Kommunfullmäktigesalen 18 december 2018 klockan 18:30. 3 Justeringens tid och plats: Kommunkontoret den 20/12 kl

Transkript

1 1(2) Kommunfullmäktige Kungörelse Plats och tid Kommunfullmäktigesalen 18 december 2018 klockan 18:30 Ärendelista 1 Upprop 2 Val av justerare: Liza Oswald och Karin von Zweigbergk 3 Justeringens tid och plats: Kommunkontoret den 20/12 kl Godkännande av ärendelista 2018/ Äldreomsorgsplan - beslut om fastställande 2018/ Begäran om tilläggsanslag för missbruksvård 2018/ Medborgarförslag - Mötesplats vid badparken i Mullsjö 2018/ Reglemente för tekniska nämnden 2018/ Reglemente för kultur- och fritidsnämnden 2018/ Reglemente för kommunstyrelsen 2018/ Arbetsordning för kommunfullmäktige 2018/ Informationshanteringsplan 2018/ Borgerliga vigselförrättare - översyn 2018/ Överförmyndarverksamheten - Utvärdering av 2018/

2 2(2) Kommunfullmäktige samarbetet med Jönköpings kommun Sammanträdesdagar för kommunfulllmäktige / Valärenden / Delgivningar i kommunfullmäktige 2018/ Pernilla Jovanovic ordförande Margareta Levin sekreterare 2

3 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1074 Kommunfullmäktige Godkännande av ärendelista Ärendebeskrivning Följande ärende tillkommer: Följande ärende utgår: Förslag till beslut Skriv din text här Beslutet skickas till Skriv din text här Margareta Levin Nämndsekreterare Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Äldreomsorgsplan Ärendebeskrivning Äldreomsorgsplanen är en plan för att styra, förändra och förbättra kommunens äldreomsorg. Den redovisar kommunens ambitioner med uppsatta mål och konkreta aktiviteter inom äldreomsorgen under perioden Planen ska styra verksamheternas utveckling de närmaste åren samt vara vägledande i de politiska och verksamhetsmässiga besluten, men också finnas med i det dagliga arbetet. Kommunstyrelsen beslutade den 17 oktober 2018, 195, att återremittera ärendet till allmänna utskottet för att reda ut hänvisningen till digitaliseringsstrategin. Till dagens sammanträde redovisas Digitalisering inom socialtjänsten Mullsjö kommun, Införande av välfärdsteknik Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 25 oktober 2018, 224 Protokoll från kommunstyrelsen den 17 oktober 2018, 195 Protokoll från allmänna utskottet den 27 september 2018, 193 Protokoll från socialnämnden den 19 september 2018, 131 Tjänsteskrivelse från socialchefen den 5 juni 2018 samt förslag till äldreomsorgsplan Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa äldreomsorgsplanen. Förslag till beslut under sammanträdet Joseph Thornell (KD) föreslår att sista meningen under rubriken Hemtjänst ska lyda enligt följande: Den enskilde, även hemmahörande i annan kommun, kan få hemtjänst även i t.ex. fritidsbostad i kommunen. Sara Bjerenius (MP) föreslår en redaktionell ändring i andra stycket under Målområde 1, Trygghetsboende. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 4

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 216 fortsättning Beslut Kommunstyrelsen beslutar att ta upp förslagen till ändringar i äldreomsorgsplanen med socialchefen för korrigering och därefter överlämna planen till kommunfullmäktige för beslut. Beslutet skickas till Socialchefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5

6 1(13) Namn på dokumentet: Äldreomsorgplan Dokumenttyp: Plan Beslutad av: Socialnämnd Diarienummer: SN 2018/8077 Dokumentansvarig: Socialchef Gäller: Beslutad: Revideras: Äldreomsorgsplan år Mullsjö kommun När det behövs en äldreomsorg av god kvalitet som tillvaratar den enskildes resurser 6

7 2(13) Inledning/Sammanfattning Äldreomsorgsplanen är ett instrument för att styra, förändra och förbättra kommunens äldreomsorg. Den ska redovisa kommunens ambitioner med uppsatta mål och konkreta aktiviteter inom äldreomsorgen. Grunden utgörs av de politiska målen, visioner och uppdrag som antagits av kommunfullmäktige och socialnämnden. Planen ska styra verksamhetens utveckling de närmaste åren, med en utblick fyra år framåt, Planen ska vara vägledande i de politiska och verksamhetsmässiga besluten, men också finnas med i det dagliga arbetet. Utöver dessa utgår planen även från nationella lagar, riktlinjer och råd samt regionala och lokala styrdokument. Statistik visar att befolkningen lever allt längre. I Jönköpings län förväntas antalet länsinvånare i åldrarna år öka i storlek under hela prognosperioden, från ca invånare år 2015 till omkring år I Mullsjö kommun förväntas en ökning med ca 76 personer i gruppen 65 år och äldre till 2022 och av dessa är 28 personer 80 år och äldre. Bakgrund Det kommunala ansvaret för äldreomsorg regleras i flertalet lagar, föreskrifter och andra styrdokument. Dessa är framför allt socialtjänstlagen (SoL) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL), socialstyrelsens föreskrifter samt kommunens styrdokument. Denna äldreomsorgsplan tar sin utgångspunkt i Mullsjö kommuns Vision för äldreomsorgen - När den behövs en äldreomsorg av god kvalitet som tillvaratar den enskildes resurser. Visionen vilar på värdegrundsorden: Tillgänglighet Delaktighet Bemötande Respekt Kontinuitet Utöver ovan beskrivna styrning av äldreomsorg så är även budget och verksamhetsplanering, måldokument för tillgänglighet samt lokal handlingsplan för demensvård viktiga styrdokument att utgå från. Syfte 7

8 3(13) Syftet med planen är det ska vara ett verktyg för att styra, förändra och förbättra kommunens äldreomsorg. Den ska redovisa kommunens ambitioner med uppsatta mål och konkreta aktiviteter inom äldreomsorgen. Grunden utgörs av de politiska målen, visioner och uppdrag som antagits av kommunfullmäktige och socialnämnd. Planen ska vara styrande för verksamheternas utveckling de kommande åren samt vara vägledande i de politiska och verksamhetsmässiga besluten, men också vara med i det dagliga arbetet. Kvalitet Varje kommun ska ha en fungerande socialtjänst med ansvar för äldreomsorg. Socialnämnden har det yttersta ansvaret för att äldre i kommunen får det stöd och den hjälp de är i behov av. Det framgår av socialtjänstlagen att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalité. För att uppnå god kvalité krävs rättssäkerhet, den enskildes medinflytande och insyn, respekt för den enskildes integritet och ett professionellt bemötande. Den enskilde ska känna sig trygg i mötet med socialtjänsten och det stöd han eller hon får. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Regelverk De viktigaste lagarna är socialtjänstlagen (SoL) och Hälso- och sjukvårdslagen(hsl). Dessa två lagar är de som i huvudsak styr kommunernas arbete inom äldreomsorg. Även kommunallag, förvaltningslag och lagen om valfrihetssystem(lov) är väsentliga. Förutom lagstiftning finns det på nationell nivå, olika värdegrund, mål, planer för vård och omsorg om äldre. Socialtjänstlagen SoL är en ramlag där det stadgas att kommunerna har det yttersta ansvaret för att den enskilda får det stöd och den hjälp den är i behov av. Kommunen har stor frihet att utforma sin verksamhet för att uppfylla denna lag. Tilltron till människan och den enskildes egna förmåga att påverka sin situation ska vara central i tillämpningen. I SoL regleras ansvar för stöd till anhöriga såsom praktisk hjälp av ex dagverksamhet, växelvård och avlösning i hemmet, och där står även att socialnämnden, genom hemtjänst och dagverksamhet eller liknande, bör underlätta för den enskilde att bo kvar hemma och ha kontakt med andra. Hälso- och sjukvårdslagen HSL (hälso-och sjukvårdslagen) är den centrala lagen för hälso- och sjukvårdens styrning av den kommunala hälso- och sjukvården. Den innehåller också särskilda bestämmelser om ansvarsfördelning mellan kommun och region. 8

9 4(13) Nationella mål och värdegrund I den nationella handlingsplanen för äldre fastställdes mål om att äldre ska kunna åldras i trygghet och med bibehållet oberoende kunna leva ett aktivt liv, ha inflytande i samhället och över sin vardag, bemötas med respekt samt ha tillgång till god vård och omsorg. Värdegrunden ska ligga till grund för ett förhållningssätt för alla som arbetar inom äldreomsorgen och utgöra en vägledning för personalens bemötande och agerande gentemot de äldre. Socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande (värdegrund). Demenssjukdom I Socialstyrelsens uppföljning 2018 av de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid demenssjukdom framhålls bland annat tidig medicinsk utredning, läkemedelsbehandling och personcentrerad vård och omsorg. Dessa är viktiga områden att utveckla. Det finns riktlinjer för dagverksamhet och vård- och omsorgsboende anpassat för personer med demenssjukdom. Rekommendation för arbete med kvalité inom särskilt boende nattetid togs fram under år 2017 av SKL (Sveriges kommuner och landsting). Denna antogs av socialnämnden Syftet med denna rekommendation är att stärka kvaliteten på särskilda boenden för äldre nattetid. Nationell standard Swedish standards institutet(sis) har tagit fram en standard för kvalitet i omsorg service, omvårdnad och rehabilitering för äldre med omfattande behov i ordinärt boende och särskilt boende (SIS 2015) Här anges krav på tjänster som levereras till äldre med omfattande behov i både ordinärt och vård- och omsorgsboende. Vid kvalitetssäkring, uppföljning, utvärdering och utveckling av sådana tjänster avses standarden kunna fungera som stöd i arbetet. Genom tydliga krav på vad som förväntas av utföraren, blir det även tydligt för den äldre personen och dess närstående vad god omsorg, service, omvårdnad och rehabilitering avser inom ordinärt och vård- och omsorgsboende. Lagen om Vårdsamordning Ny lag från första januari 2018 som innebär att kommunen har ansvar att ta hem patienter inom tre dygn från utskrivningsklar från sjukhus. Begrepp enligt socialstyrelsens termbank 9

10 5(13) Brukare Brukare används som samlat begrepp för alla som får individuellt behovsprövade insatser från socialtjänsten oavsett vilken typ av insatser det handlar om. Insatserna kan röra allt från stöd och service till mer omfattande bistånd Kund En kund är en fysisk eller juridisk person som köper eller hyr en vara eller en tjänst från ett företag eller en person. En presumtiv kund är en fysisk eller juridisk person som utgör potential till att bli kund, vilka tillsammans utgör en marknad. Särskilt boende Individuellt inriktad insats i form av boende som ges med stöd av socialtjänstlagen eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Hemtjänst Med service avses här t.ex. praktisk hjälp med bostadens skötsel, hjälp med inköp, ärenden på post och bank, tillredning av måltider samt distribution av färdiglagad mat. Med personlig omvårdnad avses här de insatser som därutöver behövs för att tillgodose fysiska, psykiska och sociala behov. Detta kan t.ex. innebära hjälp med att äta och dricka, klä sig och förflytta sig, sköta personlig hygien och i övrigt insatser som behövs för att bryta isolering (t.ex. viss ledsagning) eller för att den enskilde ska känna sig trygg och säker i det egna hemmet (bl.a. genom kvälls- och nattpatrull). I hemtjänst ingår även avlösning av anhörigvårdare. Den enskilde, även hemmahörande i annan kommun kan få hemtjänst även i t.ex. fritidsbostad i kommunen. Hälso- och sjukvård Kommunen har inom äldreomsorgen hälso- och sjukvårdsansvar för; boende inom särskilt boende, de som har korttidsboende, de som befinner sig på dagverksamhet och de som har hemsjukvård samt enstaka besök. Ansvaret sträcker sig upp till sjuksköterskenivå, arbetsterapeuter och sjukgymnast. Lokala styrdokument Vision och värdegrund Vision socialtjänsten En socialtjänst av god kvalité när du behöver den. Vision för äldreomsorgen När den behövs en äldreomsorg av god kvalitet som tillvaratar den enskildes resurser. 10

11 6(13) Visionen vilar på värdegrundsorden: Tillgänglighet Delaktighet Bemötande Respekt Kontinuitet Värdegrund äldreomsorgen Utgår från den nationella värdegrunden 5 kap 4 SoL(socialtjänstlagen). Socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Socialnämnden ska verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. Servicegarantier Vårt gemensamma mål Du som har kontakt med oss som arbetar inom Socialtjänsten i Mullsjö kommun ska möta en kunnig och vänlig personal som respekterar dig, dina synpunkter och önskemål inom alla våra verksamheter inom socialtjänsten. Riktlinjer för biståndsbedömning Socialnämnden ansvarar för insatser för äldre i Mullsjö kommun. Socialnämndens uppdrag är att ge vård och omsorg på lika villkor till alla som är i behov av kommunens insatser. Vård ges enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och omsorg ges enligt socialtjänstlagen (SoL). För att kunna fullgöra sitt uppdrag har socialnämnden utarbetat riktlinjer inom sitt verksamhetsområde. Riktlinjerna omfattar den omsorg som ges till äldre enligt SoL. Syftet med riktlinjerna är att åstadkomma en likvärdig bedömning vid handläggning av ärenden och ett likvärdigt utförande vid verkställighet av besluten. Den individuella situationen är dock styrande. Det kan innebära att den enskilde kan beviljas fler eller färre insatser, eller i annan form, än vad riktlinjerna anger. Lagen om valfrihet, LOV Mullsjö kommun har gett sina invånare möjligheten att nyttja serviceinsatser enligt LOV (lagen om valfrihet) med grunden i Socialtjänstlagen. Det betyder att kunden kan välja annan utförare än kommunens hemtjänst inom serviceinsatser så som tvätt, inköp och städ. För att bli godkänd som utförare av serviceinsatser ska delarna i förfrågningsunderlaget vara uppfyllt på alla punkter. Strategi och handlingsplan Äldre Samverkan med länets kommuner och Region Jönköpings län Äldreomsorgen i Mullsjö kommun Hemtjänst, ordinärt boende. 11

12 7(13) Syftet med hemtjänsten är att möjliggöra för den enskilde att bo kvar i sitt ordinära boende, även om behov av omvårdnad och service är omfattande. Insatserna kan bestå av personlig hygien, trygghetslarm, matdistribution, städning samt social tid. De som har behov av hemtjänst eller vård och omsorgsboende ska kunna känna trygghet och förtroende för den omsorg och vård som kommunen tillhandahåller. Vården och omsorgen ska präglas av respekt för den enskilde, dennes bakgrund och kultur, liksom respekt för att det är i den enskildes hem som vården ges. Valfrihet innebär att, inom ramen för biståndsbeslutet, skall den enskildes egna önskemål och prioriteringar tillgodoses. Det är också viktigt att kunna tillgodose de sociala och intellektuella behov som finns av samvaro och stimulans. I kommunen gäller kvarboendeprincipen och självbestämmandeprincipen där utgångspunkten är att bo kvar i eget boende. När behovet av vård, omsorg, trygghet och säkerhet inte kan tillgodoses i hemmet kan vård och o eller trygghetsboende bli aktuellt. I vissa fall önskar gift eller sambo flytta med till det särskilda boendet. Den så kallade Parbogarantin innebär att den part som inte har behov av insatser sköter sig själv om behov uppstår måste en ansökan om bistånd göras. Detta för att den enskilde skall få god vård samtidigt som personalbemanningen måste anpassas. Det är angeläget med kontinuitet i uppföljningen av insatserna i hemtjänsten samt kommunikationen mellan biståndshandläggare, omsorgspersonal, den enskilde och dennes närstående. Korttidsboende Korttidsplats beviljas endast om utredning visar att behovet inte kan tillgodoses med omfattande insatser i hemmet. Korttidsplats kan beviljas av olika orsaker som avlastning för närstående, sociala skäl och vård i livets slutskede. Personer som är utskrivningsklara från slutenvården ska i normalfallet återvända direkt till sin ordinära bostad. Endast i de fall behovet av omsorg inte kan tillgodoses i hemmet beviljas korttidsplats. Möjlighet till hemgång efter sjukhusvistelse ska alltid först prövas. Kommunens mål är att tillgodose varje individs behov inom den egna verksamheten utifrån individuella lösningar. Korttidsplats ska alltid beviljas för en begränsad tid, vanligtvis en vecka eller två. Dagverksamhet Biståndsbedömd dagverksamhet vänder sig till personer i ordinärt boende. För att beviljas biståndsbedömd dagverksamhet skall den sökande vara under pågående demensutredning eller ha en utredd demensdiagnos. Dagverksamhet kan även beviljas personer med funktionsnedsättning av fysisk eller psykisk karaktär. Dagverksamhetens funktion är att stimulera den enskilde att bibehålla sina färdigheter. Syftet är också att underlätta för den enskilde att bo kvar i sitt ordinära boende genom att avlasta de anhöriga. Kommunen har en dagverksamhet på Margaretas park. Öppen dagverksamhet Denna verksamhet är inte biståndsbedömd. Den öppna dagverksamheten är en social verksamhet som vänder sig till pensionärer och daglediga i Mullsjö kommun. Den öppna verksamhetens funktion kan vara att bidra till en social samvaro och aktivering. 12

13 8(13) Vårdsamordning/Trygg hemgång Mullsjö I Mullsjö kommun arbetar vi i team bestående av vårdsamordnare från vårdcentralen, personal från hemtjänst, arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska och biståndshandläggare från kommunen. Under sjukhusvistelsen påbörjas förberedelserna inför hemgång. Direkt efter hemgång ifrån sjukhuset möter personal från kommunen upp i hemmet. Tillsammans går man igenom vad den enskilde klarar på egen hand och den enskilde behöver hjälp med när det gäller personliga omvårdnad och hemmets skötsel. Trygghetsboende Trygghetsboende är ett boende för personer med behov av hemtjänstinsatser och inte behov av särskilt boende. Lägenheterna är anpassade för äldre och samlade i en byggnad med gemensamhetslokal för social samvaro samt möjlighet till lunchservering. Det finns ett mål inom Äldreomsorgen att nuvarande servicehus på Margaretas Park görs om till ett trygghetsboende. Detta skulle då innebära att servicehuset omdanas till att bli mer behovsstyrt. Målgrupp är den äldre som bor i ordinärt boende och som klarar sig relativt bra med hemtjänstinsatser men upplever otrygghet kan söka plats på trygghetsboendet Särskilt boende för personer med demenssjukdom Björkgårdens mål med sitt boende är att personer med demenssjukdom får bo i en strukturerad miljö som tillvaratar brukarens kvarstående funktioner genom möjlighet att dagligen delta i hushållssysslor, fysisk aktivitet och samvaro med övriga boende och personal. Den boendes behov uppmärksammas utan dröjsmål och den boende tillförsäkras tillsyn dygnet runt. Den boende hyr sin lägenhet av kommunen utöver hyran tillkommer en kostnad för mat och omvårdnad. Särskilt boende för personer med somatisk sjukdom Margaretas Parks mål med sitt boende för somatisk vård är att erbjuda trygghet, ett säkert socialt och medicinskt omhändertagande, och möjlighet till umgänge med andra. Verksamhetens utformning skall möjliggöra självständighet och bevara integritet. Lägenhet i vård- och omsorgsboende för somatisk vård beviljas vid omfattande och varaktigt omvårdnadsbehov och där den enskilde inte längre har förmåga att bo kvar i ordinärt boende. Den boende hyr sin lägenhet av kommunen i form av andrahandskontrakt och alla måltider ingår. Anhörigstöd Enligt 5 kap. 10 SoL anges att socialnämnden ska underlätta för dem som vårdar en äldre eller långvarigt sjuk närstående eller stödjer en närstående med funktionsnedsättning. Insatsen ansvarar anhörigsamordnare för och erbjuds i första hand till den enskilde i form av serviceinsatser och kräver då inget biståndsbeslut. Insatsen avlösning i hemmet ges maximalt 12 timmar/månad med uttag av minst 3/timmar de dagar då vårdtagaren befinner sig i ordinärt boende. Målgruppen är invånare i Mullsjö kommun som vårdar närstående 13

14 9(13) som är över 18 år av omfattande karaktär dygnet runt, anhörigvårdare som bor tillsammans med omsorgstagare/närstående samt anhörigvårdare vars närstående har ett långvarigt behov av vård och omsorg, dvs. en förbättring inom 6 månader ska inte kunna förutses. Utöver avlösning i hemmet ges utbildning inom olika områden, cirkelträffar. Anhörigstöd är kostnadsfritt. Hälso- och sjukvård Den kommunala hälso- och sjukvården har ansvar för boende på särskilt boende, korttidsplats, dagverksamhet samt de som är beviljade hemsjukvård. Ansvaret sträcker sig upp till sjuksköterskenivå, till exempel sjuksköterska med specialistnivå, arbetsterapeut och sjukgymnast. Hjälp ges av sjuksköterskor dygnet runt alla dagar i veckan. Insatserna kan variera från enklare hälso- och sjukvårdsuppgifter till stora sjukvårdsinsatser. Insatserna ges i nära samarbete med omvårdnadspersonalen. Framtiden, vad tror vi ? Befolkningsutveckling i Mullsjö Mullsjö kommun har som mål att vara 9000 invånare Den äldre befolkningen, enligt Kolada.se, sjunker i Mullsjö successivt var 65 år och äldre 26,2% av den totala befolkningen, 2017 har den siffran sjunkit till 22,5%. När det gäller 80 år och äldre så följer det samma trend, 2012 var siffran 5,5% och 2017 hade det sjunkit till 5,2%. Vid närmare analys så visar trenden att 80 år och äldre har en sakta nedåtgående kurva. Anta att åldersgruppen år kommer att få sin vård i det ordinära boendet. Äldre med demenssjukdomar går ner i åldrarna och nya grupper kommer. Anta att 5% av de äldre har en demensdiagnos och behöva demensboende skulle det innebära utökning med 1 2 demensplatser under perioden Anta att år behöver äldreboende, behövs antal boendeplatser öka 6 platser. Anta att år behöver äldreboende, behövs 3 platser. Anta att 95 år och äldre behöver äldreboende, behövs 1 plats. Totalt blir det en ökning av platser under år Detta är helt beroende på hur väl kvarboendeprincipen faller ut för de som bor i ordinärt boende och hur utvecklingen av välfärdstekniken sker i inom äldreomsorgen. Prognos över antalet äldre i Mullsjö kommun Folkmängdsprognos Ålder

15 10(13) w Summa Alla siffror avser den 31/12 respektive år. Hemlöshet hos äldre Socialstyrelsens kartläggning av hemlöshet visar att hemlösheten ökar hos 65 år och äldre. En majoritet hos de äldre hemlösa har omfattande behov av vård och omsorg. Äldre med missbruksproblem Alkoholkonsumtionen ökar bland personer 65 år eller äldre enligt flera studier. Den ökade alkoholkonsumtionen bland äldre kan få allvarliga konsekvenser, och ställer nya krav på äldreomsorgen. Boende Fler personer får vård och omsorg i det ordinära boendet. Vårdsamordning och trygg hemgång har medfört de som vistas på sjukhuset kommer hem tidigare direkt från sjukhuset och är då i behov av mer avancerad vård och omsorg i hemmet. Det leder till att behovet av platser på äldreboende inte antas följa en rak framskrivning, även om det kan antas finnas behov av utökning mot dagens platser. För de som bor på våra äldreboende, oavsett inriktning på boendet, ska både inom- och utomhusmiljön vara trivsam. Utemiljön behöver bli bättre genom att skapa en utomhusmiljö för alla sinnen. Kvaliteten inom äldreboendena behöver bli bättre. Idag har vi god kvalitet men för att säkerställa att vi följer SKL:s rekommendationer för god kvalitet behöver dagens aktiviteter bli mer meningsfulla för att skapa en god nattsömn. I det ingår att arbeta mer med våra nationella kvalitetssystem så som Senior alert och BPSD. En annan sak som behöver ta ställning till är den individuella behovsbedömningen på äldreboendet. Högre kvalitet och ökad effektivitet De äldre såväl som deras anhöriga ska känna sig trygga med Mullsjö kommuns omsorg. Det når vi genom att den äldre blir bemött på ett bra och respektfullt sätt och är delaktig i beslut 15

16 11(13) som rör den egna omsorgen. De äldre ska så långt som möjligt själva välja när och hur stöd och service ges. Ytterligare en aspekt är att de äldre får tillgång till god och näringsrik mat. En verksamhet som håller god kvalitet skapar inte övervältringar gentemot andra verksamheter. Är det god kvalitet i hemtjänsten skapar det större möjligheter för den äldre att bo kvar i sin bostad längre och det leder även till färre akuta sjukhusbesök. I det ingår förmågan att bedriva verksamheten på ett effektivt sätt med hänsyn till kvalitet och demografin. Med rätt bemanning skapas trygghet och kvalitet för de äldre. För att Mullsjö kommun ska bli än mer attraktiv arbetsplats behöver äldreomsorgen organiseras på ett sätt där varje medarbetares bidrag till verksamhetens förbättringar omhändertas. Organisation och personalförsörjning måste vara utformad på ett sätt som innebär att rätt person är på rätt plats. Bättre förebyggande och rehabiliterande insatser Ett framgångsrikt förebyggande arbete är oftast långsiktigt kostnadseffektivt och handlar om att de äldre kan få ett gott och självständigt liv under längre tid. Det kräver kunskap både för personal inom äldreomsorgen och den äldre. Det är viktigt att det förebyggande arbetet sker systematiskt och utifrån forskning och beprövad erfarenhet, det är först när insatserna följs upp systematiskt som de kan utvärderas och förbättras. Med att se till att fler kan få tillgång till Dagverksamhet gör att fler klarar av att bo kvar i sin bostad. Samma gäller att utveckla mötesplatser och/eller träffpunkter för att skapa möjlighet till delaktighet och känna gemenskap med andra. I detta finns det en förhoppning om att de som upplever sig ensamma får en möjlighet till samhörighet. Tryggad personalförsörjning En central förutsättning för att säkra personalförsörjningen är att äldreomsorgens yrken upplevs som attraktiva. En lika viktig del är att kunna behålla kompetenta och skickliga medarbetare vilket kräver en god arbetsmiljö, tillgång till kompetensutveckling och erbjudande om heltid. Möjligheten till utveckling gör arbetet inom äldreomsorgen mer attraktivt, höjer kvaliteten, främjar trivseln samt motverkar hög personalomsättning. Ett arbete med att ta hand om medarbetarnas kreativa lösningar inom äldreomsorgen kan ske genom Wisam arena. Detta är en utvecklingsplattform i länet som kan stödja att genomföra/utveckla en ide. Mullsjö kommun bör säkerställa att det finns tillgång till arbetsledning nattetid och helger samt anta utmaningen med en flexibel bemanning för att kunna möta äldres behov som förändras över tid. Översyn av särskilda boendeformer I Mullsjö arbetar vi utifrån kvarboendeprincipen vilket leder till att många bor kvar hemma i ordinärt boende så länge det går, även fast krafterna minskar. När det väl blir dags för annat alternativ till ordinärt boende har inte Mullsjö kommun så många andra alternativ än att ansöka om särskilt boende. Här finns det planer på att skapa trygghetsboende alternativ seniorboende där utgångspunkten är att tillgodose den äldres behov av trygghet och 16

17 12(13) omsorg samtidigt som kostnadseffektivitet främjas. Inom trygghet finns även välfärdsteknikområdet att tillgå. Förenklad biståndsbedömning Socialtjänsten har tittat på möjligheten till att minska det administrativa arbetet och öka självbestämmandet och delaktigheten för den äldre genom att förenkla beslutsfattandet. Det ligger även i fas med att fler bor i ordinärt boende. Genom att tillämpa förenklad beslutsfattande kan den enskilde själv bestämma och ansöka vad man behöver hjälp med. Det som är av vikt vid införandet är att rättssäkerheten inte försämras för den enskilde. Välfärdsteknik Modern välfärdsteknologi kan bidra till bättre kvalitet och högre säkerhet i både produkter och tjänster inom vård och omsorg för den äldre. Den kan bidra till öka självständighet och oberoende för den äldre och den kan även bidra till en effektivare användning av tillgängliga resurser. Genom att öka användningen av välfärdsteknologi kan det bidra till bättre möjligheter att hantera de olika förutsättningarna och utmaningarna för äldreomsorgen i glesbygd och i större tätorter. Vid införande av välfärdsteknologi måste analys vägas mot risker som bristande tillförlitlighet och säkerhet samt risker för isolering som en följd av att teknik kan ersätta mänsklig kontakt. Digitaliseringen medger helt nya möjligheter att förändra arbetssätt och i större utsträckning ta vara på den äldre egna förmågor och förutsättningar. I detta är det även av stor vikt att även personer med nedsatt beslutsförmåga får del av välfärdstekniken. Samtidigt som digitalisering ger stora möjligheter ställer det stora krav på att Mullsjö kommun följer lagstiftning, kvalitetssäkring m.m. Mullsjö kommun har en strategi som på ett tydligt sätt visar hur digitaliseringens möjligheter tas tillvara. Utvecklingsområden Målområde 1 Trygghetsboende Den del av Margaretas park som kallas serviceboende och Hilton idag ändrar inriktning till trygghetsboende. Detta innebär således äldre personer som har hemtjänst och som inte behöver ett särskilt boende med heldygnsomsorg, men där kvarboendet i ordinärt boende inta längre upplevs som tryggt eller att vederbörande känner stor ensamhet. Stöd och hjälp som erbjuds och utförs av kommunens hemtjänst på samma sätt som i det ordinära boendet. Skillnaden mot ordinärt boende är att den äldre får möjlighet att till gemensamma måltider i restaurang samt umgänge via öppen verksamhet. Insatsen beviljas av biståndshandläggare och enhetschef verkställer biståndet. Målområde 2 17

18 13(13) Införande av välfärdsteknik Digital signering på särskilt boende Trygghetskamera Skype med anhöriga, vårdplaneringar. Digitala läkemedelsskåp Målområde 3 Personalförsörjning En personalförsörjningsplan tas fram under 2019 i syfte att säkerställa personalförsörjning inom äldreomsorgen där planering av införande av heltid som norm ligger med. Målområde 4 Särskilt boende/dagverksamhet Björkgårdens tillbyggnad med 8 platser bör ske, kommunen har ett demenscentrum med bra miljö både ute och inne för personer med demenssjukdom. På Margaretas Park bör utemiljön arbetas med så alla avdelningar har uteplats/balkong att tillgå. Dagverksamhet Antal platser utökas till 8 platser (idag 6) även se behovet av utökning när det är öppet. Målområde 5 Träffpunkter för seniorer Ute i samhället behövs det skapas en träffpunkt för daglediga. Syftet med detta är att bryta ensamhet, skapa en gemensamhet för daglediga. Uppföljning Uppföljning sker varje år i verksamhetsberättelsen av respektive chef. 18

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Begäran om tilläggsanslag för missbruksvård Ärendebeskrivning Med anledning av omhändertagande och placering enligt tvångslagen LVM och tillhörande kostnad begär socialnämnden ytterligare anslag då budgeten inte är anpassad för detta. På socialnämndens sammanträde korrigerar chefen för individ- och familjeomsorgen det begärda tilläggsanslaget från 756 tkr till 792 tkr. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 255 Protokoll från socialnämnden den 14 november 2018, 150 Tjänsteskrivelse från chefen för individ- och familjeomsorgen den 23 oktober 2018 samt bilaga Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå socialnämndens begäran om extra budgetmedel på 792 tkr till missbruksvård då inga pengar finns att tillskjuta. Beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå socialnämndens begäran om extra budgetmedel på 792 tkr till missbruksvård då inga pengar finns att tillskjuta. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 19

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott Dnr 2018/ Begäran om tilläggsanslag för missbruksvård Ärendebeskrivning Med anledning av omhändertagande och placering enligt tvångslagen LVM och tillhörande kostnad begär socialnämnden ytterligare anslag då budgeten inte är anpassad för detta. På socialnämndens sammanträde korrigerar chefen för individ- och familjeomsorgen det begärda tilläggsanslaget från 756 tkr till 792 tkr. Beslutsunderlag Protokoll från socialnämnden den 14 november 2018, 150 Tjänsteskrivelse från chefen för individ- och familjeomsorgen den 23 oktober 2018 samt bilaga Förslag till beslut Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att bevilja individ- och familjeomsorgen 792 tkr i extra budgetmedel till missbruksvård. Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå socialnämndens begäran om extra budgetmedel på 792 tkr till missbruksvård då inga pengar finns att tillskjuta. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 20

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Socialnämnden Dnr 2018/ Begäran om tilläggsanslag för missbruksvård Ärendebeskrivning Med anledning av omhändertagande och placering enligt tvångslagen LVM och tillhörande kostnad begär socialnämnden ytterligare anslag då budgeten inte är anpassad för detta. På dagens sammanträde korrigerar chefen för individ- och familjeomsorgen det begärda tilläggsanslaget från 756 tkr till 792 tkr. Beslutsunderlag Protokoll från socialnämndens arbetsutskott den 31 oktober Tjänsteskrivelse från chefen för individ- och familjeomsorgen den 23 oktober 2018 samt bilaga Förslag till beslut Socialnämndens arbetsutskott föreslår socialnämnden föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja individ- och familjeomsorgen 756 tkr i extra budgetmedel till missbruksvård. Förslag till beslut under sammanträdet Peter Naurén (M) föreslår att socialnämnden beslutar enligt förslag men med korrigerat belopp. Beslut Socialnämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja individ- och familjeomsorgen 792 tkr i extra budgetmedel till missbruksvård. Beslutet skickas till Kommunstyrelsens allmänna utskott Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 21

22 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /8029 Socialnämndens arbetsutskott Begäran om tilläggsanslag Ärendebeskrivning Med anledning av omhändertagande och placering enligt tvångslagen LVM och tillhörande kostnad begär ytterligare anslag då budgeten inte är anpassad för detta. Beslutsunderlag Bilaga Förslag till beslut Socialnämndens arbetsutskott föreslås besluta föreslå socialnämnden föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja Individ och familjeomsorg 756 tkr i extra budgetmedel till missbruksvård. Beslutet skickas till Ifo-chef Socialchef Ekonomiavdelningen Fredrik Axelsson IFO-chef Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

23 1(2) Begäran om tilläggsanslag I oktober genomfördes ett omedelbart omhändertagande av vuxen person med stöd av Lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). Ansökan om fortsatt vård gjordes av Ifo hos Förvaltningsrätten i Jönköping. Ansökan bifölls av rätten. Ansökan gjordes för att rädda liv. Vården pågår enligt lag som längst i sex månader eller tills det att Statens institutionsstyrelse (SIS) bedömer att den kan upphöra eller övergå i annan form. Socialtjänsten har således inte så stort inflytande över kostnaden. Kostnaden för aktuell placering inom SIS är 4400 kr/dygn. Vård enligt LVM måste enligt lag bedrivas inom SIS som själva anger vilken SIS-institution vården skall bedrivas på. Vård enligt LVM är lagstadgad vid situationer som innebär att en person bedöms missbruka på ett sätt som riskerar allvarliga och livshotande konsekvenser. Åtgärder enligt LVM föregås och initieras oftast av ett eller fler läkarintyg som understryker behovet av insatsen. Budget och ekonomiskt läge beträffande institutionsvård Budget Utfall Avvikelse Utfall % av Årsbudget Prognos Avvikelse jan-sept jan-sept jan-sept årsbudget Inst vård vuxna % För att belysa att budgeten är underdimensionerad kan sägas att årsbudgeten på 423 tkr räcker till 291 vårddygn vid en placering av en person på behandlingshem som kostar 1450 kr/dygn vilket är en ganska vanlig dygnskostnad vid frivillig vård (alltså enligt Socialtjänstlagen (SoL)). Uträkning/underlag för begäran: Dygnskostnad LVM-vård: 4400 kr Kostnad per månad för LVM-vård: 4400 kr * 30 dgr = 132 tkr Kostnad per sex månader för LVM-vård: 132 tkr * 6 mån = 792 tkr Det är rimligt att budgeten är dimensionerad för att täcka kostnad för en LVMplacering under sex månader utöver nuvarande årsbudget som bedöms räcka till omkring 10 månaders behandling på institution under frivilliga former. Sex månader bedöms som en fullt möjlig vårdtid vid LVM. Begäran 23

24 2(2) Med anledning av ovanstående äskas 792 tkr i utökad årsbudget beträffande institutionsvård Vuxna för att täcka kostnad för lagstadgad vård I tjänsten Fredrik Axelsson Chef Individ och familjeomsorg 24

25 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Medborgarförslag - Mötesplats vid badparken i Mullsjö Ärendebeskrivning Medborgarförslag har inkommit angående anläggande av mötesplats vid badparken. I förslaget beskrivs flera delar såsom utegym, bryggor och så vidare. Kommunfullmäktige beslutade den 25 september 2018 att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade den 17 oktober 2018 att överlämna medborgarförslaget till tekniska utskottet för utredning och för att titta på vilka delar av förslagen man kan utföra och även ge ett kostnadsförslag samt att även överlämna medborgarförslaget till kultur- och fritidsutskottet för utredning och att titta på vilka delar av förslagen man kan utföra. Under rådande ekonomiska förhållande ser kultur- och fritid inte möjligheter vare sig till hela investeringen eller den skötsel som krävs för att hålla platsen i säkert och bra skick. Tekniska utskottet har gjort en kostnadsberäkning där investeringen blir cirka kronor och driftskostnaden beräknas till cirka kronor per år. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 253 Protokoll från tekniska utskottet den 15 november 2018, 120 Protokoll från kultur- och fritidsutskottet den 12 november 2018, 70 Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidschefen den 5 november 2018 Protokoll från kommunstyrelsen den 17 oktober 2018, 196 Protokoll från kommunfullmäktige den 25 september 2018, 100 Medborgarförslag den 12 augusti 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uttala sig positivt om medborgarförslaget med förbättringsidéer som kan komma Mullsjöborna till del, Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 25

26 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 246 fortsättning att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kulturoch fritid, att medborgarförslaget tas med i arbetet att utveckla Mullsjön Runt, främst med anledning av nyetableringar på Ekbacka Strand och Kärleksudden och att medborgarförslaget därmed anses besvarat. Förslag till beslut under sammanträdet Kent Oskarsson (S) och Johnny Nilsen (MF) föreslår att kommunstyrelsen beslutar enligt allmänna utskottets förslag. Eva Götbrink (MP) föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att utöver ovanstående tre att-satser ska kostnadsförslag tas fram för hinderbana med utgångspunkt från tidigare utredning och arbeta in kostnaden i budget Mikael Johansson (V) och Eva Götbrink (MP) föreslår kommunstyrelsen besluta att föreslå kommunfullmäktige avsätta 200 tkr för att genomföra muddring och upprustning av stranden, att skyndsamt se över möjligheten till att stänga av genomfartstrafik. Beslutsgång 1 Ordföranden frågar om kommunstyrelsen beslutar enligt allmänna utskottets förslag och finner att så är fallet. Beslutsgång 2 Ordföranden frågar om kommunstyrelsen beslutar enligt Eva Götbrinks (MP) förslag och finner att så inte är fallet. Omröstning Omröstning begärs och genomförs enligt följande: Den som röstar på Eva Götbrinks (MP) förslag röstar JA och den som inte röstar på Eva Götbrinks förslag röstar NEJ. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 26

27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 246 fortsättning Omröstningen utfaller enligt följande: Thore Thorstensson Kent Oskarsson Staffan Bäckelid Leif Andersson Johnny Nilsen Mikael Johansson Jimmie Larsson Eva Götbrink Henrik Jansson Lars Eriksson Tomas Elf Alexanders Norman Linda Danielsson JA X X X NEJ X X X X X X X X X X 3 10 Beslutsgång 3 Ordföranden frågar om kommunstyrelsen beslutar enligt Mikael Johanssons (V) och Eva Götbrinks (MP) första att-sats och finner att så är fallet. Omröstning Omröstning begärs och genomförs enligt följande: Den som röstar enligt Mikael Johanssons (V) och Eva Götbrinks (MP) förslag röstar JA och den som inte röstar enligt Mikael Johanssons och Eva Götbrinks förslag röstar NEJ: Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 27

28 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 246 fortsättning Omröstningen utfaller enligt följande: Thore Thorstensson Kent Oskarsson Staffan Bäckelid Leif Andersson Johnny Nilsen Mikael Johansson Jimmie Larsson Eva Götbrink Henrik Jansson Lars Eriksson Tomas Elf Alexander Norman Linda Danielsson JA X X X X X NEJ X X X X X X X X 5 8 Beslutsgång 4 Ordföranden frågar om kommunstyrelsen beslutar enligt Mikael Johanssons (V) och Eva Götbrinks (MP) andra att-sats och finner att så är fallet. Beslut Kommunstyrelsen beslutar således föreslå kommunfullmäktige besluta att uttala sig positivt om medborgarförslaget med förbättringsidéer som kan komma Mullsjöborna till del, att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kulturoch fritid, att medborgarförslaget tas med i arbetet att utveckla Mullsjön Runt, främst med anledning av nyetableringar på Ekbacka Strand och Kärleksudden och att medborgarförslaget därmed anses besvarat. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 28

29 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 246 fortsättning Kommunstyrelsen beslutar för egen del att skyndsamt se över möjligheten till att stänga av genomfartstrafik. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Samhällsbyggnadschefen Tekniska utskottet Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 29

30 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott Dnr 2018/ Medborgarförslag - Mötesplats vid badparken i Mullsjö Ärendebeskrivning Medborgarförslag har inkommit angående anläggande av mötesplats vid badparken. I förslaget beskrivs flera delar såsom utegym, bryggor och så vidare. Kommunfullmäktige beslutade den 25 september 2018 att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade den 17 oktober 2018 att överlämna medborgarförslaget till tekniska utskottet för utredning och för att titta på vilka delar av förslagen man kan utföra och även ge ett kostnadsförslag samt att även överlämna medborgarförslaget till kultur- och fritidsutskottet för utredning och att titta på vilka delar av förslagen man kan utföra. Under rådande ekonomiska förhållande ser kultur- och fritid inte möjligheter vare sig till hela investeringen eller den skötsel som krävs för att hålla platsen i säkert och bra skick. Tekniska utskottet har gjort en kostnadsberäkning där investeringen blir cirka kronor och driftskostnaden beräknas till cirka kronor per år. Beslutsunderlag Protokoll från tekniska utskottet den 15 november 2018, 120 Protokoll från kultur- och fritidsutskottet den 12 november 2018, 70 Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidschefen den 5 november 2018 Protokoll från kommunstyrelsen den 17 oktober 2018, 196 Protokoll från kommunfullmäktige den 25 september 2018, 100 Medborgarförslag den 12 augusti 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott har beslutat att utskottet är positivt till förbättringsidéer för och av Mullsjöborna och av de nämnda förslagen föreslås följande: Nej till att rensa området för att angöra en ny badplats, angöra hinderbana, sätta upp stuga för försäljning, bygga bryggor och att bygga ett utegym. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 30

31 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 253 fortsättning Ja till att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kultur och fritid. Kommunstyrelsens tekniska utskott har beslutat att uttala sig positivt om medborgarförslaget med förbättringsidéer som kan komma Mullsjöborna till del och att medborgarförslaget tas med i arbetet att utveckla Mullsjön Runt, främst med anledning av nyetableringar på Ekbacka Strand och Kärleksudden och att medborgarförslaget därmed anses besvarat. Förslag till beslut under sammanträdet Mikael Johansson (V) och Henrik Jansson (M) föreslår att allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uttala sig positivt om medborgarförslaget med förbättringsidéer som kan komma Mullsjöborna till del, att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kulturoch fritid, att medborgarförslaget tas med i arbetet att utveckla Mullsjön Runt, främst med anledning av nyetableringar på Ekbacka Strand och Kärleksudden och att medborgarförslaget därmed anses besvarat. Eva Götbrink (MP) föreslår att allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att utöver ovanstående tre att-satser ska kostnadsförslag tas fram för hinderbana med utgångspunkt från tidigare utredning och arbeta in kostnaden i budget Beslutsgång Ordföranden finner att det finns två förslag, dels Mikael Johanssons (V) och Henrik Janssons (M) förslag och dels Eva Götbrinks (MP) förslag. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 31

32 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 253 Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar enligt Mikael Johanssons (V) och Henrik Janssons (M) förslag. Omröstning Omröstning begärs och genomförs enligt följande: Den som röstar på Mikael Johanssons (V) och Henrik Janssons (M) förslag röstar NEJ. Den som röstar på Eva Götbrinks (MP) förslag röstar JA: Omröstningen utfaller enligt följande: Henrik Jansson Linda Danielsson Staffan Bäckelid Eva Götbrink Mikael Johansson NEJ X X X JA X X Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uttala sig positivt om medborgarförslaget med förbättringsidéer som kan komma Mullsjöborna till del, att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kulturoch fritid, att medborgarförslaget tas med i arbetet att utveckla Mullsjön Runt, främst med anledning av nyetableringar på Ekbacka Strand och Kärleksudden och att medborgarförslaget därmed anses besvarat. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 32

33 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott Dnr 2018/ Medborgarförslag - Mötesplats vid badparken i Mullsjö Ärendebeskrivning Medborgarförslag har inkommit angående anläggande av mötesplats vid badparken. I förslaget beskrivs flera delar såsom utegym, bryggor och så vidare. Kommunfullmäktige beslutade den 25 september 2018 att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade den 17 oktober 2018 att överlämna medborgarförslaget till kultur- och fritidsutskottet för utredning och att titta på vilka delar av förslagen man kan utföra. Under rådande ekonomiska förhållande ser kultur- och fritid inte möjligheter vare sig till hela investeringen eller den skötsel som krävs för att hålla platsen i säkert och bra skick. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidschefen den 5 november 2018 Protokoll från kommunstyrelsen den 17 oktober 2018, 196 Protokoll från kommunfullmäktige den 25 september 2018, 100 Medborgarförslag den 12 augusti 2018 Förslag till beslut Kultur- och fritidschefen föreslår kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott besluta att utskottet är positivt till förbättringsidéer för och av Mullsjöborna och av de nämnda förslagen föreslås följande: Nej till att rensa området för att angöra en ny badplats, angöra hinderbana, sätta upp stuga för försäljning, bygga bryggor och att bygga ett utegym. Ja till att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kultur och fritid. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 33

34 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott 70 fortsättning Förslag till beslut på sammanträdet Alexander Norman (MP) föreslår utskottet besluta att säga ja till att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kultur och fritid med tillägget för vidare utveckling för hela området. Gun Nilsson (C) och Harrieth Cajfeldt-Carlsson (S) föreslår utskottet besluta enligt kultur- och fritidschefens förslag. Beslutsgång Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att utskottet beslutar enligt Gun Nilssons (C) och Harrieth Cajfeldt-Carlssons (S) förslag. Beslut Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott beslutar att utskottet är positivt till förbättringsidéer för och av Mullsjöborna och av de nämnda förslagen föreslås följande: Nej till att rensa området för att angöra en ny badplats, angöra hinderbana, sätta upp stuga för försäljning, bygga bryggor och att bygga ett utegym. Ja till att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kultur och fritid. Beslutet skickas till Allmänna utskottet Tekniska utskottet Kultur- och fritidschefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 34

35 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1254 Kultur- och fritidsutskottet, Mullsjö kommun Mötesplats i badparken i Mullsjö Ärendebeskrivning Medborgarförslag har inkommit angående anläggande av mötesplats vid badparken. I förslaget beskrivs flera delar såsom utegym, bryggor osv. Under rådande ekonomiska förhållande ser kultur- och fritid inte möjligheter vare sig till hela investeringen eller den skötsel som krävs för att hålla platsen i säkert och bra skick. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsen den 17 oktober 2018, 196 Protokoll från kommunfullmäktige den 25 september 2018, 100 Medborgarförslag den 12 augusti 2018 Förslag till beslut Utskottet är positivt till förbättringsidéer för och av Mullsjöborna och av de nämnda förslagen föreslås följande: Nej till att rensa området för att angöra en ny badplats, angöra hinderbana, sätta upp stuga för försäljning, bygga bryggor och att bygga ett utegym. Ja till att ställa upp cementrör för grillning samt att sätta ut bänkar och bord för att göra platsen mer tillgänglig under hela året. Medel för skötsel av detta bör tillföras kultur och fritid. Beslutet skickas till Allmänna utskottet Tekniska utskottet Åsa Eklund Kultur- och fritidschef Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

36 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens tekniska utskott Dnr 2018/ Medborgarförslag - Mötesplats vid badparken i Mullsjö Ärendebeskrivning Ett medborgarförslag har inkommit angående anläggande av mötesplats vid badparken. I förslaget beskrivs flera delar såsom utegym, bryggor och så vidare. Kommunfullmäktige beslutade den 25 september 2018 att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade den 17 oktober 2018 att överlämna medborgarförslaget till tekniska utskottet för utredning och att titta på vilka delar av förslagen man kan utföra och även ge ett kostnadsförslag. Under rådande ekonomiska förhållande ser kommunstyrelsens tekniska utskott inga möjligheter till att genomföra hela eller ens delar av investeringen. Utskottet har inte heller de driftramar som krävs för att ombesörja skötseln av badparken. Kostnadsberäkning investeringar: Muddring strandkant: kr Brygga/bryggdelar: kr Utegym Mellanpaketet : kr Stuga för försäljning med elinstallation: kr Samtliga ovanstående priser är exklusive moms. Totalkostnaden för föreslagen investering blir således cirka tkr. Den årliga driftskostnaden bedöms omfatta och kostnadsberäknas till cirka 75 tkr per år, och består av: Kontinuerlig muddring av strandkant år 2-4, 50 tkr Personalkostnader, ett par timmar/vecka, tillsyn och okulärbesiktning cirka 15 tkr Serviceavtal för löpande underhåll och besiktning, en gång/år cirka 10 tkr Muddringskostnaden uteblir från år 5 och framåt till dess att det åter växt upp vass med mera. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 36

37 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens tekniska utskott 120 fortsättning Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från chefen för tekniska enheten den 5 november 2018 Protokoll från kommunstyrelsen den 17 oktober 2018, 196 Protokoll från kommunfullmäktige den 25 september 2018, 100 Medborgarförslag den 12 augusti 2018 Förslag till beslut Chefen för tekniska enheten föreslår kommunstyrelsens tekniska utskott besluta att uttala sig positivt om medborgarförslaget med förbättringsidéer som kan komma Mullsjöborna till del och att medborgarförslaget tas med i arbetet att utveckla Mullsjön Runt, främst med anledning av nyetableringar på Ekbacka Strand och Kärleksudden och att medborgarförslaget därmed anses besvarat. Beslut Kommunstyrelsens tekniska utskott beslutar att uttala sig positivt om medborgarförslaget med förbättringsidéer som kan komma Mullsjöborna till del och att medborgarförslaget tas med i arbetet att utveckla Mullsjön Runt, främst med anledning av nyetableringar på Ekbacka Strand och Kärleksudden och att medborgarförslaget därmed anses besvarat. Beslutet skickas till Allmänna utskottet Kultur- och fritidsutskottet Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 37

38 1(2) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1254 Kommunstyrelsens tekniska utskott Mötesplats i badparken i Mullsjö Ärendebeskrivning Medborgarförslag har inkommit angående anläggande av mötesplats vid badparken. I förslaget beskrivs flera delar såsom utegym, bryggor osv. Under rådande ekonomiska förhållande ser kommunstyrelsens tekniska utskott inga möjligheter till att genomföra hela eller ens delar av investeringen. Utskottet har inte heller de driftramar som krävs för att ombesörja skötseln av badparken. Kostnadsberäkning investeringar: Muddring strandkant: kr Brygga/bryggdelar: kr Utegym Mellanpaketet : kr Stuga för försäljning med elinstallation: kr Samtliga ovanstående priser är exklusive moms. Totalkostnaden för föreslagen investering blir således cirka tkr. Den årliga driftskostnaden bedöms omfatta och kostnadsberäknas till cirka 75 tkr per år, och består av: Kontinuerlig muddring av strandkant år 2-4, 50 tkr Personalkostnader, ett par timmar/vecka, tillsyn och okulärbesiktning cirka 15 tkr Serviceavtal för löpande underhåll och besiktning, en gång/år cirka 10 tkr Muddringskostnaden uteblir från år 5 och framåt till dess att det åter växt upp vass m.m. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsen den 17 oktober 2018, 196 Protokoll från kommunfullmäktige den 25 september 2018, 100 Medborgarförslag den 12 augusti 2018 Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

39 Förslag till beslut Tekniska utskottet uttalar sig positivt om medborgarförslag med förbättringsidéer som kan komma Mullsjöborna till del. Tekniska utskottet föreslår att medborgarförslaget tas med i arbetet att utveckla Mullsjön Runt, främst med anledning av nyetableringar på Ekbacka Strand och Kärleksudden och att medborgarförslaget därmed anses besvarat. Beslutet skickas till Kommunstyrelsens allmänna utskott Kultur- och fritidsutskottet / kultur- och fritidsnämnden 2(2) Peter Karlsson Chef tekniska enheten 39

40 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Medborgarförslag - Mötesplats vid badparken i Mullsjö Ärendebeskrivning Johanna Willstrand har kommit in med ett medborgarförslag om mötesplats vid badparken i Mullsjö. Förslaget är att: - städa upp stranden och fylla på med sand samt rensa bort sjögräset som växer där - i parken bygga upp en hinderbana passande stora som små i ett naturmaterial för att bevara den natursköna miljön - sätta ut fler sittplatser och bord som ger människor möjlighet att sitta där och umgås - bygga upp en grillplats (grillkåta) för att ge människor möjlighet att även vår/höst sluta upp där och tillbringa några timmar. Även vintertid skulle det kunna nyttjas då många åker skridskor på sjön - ställa dit en liten stuga där antingen föreningar eller feriepraktikanter kan sälja glass på sommaren. Kanske att man kan göra någon form av samarbete med Landhs konditori - på längre sikt bygga upp en brygga ut i sjön på vänstersidan för att kunna hyra ut båtplatser till kommuninvånare via kommunen - bygga upp ett utegym som även är handikappanpassat då många nyttjar motionsslingan vi har runt sjön Beslutsunderlag Protokoll från kommunfullmäktige den 25 september 2018, 100 Medborgarförslag daterat den 15 augusti Beslut Kommunstyrelsen beslutar att överlämna medborgarförslaget om mötesplats vid badparken i Mullsjö till tekniska utskottet för utredning och att titta på vilka delar av förslagen man utföra och även ge ett kostnadsförslag samt Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 40

41 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 196 fortsättning att överlämna medborgarförslaget till kultur- och fritidsutskottet för utredning och titta på vilka delar av förslagen man kan utföra. Beslutet skickas till Tekniska utskottet Samhällsbyggnadschefen Chefen för tekniska enheten Kultur- och fritidsutskottet Kultur- och fritidschefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 41

42 SAMMANTRÄDEPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Dnr 2018/ Medborgarförslag - Mötesplats vid badparken i Mullsjö Ärendebeskrivning Johanna Willstrand har kommit in med ett medborgarförslag om mötesplats vid badparken i Mullsjö. Förslaget är att: - städa upp stranden och fylla på med sand samt rensa bort sjögräset som växer där - i parken bygga upp en hinderbana passande stora som små i ett naturmaterial för att bevara den natursköna miljön - sätta ut fler sittplatser och bord som ger människor möjlighet att sitta där och umgås - bygga upp en grillplats (grillkåta) för att ge människor möjlighet att även vår/höst sluta upp där och tillbringa några timmar. Även vintertid skulle det kunna nyttjas då många åker skridskor på sjön - ställa dit en liten stuga där antingen föreningar eller feriepraktikanter kan sälja glass på sommaren. Kanske att man kan göra någon form av samarbete med Landhs konditori - på längre sikt bygga upp en brygga ut i sjön på vänstersidan för att kunna hyra ut båtplatser till kommuninvånare via kommunen - bygga upp ett utegym som även är handikappanpassat då många nyttjar motionsslingan vi har runt sjön Beslutsunderlag Medborgarförslag daterat den 15 augusti Beslut Kommunfullmäktige beslutar att överlämna medborgarförslaget Mötesplats vid badparken i Mullsjö till kommunstyrelsen för vidare beredning. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 42

43 43

44 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Reglemente för tekniska nämnden Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet inrättas en teknisk nämnd. Därmed behöver ett nytt reglemente för tekniska nämnden antas. Nämndens uppgifter är att planera, utveckla, samordna, utvärdera och kvalitetssäkra verksamheten inom följande områden; gatu- och väghållning, skötsel av parker och andra allmänna platser, trafikplanering och trafiksäkerhet, fastighetsförvaltning och lokalförsörjning samt kost- och måltidsservice. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som tekniska nämnden har. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 246 Protokoll från tekniska utskottet den 15 november 2018, 114 Tjänsteskrivelse den 6 november 2018 Förslag till reglemente för tekniska nämnden Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för tekniska nämnden med tillägget kommunens skogar och naturområden under 1 andra punkten. Beslut Kommunstyrelsen beslutar förslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för tekniska nämnden med tillägget kommunens skogar och naturområden under 1 andra punkten. Beslutet skickas till Administrativa chefen Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 44

45 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott Dnr 2018/ Reglemente för tekniska nämnden Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet inrättas en teknisk nämnd. Därmed behöver ett nytt reglemente för tekniska nämnden antas. Nämndens uppgifter är att planera, utveckla, samordna, utvärdera och kvalitetssäkra verksamheten inom följande områden; gatu- och väghållning, skötsel av parker och andra allmänna platser, trafikplanering och trafiksäkerhet, fastighetsförvaltning och lokalförsörjning samt kost- och måltidsservice. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som tekniska nämnden har. Beslutsunderlag Protokoll från tekniska utskottet den 15 november 2018, 114 Tjänsteskrivelse den 6 november 2018 Förslag till reglemente för tekniska nämnden Förslag till beslut under sammanträdet Eva Götbrink (MP) föreslår att under 1 andra punkten ska läggas till kommunens skogar och naturområden Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för tekniska nämnden med tillägget kommunens skogar och naturområden under 1 andra punkten. Beslutet skickas till Administrativa chefen Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 45

46 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens tekniska utskott Dnr 2018/ Reglemente för tekniska nämnden Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet inrättas en teknisk nämnd. Därmed behöver ett nytt reglemente för tekniska nämnden antas. Nämndens uppgifter är att planera, utveckla, samordna, utvärdera och kvalitetssäkra verksamheten inom följande områden; gatu- och väghållning, skötsel av parker och andra allmänna platser, trafikplanering och trafiksäkerhet, fastighetsförvaltning och lokalförsörjning samt kost- och måltidsservice. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som tekniska nämnden har. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse den 6 november 2018 Förslag till reglemente för tekniska nämnden Förslag till beslut Kommunstyrelsens tekniska utskott föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för tekniska nämnden. Beslut Kommunstyrelsens tekniska utskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för tekniska nämnden. Beslutet skickas till Allmänna utskottet Administrativa chefen Samhällsbyggnadschefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 46

47 1(6) Namn på dokumentet: Reglemente för tekniska nämnden Version: 0.2 Dokumenttyp: Reglemente Gäller: Tillsvidare Revideras: 2022 Dokumentansvarig: Kommundirektör Senast ändrad: XXXX-XX-XX Beslutad av: Kommunfullmäktige Ärendenummer: 2018/ Reglemente för tekniska nämnden 47

48 2 Utöver det som kommunfullmäktige föreskrivit om samtliga nämnder och styrelser i Mullsjö kommun samt de lagar och författningar som reglerar kommunala nämnder och teknisk verksamhet gäller bestämmelserna i detta reglemente. Verksamhetsområde 1 Omfattning I nämndens uppgifter ingår att planera, utveckla, samordna, utvärdera och kvalitetssäkra verksamheten inom följande: gatu- och väghållning, skötsel av parker och andra allmänna platser, kommunens skogar och naturområden, trafikplanering och trafiksäkerhet, fastighetsförvaltning och lokalförsörjning, kost- och måltidsservice Tekniska nämnden ansvarar vidare för: Huvudmannaskap för allmänna platser enligt plan- och bygglagen (2010:900) för vilka kommunen är huvudman. Att vara väghållningsmyndighet när kommunen är väghållare. Stöd till enskild väghållning enligt av kommunfullmäktige antagna nor-mer. Ärenden om gatukostnadsersättning enligt plan- och bygglagen (2010:900). Gaturenhållning, snöröjning och liknande åtgärder enligt lag (1998:814) med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning. Uppgifter som avses i 1 lag (1978:234) om nämnder för vissa trafik-frågor samt den översiktliga trafiksäkerhetsplaneringen och den kommunala parkeringsövervakningen. Flyttning av fordon enligt lag (1982:129) och förordning (1982:198) om flyttning av fordon i vissa fall. Gräv- och schakttillstånd Att svara för utformande och uppföljning av tariffer, taxor, avgifter, hyror, arrenden och dylikt. Kommunens affischtavlor. Yttrande till polismyndigheten i ärenden om tillstånd till upplåtelse av offentlig plats enligt ordningslagen (1993:1617). Bevakning av kommunens intressen vid fastighetsbildning, fastighetsbestämning, planläggning och byggväsen med mera. Beredning av mark och exploateringsfrågor. Ärenden kring tomt- och småhuskö. Gatukostnadsavtal. Upplåtelse av och avtal med anledning av nyttjanderätter. Avtal om skogsavverkning. 48

49 3 Entreprenader. Beslut i de uppgifter som anförtros nämnden och som ej är av sådan art att de beslutas av kommunfullmäktige. Omfördela medel, som anslagits av fullmäktige, och som inte i avgörande grad påverkar verksamhetens omfattning och inriktning. Fastställa avgifter som saknar egentlig kommunalekonomisk betydelse och inte är av principiell beskaffenhet. Underhålla och förvalta kommunens fasta egendom. Utarrendera, hyra ut eller på annat sätt upplåta fast egendom som tillhör kommunen. Kommunens rätt till servitut och ledningsrätt eller nyttjanderätt i annan tillhörig fastighet. Rätt till servitut i kommunen tillhörig fastighet. Avgivande av yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460). Utsträckning, nedsättning, dödning med mera av inteckningar. Själv, eller genom ombud, föra talan i alla mål och ärenden som rör nämndens verksamhetsområde och som inte samtidigt berör annan nämnd samt får, i sådana mål och ärenden där nämnden själv för talan, träffa överenskommelse om betalning av fordran, antagande av ackord samt slutande av annat avtal. Personalutbildning och kompetensutveckling inom verksamhetsområdet Personuppgiftsansvar inom verksamhetsområdet Arkivering enligt Mullsjö kommuns reglemente och aktuell lagstiftning 2 Uppgifter Ledning Tekniska nämndens ansvarar för att tillse att verksamheterna arbetar mot de mål som föreskrivs. Nämnden ansvarar också för utvärdering av såväl den egna verksamheten som verksamhet som utförs genom samverkansavtal med andra huvudmän. I ledningsfunktionen ingår även ansvaret för utveckling av verksamheten inom nämndens befogenhetsområde. Ekonomisk förvaltning Tekniska nämnden disponerar de medel som kommunfullmäktige beslutat om och fördelar årligen de tilldelade medlen mellan de olika verksamhetsområdena. Nämnden ansvarar också för att kommunstyrelsen hålls informerad om den ekonomiska ställningen under budgetåret. Nämnden ska även utarbeta förslag till årsbudget enligt kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens direktiv. Tekniska nämnden ansvarar för den egna interna kontrollen av ekonomiska transaktioner och ska därvid tillse att av kommunfullmäktige antaget attestreglemente efterlevs och att tillämpliga attestmoment utförs. Tekniska nämnden utser tjänstemän och/eller förtroendevald med rätt att attestera eller vara ersättare i enlighet med gällande attestreglemente. Aktuell förteckning över attestanter 49

50 4 ska upprättas, vid behov revideras och sedan tillställas kommunstyrelsen och kommunledningskontoret. Personalfrågor Nämnden handlägger de löpande personalfrågorna inom sitt verksamhetsområde enligt de policys som fastställts av kommunfullmäktige genom lönepolitiska och personalpolitiska program samt enligt de lagar som gäller på arbetsmarknaden. Nämnden är också arbetsmiljöansvarig inom sitt verksamhetsområde. Organisation Nämnden beslutar i organisationsfrågor inom sitt verksamhetsområde med de begränsningar som framgår av allmänna styrprinciper för den kommunala verksamheten. Information och delgivning Tekniska nämnden ansvarar för att allmänheten får adekvat information om verksamheten. Nämnden ansvarar också för att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige får fortlöpande information om verksamheten. Nämnden ska årligen framlägga en årsredovisning. Delgivning av handlingar till nämnden sker genom ordföranden, dennes ersättare, samhällsbyggnadschefen eller annan anställd eller förtroendevald som nämnden bestämmer. Processbehörighet Tekniska nämnden äger rätt att själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål och ärenden som rör nämndens myndighetsutövning. Nämnden får vid behov konsultera juridiskt sakkunnig. Nämnden får också träffa bindande överenskommelser, i den mån överenskommelsen inte innebär en utvidgning av nämndens verksamhet i förhållande till fastställda mål och riktlinjer. Övrigt ansvar Nämnden ska också se till att verksamheten bedrivs på ett i övrigt effektivt, rättssäkert och tillfredställande sätt. Tekniska nämnden ansvarar för inrapportering av statistik till berörda myndigheter enligt gällande lagar, förordningar och allmän praxis. Tekniska nämnden ska vid behov väcka frågan om revidering av gällande reglemente. Sammansättning och arbetsformer 3 Tekniska nämnden Tekniska nämnden ska bestå av fem ledamöter och fem ersättare valda av kommunfullmäktige. Bland ledamöterna i nämnden utser kommunfullmäktige en ordförande samt en vice ordförande att tjänstgöra den tid för vilken de blivit valda som ledamöter. 4 Presidium Tekniska nämndens presidium ska bestå av ordförande samt vice ordförande. 50

51 5 5 Delegation Nämnden äger rätt att delegera beslut inom ramen för gällande lagstiftning, kommunens styrelser, nämnder och utskott. Nämnden kan delegera till ledamot eller tjänsteman att fatta beslut å nämndens vägnar. Vilka ärenden och beslut som omfattas av delegation sammanställs i en delegationsförteckning. En delegat kan överlämna ett ärende till nämnden för beslut om ärendets beskaffenhet kan anses påkalla detta. Beslut som fattas enligt delegation ska omedelbart anmälas till nämnden. 6 Protokoll I fråga om jäv, protokollföring, protokollets innehåll och justering skall gälla det som stadgas i det gemensamma reglementet. I övrigt skall, i tillämpliga delar, gälla vad kommunallagen föreskriver om kommunstyrelsen. 7 Samråd Tekniska nämnden bör vid fullgörandet av sina uppgifter i nödvändig omfattning samråda med övriga kommunala nämnder och utskott samt med andra myndigheter, organisationer och enskilda. Nämnden presidiet eller ordförande skall från kommunens övriga nämnder, beredningar och tjänstemän inhämta de yttranden och upplysningar som är erforderliga för att nämnden ska fullgöra sina åligganden. 8 Sammanträden För sammanträden gäller de arbetsformer som fastställts i reglementet för Mullsjö kommuns styrelser, utskott och nämnder. Tekniska nämndens sammanträden är ej offentliga. Nämnden får dock besluta att överläggningar i visst ärende ska vara offentligt. Även rutiner för kallelse, protokoll, reservation och ersättare regleras i reglementet för styrelser, utskott och nämnder. 9 Ordförandens ansvar Det åligger tekniska nämndens ordförande att ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde och att: med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för nämndens verksamhetsområde, särskilt frågor som rör budget, ekonomi, verksamhetens effektivitet och kvalitet. I denna uppmärksamhet innefattas också att ta nödvändiga initiativ i dessa frågor. främja ett kommungemensamt synsätt som innebär att verka för samförstånd och samverkan med kommunens övriga nämnder och utskott. representera nämnden vid uppvaktningar hos enskilda personer, myndigheter, konferenser och sammanträden. 51

52 6 Vidare anges i delegationsförteckningen och arvodesreglementet vad som särskilt ankommer på ordföranden att utföra. 52

53 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1319 Tekniska utskottet Reglemente för tekniska nämnden Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet inrättas en teknisk nämnd. Därmed behöver ett nytt reglemente för tekniska nämnden antas. Nämndens uppgifter är att planera, utveckla, samordna, utvärdera och kvalitetssäkra verksamheten inom följande områden; gatu- och väghållning, skötsel av parker och andra allmänna platser, trafikplanering och trafiksäkerhet, fastighetsförvaltning och lokalförsörjning samt kost- och måltidsservice. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som tekniska nämnden har. Beslutsunderlag Förslag till reglemente för tekniska nämnden Förslag till beslut Kommunstyrelsens tekniska utskott föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för tekniska nämnden. Beslutet skickas till Allmänna utskottet Joel Lundgren Kommunsekreterare Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

54 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet 2019 inrättas en kultur- och fritidsnämnd. Därmed behöver ett nytt reglemente för kultur- och fritidsnämnden antas. Nämndens uppgift är att ansvara för kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsområdet. Nämnden ansvarar för kommunens relationer till, och utveckling av, föreningslivet avseende de föreningar, organisationer och enskilda ideella krafter som hör till nämndens verksamhetsområde. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som kultur- och fritidsnämnden har. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 247 Protokoll från kultur- och fritidsutskottet den 12 november 2018, 71 Tjänsteskrivelse den 31 oktober 2018 Förslag till reglemente för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för kultur- och fritidsnämnden med följande revideringar: - lägga till avyttra i punkt 7, 1 Uppgifter, - ta bort vid behov och lägga till varje år i punkt 10, 1 Uppgifter, - lägga till exempelvis ansvar för nationaldagsfirande i punkt 13, 1 Uppgifter. Beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för kultur- och fritidsnämnden med följande revideringar: - lägga till avyttra i punkt 7, 1 Uppgifter, - ta bort vid behov och lägga till varje år i punkt 10, 1 Uppgifter, - lägga till exempelvis ansvar för nationaldagsfirande i punkt 13, 1 Uppgifter. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 54

55 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 248 Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Kultur- och fritidsutskottet Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 55

56 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott Dnr 2018/ Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet 2019 inrättas en kultur- och fritidsnämnd. Därmed behöver ett nytt reglemente för kultur- och fritidsnämnden antas. Nämndens uppgift är att ansvara för kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsområdet. Nämnden ansvarar för kommunens relationer till, och utveckling av, föreningslivet avseende de föreningar, organisationer och enskilda ideella krafter som hör till nämndens verksamhetsområde. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som kultur- och fritidsnämnden har. Beslutsunderlag Protokoll från kultur- och fritidsutskottet den 12 november 2018, 71 Tjänsteskrivelse den 31 oktober 2018 Förslag till reglemente för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för kultur- och fritidsnämnden med följande revideringar: - lägga till avyttra i punkt 7, 1 Uppgifter, - ta bort vid behov och lägga till varje år i punkt 10, 1 Uppgifter, - lägga till exempelvis ansvar för nationaldagsfirande i punkt 13, 1 Uppgifter. Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för kultur- och fritidsnämnden med följande revideringar: - lägga till avyttra i punkt 7, 1 Uppgifter, - ta bort vid behov och lägga till varje år i punkt 10, 1 Uppgifter, - lägga till exempelvis ansvar för nationaldagsfirande i punkt 13, 1 Uppgifter. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 56

57 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 247 fortsättning Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 57

58 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott Dnr 2018/ Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet 2019 inrättas en kultur- och fritidsnämnd. Därmed behöver ett nytt reglemente för kultur- och fritidsnämnden antas. Nämndens uppgift är att ansvara för kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsområdet. Nämnden ansvarar för kommunens relationer till, och utveckling av, föreningslivet avseende de föreningar, organisationer och enskilda ideella krafter som hör till nämndens verksamhetsområde. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som kultur- och fritidsnämnden har. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse den 31 oktober 2018 Förslag till reglemente för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för kultur- och fritidsnämnden. Beslut Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för kultur- och fritidsnämnden med följande revideringar: - lägga till avyttra i punkt 7, 1 Uppgifter, - ta bort vid behov och lägga till varje år i punkt 10, 1 Uppgifter, - lägga till exempelvis ansvar för nationaldagsfirande i punkt 13, 1 Uppgifter. Beslutet skickas till Allmänna utskottet Kultur- och fritidschefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 58

59 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1319 Kultur- och fritidsutskottet Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet 2019 inrättas en kultur- och fritidsnämnd. Därmed behöver ett nytt reglemente för kultur- och fritidsnämnden antas. Nämndens uppgift är att ansvara för kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsområdet. Nämnden ansvarar för kommunens relationer till, och utveckling av, föreningslivet avseende de föreningar, organisationer och enskilda ideella krafter som hör till nämndens verksamhetsområde. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som kultur- och fritidsnämnden har. Beslutsunderlag Förslag till reglemente för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsutskottet föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för kultur- och fritidsnämnden. Beslutet skickas till Allmänna utskottet Joel Lundgren Kommunsekreterare Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

60 1(6) Reglemente för kultur- och fritidsnämnden Reglementet antaget av kommunfullmäktige 2018-XX-XX 60

61 2(6) Utöver det som kommunfullmäktige föreskrivit om samtliga nämnder och styrelser i Mullsjö kommun samt de lagar och författningar som reglerar kommunala nämnder och kultur- och fritidsnämnden gäller bestämmelserna i detta reglemente. Verksamhetsområde 1 Omfattning Nämndens uppgift är att ansvara för kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsområdet. Nämnden ansvarar för kommunens relationer till, och utveckling av, föreningslivet avseende de föreningar, organisationer och enskilda ideella krafter som hör till nämndens verksamhetsområde. Nämnden är ansvarig nämnd för ärenden enligt lotterilagen (1994:1000) och bibliotekslagen (2013:801). 1 Uppgifter 1. med uppmärksamhet följa utvecklingen i de frågor som gäller kultur- och fritidsverksamheten i kommunen och ta de initiativ och framlägga de förslag nämnden finner påkallade. 2. främja kulturlivet i kommunen genom att ta befattning med ärenden rörande studieverksamhet, teater, sång, musik, dans, konst, film, foto, musei- och utställningsverksamhet., häri ingår att vara ansvarig nämnd för bland annat den kommunala kulturskolan och biblioteksverksamheten. 3. verka för dokumentation och bevarande av estetiskt och kulturhistoriskt värdefulla byggnader, anläggningar och miljöer, 4. bevara och utveckla värdefulla traditioner och lokalhistorisk forskning, 5. stödja och uppmuntra nya uttrycks- och verksamhetsformer i kulturlivet, 6. besluta om utsmyckning av offentliga platser och byggnader enligt särskilda riktlinjer antagna av kommunfullmäktige, 7. anskaffa, avyttra och förvalta konstverk inom ramen för anslagna medel, 8. genom ett nära samarbete med i kommunen verksamma föreningar och organisationer inom kommunstyrelsens verksamhetsområde stimulera det arbete dessa bedriver, 9. söka tillgodose behovet av anläggningar och lokaler för kultur-, fritids- och friskvårdsverksamhet, vari ingår driftansvar för bland annat simhallen. 10. vid behov komplettera föreningslivets utbud med kommunala verksamheter rörande norm- och värderingsfrågor, drogförebyggande projekt, fritidsgårdar samt friskvårdsaktiviteter varje år varje år. 11. besluta om upplåtelse av kommunala anläggningar och lokaler för kultur- och fritidsverksamhet, 61

62 12. inom ramen för av kommunfullmäktige beviljade anslag och fastställda normer fördela bidrag och stipendier till föreningar, organisationer, studieförbund och enskilda. 13. organisera, ansvara och/eller stödja tillkomsten av kultur- och fritidsevenemang, exempelvis ansvar för nationaldagsfirande. 14. avge yttranden i ärenden som remitteras till nämnden, 15. även utan föregående remiss följa aktuella plan- och byggnadsfrågor och till kommunstyrelsen framföra sina synpunkter. 16. handlägga tillståndsärenden för lotterier. 17. Folkhälsofrågor (kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret) 18. Personalutbildning och kompetensutveckling inom verksamhetsområdet 19. Personuppgiftsansvar inom verksamhetsområdet 20. Arkivering enligt Mullsjö kommuns reglemente och aktuell lagstiftning 3(6) 2 Uppgifter I nämndens uppgifter ingår att planera, utveckla, samordna, utvärdera och kvalitetssäkra verksamheten enligt följande: Ledning Kultur- och fritidsnämndens ansvar är att verksamheterna arbetar mot de mål som föreskrivs i bibliotekslag och övriga styrdokument. Nämndens ansvarar också för utvärdering av såväl den egna verksamheten som verksamhet som utförs genom samverkansavtal med andra huvudmän. I ledningsfunktionen ingår även ansvaret för utveckling av verksamheten inom nämndens befogenhetsområde. Ekonomisk förvaltning Kultur- och fritidsnämnden disponerar de medel som kommunfullmäktige beslutat om och fördelar årligen de tilldelade medlen mellan de olika verksamhetsområdena. Nämnden ansvarar också för att kommunstyrelsen hålls informerad om den ekonomiska ställningen under budgetåret. Nämnden ska även utarbeta förslag till årsbudget enligt kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens direktiv. Kultur-och fritidsnämnden ansvarar för den egna interna kontrollen av ekonomiska transaktioner och ska därvid tillse att av kommunfullmäktige antaget attestreglemente efterlevs och att tillämpliga attestmoment utförs. Kultur- och fritidsnämnden utser tjänsteman och/eller förtroendevald med rätt att attestera eller vara ersättare i enlighet med gällande attestreglemente. Aktuell förteckning över attestanter ska upprättas, vid behov revideras och sedan tillställas kommunstyrelsen och kommunledningskontoret. Personalfrågor Nämnden handlägger de löpande personalfrågorna inom sitt verksamhetsområde enligt de policys som fastställts av kommunfullmäktige genom lönepolitiska och personalpolitiska program samt enligt de lagar som gäller på arbetsmarknaden. 62

63 4(6) Kultur- och fritidsnämnden är också arbetsmiljöansvarig inom sitt verksamhetsområde. Organisation Nämnden beslutar i organisationsfrågor inom sitt verksamhetsområde med de begränsningar som framgår av allmänna styrprinciper för den kommunala verksamheten. Information och delgivning Nämnden ansvarar för att allmänheten får adekvat information om verksamheten. Nämnden ansvarar också för att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige får fortlöpande information om verksamheten. Nämnden ska årligen framlägga en årsredovisning. Delgivning av handlingar till nämnden sker genom ordföranden, dennes ersättare, kultur- och fritidschefen eller annan anställd eller förtroendevald som nämnden bestämmer. Processbehörighet Kultur- och fritidsnämnden äger rätt att själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål och ärenden som rör nämndens myndighetsutövning. Nämnden får vid behov konsultera juridiskt sakkunnig. Nämnden får också träffa bindande överenskommelser, i den mån överenskommelsen inte innebär en utvidgning av nämndens verksamhet i förhållande till fastställda mål och riktlinjer. Övrigt ansvar Nämnden ska också se till att verksamheten bedrivs på ett i övrigt effektivt, rättssäkert och tillfredställande sätt. Kultur-och fritidsnämnden ansvarar för inrapportering av statistik till berörda myndigheter enligt gällande lagar, förordningar och allmän praxis. Kultur-och fritidsnämnden ska vid behov väcka frågan om revidering av gällande reglemente. Sammansättning och arbetsformer 3 Kultur- och fritidsnämnd Kultur- och fritidsnämnden ska bestå av fem ledamöter och fem ersättare valda av kommunfullmäktige. Bland ledamöterna i nämnden utser kommunfullmäktige en ordförande samt en vice ordförande att tjänstgöra den tid för vilken de blivit valda som ledamöter. 4 Presidium Kultur- och fritidsnämnden presidium ska bestå av ordförande samt vice ordförande. 63

64 5(6) 5 Delegation Nämnden äger rätt att delegera beslut inom ramen för gällande lagstiftning, kommunfullmäktiges beslut och det allmänna reglemente som gäller för kommunens styrelser, nämnder och utskott. Nämnden kan delegera till ledamot eller tjänsteman att fatta beslut å nämndens vägnar. Vilka ärenden och beslut som omfattas av delegation sammanställs i en delegationsförteckning. En delegat kan överlämna ett ärende till nämnden för beslut om ärendets beskaffenhet kan anses påkalla detta. Beslut som fattas enligt delegation ska omedelbart anmälas till nämnden. 6 Protokoll I fråga om jäv, protokollföring, protokollets innehåll och justering skall gälla det som stadgas i det gemensamma reglementet. I övrigt skall, i tillämpliga delar, gälla vad kommunallagen föreskriver om kommunstyrelsen. 7 Samråd Kultur- och fritidsnämnden bör vid fullgörandet av sina uppgifter i nödvändig omfattning samråda med övriga kommunala nämnder och utskott samt med andra myndigheter, organisationer och enskilda. Kultur- och fritidsnämnden, presidiet eller ordförande skall från kommunens övriga nämnder, beredningar och tjänstemän inhämta de yttranden och upplysningar som är nödvändiga för att nämnden ska fullgöra sina åligganden. 8 Sammanträden För sammanträden gäller de arbetsformer som fastställts i reglementet för Mullsjö kommuns styrelser, utskott och nämnder. Kultur- och fritidsnämndens sammanträden är ej offentliga. Nämnden får dock besluta att överläggningar i visst ärende ska vara offentligt. Även rutiner för kallelse, protokoll, reservation och ersättare regleras i reglementet för styrelser, utskott och nämnder. 9 Ordförandens ansvar Det åligger kultur- och fritidsnämndens ordförande att ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde och att: med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för nämndens verksamhetsområde, särskilt frågor som rör budget, ekonomi, verksamhetens effektivitet och kvalitet. I denna uppmärksamhet innefattas också att ta nödvändiga initiativ i dessa frågor. främja ett kommungemensamt synsätt som innebär att verka för samförstånd och samverkan med kommunens övriga nämnder och utskott. 64

65 6(6) representera nämnden vid uppvaktningar hos enskilda personer, myndigheter, konferenser och sammanträden. Vidare anges i delegationsförteckningen och arvodesreglementet vad som särskilt ankommer på ordföranden att utföra. 65

66 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Reglemente för kommunstyrelen Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet inrättas en teknisk nämnd och en kultur- och fritidsnämnd. Därmed behöver ett reviderat reglemente för kommunstyrelsen antas. Kommunstyrelsens uppgift är att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Vidare ska kommunstyrelsen utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen samt följa frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp mål och återrapportera till kommunfullmäktige. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som kommunstyrelsen har. Administrative chefen frågar om reglementet ska upprättas enligt SKL s (Sveriges Kommuner och Landstings) mall. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 248 Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att förlänga nu gällande reglemente tills vidare med undantag för de delar som gäller tekniska nämnden och kultur- och fritidsnämnden. Beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige att förlänga nu gällande reglemente tills vidare med undantag för de delar som gäller tekniska nämnden och kultur- och fritidsnämnden. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Administrative chefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 66

67 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott Dnr 2018/ Reglemente för kommunstyrelsen Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet inrättas en teknisk nämnd och en kultur- och fritidsnämnd. Därmed behöver ett reviderat reglemente för kommunstyrelsen antas. Kommunstyrelsens uppgift är att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Vidare ska kommunstyrelsen utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen samt följa frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp mål och återrapportera till kommunfullmäktige. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som kommunstyrelsen har. Administrative chefen frågar om reglementet ska upprättas enligt SKL s (Sveriges Kommuner och Landstings) mall. Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att förlänga nu gällande reglemente tills vidare med undantag för de delar som gäller tekniska nämnden och kultur- och fritidsnämnden. Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar för egen del att uppdra åt administrative chefen att upprätta reglemente för kommunstyrelsen enligt SKL s mall. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Administrative chefen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 67

68 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer Allmänna utskottet Reglemente för kommunstyrelsen Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet inrättas en teknisk nämnd och en kultur- och fritidsnämnd. Därmed behöver ett reviderat reglemente för kommunstyrelsen antas. Kommunstyrelsens uppgift är att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Vidare ska kommunstyrelsen utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen samt följa frågar som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp mål och återrapportera till kommunfullmäktige. I reglementet beskrivs vilket ansvar, vilka uppgifter samt sammansättning och arbetsformer som tekniska nämnden har. Beslutsunderlag Förslag till reglemente för kommunstyrelsen Förslag till beslut Allmänna utskottet föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta reglemente för kommunstyrelsen. Beslutet skickas till Allmänna utskottet Lena Arnoldsson Administrativ chef Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

69 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Arbetsordning för kommunfullmäktige Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har ett reglemente som reviderades den 23 juni januari 2018 trädde en ny kommunallag (2017:725) i kraft som föranleder ett antal förändringar i nuvarande reglemente. SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) har tagit fram ett underlag för lokala bedömningar som utöver kommunallagen ligger till grund för föreslagna förändringar, markerade med röd text. Kommunallagen anger tydligt att en arbetsordning ska finnas för att styra kommunfullmäktiges uppgifter varför reglementet föreslås byta namn till arbetsordning. Hänvisningarna till kapitel/paragrafer i kommunallagen är uppdaterade till de nya paragraferna. Kommunfullmäktige har relativt stor frihet att själv bestämma om arbetsordningens utformning och innehåll, vissa frågor är dock av sådan vikt att de inte får lämnas oreglerade. I 5 kap 72 i kommunallagen uppställs därför krav på vad arbetsordningen minst ska innehålla. Samtliga frågor finns reglerade i arbetsordningen. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 249 Arbetsordning för kommunfullmäktige i Mullsjö kommun - förslag Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta arbetsordning för kommunfullmäktige. Beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige att anta arbetsordning för kommunfullmäktige. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Administrativ chef Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 69

70 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott Dnr 2018/ Arbetsordning för kommunfullmäktige Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har ett reglemente som reviderades den 23 juni januari 2018 trädde en ny kommunallag (2017:725) i kraft som föranleder ett antal förändringar i nuvarande reglemente. SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) har tagit fram ett underlag för lokala bedömningar som utöver kommunallagen ligger till grund för föreslagna förändringar, markerade med röd text. Kommunallagen anger tydligt att en arbetsordning ska finnas för att styra kommunfullmäktiges uppgifter varför reglementet föreslås byta namn till arbetsordning. Hänvisningarna till kapitel/paragrafer i kommunallagen är uppdaterade till de nya paragraferna. Kommunfullmäktige har relativt stor frihet att själv bestämma om arbetsordningens utformning och innehåll, vissa frågor är dock av sådan vikt att de inte får lämnas oreglerade. I 5 kap 72 i kommunallagen uppställs därför krav på vad arbetsordningen minst ska innehålla. Samtliga frågor finns reglerade i arbetsordningen. Beslutsunderlag Arbetsordning för kommunfullmäktige i Mullsjö kommun - förslag Förslag till beslut Administrative chefen föreslår allmänna utskottet föreslå kommunfullmäktige besluta att anta arbetsordning för kommunfullmäktige. Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta arbetsordning för kommunfullmäktige. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 70

71 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1319 Allmänna utskottet Arbetsordning för kommunfullmäktige Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har ett reglemente som reviderades den 23 juni januari 2018 trädde en ny kommunallag (2017:725) i kraft som föranleder ett antal förändringar i nuvarande reglemente. SKL har tagit fram ett underlag för lokala bedömningar som utöver kommunallagen ligger till grund för föreslagna förändringar, markerade med röd text. Kommunallagen anger tydligt att en arbetsordning ska finnas för att styra kommunfullmäktiges uppgifter varför reglementet föreslås byta namn till arbetsordning. Hänvisningarna till kapitel/paragrafer i kommunallagen är uppdaterade till de nya paragraferna. Kommunfullmäktige har relativt stor frihet att själv bestämma om arbetsordningens utformning och innehåll, vissa frågor är dock av sådan vikt att de inte får lämnas oreglerade. I 5 kap 72 i kommunallagen uppställs därför krav på vad arbetsordningen minst ska innehålla. Samtliga frågor finns reglerade i arbetsordningen. Beslutsunderlag Arbetsordning för kommunfullmäktige i Mullsjö kommun - förslag Förslag till beslut Administrative chefen föreslår allmänna utskottet föreslå kommunfullmäktige besluta att anta arbetsordning för kommunfullmäktige. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Lena Arnoldsson Administrativ chef Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

72 1(14) Namn på dokumentet: Arbetsordning Version: 5.0 Dokumenttyp: Reglemente Gäller: Tillsvidare Revideras: Senast Dokumentansvarig: Administrativ chef Senast ändrad: 2018-XX-XX Beslutad av: Kommunfullmäktige Ärendenummer: 2018/1219 Arbetsordning för kommunfullmäktige i Mullsjö kommun 72

73 2 Arbetsordning för kommunfullmäktige i Mullsjö kommun Utöver det som föreskrivs om kommunfullmäktige i lag eller annan författning gäller bestämmelserna i denna arbetsordning. Kommunallagen förkortas KL i hänvisningarna. Antalet ledamöter (5 kap. 5-7 KL) 1 Fullmäktige har 35 ledamöter. I vallagen (2005:837) finns det bestämmelser om antalet ersättare. Presidium (5 kap. 11 KL) 2 De år då val av kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet, väljer fullmäktige bland ledamöterna en ordförande samt en förste och en andre vice ordförande, som tillsammans utgör fullmäktiges presidium. Presidievalen ska förrättas på ett sammanträde som hålls före utgången av december månad valåret. Vid valet bestämmer fullmäktige tiden för uppdragen. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 3 Tills presidievalen har förrättats, tjänstgör som ordförande den som har varit ledamot i fullmäktige längst tid (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, ska den äldste av dem vara ålderspresident. 4 Om ordföranden eller någon av vice ordförandena avgår som ledamot eller från sin presidiepost, bör fullmäktige så snart det kan ske, välja annan ledamot för återstoden av tjänstgöringstiden för den som har avgått. Om samtliga i presidiet är hindrade att fullgöra uppdraget, fullgör ålderspresidenten ordförandens uppgifter. 5 Om en förtroendevald som valts av kommunfullmäktige upphör att vara valbar, upphör uppdraget vid nästa fullmäktigesammanträde om inte fullmäktige, efter ansökan, beslutar att den förtroendevalda får ha kvar sitt uppdrag under återstoden av mandatperioden. En sådan ansökan ska vara skriftlig och innehålla skälen för att 73

74 3 uppdraget ska bestå. Ansökan ska göras i så god tid att den hinner behandlas av fullmäktige innan uppdraget upphör. Ansökan ges till administrativa avdelningens kansli. Tid och plats för sammanträdena (5 kap. 12 KL) 6 Fullmäktige håller ordinarie sammanträde varje månad utom i juli och augusti. För varje år bestämmer fullmäktige dag och tid för sammanträdena. De år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet, sammanträder nyvalda fullmäktige första gången i oktober månad, dock tidigast den 15 oktober. Ålderspresidenten bestämmer dagen och tiden för det första sammanträdet efter samråd med kommunstyrelsens presidium. 7 Ett extra sammanträde hålls på den tid som ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena. En begäran om ett extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och ska innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlade på det extra sammanträdet. 8 Om det föreligger särskilda skäl för det, får ordföranden efter samråd med vice ordförandena ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare underrättas om beslutet. Uppgift om beslutet ska snarast tillkännages på lämpligt sätt kommunens anslagstavla. 9 Fullmäktige sammanträder i fullmäktigesalen i kommunens förvaltningsbyggnad. Ordföranden får efter samråd med vice ordförandena bestämma en annan plats för ett visst sammanträde. 10 Ordföranden ska tillkännage utfärdar en kungörelse om varje sammanträde med fullmäktige med kungörelsen och uppgifter om tid och plats för sammanträdet och om de ärenden som ska behandlas. 74

75 4 Kungörelsen Sammanträdet ska tillkännages anslås på kommunens anslagstavla minst en vecka före sammanträdesdagen och inom samma tid på lämpligt sätt också lämnas till varje ledamot och ersättare. Fullmäktige beslutar särskilt om i vilka ortstidningar annonsering om sammanträde ska ske. Annonsering ska även ske på kommunens webbplats. Fullmäktige bestämmer i vilken utsträckning uppgift om de ärenden som ska behandlas ska införas i ortstidningarna. Om särskilda skäl föreligger får dock ordföranden inför ett visst sammanträde begränsa annonseringen i ortstidningarna samt på webbplatsen. Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena placeringsordningen för fullmäktiges ledamöter, ersättare och andra som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar, om fullmäktige inte beslutat annat. Deltagande på distans (5 kap 16 KL) 11 Fullmäktige får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ledamot som önskar deltaga på distans ska senast 7 dagar före sammanträdet anmäla detta till administrativa avdelningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Förlängning av sammanträde och fortsatt sammanträde 12 Om fullmäktige inte hinner slutföra ett sammanträde på den utsatta sammanträdesdagen, kan fullmäktige besluta att förlänga tiden för sammanträdet. Fullmäktige kan också besluta att avbryta sammanträdet och att hålla fortsatt sammanträde en senare dag för att behandla de ärenden som återstår. I ett sådant fall beslutar fullmäktige på ordförandens förslag genast, när och var sammanträdet ska fortsätta. Om fullmäktige beslutar att hålla fortsatt sammanträde, utfärdar ordföranden en kungörelse ett tillkännagivande om det fortsatta sammanträdet på vanligt sätt. Om sammanträdet ska fortsätta inom en vecka, behöver någon kungörelse något tillkännagivande inte utfärdas. I ett sådant fall låter ordföranden dock underrätta de ledamöter och ersättare som inte är närvarande när sammanträdet avbryts om tiden och platsen för det fortsatta sammanträdet. 75

76 5 Ärenden och handlingar till sammanträdena 13 Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena när fullmäktige ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. 14 Kommunstyrelsens, övriga nämnders och beredningars förslag till beslut eller yttranden i de ärenden som tagits in i kungörelsen tillkännagivandet bör skickas till varje ledamot och ersättare före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken omfattning övriga handlingar ska skickas till ledamöter och ersättare före sammanträdet. Kallelse och övriga handlingar skickas elektroniskt när så är möjligt. Handlingarna i varje ärende bör finnas tillgängliga för allmänheten i sammanträdeslokalen under sammanträdet. Interpellationer och frågor bör skickas till samtliga ledamöter och ersättare före det sammanträde vid vilket de avses bli ställda. Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare 15 En ledamot som är förhindrad att delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till kommunkontorets administrativa avdelning. Administrativa avdelningen låter kalla in den ersättare som står i tur att tjänstgöra. 16 Om ledamot utan föregående anmälan uteblir från ett sammanträde eller hinder uppkommer för en ledamot att vidare delta i ett pågående sammanträde, kallar ordföranden in den ersättare som är tillgänglig och står i tur att tjänstgöra. Ledamot är skyldig att anmäla till sekreteraren om ledamoten avbryter sin tjänstgöring. 17 Det som sagts om ledamot i 13 och 14 gäller också för ersättare, som kallats till tjänstgöring. 18 Ordföranden bestämmer, när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det, bör dock inträde ske under pågående handläggning av ett ärende. 76

77 6 Upprop och närvaro 19 En uppropslista som utvisar de ledamöter och ersättare som tjänstgör ska finnas tillgänglig under hela sammanträdet. I början av varje sammanträde ska förrättas upprop ske enligt listan. Ordföranden uppropas sist. Upprop ska förrättas också ske i början av varje ny sammanträdesdag, vid fortsatt sammanträde och när ordföranden anser att det behövs. Ledamot, som infinner sig vid sammanträde efter det uppropet avslutats, ska anmäla sig hos ordföranden, som tillkännager närvaron och låter ledamoten tjänstgöra. Ledamot och tjänstgörande ersättare får inte annat än tillfälligtvis lämna sammanträde utan att anmäla detta till ordföranden. Protokolljusterare (5 kap. 69 KL) 20 Ordföranden bestämmer tiden och platsen för justeringen av protokollet från sammanträdet. Ett protokoll ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet. Sedan uppropet har förrättats enligt 18, väljer fullmäktige två ledamöter att tillsammans med ordföranden justera protokollet från sammanträdet och att i förekommande fall biträda ordföranden vid röstsammanräkningar. Turordning för handläggning av ärendena 21 Fullmäktige behandlar ärendena i den turordning som de har tagits upp i tillkännagivandetkungörelsen. Fullmäktige kan dock besluta om ändrad turordning för ett eller flera ärenden. Ordföranden bestämmer, när under ett sammanträde ett ärende ska behandlas som inte finns med i tillkännagivandetkungörelsen. Fullmäktige får besluta att avbryta handläggningen av ett ärende under ett sammanträde för att återuppta det senare under sammanträdet. Yttranderätt vid sammanträdena (4 kap. 2 och 22, 5 kap. 22, 32, KL) 22 Rätt att delta i överläggningen har: 77

78 7 kommunalråd och oppositionsråd ordföranden och vice ordförandena i en nämnd eller gemensam nämnd vid behandling av ett ärende där nämndens verksamhetsområde berörs, ordföranden och vice ordförandena i en fullmäktigeberedning när fullmäktige behandlar ett ärende som beredningen har handlagt, ordföranden i en nämnd eller i en fullmäktigeberedning eller någon annan som besvarar en interpellation eller en fråga får delta i den överläggning som hålls med anledning av svaret, styrelsens ordförande i ett sådant företag som avses i 10 kap. 2-6 KL, när fullmäktige behandlar ett ärende som berör förhållandena i företaget. 23 Kommunens revisorer får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar revisionsberättelsen och årsredovisningen. Revisorerna får också delta i överläggningen, när fullmäktige behandlar ett ärende som berör revisorernas granskning eller revisorernas egen förvaltning. Sakkunnigt biträde ska ge tillfälle att yttra sig vid fullmäktiges behandling av revisionsberättelsen. 24 Ordföranden låter efter samråd med vice ordförandena i den utsträckning som det behövs kalla ordförandena och vice ordförandena i nämnderna och fullmäktigeberedningarna, revisorerna samt anställda hos kommunen för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Detsamma gäller utomstående sakkunniga. Ingår kommunen i en samverkan genom gemensam nämnd får ordföranden efter samråd med vice ordförandena i den utsträckning som det behövs kalla ordföranden och vice ordföranden i den gemensamma nämnden och anställda i de samverkande kommunerna för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden efter samråd med vice ordförandena, i vilken utsträckning de som har kallats för att lämna upplysningar på ett sammanträde får yttra sig under överläggningarna. 25 Kommundirektörenchefen får delta i överläggningen i alla ärenden. Fullmäktiges sekreterare får yttra sig om lagligheten av det som förekommer vid sammanträdena. 78

79 8 Talarordning och ordningen vid sammanträdena 26 Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar får ordet i den ordning i vilken han eller hon anmält sig och blivit uppropad. Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar har också rätt till ett kort inlägg på högst två minuter för en replik eller svar på replik med anledning av vad en talare anfört. Inlägget görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om att få göra inlägget framställs. Turordningen för anförandena bryts således, när någon ledamot får ordet för replik eller svar på replik. Rätt till replik och svar på replik har: Ledamot som åberopas av talare under debatten Gruppledare eller vice gruppledare vid angrepp på partigrupp Ordförande eller vice ordförande i kommunstyrelsen eller nämnd när dess verksamhet åberopas. Tid för replik: Två minuter (2). Tid för svar på replik: Två minuter (2). Antal repliker: Två (2). Antal svar på replik: Två (2). (Replik är ett kortfattat svarsanförande som en person får uttala omedelbart efter en annans debattinlägg, om denne har tilltalat honom/henne. Replik bryter således ordinarie talarlista.) Om någon i sitt yttrande skulle avlägsna sig från ämnet och inte efter tillsägelse av ordföranden rättar sig får ordföranden ta ordet från talaren. I övrigt får ingen avbryta en talare under hans eller hennes anförande. Ordföranden kan utvisa den som uppträder störande och som inte rättar sig efter tillsägelse. Uppstår oordning som ordföranden inte kan avstyra, får ordföranden ajournera eller upplösa sammanträdet. Yrkanden begäranden 27 När fullmäktige har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden begäranden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt. 79

80 9 Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande begärande ändras eller läggas till om inte fullmäktige beslutar medge det enhälligt. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt en begäran ett yrkande avge det skriftligt. Deltagande i beslut (4 kap KL) 28 En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden, innan beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om fullmäktige fattar det med jarop. Omröstningar 29 När omröstningar genomförs, biträds ordföranden av de två ledamöterna som har utsetts att justera protokollet. Omröstningarna genomförs så, att ledamöterna avger sina röster efter upprop. Uppropet sker enligt uppropslistan. Ordföranden avger alltid sin röst sist. Sedan omröstningen har avslutats, befäster ordföranden detta med ett klubbslag. Därefter får inte någon ledamot avge sin röst. Inte heller får någon ledamot ändra eller återta en avgiven röst efter klubbslaget. Om oenighet uppstår om resultatet av en öppen omröstning, ska en ny omröstning genomföras omedelbart. 30 En valsedel som avlämnas vid en sluten omröstning ska uppta så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten. En valsedel är ogiltig om den upptar namnet på någon som inte är valbar, upptar flera eller färre namn än det antal personer som ska väljas, upptar ett namn som inte klart utvisar vem som avses. Det som sagts nu gäller inte vid val som sker med tillämpning av proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. 80

81 10 Motioner 31 En motion ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter i kommunfullmäktige, får inte ta upp ämnen av olika slag, ska vara administrativa avdelningen tillhanda senast 20 dagar före kommunfullmäktiges kommande sammanträde, tas upp till kommunfullmäktige och debatteras vid det sammanträde då den behandlas, efter debatt överlämnas motionen till styrelsen eller aktuell nämnd för vidare behandling. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot. Kommunstyrelsen ska två gånger varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Medborgarförslag (8 kap. 1 och 5 kap. 72 KL) 32 Den som är folkbokförd i kommunen får väcka ärende i kommunfullmäktige (medborgarförslag). Ett medborgarförslag ska vara skriftligt och undertecknat av en eller flera personer ska innehålla namnförtydligande, adress och telefonnummer får inte ta upp ämnen av olika slag väcks genom att det lämnas in till kommunkontorets administrativa avdelning eller vid ett sammanträde med fullmäktige. Ett medborgarförslag kan bara behandlas i sak i fullmäktige om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde. Fullmäktige ger kommunstyrelsen eller annan nämnd i uppdrag att utreda förslaget. Fullmäktige kan i vissa fall överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärendet. Förslagsställaren ska i så fall underrättas om vilken nämnd som i fortsättningen kommer att handlägga ärendet. Om fullmäktige har överlåtit ärendet till en nämnd gäller inte följande bestämmelser som avser handläggningen i fullmäktige. 81

82 11 Medborgarförslag ska beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes. När ett medborgarförslag beretts färdigt och beslut ska fattas, ska förslagsställaren underrättas. Den som väckt ett ärende genom medborgarförslag har rätt att delta i överläggningarna när fullmäktige behandlar ärendet. Kommunstyrelsen ska två gånger om året redovisa de medborgarförslag som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Företagens initiativrätt (10 kap. 3-4 och 5 kap. 22 KL) 33 Styrelsen i ett sådant företag som avses i 10 kap. 2-6 kommunallagen får väcka ärenden i fullmäktige om sådana ärenden som företaget är skyldigt att se till att fullmäktige får ta ställning till. Interpellationer (5 kap KL) 34 En interpellation ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en ledamot. Den bör ges in till kommunstyrelsenskontorets administrativa avdelning senast 20 dagar före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den. En ersättare får lämna in en interpellation under ett sammanträde, om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. En interpellation bör besvaras senast under det sammanträde som följer närmast efter det då interpellationen ställdes. Ett svar på en interpellation ska vara skriftligt. Uppgift om att interpellationssvar kommer att lämnas vid visst sammanträde bör tas in i kungörelsen tillkännagivandet om sammanträdet. Den ledamot som har ställt interpellationen bör få del av svaret dagen före den sammanträdesdag, då svaret ska lämnas. Om en interpellation avser förhållandena i ett sådant företag som avses i 10 kap. 2-6 kommunallagen, får den ordförande till vilken interpellationen har ställts, överlämna till en av fullmäktige utsedd ledamot i företagets styrelse att besvara interpellationen. Ordföranden i en nämnd till vilken en interpellation ställts får överlåta besvarandet av interpellationen till ordföranden i styrelsen, eller till ordföranden i en annan 82

83 12 nämnd i ett kommunalförbund där kommunen är medlem, om denne på grund av sitt uppdrag har särskilda förutsättningar att besvara interpellationen. En ersättare som har ställt en interpellation får delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas oberoende av om ersättaren tjänstgör vid sammanträdet eller inte. Frågor (5 kap. 64 KL) 35 En fråga ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en ledamot. Den ska ges in till kommunkontorets administrativa avdelning 20 dagar före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den. Vad som sägs i 33 gäller i tillämpliga delar också på fråga. Svar på frågan behöver dock inte vara skriftligt. En fråga bör besvaras under det sammanträde vid vilket den har ställts. Allmänhetens frågestund (5 kap. 40 och 8 kap. 16 KL) 36 Allmänheten ska, om fullmäktige så beslutar, beredas tillfälle att ställa frågor (allmänhetens frågestund) vid följande sammanträden med fullmäktige: när fullmäktige behandlar årsredovisningen när fullmäktige behandlar budgeten vid andra tillfällen I tillkännagivandet av kungörelsen till dessa sammanträden ska anges att allmänhetens frågestund ska förekomma. Uppgift härom ska också tas in i ortstidningarna. Allmänhetens frågestund hålls, innan fullmäktige behandlar det ärende där frågor från allmänheten får förekomma. Under frågestunden får inte någon överläggning förekomma. Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena hur frågestunden ska genomföras och låter kalla de förtroendevalda och anställda hos kommunen som behövs för att lämna upplysningar under den. Beredning av ärendena (5 kap KL) 37 Om fullmäktige inte beslutar något annat, avgör kommunstyrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska behandla, ska beredas. 83

84 13 Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden. På varje ordinarie sammanträde med fullmäktige ska redovisas de fullmäktigeärenden som kommit in efter det närmast föregående sammanträdet samt de beslut om beredning och remiss av sådana ärenden som har fattats. Närvarorätt för kommunfullmäktiges ordförande 38 Kommunfullmäktiges ordförande får närvara vid sammanträde med kommunstyrelsen. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning. Återredovisning från nämnderna (6 kap. 5 KL) 39 Fullmäktige beslutar om omfattningen och formerna för nämndernas återredovisning av uppdrag som fullmäktige lämnat. Närmare bestämmelser härom anges i respektive nämnds reglemente. Prövning av ansvarsfrihet och anmärkning (5 kap. 24 och 32 KL) 40 Presidiet eller - om fullmäktige så beslutar en fullmäktigeberedning bereder frågor och ärenden om ansvarsfrihet och anmärkning. Beredning av revisorernas budget 41 Presidiet eller om fullmäktige så beslutar en fullmäktigeberedning bereder revisorernas budget. Valberedning 42 På det första sammanträdet med nyvalda fullmäktige väljer fullmäktige en valberedning för den löpande mandatperioden. Valberedningen består av en ordinarie ledamot och en ersättare från respektive parti som valts in i kommunfullmäktige. Bland ledamöterna väljer fullmäktige vid samma tillfälle en ordförande och en vice ordförande för den tid som de har valts att vara ledamöter. Valberedningen ska lägga fram förslag i alla valärenden som fullmäktige ska behandla med undantag av valen av fullmäktiges presidium, valberedning eller fyllnadsval som inte är ordförandeval. 84

85 14 Fullmäktige kan dock besluta att förrätta även ett annat val utan föregående beredning. Valberedningen bestämmer själv sina arbetsformer. Justering av protokollet 43 Protokollet justeras av ordföranden och två ledamöter. Om två eller flera ledamöter har fungerat som ordförande under ett sammanträde, justerar varje ordförande de paragrafer i protokollet som redovisar de delar av förhandlingarna som respektive ordförande har lett. Fullmäktige får besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt, innan fullmäktige justerar den. Reservation (4 kap. 27 KL) 44 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Om fullmäktige beslutar att omedelbart justera den paragraf i protokollet som reservationen avser, ska motiveringen dock lämnas så snart det kan ske och senast under den sammanträdesdag beslutet fattades. Delgivning och publicering 45 Utdrag ur protokollet ska skickas till de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. Kommunstyrelsen och kommunens revisorer ska dock alltid få hela protokollet. Ordföranden undertecknar och sekreteraren kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och de andra handlingar som upprättas i fullmäktiges namn, om inte fullmäktige beslutar annat. 46 Protokollet ska utöver de i 5 kap. 62 KL uppställda kraven på tillkännagivande även inom samma tid publiceras på kommunens webbplats Tillkännagivande av justering av fullmäktiges protokoll ska göras som föreskrivs i 8 kap. 12 kommunallagen. Dessutom ska hela protokollet publiceras på kommunens anslagstavla i den utsträckning det inte finns hinder för det på grund av lag eller annan författning. 85

86 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Informationshanteringsplan för Mullsjö kommun Ärendebeskrivning Administrativa avdelningen har tagit fram ett förslag till informationshanteringsplan för Mullsjö kommun. Kommunen har tidigare använt allmänna råd om bevarande och gallra som plan. Verksamheterna har haft detta förslag på plan för granskning och lämnat synpunkter. Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring finns huvudsakligen i arkivlagen (1990:782). Även om arkivlagens huvudprincip är att myndigheter ska bevara sina allmänna handlingar, är det varken praktiskt eller ekonomiskt försvarbart att bevara allt. Därför medges gallring i 10 arkivlagen. Vid gallringen ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningens, förvaltningens och forskningens behov. En myndighet får inte göra sig av med allmänna handlingar annat än genom: gallring (enligt ett i förväg fattat beslut) eller med stöd av lag. Informationshanteringsplanen ger kommunen nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av informationen. Planen är indelad i två delar; del ett omfattar allmän information om handlingar och hur dessa ska tas om hand, oavsett vilket format de finns i kommunen. Del två reglerar bevarande och gallring, först för gemensamma handlingstyper och sen för verksamhetsspecifika handlingstyper. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 250 Förslag till informationshanteringsplan Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 86

87 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 251 fortsättning att anta informationshanteringsplanen för Mullsjö kommun med följande justering: Under rubriken Vad bör diarieföras? ska texten vara Inkomna handlingar eller upprättade tjänsteskrivelser som kan föranleda beslut, yttranden eller åtgärd till exempel: Förslag till beslut under sammanträdet Staffan Bäckelid (KD) föreslår kommunstyrelsen besluta enligt allmänna utskottets förslag. Beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta informationshanteringsplanen för Mullsjö kommun med följande justering: Under rubriken Vad bör diarieföras? ska texten vara Inkomna handlingar eller upprättade tjänsteskrivelser som kan föranleda beslut, yttranden eller åtgärd till exempel: Beslutet skickas till Administrativa chefen Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 87

88 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 250 Informationshanteringsplan Dnr 2018/1344 Ärendebeskrivning Administrativa avdelningen har tagit fram ett förslag till informationshanteringsplan för Mullsjö kommun. Kommunen har tidigare använt allmänna råd om bevarande och gallra som plan. Verksamheterna har haft detta förslag på plan för granskning och lämnat synpunkter. Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring finns huvudsakligen i arkivlagen (1990:782). Även om arkivlagens huvudprincip är att myndigheter ska bevara sina allmänna handlingar, är det varken praktiskt eller ekonomiskt försvarbart att bevara allt. Därför medges gallring i 10 arkivlagen. Vid gallringen ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningens, förvaltningens och forskningens behov. En myndighet får inte göra sig av med allmänna handlingar annat än genom: gallring (enligt ett i förväg fattat beslut) eller med stöd av lag. Informationshanteringsplanen ger kommunen nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av informationen. Planen är indelad i två delar; del ett omfattar allmän information om handlingar och hur dessa ska tas om hand, oavsett vilket format de finns i kommunen. Del två reglerar bevarande och gallring, först för gemensamma handlingstyper och sen för verksamhetsspecifika handlingstyper. Beslutsunderlag Förslag till informationshanteringsplan Förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslås besluta att anta informationshanteringsplanen för Mullsjö kommun. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 88

89 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 250 fortsättning Förslag till beslut under sammanträdet Staffan Bäckelid (KD) föreslår att under rubriken Vad bör diarieföras? ska texten vara Inkomna handlingar eller upprättade tjänsteskrivelser som kan föranleda beslut, yttranden eller åtgärd till exempel: Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta informationshanteringsplanen för Mullsjö kommun med följande justering: Under rubriken Vad bör diarieföras? ska texten vara Inkomna handlingar eller upprättade tjänsteskrivelser som kan föranleda beslut, yttranden eller åtgärd till exempel: Beslutet skickas till Administrativa chefen Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 89

90 1(2) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1344 Allmänna utskottet Informationshanteringsplan Ärendebeskrivning Administrativa avdelningen har tagit fram ett förslag till informationshanteringsplan för Mullsjö kommun. Kommunen har tidigare använt allmänna råd om bevarande och gallra som plan. Verksamheterna har haft detta förslag på plan för granskning och lämnat synpunkter. Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring finns huvudsakligen i arkivlagen (1990:782). Även om arkivlagens huvudprincip är att myndigheter ska bevara sina allmänna handlingar, är det varken praktiskt eller ekonomiskt försvarbart att bevara allt. Därför medges gallring i 10 arkivlagen. Vid gallringen ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningens, förvaltningens och forskningens behov. En myndighet får inte göra sig av med allmänna handlingar annat än genom: gallring (enligt ett i förväg fattat beslut) eller med stöd av lag. Informationshanteringsplanen ger kommunen nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av informationen. Planen är indelad i två delar; del ett omfattar allmän information om handlingar och hur dessa ska tas om hand, oavsett vilket format de finns i kommunen. Del två reglerar bevarande och gallring, först för gemensamma handlingstyper och sen för verksamhetsspecifika handlingstyper. Beslutsunderlag Förslag till informationshanteringsplan Förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslås besluta Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

91 2(2) att anta informationshanteringsplanen för Mullsjö kommun. Beslutet skickas till Administrativa chefen Karin Talén Nämndsekreterare 91

92 Handlingsplan Informationshanteringsplan Antagen av kommunfullmäktige 2018-XX-XX 92

93 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 Inledning...0 Beslut om gallring...0 Gallring...0 Rensning...0 Arkivbeständighet...0 Papper...0 Mikrofilmning...1 Elektroniskt format...1 Arkivlokaler...1 Arkivläggning av pappersmaterial som ska bevaras...1 Hantering av allmänna handlingar regelverk och praktiska anvisningar...1 Regelverk...1 Offentlighetsprincipen...1 Allmän handling...2 Sekretess samt utlämnande av allmänna handlingar...2 Registrering av allmänna handlingar...2 Vad bör diarieföras?...3 Handlingar som ej skall diarieföras (räknas inte som allmänna handlingar eller räknas som av tillfällig och ringa betydelse)...3 Handlingar som bör förvaras i systematisk ordning...3 Informationshanteringsplanens uppbyggnad...3 Frågor...4 Allmän administration (förvaltningsgemensamt)...0 Handlingar av ringa betydelse...0 Handlingar av tillfällig betydelse...0 Diarieregistrering med mera...2 Arkivering...2 Styrande dokument...3 Generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar...3 Kvalitetsarbete...4 Projekthandlingar...4 Personaladministration (gemensam)...5 Arbetsmiljö...5 Facklig samverkan, förhandling...6 Kompetensutveckling...6 Lönebildning

94 2 Omställning...6 Personalvård...6 Rehabilitering...7 Rekrytering och introduktion av nya medarbetare...8 Särskilda anställningsformer...8 Ekonomiadministration...9 Politiska organ inklusive bolagsstyrelser...10 Allmänt...10 Särskilt gällande valnämnd...11 Särskilt gällande revision...12 Stiftelser...12 Kommunstyrelsen...14 Allmän förvaltning...14 Juridik...14 GDPR-administration...15 Vigseladministration...15 Näringslivsfrågor...16 Turism...16 Kommunikation...16 E-tjänster och sociala medier...17 Lönehantering...17 Personalhantering...18 Ekonomihantering...19 Upphandling...22 IT-avdelningen...24 Integration och arbetsmarknadsfrågor...25 Kultur- och fritidsnämnden...27 Kulturskola...27 Fritid...27 Allmänkultur...28 Simhallsverksamhet...28 Biblioteksverksamhet...28 Tekniska nämnden...29 Teknisk verksamhet...29 Torghandel...29 Trafik...30 Bostadsanpassning...30 Räddningstjänsten...31 Administration

95 3 Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn...32 Räddningstjänst/operativ verksamhet...33 Drift och underhåll...34 Byggnadsnämnden...35 Planverksamhet...35 Bygglov...36 Anmälan om bygglov...37 Tillsynsärenden...37 Skriftligt ingripandebesked...38 Hissar och andra motordrivna anordningar...38 Obligatorisk ventilationskontroll (OVK)...39 Överklaganden och beslut från högre instans...39 Fastighetsbildning förrättningsärenden...39 Kartor...40 Barn- och utbildningsnämnden...41 Styrning och ledning...41 Ekonomi...41 Personal...43 Förskoleverksamhet...43 Grundskola...44 Övergripande planering...44 Elevregistrering...45 Studieorganisation...46 Undervisningsplanering...47 Elevutveckling och lärande...48 Särskola...49 Antagning till gymnasieskola...50 Det kommunala ansvaret för uppföljande studie- och yrkesorientering...50 Elevhälsa...51 Skolskjutsar...52 Skolbibliotek...53 Skolmåltid...53 Socialnämnden...54 Personal...54 Ekonomi...54 IT...54 Administration & Arkivering...54 Äldreomsorg, funktionshinderomsorg, individ- och familjeomsorg, hälso- och sjukvård...55 Nämnd, råd & liknande

96 4 Brukare...56 Budget- och skuldrådgivning...58 Överförmyndare...60 Registrering...60 Initiering av godmanskap och förvaltarskap...60 Initiering av förmynderskap...61 Särskild förmyndarkontroll...61 Anmälan från socialtjänsten, konkursdomare med flera...62 Övrig initiering...62 Utredning och kontroll vid förmynderskap...62 Kontroll av förteckning i samband med ärendes initiering...62 Förvaltning kontroll av årsräkning...63 Kontroll av dödsbo...63 Granskning av årsuppgift...64 Befrielse från (eller förenklad form för) årsräkning/årsuppgift...64 Förvaltningsärenden...64 Överförmyndarens övriga tillsyn...65 Beslut om arvode...65 Ärendets avslutande

97 5 Inledning Beslut om gallring Gallringsråden i den här Informationshanteringsplanen bygger på Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) serie Bevara eller Gallra, framtagen av SKL i samarbete med Riksarkivet. Arkivbildning och gallring inom kommuner styrs av Arkivlagen (1990:782, ändrad senast 2015:604). Enligt Arkivlagen ska det finnas en arkivmyndighet i varje kommun. Lagen säger att allmänna handlingar får gallras (förstöras) om kommunen fattat beslut om det. Hur beslut om gallring ska fattas inom kommunen framgår av arkivreglementet. Beslutanderätten kan ligga hos vederbörande nämnd/styrelse eller vara centraliserad till en enda myndighet, i första hand arkivmyndigheten. En enskild tjänsteman får aldrig fatta beslut om gallring om inte sådan beslutsrätt blivit delegerad till tjänstemannen från den nämnd/styrelse som ska fatta beslut om gallring. Om det finns osäkerhet kring gallringsregler för enskilda dokument som saknas i planen hänvisas till SKL:s regler i serien Bevara eller gallra. Normalt ska samråd i gallringsfrågor ske med kommunens arkivmyndighet. Hur samrådsförfarandet ska gå till regleras i arkivreglementet. Skanning, mikrofilmning och elektroniska handlingar Byte av databärare eller medium är gallring - om det leder till informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar och/eller förlust av sökmöjligheter. Elektroniska handlingar, information i ITsystem eller liknande skrivs ibland ut på papper eller scannas. Om information eller möjligheter till sökningar och sammanställningar då förloras är detta likvärdigt med gallring och förutsätter ett gallringsbeslut. Detsamma gäller om man vill föra över information från papper till någon form av elektronisk databärare och förstöra pappret. Det måste gå att säkerställa att det är likvärdigt med det tidigare originalet. Gallring Att en handling gallras betyder i arkivsammanhang att handlingen förstörs. Om gallringsfristen exempelvis är fem år betyder det att handlingen får förstöras fem kalenderår efter det att handlingen upprättades. Gallringsfristen vid inaktualitet innebär en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av informationen. Rensning Innan ett ärende avslutat ska akten rensas. Arbetsmaterial rensas av respektive handläggare innan ärendet avslutas. Rensning innebär att material som inte tillför ärendet något kan tas bort. Om arbetsmaterial arkivläggs, blir det allmän handling och omfattas av bestämmelserna om gallring. Rensning kräver god kännedom om ärendet, varför detta lämpligast görs av aktuell handläggare. Arkivbeständighet Papper Pappershandlingar som ska bevaras för framtiden ska vara upprättade på åldringsbeständigt eller arkivbeständigt underlag. Med bevaras syftas på arkivhandlingar som i princip ska bevaras för all framtid. Om man har anledning att tro att papperet kommer att utsättas för slitage, ska det vara arkivbeständigt. Papper som är arkivbeständigt är oftast märkt med beteckningen Svenskt Arkiv. Det uppfyller normalt också alla krav man ställer på miljövänligt papper. 97

98 6 Mikrofilmning Vid mikrofilmning av handlingar som ska bevaras ska silverfilm användas. Mikrofilm ska vara godkänd för arkivändamål och framställd på ett sådant sätt att den kan långtidsförvaras. Elektroniskt format Kommunen har tillsammans med andra kommuner i länet ett gemensamt e-arkiv. Inom e-arkivets ramar ska det digitala materialet arkiveras för framtiden. Detta sker efter en specificerad process där handlingar paketeras för avlämning. Överföring ska ske tillsammans mellan verksamhetsansvarig, arkivansvarig och IT-tekniker. Arkivlokaler Av Riksarkivets föreskrifter framgår vilka krav som ställs på arkivlokaler. Arkivläggning av pappersmaterial som ska bevaras Material som ska bevaras för framtiden ska arkivläggas, d.v.s. förpackas för förvaring, på ett sådant sätt att det utsätts för minsta möjliga slitage. Det innebär att:: Plastfickor ska vara borttagna, använd istället aktomslag avsedda för arkivering. Gem, häftklamrar, trycksaker och broschyrer (vid behov sparas 1 arkivexemplar) ska vara borttagna. Handlingarna ska vara packade i arkivkartonger som uppfyller svensk standard SS :2004. På kartongens kortsida ska det stå skrivet med blyerts vad kartongen innehåller. Arkivkartonger beställs genom arkivansvarig på administrativa avdelningen. En arkivföljesedel ska medfölja leveransen till kommunarkivet, på följesedeln ska det stå upptaget vad som har överlämnats till kommunarkivet. Blankett finns på intranätet under Kommunarkiv. De kommunala bolagen överlämnar inte material till kommunarkivet. Hantering av allmänna handlingar regelverk och praktiska anvisningar Regelverk Regelverket kring allmänna handlingar behandlas i: Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Arkivlagen och arkivförordningen Riksarkivets författningssamling (RA-FS) och myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) Offentlighetsprincipen I tryckfrihetsförordningen framgår att varje svensk (även utländsk) medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar med syftet att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Allmän handling Som allmän räknas en handling om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad hos myndighet. Handlingar kan också räknas som ej allmänna, offentliga och hemliga. Uppgifter i allmänna handlingar kan enbart räknas som hemliga om det finns stöd för detta i Offentlighets- och sekretesslagen. 98

99 7 Sekretess samt utlämnande av allmänna handlingar Huvudparten av de allmänna handlingar som förekommer i Mullsjös kommun är offentliga och ska vid begäran lämnas ut skyndsamt av den handläggare som vårdar handlingen. Uppgifter som skyddas av sekretess ska i regel inte lämnas ut. Några exempel är: Inkomna sekretesstämplade handlingar Uppgifter om enskilds personliga förhållande hos kurator, studievägledare eller psykolog Uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden inom hälso- och sjukvården Uppgift om enskilds personliga förhållanden i miljömedicinsk, socialmedicinska, psykiatriska och andra medicinska studier, samt i beteende- och samhällsvetenskapliga studier Viss personaladministrativ eller personalsocial verksamhet, t.ex. omplaceringar Pågående upphandlingar Uppdragsforskning Om en begärd allmän handling innehåller uppgifter som skyddas av sekretess har handläggaren rätt att fråga den sökande om varför han/hon vill ta del av handlingen. Det sker alltid en sekretessprövning i varje enskilt fall då en sekretesshandling ska lämnas ut. I respektive nämnds delegationsordning framgår vem som har rätt att besluta om att inte lämna ut allmän handling eller lämna ut allmän handling med förbehåll. Förekommer osäkerhet om en handling får lämnas ut eller inte ska frågan hänskjutas till myndigheten centralt (nämnden) för beslut. Registrering av allmänna handlingar Grundregeln är att allmänna handlingar skall registreras, under förutsättning att de inte är av ringa betydelse för verksamheten. För handlingar som berörs av sekretess finns ett absolut krav om registrering. Övriga handlingar måste åtminstone hållas ordnade så att de kan tas fram vid begäran (systematiskt ordnade). Registrering kan ske i olika former av register. Diarieföring är en typ av registrering. Andra register som förekommer i Mullsjös kommun är bl.a. socialtjänstsystemet samt personal- och ekonomisystemen. Arkivförteckningar kan också ses som register. Vad bör diarieföras? Inkomna eller upprättade handlingar som kan föranleda beslut, yttranden eller åtgärd t.ex.: Anställningar (utlysande, ansökningar, beslut, tillkännagivande, förordnande); gäller alla slag av anställningar Avtal Befordringsärenden Bokslut 99

100 8 Budget Delegationer Disciplinärenden Gåvo- och donationsbrev Inkomna handlingar, som ej är av ringa värde Kontrakt Kurs- och programplaner Policydokument Regleringsbrev Remisser/remissvar Revisionsrapporter Sekretessbelagda handlingar Stipendier (ledigkungörelser, ansökningar, beslut) Studiegång (byte av program, tillgodoräknande, studieortsbyte, studieuppehåll m.m.) Tillstånd (hantering av miljöfarliga ämnen, forskning på människor och djur m.m.) Tjänsteskrivelser Upphandling (anbudsförfrågan/anbudsunderlag) Varsel Verksamhetsplaner/verksamhetsberättelser Överklaganden Handlingar som ej skall diarieföras (räknas inte som allmänna handlingar eller räknas som av tillfällig och ringa betydelse) Anonyma skrivelser Enklare förfrågningar om kurser m.m. Författningstryck och offentliga utredningar Obegripliga skrivelser Post till fackliga företrädare Privata brev och meddelanden Protokoll inkomna för kännedom Reklam och spam Tidskrifter och publikationer Handlingar som bör förvaras i systematisk ordning Forskningshandlingar (primärmaterial, bearbetningsmaterial, redovisningsmaterial) Informationsmaterial Kursdokumentation (litteraturlistor, deltagarlistor, tentamensformulär, sammanställda kursutvärderingar m.m.) Protokoll Semester och tjänstledighetsansökningar Sjukförsäkran Utbildningsbevis Verifikationer och räkenskapsmaterial Övrig korrespondens (även e-post) som ej diarieförs 100

101 9 Informationshanteringsplanens uppbyggnad Informationshanteringsplanen gäller för kommunens samtliga nämnder, bolag och förvaltningar. Det är endast i den mån en typ av dokument enbart finns inom en nämnd, ett bolag eller en förvaltning, som detta är särreglerat. Informationshanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt: Inledning beskriver i allmänt vad som gäller för hantering av dokument avseende förvaring och arkivering Politiska organ inklusive bolagsstyrelser beskriver hur de politiska organen samt bolagsstyrelserna ska hantera sina dokument. Det är gemensamma regler som gäller för samtliga dessa. Administration beskriver gemensamma regler inom områdena allmän administration, personal och ekonomi Kommunstyrelsen inklusive utskott beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna verksamhet. Barn- och utbildningsnämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna verksamhet. Socialnämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna verksamhet. Byggnadsnämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna verksamhet. Räddningstjänsten beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna verksamhet. Överförmyndare beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna verksamhet. Frågor Frågor om offentlighet och sekretess besvaras av nämndsekretariatet, e-post kommun@mullsjo.se. 101

102 1 Allmän administration (förvaltningsgemensamt) Handlingar som tillkommit i allmän administrativ och förvaltande verksamhet kan, med vissa undantag, gallras när de inte längre har någon praktisk betydelse. Vissa handlingar har ett rättsligt värde och får inte gallras förrän detta värde har upphört. Ett urval av handlingar måste också bevaras för framtiden. Det gäller handlingar som ska tjäna som underlag för studier av kommunens roll i samhället och handlingar som är nödvändiga för ett långsiktigt utvecklingsarbete och för olika slags forskning. Handlingar av ringa betydelse Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av ringa betydelse. Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax). Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Reklam, broschyrer etc. Omedelbart Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Omedelbart Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Felsänd post. Omedelbart Ska om möjligt överlämnas till rätt mottagare eller återsändas till avsändaren. Information som inte berör Mullsjö kommuns verksamhet. SPAM Omedelbart Omedelbart E-post som innehåller skadlig programkod Omedelbart Ring och meddela IT-avdelningen Handlingar av tillfällig betydelse Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av tillfällig betydelse. Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax) eller upprättats (papper, digitalt). Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Handlingar för kännedom, t.ex. rapporter, årsredovisningar, verksamhetsberättelser, remissyttranden, pressmeddelanden, cirkulär, protokoll m.m. Inbjudningar och kallelser till kurser, seminarier, konferenser och möten. Anmärkning 1 år Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Vid inaktualitet. 102

103 2 Bokningsbekräftelser och dylikt. Vid inaktualitet. Kurser, seminarier m.m. Kursdokumentation. Vid inaktualitet. Allmänna frågor (oftast e-post). 3 månader Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Internetsidor som laddas ner eller skrivs ut. Omedelbart Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Information som lagrats på lokal dator, t.ex. webbhistorik, cookies, temporära internetfiler, lokala händelsloggar Övertaliga kopior och dubbletter i ett ärende. Andra övertaliga utskrifter eller kopior. Utkast och andra anteckningar i ett ärende. Register, liggare, listor, e-postlista och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta arbetet. Underlag för Mullsjös kommuns interna planering och verksamhetsredovisning. Filer i och utdata från administrativa system för uppföljning och kontroll av driftsäkerhet och tidsredovisning. Kallelser till övriga möten som protokollförs. Vid inaktualitet När ärenden avslutas. Vid inaktualitet När ärendet avslutas. När de inte längre behövs för verksamheten. När sammanställning gjorts och underlaget inte längre behövs för verksamheten. När de inte längre behövs för verksamheten. När protokoll upprättats och Gallras av varje enskild användare. Webbhistorik gallras efter 20 dagar Under förutsättning att ett arkivexemplar finns bevarat. Under förutsättning att det inte innehåller någon sakuppgift av betydelse. Gäller inte kallelser till nämnder och styrelser. justerats. Svar på allmänna frågor (oftast e-post). 3 månader Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Kopior för aktförvaring. Vid inaktualitet. Från andra myndigheter. Post till myndighetens officiella adress Gallras tre månader efter att e-posten Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. 103

104 3 Meddelande till röstbrevlåda, telefonsvarare och mobilsvar. Felaktiga uppgifter i datafiler av registerkaraktär som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. Dataupptagningar och mikrofilm som ersatts av nya exemplar inom samma medium. Dataupptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar. vidarebefordrats till ansvarig befattningshavare. Efter mottagandet Efter rättning Efter överföring När det inte längre behövs för verksamheten. Oavsett typ Om meddelandet har betydelse för ett ärende ska tjänsteanteckning göras. Diarieregistrering med mera Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Adresslistor Diarier Diarieförda handlingar, avslutade ärenden. Gallras vid inaktualitet Anmärkning Diarieplaner Ej diarieförda handlingar (handlingar med endast dokument ID). Gallring efter 1 år. Fax, försättsblad Vid inaktualitet Fax, körjournal och sändningskvitton för 2 år sekretessbelagda handlingar Fax, körjournal och sändningskvitton för övrigt Vid inaktualitet Register till diarier Om sådana upprättas. Korrespondens, av vikt för verksamheten. Brev, e-post, sms, telefonsamtal, etc Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Till exempel kursinbjudningar, reklam, spam. Minnesanteckningar Postlistor Vid inaktualitet Vid inaktualitet 104

105 4 Arkivering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Arkivförteckningar Arkivbeskrivning Anmärkning Informationshanteringsplan Ingår ofta i diarieförda handlingar. Gallringsbeslut Om dokumentslag saknas i Informationshanteringsplanen ska gallringsutredning göras innan gallringsbeslut fattas. Leveranskvitto Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten. Styrande dokument Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Arbetsordning Anmärkning Delegationsordningar Handböcker Om framtagna för den egna verksamheten. Instruktioner Manualer/lathundar Vid inaktualitet Miljöcertifiering/-diplomering, dokumentation av Organisationsscheman/beskrivningar Ingår ofta i handling som årsberättelser e d. Policy, lednings- och styrdokument, strategisk plan, program, verksamhetsplaner och riktlinjer Reglementen och bestämmelser. Handlingsplaner och anvisningar Rutiner och regelbeskrivningar Vid inaktualitet Generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning 105

106 5 Avtal Exempelvis ramavtal, huvudavtal Avtal, rutinmässiga Gallras efter 2 år Till exempel leasing av kopiatorer, städ etc. Synpunktshantering; klagomål/synpunkter (inklusive svar) och medborgarförslag Synpunktshantering; klagomål/synpunkter och förslag av rutinartad, allmän karaktär Sammanställningar, rapporter och statistik av inkomna synpunkter Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper. Protokoll eller mötesanteckningar från olika interna verksamhetsmöten - avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten m.m. 2 år Vid inaktualitet Remisser och remissvar/yttranden. Spontanofferter och leverantörsinformation. Vid inaktualitet Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Uppdragshandlingar För exempelvis konsulter, projekt. Utredning Kvalitetsarbete Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Enkäter; sammanställningar/rapporter Enkäter; svar och andra underlag Vid inaktualitet Enkäter; kartläggningar och liknande (med svar) Om av betydelse för verksamheten. Enkäter; kundundersökningar och liknande. Vid inaktualitet Om av ringa betydelse för verksamheten. (med svar) Kvalitetsdokument, processbeskrivningar och liknande kvalitetssäkringssystem Målarbete Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet. Projekthandlingar Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning 106

107 6 Avtal i projekt Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsorcingavtal. Delrapporter Ekonomisk slutredovisning Förstudier Minnesanteckningar Vid inaktualitet Jfr Protokoll. Protokoll med dagordning och deltagarlista. Från styr-/projekt-/arbets-/referensgrupper, m.m. Projektplaner Projektorganisation Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare, tidsplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar mm. Slutrapporter Ingår ofta i diarieförda handlingar. Uppdragshandlingar Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Utvärderingar Om utvärdering görs. Personaladministration (gemensam) Arbetsmiljö Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Arbetsmiljöutredningar Avser till exempel teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation. Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, Personalsystem skyddsronder etc.) Systematiskt arbetsmiljöarbete Personalsystem - organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljö arbetsuppgifter/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner. 107

108 7 - arbetsskador och tillbud (till exempel tillbudsanmälningar, årssammanställningar). Facklig samverkan, förhandling Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Facklig tid, rapporter och sammanställningar Närarkiv 2 år Anmärkning Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhandlingar med bilagor. Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL). Kompetensutveckling Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på I personalakt Fritidsstudier I personalakt Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser. När anställningen upphör Medarbetarsamtal, övriga anteckningar. Vid inaktualitet Lönebildning Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Befattningsbeskrivningar I personalakt Lönesättning, underlag Vid inaktualitet för/förhandlingsunderlag, lönesamtal Omställning Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Omplacering, handlingar angående detta. I personalakt Anmärkning Anmärkning Anmärkning Personalvård 108

109 8 Handling Förvaring /gallras gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Disciplinärenden I personalakt Förmåner, beslut om Förmåner av större värde i diarium, annars gallras vid inaktualitet Gratifikation I personalakt Personalenkäter Rehabilitering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder. Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete). Arbetsträning, dokumentation av Arbetsskada (till exempel anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m.fl.). Besked till anställd enligt AB att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad. Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan. Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning. Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning). Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid. I personalakt I personalakt I personalakt Medarbetaren kan med stöd av AB anvisas dit för en komplettering av läkarintyget. 2 år Anmärkning 109

110 9 Handlingsplan (rehabplan) Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation av eventuella. Livränta I personalakt Läkarintyg 2 år Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av. Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar. Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Utlåtanden från, referenser, utlåtanden från Vid inaktualitet rekryteringskonsulter. Annonser (kungörelser) Digitalt Vid inaktualitet Ansökningshandlingar, erhållen tjänst I personalakt Anmärkning Ansökningsuppgifter, ej erhållen tjänst 2 år P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering. Anställningsavtal I personalakt Intresseanmälningar (spontanansökningar) Checklista för nyanställda I personalakt 2 år Vid inaktualitet Kvittenser för nycklar och passerkort. Pärm, infocenter 2 år efter inaktualitet Postöppning, fullmakt. I personalakt Vid inaktualitet Information samt samtycken/återtaganden av I personalakt samtycken till behandling av personuppgifter. Samtycken och återtaganden av samtycken till I personalakt utlägg på webbplats. Sekretessintyg I personalakt Särskilda anställningsformer Med särskilda anställningsformer avses till exempel arbetsmarknadspolitiska åtgärder (lönebidrag, nystartsjobb m.m.), externfinansierade tjänster, praktikplatser och feriejobb Mycket av personaladministrationen för de här särskilda anställningsformerna följer den vanliga gången. 110

111 10 Handling Förvaring /gallras gallras Avisering om utbetalt belopp från 2 år Arbetsförmedlingen. Bekräftelse av anställning till 2 år Arbetsförmedlingen. Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag Personalakt (nytt eller omprövning). Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för Personalakt bidrag (nytt eller omprövning) inklusive handlingsplan. Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen. Närarkiv 2 år Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Ekonomiadministration Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Allmän debitering 5 år Arvodesutbetalningar från godemän. Bokföringsorder 7 år Budget- och verksamhetsplan. Ingår i diarieförda handlingar Debiteringar/krediteringar 5 år Debiteringsunderlag Fakturaunderlag Fakturor, original som inte skickas för skanning. Fakturor, inscannade Fakturor, inscannande pappersfakturor Interna räkningar (kopior) Intern/extern debiteringar Körjournal, leasingbil, kommunens egna bilar Digitalt system 5 år Underlag utlägg enligt kvitto Inventarieförteckning 2 år 2 år 7 år 7 år 4 år 2 år 5 år 2 år 7 år 111

112 11 Politiska organ inklusive bolagsstyrelser Allmänt Handlingar från de politiska organen, d.v.s. kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder, revision och överförmyndare samt bolagsstyrelser (inklusive beredningar, delegationer, utskott och dylikt) bör, med få undantag, bevaras. Detta gäller oberoende av om de (utöver själva protokollet) utgörs av protokollsbilagor och liknande och ingår i diarieförda handlingar. Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Arvodesunderlag, förtroendevalda Personalsystem 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o.d.. Jfr även närvarolistor. Delegationsbeslut-/förteckningar Ljud- och bildupptagningar (bandinspelningar, ljudfiler, filer från webbsändningar o.d.) från fullmäktigesammanträden. Föredragningslistor (dagordningar, kallelser, kungörelser fullmäktigesammanträden) Förtroendemannaregister Inkomna och utgående skrivelser Justeringsanslag Dokument- och ärendehanteringssys tem Digitalt filsystem Dokument- och ärendehanteringssys tem Dokument- och ärendehanteringssys tem Dokument- och ärendehanteringssys tem Dokument- och ärendehanteringssys tem 2 år 2 år Förvaras tillsammans med protokollen. Tillkännagivanden fullmäktigesammanträden 2 år Digital anslagstavla Närvarolistor Ingår i protokollet. Protokoll från politiska organ - inklusive presidier, råd, politiska arbetsgrupper, kommittéer, referensgrupper, styrgrupper, 2 år För arvodesberedningen till exempel avsägelser och nomineringar Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras. 112

113 12 samarbets-/samrådsgrupper. Protokollsbilagor - skrivelser/tjänsteutlåtanden och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans. Beslutsunderlag. 2 år Ingår ofta i diarieförda handlingar. Omröstningslistor Ingår i protokollet. Gåvor till kommunen Tackbrev och dylikt, ordförandekorrespondens Vänorter, handlingar rörande Vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Särskilt gällande valnämnd Valnämnden i varje kommun är lokal valmyndighet. I valnämnden arkiv finns vissa handlingar som har stor betydelse för forskningen kring de allmänna valen, exempelvis material rörande röstmottagare, vallokaler, förtidsröstning, preliminär rösträkning m.m. När det gäller oanvänt material som exempelvis blanketter och kuvert kan Valmyndigheten efter valet meddela vad som ska sparas för att användas vid kommande val. Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndigheten (och länsstyrelsen) som enbart gäller ett val. Brevröster, för sent inkomna Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec. om förtidsröstningen och om dubblettröstkort). Kvitton avseende från posten mottagna röster Omslag med ytterkuvert från godkända budröster. Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand. Protokoll över mottagna förtidsröster. Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler. Röstlängder som använts vid val Kan gallras efter valet. Kan förstöras när valet vunnit laga kraft. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Kan förstöras efter valet. Anmärkning Med valperiod avses perioden till nästa val Med valperiod avses perioden till nästa val Med valperiod avses perioden till nästa val Med valperiod avses perioden till nästa val. 113

114 13 Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag). Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud). Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val). Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över (motsv) Väljarförteckningar Kopior av beslut från länsstyrelser och Valmyndigheten om rättelse av röstlängd Dokument- och ärendehanteringssys tem Dokument- och ärendehanteringssys tem Dokument- och ärendehanteringssys tem Sparas under valperioden. Kan förstöras när valet vunnit laga kraft Med valperiod avses perioden till nästa val. Särskilt gällande revision Fullmäktige väljer revisorer för sin och allmänhetens kontroll av och insyn i hur styrelse och nämnder m.fl. uppfyller sina uppdrag och mål. Fullmäktige utser även lekmannarevisorer till kommunens bolag. De handlingar som upprättas av de förtroendevalda revisorerna i deras bedömning av verksamhet, räkenskaper och intern kontroll ska som huvudregel bevaras. Vidare bör de handlingar bevaras som belyser revisionens organisation, den specifikt granskade verksamheten och revisionens resultat. Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Inkomna skrivelser Mötesanteckningar Protokoll, original Revisionsrapporter Strategi, arbetsplan Utgående skrivelser Granskningsmaterial, fördjupad granskning Gallras efter 10 år Anmärkning Stiftelser Kommunen har ett antal utdelningsstiftelser. Dessa bildades ursprungligen genom donationer från privatpersoner, vanligtvis genom testamen/kten, och kallas ofta för donationsfonder. Stiftelserna förvaltar och delar ut medel till olika specificerade ändamål. 114

115 14 Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmälningar till stiftelseregistret Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till domstol av Kammarkollegiets beslut. Bidragsansökningar och beslut Protokoll Dokument- och ärendehanteringssyste m Dokument- och ärendehanteringssyste m Vid inaktualitet Revisionsberättelser 2 år Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enl. lag Räkenskaper över belopp som har inbetalats eller utbetalats. Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag) Stiftelseförordnande eller motsvarande (donationsurkunder, gåvobrev, testamenten). Verifikationer för in- och utbetalningar Förvaras fram t.o.m. det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 2 år 2 år 2 år Anmärkning Se avsnitt ekonomiavdelningen Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. 2 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Förvaras fram t.o.m. det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Årsbokslut 2 år? Årsredovisning 2 år? 2 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. 115

116 15 Kommunstyrelsen Allmän förvaltning Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Kommunal Författningssamling Bolag:.Till Kommunarkiv årlig uppdaterad sammanställning. Omgående till närarkiv Anmärkning Datumföljd. Ajourhålls Protokoll Mullsjö Bostäder AB Bolaget. Datumföljd, kommunens kopia i närarkiv. Kopia gallras vid inaktualitet Protokoll Mullsjö Energi och Miljö AB Bolaget Datumföljd, kommunens kopia i närarkiv. Kopia gallras vid inaktualitet Juridik Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Dom - fullmakt - föreläggande Vid inaktualitet - kallelse till förhandlingar Vid inaktualitet - korrespondens Anmärkning - korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse - tjänsteanteckningar - tjänsteanteckningar, rutinmässiga Vid inaktualitet Minnesanteckningar som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. - protokoll - stämningsansökan 116

117 16 - underlag för framställt krav - yttrande - yttrande från motpart Rådgivning Vid inaktualitet Frågor med underlag, tjänsteanteckningar, korrespondens och förslag till exempel avtalsförslag. GDPR-administration Varje nämnd/styrelse är i Mullsjö kommun personuppgiftsansvarig. I kommunen ska finnas ett utsett dataskyddsombud. Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen. Anmälan av behandling av personuppgifter till dataskyddsombudet Anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen. Avgång av tidigare anmält dataskyddsombud Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Anmärkning Förordnande av dataskyddsombud. Ingår i protokollsbilagor. och/eller diarieförda handlingar. Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter. Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, instruktion för Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse till exempel säkerhet. Registerförteckningar Registerutdrag, begäran om samt svar Begäran om att bli struken enligt GDPR Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vigseladministration Huvudansvaret för vigseladministrationen ligger på länsstyrelserna och Skatteverket, varför flertalet handlingar inte behöver bevaras hos kommunen. 1 år 1 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar. 117

118 17 Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Intyg vigsel Närarkiv 2 år Anmärkning Protokoll 2 år Förrättarens protokoll. Insänds årligen till Länsstyrelsen. Underrättelse till Skatteverket om vigsel/partnerskap. Enligt äktenskapsbalken 4 kap. Vigsel 4 2 år Görs av förrättaren eller kommunen. Näringslivsfrågor Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Underlag för etableringsförfrågningar. Vid inaktualitet Anmärkning Turism Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Turistkartor och broschyrer Digitalt och analogt. 1 arkivexemplar bevaras. Beakta även riksarkivets direktiv. Statistik för besöksmål och evenemang som inte finns redovisad på annat ställe Handlingar om framtagning/inköp av souvenirer Kommunikation Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Bildarkiv & fotosamlingar, digitala och analoga. Jfr Fotosamlingar nedan. Gäller ej arbetsmaterial. Dagstidningar Vid inaktualitet. Datumföljd. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o.d. som dokumenterar den egna verksamheten. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor Vid inaktualitet o.d. framtagna för till exempel intern information och utbildning. Informationsskrifter och broschyrer om den Digitalt och analogt. 1 arkivexemplar bevaras. 118

119 18 egna verksamheten. Information på egen webbplats och intranätet om den egna verksamheten. Nyhetsbrev om den egna verksamheten. Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten. Pressmeddelanden Digitalt och analogt. Beakta även riksarkivets direktiv. Om unik, annars vid inaktualitet. Kopia tas en ggr/år Tidningar, egenupprättade Arkivexemplar av till exempel hushållstidning, personaltidning. Register över konstverk Årsvis Ajourhålls E-tjänster och sociala medier För e-tjänster gäller samma förfarande som vid vanlig ärendehantering, alltså om handlingen tillhör ett ärende ska den skrivas ut och läggas till den akt ärendet tillhör. Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Information som kommunen efterfrågar. Kommentarer och inlägg som kommunen bedömer vara av särskilt intresse eller tillhör ett ärende. Sekretessbelagd information som inkommit via kommentarsfunktioner Kommunens sidor på Facebook och kanaler i andra sociala medier som Instagram, LinkedIn, Twitter samt om systemet genomgår en större förändring. Frågor som genererar svar av enklare karaktär. Kommentarer och inlägg som gäller för kännedom. Kommentarer och inlägg som ej berör kommunens verksamhet. Kommentarer och inlägg av stötande eller kränkande karaktär. Vid inaktualitet. Vid inaktualitet. Vid inaktualitet. Gallras/bevars Anmärkning Diarieförs på aktuellt ärende om sådant finns. Gallras omedelbart från mediet. Kopia tas en ggr/år Gallras omedelbart från mediet men diarieförs i diariesystem Gallringsbeslut gäller för handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion, är av tillfällig art, ringa betydelse eller av anspråkslösare slag (se gallringlista). Lönehantering 119

120 19 Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Personakt ingår Anställningsavtal Ansökningshandlingar Betyg Beslut om löner, pensioner, avgångsgåva m m Diarieförda sekretesshandlingar Sekretessintyg Skriftliga varningar Uppsägning egen + av arbetsgivaren Pensionsavgång Matrikelkort Lärare Övriga anställda Avslutade anställningar Rapporter Källrapportering Övriga rapporter Lönelistor Pärm 3 år 3 år efter avslutad anställning Anmärkning Efter avslutad anställning finns akten kvar innevarande år + 3 år i när-arkivet. Gallras på personalavdelningen innan överföring till Kommunarkivet. Retrolistor Försäkringar Avtalsförsäkringar (Arbetsskada, Sjukförsäkring) Läkarintyg Kronofogdemyndighetsbeslut 3 år 2 år 3 år Bokförings- och avstämningslistor 3 år Momskvitton 10 år Sökregister Datajournaler Skattelistor Matrikeluppgifter Kontrolluppgifter Övertidsjournal Logg-filer Lönefördelningsboken LAS Varsel- och beskedbrev Personalsystem 10 år 10 år 10 år 3 år 3 år 3 år Personalakt 120

121 20 Personalhantering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Pensionshandlingar Anmärkning Förhandling Förhandlingsprotokoll Diarieförda handlingar Övrigt Annonser Rehabilitering Arbetsskador/ Tillbud Rekryteringssystem Personalsystem 5 år 3 år 3 år Anmälan om bisyssla Personalakt Ingår även i diarieförda handlingar Ekonomihantering Ekonomiavdelningen handlägger ärenden till de politiska organen vad gäller övergripande ekonomiska dokument. Dessa ingår i protokollshandlingar, vilka ska bevaras (se politiska organ). Vidare arbetar avdelningen med anvisningar, riktlinjer m.m. på ekonomiområdet, vilka även de ska bevaras (se policy-/styrdokument/riktlinjer). Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anläggningsregister/reskontra (bokslutsbilaga) Anmärkning Anläggningsreskontra 7 år Exkl det utdrag som ingår i Bokslutsbilagorna till Årsbokslut. Attest- och utanordningsbehörigheter Avstämningar under året Behandlingshistorik 2 år Betalningsförslag/betalning av 2 år leverantörsfakturor (datalistor) Betalningspåminnelser 2 år Efter betalning eller avskriven fordran. Bokföringsorder Ekonomisystem 7 år Bokslutsunderlag Ekonomisystem 2 år Budget Ekonomisystem Budgetrapporter Ekonomisystem 2 år Bokslutsbilagor exkl årsbokslut Ekonomisystem 7 år 121

122 21 Budgetuppföljning Ekonomisystem 2 år Jfr ovan Bevarande. Dagrapporter Ekonomisystem 7 år Debiteringsorder Ekonomisystem 7 år Debiteringsunderlag Ekonomisystem 2 år Delårsbokslut Ekonomisystem Ingår i diarieförda handlingar Ekonomiadministrativt system (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras). Fakturahanteringssystem (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras; jfr kommentarerna ovan). Ekonomisystem Ekonomisystem Fakturajournaler Ekonomisystem 7 år Följesedlar Vid inaktualitet Efter avstämning mot fakturan om fakturan är specificerad och inte en samlingsfaktura. Försäkringshandlingar, inaktuella Grund bokföring Ekonomisystem Handkassa, redovisning Huvud bokföring Ekonomisystem Indatamaterial, underlag för bokföring Inkassoärenden, avslutade Ekonomisystem 2 år Inteckningar, dödade Integrationslistor 2 år 7 år 2 år 2 år 2 år Intern kontroll Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Inventarieförteckningar Kassarapporter/avstämningar (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton Kontantredovisningar, kassabehållning 7 år 7 år 7 år 7 år 122

123 22 Kontoavstämningar Kontoplaner med kodförteckningar, kodplaner Ekonomisystem Kontoutdrag Kundfakturor Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation Kundreskontra Leverantörsbetalningar, girolista Leverantörsfakturor Leverantörsreskontra Momsredovisning Reversaler, journaler över redovisade Räkningar, interna kopior Räkningsunderlag för debitering Rättelser, bokföringsunderlag Skatteredovisning, utdata för Skatterevision, underlag för Systemdokumentation Utbetalningsorder, -uppdrag Verifikationer 7 år 7 år 7 år 2 år 7 år 7 år 7 år 7 år 7 år 7 år 2 år 2 år 7 år 2 år 2 år 2 år 7 år 7 år Uppföljningsrapporter Verksamhetsuppföljning i form av månads-, kvartals- och/eller delårsrapporter med bokslut till nämnd/styrelse (ibland även till fullmäktige eller styrelse). Ingår ofta i diarieförda handlingar. Årsberättelser, årsrapporter I diarieförda handlingar Årsbokslut med bokslutsbilagor (till exempel I diarieförda handlingar huvudbokssammandrag). Årsredovisningar, årsrapporter I diarieförda handlingar 123

124 124 23

125 24 Upphandling Handlingar som förvaras och handlägges i upphandlingssystem om som ska bevaras, överföras till kommunens dokument- och ärendehanteringssystem (diarium) eller till e-arkiv efter upphandlingens avslutande. Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Fullmakt, att uppdra till annan upphandlande Hos 5 år myndighet att utföra upphandling åt eller i inköpscontroller samverkan med Mullsjö kommun Upphandlingsdokument, såsom förfrågningsunderlag, kravspecifikationer, tekniska beskrivningar, samt kompletterande handlingar och upplysningar Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Annons Upphandlingssystem Bevis att annonsunderlag mottagits Hos upphandlaren. Vid inaktualitet Bekräftelse att annons publiceras Hos upphandlaren. Vid inaktualitet Inbjudan, att komma in med anbud eller att förhandla, tävlingsinbjudan (t ex vid ej annonserade upphandlingsförfaranden). Kommunikation, informationsutbyte rörande ett pågående upphandlingsärende. Anbud, tävlingsbidrag, anbudsansökningar Modeller, ritningar och planer Anbudsöppningsprotokoll Anbudsutvärderingar Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Vinnande anbud, tävlingsbidrag, anbudsansökningar bevaras. Övriga 5 år. Gallras efter upphandlingens slut Anmärkning 125

126 25 Förhandlingsprotokoll Kontroll av leverantörers lämplighet Beslut om tilldelning av kontrakt, förkastande av anbud, slutande av ramavtal, eller beslut om att avbryta en upphandling respektive göra om en upphandling. Rapport enligt 12 kap 15 LOU. Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Underrättelse om beslut Upphandlingssystem Upplysningar på begäran av leverantör då ansökan avslagits eller anbud förkastats. Kontrakt och avtal, (byggentreprenadkontrakt, tjänstekontrakt, varukontrakt), inkl. bilagor, ändringar, tillägg, prisblad, prisändringsmeddelanden. Ramavtal, inkl. bilagor, ändringar, tillägg, prisblad, prisändringsmeddelanden. Förhandlingsprotokoll avseende kontrakts-, avtals eller ramavtalsvillkor Garanti-/avtalshandlingar som ej är bilaga till kontrakt, avtal eller ramavtal Branschvillkor/-bestämmelser som ej är bilaga till kontrakt, avtal eller ramavtal Avrop och beställningar, orderbekräftelser, ordererkännanden, beställningsbekräftelser Upphandlingssystem Direktupphandling eller närarkiv Dokument- och ärendehanteringssyst em, närarkiv Dokument- och ärendehanteringssyst em, närarkiv Dokument- och ärendehanteringssyst em, närarkiv Dokument- och ärendehanteringssyst em, närarkiv Hos beställande enhet/chef Hos beställande enhet/chef Gallras när garanti- /avtal upphört Vid inaktualitet Gallras när garanti- /avtal upphört, minst 2 år 126

127 26 Besiktningsprotokoll Leveransgodkännande Reklamationer Anbud och offerter, inte infordrade (och inte antagna) Intresseanmälningar, inte infordrande (och inte antagna) Upphandlarprofil (sammanställning av uppgifter tillgänglig på Internet som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar). Tillsammans med kontrakt, avtal eller ramavtal. Tillsammans med kontrakt, avtal eller ramavtal. Hos beställande enhet/chef. Om ramavtal, kopia till Inköpscontroller. Inga krav Inga krav Hos Inköpscontroller 2 år 2 år 2 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet IT-avdelningen IT i kommunen är en del dels av den allmänna administrationen och förvaltningen, dels av de specifika verksamheterna. De mesta av de handlingar som IT hanterar regleras genom den verksamhetsprocess där handlingarna hör hemma. Frågor rörande användardokumentation samt granskningsloggar hanteras dock av IT-avdelningen. Granskningsloggar är loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information och som kan behövas i revisioner, ansvars-/disciplinärenden, skadestånd, brottmål t.ex. dataintrång m.m. Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Användardokumentation 2 år Om unik, annars vid inaktualitet. Användarkonto i användardatabas (Active 30 dagar efter avslut Directory eller liknande) Personlig katalog vid avslut 30 dagar efter avslut Handlingar som ska bevaras eller gallras efter längre tid förs över till annat media. Gemensamma mappar, vid avslut 5 år Handlingar som ska bevaras eller gallras förs över till annat media. Epostbrevlådor 30 dagar efter avslut 127

128 27 Sammanställningar över avsända och mottagna epostmeddelanden Gransknings/händelseloggar för respektive system Säkerhetskopior/backuper. Loggar över systemfel och felmeddelande/larm i IT-infrastrukturen (s.k. systemlogg). Spårningsloggar för analys av fel (varje aktivitet visas i loggen). Elektroniska spår som visar på intrångsförsök eller liknande (Brandväggsloggar) Loggar över skadlig kod och virusangrepp (Antivirus) Loggar över händelser som rör applikationens säkerhet (s.k. säkerhetslogg). 3 mån 2 år Kan gallras om inte dokumentationen behövs för t.ex. revisioner, disciplinärenden, brottmål (intrångsförsök) osv. Kan finnas speciallagstiftning som Enligt gällande driftinstruktion. 3 månader 3 månader 3 månader 1 månad 3 månader Socialtjänsten har speciallagstiftning. Loggar över systemfel och felmeddelande/larm i applikationer. Loggar över genomförd transaktionshantering i applikationer (s.k. transaktionslogg). Loggar över epostboxar Loggar över inloggningar i AD Vid inaktualitet 6 månader Socialtjänsten har speciallagstiftning. 30 dagar 1 månad Loggar över åtkomst till fysisk utrustning 3 månader (processorer, minnen/lagringsmedia) Systemdokumentation Om unik, annars vid inaktualitet. Integration och arbetsmarknadsfrågor Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Akter inom flykting- och invandrarverksamhet. Verksamhetssystem 2 år Se handbok Bevara eller gallra: Handlingar som bör förvaras i LMA-akt sid Handlingar som bör förvaras i LIF-akt sid

129 28 Register över flyktingar och invandrarverksamhet.. 2 år Se handbok Bevara och gallra. 129

130 29 Kultur- och fritidsnämnden Kulturskola Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Förteckning av elever. Till kommunarkiv efter 5 år. Musikskolans avgifter (underlag). 7 år Anmärkning Kulturskolan Fritid Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Verksamhetsberättelser från föreningar. Diarieförs Bidragsansökningar jämte handlingar. Gallring efter 5 år Med undantag för års- och verksamhetsberättelser. Program för exempelvis sport- och sommarlovsaktiviteter. Bokningsscheman, bokningsbesked. Bokningssystem Vid inaktualitet Kontrakt om uthyrning av lokaler. Pärm infocenter Gallring efter 2 år. Lotteritillstånd Pärm hos chef 5 år Beslut eller sammanställning över registrering av lotterier. Ansökan om registrering av lotterier inklusive 5 år Efter sista giltighetsdatum bilagor Ansökan om tillstånd av lotterier inkl. bilagor 5 år Efter sista giltighetsdatum Lotteriredovisningar inklusive bilagor 5 år Dokumentation över friskvårdsinsatser riktade Tex programblad till allmänheten Arrangörskontakt 2 år Efter upphörd giltighet STIM-avtal 2 år Efter upphörd giltighet Sammanställningar och/eller beslut över givna Diarieförda handlingar föreningsbidrag. Sammanställningar över sökande till stipendier Diarieförda handlingar samt ansökningshandlingar med bilagor Sammanställningar och/eller beslut över givna stipendier och priser. Diarieförda handlingar Föreningskataloger och förteckningar över i kommunen verkande föreningar. Digitalt register, årligt uttag 130

131 30 Allmänkultur Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Tillstånd från andra myndigheter vid egna arrangemang. Gallras 2 år efter upphörd giltighet. Simhallsverksamhet Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Närvaroförteckningar, t.ex. över elever som deltagit i simundervisning. Pärm Gallring efter 2 år. Märkesnoteringar för simskolegrupper. Pärm Gallring efter 2 år. Anmärkning Tillstånd från t.ex. polisen, länsstyrelsen. Anmärkning Biblioteksverksamhet Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning SCB-statistik. Dokument- och ärendehanteringssyste m Dagstidningar. Vid inaktualitet Slängs efter 14 dagar Förteckning över dagstidningar och tidskrifter. Låntagarregister Vid inaktualitet Beståndsregister över all media som lånas ut, ett uttag årligen Beståndsregister över all media som lånas ut. Vid inaktualitet Ett uttag årligen bevaras. Verksamhetsstatistik, t.ex. utlån som inte finns i verksamhetsberättelser eller i nämndens handlingar. Registrering av lån per person Vid inaktualitet Vid återlämnande. Konto till taltidningar Vid inaktualitet 131

132 31 Tekniska nämnden Teknisk verksamhet Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Ritningar och bygghandlingar Fastighetsarkiv Omgående till närarkiv. Gallring: Vid inaktualitet. Projektarbeten. Fastighetsarkiv Omgående till närarkiv. Gallring: Vid inaktualitet. Div. utredningar. Fastighetsarkiv Omgående till närarkiv. Gallring efter 10 år. Filmer ledningsnät. Fastighetsarkiv Omgående till närarkiv. Gallring efter 10 år. Förslagsritningar. Fastighetsarkiv Omgående till närarkiv. DUF-rapporter. Fastighetsarkiv Omgående till närarkiv. Anmärkning Rapporter TV-inspektion. Fastighetsarkiv Omgående till närarkiv. Gallring efter 10 år. Relationshandlingar. Fastighetsarkiv Omgående till närarkiv. Låsschema. Låssystem Omgående till närarkiv. Gallring: Ajourhålls. Hyror, kontrakt. Omgående till närarkiv. Gallring efter upphörande. Förteckning över kommunens fastighetsobjekt. Omgående till närarkiv. Gallring: Vid inaktualitet. Torghandel Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Marknadslistor. Torghandel. Omgående till närarkiv. Gallring efter 3 år. Omgående till närarkiv. Gallring efter 3 år. Anmärkning 132

133 32 Tjänstgöringsrapport à pris Allmän platsmark, tillstånd. Till närarkiv efter 1 år. Gallring efter 3 år. Till närarkiv efter 1 år. Gallring efter 3 år. Trafik Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Trafikliggare, lokala trafikföreskrifter. Lokala trafikföreskrifter som upphört. Gallring: Ajourhålles. Omgående till närarkiv. 3 år Anmärkning Lagras i rikstäckande databas (RDT) hos Transportstyrelsen. Tillfällig lokal trafikföreskrift. Omgående till närarkiv. 3 år Parkeringstillstånd, PRH. Transporttillstånd. Ärende- och dokumenthanteringssystem Gallras 1 år efter tillståndets utgång Omgående till närarkiv. 3 år Bostadsanpassning Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Bostadsanpassning; beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Bostadsanpassning; protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Närarkiv Gallring 10 år efter beslutsårets utgång. Anmärkning Akter i handläggares rum, skickas till adm avd när ärendet är avslutas Närarkiv 5 år Skickas till akt, till adm avd när ärendet avslutas Bostadsanpassning; register över åtgärdade lägenheter. Närarkiv 5 år Excelfil per år alla anpassningar oberoende av bostadsform, ligger på server sen Bostadsanpassning; statistiksammanställningar. Närarkiv. Till Kommunarkiv efter 5 år. 133

134 33 Bostadsanpassning; övriga handlingar rörande bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Närarkiv Gallring 2 år efter beslutsårets utgång. Bostadskostnader; beslut om dubbla hyror Närarkiv Gallring efter 5 år, OBS undantag. Till akten, till adm avd när ärendet avslutas Respektive akt i arkivet/pärm ska följa med akten, sorteras in i akt en gång/år. Resterande beslut står kvar i pärm och gallras efter 5 år. I diarieförda handlingar Räddningstjänsten Administration Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmälan brandfarlig vara. Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Beslut om kameraövervakning. Närarkiv Gallras vid inaktualitet Fellarms-, arbets- samt avvikelserapport från Räddningstjänsten/SOS. Fordonsplan Intern kontroll Insatsplaner/kort Insatsrapport Insatsrapport med beslut om avslutande av insats Insatsrapport med beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt. Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Digitalt system Digitalt system Digitalt system Gallring efter 2 år. Inventeringslistor Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Kvittenser för nycklar, passerkort, behörigheter till IT-system m.m. Gallras 2 år efter avslutad tjänstgöring. Ledningsplan Kris extraordinär händelse. Närarkiv 5 år Miljöcertifiering/- diplomering, dokumentation av. Närarkiv 5 år Anmärkning 134

135 34 Rapporter från Polisen om inbrott, skadegörelse m.m. Remisser från Polisen. Remisser från Socialförvaltningen angående alkoholtillstånd. Gallras efter 2 år. Gallras efter avslutad aktivitet. Gallras vid inaktualitet. Risk och sårbarhetsanalys. Närarkiv 5 år Stadsbyggnadsavdelningens remisser, svar på. Närarkiv Gallras vid inaktualitet Tillstånd brandfarlig och explosiv vara. Närarkiv 5 år Tillstånd från Post- och Telestyrelsen tillåtna frekvenser. Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Tillsynsprotokoll Närarkiv 5 år Uppföljning Myndigheten för samhällsskydd och beredskap MSB. Närarkiv 5 år Förebyggande arbete/brandskydd och tillsyn Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Handlingsprogram, förebyggande verksamhet (tidigare räddningstjänstplan) Brandspridningsintyg/brandutredningar Riskanalyser/riskinventering Digitalt Skriftliga redogörelser för brandskydd/brandskyddsdokumentation Tillsynsprotokoll - bostadsområdestillsyner (i förekommande fall) Digitalt Digitalt Register över objekt tillsyn Digitalt Dokumentation rörande byggsamråd och byggnadstekniskt brandskydd Yttranden angående ansökan om tillstånd för brandfarliga och/ellerexplosiva varor Digitalt Anmärkning Ingår i diarieförda handlingar Digitalt Ingår ofta i diarieförda handlingar 135

136 35 Yttranden angående ansökan om utökande av antal personer i offentliga lokaler, tillståndsbevis, serveringstillstånd, cirkusplatser, offentlig dans Uppgifter om brandskyddskontroller Register över sotningsobjekt (kontrollbok) Digitalt Ingår ofta i diarieförda handlingarna. Kommunens medgivande för egensotning Digitalt Avtal med entreprenör som ska sköta sotningsverksamhet Register över anslutna behöriga kontrollanter Remissvar Digitalt Digitalt Avtal automatiskt brandlarm Digitalt Gallras efter 2 år Efter att de löpt ut. Förteckning över larmnummer och kontaktpersoner Digitalt Gallras vid inaktualitet Räddningstjänst/operativ verksamhet Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Handlingsprogram för räddningstjänst Ingår i diarieförda handlingar Delegeringsbeslut räddningsledare, utses vanligtvis årsvis Insatsrapport/utryckningsrapport med bilagor Digitalt - Brandutredningar - Olycksundersökningar - Beslut om avslutande av insats - Beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt Underlag för insats/utryckningsrapport, till Digitalt Gallras efter 2 år exempel delrapporter, tidrapporter från SOS Restvärdesräddning, rapport Digitalt Original gallras efter 10 år, kopior efter 2 år Vägsanering Digitalt Original gallras efter 10 år, kopior efter 2 år Bansanering Digitalt Original gallras efter 10 år, kopior efter 2 år Fakturaunderlag Fakturaunderlag Fakturaunderlag 136

137 36 Fellarmrapporter (från SOS) Gallras efter 2 år Arbetsrapporter (från SOS) Gallras efter 10 år Fakturaunderlag Avvikelserapport (till SOS) Gallras vid inaktualitet Larmplanering Gallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt Insatsplanering Digitalt Gallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt Drift och underhåll Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Instruktioner, brand- och räddningsmateriel samt fordon Förteckningar, fordon och materiel Ingår i verksamhetsberättelse (diarieförda handlingar). Fordonsplan (investering/planering) Ingår i verksamhetsberättelse (diarieförda handlingar). Tele/radio, systemuppbyggnad Ingår i verksamhetsberättelse (diarieförda handlingar). Tillstånd från Post- och telestyrelsen tillåtna Dokument- och Ingår i diarieförda handlingar. frekvenser ärendehanteringssyste m Inventeringslistor per bil Digitalt Gallras vid inaktualitet Uppdateras fortlöpande 137

138 37 Byggnadsnämnden Planverksamhet Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Ansökan om planbesked Bebyggelseinventeringar, dokumentation av Beslut Fastighetsförteckning/markägarförteckning Genomförandebeskrivning Granskningsutlåtande Granskningsyttrande Grundkarta Lagakraftbevis Miljökonsekvensbeskrivning Områdesbestämmelser Planavtal Planbesked Planbeskrivning Plankarta Planprogram, Program Samrådsredogörelse Samrådsyttrande Startavtal Underlagsmaterial om det anses relevant för planbeslutet. Exempelvis bilder Utredningar Översiktsplan Administrativa handlingar Gallras vid inaktualitet, tidigast efter 2 år Handlingar som enbart visar hur planprocessen genomförts till exempel utskick, kungörelser/annonser, förteckningar över följebrev, underrättelser, kallelser, enskilda remissvar Avbrutna planer Gallras efter 10 år Kan ha kulturhistoriskt värde Inventeringar, dokumentation av Gallras efter 10 år Bedömningar görs om de därefter fortfarande är aktuella. Kan vara av historiskt intresse och bör då bevaras. Mötesanteckningar från startmöte Planuppdrag och versioner Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 138

139 38 Underlag för planavgift Gallras efter 10 år Återkallanden av plan Gallras vid inaktualitet Kan ha kulturhistoriskt värde. Bygglov Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Ansökan om bygglov, blankett Beslut om bygglov, avskrivning, avslag, avvisning Bygglovsritningar. Arkitektritningar Förhandsbesked Grannehörande, dokumentation av Information om kontrollansvarig Korrespondens som är relevant för beslut såsom begäran om komplettering, information till angränsande fastighetsägare, kungörelser, övrig korrespondens Mottagningsbevis Nybyggnadskarta Parkeringsutredning Remisser Utlåtanden Utredningar Verksamhetsbeskrivning. Beskrivning av verksamhet av sökande. Debiteringsbesked Gallras efter 10 år Gallras 10 år efter att ärendet slutligen har avgjorts Delgivningskvitto Gallras efter 2 år Till fastighetsägare eller sökande Förfrågningar Gallras efter 5 år Inkomna förfrågningar som ej utgör formell ansökan Handläggningsblankett Gallras efter 5 år Granskningsblad Lista grannehörande Gallras efter 5 år Lista eller karta över grannehörande Lista som även visar övrig expediering av ärendet Gallras efter 5 år Ofullständig ansökan Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter beslut om avvisning Underlagsmaterial i lovärenden utöver utlåtanden eller tjänsteskrivelser Gallras efter 5 år Till exempel beräkningar av ytor, yttranden från grannar och remissorgan etc. Underrättelser om beslut Gallras efter 2 år Upplysning om möjlighet till återkallande av ansökan Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter att ärendet har avslutas eller avskrivits. Villkorsbesked Gallras efter 5 år Återtagen ansökan Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter ärendets avslut. 139

140 39 Anmälan om bygglov Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Anmälan, till exempel teknisk handläggning, mark, rivning, kontrollansvarig, kvalitetsansvarig Beslut. Användningsförbud, fortsatt arbete, kontrollplan Brandskyddsdokumentation Gatukostnader, dokumentation av Geotekniska undersökningar/markmiljöundersökningar, dokumentation från Intyg från sakkunnig Kontrollplan Korrespondens so mär relevant för beslut såsom begäran om komplettering, information till angränsande fastighetsägare, övrig korrespondens Lägesintyg Miljöinventering, dokumentation från Protokoll från arbetsplatsbesök, byggsamråd, tekniskt samråd, slutsamråd, kompletterande samråd Relationsritningar. Konstruktionsritningar, VVSritningar, ventilation etc. i den mån förvaltningen anser sig ha möjlighet att arkivera på ett sökbart sätt Slutbesked Statistik Utstakning eller lägeskontroll, dokumentation av Dagordning/kallelser Gallras efter 5 år Debiteringsbesked Gallras efter 10 år Gallras 10 år efter att ärendet slutligen avgjorts Färdigställandeskydd Gallras vid inaktualitet Gallras då ärendet har vunnit laga kraft Ofullständig anmälan Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter att ärendet har avslutats eller avskrivits Återtagen anmälan Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter att ärendet har avslutats eller avskrivits Tillsynsärenden Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning 140

141 40 Byggnadsnämndens beslut om föreläggande eller byggsanktionsavgift, med tillhörande ritningar och fotodokumentation Förklaringar, ansökningar om lov i efterhand, med övrig dokumentation efterlevnad av föreläggandet Handlingar som initierat ärendet. Inkommen skrivelse eller anmälan, protokoll, anteckningar och foton efter besiktning Inventering och dokumentation av platsen Tjänsteskrivelse eller utlåtande och särskilt redigerat material till nämndssammanträde Beräkningar av ytor, dokumentation av Gallras efter 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts Granskningsblad/handläggningsblankett Gallras efter 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts Mottagningsbevis från klagoberättigad Gallras efter 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts Notering om expediering av beslut Gallras efter 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts Övriga utskickade brev/e-post, kommunikation Gallras efter 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts Skriftligt ingripandebesked Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Ingripandebesked Gallras vid inaktualitet Anmärkning Hissar och andra motordrivna anordningar Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Beslut om att godta mindre avsteg från föreskrifter om hissar Beslut om att motordriven anordning ska kontrolleras Besiktningsprotokoll från kontrollorgan (vid Gallras vid inaktualitet När ärendet har avslutats och tvist ej pågår allvarligare anmärkning) Föreläggande från byggnadsnämnden Gallras vid inaktualitet När ärendet har avslutats och tvist ej pågår Intyg från besiktningsorgan att brist har åtgärdats Gallras vid inaktualitet När nytt godkänt protokoll har upprättats 141

142 41 Register över kontrollerade hissar Gallras vid inaktualitet Senast aktuella register bevaras Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Register eller databas över ventilationskontroller Besiktningsprotokoll Gallras vid inaktualitet När nytt godkänt protokoll har upprättats Beslut om lokal behörighet för funktionskontrollant Gallras vid inaktualitet När ärendet avslutats och tvist ej pågår. Överklaganden och beslut från högre instans Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Beslut från högre instanser Byggnadsnämndens beslut att själv överklaga med tillhörande motivering (protokollsutdrag och tjänsteskrivelse/-utlåtande) Byggnadsnämndens yttranden till högre instans Handling som visar överlämnandet till Länsstyrelsen och byggnadsnämndens prövning att överklagandet kommit in i rätt tid Inkommen överklagandeskrivelse Besked från högre instanser att deras beslut överklagats i rätt tid Gallras vid inaktualitet Anmärkning När ärendet slutligt har avgjorts. Fastighetsbildning förrättningsärenden Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Diarium över registrerade förrättningar och eventuellt förekommande sökregister till förrättningsakter Förrättningsakter med tillhörande förrättningskartor Register över förrättningsakter Utsättning av byggnad samt gränsutmärkning Anmärkning (förut: utstakning) Ansökningshandlingar i förrättningsakten Gallras efter 2 år Efter ärendet är avslutat. Pappershandlingar gallras om handlingen har skannats, jfr RA-MS 142

143 42 Akter rörande inställda förrättningar med undantag av akter inskrivna i fastighetsregistret eller rörande förrättningar som blivit materiellt prövade eller innehåller utredning, yttrande eller annat ställningstagande i jordpolitisk fråga Kontrollistor, huvudrutin. Uttag ur fastighetsdatasystemet Kontrollistor, planrutin. Uttag ur fastighetsdatasystemet Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år 2009:11 Efter ärendet är avslutat. Pappershandlingar gallras om handlingen har skannats (dock ej uttag ur fastighetsdatasystemet), jfr RA-MS 2009:11 Efter att ärendet avgjorts och beslut/utslag vunnit laga kraft Missiv, delgivningsbevis och minnesanteckningar Gallras vid inaktualitet i förrättningsakten Avisering från Lantmäteriet till kommunen om Gallras efter 2 år förändrade fastighetsenheter Statistikrapporter Gallras vid inaktualitet Gallras när statistikrapport från Lantmäteriet inkommit. Kartor Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Datafiler laserskanning Flygbilder Grundkarta Ett exemplar sparas i detaljplanedokumentationen Ortofotokarta Ett arkivexemplar bevaras Primärkarta/baskarta Ett arkivexemplar bevaras årligen av utvalda lager Satellitbilder Stomnätskarta med koordinatförteckning och Ajourförd version bevaras punktbeskrivning. Tryckta kartor Ett arkivexemplar bevaras av slutlig version Översiktskarta Ett arkivexmplar bevaras. Mätningsunderlag Gallras vid inaktualitet När metadata har lagts in i kartdatabas eller sammanställts. Nybyggnadskarta (separat förvaring) Gallras vid inaktualitet Återfinns i bygglovsärende (där den bör bevaras). Om en separat serie finns sedan tidigare bör nybyggnadskartorna bevaras. Kan ha kulturhistoriskt intresse. Rapporter och sammanställningar Gallras vid inaktualitet Utred bevarande, kan ha kulturhistoriskt värde 143

144 144 43

145 44 Barn- och utbildningsnämnden Styrning och ledning Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Beslut om upptagningsområden Anmärkning Organisationsplaner och organisationsscheman. Organisationsplaner återfinns vanligen bland de diarieförda handlingarna. Organisationsscheman upprättas ibland vid organisationsöversyner eller i samband med budgetarbete Likabehandlingsplaner, årliga planer för att förebygga och förhindra diskriminering och kränkningar samt utredningar och uppgifter om vidtagna åtgärder Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning. Ingår normalt bland diarieförda handlingar. Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg. Bör ingå bland diarieförda handlingar Systematiskt kvalitetsarbete, under året. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. Gäller samtliga skolformer Skollagen Statistik till andra myndigheter Vid inaktualitet SCB, Skolverket m fl Ekonomi Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Beslut från Skolverket Ansökningar bevaras inte Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun samt beslut att 145

146 45 ta emot elev från annan kommun. Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Förteckningar eller register över elever som går i skolan i en annan kommun. Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid Överenskommelser om interkommunal ersättning Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Handlingar rörande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Handlingar rörande bidrag till fristående skolor Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett. Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolskjuts m.m. 10 år Se Bevara eller gallra nr 1, ekonomiadministration Övriga handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier Handlingar rörande nedsättning av avgifter 3 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. 3 år Inkomstuppgifter 3 år Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnsomsorg. Rapporter till CSN kring behöriga elever/deltagare 3 år Behöriga elever: studietid, frånvaro, resultat Redovisningshandlingar rörande undervisningen Vid inaktualitet Underlag för kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment Statsbidragsansökningar och rekvisitioner 10 år Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning 2 år Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts. 146

147 46 Verifikationer, övrig räkenskapsinformation 10 år Personal Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Utdrag ur polisens belastningsregister 1 år Gallras vid inaktualitet under förutsättning notering gjorts i personakt. Förskoleverksamhet Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Ansökan och beslut om reducerad avgift. Bör ingå bland diarieförda handlingar. Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg. Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet. Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg Bör ingå bland diarieförda handlingar. Bör ingå bland diarieförda handlingar. Förteckningar över förskolor m fl. Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. Handlingar och beslut i förtursärenden etc. Bör ingå bland diarieförda handlingar. Köstatistik, beläggningsstatistik. Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv. Dagböcker och planeringskalendrar bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten. Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet. Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten. Handlingar och beslut rörande avstängningar Bör ingå bland diarieförda handlingar. 147

148 47 från förskoleverksamhet. Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov. (Se även avsnitt 16, Elevhälsa). Handlingar rörande skador och/eller tillbud. Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Arbetsplaner, lokala. Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial. Ansökningar om plats eller ändring av plats inom förskola /pedagogisk omsorg Vid inaktualitet Placeringsmeddelanden Vid inaktualitet När svar inkommit. Svar på placeringsmeddelanden. Vid inaktualitet När barnet registrerats. Kölistor Vid inaktualitet Köstatistik bör bevaras Närvarolistor Uppgifter om vistelsetid 3 år Planerad vistelse Uppsägning av plats inom förskola/ pedagogisk omsorg 3 år 2 år Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt. Grundskola Övergripande planering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Protokoll, elevrådsmöten. Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv. Protokoll, lokala styrelser /föräldraråd/klassråd. Protokoll elevhälsoteam Anmärkning 148

149 48 Organisationsplaner. Arbetsplan, arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt utarbetade. Skolplaner. Statistik, egen upprättad enhetsspecifik. Korrespondens med elev/vårdnadshavare /annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial, utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. De ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljön, och bör bevaras centralt. Läromedel, egenproducerat. I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m fl. Vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse Vid inaktualitet Vid inaktualitet Statistiken sammanställs ur verksamhetssystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas. Elevregistrering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Elevhistorik ( elevkort ). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc). uttaget. Klasslistor/gruppförteckningar. Slutgiltig med Anmärkning Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur 149

150 49 dokumenterade för ändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Skol- (elev-) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande. Handlingar rörande val av skola 1 år Skolvalsblanketter Anhörigblanketter Ansökan om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Underlag för registrering Vid inaktualitet Meddelanden om skol- eller klassbyten, in- och avflyttning, frånvaro m.m. Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Vid inaktualitet Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som person bär skydd runt personuppgift Handlingar rörande samtycken enligt GDPR Vid inaktualitet För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Studieorganisation Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Ansökan och beslut till särskola. Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO). Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval. Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning/förvisning av elev, varning etc). Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Vid inaktualitet Vid inaktualitet Anmärkning När eleven slutat skolan 150

151 50 Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Vid inaktualitet Handlingar rörande praktik och praktikplatser Vid inaktualitet T.ex. arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande. Närvaro- och frånvarouppgifter Vid inaktualitet?? ekonomi Språkval Dataavtal Vid inaktualitet Då eleven slutat skolan. Undervisningsplanering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Läsårsdata (kan ingå i skolkatalog). Timplaner Läromedel, förteckningar Schema, klass- (slutligt för varje läsår och skolenhet). Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor. Ansökan och beslut m fl handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång. Ansökan och beslut m fl handlingar rörande särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning. Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse. Beställningar av läromedel???? 2 år Anmärkning Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Vid inaktualitet T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Vid inaktualitet 151

152 51 Lärarschema 3 år Klasschema bör dock bevaras (se ovan) Elevutveckling och lärande Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Elevkonferenser, protokoll. Särskilt stöd, särskild undervisning (med ev underlag, t.ex. läkarintyg), ansökan och beslut om. Anpassad studiegång, ansökan och beslut om. Betygskatalog, betygssammanställningar. Eventuella förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Skall vara ett pappersdokument enligt SKOLFS 2007:27. Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter. Intyg om anpassad studiegång. Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtföljer detta. Resultat av prövning, med anteckning om betyg. Har samma betydelse som betygskatalog och bör förvaras tillsammans med denna. Individuella utvecklingsplaner med omdömen. Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Åtgärdsprogram. Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar, samtliga delar. Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska. Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild undervisningsgrupp). Omprövning av betyg, beslut och handlingar. Anmärkning 152

153 52 Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg). Bör förvaras tillsammans med betygskatalog Utvecklingssamtal eller motsvarande, anteckningar från. Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras, se ovan. 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras, se ovan. Kunskapsprofiler Vid inaktualitet Gäller samtliga ämnen?? Diagnostiska prov, elevlösningar Vid inaktualitet Skriftliga tester och prov, elevlösningar Vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut. Särskola Elever med beslut om särskola går i skola i annan kommun eller integrerat i grundskolan Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Ansökningar med underlag och beslut om mottagande Överklaganden (beslut om mottagande kan överklagas av vårdnadshavare) Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Närarkiv Närarkiv Anmärkning Korrespondens av ringa värde gallras. Individuella utvecklingsplaner med omdömen. Originalet finns hos skolhuvudman Intyg om genomgången utbildning. Betygskataloger, betygssammanställningar (förkortningar och sifferkoder förklaras). Tas fram årsvis efter klass. Samlat betygsdokument. I de fall det getts i stället för slutbetyg. 153

154 53 Individuella studieplaner Gallras då eleven slutat skolan Gymnasiesärskolan. Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program. Antagning till gymnasieskola Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Protokoll med beslut om intagning. Överklagande, handlingar rörande (görs till skolväsendets överklagandenämnd). Informationsmaterial. Antagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet, kvoter etc Anmärkning Ansökningshandlingar för ej intagna elever 1 år Efter avslutad reservintagning Ansökningshandlingar för intagna elever Vid inaktualitet När eleven slutat sin skolgång kan handlingarna gallras. Bekräftelser på intagning till gymnasieskolan Vid inaktualitet Intagningslistor Vid inaktualitet Efter avslutad reservintagning Korrespondens Vid inaktualitet Rutinmässig korrespondens av ringa betydelse rörande intagning, ansökningar etc Register och listor som används för sortering och kontroll Vid inaktualitet Tidplan med instruktioner 1 år Yttrande/beslut över skolgång i annan kommun Vid inaktualitet Efter avslutad skolgång. Underlag/ kontroll för interkommunal ersättning. Det kommunala ansvaret för uppföljande studie- och yrkesorientering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Individuella elevplaner. Akter över ungdomar i den uppföljande verksamheten kan bl.a. innehålla:» avtal/överenskommelser,» intyg/betyg,» handlingsplaner. Anmärkning 154

155 54 Protokoll från möten där undervisning eller elevhälsa behandlats. Statistik, typ av åtgärder, antal deltagare etc (kan även ingå i årsberättelser/årsredogörelser). Anvisningar och beslut angående ungdomsplats Elevregister, förteckningar eller sammanställningar Efter upphörd placering Vid inaktualitet Samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret Närvarorapporter 1 år Kan ligga till grund för utbetalning genom t.ex. socialtjänsten Rapporter/redovisning från arbetsgivare 2 år Statistik till andra myndigheter (t. ex. SCB, Skolverket) Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Vid inaktualitet Elevhälsa Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Åtgärdsprogram Protokoll, elevvårdskonferenser Olycksfalls-/incidentrapporter 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen Anmärkning Arbetsskada (elev), handlingar rörande. T.ex vid prao Barnhälsovårdsjornaler (tillhör normalt landstingen) Skolhälsovårdsjournaler. Register/förteckningar över journaler/journaluppgifter som har överlämnats till annan huvudman. Handlingar som rör skolkurators verksamhet, Om original överlämnats ska beslut om avhändande (arkivlagen, SFS 1990:782, 15) fattas av fullmäktige. Se vidare Sveriges Kommuner och Landstings cirkulär 2009:

156 55 t.ex kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar. Skolpsykologjournaler med underlag som t.ex. testmaterial. Övrig utrednings-/kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever (t.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykiska ohälsa). Skolskjutsar Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende. Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall. Skolskjutsplaner/regler Skolskjutsreglementen. Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning ingår vanligen i kommunens gemensamma ekonomisystem och bör hanteras enligt de principer som redovisas i Bevara eller gallra nr 1. Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Skolskjutssystem Anmärkning Ansökan och beslut om skolskjuts 2 år Om ansökan ej gäller vid växelvis boende eller om ärendet överklagats, se ovan För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m.. Vid inaktualitet Buss-/skolkort, handlingar rörande 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Skolskjutsregister 3 år efter senaste anteckningen T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. Kan gallras under förutsättning att statistik bevaras. 156

157 56 Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Vid inaktualitet Med undantag av räkenskapsinformation, se kapitel 1, Styrelse/nämnd för utbildning. Skolbibliotek Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Beståndsregister. Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är att föredra om omfattningen är stor. Handlingar rörande samverkan, projekt m.m Informationsbroschyrer, egenupprättade. Inköp/prenumerationer. Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc Statistik; låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc Anmärkning Uppgift om lån per elev Vid inaktualitet Vid återlämnande Register över låntagare Vid inaktualitet Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort 2 år Efter upphörd giltighet Skolmåltid Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Protokoll från kostråd eller motsv. Matsedlar, näringstabell. Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut om riskklassificering, inspektionsrapporter. Prover, friskintyg, egenkontroll Distributionslistor 1 år Vid inaktualitet Anmärkning 157

158 57 Socialnämnden Personal Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Jourjournal, jourlistor, jourredovisning. Gallras efter 3 år Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT-system mm. Nyckelkvittenser. Gallras 2 år efter inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Ekonomi Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmärkning Attestlistor och utbetalningar IFO. Gallring efter 2 år. Egen bokhylla: Pärm/dator. Vuxen-, barn- och familjesektionen Sektionschef för Ekonomisektionen granskar original som sedan förvaras hos assistent. Ansvar: Ekonom. IT Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Granskningsloggar för åtkomst till brukaruppgifter inom socialtjänsten. Som tas ut av IT-samordnare en gång per/månad och granskas av chef. Administration & Arkivering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Alkohollagen- och tobakslagen Närarkiv 2 år Anmärkning Anmärkning Mottagningsbevis. Gallring efter 2 år. 158

159 58 Rapportering till IVO (inspektionen för vård och omsorg), samt svar på remisser, om ej verkställda beslut enligt LSS och SoL. Remisser och beslut/dom från IVO Socialstyrelsen/Förvaltningsrätten på ej verkställda beslut enligt LSS och SoL Närarkiv Närarkiv 5 år Ingår i diarieförda handlingar. Äldreomsorg, funktionshinderomsorg, individ- och familjeomsorg, hälso- och sjukvård Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmälningar; Vårdskador, Lex Maria Dokument- och ärendehanteringssys tem Anmärkning 10 år Lex Maria HSLF-FS , HSLF-FS Ingår i diarieförda handlingar Anmälningar; Lex Sarah 14 kap 2 SoL, 24a LSS. Dokument- och ärendehanteringssys tem 10 år Ingår i diarieförda handlingar Avvikelserapportering SoL Verksamhetssystem Gallring efter 10 år Avvikelserapportering HSL. Verksamhetssystem Gallring efter10 år. Behörighet att ordinera. Verksamhetssystem Gallring efter 3 år. Fallincidenter; sammanställning. Verksamhetssystem Gallring efter 5 år. Nyckelkvittenser till brukares hem (även till nyckelfria lås) Gallring efter 2 år. Arbetsmiljörond hos brukare Gallring efter 3 år Förbrukningsjournal narkotika (Förrådsadministration) Delegering av medicinska arbetsuppgifter Verksamhetssystem Gallring efter Förbrukningsjournal narkotika (Individuell) Nyckelkvittenser till brukares hem (även till nyckelfria lås) Hälso- och sjukvårdens journalarkiv 10 år. Gallring efter 2 år. Förvaras och hanteras tillsammans med övriga journalhandlingar. Egen bokhylla: Pärm. Efter upphörd service. 159

160 59 Läkemedelslista Signaturförtydligande listor Patientsäkerhetsberättelse Hälso- och sjukvårdens journalarkiv Hälso- och sjukvårdens journalarkiv Dokument- och ärendehanteringssys tem. Gäller även medicinlista, APO-doslista (Pascal) Förvaras och hanteras tillsammans med övriga journalhandlingar Förvaras och hanteras tillsammans med övriga journalhandlingar Signeringslistor för kontroll läkemedelsförråd På ssk enheten Gallras efter 1 år Elektroniska journalanteckningar Verksamhetssystem /Gallras i elektronisk form i systemet, övrigt Se patientjournal Journalkopior från annan vårdgivare Patientjournal Förbrukningsjournal narkotika (Läkemedelsförråd) Hälso- och sjukvårdens Journalarkiv Hälso- och sjukvårdens Journalarkiv Signeringslistor Hälso- och sjukvårdens Journalarkiv Gallras när patienten avlidit /Gallras Gallras efter 10 år /Gallras Skickas åter till ansvarig vårdgivare Patienter födda 5,15, 25 ska arkiveras i kommunarkiv 10 år efter sista anteckning Övriga journaler gallras 10 år efter sista anteckning Förvaras och hanteras tillsammans med övriga journalhandlingar Vätskelista Gallras Förs in patientjournal och gallras efter det Templista Gallras Förs in patientjournal och gallras efter det Sondmatningslista Gallras Förs in patientjournal och gallras efter det Urinmätning Gallras Förs in patientjournal och gallras efter det Vaccination frågeformulär Gallras Förs in i aktuellt vaccinations register, Svevac Förteckning narkotika ansvariga sjuksköterskor Loggar Gallras 3 år efter inaktivitet Gallras efter 10 år Nämnd, råd & liknande Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Boenderåd Anmärkning Brukare 160

161 60 Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Digitala utredningar, beslut och beställningar sedan Verksamhetssystem Gallring: 5 år efter avslutad insats. OBS. undantag Dödsboanmälningar. Närarkiv Gallras efter 5 år Anmärkning Dag bevaras Elskulder; uppsägning av abonnemang. Närarkiv Gallring vid inaktualitet. Familjehem; ansökan om att bli familjehem, utredningar om enskilda familjehem. Närarkiv Gallras 5 år efter inaktualitet. Familjehem; avtal med familjehem, kopia. Närarkiv Gallras efter 2 år. Familjehem; familjehemsutredning för speciellt barn. Närarkiv 5 år Familjehem; förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem. Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Familjehem; förteckning över familjehem. Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Familjehem; lönerapportering. Närarkiv Gallras efter 2 år. Familjerätt. Gallras efter 5 år, OBS undantag. Hyreskontrakt; etc. för bostäder som Verksamhetssystem Gallras 2 år efter det att tillhandahålls av socialtjänsten. Hyreskontrakt kontraktet upphört att äldreboende. gälla. Hyror; fakturor, underlag som hör till personakt. Gallras efter 5 år. Inkomstuppgifter. Närarkiv efter 2 år Året + föregående år hos Gallras efter 2 år. Introduktionsplaner.. 2 år Kontaktperson, kontaktfamilj; förteckning över kontaktpersoner/kontaktfamiljer. Larmloggar/larmhistorik Närarkiv Till närarkiv. Gallras Vid inaktualitet. Gallras efter 2 år. Dag bevaras 161

162 61 Personlig assistans; utbetalningsbesked från Närarkiv efter 1 år Gallras efter 10 år. Försäkringskassan enligt Socialförsäkringsbalken. Personlig assistans; utbetalningsbesked från Närarkiv efter 1 år Gallras efter 10 år. Försäkringskassan enligt Socialförsäkringsbalken. Personlig assistans/lss; Beställning/justering. Gallras efter 1 år. LSS; Närvarolista för dagcenter, korttidshem Närarkiv Gallras efter 2 år underlag för debitering. föregående år LSS/ Personlig assistans; Månadsrapporter Gallring efter 2 år. hemtjänst. Personakter IFO, (SoL) Verksamhetssystem 5 år (undantagen) 5 år (undantagen) Dag 5, 15, 25 bevaras Dag 5,15,25 sparas + hälso- och sjukvårdsjournaler med förlängd sparandetid. Faderskap, adoption och placeringar i familjehem och hem för vård eller boende ska sparas. Se handbok Bevara och gallra Personakter ÄO, FO och HsL (SoL, HSL och LSS Privata medel; förteckning. Rapporter och anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register slaskpärmen. Verksamhetssystem 5 år (undantagen) 5 år (undantagen) Dag 5,15,25 sparas + hälso- och sjukvårdsjournaler med förlängd sparandetid. Faderskap, adoption och placeringar i familjehem och hem för vård eller boende ska sparas. Se handbok Bevara och gallra. Närarkiv Gallras efter 5 år Till exempel: polisrapporter, LOBar, meddelande om avhysning, elskulder. OBS! Sådana handlingar måste diarieföras enligt OSL. Relationsvåld. 5 år Statsbidragsansökningar/utbetalningslistor över Gallras efter 10 år. Ingår i diarieförda handlingar statsbidrag Underlag till statsbidragsansökningar. Gallras efter 2 år. Ingår i diarieförda handlingar Uppsägning hyresavtal. Utbetalningar IFO. Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis. Till närarkiv. Gallring efter 2 år. Gallring efter 10 år. Gallring efter 2 år. 162

163 62 Budget- och skuldrådgivning Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Ärenden rörande budgetrådgivning. (Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler, förslag till hushållsbudget) Ärenden rörande skuldrådgivning ej prövade enligt skuldsaneringslagen. (Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler. Underlag från långivare, kopior av korrespondens, överenskommelser med fordringsägare) Ärenden rörande skuldsanering prövade enligt skuldsaneringslagen. Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler. Kopior av korrespondens, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut) Register till ärenden rörande budget- och skuldrådgivning. Bokningslistor Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller motsvarande. 5 år 5 år efter att ärendet är avslutat 5 år efter att betalningstiden löpt ut. 5 år 1 år När sammanställning/ redovisning skett Anmärkning 163

164 63 Överförmyndare Akter försvaras hos Överförmyndare i Samverkan (ÖIS) i enlighet med arkivlagens regler under tiden ärendet pågår. Efter avslutat ärende överlämnas personakten till överförmyndaren i Mullsjö kommun. Akten förvaras hos överförmyndaren i 3 år och handlingarna gallras/arkiveras efter den tiden. Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Avtalen med Social- och förvaltartjänst Anmärkning Fakturaunderlag från Social- och förvaltartjänst Fakturaunderlag för uppdragstagare/gode män 2 år 2 år Registrering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Register enligt 9 förmynderskapsförordningen Anmärkning Diarium Journal-/dagboksblad för överförmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet Tidigast efter 3 år I akt eller separatförd. Initiering av godmanskap och förvaltarskap Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmälan Gallras tidigast efter 3 år Anmärkning Remisser och remissvar Skrivelser PM Ansökan till tingsrätten Tingsrättens beslut Överförmyndarens beslut att inte ansöka om Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år 164

165 64 ställföreträdarskap Samtliga handlingar ovan i ärenden där ställföreträdarskap inte sökts Gallras tidigast efter 3 år Initiering av förmynderskap Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Förteckning över egendom Till huvudman eller dödsbo efter ärendets avslutande Anmärkning Kopia åter till ställföreträdande efter granskning enligt 3 förmynderskapsförordningen. Gåvobrev Gallras tidigast efter 3 år Överförmyndarens exemplar Bouppteckning Testamente Brev rörande arvsavstående Anmälan från försäkringsbolag Ansökan från förmyndare rörande förvärv av fast egendom Överförmyndarens beslut om upphörande av överförmyndarkontroll Samtliga handlingar ovan i ärenden som inte föranleder åtgärd Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Med bilagor Särskild förmyndarkontroll Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmälan om särskild överförmyndarkontroll Gallras tidigast efter 3 år Anmärkning Gåvobrev Testamente Förmånstagarförordnande Överförmyndarens beslut om upphörande av särskild överförmyndarkontroll Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år 165

166 65 Anmälan från socialtjänsten, konkursdomare med flera Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Anmälan om barns egendom som inte står under betryggande förvaltning Dito, i ärenden som inte föranleder åtgärd Gallras tidigast efter 3 år När huvudmannen blivit myndig Anmärkning Vilande aktbildning Övrig initiering Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Skrivelser Gallras tidigast efter 3 år Anmärkning Dito, i ärenden som inte föranleder åtgärd Gallras tidigast efter 3 år Utredning och kontroll vid förmynderskap Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet PM Gallras tidigast efter 3 år Anmärkning Underlag till utredning Beslut om skärpande föreskrifter Beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Utredningshandlingar enligt ovan när överförmyndare beslutar lämna ärendet utan åtgärd Gallras tidigast efter 3 år Gallras tidigast efter 3 år Handlingar i ärenden som initierats efter misstanke om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning gallras dock när huvudmannen blivit myndig. Kontroll av förteckning i samband med ärendes initiering 166

167 66 Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Förteckning över egendom Tillhuvudman eller dödsbo efter ärendets avslutande Anmärkning Kopia till ställföreträdare efter granskning enligt 3 förmynderskapsförordningen Verifikationer till förteckning såsom saldobesked, depåförteckning, inkomstuppgift Till ställföreträdare efter kontroll Övriga underlag till överförmyndaren såsom Gallring tidigast efter 3 år Efter ärendets avslutande lagfartsbevis, uppgifter från kronofogde, kopior av reverser Bevis om spärr av tillgångar Gallring tidigast efter 3 år Efter ärendets avslutande Vid vitesprocess: Gallring tidigast efter 3 år Efter ärendets avslutande Anmaning om förteckning Föreläggande Gallring tidigast efter 3 år Efter ärendets avslutande Ansökan till tingsrätten om utdömande Gallring tidigast efter 3 år Efter ärendets avlutande Tingsrättens beslut Gallring tidigast efter 3 år Efter ärendets avslutande Förvaltning kontroll av årsräkning Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Årsräkning (inklusive sluträkning) Verifikationer till årsräkning Gransknings-PM Yttranden Till huvudman efter ärendets avslutande Gallring tidigast efter 3 år Gallring tidigast efter 3 år Anmärkning 2 original, varav ett åter till ställföreträdare efter granskning Åter till ställföreträdare efter granskning Beslut om anmärkning Gallring tidigast efter 3 år Eventuellt på befintlig handling Redogörelse angående huvudman Gallring tidigast efter 3 år Från ställföreträdare Vid vitesprocess: Se ovan under Kontroll av förteckning Kontroll av dödsbo 167

168 67 Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Redogörelse för hinder mot skifte Överförmyndarens beslut om ny tid för ingivande av handlingar Framställning till tingsrätten Till huvudman eller representant för dödsbo efter ärendets avslutande Gallring tidigast efter 3 år Gallring tidigast efter 3 år Anmärkning Vid ingivande av 2 exemplar återsänds det ena Vid ingivande av 2 exemplar återsänds det ena. Arvsskifte Överförmyndarens exemplar Bodelning Överförmyndarens exemplar Avtal om sammanlevnad i oskiftat bo Överförmyndarens exemplar Överförmyndarens beslut om godkännande av bodelning/skifte/avtal Anmälan om utbetalning från dödsbo Gallring tidigast efter 3 år Granskning av årsuppgift Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Årsuppgift från ställföreträdare Verifikationer Vid vitesprocess: Till huvudman efter ärendets avslutande Till ställföreträdare efter granskning Anmärkning Se ovan under Kontroll av förteckning Befrielse från (eller förenklad form för) årsräkning/årsuppgift Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet PM Gallring tidigast efter 3 år Anmärkning Överförmyndarens beslut Bevis om spärr av tillgångar Gallring tidigast efter 3 år 168

169 68 Förvaltningsärenden Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Ansökan jämte bilagor Gallring tidigast efter 3 år Anmärkning PM och utredningsmaterial såsom remisser, yttranden med mera Överförmyndarens beslut Delgivningskvitto/mottagningsbevis Handlingar som verifierar åtgärder enligt Överförmyndarens beslut Gallring tidigast efter 3 år Gallring tidigast efter 3 år Gallring tidigast efter 3 år Överförmyndarens övriga tillsyn Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Redogörelse för uppdraget Gallring tidigast efter 3 år Anmärkning God mans/förvaltares uppfattning rörande uppdragets omfattning Yttranden PM Överförmyndarens beslut Gallring tidigast efter 3 år Gallring tidigast efter 3 år Gallring tidigast efter 3 år Beslut om arvode Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Överförmyndarens arvodesbeslut Gallring tidigast efter 3 år Anmärkning Skriftväxling Gallring tidigast efter 3 år Ärendets avslutande 169

170 69 Handling Förvaring /gallras Leveransfrist till kommunarkivet Följebrev Anmärkning Delgivningskvitto/mottagningsbevis Bevis om ärendets överlämnande till annan överförmyndare 170

171 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 252 Borgerliga vigselförrättare Dnr 2018/1316 Ärendebeskrivning Borgerlig vigselförrättare har rätt till ersättning med 110 kronor för varje vigsel. Vid fler än en vigsel samma dag utgår ersättningen med 30 kronor för varje vigsel utöver den första. Denna ersättning utbetalas av Länsstyrelsen. Ersättningsnivån är oförändrad sedan fattade kommunstyrelsens allmänna utskott beslut om ersättning med 100 kronor per vigsel till borgerlig vigselförrättare. Vigsel är idag kostnadsfritt för brudparet. Borgerlig vigsel har under senare år blivit betydligt populärare och för Mullsjö kommuns del ökat från några få (7-8) per år till ett 20 tal under 2017 och 18. Från att mer ha varit en juridisk process (arv, skilsmässa med mera (jämför 1989)) har det övergått till att bli ett tydligt alternativ till kyrklig vigsel med efterföljande festlighet. Inte sällan genomförs därför vigslar ofta på helger. Utöver detta förändras behoven utifrån traditionen ju mer mångkulturellt samhället blir. Inför en vigsel krävs ett administrativt arbete som utförs av kansliet och vigselförrättaren, en arbetstid som motsvarar 1-2 timmars arbete. Borgerlig vigsel är idag kostnadsfri, men kommunen borde åtminstone få en del av sina kostnader täckta. Därför föreslås en avgift på 500 kronor för en borgerlig vigsel. Det är också dags att se över ersättningen till vigselförrättare, dels mot bakgrund av att antalet vigslar ökar, dels att ökningen nu sker på helger. En rimlig ersättning borde vara 500 kronor per vigsel och reseersättning enligt kommunens arvodesreglemente. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 251 Tjänsteskrivelse från den 14 november 2018 Protokoll från allmänna utskottet den 25 oktober Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 171

172 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 252 fortsättning Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att en avgift på 500 kronor införes för borgerlig vigsel, att ersättningen till vigselförrättaren ska vara 300 kronor och att reseersättning utgår enligt kommunens arvodesreglemente. Förändringarna genomförs från Förslag till beslut under sammanträdet Mikael Johansson (V) föreslår kommunstyrelsen besluta enligt allmänna utskottets förslag. Beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige att en avgift på 500 kronor införes för borgerlig vigsel, att ersättningen till vigselförrättaren ska vara 300 kronor och att reseersättning utgår enligt kommunens arvodesreglemente. Förändringarna genomförs från Jäv Linda Danielsson (S) anmäler jäv och deltar inte i behandling av eller beslut i ärendet. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 172

173 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 251 Borgerliga vigselförrättare Dnr 2018/1316 Ärendebeskrivning Borgerlig vigselförrättare har rätt till ersättning med 110 kronor för varje vigsel. Vid fler än en vigsel samma dag utgår ersättningen med 30 kronor för varje vigsel utöver den första. Denna ersättning utbetalas av Länsstyrelsen. Ersättningsnivån är oförändrad sedan fattade kommunstyrelsens allmänna utskott beslut om ersättning med 100 kronor per vigsel till borgerlig vigselförrättare. Vigsel är idag kostnadsfritt för brudparet. Borgerlig vigsel har under senare år blivit betydligt populärare och för Mullsjö kommuns del ökat från några få (7-8) per år till ett 20 tal under 2017 och 18. Från att mer ha varit en juridisk process (arv, skilsmässa med mera (jämför 1989)) har det övergått till att bli ett tydligt alternativ till kyrklig vigsel med efterföljande festlighet. Inte sällan genomförs därför vigslar ofta på helger. Utöver detta förändras behoven utifrån traditionen ju mer mångkulturellt samhället blir. Inför en vigsel krävs ett administrativt arbete som utförs av kansliet och vigselförrättaren, en arbetstid som motsvarar 1-2 timmars arbete. Borgerlig vigsel är idag kostnadsfri, men kommunen borde åtminstone få en del av sina kostnader täckta. Därför föreslås en avgift på 500 kronor för en borgerlig vigsel. Det är också dags att se över ersättningen till vigselförrättare, dels mot bakgrund av att antalet vigslar ökar, dels att ökningen nu sker på helger. En rimlig ersättning borde vara 500 kronor per vigsel och reseersättning enligt kommunens arvodesreglemente. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från den 14 november 2018 Protokoll från allmänna utskottet den 25 oktober Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 173

174 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 251 fortsättning Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att en avgift på 500 kronor införes för borgerlig vigsel, att ersättningen till vigselförrättaren ska vara 500 kronor och att reseersättning utgår enligt kommunens arvodesreglemente. Förändringarna genomförs från Förslag till beslut under sammanträdet Henrik Jansson (M) föreslår att ersättningen till vigselförrättaren ska vara 300 kronor. Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att en avgift på 500 kronor införes för borgerlig vigsel, att ersättningen till vigselförrättaren ska vara 300 kronor och att reseersättning utgår enligt kommunens arvodesreglemente. Förändringarna genomförs från Jäv Linda Danielsson (S) anmäler jäv och deltar inte i behandling av eller beslut i ärendet. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 174

175 1(2) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1316 Allmänna utskottet Borgerlig vigselförrättare - Översyn Ärendebeskrivning Borgerlig vigselförrättare har rätt till ersättning med 110 kronor för varje vigsel. Vid fler än en vigsel samma dag utgår ersättningen med 30 kronor för varje vigsel utöver den första. Denna ersättning utbetalas av Länsstyrelsen. Ersättningsnivån är oförändrad sedan fattade kommunstyrelsens allmänna utskott beslut om ersättning med 100 kronor per vigsel till borgerlig vigselförrättare. Vigsel är idag kostnadsfritt för brudparet. Borgerlig vigsel har under senare år blivit betydligt populärare och för Mullsjö kommuns del ökat från några få (7-8) per år till ett 20 tal under 2017 och 18. Från att mer ha varit en juridisk process (arv, skilsmässa med mera (jämför 1989)) har det övergått till att bli ett tydligt alternativ till kyrklig vigsel med efterföljande festlighet. Inte sällan genomförs därför vigslar ofta på helger. Utöver detta förändras behoven utifrån traditionen ju mer mångkulturellt samhället blir. Inför en vigsel krävs ett administrativt arbete som utförs av kansliet och vigselförrättaren, en arbetstid som motsvarar 1-2 timmars arbete. Borgerlig vigsel är idag kostnadsfri, men kommunen borde åtminstone få en del av sina kostnader täckta. Därför föreslås en avgift på 500 kronor för en borgerlig vigsel. Det är också dags att se över ersättningen till vigselförrättare, dels mot bakgrund av att antalet vigslar ökar, dels att ökningen nu sker på helger. En rimlig ersättning borde vara 500 kronor per vigsel och reseersättning enligt kommunens arvodesreglemente. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från den 14 november 2018 Protokoll från allmänna utskottet den 25 oktober Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

176 2(2) Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att en avgift på 500 kronor införes för borgerlig vigsel, att ersättningen till vigselförrättaren ska vara 500 kronor och att reseersättning utgår enligt kommunens arvodesreglemente. Förändringarna genomförs från Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Lennie Johansson Kommundirektör 176

177 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 240 Borgerliga vigselförrättare Dnr 2018/1316 Ärendebeskrivning Fråga har uppkommit kring organisation och rutiner kring borgerliga vigslar. Även frågan om ersättning till vigselförrättare har kommit upp. Nuvarande beslut om ersättning har fattats i kommunstyrelsens allmänna utskott den 24 april 2013, 97. Då beslutades att vigselförrättaren får 100 kronor per vigsel från kommunen utöver 110 kronor som utbetalas av Länsstyrelsen. Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar att uppdra åt kommundirektören att se över organisationen och rutinerna kring borgerliga vigslar samt att även se över ersättningen till vigselförrättarna. Beslutet skickas till Kommundirektören Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 177

178 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Överförmyndarverksamheten utvärdering av samarbetet med Jönköping Ärendebeskrivning Sedan 2015 har Mullsjö kommun haft ett samarbete med Jönköping och Habo kommuner avseende överförmyndarverksamheten (samarbetsavtalet bifogas) som skulle ha utvärderats 2016, men så blev inte fallet. Tillströmningen av ensamkommande blev under 2015 så stor att ingen av organisationerna levde under normala förhållanden. Jönköping kunde inte fullt ut leverera enligt avtalet och vi tvingades till särskilda åtgärder med inköp av arbetstid och hjälp. Detta reglerades fullt ut ekonomiskt mot migrationsverket. En utvärdering då hade varit tämligen meningslös. Under 2017 och 2018 har verksamheten återgått till mer normala förhållanden och vi kan konstatera att avtalet fungerar väl. Utdrag ur samarbetsavtalet: Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet (rättssäkerhet) och för att uppnå kostnadseffektivitet. Den gemensamma organisationen, med sina experter, ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren och som kan delegeras till tjänstemän. Vi kan nu konstatera att i mer normala förhållanden fungerar detta på ett bra sätt. Verksamheten blir mer och mer komplex och lagstyrd så det stöd vi kan få från Jönköping är idag värt mycket. Överförmyndaren har genom samarbetet också ett bra stöd från organisationen i de beslut överförmyndaren själv äger att fatta. (Framgår av avtalet som bifogas) Överförmyndaren kan vara som idag politiskt tillsatt eller en del av en tjänstemans arbetstid. Kraven på överförmyndaren är lämplighet, trovärdighet och sunt förnuft. Fördelar med en politiskt tillsatt överförmyndare torde vara lokal- och personkännedom i Mullsjö kommun. En fördel skulle också kunna vara att det upplevs mindre byråkratiskt om det är politiskt tillsatt. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 178

179 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 253 fortsättning När det gäller arvoderingen så sänktes arvodet för överförmyndaren från 126 % av ett inkomstbasbelopp till 90 % när vi gick in i den nya organisationen (från kronor till kronor). Motsvarande sänkning skedde för ersättaren. Mot bakgrund av ovanstående och erhållna erfarenheter föreslås ingen förändring. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens allmänna utskott den 29 november 2018, 252 Tjänsteskrivelse från kommundirektören den 14 november 2018 Protokoll från allmänna utskottet den 25 oktober Samarbetsavtal om gemensam organisation för överförmyndarens verksamhet Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att överförmyndaren och dess ersättare tillsätts av förtroendevald, tjänsteman eller annan person, att ersättningen ska vara oförändrad (90 % av ett inkomstbasbelopp för överförmyndaren och 25 % för ersättaren) om uppdraget tillsätts av förtroendevald eller annan person, att om uppdraget tillsätts av tjänsteman i kommunen ska tid avsättas i tjänsten motsvarande arvodet. Förslag till beslut under sammanträdet Mikael Johansson (V) föreslår kommunstyrelsen besluta enligt allmänna utskottets förslag. Beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att överförmyndaren och dess ersättare tillsätts av förtroendevald, tjänsteman eller annan person, att ersättningen ska vara oförändrad (90 % av ett inkomstbasbelopp för överförmyndaren och 25 % för ersättaren) om uppdraget tillsätts av förtroendevald eller annan person, Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 179

180 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 253 fortsättning att om uppdraget tillsätts av tjänsteman i kommunen ska tid avsättas i tjänsten motsvarande arvodet. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 180

181 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott Dnr 2018/ Överförmyndarverksamheten utvärdering av samarbetet med Jönköping Ärendebeskrivning Sedan 2015 har Mullsjö kommun haft ett samarbete med Jönköping och Habo kommuner avseende överförmyndarverksamheten (samarbetsavtalet bifogas) som skulle ha utvärderats 2016, men så blev inte fallet. Tillströmningen av ensamkommande blev under 2015 så stor att ingen av organisationerna levde under normala förhållanden. Jönköping kunde inte fullt ut leverera enligt avtalet och vi tvingades till särskilda åtgärder med inköp av arbetstid och hjälp. Detta reglerades fullt ut ekonomiskt mot migrationsverket. En utvärdering då hade varit tämligen meningslös. Under 2017 och 2018 har verksamheten återgått till mer normala förhållanden och vi kan konstatera att avtalet fungerar väl. Utdrag ur samarbetsavtalet: Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet (rättssäkerhet) och för att uppnå kostnadseffektivitet. Den gemensamma organisationen, med sina experter, ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren och som kan delegeras till tjänstemän. Vi kan nu konstatera att i mer normala förhållanden fungerar detta på ett bra sätt. Verksamheten blir mer och mer komplex och lagstyrd så det stöd vi kan få från Jönköping är idag värt mycket. Överförmyndaren har genom samarbetet också ett bra stöd från organisationen i de beslut överförmyndaren själv äger att fatta. (Framgår av avtalet som bifogas) Överförmyndaren kan vara som idag politiskt tillsatt eller en del av en tjänstemans arbetstid. Kraven på överförmyndaren är lämplighet, trovärdighet och sunt förnuft. Fördelar med en politiskt tillsatt överförmyndare torde vara lokal- och personkännedom i Mullsjö kommun. En fördel skulle också kunna vara att det upplevs mindre byråkratiskt om det är politiskt tillsatt. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 181

182 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 252 fortsättning När det gäller arvoderingen så sänktes arvodet för överförmyndaren från 126 % av ett inkomstbasbelopp till 90 % när vi gick in i den nya organisationen (från kronor till kronor). Motsvarande sänkning skedde för ersättaren. Mot bakgrund av ovanstående och erhållna erfarenheter föreslås ingen förändring. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektören den 14 november 2018 Protokoll från allmänna utskottet den 25 oktober Samarbetsavtal om gemensam organisation för överförmyndarens verksamhet Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att överförmyndaren och dess ersättare tillsätts politiskt och att ersättningen ska vara oförändrad (90 % av ett inkomstbasbelopp för överförmyndaren och 25 % för ersättaren) Förslag till beslut under sammanträdet Under diskussioner framkommer att uppdraget kan ges till förtroendevald, tjänsteman eller annan person. Om uppdraget utförs av en tjänsteman kan tid avsättas som motsvarar föreslaget arvode. Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att överförmyndaren och dess ersättare tillsätts av förtroendevald, tjänsteman eller annan person, att ersättningen ska vara oförändrad (90 % av ett inkomstbasbelopp för överförmyndaren och 25 % för ersättaren) om uppdraget tillsätts av förtroendevald eller annan person, att om uppdraget tillsätts av tjänsteman i kommunen ska tid avsättas i tjänsten motsvarande arvodet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 182

183 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott 252 fortsättning Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 183

184 1(2) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1315 Allmänna utskottet Överförmyndarverksamheten Utvärdering av samarbetet med Jönköping Ärendebeskrivning Sedan 2015 har Mullsjö kommun haft ett samarbete med Jönköping och Habo kommuner avseende överförmyndarverksamheten (samarbetsavtalet bifogas) som skulle ha utvärderats 2016, men så blev inte fallet. Tillströmningen av ensamkommande blev under 2015 så stor att ingen av organisationerna levde under normala förhållanden. Jönköping kunde inte fullt ut leverera enligt avtalet och vi tvingades till särskilda åtgärder med inköp av arbetstid och hjälp. Detta reglerades fullt ut ekonomiskt mot migrationsverket. En utvärdering då hade varit tämligen meningslös. Under 2017 och 2018 har verksamheten återgått till mer normala förhållanden och vi kan konstatera att avtalet fungerar väl. Utdrag ur samarbetsavtalet: Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet (rättssäkerhet) och för att uppnå kostnadseffektivitet. Den gemensamma organisationen, med sina experter, ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren och som kan delegeras till tjänstemän. Vi kan nu konstatera att i mer normala förhållanden fungerar detta på ett bra sätt. Verksamheten blir mer och mer komplex och lagstyrd så det stöd vi kan få från Jönköping är idag värt mycket. Överförmyndaren har genom samarbetet också ett bra stöd från organisationen i de beslut överförmyndaren själv äger att fatta. (Framgår av avtalet som bifogas) Överförmyndaren kan vara som idag politiskt tillsatt eller en del av en tjänstemans arbetstid. Kraven på överförmyndaren är lämplighet, trovärdighet och sunt förnuft. Fördelar med en politiskt tillsatt överförmyndare torde vara lokal- och personkännedom i Mullsjö kommun. En fördel skulle också kunna vara att det upplevs mindre byråkratiskt om det är politiskt tillsatt. Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

185 2(2) När det gäller arvoderingen så sänktes arvodet för överförmyndaren från 126% av ett inkomstbasbelopp till 90% när vi gick in i den nya organisationen (från kronor till kronor). Motsvarande sänkning skedde för ersättaren. Mot bakgrund av ovanstående och erhållna erfarenheter föreslås ingen förändring. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommundirektören den 14 november 2018 Protokoll från allmänna utskottet den 25 oktober Samarbetsavtal om gemensam organisation för överförmyndarens verksamhet Förslag till beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att överförmyndaren och dess ersättare tillsätts politiskt och att ersättningen ska vara oförändrad (90 % av ett inkomstbasbelopp för överförmyndaren och 25 % för ersättaren) Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Lennie Johansson Kommundirektör 185

186 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens allmänna utskott Dnr 2018/ Överförmyndare Ärendebeskrivning Utvärdering av överförmyndarens verksamhet har aktualiserats. Även ersättningsnivån behöver ses över. Beslut Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar uppdra åt kommundirektören att göra en utvärdering av överförmyndarens verksamhet samt att se över ersättningsnivån. Beslutet skickas till Kommundirektören Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 186

187 187

188 188

189 189

190 190

191 191

192 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1320 Kommunfullmäktige Sammanträdesdagar för kommunfullmäktige 2019 Ärendebeskrivning Administrativa avdelningen har tagit fram förslag på sammanträdesdagar för kommunfullmäktige Följande dagar föreslås och sammanträdesstarten är januari 27 augusti 26 februari 24 september 26 mars 22 oktober 23 april 26 november 28 maj 17 december 25 juni Beslutsunderlag Förslag på sammanträdesdagar Förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslås besluta att godkänna sammanträdesdagar för Beslutet skickas till Skriv din text här Margareta Levin Nämndsekreterare Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

193 SAMMANTRÄDESDAGAR Förslag Nämnd/styrelse Tid Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Kommunfullmäktige Ti 26 Ti 26 Ti 23 Ti 28 Ti 25 Ti - 27 Ti 24 Ti 22 Ti 26 Ti 17 Ti Kommunstyrelsen On 13 On 13 On 10 On 8 On 12 On - 14 On 11 On 9 On 13 On 4 On Kommunstyrelsens To 28 To 28 To 25 To 29 On 27 To - 29 To 26 To 31 To 28 To 18 On arbetsutskott Kommunstyrelsens Må 18 Må 18 Må 15 Må 20 Må 17 Må - 19 Må 16 Må 14 Må 18 Må 2 Må personalutskott Byggnadsnämnden To 6 On 7 To 4 To 2 On 5 On - 8 To 5 To 3 To 7 To 3 Ti Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott Barn- och Ti 12 Ti 12 Ti 9 Ti 7 Ti 11 Ti - 13 Ti 10 Ti 8 Ti 12 Ti 10 Ti utbildningsnämnden Kultur- och Ti 19 Ti 19 Ti 24 On 21 Ti 24 Må - 20 Ti 17 Ti 15 Ti 19 Ti 16 Må fritidsnämnden Miljönämnden To 14 To 11 To 16 To 12 On 22 To 19 To 17 To 14 To 12 To Socialnämndens arbetsutskott Socialnämnden On 20 On 20 On 16 Ti 22 On 18 Ti - 21 On 18 On 16 On 20 On 11 On Tekniska nämnden To 14 To 14 To 11 To 9 To 13 To - 15 To 12 To 10 To 14 To 5 To Mullsjö Energi & To 21 To 21 To 18 To 16 To 20 To - 15 To 19 To 17 To 21 To 19 To Miljö AB Mullsjö Bostäder AB To 28 To 21 To 25 To 23 To 13 To - 22 To 19 To 24 To 21 To 12 To - 193

194 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1017 Kommunfullmäktige Valärenden 2018 Ärendebeskrivning Pauline Ahlnér Svenn har kommit in med avsägelse från sitt uppdrag som ersättare till överförmyndaren. Beslutsunderlag Avsägelse från tjänst som ersättare till överförmyndare Förslag till beslut Kommunfullmäktige förslås att godkänna avsägelsen från uppdraget som ersättare till överförmyndaren. Beslutet skickas till Skriv din text här Margareta Levin Nämndsekreterare Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

195 195

196 1(1) Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer /1073 Kommunfullmäktige Delgivningar i kommunfullmäktige Ärendebeskrivning Följande delgivningar har kommit in till kommunfullmäktige. a) Gunnarsboskolans kök 2018/1043 b) Månadsrapport oktober /1165 Förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslås besluta att lägga delgivningarna till handlingarna. Beslutet skickas till Skriv din text här Margareta Levin Nämndsekreterare Postadress Gatuadress Telefon Org.nr. e-post Bankgiro Mullsjö kommun Järnvägsgatan kommun@mullsjo.se Box 800 Mullsjö Telefax Internet Postgiro Mullsjö

197 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Dnr 2018/ Gunnarsboskolans kök Ärendebeskrivning Gunnarsboskolans kök är sedan innan sommaren stängt på grund av upptäckta risker för ohälsa och är i stort behov av renovering. Säkerhetssamordnaren har önskat att Gunnarsboskolans kök i framtiden också ska kunna fungera som kök i händelse av kris eller allvarlig olycka. Kostnader för byggnation för detta är medtaget i nedanstående budget. Mer att läsa om reservkraftaggregat finns via länk: Förfrågningsunderlag är framtaget av chefen för tekniska enheten och kommer att läggas ut på Tend-sign senast under vecka Byggnation/utökning av lokalytan och renovering av köksdel: Budget: 9,6 10,4 mnkr. Förslag till finansiering: 3,5 mnkr, tas ur tekniska enhetens ordinarie investeringsram och 6,9 mnkr begärs från kommunfullmäktige i utökad ram. Brandåtgärder matsal: Budget: 0,25 mnkr (nytt undertak, bortforsling brännbart material). Förslag till finansiering: 0,25 mnkr tas ur tekniska enhetens ordinarie investeringsram. Reservkraft: Budget: 0,65 mnkr. Förslag till finansiering: 0,20 mnkr tas ur tekniska enhetens ordinarie investeringsram och 0,45 mnkr begärs från kommunfullmäktige i utökad ram. Eventuellt kan visst ekonomiskt stöd ansökas om hos MSB och Energimyndigheten. Vid byggentreprenader brukar beställaren räkna med cirka 10 % tillägg på budgeten för oförutsedda utgifter som inte kan bedömas under projekteringsskedet. Detta tillägg är inräknat i budgetsiffrorna ovan, och gjort att de ökat något sedan samhällsbyggnadschefen föredrog ärendet i kommunstyrelsen den 12 september Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 197

198 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 238 fortsättning Kommunfullmäktige beslutade den 30 oktober 2018 att återremittera ärendet till kommunstyrelsen. Vid dagens sammanträde konstateras att finansiering av ombyggnad av Gunnarsboskolans kök ryms inom budget 2019 och att ärendet därmed kan avslutas. Beslutsunderlag Protokoll från kommunfullmäktige den 30 oktober 2018, 114 Protokoll från kommunstyrelsen den 17 oktober 2018, 191 Protokoll från tekniska utskottet den 11 oktober 2018, 100 Tjänsteskrivelse från chefen för tekniska enheten den 3 oktober 2018 Protokoll från kommunstyrelsens den 12 september 2018, 170 Protokoll från kommunstyrelsens den 15 augusti 2018, 155 Protokoll från allmänna utskottet den 22 februari 2018, 35 Protokoll från tekniska utskottet den 7 februari 2018, 17 Tjänsteskrivelse från chefen för tekniska enheten den 1 februari 2018 Innemiljöinventering skolkök Gunnarsboskolan, Mullsjö, RI.SE den 22 maj 2017 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att avsluta ärendet i och med att finansiering av renoveringen av Gunnarsboskolans kök ryms inom budget 2019, att beslutet delges kommunfullmäktige. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 198

199 Månadsuppföljning oktober