Handlingarna till sekretessärendena finns tillgängliga på socialkontoret för nämndens ledamöter.

Transkript

1 Arvidsjaurs kommun Árviesjávrien kommuvdna Kallelse/föredragningslista Ledamöter kallas Ersättare underrättas Socialnämnden kallas till sammanträde Plats: örvaltningsbyggnaden, Månljuset Tid: oktober, 2018 Kl Kl Tema Studiebesök på Skogsgården, Skogsgatan 1E, Arvidsjaur (Nya boendet och korttids/fritids för barn med funktionshinder) Verksamhetsuppföljning - A Sammanträde D a g o r d n i n g 1. Upprop 2. Anmälan av eventuellt jäv 3. Val av protokolljusterare 4. Meddelandeärenden 5. Anmälan av beslut i delegerade ärenden 6. Anhållan om översyn av fördelningsmodellen gällande kommunens internhyror 7. Delårsrapport Socialnämnden 8. Riktlinjer för handläggning av avgifter inom omsorgen om äldre och funktionshindrade 9. Bistånd till ledsagning för utlandsresor 10. Rapporteringsskyldighet av socialnämndens gynnade beslut som ej är verkställda inom tre månader 2018 Sekretessärenden 11. Ekonomiskt bistånd till tandvård Handlingarna till sekretessärendena finns tillgängliga på socialkontoret för nämndens ledamöter. Sekretessdelgivningar / meddelandeärenden 12. Dom Beredande av vård av unga 13. Dom Skadegörelse, 12 kap 1 brottsbalken Handlingarna till sekretessärendena finns tillgängliga på socialkontoret för nämndens ledamöter. Diskussion 14. Mål- och resursplan Socialnämnden (inga handlingar) Arvidsjaur Leif Rönnqvist Ordförande

2 Sammanträdesprotokoll ARVIDSJAURS KOMMUN Árviesjávrien kommuvdna Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden Sn 4 Meddelandeärenden III Meddelandeärenden * GDPR-handbok för arbetstagare och förtroendevalda hos Arvidsjaurs kommun - Kommunstyrelsen * Missiv fri kollektivtrafik sommarlovet Regionala Kollektivtrafikmyndigheten Norrbotten * Månadsbrev maj 2018 (Dnr 54/2018) - Socialchef * Månadsbrev juni 2018 (Dnr 54/2018) - Socialchef * Gemensamma planeringsförutsättningar inför Kommunfullmäktige * Investeringsbudget Kommunfullmäktige * Preliminär Mål- och resursplan Hela kommunen - Kommunfullmäktige * Upphandlingspolicy för Arvidsjaurs kommun - Kommunfullmäktige * Stöd till insatser som avser förebyggande insatser mot mäns våld mot kvinnor - Länsstyrelsen Norrbotten * Öppet brev angående habiliteringsersättning - UB Justerandes sign Beslutsunderlag Utdragsbestyrkande

3 Sammanträdesprotokoll ARVIDSJAURS KOMMUN Árviesjávrien kommuvdna Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden Sn 5 Anmälan av beslut i delegerade ärenden I Delegeringsbeslut som anslagits på kommunens anslagstavla Socialnämndens utskott II Övriga delegeringsbeslut Socialnämndens ordförande Leif Rönnqvist Ärende som är så brådskande att socialnämndens beslut inte kan inväntas Val av dataskyddsombud Socialchef Ann-Sofi Levander Utse företrädare att föra tala i ärende vid domstol Justerandes sign Beslutsunderlag Utdragsbestyrkande

4 Sammanträdesprotokoll ARVIDSJAURS KOMMUN Árviesjávrien kommuvdna Sammanträdesdatum Blad Socialnämndens utskott SnB Dnr 00146/ Anhållan om översyn av fördelningsmodellen gällande kommunens internhyror Kommunfullmäktige beslutade att fastställa Handbok för internhyra för Arvidsjaurs kommun, att fastställa gränsdragningslista och ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst för Arvidsjaurs kommun. rån 2016 och framåt beräknas internhyrorna enligt 2015 års modell, enligt beslut i kommunfullmäktige ; "Mål- och resursplan 2016 och framåt". I samband med behandling av socialnämndens mål- och resursplan för diskuterades principerna bakom fördelningen. Socialnämnden beslutade att hos kommunstyrelsen anhålla om en översyn av fördelningsmodellen gällande kommunens internhyror. Innan kommunstyrelsen behandlar ärendet måste socialnämnden ge direktiv och vad som ska ses över. Socialnämndens utskotts beslut Ärendet överlämnas till socialnämnden utan eget förslag. Justerandes sign Beslutsunderlag Utdragsbestyrkande

5 Arvidsjaurs kommun Handbok Internhyra Samarbetsformer, principer och spelregler för interna lokalupplåtelser Arvidsjaurs kommun

6 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Innehållsförteckning Internhyra syfte och mål...3 Lokalförsörjning... 4 Omfattning... 4 Plan över kommunens lokalanvändning... 4 Tvist... 4 Principer för hyressättning... 5 Ingående hyreskomponenter i egna fastigheter... 5 Hyran gäller i tre år... 6 Ingående hyreskomponenter i inhyrda lokaler... 6 Principer för årliga hyresförändringar... 6 Hyresförändring i egna fastigheter... 7 Hyresförändring i inhyrda lokaler... 7 System för felanmälan... 8 Kundenkäter... 8 Tjänster som ingår i hyran*... 9 Tjänst som ingår samt tillhandhålls mot särskild ersättning Lås och larm Principer för gränsdragning Arvidsjaur kommuns gränsdragningslista Hantering av uppdrag och investeringar...14 Beställning av mindre uppdrag Hantering av investeringar Hyresgästrelaterade investeringar Beskrivning av processen Inhyrda lokaler (externa) Avtal mellan hyresvärd och hyresgäst Avtalstider och regler för uppsägning av lokaler Begrepp och definitioner...17 Drift och underhållsbegrepp Bilaga Gränsdragningslista, -Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst 2(20)

7 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Internhyra syfte och mål Hyressystemet reglerar förhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst avseende verksamhetslokaler och verksamhetsservice. Målsättningen skall vara ett hyressystem som tydliggör och fördelar kostnader samt skapar interna styreffekter. Hyressystemet skall uppmuntra hushållning med lokalyta genom att ge möjlighet att frigöra medel för den primära verksamheten. Besparingar som åstadkommes genom aktiva åtgärder från förvaltarens sida tillgodoräknas verksamheten. örhandling kan upptas mellan parterna om besparingar i form av minskad service, mindre underhåll e. dyl. som inte äventyrar byggnadens funktion eller dess långsiktiga värde. Motsvarande måste självklart gälla ökade kostnader som inte kompenseras genom kontrakt. Kravet på förvaltaren skall vara att genom effektiv förvaltning hålla låga hyror, ge god service samt hålla byggnaderna i gott skick. Båda parter skall sörja för god energihushållning. Systemet ska därutöver säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas med hög kostnadseffektivitet bidra till en ökad medvetenhet om kostnader för lokaler och service bidra till att utveckla och kvalitetssäkra arbetssätt vid lokalanpassning och tjänsteleverans i såväl egna som inhyrda lokaler bidra till att utveckla dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäster. Den värdebevarande aspekten tillgodoses genom att avsättningar för planerat underhåll ingår i hyran. Dessutom ingår s.k. ägarrelaterade investeringar dvs. investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande. Syftet med systemet är att uppnå en god hushållning med lokaler och service och därmed öka resurserna för kommunens kärnverksamheter. Kravet på kostnadseffektivitet tillgodoses genom en effektiv styrning och uppföljning av serviceleveranser och genom att ett incitament för kostnadseffektivisering finns inbyggt i modellen för reglering av hyran. Utveckling och kvalitetssäkring av arbetssätt sker genom att införa och tillämpa rutiner för felanmälan samt genom regelbundna kundenkäter. 3(20)

8 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Internhyra - principer och spelregler Lokalförsörjning Kommunstyrelsen skall ha ett totalt lokalförsörjningsansvar och därmed se till att kommunens samlade lokalbestånd utnyttjas så effektivt som möjligt. Detta innebär att kommunstyrelsen svarar för produktion av kommunala lokaler som erfordras för den kommunala verksamheten, utom i de fall kommunfullmäktige beslutar uppdra detta åt någon annan. örvaltaren skall i samråd med framtida brukare, vid varje tillfälle pröva det lämpligaste sättet att tillhandahålla lokaler. Prövningen bör omfatta ekonomi, varaktighet och för ändamålet allmän lämplighet. Omfattning Samtliga kommunala verksamheter, som bedrivs i lokaler som kommunstyrelsen förvaltar, skall omfattas av internhyressystemet. rån regeln undantas byggnader som endast har till syfte att skydda utrustning, såsom VA-verk, reningsverk och liknande. Internhyressystemet inkluderar inte heller kommunala stiftelser och bolag. Plan över kommunens lokalanvändning Det är angeläget att ha en god överblick över kommunens lokalanvändning. örvaltaren skall därför upprätthålla och årligen hålla aktuell en långsiktig lokalplan omfattande 3 år. Planen skall innehålla förslag på åtgärder för att täcka tillkommande behov/förändringar av lokaler respektive åtgärder för överblivna lokaler. ör upprättande av plan infordras senast i februari årligen från berörd förvaltning uppgifter om: a) Behov av lokaltillskott för kommande 3-årsperiod, med början nästkommande år. b) Behov av större lokalförändringar för kommande 3-årsperiod. c) örutsedda och planerade lokalfrånträden för kommande 3-årsperiod. Tvist Tvist ska i första hand lösas lokalt mellan förvaltare och berörd förvaltningschef. Om eventuella oklarheter skulle uppstå avseende kontraktets omfattning och innehåll, eller innebörden av dessa anvisningar, och lösning på lokal nivå ej är möjlig ska frågan hänskjutas till kommunstyrelse. Parter är skyldiga att följa kommunstyrelsens beslut. 4(20)

9 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Principer för hyressättning Hyran bestäms med utgångspunkt från principen att varje hyresobjekt har en hyra som motsvarar beräknad självkostnad per m2 enligt schablon för samtliga hyresobjekt på kommunnivå. Motiven för ett system med självkostnadshyra på kommunnivå är att systemet är administrativt enkelt att hantera, det ger en rättvisande total hyreskostnad för kommunens lokaler samt att systemet är pedagogiskt enkelt att förklara. örhållandet mellan hyresvärd hyresgäst skall regleras genom bostads- eller lokalhyreskontrakt. Kontraktet skall i möjligaste mån överensstämma med de kontrakt kommunen tecknar med externa hyresgäster. Hyresvärdens respektive hyresgästens åligganden skall framgå av kontraktet som också bör följa den praxis som gäller på allmänna fastighetsmarknaden. Kontraktstecknande och förhandlingsmandat hos brukaren behandlas på förvaltningschefsnivå. Strävan skall vara att ge brukaren ökade möjligheter att väga lokalyta mot verksamhet inom en begränsad ram. Om verksamheterna ytmässigt hålls skilda kan flera s.k. förstahandskontrakt tecknas på samma fastighet. I andra fall där t.ex. lokaler dubbelutnyttjas eller utnyttjandet är mera diffust, hyr hyresgästen i sin tur ut lokalerna genom andrahandskontrakt eller på annat sätt som överenskommits. På så sätt bör hyresgästen på enklaste sätt kunna tillgodogöra sig de medel som kan intjänas genom andrahandsuthyrning. Detta gäller såväl olika förvaltningar inbördes som vid upplåtelse till extern hyresgäst. örvaltaren kontaktas dock alltid vid kontraktskrivning. Eventuella subventioner till föreningar och institutioner skall inte regleras via förvaltarens avtal, utan genom bidrag vilka regleras i respektive nämnds budget. Tom lokal förvaltas i lokalbank och kostnaden i form av hela schablonhyran per m2 bruksarea på kommunnivå belastar konto tillhörande kommunstyrelsen vid varje årsskifte. Ingående hyreskomponenter i egna fastigheter Hyran sätts samman av ett antal olika hyreskomponenter som beräknas enligt följande principer. Kapitalkostnad beräknas till ett schablonbelopp i kr per m2 bruksarea på kommunnivå och utgörs av avskrivning och internränta på avstämningsårets ingående balans på bokfört värde. Kapitalkostnad för eventuella investeringar under avstämningsåret tillkommer. Kostnader för mediaförbrukning avgifter för fjärrvärme (och i förekommande fall fjärrkyla), el och vatten samt kostnader för inköp av bränsle för uppvärmning beräknas till ett schablonbelopp i kr per m2 bruksarea på kommunnivå via medelvärdet av de senaste tre årens kostnader omräknat till avstämningsårets prognostiserade kostnadsläge. Kostnader för fastighetsskötsel och sophämtning beräknas till ett schablonbelopp i kr per m2 bruksarea på kommunnivå via medelvärdet av de senaste tre årens kostnader omräknat till avstämningsårets prognostiserade kostnadsläge. 5(20)

10 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Planerat underhåll ingår i hyran med ett schablonbelopp per kvm bruksarea på kommunnivå som motsvarar budgeterad kostnad per m2 bruksarea för planerat underhåll enligt förvaltarens underhållsplan för verksamheten. elavhjälpande underhållskostnader underhåll och skadegörelse ingår i hyran med ett beräknat schablonbelopp i kr per m2 bruksarea på kommunnivå beräknat som medelvärdet av de senaste tre årens kostnader omräknat till avstämningsårets prognostiserade kostnadsläge. Administrationskostnad utgör hyresvärdens kostnader för att leda och administrera sin verksamhet. Administrationskostnaden ingår i hyran med ett beräknat schablonbelopp i kr per m2 bruksarea på kommunnivå som motsvarar avstämningsårets prognostiserade självkostnad för administration. astighetsförsäkring och fastighetsskatt ingår i hyran med ett schablonbelopp i kr per m2 bruksarea på kommunnivå som motsvarar avstämningsårets prognostiserade självkostnad. Hyran gäller i tre år Den på detta sätt beräknade självkostnadshyran enligt ovan kallas bashyra. Den gäller i tre år från kontraktsdag. Dock sker en årlig justering av självkostnadshyran enligt nedan angivna principer med hänsyn till kostnadsökningar. Ingående hyreskomponenter i inhyrda lokaler Principen självkostnad på kommunnivå gäller även inhyrda lokaler. örvaltaren har en roll som mellanhyresvärd vid upplåtelse av inhyrda lokaler. Det innebär att förvaltaren förhandlar och tecknar avtal med den externa hyresvärden och därefter upplåter lokalen till den interna hyresgästen. ör inhyrda lokaler utgörs självkostnadshyran av Hyran, för den inhyrda lokalen Administrationskostnad, Ingår i hyran med ett schablonbelopp i kr per kvm bruksarea. Om administrationen endast avser vidareuthyrning av lokal där den externa hyresvärden tillhandahåller drift och underhåll, reduceras schablonbeloppet till 50% av det belopp som gäller för lokaler i egna fastigheter. Eventuella tillägg för avtalade drift- och underhållsinsatser som inte ingår i det externa hyresavtalet. Principer för årliga hyresförändringar Kostnader för förvaltning, drift och underhåll påverkas av kostnadsutvecklingen i samhället. Historiskt har det visat sig att kostnaderna för fastighetsförvaltning har ökat snabbare än konsumentpriserna i övrigt under perioden från På den konkurrensutsatta delen av hyresmarknaden (lokalhyresmarknaden) sker vanligen en justering av hyran enligt en avtalad modell. Den vanligaste formen är att hela eller delar av hyran uppräknas med ett index som motsvarar förändringen i konsumentprisindex (KPI). Syftet är att kompensera fastighetsägaren för inflation och samtidigt ha en enkel, vedertagen modell för att ändra hyran utan att förhandlingar behöver genomföras. 6(20)

11 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Hyresförändring i egna fastigheter Den del av hyran som utgörs av kapitalkostnad regleras 3-årsvis, övriga delar av hyran indexregleras årsvis med hjälp av konsumentprisindex. Indexuppräkning av bashyran sker med utgångspunkt från KPIvärdet för oktober 2007 (basmånad). Indexförändringen mellan basmånaden och oktober månad året före aktuellt år ligger till grund för den årliga hyresförändringen. Bashyran är beräknad självkostnadshyra i 2009 års prisläge blir ett övergångsår och 2010 blir det första året när internhyra enligt de nya principerna kan tillämpas fullt ut. Ex: KPI okt. 2007= 293,85. KPI okt. 2008=305,56 (305,56*100)/293,85 = 3,985 4,0% Hyresförändring i inhyrda lokaler Den del av hyran som motsvarar den externa hyran hyresförändras med samma indexreglering som gäller för det externa hyresavtalet. Övriga delar av hyran förändras med ovan beräknat konsumentprisindex. Utveckling och kvalitetssäkring av tjänsteleverans Tjänster i form fastighetsskötsel, underhåll och städning ska styras och följas upp på ett sådant sätt att avtalade servicenivåer kan hållas. Detta sker genom att i större utsträckning tillämpa vedertagna metoder för kvalitetsstyrning och kvalitetskontroll. Kvaliteten på serviceleveranserna säkras genom att införa och tillämpa: Servicenivåavtal, som reglerar omfattning och servicenivå på serviceleverans för tilläggstjänst. Tjänstebeskrivningar som reglerar omfattning och servicenivå för de tjänster som ingår i hyran En fungerande rutin för felanmälan Regelbundna kundenkäter Principerna för kvalitetssäkring av serviceleverans gäller i kommunens egna fastigheter. Principiellt bör samma krav ställas på inhyrda lokaler. 7(20)

12 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun System för felanmälan Hyresvärden ska införa ett system för felanmälan. elanmälansprocessen ska utvecklas för att uppfylla mål och krav enligt nedan. Hyresvärden ska med hjälp av systemet för felanmälan ge hyresgästen snabb och tydlig återrapportering om hur varje felanmälan hanteras beträffande ansvar, prioritering, beräknad tidpunkt för åtgärd etc. Hyresvärden ska därutöver utnyttja systemet för felanmälan för att få bättre kunskap om fel och felorsaker bättre underlag för att förebygga fel bättre arbetsplanering för fastighetsskötare/bovärdar. Krav på felanmälan System ska uppfylla följande minimikrav: elanmälningar ska kunna ske via telefon eller mail. unktionen ska vara bemannad mellan kl Övriga tider ska jourtjänst finnas Inställelsetider vid felanmälan öljande inställelsetider ska gälla vid felanmälan. Överenskommen inställelsetid innebär att hyresvärden ska ha påbörjat åtgärd inom överenskommen tid från mottagen felanmälan. Åtgärd Inställelsetid under ordinarie arbetstid ( ) Inställelsetid utanför ordinarie arbetstid Prioriterad akutåtgärd 90 min 120 min Icke prioriterad akutåtgärd 12 tim 24 tim Övriga åtgärder Enligt överenskommelse Enligt överenskommelse Prioriterad akutåtgärd är åtgärd som syftar att återställa skada eller avhjälpa brister som kan leda till personskada, allvarlig skada på egendom eller som förhindrar avsett utnyttjande för en större grupp människor. Exempel: vattenskada, elfel. Icke prioriterad akutåtgärd är åtgärd som syftar till att återställa skada eller avhjälpa brister som hindrar avsett utnyttjande av en för verksamheten väsentlig funktion. Kundenkäter Den kundupplevda kvaliteten ska följas upp med regelbundna kundenkäter. Hyresvärden tar initiativ till kundenkäter och utformning och genomförande sker i samråd med hyresgästen. 8(20)

13 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Tjänster som ingår i hyran* I det här avsnittet redovisas och kommenteras de tjänster som ingår i hyran i kommunens egna fastigheter. Målet är att kunna ge samma service i inhyrda lokaler men i dagsläget är det inte alltid möjligt på grund av begräsningar i gällande hyresavtal. Se vidare avsnitt Inhyrda lokaler. Avgifter för värme, kyla, el och vatten Avgifter för värme (och i förekommande fall kyla), el, vatten samt bränslekostnader ingår i hyran. örbrukningar av energi och vatten påverkas av såväl hyresgästens beteende som av hyresvärdens driftinsatser och investeringar. Hyresvärden är den som bedöms ha störst möjlighet att påverka förbrukningar och kostnader genom en effektiv driftövervakning och genom att investera i energisnål teknik. Därför ingår avgifterna i hyran. Parterna har ett gemensamt ansvar för en resurssnål, effektiv drift. Hyresvärden ska följa upp och vid behov förse hyresgästen med förbrukningsstatisk och ge råd om hur hyresgästen kan medverka till att sänka förbrukningar och driftkostnader. astighetsskötsel astighetsskötsel ingår i hyran. astighetsskötsel omfattar skötsel och renhållning av mark inklusive snöröjning och halkbekämpning samt skötsel av byggnader och lokaler enligt gällande gränsdragningslista. I fastighetsskötsel ingår avgift för borttransport av hushållsavfall. Övrigt verksamhetsavfall ansvarar enligt gränsdragningslistan hyresgäst för. Den interna avfallshanteringen, dvs. tjänster som omfattar omhändertagande, sortering och transport inom hyresgästens lokal till centralt soprum eller återvinningsstation ingår inte. Teknisk tillsyn Teknisk tillsyn ingår i hyran. Teknisk tillsyn omfattar åtgärder som krävs för att byggnadens eller lokalens tekniska försörjningssystem ska fungera och kunna förse lokalerna med ett bra inomhusklimat, god belysning, driftsäker elkraft, driftsäkra transportsystem (hissar) etc. Planerat underhåll Planerat underhåll ingår i hyran. Omfattningen av planerat underhåll baseras på verksamhetens och fastighetens underhållsbehov under beräknad återstående brukstid. Underhållet planeras och budgeteras i en underhållsplan som upprättas av hyresvärden. elavhjälpande underhåll elavhjälpande underhåll ingår i hyran. elavhjälpande underhåll är underhållsåtgärder som syftar till att återställa funktion eller reparera en skada. Det felavhjälpande underhållet hanteras med hjälp av ett system för felanmälan. * Se bilaga, Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst 9(20)

14 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Ägarrelaterade investeringar Ägarrelaterade investeringar som utförs i befintliga byggnader eller lokaler under pågående avtalsperiod ingår i hyran. Med ägarrelaterade investeringar avses investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande. Ägarrelaterade investeringar finansieras med det överskott som uppkommer genom att räntekostnaden på bokfört värde minskar genom avskrivningar. Därmed påverkas inte hyran. Sådana ägarrelaterade investeringar som uppkommer som en direkt följd av hyresgästrelaterade investeringar ingår i och finansieras av det investeringsanslag som hyresgästen äskar. Skadegörelse/skada Utvändiga skador eller utvändig skadegörelse och skador orsakade av fel på fastighetens konstruktion eller försörjningssystem ingår i hyran. Det ekonomiska ansvaret för skadegörelse eller skada delas upp mellan hyresvärd och hyresgäst på följande sätt. Hyresgästen ansvarar för invändiga skador i de lokaler som ingår i hyresavtalet och hyresvärden ansvarar för skador utvändigt på byggnadens tak och fasader samt på mark. Hyresvärden ansvarar även för invändiga skador som uppkommer på grund av fel på fastighetens konstruktion eller försörjningssystem. Se gränsdragningslista gällande krossat glas. Åtgärder för att förebygga skadegörelse Parterna ska vid behov gemensamt planera och genomföra åtgärder för att förebygga skadegörelse. Detta sker bland annat genom att Riskanalyser genomförs gemensamt för särskilt utsatta objekt Varje objekts kostnader för skadegörelse följs upp örsäkringsskador örsäkringspremie för fastighetsförsäkring ingår i hyran. Självrisken vid försäkringsskador ingår i hyran enligt samma regler som vid skada/skadegörelse. Kommunen försäkrar sina fastigheter mot skador. örsäkringsskador är främst brand- vatten- och inbrottsskador. Ansvaret för försäkringsskador delas mellan hyresvärd och hyresgäst enligt samma regler som gäller övriga skador och skadegörelse. Självrisken vid försäkringsskada ( fem basbelopp eller ca kr) ingår i hyran om vid utvändiga skador och vid skador som uppkommer på grund av fel på fastighetens konstruktion eller försörjningssystem. Vid skada på enbart inventarier gäller inte fastighetsförsäkringen. Då ska hyresgästen svara för skadeanmälan och stå för eventuell självrisk. Skador som avser både fastighet och inventarier administreras av hyresvärden. 10(20)

15 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Tjänst som ingår samt tillhandhålls mot särskild ersättning Städtjänst Städning omfattar daglig-, vecko-, period-, storstädning och golvrenovering. Här införs begreppet grundnivå. Grundnivån omfattar regelbunden städning och golvvård i en omfattning som utgör en obligatorisk miniminivå. Grundnivån är en miniminivå i normalt möblerade lokaler fastställd för att tillgodose hygieniska, arbetsmiljömässiga, ekonomiska och underhållsmässiga krav. Regler för städtjänst Städning på minst grundnivå gäller i kommunens samtliga lokaler och ingår i hyran oavsett utförare av tjänst. Hänsyn tas till bedriven verksamhet i lokalen I grundnivån ingår städning av: Golv: Yta på golv, skrapgaller, golvbrunn, tröskel, list, trapplod, -steg och plan Vägg: Yta på vägg, luftventil, dörr, inv. glasparti, karm, fönsterbräda, list, strömbrytare, eluttag, väggarmatur tillhörande fastigheten, element, elementskydd, rör på vägg Tak: Yta på innertak, luftventil, rör i tak, takarmatur tillhörande fastigheten. ast inventarie: Yta på speglar, sanitetsgods Övrig städning som fönsterputs, höghöjdsstäd, förhöjd kvalitetsnivå utöver grundnivå m.m. beställs med tilläggsavtal, kostnad enligt överenskommet pris per m2. Tilläggstjänst omfattar städning av: Lösa inventarier: Yta på lampa, vitvara, bokhylla, skåp, bord, stol, bänk, soffa, fåtölj, Prydnadsföremål, entrématta Övrigt: fönsterputs, utökad golvvård, ökad städfrekvens, ytterligare städmoment Hyresgäst avropar själv tjänst enligt tilläggsavtal. Har hyresgäst önskemål om privat städleverantör för grundnivå och tilläggstjänst, ska frågan prövas. Upphandling av städtjänst genomförs av hyresvärd. Kvalitetsstyrd städning enligt SIS Städstandard SS (INSTA 800) Kvalitetsstyrd städning enligt den internordiska städstandarden INSTA 800 föreslås införas i kommunen. En särskild handlingsplan för införande av INSTA 800 ska utarbetats. ör säkerställande att städningen är kostnadseffektiv bör städkostnader i objekt som städas i egen regi kunna jämföras med den privata markandens städpriser. Detta kan ske genom att delar av kommunens egen städverksamhet upphandlas eller genom att s.k. benchmarking genomförs med andra kommuner eller andra företag/organisationer. 11(20)

16 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Tjänst avfallshantering internt/externt fastighet/lokal Hantering av avfall och restprodukter internt/externt lokal dvs. omhändertagande, transport, sortering etc. utgör tilläggstjänst där möjlighet finns med omfattning anpassad till lokala förutsättningar. Ersättning enligt särskilt tilläggsavtal. Annan verksamhetsanknuten tjänst Verksamhetsanknuten service kan i vissa fall tillhandahållas mot kostnadsersättning. Ett exempel är allmän verksamhetsservice så som kopiering mm. Verksamhetsservice utgör tilläggstjänst. Omfattning och servicenivå fastställs i samråd med hyresgäst. Uppsägningstid för tilläggstjänst är tre (3) månader Lås och larm Inbrottslarm Efter beställning från verksamheten (mot hyreskonsekvens) installeras inbrottslarm i lokalerna för att skydda inventarier, datorer mm. Hyresvärd ansvarar för underhåll av anläggning, dvs. tillsyn, en årlig genomgång av detektorer och central. Daglig skötsel, tidsättning liksom åtgärder vid larm är hyresgästens ansvar. Uppstår tekniskt fel på anläggning under året skall detta anmälas till hyresvärd för åtgärd och hyresvärd står för kostnaden. Alla övriga kostnader som uppkommer vid larm betalas av hyresgäst. ast årskostnad för väktarutryckningar debiteras verksamheten centralt från säkerhetssamordnaren. I dagsläget saknas ramavtal angående väktarutryckningar samt ramavtal för mottagande av larm i central larmcentral. Brandlarm Brandlarm installeras av hyresvärd i alla fastigheter där det erfordras enligt myndighets- eller försäkringskrav. Efter beställning från verksamheten (mot hyreskonsekvens) installeras även brandlarm där så efterfrågas. Hyresvärd ansvarar för underhållet av anläggningen, d v s tillsyn, årlig genomgång av detektorer och central. Uppstår tekniskt fel på anläggning under året skall detta anmälas till hyresvärd för åtgärd, hyresvärd står för kostnaden. Alla kostnader som uppkommer vid falsklarm betalas av hyresgäst. Räddningstjänsten i Arvidsjaur ansvarar för mottagande av brandlarm och hisslarm samt utryckning. Lås Hyresvärd ansvarar för alla låssystem (utom för verksamhetsanknutna lås). Under hyrestiden ansvarar verksamheten för att nycklar inte hamnar i orätta händer. Saknas nycklar kommer berörda lås att bytas och kostnad debiteras hyresgäst. Vid avflyttning skall alla nycklar återlämnas. 12(20)

17 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Gränsdragning mellan hyresvärd och hyresgäst* Principer för gränsdragning Utöver att klarlägga vilka tjänster som ingår i hyran, behövs också en regel som klarlägger vilka delar i byggnaden/fastigheten som sköts, underhålls och byts ut av hyresvärden och vilka delar som hyresgästen själv ansvarar för. Principen för gränsdragning mellan vad som hör till fastigheten och vad som tillhör hyresgästen brukar ofta definieras med utgångspunkt från jordabalkens bestämmelser. Jordabalken använder begrepp som fastighet, fastighetstillbehör, byggnadstillbehör och fast inredning. I boken Glasklar gränsdragning finns en liknelse som kan vara till hjälp: om vi vänder huset upp och ner och skakar ut allt löst som tillhör hyresgästerna, då får vi kvar det som är fast egendom, vilket tillhör fastighetsägaren. Liknelsen stämmer nästan men inte helt med kommunens regler. Undantaget är vitvaror som spis, kyl och frys. Dessa tillhandahålls av hyresvärden och ingår i hyran, OBS gäller ej utrustning i matlagningskök vid skolor och daghem. Ett annat undantag är sådana inredningsdetaljer som hyresgästen själv satt upp och skruvat fast t ex persienner, gardinbeslag och hyllor. Dessa tillhör hyresgästen. Vad får hyresgästen göra? I vissa fall vill hyresgästen kunna utföra arbeten eller tillhandhålla viss utrustning. Det kan t.ex. handla om elever och föräldrar som vill påverka miljön i skolan eller förskolan genom att måla invändigt eller genom att plantera växter utomhus. Sådana egna insatser är tillåtna under förutsättning att Arbetet planeras i samråd med hyresvärden och hyresvärden ger sitt godkännande Arbetet utförs på ett fackmannamässigt sätt. Hyresvärden hjälper till med råd och ger anvisningar om utförande och materialval. Hyresvärden, efter avslutat arbete, gör en besiktning och godkänner arbetet Gällande lagar och säkerhetsbestämmelser följs. Arvidsjaur kommuns gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan hyresvärd och hyresgäst i detalj regleras med gränsdragningslista, "Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst. Listan bygger på jordabalkens princip. *Se bilaga, Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst 13(20)

18 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Hantering av uppdrag och investeringar Beställning av mindre uppdrag Vissa mindre uppdrag som hyresgästen önskar får utförda, ska kunna hanteras enklare och snabbare än en normal investering, dvs. de ska kunna skrivas av direkt i stället för att aktiveras i balansräkningen och tas ut av hyresgästen i form av en höjd hyra. Internhyresmodellen ger möjlighet till en sådan förenklad hantering förutsatt att de kommunala redovisningsprinciperna följs. Mindre uppdrag definieras som åtgärder som bedöms ha högst tre års ekonomiskt livslängd och som värdemässigt understiger kr. Definitionen baseras på rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. ör mindre uppdrag gäller: inansieras helt av hyresgästen inom ramen för hyresgästens driftbudget Efter samråd mellan verksamhetsenhet och verksamhetsledning skickas en förfrågan till hyresvärden. Hyresvärden svarar med en offert Verksamhetsledningen beställer uppdraget Efter fullgjord leverans skickar hyresvärden debiteringsunderlag och ersättningen bokas upp och överförs till hyresvärden. Extern leverans faktureras hyresgästen direkt av leverantören. Hantering genomförs enligt processchema, bild 1. Processen bör utvecklas med rutinbeskrivningar, mallar, blanketter etc. i samband med införande av internhyressystemet. Bild 1. Processchema mindre uppdrag 14(20)

19 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Hantering av investeringar Hyresgästrelaterade investeringar är investeringar som initieras av hyresgästen för att tillgodose behovet av verksamhetsanpassade lokaler. Ägarrelaterade investeringar är investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande. Ägarrelaterade investeringar som utförs i befintliga byggnader eller lokaler under pågående avtalsperiod påverkar inte hyran. Ägarrelaterade investeringar som uppkommer som en direkt följd av hyresgästrelaterade investeringar ingår i och finansieras av det investeringsanslag som hyresgästen äskar. Hyresgästrelaterade investeringar Investeringar i egna lokaler och inhyrning av lokaler innebär alltid att kommunen binder sig långsiktigt för höga kostnader. I de tidiga skedena av investeringsprocessen är möjligheterna att påverka störst. Då kan fortfarande alternativa lösningar prövas och de framtida kostnaderna kan påverkas i stor utsträckning. Det är därför viktigt att fokus i arbetet läggs på de tidiga skedena i processen, behovsutredning och förstudie. ör att säkerställa en effektiv lokalförsörjningsprocess krävs en strategisk planering där kärnverksamheten och stödfunktionerna planeras gemensamt. Det arbete som bedrivs av ledningsgruppen är bland annat inriktad på en mera långsiktig, strategisk planering. Bild 2. Processchema för hyresgästrelaterade investeringar. 15(20)

20 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Beskrivning av processen Processchema, bild 2, illustrerar hur en hyresgästrelaterad investering bör bedrivas. Hyresgästen initierar processen i och med att ett investeringsbehov uppstår Hyresgästen genomför en behovsutredning Hyresgästen beslutar att skicka en förfrågan/begäran om förstudie till hyresvärden Hyresvärden genomför förstudien vilken resulterar i en offert till hyresgästen. Offerten ska alltid innehålla såväl investeringsutgift som hyreskonsekvens och driftkostnader för tilläggstjänster. Efter analys och prioritering och, förutsatt att investeringsmedel är beviljat och dessa täcker in beräknad investeringsutgift, beslutar hyresgästen att beställa uppdraget hos hyresvärden. Om investeringsmedel saknas begär hyresgästen investeringsmedel hos KS/K Hyresvärden utser ansvarig projektledare och en projektorganisation tillsätts. Genomförandet omfattar därefter fyra skeden: projektering, upphandling, produktion och utvärdering/projektavslut Genomförande sker i nära samarbete med hyresgästen med beslut och kontrollstationer efter projektering och före antagande av entreprenör Efter avslutad produktion sker överlämnande och preliminär utvärdering Efter garantitidens utgång sker en slutlig utvärdering och projektet avslutas. Hyresgästen äger processen fram steget Beslut/beställning. Hyresvärden äger processen från och med steget Beställning/Projektering. Processen bör utvecklas med rutinbeskrivningar, mallar, blanketter etc. i samband med införande av internhyressystemet. Inhyrda lokaler (externa) Kommunens policy vid inhyrning av lokaler är att ha ett affärsmässigt avtalsförhållande med tydliga spelregler och en kvalitetssäkrad serviceleverans. Vid inhyrning av lokaler strävar kommunen efter en så kostnadseffektiv lösning som möjligt. Normalt ska all erforderlig service i form av drift och underhåll inkluderas i hyran. Målet är att hyresgästen ska ha samma service oavsett om lokalen ligger i kommunens egen fastighet eller är externt inhyrd. De hyresavtal som gäller idag saknar i många fall tydliga krav på servicenivåer och det är inte alltid möjligt att omförhandla villkoren under pågående avtalsperiod. I takt med att hyresavtalen kan omförhandlas eller i samband med att nya avtal tecknas kommer tydligare krav att ställas på inhyrda lokaler. Tills vidare gäller för inhyrda lokaler: Kravet på behovsanalys, förstudie och lokalprogram är i princip detsamma oavsett om lösningen på ett nytt eller ändrat lokalbehov blir inhyrning, ombyggnad eller nybyggnad örvaltaren ansvarar för förhandlingar med extern hyresvärd. Avtal tecknas av kommunstyrelse, kommunchef eller av örvaltaren. örvaltaren upplåter i sin tur lokalen till hyresgästen via en intern upplåtelse ör externt inhyrda lokaler gäller normalt samma avtalstid som i kontraktet mellan kommunen och den extern hyresvärden. Uppsägningstiden är en månad längre än i det externa kontraktet 16(20)

21 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Avtal mellan hyresvärd och hyresgäst Internhyresavtal och avtal om tilläggsservice upprättas mellan hyresvärden (örvaltaren) och avtalstecknande part hos hyresgästen. Avtal upprättas med hjälp av avtalsmallar. Avtalstider och regler för uppsägning av lokaler Avtalstidens längd ska, vid avtal i samband med investeringar för ny- eller ombyggnader, sättas i relation till investeringens storlek och beräknade varaktighet och så att en rimlig riskfördelning mellan hyresvärd och hyresgäst uppnås. Hyresgästen måste ta ett ekonomiskt huvudansvar för investeringen, vilket talar för förhållandevis långa hyresavtal. Samtidigt ska det finnas incitament att lämna lokaler som inte längre behövs för verksamheten vilket talar för kortare avtalstider. Avtalstidens längd sätts så att riskfördelningen mellan hyresvärd och hyresgäst blir rimlig. Regler för avtalstider och uppsägning: I befintliga äldre lokaler där inga hyresrelaterade investeringar gjorts under senare år är avtalstiden tre (3) år. I samband med nyinvesteringar är avtalstiden normalt 5 år. I undantagsfall kan kortare avtalstider förekomma. En bedömning görs alltid med hänsyn till investeringsutgiftens storlek och den fastighetsekonomiska risk som investeringen innebär. Uppsägningstiden av lokaler ska ske minst sex (6) månader före avtalstiden utgång. I annat fall förlängs avtalet med tre (3) år. Uppsägning under löpande avtalstid kan ske om annan hyresgäst är beredd att överta lokal med gällande avtalsvillkor, uppsägningstid sex (6) månader. Uppsägning del av lokal kan ske om annan hyresgäst är beredd att överta aktuell del av lokal med gällande avtalsvillkor, uppsägningstid sex (6) månader. Uppsägning del av lokal kan ske om lokal har egen ingång samt att sanitära möjligheter och köksmöjligheter finns tillgängliga, uppsägningstid sex (6) månader. Uppsägning övrig lokalyta skall ske i samråd med förvaltaren. ör externt inhyrd lokal gäller normalt samma avtalstid som kontrakt mellan förvaltare och extern hyresvärd. Uppsägningstiden internt är dock en månad längre än gällande externt kontrakt. Lokalförändring på grund av lagändring/riksdagsbeslut behandlas särskilt. Begrepp och definitioner Administrationskostnad örvaltarens kostnad för ledning och administration av fastighetsförvaltning och lokalupplåtelse. Omfattar kostnader för förvaltarens personal, lokaler, kontorsomkostnader och andra för fastighetsförvaltningen gemensamma kostnader. Grundnivå Den lägsta städnivå som ingår i lokalhyra där ytterligare städnivåer kan väljas som tillägg. Grundnivå är en miniminivå som fastställs för att tillgodose hygieniska, arbetsmiljömässiga och underhållsmässiga krav. 17(20)

22 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Hyresgäst Termen hyresgäst används i handboken som benämning på den enhet som via intern lokalupplåtelse brukar lokalen. Begreppet kan avse hyresgäst i rollen som avtalstecknare eller som lokalbrukare. Handboken använder begreppen hyresvärd - förvaltare och hyresgäst för att beskriva relationen mellan förvaltare och lokalbrukare. Hyresgästrelaterade investeringar Investeringar som initieras av hyresgäst för att tillgodose behov av verksamhetsanpassade lokaler. Hyressättning Metod för vilken hyra som ska gälla för ett hyresobjekt. I Arvidsjaurs kommun är metoden för hyressättning självkostnadshyra på kommunnivå. Hyresvärd/örvaltare Termen hyresvärd/förvaltare används i internhyreshandboken som benämning på den enhet som upplåter lokaler via interna eller externa hyresavtal. I de interna lokalupplåtelserna inom kommunen är förvaltaren hyresvärd. Indexreglering Omräkning av pris, hyra eller avgift med hjälp av konsumentprisindex (KPI). INSTA 800 Internordisk standard för mätning av städkvalitet, SS Ett städkvalitémätsystem för bedömning att städkvalitén överensstämmer med den internordiska standarden. örkortningen INSTA 800 används vanligen som benämning på standarden. Kapitalkostnad Den andel i hyran som motsvarar hyresvärdens kostnad för avskrivning och ränta eller internränta på fastighetskapital. Interräntan kan ses som kommunens avkastningskrav på fastighetskapital. Konsumentprisindex Pris- eller kostnadsförändringar i samhället följs ofta med hjälp av olika index. Ett vanligt index är konsumentprisindex, KPI vilket avspeglar kostnadsutvecklingen för privat konsumtion. Tilläggstjänster Tjänster med omfattning och/eller servicenivå som överstiger grundnivå och som kan väljas som tillägg utöver grundnivå. Ägarrelaterade investeringar Investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande 18(20)

23 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Drift och underhållsbegrepp Definitionerna nedan bygger helt på Aff-definitioner -04 (Avtal för fastighetsförvaltning). Denna skrift innehåller utöver definitionerna även exempel som illustrerar vad som kan ingå i begreppen. Bild 3, drift och underhållsbegrepp Drift Åtgärder med förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. Mediaförsörjning Driftåtgärder som omfattar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, fjärrvärme och fjärrkyla. (Definitionen är anpassad till förhållanden i Arvidsjaurs kommun, följer ej Aff) Tillsyn Driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser. Skötsel Driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning, byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial. Bild 4, definition underhåll 19(20)

24 Handbok internhyra Arvidsjaurs Kommun Underhåll Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. elavhjälpande underhåll Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett har nått en oacceptabel nivå. Planerat underhåll Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning 20(20)

25 Arvidsjaurs Kommun Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun

26 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Dokumentet skall underlätta för hyresgäst och hyresvärd att avgöra vem som har ansvaret i frågor angående: underhåll, arbetsmiljöåtgärder, åtgärder till följd av skadegörelse tomt- och markskötsel verksamhetsavfall Riktlinjerna är uppdelade i två delar: Generella riktlinjer - sidan 4-5 En övergripande syn med några exempel på riktlinjer uppdelad på byggnad, installation och tomt Detaljerade riktlinjer - sidan 6-14 En mer detaljerad syn med flera konkreta exempel på byggdelar och material. Ikraftträdande Ansvarsfördelningen gäller från och med kommunalt beslut örvaltaren vill gärna att du som hyresgäst namnger en eller två kontaktpersoner som ansvarar för felanmälan. Detta kan ske till vår kundtjänst via e-post. örvaltaren E-post: 2(14)

27 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Innehållsförteckning Generella riktlinjer...4 Byggnad utvändigt:...4 Byggnad invändigt:...4 Detaljerade riktlinjer Byggnad utvändigt...6 Yttertak...6 asader...6 Dörrar och portar...7 önster...7 Övrigt Byggnad invändigt...7 Golv...7 Väggar...8 Tak...8 Dörrar...8 Skåp...8 Inredning och inredningsdetaljer...8 Utrustning...9 Sanitetsutrustning och dylikt VA, VVS, Kyl- och Processmediesystem...10 Värmesystem...10 Avloppssystem...10 Tappvattensystem...10 Kylsystem...11 Brandsläckningssystem...11 Tryckluftssystem...11 Luftbehandlingssystem...11 Gasanläggning Elsystem...11 El allmän...11 Nödljusanläggningar Tele- och datasystem...12 Telefonsystem...12 Larm Transportsystem...12 Hissar...12 Lyftbord...13 Traverser Tomt Verksamhetsavfall (14)

28 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Generella riktlinjer Generella riktlinjer ger en översiktlig kännedom om ansvarsfördelningen mellan hyresgäst och hyresvärd. ördelningen styr både det ekonomiska ansvaret och den praktiska hantverksmässiga hanteringen. Generellt gäller att verksamheten i lokalerna bedrivs under sådan tillsyn att slitage på och i byggnaderna minimeras och hyresgästen påtalar fel och brister till driftentreprenör/örvaltare så snart felen upptäcks. ör alla lokalförändringar såväl invändiga som utvändiga, skall medgivande hämtas hos örvaltaren före genomförandet. Samtliga förekommande åtgärder (befintliga åtgärder, ingrepp) som kan relateras till hyresgästens verksamhet ansvarar hyresgästen för. Villkoren som framgår i hyreskontraktet gäller alltid i första hand. örvaltaren ansvarar för: driftinstallationer erforderlig snöskottning på tak invändigt och utvändigt underhåll med undantag av vad som sägs nedan avfallshantering hushållssopor Hyresgäst ansvarar för: hissa och hala flagga kontroll och stängning av fönster och dörrar kontroll och släckning av belysning upplåsning och låsning av entrédörrar avfallshantering verksamhetsavfall enligt detaljerad gränsdragningslista Byggnad utvändigt: örvaltaren ansvarar för: utvändig klottersanering på byggnad åtgärder till följd av utvändig skadegörelse på byggnad. Skadegörelse som bedöms uppkommit av hyresgästens oaktsamhet betalas av hyresgäst Hyresgäst ansvarar för: glaskross upp till ett 1/2 basbelopp och skadetillfälle, dock maximalt tre basbelopp under ett år Byggnad invändigt: örvaltaren ansvarar för: skada som beror på fukt, mögel, radon eller andra skador till följd av byggnadens konstruktion tekniskt brandskydd. Ansvaret regleras även i pärm för Systematiskt brandskydd underhåll (byte/reparation) av golv invändigt underhåll av t ex. väggar, tak, dörrar och övrig inredning. 4(14)

29 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Hyresgäst ansvarar för: arbetsmiljön och för åtgärder i samband med detta invändig glaskross skador som uppkommer p.g.a. felaktig/bristande städning som leder till fukt och mögelskador eller genom oaktsamhet på annat sätt åtgärder till följd av invändig skadegörelse VA, VVS, Kyl- och Processmediesystem örvaltaren ansvarar för: städning av apparatrum, fläktrum och driftcentral värme, el, vatten, kyla samt ventilation Hyresgäst ansvarar för: storköksmaskin/-utrustning i matlagningskök, centralkök inkl tillsyn och kontroll stopp i avlopp som orsakats av slarv, sabotage etc. köksmaskin av hushållsmodell Elsystem örvaltaren ansvarar för: kanalisation för samtliga elanläggningar ledning framdragen till väggfast brytare Hyresgäst ansvarar för: byte av glödlampa, lysrör, glimtändare och säkring hyresgäst med eget el-abonnemang svarar för elkostnader Tele- och datasystem Hyresgäst ansvarar för: anläggning för inbrottslarm tillsyn av larm och drifttablå. Vid larm meddela detta till ordinarie felanmälan Tomt örvaltaren ansvarar för: ledning i mark, större markskador samt ytor med asfaltbeläggning tomtmark skötsel och underhåll av tomtens ytskikt, växter inkl. träd och buskar snöröjning, sandning, sopning och städning gårdsplan Hyresgäst ansvarar för: lekställning, staket och övrig utrustning snöröjning, sandning, sopning och städning vid entré, lastintag, trappnedgång 5(14)

30 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Detaljerade riktlinjer Nedan redovisas mer detaljerade riktlinjer för ansvarsfördelningen. örteckningen är inte heltäckande och kan aldrig bli det heller. I dessa detaljrika direktiv försöker förvaltaren ge vägledning till våra hyresgäster i bedömningen om ansvars- och ersättningsfördelning. öljande förkortningar används i förteckningen för att redogöra ansvarsfördelningen: örvaltare Hyresgäst = = Byggnad Byggnad avses byggnadsdel, utrustning, altan m.m. som är fast förankrade i byggnad. Ledning och dräneringsrör fram till förbindelsepunkt räknas som byggnad. Uteförråd, garage, skärmtak och liknande är byggnad. 1. Byggnad utvändigt Yttertak Brandsteg Lanternin Ljuskupol Skorsten Skärmtak Snöräcke Takavvattning inkl anordning Takbrygga Takfotsräcke Takfönster asader Balkong Bjälklag hus Brevinkast asadskylt, fastighetens asadskylt, hyresgästens inkl. belysning Lastkaj Pumpgrop Ramp utvändig Ränna, stationär Solavskärmning, solskydd Sopnedkast Stege stationär utvändig Stuprör Trafikspegel 6(14)

31 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Dörrar och portar Dörrstoppare Dörröppnare och dörrstängare inkl. automatik Grind Lås inkl. behör ytterdörr Låscylinder inkl nycklar ( tillhandahåller 3 omg. vid ny- och ombyggnad) Port Ytterdörr önster önster önsterbänk önsterdörr önsterhållare Galler Insynsskydd för fönster Jalusi Kastskydd för fönster Luckor för fönster Markis Persienn Räcke till fönsterdörr Säkerhetsfönster Övrigt Askkopp Papperskorg Åskskydd / 2. Byggnad invändigt Golv Golvbeläggning Golvtrall Sockel Skrapgaller Textilmatta, lös (klistrad heltäckningsmatta ej tillåten) Torkmatta Ytskikt 7(14)

32 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Väggar Beklädnader Handledare/ledstänger Ljudabsorbenter Konvektorskärm Paneler Räcken/köräcken Radiatorskärm Stege stationär Telefonhytt -huv Ytskikt Tak Ljudabsorbenter Gångbrygga inomhus Innertaksbeklädnad Taklist Taklucka Takränna Takuppbyggnad Trappa hus Undertak med tillhörande upphängningsanordning Ytskikt Dörrar Dörr och front till hisschakt Dörrstoppare Dörröppnare och dörrstängare inkl. automatik Lås inkl behör innerdörr Vikdörr/ vägg Skåp Arkivskåp Badrumsskåp Elevskåp Giftskåp Klädskåp Skåp, fasta Städskåp Torkskåp Verktygsskåp Värdeskåp Inredning och inredningsdetaljer Anslagstavla Arbetsbänk, fast, (ej matlagn.kök skola/daghem) Arkivhylla otolabbinredning, bänk, utrustning etc. Garderob fast (grundutrustning) Garderob lös Gardin- och draperiskena 8(14)

33 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Gardin Gymnastikinredning, fast Gymnastikinredning/utrustning, lös Handdukshängare Hushållspappershållare Hylla, hyllställning Hylla Kapphylla, fasta Karthissar Kartställ/skena Klädkrok Konstnärlig utsmyckning (i samråd med Kultur) Manöveranordning för ridå Mörkläggningsgardin Monteringshylla i labb inkl. trattar exkl. armatur Podier, ej stationär Projektionsduk Reparation av möbler och övriga lösa inventarier Ridå Sittbänk fast/lös Skena och upphängningslist för undervisningsmaterial Skrivtavla Skärm Skylt inomhus hänvisning verksamhet Spaljé, invändiga Spegel Väggskena Väggskena för installationer Torkmatta Tavelkrok Tavellist Utrustning AV- utrustning All utrustning och underhåll som tillhör skyddsrum Brickinlämningsbana Bänkspis Diskbänk, underreden, skåp, (Ej matlagn.kök skola/daghem) Diskmaskin med tillbehör, (Ej matlagn.kök skola/daghem) Draghuv, imkåpa, (Ej matlagn.kök skola/daghem) Hushållsmaskiner såsom hushållsassistenter, elvispar, brödoch grönsaksskärare, brödrostar, vågar, mikrovågsugn etc. Kaffebryggare i storkök Kaffebryggare, övriga Kokplatta Kyl- avsvalnings - och frysskåp (Ej matlagn.kök skola/daghem) Köksfläkt (Ej matlagn.kök skola/daghem) Mathiss (Ej matlagn.kök skola/daghem) Solarium Spis (Ej matlagn.kök skola/daghem) Övrig förekommande utrustning för verksamheten 9(14)

34 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Sanitetsutrustning och dylikt Armstöd Badkar Bastuaggregat Bastuinredning Behållare för handdukar och muggar Centrifug Duschdraperi inkl. fästbeslag Desinfektionslösningsautomat otstöd Gummimattor isolerade Handduksautomat Handdukshängare Handdukshållare Hand/hårtorkare, väggfast Lavar Ligg- vil- och sittbänk Mangel för stordrift Materialställ Papperskorg Sanitetspåshållare Skydd för bastuaggregat Skärmvägg Skötbord Sopkomprimator Spegel Städrumsinredning Stödhandtag Toalettpappershållare Toalettstol Torkställ vatten eller elburet Tvålautomat Tvättränna Tvättställ Tvättmaskin Torktumlare i ålderdomshem Urinoar Värmeslinga 3. VA, VVS, Kyl- och Processmediesystem Värmesystem All utrustning för central uppvärmning av lokal Avloppssystem Hela avloppssystemet samt vattenlås med tillhörande rör Tappvattensystem Hela systemet för tappvatten 10(14)

35 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Kylsystem Kyl- och frysanläggning (Ej matlagn.kök skola/daghem) Kyla luftbehandl.anl. centr. försörjn. (Ej matlagn.kök skola/daghem) Kylaggregat rumsmodell för lokal försörjning Kyl- och frysskåp storkök enhetsmodell Kyl- och frysskåp hushållsmodell (Ej matlagn.kök skola/daghem) Köldmediesystem (Ej matlagn.kök skola/daghem) Brandsläckningssystem Brandredskap, brandsläckare, punktskydd Brandvarnare lösa Sprinkler Tryckluftssystem Sprutboxar Tryckluftanläggning central försörjning Tryckluftkompressorer lokala Luftbehandlingssystem All utrustning för centralt luftbehandlingssystem Arbetsskåp ventilerade Dragskåp, draghuvar i labb läktar ej stationära Imkåpor Spånsug Luftrenare ej stationära Gasanläggning Gasanläggning inkl armaturer central försörjning Gasapparat och gasbehållare, ej central försörjning Gasolanläggning Gasvarnare (ej i central försörjning) / 4. Elsystem El allmän Belysningsarmatur för allmän belysning, skrivtavlor, stationär platsbelysning i kök, hygienrum, tvättrum, etc. Belysningsarmatur för anslagstavla, skyltar, platsbelysning Såsom arbetslampa, golvlampa, belysning för inredning etc. Belysningsarmatur för växter och konstnärlig utsmyckning Belysningsarmatur för scener od, ej effektbelysning Dimmer Effektbelysning fasader Ellåsanläggning Elinstallation i labbinredning Eluttag Eluttag för bilvärmare Elvärmeanläggningar 11(14)

36 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun asadbelysning lextidsutrustning, stämpelur Kanalisation för verksamhetsmaskin från brytare till respektive maskin Keramikugn Maskiner, utrustning för nyttjarens verksamhet Mörkläggningsanläggning med tillhörande automatik Resultatmarkeringsanläggning Strömbrytare Tidgivningsanläggning Ur (klockor) Nödljusanläggningar Styr- regler- och övervakningsanläggning för fastighetens drift Styr- regler- och övervakningsanläggning för utrustning 5. Tele- och datasystem Telefonsystem Anläggning för kallelsesignal t.ex. rastsignal Anläggning för upptagetsignal Anläggning för personsökare, trådbundna och trådlösa inkl centralutrustning och antenn AV-utrustning Centralanläggning för radio och TV Högtalaranläggning stationär Kablar till tele- och datasystem Kommunikationsanläggning Manöverbord, -pulpeter, -paneler för fastighetens skötsel och drift Manöverbord, pulpeter, -paneler för utrustning utgörande del av inredning Radiomast/mottagare Larm Anläggning för: - Banddörrkontroll - Brandlarm/ utrymningslarm - Hisslarm - Inbrottslarm - Nödsignal - Driftlarm 6. Transportsystem Hissar Kulisstransportör -bryggor Mathiss Person- och varuhiss Rulltrappa Trapphiss / 12(14)

37 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Lyftbord Handikapplyftbord Lyftbord, pelarlyft, vagnar, boxar etc. för varutransport Traverser Kran, telfer, travers, etc. 7. Tomt Belysningsstolpe (byte och nyanskaffning) Belysningsstolpe (reparation) Beläggningar, asfalt Brevlåda Bro Brunn Cykelställ Eluttag för bil laggstång inkl beslag o linor undament Grind / Konstnärlig utsmyckning (i samråd med Kultur) Kulvert Lekanordning Mur Orienteringstavla för bil (1 omgång vid ny o ombyggnad) Ramp Regnskydd Sandlåda för fastighetens drift Sandlåda för verksamhet Skylt, hänvisningsskylt verksamhet Skylt, trafikskylt Skärm Skärmtak Sopkärl / sopställ Spaljé Staket, stängsel / Trappa / Trädgårdsmöbel 13(14)

38 Gränsdragningslista Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst Arvidsjaurs kommun Verksamhetsavfall Nyttjanderättshavare () skall sortera ut följande avfallsslag och hålla det skilt från annat avfall: Annat avfall än hushållsavfall (inklusive bygg- och rivningsavfall från omfattande byggverksamhet på fastigheten) lämnas mot avgift på Återvinningscentralen. Avfallet sorteras i metall, trä, brännbart och icke brännbart avfall. Avfall som omfattas av producentansvar: örpackningar och returpapper lämnas vid Återvinningsstation Avfall från elektriska och elektroniska hushållsprodukter, glödlampor och vissa belysningsarmaturer lämnas som el-avfall till Återvinningscentral Däck utan fälg lämnas till däcksverkstad Bilar lämnas till auktoriserad bilskrot eller anvisat ställe för mottagning av uttjänta bilar Kasserade bilbatterier lämnas till Återvinningscentral eller inköpsställe Kasserade små batterier lämnas i batteriholk. Innehåller kasserade produkter lösa batterier ska dessa plockas ur. Är batterierna inbyggda i produkten behandlas produkten som elektronikavfall. Grovavfall, sorteras i metall, trä, brännbart och icke brännbart och lämnas vid Återvinningscentral. Exempel på grovavfall är cyklar, möbler och avfall från smärre renoveringsarbeten i hemmet. Hushållsavfall som i utsorterade fraktioner utgörs av farligt avfall, lämnas vid Återvinningscentral. Läkemedel lämnas till apotek. Cytostatika är farligt avfall och lämnas till Återvinningscentral. Nyttjanderättshavare () skall också sortera ut följande avfallsslag när de förekommer i verksamheten: Icke-brännbart hushållsavfall, lämnas till Återvinningscentral Trädgårdsavfall, komposteras på den egna fastigheten eller lämnas till Återvinningscentral Latrin, komposteras på den egna fastigheten i godkänd anläggning eller lämnas i väl tillslutna kärl längs sopbilens hämtrutt. Endast kärl inköpta från kommunen hämtas. Slam från enskilda brunnar hämtas av kommunen eller den som har kommunens uppdrag Döda sällskapsdjur samt avfall från husbehovsjakt grävs i första hand ner på den egna fastigheten eller på annans mark med fastighetsägarens tillstånd, om det är möjligt och inte kan orsaka olägenhet. Mindre döda djur kan lämnas vid Återvinningscentralen i Arvidsjaur. Asbest ska hanteras separat och lämnas till Återvinningscentral. 14(14)

39 Sammanträdesprotokoll ARVIDSJAURS KOMMUN Árviesjávrien kommuvdna Sammanträdesdatum Blad Socialnämndens utskott SnB Dnr 00202/ Delårsrapport Socialnämnden Delårsrapport januari-augusti 2018 för socialnämnden har upprättats. Socialnämnden prognosticerar ett underskott med 4,202 tkr. Ökning av personalkostnad finns inom individ- och familjeomsorgen (IO), äldreomsorgen och hälso- och sjukvårdsenheten. IO har anställt fler socialsekreterare med hjälp av statliga stimulansmedel. Äldreomsorgens personalbudget är underbudgeterad. Hälso- och sjukvårdsenheten har haft svårt att rekrytera vikarier under sommaren vilket medfört kostnader för sommaravtal, även här är underbudgeterat. Övriga verksamhetskostnader inklusive försörjningsstödet minskar. Intäkterna har minskat, störst minskning är ersättningar från försäkringskassan, ca 3 miljoner. Utskottets förslag till socialnämnden 1. Delårsrapport för socialnämndens verksamheter godkänns. Justerandes sign Beslutsunderlag Utdragsbestyrkande

40 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden 4 Socialnämndens verksamhetsområde Verksamhet Socialnämndens verksamhet omfattar individ-och familjeomsorg, stöd till personer med funktionshinder samt äldreomsorg. Händelser av väsentlig betydelse Inom avdelningen för funktionshindrade har korttidsfritids för barn och unga återöppnats. Ett antal brukare har förlorat assistansersättning från försäkringskassan och kommunen står för hela kostnaden. Iordningsställande av nytt gruppboende har pågått under våren, boendet bemannas och öppnas september-oktober Kostnaderna för försörjningsstöd har minskat med över 1,5 miljoner jmf. med 2017 Inom äldreomsorgen har vi haft minskat tryck på korttidsplatser och särskilda boendeplatser. Under perioden har nytt system för samverkan mellan kommun och Region införts, detta medför merkostnader då verksamheten måste kunna planera för utskrivning årets alla dagar. Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Ökning av personalkostnad finns inom individ- och familjeomsorgen (IO), äldreomsorgen och hälso- och sjukvårdsenheten. IO har anställt fler socialsekreterare med hjälp av statliga stimulansmedel. Äldreomsorgens personalbudget är underbudgeterad. Hälso- och sjukvårdsenheten har haft svårt att rekrytera vikarier under sommaren vilket medfört kostnader för sommaravtal, även här är underbudgeterat. Övriga verksamhetskostnader inklusive försörjningsstödet minskar. Intäkterna har minskat, störst minskning är ersättningar från försäkringskassan, ca 3 miljoner. Investeringar Budget 2018 (kr) Redovisade utgifter (tkr) Kvar av budget (tkr) Diskdesinfektorer Gruppbostad och korttidsfritids Inventarier SOC Totalt Prognos (tkr)

41 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Projektet Diskdesinfektorer ska inte genomföras, medlet överflyttas till projekt Inventarier SOC. Gruppbostad och fritids beräknas vara slutfört i september Projektet Inventarier SOC genomförs enligt plan, d.v.s. under ramtiden Utifrån valresultatet är framtiden oviss, vi vet inte vad kommande regering kommer att satsa på. På kort sikt medför öppnandet av nytt boende inom Avdelningen för funktionshindrade bättre lösning på unga funktionshindrades behov. Inom IO kan den sjunkande arbetslösheten innebära att försörjningsstödet stannar kvar på lägre nivå. Inom äldreomsorgen arbetar vi med införande av välfärdsteknik, förhoppningen är att införande av välfärdsteknik ska innebära mervärden för brukare och personal. Personalförsörjning inom alla våra verksamheter är en utmaning.

42 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Intern kontroll Uppföljningen visar att sjuktalen har minskat. Övriga kontrollpunkter visar delvis måluppfyllelse eller god måluppfyllelse. Riskanalysmodell KONSEKVENS 4 Allvarlig Kännbar Lindrig örsumbar SANNOLIKHET 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 - Sannolik Internkontrollplan 2018 Socialförvaltningen Styrdokument/ Lagstiftning/ Polices Rutin/Process Uttryckt risk Sannolikhet God service och trygghet God service och trygghet God service och trygghet Genomförandeplaner Hygienrond och följsamhetsobservationer Ärenden avseende våld i nära relation Genomförandepla ner upprättas inte Konsekvens Riskvärde Kontrollansvarig Metod Uppföljning När Enhetschef Granskning av att de upprättas och dess kvalitet. Stickprov kontinuerligt Smittspridning Enhetschef 10 följsamhetsobservationer/månad och avd. Granskning av hygienronder sker samt säkerställa kvalitén i hygienrutinerna 2 ggr/år Skyddsbehovet kan inte tillgodoses Uppföljning av aktuella ärenden kontinuerligt Genomförandeplan finns hos merparten av våra brukare Har ej genomförts men inga negativa konsekvenser har påvisats Behoven har tillgodosetts Vid delårs- och årsbokslut Delårs- och årsbokslut Delårs-och årsbokslut Attraktiv arbetsgivare Personalförsörjning och arbetsmiljö Brist på personal, höga sjuktal Enhetschef Uppföljning i personaladministrativa system. medarbetarenkät Sjuktal: 2017 =6, =6,83 Delårs-och årsbokslut

43 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Målrapportering Perspektiv K-mål okusområde Socialnämndens mål Bedömning Bedömningsintervaller Medborgare/Kund Engagerade och nöjda medborgare och kunder Utveckla medborgar-/kunddialog Brukarna ska erbjudas lagstadgad omsorg Mindre än 80 resp 50 Röd Gul Grön 81-90, resp Jämförelsevärde Hemtjänst 90 % nöjda, Boende 60 % Uppföljning Redovisas i november. Perspektiv K-mål okusområde Socialnämndens mål Bedömning Utveckling/Tillväxt Långsiktig hållbar utveckling Mer än 91 resp 63 Underlätta för näringsliv och företagare Lagstadgad service och trygghet för Arvidsjaurbor i alla åldrar och livssituationer Röd Gul Grön Bedömningsintervaller Mer än Jämförelsevärde Antalet ej verkställda beslut per kvartal ska inte vara högre än 5 inom någon del av socialnämndens verksamhet. Utredningstiden för barn och unga ska inte överstiga 4 månader. Uppföljning Perspektiv K-mål okusområde Socialnämndens mål Bedömning Målen uppfyllda Ekonomi God ekonomisk hushållning Samverkan, effektivitet och koncerntänkande Samverkan vid utskrivning från slutenvård ska ske enligt gemensamma riktlinjer med Region Norrbotten Röd Gul Grön Bedömningsintervaller högre Jämförelsevärde Uppföljning Perspektiv K-mål okusområde Socialnämndens mål Bedömning Kostnaderna för utskrivningsklara ska vara låga. Målet uppfyllt Arbetsgivare Attraktiv arbetsgivare Kompetensförsörjning och arbetsmiljö riska medarbetare Röd Gul Grön Bedömningsintervaller Högre än 9,2 8,18-9,2 Lägre än 8,17 Jämförelsevärde Genomsnittliga sjuktal inom hela verksamheten ska inte vara högre än under 2016 Uppföljning Målet uppfyllt

44 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Pernilla Berggren Vik. Socialchef 14 Socialnämnden Händelser av betydelse Nämnden har fått regelbundna budgetuppföljningar samt socialchefens månadsbrev med aktuell information. Ordförande har tjänstgjort enligt plan. Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Den politiska ledningen har klarat sin budget. Måluppfyllelse Nämnden har hållit planerade möten och även ställt upp på möten med personal och medborgare ramtiden Socialnämnden ser fortsatta utmaningar att möta den allt större andelen äldre, fler personer med funktionshinder samt barn och unga i behov av stöd. Leif Rönnqvist Ordförande 40 Socialnämndens ledning, biståndshandläggare, färdtjänst och riksfärdtjänst. Verksamhet Socialchef som även är direkt ansvarig för äldreomsorgen, biståndshandläggare inom äldreomsorgen samt kostnader för färdtjänst ingår i verksamheten Händelser av betydelse Samverkan vid utskrivning från slutenvård har medfört förändrat arbetssätt för biståndshandläggarna, bl a arbete vissa tider under helger. Ny Socialchef har rekryterats, tillträder 1/11. Ekonomi ärdtjänsten har kostat mer än budget.

45 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Personal Sjuktalen har ökat något till 7,36%, långtidssjukskrivningar är orsak. ramtiden Ju fler som bor hemma längre desto högre färdtjänstkostnader kan vi räkna med. Vi fortsätter att arbeta med lag om samverkan vid utskrivning. Rekrytering av chefer och handläggare är fortsatt i fokus Pernilla Berggren Vik. Socialchef

46 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden 4010 Personalpoolen Verksamhet Bemanningsenhet för socialnämndens verksamheter samt kostenheten. Händelser av betydelse Mesta delen av stimulansmedel för ökad bemanning i äldreomsorgen har lagts på resursteamet som utgår från personalpoolen. Personalpoolens chef har deltagit i arbetsgrupp som jobbar med Heltidsresan. Ekonomi Budgeten för personalpoolen är svår att överblicka då intäkterna sker i form av omföringar mellan verksamheter. Socialnämnden har beslutat höja personalpoolens timpris vilket har fallit väl ut. Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Personal Vi har få oplacerade tillsvidareanställda. Inför framtidens pensions avgångar kommer behovet av utbildad personal att vara stor. Alla tjänster annonseras ut externt för att man ska kunna få sökande utifrån. Idag kan man få längre vikariat fast man inte har LAS-företräde. Sjuktalet för poolens anställda har minskat, till stor del beroende på färre långtidssjukskrivningar. Måluppfyllelse och nyckeltal Poolens verksamhet är en nödvändig funktion för att uppfylla målet om god ekonomi och effektivitet. Personalpoolen är en viktig stödresurs till chefer. Målet anses uppfyllt. ramtiden Personalpoolen ser nyttan av fortsatt samarbete med andra enheter inom kommunen. Pernilla Berggren Vik. Socialchef

47 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden 411 Individ och familjeomsorgen Verksamheten Individ- och familjeomsorgen handlägger ärenden rörande ekonomiskt bistånd (försörjningsstöd), förmedling av inkomster, budgetrådgivning/skuldsanering, fastställande av faderskap, familjerätt, adoption, stöd och hjälp till barn/ungdom och föräldrar, vård i familjehem eller på institution samt missbrukarvård jml Socialtjänstlagen (SoL), Skuldsaneringslagen och öräldrabalken. Handläggningen omfattar även utredning, placering och uppföljning av ensamkommande flyktingbarn/-ungdomar. Vård mot den enskildes vilja kan förekomma i enlighet med bestämmelserna i Lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och Lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). Ärenden avseende dödsbon handläggs enligt Ärvdabalken. Individ- och familjeomsorgens budgetprognos är svår att förutsäga, då kostnaderna till stor del styrs av enskilda kommunmedborgares behov av stöd. Även flyktingar och deras anhöriga som efter avslutad tid i etablering behöver stöd kan ansöka om individanpassade insatser. Händelser av betydelse Som ett led i arbetet att förbättra socialsekreterarnas arbetsmiljö har vi omfördelat personal för att stärka upp den grupp som arbetar med barn och unga. Detta har möjliggjorts att vi har allt färre ensamkommande ungdomar inskrivna. Många asylsökande har skrivits upp i ålder och återgått till Migrationsverkets försorg. Andra, med uppehållstillstånd, skrivs ut i takt med att de blir äldre och klarar sig själv. Delegation unga till arbete även kallad ungdomssatsningen fortgår och vi ser positiva resultat. Målgruppen är år, men även de upp till 29 år, som varken studerar eller arbetar. I samverkan med Arbetsförmedlingen, Resurscentrum och Sandbackaskolan arbetar vi för att långsiktigt och varaktigt minska arbetslösheten. Målet är att öka andelen unga som avslutar sina gymnasiestudier och kommer ut i arbete och egen försörjning. Antalet inskrivna inom vår öppenvårdsverksamhet på Pärlan har ökat från 90 till 106 under perioden januari augusti 2017 till samma period lertalet är unga med drogproblematik. Personal Antal årsarbetare 17 (varav 6 på deltid och en med stöd av Af). Sjukfrånvaron har minskat från 5,91 till 0,83. Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto

48 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Kostnaden för personal ligger under budget. Kostnaderna för familjehems- och institutionsvård är fortsatt höga och endast en liten andel är återsökningsbar. Vi överskrider budget. Kostnaden för institutionsvård för personer med missbruksproblem är fortsatt hög. Antalet placeringar är oförändrat vi överskrider budget. Kostnaden för försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd har minskat rejält. Vi ligger klart under budget. Totalt ligger IO 7 % under budget för perioden. Måluppfyllelse inkl. nyckeltal Barn och unga Individ- och familjeomsorgen har mottagit 131 anmälningar om barn och ungdomar som kan befaras fara illa (149 anmälningar samma period 2017). Samverkan med förskola/skola, mödraoch barnhälsovård, och barn- och ungdomspsykiatri enligt våra gemensamma riktlinjer Norrbus. Här finns fortsatt vissa förbättringsområden. Vi har god tillgång till familjestödjande insatser. Målen rörande barn och unga anses delvis uppfyllda. Vård i familjehem/institution 14 barn/unga har varit placerade i familjehem (19 under 2017) varav 6 i konsulentledda familjehem (10 under 2017). 5 ungdomar har vårdats på institution (15 under 2017). Minskningen utgörs till största del av ensamkommande. 4 placeringar har skett med stöd av LVU (oförändrat), övriga enligt SoL. En liten del av vårdkostnaderna kan fortfarande återsökas från Migrationsverket. Ekonomiskt bistånd/försörjningsstöd Netto utbetalt: tkr (3 708 tkr år 2017). Vår tillgänglighet är god och beslut delges vanligtvis inom 2 4 veckor. Vårt förbättrade arbete med att erbjuda och ge ekonomisk rådgivning leder till att kostnaderna för det ekonomiska biståndet på sikt kan sänkas. Målen är uppfyllda. Missbrukarvård/Pärlan 22 nya ärenden (21 nya under 2017). 6 personer har erhållit bistånd i form av institutionsvård, en enligt LVM och övriga enligt SoL (8 personer under 2017). 7 personer har beviljats strukturerat öppenvårdsprogram (10 personer under 2017). Vår tillgänglighet är fortsatt god. Målen anser vi vara väl uppfyllda. ramtiden Vi ser i samhället allt mer tydliga tecken på arbetskraftsbrist och arbetslösheten sjunker. örsörjningsstödet följer samma positiva utveckling. Skolan är alltid en viktig samverkanspart i vårt förebyggande arbetet med barn och unga. Då stora förändringar har skett och sker inom skolans och elevhälsans ledning behöver vi nu jobba för att skapa nya relationer, säkerställa samverkan och förhoppningsvis också hitta nya arbetssätt. ör att personalen ska må bra, orka och vilja arbeta kvar måste fokus ligga på en god arbetsmiljö. Vi behöver även arbeta offensivt i rekryteringen av nya medarbetare. Anna Lindbäck Enhetschef IO

49 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden 431 Avdelningen för funktionshindrade Verksamhet Inom avdelningen för funktionshindrade ges stöd till personer med olika typer av funktionshinder. Verksamheten omfattar personlig assistans, 3 gruppboenden, dagverksamheter, ledsagning, kontaktpersoner, kontaktfamilj, stöd i boendet m.m. I kommunen finns 16 ärenden med personlig assistans enligt Socialförsäkringsbalken (SB). 8 av dessa ärenden har kommunen som utförare och därmed A som arbetsgivare örsäkringskassan omprövar ärenden enligt SB, personer som har hjälp med personlig assistans kan förlora sin rätt till den statliga assistansen och kommunen måste tillgodose behovet utan ersättning från K. A har idag 6 ärenden där vi står för hela kostnaden för personlig assistent, där brukarna har förlorat sin assistans och/eller överklagat men inte fått besked. Kostnaden för detta är kr/månad, kr/år. Händelser av betydelse En ny Områdeschef började under våren. En ny rekrytering av Områdeschef pågår pga pensionsavgång. Se mer under Ekonomi för information om nya verksamheter. Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Vi prognosticerar underskott i budgeten. Detta beror på nystart av korttids/fritids Trasten för barn med funktionshinder i mars 2018 och start av boendet Staren i september Detta ska på sikt ge lägre kostnader för kommunen eftersom 3 av dessa brukare som ska flytta till Staren är idag placerade i andra kommuner av en kostnad på totalt 7,5 miljoner/år. Ersättning i LSS utjämningen för korttids/fritids för i år kommer tillbaka till kommunen efter 2 år, så det syns i kommunens budget 2020, inte i A:s budget. Måluppfyllelse Sjuktalet har minskat från 7,61% till 4,89 % under perioden. Brukarna har blivit mer komplexa och fler svårigheter utifrån samsjuklighet. Personalen behöver kompetensutveckling och det är ett bra utbud i kommunen av gratis utbildningar, utifrån att det finns samarbete med Akademi Norr och Norrbottens Kommuner. A har inga ej verkställda beslut.

50 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden ramtid Arbetsmiljön för handläggare och chefer inom A är fortsatt tung. Den höga arbetsbelastningen är konstant och detta syns på flextiden som alltid är utnyttjad till max hos vissa chefer, för att hinna med de arbetsuppgifter som är akuta. Verksamhetsplanering, dokumentation, personalvård mm är områden som får stå tillbaka, de hinns inte med. öljden av denna stress blir sämre immunförsvar och i längden sjukfrånvaro, både kort- och långtidsfrånvaro. Detta är mycket oroande och måste inom kort åtgärdas! Jenny Bjuhr Enhetschef A, Avdelningen för funktionshindrade 451 Hemtjänst, närståendestöd, färdtjänst och riksfärdtjänst Hemtjänst Hemtjänsten består av sex grupper, fem i tätorten, samt en i Glommersträsk. Beviljade insatser verkställs mellan kl och Hälso- och sjukvårds insatser utförs på delegation av distriktssköterska eller enligt SoL i form av egenvård. I Glommersträsk verkställs även beslut enligt SB/LSS. Omsorgs- och omvårdnadsbehovet har under första delåret varit lägre jämfört med tidigare år. Vi har därför kunnat vakanshålla delar av tjänster i samband med kortare och längre frånvaro. Sista delåret har insatstiden ökat och så även möjligheterna att vakanshålla pass. Statistiken innefattar inte följeslagare till och från sjukhus, installation och åtgärd av larm samt gemensamma aktiviteter för våra brukare. Ant tim insatstid Jan eb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov

51 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Personalkostnaderna är högre än budget i nuläget vilket främst beror på att indragningen av en tjänst i Glommersträsk verkställdes under sommaren. Vi har vakanshållit delar av tjänster, sparat timmar vid korttidsfrånvaro och lagt semesterschema med lägre bemanning. En sammanhållen hemtjänst med verksamhetsnära chefer bidrar till samarbete och att hålla nere behovet av vikarier vid korttidsfrånvaro. Vi har också haft unga outbildade semester- och timvikarier med lägre timlöner. Trygghetslarm/ärdtjänst/Riksfärdtjänst/Närståendestöd Inget avvikande mot budget Händelser av betydelse Handledarutbildningarna fortsätter och i år har vi fyra till som klarat del 1 och sju som klarat del 2. Under våren stoppades insatser i brukarens hem då det inte fanns utrymme att använda nödvändiga hjälpmedel i hemmet. Korttidsplats erbjöds som alternativ och brukaren flyttade dit. Systemet LifeCare började användas vid årsskiftet, detta har dock inte haft någon större påverkan på baspersonalens del av bugeten, dock har kostnaderna för chefers löner ökat i och med helgtjänstgöringen. Personal/Arbetsmiljö Arbetsmiljön har under sommaren, i stort sett, varit bra. Undantag finns, där arbetsmiljön är psykiskt påfrestande och delvis fysisk riskabel, där finns också handlingsplaner och stöd. Även i år har man redan vid semesterplaneringen kunnat minska behovet av vikarier. Vi har överlag haft duktiga och ansvarstagande semestervikarier, och det har varit en mycket god stämning mellan grupperna och man har tillsammans hittat lösningar när det saknats vikarie eller vid tillfälliga toppar. Sjukfrånvaron för perioden (7,6 %) har ökat jämfört med samma period föregående år (6,2 %). *En stor del av frånvaron beror fortfarande på långtidssjukskrivningar, dessa är dock inte arbetsrelaterade, men korttidsfrånvaron har varit högre. Sommaravtalet, där ordinarie personal fått ersättning när man arbetat extra pass på lediga dagar, har nyttjats vid 2 tillfällen. Omsättningen på timvikarier fortsätter att vara hög då de snabbt får tills vidare tjänster eller längre vikariat. em tillbud och åtta arbetsskador har rapporterats. Nödvändiga åtgärder har vidtagits.

52 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Måluppfyllelse och kvalitet Vi fortsätter att arbeta målinriktat för att möjliggöra kvarboende och för att våra brukare skall fortsätta att vara nöjda med utförda insatser och känna sig trygga. Dock har indragningar och besparingar inneburit att både brukare och personal är mindre nöjda nu än tidigare år. ramtiden I mitten/slutet av september ska hemtjänstgrupp 4 testa Appvas MCSS tillsammans med Ringelstas personal, detta inom ramen för välfärdsteknologiprojektet. Vi har även börjat undersöka möjligheterna för att införa ett teknologiskt planeringssystem istället för att jobba med pennor och papper. Emma Karlsson Hemtjänstchef 4520 Gemensamma kostnader äldreomsorg Verksamhet Innehåller kostnader för internhyror för äldreomsorgens verksamheter i Braxen samt stimulansmedel för välfärdsteknik. Händelser av betydelse Socialstyrelsen har beviljat kommunen medel till välfärdsteknik som ska förbrukas under Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto ramtiden Vi planerar för att ha en projektledare under hösten. Pernilla Berggren Vik. Socialchef

53 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden 4523 Länsmansgården Verksamhet Länsmansgården A/B C/D är ett särskilt boende som består av fyra avdelningar på övre plan med totalt 42 lägenheter och 44 boenden. Bemanning av baspersonal finns dygnet runt. som även bemannas på Ekan och Bryggan på nedre plan. Lägenheterna är anpassade för att klara personer med stort omsorgsbehov. Hittills under 2018 har det skett 9 st inflyttning jämfört med 8 st under 2017 samma tid. Händelser av betydelse Grupperna har fått många nya biståndsbeslut som gäller hemtjänst i särskilt boende. Man jobbar för att lära sig det nya arbetssättet Personalen har tillgång till bärbara datorer vilket medför att dokumentationen har blivit mer lättillgänglig för personalen Sommarperioden har av de flesta personal upplevts som väldigt bra. Men väldigt varmt och jobbigt för både personal och boende. Liten frånvaro samt bra och vana vikarier. 5 vikarier har vi fått nystartsbidrag för under sommaren vilket medfört att kostnaden blivit lägre. I samband med att Arvidsjaur fastighetsförvaltning tog över fastigheten så har vi haft ett fortsatt bra samarbete så att de har hjälp oss vid frånvaro hos verksamhetens vaktmästeri. Vi har problem med sophanteringen pga kylaggregat har slutat fungera samt luften på avdelningarna. Vi jobbar på en lösning på det tillsammans med fastighetsförvaltaren. Vi har varit tvungna att köpa in nya lyftmotorer till verksamheten Resurs centrum tvättar arbetskläderna till all personal med start i början på året Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Matkostnader ligger i rimlighet med de prisökningar som skett under året. Sjuktalet är lägre än 2017 samma period. Budgetprognosen visar ett överskridande p.g.a. löneökningar inte är med i budgeten.

54 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Personal 26,55 i grundtjänst dag samt 10 st nattpersonal 44 boendeplatser 0,61 personal per boendeplats dagtid Personalgrupperna är ansvarsfulla grupper som tagit mycket ansvar inför bemanningen samt intag och behov av vikarier. Bra samarbete med personalpool och övriga verksamheter inom socialförvaltningen för att lösa akuta problem. Under nattens timmar samarbetar man med nattpatrullen som kan hjälpa till vid behov. Budgeten är underbudgeterad redan från årets början vilket medför att disponibel tid uppstår samt att det blir viktigare att planera in ledigheter i förväg för att täcka upp med befintlig personal i samband med schemaläggning. Vi har under året haft möjlighet att anställa extratjänster med pengar från arbetsförmedlingen och det har tagits väl emot av alla personal och boende. Sjukfrånvaro är lägre än förra året samma period. Samarbete mellan grupperna har prioriterats. Personalträffar har genomförts regelbundet. Teamträffar har genomförts men önskemål finns att det kan ske oftare. Medarbetarsamtal har genomförts med samtliga anställda. Lönesamtal är genomförda med alla grupper. Systematiskt arbetsmiljöarbete pågår ständigt. Succesiv anpassning till hemtjänst i särskilt boende pågår vilket medför ett nytt sätt att arbeta på. Vi upplever det svårare att få tag på utbildad personal samt att vi känner av att vakanshålls tjänster på personalpoolen som medför svårigheter att lösa viss frånvaro. Samt att stimulansmedlen försvinner 2019 vilket kommer att påverka behovet av arbetsanhopningar. ramtiden/mål Att fortsätta jobba med och utveckla PPP Att arbeta för att personalen ska bli trygg i dokumentationssystemet. Att nöjdheten bland boende och anhöriga skall öka Att ett nytt arbetssätt krävs för att möta upp krav på hemtjänst i särskilt boende. Att samtliga boende skall ha en genomförandeplan som är aktuell. Att vi ska fortsätta ha god samverkan med Sandbackaskolan och arbetsförmedlingen för att trygga personalförsörjningen och säkerställa kompetensen. Att fortsätta arbetet att se över rutiner vid beställningar av varor samt fortsätta med arbetet att göra ett gemensamt förråd Att få bättre inomhusklimat på avdelningarna under hela året för både boende och personal Eva Granlund Boendechef

55 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden 4521 Bryggan/korttidsboende Verksamhet Bryggan är ett korttidsboende och består av 15 korttidsplatser som under året haft varierande antal gäster, snittet under perioden januari-juni är 12 gäster/vecka. De som vistas här har beslut från Biståndshandläggare som kan variera mellan korttidsvistelse för olika behov samt rehabiliteringsvistelse. Händelser av betydelse Under början av året var arbetsmiljön inte så bra, personalen kände sig stressade och den psykosociala arbetsmiljön var inte bra. Vi har under våren jobbat med en ny arbetsordning enligt PPP - Praktisk professionell planering på Personalmöten och en planeringsdag, som hjälper personalen att planera arbetet så att alla vet vad de ska göra under dagen. Detta har gjort att det blivit lite lugnare men vi måste fortsätta arbeta med detta för att få en bra och fungerande arbetsordning. Det har varit mycket omsättning av personal under våren, en ny tillsvidare anställd och 4 vikariat för personal som är tjänstlediga. Även detta påverkar arbetsgruppen eftersom de måste lära känna varandra innan de hittar sin roll i gruppen. Ett problem på avdelningen är att Matsalen/köket är för trångt när det är många gäster, framförallt runt bordet. Ett av problemen är att bordet står på en öppen yta som även är passage in på avdelningen och när många gäster har rullatorer som parkeras i närheten så blir det väldigt trångt att ta sig fram. Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Det ser ut som vi har hållit budget ganska bra, har förbrukat 50,4%. Vi köper fortfarande städ för att städa toaletterna på avdelningen en gång/dag av kommunens städ för att personalen ska få mer tid till omvårdnaden. Under de perioder vi har det lugnt så försöker vi se över behovet av vikarier för att kunna spara pengar. Vi har även sålt tid då det har varit möjligt. Personal Bemanning: 8,0 årsarbetare Hel- deltid fungerar bra i gruppen, 7 heltider och en som jobbar 80%, de 20% som är över används till att täcka upp 3 helger/7 veckors schema. Arbetsmiljön genom riskinventering är en stående punkt på alla Personalmöten. Gruppen har låga sjuktal, 2,18%.

56 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Måluppfyllelse och kvalitet inkl. nyckeltal Har till största del nått måluppfyllelse. Vi genomför regelbundna och tidsplanerade personalmöten. Planeringsdag har genomförts under våren. Omsorgstagarna har deltagit i Kultur i vården. Läs- och sångstunder har genomförts kontinuerligt minst 1 gång i veckan. Bibehållen kvalitet Kompetensen är hög hos baspersonalen. Samarbetet mellan sjuksköterskorna och rehabpersonalen är bra, vilket tillsammans leder till en hög kvalitet på genomförda insatser. Personaltäthet/KREHAB (dag) antal årsarb. antal platser täthet/rum 8,0 15 0,53 ramtiden Vi kommer att arbeta med arbetsmiljön både den psykiska och fysiska. Bla annat jobbar vi vidare med PPP för att få till ett bra arbetssätt så att stressen och arbetstyngden minskar. Vi skulle behöva se över matplatsen så att det blir bättre utrymme för gäster samt hjälpmedel. Vi har även önskemål om att få till en bättre utemiljö. Maria Östman Boendechef

57 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden 4522 Ekan Verksamheten Ekan är ett vård- och omsorgsboende med åtta boendeplatser. I gruppen arbetar sju undersköterskor/vårdbiträden och en Patientansvarig sjuksköterska är knuten till boendet. Händelser av betydelse Under sommaren har boendechefen blivit långtidssjukskriven, vikarie har tillsatts.. Sjukfrånvaron är mycket hög, ca 18% varav långtidssjukskrivningar utgör hälften. Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Ekan har ett litet överskridande. Personal Ekan har 6,5 tjänster, något högre bemanning än på andra boenden, orsaken är att med färre tjänster går det inte att få ihop fungerande schema. ramtiden Vi ska fortsätta med att vårt arbete vad det gäller god arbetsmiljö och gott bemötande gentemot våra boende, deras anhöriga och övriga som vi möter i vårt dagliga arbete. Pernilla Berggren Vik. Socialchef 4526 Ringelsta, inkl Björken och Blåklockan Verksamheten Ringelsta är ett särskilt boende bestående av 48 lägenheter varav 22 är i gruppboendeform. Vi har sedan 2013 två korttidsplatser i huset, en på Björken och en på Blåklockan (gruppboenden), vilka har varit belagda några månader under detta halvår. Måltiderna äts i restaurangen eller i lägenheterna förutom de som bor i gruppboende som äter i gemensam matsal.

58 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Händelser av betydelse I februari började Margareta Persdotter som ny chef här på Ringelsta, hon jobbade i början fram tom juni månad 75% här och 25% som chef på Ensamkommande barn. Under den tiden hade hon mycket att göra eftersom hon skulle sätta sig in i verksamheten här samtidigt som hon skulle avsluta verksamheten Ensamkommande barn. Sköterskorna har haft internutbildningar en gång/månad för baspersonalen fram till maj månad, vilket innehöll kunskap som de är i behov av tex diabetes, palliativ vård m.m. Kultur i vården har haft många aktiviteter i huset, uppskattade aktiviteter är bl.a Dans som är en gång i månaden. Solrummet har används flitigt, både av pensionärer utifrån, men även från andra boenden och självklart även av boende här i huset. Det är väldigt uppskattat av dem som använder det. Sommaren är som alltid en orolig tid, svårt att rekrytera personal inför sommaren vilket även gjort att det blir problem när vikarier eller ordinarie personal blir sjuka. På grund av svårigheter att kunna tillsätta vikariat vid dessa tillfällen så har några ordinarie personal fått kompensation för extra arbetspass enligt Sommarförmåner Ordinarie personal har inte behövt flytta eller bryta sin semester i år. I år har vi haft motiverad och arbetsvilliga vikarier med hög närvaro. Resursteamet, som startade i oktober 2015, har gjort att de boende har en möjlighet att få mer tid för aktivering samt få fara på aktiviteter under kvällar och helger när det är mindre personal i tjänst. Ekonomi Vi har inte klarat budgeten under perioden. Under slutet av 2017 och nu under våren har det avlidit ovanligt många boende i huset jämfört med tidigare år. Detta har i samband med att det inte funnits behov av särskilt boende i samma utsträckning inneburit att flera lägenheter/rum stått tomma en längre tid och då har vi inte fått in hyra/intäkter. Vi har kunnat spara in del av personalkostnader på grund av att lägenheter har stått tomma längre perioder under året, vilket gjort att vi inte behövt ta in vikarier vid all frånvaro, men det täcker inte de minskade intäkter som tomma lägenheter medför. astän vi inte tagit in vikarier fullt ut så har vi inte klarat att hålla personalbudgeten och det kan bero på att budgeterade lönerna inte täcker faktiska lönerna. Personal Under året har vi genomfört regelbundna och tidsplanerade personalmöten samt haft planeringsdagar och medarbetarsamtal. 1 arbetsskadeanmälning och 1 tillbudsrapport har inkommit hittills under året. Jämfört mot föregående år ser vi en minskning så här långt. Sjukfrånvaron har varit 12,3 % januari tom augusti, ökning jämfört med långtidssjukskrivningar från 1 mån upp till 6 mån, 4 personal har varit deltidssjukskrivna 25-50%. Periodvis under året har arbetstyngden varit hög. Personal uttrycker stress, otillräcklighet för de boende vilket bl a gör att dokumentationen inte hinns med.

59 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Måluppfyllelse och kvalitet inkl nyckeltal Vi har klarat de flesta uppsatta målen under året. Personaltätheten/Ringelsta (utan nattpersonal) Antal årsarb Antal boende Antal lgh Täthet/boende Täthet/lgh Svalan 9, ,60 0,64 medboende Björken 6, ,55 korttidsrum 0,55 Rönnen 8, ,65 0,70 Blåklockan 6, ,55 korttidsrum 0,55 Personaltätheten/Ringelsta (med nattpersonal) Ca 7,70 37,7 0,75 0,78 Nattpatrullen 1,93 Vi försöker se till så att alla grupper i huset hjälper varandra, när möjlighet finns, istället för att ta in extra personal. Då vårdtyngden varit lättare periodvis under året har vi kunnat lägga viss tid Disponibel vilket innebär att vi kunnat sälja tid till andra grupper eller täcka upp frånvaro i huset. ramtiden Vi fortsätter att se över bemanningen i alla grupper och även arbeta för att få personalgrupperna att bli bättre på att samarbeta. Vi måste även fortsätta arbeta med arbetsmiljön både den psykiska och fysiska för att personalen ska känna arbetsglädje och orka med arbetsbelastningen eftersom vi ser att de som flyttar in på Ringelsta har stora vård- och omsorgsbehov. Vi fortsätter att arbeta enligt PPP (praktisk professionell planering), vilket innebär att strukturera verksamheterna och planera vardagen på ett bättre sätt. Vissa av grupperna har kommit längre i att planera, och vi fortsätter att jobba med PPP för att utveckla arbetssättet. Vi hoppas att detta gör så att personalen får mer arbetsglädje, samt att ambitionen att genomföra individuella/gemensamma aktiviteter för de boende ökar. Vi börjar nu i höst med Digital signering av mediciner på ipads eller smartphones som är ett projekt på 6 månader till att börja med. Vi hoppas att det ska innebära mindre läkemedelsavvikelser och säkrare hantering av medicinerna. Vi oroar oss för nästa år när Resursen kommer att försvinna eftersom det har varit en stor tillgång för både personal och boende. Vi kan också se att urvalsunderlaget vid rekrytering minskar och personalförsörjningen är en stor utmaning framåt. Allt färre outbildad personal söker tjänster och färre söker sommarjobb inom vård- omsorg. Vi kan se en trend att fler med annan etniskbakgrund söker jobb hos och fler män.

60 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Maria Östman Margareta Persdotter Boendechefer

61 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden 453 Hälso- och sjukvårdsenheten Verksamheten Kommunens hälso- och sjukvårdsenhet innefattar all kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal, sjukvårdsansvar upp till sjuksköterskenivå dygnet runt i kommunens särskilda boenden för äldre och funktionshindrade samt hembesök/hemsjukvård i ordinärt boende för personer över 18år. Hälso- & sjukvårdens budgetprognos är svår att förutsäga, då kostnaderna till stor del styrs av enskilda patienters hälso- & sjukvårdsbehov och verksamheten kan inte styra vilka patienter som vårdas. Händelser av betydelse Under hösten startar ett nytt boende inom avdelningen för funktionshindrade vilket innebär merkostnader för personal och verksamhet detta är inte budgeterat och medför en högre prognostiserad kostnad. Denna sommar har det varit svårare än tidigare att rekrytera sjuksköterskor vilket har inneburit att en sjuksköterska har enligt sommaravtal flyttat beviljad semester samt att ca 14 enskilda pass har lösts enligt sommaravtal med befintliga sjuksköterskor för att klara grundbemanning. ör arbetsterapeuter och sjukgymnast har samarbetet med hälsocentralen kunnat genomföras som tidigare och vi har klarat sommaren på så sätt med en vikarierande arbetsterapeut under 4 veckor. I hemsjukvården har palliativa vårdats i hemmet men vi har klarat det med få övertidstimmar. De patienter som vårdas på korttidsplats kommer från sjukhus och skrivs ut tidigare vilket inneburit ett högre behov av hälso- & sjukvård än tidigare. Vi har haft en hög förbrukning av hälso-& sjukvårdsmaterial såsom omläggningsmaterial, inkontinenshjälpmedel och även tekniska hjälpmedel, denna kostnad kan vi inte påverka då kostnaden beror på vilka patienter som för tillfället vårdas. Personal Antal årsarbetare 21,8 inklusive chef (varav 5 på deltid). Sjukfrånvaron har minskat med 1% till 3,3. Ekonomi Årsbudget Utfall period Prognos Personal Verksamhet Internhyror Summa kostnader Intäkter Netto Kostnaden för personal ligger över budget. Kostnaderna för verksamhet, vi överskrider budget. Totalt ligger HSE över budget med ca 1000,0 för perioden.

62 Arvidsjaurs kommun Delårsrapport Budgetåret 2018 Socialnämnden Måluppfyllelse inkl. nyckeltal God hygienisk standard Vi har inte hunnit med att genomföra hygienkontroller enligt internkontrollplan och därför inte kunnat mäta målen. Attraktiv arbetsgivare Sjukfrånvaron har minskat. ramtiden Vi ser i samhället allt mer tydliga tecken på att hälso- & sjukvård förflyttas från regionens slutenvård till kommunens hemsjukvård och särskilda boenden vilket medför att vi behöver behålla den bemanning vi har idag och eventuellt utöka den både vad gäller sjuksköterskor och sjukgymnast. ör att personalen ska må bra, orka och vilja arbeta kvar måste fokus ligga på en god arbetsmiljö. Viktoria Norberg, Chef HSE

63 Avvikelserapporteringsblankett Blanketten används vid redovisning av avvikelsehantering vid delårsbokslut och bokslut, där avvikelsehanteringen följs upp. Redovisa planerade åtgärder samt följ upp effekten av genomförda åtgärder. Planerade och genomförda åtgärder kommenteras i särskild bilaga. Liksom effekter på verksamhetens mål. Verksamhet/Enhet/Nämnd: Socialnämnde Datum för uppdatering: Åtgärd Datum Planerad årseffekt (tkr) Prognos utfall helår (tkr) Uppföljning årets utfall (tkr) Planerad årseffekt (tkr) Prognos utfall (tkr) Uppföljning årets utfall (tkr) Planerad årseffekt (tkr) Vakanshållning av personal inom hemtjänsten ,00 50,00 50,00 4 Nytt boende inom A 0, , ,00 6 Prognos utfall (tkr) Uppföljning årets utfall (tkr) Minskade kostnader för barn och unga genom ökat samarbete på hemmaplan. 0,00 500,00 500,00 15 Summa åtgärder: 50,0 0,0 0, ,0 0,0 0, ,0 0,0 0,0 örklaring: 1. Datum när åtgärd vidtas 2. Planerad årseffekt innevarande år. Nettokostnadsminskning avges i plus och nettokostnadsökning i minus (dvs. ökade intäkter anges med plus). Avvecklingskostnader ska tas med. 3. Prognos av utfallet vid delårsbokslut. Prognos uppdateras i april och augusti (vid delårsboksluten.) 4. Uppföljning av årets utfall för åtgärden. Nettokostnadsminskning avges i plus och nettokostnadsökning i minus (dvs. ökade intäkter anges med plus). Avvecklingskostnader ska tas med.

64 Beskrivning av åtgärd och konsekvenser på verksamhetsmålen Beskrivning åtgärd 1 Vakanshållning hemtjänst 2 3 Nytt boende inom A Minskade kostnader för barn och unga örvaltningen bedömer att besparingar under 2018 inte kan genomföras utan svåra 9 konsekvenser för enskilda samt svårighet att följa lagstiftningens krav Konsekvenser Svårt att rekrytera personal, ökade sjukskrivningar Inga negativa konsekvenser men svårt att bedöma hur det nya boendet kan fylla alla behov som brukarna har. Inga negativa konsekvenser om vi kan erbjuda bra lösningar på hemmaplan.

65 Sammanträdesprotokoll ARVIDSJAURS KOMMUN Árviesjávrien kommuvdna Sammanträdesdatum Blad Socialnämnden Sn Dnr 00201/ Riktlinjer för handläggning av avgifter inom omsorgen om äldre och funktionshindrade örslag till riktlinjer för handläggning av avgifter inom omsorgen om äldre och funktionshindrade har upprättats. Justerandes sign Beslutsunderlag Utdragsbestyrkande

66 Arvidsjaurs kommun / Árviesjávrien kommuvdna Riktlinjer för handläggning av avgifter inom omsorgen om äldre och funktionshindrade astställda av socialnämnden Riktlinjer för handläggning av avgifter inom omsorgen om äldre och funktionshindrade Dokumentnamn Dokumenttyp astställd/upprättad Beslutsinstans Styrande dokument Riktlinjer Socialnämnden Dokumentansvarig Giltig till Socialnämnden Dokumentinformation Dnr 00201/2018