KURS FÖR SEKRETERARE STYRELSENS VIKTIGASTE PERSON?

Transkript

1 KURS FÖR SEKRETERARE STYRELSENS VIKTIGASTE PERSON? 1

2 Sekreterarens uppgift De uppgifter som sekreteraren har inom styrelsen kan variera i allt från att enbart skriva protokoll från sammanträden till att vara den som ansvarar för arkiv och sköter all föreningskorrespondens. Till en del kan detta delas upp på övriga styrelseledamöter. Oavsett vem som sköter uppgifterna så är det viktigt att någon i styrelsen har ansvaret för det administrativa. Sekreteraren har dock några huvuduppgifter och det är bl a att uu i samråd med ordförande utforma kallelse samt dagordning inför styrelsesammanträden uu skriva protokoll från styrelsesammanträde uu skriva protokoll från föreningsstämman (vanligt förekommande) uu följa upp beslut och se till att de blir genomförda uu se till att bostadsrättsföreningen har ett bra system för arkivering av olika handlingar. Utskick och kallelser Samtliga ordinarie styrelseledamöter måste kallas till styrelsesammanträden. Enligt Föreningslagen (FL) ska även ersättare ha samma underlag för beslut som ordinarie ledamot. I en bostadsrättsförening gör man i regel ingen skillnad på ordinarie och ersättare utan samtliga kallas. I kallelsen ska anges tid och plats för sammanträdet samt samtliga ärenden som ska tas upp där. Tillsammans med kallelsen bör beslutsunderlag skickas ut så att styrelsen kan sätta sig in i de ärenden som de ska besluta om. Skickas kallelse och förslag till dagordning långt i förväg kanske dagordningen behöver komplitteras inför sammanträdet. Lämpligt är att en styrelse får kallelse senast en vecka innan sammanträdet. Är det många nya frågor som tillkommit från utskicksdatum av kallelse/dagordning kan det vara lämpligt att skicka ut en ny dagordning några dagar innan sammanträdet. En styrelseledamot kan begära bordläggning av ett visst ärende om man anser att man inte fått tillräcklig information innan sammanträdet. Föreningspraxis är att om en styrelseledamot begär bordläggning, bordläggs ärendet. Är det ett brådskande ärende kanske styrelsen måste besluta om ett extra styrelsesammanträde. Enligt FL framgår att beslut inte får fattas i ett ärende om inte samtliga styrelseledamöter haft tillfälle att delta i ett ärendes behandling eller fått tillfredställande underlag för ett avgörande. I bland måste en styrelse fatta ett snabbt beslut och man hinner inte sammankalla till ett styrelsemöte. Då kan man ringa runt till en majoritet av styrelsens ledamöter för att få fram ett beslut. Detta beslut ska protokollföras samt bekräftas på kommande styrelsesammanträde. Utskick inför en föreningsstämma anges i FL och där sägs att tidigast fyra veckor och senast två veckor innan föreningsstämma ska kallelse utgå. Kallelse kan ske genom att man sätter upp anslag inom bostadsrättsföreningen med uppgift om var och när stämman sker samt de frågor som ska behandlas. Normalt lämnas allt material ut till samtliga medlemmar inför en föreningsstämma. 2

3 Att skriva protokoll Protokollets uppgift är att vara en dokumentation för framtiden av vad som har beslutats samt vara en påminnelse för styrelsens ledamöter om vad som sagts och vad som ska göras. Protokollet utvisar även vem och vilka som haft annorlunda, avvikande mening genom reservation mot beslut som styrelsen fattat. En styrelseledamot kan inte ha en annan uppfattning än styrelsens beslut om man ej har reserverat sig. Dvs. en styrelseledamot kan inte ställa sig upp på en föreningsstämma och tala mot styrelsens beslut om man ej reserverat sig mot beslutet. När man skriver protokoll är det bra om man utelämnar krångliga ord och att man ställer upp protokollet så att det är lätt att hitta olika punkter och beslut. Utgångspunkter för protokollets utformning kan vara: uu Bakgrund; varför tas ett ärende upp uu Vad finns det för bakgrundsmaterial (utredning, skrivelse, beslut på föreningsstämma) uu Föredragande (vem som beskriver ett ärende) uu Väsentliga inlägg (vem yrkar på vad) uu Yrkanden/beslut med anledning av yrkanden. Protokollet ska undertecknas av ordförande samt justerare. Om justerare anser att protokollet är felaktigt får han ej vägra att skriva under. Justeraren kan i detta läge göra egna kommentarer om hur en formulering borde vara skriven. Varje sida bör signeras av justerare så att man inte kan byta ut sidor i efterhand. Protokoll ska förvaras betryggande och aldrig förstöras. uu OBS! Ett protokoll är inte en offentlig handling. Dock kan en medlem som berörs i ett protokoll begära att få ett utdrag ur protokollet. Finns det känsliga ärenden som behandlas i styrelsen t ex medlemmar som stör, ej betalar avgift/hyror etc. kan man med fördel göra en bilaga där ärendet beskrivs. I protokollet skriver man in beslutet och hänvisar till bilaga. Uppföljningslista Styrelsemöte Ärende Ansvarig Resultat 28 nov Störning lgh 76 Siv Blom Ringt HSB (medlemskonsulenten) 12 dec Störning lgh 76 Siv Blom Bokat tid, skickat ut störningslistor 14 jan Störning lgh 76 Siv Blom Givit i uppdrag att handa fallet 12 dec Kontroll av vattenförbrukning Bo Persson 14 jan Kontroll av vattenförbrukning Bo Persson Fel på debiteringsbeskedet, nytt kommer 3

4 4 Olika typer av protokoll uu Beslut Återger enbart de beslut som har fattats. Yrkanden, reservationer och eventuellt särskilda uttalande ska alltid finnas med. uu Referat I dessa protokoll finns ett referat av diskussionen. Alla nya inlägg och vad som sagts i diskussionen tas med samt alla yrkanden. uu Diskussion Här redogör man för den diskussion som förekommit under mötet. Korta referat från diskussionen samt alla yrkanden och reservationer. Protokollsutdrag Ibland kan man behöva ett utdrag från protokollet för beställning eller uppgifter till banker, företag och myndigheter. Ett protokollsutdrag tar enbart upp de punkter som berörs. Innehållet kan vara: uu Rubrik och namn uu Inledande paragraferna uu Paragraf om justerare uu De paragrafer som omfattas av utdraget uu Underskrifter uu Intyg att det överensstämmer med originalet. Reservation vid styrelsemöte En ledamot i styrelsen kan ha en annan uppfattning än en majoritet. För att markera sitt ställningstagande kan man göra en reservation mot beslutet. En reservation innebär en markering att man inte är med på beslutet. Det kan ha betydelse för framtida kritik eller skadeståndsanspråk på styrelsen. En reservation ska uu vara skriftlig uu anmälas på sittande sammanträde. Ordinarie och suppleant En ordinarie ledamot har alltid rösträtt. Ersättare har rösträtt när en ordinarie ej är närvarande. Det ska noteras i protokollet vem av ersättarna som har rösträtt om ordinarie är frånvarande. Stämman tillsätter och avsätter ledamöter/ersättare. Om ordinarie ledamot lämnar uppdraget under mandatperioden är det en ersättare som går in och vid styrelsemöten utövar rösträtten. En ersättare är dock alltid ersättare i styrelsen fram till kommande föreningsstämma. Styrelsens beslutsförhet Styrelsen är beslutsför när fler än hälften av hela antalet ledamöterna är närvarande vid mötet. Är man enbart minimiantalet närvarande krävs enhälliga beslut.

5 Dagordning vid styrelsemöte HSB brf Exemplet Förslag till dagordning vid styrelsemöte 2009-xx-xx Närvarande: Anmält förhinder: 1. Mötets öppnande 2. Justerare 3. Godkännande av dagordning 4. Anmälan av protokoll nr/år 5. Förvaltarrapport 6. Lägenhetsärenden a) Ansökan om medlemskap Ansökan om andrahandsupplåtelse c) Restantielista 7. Ekonomirapport a) Periodens saldolista 8. Rapporter - uppföljning av tidigare beslut a) 9. Inkomna skrivelser a) 10. (I övrigt ärenden som ska behandlas) 11. Bordlagda ärenden 12. Nya frågor 13. Nästa styrelsemöte 14. Mötets avslutning 5

6 Protokoll vid styrelsemöte HSB brf Exemplet Protokoll fört vid styrelsemöte (dag, månad, år, lokal) Närvarande: Här noteras de som är närvarande, samt vilka ersättare som eventuellt är tjänstgörande. Noteras om det är ledamöter som kommer senare samt går innan mötet är avslutat. Anmält förhinder: Här noteras vilka ledamöter som anmält förhinder. Övrigt närvarande: Här noteras om det är personer utanför styrelsen som deltar under delar av styrelsemötet samt vad de representerar. OBS: Protokoll ska vara i löpande numrering vilket innebär att man kan skriva Protokoll 4/02 eller ha löpande paragrafnumreringar. 1. Mötets öppnande Här noteras vem det är som öppnar styrelsemötet. 2. Justerare Här noteras vem som utsågs att justera dagens protokoll. 3. Godkännande av dagordning Här noteras eventuella tillägg till utdelat förslag till dagordning. 4. Anmälan av protokoll nr/år Här noteras att protokoll nr/år är anmält för styrelsen. Punkten kan även heta justering av protokoll. Då anmäls att protokollet är justerat och läggs till handlingarna. Tillägg eller ändringar i tidigare mötesprotokoll noteras här. Som regel ändrar man inte i ett redan skrivet protokoll. Det är viktigt för en styrelseledamot att inte utföra några åtagande innan det finns ett justerat protokoll. 5. Förvaltarrapport Rapporten biläggs som bilaga till originalprotokollet. Eventuella beslut med anledning av rapporten skrivs in i protokollet. 6 Lägenhetsärenden a) Ansökan om medlemskap Ansökan om andrahandsupplåtelse c) Restantielista Rapporteras om det är medlemmar som resterar med avgiften och eventuella åtgärder. 6

7 7 Ekonomirapport a) Periodens saldolista Ekonomirapporter från den som sköter den ekonomiska förvaltningen. Ska avrapporteras på styrelsemöten. 8 Rapporter - uppföljning av tidigare beslut Här tas eventuella rapporter upp från ledamöter som följt upp beslut. Bordlagda frågor bör behandlas under denna punkt eller under separat rubrik. a) 9 Inkommande skrivelser Här anmäls skrivelser som inkommit. I de flesta fall anmäls en skrivelse efter genomgång och läggs till handlingarna. Skrivelse som kräver åtgärder noteras i protokollet samt vad som ska utföras och av vem. a) 10 (I övrigt ärenden som ska behandlas) Här tas olika ärenden upp som inkommit mellan tidpunkt för utskick av kallelse och styrelsesammanträde. 11 Bordlagda ärenden Bordlagda frågor tas upp under denna rubrik. 12 Nya frågor Här noteras frågor som någon önskar ska tas upp på nästa möte. 13 Nästa styrelsemöte Noteras tidpunkt för nästkommande sammanträde (tid och plats). 14 Mötets avslutning Ordförande tackar styrelsen för visat intresse och avslutar mötet. Justerat / årtal Namnteckning ordförande Namnteckning justerare Namnförtydligande Namnförtydligande 7

8 Dagordning vid föreningsstämma och extra föreningsstämma Emedan förre sekreteraren avflyttat från orten och protokollet från föregående årsmöte icke kunnat återfinnas tillstyrkes och antogs förslag att protokollet från föregående årsmöte skulle godkännas i den ordalydelse det skulle haft därest det hade återfunnits Exempel från verkligheten HSB brf Exemplet Dagordning vid HSB brf Exemplets ordinarie föreningsstämma den 1. öppnande av föreningsstämman 2. val av stämmoordförande 3. anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 4. godkännande av röstlängden 5. fastställande av dagordning 6. val av två personer att jämte stämmoordförande justera protokollet 7. fråga om kallelse behörigen skett 8. styrelsens årsredovisning 9. revisorernas berättelse 10. beslut om fastställande av resultat- och balansräkningen 11. beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 12. beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöter 13. fråga om arvoden för styrelseledamöter och revisorer för mandatperioden till nästa ordinarie stämma samt principer för andra ekonomiska ersättningar till styrelseledamöter 14. val av styrelseledamöter och suppleanter 15. val av revisor/er samt ersättare 16. val av valberedning 17. erforderligt val till representation i HSB 18. övrigt i kallelsen anmälda ärenden Extra föreningsstämma Förutom punkterna 1-7 från dagordningen ovan så ska en åttonde punkt ingå: 8. behandling av frågor för vilken extrastämman sammankallats Protokoll vid föreningsstämma Det är den som tjänstgör som ordförande vid föreningsstämman som är skyldig att se till att det förs protokoll (anmälan av protokollförare). Protokollet ska undertecknas av ordförande samt minst en justeringsman. En justeringsman får inte vägra att skriva på ett protokoll, även om den finner att protokollet är felaktigt. Man har då ett justeringssammanträde där ordförande samt justerarna träffas för att gå igenom eventuella felaktigheter eller hur ett beslut ska vara formulerat. Justeraren som har en avvikande mening skriver en kommentar till hur den anser att exempelvis en formulering borde vara utformad. Signering av sidor Justerarna bör ta för vana att signera varje protokollsida för att ingen ska kunna byta ut dem i efterhand. Tillgänglighet Protokollet ska vara klart inom tre veckor och tillgängligt för medlemmarna. Tillgänglig kan till exempel innebära att protokollet finns på hemsidan, att det delas ut till medlemmarna eller finns att tillgå vissa tider på en expedition. Innehåll i ett föreningsstämmoprotokoll uu Röstlängden bifogas originalprotokollet uu Samtliga beslut som fattats av stämman uu Resultat av omröstning uu Reservationer ska lämnas på mötet av de som så önskar samt skrivas in i protokollet uu Godkännande av kallelse till stämman TA GÄRNA DEL AV VÅRT ÖVRIGA KURSUTBUD ELLER TIPSA NÅGON DU KÄNNER! uu GRUNDKURS I STYRELSEARBETE FÖRVALTNING ORDFÖRANDE STUDIEANSVARIG REVISOR VALBEREDNING VICEVÄRD FÖRJUPNING SPECIALKURSER FÖRELÄSNINGAR 8 uu LÄS MER PÅ