PROTOKOLL. Styrelsemöte, Sektionen för Industriell Ekonomi

Transkript

1 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Styrelsemöte PROTOKOLL Styrelsemöte, Sektionen för Industriell Ekonomi Tid: , kl Plats: Elsas sommarhus, Båstad Kallade: Styrelsen samt ständigt adjungerade Närvarande: Elsa Wallgren (Ordförande), Oscar Walde (Vice Ordförande), August Asplund (Administrativt ansvarig), Lovisa Dimberg (Kassör), Noah Hansson (Utbildningsansvarig), Gustav Karlbom (Kommunikationsansvarig), Kajsa Jernetz (Socialt ansvarig), Clara Swanbeck (Eventansvarig), Oscar Bengtsson (Ansvarig för Extern kontakt) Ärenden: 1. Mötet öppnas 2. Val av mötesordförande a. Elsa Wallgren väljs till mötesordförande 3. Val av mötessekreterare a. August Asplund väljs till mötessekreterare 4. Val av justerare a. Oscar Walde väljs till mötesjusterare 5. Godkännande av dagordning och mötets utlysande a. Delegera rätt till Clara Swanbeck att stå som firmatecknare vid ansökningar om tillstånd läggs till som ärende Föregående mötesprotokoll a. Musikhjälpen hade avslutning och vi lyckades samla in kronor b. En ny bilansvarig i form av Victor Willners valdes c. Två nya tandemgeneraler valdes i form av Gustav Sjöblom och Sebastian Åberg d. En ansvarig för Her Tech-Future valdes i form av Andrea Häger 7. Kåren rapporterar a. Ingen representant närvarande 8. Grupper rapporterar a. Socialt i. Har haft en lyckad överlämning Sida 1 av 4

2 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Styrelsemöte b. Event i. Har haft överlämning och gått C-cert i veckan ii. Bestämt datum för ett första möte med eventstyr c. Extern kontakt i. Tillsatt en vice ordförande i form av Adam Jäderqvist ii. Planerar möte med alla ordföranden i Extern kontakt d. Kommunikation i. Försökt uppdatera INKAs hemsida ii. Haft möte med alla ordförande i kommunikationsbenet e. Utbildning i. Utbildningsbenet har haft jullov 9. Ekonomi a. Kassören rapporterar i. Undersöker ett avtal med Fokus som ingen verkar känna till ii. Ska äska till PLI inför terminen 10. Godkännande av interna styrdokument Vad? Tidigare styrelser har arbetat utifrån interna styrdokument, något vi ämnar att fortsätta med under kommande termin. Dessa bör klubbas igenom på ett styrelsemöte. a. Riktlinje för uthyrning (Bilaga 1) i. Diskussion 1. Riktlinjen lades till i höstas 2. Det står ingen tidsram för hur länge man får hyra inventarierna 3. Det är upp till personen som hyr ut att bestämma hur lång tid saker får lånas ut men det är värt att lägga till för att undvika missförstånd ii. Beslut 1. Handlingen återremitteras till nästa styrelesemöte b. Prislista för uthyrning (Bilaga 2) i. Diskussion 1. Priserna ser bra ut ii. Beslut 1. Handlingen godkänns c. Äskningsprocessen (Bilaga 3) i. Beslut 1. Handlingen godkänns d. Avtal med innestående förmåner (Bilaga 4) i. Diskussion 1. Detta gäller främst Extern kontakt men finns med i våra interna styrdokument eftersom att EK inte har samma rutiner för att administrera interna styrdokument ii. Beslut 1. Handlingen godkänns Sida 2 av 4

3 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Styrelsemöte e. Beslut som fattas på officiella möten (Bilaga 5) i. Diskussion 1. Den bör skrivas om till standardformat och inte ha datum i rubriken ii. Beslut 1. Handlingen godkänns med redaktionella ändringar f. Delegationsordning ekonomi (Bilaga 6) i. Beslut 1. Handlingen godkänns g. Egenkontroll ljudnivåer (Bilaga 7) i. Diskussion 1. Det är eventansvarig som är ansvarig för att ljudkontrollerna sköts 2. Det gäller främst Skidfesten och utomhusevent under nollningen ii. Beslut 1. Handlingen godkänns h. Rutiner för att minskat bortfall vid lunchföreläsningar (Bilaga 8) i. Beslut 1. Handlingen godkänns i. Tack av sektionsaktiva (Bilaga 9) i. Diskussion 1. Innovation är fortfarande kvar under Utbildning och bör flyttas till Extern kontakt 2. Vid innehavande av flera poster får medlemmen glädjepengar för varje post att använda till olika aktiviteter ii. Beslut 1. Handlingen godkänns med redaktionella ändringar j. Riktlinjer för hantering av personuppgifter (Bilaga 10) i. Beslut 1. Handlingen godkänns k. Riktlinjer för I-konferens (Bilaga 11) i. Diskussion 1. Riktlinjen är samma för alla lärosäten och är aningen ouppdaterad 2. Vi kan inte själva uppdatera riktlinjen, det måste göras i samarbete med I-Sverige 3. Den bör tas upp med de andra lärosätena för att verklighetsförankra den ii. Beslut 1. Handlingen godkänns l. Regler för Sektionsbilen (Bilaga 12) i. Diskussion 1. Bör skrivas om så att rätt bilansvarig står i riktlinjen 2. Kassör jobbar på att fixa ett tankkort så snabbt som möjligt men det läggs till när det är fixat ii. Beslut 1. Handlingen godkänns med redaktionella ändringar Sida 3 av 4

4 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Styrelsemöte Val av ESTIEM Local Responsible a. Information i. InUtI har diskuterat internt vem det är som ska vara ansvarig. Innan jul föreslogs Terese Hilmersson men hon blev phøs och nu har InUtI föreslagit Filippa Ramberg. b. Förslag i. Filippa Ramberg c. Beslut i. Förslaget godkänns 12. Delegera rätt till Clara Swanbeck att stå som firmatecknare vid ansökningar om tillstånd a. Vad? För att underlätta för eventansvarig att söka tillstånd önskar hon att få tillåtelse att stå som firmatecknare vid ansökningar om tillstånd. b. Beslut i. Clara Swanbeck får rättigheter att agera firmatecknare vid ansökningar om tillstånd 13. Övrigt a. Elsa och Oscar ska ha möte med programledningen inför jubileumet på tisdag 14. Kommande möten a. Nästa Styrelsemöte: TBD b. Kvällsmöte: TBD 15. Mötet avslutas August Asplund Mötessekreterare Oscar Walde Mötesjusterare Sida 4 av 4

5 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Riktlinje för: Uthyrning VT18 Riktlinje för Uthyrning Syfte Syftet med att hyra ut sektionens inventarier är att underlätta för sektionens medlemmar, andra sektioner och kåren, inte att skapa en inkomstkälla för sektionen. Syftet är också att göra det smidigt och tydligt för uthyrningen av sektionens inventarier. Så här hyr du Hyrestagaren kontaktar personen som står angiven för inventariet i Prislistan för uthyrningen. Därefter fyller du i mall för utlåning, en blankett som finns i Styrelserummet. Den ska fyllas i innan uthyrning och skrivas under av en styrelsemedlem. Den ska sedan kvitteras efter att inventarien lämnats tillbaka och åter signeras av en styrelsemedlem. Fördelaktigen bör hyrestagaren ta kontakt med den som är ansvarig för inventariet 2 veckor i förväg. Det beror på att sektionens verksamhet ska prioriteras. Tänk därför på att inventarien som ska hyras inte ska nyttjas under något sektionsevenemang samma tid. Ansvarig Den post som ansvarar för inventarien, se Prislista för uthyrning. Vem ska få hyra? Sektioner inom TLTH, Teknologkåren centralt, privata sektionsmedlemmar och utskott på I-sektionen. Detta förutsätter att andra kontrakt inte har upprättats av sektionen. Vem betalar? Sektioner inom TLTH, Teknologkåren centralt, privata medlemmar på Sektionen för Industriell ekonomi betalar enligt prislista. Sektionen för Maskinteknik lånar inventarier utan kostnad till sektionsevenemang och betalar endast för förbrukningsvaror. Detta för att upprätthålla vårt nära samarbete samt under förutsättning att vi tillåts låna inventarier av M-sektionen med samma villkor. Utskott inom Sektionen för Industriell Ekonomi lånar inventarier utan kostnad och betalar endast för förbrukningsvaror.

6 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Riktlinje för: Uthyrning VT18 Prislista för Uthyrning Hyrestagaren kontaktar sin kontaktperson som står angiven i Prislistan för uthyrning. Därefter fyller du i Mall för utlåning, en blankett som finns i Styrelserummet. Den ska fyllas i innan uthyrning och skrivas under av en styrelsemedlem. Den ska sedan kvitteras efter att inventarien lämnats tillbaka och åter signeras av en styrelsemedlem. Så fort en inventarie hyrs ut som ej är med på listan är det upp till Styrelsen att sätta ett rimligt pris som därefter utnyttjas för senare uthyrning. Inventarie Kostnad Kontaktperson Mailadress Luftmadrasser 20 kr/st Socialt ansvarig socialt@isek.se Projektorer 100 kr Extern Kontaktansvarig externkontakt@is ek.se Ljud & Ljus Synt 500 kr Eventansvarig event@isek.se Cajon 50 kr Eventansvarig event@isek.se Tamburin 20 kr Eventansvarig event@isek.se Mixerbord 200 kr Eventansvarig event@isek.se Perkulatorer 50 kr/st Eventansvarig event@isek.se Strobe 50 kr Eventansvarig event@isek.se Rullande högtalare 50 kr/st Eventansvarig event@isek.se Mikrofoner 20 kr/st Eventansvarig event@isek.se Snömaskin 50 kr Eventansvarig event@isek.se Rökmaskin 50 kr/st Eventansvarig event@isek.se Moving Head 25 kr /st Eventansvarig event@isek.se LED-Scanners 50 kr / st Eventansvarig event@isek.se LED-Lampor 25 kr / st Eventansvarig event@isek.se Högtalarsystem Pre-VT kr Eventansvarig event@isek.se

7 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Riktlinje för: Uthyrning VT18

8 Äskningsprocessen Nedanstående är tänkt att vara ett kort förhållningsdokument för äskningar och hur de hanteras. Syftet med dokumentet är att processen skall vara standardiserad och nedskriven, så att det är tydligt vad som gäller. Äskningar 500 kr Kan behandlas och beslutas av presidiet som sedan redovisar detta på nästkommande styrelsemöte. Om presidiet inte är helt enig i frågan ska äskningen istället behandlas på nästkommande styrelsemöte. Om det inkommer flera äskningar som avser samma evenemang/sak och där var och en av dem har ett äskningsbelopp som understiger 500 kr ska samtliga av dessa äskningar ändå behandlas på nästkommande styrelsemöte om äskningarnas sammanlagda äskningsbelopp överstiger 500 kr. Äskningar > 500 kr Beslut tas på styrelsemöte alternativt genom per capsulam (se nedan). Hantering av överskridna äskningar (inköp) Om omständigheterna kring äskningen (såsom exempelvis prisförändringar) kan konstateras innan köpet genomförs ska en ny äskning med den nya informationen lämnas in och beslutas om på styrelsemöte innan köpet får genomföras. Om köpet genomförts och äskningen överskridits ska en ny äskning skickas in där omständigheterna kring överskridandet beskrivs. Beslut tas därefter på styrelsemöte huruvida överskridandet godkänns eller ej. I beslut om godkännande ingår även varifrån den summa pengar med vilken äskningen överskridits tas. Pengarna får belasta såväl fonder som budgetposter. Om överskridandet ej godkänns innebär detta att de individer som kan anses ansvariga för överskridandet själva får stå för den extra kostnaden. Hantering av överskridna äskningar (evenemang) I stort gäller samma förhållningssätt som för äskningar gällande inköp. Den stora skillnaden är att man ska vara mycket försiktig med att låta individer själva stå för den extra kostnaden vid överskridande. Sida 1 av 2

9 Per capsulam-beslut Per capsulam-beslut innebär att beslut tas mellan styrelsemöten och att styrelseledamöterna får lova hur de kommer att rösta i frågan på nästkomamnde styrelsemöte. Frågan ska alltså tas upp för beslut på nästkommande styrelsemöte trots att per capsulam-beslut tagits. Per capsulam-beslut ska endast användas då ett beslut innan nästkommande styrelsemöte är nödvändigt för att inte strypa något utskotts/grupps verksamhet. Förfrågan om per capsulam-beslut skall gå genom sektionsordförande. Sektionsordförande skickar ut beslutsunderlag till hela styrelsen och revisorerna per mail. Revisorerna har ingen rösträtt i frågan utan syftet är att de ska informeras om att ett per capsulam-beslut tagits. Samtliga styrelseledamöters godkännande krävs för att ett beslut ska kunna tas genom per capsulam. Svar ska ske skriftligt via mail. / Styrelsen VT18 Sida 2 av 2

10 Sektionen för Industriell ekonomi, LTH Riktlinjer för avtal med innestående förmåner HT18 Riktlinjer för avtal med innestående förmåner Bakgrund Utskott i Extern Kontakt har funnit ett behov av att kunna ta betalt i form av innestående utbildningstimmar från kunder med låg betalningsvilja. Som exempel kan Adsensus avtal angående INKA 2015 och 2016 nämnas. De betalade delar av sin avgift direkt och fick sedan en rabatt på kr mot ett lika stort värde av innestående säljutbildning till rabatterad timavgift. Styrelsen HT15 ser värdet i att kunna fånga studentnytta på andra sätt än rent monetära. Vi ser därför en poäng med att kunna skriva avtal där betalning sker helt eller delvis i form av förmåner av olika slag, t.ex. en utbildning eller inspirationsföreläsning. Risker Det finns en fara i att binda intäkter i tillgångar som kanske inte kommer hela Sektionen till nytta, och tillgångar som kan förlora sitt värde om de glöms bort, eller definieras otydligt. Det finns också en risk om betalning av förmåner skulle användas i allt för stor utsträckning av företag som samarbetar med Sektionen. Sektionen är beroende av att få in tillgångar i form av likvida medel för att kunna sköta sin löpande verksamhet och man måste därför vara noga med att inte låta säljande utskott skriva alla sina avtal på detta sätt. Om man börjar använda denna betalningsmodell oftare kan man också riskera att företag tycker det är ett bra sätt att betala på vilket gör det svårare att sälja in ett avtal med betalning utan förmån nästa gång. Om förmånen är exempelvis en utbildning eller en inspirationsföreläsning kan företaget dessutom passa på att marknadsföra sig under detta tillfälle, vilket devalverar värdet av säljande utskotts tjänster. Företag betalar för att få hålla en lunchföreläsning och hade till exempel kunnat se denna betalningsform som ett sätt att komma runt det. Rekommendation Förmånen ska läggas i en fiktiv äskningspott som Extern Kontakt har tillgång till, och där information om pottens innehåll är tydligt. När Sektionen ingår avtal med innestående förmåner bör avtalet granskas kritiskt, tillsammans med pottens aktuella värde. Frågeställningen har Sektionen nytta av fler innestående utbildningar? bör besvaras och detta resonemang bör också appliceras när man förnyar ett avtal. För att undvika att Sektionens likviditet försämras vid ökad förekomst av avtal med förmåner kommer det intäktskrav som finns i säljande utskotts budget att avse intäkter i form av likvida medel. Viktigt att tänka på Den innestående förmånen tillhör hela Sektionen, och inte endast det säljande utskottet Utlys pottens innehåll då dess värde ändras om anledning till detta finnes Använd denna betalningsmetod sparsamt och utvärdera varje enskilt fall tills Sektionen är mer erfarna med metoden Specificera värdet av förmånen redan i avtalet; hur stor rabatt? Till vilken avgift faktureras innestående tjänst? Sida 1 av 2

11 Sektionen för Industriell ekonomi, LTH Riktlinjer för avtal med innestående förmåner HT18 Den innestående förmånen bör användas inom ett år med hänsyn till risken av att den glöms bort Betalning i form av innestående förmåner bör inte räknas som en intäkt i aktuellt utskotts budget av hänsyn till Sektionens krav på likvida medel. Lund, 10 oktober 2018 Styrelsen HT18 Sida 2 av 2

12 Sektionen för Industriell ekonomi, LTH Guide till framtida beslut VT16 Beslut som fattas på officiella möten Skriven 18/ Bakgrund De officiella styrdokumenten är i nuläget inte alltid tydliga och lämnar ofta utrymme för tolkning. Detta interna styrdokument är skrivet för att förtydliga vilka beslut som måste tas var. Dokumentet kan användas i kniviga fall och ämnar även att spara tid i sökandet. Vilka beslut ska tas var? Officiella styrelsemöten Måste Val av förtroendeposter Ekonomiska beslut enligt delegationsordningen Godkännande av att följa de interna styrdokumenten Konkreta beslut som påverkar verksamheten Sektionsmöten Måste Handlingar som rör våra styrdokument (Stadgar, reglemente & policyer) OBS: Ej redaktionella ändringar Godkännande av rambudget Val av revisorer, suppleant till revisorerna, styrelsemedlemmar, inspektor och valberedningen Bör Godkännande av terminsschema Officiella datum Fastställande av styrelsemål Bör Äskningar på större belopp Skillnaden mellan olika instanser Man kan tänka sig en trappa med avseende på transparens och demokrati, där beslut som tas utanför både officiellt styrelsemöte och sektionsmöte befinner sig längst ner i trappan och beslut som tas på sektionsmöte befinner sig högst upp i trappan. Detta kan vara bra att tänka på vid bedömningar som ej täcks in av dokumentet. Ofta är det bättre att vid osäkerhet ta beslut i en instans högre upp i trappan, men självklart ska man beakta även den praktiska aspekten. Sida 1 av 1

13 Delegationsordning ekonomi Nedanstående är tänkt att vara ett kort förhållningsdokument för Sektionens budget. Syftet med dokumentet är att bringa tydlighet i vad som egentligen gäller när Sektionen röstar igenom en rambudget istället för en konkretiserad budget. En rambudget är en budget där endast utskottens totala intäkter och kostnader för verksamhetsåret finns med. En konkretiserad budget innebär en budget som är specificerad ner på enskilda poster, som exempelvis äskningspotten för löpande verksamhet eller glädjepengar till Likabehandlingsombuden. En rambudget är alltså inte lika specifik som en konkretiserad budget och blir snarare ett ramverk. Rambudget Sektionsmötet beslutar varje vår om en rambudget som styrmedel för de olika delar av Sektionens verksamhet. En budget är att betrakta som en prognos för det kommande årets totala kostnader och intäkter. Inröstningen av rambudgeten på Sektionsmötet innebär att utskottens totala kostnader och intäkter röstas igenom, godkänns av Sektionsmedlemmarna. Styrelsen kan godkänna avvikelser från rambudgeten för att lägga till evenemang som utskott/grupper vill hålla som är tänkta att göra ett nollresultat och som därmed inte påverkar utskottets eller Sektionens resultat. Om ett sådant evenemang budgeteras med fasta kostnader understigande kr kan utskottsordföranden godkänna detta utan att konsultera Styrelsen. Om ett sådant evenemang budgeteras med fasta kostnader överstigande kr krävs Styrelsebeslut för att genomföra evenemanget. Tillägg av budgetposter som kommer att påverka sektionens resultat Evenemang som budgeteras att påverka resultatet negativt som inte sedan tidigare finns med i budgeten äskas för till Styrelsen. Evenemang som budgeteras att påverka resultatet positivt notifieras till kassören som lyfter det på ett Styrelsemöte. Om resultatet för ett kostnadsställe rambudgeten i sin helhet beräknas avvika negativt med mer än kr ska detta av Styrelsen rapporteras till nästa Sektionsmöte. Det ska självklart även belysas på nästkommande Styrelsemöte. Sida 1 av 2

14 Konkretiserad budget Utefter den rambudget som sätts av Sektionsmötet fattar Styrelsen beslut om en konkretiserad budget för Sektionen på utskotts-/gruppnivå liknande en verksamhetsberättelse. Vid negativa avvikelser från beslutad konkretiserad budget skall kassören underrättas. Kassören kan välja att ta upp avvikelsen med Styrelsen om så finnes lämpligt. I händelse av att en negativ budgetavvikelse i förväg kan konstateras som avviker med mer än 1000 kr eller 10% av budgetposten så skall kassören underrättas. Kassören tar sedan upp detta på nästkommande styrelsemöte för godkännande. Eventuella osäkerheter angående disponeringen av den konkretiserade budgeten ska lyftas till kassören. Kassören kan välja att ta upp avvikelsen med Styrelsen om så finnes lämpligt. / Styrelsen VT15 Sida 2 av 2

15 Sektionen för Industriell Ekonomi, LTH Styrdokument: Egenkontroll ljudnivåer Styrdokument Egenkontroll ljudnivåer VT17 Syfte Syftet med detta dokument är att skapa ett strukturerat system enligt vilket Sektionen för Industriell Ekonomi kontrollerar ljudnivåer vid musikevenemang. Detta för att minska störningar och skador på grund av höga ljudnivåer hos människor som besöker våra evenemang men också för att minimera vår påverkan på boende i närliggande omgivning. Mål Målet med egenkontrollen är att sektionens evenemang alltid ska ske i enlighet med de riktlinjer Folkhälsomyndigheten tagit fram för höga ljudnivåer. Vi strävar efter att ingen ska ta skada på våra evenemang samt att inga närboende ska uppleva störningar till följd av höga ljudnivåer. Riktlinjer Riktlinjer för höga ljudnivåer ska ske i enlighet med Folkhälsomyndighetens gränsvärden. I och med att barn aldrig vistas på våra tillställningar innebär detta 100 db ekvivalent nivå och 115 db maximal nivå. För att inte riskera eventuella överträdelser samt i beaktning av eventuella mätfel och gästernas hälsa strävar alltid sektionen i att ligga ~3-5 db under de angivna gränsvärdena. Mätningar Var? Mätningarna ska ske där gästerna upplever den högsta ljudnivån, generellt vid den plats där besökarna befinner sig närmast högtalarna. Hur? Mätning sker med ekvivalent och maximal ljudnivå samtidigt. Utrustningen ska vara av hög kvalitet för att säkerställa att mätvärdena är riktiga. När? Beroende på evenemang kan frekvensen av mätningar variera men bör sträva efter att ske minst en gång per timme. Under de stunder då ljudnivån är hög (nära gränsvärdena) bör mätning ske en gång per halvtimme. Mätningarna ska ske under minst fem minuter. Vid ny akt ska mätning alltid ske direkt då den nya akten börjar. Evenemang utomhus Vid evenemang som sker utomhus är det extra viktigt att hålla sig inom gränserna för att inte störa närboende. Påverkan på närboende ska alltid om möjligt minimeras genom lämplig placering av scen och genom att rikta högtalare åt ett lämpligt håll. Vid liveband ska alltid bandet informeras om sektionens riktlinjer och soundcheck ska alltid genomföras för att säkerställa ljudnivåer. Om möjligt ska instrument kopplas via ett mixerbord så att ljudnivåerna blir lätta att kontrollera, istället för att bandet ska sköta det själva. Det samma gäller vid användning av en extern DJ. Vid evenemang utomhus ska extra beaktning tas kring arrangemangets längd.

16 Sektionen för Industriell Ekonomi, LTH Styrdokument: Egenkontroll ljudnivåer VT17 Dokumentation av mätning Alla mätningar ska dokumenteras. Dokumentationen ska innehålla: - Datum för arrangemanget - Klockslag för mätningarna - Värde för varje mätning samt platsbeskrivning där mätning tagits - Mätmetod samt använd utrustning - Eventuella åtgärder vid överträdelser av riktlinjerna - Ansvarig för mätningarna Eventuella klagomål ska alltid dokumenteras med klockslag och åtgärd. Åtgärder Vid eventuella överträdelser vid en mätning ska lämpliga åtgärder tas omedelbart. Ljudnivån ska sänkas och en ny mätning ska göras direkt för att garantera att gränsvärdena inte överskrids. Vid klagomål ska lämplig åtgärd vidtas för att säkerställa närboendes tillfredsställelse. Lund, 14 jun 2017 STYRELSEN Sektionen för Industriell Ekonomi

17 Sektionen för Industriell Ekonomi, LTH Styrdokument: Rutiner för att minska bortfall vid föreläsningar Styrdokument Rutiner för att minska bortfall vid föreläsningar VT18 Syfte Det har under flera år varit ett problem att studenter anmält sig till föreläsningar men sedan inte dykt upp vid eventet. Detta skapar stora problem, dels då de tar platser från andra studenter som hade varit intresserade av att delta, dels då företag betalar för att nå ut till en viss mängd studenter. Tanken är att de rutinerna som presenteras nedan ska göra att studenter i större utsträckning går på de föreläsningar som de anmäler sig till och att de i större utsträckning avanmäler sig om de skulle få förhinder. Om studenten arrangerar att någon annan går i dennes namn, anses studenten närvarande. Implementation Rutinerna är uppdelade i två steg. Huruvida steg 2 ska implementeras eller ej beslutas av Styrelsen för Extern Kontakt (Ansvarig för Extern Kontakt, Vice Ansvarig för Extern Kontakt, Vice Kassör Extern Kontakt, Ordförande för Näringslivsutskottet, Ordförande för Finansutskottet, Projektledare för INKA samt Ordförande för Alumnutskottet): 1. Inför en föreläsning ska ett påminnelsemejl skickas ut till alla anmälda på kvällen innna eventdagen. Mejlet ska innehålla följande information: Tid och plats för föreläsningen. Information kring hur man avanmäler sig ifall man får förhinder. Det ska även stå en deadline kring när det senast är möjligt att avanmäla sig (vilket kan beslutas inom varje utskott, men senast kl. 9:00 samma dag som föreläsningen). 2. För att skapa ett större incitament att inte missa en föreläsning utan att avanmäla sig, kommer man att blockeras från att anmäla sig till föreläsningar om man missar mer än en föreläsning under ett läsår. Blockeringen gäller nuvarande och kommande läsperiod. Eftersom Näringslivsutskottet är den grupp som håller i flest föreläsningar så kommer de ansvara för att sköta en lista med blockeringarna. Det innebär att Näringslivsutskottet måste kontaktas i god tid inför en föreläsning så att de kontinuerligt kan kontrollera anmälningarna och ta bort de som är blockerade manuellt. De som är blockerade får ett mejl om att deras anmälan har blivit borttagen och varför den har blivit det. Efter varje föreläsning ska deltagarlistorna sammanställas så att man tydligt kan se vem som har kommit och vem som har varit frånvarande. En lista med de som har varit frånvarande ska skickas till ordförande för Näringslivsutskottet samma dag. Listan med frånvarande ska endast vara tillgänglig för Näringslivsutskottet, Styrelsen och det utskott som höll i föreläsningen. Listan med blockeringar ska endast vara tillgänglig för Näringslivsutskottet, Styrelsen och Vice Ansvarig för Extern Kontakt. Sida 1 av 2

18 Sektionen för Industriell Ekonomi, LTH Styrdokument: Rutiner för att minska bortfall vid föreläsningar Lund, 23 jan 2018 STYRELSEN I-sektionen VT18 Sida 2 av 2

19 Tack av sektionsaktiva Nedanstående dokument är tänkt att fungera som riktlinjer för hur glädjepengar och tackarrangemang delas ut av sektionen till de medlemmar som enligt stadgar och reglemente bidrar till densamma. I detta dokument kommer ordet grupp att användas för att referera till både utskott, grupp eller annan konstellation på sektionen. Glädjepengar Syfte Varje grupp har en pott med pengar som kallas glädjepengar (se Vem får glädjepengar och hur mycket? för detaljer). Glädjepengarna syftar till att främja gemenskap inom utskott, grupper eller andra konstellationer och kan ses som en uppmuntran från Sektionen att hitta på något tillsammans inom gruppen som inte nödvändigtvis behöver vara direkt knutet till sektionsverksamhet. Pottens storlek baseras på antalet medlemmar i gruppen. Användning Några exempel på användningsområden för glädjepengarna är visionsmiddag, filmkväll, bowling eller restaurangbesök (kan naturligtvis vara mycket annat också). Glädjepengar får inte användas till att köpa alkohol. Glädjepengar som inte utnyttjats vid slutet av vårterminen brinner inne. Budgetering I den budget som presenteras och beslutas om på vårterminsmötet finns glädjepengar inräknade. Budgetposten för glädjepengar för respektive grupp sätts efter förväntat antal aktiva medlemmar i gruppen under det verksamhetsår budgeten avser. Varje grupp har rätt att använda sina glädjepengar efter vad som står i detta dokument, oavsett hur budgetposten ser ut eftersom det faktiska antalet medlemmar kan skilja sig från vad som förväntades när budgeten sattes. På höstterminsmötet revideras budgetposterna för glädjepengar så att de bättre överensstämmer med verkligheten.

20 Vem får glädjepengar och hur mycket får man? Följande grupper får 100 kr/termin och aktiv medlem i gruppen att använda som glädjepengar. Alla grupper med löpande verksamhet definierade av reglemente Benstyrelser Utbildning Utbildningsansvarig, Ordförande för Studierådet, Ordförande för Mentorsutskottet, Ordförande för Caseutskottet, Ordförande för Entreprenörskapsutskottet Extern Kontakt Ansvarig för Extern kontakt, Vice Ansvarig för Extern kontakt, Ordförande för Näringslivsutskottet, Ordförande för Finansutskottet, projektledare för INKA, Ordförande för Alumnutskottet, Vice kassör, Extern kontakt Kommunikationsutskottet Kommunikationsansvarig, Ordförande för Informationsutskottet, Prylgeneral, Ordförande för PR-utskottet, Sektionsansvariga för HerTechFuture, Socialt Socialt ansvarig, Ordförande för Nöjesutskottet, Ordförande för sportutskottet, Cafémästare, Ordförande för Internationella Utskottet, Karnevalsansvarig, Ledningsgruppen i Sångarstriden, Tandemgeneraler Event Eventansvarig, Vice Kassör, Event, Festmästare, Källarmästare, Spexmästare, Kapellmästare, Øverphøs, Jubileumsförmän, Sångboksförmän Sektionsstyrelsen Presidiet Projektgrupper De som utlyses för allmän rekrytering får glädjepengar Övriga projektgrupper är välkomna att skicka in en äskning och beslut tas från fall till fall Likabehandlingsombud Skyddsombud I-konferensen Bilansvariga Fanbärare Revisorer Världsmästare

21 Observera här att vissa poster innebär att man får dubbla glädjepengar (dock för att användas i olika gruppsammanhang). Tackarrangemang Under verksamhetsåret 17/18 finns det budgeterat för ett tackarrangemang under höstterminen och ett tackarrangemang under vårterminen. På dessa får alla som någon gång under läsåret tillhört någon av grupperna som är listade under rubriken Vem får glädjepengar och hur mycket får man? delta. Undantagsfall är phaddrar och övriga nollningsfunktionärer som får delta under höstterminens tackarrangemang, och att samtliga som är aktiva i Sångarstriden får delta under samtliga tackarrangemang. /Styrelsen VT17

22 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Riktlinje för hantering av personuppgifter VT18 Riktlinjer för hantering av personuppgifter Syfte och bakgrund EU:s nya dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR, som träder i kraft den 25:e maj 2018 innebär bland annat hårdare krav på hantering av personuppgifter. Det kommer att ställas krav på nya rutiner och processer för säker hantering av register samt krav på ansvarig ledningsnivå. Nya dataskyddsförordningen kommer att gälla för alla organisationer och branscher som sparar eller på något sätt hanterar personlig och känslig information om sina anställda, kunder eller medlemmar. Syftet med den nya lagstiftningen är dels att få till en harmonisering mellan EU:s medlemsstater. Dataskyddsdirektivet från 1995 utgjorde visserligen en gemensam grund inom unionen, men som direktiv var det upp till varje land att implementera regelverket och tolka det. Nu gäller samma lagtext oavsett vilket EU-land man befinner sig i. Samtidigt har det legat mycket fokus på ett ökat integritetsskydd. Medborgarnas rättigheter kommer att stärkas. Kraven på att företag och andra organisationer ska informera om vilka personuppgifter de hanterar, hur och varför detta görs, stärks.. Det ska också gå att under vissa omständigheter gå att säga nej till att personuppgifterna används. Till exempel blir det lättare att slippa direktreklam. I det ökade skyddet för privatpersoner ingår också rätten att bli glömd. Riktlinjerna togs fram våren 2018 för att säkerställa att Sektionen för Industriell Ekonomi i följer den nya lagstiftningen samt göra det enklare för funktionärerna att hantera personuppgifter på ett korrekt sätt. Insamling av personuppgifter Insamling I-sektionens utskott kan inför evenemang eller i andra sektionsrelaterade fall behöva samla in och förvara personuppgifter internt för att evenemanget ska kunna genomföras på ett smidigt sätt. Exempel på tillfällen kan vara: Sittning eller annan fest anordnad av Sexmästeriet. Lunchföreläsning, casekväll eller annat liknande evenemang anordnat av Näringslivsgruppen. Idrottsevenemang eller annan aktivitet anordnad av Sportutskottet. Syftet med att samla in personuppgifter inför ett evenemang, vem som har tillgång till dessa samt under vilken tidsperiod de lagras ska tydliggöras i Sektionens registerförteckning. Samma information skall också tydligt framgå för personen som skall lämna sina uppgifter. Exempel på personuppgifter som kan sparas tillfälligt: För- och efternamn Årskurs

23 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Riktlinje för hantering av personuppgifter VT18 Matpreferens E-postadress Telefonnummer Insamlingen av personuppgifter sker genom utskick av formulär eller i samband med att betalningslänk/anmälningslänk släpps. Samtycke I samband med att personuppgifterna hämtas skall godkännande från personen i fråga också hämtas. Samtycke måste lämnas aktivt och skall sparas tills dess att uppgifterna raderas. Samtycke kan ej lämnas muntligt. Om personen inte godkänner att dennes personuppgifter sparas ska Sektionen ej spara dessa. Funktionären som samlar in uppgifterna har som uppgift att också begära in samtycke i samband med att denne samlar in personuppgifter. Det ska vara tydligt framgå vad som sparas och till vilket syfte. Ansvarig I-sektionens styrelse är ytterst ansvarig för att insamlingen gällande tillfälliga personuppgifter sker på ett korrekt sätt enligt lag. Respektive utskottsordförande är ansvarig för att medlemmarna inom utskottet sköter insamlingen på rätt sätt och följer riktlinjerna. Lagring av personuppgifter Personuppgifter som tillfälligt samlas in lagras på konton kopplade till Sektionens Google-drive. Uppgifterna lagras tills dess att evenemanget är genomfört och det inte längre finns något syfte att spara dem. Tillgänglighet Vid behov kan andra förtroendevalda poster ges tillgång till de insamlade personuppgifterna i ställföreträdande syfte eller som extra bemanning. Vid dessa tillfällen skall den ansvariga funktionären dokumentera vem som haft tillgång till systemet, i vilket syfte och under vilken tidsperiod. Hantering av personuppgifter De insamlade uppgifterna hanteras av funktionären som är ansvarig över evenemanget och som samlade in uppgifterna. Ordförande för berört utskott är ansvarig för att funktionären hanterar uppgifterna enligt riktlinjen. Personuppgifter från det tillfälliga registret kan endast begäras ut av personen i fråga under förutsättningen att den kan identifiera sig med godkänd ID-handling. I övrigt kan endast personuppgifter lämnas ut till andra parter på skriftligt beslut från Styrelsen. Styrelsen är skyldig att informera personen ifråga innan personuppgifterna lämnas ut. Spridning Funktionären som samlar in personuppgifterna är ansvarig för att uppgifterna inte sprids eller missbrukas på något sätt. Vid dataintrång eller annat missbruk skall personen vars uppgifter utnyttjats underrättas om

24 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Riktlinje för hantering av personuppgifter VT18 situationen direkt. Styrelsen är ansvarig för att berörda parter underrättas vid dataintrång/spridning/missbruk. Radering Efter genomfört evenemang skall personuppgifterna som samlats in raderas. Om radering ej är möjlig ska uppgifterna anonymiseras. Funktionären som samlat in personuppgifterna är ansvarig för radering/anonymisering.

25 Riktlinjer: I-konferensen Framtagna VT16 Riktlinjer för I-konferensen Syfte Syftet med I-konferensen är att skapa ett forum för deltagarna att: Nätverka Få inspiration Utbyta information Bevaka gemensamma intressen Driva gemensamma projekt Tackla gemensamma problem Bygga samhörighet inom I-sverige Ha förbaskat kul Beslutande organ I-konferensens beslutande organ är Rådet, vilket består av ordföranden från respektive sektionsstyrelse. Rådet fattar slutgiltiga beslut inför konferensen, står högst ansvariga över att beslutade projekt tas vidare och genomförs samt att riktlinjerna för konferensen följs. Anmälningsavgift Anmälningsavgiften ska ligga på 1000 kronor per person, denna är tänkt att vara anpassad så att en I-konferens kostar lika mycket för det arrangerande lärosätet som för de deltagande. Anmälningsavgiften kan anpassas efter diskussion med deltagande skolor om ovanstående ej stämmer, dock bör man vara försiktig med att höja anmälningsavgiften och istället fokusera på att hålla kostnaderna nere. Rullande schema Konferensen hålls en gång varje höst och en gång varje vår, enligt följande rullande schema: Luleå Linköping Lund Stockholm Göteborg Upplägg I-konferensen hålls från torsdag till söndag enligt följande upplägg: Torsdag: Deltagarna ses under eftermiddagen/kvällen. Här ska de resande lärosätena hälsas välkomna av värdlärosätet och schemat för konferensen ska presenteras. Kvällen ska sedan bestå av en aktivitet med goda förutsättningar för deltagarna att lära känna varandra, aktiviteten ska vara alkoholfri. Fredag: Inledning med presentation av varje lärosäte av respektive ordförande. Diskussionerna startas med en sammanfattning av den föregående konferensen och en uppföljning av de gemensamma projekt som drivits sedan dess, det sistnämnda presenterar var ansvarigt lärosäte för sig. Under fredagen ska det vara postspecifika diskussioner under minst två gånger två timmar. Uppdelningen av poster är som följer: Sida 1 av 4

26 Riktlinjer: I-konferensen Framtagna VT16 Ordförande Vice ordförande Kassör Arbetsmarknad Studieråd Kommunikation/IT Socialt För övriga styrelserepresentanter förs diskussion i Rådet inför varje konferens över i vilken konstellation personerna ska placeras och vad de ska diskutera. Förslagsvis kan de placeras utefter de andras diskussionsagendor eller så kan personerna sitta tillsammans och diskutera övergripande frågor såsom ledarskap. Efter diskussionspassen ska det finnas tid för reflektion i egen styrelse, och även för Rådet att sammanträda. Under kvällen ska det anordnas en gemensam kvällsaktivitet, denna ska vara alkoholfri. Lördag: Lördagens diskussioner är ämnesspecifika och ska vara under minst två gånger två timmar. Efter lördagens diskussioner ska det hållas ett sammandrag och diskussion i storgrupp. Här ska varje ämnesdiskussion presentera sin kontenta och eventuellt lägga fram förslag på hur frågan kan tas vidare. Efter sammandraget ska det finnas utrymme för presidierna att sammanträda och besluta kring de eventuella projekten. Under kvällen ska det anordnas en gemensam kvällsaktivitet. Söndag: Frukost och avslut! Gemensamma projekt Här beskrivs I-konferensens struktur för att driva gemensamma projekt som dyker upp under diskussionerna. Hela processen är som följer: 1. Presentation av de ämnesspecifika diskussionerna a. Här sammanfattas kontentan från varje ämnesspecifik diskussion inför hela gruppen. Somliga diskussioner kan ha mynnat ut i ett projekt som bör drivas, somliga diskussioner kan ha som avsikt att vara ett startskott till ett projekt. 2. Presidierna från samtliga lärosäten sammanträder a. Efter den summerande presentationen av ämnesdiskussionerna har presidierna en övergripande bild över eventuella projekt som kan drivas. Här bestämmer presidierna gemensamt vilka projekt som ska tas vidare och vilka lärosäten som står ansvarig för de olika projekten. 3. Under presidiernas möte formuleras ett mejl där det tydligt står vilka projekt som kommer tas vidare, vem som kommer ta vidare det och att det kommer följas upp i början av nästa konferens. 4. Det lärosäte som blivit tilldelat ett projekt utser en ansvarig från sin styrelse a. För varje projekt bildas en projektgrupp med en representant från varje lärosäte och den ansvarige från det ansvariga lärosätet blir projektledare och ser till att projektet genomförs. 5. Ordförande har kontinuerlig kommunikation kring projekten för att följa upp processen och eventuella problem. 6. Resultatet presenteras på nästkommande konferens. Krav på Rådet Rådet ska besluta datum för konferensen med så lång framförhållning som möjligt förbereda följande inför de ämnesspecifika diskussionerna Samtliga ordförande ansvarar över att samla minst 5-10 ämnesdiskussionspunkter från sin styrelse. 4 veckor innan konferensen ska Rådet besluta vilka punkter som ska diskuteras. Varje diskussion ska ha ett tydligt definierat syfte och en diskussionsagenda. Sida 2 av 4

27 Riktlinjer: I-konferensen Framtagna VT16 Samtliga ordförande ansvarar sedan över att sin styrelse diskuterar igenom dessa punkter, beslutar vem som ska sitta i vilken diskussion och att alla representanter får alla förutsättningar för att komma så förberedd som möjligt. Förslagsvis bör en diskussion kring välmående och våra gemensamma psykosociala problem alltid finnas som en ämnesspecifik diskussion. Det bör vara tillräckligt många ämnesdiskussioner för att samtliga deltagare ska känna att de fyller ett syfte. förbereda följande inför de postspecifika diskussionerna: Se till att samtliga i sin styrelse fyllt i mallen som beskriver deras post och arbete. Besluta indelning till de poster som inte har någon självklar indelning i de postspecifika diskussionerna. ha bra koll på riktlinjerna och ansvara tillsammans med värdlärosätet över att de följs. ansvara för att hålla en kort presentation om sin Sektion ansvara över att sin styrelse godkänner att följa riktlinjerna på ett officiellt styrelsemöte varje termin även om inget ändrats i dokumentet. Detta för att dokumentet inte ska glömmas bort eller förbises. Krav på arrangören Inför konferensen: 1. Ansvara över att ett datum för konferensen bestäms gemensamt redan under konferensen innan. 2. Skicka ut en officiell inbjudan med schema senast 3 veckor innan konferensen. 3. Se till att samtliga deltagare är införstådda med Google Drive -strukturen, se mappen: I-konferensen (officiell för I-Sverige). 4. Senast två veckor innan I-konferensen skall det skapas en ny mapp (av arrangören) som heter VT eller HT, det aktuella året samt lärosäte. T.ex. VT15 Lund. 5. Samtliga underlag skall finnas i ovanstående nämnda mapp: Kontaktuppgifter till alla deltagare Officiell inbjudan med schema En mapp för ämnesspecifika diskussioner I denna mapp skall det sedan finnas ytterligare en mapp för varje diskussionsämne och i den ska diskussionsunderlaget för ämnet ligga. Diskussionsunderlaget tas fram av Rådet I mappen ska även ett dokument med bestämd indelning ligga. förslagsvis ett interaktivt sheet där alla lärosäten kan fylla i sin indelning En mapp för postspecifika diskussioner. I denna mapp skall det finnas ytterligare en mapp för varje postspecifik diskussion. I varje postspecifik diskussionsmapp ska det finnas information om varje deltagare. Detta ska samordnas av arrangören och görs för att samtliga deltagare ska kunna få en inblick i hur arbetet ser ut för de som sitter på motsvarande poster. Förslagsvis nyttjar arrangören följande mall (finns i I-Sverige), kommunicerar ut detta till samtliga deltagare och ser till att alla fyller i denna senast en vecka innan konferensen. förslagsvis ansvarar respektive post hos arrangören över att samtliga personer på samma post från varje lärosäte fyller i mallen I mappen ska även ett dokument med bestämd indelning ligga. förslagsvis ett interaktivt sheet där alla lärosäten kan fylla i sin indelning Under konferensen: 1. Ansvara för att diskussionerna under konferensen dokumenteras 2. Tillhandahålla boende och mat under konferensen Sida 3 av 4

28 Riktlinjer: I-konferensen Framtagna VT16 3. Tillhandahålla diskussionslokaler 4. Tillhandahålla moderatorer i konferensens samtliga diskussioner som både modererar och för anteckningar 5. Ansvara för att arrangera samtliga kvällsaktiviteter Efter konferensen: 1. Sammanställning och dokumentation av konferensen. Denna ska innehålla samtliga protokoll som förts. Döp till VT eller HT, året, lärosäte och Sammanställning (t.ex. VT15 Lund - Sammanställning ) och lägg sedan upp i mappen #Sammanställningar. 2. Skicka ut en utvärdering till samtliga deltagare. En naturlig del av utvärderingen ska vara huruvida riktlinjerna har följts. 3. Sammanställ utvärderingen, lägg till testamente och skicka ut till samtliga deltagare samt lägg upp i mappen #Utvärderingar. 4. Kontakta nästkommande konferensgrupp för en överlämning. Övrigt Max 15 personer per Sektion får delta. Deltagande sektioner ska betala anmälningsavgiften. Om ett företagsevent ska anordnas så ska det ha en relevans för konferensdeltagarna. Det ska ge konferensdeltagarna mervärde eller komplettera den utbildningen som fås i skolan, inte bara vara en intäktsbringande källa. Samtliga deltagare ska respektera arrangemanget, exempelvis de riktlinjer som arrangören satt upp. Hur ser vi till att riktlinjerna följs? I vilken grad riktlinjerna har följts ska alltid vara en naturlig del av konferensens utvärdering. Riktlinjerna ska även vara en naturlig del av respektive ordförandes överlämning. Revidering av riktlinjer Om man upptäcker att riktlinjerna inte följs bör man ifrågasätta varför och om man finner det lämpligt göra en revidering av dem under en ämnesspecifik diskussion. Sida 4 av 4

29 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Regler för Sektionsbilen VT18 Regler för Sektionsbilen Bakgrund Detta är reglerna för Sektionens bil, nedan kallad Bilen. Alla som ämnar låna Bilen måste inför varje körning godkänna reglerna. Efterföljs ej reglerna kan förmånen att få låna Bilen dras in. Ändamål Bilen är i första hand till för I-sektionens, nedan Sektionens, verksamhet. När Bilen inte används i verksamheten kan även Sektionsmedlemmar låna Bilen för privata ändamål. Användare Alla Sektionsmedlemmar får köra Bilen, förutsatt att man har ett giltigt B-körkort. Bilgruppen äger rätt att reservera sig mot en bokning. Bilen Bilen är en Renault Grand Scenic med plats för upp till 7 personer inklusive föraren. Bagageutrymmet är väldigt litet med alla 7 säten uppfällda. Dragkrok finns på Bilen och takräcke finns att montera. Takräcket förvaras i Pryl. Bilen tankas med bensin (Blyfri 95). Bokning Bilen bokas genom Boka i god tid, bilgruppen bevakar inte systemet minutiöst. Får du inte svar på mail, kontakta Fredrik Tegström direkt. Bilgruppen samt förtroendevalda äger rätt att överboka bokningar gjorda av Sektionsmedlemmar för privata ändamål, dock senast fem (5) dagar innan utlåningstillfället. Detta får ej missbrukas för privata ändamål. Vid överbokning skall alltid den överbokade meddelas så snart som möjligt. Nycklar som ej kvitterats ut vid överenskommen tid innebär att annan part har rätt att överta bokningen. Detta gäller ej bokningar gjorda i Sektionens verksamhet. Bokning får ej överstiga 48 timmar. Detta gäller ej bokning gjord av Bilgruppen eller förtroendevalda. Ansökan om dispens för längre bokningar görs hos Bilgruppen. Nycklar Nyckeln till Bilen förvaras och kvitteras ut hos Bilgruppen. Den som kvitterar ut nyckeln skall alltid kunna uppvisa giltigt körkort. Sida 1 av 4

30 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Regler för Sektionsbilen VT18 Nyckeln får inte under några omständigheter lämnas vidare till annan part utan att först kvitteras in av Bilgruppen eller Styrelseledamot. Misslyckas man med detta hålls den som senast kvitterat ut nyckeln som ansvarig. Detta gäller ej om annat är överenskommet med Bilgruppen eller Styrelseledamot. Ansvar Den som kvitterar ut nyckeln är ansvarig för Bilen tills nyckeln återigen är inkvitterad av Bilgruppen eller Styrelseledamot. Om skada uppstår vid privat användning betalar den ansvarige självrisken för Bilen och för motpartens bil. Om skada uppstår då Bilen används i Sektionens verksamhet med normal aktsamhet ansvarar Sektionen för att betala självrisken. Det är Styrelsen som avgör vad som är normal aktsamhet och om körningen gjordes i Sektionens verksamhet. Kostnader för felparkering, trängselskatt etc. ställs mot den som kvitterade ut nycklarna. Sektionen ersätter aldrig böter för brott mot trafikregler oavsett om Bilen används i Sektionens verksamhet eller ej. Det är strikt förbjudet att använda Sektionens bil i all form av olaglig verksamhet. Detta inkluderar smuggelbrott av alkohol från Tyskland. Tankning Bilen tankas med bensin (Blyfri 95). Skulle Bilen behöva tankas, tanka fullt och lämna kvittot till kassören. Parkering, hämtning och återlämning Bilen hämtas och återlämnas på parkeringen bakom M-huset om ej annat är överenskommet med Bilgruppen eller Styrelseledamot. Ingen parkeringsbiljett behöver lösas vid denna parkeringsplats. Parkeras Bilen på parkeringsplats tillhörande Lunds universitet krävs ingen parkeringsbiljett förutsatt att parkeringen är märkt zon:a eller zon:budget. I annat fall måste parkeringsbiljett lösas. Städning Den som är ansvarig för Bilen ansvarar för att allt skräp som medtagits in i Bilen också medtages ut. En städad bil är mycket roligare att köra! Är man inte nöjd med föregående användares städning, kontakta omedelbart Bilgruppen innan körning. Pris Sektionens medlemmar betalar en startavgift på 60 kronor. I startavgiften ingår 20 kilometer därefter kostar det 3 kronor per påbörjad kilometer. Sida 2 av 4

31 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Regler för Sektionsbilen VT18 Betalning Vid privatuthyrning swishar den ansvariga för bilen till sektionens swishnummer som står angivet i bilen. Antal körda kilometer mindre eller lika med 20 km mer än 20 km Summa att betala 60 kr Antal kilometer x 3 kr Vid sektionsverksamhet kommer utskottet att faktureras i efterhand. Körjournal Körjournalen finnes i Bilens handskfack, är den full meddelar man Bilgruppen. Journalen ifylles tydligt enligt instruktioner nedan. Datum - Datum vid körningens början på formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Namn - Förarens för- och efternamn. Telefonnummer - Förarens telefonnummer. Grupp - Det utskott eller den grupp körningen görs i egenskap av. Start - Mätarställningen vid körningens början. Stopp - Mätarställningen vid körningens slut. Signatur - Förarens signatur. Tolkning Bilgruppen sköter den löpande verksamheten och bestämmer hur Bilen skall användas. Styrelsen har slutlig besluts- och tolkningsrätt. Sida 3 av 4

32 Sektionen för Industriell ekonomi (LTH) Regler för Sektionsbilen VT18 Utkvittering av nyckel Följande uppgifter fylls i av hyrestagare och Bilgruppen eller Styrelseledamot inom Sektionen för Industriell Ekonomi. Genom underskrift bekräftar hyrestagaren utkvittering av nyckeln till Sektionsbilen, att undertecknad är införstådd med ovanstående regler samt ålägger sig att följa dessa. Efterföljs ej reglerna kan förmånen att få hyra sektionsbilen dras in. Datum för beslut: Signatur hyrestagare: Namnförtydligande hyrestagare: Signatur Bilgruppen eller Styrelseledamot: _ Återlämnad i ursprungligt skick och inom den uppsatta hyresperioden Återlämnad i sämre skick Vad har hänt: Återlämnad efter den uppsatta hyresperioden Datum för återlämnande: Signatur hyrestagare: Namnförtydligande hyrestagare: Signatur Bilgruppen eller Styrelseledamot: Sida 4 av 4