En rapport om utbildningsförvaltningens säkerhetsarbete år 2015

Transkript

1 1 Rapport Utfärdad Diarienummer 0147/16 Utbildningskansliet Benny Lindgren För säkerhets skull En rapport om utbildningsförvaltningens säkerhetsarbete år 2015 Sedan våren år 2014 har förvaltningen en halvtidstjänst som arbetar med säkerhetsfrågor som stöd till verksamheten. Säkerhetsarbete syftar till att skydda människor, egendom, miljö och samhällets funktionalitet. På varje skola och i varje annan verksamhet bedrivs ett målmedvetet och systematiskt säkerhetsarbete med utgångspunkt i stadens säkerhetspolicy, antagen i augusti år Följande rapport avser att beskriva huvuddragen i förvaltningens säkerhetsarbete och innehåller följande huvudområden: 1. Den årliga rapporten om skadeuppföljning av kostnader under självrisk, som även har lämnats till Göta Lejon AB. 2. En säkerhetsrevision avseende förvaltningens systematiska brandskyddsarbete. 3. Ute blåser sommarvind. Vissa särskilda försäkringsfrågor. 4. Risk- och sårbarhetsanalys. 5. Kartläggning av trygghetssituationen. 6. Kameraövervakning. 7. Café Babord, Lindholmen 8. Avtal om bevakningstjänster. 9. Vissa uppgifter om andra mer relevanta områden inom säkerhetsarbetet. 10. Förvaltningens säkerhetsprogram 1. Skadekostnader Som framgår av figur 1 nedan håller sig skadornas omfattning på en låg nivå. Här avses endast skadekostnader under självrisk, vilket idag är två basbelopp eller kronor. För år 2015 ligger kostnaderna på knappt kronor. Årets ökade kostnader är i hög utsträckning knutna till ökade larmkostnader i samband med fönsterbyte på en central gymnasieskola samt ökade kostnader för inbrott och stölder, se Tabell 1 nästa sida.

2 Figur 1. Skadekostnadsutveckling under självrisk I tabell 1 nedan redovisas hur förvaltningens samlade skadekostnader 2015 fördelar sig mellan olika skadekategorier och som jämförelse finns utfallet som bokfördes år Tabell 1: Skadekategori Kronor 2015 Kronor 2014 Stöld/inbrott Glaskross Klotter Övrig vandalisering Brand Vattenskador Larm Övriga skadekostnader Summa Säkerhetsrevision Enligt stadens säkerhetspolicy ska säkerhetsnivån i verksamhetens systematiska brandskyddsarbete (SBA) årligen följas upp samt resultatet återrapporteras till nämnden. I slutet av år 2015 genomfördes en enkät om egenkontrollen i det systematiska brandskyddsarbetet. Enkätens utgångspunkt är de krav som finns på SBA i stadens riktlinje samt i förvaltningens säkerhetsprogram. 28 av 29 brandskyddsansvariga har besvarat enkäten. De grundläggande kraven i det systematiska brandskyddsarbetet är följande: 1. Det skall finnas en tydlig brandskydds- och utrymningsorganisation. 2. Varje verksamhet skall ha en verksamhetsbeskrivning. 3. Varje verksamhet skall årligen följa upp och värdera sina riskanalyser avseende vad som kan orsaka brand, de risker som uppstår vid brand, sannolikhet för att brand uppstår, en brands

3 3 konsekvenser för verksamheten samt åtgärder för att minimera brandtillbud. 4. Utbildning och övning skall genomföras regelbundet med all personal och elever/studerande. 5. Varje byggnad skall ha en byggnadsbeskrivning och teknisk beskrivning. 6. Varje verksamhet skall ha en egenkontroll och uppföljning. Brandtillbud De flesta skolorna har under året inte haft några bränder. I allt är två anlagda bränder rapporterade och dessa ägde rum på Burgårdens utbildningscentrum. År 2014 uppgick antalet anlagda bränder till omkring 15. Systematiskt brandskyddsarbete Varje verksamhet fick i enkäten gradera sitt SBA i frågan: Hur väl uppfyller er skola/verksamhet de krav som finns i stadens riktlinjer för det systematiska brandskyddsarbetet på en skala från 1-5 där 1 är inte alls och 5 är helt och hållet? Här redovisas svaren på områdesnivå kompletterat med en värdering av säkerhetsansvarig utifrån inlämnade svar: Tabell 2: Kvalitetsvärdering SBA Område Självvärdering 1 Självvärdering 1 Säkerhetsansvarigs värdering Gymnasiesärskolan 4,2 4 (8: 3-5) 4,5 + 4,5+ Område 4 4 (1:4) 4 + 4,5+ vuxenutbildning Gymnasieområde 3 3,3 (3: 3-4) 4 + 4,5+ Skånegatan Gymnasieområde 3,8 3,7 (9: 3-4,5) 4 + 4,5+ Lindholmen Gymnasieområde 3,1 3,8 (4: 3-4,5) 3 4,5+ Centrum Område stadsgemensamt 3,5 3,7 (3: 2-5) ) Självvärderingen redovisas här på områdesnivå och utgör ett medelvärde av svaren från respektive område. 2) Inom parentes anges variationen i värdering inom respektive område efter uppställningen antal svar: lägsta respektive högsta värdering. Kommentar: Verksamheterna har noga beskrivit sina rutiner och arbetssätt och identifierat ett antal brister samt betygsatt den egna verksamheten. I princip alla verksamheter har en tydlig brandskyddsorganisation och en utrymningsorganisation som också övas. Information om SBA ges vid arbetsplatsträffar och hanteras också i samverkansgrupper. Nyanställda informeras vanligtvis vid anställningstillfället. Kunskapen om brandrisker är hög och antalet incidenter ligger på en mycket låg nivå. Många verksamheter har också under året satsat på brandskyddsutbildning, bland annat med stöd av Räddningstjänsten. Alla verksamheter är medvetna om sina egna förbättringsområden för att långsiktigt säkerställa ett fullgott brandskyddsarbete.

4 4 De flesta verksamheter har i den egna värderingen underskattat kvalitén på sitt eget arbete och ligger närmare skalsteg fem, enligt säkerhetsansvariges bedömning. Grunden för det är att arbetet bedrivs systematiskt. Det som dock ofta saknas är återkommande riskanalyser. Som helhet visar enkäten att det bedrivs ett målmedvetet systematiskt brandskyddsarbete med klara och tydliga strukturer. För övrigt kan noteras att Stadsrevisionens granskning av förvaltningens systematiska brandskyddsarbete i allt väsentligt bedömer läget som gott. Dock påpekar Stadsrevisionen att arbetet med riskanalyser behöver utvecklas. 3. Ute blåser sommarvind (Vissa särskilda försäkringsfrågor) Ett led i säkerhetsarbetet är att säkerställa att inventarier hanteras och försäkras på ett ändamålsenligt sätt, i enlighet med Göta Lejons riktlinjer. Tavlan Ute blåser sommarvind på Hvitfeldtska värderades sommaren 2014 till 30 miljoner kronor. Tavlan i olja är cirka tio meter bred och tre meter hög och finns till beskådande i skolans aula. Under 2015 har tavlans status analyserats av en extern konservator och i samband med Lokalförvaltningens ombyggnad på Hvitfeldtska har en omfattande renovering av tavlan genomförts. Ute blåser sommarvind. En kulturskatt i förvaltningens ägo. 4. Risk- och sårbarhetsanalys Under året har utbildningsförvaltningen medverkat i stadsledningskontorets arbete med risk- och sårbarhetsanalyser, vanligtvis kallat RSA. Det syftar till att varje verksamhet skall fastställa sina åtaganden och uppdrag utifrån skilda styrdokument samt också värdera hur lång tid som kan förflyta efter en störning i ett åtagande innan det uppstår olägenheter eller skada på människa, miljö, egendom eller samhällets funktionalitet. I arbetet ingår också att identifiera de största riskerna som finns för verksamheten samt vad som görs för att förebygga detta. Analysens görs utifrån två huvudparametrar: konsekvens och sannolikhet. Varje parameter är indelad i klasser i en skala från 1-5 där klass fem för konsekvens avser det mest allvarliga, se Tabell 3 nästa sida. För sannolikhet (hur ofta något kan inträffa) är indelningen från en gång vart trettionde år till varje vecka, se Tabell 4 nästa sida. Genom att multiplicera konsekvens med sannolikhet fås ett riskvärde och utifrån detta kan åtgärder prioriteras och fastställas.

5 5 Tabell 3: Förtydligande av vad som ingår i olika konsekvensklassificeringar Konsekvens Klass 1 Klass 2 Klass 3 Klass 4 Klass 5 Människa Miljö Försumbar personskada (fysisk eller psykisk) Försumbar skada på luft, mark eller sjö Mindre allvarlig personskada (fysisk eller psykisk) Mindre allvarlig skada på luft, mark eller sjö Allvarlig personskada (fysisk eller psykisk) Allvarlig skada på luft, mark eller sjö Mycket allvarlig personskada (fysisk eller psykisk) med bestående men/enstaka dödsfall Mycket allvarlig skada på luft, mark eller sjö Flera dödsfall Permanent skada på luft, mark eller sjö Egendom Samhällets/ stadens funktionalitet Försumbar återställningskostnad i tid och pengar Försumbar skada på egendom eller näringsverksamhet Försumbar återställningskostnad i tid och pengar Försumbar påverkan på samhällets/ stadens funktionalitet Låg återställningskostnad i tid och pengar Mindre allvarlig skada på egendom eller näringsverksamhet Låg återställningskostnad i tid och pengar Mindre allvarlig påverkan på samhällets/ stadens funktionalitet Hög återställnings kostnad i tid och pengar Allvarlig skada på egendom eller näringsverksamhet Hög återställningskostnad i tid och pengar Allvarlig påverkan på samhällets/ stadens funktionalitet Mycket hög återställningskostnad i tid och pengar Mycket allvarlig skada på egendom eller näringsverksamhet Mycket hög återställningskostnad i tid och pengar Mycket allvarlig påverkan på samhällets/ stadens funktionalitet Oförsvarbar återställningskostnad i tid och pengar Permanent skada på egendom eller näringsverksamhet Oförsvarbar återställningskostnad i tid och pengar Omfattande påverkan på samhällets/ stadens funktionalitet Förvaltnings- eller bolagschef engageras SLK engageras Regionalt stöd krävs Nationellt stöd krävs Tabell 4: Förtydligande av vad som avses med olika sannolikhethetsklasser Klass 1 Klass 2 Klass 3 Klass 4 Klass 5 Mått Mycket låg Låg Måttlig Hög Mycket hög Frekvens Inträffar var 30:e år Inträffar var tionde år Inträffar en gång per år Inträffar sex gånger per år Inträffar 52 gånger per år

6 6 Tabell 5: Riskbedömning för utbildningsförvaltningen (januari 2015) Händelse Sannolikhet (S) Konsekvensklass för Konsekvensvärde (Kv) Riskvärde (S*Kv) Människa Miljö Egendom Samhällets funktion Brand Rån (tillgrepp av datorer m.m.) Social oro IT/teleavbrott Större olycka Naturkatastrof; Storm/snöstorm, översvämning, extrem kyla/ värme Elavbrott Oro i sociala medier Pandemi/epidemi * Politisk oro (jämför EU-kravallerna Gbg) Skolskjutning/ väpnat rån Explosion (kemisal, svetsning) Hot mot skola (bombhot) (39)? Kommentar: När myndigheten för samhällsskydd och beredskap för något år sedan gjorde en bedömning av risker för bland annat skolor ansågs risken för väpnat våld i skolmiljö vara en av de största riskerna. I vår analys ligger denna risk långt ner eftersom vi som referens har klassificeringen att det inte inträffat några fall i vår verksamhet de senaste trettio åren. Dock kan man konstatera att det händer i vår omvärld och därför har vi två värden i detta fall. Det viktiga är att inte underskatta risken, utan ha ett förebyggande arbete som också räknar med det oväntade. Identifierade avbrott eller större störningar i skolans verksamhet senaste 25 åren (9131 dagar) Utbildningsförvaltningens verksamhet har alltid varit förskonad från yttre händelser av skilda slag som medfört längre avbrott i verksamheten. Om vi gör en hastig summering av händelser de senaste 25 åren som medfört större störningar så ser listan utan på följande sätt, utan rangordning. Översvämningarna på Älvstranden januari år 2015 medförde att en skola med 500 elever fick stänga i tre dagar då el- och fryssystemet slogs ut. Översvämningar har tidigare ställt till problem i andra hus på Älvstranden. För några år sedan översvämmades källaren i hus Atle och slog ut IT-teknik, vilket skapade veckolånga störningar i områdets datoranvändning. Den anlagda branden i Frölunda Kulturhus i lokalerna som disponerades av Yrkesförberedande Centrum - medförde att skolan fick stängas en vecka medan nya lokaler hyrdes för några månader under återställningsarbetet.

7 7 Vid EU-kravallerna i juni år 2001 var det under några dagar svårt för personalen att ta sig till sina arbetsplatser på Hvitfeldtska och Schillerska. Delvis var det också svårt att ta sig ut från skolan på grund av avspärrningar. Branden på Schillerska för omkring tio år sedan. Ett norskt innebandylag eldade i en papperskorg och delar av skolan stängdes för renovering knappt en månad. Undervisningen kunde dock fortgå. Snöstormen november De flesta skolor var öppna, men få kunde ta sig dit. Larmrapport i media 29 januari 2015 om beväpnad man i skola på Lindholmsområdet. Stort massmedialt pådrag, massiv polisinsats, oroliga elever och otrygg personal. Viss undervisning ställdes in. Backabranden oktober döda, 200 skadade. Anlagd brand. Återverkningar på alla skolor. Tsunamin Indiska oceanen 26 dec 2004: döda, varav 543 svenskar. 5. Kartläggning av trygghetssituationen För närvarande pågår en allmän debatt om trygghet och säkerhet vid landets skolor som har sin utgångspunkt i händelser kopplade till både väpnat våld i skolmiljö och rapporter om olika former av oro på skilda skolor. För att öka kunskapen om tryggheten för elever, studerande och medarbetare inom förvaltningen påbörjades i slutet av 2015 en kartläggning av nuläget beträffande säkerhet. Kartläggningen omfattar många olika delar; allt från skalskyddsfrågor kring lås och larm till frågor om inpasseringssystem, samarbete med polis, personuppgiftshantering i tekniska system, belysning, kameraövervakning, receptioner, ordningsregler och en del annat. Materialet kommer att sammanställas under februari Därefter fastställs vilka mått och steg för ökad trygghet som kommer att genomföras. 6. Kameraövervakning Stadens styrdokument stipulerar följande: "Det ankommer på varje nämnd, styrelse, stiftelse eller förening att upprätta en särskild förteckning över installerad kameraövervakning. Förteckningen ska omfatta samtliga övervakningsutrustningar, dvs. även de som inte kräver tillstånd från länsstyrelsen. Av förteckningen ska framgå hur övervakningen anordnats, övervakningens ändamål, vilken utrustning som används samt det område som ska övervakas." Utbildningsförvaltningens verksamhet omfattar en lokalyta på omkring m 2 fördelat på tretton gymnasieskolor, gymnasiesärskolan, utbildningskansliet och vuxenutbildning samt område Stadsgemensamt. I verksamheten finns omkring 2500 medarbetare och elever/studerande. För närvarande finns kameraövervakning vid en enhet: Lindholmen Stora Holm. Vid enheten finns också verksamhet inom gymnasiesärskolan. Verksamheten ligger i ett område långt från övrig bebyggelse och har genom året varit utsatt för en rad inbrott. Under lång tid har transportutbildningar varit lokaliserade till området med bland annat värdefulla bilar och annan utrustning samt också bensinpumpar.

8 8 Idag övervakas området av åtta videokameror från företaget Mind Mancer. Bevakningen görs kvällar och nätter samt dygnet runt under helger. Beslut finns i utbildningsnämnden. Under 2016 förväntas några nya ärenden om kameraövervakning att lyftas till utbildningsnämnden, bland annat för de nya lokaler som skolan MTG Motorbranschens tekniska gymnasium har i Högsbo. 7. Café i Tomgången i Äran Under år 2014 drabbades hus Äran på Lindholmen av en serie anlagda bränder i anslutning till en lokalyta på bottenplan. Bränderna skapade oro i huset. De flesta bränderna anlades på toaletterna i anslutning till en större yta mellan Chalmers föreläsningssalar och Älvstrandens bibliotek. Ytan kallades populärt Tomgången eftersom det inte fanns någon organiserad verksamhet där, utan det utvecklades till ett spontant uppehållsrum för elever och andra. Hus Äran har Älvstranden Utveckling AB som hyresvärd och det finns både en fristående och flera kommunala gymnasieskolor i huset samt också en restaurang utöver Chalmers och biblioteket. Utbildningsförvaltningen tog initiativ till möte med hyresvärden för att lansera idén om att bygga ett bemannat café på den aktuella ytan. Efter samråd med övriga intressenter i huset och med ekonomiskt stöd från Göta Lejon invigdes café Babord tidigt hösten Caféet har blivit en välkommen samlingsplats under ordnade former och bland annat ungdomspolisen rapporterar att det nu är sällsynt med incidenter där. Elever och medarbetare ger också uttryck för en ökad trygghet i huset genom denna trivselfaktor. 8. Upphandling av bevakningstjänster avseende larmryck och rondering Under år 2015 har förvaltningen tillsammans med stadsdelarna, Lokalförvaltningen och Social resurs medverkat i en arbetsgrupp och med stöd av Upphandlingsbolaget upphandlat nya leverantörer av bevakning. Förvaltningens linje har varit att ansluta sig till respektive stadsdels avtal baserat på antagandet att en aktör i ett geografiskt område ger bästa möjliga pris för köparen. Till skillnad från tidigare kommer dock förvaltningen att ha egna underavtal för att faktureringsfrågor skall bli klara och tydliga och för undvikande av omfattande administrativa utredningar om vem som betalar vad. De nya avtalen kommer att börja gälla under våren Vissa uppgifter om andra områden inom säkerhetsarbetet En viktig del i förvaltningens säkerhetsarbete utgörs av interna och externa nätverk. Förvaltningen deltar vanligtvis varje vecka i ett samverkansmöte per telefon för vilket polisen är värd. Mötet samlar deltagare från polisens olika distrikt och särskilda områden, samtliga stadsdelar, Mölndals kommun, Räddningstjänsten, Social resursförvaltning, Göta Lejon, Västtrafik, Göteborgs stad - avdelningen för samhällsskydd och beredskap samt Lokalförvaltningen. Fokus i mötet är informationsutbyte i frågor kring social oro och därmed sammanhängande frågor. Förvaltningen deltar också i stadens övergripande arbete kring brottsförebyggande och trygghetsskapande arbete och medverkar också i arbetet med utvecklingsfrågor med polisen beträffande former för samverkan och andra frågor.

9 9 Under året har även samarbete med Social resursförvaltning i frågor kring våldsbejakande religiös extremism och väpnat våld i skolmiljö fördjupats. I säkerhetsuppdraget ingår också att svara för att förvaltningens uppgifter i Göta Lejons databas Lejonet är korrekta beträffande adresser och yta. Förvaltningens försäkringsprogram fastställs årligen av utbildningsnämnden i juni. 10. Utbildningsförvaltningens säkerhetsprogram I februari år 2014 fastställde utbildningsnämnden förvaltningens säkerhetsprogram. Det bifogas här som bilaga i en kraftigt reviderad version med titeln Säkerhetsprogram Programmet finns också på förvaltningens intranät under huvudrubriken styrande dokument, lokaler och säkerhet. Benny Lindgren Tomas Berndtsson

10 Utbildningsförvaltningen Säkerhetsprogram

11 1 Innehåll 1. Säkerhetsprogram Inledning 3 Trygghet och säkerhet... 3 Regelverk, utgångspunkter och verktyg. 4 Mål. 4 Uppdrag till verksamheten.. 5 Ansvar för det systematiska säkerhets- och brandskyddsarbetet. 5 Delegation inom utbildningsförvaltningen 5 Trygghetsskapande och brottsförebyggande arbete.. 7 Väpnat våld i skolmiljö. 8 Våldsbejakande extremism 9 2. Metoder Riskanalys 10 Utbildning och information Uppföljning intern kontroll Medaktörer och samverkanspartners Ledningsberedskap för kris och katastrof - krisgrupper.. 12 Krisberedskap för Göteborgs stad organisation och nödläge 12 Stadens krissamordningsgrupp - KSG Bemanning KSG 13 Krisledningsplats för KSG.. 13 Kontaktuppgifter KSG.. 13 IT-stöd för kommunikation mellan kommunledning och krisgruppsledning Utbildningsförvaltningens krisorganisation och ledningsberedskap.. 14 Förvaltningens krisledningsgrupp (KLG).. 14 Sammankallande till förvaltningens krisledningsgrupp (KLG).. 14 Medverkan i kommunens centrala katastrofsamordningsgrupp (KSK).. 14 Information till utbildningsnämnden. 14 Stödinsatser. 14 Områdets krisledningsberedskap. 15 Lokal krisgrupp i skolan/verksamheten 15 Närmast anhörig skolans tillgång till uppgifter i krissammanhang 15 Psykologiskt och socialt omhändertagande POSOM.. 15 Samverkan med de fristående gymnasieskolorna 15

12 2 5. Systematiskt brandskyddsarbete. 16 Komplexa skolor, komplexa verksamheter 16 Regelverk för SBA 16 Överenskommelse med fastighetsförvaltare.. 16 Utrymningsplaner Funktioner i brandskyddsorganisation 17 Utrymningsorganisation. 17 Brandskyddsregler 17 Dokumentation av det systematiska brandskyddsarbetet 17 Källdokument, revision, informationsspridning och åtkomst. 17 Förvaltningsgemensamma säkerhetsdokument i intranätet 18 Vissa lokala säkerhetsdokument på respektive skolas hemsida 18 Säkerhetsdokument relevanta för specifika utbildningsområden 18 Länkar av intresse för utbildningsförvaltningen och dess skolor/verksamheter. 18 Bilagor Bilaga 1 Manual för utbildningsförvaltningens centrala krisledningsgrupp 19 Bilaga 2 Telefonlista till utbildningsförvaltningens centrala krisledningsgrupp Bilaga 3 Riskmatris och metodik för riskanalyser.. 24 Bilaga 4 Uppgifter som ska beskrivas i det systematiska brandskyddsarbetet, SBA. 25 Bilaga 5 Manual för utrymning.. 27 Bilaga 6 Kriskommunikationsplan. 30

13 3 1. Säkerhetsprogram Inledning Säkerhetsprogrammet omfattar all verksamhet i utbildningsförvaltningens regi. I arbetsmiljölagens (1 kap 3 ) mening betraktas skolan som en arbetsplats. Detta innebär att elever/studerande som genomgår utbildning likställs med arbetstagare. Utbildningsförvaltningens säkerhetsprogram omfattar även: Tillfälliga besökande som vårdnadshavare och andra. Allmänhet som besöker butiker, restauranger, konferenslokaler och annat. Tjänster och produkter som utbildningsförvaltningen erbjuder allmänheten. Hyresgäster som hyr/disponerar lokaler direkt av skolan/verksamheten. Trygghet och säkerhet Säkerhetsprogrammet fokuserar på trygghet, säkerhet och brandskydd samt krisberedskap. En trygg skola med trygga elever/studerande är en grundförutsättning för en säker skola. Säkerheten ska utformas så att skolan förblir en öppen skola, värdegrunden ska hållas levande. Det är utbildningsförvaltningens ambition att säkerhetsarbetet ska gå hand i hand med arbetsmiljöarbetet inom förvaltningens alla verksamhetsområden. I allt arbetsmiljöarbete ska aspekter som rör fysisk tillgänglighet, genus, mångfald och diskriminering beaktas. Manualer och checklistor för olika områden finns som bilagor till programmet.

14 4 Regelverk, utgångspunkter och verktyg Regelverk, utgångspunkter och verktyg för arbetet med handlingsplan för systematiskt säkerhetsarbete inom utbildningsförvaltningens skolor/verksamheter är: Säkerhetspolicy för Göteborgs Stad 1 Försäkringsvillkor, Försäkrings AB Göta Lejon Skadestatistik, Försäkrings AB Göta Lejon Skollagen 5 kap. Trygghet och studiero (2010:800) Arbetsmiljölagen Diskrimineringslagen Riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet, Västra Götalandsregionen X-listan, fördelning av ansvar mellan Lokalförvaltningen och utbildningsförvaltningen 2 Riskanalys checklista och matris framtagen av Lokalförvaltningen i samråd med Försäkrings AB Göta Lejon Diverse dokument att ta del av för att utveckla kärn- och stödprocesser, se avsnittet Trygghet och säkerhet Lagar och förordningar gällande det systematiska brandskyddsarbetet återfinns under rubriken Regelverk för SBA, i kapitlet Systematiskt brandskyddsarbete. Mål Vid en kris eller särskild händelse är utbildningsförvaltningens primära mål att: Skydda människor. Skydda egendom och miljö. Upprätthålla samhällsviktiga funktioner. Säkerhetsarbetet ska bedrivas med tyngdpunkt på förebyggande aktiviteter. 1 Finns i författningssamlingen på intranätet/styrande dokument/säkerhet och lokaler/gemensamt för staden 2 Finns på intranätet/styrande dokument/säkerhet och lokaler/lokaler

15 5 Uppdrag till verksamheten Områdeschefen ansvarar för områdets plan för säkerhets- och brandskyddsarbete. Varje skola/ enhet ska ha en lokal handlingsplan som anger form, innehåll och ansvar för säkerhetsarbetet. I handlingsplanen ska anges ansvarsfördelning för olika kontroller och åtgärder samt när kontrollronder, riskanalyser och uppföljande kontroller ska utföras. Dokumentation och rapportering ska ske enligt de checklistor och matriser som finns tillgängliga på intranätet under systematiskt arbetsmiljöarbete samt i detta säkerhetsprogram. Se särskilt bilaga 3 och 4. Ansvar för det systematiska säkerhets- och brandskyddsarbetet Ansvaret för säkerheten och brandskyddet följer linjeorganisationen. Det yttersta ansvaret för säkerheten inom utbildningsförvaltningen har utbildningsdirektören tillika förvaltningschef, som i sin tur delegerar ansvaret till områdescheferna och avdelningscheferna. Dessa fördelar arbetsuppgifter och delegerar vidare ut i organisationen. Delegation inom utbildningsförvaltningen Förvaltningens delegationsordning innefattar särskilda bilagor där arbetsuppgifterna specificeras för chefsbefattningarna. Vilken befattning som har vilka arbetsuppgifter skiljer sig åt mellan områdena. Områdescheferna klargör vad som gäller inom respektive område och områdets respektive skolor/verksamheter. Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för att en god säkerhet och ett SBA som lägst motsvarar lagoch förordningskrav finns och upprätthålls inom staden och dess verksamheter. Utbildningsnämnden är ansvarig för säkerheten och SBA inom utbildningsförvaltningen. Förvaltningschef (tillika utbildningsdirektör) Har det yttersta ansvaret för att en god säkerhet och ett SBA som lägst motsvarar lag- och förordningskrav finns och upprätthålls inom utbildningsförvaltningen Utser en säkerhetsansvarig Fastställer delegationsordning Den säkerhetsansvarige Samordnar och följer upp utbildningsförvaltningens strategiska säkerhets- och brandskyddsarbete Ansvarar för säkerhetsprogram Områdeschefen/Avdelningschefen Ansvarar för att säkerheten upprätthålls inom området Ansvarar för att det finns ett SBA som lägst motsvarar lag- och förordningskrav inom området Klargör ansvars- och arbetsfördelning avseende säkerhet och brandskydd till underställda chefer och arbetsledare i området och i respektive skola/verksamhet Ansvarar för att organisationen är så tydlig att varje anställd vet vilken chef som ansvarar för vad och vem de ska vända sig till för att fullgöra sin skyldighet vad gäller säkerhet och brandskydd Ansvarar även för att arbetsuppgifterna i Uppgifter som ska beskrivas i SBA (se bilaga 4) fördelas och tydliggörs inom varje skola/verksamhet

16 6 Nedan beskrivs ansvaret inom skolan/verksamheten. Brandskyddsfunktioner inom området respektive skolan/verksamheten presenteras. Se vidare avsnittet Brandskyddsorganisation i kapitlet Systematiskt brandskyddsarbete. Utbildningsdirektör Säkerhetsansvarig Brandskyddsfunktion i området Brandskyddsledare LAGKRAV Anläggningsskötare Områdeschef/ Avd.chef Ansvar inom skolan/verksamheten Chef Personal För personal gäller: Varje medarbetare är skyldig att aktivt arbeta för ökad säkerhet. Varje medarbetare är skyldig att påpeka brister samt rapportera tillbud och incidenter avseende säkerheten och brandskyddet till överordnad chef. Rektor/ Gymnasieskolenhetschef Personal Elev/ Studerande En chefs-/rektorsbefattning innebär: Ansvar för säkerheten inom verksamhets- /ansvarsområdet. Ansvar för att ett SBA lägst motsvarande lag- och förordningskraven finns och upprätthålls inom verksamhets-/ ansvarsområde. Ansvar för att underställd personal får information om och utbildning i säkerhet och brandskydd. För rektor gäller dessutom följande gentemot elev/ studerande: Rektor ansvarar för att elever/studerande får information om och utbildning i säkerhet och brandskydd. Brandskyddsfunktioner i skolan/verksamheten, se Brandskyddsorganisation Rektor skall skapa förutsättningar för eleverna/de studerandes aktiva medverkan i arbetsmiljöarbetet vad gäller säkerhet och brandskydd. Brandskyddsansvarig Brandskyddsombud

17 7 Trygghetskapande och brottsförebyggande arbete En skola är inte en allmän plats. Tillträde till skolans område har endast den som har behörighet att vistas där. En grundpelare i arbetet med en trygg och säker skola är att engagera medarbetare och elever i det dagliga arbetet. Det är viktigt att det finns ett starkt värdegrundsarbete som genomsyrar verksamheten och hävdar demokratins principer, jämställdhet mellan könen, likabehandling och dessutom aktivt arbetar mot kränkningar, trakasserier och diskriminering. Ett arbetsklimat som kännetecknas av goda relationer mellan alla parter har goda förutsättningar att lyckas i ett långsiktigt trygghetsskapande arbete. För skolan gäller att aktivt arbeta med elevinflytande i olika former som klassråd och elevråd eller elevkår. Elevernas engagemang i arbetsmiljöarbetet är också viktigt och förvaltningens princip är att elevombud ska delta i lokal samverkansgrupp under punkten arbetsmiljö och säkerhet. Skollagens kapitel 5 om trygghet och studiero är ett viktigt dokument i skolans arbete med ordning och reda. Rektor har långtgående befogenheter. I skollagen redovisas alla åtgärder som rektor kan vidta för att säkerställa en trygg studiemiljö. Våld i skolan VIS Utbildningsförvaltningen samarbetar med polisen beträffande trygghetsskapande och brottsförebyggande åtgärder. Varje gymnasieskola ska enligt överenskommelsen ha en kontaktpolis. I dokumentet ViS, Riktlinjer för våld och allvarliga händelser i skolan 3, beskrivs hur skolan ska arbeta förebyggande på alla nivåer för en ökad trygghet i skolan. Ett signalsystem ger förslag på lämpliga åtgärder. Riktlinjerna tar även upp skolans ansvar i förhållande till andra myndigheter. ViS ger även vägledning om hur skolans personal ska agera vid akuta situationer som är kopplade till våld och hot. Brott i skolan PIS Skolan/verksamheten ska ha kunskap om vilka rutiner som gäller för polisanmälan respektive anmälan till socialtjänsten när ungdomar far illa. PiS, Polisanmälningar i skolan 4, beskriver hur och när en polisanmälan ska göras efter ett brott begånget i skolmiljö. Alla brott ska polisanmälas av skolan. Blanketter finns på förvaltningens intranät. Medling Social resursförvaltning erbjuder tjänsten medling vid brott eller konflikt mellan elever. Det är ett frivilligt samtal för personer som varit med om ett brott eller konflikt. Mötet sker tillsammans med utbildad och opartisk medlare. Kontakt fås via mejladressen medling@socialresurs.goteborg.se ( ) Drogpolicy Utbildningsförvaltningens Drogpolicy 5 vänder sig till elever/studerande, föräldrar, personal och andra berörda. Drogpolicy informerar om förvaltningens nolltolerans mot droger och förebyggande 3 ViS finns på intranätet/styrande dokument/säkerhet och lokaler/säkerhet 4 Pis finns på intranätet/styrande dokument/säkerhet och lokaler/säkerhet 5 Finns på intranätet/styrande dokument/elev/drogpolicy

18 8 åtgärder. Den anger även vilka åtgärder som skolan/verksamheten ska vidta vid misstänkt respektive konstaterad drogaktivitet och vilka lagar som gäller. Väpnat våld i skolmiljö Väpnat våld i skolan är ytterst ovanligt och varje eventuell händelse har ett unikt och oförutsägbart förlopp. Att skolpersonal är mentalt förberedd kan rädda liv. Skolverkets stödmaterial om väpnat våld i skolan hur skolor kan agera om något händer, är ett utmärkt material för att fördjupa kunskapen i dessa frågor. Publikationen finns på förvaltningens intranät under rubriken säkerhet och lokaler. Stödmaterialet kan fungera som ett underlag för rektorer som vill informera skolpersonal om olika möjliga strategier vid väpnat våld i skolan. Det handlar bland annat om att fundera igenom den egna skolans förutsättningar för att sätta sig i säkerhet i skolsalar, utrymning, utestängning av gärningspersoner samt om att larma polis och underlätta polisens arbete när de kommer till skolan. Frågan om väpnat våld kan tas upp i samband med att andra säkerhetsfrågor i skolan behandlas, som exempelvis brand. Varje fall av väpnat våld har ett unikt och oförutsägbart förlopp. Åtgärder som i en situation kan bidra till att skydda människor kanske inte alls fungerar i en annan. Därför kan man inte ha en plan för exakt hur man ska agera. Däremot kan mental förberedelse för att väpnat våld i skolan skulle kunna ske, och kunskap om olika strategier som kan användas i akuta skeden, bidra till att skolpersonal agerar klokare om något skulle inträffa. Vilket skulle kunna rädda liv. Väpnat våld i skolan är ovanligt. Det har varit några händelser i Sverige då kniv eller skjutvapen använts och i exempelvis Finland har personer med uppsåt att döda många kommit till skolor. Så med tanke både på hur oförutsägbar en eventuell händelse är och hur liten risken är för en enskild skola rekommenderar Skolverket inte skolor att införa omfattande utbildningsinsatser eller särskilda installationer med tanke på risken för väpnat våld. Några av de centrala slutsatserna i stödmaterialet är: Mental förberedelse om väpnat våld i skolan och insikter om olika handlingsalternativ kan om en situation skulle uppstå bidra till att rädda liv. För att kunna agera snabbt behöver all skolpersonal, inte bara skolledning och lärare, vara mentalt förberedda för att agera vid väpnat våld i skolan. I ett akut läge måste man ofta agera direkt eftersom det antagligen inte finns tid att rådgöra med andra. Ring 112 och sträva efter att underlätta polisens arbete. Använd stödmaterialet Väpnat våld i skolan när skolpersonalen utbildas kring säkerhetsfrågor. Det viktigaste för skolors arbete mot våld är det förebyggande arbetet. Det handlar om att skapa förtroendefulla relationer på skolorna och att motverka mobbning. Detta beskrivs utförligt i stödmaterialet "Grövre våld i skolan vad man vet och vad man göra", som också finns på vårt intranät under rubriken säkerhet och lokaler.

19 9 Våldsbejakande extremism I rapporten Våldsbejakande extremism i Sverige nuläge och tendenser (2014) beskrivs hur Säkerhetspolisen i dagsläget bedömer att det finns tre våldsbejakande extremistiska miljöer i Sverige; den autonoma miljön, vit maktmiljön och den våldsbejakande islamistiska extremistiska miljön. I den senare finns de som ansluter sig till Daesh och andra terrororganisationer. Göteborg utmärker sig internationellt med många som ansluter sig till rörelsen. Våldsbejakande Ordet våldsbejakande kan användas för att beskriva både innehållet i ett visst material (exempelvis ett tal, en text eller en film) och personers beteende. Om ett material beskrivs som våldsbejakande betyder det att materialets innehåll inte bara accepterar våldsanvändning utan även stödjer användningen av ideologiskt motiverat våld för att främja en sak. När Säkerhetspolisen beskriver en person som våldsbejakande betyder det att personen vid upprepade tillfällen bedöms ha uppvisat ett beteende som inte bara accepterar våldsanvändning utan även stödjer eller utövar ideologiskt motiverat våld för att främja en sak. Att vara våldsbejakande ska inte förväxlas med att vara våldsbenägen; ett våldsbejakande beteende kan innebära ett långvarigt stöd till våldshandlingar som andra begår, trots att personen själv aldrig utövar våld. Extremism Säkerhetspolisen använder ordet extremism för att beskriva rörelser, ideologier eller individer som inte accepterar en demokratisk samhällsordning. Den grundläggande politiska normen, där politiska mål och samhällsförändringar kan påverkas genom politiken och uppnås genom demokratiska processer, accepteras inte. Extremism används också för att beskriva företeelsen där individer använder extrema metoder för att förändra samhället i önskad riktning. Våldsbejakande extremism förekommer både inom den politiska och religiösa sfären. I ett långsiktigt trygghetsskapande arbete är det viktigt att skolan arbetar förebyggande med dessa frågor och att oro uppmärksammas, inte minst genom elevhälsans arbete.

20 10 2. Metoder Säkerhetsarbetet ska bedrivas i form av återkommande egenkontroller och riskanalyser. Regelbunden uppföljning av inrapporterade skador, tillbud och incidenter följs upp på LSG och OSG. Vissa kontroller och riskanalyser ska genomföras tillsammans med fastighetsförvaltare. Metodiken gäller även för det systematiska brandskyddsarbetet, se kapitlet Systematiskt brandskyddsarbete. Riskanalys Skolan/verksamheten ska kontinuerligt och systematiskt genomföra riskanalyser. Processen beskrivs nedan, manual för riskbedömning finns i bilaga 3! Verksamhet Organisation Process Rutin Etc Identifiera olika risker: Typ av risk, var, frekvens Bedöma risker: Sannolikhet Konsekvens Hantera risker: Riskeliminering Skadeförebyggande åtgärd Skadebegränsande åtgärd Arbetsmaterial: Checklistor Göta Lejons skadestatistik Incidentrapporter Etc Följa upp, kontrollera och utvärdera åtgärder (genomförd riskanalys) Ny kunskap återkopplas till verksamheten Leder till förbättringar

21 11 Utbildning och information Säkerhetsarbetet ska bedrivas aktivt av alla anställda inom utbildningsförvaltningen. För detta krävs återkommande utbildnings- och informationsinsatser för all personal och alla elever/studerande. Ansvariga för att utbildning planeras och genomförs är, i första hand enligt delegation från förvaltningschef, områdeschefer och avdelningschefer. Alla elever/studerande ska under sin studietid genomgå grundläggande information om brandskydd. Rektor: Är ansvarig för att samtliga elever informeras och att brandövning genomförs årligen. Samplanerar med servicechef eller motsvarande. Uppföljning intern kontroll För att följa upp att säkerhetsnivån är acceptabel ska utbildningsförvaltningen göra en säkerhetsrevision varje år i form av en intern kontroll. Resultatet av säkerhetsrevisionen rapporteras till utbildningsnämnden av den säkerhetsansvarige. Säkerhetsrevisionens viktigaste uppgift är att vara underlag för utvecklingen av utbildningsförvaltningens säkerhetsarbete. Medaktörer och samverkanspartners Fastighetsförvaltare och verksamhetsansvarig har ett gemensamt ansvar för att ett samordnat och systematiskt arbete bedrivs kring trygghet och säkerhet inom och runt skolhusen. Försäkrings AB Göta Lejon anordnar informationsträffar för säkerhetsansvariga och initierar utbildning för att öka kompetensen inom säkerhetsarbetet. Räddningstjänsten ska inom sitt ansvarsområde aktivera och stödja förebyggande insatser i syfte att förbättra stadens säkerhetsarbete.

22 12 3. Ledningsberedskap för kris och katastrof krisgrupper Kommunstyrelsen är krisledningsnämnd, KLN, för Göteborgs Stad. Varje förvaltning och bolag i Göteborgs Stad ska ha en planerad beredskap för att snabbt kunna etablera ledningsförmåga vid särskilda/extraordinära händelser. Med särskild händelse avses en störning eller händelse av sådan omfattning att verksamheten behöver göra omprioriteringar eller begära hjälp och stöd från andra verksamheter i staden direkt eller genom stadens krishanteringsgrupp. När omfattning och/eller konsekvenserna av det inträffade är sådan att beslut krävs i krisledningsnämnden definieras händelsen som extraordinär händelse. Nedan redogörs för Göteborgs Stads respektive utbildningsförvaltningens krisledningsorganisation och krisberedskap. Staden Staden Förvaltningen Området Skolan/Motsvarande KLN Krisledningsnämnd KSG KLG OKL LOK Katastrofsamordningsgrupp Krisledningsgrupp UBF Områdets krisledningsberedskap Lokal krisgrupp Krisberedskap för Göteborgs Stad organisation för nödläge Grundprincipen är att kris hanteras där den uppkommer. Samtliga kommunens verksamheter hanterar inom sin normala vardagsorganisation ett antal händelser och störningar. I verksamheter där störningar är vanligt förekommande och/eller där avbrott i verksamheten inte kan accepteras byggs en organisation och en beredskap för hantering av störningar. När en händelse eller störning blir av den omfattningen och/eller kommer att belasta verksamheten under så lång tid att enskild förvaltning eller bolag ser att de egna resurserna inte är tillräckliga vänder man sig till stadens krissamordningsgrupp KSG. Detta ska göras på ett tidigt stadium innan den berörda verksamheten har en tröttkörd ledning och personalen har tömt alla sina resurser.

23 13 Stadens krissamordningsgrupp KSG Då en särskild/extraordinär händelse inträffar samlas krissamordningsgruppen KSG, en tjänstemannagrupp under jourhavande stadsdirektörs ledning, som arbetar med krishantering på kommunstyrelsens/krisledningsnämndens uppdrag. Bemanning KSG Grundbemanningen för KSG utgörs av, förutom jourhavande stadsdirektör, kommunikationsdirektören och en representant för berörd stadsdelsförvaltning. Vidare ingår representanter för Göteborg Energi AB, Göteborg Vatten, Trafikkontoret, Miljöförvaltningen och Räddningstjänsten. Till KSG larmas även representanter för polismyndigheten, sjukvården, länsstyrelsen och försvarsmakten. En informationsstab knyts till KSG. Informationsstaben leds av stadens kommunikationsdirektör. Krisledningsplats för KSG Vid omfattande störning samlas KSG i stadens krisledningscentral hos Räddningstjänsten i Gårda. I annat fall på Stadsledningskontoret. Kontaktuppgifter KSG KSG kontaktas via Räddningstjänstens växel. Räddningstjänstens växel Begär Räddningschef i beredskap I nödfall ring 112 När larm inkommit tar räddningschef i beredskap kontakt med jourhavande stadsdirektör. En bedömning görs utifrån händelsens art och omfattning vilka påföljande åtgärder som kommer att behövas. IT-stöd för kommunikation mellan kommunledning och krisgruppledning För att underlätta kommunikationen mellan kommunledning och lokal ledning liksom för dokumentation av extraordinär händelse har Göteborgs Stad utvecklat ett IT-stöd i Lotus Notes. Detta IT-stöd står till samtliga förvaltningars och bolags förfogande. IT-stödet består av tre databaser: KSG Startsida KSG Särskild händelse KSG Lokal Larm

24 14 4. Utbildningsförvaltningens krisorganisation och ledningsberedskap (KLG) För att kunna hantera kriser i såväl den egna organisationen på olika nivåer som i Göteborgs Stad ska utbildningsförvaltningen ha en krisorganisation och ledningsberedskap på: Förvaltningsnivå Områdesnivå Skolnivå Förvaltningens krisledningsgrupp (KLG) Till förvaltningsledningens grundbemanning, knyts cheferna för de funktioner respektive verksamheter som primärt kan förutses bli berörda vid en särskild/extraordinär händelse. Krisledningsgruppens sammansättning, roller och ansvar beskrivs i bilaga 1. Där finns även en aktuell telefonlista till krisledningsgruppen. Krisledningsgruppen kan efter etableringen utökas med ytterligare funktionsföreträdare. Till förvaltningsledningen ska bara knytas så många företrädare för varje verksamhet att arbetet med en extraordinär händelse kan ske dygnet runt under flera påföljande dygn eller under ännu längre tid. Sammankallande till förvaltningens krisledningsgrupp (KLG) Sammankallande till den centrala krisledningsgruppen är utbildningsdirektören alternativt biträdande förvaltningschefen. Om ingen av dem är i tjänst eller inte är omedelbart anträffbar när larm går om en särskild/extraordinär händelse tar annan befattningshavare i gruppen över ledningsansvar i en inom gruppen på förhand bestämd och av medlemmarna känd turordning till dess att förvaltningschefen eller biträdande förvaltningschefen är i tjänst. Medverkan i kommunens centrala katastrofsamordningsgrupp (KSG) Utbildningsdirektören kan bli inlarmad till kommunens centrala katastrofsamordningsgrupp i ledningsrummet hos Räddningstjänsten i Gårda. Det sker vid händelse som drabbar kommunens verksamheter och/eller kommuninnevånare som direkt eller indirekt påkallar ingripande från eller aktiv medverkan av utbildningsförvaltningens verksamheter och personal. Information till utbildningsnämnden Utbildningsnämndens ordförande och vice ordförande ska kontinuerligt ges information över aktuellt händelseförlopp. Utbildningsdirektören eller dennes ersättare, ansvarar för att så sker. Stödinsatser I de fall en särskild/extraordinär händelse inträffar och som direkt berör någon eller några av utbildningsförvaltningens egna verksamheter blir KLG ett viktigt stöd till berörd skolledning. I andra fall kan KLG påkalla ingripande av och stödresurser från skolledningen vid en eller flera verksamheter för att hjälpa till med insatser som kan behövas på annat håll. Utbildningsförvaltningen ska också ha beredskap för att kunna gripa in och vara till hjälp vid händelser som drabbar andra medborgare och verksamheter i det omgivande samhället.

25 15 Områdets krisledningsberedskap Respektive område ska ha en krisledningsberedskap. Områdeschefen Ansvarar för områdets krisledningsberedskap i händelse av särskild/extraordinär händelse som drabbar verksamhet inom området Ansvarar för planering i händelse av avbrott i verksamheten Kallar samman områdets lokala krisgrupper i händelse av särskild/extraordinär händelse Begär förstärkning internt UBF/extern hos förvaltningschefen då resurserna hos den drabbade skolan respektive område bedöms otillräckliga för att hantera händelsen Lokal krisgrupp i skolan/verksamheten Skolan/verksamheten ska ha en lokal krisgrupp som träder in när en kris som går utöver den vardagliga verksamheten uppstår på skolan. Till grund för den lokala krisgruppens agerande ska finnas en upprättad lokal handlingsplan. Den lokala handlingsplanen ska ange: Rutiner för hantering av olika slags krissituationer t ex olycka/dödsfall personal, elev eller elevs nära anhörig Namn och kontaktuppgifter på medlemmar i verksamhetens lokala krisgrupp LOK Externa larmnummer Kontaktuppgifter till ansvarig/-a för områdets krisorganisation I det fall den lokala krisledningsgruppen bedömer att verksamhetens resurser är otillräckliga för att hantera krisen begärs stöd av områdeschefen. Alla anställda ska känna till innehållet i den lokala krishandlingsplanen. Verksamhetens lokala krishandlingsplan ska vara tillgänglig i Hjärntorget. Närmast anhörig skolans tillgång till uppgifter i krissammanhang Uppgifter om vårdnadshavare registreras automatiskt i Gerda för omyndig elev. Myndig elev/studerande ska kunna lämna uppgifter till skolan om närmast anhörig. I Personec finns möjlighet för personal att ange kontaktuppgifter till tre personer. Verksamheten bör uppmana sin personal att göra detta. Psykologiskt och socialt omhändertagande POSOM I skolornas lokala handlingsplaner för kris och katastrof finns utarbetade rutiner för omhändertagande av situationen, detta för att på bästa sätt minimera psykiska och fysiska skador på människor. Vid behov bistår Göteborgs Stads katastrofsamordningsgrupp i detta arbete. Samverkan med de fristående gymnasieskolorna Utbildningsförvaltningens krisledningsgrupp är de fristående gymnasieskolornas kontaktpunkt vid kriser som medför att dessa skolors elever påverkas. Vid kriser i enskilda fristående gymnasieskolor där skolan har behov av externt stöd tas kontakt med någon person inom krisledningsgruppen för vidare insatser/kontakter inom Göteborgs Stad.

26 16 5. Systematiskt brandskyddsarbete Alla skolor/verksamheter i utbildningsförvaltningen ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete, SBA, för att förhindra att personer skadas, att egendom förstörs, att miljön tar skada och att det blir avbrott i den verksamhet som bedrivs. Göteborgs Stad har tagit fram ett stödmaterial för systematiskt brandskyddsarbete som finns att ladda ner på intranätet under lokaler och säkerhet. Komplexa skolor, komplexa verksamheter Det finns många olika typer av lokaler i vår verksamhet. Alltifrån små, relativt överskådliga skolbyggnader där undervisning bedrivs för elever med funktionshinder till stora, komplexa byggnader med bland annat yrkesprogram, produktionsenheter och övernattningslokaler. Detta ställer krav på att skolan/verksamheten har en god brandskyddsorganisation och en genomtänkt och effektiv utrymningsorganisation som är anpassad till den egna verksamheten. Regelverk för SBA Skolan/verksamheten ska följa nedanstående regelverk för sitt SBA: Lag (SFS 2003:778) 6 om skydd mot olyckor Förordning om skydd mot olyckor (SFS2003:789) Allmänna råd om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) 7 Allmänna råd och kommentarer om skriftlig redogörelse för brandskyddet (SRVFS 2004:4) 8 Göteborgs Stads säkerhetspolicy 9 Försäkringskrav från aktuell försäkringsgivare Utrymningsövning Att tänka på, bilaga till Säkerhetsprogrammet Överenskommelse med fastighetsförvaltare För samtliga byggnader som utbildningsförvaltningen bedriver verksamhet i ska det finnas en överenskommelse som reglerar ansvaret mellan utbildningsförvaltningen och fastighetsförvaltare. Ansvaret mellan Lokalförvaltningen och utbildningsförvaltningen regleras i X-listan 10. Utrymningsplaner Skolan/verksamheten ska ha utrymningsplaner strategiskt placerade i byggnaden. Vid en förändring i byggnadens konstruktion eller utformning (även mindre ingrepp) ska verksamheten göra en översyn av utrymningsplanerna och ta ställning till om förändringen kräver nya utrymningsplaner. Även förändringar i organisation till exempel disposition av lokalerna, lärmiljö i korridor eller liknande, nytt program/ny utbildning eller ny elev-/studerandegrupp kräver en översyn av utrymningsplanerna. Utrymningsplanerna ska revideras minst årligen. Datum för senaste uppdatering ska framgå på utrymningsplanen. 6 Alla SFS återfinns under 7 Se Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskaps gällande författningar på 8 Se Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskaps gällande författningar på 9 Finns på intranätet/styrande dokument/styrande dokument/säkerhet och lokaler/gemensamt för staden 10 Finns på intranätet/styrande dokument/säkerhet och lokaler/lokaler

27 17 Skolor/verksamheter som har övernattningslokaler ska felanmäla till lokalförvaltningen då utrymningsplaner i klassrum för övernattning inte stämmer överens med skolans/verksamhetens egna utrymningsplaner. Funktioner i brandskyddsorganisation Området ska ha en brandskyddsledare. Skolan/verksamheten ska ha en brandskyddsansvarig med särskilt ansvar för brandskydd och dokumentation. Skolan/verksamheten ska enligt Lagen om Skydd mot Olyckor 2003:778 ha en anläggningsskötare jämte en ersättare. Information om anläggningsskötarens arbetsuppgifter och utbildningsförvaltningens överenskommelse med Lokalförvaltningen återfinns i dokumentet Anläggningsskötare brandlarm 11. Skolan/verksamheten ska även ha ett eller flera brandskyddsombud. Brandskyddsansvarig, brandskyddsombud och anläggningsskötare ska ha tydliga roller i det systematiska brandskyddsarbetet och brandskyddsorganisationen i skolan/verksamheten. De ska även ha tydliga roller gentemot områdets brandskyddsledare. Utrymningsorganisation Skolan/verksamheten ska ha en tydlig utrymningsorganisation där det klart och tydligt framgår vem/vilka som har ansvar för vad och hur utrymningen ska gå till. Alla verksamheter bör genomföra utrymningsövningar minst två gånger per år. Manual för utrymning finns i bilaga 5! Brandskyddsregler Skolans/verksamhetens brandskyddsregler ska vara kända av personal och elever/studerande. Dokumentation av det systematiska brandskyddsarbetet För att säkerställa att skäliga brandskyddsåtgärder vidtas och hålls funktionsdugliga krävs det en dokumentation. Alla de byggnader som utbildningsförvaltningen bedriver verksamhet i ska ha ett skriftligt dokumenterat SBA. Checklista för uppgifter som ska beskrivas i SBA finns i bilaga 4. Källdokument, revision, informationsspridning och åtkomst Varje källdokument som rör säkerhetsområdet (säkerhet, trygghet, brandskydd och krisberedskap) och som har tagits fram av utbildningsförvaltningen ska ha en namngiven dokumentsansvarig. Av dokumentet ska det framgå datum för senaste uppdatering. Uppdatering sker vid förändring och revidering årligen av dokumentsansvarig. Skolan/verksamheten ska ha tydliga rutiner för informationsspridningen. 11 Finns på intranätet/styrande dokument/säkerhet och lokaler/lokaler

28 18 Förvaltningsgemensamma säkerhetsdokument i intranätet Källdokumentet Säkerhetsprogram ska finnas i intranätet och länkas till Hjärntorget. Säkerhetsprogrammet uppdateras vid förändringar och revideras årligen av säkerhetsansvarig. Förändringar aviseras via e-post till alla chefer som i sin tur ansvarar för information till berörda. Vissa lokala säkerhetsdokument på respektive skolas hemsida Vissa säkerhetsdokument som berör personal och elever/studerande och som även vårdnadshavare kan ha intresse av ska finnas som källdokument på skolans/verksamhetens hemsida. Det gäller t ex Brandskyddsorganisation Utrymningsorganisation Om det börjar brinna Lokala brandskyddsregler Lokal krisplan Dokumenten länkas även till Hjärntorget. Säkerhetsdokument relevanta för specifika utbildningsområden Regler, rutiner, information etc. som skolan/verksamheten utarbetat för specifika ämnen/program/utbildningsområden ska finnas som källdokument i Hjärntorget med åtkomst för berörd personal och elever/studerande. Länkar till relevanta informationssidor bör även finnas. Länkar av intresse för utbildningsförvaltningen och dess skolor/verksamheter Länkar inom säkerhetsområdet som är av intresse för förvaltningen och dess skolor/verksamheter ska finns på intranätet. Ansvarig är förvaltningens säkerhetsansvarige. Dokumentsansvarig: utbildningsförvaltningens säkerhetsansvarige

29 19 Bilaga 1 Manual för utbildningsförvaltningens centrala krisledningsgrupp Vid hot eller katastrof som startar i vår organisation Rädda. Larma 112. Starta krisarbetet på enheten, områdeschef leder det lokala arbetet. Meddela förvaltningschef eller ersättare. Förvaltningschef sammankallar förvaltningens centrala krisledningsgrupp. Informera presidiet. Dokumentera allt som händer och vilka åtgärder som vidtas. Organisera avlösning inom krisledningsgruppen vid behov. Alternativ plan när utbildningsförvaltningens krisledningsgrupp inte är på plats: Förvaltningschefen utser ersättare som leder arbetet i enlighet med ovanstående punkter. Vid externt hot eller katastrof som påverkar vår organisation Förvaltningschef eller ersättare informeras av stadens krissamordningsgrupp. Förvaltningschef sammankallar vid behov förvaltningens centrala krisledningsgrupp. Informera presidiet samt berörda områdeschefer. Dokumentera allt som händer. Organisera avlösning inom krisledningsgruppen vid behov. Alternativ plan när utbildningsförvaltningens krisledningsgrupp inte är på plats: Förvaltningschefen utser ersättare som leder arbetet i enlighet med ovanstående punkter. Teknik och utrustning KLG Följande teknik och övrig utrustning ska finnas på ledningsplatsen: Telefoni Rakelenhet Fax Datorkommunikation, intranät och internet Utbildningsförvaltningens krisledningsplats är: Utbildningskansliets lokaler på Skånegatan 20, Göteborg, plan 4, telefon Alternativ plats är: Områdeskontor Lindholmen, Hus Remmaren, Kunskapsgatan 3, Göteborg, telefon

30 20 Roller och ansvar vid krissamordning Tjänsteman Ansvar/uppgift Utbildningsdirektören Är ordförande och leder arbetet i förvaltningens centrala krisledningsgrupp, KLG Har huvudansvar för alla kontakter med kommunens centrala katastrofsamordningsgrupp Ansvarar för kontinuerlig information till Utbildningsnämnden Kontaktcenter kontaktas via deras förvaltningsbrevlåda om läget inte är akut. Vid akut händelse används telefonnummer och vid välkomstmeddelandet trycks en 4, vilket ger en prioriterad linje. Biträdande förvaltningschefen Är ställföreträdande för förvaltningschefen, leder det operativa arbetet i förvaltningschefens frånvaro. Ansvarar för kontakter med försäkringsbolag. Säkerhetsansvarig Ansvarar för kontakten med polis och POSOM-grupper. Teknisk chef Ansvarar för insatser avseende lokaler/lokalbehov. Områdeschefen Ska vid en krissituation finnas tillgänglig för sitt område Ansvarar för all intern kommunikation till sitt område. Om krisen direkt berör ett område leder områdeschefen, under den centrala krisledningsgruppen, sitt områdes krishantering och har huvudansvaret för alla kontakter med förvaltningens krisledningsgrupp. Resterande områdeschefer deltar i krisledningsgruppen och fyller upp eventuellt tomma platser Nämndsekreteraren Ansvarar för arbetet med all dokumentation Ansvarar för loggbok för beslut Kommunikatören Samordnar intern och extern information enligt kriskommunikationsplanen Avdelningschefen för IT och kvalitet Ansvarar för informationstekniken, IT-stöd för krishantering, datorer, telefon, radio, TV, mm Avdelningschefen för planering och utveckling Samordnar insatser för elever/studerande tillsammans med områdescheferna. Avdelningschefen för HR och kommunikation Samordnar insatser för personal tillsammans med områdescheferna. Ansvarar övergripande för att vi följer och Göteborgs Stads policy för kriskommunikation samt förvaltningens kriskommunikationsplan. Har huvudansvar för information till media och allmänhet Vid behov upprätta informationsplats som ska betjäna personal, elever, föräldrar och allmänhet. Administratören Ansvar för att krisledningsgruppens mötes- och arbetsrum är utrustade med nödvända hjälpmedel samt att det, id långvariga kriser, finns tillgång till vilrum, dryck och mat. Ersätter nämndsekreteraren vid dennes frånvaro.

31 21 Manual inför och vid extraordinära händelser Enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, ska varje kommun ha en krisledningsnämnd. Kommunstyrelsen är krisledningsnämnd för Göteborgs Stad. Utbildningsförvaltningen ska, precis som varje förvaltning och bolag i Göteborgs Stad, ha en planerad ledningsberedskap för svåra händelser. Utbildningsförvaltningen ska också ha beredskap för att kunna gripa in och vara till hjälp vid händelser som drabbar andra medborgare och verksamheter i det omgivande samhället. Vid hot- eller katastrofsituationer 1. Information om hotsituationer eller inträffade katastroflägen ska alltid omedelbart kanaliseras till förvaltningschefen. När larm inkommit tar mottagaren kontakt med förvaltningschef eller biträdande förvaltningschef. I alla nödfall ska numret 112 användas för larmande av räddningstjänst och/eller polis. Därigenom larmas också, i förekommande fall, Göteborgs stads katastrofsamordningsgrupp. 2. I entydigt allvarliga hot- eller katastroflägen larmar förvaltningschef eller biträdande förvaltningschef direkt stadens katastrofsamordningsgrupp. Katastrofsamordningsgruppen kontaktas via Räddningstjänstens växel, tfn Begär räddningschef i beredskap. När larm inkommit tar räddningschef i beredskap kontakt med tjänsteförrättande stadsdirektör, som är nåbar dygnet runt. I nödfall kan larmnumret 112 användas. 3. En bedömning görs utifrån händelsens art och omfattning vilka påföljande åtgärder som kommer att behövas, därefter kan förvaltningschefen sammankalla den centrala krisledningsgruppen och områdeschefer i den ordning som han anser att situationen kräver. 4. Förvaltningschefen eller biträdande förvaltningschefen informerar utbildningsnämndens ordförande. 5. Berörd områdeschef etablerar sin krisgrupp omedelbart. Förvaltningschefen kan bli kallad till stadens katastrofsamordningsgrupp om händelsen så kräver, biträdande förvaltningschef leder då det operativa arbetet på plats. Den centrala krisledningsgruppen ska också vara de fristående gymnasieskolornas kontaktpunkt vid krissituationer som medför att elever vid dessa skolor på något sätt drabbas. Utbildningsförvaltningens centrala krisledningsgrupp består av förvaltningschef, avdelningschefer, områdeschefer, nämndsekreterare, säkerhetsansvarig, teknisk chef, kommunikatör och administratör. Arbetet i gruppen leds av förvaltningschefen. Vid

32 22 förvaltningschefens frånvaro leds arbetet av ställföreträdande förvaltningschef eller den person som utsetts. Så snart det står klart att en särskild händelse kommer att pågå under en längre tid ska man förbereda för en bemanning dygnet runt, där så behövs. Vid behov bistår Göteborgs Stads katastrofsamordningsgrupp i detta arbete. Socialjouren respresenterar socialtjänsten i akutskedet vid olycka eller katastrof. Vid större olycka eller katastrof samverkar socialjouren med en Posom-grupp. Utbildningsförvaltningens krisledningsplats är: Utbildningskansliets lokaler på Skånegatan 20, Göteborg, plan 4, telefon Alternativ plats är: Områdeskontor Lindholmen, Hus Remmaren, Kunskapsgatan 3, Göteborg, telefon

33 23 Telefonlista för utbildningsförvaltningens centrala krisledningsgrupp Bilaga 2 webbversion av telefonlistan Utbildningsförvaltningens centrala krisledningsgrupp Namn Telefon Mobilnummer Hemtelefon Tomas Berndtsson Utbildningsdirektör Marie Alkvist-Carlsson Biträdande förvaltningschef, ekonomichef Maija Söderström Avdelningschef planering och utveckling Håkan Larsson Avdelningschef HR och kommunikation Britta Högsved Ryding Nämndsekreterare Lars Hermansson Avdelningschef IT och kvalitet Hilma Sandstedt Kommunikatör Anette Källgren Administratör Mattias Tuvesson Planeringsledare lokalfrågor Benny Lindgren Säkerhetsansvarig Stefan Öhman Gymnasieområde Skånegatan Suzanne Norman Berg Område GS, gymnasiesärskola Lena Ericsson Gymnasieområde Centrum Mona Ericsson Gymnasieområde Lindholmen Ann-Sofie Johansson Område Studium Katarina Hjernestam Område YRGO Malin Högstedt Område Stadsgemensamt

34 SANNOLIKHET 24 Riskmatris och metodik för riskanalyser Bilaga 3 Göta Lejon har i samråd med Lokalförvaltningen utarbetat en riskmatris. Till riskmatrisen hör en checklista där ansvarsfördelningen mellan utbildningsförvaltningen och Lokalförvaltningen framgår. Varje risk bedöms för sig. Vad är sannolikheten för risken? KATEGORI Frekvens, om det har inträffat, etc. anges Sannolik 4 Stor risk att det händer Möjlig 3 Ganska stor risk att det händer Mindre sannolik 2 Inte alls stor risk att det händer Osannolik 1 Acceptabelt (Jämför med internkontrollen) Vad blir konsekvenserna av risken? KATEGORI Konsekvensen beskrivs i ord Allvarlig 4 Stor konsekvens om det händer Kännbar 3 Ganska stor konsekvens om det händer Lindrig 2 Ingen större konsekvens om det händer Försumbar 1 Acceptabelt Konkretisering görs av sannolikhet och konsekvens. Vad är allvarligt respektive försumligt när det gäller: Liv En fastighet Inventarier Sannolikheten och konsekvensen beskrivs uttryckligen och bedöms för varje enskild risk. Risken placeras in i riskmatrisen nedan. S*K = Riskvärde, dvs. en siffra mellan 1 och 16. Sannolik 4 Låg Medel Hög Hög Möjlig 3 Låg Medel Hög Hög Mindre sannolik 2 Låg Låg Medel Medel Osannolik 1 Låg Låg Låg Låg 1 Försumbar 2 Lindrig 3 Kännbar 4 Allvarlig KONSEKVENS Om det är sannolikt att risken inträffar och konsekvenserna är allvarliga så blir riskvärdet 16. Det innebär att åtgärder måste vidtas omedelbart. Om det är osannolikt att risken inträffar och konsekvenserna av risken bedöms som försumbara så är riskvärdet 1. Åtgärder vidtas ej men risken bevakas och ses över vid nästa riskanalys. Sannolikhet * Konsekvens Riskvärde Risk Riskhantering 9-16 Hög Åtgärdas omgående/snarast 6-8 Medel Beredskap 1-4 Låg Ingen åtgärd, bevakas

35 25 Bilaga 4 Uppgifter som ska beskrivas i det systematiska brandskyddsarbetet, SBA I kolumnen Ansvar noterar verksamheten vem/vilka som har ansvaret för genomförandet av uppgiften. Detta ska beskrivas i skolans/verksamhetens SBA Brandskydds- och utrymningsorganisation Varje skola/verksamhet ska ha en brandskyddsorganisation som tydliggör ansvaret för verksamhetens brandskydd. Personer i brandskyddsorganisation ska ha den kunskap som krävs för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter. Arbetsuppgifterna ska vara tydligt beskrivna för personer som ingår i skolans/verksamhetens brandskydds- respektive utrymningsorganisation. Utrymningsorganisation ska finnas som beskriver roller, genomförande och återsamlingsplats. Skolans/verksamhetens brandskydds- och utrymningsorganisation ska vara väl känd av samtliga anställda och elever/studerande. Skolan/verksamheten ska ha rutiner för att informera vikarier, ny- och visstidsanställda om brandskydds- och utrymningsorganisation. Skolan/verksamheten ska förse Språkcentrum, Gemensamma gymnasiet, Idrottsoch föreningsförvaltningen med flera som nyttjar lokalerna med adekvata brandskydds- och utrymningsdokument. Skolan/verksamheten ska ha rutiner för att informera hyresgäster som hyr/disponerar lokal direkt av verksamheten om adekvata brandskydds- och säkerhetsrutiner. Verksamhetsbeskrivning Skolan/verksamheten ska kortfattat beskriva vilken typ av verksamhet som bedrivs i byggnaderna. Här ska också anges antalet anställda, elever/studerande och besökare i skolan/verksamheten med flera uppgifter. Riskanalys Skolan/verksamheten ska ha kännedom om de risker som finns. Skolan/verksamheten ska ha en dokumenterad riskanalys över verksamheten. I sin dokumentation ska verksamheten beskriva: De risker som kan orsaka brand De risker som uppstår vid en brand Sannolikheten för att en brand uppstår Vilka konsekvenser det medför för verksamheten För varje identifierad risk ska åtgärder föreslås för att minska sannolikheten för och konsekvenserna av en brand. Utbildning och övning Alla anställda och elever/studerande ska ha tillräckliga kunskaper om det systematiska brandskyddsarbetet i förhållande till sina arbetsuppgifter. Alla anställda och elever/studerande ska ha kunskap om vad de kan göra för att minimera risken för ett brandtillbud. Alla anställda och elever/studerande ska ha en grundläggande brandkunskap om hur de ska agera vid ett brandtillbud. Ansvar

36 26 Utrymningsövningar och andra övningar ska genomföras kontinuerligt och efter fastställd plan samt för verksamheten i skälig omfattning dock minst en gång per läsår. Samordnade övningar ska göras i byggnader där olika områden, skolor och förvaltningar bedriver verksamhet. En utbildningsplan ska upprättas som innehåller vilken typ av utbildning som ges, när och hur ofta utbildningarna sker. Byggnadsbeskrivning och teknisk beskrivning Varje byggnad ska ha en dokumentation över vilka brandtekniska installationer som finns. Brandtekniska installationer ska beskrivas till utförande och funktion hur de är avsedda att användas vid brandtillbud hur de kontrolleras Varje byggnad ska ha uppdaterade ritningar där brandcellsavgränsningar och övriga brandskydd är dokumenterade. Exempel på brandskydd är brandgasventilation, utrymningsskyltar och släckutrustning. Vid förändring i byggnadens konstruktion eller utformning ska ritningarna uppdateras och det ska säkerställas att brandcellsavgränsningarna är intakta. Skriftlig redogörelse ska finnas för de objekt som verksamheten enligt lag är skyldiga att upprätta detta för, det vill säga för utbildningsförvaltningens samtliga skolhus. Om det inte framgår av ritningen ska även utformning och byggnadsmaterial redovisas i materialet. Egenkontroll och uppföljning Skolan/verksamheten ska skriftligen och kontinuerligt dokumentera sin egenkontroll. Dokumentationen ska ange Vad som är kontrollerat Tidpunkt för kontroll Resultat av kontrollen Tidpunkt när åtgärd vidtagits Skolan/verksamheten ska följa upp att samtliga anställda och elever/studerande har kännedom om SBA i den egna verksamheten. Utbildningsförvaltningen ska årligen göra en sammanställning av enheternas SBA och presentera för utbildningsnämnden. Skolan/verksamheten ska årligen revidera sin riskanalys och åtgärda de eventuella brister som framkommer.

37 27 Bilaga 5 Manual för utrymning Funktioner Utrymningsledare ska alla verksamheter ha. Utrymningsledare har till uppgift att hjälpa till vid utrymning i det fall han/hon befinner sig på plats. I princip ska all personal kunna fungera som utrymningsledare för elever/studerande. Även för personal som behöver hjälp att ta sig ut/in till en särskild brandcell. Utrymningsledaren beordrar utrymning av lokalen och ger anvisningar om utrymningsväg och återsamlingsplats. Exempel på personal som kan fungera som/agera utrymningsledare för den lokal han/hon befinner sig i och för de elever/studerande/gäster/besökande som också är där: Undervisande lärare Biblioteks-/studiehallspersonal Bambapersonal Personal i produktionsenhet som café, butik, restaurang, konferens Även annan personal (all) ska kunna fungera som utrymningsledare och söka av åtminstone det våningsplan de befinner sig på, beordra utrymning, lämna information om återsamlingsplats; fungera som dörrvakt etc. Anläggningsskötare lagkrav, LF kräver även att ersättare finns. Brandskyddsansvarig tillsammans med företrädare för områdena/verksamheterna får vi fundera över beteckning etc. Varselvästar för mandat, signal, kommunikation och information mm Bäraren av en varselväst fyller en specifik funktion i samband med en utrymning och utgör en länk i informationsöverföringskedjan dels mellan verksamheten och Räddningstjänsten dels mellan olika funktioner/befattningar inom verksamheten. Varselvästarna urskiljs lätt. Försedda med text som anger specifik funktion/befattning förtydligar de bärarens mandat och kompetens. Alla vet vem (vilka) som har mandat att ge klarsignal att gå tillbaka in i byggnaden.

38 28 Nedan visas exempel på varselvästar från KTH: Två nivåer med övergripande respektive begränsade funktioner torde räcka för utbildningsförvaltningens behov. Nedan anges i stora drag funktioner/uppgifter kopplade till respektive nivå. Övergripande nivå 1. Anläggningsskötare har kompetens att bistå Räddningstjänsten med information om tekniska sakförhållanden 2. Brandskyddsansvarig fungerar som en sammanhållande länk som kan sammanfatta läget efter utrymningen o vilka lokaler/våningsplan som är avsökta och o vilka lokaler/våningsplan som kvarstår o information om elever/studerande/personal som är kvar med personal och behöver hjälp att ta sig ut och var de befinner sig Begränsad nivå 1. Utrymningsledare o för en klass/grupp och har koll på att alla har lämnat salen/biblioteket/bamba, söker även av utrymmen i utrymningsvägen o dörrvakt o personal som sökt av det våningsplan (del/hela)de befann sig på då larmet utlöstes Beroende på verksamhetens storlek kan en och samma person vara Anläggningsskötare och Brandskyddsansvarig. Förslag Alla strategiska platser ska ha minst en väst utrymningsledare: expedition, elevhälsa, bamba, bambakök, produktionsenheter/serviceenheter, bibliotek, studiehall, personalrum, konferens m fl. I vilken mån det ska finnas västar i klassrummen för utrymningsledaren får verksamheten avgöra.