Beviljande av statsunderstöd för effektivisering av den lokala och regionala datasysteminfrastrukturen inom social- och hälsovården

Transkript

1 Beviljande av statsunderstöd för effektivisering av den lokala och regionala datasysteminfrastrukturen inom social- och Anvisning om statsunderstöd Ansökningstiden våren 2017 går ut klockan och ansökningstiden hösten 2017 går ut klockan Ärendenummer THL 250/ /2017

2 INNEHÅLL SAMMANFATTNING Centrala författningar som tillämpas Villkor gällande mottagaren och användningen av statsunderstöd Fördelningen av understödet Projekt som beviljas stöd Stödmottagaren Anskaffning av IT-lösningar och -tjänster Utnyttjande av projektens resultat Immateriella rättigheter Självfinansieringsandel och övrigt understöd Att ansöka om statsunderstöd Ansökan och projektplan med bilagor Projektets administration Ansökningstid och -förfarande för understöd Behandling av ansökningar Beviljande av statsunderstöd Beslutets innehåll Villkor gällande användningen av statsunderstöd Godtagbara kostnader Lagstiftningen om offentlig upphandling Utbetalning av statsunderstöd och utbetalningsansökan Utbetalning av understöd Statsunderstödets slututredning och fastställning av det slutliga understödet Projektstyrning, uppföljning och övervakning Roller, uppgifter och ansvar som innehas av beviljaren av understöd Bokföring och ekonomiförvaltning Meddelande om ändringar Återbetalning, återkrav och avslutande av statsunderstöd Ändringssökande Statsunderstödshandlingarnas offentlighet Ytterligare information Bilagor Bestämmelser som tillämpas

3 SAMMANFATTNING Denna anvisning är avsedd för kommuner, samkommuner och kompetenscentrum inom det sociala området samt övriga instanser som ansöker om statsunderstöd eller som deltar i projektets planering, genomförande och förvaltning. I anvisningen beskrivs de principer och den praxis som följs då man ansöker om statsunderstöd och genomför projekt som beviljas stöd. Sökanden bör bekanta sig noga med denna anvisning. Statsunderstöd beviljas kommuner, samkommuner och kompetenscentrum inom det sociala området samt av motiverade skäl även övriga aktörer för förtydligande och effektivering av den lokala och regionala infrastrukturen med anknytning till datasystemhelheten inom social- och under Understöden riktas till projekt som på nationell nivå främjar utvecklingen och ibruktagandet av datasystem eller databehandlingslösningar som behövs för ibruktagandet av socialoch s datasystemtjänster. Projekten som beviljas understöd bör göra social- och s kundprocesser smidigare och som resultat av projekten bör det förutom it-processer även uppkomma förändringar i verksamheten. När projektet genomförs bör man använda nationella definitioner, på det sätt som beskrivs mer ingående nedan. Ansökningen för statsunderstöd ordnas i regel två gånger om året. Ansökningstiden våren 2017 går ut klockan och ansökningstiden hösten 2017 går ut klockan Information om ansökningstiderna och ansökningsförfarandet finns på THL:s webbplats ( Ansökningsanvisningen och blanketter för att ansöka om understöd publiceras på webbplatsen. Beslut om statsunderstöd fattas inom två (2) månader från det att ansökningstiden gått ut. Under våren 2017 riktas understöden till projekt som främjar ibruktagandet av nationella datasystemtjänster inom social- och och som främjar arkiveringen av datainnehåll enligt social- och hälsovårdsministeriets (SHM) förordning om riksomfattande informationssystemtjänster inom hälso- och sjukvården i de riksomfattande Kanta-tjänsterna (1257/2015; Som statsbidragsmyndighet ansvarar Insitutet för hälsa och välfärd (THL) för beviljandet av understöd samt för projekthelhetens administration och övervakningen av projekten. Stödmottagaren är skyldig att följa statsunderstödslagen, statsunderstödsbeslutets villkor och de anvisningar som statsbidragsmyndigheten gett om användningen av understödet och genomförandet av projektet.

4 1. Centrala författningar som tillämpas Med statsunderstöd avses finansiering för att understöda en viss verksamhet eller ett visst projekt. Statsunderstödslagen (688/2001) tillämpas på statsunderstöd och beviljandet av dessa. Dessutom tillämpas bland annat förvaltningslagen (434/2003) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, nedan offentlighetslagen) på ansökningsförfarandet. I statsunderstödslagen föreskrivs om de grunder och den praxis som följs då statsunderstöd beviljas. Utgångspunkten för beviljandet av statsunderstöd är vederbörligt verkställande av statsunderstödslagen och att understödet används på det effektivaste möjliga sättet. Utvecklingen och verkställandet av den elektroniska informationsadministrationen inom social- och grundar sig bl.a. på lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom socialoch (159/2007), lagen om elektroniska recept (61/2007), regeringens proposition till lag om klienthandlingar inom socialvården (RP 345/2014 rd, nedan lagen om klienthandlingar), hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) samt lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (634/2011) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Dessutom följs social- och hälsovårdsministeriets (SHM) förordning om riksomfattande informationssystemtjänster inom hälso- och sjukvården (1257/2015, nedan förordningen om fasindelning). I enlighet med fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) är statsunderstöd som tilldelas företag (i vid bemärkelse) i princip förbjudna om de förvränger eller hotar att förvränga konkurrensen genom att gynna något enskilt företag eller produktionsområde. Det är möjligt att bevilja statsunderstöd som så kallat stöd av mindre betydelse i enlighet med den s.k. de minimis-förordningen (Kommissionens förordning (EG) 1998/2006). Då behöver man inte meddela kommissionen om stödåtgärden. Enligt förordningen kan offentligt stöd om högst euro i enlighet med de minimis-regeln beviljas till ett företag under tre skatteår räknat från inledningsdatumet för det projekt som anges i det första beslutet som gjorts enligt de minimisvillkor. Det är även möjligt att bevilja statsunderstöd genom att meddela dessa till kommissionen innan de verkställs (EUF artikel 108 punkt 3) Villkor gällande mottagaren och användningen av statsunderstöd 2.1 Fördelningen av understödet Institutet för hälsa och välfärd (THL) beviljar understöd i enlighet med det anslag som godkänts i statsbudgeten samt SHM:s anvisningar. Statsunderstödsfinansieringen ingår i statsbudgetens moment Riksomfattande elektroniska klientdatasystem inom social- och (reservationsanslag 3 år). Den årliga summa som finns tillgänglig fastställs i samband med att budgeten godkänns. Anslaget får användas till att bevilja statsunderstöd för effektivisering av den lokala och regionala. Avsikten är att

5 anslaget ska användas för att betala statsunderstöd till kommuner och samkommuner för förtydligande och effektivisering av infrastrukturen med anknytning till datasystemhelheten inom social- och. Av motiverade skäl kan även övriga aktörer beviljas understöd för samma ändamål. Syftet med social- och s riksomfattande datasystemtjänster är att alltid möjliggöra en säker tillgång till klienternas uppgifter där var klienten betjänas. För att garantera datakvaliteten är datastrukturen nationellt enhetlig och följer tekniska standarder. Syftet med beviljandet av statsunderstöd är att främja dessa mål. Med hjälp av statsunderstödet kan man utveckla datahanteringslösningar i enlighet med den ovannämnda nationella målsättningen, och då kan klientuppgifter behandlas smidigt över organisationsgränser oberoende av enskilda programvaror Projekt som beviljas stöd Ansökan våren 2017 gäller stöd som kan beviljas för projekt som genomförs Projekten ska främja utvecklingen och ibruktagandet på nationell nivå av verksamhets- och datadefinitioner, datasystem eller databehandlingslösningar som behövs för ibruktagandet av social- och s datasystemtjänster. De nationella datasystemtjänsterna är det elektroniska receptet, Patientdataarkivet och Datahanteringstjänsten, tjänsten Mina Kanta-sidor och Kodtjänsten samt de nationella datasystemtjänsterna för socialvården. Tidtabellerna för ibruktagandet beskrivs i Kantapubliceringstidtabellen ( Statsunderstödet riktas inte endast till de egna behoven hos kommunen, samkommunen, kompetenscentret inom det sociala området eller övriga mottagare, utan resultaten från de utvecklingsprojekt som beviljas stöd bör även vara allmänt tillgängliga. Därför beviljas inte statsunderstöd som avses i denna anvisning till att utveckla kommunens, samkommunens eller kompetenscentrets tjänster så att statsunderstödet används för att skaffa basdatasystem, behövlig utrustning eller teleförbindelser för personalen. Statsunderstöd beviljas inte till att utföra en organisations lagstadgade uppgifter då alla nationella definitioner, verksamhetsmodeller och tekniska lösningar som krävs för ibruktagandet redan finns. 5 I genomförandet av projektet bör man använda de nationella tekniska bedömningar samt verksamhets- och databedömningar, datastrukturer och -klassificeringar för social- och som upprätthålls av THL och FPA, samt vid behov motsvarande internationella definitioner för social- och. I projektansökningarna ska det beskrivas och specificeras vilka nationella definitioner som används och utvecklas samt på vilket sätt projektet främjar ett mera omfattande ibruktagande av dem. I projektansökningarna ska även kopplingarna till den nationella helhetsarkitekturen för social- och 1 beskrivas ingående. 1 Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri - Periaatteet ja yhteiset linjaukset Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut - Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020 v

6 Företräde ges projekt som främjar smidigare social- och hälsovårdstjänster (i synnerhet klientprocesser som överskrider organisationsgränserna). Dessutom ska de projekt som ges företräde främja ibruktagandet av datasystem och förändringar i verksamheten som utvecklar tjänsterna, samt stödja definitioner och beredskap. De projekt som ges företräde ska uppnå följande mål som gäller nationella implementeringar: - det säkerställs att riksomfattande datasystemtjänster och datainnehåll tas i bruk inom hälsooch sjukvårdsorganisationerna enligt övergångstiderna i förordningen om fasindelning (1257/2015), - dubbla inskrivningar som görs av yrkesutbildade personer inom social- och minskar, och man övergår till enhetliga verksamhetsmodeller och datahantering enligt gemensamma datastrukturer och definitioner inom registreringen och behandlingen av klient- och patientuppgifter, - användningen av köpta tjänster och det informationsutbyte som behövs för dem samt utnyttjandet av riksomfattande datasystem för köpta tjänster utvecklas, - nationella strukturerade sammanställda uppgifter (i synnerhet sammanställande och användning av diagnoser och riskuppgifter) definieras, implementeras och tas i bruk och utnyttjandet av datahanteringstjänsten preciseras, - hanteringen av uppgifterna om den totala medicineringen, sätten att utnyttja den nationella läkemedelslistan och de definitioner som stödjer dem preciseras, - hälso- och vårdplanen samt ändringarna i verksamhetsmodellerna i anslutning till den preciseras och tas i bruk, - de ändringar och definitioner som gäller den omfattande kundplanen, som stödjer servicen för kunden, kraven på och sätten att utnyttja service som kunden söker sig till och hänvisas till samt verksamhetsmodellerna som stödjer dessa preciseras, - hanteringen av tidsbokningsuppgifter och länkningen av dem till Kanta-tjänsterna samt de regionala ärendehanteringstjänsterna preciseras i enlighet med de nationella definitionerna, så att även en lösning för leverans av uppgifter till Kanta-tjänsterna skapas enligt Kantapubliceringstidtabellen, - den hantering av behörigheter till klient- och patientuppgifter som baserar sig på arbetsuppgifterna för yrkesutbildade personer inom social- och samt loggtjänsterna och logganteckningarna i anslutning till uppföljning av användningen förenhetligas, eller så införs andra informationssäkerhets- och dataskyddslösningar enligt lagstiftningen, - de uppgifter som yrkesutbildade personer inom social- och behöver blir lättare att använda och utnyttja och enhetliga användbarhetskriterier för datasystemen definieras, eller - socialvårdens nationella definitioner provanvänds och tas i bruk inom tjänsterna och datasystemen. 6 Terveydenhuollon potilastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri

7 Projektens tyngdpunkt kan ligga på ibruktagande av helheter som redan definierats på det nationella planet inom serviceproduktionen eller på definitioner och försök som gäller lösningarna parallellt med utveckling och precisering av nationella definitioner. Understöd kan även beviljas för andra implementeringar som nämns i förordningen om fasindelning eller som stödjer den målsatta helhetsarkitekturen. Av projektansökan ska framgå de datasystem som används för att behandla klient- och patientuppgifer och som kommer att utnyttjas eller utvecklas för lösningarna och som har kopplats eller kommer att kopplas till Kanta-tjänsterna. Om det är fråga om ett system som redan är i produktionsanvändning ska man beskriva hur de ändringar som behövs i respektive system genomförs eller skaffas. 2.3 Stödmottagaren Understödet beviljas i första hand till kommuner eller samkommuner, och i motiverade fall även till övriga aktörer (juridiska personer). Då understöd beviljas ges samarbetsprojekt företräde. Parterna i ett samarbetsprojekt kan vara en kommun, en samkommun, ett kompetenscentrum inom det sociala området eller någon annan aktör (juridisk person) som deltar i projektets finansiering. Vid utveckling av socialvårdens datahantering rekommenderas samarbetsprojekt mellan flera aktörer. I samarbetsprojekt bör en ansvarig administratör utnämnas för projektet. Projektets blivande administratör ansöker om statsunderstöd för projektet från THL med en skriftlig ansökan. Statsunderstödet beviljas endast till den kommun, samkommun eller annan aktör som är projektadministratör, även i fall där flera olika parter ingår i projektet. Projektets administratör är statsunderstödets mottagare och ansvarar för att understödet används enligt statsunderstödbeslutets villkor. 7 Statsunderstödets mottagare bör göra upp ett avtal i enlighet med 7 2 mom. i statsunderstödslagen (688/2001) om användningen av statsunderstödet, övervakandet av användningen och villkoren med parterna som genomför projektet. Då det är fråga om ett samarbetsprojekt bör parterna ingå ett samarbetsavtal om genomförandet av projektet. Stödmottagaren kan till exempel skaffa stöd för utvecklingsarbetet som köptjänster av bl.a. organisationer eller privatpersoner om de följer lagstiftningen om offentlig upphandling. Statsunderstödet kan inte användas till utvecklingen av organisationers, stiftelsers eller privata företags verksamhet även om kommunerna eller samkommunerna som ingår i projektet skulle skaffa de tjänster som de har ansvar att ordna som köptjänster från ovannämnda aktörer.

8 2.4 Anskaffning av IT-lösningar och -tjänster Statsunderstödet får endast användas till anskaffningen av sådana programvaror, IT-lösningar och IT-tjänster som främjar kompatibiliteten hos den offentliga förvaltningens datasystem. De programvaror och övriga IT-lösningar (programkomponenter, gränssnitt, databaser, datakommunikationslösningar o.s.v.) som skaffas med statsunderstöd ska vara antingen - i första hand öppna, vars källkod och tekniska dokumentation kan delas och utnyttjas i vilken som helst offentlig social- och s verksamhetsenhets tjänster, eller - färdiga, som grundar sig på en s.k. stängd källkod, vars möjligheter för utvidgning man ska försäkra sig om i samband med anskaffningen till exempel genom förfarande för gemensam anskaffning där det ingår en optionsklausul om utvidgad användning, eller - en kombination av dessa. Dessutom bör IT-lösningarna följa nationella definitioner om kompatibilitet och erbjuda öppna, dokumenterade, i första hand standardiserade gränssnitt i enlighet med nationella definitioner. Om det inte finns några nationella gränssnittsdefinitioner för de IT-lösningar som produceras inom projektet, ska inom projektet produceras öppna gränssnittsbeskrivningar för uppgifter som behövs för att ansluta lösningar till andra system eller så ska projektet delta i produktionen av nationella definitioner av dem Utnyttjande av projektens resultat I projektplanen ska beskrivas de viktigaste fördelarna och effektivitetsmålen som eftersträvas samt deras indikatorer. Projektens utgångspunkt ska vara att deras resultat och dokumentation är offentliga och att de kan tas i bruk i andra offentliga organisationer. I projektplanen ska beskrivas hur sökanden kommunicerar resultaten av projektet. Allmänt utnyttjande kan stödas med olika kommunikationsprodukter eller genom att använda olika kommunikationskanaler och kommunikationsverktyg. 2.6 Immateriella rättigheter I beslutet om statsunderstöd specificeras villkoren för överlåtandet av eventuella immateriella rättigheter. Projektplanen ska innehålla en bedömning av tjänstens eller systemets livscykel och potentiella nationella spridning.

9 3. Självfinansieringsandel och övrigt understöd Statsunderstödet får inte täcka det fulla beloppet av helhetskostnaderna som orsakas av projektet om inte något annat följer av nödvändiga och motiverade skäl för att uppnå projektets mål för vilka understödet beviljats. Stödnivåerna och självfinansieringsandelarna fastställs i beslutet om statsunderstöd. I regel beviljas högst 75 procent (75 %) av projektets verkliga helhetskostnader som berättigar till statsunderstöd för utveckling av social- och s datasystem och IT-lösningar. Därför ska projektets genomförare anvisa egen finansiering till projektet. Projektparternas egen finansieringsandel ska i regel vara minst 25 procent (25 %) av de kostnader som berättigar till statsunderstöd. Projekten kan endast finansieras i sin helhet av mycket vägande skäl. Den egna finansieringsandelen storlek beräknas av projektets helhetskostnader som berättigar till statsunderstöd. I den egna finansieringsandelen kan kostnaderna för sökandens expertarbete som riktats till projektet inkluderas. Att inkludera dessa verkliga kostnader i den egna finansieringsandelen förutsätter att kostnaderna som uppkommit av det egna expertarbetet och försäljningen av egna tjänster kan bekräftas av projektets arbetstidskontroll och bokföring. Förutom offentliga inrättningar kan även privata samfund och personer delta i att finansiera projektet. Med privat finansiering avses ekonomiskt stöd som projektet beviljats till exempel av företag, organisationer, föreningar eller stiftelser. Om övriga privata instanser förutom stödmottagaren deltar i att finansiera projektet eller om projektet har intern finansiering, dras dessa finansieringsandelar av projektets kostnader som berättigar till statsunderstöd. I ansökan om statsunderstöd bör man nämna alla aktörer och finansiärer som deltar i projektet. 9 Om projektets kostnader som berättigar till statsunderstöd även får annat offentligt understöd (till exempel från EU, RAY) får statsunderstödet tillsammans med övriga offentliga understöd inte överstiga det fastställda maximala beloppet för statsunderstöd eller offentligt understöd. Om man tänker ansöka om finansiering från någon annan offentlig inrättning ska detta anges i projektansökan. 4. Att ansöka om statsunderstöd Institutet för hälsa och välfärd (THL) fungerar som den statsbidragsmyndighet som fattar beslut om mottagarna av statsunderstöd.

10 4.1. Ansökan och projektplan med bilagor Man ansöker om statsunderstöd skriftligen med en separat ansökan om statsunderstöd, till vilken man ska bifoga blanketten projektets utgifter och finansiering. I blanketten eller dess bilagor kan man inkludera närmare planer eller övriga kompletteringar som sökanden vill tillägga. Sökande som inte är kommuner eller samkommuner ska dessutom bifoga den sökande organisationens bolagsordning, verksamhetsberättelse, utdrag ur bokslut och revisionsberättelse från föregående räkenskapsperiod. Dessutom ska sökande som inte är kommuner eller samkommuner bifoga den sökande organisationens budget och verksamhetsplan från föregående räkenskapsperiod. THL ber om tilläggsutredningar om ovannämnda handlingar inte innehåller alla de uppgifter om aktörens ekonomi, verksamhet eller motsvarande som krävs för att fatta ett beslut om beviljandet av understöd. Dessutom ska man bifoga en skriftlig projektplan till ansökan. I samarbetsavtalet som avses i avsnitt 2.3 (anvisningar om samarbetsavtalets innehåll) bör man bland annat besluta om finansieringen av den egna finansieringsandelen, fördelningen av statsunderstödet, uppdelningen av kostnader och parternas ansvar. I ansökningsskedet kan även ett intentionsavtal mellan parterna godkännas. Det egentliga avtalet bör ändå göras upp och lämnas in till THL:s registratorskontor senast i samband med startanmälan. 10 I regel bör inga anskaffningar göras innan statsunderstödet beviljats. Om kostnader för anskaffningar som gjorts på förhand anges som projektkostnader bör dessa nämnas separat i ansökan. Dokument för upphandling för ovannämnda anskaffningar som gjorts på förhand bör lämnas in till THL:s registratorskontor som en bilaga till startanmälan. Sökande som inte är kommuner eller samkommuner bör skriftligen eller elektroniskt leverera uppgifter till THL:s registratorskontor som bilaga till ansökan om de minimis-stöd som beviljats till den sökande organisationen (företag i vid bemärkelse) under det gångna skatteåret och två föregående skatteår. Ett skatteår är ett kalenderår eller, om företagets räkenskapsperiod inte är ett kalenderår, den eller de räkenskapsperioder som avslutats under kalenderåret. I ansökan eller projektplanen ska i korthet beskrivas och motiveras vilka mål och riktlinjer i Utnyttja social- och hälsovårdsinformationen strategi fram till 2020 som projektet stöder. I projektplanen ska också identifieras och beskrivas de viktigaste övriga kända projekten och beroendena som hänför sig till temat. Sökanden bör ge statsbidragsmyndigheten korrekta och tillräckliga uppgifter.

11 4.2 Projektets administration Om det är fråga om ett projekt mellan flera parter bör en instans som ansvarar för projektets administration utnämnas (projektadministratör). Projektadministratören ansvarar för påbörjandet av projektet och gör startanmälan för projektet efter ett positivt beslut om statsunderstöd. Till startanmälan bifogas kommunernas och samkommunernas beslut (till exempel från en nämnd, styrelse eller annan behörig beslutsfattare) om att ingå ett samarbetsavtal och delta i projektet, eller ett inbördes samarbetsavtal som övriga aktörer ingått. Startanmälan lämnas in till THL:s registratorskontor. Projektet ska ha en styrgrupp. Projektadministratören ansvarar för att arrangera tillbörlig bokföring som är skild från den övriga bokföringen och för att göra en utredning över statsunderstödet samt för att ordna uppföljning och utvärdering av projektets genomförande. Aktören som administrerar projektet ansvarar för att samla rapporter och utredningar från projektets övriga aktörer och skriva en sammanfattande utredning över hela projektet för THL. Stödmottagaren ska utnämna en ansvarsperson, en kontaktperson och en ekonomiansvarig för projektet. Dessa uppgifter och roller kan inte kombineras, utan olika personer måste utnämnas för varje uppgift. Ansvarspersonen har huvudansvaret för projektet. Beslut som gäller projektet levereras till ansvarspersonen. I samarbetsprojekt ska ansvarspersonen väljas från projektadministratörens organisation (ansvarsperson). 11 Kontaktpersonen har en central roll i genomförandet av projektet. Han eller hon informerar om projektet och dess framskridande (kontaktperson). Den ekonomiansvariga personen ansvarar om projektets ekonomi och bokföring. Han eller hon fungerar även som kontaktperson i ärenden som gäller ekonomin (ekonomiansvarig). 4.3 Ansökningstid och -förfarande för understöd Ansökningstiden våren 2017 går ut kl THL meddelar om eventuella ändringar i ansökningstider och ansökningsförfaranden på sin webbplats och i en uppdaterad version av anvisningarna. Den undertecknade ansökan om statsunderstöd (i PDF-format om den skickas elektroniskt) med bilagor ska levereras till THL:s registratorskontor senast kl den sista ansökningsdagen för varje ansökningsomgång.

12 Ansökningarna kan levereras: - per e-post: kirjaamo(at)thl.fi (skriv i ämnesfältet: OPER/statsunderstöd) eller - per post: Institutet för hälsa och välfärd, Registratorskontoret, PB 30, Helsingfors eller - genom att lämna in ansökan: besöksadressen Mannerheimvägen 166, Helsingfors (A-huset, huvudbyggnadens betjäning i aulan). Registratorskontoret (betjäningsnummer ) är öppet vardagar kl Registratorskontorets avvikande öppettider meddelas på THL:s webbplats. Ansökan levereras på sökandens eget ansvar. Avsändaren ansvarar för att handlingarna anländer hos THL. Även elektroniska ansökningar skickas till myndigheten på avsändarens eget ansvar. THL meddelar avsändaren per e-post om att den elektroniska ansökan mottagits. Försenade ansökningar behandlas inte. Om man inte kunnat leverera ansökan inom utsatt tid p.g.a. ett oöverstigligt hinder eller exceptionella omständigheter (exempelvis poststrejk) kan ansökan behandlas trots förseningen. Om sökanden vill åberopa ett oöverstigligt hinder bör han eller hon kunna bevisa dess existens. 4.4 Behandling av ansökningar Innan beslut om statsunderstöd fattas ber THL STM att förorda förslaget till beslut. 12 Ansökningarna om statsunderstöd behandlas inom två (2) månader från ansökningstidens slut om inga tilläggsuppgifter behövs för att ansökan ska kunna behandlas. Om inte alla de uppgifter som behövs för att fatta beslut om beviljande av statsunderstöd framgår ur ansökan ber THL sökanden om ytterligare utredningar och anger en tidsfrist för att leverera dessa. Bristfälliga ansökningar tas upp för behandling, men de ska kompletteras inom den utsatta tiden. Beslut om statsunderstöd fattas inom två (2) månader från det att ytterligare utredningar levererats. Att inte följa tidsfristen hindrar inte THL från att fatta beslut i ärendet. På basis av ansökan fattar THL ett skriftligt beslut om beviljande av understöd. 5. Beviljande av statsunderstöd 5.1. Beslutets innehåll Minimikraven för innehållet i beslut om statsunderstöd anges i 11 i statsunderstödslagen (688/2001).

13 Med beslutet bifogas uppgifter om den kontaktperson och övervakare som THL utnämnt samt tidtabellen för utbetalning av understödet. I beslutet kan dessutom ingå projektspecifika villkor för utbetalningen av statsunderstödet. 5.2 Villkor gällande användningen av statsunderstöd Stödmottagaren är skyldig att noggrant bekanta sig med understödsbeslutet och att följa de villkor och begränsningar som fastställts i understödsbeslutet för det projekt som beviljas understöd samt i statsunderstödslagen (688/2001). Dessutom ska mottagaren noggrant och omsorgsfullt följa statsbidragsmyndighetens anvisningar, villkor och begränsningar som gäller projektets genomförande samt statsunderstödsanvisningen. Understödet får endast användas till det ändamål som anges i beslutet om understöd. Projektet ska genomföras i enlighet med den projektplan som ingår i beslutet om understöd. Projekt som beviljas stöd får inte marknadsföra kommersiella produkter eller tjänster och får inte utöva någon annan kommersiell säljfrämjande verksamhet. I projektets inledande fas kan det redan ha uppkommit kostnader innan beslutet om understöd fattats. THL kan överväga om sådana kostnader från 12 månader innan beslutet om understöd fattats kan vara berättigade till statsunderstöd. 13 Mottagaren är skyldig att utföra revision varje kalenderår före utgången av mars (31.03). En kopia av revisorns utlåtande ska delges THL:s registratorskontor och övervakaren. Projektet ska granskas på följande sätt: - Användningen av de kostnader som ligger till grund för statsunderstödet analyseras och jämförs med projektplanen, beslutet och beslutsvillkoren. - Det säkerställs att stödtagarens bokföring är separerad från den övriga bokföringen, och att de rapporterade verkliga kostnaderna grundar sig på bokföringen. - Det säkerställs att de rapporterade verkliga kostnadsuppgifterna motsvarar de godkända kostnaderna enligt den kostnadsslagsspecifika kostnadsberäkningen i statsunderstödsbeslutet och projektplanen, och att de har uppkommit under den tid som berättigar till stöd. - Det säkerställs att lagen om offentlig upphandling har iakttagits vid upphandlingen. - Det säkerställs att lönekostnaderna för de anställda som arbetar på deltid med projektet grundar sig på tillförlitlig och aktuell arbetstidskontroll. Det kontrolleras att lön för semestertid och semesterpenning har hänförts till projektet i relation till det utförda arbetet. - Den övriga projektfinansieringen granskas och det utreds om den har rapporterats korrekt till den som beviljat statsunderstöd. - Det granskas att egenfinansieringen överensstämmer med projektplanen. - Det granskas att statens resereglemente iakttagits, i synnerhet i fråga om utlandsresor.

14 - Centrala iakttagelser och slutsatser i fråga om iakttagandet av statsunderstödslagen, upphandlingslagen och understödsbeslutet samt om utfallet av kostnaderna och finansieringsandelarna enligt projektplanen framförs. En allmän bedömning och förslag till utvecklande av projektadministreringen och tillsynsförfarandena framförs Godtagbara kostnader Statsunderstöd betalas ut för direkta kostnader som uppkommit av genomförandet av projektet och som godkänts i den kostnadsberäkning som statsunderstödet grundar sig på. Kostnadsposter som inkluderats i projektplanen och bedömningen av projektets kostnader godkänns inte som sådana med beslutet om statsunderstöd, utan kostnaderna bedöms separat i samband med utbetalningsansökningarna. Dessutom krävs det för vissa kostnader att THL separat godkänt att kostnaden berättigar till statsunderstöd. Statsunderstöd betalas ut på basis av godtagbara kostnader som kan verifieras i bokföringen, som berör genomförandet av projektet och som berättigar till statsunderstöd. Godtagbara kostnader anges separat för varje kostnadstyp i ansökan och beslutet om statsunderstöd. Kostnaderna ska vara rimliga i förhållande till projektets omfattning och genomförande. Statsunderstödet får endast användas för verksamhetens verkliga kostnader som anges i bokföringen och ansökan och som är motiverade och nödvändiga för projektets genomförande. Dessutom ska kostnaderna ha uppkommit under projektets godkända period för genomförande. Användningstiden för statsunderstödet ska preciseras i ansökan och den skrivs in i THL:s beslut om statsunderstöd. 14 I beslutet om statsunderstöd specificeras i behövliga delar de godtagbara kostnader som berättigar till statsunderstöd samt statsunderstödets godtagbara användningstid. Personalkostnader - Godtagbara kostnader är projektets direkta separata kostnader, som inbegriper arvoden och löner till de delar som direkt berör genomförandet av projektet, samt lagstadgade lönebikostnader som beror på dessa. - Lönekostnader som hänförs till projektet ska basera sig på den arbetstid som använts för projektet. I fråga om sådana personer vars arbetstid inte till 100 % används för projektet, ska arbetstimmarna på ett tillräckligt och tillförlitligt sätt kunna verifieras i aktuell arbetstidsbokföring. I dessa arbetstagares arbetstidskontroll per vecka eller månad antecknas för varje dag det arbete som utförts för projektet samt annat arbete som utförts för organisationen. Av arbetstidskontrollen ska således framgå hur arbetstagarens arbetstid per månad fördelas mellan arbete för projektet samt eventuellt annat arbete som utförts för organisationen samt arbetstagarens totala arbetstid.

15 - Arbetsgivaren och arbetstagaren ska underteckna och uppdatera blanketten för arbetstidskontrollen. Arbetstidskontrollen ska arkiveras. - Projektet ska tilldelas resurser så att det inte uppkommer mer än ringa övertidsarbete. - Lön för semstertid, semesterpenning och semesterersättning kan hänföras till projektet i relation till den arbetade tiden. - Personalkostnadernas struktur ska framgå ur antingen projektplanen eller en separat bilaga till den. Övriga kostnader - Godtagbara kostnader är rimliga förvaltningskostnader som direkt hänför sig till projektverksamheten (allmänna kostnader). Förvaltningskostnader kan vara bl.a. post-, datakommunikations-, kopierings- och telefonkostnader. Förvaltningskostnaderna kan anges som direkta eller kalkylerade kostnader. När kalkylerade kostnader används ska beräkningsgrunden (vilka kostnader och på vilka grunder de beräknats) anges enligt orsaksprincipen och beräkningsgrunden ska kunna påvisas. - Godtagbara kostnader är kostnader som uppkommit av att man hyrt eller skaffat anordningar som behövs för projektet, om dessa angetts och motiverats i projektets kostnadsberäkning som nämns i projektplanen. - Även faktiska hyreskostnader för utrymmen som uppkommer under projektet är godtagbara kostnader om de ingår i projektplanens kostnadsberäkning. Hyreskostnaderna ska basera sig på verkliga kostnader. - Resor ersätts enligt det förmånligaste färdsättet om inget annat överenskommits. Motiverat bruk av egen bil och dagtraktamenten ersätts högst enligt skattestyrelsens gällande beslut. - För inrikes- och utrikesresor ska stödmottagaren spara alla relevanta program, mötespromemorior, deltagarförteckningar och övrigt material som gäller resorna. - I regel berättigar kostnader för utrikesresor inte till statsunderstöd. Kostnader för utlandsresor kan endast godkännas av särskilda skäl, och även då godkänns i regel endast en projektanställds resekostnader. För att kostnader för utlandsresor ska godkännas bör tillstånd för dessa ansökas på förhand med en fri skriftlig ansökan som innehåller reseplaner, uppgifter om resans kostnader samt motiveringar för resans nödvändighet. - Godtagbara kostnader för statsunderstöd är kostnader för köp av tjänster, programvaror och produkter som behövs för projektets genomförande och som genomförts i enlighet med upphandlingslagen (348/2007). - Som kostnader som berättigar till statsunderstöd godkänns inte frivilliga personalbikostnader, kostnader för inlärning i arbete eller utbildning som orsakas av kommunens lagstadgade skyldighet till fortbildning. Restaurangräkningar godkänns inte, med undantag av skäliga kostnader för mat- och kaffeservering under kurser och sammankomster för intressentgrupper som projektet organiserar. Alkoholservering godkänns inte. - Kostnader för basverksamheten i social- och s verksamma service- och utvecklingsenheter godkänns inte som kostnader som berättigar till statsunderstöd. Endast då enheten i fråga deltar i utvecklingsarbetet som utförs inom projektet kan den arbetsinsats som 15

16 köps av enheten och riktas till projektet godkännas som en kostnad som berättigar till statsunderstöd Lagstiftningen om offentlig upphandling På anskaffningar som görs med statsunderstöd tillämpas lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) till de delar som omfattas av denna lag. Stödmottagaren ska utreda och i sin verksamhet beakta sin skyldighet att följa gällande lagstiftning om offentlig upphandling. Den nya lagstiftningen om offentlig upphandling baserar sig på EU:s direktiv om offentlig upphandling. Lagstiftningen ger offentliga upphandlare bättre möjligheter än nu att göra mer högklassiga, innovativa, hållbara och ansvarsfulla anskaffningar. Ett syfte med den nya lagstiftningen är dessutom att minska den administrativa börda som anbudsförfaranden orsakar både upphandlare och anbudsgivare genom att de nationella tröskelvärdena höjs och kraven på upphandlingsförfarandet minskas. Upphandlande enheter är bland annat statens, kommunernas och samkommunernas myndigheter, statens affärsverk samt offentligrättsliga organ på vissa villkor. Som upphandlande enhet kan också betraktas varje upphandlare, om upphandlaren för upphandlingen har fått understöd av en upphandlande enhet som avses ovan till ett belopp som överstiger hälften (50 %) av upphandlingens värde. 16 I princip konkurrensutsätts alla upphandlingar. En upphandlande enhet ska enligt upphandlingslagen i princip konkurrensutsätta alla sina upphandlingar, om inte direktupphandlingsgrunderna enligt 40 och 41 i lagen om offentlig upphandling och koncession kan tillämpas på en upphandling. Ett separat upphandlingsbeslut ska fattas om direktupphandling av vilket framgår grunden eller grunderna för direktupphandling enligt upphandlingslagen. I fortsättningen kommer Konkurrens- och konsumentverket också att övervaka olaglig direktupphandling. Direktupphandlingsannons får i fortsättningen sändas in för publicering även i fråga om upphandling som överskrider det nationella tröskelvärdet. Tidsfristerna beräknas från det att annonsen publicerats i Ted-tjänsten. Det nationella tröskelvärdet för upphandling av varor och tjänster stiger till euro i stället för nuvarande euro. Tröskelvärdet för upphandling av social- och hälsotjänster stiger från euro till euro. Tröskelvärdet för upphandling av andra särskilda tjänster är euro. Det nationella tröskelvärdet för byggnadsentreprenader förblir euro. Upphandlingar som stannar under tröskelvärdena omfattas inte av upphandlingslagstiftningen. Beloppen av nationella och EU:s tröskelvärden kan kontrolleras på arbets- och näringsministeriets webbplats ( Vid små upphandlingar som ligger under det nationella tröskelvärdet ( euro) ska man beakta insynen i upphandlingen, ett jämbördigt och icke-diskriminerande bemötande av

17 anbudsgivare, en fungerande marknad, upphandlingens effektivitet samt principerna för god förvaltning. Då man räknar ut tröskelvärdet, d.v.s. upphandlingens värde, ska man beakta upphandlingens förutsedda helhetsvärde under avtalsperioden, i vilket man räknat med optionsklausulerna o.s.v. Upphandlingens värde räknas utan mervärdesskatt. Upphandlingens värde ska uppskattas innan upphandlingen görs på basis av tillgänglig information. Samtidigt som den nya lagstiftningen träder i kraft tas i HILMA-systemet ( i bruk en ny nationell blankett för upphandlingsannonser, som också kan användas för begäran om information, för att meddela att upphandlingen avbryts samt för att korrigera en tidigare nationell upphandlingsannons. En ny direktupphandlingsannons för nationella upphandlingar fogas till HILMA-systemet i början av Den tredje nya blanketten är avsedd för öppenhetsannonser, varmed man kan meddela om andra arrangemang än upphandlingsförfaranden som inleds, till exempel den upphandlande enhetens anknutna enheters agerande på marknaden. 17

18 6. Utbetalning av statsunderstöd och utbetalningsansökan 6.1 Utbetalning av understöd THL ansvarar för utbetalning av understöd. Statsunderstödet betalas i regel ut i flera rater i enlighet med utbetalningsplanen i beslutet om statsunderstöd. Statsunderstödet eller en del av det betalas i regel ut i efterskott på basis av de verkliga kostnader som godkänts som grund för understödet efter att en godkänd utredning över användningen av understödet har lämnats in. Utbetalning av understödet görs efter att sökanden lämnat in en ansökan om utbetalning. Som bilaga till ansökan om utbetalning ska man lämna in en uppdaterad version av projektplanen och en mellanutredning. I ansökan om utbetalning beskriver man kort hur projektet framskridit och meddelar de verkliga kostnaderna i förhållande till den planerade budgeten. I samband med den första ansökan om utbetalning ska stödmottagaren lämna in ett kontoutdrag där det framgår att kontonumret som meddelats till THL är Stödmottagarens organisations kontonummer (bevis på bankkontots äkthet). 18 Som bilaga till ansökan om utbetalning ska man leverera ett utdrag ur projektets huvudbokföring på verifikationsnivå som undertecknats av projektets ekonomiansvarig, men inga originaldokument. Dessutom ska man för upphandlingar vars värde överstiger euro (moms 0 %) bifoga kopior av upphandlingsbeslut med bilagor, där motiveringarna för det valda anbudet framgår. Ansökan om utbetalning lämnas in till THL:s registratorskontor. Ansökan om utbetalning ska göras separat för varje betalningsrat. Stödmottagare ska leverera ansökan om utbetalning inom tidsfristen som anges i beslutet om statsunderstöd. Understödssummans sista 20 procent (20 %) betalas ut efter att slututredningen godkänts. Utbetalningen av statsunderstödet kan avbrytas med stöd av 19 i statsunderstödslagen.

19 6.2 Statsunderstödets slututredning och fastställning av det slutliga understödet Efter att ett projekt som beviljats statsunderstöd avslutats bör projektadministratörer ge en slututredning (bilaga 6) om projektet, dess fortskridande och genomförande samt dess kostnader till THL. Slututredningen ska göras så fort som möjligt, men senast tre månader (3 mån.) efter att projektet avslutats. Med blanketten för slututredning ges en utredning om hur Projektet i enlighet med beslutet om understöd genomförts i förhållande till projektplanen. Till utredningen ska en utvärdering ingå om Projektets resultat och effektivitet samt hur det kan utnyttjas och generaliseras. I slututredningen ges även en utredning om hur Projektets kostnadsberäkning förverkligats. I denna utredning ska Projektets alla intäkter och kostnader anges. Projektets ansvarsperson undertecknar blanketten. Till slututredningen bifogas: 1. Ett utdrag från huvudbokföringen på verifikatnivå som omfattar hela projektet och som undertecknats av huvudbokföraren eller någon annan person som ansvarar för ekonomin 2. En separat utredning om personalen som anställts för projektet och personer som mottagit arvoden samt om de löner och arvoden som betalats till dessa personer, och en utredning om arbetstid för personer som arbetat deltid inom projektet (undertecknade av arbetstagaren och arbetsgivaren) 3. Utlåtande av en oavhängig utomstående revisor där minst följande ärenden behandlas: - förverkligandet av projektets kostnader enligt kostnadsberäkningen, - förverkligandet av projektets interna och övriga finansiering. 19 Projektets slututredning ska levereras till THL:s registratorskontor. Vid behov kan THL ålägga stödmottagaren att specificera och/eller komplettera slututredningen. På basis av utredningen kan THL konstatera att projektet genomförts i enlighet med vad stödmottagaren meddelat då han eller hon ansökt om statsunderstöd. 7. Projektstyrning, uppföljning och övervakning 7.1 Roller, uppgifter och ansvar som innehas av beviljaren av understöd THL utser en person som ansvarar för övervakningen av att projektet som beviljas understöd följer anvisningarna och planerna (kontrollör). Som representant för THL övervakar kontrollören att projektet fortskrider i enlighet med projektplanen. Kontrollören är skyldig att omedelbart meddela projektadministratören om faktorer som kan orsaka att utbetalningen av statsunderstödet avbryts

20 eller upphör eller om övriga faktorer som han eller hon upptäckt som väsentligt påverkar projektets genomförande. Stödmottagare ska bjuda in kontrollören till möten med projektets styrgrupp eller möten med någon annan motsvarande grupp som styr projektet, och mötenas protokoll ska levereras till kontrollören för kännedom. Dessutom utser THL sina egna representanter till projektets styrgrupp. Representanten eller representanterna som THL utsett har rätt att avgiftsfritt delta i evenemang som ordnas. 7.2 Bokföring och ekonomiförvaltning Projektets bokföring ska vara tydligt åtskild från stödmottagarens övriga bokföring. Uppföljningen av projektets intäkter och utgifter ska vara åtskild från Stödmottagarens övriga bokföring på ett kostnadsställe som öppnats separat för Projektet eller under ett separat redovisningssignum. Stödmottagaren är skyldig att vederbörligen granska och godkänna fakturor och kontrollera att kostnadsberäkningen förverkligas. Projektadministratören ansvarar för att arrangera tillbörlig bokföring som är åtskild från den övriga bokföringen. Även övriga parter som deltar i projektet är skyldiga att se till att deras bokföring är åtskild. 20 Stödmottagaren ska förvara projektets bokföring och separata verifikat in sina utrymmen eller för sin räkning i enlighet med bestämmelserna i bokföringslagen. Även projektets övriga dokumentation (t.ex. reserapporter, arbetstidsbokföring o.s.v.) ska förvaras i enlighet med bokföringslagen. THL och/eller en utomstående kontrollör som bemyndigats av THL och Statens revisionsverk är behöriga att granska projektets bokföring och förvaltning i stödmottagarens utrymmen. Ovannämnda instanser har dessutom rätt att genomföra sådana kontroller av statsunderstödets mottagares ekonomi och verksamhet som är nödvändiga för övervakningen av utbetalningen och användningen av statsunderstödet. Ovannämnda kontrollbehörighet bör inkluderas i avtal som görs om köptjänster. Den som utför kontrollen har rätt att avgiftsfritt få till sitt förfogande de uppgifter och handlingar som kontrollen förutsätter. Statens revisionsverk har även kontrollbehörighet över projektets bokföring. Mottagaren av statsunderstödet är skyldig att bistå i genomförandet av kontrollen. Stödmottagaren ska se till att projektet årligen underkastas revision.

21 7.3 Meddelande om ändringar Efter att beslutet om understöd delgetts ska projektets kontrollör meddelas om alla ändringar som uppkommer. Förutsättningen för utbetalningen av statsunderstöd är att villkoren för beviljandet av understöd fortfarande uppfylls trots ändringarna. Stödmottagaren ska lämna in en fri skriftlig ändringsansökan om alla väsentliga ändringar som berör Projektets kostnader/kostnadsberäkning, målsättningar, innehåll, tidtabell eller understödets användningsändamål, projektplan eller deltagande parter. Den fria skriftliga ändringsansökan lämnas in till THL:s registratorskontor. THL fattar beslut om att godkänna eller förkasta ändringsansökan. Stödmottagaren kan själv göra kostnadstypspecifika ändringar i kostnadsberäkningen som godkänts i beslutet om statsunderstöd, om dessa inte i sin helhet överstiger tio procent (10 %) av helhetskostnaderna. Detta kräver ingen separat ändringsansökan. Projektets interna ändringar i kostnadsberäkningen ska bokföras i en bilaga till mellan- eller slututredningen och behandlas i Projektets styrgrupp, och ett utdrag ur Projektets styrgrupps protokoll ska levereras som bilaga till ansökan om utbetalning Återbetalning, återkrav och avslutande av statsunderstöd På återbetalning, återkrav och avslutande av statsunderstöd tillämpas bestämmelserna i statsunderstödslagen och räntelagen (633/1982). Statsbidragsmyndigheten är skyldig att börja återkräva understödet om förutsättningarna för återkrav som anges i statsunderstödslagen uppfylls. 9. Ändringssökande I enlighet med 34 ( /952) i statsunderstödslagen får omprövning av ett beslut av statsbidragsmyndigheten begäras på det sätt som anges i förvaltningslagen (434/2003). En part som är missnöjd med beslutet får söka rättelse i beslutet inom 30 dagar från delfåendet. Rättelseyrkande görs till den myndighet som fattat beslutet. Anvisning om rättelseyrkande har bifogats till beslutet om statsunderstöd. Ett beslut som gäller statsunderstöd får inte överklagas genom besvär. Det beslut som meddelas med anledning av begäran om omprövning får överklagas genom besvär hos förvaltningsdomstolen på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen (586/1996).

22 Ett beslut av förvaltningsdomstolen som gäller avbrytande av utbetalningen av understöd eller som gäller återkrav får överklagas genom besvär på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen. Över andra beslut av förvaltningsdomstolen får besvär anföras endast om högsta förvaltningsdomstolen beviljar besvärstillstånd. 10. Statsunderstödshandlingarnas offentlighet I enlighet med offentlighetslagen är myndigheternas handlingar i regel offentliga. Statsunderstödshandlingar som lämnats in till myndigheterna är myndigheternas handlingar så som avses i offentlighetslagen. Ett dokument som lämnats in till en myndighet blir offentligt då myndigheten mottagit det. Ett offentligt dokument kan innehålla sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter som är offentliga beroende på prövning. I ansökan och dess bilagor bör det entydigt framgå om dessa innehåller sekretessbelagda uppgifter samt motiveringarna för hemlighållandet med grund i offentlighetslagen eller övrig lagstiftning. 11. Ytterligare information Hos THL kan ytterligare information om kriterierna för beviljandet av statsunderstöd, allmänna förutsättningar och statsunderstödets villkor fås av: 22 Enhetschef Vesa Jormanainen, tfn Utvecklingschef Minna Angeria, tfn Utvecklingschef Jarmo Kärki, tfn Man kan även be om ytterligare information genom att skicka sina frågor per e-post till: kantapalvelut@thl.fi. THL informerar om ansökningstider och statsunderstöd på sin webbplats ( På webbplatsen finns även dessa anvisningar samt blanketter och övrigt material som berör ansökningar om understöd.