Ändrade öppettider under sommaren. Se sidan 11

Transkript

1 MBF NYTT Juni 2018 nummer 2 juni MBF Styrelsekurs GDPR Pontus har ordet Ändrade öppettider under sommaren. Se sidan 11

2 2 Juni Innehåll Innehållsförteckning Pontus har ordet MBF Bygg Ragn-Sells Styrelsekurs Samarbetsavtal GDPR Tänkvärt, ny i styrelsen Info om protokoll Stadgeändring Jubileumsfest - MBF 60 år Ändrade öppettider Fakturor och utlägg Avgifter/hyror Arvoden E-attest Motionstid Faktarutan Svarstalong (motionsskylt) Om MBF-NYTT MBF-NYTT utkommer 4 gånger per år av Mälardalens Bostadsrättsförvaltning och publiceras på vår hemsida. Kontakta oss: info@mbf.se

3 3 Pontus har ordet Sommar, sommar, sommar.. I Mälardalen kom sommaren väldigt digt i år. Häggen har blommat över och gräset börjar redan bli gult e er en maj månad som nästan helt har varit utan regn. Midsommar och semester der närmar sig med stormsteg! På ekonomiavdelningen har vi återigen gå igenom en bokslutsperiod med revisioner och årsstämmor. I många av våra förvaltade föreningar har det valts nya styrelser som har e intressant arbete framför sig. Vi kommer göra vårt bästa för a underlä a Ert arbete! Trots det mycket krävande bokslutsarbetet har vi funderat och arbetet fram nya funk oner som ska underlä a arbetet för våra kunder. Vi är nästan klara med uppgraderingen av vår kundportal. En lansering är planerad ll e er sommaren. Nyheter är a e-a est funk onen blir helt mobilanpassad så a ni enkelt via mobil, läspla a eller dator ska kunna a estera era fakturor. Vi har också tagit fram en funk on för a est av dokument. Här ser vi framför oss a t ex använda den på godkännande av medlemskap i föreningen samt godkännande av olika typer av avtal. Dessutom har en del andra funk oner införts, allt för a göra ert arbete så enkelt som möjligt. På Byggavdelningen har vi få in e antal spännande uppdrag. Bland annat så projekterar, upphandlar och fungerar de som byggledare vid en stam- och badrumsrenovering. E annat projekt är en fasadrenovering där en gammal sliten fasad får en ny skepnad vilket i mi tycke ly er hela föreningen. Har Ni i Er förening några planer eller funderingar på renoveringsprojekt så tveka inte a kontakta vår byggavdelning så kan de hjälpa Er a förverkliga idéerna. Sist men inte minst vill jag passa på a önska Er alla en rik gt skön och härlig sommar! Pontus Gunnarsson VD

4 4 MBF-NYT MBF erbjuder MBF Bygg MBF:s tekniska rådgivare som underlättar styrelsens arbete Hos MBF Byggavdelning finns den samlade tekniska kompetens som en bostadsrä örening behöver och vi kan visa på en mängd områden där våra tjänster kommer underlä a för styrelsen. MBF Bygg har lång erfarenhet av fas gheter. Personalen har arbetat med fas ghetsrelaterade bygg - och förvaltningsfrågor under många år. De senaste åren har de specialiserat sig mot bostadsrä. Många av de repara oner och underhållsåtgärder som kan komma ifråga i en bostadsrä sförening har de vid flera llfällen upphandlat, varit projektledare för och har beprövade lösningar. De vet vilka regler som gäller, hur beslut ska fa as och vilka underlag som behövs. De kan de entreprenad juridiska regelverken kring en ombyggnad / renovering. De har också e nära samarbete med er personliga ekonom på MBF. MBF är flergångsbeställare vilket säkerställer bästa pris. Oavse om det gäller e mindre problem, en större renovering, ombyggnad eller om ni vill upprä a en underhållsplan tveka inte! Kontakta MBF tekniska rådgivare du också. MBF:s ramavtal med Ragn-Sells MBF och Ragn-Sells ramavtal ger MBF förvaltade föreningar rä a ll bra raba er köpa de tjänster Ragn-Sells erbjuder, såsom avloppsrensningar, transporter, avfallshantering, kärltvä, mm. Besök vår hemsida för a få ännu mer informa on om vilka tjänster Ragn-Sells kan erbjuda. Obs! För a ni ska få ta del av raba erna måste ni ange avtalskod 9329 vid beställning! För a beställa tjänster från Ragn-Sells ringer ni Vid frågor om avtalet kontaktar ni enklast Pontus Gunnarsson på MBF. Ni når Pontus på telefon alterna vt via e-post pontus.gunnarsson@mbf.se.

5 5 MBF-NYT MBF erbjuder Styrelsekurs i höst Missa inte vår sedvanliga styrelsekurs som kommer a hållas hösten Vår grundkurs i styrelsearbete sy ar ll a ge styrelsemedlemmar en allmän kunskap om: Bostadsrä sföreningar Styrelsens uppgi och ansvar När och hur beslut fa as Styrelsekursen är en kvällskurs och kommer a hållas både i Västerås och i Stockholm. 22 oktober 2018 Västerås 20 november 2018 Västerås 29 november 2018 Stockholm För mer informa on om kursen och anmälan klicka på länken h ps://

6 6 MBF-NYT MBF erbjuder Samarbete om försäkringar MBF har tecknat e samarbetsavtal med Söderberg & Partner. De har tagit fram en rik- gt bra fas ghetsförsäkring som innehåller alla de delar som en bostadsrä sförening kan behöva. Dessutom ingår 8 h fri skaderådgivning. Vi på MBF har märkt a många föreningar har svårt i dialogen med försäkringsbolagen. I skadeservicen kan styrelsen få hjälp och hänvisningar för nödvändiga skadeåtgärder. Hjälp a upprä a skadeanmälan. Regresshantering för föreningens räkning mot eventuella skadevållare. Söderberg & Partner tar in offert från fem olika försäkringsbolag och adderar sedan sin egen skadeservice i paketet vilket llsammans ger en rik gt bra försäkring ll förhoppningsvis lägre kostnad. För a de ska kunna ta fram en kostnadsfri offert behöver de en fullmakt för a hämta in fakta kring er fas ghet. Enklast laddar ni ner fullmakten från vår hemsida h ps:// och mailar den sedan ll er kundansvarige ekonom eller ll info@mbf.se Inköpskatalogen - nytt samarbete För a förenkla våra medlemmars och kunders vardag har MBF tecknat avtal med Västerås Fly ningsbyrå. Det är e företag som kan erbjuda er hjälp vid både fly och städning av olika slag, läs mer här. Hela inköpskatalogen hi ar ni på vår hemsida h ps:// styrelser/inkopskatalogen/

7 7 MBF-NYT MBF informerar Ny dataskyddsförordning - GDPR Den 25:e maj infördes en ny dataskyddsförordning i Sverige även kallad GDPR. Förordningen ställer stora krav på organisationer som hanterar personuppgifter. För a vi framöver ska kunna u öra våra sysslor enligt det förvaltningsavtal som vi tecknat behöver vi komple era det med e Personuppgi sbiträdesavtal. E sådant har vi skickat ut ll samtliga föreningar för underskri och avtalen kommer llbaka ll oss i strid ström. Idag har ca 400 av våra 470 förvaltningsuppdrag skrivit under avtalet. Har ni av någon anledning inte skrivit på avtalet så se ll a göra det och skicka in det ll oss. Även om vi på MBF har full kontroll över de register och de personuppgi er som vi har registrerade på ert uppdrag är det vik- gt a styrelsen i varje enskild förening funderar över regelverket. De a kan gälla t ex om föreningen har egna medlemslistor, hur man hanterar e-post med personuppgi er, kontaktlistor ll medlemmar men även ll kontaktpersoner hos leverantörer eller samarbetspartners. I vissa fall krävs det a man inhämtar den registrerades samtycke. Hur föreningen som Personuppgi sansvarig hanterar personuppgi er och vilka ru ner man har för radering och arkivering mm behöver beskrivas och dokumenteras. Enklast gör ni det genom a beställa en personuppgi spolicy via MBF. De a gör ni genom a skicka en beställning ll GDPR@mbf.se.

8 8 MBF-NYT Läs gärna! Tänkvärt för styrelsemedlemmar För en ny styrelse kan det till en början vara mycket att hålla reda på. För att underlätta arbetet listar vi här nedan tips och råd som kan vara till hjälp i samarbetet med oss på MBF. Moms på fakturor Föreningar som är momsberä gade, vänligen märk på fakturan vilken typ av moms det ska vara. Hel- eller delvis moms. Finns ingen märkning använder MBF den par ella momssatsen enligt beslut från Ska everket. Utbetalning av arvode Vid begäran om utbetalning av arvoden, vänligen uppge det kontonummer inkl clearingnr som pengarna ska betalas ll. För utbetalning av löner eller arvoden krävs underskri av a estberä gad. Blanke er finns a hämta på vår hemsida. Köp mot faktura När styrelsen handlar något mot faktura vänligen uppge föreningens namn c/o MBF som fakturaadress. Byte av lösenord ll MBF kundportal Tänk på a byta lösenord ll er gemensamma styrelseinloggning på kundportalen när ni byter medlemmar i styrelsen. Det är av stor vikt a endast aktuell styrelse har llgång ll dessa sidor. Lösenordet kan ni ändra under Profil då ni loggat in på kundportalen. A estbeloppsgräns Föreningar som inte har e-a est bör vara uppmärksamma på a estbeloppsgräns när ni skriver på fakturor. Det behövs ibland fler underskri er. Ersä ning för utlägg När ni skickar in kvi on ll oss på utlägg åt föreningen vänligen uppge ll vem och ll vilket kontonummer inkl clearingnr som pengarna ska betalas ll. Ange även förening. Observera a utlägg måste övers ga 100 kr innan vi kan betala ut pengarna. Sä gärna fast kvi ot på e papper. Tänk på a ni inte får a estera egna utlägg eller u ag från handkassan. Blanke er finns a hämta på vår hemsida.

9 9 MBF-NYT MBF informerar Protokoll för styrelsen Vid styrelsens sammanträden måste protokoll alltid föras. Protokollen ska vara underskrivna av ordföranden samt minst en justeringsman. Justeringen betyder att den som skriver under försäkrar att protokollet återspeglar vad som beslutats under sammanträdet. Protokollen ska föras i nummerföljd eller paragrafföljd så a man kan följa sammanträdena samt förvaras på e betryggande sä, vilket styrelsen ansvarar för. Alla protokoll inklusive årsstämmoprotokoll, extra stämmoprotokoll och kons tuerande protokoll insänds ll MBF för arkivering. Det är bra om föreningarna gör de a löpande. Vi behöver protokollen för a bl.a. se styrelsens sammansä ning, se vilka beslut som fa ats, samt se hur många sammanträden som hållits under räkenskapsåret samt vilket revisorsval som gjorts. Vidare ska revisorerna ha llgång ll protokollen för granskning av styrelsens förvaltning. Det finns ingen dsgräns för hur länge styrelseprotokoll ska bevaras såsom för räkenskapsmaterial, utan de arkiveras under bostadsrä sföreningens hela livslängd. D.v.s. dessa ska aldrig förstöras. Det finns inga formkrav för hur protokollen ska se ut, utan styrelsen kan u orma protokollen såsom de finner lämpligt. Det är dock vik gt a det tydligt framgår vilka beslut som fa ats. Vidare ska det framgå d och plats för mötet, vilka som varit närvarande och ifall någon avvikit från mötet i för d och därmed inte deltagit i alla beslut. Vanligen skrivs enbart beslut i protokollet e s.k. beslutsprotokoll. Ibland kan även diskussionen inför e beslut noteras i protokoll; e s.k. diskussionsprotokoll.

10 10 MBF informerar Lagen kräver stadgeändring Den 1 juli 2016 trädde en del lagförändringar i kraft som berör bostadsrättsföreningar. Dessa nya lagregler, som MBF tidigare informerat om, kräver att alla bostadsrättsföreningar uppdaterar sina stadgar senast den 30 juni Bostadsrättsföreningarnas stadgar är ett komplement till Bostadsrättslagen och Lagen om ekonomiska föreningar. Alla bostadsrättsföreningar måste ha stadgar. Om en förenings stadgar strider mot en lag så ska lagen tillämpas. Detta innebär att föreningens stadgar är ett tillförlitligt dokument först när stadgarna är anpassade till lagen. Om Er bostadsrä sförening ännu inte uppdaterat föreningens stadgar ll lagändringarna rekommenderar vi Er a genomföra en stadgeändring. Välkomna a höra av er ll oss så hjälper vi er a genomföra den nödvändiga stadgeändringen. Jubileumsfest - MBF 60 år I år fyller MBF 60 år och det vill vi fira med en stor jubileumsfest för våra föreningar. Festen är planerad ll den 18 oktober. En separat inbjudan kommer. Save the date.

11 11 MBF informerar Ändrade öppettider under sommaren V juni Stängt pga utbildning 15 juni Stängt pga utbildning V juni Öppet kl Exempel juni Stängt (midsommar) V.27 alla dagar Öppet kl V.28 alla dagar Stängt V.29 alla dagar Stängt V.30 alla dagar Öppet kl Attestera fakturor i god tid Tänk på a a estera era fakturor i god d innan kontoret stänger vecka 28 och 29 då det kan bli en fördröjd handläggnings d. Se även ll a skicka in underlag för utbetalning av ev. utlägg. För a dessa underlag ska vara komple a ber vi Er använd blanke en Kontantutlägg som ni finner på får hemsida; h ps:// blanke er/. Där finner ni även andra användbara blanke er för föreningen. Avgifter/hyror MBF aviserar hyror och avgi er kvartalsvis. För a hinna lägga in ändringar måste vi få besked enligt följande: avier för månad: meddela ändringar senast: oktober, november, december

12 12 MBF informerar Utbetalning av arvoden mm. Utbetalning av arvoden och övriga ersä ningar sker all d i samband med löneutbetalning den 25:e varje månad. Inkommer betalningsunderlag före den 7:e i månaden hinner utbetalning ske samma månad. Blanke för utbetalning av arvode finns a hämta på vår hemsida. Ändring av e-attestanter Vid ändring av föreningens e- a estanter ska protokoll fyllas i och skickas in ll MBF för registrering. Protokoll finns a hämta på vår hemsida Föreningar som önskar tjänsten e-a est kontaktar MBF för avtal. Motionstid Föreningar som nyligen antagit nya stadgar bör uppmärksamma sina medlemmar om när mo ons den går ut. För föreningar, med brutet räkenskapsår t ex 1 juli - 30 juni, som antagit MBF:s stadgar, går exempelvis mo ons den ut den 31 juli. Det kan även vara bra för övriga föreningar a uppmärksamma sina medlemmar om när mo ons den går ut. Mo ons den kan variera beroende på föreningens räkenskapsår. E ps är a via anslag på lämpliga platser informera om de a. För a slippa göra nya skyltar varje år erbjuder sig MBF a göra inplastade skyltar som kan användas år e er år. De a ll en kostnad av 60 kr/skylt (exkl. moms). Skyltarna går a beställas via talongen på sista sidan.

13 13 Faktarutan Konsumentprisindex oktober ,38 oktober ,00 oktober ,29 Prisbasbelopp Referensränta - 0,50% Referensräntan är en räntesats som fastställs en gång per halvår av Riksbanken. Räntan kan ändras den 1 januari och den 1 juli. Referensräntan motsvarar Riksbankens reporänta vid utgången av föregående halvår avrundat, om så behövs, ll närmast högre halva procentenhet. Referensräntan har inget penningpoli skt sy e. Arbetsgivaravgi ,42% för personer födda 1952 eller senare 16,36% för personer födda ,15% för personer födda 1938 eller digare Särskild lönska ,26% AMF arbetare ,71% Sjuklöneperiod Föreningen står för 80% av lönen de första 14 dagarna. Milersä ning 2018 Den ska efria milersä ningen är 18,50 kr/mil Vi önskar alla en trevlig sommar!

14 Till medlemmar i Brf EXEMPEL Enligt föreningens stadgar går mo ons den ut den 31 juli. Det innebär a om ni önskar få e ärende behandlat vid årsstämman ska ni skri ligen meddela styrelsen de a senast den 31 juli. Med vänlig hälsning Styrelsen Skylt om mo ons d Ja tack! Vi önskar få... st inplastade skyltar, á 60 kr exkl moms. Vi godkänner a kostnaden..... kr exkl moms dras från föreningens konto. Brf... Namn... Datum... Namnteckning... Skicka, lämna eller mejla svarstalongen ll MBF E-post: info@mbf.se adress: Källgatan 14, VÄSTERÅS