Stadshuset, Sammanträdesrum 2, kl

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOll 1(14) Plats och tid Beslutande Ledamöter Stadshuset, Sammanträdesrum 2, kl Urban Widmark (M) ordförande Lars-Göran Wiberg (C) 1 :e vice ordförande Tommy Nilsson (S) Övriga närvarande Tjänstemän Utses att justera Justeringens plats, tid Kommunchef Johan Eriksson Förvaltningschef K.LK Bengt-Arne Persson Räddningschef Anders Nählstedt stadsbyggnadschef Camilla E luenflod Redovisningschef Anders Ekström Utvecklingschef (tf) Ritva Nilsson ED-samordnare (vik) Maria Werner Informatör (vik) Sofia Ahnesjö Kommunsekreterare Elisabeth Aidemark Lars-Göran Wiberg Kommunledningskontoret/ Justerade paragrafer Underskrifter sekreterare c,l i demark 1J-I-t1t..-l--'t -- Ord föran d:::_ :::=======--==- Urban Widmark "!

2 SA1-IM.A TRÄDESPROTOKOLL 2(14) Anslag l bevis Protokollet är justerat Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdag Datum då anslaget sätts upp Datum då a nslaget tidigast får tas ner Förvaringsplats för protokollet U n derskrift Datum då anslaget togs ner Signatur H ässleholms konunun, Kommunledningskontoret K ommunsekreterare E lisabeth Aidemark 2012-

3 SAMtvlANTRÄDESPROTOKOLL 3(14) 2012/ Godkännande av alt handlingsprogram för räddning och säkerhet år Beslut beslutar att föreslå att styrelsen föreslår fullmäktige följande beslut: Kommunfullmäktige antar förvaltningen för räddningstjänst och säkerhets förslag på alt handlingsprogram enligt Lag (2003:778) om skydd mot ofydwroch Lag (2006:544) om ers odj landstings åtgärder infiir och vid extraordinära händelser i fredstid och hijjd beredskap. Beskrivning av ärendet E nligt Ltg (2003:778) om Jkyrlrlmol ojyrkor ska en ha ett handlingsprogram för förebyggande- och räddningstjänstverksamhet för sådana olyckor som föranleder en räddningsinsats. I programmet ska anges mål för hur en ska arbeta med att minska, hantera och minituera riskerna för de olyckor som kan inträffa i en samt hur denna vcrksarnhet ska vara ordnad och planerad. Handlingsprogrammet skall antas av fullmäktige för varje ny mandatperiod. Lag (2006:544) om kommmtei'j och landstings åtgärder infiir odj vid extraordinära händelser i fredstid och hij;d beredskap styr hur en ska hantera de extraordinära händelser som kan inträffa i en och som påverkar den egna verksamheten. Inför varje ny mandatperiod ska en fastställa en plan för hur dessa händelser ska hanteras. Förvaltningen för räddningstjänst och säkerhet har reviderat handlingsprogrammet utifrån de synpunkter som inkommit i samband med den samrådsprocess som skett med berörda er, myndigheter och organisationer (I<:S , 33 gällande remissutskick). Denna revidering har inneburit att strukturen på handlingsprogrammet har uppdaterats men med bibehållet innehåll. Själva handlingsprogrammet, vilket är det som ska godkännas, utgörs av nio kapitel som behandlar de tidigare beslutade fokusområdena. Justering

4 !!: SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2012/ (14) Forts. 114 Därtill finns fyra bilagor, A till D vars syfte är att förtydliga inriktningsmålen i handlingsprogrammet. Förvaltningen anser att handlingsprogrammet har genomgått det samråd som behövs och att det är sådant att det kan antas och börja gälla från och med att det fastställts av fullmäktige. Efter beslut från fullmäktige kommer handlingsprogrammet att publiceras på s hemsida samt förmedlas vidare ut i den ala organisationen Sänt till: Räddnings äns ten Justering \}v

5 'O' 'O' 'O' '0"0' SAJviMANTRÄDESPROTOKOLL 2012/ (14) 115 Svar på revisionsrapport - Granskning av årsbokslut och årsredovisning för år 2011 Beslut beslutar att föreslå konununstyrelsen följande beslut: 1. Kommunstyrelsen antar svaren till revisionen som sina egna. K ommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå att styrelsen föreslår fullmäktige följande beslut: 2. Kommunfullmäktige lägger styrelsens svar till handlingarna. Beskrivning av ärendet Revisionen har några synpunkter på årsbokslut och årsredovisning 2011 som ekonomiavdelningen har besvarat nedan: Synpunkt: H ässleholms har inte beställt någon beräkning på pensionsskulden till förtroendevalda. Svar: Detta kommer att beaktas till. nästa gång. Synpunkt: Det saknas en tydlig slutsats i förvaltningsberättelsen avseende om verksamheten under 2011 har bedrivits utifrån god ekonomisk hushållning. S vm: Detta kommer att beaktas ttl/. nästa gång. Synpunkt: Kommunens beskrivning av tillämpade redovisningsprinciper kan förbättras. StJm: Kommunms upp!jsningar om ti/.lämpade redovisningsprinciper med mera kommer att forbättras till nästa boksl11t i enlighet med revisionem rynpunkter. Justering

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(14) 2012/ Forts Sänt till: Ekonomiavdelning Revisionen Justering

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(14) 2012/ Interna kontrollplaner för ens verksamhet 2012 Beslut beslutar att föreslå styrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen lägger redovisningen av de bifogade interna kontrollplanerna för 2012 till handlingarna. Beskrivning av ärendet Varj e år ska förvaltningarna skicka in en intern kontrollplan med underliggande risk- och väsentlighetsanalys samt protokoll från respektive nämnd till ekonomiavdelningen senast den 31 mars. För samtliga interna kontrollplaner inom ens verksamhet hat en avstämning gjorts att: 1. Framtagen mall för risk- och väsentlighetsanalys samt intern kontrollplan används. 2. En risk- och väsentlighetsanalys har gjorts för huvudsakliga arbetsmoment och ligger till gmnd för planen. 3. E n motivering finns, till varför momenten tas med eller inte tas med i planen. 4. Den interna kontrollplanen innehåller det som framgår av reglerna. 5. Kontrollmomenten varieras från år till år fömtom för de moment som innehåller brister. 6. Gamla moment som innehållit brister återkommer. 7. Verksamhetskontroller finns. 8. Nämnd/Styrelse har godkänt planen och protokoll har skickats in till ekonomiavdelningen. Justering

8 'tj'tj'tj'tj'tj SAMMAN1RÄDESPROTOKOLL 2012/ (14) Forts. 116 Resultat: 1. Samtliga förvaltningar har använt framtagen mall för den interna kontrollplanen samt för risk- och väsentlighetsanalysen. 2. Samtliga förvaltningar har gjort en risk- och väsentlighetsanalys. Omfattningen på analysen är väldigt skiftande mellan förvaltningarna. D et är första året för de flesta fönraltningarna att jobba med en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. D e flesta förvaltningarna behöver komplettera sin risk- och väsentlighetsanalys för att den så småningom ska omfatta de huvudsakliga arbetsmomenten. Vissa förvaltningar har enbart gjort risk- och väsentlighetsanalys på de moment som finns med i planen. E n del analyser kan bli lite mer förklarande. 3. Samtliga förvaltningar har mer eller mindre angett en motivering till varför momentet tas upp i planen eller inte. I vissa fall kan motiveringen bli bättre till exempel varför moment med en risk under 9 tas med i planen. 4. Förvaltningarnas interna kontrollplaner innehåller det som ska framgå enligt reglerna. 5. I det stora hel'l varieras momenten från år till år. En del moment lever dock kvar trots att inga avvikelser noterats. Bra om det framgår av motiveringen i risk- och väsentlighetsanalysen varför momentet ändå tas med i planen. 6. Det finns något enstaka kontrollmoment som inte hunnits med eller där det fanns brister tidigare år som inte återkommer i nästkommande års plan. 7. Samtliga förvaltningar förutom en har med verksamhetskontroller i sina planer. 8. Protokoll saknas från fem av elva förvaltningar. Arbetet med intern kontroll har utvecklats och blivit bättre de senaste åren. Det är dock ett arbete som hela tiden kräver analys och utveckling för att arbetet med intern kontroll ska bli bättre och vi ska ha nytta av det. Det som vi kan utveckla och förbättra är arbetet med risk- och väsentlighetsanalyserna, där de flesta förvaltningarna behöver komplettera sina analyser för att så småningom omfatta de huvudsakliga arbetsmomenten. Justering

9 Set\L SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(14) 2012/ Forts. 116 E n del kan bli lite mer uttömmande i sina analyser. Tanken med en risk- och väsentlighetsanalys är att analysera var i organisationen riskerna finns och utifrån poängsättningen för de olika arbetsmomenten välja ut moment till årets interna kontrollplan. Motiveringen i risk- och väsentlighetsanalysen kan bli tydligare i vissa avseende, till exempel varför moment med en poängsättning under 9 tas med i planen. Likaså kan det vara bra om det framgår av motiveringen varför moment utan brister året innan ändå tas med i nästkommande års plan. Sänt till: Ekonomiavdelning Berörda förvaltningar Justering

10 SAMMAN1RÄDESPROTOKOLL 10(14) 2012/ Anhållan om medel för projekt gällande utbildning för nyanlända Beslut beslutar att föreslå styrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen avslår anhållan om medel. Beskrivning av ärendet Barn- och utbildningsnämnden (BUN) har den 23 februari 2012, 20, beslutat att anhålla om medel från styrelsen för projekt distansundervisning inom modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmålet åren BUN anhåller om kr för 2012, 2 miljoner kr för 2013 och kr för Totalt har drygt elever i grundskolan ett annat modersmål än svenska, fördelade på cirka 50 språk. Av dessa deltar 473 elever (ht 2011) i modersmålsundervisning fördelat på elva språk. Tillgången till studiehandledning på modersmålet saknas för flertalet elever som har behov av det. BUN förordar att några åtgärder som redovisas i bifogad handlingsplan per 1 februari 2012 helt eller delvis ska ingå i projektet då det enligt dem föreligger direkt samverkan mellan olika delar i handlingsplanen. Syftet med projektet är dels att kunna tillgodose fler studiehandledning på modersmålet dels ett led i att öka barn- och utbildningsnämndens måluppfyllelse avseende ökad behörighet. På gtund av det ansträngda ekonomiska läget under 2012 och åren framöver, medges inte utrymme att tillskjuta medel för ovanstående ändamål. Ekonomiavdelningen föreslår därför att anhållan om medel avslås. Justering.SCl\l

11 ,,,,, SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2012/ (14) Forts Sänt till: E konomiavdelning BUN Justering el \.A_W

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOIL 12(14) 2011 / Gemensam måltidsorganisation inom - redovisning av etapp 1 samt förslag till inriktning för etapp 2 Beslut beslutar att föreslå styrelsen följande beslut: 1. Hässleholm Teknik AB ges i uppdrag att fortsätta utredningen i en etapp 2 vari ska ingå förslag till måltidsorganisation i enlighet med nedanstående inriktning. 2. ska ha en samlad måltidsorganisation, 3. En samlad måltidsorganisation ska organiseras i ett av en helägt bolag. 4. Etapp 2 ska lämnas in till styrelsen senast Yrkande Lars-Göran Wiberg (C) yrkar i enlighet med bilagt tilläggsyrkande att det ska utredas om inte "måltidsorganisation" är ett bättre namn på den nya gemensamma organisationen för mat till våra barn och äldre. Urban Widmark (M) föreslår att man omedelbart, utan utredning, ändrar namnet till "måltidsorganisation". Tommy N ilsson (S) och Lars-Göran Wiberg (C) instämmer i detta yrkande. Omröstning Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner Urban Widmarks med fleras yrkande bifallet. Justering set

13 ,.,.,.,.,. SANllviANTRÄDESPROTOKOLL 2011/ (14) Forts Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens beslöt , 280 att ge Teknik AB (HTAB) i uppdrag att i två etapper utreda och lämna förslag till gemensam måltidsorganisation inom H ässleholms. I första etappen skulle en förstudie samt ett par alternativa modeller för hur en gemensam måltidsorganisation kan se ut tas fram. Efter redovisad förstudie skulle styrelsen ge bolaget utredningsdirektiv och tidpunkt för slutredovisning avseende etapp 2. En förstudie daterad redovisas bakgtu nd, nulägesheskrivning samt tre möjliga organisatoriska huvudspår. De tre möjliga organisatoriska huvudspår som redovisas i förstudien är: 1) Fortsatt drift i nämnd-/förvaltningsform men då genom ansvar från en annan befintlig nämnd och förvaltning är någon av de som har ansvar för måltidsverksamheten idag eller genom en ny nämnd och förvaltning. 2) Övergång till drift i bolagsform antingen i ett befintligt bolag eller i ett nytt bolag, alternativt ett särskilt dotterbolag till ett befintligt bolag. Utgångspunkten för detta alternativ är att välja ett motsvarande styrsystem som valts för övriga serviceverksamheter inom HTAB. 3) Att handla upp måltidsverksamheten av en eller flera externa leverantörer och avstå från verksamhet i egen regi för att istället vara beställare. D en utredning som presenteratsi förstudien samt de erfarenheter en har av en delad måltidsorganisation talar för att en bör samla all måltidsverksamhet i en organisatorisk enhet. Av de möjliga organisatoriska förslag som lyfts fram bedöms alternativ 1, det vill säga att lägga all måltidsverksamhet under annan (befintlig eller ny) nämnd och förvaltning, för närvarande inte som ett genomförbart alternativ. Motsvarande bedömning görs för alternativ 3, innebärande att all måltidsverksaml1et handlas upp av extern leverantör. Mot denna bakgrund föreslås att HTAB får i uppdrag att genomföra utredningsetapp 2 med den inriktning som innebär att en samlad måltidsorganisation bör bedrivas i ett av en helägt bolag. Kommunstyretsens arbetsutskott Justering

14 SA.MlvlANTRÄDESPROTOKOLL 14(14) 2011/ Forts. 118 E tapp två bör innehålla förslag till en samlad måltidsorganisation samt hur en beställarfunktion bör se ut och organiseras. slutredovisning av etapp två föreslås lämnas in till styrelsen senast Bilagor Tilläggsyrkande, Lars-Göran Wiberg (C) Sänt till: Hässleholm Teknik AB Omsorgsnämnden BUN Justering (i \l_

15 KS AU, ÄRENDE 6 Mat är så mycket mer än rätt näringsberäknad kost. Rätt näring är naturligtvis viktigt. Men själva upplevelsen runt maten är minst lika viktig. God och smaklig mat, lugn och behaglig miljö med god samvaro. Proffsig smaklig servering med råvaror producerade på rätt sätt. Möjligheter för vår duktiga personal att få möjlighet att utveckla sin yrkeskunskap inom yrket Hemma eller på en restaurang skulle vi aldrig använda ordet kost när vi beskrev våra måltider. Vi skulle använda just ordet måltider Yrkande Att det skall utredas om inte Måltidsorganisation är ett bättre namn på den nya gemensamma organisationen för mat till våra barn och äldre. Lars Göran Wiberg (C) Kommunalråd