2 VP 08 (8)

Transkript

1 VP 08 1 (8) Forum för strategisk servicesamverkan verksamhetsplan för Rapportering Förvaltningspolitiken Regeringen har i budgetpropositionen för år 2008 föreslagit att målet för politikområdet Effektiv statsförvaltning ändras till följande: Målet för politikområdet är att stärka statsförvaltningens förmåga att lösa sina uppgifter rättssäkert och effektivt till nytta för medborgare, näringsliv och beslutsfattare. Svensk statsförvaltning ska enligt regeringen vara rättssäker, effektiv och medborgarorienterad. Detta ska uppnås genom att utveckla styrningen, och då inte minst den ekonomiska styrningen, samt ledningen och organiseringen av statlig förvaltning. Här ingår också att säkerställa att alla myndigheter bidar till förvaltningens verksamhetsutveckling. I fokus för förvaltningspolitiken står tre uppgifter i regeringens översynsoch förändringsarbete: Att klargöra statens roll och uppgifter, Att sätta medborgare och företag i centrum genom ökad samverkan mellan myndigheterna, Att förbättra styrningen genom tydligare rollfördelning och bättre dialog mellan regeringen och myndigheterna. Regeringen har redan tagit ett antal initiativ i sitt översyns- och förändringsarbete på området: Förvaltningskommittén har fått regeringens uppdrag att se över den centrala statsförvaltningens uppgifter och organisation. Inriktningen är en koncentration på statens kärnuppgifter, en tydligare gränsdragning mellan förvaltning, politik och marknad och en större roll för det civila samhället. En särskild utredare har fått till uppgift att genomföra en översyn av stabsmyndigheterna (ESV, Kammarkollegiet, Statskontoret och Verva). Statistiska centralbyrån har fått i uppdrag att förbereda inrättandet av ett myndighetsregister över samtliga myndigheter under regeringen. En särskild utredare har fått i uppdrag att utvärdera styrformen resultatstyrning (Styrutredningen). Utredaren ska lämna förslag till hur resultatstyrningen bör förändras och utvecklas i syfte att förbättra styrningen av myndigheterna samt ange vilka förutsättningar detta kräver och vilka begränsning som finns. admin C:\Documents and Settings\cala\Skrivbord\VP-2008-Forum-f-strategisk-servicesamverkan.doc

2 2 Inom regeringskansliet pågår ett projekt/utvecklingsarbete för utveckling av horisontell styrning och styrning av tvärsektoriella områden. Arbetet syftar till att hitta nya styrformer som utgår från ett helhetstänkande där flera myndigheter kan verka tillsammans för att uppnå gemensamma mål. Regeringen har fattat beslut om en ny myndighetsförordning (2007:515). Förordningen som träder i kraft den 1 januari 2008, innebär bl.a. att det ansvar en myndighetschef, eller i förkommande fall, en styrelse, har inför regeringen tydliggörs. Regeringen har tillsatt en särskild utredare med uppgift att stödja de statliga myndigheterna i deras arbete med att inrätta lokala servicekontor. I uppdraget ingår att utreda former för samverkan mellan statliga myndigheter och kommuner och möjligheterna till samverkan med viss kommersiell service. Genom utveckling av den elektroniska förvaltningen ska mötet med medborgare och företag förenklas och förvaltningens verksamhet effektiviseras. Regeringen har gett stabsmyndigheterna i uppdrag att driva på arbetet med att skapa en s.k. e-förvaltning. Regeringen har även tillsatt en statssekreterargrupp med uppgift att stärka samordningen i regeringskansliet av frågor som är av betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning. I budgetpropositionen redovisar och aviserar regeringen fortsatt inriktning och nya initiativ inom förvaltningspolitiken. Följande frågor kan ha betydelse för forumets fortsatta inriktning/verksamhet: Utifrån de brister som identifierats och de förslag som lagts i rapporten om en mer helhetsinriktad styrning (dnr Fi2006/2687) kommer utvecklingsarbetet att intensifieras. Arbetet med att höja förvaltningens samlade produktivitet, kvalitet och tillgänglighet med hjälp av IT fortsätter. Regeringen kommer att ta fram en nationell handlingsplan för utvecklingen av den elektroniska förvaltningen. För att effektivt kunna dra nytt av IT i hela den offentliga förvaltningens verksamhetsutveckling krävs en samsyn över sektorsoch huvudmannagränser. Ur ett förvaltningspolitiskt perspektiv är de t.ex. viktigt att frågor relaterade till artikel 8 i EU:s tjänstedirektiv uppmärksammas på både statlig och kommunal nivå. Regeringen avser se över förbättringsmöjligheter i samarbetet med den kommunala sektorn gällande kommunala e-förvaltningsplaner för utveckling, rationalisering och medborgarnytta i den offentliga sektorns e-förvaltning.

3 3 Regeringen har som ambition att lämna en proposition till riksdagen under våren 2008 vad gäller möjligheter till utökat elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheter i syfte att minska felaktiga utbetalningar, effektivisera myndigheterna samt förbättra servicen och förutsebarheten för enskilda. Regeringen avser att besluta om ett uppdrag att analysera hur myndigheternas arbete med en förbättrad service bedrivs idag samt föreslå fortsatta insatser. Bakgrunden är den försöksverksamhet som bedrevs av ett tjugotal myndigheter åren med serviceåtaganden. Regeringen vill följa upp erfarenheterna och få underlag för överväganden om man bör gå vidare. I syfte att samlat och mer utförligt redovisa regeringens arbete med ett utveckla styrningen, ledningen och organiseringen av statlig förvaltning överväger regeringen att till riksdagen överlämna en förvaltningspolitisk skrivelse eller proposition under mandatperioden. Resultat och erfarenheter från 2007 En erfarenhet som gjorts under året är att de frågor som Forumet driver om sammanhållna medborgarprocesser blir allt mer aktuella. Såväl regeringens uppdrag att driva på utvecklingen av gemensamma servicekontor som uppdraget att analysera och lämna förslag för bättre service till medborgarna är ett tecken på detta. Forumet har ett övergripande processtänkande som syftar till att förbättra medborgarservicen och effektivisera myndighetsöverskridande processer vilket ligger i linje med den utveckling som påbörjats inom statsförvaltningen. En av Forumets styrkor är att det utgör en upparbetad struktur för myndighetsöverskridande samarbete och en kanal för dialog myndigheterna emellan där aktuella frågor kan lyftas upp. Forumet har initierat samarbete med ovan nämnda projekt för att undvika överlappning och kunna bidra med de erfarenheter som gjorts inom Forumet och VISAM. En av Forumets styrkor är att det bedrivs konkreta utvecklingsprojekt som ger erfarenheter och input till den fortsatta utvecklingen. En av svagheterna i Forumets arbete är att det inte finns någon gemensamt utpekad och fredad resurs för att driva på de olika utvecklingsprojekten. Ett gemensamt sekretariat (med mer resurser än nuvarande) skulle behövas för att få en ökad drivkraft i arbetet. Sammansättningen av myndigheter i Forumet kan ses som både en svaghet och styrka. Myndigheterna befinner sig i olika utvecklingsfaser och kan därmed ha olika förutsättningar att delta i utvecklingsprojekten. Detta innebär också att myndigheterna kan dra fördel av varandras erfarenheter i förändringsarbete. En annan erfarenhet som gjorts är att det inte alltid är

4 4 rätt myndigheter som ingår i Forumet. I utvecklingsprojekten är det viktigt att rätt myndigheter samverkar. Forumet ser positivt på att samverka även med andra aktörer som inte ingår i forumet idag. Forumet har hittills haft ett nationellt fokus, men bör också kunna gör en utblick mot omvärlden för att hämta in kunskaper om exempelvis hur myndighetsövergripande processanalyser sker i andra länder. 2 Planerade aktiviteter för 2008: Lokal servicesamverkan Forumet kommer fortsatt att nära följa det fortsatta arbetet med inrättandet av lokala servicekontor och tjänstesamverkan mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Skatteverket. Det nu träffade avtalet utgör en plattform och utgångspunkt för genomförandet varför det i dagsläget är svårt att förutse alla typer av frågor som behöver avgöras. Genom att löpande följa arbetet kan forumet användas som en resurs i det fortsatta utvecklingsarbetet. Den särskilde utredare som regeringen tillsatt i syfte att stimulera utvecklingen av lokala servicekontor i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och andra aktörer ska enligt direktiven ta vara på erfarenheterna från de tidigare VISAM-myndigheterna och samverka med Verva vad gäller näraliggande verksamheter i förhållande till uppdraget. En överläggning mellan forumet och den särskilde utredaren har ägt rum i oktober Regeringens utredare har uttryckt intresse att samverka med forumet. Personligt möte på distans Personligt möte på distans innebär att myndigheter tillhandahåller kundarbetsplatser som erbjuder möjlighet till ett virtuellt möte med en kvalificerad handläggare vid en myndighet oavsett avstånd till närmaste myndighetskontor. Kundarbetsplatsen möjliggör kontakt med flera myndigheter vid ett och samma besök. En utvidgning till 20 kundarbetsplatser på olika platser i landet under perioden mars april 2008 är under genomförande. Efter utvidgningen kommer kundarbetsplatser att finnas på följande orter: Västerbotten Norsjö, Sorsele, Malå, Vilhelmina, Storuman och Lycksele Stockholm Rinkeby, Alby, Tumba och Huddinge Västra Götaland Angered, Frölunda Torg, Lundby, Majorna, Borås och Grästorp

5 5 Malmö Rosengård, Södra Innerstaden, Fosie, Hyllie. Syftet med utvidgningen är att skapa ett bättre underlag för en utförlig utvärdering av nyttan och användningen av kundarbetsplatserna. En utvärdering kommer att genomföras av Skatteverket och Försäkringskassan. Förvaltningsgruppen har i uppdrag att lämna en slutrapport till forumet senast Ett förnyat övervägande om att ansluta den särskilda utrustningen till samtliga myndigheters intranät kommer att göras mot bakgrund av den planerade utvärderingen av försöket. Nya invandrare Snabbare etablering i samhället och egen försörjning AMS har åtagit sig att kartlägga och utveckla invandrarens väg från ankomst till arbete och egenförsörjning. AMS har i sitt processkartläggningsarbete främst riktat in sig på matchningen mellan nyanlända och arbetsgivare. Arbetet har därför kopplats ihop med ett internt projekt på AMS som syftar till att på ett snabbt och effektivt sätt förmedla nyanländ arbetskraft till ett flertal stora privata företag och affärsverk. AMS har i detta projekt avgränsat processdokumentationen till invandrarens väg från kommunplacering till arbete. Arbetet samordnas inom AMS även vad gäller överenskommelsen mellan vissa myndigheter i syfte att ge stöd till de olika aktörerna på regional och lokal nivå i deras arbete med tidiga introduktionsinsatser för nyanlända invandrare. Projektledaren för processutvecklingsarbetet vid AMS arbetar enligt en projektplan fastställd inom AMS och rapporterar löpande till Forumet. Erfarenheterna tas tillvara i den fullständigare processkartläggningen (se nedan). Den referensgrupp som planerats för det pågående arbetet inom AMS bör snarast sammankallas för att ge övriga myndigheter insyn och möjlighet att bidra till arbetet. Fortsatt processkartläggning i syfte att identifiera nya samverkansformer mellan myndigheterna Forumet finner att den genomförda NU- och NY-lägesanalysen, tillsammans med tidigare erfarenheter från VISAM, har bidragit med ett konstruktivt underlag för det fortsatta utvecklingsarbetet. De hittillsvarande kartläggningarna och analyserna inom nya invandrare visar på stora möjligheter att förbättra processen. Samtidigt har tidigare försök varit begränsade till enstaka kommuner i Skåne, varför det inte är ett tillräckligt underlag för beslut om en ändrad arbetsfördelning och rutiner på riksnivå

6 6 mellan alla berörda myndigheter och samtliga kommuner. Forumet ser att erfarenheterna från tidigare kartläggningar och pågående arbete inom AMS bör tas tillvara i en bredare processkartläggning som ska inkludera invandrarens hela process från ankomst till egen försörjning. Syftet med en fortsatt/fördjupad processkartläggning är att ta fram underlag för beslut om nya samverkansformer mellan myndigheterna med utgångspunkt från den invandrades process fram till egen försörjning och delaktighet i det svenska samhället. Det finns en tydlig potential att förbättra och samordna berörda myndigheters insatser så att dessa, totalt sett, blir effektivare och smidigare sett ur ett medborgar- och samhällsperspektiv. Ytterligare myndigheter/motsv. kan komma att bjudas in till utrednings- och utvecklingsarbetet. En projektgrupp kommer att utses i början av år Verva kommer att bidra med ett initialt metodstöd i början av 2008 i form av ett startseminarium så att en fullständigare processkartläggning kan komma igång. Förstudie elektronisk informationsöverföring. Förstudien att ta fram ett konkret underlag för hur elektronisk överföring av uppgifter mellan myndigheterna för att effektivisera ärendehandläggningen och förenkla processen från ankomst till egen försörjning skulle kunna genomföras planeras nu till Utredningsarbetet ska dels undersöka de tekniska förutsättningarna för ett säkert och effektivt informationsutbyte mellan myndigheterna, dels utreda de formella möjligheterna till sådant informationsutbyte. Skatteverket har åtagit sig att vara sammankallande för förstudien. Övriga deltagande myndigheter är Migrationsverket, Försäkringskassan och AMS. Tolk- och översättningstjänster Under 2008 kommer en fördjupad förstudie att genomföras i syfte att utreda möjligheter till ökad kundnytta och förbättrad kvalité. Det fortsatta arbetet ska ha följande inslag: Undersöka möjligheter till videokonferens och interoperabilitet mellan myndigheternas system. Ta fram koncept för hur tolk- och översättningsfrågor bör hanteras vid samlokalisering. Underlag för samverkan inför kommande ramavtalsupphandling av tolk- och översättningstjänster. Underlag för gemensamt policy för hur tolk- och översättningsfrågorna hanteras.

7 7 Analysenheten Utreda förutsättningar för samverkan med kommunerna som har stora volymer kundmöten där tolk- eller översättningstjänster blir aktuella. Övriga nya aktiviteter I en förstudie undersöka möjligheterna att ta fram en gemensam metod för att beräkna kundnytta. I en förstudie kartlägga och analysera myndigheternas kund- och medborgarundersökningar, rutiner för klagomålshantering samt serviceåtaganden. Utgöra referensgrupp till ett utvecklingsarbete om bemötandefrågor som finansieras av den Europeiska Socialfonden (koppling till lokala servicekontor och/eller Nya invandrare). 3 Arbetsformer, resurser och avrapportering Resurser Myndigheterna avsätter personella och andra resurser i den utsträckning som krävs för deltagande i forumet och i de olika projekten. Mot bakgrund av erfarenheterna hittills av Forumets verksamhet, är det angeläget att Forumet har tillräckliga gemensamma resurser (kanslifunktion) som kan samordna pågående aktiviteter och driva frågorna framåt. Vissa av samverkansprojekten kommer att kräva investeringar i nya ITsystem, IT-utrustning eller motsvarande. Investeringarna finansieras av berörda myndigheter gemensamt efter utredning och beslut om fördelning av finansieringsansvaret. Samverkan med andra Myndigheterna i forumet ser fortsatt positivt på samverkan med fler myndigheter än de som nu ingår i forumet. Innehållet och inriktningen i den fortsatta samverkan kan komma att innebära att nya myndigheter eller andra organisationer bjuds in att medverka i de olika projekten (ex.vis kommuner, Sveriges kommuner och landsting). Därutöver kommer forumet att löpande ha informations- och erfarenhetsutbyte med andra liknande samverkansinitiativ, exempelvis Starta och driva företag, Forum Västerbotten och Lejongruppen i Östergötland. Forumet kommer även att följa vad som händer i andra sammanhang som har betydelse för forumets fortsatta verksamhet och inriktning, exempelvis

8 8 den särskilda utredaren med uppgift att driva på utvecklingen av lokala servicekontor uppdraget att analysera och lämna förslag på insatser för bättre service till medborgarna 2006 års förvaltningskommitté andra utredningar eller motsvarande som har betydelse för forumets verksamhet Avrapportering Forumet kommer att lämna en rapport till berörda myndighetschefer under senast 30 november Därutöver lämnas (vid begäran) en lägesrapport till Finansdepartementet.