söderström (S) Gert Raiml (V) Ragnar Mensner (MP) Peter Joensuu (M) Christer Bylund (M) Mona Smedman (C) Per-Olov Ålander (C) Gösta Frödin (FP) Övriga närvarande JanÅke Hermansson, kommundirektör Marika Olsson, sekreterare Harry Eklöf (KD), ej tjänstgörande ersättare Sigbrith Martinsson, ekonomi- och finanschef, Justerare Sten Fransson och Peter Joensuu Justeringens plats och tid Kommunledningsstabens kansli, Arvika den 14 mars 2012 Paragrafer Underskrifter Sekreterare Marika Olsson Ordförande Claes Pettersson Justerare Sten Fransson Peter Joensuu ANSLAG/BEVIS Protokoll är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Arvika kommun, Kommunstyrelsen Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsstabens kansli, Ö:a Esplanaden 5, Arvika Underskrift Marika Olsson

2 KS 51 Dnr KS 2012/ Verksamhetsberättelse 2011 Verksamhetsberättelser för år 2011 avseende Kommunstyrelsens utskott har upprättats och redovisas. Kommunförvaltningens verksamhetsberättelse den 5 mars Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att överlämna verksamhetsberättelser för år 2011 till Kommunfullmäktige.

3 KS 52 Dnr KS 2011/ Motion om trafikförbättring på Palmviksområdet, Christer Bylund (M) Christer Bylund (M) föreslår i en motion att utfarterna från handelsområdet Palmviken mot Fallängsvägen förses med separat markerade högerfiler. Kommunledningsstaben skriver i yttrande att ett planprogram håller på att tas fram för området där trafikfrågan är en viktig del i arbetet. Trafikåtgärder behöver därför avvaktas till dess att planprogrammet är antaget. Christer Bylunds motion den 22 november Kommunfullmäktiges protokoll den 28 november 2011, 202. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 13 januari Kommunledningsutskottets protokoll den 6 februari 2012, 28. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige konstaterar att i arbetet med planprogrammet för handelsområdet i Palmviken kommer in- och utfarter mot Fallängsvägen-Palmviksgatan att ses över. Motionen avslås.

4 KS 53 Dnr KS 2011/ Motion om lokal konst som gåva, Gert Raiml (V) Gert Raiml (V) föreslår i en motion att kommunen undersöker möjligheterna att stödja våra lokala konstnärer och konsthantverkare. Förslagsvis kan en viss konstnär eller konsthantverkare under ett år förse kommunen med konstverk som kan delas ut som presenter alternativt att alla konstnärer eller konsthantverkare tar fram ett konstverk som kommunen kan använda som gåva. Kommunledningsstaben skriver i yttrande att det i kommunens presentförråd finns, förutom produkter från Klässbols Linneväveri, ett varierat utbud av artiklar såsom bland annat profilprylar, böcker av lokala författare och konsthantverk med lokal anknytning. Vid val av produkter görs en bedömning utifrån vad som är en rimlig kostnadsnivå för en gåva dels utifrån lagstiftning dels utifrån verksamheternas önskemål. Gert Raimls motion den 12 december Kommunfullmäktiges protokoll den 12 december 2011, 221. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 24 januari Kommunledningsutskottets protokoll den 6 februari 2012, 29. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige konstaterar att i kommunens presentförråd finns förutom produkter från Klässbols Linneväveri ett varierat utbud av artiklar såsom bland annat profilprylar, böcker av lokala författare och konsthantverk med lokal anknytning. Vid val av produkter görs en bedömning utifrån vad som är en rimlig kostnadsnivå för en gåva, dels utifrån lagstiftningen dels utifrån verksamheternas önskemål. I samband med val av produkter kommer en utökad kontakt med konsthantverkare att genomföras. Motionen anses härmed bifallen.

5 KS 54 Dnr KS 2011/ Motion om att marknadsföra Arvika under Arvika Cup, Christer Bylund (M) Christer Bylund (M) föreslår i en motion att Arvika kommun inför Arvika Cup 2012 anordnar en aktivitet tillsammans med företagare för de ledare som besöker Arvika. Aktiviteten ska syfta till att presentera Arvika som en positiv kommun, värd att investera i. I yttrande föreslår Kommunledningsstaben att staben ges i uppdrag att anordna en aktivitet för att marknadsföra Arvika under Arvika Cup. Aktiviteten ska samordnas med de aktiviteter som Arvika Fotboll anordnar och anpassas till det utrymme i programmet som lämnas av föreningen. Christer Bylunds motion den 22 november Kommunfullmäktiges protokoll den 28 november 2011, 205. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 9 februari Kommunledningsutskottets protokoll den 20 februari 2012, 47. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att anordna en aktivitet för att marknadsföra Arvika under Arvika Cup. Aktiviteten ska samordnas med de aktiviteter som Arvika Fotboll anordnar och anpassas till det utrymme i programmet som lämnas av föreningen. Åtgärden finansieras av verksamhet 227, Marknadsföring. Motionen är därmed bifallen.

6 KS 55 Dnr KS 2011/ Motion om kvalitetssäkring av äldreboenden, Christer Bylund (M) Christer Bylund (M) yrkar i en motion att Arvika kommun möjliggör och kvalitetssäkrar att förekomsten av legionella i duschvatten på alla äldreboenden minimeras och att en handlingsplan i preventivt syfte införs samt att eventuell förekomst redovisas. Verksamheten Vård och omsorg har kontaktat fastighetsägaren som redogör för att det idag görs sporadiska kontroller för att säkerställa att det inte finns risk för legionella. Varje natt körs också temperaturen upp till 70 grader på vissa äldreboenden för att minimera risken och detta system kommer att införas på samtliga äldreboenden i samband med att regleringssystem byts ut. Legionella förekommer endast i stillastående vatten. Fastighetsägaren ska också arbeta fram och införa en rutin som kommer att innebära att regelmässiga kontroller genomförs från våren Kontrollerna kommer att genereras i ett arbetsordersystem där de också blir dokumenterade. Det innebär att verksamheten kan kvalitetssäkra att risken minimeras för att legionella finns i duschvattnet på kommunens äldreboenden och det blir även dokumenterat. En eventuell förekomst kommer att redovisas. Christer Bylunds motion den 22 november Kommunfullmäktiges protokoll den 28 november 2011, 204. Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 9 februari Vård och omsorgs protokoll den 16 februari 2012, 17. forts

7 KS 55 forts Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige anser härmed motionen besvarad med hänvisning till ovanstående beskrivning.

8 KS 56 Dnr KS 2011/ Medborgarförslag om busstationen vid Palmviken I ett medborgarförslag föreslås att busstationen vid Stjärnhallen/Coop på Palmviken görs om till saluhall. Kommunledningsstaben skriver i yttrande att idén är intressant. Det pågår diskussioner med Värmlandstrafik AB om en flyttning av bussgaraget och ICA/Coop utreder möjligheten till en utökning av befintliga butiker. Ett planprogram för området är under framtagande som kan ge en övergripande bild över hur handelsområdet kan utvecklas. Medborgarförslag den 21 november Kommunfullmäktiges protokoll den 28 november 2011, 206. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 13 januari Kommunledningsutskottets protokoll den 6 februari 2012, 30. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige konstaterar att fastigheten har förvärvats i avsikt att kunna utveckla handelsytor och ordna till trafiksituationen i området. Det är inte aktuellt att skapa en saluhall i fastigheten.

9 KS 57 Dnr KS 2011/ Medborgarförslag om att stänga av Styckåsgatan nattetid I ett medborgarförslag föreslås att Styckåsgatan stängs av för trafik nattetid, förslagsvis från klockan I yttrande skriver Kommunledningsstaben att Styckåsgatan är en genomfartsgata och en av huvudgatorna i centralorten. Förslaget om att stänga Styckåsgatan nattetid bedöms inte vara realistiskt. Angående Skolgatan finns inga beslut fattade om att öppna denna vilket skulle kräva en planändring. Medborgarförslag den 7 juni Kommunfullmäktiges protokoll den 27 juni 2011, 99. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 26 januari Kommunledningsutskottets protokoll den 20 februari 2012, 45. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige konstaterar att Styckåsgatan är en genomfartsgata och en av huvudgatorna i centralorten. Förslaget om att stänga Styckåsgatan nattetid är därför omöjligt att genomföra. Frågeställningen måste angripas på något annat sätt. Angående Skolgatan finns inga beslut fattade om att öppna denna vilket skulle kräva en planändring.

10 KS 58 Dnr KS 2011/ Medborgarförslag om rondell vid sjukhuskorsningen I ett medborgarförslag föreslås att en rondell anläggs i korsningen mellan rondellen vid Mc Donald s och rondellen vid Lidl samt att belysningen vid returstationen bakom sjukhuset åtgärdas. I yttrande skriver Kommunledningsstaben att Trafikverket, som är väghållare för den aktuella korsningen, har gjort av- och påkörningsfiler och anser att man i projekteringen av korsningen inte kan ta hänsyn till en sidoväg som Rackstadvägen med en så liten trafikmängd samt att man därför inte ser någon möjlighet till ett rondellbygge. Vad gäller returstationen vid sjukhuset har förpackningsindustrin ansvaret för denna och de har ett avtal med Landstingsfastigheter. Landstingsfastigheter meddelar att de kommer att åtgärda belysningen. Medborgarförslag den 30 november Kommunfullmäktiges protokoll den 12 december 2011, 219. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 30 januari Kommunledningsutskottets protokoll den 20 februari 2012, 46. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige konstaterar att det är Trafikverket som är väghållare för den aktuella korsningen. Trafikverket har gjort av- och påkörningsfiler och menar att man i projekteringen av korsningen inte kan ta hänsyn till en sidoväg som Rackstadvägen med en så liten trafikmängd. Man ser därför ingen möjlighet till ett rondellbygge. Arvika kommun har samma uppfattning om rondell i korsningen som förslagsställaren, men konstaterar att Trafikverket inte delar denna uppfattning. forts

11 KS 58 forts Vad gäller returstationen vid sjukhuset har förpackningsindustrin ansvaret för denna och de har ett avtal med Landstingsfastigheter. Landstingsfastigheter meddelar att de kommer att åtgärda belysningen.

12 KS 59 Dnr KS 2012/ Årsredovisning 2011 Kommunledningsstabens ekonomifunktion har upprättat årsredovisning för Kommunledningsstabens årsredovisning den 29 februari Kommunledningsutskottets protokoll den 5 mars 2012, 58. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar efter hörande av revisorerna att överlämna årsredovisning för 2011 till Kommunfullmäktige.

13 KS 60 Dnr KS 2012/ Reviderad driftbudget för 2012 Sedan Kommunfullmäktige antog den strategiska planen i juni 2011 har förutsättningarna för budget 2012 förändrats. De förändrade förutsättningarna gäller intäkter i form av skatter och statsbidrag. Enligt Kommunfullmäktiges beslut ska över- och underskott i föregående års driftresultat efter särskild prövning föras över till nästkommande år. Efter genomgång föreslås följande poster föras över till driftbudget för Ändamål Belopp Jubileumsstipendium (återstående medel) Upprustning av maskiner m m vid Taserudsgymnasiet Arbetsmarknadsåtgärder Beviljade projektmedel för utvecklingsinsatser Bilpool Totalt Sammantaget innebär resultatöverföringen att budgeterade kostnader för verksamheten minskar med 2 307,8 tkr i förhållande till tidigare fastställd budget. Kommunförvaltningens tjänsteskrivelse den 29 februari Kommunledningsutskottets protokoll den 5 mars 2011, 73. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att 1. Överföra ,8 tkr av 2011 års resultat till 2012 års budget. 2. Fastställa reviderad budget för 2012 i enlighet med kommunförvaltningens förslag.

14 KS 61 Dnr KS 2012/ Reviderad investeringsbudget för 2012 Enligt kommunens planeringsprocess ska förslag till reviderad budget behandlas av Kommunfullmäktige i mars månad. Kommunförvaltningen har utarbetat förslag till reviderad investeringsbudget för Förslaget innebär i allt väsentligt att de anslag som budgeterats till och med 2011 förs över till 2012 års budget. Anslagen avser projekt som ännu inte avslutats. En genomgång har även genomförts av investeringsplanen för Förslaget till investeringsbudget omfattar totalt tkr, varav tkr avser projekt som påbörjats före 2011 års utgång. Investeringarna bedöms kunna finansieras via kommunens rörelsekapital. Kommunförvaltningens tjänsteskrivelse den 29 februari Kommunledningsutskottets protokoll den 5 mars 2012, 59. Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar reviderad investeringsbudget för Investeringarna som uppgår till totalt tkr finansieras via kommunens rörelsekapital.

15 KS 62 Dnr KS 2010/ Kapitalförvaltning och administration av Arvika kommun anknutna stiftelser Kommunstyrelsen beslutade den 17 maj 2010, 102, att kapitalförvaltning och administration av anknutna stiftelser skulle upphandlas. Kommunledningsstaben har tagit in anbud på tjänsten. Kommunförvaltningen föreslår att anbud från Danske Bank AB antas. Vid sammanträde den 13 februari 2012, 30, återremitterade Kommunstyrelsen ärendet för komplettering i form av ett utförligare beslutsunderlag. Kommunledningsutskottets protokoll den 17 maj 2010, 102. Kommunförvaltningens tjänsteskrivelse den 18 januari Kommunledningsutskottets protokoll den 6 februari 2012, 33. Kommunstyrelsens protokoll den 13 februari 2012, 30. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen antar anbud från Danske Bank AB avseende kapitalförvaltning och administration av anknutna stiftelser. Utdrag till Danske Bank AB Ekonomi- och finanschefen

16 KS 63 Dnr KS 2011/ Förslag på åtgärder efter granskning av intern kontroll avseende inköp Revisorerna har genomfört en granskning av kommunens rutiner för inköp i syfte att bedöma den interna kontrollen. I granskningen har framkommit förslag på utveckling inom följande områden: 1. Det bör finnas en uppföljningsrutin för att säkerställa att direktupphandling från en och samma leverantör inte överskrider det fastlagda värdet för direktupphandlingar (idag cirka kr). 2. Avtalsdatabasen bör vara bättre uppdaterad. 3. Det bör finnas ett samlat regelverk för etiska frågor inom kommunen. 4. Det bör finnas bättre rutiner för uppföljning av ramavtalen, dels att de används dels att det köps rätt produkt/tjänst från rätt leverantör. Kommunledningsstaben har upprättat ett förslag på åtgärder rörande ovan nämnda punkter. Revisorernas rapport den 21 december Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 7 februari Kommunledningsutskottets protokoll den 20 februari 2012, 51. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen antar upprättat förslag nedan för att åtgärda punkterna 1-4: 1. Genom att Ekonomifunktionen tar ut en rapport två gånger per år med samlat inköpt värde per leverantör. Denna rapport granskar Inköp och definierar eventuella nya ramavtalsomåden vilka upphandlas. forts

17 KS 63 forts 2 och 4. Kommunledningsstaben utreder förutsättningar och kostnader för införande av ett inköpssystem för att få en kontinuerlig kontroll på kommunens inköp och avrop från ramavtal. I ett sådant program ingår även en avtalsdatabas. (Att tillsätta resurser för att utföra stickprovskontroller skulle innebära en efterkontroll och då har eventuell skada redan skett. Med ett inköpsprogram skulle köp attesteras och konteras innan beställning går till leverantör, vilket skulle innebära att både inköp och beslutsattestanten fick en helt annan kontroll). 3. De befintliga interna Etiska riktlinjerna kompletteras med jäv av Personalfunktionen. För verksamheterna Vård och omsorg och Lärande och stöd finns redan idag utförliga etiska riktlinjer. Utdrag till Kommunrevisionen Bitr kommundirektören Ekonomi- och finanschefen Inköpschefen Personalfunktionen

18 KS 64 Dnr KS 2012/ Ändrad rutin för utbetalning av insynsarvode Insynsarvodet är en lokal överenskommelse för att möjliggöra en större politisk delaktighet för oppositionspartierna. Arvodet avser tid som åtgår utöver den ersättning som är fastställd i bestämmelser om ersättning till politiskt förtroendevalda i Arvika kommun. Arvodet utgår till partier som är representerade i fullmäktige men inte innehar ordförandepost i styrelser och nämnder. Arvodet fördelas proportionellt mellan dessa partier i förhållande till det samlade antal mandat partierna har i fullmäktige. Kommunledningsstaben föreslår en ny rutin för utbetalning av insynsarvodet för att säkerställa en enhetlig och korrekt hantering enligt följande: Insynsarvodet ska utbetalas till person-/er efter det att respektive parti fyllt i och lämnat in blanketten Begäran om insynsarvode. Partierna måste liksom tidigare fatta beslut om att arvodet ska rekvireras och hur det ska fördelas. Partierna ska även inkomma med beslut om utsedd person som är behörig att teckna partiet. Genom underskrift på blanketten av behörig att teckna partiet intygas arvodebeslutets riktighet. Medlen ska rekvireras senast den 10 december för innevarande år. Utbetalning sker genom Personalfunktionen via kommunens lönesystem. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 7 februari Kommunledningsutskottets protokoll den 20 februari 2012, 52. forts

19 KS 64 forts Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen antar upprättat förslag till ny rutin för utbetalning av insynsarvode. Utdrag till Berörda partier Personalfunktionen

20 KS 65 Dnr KS 2011/ Försäljning av fastigheten Ögontrösten 1 i Arvika Arvikaförsamlingen av Jehovas vittnen har inkommit med en önskan om att köpa tomten Ögontrösten 1 på Prästängen i Arvika. Församlingen planerar att bygga en gudstjänstlokal i enplan med tillhörande parkeringsplatser. Den fastighet som församlingen äger idag har man för avsikt att sälja. Ett förslag till köpekontrakt har tagits fram som innebär att tomten säljs för ett av kommunen redan fastställt pris till kronor. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 23 januari Kommunledningsutskottets protokoll den 6 februari 2012, 31. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. Godkänna upprättat köpekontrakt för försäljningen av fastigheten Ögontrösten 1 till Arvikaförsamlingen Jehovas vittnen för en köpeskilling om kronor. 2. Uppdra till Kommunstyrelsens ordförande Claes Pettersson och mark- och exploateringsingenjören att underteckna köpehandlingarna. Utdrag till Planeringschefen Mark- och exploateringsingenjören

21 KS 66 Dnr KS 2012/ Redovisning av föreningsbidrag, studieförbundsbidrag, marknadsmedel samt jubileumsbidrag utbetalda genom Föreningsservice under 2011 Föreningsservice har sammanställt ett dokument som redovisar de under 2011, till föreningar och studieförbund, utbetalda föreningsoch studieförbundsbidragen, marknadsmedel samt jubileumsbidrag. I sammanställningen redovisas samtliga föreningsbidrag, både de som beslutats av Kommunledningsutskottet och de som handlagts enligt delegeringsordning. Redovisning av medlemsstatistiken visar fördelningen mellan flickor/kvinnor och pojkar/män. Bland aktiva ungdomar i åldern 10-2 år är det 46 % flickor och 54 % pojkar och när totalsumman räknas är det 46,5 % flickor/kvinnor och 53,5 % pojkar/män. Redovisningen överlämnas till Kommunstyrelsen för kännedom. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 18 januari Kommunledningsutskottets protokoll den 6 februari 2012, 36. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen tar del av redovisningen och lägger den med godkännande till handlingarna. Utdrag till Utvecklingschefen Föreningskonsulenten

22 KS 67 Dnr KS 2011/ Översyn av Vård och omsorgs säljverksamheter t blev återremitterat för ytterligare utredning vid Kommunstyrelsens sammanträde den 16 januari 2012, 8. Vård och omsorg bedriver säljverksamheter i form av café- och kioskverksamhet samt lunchservering. Enligt konkurrenslagen får kommunen inte bedriva sådan verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. Undantag kan göras om det inte finns privata initiativ eller om det finns en hög grad av samproduktionsfördelar eller om det är tillfälligt eller försvarbart ur allmän synpunkt. Utskottet Vård och omsorg initierade ärendet i samband med översyn och anpassning av budget hösten Vård och omsorg har säljverksamheter i form av café, kiosk eller lunchservering på Smedberg, Korpralen, Café Vågen, Café Verkstan och restaurang Lindén. Vård och omsorg skriver i yttrande att lunchservering bedrivs på Korpralen, Smedberg, Café Verkstan och Linden i Glava. Korpralen och Smedberg skulle kunna undantas utifrån att de är äldreboenden, men på Smedberg sker även servering till allmänheten. Café Verkstan kan ifrågasättas utifrån konkurrenslagen eftersom lunchservering sker till allmänheten. Linden i Glava skulle kunna undantas om det inte finns privata initiativ. Prissättningen vid försäljning ska enligt kommunallagen vara utifrån kommunens självkostnad. På Smedberg är portionskostnaden hög eftersom det även bedrivs kiosk och caféverksamhet. Lunchpriset hamnar inför 2012 på 99 kronor/portion exklusive hyreskostnad. forts

23 KS 67 forts Ett genomsnittligt lunchpris utifrån kommunens självkostnad för Smedberg och Lindén hamnar på 85 kronor exklusive hyra. Idag är priset 54 kronor, vilket skulle innebära en kraftig höjning av priset. Vård och omsorg föreslår att lunchpriset från den 1 maj 2012 blir detsamma som på Café Verkstan för lunchgäster som inte bor på Smedberg. Caféverksamheten har få gäster om man bortser från övriga kulturella aktiviteter som sker via Dagcentralen, det vill säga cirka 4-5 på förmiddagen och något fler på eftermiddagen. Caféverksamheten är en viktig social verksamhet för de boende som vill dricka sitt kaffe tillsammans med andra, men för att bedriva den krävs en personalbemanning motsvarar en ökad kostnad på 22 kronor för varje lunchportion, vilket innebär en ökad kostnad för Vård och omsorg på 500 tkr. Vård och omsorg föreslår att caféverksamheten kan ersättas med kaffe- och brödautomat som Daglig verksamhet inom LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) kan ansvara för på vardagar. I tillägg kan Daglig verksamhet de flesta vardagar ta på sig uppdraget att ordna alternativ servering i form av termosar med kaffe och bröd till självkostnadspris. Övriga dagar kan personalen i matsalen ordna kaffe på termos och bröd till självkostnadspris. Smedberg är utifrån perspektivet att det förekommer underhållning och andra kulturella aktiviteter välbesökt. Under år 2011 har Dagcentralen haft ett stort antal underhållningstillfällen närmare bestämt 62 stycken. Antalet besökande uppskattas ligga runt personer. Om man räknar in de som står för underhållningen och de frivilliga som ansvarar för att servera kaffe och bröd vid dessa tillfällen blir det runt kaffegäster under året. Det blir i genomsnitt cirka 60 besökande vid varje underhållningstillfälle och det är ej möjligt att de ska kunna köpa sitt kaffe i automat och brödet i en brödautomat. Arvika kommuns syfte och målsättning med dagcentralens olika arrangemang i dagcentralen är att medverka till social gemenskap, bryta isolering och ensamhet för kommunens äldre och att de ska kunna mötas på en mötesplats. En viktig del i samband med aktiviteterna av olika art är att få köpa kaffe och en god kaka. forts

24 KS 67 forts Vård och omsorg föreslår att det vid dessa underhållningstillfällen ges möjlighet att beställa kaffe från Kostservice och att Daglig verksamhet inom LSS får i uppdrag att baka bröd. Nöjeskommittén (frivilligverksamheten) bestående av åtta damer med hög medelålder som har medverkat aktivt för att göra kaffeservering vid borden möjlig är också en viktig del och den insats de ställer upp med är värdefull. Dagcentralen bedriver också ett antal studiecirklar tillsammans med studieförbundet Vuxenskolan. Under år 2011 har det varit sju stycken och de är igång tolv veckor respektive vår och höst. Cirkeldeltagarna har köpt sitt kaffe och bröd i nuvarande café och cirklarna bidrar till att det blir liv och rörelse i dagcentralen. Cirklarna bedrivs måndag - torsdag både förmiddag samt eftermiddag och det har under år 2011 varit i genomsnitt 50 deltagare/vecka. Vård och omsorg föreslår att det ges möjlighet för cirkeldeltagarna att nyttja det gemensamma köks- och mötesrummet för att brygga kaffe, använda porslin och diska. Utöver ovan beskrivna aktiviteter bedriver Synskadades riksförbund läsecirklar och bingo. De har beställt kaffe och bröd via nuvarande café. Det är också bingo ytterligare 20 veckor under året för de boende på Smedberg som två herrar från frivillig-verksamheten ansvarar för. Till denna aktivitet har kaffe och bröd också beställts från nuvarande café. Vård och omsorg föreslår att det fortsatt ska vara möjligt att beställa kaffe och bröd till dessa aktiviteter, men då via Daglig verksamhet Café Verkstan. Kioskverksamheten säljer framför allt mjölk och bröd. Vård och omsorg föreslår att verksamheten fortsätter med ett begränsat utbud och begränsat öppethållande. Verksamheten kan också ersättas genom biståndsbedömd insats i form av varuhemhandling. Vård och omsorg föreslår enligt ovan beskrivning att Smedbergs matsal ska ha samma serveringsnivå som Korpralens matsal vilket innebär i praktiken att caféverksamheten stängs och kioskverksamheten begränsas. forts

25 KS 67 forts Dagcentralens verksamhet i form av underhållning ska ges möjlighet att beställa kaffe och bröd via Kostservice. Övriga aktiviteter får antingen möjlighet att nyttja det gemensamma köks- och mötesrummet för bryggning av kaffe alternativt möjlighet att beställa kaffe och bröd via café Verkstan. Restaurang Lindén har 3-5 gäster som regelbundet äter i matsalen. Antalet gäster kan variera mellan 3-20, vilket innebär att det nästan dagligen kasseras mycket mat. I Glava finns det som alternativ en pizzeria. Möjligen kan en stängning av Lindén stimulera till fler privata alternativ. Vård och omsorg föreslår att restaurangen fortsatt hålls öppen för gäster som i förväg beställer lunchportioner. Prissättning ska enligt kommunallagen vara utifrån kommunens självkostnadspris. Genomsnittspriset för en lunchportion på Smedberg och Lindén är 85 kronor exklusive hyra. Ett lunchpris motsvarande detta innebär troligen att det inte blir några lunchgäster. Vård och omsorg föreslår istället att priset justeras successivt och från den 1 maj 2012 höjs priset till samma som Café Verkstan. Café Vågen kan bibehållas om man ser på verksamheten utifrån perspektivet osund konkurrens, eftersom det är beläget i ett äldreboende. Verksamheten drivs idag via Daglig verksamhet inom LSS. Idag är inte prissättningen utifrån kommunens självkostnad. Priserna behöver höjas med 100 % och då är lönekostnad för arbetshandledare borträknad. Försäljningen har minskat under år 2011 och är i praktiken halverad. En höjning av priserna skulle troligen innebära att försäljningen minskar ytterligare, vilket kan innebära att det blir svårt att bedriva en meningsfull verksamhet. Det är också svårt att ha ett bra utbud i försäljningen eftersom antalet gäster varierar, dagskassan ligger mellan kr. Brukarna och arbetshandledare inom Daglig verksamhet som blir berörda om verksamheten upphör kan erbjudas alternativa arbetsuppgifter i samma byggnad och arbetsgruppen kan därför bli intakt. Vård och omsorg föreslår att Café Vågen stängs och att kaffe- och brödautomater införskaffas, vilka Daglig verksamhet skulle kunna ansvara för. forts

26 KS 67 forts Kaffe- och brödautomater innebär också att det blir en ökad tillgänglighet för gäster, det vill säga dygnet runt alla dagar. Café Verkstan drivs av Daglig verksamhet inom LSS. Verksamhetens lunchservering strider mot konkurrenslagen utifrån perspektivet att den riktar sig mot allmänheten. Utifrån perspektivet att det är en bra verksamhet för brukare inom Daglig verksamhet kan den vara försvarbar från en allmän synpunkt. Om lunchserveringen upphör behöver en arbetshandledare och tre brukare alternativa arbetsuppgifter. Brukarna vill laga mat och alternativ arbetsuppgift ska därför vara inom annan matservering. Matsalen är en social träffpunkt för dem som arbetar på Verkstan. Caféet skulle kunna erbjuda frysta matportioner som ett alternativ till personal i huset. I genomsnitt är det dagligen 23 lunchgäster. Självkostnaden för en lunchportion 2012 innebär en höjning med 13 % exklusive lönekostnad för arbetshandledare samt moms, vilket i praktiken innebär oförändrat pris eftersom restaurangmomsen är sänkt med 12 %. Café- och kioskverksamheten undantas från konkurrenslagen då den är belägen inom en personaltät verksamhet. Prissättning av utbud bör ske i samverkan med stadshusets cafeteria. Vård och omsorg förslår att lunchserveringen bibehålls tills alternativa arbetsuppgifter inom Daglig verksamhet kan erbjudas. En annan möjlighet är att hela verksamheten läggs ut på entreprenad under förutsättning att Daglig verksamhet har kvar nuvarande arbetsuppgifter. Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 5 december Vård och omsorgs protokoll den 15 december 2011, 82. Kommunstyrelsen protokoll den 16 januari 2012, 8. Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 10 februari Vård och omsorgs protokoll den 16 februari 2012, 15. forts

27 KS 67 forts Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen antar förslag och beslutar att Smedbergs caféverksamhet ersätts enligt ovan beskrivna alternativ. Kioskverksamheten får ett begränsat utbud och öppethållande. Externa matgäster som inte bor på äldreboendet betalar 65 kronor för lunchen från och med den 1 maj 2012 och därefter sker en årlig successiv justering upp till kommunens genomsnittliga självkostnadspris. 2. Kommunstyrelsen antar förslag och tar beslut om att ha restaurang Lindén kvar med förbeställda matportioner till ett pris av 65 kronor från och med den 1 maj 2012 och därefter sker en årlig successiv justering upp till kommunens genomsnittliga självkostnadspris. 3. Kommunstyrelsen antar förslag och tar beslut om att stänga Café Vågen eftersom det finns möjlighet till alternativa arbetsuppgifter för brukare inom Daglig verksamhet. Caféverksamheten ersätts med kaffe- och brödautomat. 4. Kommunstyrelsen antar förslag och tar beslut om att lunchserveringen blir kvar på Café Verkstan. Utdrag till Verksamhetschefen Vård och omsorg Avdelningschefer Vård och omsorg

28 KS 68 Dnr KS 2011/ Biståndsbedömning inom Vård och omsorg, revisionsrapport Revisorerna har genomfört en granskning av hur processen gällande utredning, bedömning och beslut samt överförande av verkställighet genomförs avseende biståndsinsatser för äldre enligt socialtjänstlagen. Granskningen visar utifrån en översiktlig nyckeltalsjämförelse över kommunens vård- och omsorgsverksamhet för äldre att kommunen inte har en struktur av sin befolkning som motiverar högre kostnader för den samlade äldreomsorgen. Jämförelserna visar att kommunen har högre kostnader och då främst inom hemtjänstverksamheten. Granskningen visar också att det finns behov av utveckling och förbättring inom flera områden för att Kommunstyrelsen ska få bättre kontroll över resursåtgången inom verksamheten, men även för att säkra kvalitén för den enskilde. Nedan beskrivs svar på områden som revisionen särskilt lyft fram. Utifrån området ekonomistyrning, uppföljning och kontroll har verksamheten redan fått i uppdrag att se över nuvarande resursfördelningssystem och planeringen är att det blir en övergång till att ersätta den tid som utförts hos brukaren istället för nuvarande schabloner utifrån beviljade insatser. IT-system finns redan och utvecklas, men den tekniska delen i form av mobiltelefoner som klarar att mäta utförd tid har hittills inte fungerat enligt planerna. Kommunstyrelsen bör dessutom säkerställa att det sker regelbundna uppföljningar av beslutade insatser. Detta för att säkerställa såväl kvalitén för den enskilde samt för utvecklingen av verksamheten ur ett kostnadsperspektiv. forts

29 KS 68 forts Utifrån området utredning och bedömning, planering och genomförande av individuella insatser har verksamheten påbörjat kvalitetsarbetet. Kommunstyrelsen bör fastställa kvalitetsmål som tydliggör kraven på handläggningsprocessen från ansökan till beslut och uppföljning. Dessutom säkerställa att det sker en individuell planering av insatserna såväl inom ordinärt boende som särskilt boende. Alla biståndsbedömda beslut ska vara tidsbegränsade och uppföljning ska ske med den enskilde brukaren minst en gång varje år. Korta tidsbegränsade beslut krävs då man kan se ett successivt minskat behov hos den enskilde. I besluten ska det också vara en individuell planering där syftet framgår och målsättning med varje insats. Inom verkställigheten sker ett arbete med att förbättra kvalitén på genomförandeplanerna och den interna dokumentationsgranskningen kommer att ha fokus på detta arbete. En rutinbeskrivning har tagits fram för att förtydliga ansvar och roller vid inflyttning till särskilt boende. Verksamheten ska utforma och säkerställa tydligare rutiner för myndighetsutövning och biståndshandläggning ur ett rättssäkerhetsperspektiv. Kommunrevisionens rapport den 22 december Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 9 februari Vård och omsorgs protokoll den 16 februari 2012, 16. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen antar upprättat förslag till förbättringar gällande biståndsbedömning inom Vård och omsorg och därmed svar på revisionsrapporten. Utdrag till Kommunrevisionen Verksamhetschefen Vård och omsorg Avdelningschefer Vård och omsorg

30 KS 69 Dnr KS 2012/ Projekt kostnadseffektiv och rättssäker biståndsbedömning t utgår.

31 KS 70 Dnr KS 2011/ Kostpolicy för förskola och skola I Arvika kommun serveras cirka måltider per dag. Skolan har här en möjlighet att på ett positivt och naturligt sätt främja bra matvanor hos barn och ungdomar. Det finns ett behov av ett förankrat program och en enhetlig syn när det gäller mat inom förskolan och skolan. Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 1 februari Lärande och stöds protokoll den 23 februari 2011, 29. Lärande och stöds tjänsteskrivelse den 28 september Lärande och stöds protokoll den 19 oktober 2011, 126. Kommunstyrelsens protokoll den 14 november 2011, 257. Lärande och stöds tjänsteskrivelse den 19 januari Lärande och stöds protokoll den 8 februari 2012, 31. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen godkänner upprättat förslag till kostpolicy för förskola och skola. Utdrag till Verksamhetschefen Lärande och stöd

32 KS 71 Dnr KS 2010/ Intern kontroll fordon uppföljande granskning Arvika kommuns bilpool leds och administreras via Arbetsmarknadsenheten (AME) inom avdelning Försörjning och lärande. I revisionsgranskning har det framkommit ett behov av ett kommunövergripande policydokument som fastställs i Kommunfullmäktige och att de kontrollrutiner som införts ska ingå i den interna kontrollen och att regelbunden återrapportering ska ske till Kommunstyrelsen. Kommunrevisorernas rapport den 21 december Lärande och stöds tjänsteskrivelse den 23 januari Lärande och stöds protokoll den 8 februari 2012, 32. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att Lärande och stöds plan för intern kontroll kompletteras med rutiner för bilpoolens administration och att uppföljning sker vid verksamhetsuppföljning. Utdrag till Kommunrevisionen Verksamhetschefen Lärande och stöd Avdelningschef Lärande och stöd

33 KS 72 Dnr KS 2011/ Granskning avseende barn i behov av särskilt stöd inom grundskolan, revisionsrapport Revisorerna i Arvika kommun har genomfört en granskning av kommunens arbete med elever i behov av särskilt stöd. Granskningen visar att Arvika kommuns grundskolor arbetar i enlighet med de krav som lagstiftningen ställer. Rapportern pekar på två utvecklingsområden som handlar om tillvägagångssätt i arbetet med elever i behov av stöd och där metodval skulle kunna ge underlag till en kostnadsjämförelse. Arvika kommun har särskilt avdelade resurser för barn och elever i behov av särskilt stöd. Verksamheter såsom särskilda resursgrupper för elever finns både för elever i de lägre åldrarna och för elever i högstadieåldern. En del av stödet ges i form av en till en-undervisning eller i form av socialt stöd. Kommunrevisorernas rapport den 22 december Lärande och stöds tjänsteskrivelse den 23 januari Lärande och stöds protokoll den 8 februari 2012, 33. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att grundskolan följer upp och redovisar hur budgeten för särskilt stöd används redovisat per skola och där metoder framgår samt att rapportering sker vid verksamhetsuppföljning. Utdrag till Kommunrevisionen Verksamhetschefen Lärande och stöd För- och grundskolechefen

34 KS 73 Dnr KS 2012/ Förslag till dokumenthanteringsplan för grundskolan Kommunens arkivvård regleras i arkivlagen (1990:782) samt arkivförordningen (1991:446). Enligt kommunens arkivreglemente ska Kommunstyrelsen upprätta dokumenthanteringsplaner som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras. Planen anger vilka handlingar som förekommer inom myndigheten och tar bland annat upp om handlingarna ska bevaras eller gallras. Gallringsfrister anger när handling kan gallras. De planer för skolverksamheten som finns sedan tidigare tillkom under mitten av 1980-talet och är således föråldrade. Ett förslag på revidering har upprättats angående den plan som tidigare har funnits för grundskolan. Planen ska godkännas och antas av Kommunstyrelsen innan den kan användas inom verksamheten. Lärande och stöds tjänsteskrivelse den 30 januari Lärande och stöds protokoll den 8 februari 2012, 34. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen antar upprättat förslag till dokumenthanteringsplan för grundskolan. Utdrag till Verksamhetschefen Lärande och stöd För- och grundskolechefen

35 KS 74 Dnr KS 2012/ Inackorderingstillägg läsåret 2012/2013 Arvika kommun ska årligen fastställa inackorderingstillägg för kommande läsår. Enligt skollagen får man som lägst ge 1/30 av prisbasbeloppet (1968:381). Basbeloppet 2012 är bestämt till kronor. Inackorderingstillägget föreslås bli kronor/månad för läsåret 2012/2013. Lärande och stöds tjänsteskrivelse den 14 februari Lärande och stöds protokoll den 22 februari 2012, 43. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen fastställer inackorderingstillägg på kronor/månad för läsåret 2012/2013. Utdrag till Verksamhetschefen Lärande och stöd Gymnasiechefen

36 KS 75 Dnr KS 2011/ Förslag till utdelning, Stiftelsen Schröderska släktfonden Kommunstyrelsen beslutade den 14 februari 2011, 47, om att till Kammarkollegiet ansöka om permutation avseende stiftelsen Schröderska släktfonden. Kammarkollegiet beviljade ansökan den 1 september 2011 och möjliggjorde därmed att stiftelsens kapital är tillgängligt för utdelning till studerande i syfte att främja deras studier. Företrädesrätt för utdelning av medel tillkommer: A. Ättlingar till den nämnda Schröderska ättleden B. Sökande från Arvika stad och socken C. Sökande från Jösse härad D. Sökande från övriga delar av västra Värmland E. Sökande från övriga Värmland Med anledning av ovanstående annonserades i lokalpressen efter sökande enligt punkt A. De sökande ombads inkomma med uppgift om hur medlen skulle användas för att främja deras studier. Det kan konstateras att det till stiftelsen har inkommit tre ansökningar inom utsatt ansökningstid som uppfyller kraven. Samtliga sökande har bestyrkt sina studier och släktskap med den Schröderska ättleden. Stiftelsens kapital uppgår till kr. Kommunledningsstabens förslag är att kapitalet delas ut till de sökande med en tredjedel var efter avdrag för administrationskostnader samt att beslutet är förenat med villkor om att medlen rekvireras med en fjärdedel terminsvis under förutsättning att studierna fortsatt kan styrkas. Det är de sökandes ansvar att inkomma med bestyrkta studier. Detta beslut skulle innebära att stiftelsens kapital förbrukas i enlighet med stiftelsens syfte men också i enlighet med ett för stiftelsens ursprungliga ändamål närliggande syfte. forts

37 KS 75 forts Efter ansökningstidens utgång, som var den 16 december 2011, inkom en ansökan den 22 februari Även denne sökande har bestyrkt släktskap med den Schröderska ättleden och studier. Ansökan överlämnas till Kommunstyrelsen för ställningstagande då ansökan inte inkom inom utsatt ansökningstid. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 13 februari Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse den 29 februari Yrkande Gert Raiml (V) yrkar på att annonsering efter sökande även bör ske i rikspressen innan beslut om utdelning fattas. Ordföranden yrkar på bifall till förvaltningens förslag samt avslag på ansökan den 22 februari 2012 med hänvisning till att ansökan inte inkom inom utsatt ansökningstid. Annonsering efter sökande i lokalpressen bedöms som tillräcklig. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på yrkandena och finner att Kommunstyrelsen bifaller ordförandens förslag. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beviljar medel ur stiftelsen Schröderska släktfonden enligt följande fördelning: Tre sökande beviljas en tredjedel var av stiftelsens kapital efter avdrag för administrationskostnader. forts

38 KS 75 forts Medlen rekvireras med en fjärdedel terminsvis under förutsättning att studier fortsatt kan styrkas. Det är de sökandes ansvar att inkomma med bestyrkta studier. Om inte de beviljade medlen har rekvirerats senast den 1 januari 2014 upphör beslutet att gälla. Ansökan den 22 februari 2012 avslås med hänvisning till att ansökan inte inkom inom utsatt ansökningstid. Annonsering efter sökande i lokalpressen bedöms som tillräcklig. Utdrag till Sökandena Ekonomifunktionen Utredningssekreterare

39 KS 76 Dnr KS 2012/ Val av ombud till bolagsstämma i Arvika Stadshus AB Arvika Stadshus AB kallar till bolagsstämma den 26 mars Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen utser Margareta Asserwall (S) som ordinarie ombud vid stämman med Gösta Frödin (FP) som ersättare. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunens ombud vid stämman att: a) godkänna förvaltningsberättelsen och fastställa balansräkningen per den 31 december 2011, b) bevilja styrelsen och verkställande direktören ansvarsfrihet för den tid revisionen omfattar, c) besluta om disposition av bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen, d) besluta att årsarvode till ordföranden och styrelsens ledamöter ska utgå enligt kommunens grunder för årsarvoden till förtroendevald samt sammanträdesersättningen enligt kommunens grunder för ersättning för förtroendevalda för deltagande i sammanträden, förrättningar m.m. ska utgå till ordföranden, styrelsens ledamöter samt lekmannarevisor, e) besluta att arvode till auktoriserad revisor ska utgå enligt räkning, f) konfirmera Kommunfullmäktiges beslut om styrelseledamöter och ersättare, g) till revisorer utse Sven-Bertil Ryman med Johan Eklund som ersättare. Utdrag till Margareta Asserwall Gösta Frödin Sven-Bertil Ryman Johan Eklund Arvika Stadshus AB

40 KS 77 Dnr KS 2012/ Anmälan av delegeringsbeslut Kommunstyrelsen har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av Kommunstyrelsen antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till Kommunstyrelsen. Redovisningen innebär inte att Kommunstyrelsen får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det Kommunstyrelsen fritt att återkalla lämnad delegering. Delegeringsbeslut enligt förteckning till och med den 12 mars Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen godkänner redovisning av delegeringsbeslut.

41 KS 78 Dnr KS 2012/ Anmälningsärenden Kommunstyrelsens beslut Listan den 12 mars 2012 över anmälningsärenden läggs med godkännande till handlingarna.

42 KS 79 Dnr KS 2011/ Val av ombud till bolagsstämma i EkoVäst Invest AB Kommunstyrelsen har att utse ombud till bolagsstämma i EkoVäst Invest AB den 15 mars Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen utser Claes Pettersson (S) till ombud till bolagsstämma i EkoVäst Invest AB den 15 mars Utdrag till Claes Pettersson