1. Upprop 2. Val av justerare samt fastställande av tid för justering 3. Godkännande av dagordning 4. Uppföljning KAKADUA Bertil Nylén

Transkript

1 Kallelse Individnämnden Tid: Onsdagen den 8 mars kl Plats: Östra Roten, Kommunhuset i Lilla Edet Ärenden 1. Upprop 2. Val av justerare samt fastställande av tid för justering 3. Godkännande av dagordning Föredraganden 4. Uppföljning KAKADUA Bertil Nylén 5. Ansökan om rätt till studier på arbetstid Dnr 2017/IN Information om yttrande till Inspektionen för vård och omsorg Dnr 2016/IN Konsekvensbeskrivning vid fortsatt ansvar för ensamkommande barn i samband med asylavslag och åldersuppskrivning Dnr 2016/IN Kostnader för insats enligt socialtjänstlagen som inte kan verkställas i egen regi Dnr 2017/IN Redovisning av vidtagna och planerade åtgärder till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Dnr 2016/IN Ej verkställda beslut kvartal Dnr 2016/IN Uppföljning av internkontroll 2016 Dnr 2016/IN Internkontrollplan 2017 Dnr 2017/IN058 Emil Gusteus, enhetschef Emil Gusteus, enhetschef Emil Gusteus, enhetschef Lotte Mossudd, verksamhetschef Lotte Mossudd, verksamhetschef Sven Bergelind, socialchef Sven Bergelind, socialchef Sven Bergelind, socialchef

2 Kallelse Individnämnden 13. Årsrapport 2016 för individnämnden Dnr 2016/IN Personalförstärkning individ- och familjeomsorgen Dnr 2017/IN069 Sven Bergelind, socialchef Sven Bergelind, socialchef 15. Information 16. Anmälan om inkomna skrivelser 17. Anmälan av delegeringsbeslut Peter Spjuth (V) Ordförande

3 Verksamheten KAKADUA Till intresserade nämndpolitiker, m flera Bifogar månatliga lägesrapporter gällande verksamheten Kakadua. Om ni läser lägesrapporterna kan ni få en lite tydligare bild av utvecklingen och arbetet inom Kakadua. De är en del av projektadministrationen gällande målgruppen år, det kommunala aktivitetsansvaret, men beskriver i stort hela Kakaduas utveckling. Dock står det exempelvis i lägesrapporten för januari 2017 att vi har 21 ungdomar inskrivna. Den exakta siffran är dock 30 stycken ungdomar, då nio stycken är mellan år. För mer beskrivning av projektet KAA, delrapporter med mera: För att läsa vår DUA överenskommelse: Projektbeskrivningen gällande KAA och vår DUA överenskommelse är ramen för vårt KAKADUA arbete i kommunen. Med vänlig hälsning// För ytterligare information: Bertil Nylén Projektledare för KAKADUA (KAA/DUA) Mail: bertil.nylen@lillaedet.se Tele:

4

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN038-3 Ansökan om rätt till studier på arbetstid, boendestödjare Soheil Saeidy Dnr 2017/IN038 Sammanfattning Soheil Saeidy är sedan början av juni varit anställd som boendestödjare på socialförvaltningen. Soheil har under tiden för sin anställning arbetat på både Etaget och Annexet. Soheil har för vårterminen antagits till kursen Integration, förändring och lärande, 15 hp på Högskolan i Väst. Han har ansökt om att få del av utbildningen på betald arbetstid. Under terminen är föreläsningarna i snitt tre timmar per vecka. Utbildningen är direkt kopplad till det arbete Soheil har och bedöms komma att tillföra både Soheil och Enheten för ensamkommande kunskap och utveckling. Förslag till individnämnden Soheil Saeidy får studera kursen Integration, förändring och lärande tre timmar per vecka på betald arbetstid. Ann-Christine Gustavsson Verksamhetschef Emil Gusteus Enhetschef Beslutet expedieras till Individnämnden Soheil Saeidy Enhetschef Personakt på personalavdelningen

6

7 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN Yttrande till inspektionen för vård och omsorg (IVO) Dnr 2016/IN222 Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har den 27 oktober 2016 genomfört en anmäld inspektion av boendet för ensamkommande Etaget. IVO har i skrivelse daterad meddelat att det funnits brister i boendets lokaler inte ger förutsättningar för tryggt och säkert boende av god kvalitet där ungdomarnas integritet respekteras. Vid inspektionen av boendet Etaget bodde det 21 ungdomar i 16 olika rum. De större rummen delades av två ungdomar per rum och i de mindre rummen bodde ungdomarna ensamma. Sedan inspektionen har antalet ungdomar på boendet minskat och dags datum är enbart 15 ungdomar boende på Etaget. Samtliga ungdomar har nu eget rum och det återstående ungdomsrummet kommer att omvandlas till samtalsrum. Individnämnden i Lilla Edets kommun anser därmed att ungdomarna ges möjlighet till ett tryggt och säkert boende av god kvalitet och där ungdomarna får sin integritet respekterad. Beslutsunderlag Beslut från IVO daterat den 1 februari Förslag till beslut Individnämndens arbetsutskott beslutar att anta yttrande till IVO daterat den 8 februari Ann-Christine Gustavsson Verksamhetschef AMA Emil Gusteus Enhetschef AMA Beslutet expedieras till Inspektionen för vård och omsorg (IVO)

8 Datum Dnr Dpl /IN Yttrande, Ert d.nr / Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har den 27 oktober 2016 genomfört en anmäld inspektion av boendet för ensamkommande Etaget. IVO har i skrivelse daterad meddelat att det funnits brister i boendets lokaler inte ger förutsättningar för tryggt och säkert boende av god kvalitet där ungdomarnas integritet respekteras. Nämnden uppmanas att senast den 20 mars 2017 redovisa vilka åtgärder nämnden har vidtagit för att höja säkerheten och därmed den goda kvaliteten i verksamheten. Vid inspektionen av boendet Etaget bodde det 21 ungdomar i 16 olika rum. De större rummen delades av två ungdomar per rum och i de mindre rummen bodde ungdomarna ensamma. Sedan inspektionen har antalet ungdomar på boendet minskat och dags datum är enbart 15 ungdomar boende på Etaget. Samtliga ungdomar har nu eget rum och det återstående ungdomsrummet kommer att omvandlas till samtalsrum. Individnämnden i Lilla Edets kommun anser därmed att ungdomarna ges möjlighet till ett tryggt och säkert boende av god kvalitet och där ungdomarna får sin integritet respekterad. Ann-Christine Gustafsson Verksamhetschef Emil Gusteus Enhetschef IFO Emil Gusteus Besöksadress: Järnvägsgatan 12 Tel: emil.gusteus@lillaedet.se socialförvaltningen Internet: Fax: kommunen@lillaedet.se Lilla Edets kommun Lilla Edet sid 1/1

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN279-7 Konsekvensbeskrivning vid fortsatt ansvar för ensamkommande barn i samband med asylavslag och åldersuppskrivning Dnr 2016/IN279 Sammanfattning Individnämnden återremitterade frågan gällande ensamkommande ungdomars rätt till kvarboende efter Migrationsverkets uppskrivning till 18år. Socialförvaltningen fick då i uppdrag att redovisa ekonomiska och sociala konsekvenserna av kvarboende i kommunen. Sammanfattningsvis kan ett fortsatt kvarboende av ensamkommande barn innebära, efter åldersuppskrivning av Migrationsverket, betydligt utökade kostnader för socialförvaltningen. Kvarboendet innebär också påtagliga konsekvenser för verksamheten och deras arbete med integration i blandade grupper. Slutligen går kvarboende emot Sveriges kommuner och landstings (SKL) förtydligande när det gäller Migrationsverkets avslagsbeslut med ålderuppskrivning, i asylärenden. Ärendet Rättsläget idag Migrationsverket Åldersuppskrivning Migrationsverkets beslut om en åldersuppskrivning under en pågående asylprocess är ett handläggningsbeslut enligt 14 kap 3 utlänningslagen (2005:716) och därför motsatsvis inte överklagbara (JO 2014/14 s 361). Någon frist för överklagan föreligger inte då. Dessa beslut är ovanliga och har ej förekommit i något av de ensamkommande barnen och ungdomarnas ärenden som anvisats till Lilla Edets kommun. Är Migrationsverkets beslut däremot ett slutligt beslut i ett asylärende, i vilken kan ingå en åldersuppskrivning, kan detta beslut överklagas till Förvaltningsrätt inom tre veckor. Åldersfrågan kan enbart prövas som en del i beslutet om avslag

22 på asylansökan. Beslut i samband med avslag på asylansökan är ofta förekommande i ärenden för ensamkommande barn. Sedan hösten 2016 har 8 ensamkommande barn fått åldern uppskriven i samband med avslag på asylansökan. Migrationsverkets bedömning gällande ersättning och ansvar för ensamkommande ungdomar över 18 år. sid- 2 - Migrationsverket anser att en åldersuppskrivning gäller omedelbart, och att den åldern Migrationsverket bedömt ligger till grund för bedömningen av rätten till statlig ersättning. Migrationsverket baserar sin bedömning på en prejudicerande dom från Kammarrätten(KamR) i Göteborg från den 13 december 2011, mål nr I domen konstaterar KamR att Migrationsverket har det övergripande ansvaret för asylsökande. I och med att Migrationsverket fattat beslut om åldersuppskrivning och meddelat kommunen, får det anses stått klart att den unge inte längre är att anse som ensamkommande barn, utan som vuxen. Kommunen har då inte längre ansvaret för personen i egenskap av ensamkommande barn. Någon rätt till statlig ersättning enligt 7 asylersättningsförordningen för tid efter meddelandet föreligger därför inte. Kommunens rätt till ersättning gäller fram till det datum då Migrationsverket registrerat att ungdomen blivit uppskriven i ålder och inte längre kan anses vara ensamkommande barn. Migrationsverkets uppskrivning gäller oavsett om ungdomen överklagat ärendet. Migrationsverket kan utifrån praxis även bevilja ersättning för tiden från det datum när ungdomen blivit uppskriven i ålder, till dess kommunen tagit del av Migrationsverkets beslut. Kommunen kan dock vid beslut om fortsatt vård* få rätt till ersättning för tid efter att ungdomen blivit åldersuppskriven fram till dess ungdomen fyllt 21 år. Detta under förutsättning att ungdomen trots ålderuppskrivning var under 18 år när denne sökte asyl. Migrationsverkets regler är entydiga. Någon ersättning till kommunerna utgår generellt inte efter att en åldersuppskrivning registrerats *Vid beslut om fortsatt vård kan enligt socialstyrelsen kriterierna i LVU ge en viss konkret vägledning när det gäller socialnämndens ansvar för unga med beteendeproblem som har fyllt 18 år. Rekvisiten är missbruk av beroendeframkallande medel, brottslig verksamhet eller annat socialt nedbrytande beteende. Även om beteendeproblemen vid fortsatt frivillig vård efter 18 år inte behöver nå upp till den nivå som krävs för tillämpning av LVU (påtaglig risk att skadas till sin hälsa eller utveckling) får kriterierna anses vara ett uttryck för i vilka situationer socialnämnden har ett ansvar för unga i åldern år. Det bör påpekas att frågan om rätt till statlig ersättning efter att ensamkommande barns ålder skrivits upp kommer att bli föremål för prövning i KamR Göteborg, mål nr och Prövningstillstånd har beviljats till oktober 2017 och gäller kostnader för god man. Domen kan dröja till nästa årsskifte 2017/18 och får sannolikt även bäring på socialtjänstens rätt till ersättning för kostnader. Justitieombudsmannens synpunkter Fram tills dess att ett slutligt och överklagbart beslut fattas i asylärendet bör den ålder som sökanden uppgett vid ansökningstillfället godtas, om det inte är alldeles uppenbart att uppgiften är felaktig sid 2/5

23 sid- 3 - SKLs synpunkt Kommunens egna beslut rörande den asylsökande upphör inte automatiskt i och med att Migrationsverket ändrar sin bedömning i frågan om ålder. I vilken omfattning kommunen och andra myndigheter är bundna av Migrationsverkets bedömning av åldern har prövats av domstolar i olika mål. Utfallen i dessa avgöranden har varierat och domstolarna har resonerat olika. Regeringen har vidare i sin lagrådsremiss anfört att utgångspunkten måste vara att varje myndighet som kommer i kontakt med ensamkommande asylsökande barn självständigt har att ta ställning till en asylsökandes ålder inom ramen för sin verksamhet och utifrån det regelverk som styr den. I praktiken har dock Migrationsverkets beslut om ålder många gånger stor betydelse vid den åldersbedömning som den andra myndigheten ska göra och att deras beslut i praktiken blir styrande även för andra myndigheter. Kommunen beslutar självständigt om dess åtaganden gentemot den asylsökanden ska bestå. Såsom SKL ser det innebär det att en förutsättning för att kommunen ska ändra sitt beslut är att kommunen delar Migrationsverkets bedömning i fråga om åldern. En annan sak är att Migrationsverkets avgörande naturligtvis är av stor betydelse för kommunens prövning och ska beaktas vid ett sådant ställningstagande. Det är självklart önskvärt att bedömningen av en persons ålder vid olika myndigheter är enhetlig. SKL säger vidare att: Rättsläget kring åldersuppskrivningars rättsverkan är inte helt klar. Även om JP Infonet i sin rättsliga analys anser att det inte får någon rättsverkan förrän vid den slutliga prövningen av asyl är det viktigt att veta att Migrationsverket i vissa delar gör en annan bedömning. I själva asylprocessen har inte åldersuppskrivningen någon rättslig verkan förrän det slutliga beslutet fattats. I samband med att de skriver upp åldern registreras dock detta i deras system vilket enligt Migrationsverket får rättsverkningar i förhållande till andra angränsande frågor såsom boende och ersättningar. Migrationsverkets inställning är att det är upp till kommunen att besluta om den unga/vuxne ska vara fortsatt placerad eller om denne ska flytta till Migrationsverkets anläggningsboende. De som är fortsatt placerade kommer kommunen däremot inte få någon ersättning för. SKL avvaktar vidare utgången av Kammarrätten i Göteborgs prövning av mål nr: och avseende kommuns kostnader för god man. Överförmyndarverksamheten Överförmyndarverksamheten i Stenungsund uppger att ungdomen har kvar god man i väntan på att beslutet om åldersuppskrivning vinner laga kraft. Ungdomen kommer därmed ha kvar sin gode man under hela överklagningsprocessen. Nytt lagförslag gällande åldersbedömning Regeringen har nyligen skickat ett förslag till lagändring (Bedömning av ålder i ett tidigare skede i asylprocessen, Ds 2016:37) på remiss. Det innebär att överklagbara beslut om åldersbedömning ska fattas tidigt i ett asylärende såsom så kallade tillfälliga beslut. Det tillfälliga beslutet ska gälla omedelbart, det vill säga beslutet får verkan utan att det måste vinna laga kraft först. Men ungdomen kan begära inhibition hos domstolen. Beviljas inhibition kommer det tillfälliga beslutet att ha rättsverkan mot myndigheter, även socialnämnden, först när det har vunnit laga kraft (när beslutet inte sid 3/5

24 längre går att överklaga). Beviljas inte inhibition gäller beslutet omedelbart och har därmed rättsverkan. sid- 4 - Ekonomiska förutsättningar Självkostnaden för hem för vård eller boende (HVB) placerade ensamkommande barn på socialförvaltningens hem för dessa är idag ca kr/dygn. Kostnaden för externa placeringar på HVB eller stödboende varierar från kr till kr/dygn, konsulentstött familjehem 1600 kr/dygn och egna familjehem 618/dygn. (se tabell nedan under ekonomi) Konsekvenser vid kvarboende Verksamhet På kommunens två boende för ensamkommande har man som målsättning att integrera de unga i samhället. Om ungdomar blir kvarboende efter de fyllt 18 år kommer boendena att i större utsträckning arbeta i större utsträckning mot ångesthantering och mer mot ett upprätthållande i avvaktan av annan myndighets bedömning. Personalen behöver även vara medveten om att de även förväntas att arbeta med vuxna individer på boendet och att ungdomarna och vuxna kommer att bo tillsammans. De ungdomar som fått avslag på sin asylansökan kommer i största sannolikhet även att få avslag i högre instanser. Här kan socialförvaltningen inte jobba med integration om vi har blandade grupper. Personalens uppdrag kommer då att behöva göras om då de förväntas att jobba med att integrera en del ungdomar och inte andra. Personalens kompetens kommer att behövas stärkas ytterligare då deras uppdrag ändras. Ekonomi Tabellen nedan visar en prognos för socialförvaltningens kostnader för ensamkommande barn under en överklagandefrist till förvaltningsrätt på tre veckor samt under överklagningsprocessen då den unge eventuellt överklagar ett avslag i förvaltningsrätt och vidare till Migrationsöverdomstolen. Processen kan då ta upp till ett år eller mer. Dags datum är det 29 ungdomar som kan komma att beröras av denna åldersuppskrivning framöver. Dessa ungdomar är boende på följande boende: Kommunalt HVB 24 ungdomar, familjehem 2 ungdomar och externt HVB 3 ungdomar. Prognos kostnader per dygn för ett ensamkommande barn Insatser Kostnad/dygn 1 vecka 1 mån 6 mån 1 år Kommunalt HVB HVB Externt Konsulentstött familjehem Eget famljehem Total kostnad för 29 ungdomar Bedömning Någon ersättning till kommunerna utgår inte efter att en åldersuppskrivning registrerats. Där är Migrationsverkets regler entydiga. SKL menar att rättsläget kring åldersuppskrivningars rättsverkan är oklar. SKL menar också att när Migrationsverket gör en ålderuppskrivning registreras detta i deras system vilket får rättsverkningar i andra frågor såsom boende och ersättningar. Enligt SKL menar Migrationsverket att det är upp till varje kommun att besluta om fortsatt placering av ensamkommande barn eller sid 4/5

25 sid- 5 - om denne ska flytta till Migrationsverkets anläggningsboende. De kommuner som väljer att besluta om fortsatt placering kommer däremot inte att få någon ersättning. Konsekvenser för verksamheten vid fortsatt kvarboende efter avslagsbeslut med åldersuppskrivning är påtagliga. Hur mår de som överklagat och hur påverkar detta övriga i boendet. Det går inte att arbeta med integration i blandade grupper. Utvecklingsarbetet försvåras därmed. Utgången av prövningen i Kammarrätten i Göteborg, mål och gällande ersättning från Migrationsverket för kostnader för god man är oviss. Individnämnden tar idag själv ställning till, och kommer att göra, om man ser att uppgiften om åldersuppskrivning innehåller en bedömning som är alldeles uppenbart felaktig. Påpekas bör att ensamkommande barn alltid har rätt att bevisa att de är under 18 år genom att på eget initiativ alternativt erbjudas göra en medicinsk åldersbedömning. Denna kostar 400 kr och bekostas av Migrationsverket. Lilla Edets kommun har haft som regel att ungdomar som fyller/blir 18 år går över till Migrationsverkets anläggningsboende om inte särskilt vårdbehov föreligger, Sammanfattningsvis kan ett fortsatt kvarboende för ensamkommande barn innebära, efter åldersuppskrivning av Migrationsverket, utökade kostnader för socialförvaltningen. Kvarboendet innebär också påtagliga konsekvenser för verksamheten och deras arbete med integration i mixade grupper. Slutligen går kvarboende emot SKL:s förtydligande när det gäller Migrationsverkets beslut om ålderuppskrivning. Vi föreslår därför att socialförvaltningen fortsätter att arbeta utifrån de upparbetade rutiner som finns och i detta följer SKL:s förtydligande. Förslag till individnämnden Individnämnden beslutar att socialförvaltningen fortsätter att arbeta utifrån de upparbetade rutiner som finns och i detta följer SKL:s förtydligande. Ann-Christine Gustavsson Verksamhetschef Emil Gusteus Enhetschef sid 5/5

26 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN279-7 Rutin Ensamkommande barn/ungdomar som fyller/blir 18 år Dnr 2016/IN279 Ansvarig för rutin Enhetschef Emil Gusteus Process Upprättad av Emil Gusteus Upprättat Lagstiftning Beslutad av AMA-chef Ann-Christine Gustavsson Giltig tom Reviderad av Datum Rutin för ensamkommande barn som fyller/blir 18 år Personen är asylsökande När personen fyller 18 år enligt vad hon/han själv uppgivit, så ska personen åka till Migrationsverkets boende för vuxna asylsökande: Dalagärdet, Norra Lillhagsparken 15, Hisings Backa, tel Ring dagen innan och meddela dem. Bevilja reskostnaden dit. Även när barnet skrivs upp i ålder av Migrationsverket till att vara minst 18 år så gäller ovanstående. Personen får bo kvar ytterligare högst 7 dagar på deras boende för ett bra avslut med boendet, vänner och skolan. Socialsekreteraren ska informera god man och ungdomen om att detta gäller, så att det inte blir en extra chock. Ensamkommande ungdomar som bedöms ha fortsatt vårdbehov har möjlighet att bo kvar i boende fram till 21 årsdagen. Vid beslut om fortsatt vård kan enligt socialstyrelsen kriterierna i LVU ge en viss konkret vägledning när det gäller socialnämndens ansvar för unga med beteendeproblem som har fyllt 18 år. Rekvisiten är missbruk av beroendeframkallande medel, brottslig verksamhet eller annat socialt nedbrytande beteende. Även om beteendeproblemen vid fortsatt frivillig vård efter 18 år inte behöver nå upp till den nivå som krävs för tillämpning av LVU (påtaglig risk att skadas till sin hälsa eller utveckling) får kriterierna anses vara ett uttryck för i vilka situationer socialnämnden har ett ansvar för unga i åldern år.

27

28 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN018-1 Kostnader för insats enligt socialtjänstlagen som inte kan verkställas i egen regi Dnr 2017/IN018 Sammanfattning Individnämnden har tidigare bestämt att uppgifter om ansvarsförbindelse och kostnad för insats som köps ska skrivas i utredningen gällande klienten. Köp av sådan tjänst hör egentligen inte hemma i klientens ärende, varför en ändring av rutinen föreslås. Beslutsunderlag Förslag till Rutin vid kostnader för insatser som inte kan verkställas i egen regi Förslag till tjänsteskrivelse Kostnader för insats som inte kan verkställas i egen regi Förslag till individnämnden Individnämnden antar föreslagen rutin och tjänsteskrivelse. Lotte Mossudd Verksamhetschef IFO Beslutet expedieras till Individnämnden Verksamhetschef IFO Beslutet skickas för kännedom till Enhetschef Barn och Unga Enhetschef Vuxenstöd

29 Systematiskt kvalitetsledningssystem Socialförvaltningen Ansvarig för rutin Process Verksamhetschef IFO Upprättad av Upprättat datum Aktuell lagstiftning Ronja Rydhom Beslutad av Giltig tom Reviderad av Datum Rutin vid kostnader för insatser som inte kan verkställas i egen regi 1. Behov konstateras Behov har genom utredning konstaterats. Handläggare har lyft behovet med metodstödjare och enhetschef och efter samråd konstaterat att beslut om insats inte kan verkställas i egen regi. Enhetschef har uttalat att handläggare skall söka insats utanför kommunens regi. 2. Handläggare söker lämplig vårdgivare Handläggare söker i Winst efter lämpliga vårdgivare om detta finns upphandlat och väger alternativen emot varandra. Klientens behov ska stå i fokus. Vid flera alternativ som kan tillgodose klientens behov, ska det billigare väljas. Metodstödjare och enhetschef deltar i diskussion kring lämpliga alternativ och hur de svarar mot klientens behov. 3. Förslag till beslut När lämplig vårdgivare har hittats och enhetschef har bekräftat att vårdgivare och kostnad bedöms rimlig skriver handläggare en separat tjänsteskrivelse i resursakten i Treserva avseende endast kostnaden (mall för detta finns). Om resursen inte finns upplagd i Treserva görs detta först av områdessekreterare. Skrivelsen bifogas utredningen med förslag till beslut om insats när den går till Individnämndens arbetsutskott (AU), det vill säga laddas upp i AU-mapp K:\Arenden till IN\AU. Beslutsperiodens datum i tjänsteskrivelse och utredning med förslag till beslut ska vara desamma. Tjänsteskrivelsen med vårdgivare och kostnad ska inte kommuniceras med klienten. 4. AU fattar beslut om kostnad AU fattar, utöver beslut om insats, beslut om att ansvarsförbindelse ska tecknas med extern vårdgivare och till vilken kostnad. 5. Beslut expedieras Beslut expedieras av nämndsekreterare till områdessekreterare och förvaltningsekonom. Områdessekreterare förvarar beslutet i pärm sorterad på vårdgivarens namn. En kopia lämnas till handläggare att behålla för kännedom (inte som formell aktbilaga).

30 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl [Datum] Kostnader för insats som inte kan verkställas i egen regi Gällande [Namn], [personnummer] Sammanfattning Exempel på skrivning: [Klientens namn] föreslås bli beviljad bistånd i form av [öppenvård, placering i familjehem, placering på HVB] enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen. Individnämnden kan i dagsläget inte verkställa insatsen i egen regi. Kontakt har tagits med [vårdgivarens/företagets namn], vilka har möjlighet att verkställa beslut i enlighet med [förslag till beslut] [Datum] avseende [Klientens namn]. Kostnaden för insatsen är [XXX] kronor per [timme/dygn/månad] exklusive moms. Detta skulle innebära en sammanlagd kostnad på [XXX] kronor för den föreslagna perioden. Beslutsunderlag Här redovisas handlingarna som ligger till grund för förslag till beslut om insats eller beslut om insats, utredning, AU försättsblad osv. Förslag till beslut Ansvarsförbindelse tecknas med XX (fullständigt firmanamn) under (perioden fromtom) till en kostnad av X kr per (period, ex. timme, dygn, vecka, månad). [Namn] Enhetschef [Namn] socialsekreterare Beslutet expedieras till Områdessekreterare Förvaltningsekonom Beslutet skickas för kännedom till Handläggare

31

32 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN Redovisning av vidtagna och planerade åtgärder till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Dnr 2016/IN250 Sammanfattning IVO finner skäl till att ställa krav på åtgärder från nämnden sida utifrån ett klagomål från enskild. Det krav som ställs är att nämnden ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits för att säkerställa att utredning alltid inleds vid ansökan från enskild. Beslutsunderlag Redogörelse av vidtagna och planerade åtgärder Rutin vid hantering av ansökan Förslag till beslut Upprättad redogörelse antas och skickas tillsammans med Rutin vid hantering av ansökan till Inspektionen för Vård och Omsorg. Annette Alexandersson Lotte Mossudd Enhetschef IFO Verksamhetschef IFO Beslutet expedieras till Inspektionen för Vård och Omsorg Verksamhetschef Lotte Mossudd Beslutet skickas för kännedom till Enhetschef Annette Alexandersson Enhetschef Anna Österlund Enhetschef Pernilla Sundemar

33 Datum Dnr Dpl /IN Inspektionen för Vård och Omsorg Box Göteborg Redovisning av vidtagna åtgärder Ert dnr /2016 IVO finner skäl att ställa krav på åtgärder från nämnden sida i form av att nämnden ska säkerställa att utredning alltid inleds vid ansökan från enskild. Vidtagna åtgärder ska redovisas till IVO. Efter att bristen uppdagades har följande åtgärder vidtagits. Information till enskild handläggare om rådande lagstiftning. Information till samtlig personal om rådande lagstiftning. Förtydligande av befintlig rutin genom att separera hanterandet av anmälningar och ansökningar så det blir två rutiner. Genomgång av den förtydligade rutin gällande ansökan, bilaga 1. Halvdag med utbildning, genomgång samt diskussion kring ansökan och anmälan och hur dessa handläggs. Beslut om återkommande genomgång av rutinen med nyanställda och berörda. Nämnden gör därmed bedömningen att befintliga rutiner och kunskap inom nämnden är tillräckliga. Annette Alexandersson Enhetschef IFO Lotte Mossudd Verksamhetschef IFO Lilla Edets kommun Besöksadress: Järnvägsgatan 12 Tel: E-post: kommunen@lillaedet.se Lilla Edet Internet: Fax: sid 1/1

34 Systematiskt kvalitetsledningssystem Socialförvaltningen Ansvarig för rutin IFO-chef Upprättad av Annette Alexandersson Beslutad av Ledningsgrupp IFO Upprättat datum Giltig tom Process 10 Förhandsbedömning Delprocess 1 Förhandsbedömning Aktuell lagstiftning Socialtjänstlagen 11 kap 1 och 2 Reviderad av Datum Rutin vid hantering av ansökan Mål Alla ansökningar ska hanteras korrekt. En ansökan inkommer från privatpersoner som inte är aktuell Ansökan tas emot av Mottaget som omgående aktualiserar och inleder utredning (se Aktualisering och inleda utredning ). Lämnas till enhetschef för fördelning. En ny ansökan inkommer i pågående ärende eller ärende som har avslutats de senaste sex månaderna Ansökan tas emot och aktualiseras av den som den enskilde uttrycker sin ansökan till (se Aktualisering och inleda utredning ). Lämnas personligen till den socialsekreterare på utredningsgruppen som har ärendet. Överlämning sker vid överlämningsmöte på måndagar kl Detta gäller även då syskon är eller har varit pågående ärende. Aktualisering och inleda utredning 1) Möt den som ansöker i syfte att reda ut vad de ansöker om samt informera om hur utredningsförfarandet går till. Om det gäller barn ska båda vårdnadshavare samt barn över 15 år söka. Det går inte att ansöka åt någon annan. Om det handlar om oro för någon ska orosanmälan göras. Informera den som ansökt om att utredning kan leda till såväl bifall som avslag. I vissa fall kan barn över 15 år ansöka utan vårdnadshavarnas medgivande. 2) Skapa en aktualisering i Treserva. Om det gäller barn ska ansökan dokumenteras i dokument BBiC ansökan (skriv inte i anteckningar utan allt ska dokumenteras i BBiC dokumentet). 3) Finns det en pågående utredning kan ansökan kopplas till pågående utredning om det bedöms rimligt i förhållande till problematiken som utreds samt kvarstående utredningstid. Annars ska ny utredningsprocess skapas. Samtala med den som ansvarar för första anmälan och tag hjälp av metodstödjare eller enhetschef vid bedömning.

35 4) Vid ansökan ska utredning alltid omgående inledas i Treserva om ansökan inte åligger annan huvudman. Socialsekreterare har delegation på att inleda utredning. 5) Skapa pappersakt om sådan inte finns. 6) Lämna inledd utredning i enhetschefs fack innan fredag den veckan utredning inleds. Närvara vid överlämningsmöte nästkommande måndag kl 14:00. 7) Om enskild, efter information om att önskat stöd åligger annan huvudman, ändå vill ansöka ska utredning inledas och beslut fattas. Viktigt Om flera anmälningar eller ansökningar inkommer innan utredning har inletts ska de endast kopplas samman om det är uppenbart att det är rimligt. Samtala med den som ansvarar för första anmälan/ansökan och ta hjälp av metodstödjare eller enhetschef vid bedömning. Om två anmälningar/ansökningar kopplas ihop ansvarar den som ansvarat för den första anmälan/ansökan för hela förhandsbedömningen inkl. skyddsbedömning. Om en handläggare som i sin tjänst kan ha tagit emot ansökan, oplanerat är frånvarande från sitt arbete i mer än en vecka ska enhetschef kontrollera att det inte ligger kvar pågående aktualiseringar i arkivskåp, postfack eller Treserva. Samtlig socialsekreterare ska i sitt arkivskåp ha en mapp döpt förhandsbedömningar där pågående aktualiseringar förvaras. sid 2/2

36

37 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN Ej verkställda beslut kvartal Dnr 2016/IN105 Ärendet Kommunen har enligt socialtjänstlagen (2001:453) SoL, skyldighet att en gång per kvartal rapportera gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Rapportering görs till Inspektionen för vård och omsorg på individnivå. Individnämnd, kommunens revisorer samt kommunfullmäktige får rapporten i avidentifierad form. För kvartal har ett ej verkställt beslut rapporterats för andra gången eftersom det även rapporterades in under kvartal 3. Lagrum: 4 kap 1 Socialtjänstlagen Ärendetyp: Barn och Unga Typ av bistånd: Kontaktperson Beslutsdatum : Skäl till att beslutet ännu ej verkställts: Resursbrist, saknar lämplig personal/uppdragstagare Emellertid har nu en lämplig uppdragstagare hittats och avtalsförslag har upprättats med denne. Med all sannolikhet kommer därför beslutet att verkställas under januari månad 2017 varvid Inspektionen för vård och omsorg kommer att få rapport om detta så snart det är klart. Beslutsunderlag Skrivelse till Inspektionen för vård och omsorg daterad den 13 januari Dnr 2016/IN Förslag till individnämnden Individnämnden godkänner informationen Beslutet expedieras till Akten Kommunfullmäktige Kommunrevisionen

38 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN078-3 Internkontrollrapport för individnämnden 2016 Dnr 2016/IN078 Sammanfattning Interkontrollen syftar främst till att genom stickprovskontroller skapa möjlighet till en fördjupad kontroll som komplement till ordinarie uppföljning och därmed öka det samlade uppföljningssystemets tillförlitlighet. Internkontrollplanen för 2016 anger fem områden för granskning (ärendehantering, tidiga insatser, arbetsplan, utbetalning av ekonomiskt bistånd och inköp). Dessa är utvalda med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Sammanfattningsvis visar den genomförda internkontrollen ett något förbättrat resultat gentemot föregående års internkontroll, men att rättssäkerheten för den enskilde vid myndighetsutövning inom IFO fortfarande brister i vissa delar. Kunskapen om gällande rutiner behöver förbättras. Inför 2017 kommer därför kompetenshöjande insatser att genomföras särskilt riktade mot gruppen nyanställda. Internkontrollen är ett viktigt instrument ur ett verksamhetsutvecklingsperspektiv. De områden som valts ut för kontroll är relevanta och visar på förbättringsområden som kommer att följas upp ytterligare. Ärendet 1. Ärendehantering. Kontrollen avser en granskning av 3 slumpvis utvalda ärenden vid IFO där enhetschef vid två tillfällen, april och oktober, särskilt kontrollerar rättssäkerhet, rättstillämpning och dokumentation så att handläggningen följer gällande lagstiftning och interna rutiner. Vid kontrollen konstaterades följande avvikelser mot gällande rutinbeskrivning: I ett ärende har beslut fattats inom delegation gällande hög boendekostnad, men beslutet är inte tydligt motiverat och dokumenterat. I ett ärende har många journalanteckningar förts in för sent och inte inom de fem dagar rutinen anger. Alla utgifter har inte specificerats vid normberäkning i något ärende. I tre ärenden saknades skriftlig aktuell arbetsplan. Återsökningsblanketter var i några ärenden bristfälligt ifyllda. Bland annat saknades i något fall underskrift samt uppgifter om inkomster och sysselsättning.

39 sid- 2 - I tre av de granskade ärendena har Au-beslut förts in för sent, dvs. inte inom fem dagar. I något fall har även journalanteckningar förts in för sent. I något fall överskreds utredningstiden med 2,5 månader. Genomförandeplan på beviljad insats saknades i ett ärende. 2. Tidiga insatser. Granskningen har skett genom att verksamhetschef Lotte Mossudd vid två tillfällen har gjort en kontroll av 10 slumpvis valda ärenden. Kontroll sker av att behov av tidiga insatser tillgodoses inom angivna tidsgränser. Målgruppen för kontrollen var barn och ungdomar med focus på barn under 18 år. Kontrollen visar bland annat på följande brister: I tre av tio granskade aktualiseringar har förhandsbedömning inte gjorts inom den lagstadgade tiden på 14 dagar. I två fall har aktualiseringen inte skickats till chef för signering inom föreskriven tid. Sjukdom i samband med skyddsbedömning medförde att den lagstadgade tiden överskreds för samtal med barn och föräldrar och beslut om att inleda utredning. 3. Arbetsplan. Granskningen avser kontroll av att arbetsplaner upprättats och följs upp, vilket sker genom att enhetschef vid tre tillfällen under året granskar fem slumpmässigt utvalda ärenden. I en arbetsplan summeras vad klienten med en eller flera insatser från nämnden förväntas uppnå. Vid kontrollen av arbetsplaner konstateras en viss förbättring gentemot tidigare år men arbetsplan/genomförandeplan saknas fortfarande i några fall. Uppföljning av arbetsplanen har i något fall skett senare än överenskommet. 4. Utbetalning av ekonomiskt bistånd Granskningen har utförts vid fyra tillfällen under året av verksamhetschef Lotte Mossudd. Sammanlagt kontrollerades 453 transaktioner med avseende på att klienten var aktuell på socialkontoret, beloppets rimlighet samt att beslutet var motiverat. Vid kontrolltillfällena konstaterades inga avvikelser gentemot gällande rutinbeskrivningar 5. Inköp. Kontrollen avser granskning av omfattning och rutiner vid inköp av förbrukningsmaterial vid AMA:s verksamheter och utförs av enhetschef vid två tillfällen per år genom att 10 inköp granskas. Kontrollansvarig har varit enhetschef Johanna Laudon. Kontrollen har utförts vid två tillfällen där 10 fakturor granskats per tillfälle och omfattat kontroll av attestbehörighet, beloppsgränser och att övriga rutiner för inköp av förbrukningsartiklar följts. sid 2/3

40 Resultatet av kontrollen visar att gällande rutiner för inköp följs, vilket även gäller för de rutiner som infördes i samband med att inköpsstopp infördes i kommunen. Inga avvikelser har noterats. sid- 3 - Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningschef daterad den 16 februari Internkontrollplan för individnämnden Förslag till beslut Individnämnden godkänner internkontrollrapport Sven Bergelind Förvaltningschef sven.bergelind@lillaedet.se Beslutet expedieras till Beslutet delges Beslutet skickas för kännedom till sid 3/3

41 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN058-2 Internkontrollplan 2017 för Individnämnden Dnr 2017/IN058 Sammanfattning Individnämnden ska för varje år anta en internkontrollplan (Kf ). Granskningsområdena ska väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Aktuella områden för belysning kan dels röra verksamhetens redovisningsrutiner som exempelvis fakturahantering, det kan vara av administrativ art som exempelvis granskning av förbrukade resurser gentemot fattade beslut och uppställda mål. Interkontrollplanen syftar främst till att genom riktade stickprovskontroller skapa möjligheter till en fördjupad kontroll som komplement till den regelbundna uppföljningen och därmed öka det samlade uppföljningssystemets tillförlitlighet. Resultatet av den internkontroll som genomfördes avseende 2016 visade på att vissa områden förbättrats men att vissa bör kvarstå. Två nya kontrollområden föreslås; Utredningstid barn och unga samt Förhandsbedömning. Inom dessa områden har IVO riktat kritik mot nämnden och pekat på brister vid handläggning, varför det är viktigt att dessa områden kontrolleras mer strukturerat. Ärendet Kontrollmoment IFO Ärendehantering En betydande del av nämndens verksamhetsområde utgörs av myndighetsutövning varför kontroll av rättssäkerhet och rättstillämpning granskas, inklusive dokumentation. Förvaltningen föreslås fortsätta att redovisa stickprov från barn-, missbruk-, familjerätt, försörjningsstöd och boendestödsärenden och göra en sammanställning av granskningspunkter av vad som varit positivt och negativt i varje ärende. Det konkreta underlaget för granskningen ska även redovisas. Sådan granskning och redovisning föreslås ske av 3 akter per tillfälle en gång per halvår. I det interna förbättringsarbetet återförs resultatet av varje granskning till handläggaren för varje granskat ärende. Vidare sker en återkoppling till samtliga handläggare två gånger per år Till individnämndens internkontroll bör en anonymiserad sammanställning gå av de positiva och negativa noteringarna av de granskade ärendena under året.

42 sid- 2 - Utredningstid Barn och Unga Enligt 11 kap. 1 socialtjänstlagen ska en socialnämnd utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan, anmälan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Socialtjänsten ska bedriva en utredning till ett barns skydd eller stöd skyndsamt och den ska vara slutförd senast inom fyra månader. Om det finns särskilda skäl får socialnämnden besluta att förlänga utredningen för viss tid. En förlängning av utredningstiden kan bli aktuell exempelvis då en barnpsykiatrisk utredning eller en polisutredning i ett fall av övergrepp mot barn inte kan slutföras inom den föreskrivna tiden. IVO har de senaste åren riktat kritik mot nämnden för att utredningstiderna inte alltid hålls varför vikten av detta ytterligare bör lyftas fram. Förhandsbedömning En anmälan om att ett barn misstänks fara illa leder inte alltid till att socialtjänsten inleder en utredning. Socialtjänstens bedömning av om den ska inleda en utredning eller inte kallas förhandsbedömning. Beslutet att inleda eller inte inleda en utredning ska fattas inom fjorton dagar efter det att anmälan kommit in. Tidsgränsen kan förlängas om det finns synnerliga skäl för det. IVO har de senaste åren riktat kritik mot nämnden även när det gäller tidsgränsen för förhandsbedömning och att den inte alltid hållits varför detta bör kontrolleras mer strukturerat under året. Utbetalning av ekonomiskt bistånd En noggrann uppföljning och kontroll av att utbetalning av ekonomiskt bistånd följer beslut, riktlinjer och rutiner är av största vikt. Hantering av utbetalningar till enskilda personer utgör alltid en risk. Kontrollen innebär att alla utbetalningar kontrolleras i en slumpmässigt vald utbetalningsfil i Treserva. Kontrollmoment AMA Inköp Fakturahanteringen har ökat, framförallt när det gäller de utökade arbetsmarknadsåtgärderna. Föregående års internkontroll visar god följsamhet mot gällande rutiner och att inga avvikelser noterats. Inköp av förbrukningsmaterial utgör dock ett riskområde, varför fortsatt kontroll av inköpsrutiner och faktureringsrutiner föreslås. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 16 februari Internkontrollplan sid 2/3

43 sid- 3 - Finansiering Förslag till beslut Individnämnden antar internkontrollplan för Sven Bergelind Förvaltningschef sven.bergelind@lillaedet.se Beslutet expedieras till Beslutet delges Beslutet skickas för kännedom till sid 3/3

44 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN Årsrapport 2016 för individnämnden Dnr 2016/IN153 Sammanfattning Individnämndens sammanlagda resultat för året är ett överskott på sammanlagt 7.8 mkr. Resultatet är 1.5 mkr bättre än vad som prognostiserades vid tertial 2 vilket beror på resultatförbättringar inom ett flertal områden. Exempelvis har kostnaderna för försörjningsstöd successivt minskat under året och redovisar ett överskott gentemot budget på 2.3 mkr. Inom Socialpsykiatrin har kostnaderna minskat med drygt 1 mkr genom att insatser övergått från institutionsvård till vård i öppna former. Verksamheten som ansvarar för ensamkommande barn redovisar ett överskott på ca 5.5 mkr baserat på intäkter från Migrationsverket. Ärendet Verksamheten har under året präglats av arbetet med ensamkommande barn. Vid IFO har arbetsbelastningen tidvis varit mycket hög. Situationen försvårades av sjukskrivningar, stor personalomsättning och svårigheter att kunna rekrytera socialsekreterare. Personalen vid IFO har under året kraftsamlat för att undvika miljonvitesbelopp efter den skarpa kritik tillsynsmyndigheten IVO riktade mot IFO för bristande rättssäkerhet, då utredningar och förhandsbedömningar av barn inte hade slutförts inom föreskrivna tidsgränser. Ytterligare ett föreläggande från IVO med vitesbelopp kom i slutet av året med en tydlig signal om att tillsynsmyndigheten inte tolererar några som helst avvikelser. Antalet orosanmälningar gällande barn upp till 18 år har ökat de senaste åren, från 230 år 2013 till 360 år 2014, 444 år 2015 och 652 år I alla orosanmälningar måste skyddsbedömning av barnet göras samma dag anmälan inkommer och sedan en förhandsbedömning inom 14 dagar. Kostnaden för HVB-placeringar av barn har varit högre än förväntat men något lägre än vad som antogs vid delårsbokslutet. I några fall har behoven varit särskilt omfattande och krävt placering med stöd av LVU på SIS-institutioner, vilket innebär en särskilt hög dygnskostnad. Stödinsatser till vuxna visar för perioden ett överskott. Både kostnaden för öppenvårdsinsatser och för placering av missbrukare på HVB är lägre än förväntat. Även institutionsplaceringar för personer med psykiska sjukdomar är lägre än förväntat.

45 sid- 2 - Kostnaderna för försörjningsstöd fortsätter att minska och inte sedan 2008 har de varit lägre. Orsakerna är flera; ett förbättrat arbetsmarknadsläge, gott samarbete med bl.a. Arbetsmarknadsavdelningen och Arbetsförmedlingen, kontroller och ett strukturerat arbete. Arbetslösheten har minskat från 6,6 % i december 2015 till 6,2 % i år. Motsvarande siffror för ungdomar upp till 25 år är 14,4 % i december 2015 och 12,3% i år. Av 34 anvisade flyktingar med uppehållstillstånd och etableringsplan har 19 mottagits under året. 5 har tackat nej till erbjuden bostad. De flesta anvisade är ensamhushåll. 24 flyktingar med uppehållstillstånd skaffat bostad på egen hand. Bristen på bostäder har nu ökat markant. De ensamkommande barnen var vid årets början 78 personer och hade vid årsskiftet minskat till 63 personer. Genom projektet KAKADUA har ett särskilt fokus riktats på ungdomsgruppen år i samverkan med skolan, IFO, AMA och Arbetsförmedlingen. 24 personer var vid årsskiftet inskrivna i projektet. Sysselsättningsfasen planeras ersättas av s.k. extratjänster. Tre sådana anställningar har påbörjats: en i barnomsorgen, en inom äldreomsorgen och en inom LSS. Som ett komplement till AMA:s övriga verksamheter har en tvättstuga för biståndsbedömd tvätt startats. Växthuset, som kom på plats 2015, har under året börjat kunna ta emot personer för arbetsträning. Beslutsunderlag Årsrapport 2016 för individnämnden. Tjänsteskrivelse daterad Förslag till individnämnden Årsrapport 2016 för individnämnden godkänns. Sven Bergelind Förvaltningschef sven.bergelind@lillaedet.se Beslutet expedieras till Beslutet delges Beslutet skickas för kännedom till sid 2/2

46 Dnr Dpl ÅRSRAPPORT 2016 Individnämnden Period: januari - december Datum:

47 Årsrapport INNEHÅLL 1. Sammanfattning Uppföljning av nämndens grunduppdrag Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplanen Uppföljning av mål Kommunfullmäktiges mål... 6 Nämndens egna mål Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation Nämndens ekonomiska utrymme Analys av utfall och prognos Nämnd och administration IFO Utredning och behandling samt familjerätt Försörjningsstöd Stöd till vuxna Familjecentralen Socialpsykiatri Ensamkommande flyktingbarn Administration AMA Lärcentrum Flyktingmottagning Arbetscentrum och vaktmästeri Utfall och prognos Utfall och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur Investeringar Aktivitetsplan för jämställdhet... 15

48 Årsrapport Sammanfattning Individnämndens sammanlagda resultat för året är ett överskott på sammanlagt 7.8 mkr. Resultatet är 1.5 mkr bättre än vad som prognostiserades vid tertial 2 vilket beror på resultatförbättringar inom ett flertal områden. Exempelvis har kostnaderna för försörjningsstöd successivt minskat under året och redovisar ett överskott gentemot budget på 2.3 mkr. Inom Socialpsykiatrin har kostnaderna minskat med drygt 1 mkr genom att insatser övergått från institutionsvård till vård i öppna former. Verksamheten som ansvarar för ensamkommande barn redovisar ett överskott på ca 5.5 mkr baserat på intäkter från Migrationsverket. Verksamheten har under året präglats av arbetet med ensamkommande barn. Vid IFO har arbetsbelastningen tidvis varit mycket hög. Situationen försvårades av sjukskrivningar, stor personalomsättning och svårigheter att kunna rekrytera socialsekreterare. Personalen vid IFO har under året kraftsamlat för att undvika miljonvitesbelopp efter den skarpa kritik tillsynsmyndigheten IVO riktade mot IFO för bristande rättssäkerhet, då utredningar och förhandsbedömningar av barn inte hade slutförts inom föreskrivna tidsgränser. Ytterligare ett föreläggande från IVO med vitesbelopp kom i slutet av året med en tydlig signal om att tillsynsmyndigheten inte tolererar några som helst avvikelser. Antalet orosanmälningar gällande barn upp till 18 år har ökat de senaste åren, från 230 år 2013 till 360 år 2014, 444 år 2015 och 652 år I alla orosanmälningar måste skyddsbedömning av barnet göras samma dag anmälan inkommer och sedan en förhandsbedömning inom 14 dagar. Kostnaden för HVB-placeringar av barn har varit högre än förväntat men något lägre än vad som antogs vid delårsbokslutet. I några fall har behoven varit särskilt omfattande och krävt placering med stöd av LVU på SiS-institutioner, vilket innebär en särskilt hög dygnskostnad. Stödinsatser till vuxna visar för perioden ett överskott. Både kostnaden för öppenvårdsinsatser och för placering av missbrukare på HvB är lägre än förväntat. Även institutionsplaceringar för personer med psykiska sjukdomar är lägre än förväntat. Kostnaderna för försörjningsstöd fortsätter att minska och inte sedan 2008 har de varit lägre. Orsakerna är flera; ett förbättrat arbetsmarknadsläge, gott samarbete med bl.a. Arbetsmarknadsavdelningen och Arbetsförmedlingen, kontroller och ett strukturerat arbete. Arbetslösheten har minskat från 6,6 % i december 2015 till 6,2% i år. Motsvarande siffror för ungdomar upp till 25 år är 14,4 % i december 2015 och 12,3% i år. Av 34 anvisade flyktingar med uppehållstillstånd och etableringsplan har 19 mottagits under året. 5 har tackat nej till erbjuden bostad. De flesta anvisade är ensamhushåll. 24 flyktingar med uppehållstillstånd skaffat bostad på egen hand. Bristen på bostäder har nu ökat markant. De ensamkommande barnen var vid årets början 78 personer och hade vid årsskiftet minskat till 63 personer. Genom projektet KAKADUA har ett särskilt fokus riktats på ungdomsgruppen år i samverkan med skolan, IFO, AMA och Arbetsförmedlingen. 24 personer var vid årsskiftet inskrivna i projektet. Sysselsättningsfasen planeras ersättas av s k extratjänster. Tre sådana anställningar har påbörjats: en i barnomsorgen, en inom äldreomsorgen och en inom LSS. Som ett komplement till AMA:s övriga verksamheter har en tvättstuga för biståndsbedömd tvätt startats. Växthuset, som kom på plats 2015, har under året börjat kunna ta emot personer för arbetsträning.

49 Årsrapport Uppföljning av nämndens grunduppdrag 2.1 Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplanen Individnämnden skall arbeta förebyggande så missförhållanden och sociala problem motverkas. Den enskilde skall vid verkställighet av bistånd tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet skall utformas så att det stärker den enskildes resurser att leva ett självständigt liv. Som ett led i detta skall nämnden även erbjuda kompetensutveckling i form av vuxenutbildning, sfi, språk- och arbetspraktik samt annan verksamhet, som leder arbetslösa mot den reguljära arbetsmarknaden. 2.2 Uppföljning av nämndens grunduppdrag Individnämnden har i huvudsak uppfyllt sitt grunduppdrag, men inte i alla delar inom tilldelad budgetram. Tillsynsmyndigheten IVO riktat i början av året skarp kritik gällande bristande rättssäkerhet då många utredningar och förhandsbedömningar av barn inte slutfördes inom föreskrivna tidsgränser. IVO beslutade vid vite på 1 mkr att nämnden senast den 31 maj 2016 skulle ha vidtagit åtgärder och kommit i kapp. IFO har sedan flera år tillbaka legat efter i bl.a. arbetet med barn och unga och inte hållit lagstiftningens krav gällande tidsgränser varken för förhandsbedömningar eller utredningar av barn. Genom ett aktivt arbete med kvalitet- och metodutveckling, visst övertidsarbete och med stöd av konsultköp kom detta i kapp. När IVO i oktober kom på uppföljningsbesök var det någon enstaka utredning och förhandsbedömning som inte slutförts i tid från den 1 juni. Orsaken var främst en vakans på 6 veckor. I slutet av året meddelade IVO åter ett föreläggande förenat med ett vite på 1 mkr gällande utredningstid och tid för förhandsbedömningar. Detta är en tydlig signal från IVO om att ingen av tidsgränserna någonsin får överskridas. För att klara att alltid hålla utredningstiderna bör de ofta vara betydligt kortare än lagstadgade 4 månader för att klara av sjukperioder och annat oförutsett. Vi kom under 2016, med de resurser vi hade, bara ner till att hålla precis 4 månader i näst intill alla utredningar. Fyra personer har under året vänt sig till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för att de ansett sig felbehandlade av Individ- och familjeomsorgen (IFO) var motsvarande siffra 6 och året innan 11. Åren innan dess var det 2-4 personer per år. IFO har under de senaste åren haft flera långtidssjukskrivna, hög personalomsättning och svårt att rekrytera nya socialsekreterare. Tidigare främst inom barn och unga men nu även till övriga grupper. Fram till sommaren 2016 köptes en del konsulttjänster inom Barn och Unga (inkl. ensamkommande) p.g.a. eftersläpning och en del vakanser. Behov av konsult har efter sommaren endast funnits inom familjerättsområdet. Tjänsten som familjerättssekreterare var vakant april till augusti och ny familjerättssekreterare, som började i augusti och skulle arbeta 80 %, var sjukskriven på halvtid resten av året. Familjerättsområdet är sårbart då endast en tjänst på deltid finns för detta i kommunen och ingen annan i organisationen har nödvändiga kunskaper. Det hade varit önskvärt att driva denna verksamhet tillsammans med andra kommuner. Antalet aktualiseringar gällande barn och unga har ökat de senaste åren gjordes 652 aktualiseringar på barn och unga, varav 594 avsåg orosanmälningar var antalet aktualiseringar barn och unga 561, varav 444 orosanmälningar, , varav 360 orosanmälningar och , varav 230 orosanmälningar. Alla orosanmälningar måste skyddsbedömas samma dag de inkommer och förhandsbedömas inom 14 dagar från att de

50 Årsrapport inkom. Även när det gäller detta är IVO tydliga med att ALLA måste göras inom den lagstadgade tiden. Inflödet under 2016 var ojämnt. I början av året var inflödet stort för att minska betydligt under högsommaren. I slutet av augusti ökade det igen. Kostnaden för placering av barn och unga på HVB har för perioden varit betydligt högre än förväntat. Fyra nya ungdomar placerades i början av året enligt LVU och ett barn som varit placerat länge på flera olika ställen omplacerades under året utifrån sina särskilda behov till en mycket hög dygnskostnad då inget annat alternativ fanns. Familjehemsplaceringar av barn har dock varit något färre än beräknat, vilket reducerar den sammanlagda placeringskostnaden för barn. Behov av sluten missbruksvård på HVB för vuxna har ökat jämfört med 2015, men är lägre än budgeterat. Behovet av institutionsplaceringar för personer med psykiska sjukdomar har däremot minskat jämfört med 2015 och är lägre än det lägre än budgeterat. Kostnad för öppenvård är lägre än budgeterat, bl.a. har drogtester utförts i egen regi till en betydligt lägre kostnad. Stöd till och rehabilitering av personer utan egenförsörjning har fungerat väl i samverkan med främst Arbetsförmedlingen och Arbetsmarknadsavdelningen. Dessutom har arbetsmarknadsläget varit fortsatt gynnsamt. Sammantaget har det inneburit att färre hushåll än budgeterat behövt försörjningsstöd och att kostnaden för försörjningsstöd därmed blivit betydligt lägre än budgeterat. Genomsnittstiden ett hushåll är i behov av försörjningsstöd har minskat. Av de som finns kvar står många långt från arbetsmarknaden och kräver mycket stöd och hjälp för att komma i arbete eller få sin försörjning från annat håll. Resultat av arbete enligt den s.k. Gävlemodellen som påbörjades under året kan först förväntas visa sig nästa år. Den totala arbetslösheten i kommunen har under året varit 6,4 % som högst och 5,3 % som lägst. Det är lägre än riket med betydligt högre än snittet för övriga GR- kommuner där arbetslösheten under året varierat från 3,5 % till 4,1 %. För kommunens ungdomar är motsvarande siffror som lägst 9,2 % och som högst 13,2 %. Det är ungefär som riket men även här betydligt högre än snittet för övriga GR- kommuner där arbetslösheten för ungdomar legat på i snitt 5,4 % 6,9 %. Familjerådgivning köps sedan flera år tillbaka från Trollhättans kommun och sedan 2015 köps Budget och skuldrådgivning från Stenungsunds kommun. 202 elever har studerat grundläggande och gymnasiala kurser på Lärcentrum i Lilla Edet under 2016 jämfört med 213 elever förra året. Av årets elever har 45 gjort fullständigt avbrott. 18 elever avbröt på grund av jobb jämfört med 22 förra året. I avtalet med Göteborgsregionens kommuner erbjuds gymnasiala yrkeskurser och teoretiska kurser, som inte finns i det lokala utbudet. Distanskurser erbjuds genom ett avtal med Hermods, vilket möjliggör flexibla lösningar för elever, som kombinerar arbete med studier. En särskild satsning beträffande omvårdnadsutbildningar påbörjades hösten utbildningsplatser delfinansieras av Individnämnden och Omsorgsnämnden. 33 elever studerar sådana kurser elever har studerat sfi under perioden. Antalet 2015 var sfi-elever, sex män och fem kvinnor, har deltagit i språkpraktik perioden januari december. Sju elever har kombinerat sfi-studier med arbete. 1 mars trädde en ny lag i kraft som anvisar barn och vuxna med uppehållstillstånd till kommunerna. För Lilla Edets del har det inneburit ett lagstadgat mottagande om 34 personer i år. Av dessa har 15 vuxna med 4 barn kunnat bosättas genom kommunens försorg. De flesta av dessa personer har varit ensamhushåll. Fem personer har tackat nej till anvisad

51 Årsrapport bostad. 17 flyktingar och sju barn med etableringsplan har under året också flyttat till kommunen och hittat bostad på egen hand. Bristen på bostäder har nu ökat markant. Vid årets slut uppbar 49 flyktingar (vuxna) den två-åriga etableringsersättningen. För 26 av dessa kommer ersättningen från staten att upphöra under 2017 och försörjningen kan bli en kommunal angelägenhet i form av försörjningsstöd. De ensamkommande barnen var vid årets början 78 personer och hade vid årsskiftet minskat till 63 personer. Sex fick permanent uppehållstillstånd och 15 återtog sin asylansökan, har avvikit eller övergick i Migrationsverkets ansvar. Förändringar i lagstiftningen träder i kraft 1 juli 2017, vilket kommer att kräva en annan planering än tidigare. Projektet KAKADUA har ett särskilt fokus på ungdomsgruppen år i samverkan med skolan, IFO, AMA och Arbetsförmedlingen. Under våren var det i första hand fokus på samverkan mellan olika verksamheter och förvaltningar. En fördjupad kartläggning av målgruppen påbörjades. 25 ungdomar var inskrivna i projektet vid årsskiftet och får information, stöd och motivationsinsatser inför praktik, arbete och studier. Tre ungdomar har fått utbildningskontrakt. Fler skulle kunnat vara aktuella, men regelverket med sex månaders karens beträffande tidigare studier samt kravet att ha fyllt 20 år har gjort att sådana kontrakt inte kunnat skrivas. Till Arbetscentrum har IFO nyanmält 56 personer för praktik/sysselsättning, där målet i första hand varit att närma sig arbetsmarknaden. 31 personer har varit aktuella i överenskommelser med Arbetsförmedlingen. Av dessa har sex män och fyra kvinnor fått jobb. Tre kvinnor och två män har börjat studera. Uppdragen från Arbetsförmedlingen minskar och sysselsättningsfasen planeras ersättas av s.k. extratjänster, en anställningsform på 1 2 år inom vård, skola och omsorg. Tre extratjänster finns i dagsläget i kommunens verksamheter: en i barnomsorgen, en inom äldreomsorgen och en inom LSS. Detta kan jämföras med hela GR, som hade 11 sådana anställningar vid årsskiftet. AMA:s verksamheter har utökats med en tvättstuga för biståndsbedömd tvätt, ett samarbete med hemtjänsten och ett komplement till övriga sysselsättningsplatser. Växthuset, som kom på plats 2015, har i år börjat ta emot personer för arbetsträning. Caféet för personer med psykosociala funktionshinder startade i december 2015 måndagar och fortsatte under januari på måndagar. Information om caféet spreds via flygblad och anslag genom såväl boendestödjarnas som kyrkornas hjälp. Endast 1 3 besökare vid varje tillfälle gjorde att det inte var hållbart att fortsätta satsningen. 3. Uppföljning av mål 3.1 Kommunfullmäktiges mål Prioriterat mål 3 1) Vid verksamhetsuppföljning redovisas mål och nyckeltal könsuppdelat där så är relevant Utfall år 2014 Utfall år 2015 Utfall År 2016 ja Mål år 2016 Enl vpl 2) En plan för jämställdhet ska tas fram ja ja ja Prioriterat mål 6 11) Aktiv samverkan mellan berörda nämnder i integrationsarbetet för nyanlända.. 2) Aktiv samverkan mellan berörda nämnder i arbetet med det kommunala uppföljningsansvaret för ungdomar och unga vuxna, år Utfall år 2014 Utfall år 2015 Utfall år 2016 Ja Ja Mål 2016 Enl vpl ja ja

52 3.2 Nämndens egna mål Nämndens egna mål 1. En centralt belägen caféverksamhet till stöd för personer med psykosociala funktionshinder ska starta i samverkan mellan IFO och AMA. 2. a)språkpraktikplatser ska redovisas b) Antalet språkpraktikplatser, som erbjudits, ska redovisas beträffande gruppen män respektive kvinnor. 3. Dagaktivitet/lägerverksamhet anordnas, gärna i samarbete med föreningslivet. 4. Arbetsmarknadsavdelningen ska skriva utbildningskontrakt med AF för unga i åldern år. 5. Rättssäkerheten skall öka. Minst en utbildningsdag ska genomföras per år gällande rättssäkerhet och rutiner. 6. Genomsnittstiden ett hushåll är aktuellt för försörjningsstöd skall minska och redovisas könsuppdelat. 7. Minska försörjningsstödskostnaderna. Utreda om Gävlemodellen kan vara ett stöd i detta arbete. 8. Andelen personer som får jobb eller börjar studera på heltid efter en period med sysselsättning genom AMA:s verksamheter ska öka och redovisas könsuppdelat 9. Feriearbete om fyra timmar per dag under tre veckor skall erbjudas samtliga intresserade ungdomar som är födda Årsrapport Utfall år 2014 Utfall år 2015 Utfall år 2016 Mål 2016 Enl vpl - Ja Ja Ja män 5 kvinnor Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja 5,9 6,1 5,9 5,5 - - Ja Ja 14 15% 48,3% Jobb: 6 män 4 kvinnor Studier: 2 män 3 kvinnor 15% - - Ja Ja 1. Caféet startade i december 2015 måndagar och fortsatte under januari/måndagar. Information om caféet spreds med flygblad och anslag genom såväl boendestödjarnas som kyrkornas hjälp. Det kom 1 3 personer vid varje tillfälle, vilket gjorde att det inte var hållbart att fortsätta med den här satsningen. 2. Tio sfi-elever har deltagit i språkpraktik perioden januari dec. Sex män och fem kvinnor: Fuxernaskolans café, ICA Boström, frisörsalong i Göteborg, Frisörsalong i Lilla Edet, Netto i Lilla Edet, BVC 3. Dagaktiviteter juni, i genomsnitt deltog 8 barn per dag. 4. Två utbildningskontrakt har skrivits jan dec. 5. Utbildningsdag gällande rättssäkerhet och rutiner i december Antalet månader ett hushåll uppbär försörjningsstöd har minskar jämfört med föregående år men målet 5,5 månader är inte uppnått. Redovisas könsuppdelat i enhetens rapport. Enheten har utökats med ytterligare en socialsekreterartjänst som fr.o.m. augusti 2016 och två år framöver kommer att arbeta med personer med insatser från flera huvudmän som idag uppbär försörjningsstöd men som bör ha sin försörjning från t.ex. Försäkringskassan. Effekten av detta kommer att visa sig tidigast Utredning gjord, beslut fattat av Individnämnden, en person anställd på 80% för detta fr.o.m. augusti personer har varit aktuella för att söka jobb. Arbetsförmedlingen står bakom AMA:s uppdrag för dessa ungdomar sökte feriearbete. 69 ungdomar var godkända dvs födda ungdomar tackade ja och arbetade 60 timmar (tre veckor x 4tim/dag).

53 Årsrapport Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation 4.1 Nämndens ekonomiska utrymme Tabellen visar det budgeterade utrymme som nämnden har att förhålla sig till. Individnämnden har för år 2016 tilldelats en ram om tkr. Jämfört med 2015 utökas ramen med tkr. Indexuppräkning tkr, ökade kapitalkostnader, 185 tkr och tusentalsutjämning -27 tkr. I ramen ingår tkr för kostnadsökningar avseende placeringar samt tkr till förstärkning med en enhetschef och tre socialsekreterare. Individnämnden skall även göra kostnadsanpassningar med -215 tkr. Individnämndens ram fördelas enligt indexuppräkning och kostnadsanpassning för samtliga verksamheter. Verksamhet Utfall 2014 Budget 2015 Budget 2016 Nämnd och Administration IFO Utredning och Behandling Familjerätt Försörjningsstöd Stöd till vuxna Stöd till barn Ensamkommande Flyktingbarn Familjecentralen Psykiatri Administration AMA Lärcentrum Flyktingmottagning Arbetscentrum Totalt Investeringar Investeringsobjekt Budget 2016 Ospecificerat Summa 300 tkr 300 tkr 4.2 Analys av utfall och prognos Individnämndens resultat för 2016 är +7,8 mkr bättre än budget. Av överskottet svarar IFO för 0,6 mkr, AMA för 1,2 och verksamheterna som rör mottagande av flyktingar och ensamkommande barn för 6 mkr. Antalet placeringsdygn och kostnaderna för placering av barn på HvB var under året betydligt över budgeterat. P.g.a. eftersläpningar från 2015, socialsekreterares sjukdom och svårigheten av rekrytera socialsekreterare hade vi under första halvåret behov av att köpa konsulttjänster, något som kostade betydligt mer än egen personal. Från augusti har detta behov upphört vad gäller barn och unga men inte helt vad gäller familjerätt. Försörjningsstödet har fortsatt minska och redovisar ett överskott på 2.3 mkr. Betydligt färre hushåll än föregående år har behövt försörjningsstöd

54 4.2.1 Nämnd och administration IFO Verksamheten redovisar ett underskott på 0,16 mkr. Årsrapport Främsta orsakerna till underskottet var ett oplanerat serverbyte för 90 tkr som var nödvändigt för att nå upp till kraven i verksamhetssystemet. Dessutom har en socialsekreterare felaktigt blivit konterad på denna verksamhet under några månader Utredning och behandling samt familjerätt Utredning och Behandling redovisar för året ett underskott på 0,5 mkr och familjerätt ett underskott på 0,3 mkr, sammanlagt underskott på knappt 0,8 mkr. Orsaken till underskotten beror främst på köp av konsulttjänster under första halvåret, något som kostade betydligt mer än egen personal. Detta var nödvändigt vid socialsekreterares och familjerättssekreterares sjukdom och svårigheten av rekrytera nya socialsekreterare och ny familjerättssekreterare efter de som slutade. Från augusti upphörde behovet av konsultköp vad gäller barn och unga men inte helt vad gäller familjerätt. En annan orsak till underskottet är en obudgeterad familjehemssekreterare för ensamkommande del av året där intäkten för denna tjänst gått på annan verksamhet. Kostnad för familjerådgivning har felaktigt gått på år 2016 både avseende 2015 och Försörjningsstöd Försörjningsstöd visar ett överskott på 2,3 mkr jämfört med budget. Ett av nämndens mål är att genomsnittstiden ett hushåll är aktuellt för försörjningsstöd skall minska, vilket det gjort 2016 till 5,9 månader jämfört med 6,1 månader Ärendemängden och utbetalt försörjningsstöd har minskat ytterligare jämfört med föregående år. Arbetsmarknaden är gynnsam och fler kommer ut i sysselsättning och inströmningen är lägre än tidigare. Även fortsatt hög kontroll, effektivt arbete och gott samarbete med andra instanser har lett till minskat antal ärenden. Av de som finns kvar står dock många långt från arbetsmarknaden och kräver mycket stöd och hjälp för att komma i arbete eller få sin försörjning från annat håll. Resultat av arbete enligt den s.k. Gävlemodellen kan förväntas visa sig först nästa år. Antalet hushåll som 2016 erhöll försörjningsstöd var 315 mot 351 år Antalet hushåll under 25 år var 83 för 2016 mot 101 för Stöd till vuxna Det sammanlagda resultatet för Stöd till vuxna visar ett överskott på ca 0,7 mkr. Färre placeringsdygn på HvB än budgeterat, dygn jämfört med budgeterade Av dessa redovisas 283 dygn för två ungdomar år under stöd till barn. Denna kostnad och öppenvård missbruk ungdomar år knappt 1 mkr redovisas under stöd till barn. Om det istället hade redovisats under stöd till vuxna hade denna verksamhet haft ett underskott. Att verksamheten inte visar ett större överskott då antalet dygn minskar beror på två tvångsomhändertaganden enligt Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) i början av året, placeringar som oftast varar sex månader på SiS-institution och som har en betydligt högre dygnskostnad än frivilliga placeringar enligt Socialtjänstlagen (SoL). Dygnskostnaden på SiS-institutioner bestäms av staten. Kostnad för öppenvård är lägre än budgeterat, bl.a. har drogtester utförts i egen regi till en betydligt lägre kostnad. Arbetet med våld i nära relationer har bedrivits enligt budget och ingen extern plats har köpts. Även kostnaden för sociala boenden har bedrivits enligt budget.

55 Årsrapport Stöd till barn och unga Kostnaden för HVB-placeringar barn visar ett underskott jämfört med budget på 3,6 mkr. Ca 1 mk beror på att två ungdomar år som placerats p.g.a. missbruk redovisas under stöd till barn. Under året har det varit 853 fler placeringsdygn på HVB för barn upp till 18 år än budgeterat och fler än 2015, dygn 2016 jämfört med föregående år. En av dessa avser ett barn som tidigare varit placerat i flera familjehem men där inget annat alternativ kvarstod än en mycket HVB-placering till mycket hög dygnskostnad. Dessutom har fyra ungdomar placerats p.g.a. eget missbruk på SiS-institutioner, vilket innebär en hög dygnskostnad som bestämts av staten. Under året har det varit färre familjehemsplaceringar än budgeterat, dygn jämfört med budgeterade Utfallet samma period föregående år var dygn. Kontot för familjehem visar ett överskott på 0,6 mkr. Målsättningen har varit att fler ärenden ska lösas i öppna former istället för genom placering. P.g.a. omfattande social problematik lyckades dock inte detta under perioden varför öppenvårdsinsatserna var färre än budgeterat. Öppenvård visar dock ett överskott på drygt 0,5 mkr till följd av att en tjänst legat fel i budget. Sammantaget visar stöd till barn och unga visar ett underskott på 2,66 mkr Familjecentralen Familjecentralen har bedrivits enligt mål, uppdrag och inriktning. Verksamheten visar för ett överskott på ca 0,1 mkr Socialpsykiatri Socialpsykiatrin redovisar ett överskott på 1,1 mkr. Främsta orsaken till överskottet är att två klienter som budgeterats för att vara placerad hela året tagits hem och övergått till öppenvård under året samt att tjänsten som psykiatrisjuksköterska under några månader var vakant. Antalet placeringsdygn var under året 2 126, lägre än budgeterade och lägre än föregående år som var Ensamkommande flyktingbarn Sammantaget för året visar verksamheten för ensamkommande barn på ett överskott om tkr. Den huvudsakliga intäkten för mottagandet av ensamkommande flyktingbarn är en dagpenning från Migrationsverket som uppgår till 1900 kr/person och dag. Därtill utbetalar Migrationsverket en engångssumma för att täcka kostnader för utredning på kr/utredning. Migrationsverket betalar också faktiska kostnader i vissa fall som exempelvis arvode, tolkkostnader, resor mm för god man. Även placering på familjehem är en faktisk kostnad som Migrationsverket ersätter fullt ut. Kostnaden för mottagande av ensamkommande har för perioden varit tkr. Intäkten för året anges till tkr.

56 Årsrapport Kostnaden för boendena Etaget och Annexet har under perioden varit 26.4 mkr. I beloppet ingår bevakningskostnader med 3.5 mkr. Huvudsakligen avseende dygnetruntbevakning av Annexet p.g.a. att brandsäkerhetskraven inte fullt ut varit uppfyllda. Dygnskostnaden per plats i Etaget och Annexet har varit ca 1500 kr inkl larm och bevakning. Ersättningen för de ensamkommande barnen har också täckt IFO:s personalkostnader i början av året, eftersom såväl chefer som socialsekreterare arbetade med de ensamkommande barnen före om-organisationen Administration AMA Den gemensamma administrationen för AMA visar ett överskott om 223tkr. Statsbidrag från Migrationsverket för administrativa kostnader har bidragit till överskottet Lärcentrum Lärcentrum visar på ett överskott om 230tkr. Högre statsbidrag än beräknat är orsaken till överskotten Flyktingmottagning Med fler nyanlända än beräknat redovisas ett överskott om 316tkr Arbetscentrum och vaktmästeri Ett överskott redovisas för året om 664 tkr. Överskottet är till största delen en följd av en vakant arbetsmarknadshandläggartjänst, något högre intäkter än beräknat samt sjukskrivningar.

57 Tkr Tkr Årsrapport Utfall och prognos Individnämnden Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Nettokostnad Budget För 2016 genererar verksamheten för flyktingmottagning (1 153 tkr) och verksamheten för ensamkommande flyktingbarn (5 462 tkr) totalt ett överskott på tkr. Detta är resultatpåverkande för individnämnden och därför är dessa resultat exkluderade i diagrammet ovan. Inkluderar man dessa överskott ser diagrammet ut som nedan Individnämnden Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Nettokostnad Budget Utfall och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur

58 Årsrapport Organisatorisk Utfall 2016 Budget 2016 Avvikelse Prognos Utfall struktur enl. T Nämnd och Administration IFO Utredning och Behandling Familjerätt Försörjningsstöd Hushållsekonomisk Rådgivning Stöd till vuxna Stöd till barn Ensamkommande Flyktingbarn Familjecentralen Psykiatri Administration AMA Lärcentrum Flyktingmottagning Arbetscentrum Totalt IFO AMA inkl flykting AMA exkl. Flykting Flykting

59 Årsrapport Prestationer Nyckeltal Barn & unga Utfall Utfall Förändr mån Utveckl. i procent Budget helår Avvikelse Prognos enl T2 Antal vårddagar (HVB) % Antal placeringsdygn i familjehem % Antal med kontakperson eller kontaktfamilj % Antal inskrivna i öppenvård % Vuxna Antal vårddagar (HVB) % Antal dygn Familjehem % Antal inskrivna i öppenvård % Försörjningsstöd Nettokostnad ekonomiskt bistånd Antal hushåll med ekonomiskt bistånd Antal personer under 25 år med försörjningsstöd Genomsnittligt antal bidragsmånader per 12-månadersperiod Psykiatri Antal köpta vårddagar för personer med psykiskt funktionshinder Antal personer i boendestöd dagverksamhet Arbetsmarknadsåtgärder via AMA % % % ,9 6,1 0-3% 6,1 0 6, % % Offentligt skyddad anställning % Antal elever i Särvux Särvux, köpta platser % Sfi-undervisning Antal elever % Antal godkända Sfi-studerande % Investeringar Investeringsobjekt (Belopp i tkr) Utfall tom perioden Prognos helår Budget helår Avvikelse budg - prog Ospecificerat IN 0 tkr 300 tkr 300 tkr 0 Pågående inv. Flytt av boende 118 tkr SUMMA 118 tkr 300 tkr 300 tkr 0

60 6. Aktivitetsplan för jämställdhet Årsrapport Socialförvaltningen har i enlighet med Diskrimineringslagen upprättat en övergripande aktivitetsplan för förvaltningens interna jämställdhetsarbete. Aktivitetsplanen bygger på den kommunövergripande jämställdhetsplanen, antagen Aktivitetsplanen baseras på några av de förslag på mål och insatser som framkommit vid det omfattande analysarbete som bedrivits ute på arbetsplatserna och som därefter sammanställts av respektive verksamhetschef. De 5 områden som varit focus för diskussioner och kartläggning är: Arbetsförhållanden Förvärvsarbete och föräldraskap Sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Rekrytering och kompetensutveckling Aktivitetsplanen är fastställd av Socialförvaltningens ledningsgrupp och är upprättad i samverkan med de fackliga organisationerna. Verksamhetscheferna ansvarar för planens genomförande inom respektive ansvarsområde och rapporterar till förvaltningschef i samband med ordinarie verksamhetsuppföljning. Arbetsförhållanden 1. Mål: Likvärdig arbetsmiljö för både män och kvinnor. Aktivitet: Arbetskläder införskaffas till samtliga medarbetare där så krävs. Resultat AMA: Målet uppfyllt Resultat IFO: Inte aktuellt Förvärvsarbete och föräldraskap 2. Mål: Underlätta för både kvinnliga och manliga medarbetare att förena förvärvsarbete och föräldraskap Aktivitet: Öka flexibiliteten vid arbetstidsförläggning där så är möjligt genom att förbättra möjligheterna att arbeta hemifrån. Bärbara datorer och teknisk utrustning införskaffas som möjliggör anslutning till kommunens nätverk. Resultat AMA: Målet uppfyllt Resultat IFO: Målet uppnått

61 Årsrapport Mål: Underlätta för både kvinnliga och manliga medarbetare att förena förvärvsarbete och föräldraskap. Aktivitet: Om möjligt förlägga arbetsplatsträffar dagtid och till ordinarie arbetstid. Underlätta för arbetstagaren att upprätthålla kontakten med arbetsplatsen/apt-möten under föräldraledighet. Resultat AMA: Målet uppfyllt Resultat IFO: Målet uppnått Sexuella trakasserier och kränkande särbehandling 4. Mål Sexuella trakasserier eller kränkande behandling i kommunen får ej förekomma. Aktivitet: Genomföra utbildning/inspirationsföreläsning när handlingsplanen mot trakasserier grundade på kön reviderats. Resultat AMA: Ingen särskilt riktad föreläsning för personal har genomförts. Resultat IFO: Chefer och skyddsombud har deltagit i en utbildning, information har lämnat till alla på APT och frågorna har diskuterats. Rekrytering och kompetensutveckling för medarbetare 5. Mål: Jämnare könsfördelning Aktivitet: En kartläggning genomförs bland arbetstagarna inom ÄO/Funktionshinder av önskad sysselsättningsgrad. Aktivitet: Antalet heltidsanställningar inom ÄO/Funktionshinder ska öka. Aktivitet: Arbetstagare erbjuds önskad sysselsättningsgrad. Aktivitet: Utvecklings- och karriärmöjligheter ska synliggöras. Resultat AMA: Diskussion kring målet planeras under hösten. Resultat IFO: Diskussioner har förts

62 6. Mål: Medarbetarnas kompetens ska öka Årsrapport Aktivitet: I samband med medarbetarsamtalet ta fram en kompetensutvecklingsplan för varje medarbetare. Aktivitet: Vidareutbildning på högskolenivå underlättas genom att studier inom yrkesområdet till en del kan ske på arbetstid. Resultat AMA: Målet uppfyllt beträffande aktivitet 1. Mål 2 diskuteras vid medarbetarsamtalet. Resultat IFO: Målet uppnått

63

64 Årsrapport (10) Innehåll BARN och FAMILJ... 3 Personalsituationen... 3 Kvalitetsarbete... 3 Arbetsmiljöarbete... 4 Avvikelser... 4 Viktiga händelser... 4 Medarbetarsamtal... 5 Verksamhetsutveckling/fortbildning... 5 Måluppföljning... 5 Budgetuppföljning... 9 Framtidsfrågor... 10

65 Årsrapport (10) BARN och FAMILJ Ansvar: 712, och Enhetschef: Annette Alexandersson Personalsituationen Under första halvåret har Barn och familjegruppen stabiliserats och funnit en tillhörighet och trygghet i varandra. Medarbetarna trivs och uppvisar ett stort engagemang. Två personer påbörjade sina anställningar som utredare under sommaren, detta då tidigare personal gått vidare till andra arbetsuppgifter inom IFO. Ytterligare en medarbetare valde att byta tjänst till den pooltjänst med tillhörighet Mottaget som inrättades i slutet av året med medel som vi får i Statens satsning på att öka bemanningen inom Barn och ungdomsvården (myndighetsutövningen). Tjänsten som familjerättssekreterare var vakant från mars till augusti och ersattes under delar av den tiden med köp av konsulttjänster. Ny familjerättssekreteraren påbörjade sin anställning i mitten av augusti. Hon har tidigare arbetet i en annan del av vår verksamhet och är på väg tillbaka från en längre sjukskrivning. För ett fåtal utredningar inom det familjerättsliga området köptes konsulttjänst även under hösten. Detta för att arbetsmängden skulle kunna anpassas till den tjänstgöringsgrad ordinarie familjerättssekreterare hade utifrån sjukskrivning. Från att i Tertial 2 gjort bedömningen att bemanningen är tillräcklig och att stressnivån hos medarbetarna har sjunkit görs nu bedömningen att gruppen är alltför sårbar. En medarbetare blev under hösten sjukskriven en period utifrån stress. Känslan av att hinna med rämnade. Så gjorde även vårt mål och lagstiftningens krav om att vi ska slutföra ALLA utredningar inom 4 månader. Från att ha slutfört 100 % av utredningarna inom tid föll det på relativt kort tid till ca 69 %. Detta efter en vakans på 6 veckor. Ett av problemen var att vi kommit ner till en utredningstid på 4 månader när den ska vara maximalt 4 månader. Det innebär att utredningstiden ofta bör vara kortare för att klara av sjukperioder och annat oförutsett som händer. IVO har varit tydliga under året att INGEN utredning får överskrida 4 månader om inte skäl finns. Resursbrist är inte skäl för förlängd utredningstid. Ett annat problem för oss är att vår personalgrupp består till största delen av nyutexaminerade alternativt nya inom socialtjänsten, vilket innebär att bemanningen egentligen bör vara högre för att nå samma effektivitet och för att inte belasta de erfarna ohälsosamt mycket. Den rådande uppfattningen inom området är att en introduktionsfas på två år är rimligt att räkna med innan en socialsekreterare inom Barn och Familj är fullt ut effektiv. Vårt arbete präglas av att lära mer, göra bättre, effektivisera och förbättra de insatser som görs i de familjer vi möter. Arbetsgruppen vill utföra ett gott socialt arbete, vill bli Sveriges bästa socialtjänst och de utvecklas snabbt. Kvalitetsarbete Arbetet med att ta fram ett väl fungerande kvalitetsledningssystem påbörjades under 2014 och skulle ha fortsatt hela 2015, men prioriterades bort. Under våren 2016 anställdes en person på socialförvaltningen med ansvar att ta fram och implementera ett fungerande ledningssystem. Även detta arbete stannade dock av. Vi planerade att i slutet av året eller senast under första halvåret 2017 vara klara. Målet var att samtliga dokument, rutiner, blanketter m.m. som är gällande i kommunen ska ligga i kvalitetsledningssystemet på intranätet. Efter bland annat en hel dags arbete kring detta inser vi att arbetet är större och mer tidskrävande än väntat. Vi har planerat in fler tillfällen under år 2017 för att nå det uppsatta målet. Under hösten 2015 påbörjade IFO kvalitetsutveckling med hjälp av LEAN. Utvecklingsarbetet på barnoch familjegruppen hade sitt startskott den 17 januari 2016 och är nu fullt implementerat. Målstyrningstavlor och processtavlor tydliggör arbetet och medför strukturerad uppföljning. Vår första processtavla tydliggör utredningsprocessen. Den har tagits i bruk och påvisar tydligt komplexiteten i arbetet. Arbetet kring tavlan hjälper medarbetaren att vara i fas samt enhetschef att fördela arbetet. Efter

66 Årsrapport (10) att ha använt oss av tavlan i det dagliga arbetet, ser vi att det har önskad effekt. Fram till en sjukskrivning av en medarbetare var samtliga utredningar är i tid (se ovan). Arbetet kring tavlan har även medfört mer välgjorda utredningar och att socialsekreterarna kan planera sin process bättre genom att de har kontroll över processen. Den processtavla som omfattade flödet avseende inkomna anmälningar/ansökningar och påföljande skydds- och förhandsbedömning har påbörjats men ännu inte gjorts klart. Under 2017 kommer ett utvecklingsarbete med en processtavla avseende uppföljningar av beviljade bistånd utvecklas och implementeras. Arbetet kring målstyrningstavlan påbörjades genom att arbetsgruppen gemensamt bröt ner och prioriterade de mål som initialt kommer från kommunstyrelsen, Individnämnden och IFO:s ledningsgrupp. Detta arbete har tillsammans med kontinuerliga uppföljningar kring målstyrningstavlan gjort målen levande och integrerade i arbetsgruppen. Nya BBiC som släpptes under våren 2016 har implementerats. Där var Lilla Edets kommun bland de första. Nya BBiC har visat sig motsvara de förväntningar vi haft. Det är ett förenklat blankettsystem med större fokus på barnet och kärnan i arbetet. Stort fokus på risk och skydd och det omfattande skrivandet har dragits ner. Arbetsmiljöarbete En psykosocial riskbedömning gjordes i början på året. Den följs upp och revideras var tredje månad. Hittills har fokus varit på arbetsbelastning samt säkerhet i samtalsrum. Individuella samtal har först med varje medarbetare kring den personliga uppfattningen av den egna arbetsmiljön. Återkommande månatliga samtal förs kring arbetsbelastning och behov av stöttning. AFS 2015:4 har tagits upp på två APT för diskussion. Ledningsgruppen har deltagit i en utbildning avseende AFS 2015:4 samt diskuterat genomförandet på ledningsgruppsmöten. Då enheten är fulltalig får arbetsmiljöarbetet en möjlighet att få genomslag. Under senvåren och sommaren har fokus varit hur man pratar till varandra, om varandra och respekten för att vi har olika funktioner med samma mål: Barnets bästa. Stressen har ökat bland socialsekreterarna och samtliga medarbetare ligger på gränsen av vad som är rimligt i arbetsbelastning. Detta blev mycket synligt vid en medarbetares oplanerade bortavaro. Avvikelser Vi har gjort åtta Lex Sarah under året. Fyra av dem handlar om bristande handläggning. En handlar om bristande handläggning/mottagande av ärende. Tre handlade om bristande rutiner varav en även om bristande informationsöverföring. Viktiga händelser Antalet aktualiseringar gällande barn och unga har ökat de senaste åren gjordes 652 aktualiseringar på barn och unga, varav 594 orosanmälningar var antalet aktualiseringar barn och unga 561, varav 444 orosanmälningar, 2014 var det 404, varav 360 orosanmälningar och , varav 230 orosanmälningar. I alla orosanmälningar måste skyddsbedömning av barnet göras samma dag anmälan inkommer och förhandsbedömning måste göras inom 14 dagar från att anmälan inkom. Även när det gäller detta är IVO tydliga med att ALLA måste göras inom den lagstadgade tiden. Inflödet under 2016 var ojämnt. I början av året var inflödet stort för att minska betydligt under högsommaren. I slutet av augusti ökade det igen. Omorganisationen börjar sätta sig och bemötandet och rättssäkerheten ökar i samma takt. Under våren har vi haft en halvdag där vi pratade om barnperspektiv och barnets bästa. Denna halvdag gav ringar på vattnet och detta diskuteras nu vardagsarbetet. Gruppen arbetar mer intensivt och fokuserat vilket vi ser på fler utredningar där insatserna skett under tiden, kortare behandlingsuppdrag och kortare placeringar. Den stabilitet i arbetet och den arbetsglädje och öppenhet i gruppen som skapats har befästs och bibehållits. Vi har kommit till en punkt då vi har tagit kontroll över såväl processer som förfarande och hanterandet av arbetssituationen.

67 Årsrapport (10) Statens satsning på att öka bemanningen har möjliggjort en förstärkning av Mottaget med en tjänst. Den tjänsten är i grunden en pooltjänst som har sin hemvist i Mottaget. Syftet är att minska sårbarheten inom myndighetsutövning barn och unga. Att tjänsten benämns pooltjänst innebär att den medarbetare som innehar den tjänsten ska kunna, med kort varsel, gå in på annan tjänst gällande myndighetsutövning barn och unga om vakans, sjukskrivningen eller annan bortavaro uppstår. Den frånvarande medarbetare behöver då inte jobba ikapp när hen kommer åter och närvarande kollegor belastas inte ytterligare. Vi tror att en förstärkt mottagningsgrupp minskar antalet avbrott i planeringen för övriga samt att det ger gedignare förhandsbedömningar som underlättar utredandet. Vi tror även att vi kommer närmaren målet att bara utreda de barn vi ska utreda genom detta. Även den tjänst på barn och familjegruppen som riktar sig mot professionella och svarar för samverkan med dem samt ansvarar för de förhandsbedömningar som följer på orosanmälningar från dem tillhör framöver mottagningsgruppen. Detta medför att det nu finns fyra istället för två medarbetare som delar på ansvaret för mottaget för IFO. Två av dem tillhör dock fortsatt enheten Barn och Unga och två enheten för mottagning, administration och försörjning. Medarbetarsamtal Samtliga medarbetare har getts möjlighet till medarbetarsamtal. Samtalen sker utifrån en för oss ny metod med fokus på mål, möjligheter, behov och vilja. Verksamhetens mål finns med som en röd tråd. De sociala arbetsmiljöinriktade frågorna avhandlas i andra forum. Verksamhetsutveckling/fortbildning Den interna fortbildningen har pågått under hela året men den extern fortbildning stannade delvis av p.g.a. inköpsstoppet. Dock har viss utbildning kunnat köpas med de medel, 50 tkr, vi 2016 fick från staten i Statens satsning på att stärka kompetensen inom den sociala barn och ungdomsvården. Två personer har bl.a. utbildats till att bli BBiC-utbildare. Detta gör att vi kan bli självförsörjande avseende BBiC grundutbildning framöver. Verksamhetsutvecklingen fortgår alltjämt under hela året. Måluppföljning Mål för verksamheten har satts av Kommunfullmäktige, Individnämnden, IFO:s ledningsgrupp och grupperna själva. Målen har följts upp löpande under perioden av chef, på APT samt under medarbetarsamtalen. Kommunfullmäktiges mål I Lilla Edet kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. o Samtal och diskussioner förs kring om insatser och bedömningar skiljer sig åt beroende på om det är pojkar eller flickor som avses. Ge förutsättningar för goda uppväxtvillkor för barn och unga. Fokusera på ett övergripande barnoch ungdomsperspektiv för att förebygga utanförskap och ohälsa. o Samtal och diskussioner förs i syfte att utveckla befintliga förebyggande verksamheter samt öka samverkan mellan socialförvaltningen och bildningsförvaltningen inkluderat de gemensamma verksamheterna. Gemensam idé om att starta en utökad familjecentral framöver. Individnämndens mål Rättssäkerheten skall öka. Minst en utbildningsdag ska genomföras per år gällande rättssäkerhet och rutiner. o Målet uppnått. En utbildningsdag genomfördes i december Fortlöpande diskussioner i olika sammanhang samt Leantavlan har ökat medvetenheten hos medarbetarna gällande vikten av rättsäkerhet.

68 Årsrapport (10) Internkontrollen påvisar ett bättre läge gällande rättsäkerheten. Metodstödjaren har konstruerat och vi har implementerat ett flertal rutiner utifrån de behov vi funnit. Ledningens mål Hållbar arbetsbelastning, sjukskrivningarna ska minska under året. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan. Alla målstyrningstavlor ska vara färdigställda tertial 1 och tavelmöten ska hållas varannan vecka. o Mål uppnått. Målstyrningstavlan färdigställdes under planeringsdag 17 januari Därefter har tavelmöten hållits varannan vecka. Målstyrningstavlan har medfört att det dagliga arbetet blivit mer målinriktat samt att målen och arbetet kring dem blivit mer levande. Tavlan har visat sig vara ett bra arbetsredskap samt fungerar som ett förtydligande av gruppens behov inom olika områden, ex tidstjuvar, kompetensutvecklingsbehov etc. Alla processtavlor ska vara färdigställda tertial 2 och tavelmöten ska hållas varannan vecka. o Mål uppnått. Processtavlan färdigställdes under planeringsdag 17 januari Därefter har möten hållits runt tavlan nästintill varje vecka. Möten bidrar till ökad måluppfyllelse avseende att hålla tidsramar, öka rättssäkerheten men även kvalitén på arbetet. Tavlan har bidragit till en ökad förståelse och vilja att stötta varandra inom gruppen samt en bättre möjlighet för enhetschef att följa processen, stötta på bättre sätt samt fördela arbetet mer rättvist. Tavlan bidrar även till en tydlighet för nya medarbetare vad en utredning innebär samt en ökad tydlighet vilka områden som kräver kompetensutveckling. Tavlan har visat sig vara ett mycket bra och levande arbetsredskap. Alla personliga tavlor ska vara färdigställda under året. o Mål delvis uppnått. Ett flertal medarbetare har egna personliga varianter på tavla för att kunna följa sitt arbete, få en överblick och för att kunna planera sitt arbete inför deadlines. Ingen har det i form av en witheboard, kanske mest beroende på platsbrist. De flesta har istället skapat ett individuellt word-dokument alternativt ett individuellt system i papperskalendern. Ordning och reda: Inaktuella handlingar ska slängas, alla pärmar, korgar och hyllor ska vara uppmärkta. o Mål uppnått. En gemensam dag för detta 1 juni 2016, nästan samtlig personal kom i fas och flera gemensamma överenskommelser av hur det ska se ut i aktskåp etc träffades. Under hösten efterfrågades fler dagar avsatta för att skapa, återfå, kontrollera så att det är ordning och reda. Dessa planerades in under år Antalet SIP/Västbus ska öka under året. o Antalet Västbusmöten är kontrollerade i 10 slumpvis utvalda ärenden. Under tertial 1 hade Västbusmöten hållits i 2 av 10 slumpvis utvalda ärendena. Under tertial 2 hade SiP upprättats i 3 av 10 slumpvis utvalda ärendena. Under tertial 3 hade SiP upprättats i?av 10 slumpvis utvalda ärendena. Mätmetoden kan dock vara missvisande då det egentligt intressanta är hur många som hållits per tertial och om det ökar. Handläggning av ärenden ska ske rättssäkert och inom lagstadgade tidsramar. Utredningar är avslutade inom föreskriven tid. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan. Handläggning av ärenden ska ske rättssäkert och inom lagstadgade tidsramar. Förhandsbedömningar är avslutade inom föreskriven tid. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan.

69 Årsrapport (10) Kommunicering ska ske regelbundet i ärenden och detta ska dokumenteras. o Målet är uppnått. Medarbetarna medvetandegörs vikten av att kommunicera med berörda genom samtal, metodstöd men även genom vår processtavla där kommunicering är ett av momenten. Under metodstödjande tillfällen diskuteras varför kommunicering ska ske och med vem. Det framförs även där att kommunicering/delaktighet är en verksam metod för förändringsarbete inom familjen. I samtliga kontroller visade det sig att av de fem slumpmässigt utvalda ärendena framgick det tydligt att alla fem var kommunicerade med berörda. Det framgick i utredning alternativt i journal. Det som tydligt framkommer är när och hur utredningen kommunicerats, om berörda valt att kommentera något eller om tillägg från berörda finns till utredningen. Ökad delaktighet för barn i förhandsbedömningar och utredningar: fler barnsamtal än föregående månad. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan. Alla barn och föräldrar ska delta vid uppföljningar av insatser för barn. o Målet är inte uppnått ännu. Under året har det blivit bättre men vi behöver bli ännu bättre. En förhoppning finns om att målet nås lättare i samband med att processtavlan för insats/uppföljning tas i bruk. När umgängesstöd beviljas/bestäms ska dessa planeras noga och individuellt. o Målet är uppnått. Detta har möjliggjorts i och med att tjänsten inom familjerätt bemannats med ordinarie personal samt då vi nu har tillgång till en lägenhet inredd bland annat för att meningsfulla umgänges ska kunna genomföras. Nya familjehem som används ska vara arvoderade och inte konsulentstödda. o Målet är inte uppnått. Flertalet nya familjehem är konsulentstödda, även om vi rekryterat fler som nu arvoderas. Två barn har placerats i konsulentstödda kontaktfamiljer utifrån deras särskilda behov. Placerade barn ska få minst fyra enskilda samtal med sin socialsekreterare per år. Alla placerade barn ska ha kontaktuppgifter till barnsocialsekreterare. Alla föräldrar som har sina barn placerade ska erhålla stöd. o Målet är uppnått. Kontroll av fem slumpmässigt valda placerade barn har skett vid varje tertial. Vid tertial 1 var enbart delar av målet uppnått. Samtliga barn/ungdomar hade erhållit ett eller flera enskilda möten med sin socialsekreterare. Alla fem placerade barn som kontrollerades hade fått kontaktuppgifter och inbjudan från barnsocialsekreteraren. Men alla föräldrar hade inte fått erbjudande om stöd. Vid årets slut hade samtliga föräldrar till placerade barn erbjudits stöd utifrån de behöv de har för egen del men även utifrån de förändringar som behövs göras för att placeringen ska upphöra. Familjepedagoger och KLARA Genom kortfattad dokumentation ska det gå att följa alla ärendens varierande intensitet över tid (KLARA) o Målet är inte uppnått. Dokumentation så man kan följa ärendena finns inte. Klaraverksamheten har förändrats märkbart utifrån att en av IFOs tjänster vakanshållits under hösten, och dessförinnan varit vakant utifrån sjukskrivning. Även tjänster från Bildningsförvaltningen har stundom varit vakanta av olika skäl. Arbetsplaner/ genomförandeplaner ska finnas i alla ärenden (familjepedagoger och KLARA) o Målet är inte uppnått. Dels utifrån att arbetet med att implementera användandet av genomförandeplaner gått trögare än förväntat och dels utifrån att nya BBiC implementerades där det inte finns någon genomförandeplan för Öppenvård i egen regi. Vi har tagit fram en

70 Årsrapport (10) egen mall för dessa genomförandeplanerna och arbetar intensivt med att de ska finnas upprättade i samtliga pågående insatser. Uppdragen ska löpande journalföras i Treserva (familjepedagoger) o Målet är delvis uppnått. Journaler finns i samtliga ärenden. Vi arbetar fortlöpande med kvalitén på anteckningarna. Vad som ska journalföras och inte. Under året planera och genomföra några dagaktivitet alternativt en lägerverksamhet för barn som är aktuella inom IFO. (familjepedagoger) o Mål uppnått. Under juni månad har sommaraktiviteter genomförts under tre dagar för barn och deras föräldrar. Sommaraktiviteten genomfördes i form av dagsturer till Ulvön. Initialt anmälde ett flertal föräldrar att de skulle delta med sina barn. Ett flertal avbokade eller deltog inte, kanske utifrån vädret. Personalens sammanfattning efter dessa dagar var att några barn och familjer hade dragit full nytta av aktiviteten medan andra deltog men umgicks inte aktivt med sina barn. Slutsatsen blev att både dagverksamheter med föräldrar/barn och lägerverksamhet för barn behövds för att möta behoven. Arbetsgruppens mål Hållbar arbetsbelastning, sjukskrivningarna ska minska under året. o Månatliga träffar mellan medarbetare och enhetschef har införts. Syftet med dem är att diskutera upplevelsen av den egna arbetsbelastningen och därmed kunna justera efter ärendetyngd, prioritera vid behov samt tidigt upptäcka tecken på ohälsosam arbetsmiljö. Under mötet skattar man sina egna arbetsuppgifter/ärenden på en skala från 1-3. Gruppen är fulltalig och ärendemängden per handläggare har varit rimlig. Stundtals har dock arbetsbelastningen upplevts som hög, orsaken till det är sannolikt att vi har flertalet nyutexaminerade och/eller oerfarna socialsekreterare på gruppen. Handläggning av ärenden ska ske rättssäkert och inom lagstadgade tidsramar. Utredningar är avslutade inom föreskriven tid. o Målet som är prioriterat även av arbetsgruppen nåddes inte helt under hela året.. Vi har jobbat mycket med att medvetandegöra medarbetarna kring vikten av att hålla tider, och varför lagstiftaren inför dem. Stöd i att hålla tider och i att hjälpas åt så att alla kan hålla de tidsramar som finns erhålls bland annat kring processtavlan där alla pågående utredningar finns med. Stöd erhålls även via metodstöd och via ärendegenomgångar/träffar med enhetschef. Antal utredningar inom lagstadgade tidsramar mäts varje månad. 31 maj var alla pågående utredningar inom lagstadgad tid. Detta kunde även hållas under sommaren och långt in på hösten. När en medarbetare blev sjukskriven under en period förändrades dock detta. Verksamheten är för sårbar varför vi i slutet av året konstaterar att målet inte är uppnått. Handläggning av ärenden ska ske rättssäkert och inom lagstadgade tidsramar. Förhandsbedömningar är avslutade inom föreskriven tid. o Målet är uppnått. Vi ser att en svårighet att hantera är det ojämna och ökade inflödet av anmälningar/ ansökningar som inte kan förutses. Med de medel vi får i Statens satsning på att öka bemanningen inom den social barn och ungdomsvården (myndighetsutövningen) utökade vi från slutet av november med en pooltjänst inriktning Barn och Unga med tillhörighet i mottagningsgruppen. Redan i december kunde vi se en klar förbättring avseende arbetsbördan och därmed möjligheten att fortsätta uppnå målet. Diskussion sker fortlöpande om hur vi inom verksamheten kan balansera arbetsbördan och effektivisera användandet av resurser och personal för att möta tillfälliga toppar i inflödet alternativt semestrar. 31 maj var samtliga förhandsbedömningar i tid och detta har hållits under året så när som på någon enstaka förhandsbedömning. Dessa har inte blivit gjorda av ordinarie personal varför den troliga orsaken är okunskap och brist på information.

71 Årsrapport (10) Ökad delaktighet för barn i förhandsbedömningar och utredningar: fler barnsamtal än föregående månad. o Under året har det visat sig att mätningen inte är tillförlitlig eftersom EKB var med i början av året innan de gick över till AMA. Familjepedagogernas och mottagets barnsamtal har inte räknats med, vilket de bör göra om vi ska få ett hum om hur stor barnens delaktighet i vårt arbete är. Antalet barnsamtal var 218 tertial 1, 175 tertial 2 och 94 tertial 3, sammanlagt 487 barnsamtal under Målet hölls under 2016 levande genom målstyrningstavlan och genom utvecklingshalvdagar avseende barnperspektiv och barns bästa. Ett första barnsamtal finns även med som moment på processtavlan. Statistik förs manuellt av varje enskild medarbetare. Att statistiken ska föras har bidragit till en levande diskussion om vad som är barnsamtal, vad som är ett kvalitativt barnsamtal, när man ska ha barnsamtal samt hur viktigt det är med barnsamtalen det är ju barnets utredning/insats. Budgetuppföljning Det sammanlagda resultatet för enheten är ett underskott på tkr. Ansvar: 712 Verksamheter: BoU institutionsvård BoU familjehemsvård BoU prövad öppen insats BoU övriga öppna insatser Familjerätt Verksamhetsgemensamma åtaganden BoU institutionsvård tkr Kostnaden för placering på HvB var tkr jämfört med budgeterade tkr. Antal placeringsdygn under året uppgick till jämfört med föregående år, en ökning med dygn. I T2 prognostiserades överskridandet till tkr. När budgeten för år 2016 lades stod det klart att IFO saknade tkr. Detta lades i sin helhet på verksamhet 554 Barn och Unga Institutionsvård. Orsakerna till överskridandet är huvudsakligen två, att flera ungdomar behövde placeras i början av året på eget beteende på dyra Sis-platser vilket inte fanns med i budget och dels på att ett barn placerats till en mycket hög dygnskostnad då flera alternativ prövats och att inget annat alternativ finns. Flera av SiSplaceringarna fortgick resten av året. Att underskottet blev lägre än prognosen i T2 beror på att aktivt arbete möjliggjort hemgång tidigare än väntat för tre ungdomar samt omplacering till familjehem för en. 14 barn/ungdomar har varit placerade på institution under året, nio av dem nya under året. Två av dessa placerades som skydd för hedersrelaterad problematik. Motsvarande siffror för 2015 var att sammanlagt 14 barn var placerade på institution under året varav tre placerades under BoU familjehemsvård (arvoderade och konsulentstödda) tkr Färre familjehemsplaceringar än budgeterat. Totalt dygn varav dygn i konsulentstödda familjehem. Även om ett aktivt arbete skett för att minska användandet av konsulentstödda familjehemmen så står de för en kostnad av tkr. Totalt uppgår kostnaderna för placering i familjehem till tkr vilket innebär att de konsulentstödda familjehemmens står för mer än 60 % av kostnaderna men ca 30 % av antalet dygn. Utfallet 2015 var dygn i familjehem vilket innebär en minskning med 1084 dygn och tkr BoU prövad öppen insats (kontaktperson/familj) tkr Köpt öppenvård i form av korttidsvistelse, konsulentstödda kontaktfamiljer, fritidshemsplats samt skyddsbedömning står för en stor del av kostnaderna, 861 tkr av tkr. Antal barn med

72 Årsrapport (10) kontaktfamilj/kontaktperson 2016 var 31 jämfört med föregående års 29. Extern öppenvård har inte använts i den utsträckning som budgeterats, därav överskottet BoU övriga öppna insatser + 92 tkr Vi har inte haft ekonomiskt ansvar för några barn vars vårdnad överflyttat till annan än förälder under året familjerätt tkr Köp av familjerådgivning från Trollhättans kommun går på denna verksamhet. Kostnaden för familjerådgivning tkr missades bokas upp i början av 2016 varför kostnaden för 2015 hamnade på 2016, liksom kostnaden för Kostnaden för 2016 var något högre än budgeterat. Enligt avtalet betalar vi per utnyttjad timma. Vakans på tjänsten borde gett ett överskott men köp av konsulttjänster delar av året för att täcka vakanserna gav istället ett underskott Verksamhetsgemensamma åtaganden +76 tkr Ansvar: Verksamhet: personalkostnader Barn och Unga (exkl enhetschef) tkr Överskridandet beror främst på att konsulter köpts in speciellt i början av året p.g.a. eftersläpningar och många nya oerfarna socialsekreterare på gruppen. Till viss del har konsult som gått på detta konto även använts till familjerätt då familjerättssekreterare först var sjukskriven och sedan slutade sin anställning och ingen vikarie gick att få tag på. Konsult har även använts då ordinarie personal hjälp till med arbetet med ensamkommande barn. Delar av denna kostnad för köp av konsulttjänster, 335 tkr, har tagits från de medel vi fått från staten för att stärka bemanningen inom den social barn och ungdomsvården, vilket var tillåtet Framtidsfrågor Vi kommer att behöva förfina vårt arbete och effektivisera processerna. Vi har skapat ordning och reda och en grund att stå på. Nu väntar utvecklingsarbetet med att öka kvalitén, kunna erbjuda bättre och mer förändringsinriktade utredningar, kunna erbjuda mer effektiva insatser. En annan viktig framtidsfråga är hur vi involverar barnen och ungdomarna och hur vi kan skapa insatser som verkligen gör skillnad för dem. Vi står inför att utveckla det förebyggande arbetet och de frivilliga insatserna. Vi har en stor ambition att genom att involvera barnen och ungdomarna än mer kunna utveckla och skräddarsy de insatser som de har behov av. Vi har under året tydligt sett vilka stora konsekvenser i arbetet, rättssäkerheten och skyndsamt handläggande en kort sjukskrivning får. Detta visar tydligt att de senaste årens stora framtidsfråga kvarstår. Hur bygger vi upp en hållbar och kvalitativ verksamhet som vi kan vara stolta över, där personal mår bra och medborgare får sina behov tillgodosedda? Såväl familjepedagogerna som KLARA övergick till Enheten för Barn och Familj, därefter slogs arbetsgruppen familjepedagogerna samman med sina motsvarigheter i KLARA-verksamheten. Detta då vi fått vakanshålla en tjänst i KLARA för att balansera budgeten. Det innebär stora möjligheter men även vissa fallgropar finns. Stor kraft kommer att läggas på detta under det kommande året. Målet är att skapa en hållbar, tydlig, välfungerande och sammanhållen process för familjerna i mötet med socialtjänsten. Statens bemanningssatsning har möjliggjort att ytterligare en socialsekreterare kunnat anställd, då som pooltjänst med tillhörighet Mottaget. Även en socialsekreterare med ansvar förhandsbedömningar och samverkan har fått ändrat tillhörighet till Mottaget. Detta ställer oss för möjligheter men även utmaningar. Möjligheterna att balansera arbetsbördan och hålla de tidsfrister som finns ökar. Det gör även möjligheten att utveckla och öka kvalitén på de förhandsbedömningar som görs. Utmaningen står i att skapa en sammanhållen grupp och ett likvärdigt bemötande och likvärdiga bedömningar gentemot våra medborgare. En annan utmaning vi står inför är det delade ledarskapet då två i Mottaget tillhör enheten Barn och Familj och två tillhör enheten Administration, Försörjning och Mottag.

73

74 Årsrapport (9) Innehåll IFO, enheten för mottagning, administration och försörjning... 3 Beskrivning... 3 Personalsituationen... 3 Kvalitetsarbete... 4 Arbetsmiljöarbete... 4 Avvikelser... 4 Viktiga händelser... 4 Medarbetarsamtal... 5 Verksamhetsutveckling/fortbildning... 5 Måluppföljning... 5 Budgetuppföljning... 8 Framtidsfrågor... 9

75 Årsrapport (9) IFO, enheten för mottagning, administration och försörjning Ansvar: 711 och 7111 Enhetschef: Anna Österlund Beskrivning I mottaget arbetade under större delen av 2016 två socialsekreterare med att ta emot allt inkommande till IFO förutom anmälningar som inkom från våra samverkansparter skola, barnomsorg, primärvård m.m. Dessa handlades av en socialsekreterare på Barn och Unga. I slutet av 2016 bestämdes att dessa tre tjänster tillsammans med en ny pooltjänst alla skulle ingå i IFO:s mottagningsgrupp, två fortsätter tillhöra enheten mottagning, administration och försörjning och två tillhör enheten Barn och Unga. Antalet aktualiseringar gällande barn och unga ökade 2016 till sammanlagt 652 varav 594 orosanmälningar var antalet aktualiseringar barn och unga 561, varav 444 orosanmälningar, 2014 var det 404, varav 360 orosanmälningar och , varav 230 orosanmälningar. ALLA orosanmälningar måste skyddsbedömas samma dag de inkommer och förhandsbedömas inom 14 dagar från att de inkom. Inom administrationen arbetar två administratörer med fakturor, förmedlingsärenden, arkivet samt sköter receptionen dit våra sökande vänder sig personligen eller via telefon för vidare kontakt med berörd handläggare på rätt enhet. Fram till början av 2016 hade IFO en administratör men detta utökades under året med 50% och under en period 100%. En områdessekreterare arbetar med avtal och ersättningar till kontaktfamiljer o familjehem, dödsbo, hanterar vårdfakturor m.m. Från och med september fick gruppen ytterligare två administratörer från andra delar av socialförvaltningen. Dessa arbetar bl.a. med återsökningar av ersättningar för flykting samt mot äldreomsorg och funktionshinder. I gruppen stöd och försörjning arbetade under året sex socialsekreterare varav två delvis med inriktning ungdomar år och fyra med de över 25 år som står längre från arbetsmarknaden där fokus är samverkan med arbetsförmedling, arbetsmarknadsavdelningen, primärvård, öppenpsykiatri m.m. Från augusti utökades gruppen med en socialsekreterare som arbetar med inriktning enligt Gävlemodellen som innebär aktivt arbete för att personer ska få inkomst från rätt huvudman, extra fokus på utredning vid långvarig frånvaro från arbetsmarknaden. Beslut om tjänsten fattades tidigare under året men den kunde tillsättas först från augusti. Personalsituationen Mottagningsgruppen Mottaget hade en av tjänsterna vakant under delar av våren 2016 men i juni tillsattes tjänsten med internsökande. Från slutet av 2016 har gruppen slagits samman med två medarbetare från enheten Barn och Unga, en socialsekreterare med inriktning förhandsbedömningar och kontakt med våra samverkansparter framförallt skola, barnomsorg, BVC och primärvården och en nyinrättad pool-tjänst som finansieras med medel från staten för att öka bemanningen inom den social barn och ungdomsvården (myndighetsdelen). Administrationen Tre administratörer flyttades från september från annan verksamhet inom socialförvaltningen till gruppen. Två av dem arbetar deltid och fortsätter arbeta mot sina tidigare verksamheter. Den tredje har idag halvtid mot IFO och halvtid mot annan verksamhet men har varit på IFO på heltid då behov funnits och möjlighet givits från de andra verksamheterna. Stöd och försörjning Gruppen består av sju tjänster och det har varit en del omsättning under året. Under våren rekryterade tre nya p.g.a. en pensionsavgång och två medarbetare som bytte tjänster internt. Som nämnts i tertial 2 har en medarbetare varit sjukskriven fem månader före beräknad förlossning och den tjänsten tillsattes efter ca sex veckors vakans. Under hösten rekryterade ytterligare en person p.g.a. att en från årsskiftet gick vidare internt till annan tjänst. Tjänsten som arbetar enligt den s.k. Gävlemodellen påbörjades i augusti och

76 Årsrapport (9) samverkan och kontaktnät har kommit igång bra. Framöver är det några medarbetare som begärt föräldraledigt så ytterligare rekrytering har påbörjats för att täcka detta behov under frånvaro. En är även sjukskriven deltid fram till begärd föräldraledighet pga graviditetsrelaterade problem. Detta medför att gruppen även fortsättningsvis är i obalans. Kvalitetsarbete Arbetet med att ta fram ett väl fungerande kvalitetsledningssystem påbörjades under 2014 och skulle ha fortsatt hela 2015, men prioriterades bort. Under våren 2016 anställdes en person på socialförvaltningen med ansvar att ta fram och implementera ett fungerande ledningssystem. Även detta arbete stannade dock av. Vi planerar nu att i slutet av året eller senast under första halvåret 2017 vara klara. Målet är att samtliga dokument, rutiner, blanketter m.m. som är gäller inom Individ- och familjeomsorgen ska ligga i kvalitetsledningssystemet på intranätet. Vi arbetar sedan hösten 2015 med kvalitetsutveckling med hjälp av LEAN. Enhetens grupper är dock ännu inte helt framme vid att ha ett fungerande LEAN-tänk för sina respektive arbetsuppgifter. Detta arbeta fortsätter under En jämställdhetsplan har tagits fram gemensamt för IFO. Under hösten hade vi två gemensamma utbildningsdagar för all personal på IFO där alla bl.a. utbildades i VIN-frågor (våld i nära relationer) samt hur man kan hantera våld och hot situationer, detta hade länge varit efterfrågat. Arbetsmiljöarbete En kartläggning av arbetsmiljön har gjorts i alla grupper. Frågan tas upp vid varje APT som är en gång per månad. Vi pratar återkommande om säkerhet vid besök, man går inte ensam på hembesök och man är inte ensam kvar på kontoret om man måste ta besök efter kontorstid. I alla tre grupper månar man om varandra och hjälps åt om någon har för mycket. Alla har ansvar för att prata med chef om man upplever sin arbetssituation för tung så att man får stöd i att prioritera. Vid behov påbörjas rehabutredning med personalavdelningen för att undvika sjukskrivningar och här även i förebyggande syfte. Avvikelser Sex Lex Sarah har rapporterats under året: - Felaktigt namn i avslagsmeddelande - Felaktigt namn i utdrag från belastningsregistret - Missad utbetalning från förmedlingskonto till klient - Missat att svara på yttrande till Transportstyrelsen - Oklart om begäran om yttrande från Transportstyrelsen har inkommit till IFO eller inte, Transportstyrelsen hävdade att det skickats, har inte registrerats av IFO - Felaktighet i hantering av debitering av avgift för placerade barn Viktiga händelser Enhetens mottagningsgrupp har mot slutet av året slagits ihop med två andra socialsekreterare vilket ökat stabiliteten i gruppen och minskat behovet av stöd från övriga inom IFO via bakjour. Stöd och försörjning har fortfarande lågt inflöde men då gruppen har haft en hög personalomsättning under senaste året och vi har flera som är nya inom socialtjänsten så tar introduktion och stöttande av de nya mycket tid från erfarna medarbetare och chef. Det innebär att det tar längre tid att arbeta mot de uppsatta målen för gruppen.

77 Årsrapport (9) Administrationen utökades med en person från m ars och från september med ytterligare två medarbetare från andra delar av förvaltningen. De nya har fortfarande sina gamla uppdrag och de arbetar mot AMA, äldreomsorgen och funktionshinderverksamheten. Syftet med övergången och sammanslagningen av fler administratörer till en och samma grupp är att på sikt se till att ingen är ensam om att kunna sina arbetsuppgifter och därmed minska sårbarheten. En viss effektivisering bör också kunna åstadkommas. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal hölls under våren med samtliga medarbetarna med undantag för de nyanställda. Samtliga uppgav då att de trivs bra på arbetsplatsen, att de känner till de övergripande målen någorlunda och sin enhets mål bra. De känner sig delaktiga och samarbetar bra med sina kollegor. Viss oro för hantering av stress finns och där tas stöd av personalavdelningen för att arbeta förebyggande. Verksamhetsutveckling/fortbildning Stöd och Försörjningsgruppen har under året haft handledning enligt MI (motivational interwieving = motiverande samtal) vilket fortsätter under våren men nu i blandade grupper med övriga IFO. De medarbetare som var anställda vid årsskiftet och inte hade MI-utbildning gick den utbildningen under våren 2016 och en boosterdag är planerad i februari 2017 för att få nya ideér och kunskaper i metoden så att den hålls levande. Utveckling av barnperspektivet inom familjer med försörjningsstöd intresserar och gruppen arbetar vidare med detta, bl.a. genom fortsatt stöd och diskussioner med metodhandledaren på barn o familj. Då det varit inköpsstopp under perioden har inga externa utbildningar godkänts. Detta gäller alla tre grupperna. Utbildning i ICDP och BBIC har funnits i egen regi och de som har nytta av det och önskat gå har gått detta. Några har även varit på Barnkonferensen i Trollhättan som hålls varje år. Måluppföljning Mål för verksamheten har satts av Kommunfullmäktige, Individnämnden, IFO:s ledningsgrupp och grupperna själva. Målen diskuteras löpande på tavelmöten och gruppmöten. Kommunfullmäktiges mål I Lilla Edet kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. o Diskussioner förs om bedömningar och beslut skiljer sig åt för kvinnor och män men ännu är detta inte mätt. Tanken är att det kommer att diskuteras mer framöver. Ge förutsättningar för goda uppväxtvillkor för barn och unga. Aktiv samverkan mellan berörda nämnder i arbetet med det kommunala uppföljningsansvaret för ungdomar och unga vuxna, år. o Mål uppnått, samverkan löpande med samverkanspartners, bl.a. med KAKADUA-projektet. Individnämndens mål Rättssäkerheten skall öka. Minst en utbildningsdag ska genomföras per år gällande rättssäkerhet och rutiner. o Mål uppnått, en utbildningsdag genomfördes i december Genomsnittstiden ett hushåll är aktuellt för försörjningsstöd skall minska och redovisas könsuppdelat. o Målet, 5,5 månader, inte uppnått. Antalet månader ett hushåll uppbär försörjningsstöd har dock minskat jämfört med föregående år, 5,9 månader 2016 jämfört med 6,1 månader För ungdomar upp till 25 år var siffran 4,8 månader 2016 jämfört med 5,0 månader Uppdelat på hushållstyp är varaktigheten följande: Hushållstyp Antal ärenden varaktighet Ensamstående kvinna med barn 72 6,4 Ensamstående kvinna med umgängesbarn 3 1,7

78 Årsrapport (9) Ensamstående kvinna utan barn 78 6,7 Ensamstående man med barn 19 6,4 Ensamstående man med umgängesbarn 8 4,6 Ensamstående man utan barn 148 6,4 Sambo gifta med barn 54 5,2 Sambo utan barn 17 4,9 Minska försörjningsstödskostnaderna. o Mål uppnått. Gynnsam arbetsmarknad, fortsatt hög kontroll och effektivt arbete i nära samverkan med andra aktörer medför att kostnaderna gått ner. Gävle-modellen som startade i augusti kommer med stor sannolikhet att bidra till att kostnaderna går ner ytterligare, dock troligen inte förrän en bit in i Arbetslösheten har minskat från 6,6 % i december 2015 till 6,2% Motsvarande siffror för ungdomar upp till 25 år är 14,4 % i december 2015 och 12,3% Ledningens mål Hållbar arbetsbelastning, sjukskrivningarna ska minska under året. o Alla medarbetare har tillfälle att varje månad träffa chef för en levande dialog kring sin arbetssituation och för att få stöd i att prioritera. Administrationen och mottaget är fulltaliga medan Stöd o försörjning har och har haft omsättning av personal. Under 2016 berodde det på att flera medarbetare bytte tjänster internt och under 2017 är det flera som ska vara föräldralediga. Detta innebär att vi kommer att rekrytera vikarier samt att vi tänker i nya banor för att hitta tillfälliga lösningar i avvaktan på att ordinarie personal återgår i tjänst igen under hösten o Det är svårt att jämföra antalet sjukdagar 2015 med 2016 då det bytts en del personal på enheten. En sjukskrivning 2016 var i huvudsak graviditetsrelaterad och det finns några med högt antal korttidsfrånvaro som inte bedöms vara arbetsrelaterade men dessa följs upp regelbundet i samråd med personalavdelningen för att säkerställa att medarbetaren får det stöd arbetsgivaren kan ge för att hen ska bibehålla sin hälsa. Alla målstyrningstavlor ska vara färdigställda och tavelmöten ska hållas varannan vecka o Målet delvis uppnått, Stöd o försörjning har färdigställt sin målstyrningstavla och har tavelmöten varannan vecka. Övriga grupper har inte samma behov i dagsläget. Alla processtavlor ska vara färdigställda och tavelmöten ska hållas varannan vecka o Målet inte uppnått, ingen av grupperna har ännu någon processtavla. Alla personliga tavlor ska vara färdigställda under året. o Målet är inte uppnått, ingen personlig tavla har färdigställts under året. Ordning och reda: Inaktuella handlingar ska slängas, alla pärmar, korgar och hyllor ska vara uppmärkta. o Målet är uppnått. Två gemensamma dagar avsattes för detta under Antalet SIP/Västbus ska öka o Målet är uppnått. Stöd och Försörjning Barnperspektivet ska iakttas vid utredningar rörande ekonomiskt bistånd. o Målet är delvis uppnått. Diskussion om vad barnperspektivet innebär i löpande ekonomiskt bistånd diskuteras vid ärendegenomgång och i stöd av metodhandledare på barn o familj. Material för att arbeta med barnperspektivet i ekonomiskt bistånd är införskaffat och finns med i framtida planeringsarbete för enheten.

79 Årsrapport (9) Alla beslutsmotiveringar och beslut är välformulerade och innehåller tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Detta mål har inte följts upp konkret men diskussioner förs löpande om språket i vår dokumentation så att alla ska vara medvetna om vikten av att skriva på enkelt och begripligt språk för våra sökande. Vi har även haft en föreläsning om detta med hela IFO där vi fick ta del av hur Socialstyrelsen anser att vi ska formulera oss. Aktuell arbetsplan ska finnas i alla ärenden ekonomiskt bistånd där det inte är uppenbart obehövligt. o Ny rutin för arbetsplan i samband med nybesök har tagits fram vilket innebär att arbetsplan skrivs redan vid första mötet med klienten. Arbetsplanen följs sedan upp vid nästa möte och ny upprättas då. Max 1 år gammal grundutredningar ska finnas i alla ärenden ekonomiskt bistånd. o Målet är uppnått Minst ett hembesök i syfte att träffa och prata med barnen ska under året erbjudas barnfamiljer som haft försörjningsstöd minst 6 månader. o Målet delvis uppnått. Målet uppnåddes under årets första 8 månader men under hösten kunde målet inte nås Svårigheter att nå barnen då de oftast är i skolan dagtid och möjligheterna att träffa dem på kvällstid är begränsade. Mottaget Handläggning av ärenden ska ske rättssäkert och inom lagstadgade tidsramar. Förhandsbedömningar är avslutade inom föreskriven tid. o Målet är uppnått. Förhandsbedömningar har gjorts inom föreskriven tid under tertialen och nu är personalsituationen stabil på mottaget och övriga enheter varför arbetet fortskrider som planerat. Ökad delaktighet för barn i förhandsbedömningar (fler barnsamtal än föregående månad) o Vid diskussion med Mottaget bedömer man att delaktigheten har ökat men man har inte fört statistik över detta ännu. Plan är att göra detta framöver. Administrationen inkl handläggare Ta fram en övergripande dags/månads/års-planering över arbetet o Målet är ännu inte uppnått för alla medarbetare. Arbetet med att göra månads- och årshjul har påbörjats för att kartlägga och strukturera tjänsterna och för att få en överskådlighet och skapa rutiner. Boende i sociala boenden ska sköta sina lägenheter med målet att 1) hen ska kunna bo kvar 2) att nya reparationskostnader ska undvikas. o Målet uppnått. Arbetar aktivt med hembesök och tillsyn i samverkan med boendestödet. Minst ett tillsynsbesök på alla serveringsställen och försäljningsställen. o Målet uppnått Arbetsgruppernas egna mål Stöd och Försörjning Det påbörjade LEAN-inriktade arbetssättet ska utvecklas. o Målet inte uppnått. LEAN-arbetet på gruppen Stöd och försörjning stannade av under året p.g.a. stor personalomsättning men gruppen har återupptagit arbetet under hösten.

80 Årsrapport (9) Administrationen inkl handläggare Ett LEAN-inriktat arbetssätt skulle påbörjas inom någon eller några delar av arbetet med sociala kontrakt. o Målet delvis uppnått. LEAN-inriktat arbete kring de sociala boendena fortgår vad gäller ordning och reda, struktur har skapats och följs och uppdrag utifrån mål fortgår. En rutin för ingående av avtal med externa vårdgivare som inte är upphandlade skulle tas fram. o Målet är ännu inte uppnått. Ansvaret för framtagande av rutin avseende ingående av avtal med externa vårdgivare flyttades under året från administrationen till projektledare. Utkast till rutin är framtagen och beräknas fastställas i början av Mottaget Strukturera upp sitt arbete mer enligt LEAN. o Målet ännu inte uppnått. Arbetet med att ta fram en fungerande LEAN-tavla fortgår. Rutinpärm för mottaget nästan färdig och LEAN tänket implementeras. Personalen arbetar aktivt i samverkan o Mål uppnått. En medarbetare deltar på Barnahuset varje vecka och gruppen är aktiv i VINsamverkan Budgetuppföljning Det sammanlagda resultatet för enheten under perioden visar ett överskott på tkr. Ansvar: 711 Verksamheter: 267 Alkoholtillstånd mm, 5581 Vux boende, ej HVB missbruk 5719 Övrig vuxenvård 575 Ekonomiskt bistånd 9999 Verksamhetsgem åtaganden 267 Alkoholtillstånd + 26 tkr Något fler ansökningsavgifter än budgeterat under året Vux boende ej HVB missbruk + 46 tkr Sociala boenden personer med missbruksproblematik. Inga kostnader för renovering under perioden Hushållsekonomisk rådgivning + 20 tkr Tjänsten köps av Stenungsunds kommun 5719 Övrig vuxenvård - 24 tkr Sociala boenden personer med huvudsakligen andra problem än missbruk. Lägre kostnader för renovering än budgeterat. Underskottet beror på kundförluster, personer som tidigare bott i socialt boende som inte betalt hyror och/eller reparationskostnader. 575 Ekonomiskt bistånd tkr Ärendemängden och utbetalt försörjningsstöd har minskat jämfört med föregående år. Arbetsmarknaden är gynnsam och fler ungdomar kommer ut i sysselsättning. Fortsatt hög kontroll och effektivt arbete samt samarbete med andra instanser har lett till minskat antal ärenden. De som finns kvar står längre från arbetsmarknaden och kräver mer stöd för att komma ut alt få sin försörjning från annat håll. Resultat av arbete enligt s.k. Gävlemodellen kan förväntas visa sig nästa år. Antalet hushåll som 2016 erhöll försörjningsstöd var 315 mot 351 år Antalet hushåll under 25 år var 83 för 2016 mot 101 för Verksamhetsgem åtaganden + 24 tkr

81 Årsrapport (9) Ansvar: 7111 Verksamheter: 575 Ekonomiskt bistånd (personalkostnader) 9999 Verksamhetsgem åtaganden (personalkostnader) 575 Ekonomiskt bistånd (personalkostnader) tkr En stor del av överskottet beror på att en medarbetare under fem månader felaktigt gått på verksamhet 9999 istället för på, som därmed visar ett underskott på 236 tkr. Ersättning för utlånad personal till Finsam november och december 2015 missades att bokföras på 2015 och blev därför en intäkt på 2016, ca 70 tkr. Resterande överskott beror på viss vakans vid sjukdom, föräldraledighet och i samband med byte av handläggare på tjänst Verksamhetsgem åtaganden (personalkostnader) 236 tkr Vakans i mottaget under tre månader. En medarbetare i mottaget har felaktigt legat gått på verksamhet 575 mottagets konto i fem månader vilket ger detta kontot ett minus men ovanstående konto plus. Framtidsfrågor Fokus för alla tre grupperna är att ramarna ska sätta sig. Alla tre har varit i förändring under 2016 vilket behöver tid för att landa och hittar formerna. Administrationsgruppen har blivit större då nya medarbetare kommit från andra verksamheter inom socialförvaltningen och tagit med sig sina arbetsuppgifter. Tillsammans ska vi hitta formerna för samarbete och i framtiden bör ingen vara ensam om att kunna sina arbetsuppgifter. Gruppen Stöd o Försörjning har fyra nya medarbetare som började under 2016 och en till ny efter årsskiftet 16/17 och även den gruppen ska utveckla sitt samarbete. Dessutom starten av arbetet enligt Gävlemodellen där vi ska hitta formen för att nå det resultat vi planerat. Stöd o försörjningsgruppen har kommit igång med LEAN-arbetet så att alla medarbetare kommer in i LEAN-tänket igen. Vi fortsätter att se över hur vi ska använda den tid vi har så att det blir så bra som möjligt för våra invånare. Genom att ärendemängden är lägre än på länge är det möjligt att arbeta ännu tätare och intensivare med våra sökande och samverkanspartners så att fler kommer ut i rätt försörjning och får en meningsfull sysselsättning.

82

83 Årsrapport (12) Innehåll VUXENSTÖD, ÖPPENVÅRD, SOCIALPSYKIATRI... 3 Beskrivning... 3 Personalsituationen... 3 Kvalitetsarbete... 3 Viktiga händelser... 4 Medarbetarsamtal... 4 Verksamhetsutveckling/fortbildning... 4 Måluppföljning... 5 Insatser... 8 Budgetuppföljning... 9 Framtidsfrågor... 11

84 Årsrapport (12) VUXENSTÖD, ÖPPENVÅRD, SOCIALPSYKIATRI Ansvar: 713, 71311, och 7132 Enhetschef: Pernilla Sundemar Beskrivning Vuxengruppen arbetar med beroende- och missbruksärenden, Våld i nära relation, bistånd socialt boende samt kontaktpersoner. Familjehemssekreterare arbetar med att utreda, utbilda och handleda familjehem, kontaktfamiljer och kontaktpersoner till barn och vuxna. Socialpsykiatrin består av en psykiatrisjuksköterska och en grupp boendestödjare, 5,75 tjänst inklusive dagverksamheten Borgen och drift av IFO:s akutstugor i Göta. Psykiatrisjuksköterska utreder behov gällande klienter med psykisk ohälsa. Hon lämnar även uppdrag till boendestödjarna för de klienter som bor i ordinärt boende och behöver stöttning för att få sitt vardagsliv att fungera tillfredsställande. Psykiatrisjuksköterskan handleder boendestödjarna och även andra arbetsgrupper i kommunen i klientfrågor. Boendestödjarna stöttar klienter att komma igång och att utföra de sysslor och aktiviteter som är planerade. Boendestödjarna får även uppdrag från vuxenhandläggarna samt handläggarna på barn och unga. Boendestödjare driver träffpunkten Borgen som håller öppet tre halvdagar per vecka. Målet med verksamheten är att skapa ett sammanhang där personer med psykiska bekymmer ska kunna träffas, umgås, fika och utföra enklare aktiviteter i sin egen takt. Några gånger under året erbjuds utflykter till olika sevärdheter. Dessa väljs ut tillsammans med besökarna. Personalsituationen Vuxengruppen består av tre socialsekreterare. En medarbetare gick på föräldraledighet i början av april och ersattes av en person som arbetade ca halvtid fram till juni, därefter heltid. I slutet av året sa två medarbetar upp sina tjänster. En slutade för att gå över till familjepedagoggruppen, den andra avslutar sin anställning i kommunen. Rekrytering har skett och en ny medarbetare började i slutet av december och den andra ansluter till gruppen i början av mars Familjehemsgruppen består av två socialsekreterare from 1 augusti Pga. flera kortare och längre sjukskrivningsperioder under hösten har arbetsuppgifter blivit eftersatta. Socialpsykiatrin Tjänsten som psykiatrisjuksköterska var vakant ca tre månader, juni augusti. Under den tiden handlades ärenden som ligger under denna tjänst av vuxengruppen. I juni flyttades tjänsten över till enheten för hemsjukvård, dock ska psykiatrisjuksköterskan även fortsättningsvis handlägga de ärenden som rör klienter med psykiatrisk problematik hos IFO. Under hösten efter att den nya sjuksköterskan tillträtt tjänsten och lagt upp arbetet på ett nytt sätt har vi omvärderat IFO:s behov av hennes arbetstid. Utifrån att hon nu bedriver en mer aktiv och omfattande öppenvård än vad som tidigare gjorts samt har tätare uppföljningar gör det att vi ett större behov av tjänsten på IFO. Hon ska på sikt även kunna medverka i biståndsbedömarnas utredningar. Frågan om att återföra tjänsten till IFO har lyfts till ledningen. Kvalitetsarbete Under våren 2016 anställdes en person på socialförvaltningen med ansvar att ta fram och implementera ett fungerande kvalitetsledningssystem, detta arbete stannade dock av. Vi planerar nu att i slutet av året eller senast under första halvåret 2017 vara klara. Målet är att samtliga dokument, rutiner, blanketter m.m. som är gäller inom Individ- och familjeomsorgen ska ligga i kvalitetsledningssystemet på intranätet. Samtidigt med detta har rutiner på IFO börjat ses över och reviderats.

85 Årsrapport (12) Vi arbetar även med kvalitetsutveckling med hjälp av LEAN, bl.a. med målstyrningstavlor där vi gör kontinuerliga uppföljningar varje månad utifrån respektive grupps mål. En jämställdhetspolicy har tagits fram gemensamt för IFO. Arbetsmiljökartläggning har gjorts i alla grupper. Vi har haft genomgång med all personal om Lex Sarah-rapportering samt med socialpsykiatrin om avvikelser i medicinhantering. En Lex Sarah-rapport har vi skrivit och två anmälningar till IVO har inkommit under året. 3 avvikelserapporter gällande läkemedel har rapporterats och åtgärder har vidtagits. Under hösten hade vi två gemensamma utbildningsdagar för all personal på IFO där alla bl.a. utbildades i VIN frågor samt hur man kan hantera våld och hot situationer, detta hade länge varit efterfrågat. Viktiga händelser Beslut om en omorganisation mellan enheterna inom IFO har fattats. Familjehemsgruppen har utökas till två medarbetare och ligger nu under Vuxen/ Öppenvård. Familjepedagoggruppen flyttar tillbaka till enheten Barn och familj. Beslut har även fattats på förvaltningsnivå att biståndsbedömarna under året ska flyttas till enheten Vuxen/ öppenvård. Överflytten har inte skett under 2016 men planeras under första halvåret En ny enhet för Ensamkommande har bildats, där kommunens egna boenden, Etaget och Annexet, liksom EKB-socialsekreterarna från maj ingår. Enheten tillhör nu Arbetsmarknadsavdelningen. I juni 2016 beslutade kommunledningen om inköps- och anställningsstopp p.g.a. kommunens ekonomiska läge. Detta innebar att vi avvaktat med utbildningar för samtliga grupper under hösten. Vuxengruppen var redan anmälda till en utbildning i återfallsprevention vilket de gick. Detta är en del i vår framtida satsning att utveckla öppenvården för personer med missbruksproblematik i kommunen. I dagsläget har vi svårt att erbjuda en adekvat öppenvård inte minst för de personer som varit på institution och återvänder hem. En medarbetare från vuxengruppen fick under hösten en tjänst i familjepedagoggruppen vilket hon börjar 1 januari Detta innebär att vi kan erbjuda mer öppenvårdsbehandling även gällande missbruk framöver. Forskning visar också tydligt att boende och sysselsättning är två viktiga parametrar för att behålla drogfrihet även efter institutionsplaceringen och där behöver vi utveckla våra verksamheter mer. En viktig fråga är tillgången till lägenheter/ boende för denna grupp samt hur vi kan erbjuda bra öppenvård. Samarbete med arbetsförmedling samt kommunens arbetsmarknadsavdelning har skett genom möten där vi tillsammans ser över framtida lösningar för gemensamma klienter. Vad kan vi erbjuda för sysselsättning för de klienter som står långt ifrån arbetsmarknaden. Här deltar även enheten för försörjningsfrågor. Medarbetarsamtal Under våren hölls medarbetarsamtal med samtliga medarbetare. Så gott som samtliga medarbetare beskriver att de trivs bra på arbetsplatsen, de känner till verksamhetens mål och arbetar utifrån dem. De känner sig delaktiga och samarbetar bra med sin personalgrupp samt övriga på IFO. Verksamhetsutveckling/fortbildning Vuxengruppen har haft handledning under året. Alla i gruppen har nu ASI-utbildning. En i gruppen riktar in sig på VIN-ärenden (Våld i nära relationer) och har kontinuerligt vidareutbildat sig i detta via olika nätverksgrupper och föreläsningar. Hon ingår även i IFO:s VIN-samråd. En medarbetare har gått MIutbildning (Motiverande intervju). Under hösten har samtliga i gruppen gått utbildning i återfallsprevention. En av medarbetarna i vuxenstödsgruppen har under hösten arbetat ca 10 % i kommunens KAKADUA- projekt vars målgrupp är ungdomar mellan år utan sysselsättning. Vår medarbetare har där bl.a. arbetat med behandling och rådgivning i missbruksfrågor.

86 Årsrapport (12) Ett första samtal har förts om ett eventuellt nytt samarbete med sjukvården gällande en alkohol- och drogmottagning. Några beslut har inte tagits i denna fråga än men frågan kommer fortsatt upp på närsjukvårdsmöten och vårdcentralerna är positiva till att starta en sådan. Planeringen att starta en ungdoms- och vuxencentral har också lyfts under året och Individnämdnen har gett förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbeta med frågan. Om en ungdoms- och vuxencentral blir verklighet är tanken att alkohol och drog mottagningen ska finnas på den centralen. Syftet är att samla så många verksamheter som möjligt där för att underlätta för medborgarna att söka och få hjälp, att bli lättillgängligt för kommuninvånarna med flera insatser och verksamheter på samma ställe. Boendestödet har haft kontinuerlig handledning under året. Två medarbetare har gått MI-utbildning och en har gått utbildningen ICDP (vägledande samspel). Vi har under året arbetat aktivt med att få våra genomförandeplaner att vara korrekta och lättförståeliga. Två planeringsdagar har genomförts. Familjehemssekreterargruppen Från och med juni 2016 ligger familjehemsgruppen under Vuxenstödsenheten. Gruppen har utökats från en till två medarbetare utifrån att behovet av familjehem ökat p.g.a. ensamkommande barn. Utvecklingsplanerna är att vi ska ha möjlighet att själva rekrytera fler familjehem framöver för att täcka det behovet som finns inte minst för de ensamkommande barnen och då inte behöva anlita konsultstödda familjehem. Familjehemssekreterarna ska, utöver att utreda nya eventuella familjehem, ge våra befintliga familjehem kontinuerlig handledning och stöttning. Enligt lag ska familjehemmen även erbjudas utbildning. I dagsläget kan våra familjehemssekreterare inte ge denna utbildning eftersom de inte har den utbildningen själva. Att skaffa den kompetensen blir ett mål för Under tiden får vi köpa utbildningen från andra kommuner. Under hösten har vi startat en uppföljning av de familjehem vi i dag har. Det framkom att vi ligger långt efter både när det gäller att ge adekvat handledning samt erbjuda utbildning. Detta ska vi arbeta aktivt med under 2017, ett arbete vi påbörjade under december Vid tillsyn från IVO gällande ett ärende fick vi också kritik för hur ärendet var handlagt. Vi har under hösten annonserat både i lokalpressen och på Facebook för att rekrytera familjehem. Dock har vi fått få svar. I dagsläget finns det familjehem som kan ta emot mindre barn dock saknas det familjehem för tonåringar. Måluppföljning Mål för verksamheten har satts av Kommunfullmäktige, Individnämnden, IFO:s ledningsgrupp och grupperna själva. Målen har följts upp löpande under perioden av chef, på APT samt under medarbetarsamtalen. Kommunfullmäktiges mål I Lilla Edet kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. o Samtal och diskussioner förs kring om insatser och bedömningar skiljer sig åt beroende på om det är män eller kvinnor som avses. Statistik presenteras uppdelat på män/ kvinnor. Individnämndens mål En centralt belägen caféverksamhet till stöd för personer med psykosociala funktionshinder ska starta i samverkan mellan IFO och AMA. o Då antalet besökare var få beslöts på uppföljningsmöte i mars 2016 att lägga ned verksamheten utifrån att resurserna kan användas på mer ändamålsriktigt sätt. Rättssäkerheten skall öka. Minst en utbildningsdag ska genomföras per år gällande rättssäkerhet och rutiner. o Mål uppnått, en utbildningsdag genomfördes i december

87 Årsrapport (12) Aktivitetsveckor, utan övernattning, anordnas tillsammans med lokala föreningar o Tre dagar med buss till Ulvön har genomförts av IFO, dock utan samarbete med lokala föreningar. Till detta följde barn och deras familjer som är aktuella inom IFO med. AMA bidrog med mat. I snitt 8 familjer per dag följde med. Ledningens mål Hållbar arbetsbelastning, sjukskrivningarna ska minska under året. o I alla arbetsgrupper arbetar vi aktivt och för diskussioner för att förbättra både den psykosociala och fysiska arbetsmiljön. På planeringsdagar har vi pratat om hur vi kan underlätta arbetet och stödja varandra för att orka med i tuffa perioder. I vuxengruppen finns möjlighet att ibland arbeta hemifrån t.ex. för dokumentationsdagar. o Vuxenstöd, antalet sjukdagar har ökat med 37% från 18 sjukdagar 2015 till 79 sjukdagar 2016, framförallt p.g.a. en långtidssjukskrivning under året. o Familjepedagoggruppen, 44 sjukdagar t.o.m. augusti var det totalt antalet för hela året 51 sjukdagar. o Boendestödsgruppen, 88 sjukdagar vilket är en ökning med 40 % (54 sjukdagar 2015). På planeringsdagen har vi haft tema kommunikation som ett led i att förbättra den psykosociala arbetsmiljön. o I familjehemsgruppen har det under hösten varit stor frånvaro, både korttidsfrånvaro samt att båda familjehemssekreterarna haft långtidsfrånvaro. Totalt antal dagar den tiden gruppen tillhört enheten juni till december var 55 sjukdagar. Alla målstyrningstavlor ska vara färdigställda tertial 1 och tavelmöten ska hållas varannan vecka. o Tavlan är färdigställda hos vuxengruppen och under uppbyggnad i familjepedagoggruppen och familjehemsgruppen. I boendestödet används en annan typ av tavla som varit i bruk flera år. Alla processtavlor ska vara färdigställda tertial 2 och tavelmöten ska hållas varannan vecka. o Processtavlan i vuxengruppen färdigställdes under våren. Därefter har möten hållits runt tavlan nästintill varje vecka. Möten bidrar till ökad måluppfyllelse avseende att hålla tidsramar, öka rättssäkerheten men även kvalitén på arbetet. Tavlan har bidragit till en bättre möjlighet för alla att följa processen och fördela arbetet mer rättvist. Tavlan bidrar även till en tydlighet för nya medarbetare vad en utredning innebär samt en ökad tydlighet vilka områden som kräver kompetensutveckling. Tavlan har visat sig vara ett mycket bra arbetsredskap. o Processtavlan i familjehemgruppen är inte färdigställd och tavelmöten hålls ännu inte. o Processtavlan i familjepedagogsgruppen är inte färdigställd ännu och tavelmöten hålls ännu inte. Gruppen övergått till enheten Barn och familj 1/ Alla personliga tavlor ska vara färdigställda under året. o Arbetet med att ta fram personliga tavlor påbörjas under hösten Ett flertal medarbetare har egna personliga varianter på tavla för att kunna följa och planera sitt arbete. Ordning och reda: Inaktuella handlingar ska slängas, alla pärmar, korgar och hyllor ska vara uppmärkta. o En gemensam dag för detta genomfördes under våren nästan samtlig personal kom i fas och flera gemensamma överenskommelser av hur det ska se ut i akt skåp etc träffades. Antalet SIP/Västbus ska öka under året. o Mål ej uppnått, vuxengruppen kallade till 9 SIP (samordnad individuell plan) under året (10st 2015) och psykiatrisjuksköterska till 2. Samarbetet med andra aktörer, både interna och externa har utvecklats genom att vi strävat efter att gemensamt med klienten upprätta en SIP. De har däremot fortfarande inte blivit kallade till någon av öppenpsykiatrin, primärvården eller annan sjukvård.

88 Årsrapport (12) Metodanvändande ska öka. ASI ska genomföras i alla utredningar avseende missbrukare o Mål uppnått Metodanvändande ska öka. Sara/Patriark ska genomföras i alla utredningar avseende våld i nära relationer. o Mål uppnått Barnperspektivet ska iakttas vid utredningar rörande ekonomiskt bistånd och vuxenutredningar. o Mål uppnått, vi har ändrat mallen och skrivit in frågan gällande barn i den. Alla beslutsmotiveringar och beslut är välformulerade och innehåller tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Mål uppnått, men arbetas med kontinuerligt Aktuell arbetsplan ska finnas i alla ärenden där det inte är uppenbart obehövligt. o Målet inte uppnått ännu. Av 10 kontrollerade ärenden fanns aktuell arbetsplan i 9 vilket stämmer med kontrollen av samtliga pågående ärenden där det fanns i 89 % av samtliga. Familjehemsgruppen Nya familjehem som används ska vara arvoderade och inte konsulentstödda. o Målet ännu inte helt uppnått Boendestöd Hela arbetsgruppen ska vara med på gruppmöten en gång per månad. o Mål uppnått Journalföring och genomförandeplanerna ska finnas i datorn o Mål uppnått Psykiatrisjuksköterska Brukarinventering ska genomföras under året o Under våren gjordes en enkät där 11 av 33 (33 %) personer valde att svara. 5 kvinnor och 6 män. Ny psykiatrisjuksköterska tillträdde under augustimånad. Under hösten har hon startat med att träffa alla klienter, göra uppföljningar och nya arbetsplaner. Hon har även börjat ge professionella stödsamtal. Detta har prioriteras framför att göra brukarinventeringen. Metodhandledning med arbetsgrupper IFO o Psykiatrisjuksköterskan har under året kontinuerligt handlett boendestödsgruppen. Hon har vid två tillfällen även handlett andra arbetsgrupper (utanför IFO) i kommunen. Hon har dessutom haft en rådgivande funktion till socialsekreterare på IFO i flertalet ärenden, antal okänt. Gruppernas egna mål Vuxengruppen och Psykiatrisjuksköterska Fastställa nya rutiner, befästa och lära oss de rutiner som finns samt att utarbeta nya mallar och rutiner där det fattats eller där de varit bristfälliga. o Vi har kommit en bra bit på väg, dock är det ett kontinuerligt förbättringsarbete som fortgår pga. lagar riktlinjer mm förändras under åren. Vi ser nu över alla rutiner samtidigt som vi ska flytta över dem i vårt kvalitetsledningssystem. Motivera till öppenvårdsinsatser aktivt innan en institutionsplacering samt kartlägga personernas grad av motivation till placering för att placeringen ska ge ett positivt resultat. o Delvis uppnått, eftersom vi har haft få egna öppenvårdsalternativ att erbjuda har det varit svårt. Under hösten har handläggarna utbildats i återfallsprevention vilket ökar våra

89 Årsrapport (12) möjligheter att erbjuda vård på hemmaplan. Vi har i något fall även köpt öppenvård som ett alternativ till att klienten behövt institutionsvård, vilket gett positivt resultat. Tydligare uppdrag till kontaktpersoner, de ska bli mer konkreta och syftet med uppdraget ska vara mer tydligt. o Målet uppnått. Sker kontinuerligt vid alla uppföljningar Utredningar och arbetsplaner i 100 % av de ärenden som gäller socialt boende o Målet nästintill uppnått. 21 personer har vid årets slut beviljats socialt boende. I 18 ärenden finns aktuell grundutredning och arbetsplan i övriga tre är det en pågående utredning. Målet är uppnått till 99 %. I slutet av tertial 2 fanns det aktuell utredning i 57 % av de aktuella ärenden och 83 % hade aktuell arbetsplan. Socialpsykiatrin, boendestödet Alla brukare har en variant av en genomförandeplan hemma som förberedelse/påminnelse o Arbetet är påbörjat men inte klart. En boendepärm med aktuell information ska ges till alla brukare, där ska genomförandeplanen finnas med. Pärmen har tagits fram i samarbete med socialsekreterare från vuxengruppen, boendestödet samt ansvarig för våra sociala boenden. Under sommaren 2016 fick våra första klienter denna pärm. Utfallet av detta ska utvärderas innan vi på sikt planerar att alla boendestöd klienter har denna pärm. Genomföra utflykter under sommaren när Borgen är stängd o Under sommaren genomfördes 4 utflykter med 4-5 deltagare per gång. o Totalt under året har 8 utflykter genomförts. Till bl.a. Bohus fästing, Torp köpcentrum, Ullared och Fredrikshamn. Göra rutin för hur avslut med brukare som haft boendestöd ska ske o Arbetet är påbörjat men inte klart. Färdiga mappar med info till nya brukare o Arbetet är påbörjat men inte klart. Öka brukarinflytandet på Borgen (återinföra månadsmöte) o Målet ännu inte uppnått Familjehemsgruppen Rekrytera och utreda egna familjehem för att minska användningen av konsultstödda. o Målet inte uppnått p.g.a. stor frånvaro i gruppen. Under hösten har dock 4 nya familjehem utretts. Insatser Vuxengruppen Totalt har vuxenstödsgruppen under 2016 behandlat 208 aktualiseringar gällande 130 olika individer och inlett 142 utredningar. Sammanlagt under året har 16 personer, 11 män och 5 kvinnor, varit placerade kortare eller längre tid på HVB. Sammanlagt antal vårddygnen på HVB var 1396 till en kostnad av kr. 326 av dessa placeringsdygn var LVM-vård på SiS-institution till ett dygnspris på mellan 3750 och 4350 kr. Övriga placeringar kostade mellan 1300 och 2500 kr per dygn. Placeringsdygnen har ökat med 56 dygn sedan Två (tre 2015) kvinnor med vardera ett medföljande barn har under året varit placerade på våra abonnerade platser på skyddsboendet inom Enheten för våld i nära relationer i Trollhättan. Fem personer, tre män och två kvinnor med missbruksproblematik har beviljats insatsen kontaktperson.

90 Årsrapport (12) Familjehemsgruppen Under året har 17 barn har varit placerade i 15 olika egna familjehem och nio barn placerade i nio olika konsulentstödda familjehem. Utöver detta har tre ensamkommande ungdomar varit placerade i tre olika egna familjehem och fem ensamkommande i fyra olika konsulentstödda familjehem. Socialpsykiatrin Totalt har sju personer, fem män och två kvinnor, varit placerade på HvB sammanlagt vårddygn till en kostnad av tkr. Det är en minskning av antalet vårddygn med 417 sedan Fem av dessa personer lider av kronisk psykisk sjukdom som troligtvis kommer att kräva institutionsvård resten av livet och frågan är vid vilken ekonomisk brytpunkt det lönar sig att ordna ett eget boende i kommunen. Sju personer, fem män och två kvinnor har beviljats insatsen kontaktperson. Två klienter som vi budgeterat för institutionsvistelse hela året har vi kunnat erbjuda öppenvård på hemmaplan istället vilket minskat kostnaderna. Boendestödet I akutstugorna, som sköts av boendestödet, har 12 olika personer bott under året sammanlagt 115 dygn, tre kvinnor och nio män. I snitt är detta 3,5 dygn per person men tiden varierar kraftigt mellan den som bott längst tid, 47 dygn, till de som endast bott 1 dygn. På hela året har stugorna varit obebodda 251 dagar. Under 2016 har 60 personer, 25 kvinnor och 35 män, haft boendestöd. Insatserna varierar från medicindelning en gång per vecka till dagliga boendestöd. Under 2016 har 18 klienter avslutats och 11 nya tillkommit. Flera har en samsjuklighet av både missbruk samt psykiska svårigheter, vilket gör att det blir svårt att statistiskt särskilja dem, ca 4 kvinnor/ 7 män med missbruksproblematik samt 15 kvinnor/ 26 män med psykiatriskproblematik/annan problematik fått insatser. Borgen 28 personer, 11 kvinnor och 17 män besökte Borgen under året. Under året genomfördes åtta utflykter till olika utflyktsmål i närområdet, 4-5 deltagare per utflykt. Under hösten gjordes också en mycket uppskattad resa till Danmark. Besökare på dagverksamheten samt brukare med boendestöd blev inbjudna. På julafton bjöds besökarna på gröt och skinksmörgås och då slogs besöksrekord för året med 15 personer. Budgetuppföljning Det sammanlagda resultatet för enheten 2016 är ett överskott på 712 tkr, tkr jämfört med budgeterade tkr. Ansvar: 713 Verksamheter: 5520 Institutionsvård missbruk 5540 BoU institutionsvård (missbruk år) 5560 Familjehem missbruk 5582 Vuxen prövad öppen insats missbruk 5681 BoU prövad öppen insats 5682 BoU övriga öppna insatser 5712 Kriscentrum för kvinnor och män 5719 Övrig vuxen vård 9999 Verksamhetsgemensamma åtaganden 5520 Institutionsvård missbruk tkr Antalet placeringsdygn för 2016 är en ökning jämfört med föregående år på 56 dygn.

91 Årsrapport (12) 5540 BoU institutionsvård tkr Ingen budget fanns på detta konto. Två ungdomar år har av Vuxenstödsgruppen placerats sammanlagt 283 dygn utifrån sitt missbruk. Liknande har tidigare redovisats på 552 Institutionsvård missbruk Familjehem missbruk - 26 tkr 5582 Vuxen prövad öppen insats missbruk (kontperson, provtagning, sysselsätt) tkr Öppenvårdsinsatserna har under perioden varit färre än budgeterat varför verksamheten visar ett överskott. Öppenvård övervägs alltid som alternativ till placering. Kostnaderna för drogtester har minskat från 149 tkr 2015 till 11 tkr i år, +120 tkr jämfört med budget BoU prövad öppen insats - 27 tkr Ingen budget finns på detta konto. Öppna insatser (i detta fall drogtester) för ungdom år som beslutats av Vuxenstödsgruppen utifrån missbruk går på detta konto men budgeten finns på vht Har tidigare gått på ansvar BoU övriga öppna insatser (t.ex. KLARA och ungdomsmottagningen) tkr Överskottet beror på dels på sjukskrivning och dels på att en av medarbetarna arbetat 85 % istället för budgeterade 100 %. Det beror också på vakanshållning av tjänst perioden augusti-december efter sparbeting Kriscentrum för kvinnor och män - 36 tkr Felbudgeterat. Har endast haft kostnader enligt avtalen med Enheten för våld i nära relationer i Trollhättan 320 tkr + 70 tkr Övrig vuxenvård (kontaktpersoner, ej missbruk) + 52 tkr Färre kontaktperson än budgeterat Verksamhetsgemensamma åtaganden - 13 tkr Ansvar: Familjepedagoger tkr Vakant tjänst under tertial 2. Ansvar: Socialsekreterare vuxenstöd tkr Obudgeterad tjänst på familjehem för att arbeta med familjehem ensamkommande, intäkten från ensamkommande lagd på ansvar 71. Ansvar: 7132 Verksamheter: Boendestöd Särskilt boende psykiatri Öppen verksamhet 9999 Psykiatrisjuksköterska Boendestöd tkr Användandet av timvikarier har varit för stort. Tillsättning kommer att ske mer restriktivt framöver. Det negativa resultatet uppvägs till viss del av överskottet på vht Timvikarier även i Borgen har gått på denna verksamhet. Budget för timvikarier lågt lagd.

92 Årsrapport (12) Särskilt boende psykiatri tkr Två klienter som budgeterats för hela året har flyttat hem och övergått till öppenvård. För en annan person har placeringskostnaden blivit lägre än budgeterat Dagverksamhet Borgen + 15 tkr Timvikarier på Borgen har gått på vht Psykiatrisjuksköterska tkr Vakant tjänst under maj-augusti. Sålt konsultuppdrag av psykiatrisjuksköterskan till bl.a. hemtjänst och hemsjukvård. Framtidsfrågor Vuxengruppen Vi diskuterar mycket hur vi kan frigöra tid för att kunna arbeta mer förebyggande och behandlande dels utifrån att vi anser det mer värdigt för personerna vi möter men även då resultaten av långa placeringar inte uppväger det ingrepp det är i en persons liv och inte heller de kostnader det medför. Under året har samtliga handläggare utbildats i återfallsprevention vilket medför att vi kan utöka vår öppenvård i egenregi. En av medarbetarna från gruppen kommer att börja i familjepedagoggruppen så vi kommer fortsättningsvis att kunna lämna öppenvårdsuppdrag även dit, t.ex. när det gäller ÅP (återfallsprevention), MI-samtal och stöd och rådgivning. Vi ser svårigheter att möta personens behov då de återkommer till sin hemmiljö från placeringar på institution. Att i kommunen kunna erbjuda bostad och sysselsättning för dessa klienter är en fråga att arbeta med. Handläggarna kommer fr.o.m att erhålla metodstöd. MIutbildning, BBIC-utbildning, ADAD-utbildning och LVU-utbildning finns också med på agendan för gruppens socialsekreterare. I början av 2017 kommer två familjepedagoger att gå utbildning i CRAFT (anhörigstöd) vilket vi därefter kommer att kunna erbjuda i kommunen. Eftersom vi har två nyanställda i vuxenstödsgruppen blir målet att de under 2017 ska gå ASI-utbildningen för att vi inte ska tappa den kompetensen. Vi ska börja göra ASI-uppföljning för att få ett mätinstrument att bedöma resultatet av våra insatser. Familjehemsgruppen Projektledare har i samverkan med verksamhetschef, familjehemsgruppen och metodstödjare tagit fram en rutin för rekrytering av familjehem och den är snart klar att tas i bruk. Lokala rutiner för samarbetet mellan familjehemsgruppen och övriga grupper inom IFO ska också skapas. Utbildning planeras för medarbetarna så de framöver själva kan utbilda våra familjehem, idag köper vi den utbildningen extern. På agendan står också att hitta sätt att rekrytera fler familjehem och kontaktpersoner för att minska institutionsplaceringar samt utveckla vår öppenvård. Under höstens kartläggning av våra familjehem har det framkommit att mycket är eftersatt i de arbetsuppgifter som åligger grupper. Fokus under 2017 blir att komma igång med den handledning som alla familjehem ska få men hittills har fått i allt för liten utsträckning. Vi ska även se över möjligheterna att ge familjehemmen deras lagstadgade rättighet att få utbildning. Under 2017 kommer det att bli genom köpta platser hos närliggande kommuner, tills våra egna handläggare är utbildade till utbildare. Vi kommer också att göra om tjänsterna som familjehemssekreterare tillsammans med familjerätten. Det innebär att vi kommer ha tre socialsekreterare som tillsammans handlägger familjerätts- och familjehemsärenden. Detta gör att medarbetarna får en grupptillhörighet och kan dela uppdrag och arbetsbelastning på ett bättre sätt. Vi kan effektivisera arbetet och det blir inte lika kännbart för klienter och verksamhet när någon blir sjuk eller vid ledighet. Socialpsykiatrin Vi har sett över möjligheten till att få en bättre lokal till dagverksamheten Borgen så att verksamheten kan utvecklas till att ha öppet fler dagar i veckan. Vi har inte lyckats hitta någon. Dock har vi i befintlig lokal fått tillgång till ett rum som vi förfogar själva över vilket underlätta något. Vi fortsätter dock ha våra sinnen öppna för en utveckling. Kanske slå oss samman med någon annan av kommunens verksamheter? Kanske nya möjligheter kan öppnas om en ungdoms/vuxencentralen kommer i gång. Ha en verksamhet som riktar sig till olika åldersgrupper olika dagar o.s.v. Idéer har vi gott om inför framtiden. Samarbetet

93 Årsrapport (12) med LSS- handläggarna och hemtjänstpersonal behöver utvecklas. Flera av våra klienter har insatser från båda verksamheterna. Vår nya psykiatrisjuksköterska har börjat utreda vilka av boendestödets klienter som bör ligga under t.ex. hemsjukvård. Det kan vara de som endast har medicindelning som ett exempel. eller de som är över 65 år och har åkommor som snarare blir sämre än bättre, ofta fysiska. Även arbetet med anhöriga bör utvecklas.

94 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN069-1 Fråga om förstärkning inom Barn och Unga på IFO Dnr 2017/IN069 Sammanfattning Antalet anmälningar gällande barn har ökat avsevärt de senaste åren. IFO låg redan tidigare, sedan flera år tillbaka, efter mycket inom flera områden bl.a. inom Barn och Unga. Vi kom under 2016 ner till en utredningstid på 4 månader i nästan alla utredningar men har ingen marginal för att klara av sjukperioder och annat oförutsett som händer. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har varit tydliga med att INGEN utredning får överskrida 4 månader och ingen förhandsbedömning får pågå mer än 14 dagar. För att klara detta framöver behövs ytterligare en socialsekreterare inom utredning Barn och Unga. Bedömning görs att det inte är möjligt att flytta några resurser från någon annan grupp. Många av övriga medarbetare ligger redan på gränsen till vad det är möjligt att hantera. För att minska sårbarheten inom familjerätten, kunna ha fler egna familjehem och kontaktfamiljer framöver kommer vi troligen att behöva de 2,8 tjänsterna som familjerättssekreterare och familjehemssekreterare vi har nu även om en av tjänsterna senare inte finansieras med ensamkommandepengar. Ärendet Utredning Barn och Unga Tillsynsmyndigheten IVO riktat i början av 2016 skarp kritik gällande bristande rättssäkerhet inom Barn och Ungdomsvården. Många utredningar och förhandsbedömningar av barn hade inte slutförts inom föreskrivna tidsgränser. IVO beslutade vid vite på 1 mkr att nämnden senast den 31 maj 2016 skulle ha vidtagit åtgärder och kommit i kapp. IFO hade sedan flera år tillbaka legat efter mycket inom flera områden bl.a. inom Barn och Unga och inte hållit alla lagstiftningens krav. Genom ett aktivt arbete med kvalitet- och metodutveckling med hjälp av Lean, visst övertidsarbete och med stöd av konsultköp kom arbetet inom Barn och Unga i kapp till 31 maj Alla tidsgränser hölls sedan under sommaren och början av hösten fram till dess att en medarbetare på Barn och Unga blev sjuk (inte arbetsrelaterat). Från att ha slutfört 100 % av utredningarna inom tid föll det på relativt kort tid till ca 69 %, detta efter en sjukskriven medarbetare under 6 veckor. När IVO i oktober kom på uppföljningsbesök var det någon enstaka utredning och förhandsbedömning som inte slutförts i tid efter den 1 juni I december 2016 meddelade IVO ändå åter ett föreläggande förenat med ett vite på 1 mkr gällande utredningstid och tid för förhandsbedömningar och att nämnden senast den 28 februari 2017 skulle ha vidtagit åtgärder och kommit i kapp.