Gå någon av våra fördjupningskurser. Läs mer på sida 4.

Transkript

1 MBF NYTT December 2018 nummer 4 december Inför bokslut Skydd mot olyckor Pontus har ordet Gå någon av våra fördjupningskurser. Läs mer på sida 4.

2 2 December Innehåll Index Pontus har ordet Styrelsekurser MBF Bygg Misab-Gruppen Bokslut och årsstämmor Ny i styrelsen Kapitalvinstbeskattning Regler kring ombyggnationer Skydd mot olyckor Ändrade öppettider Årsredovisning MBF:s webbtjänster Fakturor och utlägg Motionstid Avgifter/hyror Arvoden Nya karensavdragsregler Regler vid julklappar/julbord Faktarutan Blankett motionsskylt Om MBF-NYTT MBF-NYTT utkommer 4 gånger per år av Mälardalens Bostadsrättsförvaltning och publiceras på vår hemsida. Kontakta oss: info@mbf.se

3 3 Pontus har ordet Vintern vill inte riktigt komma till Mälardalen. Sedan något år tillbaka har jag blivit intresserad av långfärdsskridskoåkning och ser därför fram emot en bra vinter med fin is på Mälaren. Förhoppningsvis får jag möjlighet till många fina åkturer även i år. Det är inte lätt att sitta i styrelsen i en bostadsrättsförening. Allt fler pålagor läggs till. Är det inte obligatorisk ventilationskontroll, GDPR, systematiskt brandsskyddsarbete eller radonmätningar så är det något annat. SBA, systematiskt brandskyddsarbete är högaktuellt just i denna mörka årstid då många tänder ljus inne för att skapa stämning. MBF håller i dagarna på och förhandlar fram ett ramavtal om just SBA. Vi återkommer med mer information om detta när avtalet är klart. På MBF har vi precis avslutat en tuff arbetsperiod då de flesta av våra föreningar har antagit budgetar och fastställt årsavgifterna för nästa år. I budgetarbetet framkom det tydligt att många föreningar fortfarande inte har en bra underhållsplan. Detta leder till svårigheter att överblicka hur mycket pengar som skall sättas av för att säkerställa det framtida underhållet. Har ni inte redan en underhållsplan, så se till att under nästa år skaffa en. Det är det absolut bästa sättet att få kontroll över föreningens kostnader. Vår byggavdelning hjälper er gärna i detta arbete. En annan kostnad som tar mycket plats i föreningarnas budget är räntekostnaderna. Vi har idag historiskt låga räntenivåer. Detta har medfört att många föreningar har kunnat parera höjda avgifter på t ex värme och el med lägre räntekostnader. Det kanske nu är läge att börja titta över bindningstiderna på föreningens lån och inte ha alla lån med kort bindningstid. Kontakta gärna er ekonom på MBF för att få stöd i dessa funderingar. Som alltid är det ni kunder som inspirerar oss till ständig utveckling och förbättring. Under hösten har vi därför uppgraderat vår kundportal. Vårt mål är att leverera tjänster med hög kvalité inom ekonomisk- och administrativ förvaltning. När jag försöker blicka in i framtiden så är det framförallt elektroniska tjänster inom ramen för vår kundportal som jag ser kommer utvecklas. Tjänster som på olika sätt kommer underlätta styrelsearbetet. Förvånande nog är det fortfarande väldigt många av våra förvaltade föreningar som inte använder dessa tjänster. Nästa funktion som vi kommer att lansera i kundportalen är digital dokumentsignering. Föreningarna kommer framöver bland annat kunna godkänna nya medlemmar med denna funktion. Vi räknar med att ha funktionen på plats senast i början av nästa år. Har ni inte tagit steget in i kundportalen och dess funktioner så finns det många anledningar att göra det nu. Kontakta er kundansvarige ekonom så får ni mer information om hur kundportalen kan underlätta ert styrelsearbete. Avslutningsvis vill jag önska er alla en riktigt God Jul och ett Gott Nytt År. Pontus Gunnarsson, VD

4 4 MBF-NYT MBF erbjuder Fördjupningskurser i styrelsearbete Sitter du i styrelsen och vill lära dig mer? Följ då med oss till havs på vår fördjupningskurs 2 i styrelsearbete den 4-5 september ombord på M/S Cinderella till Mariehamn. Under våren 2019 kommer vi att hålla två fördjupningskurser. Fördjupningskurs 1 hålls i Stockholm och Västerås under april. Den 4-5 september kommer en ny kurs att hållas, Fördjupningskurs 2, ombord på M/S Cinderella. Fördjupningskurs 1 Fördjupningskurs 2 NYHET Vem är kursen lämpad för? För dig som har någon vana av styrelsearbete och vill utveckla dina kunskaper i föreningsarbete. Vad innehåller kursen? Du får lära dig mer om budget och ekonomiska rapporter, underhållsplanering, OVK etc. Du kommer även få en allmän förståelse kring överlåtelser och andrahandsuthyrningar. Vem är kursen lämpad för? För dig som vill ha fördjupad kunskap i styrelsearbete. Vad innehåller kursen? Kursen behandlar ämnen som självförvaltning, GDPR, stämmobeslut, andrahanduthyrning, byggprojekt, ramavtal och energi och teknikfrågor. Hur anmäler jag mig? Du anmäler dig genom att skicka in en blankett som du hittar på vår hemsida eller genom att ringa oss på

5 5 MBF-NYT MBF erbjuder MBF Bygg MBF:s tekniska förvaltning som underlättar styrelsens arbete Hos MBF Bygg finns den samlade tekniska kompetensen som en bostadsrättförening behöver. Vi kan visa på en mängd områden där våra tjänster kommer underlätta för styrelsen. MBF Bygg har lång erfarenhet av fastigheter. Personalen har arbetat med fastighetsrelaterade bygg- och förvaltningsfrågor under många år. De senaste åren har de specialiserat sig mot bostadsrätter. Många av de reparationer och underhållsåtgärder som kan komma ifråga i en bostadsrättsförening har de vid flera tillfällen upphandlat, varit projektledare för och har beprövade lösningar på. De vet vilka regler som gäller, hur beslut skall fattas, vilka underlag som behövs och kan de entreprenadjuridiska regelverken kring en ombyggnad/renovering. De har också ett nära samarbete med er personliga ekonom på MBF. MBF är flergångsbeställare vilket säkerställer bästa möjliga pris. Oavsett om det gäller ett mindre problem, en större renovering, en ombyggnation eller om ni vill upprätta en underhållsplan tveka inte! Kontakta MBF:s tekniska förvaltning du också. MBF och Misab Gruppen har tecknat ramavtal. Syftet med avtalet är att MBF:s förvaltade föreningar ska få en bra och prisvärd tjänst. Misab erbjuder tjänster inom: Fastighetsjour Rörteknik Sanering Spolteknik På under inköpskatalogen kan ni läsa mer om Misab och deras erbjudande.

6 6 MBF-NYT MBF informerar Bokslut och årsstämmor för 2018 Inför bokslut och årsstämmor finns det handlingar vi behöver få in så snart som möjligt. Nedan presenterar vi de olika delarna vi behöver få inskickade till oss. Förslag på stämmodatum I början av januari kommer föreningar med kalenderår som räkenskapsår att erhålla ett brev från MBF med förslag på datum för årsstämman. För att underlätta vår planering av bokslutsarbetet samt stämmoplaneringen önskar vi besked från er senast den 4 februari om föreslaget stämmodatum passar. Om inte, kontakta oss och ge förslag på alternativa datum. Vi behöver också få veta om ni önskar MBFrepresentant på stämman. Vänligen använd svarstalongen som bifogas i brevet. Det är viktigt att vi får dessa besked snarast möjligt dock senast den 4 februari för att hamna rätt i vår planering. Underlag till bokslutet För att bokslutsarbetet ska fungera bra är det önskvärt att ni insänder material till er ekonom enligt underlag som ni kommer att tillsändas i december. Senast den 7 januari önskar vi dessa underlag i retur: Text till förvaltningsberättelsen: Vi önskar få in text till framförallt två rubriker i förvaltningsberättelsen, Väsentliga händelser under räkenskapsåret samt Väsentliga händelser efter räkenskapsårets utgång. Styrelseprotokoll: Alla protokoll inklusive årsstämmoprotokoll och konstituerandeprotokoll insänds till MBF. Vi behöver dessa för att bland annat kunna se styrelsens sammansättning, vilka beslut som tagits samt antal styrelsemöten som hållits under året. Dessutom behöver föreningens revisorer tillgång till dessa handlingar för att granska förvaltningen. Tänk på att protokollen måste vara underskrivna och förda i nummerföljd. Kontoutdrag: Om föreningen har annat bankkonto, utöver det konto som MBF använder i Handelsbanken, underlättar det om ni skickar in kontoutdrag per 31/12 till MBF. Kassainventering: Handkassan räknas och intygas av ordförande som underlag till bokslutet. Oljeinventering: Föreningar som eldar med olja uppskattar hur många kubik som finns i tanken per 31/12 för att få rätt kostnad i bokslutet.

7 7 MBF-NYT Läs gärna! Tänkvärt för styrelsemedlemmar För en ny styrelse kan det till en början vara mycket att hålla reda på. För att underlätta arbetet listar vi här nedan tips och råd som kan vara till hjälp i samarbetet med oss på MBF. Moms på fakturor Föreningar som är momsberättigade, vänligen märk på fakturan vilken typ av moms det ska vara. Hel- eller delvis moms. Finns ingen märkning använder MBF den partiella momssatsen enligt beslut från Skatteverket. Utbetalning av arvode Vid begäran om utbetalning av arvoden, vänligen uppge det kontonummer inkl clearingnr som pengarna ska betalas till. För utbetalning av löner eller arvoden krävs underskrift av attestberättigad. Blanketter finns att hämta på vår hemsida. Attestbeloppsgräns Föreningar som inte har e-attest bör vara uppmärksamma på attestbeloppsgräns när ni skriver på fakturor. Det behövs ibland fler underskrifter. Tänk på att ni inte får attestera egna utlägg eller uttag från handkassan. Blanketter finns att hämta på vår hemsida. Köp mot faktura När styrelsen handlar något mot faktura vänligen uppge föreningens namn c/o MBF som fakturaadress. Byte av lösenord till MBF kundportal Tänk på att byta lösenord till er gemensamma styrelseinloggning på kundportalen när ni byter medlemmar i styrelsen. Det är av stor vikt att endast aktuell styrelse har tillgång till dessa sidor. Lösenordet kan ni ändra under Profil då ni loggat in på kundportalen. Ersättning för utlägg När ni skickar in kvitton till oss på utlägg åt föreningen vänligen uppge till vem och till vilket kontonummer inkl clearingnr som pengarna ska betalas till. Ange även förening. Observera att utlägg måste överstiga 100 kr innan vi kan betala ut pengarna. Sätt gärna fast kvittot på ett papper.

8 8 MBF Informerar Kapitalvinstbeskattning vid förändring av bostadsrätt Skatteverket har kommit med ett nytt ställningstagande om vad som gäller när en befintlig bostadsrätt förändras. Detta ersätter tidigare ställningstaganden (dnr /111 och dnr /111). Skatteverket har nu gjort en helomvändning mot tidigare utlåtanden. Det som gäller är följande: 1. Bostadsrätten utökas. Detta kan göras på två sätt. a) Två lägenheter slås ihop till en lägenhet. Båda lägenheterna dödas och en ny (större lägenhet) upplåts. De två ursprungliga lägenheterna säljs till föreningen. Den nya lägenheten upplåts med en insats som är lika stor som försäljningsintäkten. Här uppstår en skattepliktig vinst om försäljningsintäkten är större än omkostnadsbeloppen för lägenheterna. Om priset däremot sätts lika som omkostnadsbeloppen utgår ingen vinst. Detta skulle enligt tidigare uttalanden inte få ske. Försäljningspriset skulle sättas lika med marknadspriset för lägenheterna. b) En lägenhet utvidgas genom ett s k tilläggsavtal. Detta kan ske t ex om en vindsyta eller en garageplats skall ingå i lägenheten framöver. Enligt nytt ställningstagande anses inte bostadsrätten avyttrad varför ingen beskattning ska ske. 2. Bostadsrätten minskar i omfattning: c) En lägenhet minskas genom att en del av den avyttras. Beskattning sker då genom att försäljningsintäkten ska kapitalvinstbeskattas. Även här kan man numera sätta försäljningspriset som föreningen betalar lika som omkostnadsbeloppet så att ingen kapitalvinst uppkommer. Omkostnadsbeloppet (insats + upplåtelseavgift) för de två nya lägenheterna ska sedan sättas utefter det gamla omkostnadsbeloppet i proportion till yta. Läs mer på skatteverket.se

9 9 MBF-NYT MBF informerar Regler kring ombyggnationer och renoveringar Sedan 1 januari 2016 ska det finnas elektroniska personalliggare på många arbetsplatser. Syftet med personalliggaren är att motverka svartarbete och främja en sund konkurrens i byggbranschen. Vem gäller reglerna för? Reglerna gäller för byggherrar. Byggherre är du om du antingen bygger i egen regi eller beställer arbetet av en entreprenör. Reglerna gäller inte för privatpersoner. Detsamma gäller om den sammanlagda byggkostnaden inte beräknas överstiga fyra prisbasbelopp (ca 186 tkr). Byggherren ansvarar för att personalliggaren vid t ex ett oannonserat kontrollbesök från Skatteverket kan visa vilka som befinner sig på arbetsplatsen. Du som byggherre ska ha ständig elektronisk tillgång till alla uppgifter i personalliggaren. Hur påverkar detta bostadsrättsföreningen? Om ni ska renovera, bygga om eller underhålla er fastigheten och byggkostnaden beräknas överstiga fyra basbelopp gäller reglerna för er förening. Genom ett skriftligt avtal kan dessa skyldigheter överlåtas på entreprenören. Kontakta MBF:s byggavdelning för att få hjälp med ett korrekt avtal eller läs mer på skatteverket.se.

10 MBF-NYT 10 Lag om skydd mot olyckor Viktigt för varje bostadsrättsförening Nu i juletider då vi alla gillar att ha tända ljus kan det vara bra att påminna om den lag mot olyckor, lag (2003:778), som funnits i många år. Styrelsen står som fastighetsägare i bostadsrättsföreningen. Fastighetsägarna ansvarar över det systematiska och regelbundna arbetet för att förhindra olyckor i fastigheten enlig lag. Om vi tittar specifikt på brandskyddet så är det styrelsen som i skälig omfattning ska hålla utrustning för släckning av brand funktionsduglig. Styrelsen ansvarar även för livräddning vid brand eller annan olycka och för att i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand samt att hindra eller begränsa skador till följd av brand. För att förebygga och underlätta vid nödsituationer föreslår vi att ni som styrelse ser till att det finns brandvarnare, brandsläckare, första hjälpen tavla och kontaktlista till styrelsen (för snabb information vid olycka gällande fastigheten) i allmänna utrymmen, såsom hobbylokaler, tvättstugor, samlingslokaler eller trapphus. Önskar ni läsa Räddningsverkets Lagen om skydd mot olyckor kan ni hitta dokumentet på brandskyddsforeningen.se. Ni är välkomna att kontakta MBF byggavdelning om ni har några frågor eller vill komma igång med systematiskt brandskyddsarbete. Kontakta Per Broberger på e-post per.broberger@mbf.se eller telefon eller Mats Ljungberg på e-post mats.ljungberg@mbf.se eller telefon

11 11 MBF informerar Ändrade öppettider under jul och nyår V dec Stängt V dec - 1 jan Stängt Påskrift av årsredovisning Vi vill uppmärksamma att styrelsen tänker på att alla ledamöter ska finnas tillgängliga för påskrift av årsredovisningen ca. en månad innan stämma. MBF:s webbtjänster MBF erbjuder våra förvaltade föreningar tilläggstjänsterna Avtalshantering, Ekonomiflash, E-attest samt Utökad webb. För styrelser om önskar samla föreningens ingångna avtal och få påminnelser inför förfallodatum erbjuder vi tjänsten Avtalshantering. Ekonomiflash är en tjänst utvecklad för er som vill ha en snabb överblick över er förenings ekonomi utan att behöva fördjupa er. För styrelser som önskar attestera föreningens fakturor via internet finns tjänsten E-attest. Ni kan läsa mer ingående om tjänsterna samt få information hur ni beställer dessa på vår hemsida; eller genom att kontakta oss via e-post: info@mbf.se.

12 12 MBF informerar Fakturor och utlägg inför årsskiftet Vi vill påminna er om att skicka in samt e-attestera era fakturor i så god tid som möjligt innan årets slut. Det är flera helgdagar, mellandagar med minskad personalstyrka så vi uppskattar om så mycket som möjligt av fakturahanteringen kan skötas innan årsskiftet. Detta gäller även vid Exempel utlägg. Motionstid Föreningar som nyligen antagit nya stadgar bör uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. För föreningar, med kalenderår som räkenskapsår, som antagit MBF:s stadgar, går exempelvis motionstiden ut den 31 januari. Det kan även vara bra för övriga föreningar att uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. Motionstiden kan variera beroende på föreningens räkenskapsår. Ett tips är att via anslag på lämpliga platser informera om detta. För att slippa göra nya skyltar varje år erbjuder MBF att göra inplastade skyltar som kan användas år efter år. Detta till en kostnad av 60 kr/skylt (exkl. moms). Skyltarna går att beställa via blanketten på sista sidan. Avgifter/hyror MBF aviserar hyror och avgifter kvartalsvis. För att hinna lägga in ändringar måste vi få besked enligt följande: Avier för månad: Meddela ändringar senast: april, maj, juni

13 13 MBF informerar Utbetalning av arvoden Utbetalning av arvoden och övriga ersättningar sker alltid i samband med löneutbetalning den 25:e varje månad. Inkommer betalningsunderlag före den 7:e i månaden hinner utbetalning ske samma månad. Blankett för utbetalning av styrelsearvode finner ni på vår hemsida. Nya karensavdragsregler Reglerna för karensavdrag ändras i sjuklönelagen den 1 januari De nya reglerna innebär att den nuvarande karensavdragsregeln ska ersättas med ett karensavdrag som ska uppgå till 20 procent av en genomsnittlig veckoersättning av sjuklön. Resterande sjukdagar utgår sjuklön, 80% av arbetstagarens lön. Vilka regler gäller för julklappar och julbord inom en bostadsrättsförening? En bostadsrättsförening får ge julklappar. Det kan även vara i form av presentkort. Viktigt är då att julklappen inte kan bytas mot pengar då det anses som beskattningsbar lön/ersättning. Gåvan får inte överstiga 450 kr inkl moms. En bostadsrättsförening får även bjuda anställda på julbord. Julbordet ses som intern representation och är därför inte en skattepliktig kostförmån för den anställde (vilket det annars är när arbetsgivaren bekostar maten). Gäller även för pensionerad personal.

14 14 Faktarutan Konsumentprisindex oktober ,72 oktober ,38 oktober ,00 Prisbasbelopp Referensränta - 0,50% Referensräntan är en räntesats som fastställs en gång per halvår av Riksbanken. Räntan kan ändras den 1 januari och den 1 juli. Referensräntan motsvarar Riksbankens reporänta vid utgången av föregående halvår avrundat, om så behövs, till närmast högre halva procentenhet. Referensräntan har inget penningpolitiskt syfte. Arbetsgivaravgift ,42% för personer födda 1952 eller senare 16,36% för personer födda ,15% för personer födda 1938 eller tidigare Särskild löneskatt ,26% AMF arbetare ,71% Sjuklöneperiod Föreningen står för 80% av lönen de första 14 dagarna. Milersättning 2018 Den skattefria milersättningen är 18,50 kr/mil MBF önskar alla en God Jul och Gott Nytt år!

15 Till medlemmar i Brf EXEMPEL Enligt föreningens stadgar går motionstiden ut den 31 januari. Det innebär att medlem som önskar få ett ärende behandlat vid årsstämman, skriftligen skall framställa sin begäran hos styrelsen senast den 31 januari. Med vänlig hälsning Styrelsen Skylt om motionstid Ja tack! Vi önskar få st inplastade skyltar á 60 kr exkl moms. Vi godkänner att kostnaden.. kr exkl moms dras från föreningens konto. Brf... Namn... Datum... Namnteckning... Skicka/mejla eller lämna svarstalongen till MBF Adress: Källgatan 14, VÄSTERÅS E-post: info@mbf.se