Kommunstyrelsen kallas till sammanträde

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 Kommunstyrelsen Datum Kommunstyrelsen kallas till sammanträde Datum och tid: kl. 9:30 Plats: Oskarshamnsalen Vid förhinder kontakta: Linn Helmner, tel: , e-post: linn.helmner@oskarshamn.se Andreas Erlandsson (S) Ordförande Linn Helmner Sekreterare Ledamöter Peter Wretlund (S) Lena Granath (V), 2:e v ordförande Thina Andersson (S) Tommy Skoog (C) Andreas Erlandsson (S), ordförande Yvonne Bergvall (S) Anton Sejnehed (S) Mathias J Karlsson (L) Ingemar Lennartsson (KD) Jan Johansson (SD) Dan Bengtsson (SD) Eva-Marie Hansson (M), 1:e v ordförande Anders Stenberg (M) Ersättare Ingmar Hjalmarsson (V) Gunnar Westling (MP) Miriam Karlsson (C) Catrin Alfredsson (S) Sven-Åke Johansson (S) Rebecka Englund (KD) Erik Giessel (SD) Lennart Hellström (M) Gunilla C Johansson (M)

2 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 Kommunstyrelsen Datum Dagordning KS Ärenden Upprop Val av justerare 215. Fastställande av dagordning 216. Rapport från vänortsbesöket i Middelfart 217. Rapportering från ägardialoger med de kommunala bolagen och stiftelserna 218. Remissvar analoga arkiv 219. Svar avseende granskning av IT-säkerhet 220. Månadsbokslut oktober Månadsuppföljning oktober 2018, bildningsnämnden 222. Ny budgetprocess för Oskarshamns kommun 223. Vi har en vision om ren vattenmiljö i Stångehamnsområdet-Yttrande 224. Bilda ett Smålandsbanorna AB - Yttrande 225. Svar på motion nr 11/17 - Dags att införa hemtagningsteam i Oskarshamns kommun 226. Delårsapport Regionförbundet i Kalmar län 227. Avslut av Regionförbundet i Kalmar Län 228. Godkännande av delårsrapport KSRR 229. Uppföljning av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017/2018- Handlingsplan för samhällsbyggnadsnämnden

3 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 3 Kommunstyrelsen Datum Överföring av skolhälsovårdsjournal till annan kommun 231. Borgerliga vigselförrättare Kommundirektören informerar Anmälningsärenden 234. Anmälan av delegationsbeslut Tider för föredragande Ärenden 216. Rapport från vänortsbesöket i Middelfart 218. Remissvar analoga arkiv 219. Svar avseende granskning av IT-säkerhet 220. Månadsbokslut oktober Månadsuppföljning oktober 2018, bildningsnämnden 222. Ny budgetprocess för Oskarshamns kommun 223. Vi har en vision om ren vattenmiljö i Stångehamnsområdet-Yttrande 224. Bilda ett Smålandsbanorna AB - Yttrande 217. Rapportering från ägardialoger med de kommunala bolagen och stiftelserna Föredragande Kommunens delegation IT-chef Tomas Karlsson ǁ Ekonomichef Torsten Nilsson Bitr. ekonomichef Tobias Åstrand Ekonom Kristina Danielsson Bildningschef Lotta Lindgren Ekonom Marie-Therese Jansson Ekonomichef Torsten Nilsson Bitr. ekonomichef Tobias Åstrand Ekonom Marie Sjölin Ekonom Åsa Hällerståhl Utvecklingschef Lars Ljung ǁ ǁ Tid 09:30 10:15 10:30 10:45 11:00 11:30

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Rapport från vänortsbesöket i Middelfart Förslag till beslut Rapporten noteras som mottagen. Ärendet Oskarshamns kommuns danska vänort Middelfart kommun, var värd för de nordiska vänorterna vid ett vänortsmöte den september. Oskarshamns kommuns delegation, som bestod av politiker, tjänstepersoner samt två gymnasielever, ger en rapport gällande sina intryck och upplevelser från detta vänortsmöte. Per Nygren Kommunsekreterare Beslutsunderlag

5 Reseberättelse vänortsmöte i Middelfart september 2018 Deltagare från Oskarshamn Magnus Larsson, ordförande Bildningsnämnden Gudrun Gustafsson, 2:e vice ordförande Bildningsnämnden, ledamot i kommunfullmäktige. Mac Nilsson, miljöinspektör Samhällsbyggnadskontoret Katarina Skoglycka, Planarkitekt Samhällsbyggnadskontoret Anna Nilsson, gymnasieelev Oscarsgymnasiet Emma Laksonen, gymnasieelev Oscarsgymnasiet Inledning Reseberättelsen inleds med deltagarnas generella intryck av utbytet. Därefter kommer några reflektioner om vad vi kan lära och bygga vidare på. Dels i vänortsutbytet, dels i kommunens egen verksamhet i Oskarshamn. Sist kommer en redogörelse för vad vi gjorde under utbytet. Generella intryck Vuxna Klimat, miljö och utbyte mellan ungdomar var genomgående teman. Under hela besöket blev vi väl omhändertagna och guidade på ett utmärkt sätt. Programmet var bra planerat med studiebesök, information och rörelse med promenad i staden och på lördagen i det fina friluftsområdet. Ungdomarna Resan gav fina personliga erfarenheter att ha glädje av långt fram. Resan var rolig och inspirerande! Mycket intressant att ta del av de andra nordiska ländernas språk och kulturer. Det var kul att träffa andra ungdomar och få en inblick hur de har det. Blev inspirerad av deras miljövänliga skola. Det var också kul att träffa vuxna, se vad ni gör och se att ni tycker det är viktigt med ungdomars inflytande. Man blir motiverad av att se kommunernas engagemang i klimatfrågor, samt ungdomars psykiska ohälsa som också kom på tal. Reflektioner Att ta med i vidare utveckling av vänorts-utbytet Middelfart hade bra upplägg med en gemensam del och sedan uppdelning med ett spår för de unga och ett för politiker och tjänstemän. Tror att det kan vara bra och uppskattat att träffen är för både ungdomar och för politiker/ tjänstemän och inte två separata träffar. Det borde dock finnas tydligare ramar för vad som ska diskuteras, direktiv för förberedelser samt någon form av målsättning. Vi bör ha en koordinator som tillsammans med koordinatorer från övriga kommuner lägger upp en långsiktig plan för samarbetet.

6 Möjligheterna för att anordna lägerträffar med olika teman, såsom enligt Odensemodellen, borde undersökas. Att ta med hem till vårt eget arbete i Oskarshamns kommun Undersöka möjligheterna för att anordna något liknande klimatfolkmöte i Oskarshamn. Kanske med ett grundtema, Klimat, och sedan olika inriktningar (t.ex. transport, bygg, energi, mat, återvinning/återanvändning, avlopp/dagvatten) där olika utställare (lokala företagare såväl som större, regionalt eller nationellt verksamma företag) bjuds in för att visa upp sina klimatsmarta lösningar för kommunens invånare. Samla alla förvaltningar i en centralt belägen byggnad, så att invånarna bara behöver gå till ett ställe om de behöver komma i kontakt med en av kommunens tjänstemän eller politiker. Dra lärdom av hur estetiskt tilltalande dagvattenanordningar kan skapas i samband med att kommunen bygger nya ålderdomshem, förskolor/skolor, parker/parkeringsplatser, gator etc. Dra lärdom från Hindsgavl vid övervägande av framtida markanvändning i Döderhultsdalen. Dra lärdom av hur Mandal och Korsholm arbetar med att öka ungdomars delaktighet i beslutsprocesserna. Rapport från dagarna i Middelfart Torsdag 27 september Vi reste klimatsmart med buss och tåg från Oskarshamn till Middelfart. Resan fungerade bra. Vi kom fram strax innan kl 17, då mötet startade. Vice borgmästare Anni Tyrrestrup hälsade välkomna, och alla deltagare presenterade sig själva. Delegationerna från Mandal, Korsholm och Oskarshamn bestod var och en av 6 personer, varav två ungdomar. De deltagande ungdomarna var i åldrarna år. En representant från Odense kommun berättade för alla om deras erfarenheter av vänorts-utbyte, och hur Odense och deras vänorter har valt att strukturera och organisera utbytet för att få kontinuitet i utbytet. Bland annat hade de beslutat om ett tioårigt avtal om utbytet, inklusive budget. De hade beslutat att ha fokus på utbyte mellan unga/ skolor, och planerat för flera år vilken ort som bjuder in de andra, och vilka olika aktiviteter och teman som ska ordnas, för vilka målgrupper (elever/ rektorer/ koordinatorer/ politiker). De hade tydligt utsedda koordinatorer för att driva utbytet. De höll tre olika träffar; en lägerträff för elever, en rektorsträff samt en koordinatorträff. Därefter fick mötets deltagare prata om hur vi såg att vänortsutbytet kunde utvecklas, och om det fanns något i exemplet från Odense att ta med i detta. Flera synpunkter kom fram, bland annat att det bör sättas tydliga ramar för utbytet och teman för varje träff så att deltagarna kan planera i god tid vilka som bör delta. Många tyckte att det var bra att fokusera på unga, och i så fall ordna ett särskilt utbyte t.ex. för skolelever eller för ungdomsfullmäktige i 3-4 dagar. De unga tyckte att det var viktigt att ha utbyte för att förstå varandra och kunna kommunicera och förstå språken. Intressanta teman för dem var ungdomsliv, miljö, psykisk hälsa/ ohälsa.

7 För politiker/ tjänstepersoner bör utbytet läggas upp annorlunda (2-3 dagar), men också med tydliga teman eller kring en särskild problemställning. Exempelvis kring unga/ skolan eller äldrevård, klimat/ miljö eller utveckling. Därefter middag och informella samtal mellan deltagarna. Fredag 28 september (för de vuxna, ungdomarna hade ett separat program på Middelfart gymnasium) Kl 8-8:45 var det rundvandring på det nybyggda Rådhuset i Middelfart. Det berättades om hur bygget finansierats med hjälp av privata partners i ett konsortium. Förutom kommunens bygge hade andra intressenter också byggt butikslokaler och lägenheter i samma komplex. Rådhuset byggdes med genomgående hållbarhetstänk med exempelvis spillträ till golv och allmänna ytor i entréplanet, och energieffektiva lösningar som gjort att det är ett hus som producerar mer energi än det förbrukar. Kl 9-11 deltog vi i programmet för Middelfarts Klimatfolkmöte då lokala intressenter hade bjudits in av kommunen, för att inspirera varandra. Efter välkomsttal av borgmästaren Johannes Lundsfryd talade meterologen Jens Theilgaard, som visade en film om klimatutmaningen och svarade på frågor från publiken. Nästa punkt på programmet var Connie Hedegaard, före detta EU-kommissionär. Hon talade om hur en klimatvänlig framtid kan se ut, och betonade att även om omställningen är svår, så vet vi i alla fall att en klimatvänlig framtid på alla sätt är bättre än en klimatovänlig framtid, som alla gånger blir svårare och dyrare. Om klimatförändringarna går över 2 grader C förstörs livsmiljöer och försörjning för miljontals människor i världen. Hon menade att den danska (och nordiska?) omställningen bör fokusera på: - Fortsatt energieffektivisering; det finns mycket kvar att göra. - Omställning till ett hållbart jordbruk. - Satsning på forskning och utveckling där miljöfrågor kombineras med IT. - Omställning av transportsystemet som står för en stor del av utsläppen. - Inför cirkulärt tänk och livscykel-analyser som beslutsunderlag. - Tala mer om värderingar i förhållande till konsumtion och möjliggör hållbara köp. Här kan kommuner gå före och visa HUR, exempelvis genom att byta till miljöbättre fordon och material och att återanvända material och saker. Därefter var det rundvisning i Middelfarts Klimabyen för vänorterna. Vi fick se gator och ett bostadsområde där kommunen hade åtgärdat nederbördsproblem med fulla avloppsvattenledningar som lett till översvämmade hus. Åtgärderna var att koppla loss stuprör, stänga dagvattenbrunnar i gator och bygga om gatorna, för att istället leda regnvatten ovanpå gator eller i fördröjningsmagasin och regnbäddar i bebyggelsen. De fastighetsägare som valde att koppla bort sitt takvatten från avloppsledningarna fick en frånkopplingsersättning på DKK. Projektet hade finansierats delvis genom bidrag från en stiftelse, nationella medel samt kommunala medel. Förutom att översvämningsproblemen undviks, har det gett estetiska värden i staden. Vi besökte även ett äldreoch dementboende där kommunen gjort om en gammal parkeringsplats på innergården till en samlingsplats för de boende med vackra och smarta vattenfördröjningsdammar.

8 Efter en klimatsmart lunch på rådhuset var det dags för vänskapsbyarna att ställa upp och berätta om sina klimat- och miljöprojekt vid ett stånd som hörde till klimatfolkmötet. På grund av hård vind och en del regn fick tyvärr ståndet ställas inomhus, så det besöktes inte av så många invånare. Representanterna för vänorterna hade då också tid att prata om våra respektive klimat- och miljöprojekt och utmaningar med varandra. Magnus Larsson representerade Oskarshamn i en debatt med de andra vänorterna kring ämnet grön omställning vad kan vi göra tillsammans i norden?. Magnus lyfte bland annat fram vår regionala satsning på biogas till fordon som ett exempel att bygga vidare på. I debatten lyftes även exempel på hur ungas åsikter kan lyftas fram i de kommunala beslutsprocesserna, för att öka känslan av delaktighet bland de unga. Ett exempel var från vår norska vänort, Mandal, där ungdomsrådet bjuds in till samtliga nämndssammanträden med yttranderätt och rätt att lägga fram motioner, dock inte rösträtt. På kvällen var det middag på Hindsgavel slott med borgmästaren, då kommunens officiella gåva överräcktes; ett glasfat med Blå jungfrun som motiv. Det avslutande mötet diskuterade igen nästa steg för vänorternas utbyte. Mötet enades om att sikta på att träffas igen 2019 i Oskarshamn, och att en arbetsgrupp (koordinatorerna) till dess ska ha tagit fram ett förslag till avtal med ramar för det fortsatta arbetet, utifrån de diskussioner som förts under utbytet. Mötet var ganska överens om att mer framförhållning och struktur skulle gynna det nordiska utbytet. Det skulle exempelvis kunna vara i form av en flerårig plan för vilken ort som ska vara värd, vilka teman som ska behandlas och vilka grupper i kommunen som ska ha utbyte. Exempel på grupper kan vara ungdomar, politiker och tjänstepersoner inom ett visst sakområde. lördag den 29 september 2018 Lördagen avslutades med utflykter i Middelfart. De mer äventyrliga ungdomarna gav sig ut på en brovandring uppe på Gamle Lillebæltsbro, medan de äldre höll sig på marken och gick en guidad vandring i naturparken Hindgavl Dyrehave. Området Hindgavl Dyrehave är ett gammalt herrgårdslandskap med anor från 1200-talet. Marken har varit i kommunens ägor sedan 1921 och området har använts för lantbruksändamål fram till 2008 när arrendeavtal upphörde. Det övervägdes att anlägga en golfbana på platsen, men kommunen beslutade att göra om området till naturpark med strövområden och aktivitets- och naturcenter med motiveringen att fler invånare skulle kunna få ta del av det vackra området. Naturparken består av ett större vilthägn med kron- och dovhjort samt vackra och välskötta skogsplantage, med vandringsstigar genom hela området. Parken sköts av kommunen genom en engagerad och entusiastisk skogsförvaltare. Därefter påbörjades hemresa med tåg till Oskarshamn.

9 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Rapportering från ägardialoger med de kommunala bolagen och stiftelserna Ärendet Enligt beslut av kommunstyrelsen , 58, ska det finnas en stående ärendepunkt på kommunstyrelsens dagordning, där resultatet av ägardialoger med de kommunala bolagen och stiftelserna rapporteras. Per Nygren Kommunsekreterare Beslutsunderlag

10 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Rapportering från ägardialoger med de kommunala bolagen och stiftelserna Kommunstyrelsens beslut Rapporterna noteras som mottagna. Ärendet Enligt beslut av kommunstyrelsen , 58, ska det finnas en stående ärendepunkt på kommunstyrelsens dagordning, där resultatet av ägardialoger med de kommunala bolagen och stiftelserna rapporteras. Dagens sammanträde Kommundirektör Rolf Persson rapporterar om de frågor som togs upp i genomförda ägardialoger med Byggebo AB och Stiftelsen Sjöfartshotellet. Utvecklingschef Lars Ljung rapporterar från genomförd ägardiskussion med Smålandshamnar AB. Även representanter från ägarkommunerna Västervik och Hultsfred deltog. Ordföranden ställer proposition på att rapporterna noteras som mottagna och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

11 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Rapportering från ägardialoger med de kommunala bolagen och stiftelserna Arbetsutskottets beslut Rapporten noteras som mottagen. Ärendet Enligt beslut av kommunstyrelsen , 58, ska det finnas en stående ärendepunkt på kommunstyrelsens dagordning, där resultatet av ägardialoger med de kommunala bolagen och stiftelserna rapporteras. Dagens sammanträde Kommundirektör Rolf Persson rapporterar från ägardialoger med Byggebo AB och Stiftelsen Sjöfartshotellet. Ordföranden ställer proposition på att rapporten noteras som mottagen och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

12 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunkontoret IT-avdelningen Tomas Karlsson E-post: tomas.karlsson@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Remissvar analoga arkiv Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut är att Kommunstyrelsen godkänner bifogat remissvar. Ärendet Bakgrund Oskarshamns kommun har sedan några år tillbaka utrymmesbrist i analoga närarkiv runt om i verksamheterna samt i centralarkivet som är beläget i stadshuset. En bidragande orsak till detta är att en tidigare arkivlokal som fanns i före detta Tingshuset (numera Kyrkans hus) sades upp av Svenska kyrkan för ett par år sedan varpå detta arkiv tillfälligt finns paketerade i flyttlådor. Många närarkiv uppfyller dessutom inte de krav som ställs på arkivlokaler. Ett långsiktigt arbete pågår tillsammans med Sydarkivera för att skapa ordning kring centralarkivet i stadshuset. Detta för att frigöra utrymme men den totala volymen av analoga handlingar kommer inte att få plats. Digitaliseringen bidrar till minskade volymer av nya handlingar men det produceras fortfarande mycket analoga handlingar, både till närarkiv och centralarkiv. Behovet av fysisk åtkomst till handlingar i centralarkivet för kommunanställda, forskare med flera har minskat och dessa förfrågningar är idag få. Dessa förfrågningar hanteras redan idag via Sydarkivera lokalt i och med att Sydarkivera är Oskarshamns kommuns arkivmyndighet. Med denna bakgrund väcktes idén om att utreda samverkan kring ett gemensamt arkivcentrum i Sydarkiveras regi då intresse för detta även fanns hos andra medlemskommuner. Möjliga effekter med en sådan lösning skulle kunna vara: - Bättre och billigare gemensamma arkivlokaler jämnfört med att bygga egna. - En synergi, robusthet och bättre kompetens i Sydarkiveras bemanning kring ett arkivcentrum. Idag har Oskarshamns kommun en lokal arkivsamordnare men en samverkan skulle kunna innebära ett bättre resursutnyttjande. - Möjlighet att lämna ut handlingar digitalt genom att Sydarkivera scannar och skickar de handlingar som begärs ut digitalt. - Bättre utrymmen för forskare och andra intressenter som önskar fysisk åtkomst till handlingar. - Genom en flytt av handlingar i centralarkivet kan utrymme frigöras för handlingar från våra närarkiv.

13 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/ Kommunstyrelseförvaltningen initierade den utredning vars rapport finns som bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande. Utifrån utredningen har denna remiss inkommit där Sydarkivera önskar svar på nedan frågor. 1. Hur ser ni på att Sydarkivera utökar sin verksamhet genom att bilda ett analogt arkivcentrum för intresserade kommuner? 2. Är ni intresserade av att leverera 2021 till arkivcentrumet? 3. Om ni vill leverera handlingar, har en inventering genomförts? Vi vill bekräfta att inventeringen stämmer och kan användas i fortsatt planering. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår följande remissvar på dessa frågor: 1. I och med att Oskarshamns kommun initierade utredningen ser vi det som positivt och ett naturligt steg i utvecklingen av Sydarkiveras uppdrag, oavsett om Oskarshamns kommun väljer att ansluta till denna tjänst eller inte. 2. Vi är intresserade av att leverera handlingar till ett kommande arkivcentrum men det är förstås ytterst avhängt på den slutgiltiga kostnaden för detta samt politiska beslut i kommande budgetprocesser. 3. I och med att Sydarkivera är Oskarshamns kommuns arkivmyndighet och har bemanning på plats i Oskarshamn förväntar vi oss ett stöd i denna inventering. En viss inventering har redan gjorts i samverkan med Sydarkivera men den behöver troligen kompletteras. Morgan Olsson Förvaltningschef Tomas Karlsson IT-chef Bilagor Bilaga 1 Remiss utredning analoga arkiv Bilaga 2 Rapport utredning analoga arkiv v1.0 Bilaga 3 Mall för avtal om anslutande tjänst för arkivcentrum

14 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Remissvar analoga arkiv Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelseförvaltningens förslag till remissvar antas som kommunstyrelsens svar på Sydarkiveras remiss. Ärendet Bakgrund Oskarshamns kommun har sedan några år tillbaka utrymmesbrist i analoga närarkiv runt om i verksamheterna samt i centralarkivet som är beläget i stadshuset. En bidragande orsak till detta är att en tidigare arkivlokal som fanns i före detta Tingshuset (numera Kyrkans hus) sades upp av Svenska kyrkan för ett par år sedan varpå detta arkiv tillfälligt finns paketerade i flyttlådor. Många närarkiv uppfyller dessutom inte de krav som ställs på arkivlokaler. Ett långsiktigt arbete pågår tillsammans med Sydarkivera för att skapa ordning kring centralarkivet i stadshuset. Detta för att frigöra utrymme men den totala volymen av analoga handlingar kommer inte att få plats. Digitaliseringen bidrar till minskade volymer av nya handlingar men det produceras fortfarande mycket analoga handlingar, både till närarkiv och centralarkiv. Behovet av fysisk åtkomst till handlingar i centralarkivet för kommunanställda, forskare med flera har minskat och dessa förfrågningar är idag få. Dessa förfrågningar hanteras redan idag via Sydarkivera lokalt i och med att Sydarkivera är Oskarshamns kommuns arkivmyndighet. Med denna bakgrund väcktes idén om att utreda samverkan kring ett gemensamt arkivcentrum i Sydarkiveras regi då intresse för detta även fanns hos andra medlemskommuner. Möjliga effekter med en sådan lösning skulle kunna vara: - Bättre och billigare gemensamma arkivlokaler jämnfört med att bygga egna. - En synergi, robusthet och bättre kompetens i Sydarkiveras bemanning kring ett arkivcentrum. Idag har Oskarshamns kommun en lokal arkivsamordnare men en samverkan skulle kunna innebära ett bättre resursutnyttjande. - Möjlighet att lämna ut handlingar digitalt genom att Sydarkivera scannar och skickar de handlingar som begärs ut digitalt. - Bättre utrymmen för forskare och andra intressenter som önskar fysisk åtkomst till handlingar. - Genom en flytt av handlingar i centralarkivet kan utrymme frigöras för handlingar från våra närarkiv. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

15 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Kommunstyrelseförvaltningen initierade den utredning vars rapport finns som bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande. Utifrån utredningen har denna remiss inkommit där Sydarkivera önskar svar på nedan frågor. 1. Hur ser ni på att Sydarkivera utökar sin verksamhet genom att bilda ett analogt arkivcentrum för intresserade kommuner? 2. Är ni intresserade av att leverera 2021 till arkivcentrumet? 3. Om ni vill leverera handlingar, har en inventering genomförts? Vi vill bekräfta att inventeringen stämmer och kan användas i fortsatt planering. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår följande remissvar på dessa frågor: 1. I och med att Oskarshamns kommun initierade utredningen ser vi det som positivt och ett naturligt steg i utvecklingen av Sydarkiveras uppdrag, oavsett om Oskarshamns kommun väljer att ansluta till denna tjänst eller inte. 2. Vi är intresserade av att leverera handlingar till ett kommande arkivcentrum men det är förstås ytterst avhängt på den slutgiltiga kostnaden för detta samt politiska beslut i kommande budgetprocesser. 3. I och med att Sydarkivera är Oskarshamns kommuns arkivmyndighet och har bemanning på plats i Oskarshamn förväntar vi oss ett stöd i denna inventering. En viss inventering har redan gjorts i samverkan med Sydarkivera men den behöver troligen kompletteras. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelseförvaltningen föreslås att kommunstyrelsen godkänner bifogat remissvar. Dagens sammanträde IT-chef Tomas Karlsson informerar om kommunstyrelseförvaltningens förslag till remissvar. Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelseförvaltningens förslag till remissvar och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelseförvaltningen - Bilaga 1 Remiss utredning analoga arkiv - Bilaga 2 Rapport utredning analoga arkiv v1.0 - Bilaga 3 Mall för avtal om anslutande tjänst för arkivcentrum Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

16 SKRIVELSE DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Mats Porsklev Remiss: Analogt slutarkiv I en skrivelse daterad från Oskarshamns kommun (dnr. KS2017/916) inkom en fråga om att Sydarkivera ska utreda frågan om samordning av pappersarkiv. Oskarshamns kommun har utrymmesbristt och såg möjliga synergier i en samordning i Sydarkiveras regi. De kommuner som meddelat intresse av att delta är: Alvesta, Lessebo, Markaryd, Osby, Oskarshamn, Tingsryd, Vellinge, Östra Göinge, Räddningstjänsten Östra Blekinge, Bromölla, Åtvidaberg och Karlskrona. Den 8 juni 2018 föredrogs utredningen Analoga arkiv för Sydarkiveras styrelse. Utredningen mottogs positivt. Införandet av ett centralarkiv för intresserade kommuner är en betydande förändring för Sydarkivera i dess nuvarande form och styrelsen beslutade att utredningen ska remissas samtliga förbundsmedlemmar. Svar senast den 30 november Frågorna är: 1. Hur ser ni på att Sydarkivera utökar sin verksamhet genom att bilda ett analogt arkivcentrum för intresserade kommuner? 2. Är ni intresserade av att leverera 2021 till arkivcentrumet? 3. Om ni vill leverera handlingar har en inventering genomförts. Vi vill bekräfta att inventeringen stämmer och kan användas i fortsatt planering. Inventeringen ligger till grund för det avtal som kommer skrivas mellan intresserade kommuner och Sydarkivera. För att Sydarkivera ska kunna ta den ekonomiska risk som det innebär att bygga ett arkivcentrum kommer Sydarkivera behöva täcka hyres- och avbetalningskostnader av lokaler och hyllsystem. Intresserade kommuner kommer efter remissomgången erbjudas att teckna avtal om analogt slutarkiv. För att kunna genomföra projektet måste tillräckligt många kommuner vara intresserade av att leverera arkivhandlingar till centralarkivet motsvarande 10000hyllmeter. SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 1 (3)

17 SKRIVELSE DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Mats Porsklev Ett arkivcentrum inom Sydarkiveras försorg kan komma att växa i framtiden och de kommuner som för att möte förbundsmedlemmarnas behov. Tidsplan Remiss Samtliga kommuner får utredningen på remiss Svar senast 30 november Avtalsförlag Förslag till avtal skickas ut under hösten Beslut Extra insattmöte med förbundsfullmäktige den 7 december för beslut Avtal Sydarkivera tecknar avtal med intresserade kommuner jan-feb Projektering projektering jan-apr 2019 Upphandlin g augusti-oktober 2019 Byggtid Byggstart juni juni 2021 Inflyttning Inflyttning till nya arkivcentrummet sker löpande under hösten 2021 Mvh Mats Porsklev Förbundschef Sydarkivera SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 2 (3)

18 RAPPORT DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Bernhard Neuman Analoga arkiv Beslutsunderlag för anslutande tjänst SYDARKIVERA.SE Box 182 SIDAN 1 (40) Alvesta, Sverige

19 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Innehåll 1 SAMMANFATTNING INLEDNING MOTIV TILL SATSNING LÖSNINGSFÖRSLAG KOSTNADER OCH NYTTOR FINANSIERING ANALYS PROJEKTREDOVISNING FÖRSLAG TILL FORTSATT ARBETE REFERENSER BILAGOR... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT.

20 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Sammanfattning Utredningen redovisar att det finns stora effektivitetsvinster med samordning av de analoga arkiven. Kommunernas bristande arkivlokaler och svårigheter att finna utbildad personal kan lösas genom samordning. Kommuner utan egna arkivorganisationer kan öka tillgängliggörandet till medborgarna genom centralisering. Genom digitalisering och e-tjänster kan upplevelsen av närheten till arkiv ändå uppnås trots att arkiven centraliseras. Störst effekt får samverkan om arkiven samlokaliseras till gemensamma arkivcentra. Sydarkiveras befintliga organisation med områdesansvariga inom råd och stöd kan utvecklas och därmed erbjuda samtliga kommuner tillgång till arkivvetenskapligt utbildade medarbetare. Utredningen har identifierat två tänkbara placeringar för ett arkivcentrum. Båda med sina för- och nackdelar. I Ronneby kommun finns i Bräkne-Hoby ett befintligt arkivcentrum som lämpar sig att bygga vidare på. I Bräkne-Hoby finns idag ett förenings- och företagsarkiv samt Ronneby kommun har även placerat sitt kommunarkiv i Bräkne-Hoby. Tekniska förvaltningen på Ronneby kommun har en projektorganisation på plats som är intresserade av att driva projektet framåt. Sydarkivera kan anta rollen som beställare och tekniska förvaltningen kommer med en lösning. Ljungby tillhandahåller industrimark där vi kan bygga och skapa ett nytt arkivcentrum. Kommunens egna arkiv kommer inte samlokaliseras med Sydarkivera. För att lyckas att själva bygga en fastighet krävs konsultstöd inom flera områden som måste upphandlas. Med därtill följande fördyrningar och förseningar. Kraven på Sydarkivera beträffande projektering, upphandling och byggledning ökar. Utredningen föreslår därmed att Sydarkivera tillsammans med Ronneby kommun bygger ut den redan befintliga lösningen i Bräkne-Hoby. Intresserade kommuner inom Sydarkivera erbjuds härmed att ansluta sig till ett gemensamt centralarkiv.

21 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Inledning 1.1 Uppdrag Sydarkiveras förvaltningschef har gett förvaltningen i uppdrag att genomföra utredning avseende samordning och samlokalisering av analoga arkiv. Utredningen genomfördes som anslutande tjänst och finansierades i överenskommelse med deltagande kommuner. Sydarkiveras förbundsstyrelse har informerats om projektet. 1.2 Tidsperiod Utredningen utfördes från och med till och med Avrapportering ska ske i juni I de fall det finns samordningsvinster kommer intresserade kommuner avge avsiktsförklaring efter genomförd avrapportering. 1.3 Bakgrund I en skrivelse daterad från Oskarshamns kommun (dnr. KS2017/916) har en fråga inkommit om att Sydarkivera ska initiera att arbete med att utreda frågan om samordning av pappersarkiv. Oskarshamns kommun har utrymmesbrist och ser möjliga synergier i en samordning i Sydarkiveras regi. De kommuner som meddelat intresse av att delta är: Alvesta, Lessebo, Markaryd, Osby, Oskarshamn, Tingsryd, Vellinge, Östra Göinge, Räddningstjänsten Östra Blekinge, Ljungby, Bromölla, Åtvidaberg och Karlskrona. I samband med projektet Sydarkiveras utveckling har ett arbete påbörjats med att identifiera och specificera nyttor med analoga arkiv som anslutande tjänst. Sydarkiveras förbundsstyrelse beslutade , 17 att ge förvaltningen i uppdrag att driva projektet tillsammans med förbundsmedlemmarna. Projektet syftade till att uppnå en samsyn inom förbundet när det gäller förbundets utveckling och omfattning/avgränsning av bastjänster och anslutande tjänster. Sydarkivera har från och med 2017 ansvarat för driften av de centrala arkiven i kommunerna Oskarshamn, Östra Göinge och Vadstena. Bestämmelser om anslutande tjänster finns i Sydarkiveras förbundsordning. Utdrag är hämtade ur förbundsordningen gällande från och med : 3.10 Förbundsmedlem får överlämna uppgifter som inte ingår i Bastjänsterna till Kommunalförbundet. Sådana särskilt överlämnade uppgifter ska ansluta till Bastjänsterna och ligga inom ramen för kommunalförbundets ändamål [ ] Skriftligt avtal ska upprättas beträffande villkoren för utförande av sådana särskilt överlämnade uppgifter, eftersom denna anslutande tjänst därmed blir uppgifter för kommunalförbundet När kommunalförbundet på begäran utför särskilt överlämnade uppgifter [ ] till någon eller några av förbundsmedlemmarna ska sådana

22 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida särskilda uppgifter ersättas med full kostnadstäckning (enligt självkostnadsprincipen). Koncept för Sydarkiveras organisation och verksamhet arbetades fram i ett samverkansprojekt i Blekinge och Kronoberg Frågan om samverkan även när det gäller de analoga arkiven utreddes inte. Vid tidpunkten fanns inte något intresse från de förbundsmedlemmar som bildade förbundet att låta även de analoga arkiven ingå i arkivsamarbetet. 1.4 Om dokumentet Alla inkomna och upprättade dokument är allmän handling. Dokumentationen förväntas inte innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. Allmänna handlingar publiceras eller lämnas ut på begäran. 1.5 Versionshantering Utgåva Datum Kommentarer Mall för rapport förberedd (EJ) Fortsätter skriva (BN) Version inför utskick till förbundsstyrelsen (BN och EJ) Klart för remiss (BN)

23 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Motiv till satsning Förbundsmedlemmarna har sedan 1860-talet samlat arkiv från kommunala verksamheter i centralarkiv/kommunarkiv. När kommunalförbundet Sydarkivera startade 2015 var utgångspunkten att förbundsmedlemmarna redan hade en fungerade arkivverksamhet för hantering av handlingar på analoga medier, framför allt på papper. Av den anledningen delades depåansvaret mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna. En annan anledning var att förutsättningar att praktiskt, tekniskt och ekonomiskt hantera depåansvaret skiljer sig beroende på om det handlar om analoga eller digitala arkiv. I Sydarkiveras bastjänster ingår råd och stöd samt tillsyn för såväl analoga som digitala arkiv. Bedömningen var 2014 att behov av en gemensam organisation för att förvalta de traditionella arkiven skulle uppkomma först på längre sikt, omkring år I den långsiktiga versionen beskrivs också att om pappersarkiv börjar samlas in kommer det att finnas ett behov, och också förutsättningar för, att göra alltmer information tillgänglig digitalt. 1 Efter att Sydarkivera startade 2015 uppkom en diskussion om lagligheten i att dela på arkivmyndighetsfunktioner. 2 Detta resulterade i att det var flera förbundsmedlemmar som tvekade att ta beslut om nytt arkivreglemente. Hösten 2017 genomfördes ett gemensamt projekt, Sydarkiveras utveckling, vilken resulterade i förslag att förbundets tidigare ställningstagande om att bedriva verksamheten med gemensam arkivmyndighet och att varje medlem tar ställning till hel eller delad arkivmyndighet ligger fast. De första förfrågningarna om att avtala om förvaltning av analoga arkiv i centralarkiv/kommunarkiv och helt arkivmyndighetsansvar kom redan I dagsläget (2018) är det tre kommuner som har beslutat att överlåta hela arkivmyndighetsansvaret till Sydarkivera. Förutom arkivmyndighetsfrågan är det svårigheter att rekrytera personal som har motiverat förbundsmedlemmarna att ta detta steg. I och med denna utredning är det 14 organisationer som är intresserade av att utreda samordning och samlokalisering till arkiv. Detta innebär sammantaget att behovet av att överlämna även de analoga arkiven till Sydarkivera har uppkommit betydligt tidigare än förväntat. Initiativet att utreda frågan om samordning och samlokalisering har kommit från förbundsmedlemmarna. 2.1 Strategisk betydelse Samordning och samlokalisering av analoga arkiv är en förväntad utveckling, även om förfrågan kommit tidigare än vad som förutsetts. Genom att så många organisationer 1 Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till avsiktsförklaring, Konceptstudie gemensamt e-arkiv, Växjö kommun (dnr KS/2013:550), , s earkiv Kalmar län Komplettering till slutrapport, Version 2.0, Regionförbundet i Kalmar län, Kalmar

24 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida visat ett intresse för att samordna de analoga arkiven finns det en möjlighet att redan nu skapa gynnsamma förutsättningar för att kunna erbjuda förbundsmedlemmarna en väl fungerande lösning för även de analoga arkiv och hel arkivmyndighet. Digitaliseringen ute hos kommunerna börjar ta fart på allvar. I samband med tillsyn, nätverkande och utbildningar märks ett ökande intresse för helt digital ärendehantering. Detta innebär att de analoga arkiven blir ett system som allt färre förstår och kan hantera. Den infrastruktur som tidigare funnits hos förbundsmedlemmarna, med kunskap och förutsättningar för att bevara analoga arkiv, riskerar att försvinna över tid. Genom att skapa en gemensam verksamhet för analoga arkiv finns en förutsättning för att åstadkomma en effektiv och hållbar hantering. I samband med utvecklandet av Dataskyddsombud har kontakter förts med Datainspektionen. GDPR började gälla den 25 maj och omfattar all hantering av personuppgifter. Kommunerna omfattas av lagstiftningen och all behandling av personuppgifter som en kommun utför måste ha ett ändamål och en rättslig grund. Arkivlagen och offentlighetsprincipen väger över GDPR och allmänna handlingar som ska bevaras för arkivändamål strider inte mot finalitetsprincipen i GDPR. Det finns inget krav att handlingarna måste överlämnas till en arkivmyndighet för att bevara arkivhandlingarna. Kravet är dock att de arkiverade handlingarna kan särskiljas från de personuppgifter som används i daglig verksamhet. Kravet kommer även vara att arkiverade personuppgifter inte är lätt tillgängliga av anställda i den vanliga verksamheten. För att upprätthålla den rollfördelning som efterfrågas behöver kommunerna en fungerande arkivverksamhet där endast ett fåtal medarbetare har tillgång till materialet. Vart den juridiska gränsen mellan verksamhetsnytta och arkivmaterial kommer att dras är ännu inte definierat. De kommuner som inte har en fungerande arkivhantering där handlingarna särskiljs från verksamheten kommer behöva satsa på att bygga upp en fungerande organisation. Som beskrivs i utredningen är det svårt att rekrytera personal för att hantera arkiven. Även om kravet att leverera till en arkivmyndighet inte finns uppfyller Sydarkiveras lösning kravet på att särskilja handlingarna från verksamheten. Tolkningen är att lagstiftningen talar för behovet av att löpande kunna leverera arkiverade handlingar till en funktion som kan hantera dessa. En roll som Sydarkivera kan fylla. Utöver detta skapar en tydligare rollfördelning mellan verksamhet och arkiv att det blir lättare att upprätthålla sekretessen när kommunens medarbetare inte har direkt tillgång till arkiverade handlingar.

25 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Effektkedja Möjliggörare Utvecklingsinsatser Förändringar Nyttor Effektmål Arkivredovisningssystem Gemensam servicenivå God service till medborgare Kravställa och upphandla systemstöd Ärendehanteringssystem Förbättrad tillgänglighet Handläggningstider utlämnade Kommunalförbund Kanaler för information och kommunikation Mandat och investeringsbeslut Projektering och upphandling Formalisera rutiner och mallar Utbilda medarbetare Bygga arkivdepåer Anställa personal Gemensamma styrdokument Delade resurser Effektivt resursutnyttjande Kompetens/ specialisering Efterlevnad sekretess GDPR - följsamhet Effektivt personalutnyttjande Hög kompetens i personalgrupp Gemensamt arbetssätt Minskat personberoende Effektiv handläggning 2.3 Antagande Ett antagande är att det effektivaste sättet att bevara analoga handlingar är bevarande i ursprungligt skick på traditionellt vis. Tekniker och metoder är väl beprövade och etablerade. Det finns tillgång till personer med lämpliga kompetenser för att förvalta analoga arkiv. Utöver det blir kostnaderna för att digitalisera samtliga analoga arkiv alltför stora för att ens överväga massiv digitalisering som ett alternativ. 2.4 Intressenter och målgrupper De primära intressenterna som påverkas allra mest av samordning och samlokalisering av de analoga arkiven är arkivarier, arkivassistenter och arkivföreståndare som idag har hand om de centrala arkiven hos förbundsmedlemmarna. Andra viktiga intressenter är kommunledningarna, både politiker och tjänstemän, särskilt i de fall då förbundsmedlem avser att överlämna helt arkivmyndighetsansvar till Sydarkivera.

26 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Påverkas av lösning Påverkan på lösning Involveras i arbetet med att ta fram lösningsförslag # Identifierade intressenter Låg Medel Hög Låg Medel Hög Ja Nej Beskriv hur förankring och avstämning genomförts 1 Förtroendevalda, Sydarkivera X X X Information i samband med sammanträden, rapportering. 2 Sydarkiveras förvaltning X X X Deltagande i utredning. Information i samband med arbetsplatsträffar. 3 Förtroendevalda, förbundsmedlem X X X Via kontaktpersoner eller ledamöter. Rapport och förslag expedieras. 4 Kommunchef X X X Genom informationsbrev och besök av Sydarkiveras förvaltningschef. 5 Kontaktpersoner (kanslichef/ administrativ chef eller annan särskilt utsedd person) X X X Skype-möten för avstämning. 6 Central arkivfunktion (arkivarie, arkivföreståndare, arkivassistenter) 7 Registrator (sekreterare, administratörer) X X X Information på nätverksträffar och via Yammer. X X X Information via Yammer. 8 Kommunikatörer X X X Information via Yammer. 9 Förvaltningschefer, arkivansvariga X X X Information via kontaktpersoner. 10 Arkivombud, förvaltning X X X Information via Yammer. 11 Enhetschefer, avdelningschefer X X X 12 Enhetschefer och handläggare X X X 13 Anslutande kommuner X X X Information under anslutningsprocessen. 14 Nätverk och intresseorganisationer, arkivprofessionen X X X Information via extern webb 15 Allmänheten X X X Information via extern webb 16 Forskare X X X Information via extern webb 17 Media X X X Information via extern webb

27 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Lösningsförslag 3.1 Politisk organisation Varje myndighet, nämnd eller styrelse, hos förbundsmedlem är arkivansvarig för sin verksamhetsinformation. Ansvaret för att vårda handlingar och bevara information kan överlämnas till arkivmyndighet. Sydarkiveras förbundsstyrelse är i dagsläget gemensam arkivmyndighet för flertalet förbundsmedlemmar och har även i förekommande fall övertagit depåansvaret för digital information. Det är tre förbundsmedlemmar som utsett Sydarkivera till hel arkivmyndighet. Förbundschefen för Sydarkivera har delegation på att ingå avtal med förbundsmedlemmarna vad gäller anslutande tjänster. Information om ingångna avtal lämnas löpande till Sydarkiveras förbundsstyrelse. 3.2 Hel arkivmyndighet Varje kommun, landsting eller regionförbund är som utgångsläge sin egen arkivmyndighet. Om inte någon annan nämnd eller styrelse utsetts är det kommunstyrelsen eller landstingsstyrelsen som har uppdraget som arkivmyndighet (arkivlagen 8). Förslag är att de förbundsmedlemmar som önskar samordna och samlokalisera analoga arkiv väljer Sydarkivera som hel arkivmyndighet. Det innebär en tydlig uppdelning av ansvar mellan förbundsmedlemmarna och Sydarkivera. Genom att utse Sydarkivera som hel arkivmyndighet så finns det redan i dagsläget lagstöd för samverkan genom kommunalförbund med gemensam arkivmyndighet. Samverkan genom gemensam arkivmyndighet ger också förutsättningar för att använda gemensam personal även för att hantera menprövning och handlingar som innehåller sekretessuppgifter. Det innebär att förbundsmedlemmarna helt kan fokusera på sin verksamhetsinformation och kärnverksamheterna i kommunen. Detta sätt att organisera arkivverksamheten liknar det sätt som statliga arkiv organiseras i dag med Riksarkivet som gemensam arkivmyndighet. För kommunalförbundet Sydarkivera innebär lösningen med ett helhetsansvar en större tydlighet och möjlighet till mer effektivt resursutnyttjande, vilket också gynnar förbundsmedlemmarna. Rättigheter och skyldigheter som arkivmyndighet framgår av arkivlagen. Arkivmyndigheten ansvarar för att bevara de arkiv som av olika skäl överlämnats från en myndighet. Det kan bero på att en myndighet eller verksamhet upphört, särskilda överenskommelser eller att myndigheten inte sköter sitt arkiv. Enligt 9 i arkivlagen övergår hela ansvaret för det material som överlämnas till arkivmyndigheten. Överlämnande av allmänna handlingar till bolag regleras i Lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring.

28 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida En del arbetsuppgifter räknas som myndighetsutövning. Det innebär att det finns särskilda bestämmelser när det gäller till exempel hur kommunerna kan samverka inom området. Överlämnandet av arkiverade handlingar innebär att ansvar för informationen överlämnas från kommun/landsting eller region till Sydarkivera som då fungerar som arkivmyndighet enligt bestämmelserna i arkivlagen. De bestämmelser om sekretess som finns i offentlighets- och sekretesslagen gäller för handlingar som överlämnas till arkivmyndighet. Sekretessen gäller även i förhållande till den avlämnande verksamheten. I praktiken innebär ett överlämnande att Sydarkivera tar över allt juridiskt ansvar för handlingarna. Bilden visar en principskiss över hel arkivmyndighet

29 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Lokal organisation hos förbundsmedlem Varje myndighet ska enligt bestämmelser i arkivlagen ansvara för vården av sitt arkiv. Arkivansvariga och arkivombud utses på förvaltningarna med kunskap om verksamheten och informationshanteringen. Dessa roller är viktiga bland annat i arbetet med att uppdatera informationsplaner, arkivbeskrivningar samt för att delta i arbetet med såväl digitala som analoga arkivleveranser. Viktiga roller är: Ledamot och ersättare i Sydarkiveras fullmäktige, utses av kommunfullmäktige. Kontaktperson, utses av kommunchefen och är ofta kanslichef/administrativ chef. Arkivansvariga och arkivombud (arkivredogörare) hos förvaltning och kommunala bolag. 3.4 Samverkan Sydarkivera har etablerat noder och regionala nätverk för att kunna erbjuda en råd- och stödverksamhet nära förbundsmedlemmarna. Denna infrastruktur kan återanvändas, och vidareutvecklas, för att även samordna analoga arkivleveranser. Därmed kan de kommuner som behöver få den rådgivning som behövs. Arbetet med analoga arkivleveranser förutsätter ett nära samarbete mellan den lokala arkivorganisationen och Sydarkivera. 3.5 Systemstöd Arkivredovisningssystem behöver upphandlas. Idén är att använda samma arkivredovisningssystem både för Sydarkiveras bastjänster och tilläggstjänster för de analoga arkiven. Förberedande arbete har skett genom en förstudie och en marknadskartläggning när det gäller arkivredovisningssystem. För diarieföring, registrering av ärenden och allmänna handlingar används Sydarkiveras diarium. För att effektivisera utlämnandet och skapa ett bättre beslutsunderlag inför fortsatt utveckling av centralarkivet behöver ett systemstöd tas fram. Systemet ska stödja prioriteringen av utlämnandet och även mäta antal, nedlagd tid samt typ av efterfrågat handlingstyp. Systemet kommer även kommunicera med arkivredovisningssystemet för att förenkla redovisning och ekonomiska frågor. I de fall att information som omfattas av sekretess behöver skickas digitalt har Sydarkivera programvara för säker meddelandehantering som kan användas. Denna förutsätter att förbundsmedlemen har samma programvara. Licenskostnaderna är försumbara och det är enkelt att komma igång med lösningen. För information och kommunikation med förbundsmedlemmarna använder Sydarkivera Office 365 med Skype, SharePoint, Yammer med flera tjänster. Dessa tjänster kan

30 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida användas för information och kommunikation som är allmän och offentlig. Extra licenser behöver köpas in för ny personal. Det blir inga licenskostnader för förbundsmedlem. Om förbundsmedlem använder Office 365 kan befintliga licenser nyttjas. När det gäller information via extern webb läggs information om tjänsten upp på Sydarkiveras hemsida Det är en enkel webbsida och det handlar om lite arbetstid för att publicera information. Inga större anpassningar behöver göras för att komma igång. 3.6 Arkivcentrum, Bräkne-Hoby I Bräkne-Hoby har Ronneby kommun byggt arkivlokaler för kommunarkivet och Blekingearkivet. Tillsammans har de en arkivdepå i två plan med en byggyta på 600kvm. Området är ett kulturhistoriskt intressant område. För att depåerna ska passa in i området bör storlek och utseende följa befintlig arkitektur. Bifogat finns förslag på placering av de nya arkivdepåerna i förhållande till nuvarande. Om samtliga intressenter går in i lösningen kommer det behöva byggas två arkivdepåer redan från början. En fördel med Arkivcentrum är att arbetsplatsen blir mera lockande på en arbetsmarknad där det råder brist på kompetenta arkivarier. Redundans går att skapa vilket enklare kan hantera personalomsättningen.

31 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Genomförande Ett gemensamt arkivcentrum beräknas vara klart tidigast halvårsskiftett Följande beslutspunkter finns: Remiss Samtliga kommuner får utredningen på remiss Svar senast 30 november Avtalsförsl ag Förslag till avtal skickas ut under hösten Beslut Extra förbundsmöte den 7 december för beslut Avtal Sydarkivera tecknar avtal med intressersade kommuner jan-feb Projektering projektering jan-apr 2019 Upphandlin g augusti-oktober 2019 Byggtid Byggstart juni juni 2021 Inflyttning Inflyttning till nya arkivcentrummet sker löpande under hösten 2021 Riskerna för förskjutning i tidschemat är påtagliga. Tidsåtgången för de politiska besluten som ska tas bör inte underskattas. För att etapp 1 ska kunna byggas måste tillräckligt många kommuner vara intresserade för att Sydarkivera ska kunna ta den ekonomiska risk som det innebär att finansiera ett bygge. För att bygga arkivlokalerna kommer mark från Landstinget i Blekinge att behöva köpas. Om etapp 2 och 3 ska byggas behöver även en fastighetsägare köpas ut. Utköpet och överklagat bygglov kan leda till att tidsplanen förskjuts. Upphandling är nästa kritiska utmaning. Det finns alltid en risk att upphandlingen överklagas. Det kan då resultera i det tar tid innan byggnationen kan komma igång. 3.7 Arkivcentrum Ljungby Om Sydarkivera är intresserade finns det möjlighet att köpa industrimark i kommunen. Marken ligger i närheten till Ljungbys kommunarkiv. Om Sydarkivera själva ska bygga en

32 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida fastighet innehållande arkivlokaler och kontorslokaler kommer flera olika kompetenser behöva upphandlas. Det kommer behövas en arkitekt, byggprojektledare samt konsulter inom el och tele, ventilation och vatten och avlopp. Om kommunarkivet och Sydarkiveras centralarkiv ska samlokaliseras för att skapa synergieffekter verksamheterna för båda parter vill Ljungby kommun leda verksamheten Genomförande Sydarkivera kommer behöva ta ett mycket större ansvar i projektering och projektledning. Tidsplan för genomförande är beroende av att erforderliga resurser är upphandlade. Kostnaderna för dessa resurser är inte beräknade men bör kosta åtminstone 2 miljoner kr, kanske mer. Det är kostnader som medverkande kommuner kommer att få betala. Kostnaderna kommer fördelas per hyllmeter och bedöms hamna runt 5 kr/hm och år. 3.8 Alternativa förslag Det alternativa lösningsförslaget är ett 0-alternativ. Dvs att kommunarkiven och ansvaret för dessa ligger kvar på kommunerna. Svårigheter med lokaler och personal hanteras av respektive kommun. Även om Sydarkivera lämnar råd och stöd har kommunerna ett större ansvar att bygga upp en lokal arkivorganisation. De alternativa lösningsförslagen redovisas under rubriken analys, olika driftförhållanden för de kommunala arkiven. Då förvaltning av analoga arkiv är en anslutande tjänst hos Sydarkivera, så beslutar varje förbundsmedlem för sig vilket lösningsförslag som fungerar bäst för den egna kommunen. Det mest fördelaktiga lösningsförslaget organisatoriskt och ekonomiskt sett är att samordna och samlokalisera de analoga arkiven, men flera andra lösningar är möjliga. 3.9 Identifierade beroenden Ett gemensamt Arkivcentrum bygger på ett samarbete mellan flera kommuner. Kostnadsmodellen är uppbyggd för att rättvisa ska uppnås kommunerna emellan. I den takt som leveranser sker till arkivcentrumet ökar respektive kommuns kostnader. Stora arkivleveranser eller för den delen återkommande mindre under flera år kommer innebära att kostnaderna ökar för respektive kommun. Kommunala arkiv innehåller handlingar som har direkt påverkan på medborgarna och stora arkivsamlingar kommer kräva personal för att tillgängliggöra materialet. För att projektet ska kunna drivas framåt krävs det att samtliga deltagande kommuner godtar modellen. 4 Kostnader och nyttor

33 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Kostnader Deltagande organisationer delar på kostnaden för driften av ett arkivcentrum. Den nedan redovisade kostnaden innehåller samtliga kostnader dvs. lokal, personal och drift. Kostnaden för arkivhyllor förväntas inte öka över tid. Däremot om stora leveranser sker från kommunerna kommer fler medarbetare krävas och kostnaderna kommer därmed öka. Lådor Total kostnad/ kommun antal hm ritningar kommun och år Östra-Göinge Markaryd Oskarshamn Osby Tingsryd Alvesta Vellinge Räddningstjänsten Östra Blekinge Åtvidaberg Bromölla Lessebo Region Blekinge (gamla) Karlskrona Accesionsutrymme Enligt behovsinventeringen är behoven större än antalet hyllmeter som ryms i en fastighet. För att få plats med allt material samt har tillgång till utrymme att växa i behöver två arkivdepåer byggas i ett första skede. Samtliga kommuner, förutom Karlskrona (som har redovisat behovet på förvaltningar och kommunala bolag), har stora mängder arkivhandlingar i närarkiven. Utan accesionsutrymme kan efterleveranser inte ske och ett leveransstopp måste införas direkt efter första inleveranserna. Då arkivcentrumtanken drivs enligt principen självkostnadspris är kostnaderna fördelade efter att samtliga deltagare går in i lösningen. Om flera kommuner drar sig ur samarbetet kommer kostnaderna att räknas om. Om flera kommuner går in i lösningen kommer de övriga kostnaderna att minska. Intresse av andra har visats och den slutgiltiga kostnadsbilden kan först redovisas efter att intresserade kommuner bundits upp slutgiltigt. En årlig uppräkning av lönekostnaderna med det årliga märket är att räkna med.

34 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Nyttor Gemensam servicenivå Kvalitativ nytta av samordning, och framför allt samlokalisering, är att samtliga kommuner, stora som små, kan få samma möjligheter till en professionell arkivverksamhet när det gäller analoga arkiv. I dagsläget varierar arbetssätt och servicenivå i hög grad mellan förbundsmedlemmarna. Samordning och samlokalisering ger bättre möjlighet att skapa förutsättningar för en bra arkivvård till en rimlig kostnad. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Handläggningstid för utlämnande Överklagade beslut där överinstans ändrat beslutet Förbättrad tillgänglighet Att samordna/samlokalisera analoga arkiv kan innebära att arkiven förläggs med större geografiskt avstånd, dvs längre bort från kommunen där de bildades. Genom att samordna/samlokalisera analoga arkiv finns däremot möjlighet att skapa en bättre tillgänglighet genom framför allt en bättre bemanning och tillgång till gemensamma forskarsalar. Med dagen teknik finns också goda möjligheter att skanna och tillgängliggöra handlingar vid förfrågan. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Statistik på besök Statistik på utlämnanden Nöjdhet service till allmänheten Delade resurser Att välja Sydarkivera som hel arkivmyndighet är en satsning som inte behöver innebära ökande kostnader för de förbundsmedlemmar som väljer denna lösning. Flera av de intresserade kommunerna har stora problem med sina arkivlokaler som kräver kostsamma renoveringar. Därutöver har flera kommuner svårt att hitta utbildade medarbetare. Genom att sammanföra de lokala kommunarkiven till en gemensam satsning kan lokal- och medarbetarfrågan hanteras effektivare. Ekonomisk nytta är minskade kostnader jämfört med att anställa egen personal, särskilt om specialistkompetenser ännu inte finns inom den egna organisationen. Den ekonomiska nyttan blir inte lika synlig för de förbundsmedlemmar som idag har en väl fungerande arkivverksamhet. Hos de förbundsmedlemmar som har utmaningar i form av arkivlokaler som inte är godkända eller inte har tillgång till arkivarier blir den ekonomiska nyttan extra tydlig. En annan ekonomisk nytta är ett effektivt personalutnyttjande genom att det finns en gemensam verksamhet med flera resurser som på ett ändamålsenligt sätt kan planera

35 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida och fördela sin tid. Det blir också samordningsvinster då till exempel utbildningstillfällen kan samordnas. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Statistik kostnader för drift och förvaltning av arkiven Resursplanering och utvärdering Effektivt resursutnyttjande Ekonomisk nytta är möjligheten att effektivt utnyttja plats i arkivdepåer. Kostnaderna för förvaring fördelas mellan kommunerna genom att en kostnad tas ut per hyllmeter. Även om stora delar av en kommuns pappersarkiv levereras har kommunerna fortsatt stora mängder pappershandlingar i närarkiven. Genom leveranser kan arkivplats lokalt friställas. De förbundsmedlemmar som i dagsläget inte har godkända arkivlokaler eller platsbrist ekonomisk nytta är att dela på kostnader för att bygga arkivlokaler. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Statistik tillväxt av arkiven Effektivt utnyttjande av plats i arkiv (antal hyllmeter per kvadratmeter) Kompetens/specialisering Genom att samarbeta med en gemensam organisation för analoga arkiv blir det möjligt att rekrytera personal med bred kompetens fördelad på flera individer. I flera fall är det möjligt att föra över personal från befintliga centralarkiv/kommunarkiv. Det blir även möjlighet till kompetensspridning inom gruppen och intern utbildning för övriga medarbetare och ett professionellt arbetssätt. Det blir möjligt att återvinna kunskap och bättre kvalitet i verksamheten. Handläggningen blir mer effektiv med tillgång till olika kompetenser inom organisationen. För att konkurrera framför allt om att kunna rekrytera arkivarier är det viktigt att kunna erbjuda en bra arbetsmiljö och en arbetsgrupp. Hos flertalet förbundsmedlemmar är rollen arkivföreståndare/arkivassistent endast del av en heltidstjänst, vilket gör det svårt att få tag på kvalificerad personal. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Kompetenser och kvalifikationer som finns inom verksamheten Vakanser, tid för rekrytering, krav/resultat av rekrytering Minskat personberoende Minskad personberoende är en viktig nytta med samordning och framför allt samlokalisering av analoga arkiv. En gemensam arkivmyndighet, med personal placerad på ett gemensamt arkivcentrum, underlättar personalplanering i samband med ledigheter,

36 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida nyrekrytering, pensionsavgångar med mera. Detta innebär också bättre kontinuitet i handläggningen. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Handläggningstider och väntetider för utlämnande av allmän handling. Ledtider i samband med att personal byts ut Ökad kvalité I det analoga arkivet samlas ofta olika medier som är resurskrävande att omhänderta. Exempelvis foton, glasplåtar, diabilder, negativ m.m. Ofta är vården och tillgängliggörande kraftigt eftersatt då tidsåtgången inte kan försvaras för att omhänderta materialet på ett strukturerat sätt. Många kommuner har haft kommunfotografer och/eller köpt in stora mängder bilder. Ett fotografi blir en allmän handling varje gång en bild tas. Detta medför stora mängder bilder med många gånger stort historiskt intresse. Med bra arkivlokaler skyddas inte bara handlingarna utan även kan en bra arbetsmiljö skapas. Effektmål kan formuleras med utgångspunkt från: Omhändertagande av avvikande medier Nöjdhet medarbetare 5 Finansiering Kostnaderna för att driva ett centralarkiv har fördelats mellan deltagande organisationer. De deltagande 11 kommunerna bär lejonparten av kostnaderna. Två deltagande organisationer betalar sina delar av hyran för hyllor samt personalkostnader. Kostnaden är uppdelad inom tre områden. 1. Kostnaderna för arkivlokal och hyllsystem fördelas enligt följande 115kr/hm, kostnaden för en låda ritningar är 135 kr. 2. Personalkostnaderna fördelas enligt antal levererade hyllmeter pappershandlingar. Bakgrunden till antal beräkningen finns nedan. Kostnaden för en tjänst ligger på ca kr, i denna kostnad ryms det OH kostnader samt utvecklingskostnader. Totalt beräknas arkivcentrummet innehålla 9.5 tjänster. Fördelningsnyckeln redovisas nedan.

37 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida

38 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Fördelningsnyckel nivå kostnadstrappa hyllmeter tjänst , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,400

39 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Tillkommer gör övriga kostnader såsom kostnader för IT-arbetsplats med licenser, hyra av scannrar, förbrukningsmateriel, stöd samt möbelinköp. inom ramen för den övriga kostnaden ligger även kostnaden för accessutrymme dvs. tomma hyllor. Kostnaden ligger på ca kr/deltagande kommun.

40 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Analys Ett övertagande av arkivhandlingar är mer än en försändelse av arkivhandlingar (leverans). I begreppet övertagande ligger ett ansvar från arkivmyndighetens sida för arkivets fortsatta bevarande och vård. Övertagandet är förenat med vissa myndighetsuppgifter. Utlämnande och sekretessprövningen är viktiga delar i myndighetsutövningen. Sydarkiveras valda organisationsform med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse som gemensam arkivmyndighet möjliggör övertagande även av analoga arkiv. För att beräkningarna ska hålla är det av vikt att arkivmaterialet som levereras håller en viss standard. Bemanningen och ytorna förutsätter att innan materialet levereras är handlingarna ordnade och box-lagda. Hur respektive handlingsslag ska hanteras och när de ska levereras redovisas i dokumenthanteringsplan (kallas också arkivbildningsplan eller informationsplan). 6.1 Så har andra gjort Arkivverksamheten hos kommuner och statliga myndigheter kan organiseras olika beroende på olika faktorer som omfattning eller myndighetens storlek, behov av arkivlokaler och kostnader som det medför Arkivcentrum Syd I maj 2012 öppnade Arkivcentrum syd. Ett samarbete mellan tre huvudmän, landsarkivet i Lund, Lunds universitet, och Region Skåne. Även lunds stadsarkiv, Skånes arkivförbund, Lunds biologiska museer, folklivsarkivet, institutet för språk och folkminnen, folklivsarkivet och länspolismästaren i Skåne samt släktforskningsorganisationerna DIS syd och Skånes Genealogiska förbund ryms inom väggarna. Tillsammans Rymmer arkivcentrum Syd 44 hyllmil handlingar. I de gemensamma lokalerna finns läsesalar med sammanlagt 50 platser, konferens- och möteslokaler, referensbibliotek, reception och pausrum. Som gemensam resurs finns även ett klimatarkiv Arkivcentrum Blekinge Blekingearkivet är ett förenings- och företagare arkiv. Intresserade föreningar eller företagare tecknar medlemskap och köper sedan hyllplats i nybyggda arkivlokaler. Verksamheten har full kostnadstäckning för sina personal och lokalkostnader. Hyran för en hyllmeter täcker därmed inte kostnaden för personal och lokaler Skatteverket

41 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Skatteverket har sitt centralarkiv i Östersund och förvarar det inskannade materialet på pall. Vid manuell framtagning beställs rätt pall fram av logistikföretaget som förvarar pallarna. Beställningen tar 2 3 dagar att ta fram. Skatteverkets arkivarier öppnar pallen och söka reda på pappershandlingen. Framtagandet tar därför ca 2 4 dagar att effektuera. JK har än så länge ingen att kritisera angående hur arkivet är organiserat. Skatteverkets lösning kräver att levererande verksamhet har hög digital mognad då handlingarna förvaras i datumföljd. Det vill säga att handlingarna normalt finns i digitalt format i dokument- och ärendehanteringssystem och endast behöver tas fram i undantagsfall Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen har efter sammanslagningarna samlat all arkivverksamhet på gamla flygflottiljen i Söderhamn. Förvaring sker i traditionella arkivhyllor i arkivlokaler. Centralarkivet är även närarkiv för personalhandlingar. Vid behov kan handlingar beställas via e-post eller telefon. Handlingarna scannas då och kan skickas till handläggare under optimal förhållande kan handlingarna levereras under sittande möte. Lösningen kräver fast personal som kan besvara förfrågningar. Centralarkivet har hög servicenivå. Lösningen lämpar sig för verksamheter där pappershandlingar enkelt behöver plockas fram och lämnas ut. 6.2 Olika driftsförhållande för de kommunala arkiven De flesta förbundsmedlemmarna har idag ett delat arkivansvar. Sydarkivera ansvarar för de digitala allmänna handlingar som överlämnas för digital arkivering. Förbundsmedlemmarna ansvar för de traditionella arkiven som oftast finns kvar i kommunen. Förbundsmedlemmarna ansvarar för lokaler och personal samt alla tillkommande arbetsuppgifter runt arkiven. Oskarshamn, Vadstena och Östra Göinge har överlämnat helt arkivansvar till Sydarkivera där Sydarkivera ansvarar för att bemanna arkivfunktionen hos kommunen. Karlskrona har tagit ett inriktningsbeslut om hel arkivmyndighet. Utredningen har identifierat 4 olika modeller för att organisera arbetet med pappersarkiven: 1. Slutarkiv i egen regi, 2. Egna arkiv med Sydarkivera som konsult 3. Helt arkivreglemente men i förbundsmedlemmens lokaler 4. Helt arkivreglemente med centralarkiv Oberoende av modell har Sydarkivera redan idag i uppdrag tillhandahålla följande tjänster till förbundsmedlemmarna: Rådgivning i frågor som rör arkiv och informationshantering (digitalt som analogt) Tillsyn med inspektionsbesök (planerad och händelsestyrd tillsyn) Granskning av förslag till gallringsbeslut Gemensamma rutiner och riktlinjer Utbildningar om arkiv- och informationshantering

42 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Nätverksträffar för olika intressentgrupper Gemensamma workshopar för informationskartläggning Mallar för dokumenthanteringsplaner, klassificeringsschema mm. Handböcker och lathundar Stöd vid kravställning, migrering, införande och förvaltning av verksamhetssystem. Digitala arkivleveranser Gemensamt digitalt slutarkiv och vård av överlämnade digitala handlingar. Oberoende av lösning får förbundsmedlemmarna samma stöd. Sydarkiveras bastjänst Slu Sl ut tar kiv v i i eg en re gi Egn a arki v me d Syd arki ver a so m kon Helt arki vre gle me nte i egn a arki vlo kal er Helt arki vre gle me nte i cen tral arki v Slutarkiv i egen regi Flera kommuner har ett fungerande slutarkiv med anställd personal som arbetar med att tillgängliggöra materialet med godkända arkivlokaler. Lösningen är fullgod och behovet av samordning saknas. Samtliga kostnader förknippade med arkivarbetet belastar kommunen såsom personal, förbrukningsmateriel och lokaler. Helt eller delad arkivmyndighet är utredd sedan tidigare och kommer inte närmare beskrivas i denna utredning.

43 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Riskanalys Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sannolik -het Låg Medel Hög Konsekvens Låg Medel Hög Hantering och ansvarig Organisation Svårighet att rekrytera utbildad personal x x Ansvaret ligger på respektive myndighet. Teknisk lösning Gamla arkivlokaler som behöver rustas upp x x Ansvaret ligger på respektive myndighet. Komplexitet Ur Sydarkiveras perspektiv är denna lösning den som innehåller minst komplexitet och risker. Kommunen ansvarar för att anställa personal samt att säkerställa att arkivlokalerna uppfyller kraven för goda arkivlokaler Egna arkiv med Sydarkivera som konsult Kommuner och organisationer som önskar fortsättningsvis ta hand om arkiven men behöver hjälp kan ta in personal från Sydarkivera. Personalen är anställd hos Sydarkivera men arbetar i verksamhetens lokaler och arkiv. Personalkostnaderna är den post som tydligt går att redovisa. För att personal- och löneadministration behöver OH-utgifter faktureras utöver personalkostnaden. Riskanalys Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sannolik -het Låg Medel Hög Konsekvens Låg Medel Hög Hantering och ansvarig Organisation Tekniks lösning Svårighet att rekrytera utbildad personal, ryckigheten i behovet av konsultpersonal kan bidra till svårigheten att behålla utbildad personal Gamla arkivlokaler som behöver rustas upp x x Ansvaret ligger på Sydarkivera att rekrytera. x x Ansvaret ligger på respektive myndighet Risken är att vi får svårt att erbjuda attraktiva tjänster och arbetsplats. Komplexitetsanalys Högre grad av komplexitet med en geografiskt spridd organisation. Särskilt för att kunna täcka upp vid frånvaro samt handledning på plats i arkivet.

44 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Parametrar för karaktärisering Beskrivning av låg komplexitet Utvärdering av komplexitet Beskrivning av hög komplexitet (1=icke, 2=låg, 3=komplext, 4=mycket komplext) Satsningens omgivning Betydelse Liten betydelse för kund/parter som helhet x Vital betydelse för kund/parter Politiska förhållanden Hög grad överenskommelse, enkel beslutsprocess x Många motsättningar, krävande beslutsprocess Antal intressenter Få, välkända och förutsägbara parter/intressenter/relationer x Många och delvis svårförutsägbara parter/villkor Förändringar Leder till minimala förändringar Internt/externt x Medför viktiga/stora förändringar internt/externt Satsningens uppgifter och förlopp Resultatets funktion Välkänd funktion, förutsägbar/definierbar x Mycket sammansatt, svårförutsägbar Lösning/Teknologi Välkända, rutinmässiga x Delvis okänd, ej rutinmässiga Resultatets Ett enskilt sammanhängande x En rad olika system/resultat struktur system Tidsramar Generösa möjliggör sekventiell hantering x Mycket strama kräver parallell hantering Satsningens resurser och organisation Resursomfång Enstaka manmånader insats och/eller blygsam investering x Många manår och/eller mycket stor investering Deltagarnas kompetens Homogen professionell och/eller kulturell bakgrund x Många och mycket blandade professionsmässigt och kulturellt Projektorganisation Mindre grupp inom samma avdelning x Många enheter tvärs över verksamheter/leverantörer Geografisk Fysiskt placerade nära varandra x Stort avstånd placering Satsningens komplexitet Används med tillstånd av Svenskt Projektforum Helt arkivreglemente men i förbundsmedlemmens lokaler Hanteringen av kommunernas pappersarkiv kommer troligen de första åren att finnas kvar i kommunernas befintliga arkivlokaler. Troligtvis kommer det finnas fler centralarkiv än arkivcentra. Som beskrivit ovan kommer arbetet att karakteriseras av tillhandahållande och inte att tillgängliggöra. Arbetsledningen från Sydarkivera kommer framför allt ske operativt. Dvs säkerställa att arkivarier och arkivassistenter följer gällande regler och rutiner. Närmaste chef kommer finnas på distans och kontakterna vara teknikberoende. Dvs att chefen via ex. Lync/Skype arbetsleder och stöttar i vardagen. Arkivchefen kommer även att genomföra ett antal besök på plats för att säkerställa leveranskvalitén samt arbetsplatsförlagd handledning. Medarbetarens sociala sammanhang kommer finnas i kommunens arbetsgrupp, förslagsvis diariet. En gång per halvår kommer det att genomföras gemensamma samlingar. Förslagsvis från lunch till lunch där t ex gemensamma utvecklingsfrågor samt utbildning kommer att kunna genomföras.

45 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida De praktiska arrangemangen kring arkivlokal, kontorsarbetsplats och förbrukningsartiklar bestäms i avtalet för den anslutande tjänsten. Avtalet reglerar också vad som ska gälla om för ändamålet anpassad utrustning behöver införskaffas. Sydarkivera tillhandahåller dator med uppkoppling till Sydarkiveras nätverk. Lösningen är sårbar och saknar redundans. Ex kommer sjukdomar, semester och nyrekrytering skapa avbrott i leveranserna som måste överbryggas. Längre tids frånvaro kan överbryggas av tillfälliga inhyrningar alt. att närliggande medarbetare hanterar utlämning av allmänna handlingar. Kravprofilen är vanligtvis arkivassistent alternativt nyexaminerade arkivarier. För en redundant verksamhet där tillgängliggörande är syftet bör därför Sydarkivera arbeta för arkivcentrumlösning. Centralisering innebär att det blir enklare att rekrytera rätt kompetenser. En arkivarie kan arbetsleda flera arkivhandläggare. Verksamheten blir även mindre sårbar då personalomsättning inte innebär att verksamheten under en anställningsperiod helt blir lidande. Riskanalys Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sannolik -het Låg Medel Hög Konsekvens Låg Medel Hög Hantering och ansvarig Organisation Svårighet att rekrytera utbildad personal x x Ansvaret ligger på Sydarkivera Organisation Sjukskrivningar och/eller uppsägning på egen begäran, svårt att rekrytera utbildad personal alt. Svårt att täcka upp vid frånvaro. x x Ansvaret ligger på Sydarkivera Teknisk lösning Gamla arkivlokaler som behöver rustas upp x x Ansvaret ligger på respektive myndighet. Komplexitetsanalys Högre grad av komplexitet med en geografiskt spridd organisation. Särskilt för att kunna täcka upp vid frånvaro samt handledning på plats i arkivet. Parametrar för karaktärisering Beskrivning av låg komplexitet Utvärdering av komplexitet Satsningens omgivning Betydelse Liten betydelse för kund/parter som helhet Politiska Hög grad överenskommelse, enkel förhållanden beslutsprocess Antal intressenter Få, välkända och förutsägbara x x Beskrivning av hög komplexitet (1=icke, 2=låg, 3=komplext, 4=mycket komplext) Vital betydelse för kund/parter Många motsättningar, krävande beslutsprocess x Många och delvis

46 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida parter/intressenter/relationer svårförutsägbara parter/villkor Förändringar Leder till minimala förändringar Internt/externt x Medför viktiga/stora förändringar internt/externt Satsningens uppgifter och förlopp Resultatets funktion Välkänd funktion, förutsägbar/definierbar x Mycket sammansatt, svårförutsägbar Lösning/Teknologi Välkända, rutinmässiga x Delvis okänd, ej rutinmässiga Resultatets Ett enskilt sammanhängande x En rad olika system/resultat struktur system Tidsramar Generösa möjliggör sekventiell hantering x Mycket strama kräver parallell hantering Satsningens resurser och organisation Resursomfång Enstaka manmånader insats och/eller blygsam investering x Många manår och/eller mycket stor investering Deltagarnas kompetens Homogen professionell och/eller kulturell bakgrund x Många och mycket blandade professionsmässigt och kulturellt Projektorganisation Mindre grupp inom samma avdelning x Många enheter tvärs över verksamheter/leverantörer Geografisk Fysiskt placerade nära varandra x Stort avstånd placering Satsningens komplexitet Används med tillstånd av Svenskt Projektforum Helt arkivreglemente med centralarkiv i Sydarkiveras regi För att kunna utvecklas från tillhandahållande till tillgängliggörande kommer fler krav behöva mötas. Lokaler, personalresurser och kunnande behöver utökas. För att kunna nå hög nivå av tillgängliggörande utan att kostnaderna för den enskilda kommunen skenar kan arkiven centraliseras dvs. fler kommuners arkiv flyttas till en och samma plats. En förutsättning är att kommunen överlämnar helt arkivansvar till Sydarkivera. Som beskrivits ovan är centraliseringstanken inte ny utan är prövad hos myndigheter med goda resultat. Den löpande verksamheten styrs av arkivchefen som sätter mål tillsammans med arkivarierna. Utvecklingssamtal och lönesamtal sker i samförstånd mellan förbundschefen och arkivchefen. Vid ett centraliserat arkiv står Sydarkivera för arkivlokaler, förbrukningsmateriel samt fysisk arbetsmiljö. Kommuner vars materiel levereras till ett arkivcentrum måste därför bidra till driftkostnaderna. Riskanalys Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sannolik -het Låg Medel Hög Konsekvens Låg Medel Hög Hantering och ansvarig Organisation Organisation Svårighet att rekrytera utbildad personal Sjukskrivningar och/eller uppsägning på egen begäran, svårt att rekrytera utbildad personal alt. Svårt att täcka upp vid frånvaro. x x Ansvaret ligger på Sydarkivera x x Ansvaret ligger på Sydarkivera

47 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Teknisk lösning Gamla arkivlokaler som behöver rustas upp x x Ansvaret ligger på respektive myndighet. Sydarkivera övertar pappershandlingarna när de levereras från verksamheten till Sydarkivera. Det arkiverade materialet är i det närmaste klart. Dvs ordnat och kartonglagt. Styrning för hur materialet ska vara ordnat och med vilken periodicitet materialet ska levereras står i Dokument- och Arkivbildningsplanen. Vid ankomst till centralarkivet ankomst registreras arkivboxarna och förs in i arkivförteckningen. Kvittensunderlag överlämnas till inlämnande myndighet. Komplexitetsanalys Mindre grad av komplexitet med en geografiskt sammanhållen organisation. Redundans byggs in i lösningen vilket minskar sårbarheten. Parametrar för karaktärisering Beskrivning av låg komplexitet Utvärdering av komplexitet Beskrivning av hög komplexitet (1=icke, 2=låg, 3=komplext, 4=mycket komplext) Satsningens omgivning Betydelse Liten betydelse för kund/parter x Vital betydelse för kund/parter som helhet Politiska förhållanden Hög grad överenskommelse, enkel beslutsprocess x Många motsättningar, krävande beslutsprocess Antal intressenter Få, välkända och förutsägbara parter/intressenter/relationer x Många och delvis svårförutsägbara parter/villkor Förändringar Leder till minimala förändringar Internt/externt x Medför viktiga/stora förändringar internt/externt Satsningens uppgifter och förlopp Resultatets funktion Välkänd funktion, förutsägbar/definierbar x Mycket sammansatt, svårförutsägbar Lösning/Teknologi Välkända, rutinmässiga x Delvis okänd, ej rutinmässiga Resultatets struktur Ett enskilt sammanhängande system x En rad olika system/resultat Tidsramar Generösa möjliggör sekventiell hantering x Mycket strama kräver parallell hantering Satsningens resurser och organisation Resursomfång Enstaka manmånader insats och/eller blygsam investering x Många manår och/eller mycket stor investering Deltagarnas kompetens Homogen professionell och/eller kulturell bakgrund x Många och mycket blandade professionsmässigt och kulturellt Projektorganisation Mindre grupp inom samma avdelning x Många enheter tvärs över verksamheter/leverantörer Geografisk Fysiskt placerade nära varandra x Stort avstånd placering Satsningens komplexitet Används med tillstånd av Svenskt Projektforum 6.3 Förutsättningar för leverans

48 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Det arkivmaterialet som levereras bör endast vara av bevarande karaktär. Arbetet med D/A-planer och Informationsplaner är av central vikt för att identifiera vilket material som ska bevaras och vilket material som ska gallras. I dessa ska det anges med vilken periodicitet som materialet ska sändas in. Småsnuttar eller återkommande leveranser kan svårligen hanteras inom ramenför ett centralarkiv utan att resurser tillförs. Om behovet uppstår av småleveranser eller gallringsbart material kommer särskilda kostnader att utgå per leverans. Om centralarkivet ska dimensioneras för gallringsbara handlingar behöver kostnaderna dimensioners högre. Gallringsbart material fluktuerar i antal hyllmeter vilket gör att hyllmeterkostnaden blir högre för att täcka kostnaderna när hyllorna inte är fyllda. Arbetsbelastningen är mycket högre då material ska ställas upp, lämnas ut och när det gallras manuellt slängas. Beroende på gallringstider kan omflyttningar i arkiven behöva ske vilket är kostnadskrävande. Uppdelningen mellan kommunerna och centralarkivet föreslås därmed i första hand vara att endast bevarandematerial levereras till slutarkivet. Gallringsbart behålls på kommunen. Endast i undantagsfall kan gallringsbart material tas emot Leveranstrappa Färdiga arkivkartonger prydligt uppställda i att slutarkiv är oftast sinnebilden av ett arkiv i ordning. Vägen dit innehåller en hel del arbete och varje producerad arkivkartong medför arbete. Under utredningen har fyra olika faser i leverans av arkivmaterial in till arkivmyndigheten identifierats. Efterleverans Inleverans Ordna och förteckna Skapa överblick Skapa överblick Arkivmaterialet i kommunens centralarkiv eller hos de olika verksamheterna kan vara i oordning vilket medför att innan leverans kan ske måste materialet grovsorteras. Material kan ligga i högar utan att följa logiska röda trådar, ett resultat av att arkivmaterial ställs ned från verksamheten huller om buller. Ute i verksamheterna kan bevarande materiel även vara uppblandad med gallringsbar materiel. För att över huvud taget kunna leverera måste materialet grovsorteras. En bra och fungerande dokumenthantering inom verksamheten är en förutsättning för att minimera verksamhetens leveranskostnader. Om verksamheten önskar leverera ett material i detta stadium innebär det mer kostnader. Sydarkivera tillhandahåller stöd och råd tillsammans

49 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida med VerkSAM dokument- och arkivbildningsplaner. Arbetet sker inom ramen för bastjänsterna. Vid rena ordna- och förtecknauppdrag kan Sydarkivera tillhandahålla personal. Kostnader avgörs för respektive tillfälle. All kostnad som tas ut sker enligt självkostnadsprincipen enligt löpande räkning Ordna arkiv Grovsorterat material som är i iordningsställt och uppställt enligt logiska principer kan nu ordnas och förtecknas. Att ordna och förteckna en halv hyllmeter tar ca 8 timmar att genomföra. Grundarbetet bör ske ute på verksamheterna. Tjänsten att ordna arkiv går att avropa. Sker arbetet i Sydarkiveras lokaler utgår kostnader för förvaring och förbrukningsmateriel utöver arbetskostnaden. Arbetet belastar kommunen enligt följande formel. (1hm*16h)*350kr/h Inleverans Inlevererat material som nu står prydligt i hyllsystem och ska tillhandahållas har en mycket lägre kostnad i form av förvaring, förbrukningsartiklar och personalkostnader. Kostnaderna redovisas i modellen nedan. Inlevererat material förtecknas i Sydarkiveras förteckningssystem. Verksamheten ansvarar för inleveranser till arkivcentrummet Efterleveranser Hur ordningsamma en kommun än är kommer det alltid finnas efterleveranser. Rester som dyker upp då medarbetare slutar eller går i pension. Beroende på omfång kan arbetet bli omfattande med att sortera in handling för handling i ett redan ordnat och förtecknat arkiv. Efterleveranser och insortering av enskilda akter är oftast tidsödande och kan komma att innebära kostnader. Efterleveranser i form av ordnat arkivmaterial i form av arkivboxar som ska tillföras arkivet registreras och kvittens överlämnas till avlämnande myndighet. Arkivboxen tillförs arkivet. 3 Timkostnaden bygger på 2018 års löneläge.

50 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Leveransprocess Första leveranstillfället Vid uppstart av arkivcentrummet kommer stora leveranser av arkivmaterial att genomföras. För att hantera dessa mängder och säkerställa att materialet snabbt och enkelt återfinns i arkivcentrum behöver en leveransprocess arbetas fram. Processen kommer inte djupanalysernas utan enbart beskrivas övergripande. I god tid innan själva inflyttningen sker kommer en djupare analys att ske. 1. Leverans av arkivförteckning. Innan arkivmaterialet levereras överlämnar kommunen de digitala arkivförteckningar som finns. Dessa överförs till Sydarkiveras arkivförteckningssystem. Detta bör ske ca 1 månad innan själva leveransen. 2. Innan leverans sker tecknas en leveransöverenskommelse. Beroende på arkivets skick kommer olika kostnader att belasta kommunen/landsting. Fullständiga leveransrutiner behöver arbetas fram i god tid innan arkivcentrumet står klar. 3. Leverans av handlingarna En flyttfirma används för att leverera handlingarn. Flyttfirman ansvarar för att packa arkivhandlingarna i flyttkartonger, stapla dessa på pall. Kör över materialet för att sedan ställa upp dessa på anvisad plats. För att underlätta packning och uppackning behöver flyttfirman vara noggranna och packa bilen på rätt sätt. Packning sker på följande sätt. Om bilen lastar 12 pallar och varje pall fylls med 6 flyttkartonger tar varje bil 72 hyllmeter/ körning. Antalet hyllmeter märks ut i arkivet och bilen packas där hylla körs in först i bilen. Resterande hyllor packas bakifrån. Pallarna lastas bakifrån och fram. Längts fram på första pallen lastas hylla 1-6. Vid avlastning lossas pall nr1 där hylla 1-6 finns. Pall för pall ställs upp i samma ordning som i hyllor som materialet stod innan leverans. Planering och samordning måste ske beroende på format och placering i nya arkivet. Kommunen bekostar leveranserna av arkivmaterialet till depån. När materialet är uppställt ansvarar medarbetare på arkivcentrum att föra in hyllplaceringen i arkivredovisningsprogrammet. Äldre arkivbildare utan digitala

51 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida arkivredovisningar får digitaliseras manuellt allt efter som. Vid behov av praktikplatser är digitaliseringen av arkivredovisningar en bra sysselsättning. För arkivleveranser som innehåller både ordnat och oordnat material kommer en avgift tas ut för att ordna upp arkivet. Kostnader dokumenteras i en åtgärdsplan Efterleveranser Årligen bör därefter regelbundna leveranser ske från kommunerna. Handlingarna ska då vara förpackade i arkivkartonger och levereras ordnat. Centralarkivet ansvarar för att passa in materialet i arkivförteckningen. För att strukturera leveranserna kommer leveransanvisningar arbetas fram och föras in i Dokument- och arkivbildningsplanerna. Oordnat material som levereras kan ordnas upp efter betalning enligt självkostnadsprincipen. Kostnader dokumenteras i en åtgärdsplan. 6.5 Organisation I en tänkt organisation behövs olika kompetenser beroende på arkivets storlek och målsättning. Ett litet kommunnära arkiv kan klara sig med en arkivassistent. En större kommun kräver en arkivarie. Oberoende av kompetens för att hantera pappersarkivet finns det centrala resurser inom Sydarkivera som hanterar digitalt bevarande samt Råd och stöd samt tillsyn Befattningar och roller Arkivassistent - medarbetare utan formell kompetens som bedöms ha förutsättning att arbeta i ett arkiv där tyngdpunkten ligger på att ordna och förteckna samt framtagning av arkivmaterial. Arkivassistenten får inte göra egna sekretessbedömningar. Arbetsuppgifterna är oftast av enklare karaktär. Assistentrollen kan fyllas av medarbetare som står långt bort från arbetsmarknaden. Arbetspraktik eller språkpraktik. Arkivhandläggare - medarbetare utan formell kompetens som bedöms ha förutsättning att arbeta i ett arkiv där tyngdpunkten ligger på att ordna och förteckna samt framtagande av arkivmaterial. Arkivassistenten får inte göra egna sekretessbedömningar. Vid utlämnande och sekretessprövningar behöver kontakt tas med behörig beslutsfattare innan utlämnande kan ske. Arkivarie medarbetare med formell kompetens motsvarande minst tre års högskola/universitetsstudier där arkivvetenskap utgör minst ett års heltidsstudier. Tyngdpunkten ligger vid att handleda och leda arbetet med att ordna och förteckna. Arkivarien kan förbereda sekretessärenden inför beslut, dvs maskera uppgifter som ska sekretessbeläggas. 1.a arkivare medarbetare med formell kompetens motsvarande minst tre års högskola/universitetsstudier där arkivvetenskap utgör minst ett års heltidsstudier. 1.a Arkivarien skall ha flera års erfarenhet av arkivarbetet. Arbetsuppgifterna kan vara funktionsansvar, viss arbetsledande roll, avancerade sekretessbedömningar.

52 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Arkivchef för de analoga arkiven - medarbetare med formell kompetens motsvarande mins tre års högskola/universitetsstudier där arkivvetenskap utgör minst ett års heltidsstudier samt flera års erfarenhet inom arkivområdet. Erfarenhet av arbetsledning. Arkivchefen har fullt personalansvar, budgetansvar och verksamhetsansvar och fattar egna sekretessbeslut Bemanning Hur många medarbetare som kommer arbeta i arkivet är inte en enkel frågeställning. Arkivarbetet innehåller olika delar och vissa delar av arkivarieyrket ryms inom bastjänsten. Råd och stöd- samt tillsynsverksamheten är delar av bastjänsten. För att få fram ett nyckeltal har fler arkivinstitutioner fått frågan angående bemanning i förhållande till antalet hm. Resultatet redovisas nedan. Vi har även fått underlag från en utredning som Gävle kommun gjorde 2012 där antalet tjänster finns i förhållande till antalet invånare i kommunen. Genom att jämföra de uppgifter vi fått från olika kommuner med utredningen från Gävle kommun borde vi komma relativt nära en sanning. Antalet tjänster/hyllmeter Växjö kommun med ca 5000hm har 2 arkivarier och 3 assistenter anställda i centralarkivet. Ca 1000hm/tjänst Ljungby 1500hm 2 tjänster, 750 hm/tjänst. Eskilstuna 4000hm 2 heltider 1 50%, ca 1600hm/tjänst Jönköping 7000hm 5,5 heltidstjänster, ca 1300hm / tjänst. Antalet tjänster/invånarantal. Stad Antal invånarantal antaltjänster invånare/tjäsnt Median Gävle , Borås Eskilstuna , Gotland , Göteborg Halmstad , Helsingborg Huddinge , Jönköping Kalmar

53 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Karlskrona Karlstad Linköping , Luleå Lund Norrköping Sandviken , Sundsvall Södertälje Uppsala Västerås , Örebro Värdena sträcker sig från 750 hm/tjänst till 1600hm/tjänst. Frågan blir vart i spannet Sydarkiveras centralarkiv ska ligga? Ljungby har två tjänster där kommunen har en hög målsättning. Del av arkivariens tjänst utgörs även av arbetsledning då Ljungby har ca 5-7 medarbetare som arbetstränar på olika sätt. Jönköping och Eskilstuna är två större kommuner som visar på vinsterna med stordrift. Använder vi Gävle Kommuns sammanställning och ser medianvärdet som nyckeltal med ett sammanlagt antal invånare blir resultatet ca 11 tjänster på invånare. Då råd och tillsynsverksamheten ingår i den sammanställningen bör ca 2 tjänster dras bort. Ett troligt nyckeltal ligger därför på 1400hm/tjänst. I detta ingår mottagande av arkivmaterial, infogande av arkivmaterial i arkivbildning, utlämnande och sekretessbedömning av arkivmaterial. För att fördela kostnaderna proportionerligt efter hur mycket som levereras har en fördelningsnyckel tagits fram. Beroende på omfång av material betalar kommunen sin del av personalkostnaderna. Beräkningarna är osäkra och bygger på en del beräkningar och en stor del uppskattningar. Förslagsvis genomförs en utvärdering efter tre år för att justera fördelningsnyckeln ang. personal Övertagande av personal Vid flera utav kommunerna finns idag anställd personal som hanterar arkiven. Vid bildandet av ett centralarkiv och den verksamhetsövergång som beräknas ske, har medarbetare anställda vid kommunen företräde till tjänsterna. Vår bedömning är att alla anställda medarbetare kan tas över av Sydarkivera utan att uppsägningar behöver genomföras.

54 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Projektredovisning 7.1 Syfte och mål Målet med projektet är att sammanställa ett beslutsunderlag när det gäller analoga arkiv som anslutande tjänst hos Sydarkivera och samlokalisering av analoga arkiv. Beslutsunderlaget ska baseras på nyttorealiseringsmetodiken. Dokumentet ska konkretisera en gemensam målbild och en färdväg för att nå dit. Aktiviteter genomförs i form av till exempel enkäter eller gemensamma arbetsdagar under projektet för att: Identifiera och specificera nyttor Analysera intressenter Analysera komplexitet och risker Analysera beroenden Analysera konsekvenser av olika handlingsalternativ Analysera finansiering 7.2 Avgränsningar Denna utredning är del av konceptet för Sydarkivera och ska leva upp till den målbild som finns i stort. I denna utredning kommer endast frågan om förvaring av pappershandlingar och andra analoga informationsbärare att hanteras. Digitalt bevarande utgör grunden i Sydarkiveras verksamhet och vissa kopplingar mellan den digitala världen och pappersvälden behöver förtydligas. På grund av frågans komplexitet kommer inte analogt ljud och rörlig bild att innefattas av utredningen. Bevarandemetoder och kostnader behöver utredas i egen ordning. Många kommuner samlar även in arkiv från föreningar och organisationer så kallade Enskilda arkivbildare. Arkivbilderna har ofta en stark anknytning till orten till exempel kända konstnärer, idrottsföreningar och liknade. Hur enskilda arkivbildare ska hanteras kommer inte beröras i utredningen. 7.3 Ekonomi Kostnaden för utredningsprojektet är i huvudsak tid för Sydarkiveras anställda ut genomföra projektet. Förutom projektledare/utredare deltar nuvarande handledare för analoga arkiv, informationssäkerhetsspecialist, tillsynsarkivarie och bevarandestrateg i arbetet. Kostnaderna har finansierats genom att deltagande organisationer delat på kostnaderna för utredning. Utredningen har genomförts inom ramen för de kostnader som uppskattats. Projektledare/utredare (ca 2 dagar i veckan, 40 % arbetstid) 150 tkr Specialistkompetens, Sydarkivera (ca 4 tim./vecka) 40 tkr Omkostnader (möten, materiel, resor) 10 tkr Summa 200 tkr

55 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Organisation och bemanning Utredningen har bedrivits av ansvarig handläggare på Sydarkivera. Deltagande organisationers arkivpersonal har givits utrymme att delta i utredningen. Kanslichefer har efter möjlighet att delta kommenterat den första övergripande bilden. Underlag från Ronneby kommun har inkommit sent vilket har bidragit till att utredningen inte har dragits en andra gång i kanslichefsnätverket. Leverans har prioriterats före förankring. 7.5 Genomförande En första rapportering skedde till kanslichefer och administrativa chefer från den 16 mars till den 29 mars. Under perioden genomfördes ett flertal redovisningar på ca 30 minuter / gång. Den första redovisningen redogjorde för betalningsmodellen och en första inblick i vilka kostnader som ett centralarkiv skulle generera. För att närmare kunna precisera kostnaderna var utredningen i behov av att veta vilka informationsmängder som kommunerna var intresserade av att leverera. I samband med vårens nätverksträff för arkivarier ordnades ett tillfälle för deltagande organisationer arkivfunktioner att ställa frågor och få information om utredningen. Gemensamt avsattes ca 1,5 timmar till genomgång med frågor. Samma underlag som delgavs kanslicheferna delgavs vid arkivarieträffen. Inventeringsunderlag skickades ut för återredovisning i slutet av april. Underlag från samtliga kommuner har inkommit. Förfrågan angående möjlighet att bygga ett arkivcentrum har gått ut till Ronneby kommun och Ljungby kommun. Både Ronneby och Ljungby har svarat. Ronneby med ett underlag och förslag till lösning. I Ronneby har kontakten varit Tekniska förvaltningen som föreslås projektera och bygga fastigheten. I Ljungby har kanslichefen varit kontaktperson. Underlag från Ljungby inkom På grund av att underlaget från kommunerna har inkommit sent har ingen andra förankring skett i kanslichefsnätverket eller arkivarienätverk. Leverans enligt tidsplan har prioriterats. 7.6 Resultat Resultatet är en utredning som redovisar de kostnader som förknippas med samlokalisering av analoga arkiv och lämnar förslag på ort för placering av ett arkivcentrum. 7.7 Tidplan Utredningen presenterades vid förbundsstyrelsens sammanträde 1 juni Informationsspridning Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Samtliga original registreras och arkiveras hos kommunalförbundet Sydarkivera. Digitala kopior av utkast finns tillgängliga via Yammer.

56 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Dokumentation gallras enligt dokumenthanteringsplan. Rapporterade dokument publiceras på webben Utvärdering Fungerade bra att rekommendera: Utredningen har i sin helhet flytit på bra. Medverkande kommuner har levererat efterfrågade inventeringar och har vid redovisningar visar ett positivt intresse Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa gång: Våra medlemskommuner har fulla kalendrar vilket medför att det är svårt att prioritera och avsätta tid för inventeringar och deltagande på dragningar Att tänka på: Verksamhetsförändrande utredningar tar tid och några underlag har kommit in i sista stund. Tyvärr är den fortsatta processen beroende av att ärendet drivs på. Avvägningen mellan effektivitet i processen och förankring är en svår avvägning. 8 Förslag till fortsatt arbete 8.1 Erbjudande till kommunerna Med stöd av utredningen bör arbetet med att med bygget av ett arkivcentrum drivas vidare. Innan projektering kan tas vid måste intresserade kommuner knytas till projektet. Genom ett bindande avtal om köp av viss mängd arkivhyllor kan Sydarkivera ta risken att teckna ett 50 årigt hyravtal och genomföra upphandling av hyllsystem. Om en kommun i ett senare skede väljer att kliva av projektet kommer avtalet innehålla ett tre årigt avvecklingsklausul, dvs att kommunen förbinder sig att köpa antalet angivna hyllmeter med en avvecklingstid på tre år. 8.2 Upphandla förteckningsprogram Förtecknandet av förbundsmedlemmarnas arkiv utgör en viktig del i tillgängliggörandet av informationen till allmänheten. Förtecknade arkiv kan publiceras på NAD och göras sökbara för medborgarna. Arbete pågår redan. 8.3 Arkivdepå till andra kommuner Riksarkivet får årligen flera förfrågningar från kommuner om att ta emot pappersarkiv till landsarkiven. Frågan bör utredas om vi kan ta emot arkivmaterial från icke anslutna förbundsmedlemmar.

57 Dokumentansvarig Bernhard Neuman Ärende Utredning analoga arkiv Organisation Sydarkivera Telefon Diarienummer SARK Datum Version Sida Enskilda arkiv Frågan är hur de enskilda arkivbildare som förvaras i de kommunala arkiven ska hanteras behöver utredas. Hur påverkas kommunen och Sydarkivera i hanteringen av enskilda arkivbildare om Sydarkiveras medarbetare tagit över hanteringen av arkiven. 8.5 Dokument- och ärendehanteringssystem För att öka tillgängligheten för medborgarna bör systemstöd utvecklas för att kunna tillhandahålla efterfrågat material via Mina meddelanden. Systemstödet behövs även för att utveckla stödet till återrapportering till medverkande kommuner. Verksamhetens utveckling ska bygga på kända data, dvs. hur lång tid tar respektive moment? Hur många förforskningsförfrågningar får arkivcentrummet, etc. 8.6 Ljud- och bildarkiv I arkiven förekommer oftast omfattande material av negativ- och bilder. Nyare medier i form av rörliga bilder och ljud förekommer även det. Dessa format kräver oftast speciella insatser. Om vi ska ta emot rörliga bilder och ljud behöver frågan utredas i särskild ordning. 9 Referenser För ytterligare frågor rörande projektet, kontakta: Bernhard Neuman, Bernhard.neuman@sydarkivera.se

58 AVTAL OM ANSLUTANDE TJÄNSTT DNR SARK.2018.xx Avtal om anslutande tjänst Arkivcentrum xx kommun Kommunalförbundet Sydarkivera SYDARKIVERA.SE Värendsgatan Alvesta, Sverige SIDAN 1 (7)

59 AVTAL OM ANSLUTANDE TJÄNSTT DNR SARK.2018.xx Parter xx kommun Kommunalförbundet Sydarkivera nedan kallad Sydarkivera. Ärende Anslutande tjänst analogt centralarkiv Bakgrund Detta avtal har upprättats mot bakgrund av xx kommuns behov inom arkivområdet att hantera kommunens analogaa arkiv som har överlämnats till Sydarkiveraa och för förvaring i centralarkiv som Sydarkivera tillhandahåller. Sydarkiveras Centralarkivslösning är ett samarbete mellan xx kommun och Sydarkivera. För att kunna leverera till Sydarkiveras centralarkiv måste helt arkivreglemente antas av kommunfullmäktige. Med helt arkivreglemente förstås att arkivmyndighetsfunktionen överlämnas i sin helhet till Sydarkivera. Beslut om helt arkivreglemente måste fattas innan leverans till centralarkivet kan ske. Mål Målet är att Sydarkivera ska erbjuda allmänheten och xx kommuns medarbetare ett väl fungerande och rättssäkert Centralarkiv. Arbetsuppgifterna är sedvanliga arbetsuppgifter i ett centralarkiv så som: Ordna och förteckna kommunens arkiv. Vårda materialet i den omfattning som ryms inom avgiften. Hantera utlämnande av allmänna handlingar till allmänhet och kommunens medarbetare. Avgift Avtalet speglar det faktum att tjänsten som Sydarkivera tillhandahåller är ett samarbete mellan kommunen och Sydarkivera. Avtalet är utformat på så vis att det beskriver kostnaden för ett första insteg i en gemensam arkivcentrum. När en kommun levererar mer arkivhandlingar i efterleveranser till arkivcentrum ökar de årliga kostnaderna. Avgiften till Sydarkivera är uppdelad i tre olika områden. 1. Hyra av arkivhyllor 2. Personal för att hantera materialet 3. Övriga kostnader Avgifterna ska täcka de kostnader som Sydarkivera har för att förvara och hantera arkivmaterialet. Avgifterna bygger på den utredning som gjordes under Hyra hyllor SYDARKIVERA.SE Värendsgatan Alvesta, Sverige SIDAN 2 (7)

60 AVTAL OM ANSLUTANDE TJÄNSTT DNR SARK.2018.xx För att kunna bygga arkivcentrummet har kommunens behov inventerats och utgör den instegskostnad för att täcka bygget av arkivcentrummet. Om kommunens behov utökas utöver behovet kommer den årliga kostnaden att öka. Kostnaden för hyra av hyllor A4 och folio utgår till kostnad av 115kr/hm och år Kostnaden för hyra av hyllor för ritningar utgår till en kostnad av 135kr/låda och år I er inventering har ni angettt behovet enligt följande: Material A4 och folia Kartor och ritningar Behov kostnad Kostnaden/hyllmeter kommer inte räknas upp. 2. Personal för att hantera materialet Kostnaderna för personal utgår enligt framtagen fördelningsnyckel baserat på hur många hyllmeter material som levereras. Baskostnaden är kr/ heltal enligt fördelningsnyckeln. Baskostnaden uppräknas årligen efter utförd lönerevisionsförhandling och uppräknas med arbetskostnadsindex. I kostnaden ingår overheadkostnader. Se bilaga 1 för fördelningsnyckel. Utgångsnyckeltalet för xx kommun är: xxxx a xxxkr 3. Övriga kostnader Kostnader såsom för IT-arbetsplats med licenser, hyra av scannrar, förbrukningsmateriel, stöd samt möbelinköp. Inom ramen för den övriga kostnaden ligger även kostnaden för accessutrymme dvs. tomma hyllor. Kostnaden ligger på kr/ år och deltagande kommun. Uppräkning sker per år med 3 %. Totalkostnad Totalkostnad för första året. Kostnadstyp Hyllkostnad Personalkostnad Övriga kostnader Summa Årlig uppräkning Sker ej Arbetskostnadsindex % Tillkommande kostnader SYDARKIVERA.SE Värendsgatan Alvesta, Sverige SIDAN 3 (7)

61 AVTAL OM ANSLUTANDE TJÄNSTT DNR SARK.2018.xx xx kommun svarar för att överlämning av arkivhandlingar på papper från egna förvaltningar sker utifrån antagen dokumenthanteringsplan/informationsplan och i enlighet med Sydarkiveras instruktioner. Arkivhandlingar som vid överlämnandet inte följer riktlinjerna kommer Sydarkivera lämna verksamheten möjlighet att åtgärda felen inom 3 veckor alt. kommer Sydarkivera fakturera avlämnande verksamhet enligt självkostnadsprincipen för att åtgärda bristerna. [valbart] Vid övertagandet av medarbetarna från xx kommun till Sydarkivera tar de anställda medarbetarna med sig sparad semesterskuld till Sydarkivera. xx kommun ska ersätta Sydarkivera för att de tar över denna skuld. Vid datum för övergången ska xx leverera underlag från lönesystemet med aktuell skuld för respektive medarbetare vilken därefter faktureras xx av Sydarkivera. Omfattning Den anslutande tjänsten omfattar att förteckna xx kommuns till arkivmyndigheten överlämnade allmänna handlingar. Den anslutande tjänsten omfattar vidare att göra skada-men prövning samt att lämna ut allmän, offentlig handling enlig lag och rekommendationer från JO. Beslut om att neka att lämna ut allmän handling fattas i enlighet med Sydarkiveras gällande delegeringsordning. Yttrande med anledning av att delegerat beslut överklagats sker enligt Sydarkiveras gällande delegeringsordning. Sydarkivera svarar för att hålla arkivet öppet helgfri vardag 09:00-15:00. Minskade öppettider under sommar och klämdagar. Sydarkivera svarar för dator och nödvändiga programvaror för att fullgöra tjänsten. Sydarkivera ansvarar för publicering av arkivförteckningar till Nationellaa Arkivdatabasen (NAD). Uppföljning Uppföljning sker fjärde kvartalet årligen. Uppräkning för levererat material redovisas inför nästkommande år. Avgränsning Tillsyn enligt arkivlagen skötss av Sydarkivera enligt gällande förbundsordning. Avtalet omfattar inte: Hantering av xx kommuns förvaltningars närarkiv/mellanarkiv, dvs myndighetsarkiv som förvaras på förvaltning. Gallring av icke överlämnade arkivhandlingar. Digitalisering av äldre arkivmaterial. Leverans från analogt förvaltningsarkiv/närarkiv till arkivcentrum. SYDARKIVERA.SE Värendsgatan Alvesta, Sverige SIDAN 4 (7)

62 AVTAL OM ANSLUTANDE TJÄNSTT DNR SARK.2018.xx Inbindning av protokoll Konservering av skadat material Förutsättning för giltighett Byggandet av ett kommungemensamt arkivcentrum förutsätter att tillräckligt många kommuner väljer att delta i projektet. Om underlaget för byggande av ett arkivcentrum saknas kommer avtalet ej tas i anspråk. Finansiering motsvarande ca kr/år behövs för att påbörja projektering. Avtalets börjar tillämpas först från om med att arkivcentrumbyggnadenn är färdig för inflyttning. Beräknad inflyttning sker under Avtalet giltighet förutsätter erforderligt beslut hos förbundsmedlemmen. Fakturering Sydarkivera fakturerar kostnader för den anslutande tjänsten årsvis i förskott. Alla priser faktureras exkl. moms med betalningsvillkor 30 dagar netto. Vid betalning efter förfallodatum debiteras dröjsmålsränta med 8 % över gällande referensränta. Sydarkivera skickar fakturan till: xx kommun Xxxxxxx xxxxxxx Referensnummer på fakturan: ref xxxxxx SYDARKIVERA.SE Värendsgatan Alvesta, Sverige SIDAN 5 (7)

63 AVTAL OM ANSLUTANDE TJÄNSTT DNR SARK.2018.xx Avtalstid och hantering av ändringar Dessa villkor reglerar avtalsförhållandet mellan parterna och gäller om inte annat avtalats. Uppsägningstiden är tre år räknat från den sista dagen i den månad då uppsägning skedde. Uppsägning ska anses ha skett när det föreligger ett lagakraftvunnet beslut från den utträdande förbundsmedlemmens kommunfullmäktige angående utträde samt förbundsstyrelsen har erhållit en skriftlig uppsägning från den utträdande förbundsmedlemmen. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan Sydarkivera och den utträdande medlemmen ska regleras i en överenskommelse. Överenskommelse ska träffas angående de av Sydarkivera övertagna arkivhandlingarna om dessa ska återbördas till avlämnande förbundsmedlem i samband med utträdet eller ej. Denna överenskommelse avseende övertagna arkivhandlingar ska beakta gällande lagstiftning avseende kommuners arkivhandlingar, bl.a. arkivlagen (SFSS 1990:782) eller sådan lag som har trätt i nämnda lags ställe. Fram till dess att arkivhandlingarna har lämnat centralarkivet har Sydarkivera ansvar för samtliga ingående arbetsuppgifter avseende de övertagna arkivhandlingarna. Utträdande medlem är under uppsägningstiden fortsatt skyldig att erlägga samtliga avgifter. Kontakt E-post Telefon Bernhard Neuman Bernhard.neuman@sydarkivera.se Underskrift Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parternaa tagit var sitt. xx kommun Organisationsnummer: xxxxxx-xxxx Ort och datum Kommunalförbundet Sydarkivera Organisationsnummer: Ort och datum. Namn Namnförtydligande.. Namn Namnförtydligande Mats Porsklev Förbundschef SYDARKIVERA.SE Värendsgatan Alvesta, Sverige SIDAN 6 (7)

64 AVTAL OM ANSLUTANDE TJÄNSTT DNR SARK.2018.xx Bilaga 1. Fördelningsnyckel nivå kostnadstrappa hyllmeter tjänst , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,400 SYDARKIVERA.SE Värendsgatan Alvesta, Sverige SIDAN 7 (7)

65 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Remissvar analoga arkiv Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelseförvaltningens förslag till remissvar antas som kommunstyrelsens svar på Sydarkiveras remiss. Ärendet Bakgrund Oskarshamns kommun har sedan några år tillbaka utrymmesbrist i analoga närarkiv runt om i verksamheterna samt i centralarkivet som är beläget i stadshuset. En bidragande orsak till detta är att en tidigare arkivlokal som fanns i före detta Tingshuset (numera Kyrkans hus) sades upp av Svenska kyrkan för ett par år sedan varpå detta arkiv tillfälligt finns paketerade i flyttlådor. Många närarkiv uppfyller dessutom inte de krav som ställs på arkivlokaler. Ett långsiktigt arbete pågår tillsammans med Sydarkivera för att skapa ordning kring centralarkivet i stadshuset. Detta för att frigöra utrymme men den totala volymen av analoga handlingar kommer inte att få plats. Digitaliseringen bidrar till minskade volymer av nya handlingar men det produceras fortfarande mycket analoga handlingar, både till närarkiv och centralarkiv. Behovet av fysisk åtkomst till handlingar i centralarkivet för kommunanställda, forskare med flera har minskat och dessa förfrågningar är idag få. Dessa förfrågningar hanteras redan idag via Sydarkivera lokalt i och med att Sydarkivera är Oskarshamns kommuns arkivmyndighet. Med denna bakgrund väcktes idén om att utreda samverkan kring ett gemensamt arkivcentrum i Sydarkiveras regi då intresse för detta även fanns hos andra medlemskommuner. Möjliga effekter med en sådan lösning skulle kunna vara: - Bättre och billigare gemensamma arkivlokaler jämnfört med att bygga egna. - En synergi, robusthet och bättre kompetens i Sydarkiveras bemanning kring ett arkivcentrum. Idag har Oskarshamns kommun en lokal arkivsamordnare men en samverkan skulle kunna innebära ett bättre resursutnyttjande. - Möjlighet att lämna ut handlingar digitalt genom att Sydarkivera scannar och skickar de handlingar som begärs ut digitalt. - Bättre utrymmen för forskare och andra intressenter som önskar fysisk åtkomst till handlingar. - Genom en flytt av handlingar i centralarkivet kan utrymme frigöras för handlingar från våra närarkiv. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

66 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Kommunstyrelseförvaltningen initierade den utredning vars rapport finns som bilaga 2 till detta tjänsteutlåtande. Utifrån utredningen har denna remiss inkommit där Sydarkivera önskar svar på nedan frågor. 1. Hur ser ni på att Sydarkivera utökar sin verksamhet genom att bilda ett analogt arkivcentrum för intresserade kommuner? 2. Är ni intresserade av att leverera 2021 till arkivcentrumet? 3. Om ni vill leverera handlingar, har en inventering genomförts? Vi vill bekräfta att inventeringen stämmer och kan användas i fortsatt planering. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår följande remissvar på dessa frågor: 1. I och med att Oskarshamns kommun initierade utredningen ser vi det som positivt och ett naturligt steg i utvecklingen av Sydarkiveras uppdrag, oavsett om Oskarshamns kommun väljer att ansluta till denna tjänst eller inte. 2. Vi är intresserade av att leverera handlingar till ett kommande arkivcentrum men det är förstås ytterst avhängt på den slutgiltiga kostnaden för detta samt politiska beslut i kommande budgetprocesser. 3. I och med att Sydarkivera är Oskarshamns kommuns arkivmyndighet och har bemanning på plats i Oskarshamn förväntar vi oss ett stöd i denna inventering. En viss inventering har redan gjorts i samverkan med Sydarkivera men den behöver troligen kompletteras. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelseförvaltningen föreslås att kommunstyrelsen godkänner bifogat remissvar. Dagens sammanträde IT-chef Tomas Karlsson informerar om kommunstyrelseförvaltningens förslag till remissvar. Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelseförvaltningens förslag till remissvar och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelseförvaltningen - Bilaga 1 Remiss utredning analoga arkiv - Bilaga 2 Rapport utredning analoga arkiv v1.0 - Bilaga 3 Mall för avtal om anslutande tjänst för arkivcentrum Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

67 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunkontoret IT-avdelningen Tomas Karlsson E-post: tomas.karlsson@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Svar avseende granskning av IT-säkerhet Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut är att anta detta tjänsteutlåtande som svar till kommunens revisorer. Ärendet Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Oskarshamns kommun har PwC genomfört en uppföljning av beslutade aktiviteter efter granskningen från 2015 avseende IT-säkerhet. Av uppföljningen framgår att delar av handlingsplanen inte är genomförd och revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen senast den 30 november. Inledning Inledningsvis är det viktigt att understryka att större delen av granskningen rör informationssäkerhet och områden som spänner över hela den kommunala verksamheten varför rubriken IT-säkerhet i viss mån är missvisande. Detta påtalades redan i samband med granskningen 2015 och den handlingsplan som togs fram då hade rubriken Granskning av IT-säkerhet och informationssäkerhet. Svaren nedan på denna uppföljning refererar till punkterna i revisionsrapporten. Akt I samband med granskningen 2015 tilldelades kommunens säkerhetschef rollen som informationssäkerhetsansvarig. I och med att inga extra budgetmedel avsattes har det varit svårt att allokera utrymme för att jobba med dessa frågor inom ramen för befintlig tjänst, vilket är en starkt bidragande orsak till att punkter i granskningen inte är genomförda fullt ut. För att fortsätta med flera av åtgärderna utifrån denna granskning och för att över tid kunna driva ett systematiskt informationssäkerhetsarbete måste området få en högre prioritet på flera nivåer och mer resurser måste avsättas. Akt IT-chefens ansvar och tillika IT-säkerhetsansvar har övergripande beskrivits i kommunens antagna informationssäkerhetspolicy. Enligt revisorernas uppföljning anses detta inte vara tillräckligt varför kommunstyrelseförvaltningens förvaltningschef föreslås utforma en rollbeskrivning samt formellt tilldela IT-chefen ansvaret för IT-säkerheten.

68 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/ Akt Efter granskningen 2015 inleddes ett omfattande arbete med att utarbeta riktlinjer för informationssäkerhet. Arbetet genomfördes i samverkan med andra kommuner i länet samt regionförbundets dåvarande informationssäkerhetssamordnare. När denne slutade fick Oskarshamns kommun ta en aktiv roll i ett upphandla konsultstöd via regionförbundet för att färdigställa riktlinjerna. Lagom till att riktlinjerna var klara tillsammans med en uppdaterad version av informationssäkerhetspolicyn fick arbetet med GDPR prioriteras. Utifrån GDPR har en mängd styrande dokument utarbetats, som knyter an till framtagna riktlinjer för informationssäkerhet. I och med denna uppföljning har PwC granskat framtagna riktlinjer för informationssäkerhet utan några synpunkter och nästa steg nu efter att GDPR trätt i kraft är att lyfta dessa riktlinjer för politisk förankring samt implementera dem i verksamheten. Detta kräver dock en prioritering av området på flera nivåer (se Akt ) Akt Riktlinjer för åtkomst är en delmängd av de riktlinjer för informationssäkerhet som nämns under Akt Implementation av dessa blir således också en delmängd av införandet av riktlinjer för informationssäkerhet medan rutiner för åtkomst blir en tolkning av framtagna riktlinjer som görs av respektive systemförvaltningsorganisation. Akt För riktlinjer för loggning gäller samma svar som för Akt Riskanalysen görs lämpligen av respektive systemförvaltningsorganisation i samarbete med den informationssäkerhetsansvarige, Dataskyddsombud och IT. Akt Sedan granskningen 2015 har IT-avdelningen genomfört ett omfattande arbetet för att jobba bort gruppkonton med priviligierade rättigheter. Många av de verksamhetssystem som erbjuds till kommunal verksamhet har dock en gammal arkitektur, vilket fortfarande ibland sätter begränsningar i behörighetstilldelningen. Det är därför viktigt att långsiktigt verka för en kravställning inom området vid upphandling av nya system. Som en kortsiktig åtgärd för de system som berörs kommer ITavdelningen att införa utökad loggning och kontroll. Akt Den systemförvaltningsmodell som utarbetats bör antas att gälla för samtliga kritiska verksamhetssystem. Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för att ta fram ett förslag till beslut. Akt Nya anvisningar för investeringsbudgeten har publicerats på kommunens intranät av Ekonomiavdelningen i början av oktober Där beskrivs att alla IT-investeringar ska gå via ITavdelningen och äskas i en gemensam budget. Processen är illustrerad och följer samma process som för fastighetersinvesteringar. Angående avtalshantering bör den följa ordinarie rutin för avtalshantering med tillägget att IT-avdelningen lämpligen har åtkomst till samtliga gällande IT-avtal som ingås. Akt Sedan granskningen 2015 har IT-avdelningen infört ett nytt ärendehanteringssystem och vissa systemförvaltningsorganisationer ute i verksamheten hanterar sina ärenden via detta. När ett nytt verksamhetssystem tas in i detta ärendehanteringssystem definieras processen för detta. ITavdelningen har också gjort en omorganisation där en mer robust Servicedesk-funktion(IT First Line) har skapats. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att samtliga verksamhetskritiska system samt övriga system på begäran från verksamheterna införs i detta ärendehanteringssystem med en central felanmälan.

69 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 3 Datum Vår beteckning KS 2018/ Akt IT-avdelningen arbetar idag efter framtagen process för ändringshantering. Som ett nästa steg bör ändringar för verksamhetskritiska system hanteras enligt denna process samt dokumenteras i det gemensamma ärendehanteringssystemet. Aktuella leverantörer ska också omfattas av denna process med dokumentationskrav. Tidsbegränsad uppkoppling från leverantörer kan dock bli ett hinder när leverantörerna nyttjas för felsökning vid incidenter. IT-avdelningen bör ta fram en avtalsmall som ska nyttjas för att reglera leverantörernas åtkomst om detta inte reglerats i leveransavtalet. Akt Återläsningstester för den virtuella miljön genomförs regelbundet och har även gjorts för fysiska servrar med gott resultat, dock ej regelbundet då detta är en betydligt mer omfattande aktivitet. ITavdelningen åtar sig att schemalägga regelbundna återläsningstester av fysiska servrar i avdelningens verksamhetskalender. Akt Lagring och gallring av information styrs av verksamheternas antagna dokumenthanteringsplaner. Om/när framtagen systemförvaltningsmodell nyttjas vid införande av system, hanteras dessa frågor. Enligt framtagen systemförvaltningsmodell är det systemförvaltningsorganisationen som ska säkerställa att lagring och gallring följer dokumenthanteringsplanerna även för befintliga system. Just nu förs en dialog via kommunens eutvecklingsgrupp för att uppmärksamma verksamheterna på deras ansvar i denna fråga. IT-avdelningens ansvar är att svara upp mot dessa krav men om systemet driftas som molntjänst måste kraven ställas till leverantören. Akt Denna iakttagelse och bedömning är inte helt korrekt. Som en del av framtagen systemförvaltningsmodell genomförs en klassning av informationen där verksamheterna får rekommendationer på säkerhetsskyddsåtgärder. I vissa fall har tvåfaktorsautentisering införts som en följd av denna klassning. Enligt framtaget förslag till riktlinjer för informationssäkerhet ska all information klassas utifrån rättsliga krav, informationens värde för verksamheten och den enskilde. Denna klassning ansvarar informationsägaren för medan systemägaren har det yttersta ansvaret för kravställning utifrån detta, antingen mot IT-avdelningen eller mot extern leverantör av molntjänst. Akt Efter granskningen 2015 införskaffades ett e-learning verktyg med en tillhörande utbildning i informationssäkerhet. Denna har använts i vissa verksamheter. HR-chefen har nyligen fått i uppdrag att se över introduktionen för nya medarbetare där denna utbildning föreslås vara en ingående del. Vidare bör den informationssäkerhetsansvarige verka för en kontinuerlig fortbildning av befintliga medarbetare, bland annat med stöd av e-learning verktyget. Morgan Olsson Förvaltningschef Tomas Karlsson IT-chef

70 Uppföljning av granskning från 2015 avseende ITsäkerhet Oskarshamns kommun Viktor Bergvall Siri Aall Flood Augusti 2018

71 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet Innehåll 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Revisionsmoment Avgränsning Metod Iakttagelser, bedömningar och rekommendationer Styrning av IT- och informationssäkerhet Iakttagelser och bedömning Avsaknad av formella rutiner för behörighetshantering Iakttagelser och bedömning Avsaknad av förvaltningsmodell Iakttagelser och bedömning Avsaknad av formella rutiner för databasförändringar Iakttagelser och bedömning Avsaknad av rutiner för backup och avbrottshantering Iakttagelser och bedömning Säkerhetsinställningar Iakttagelser och bedömning Avsaknad av utbildning Iakttagelser och bedömning Appendix 1: Bedömning av uppfyllnadsgrad Augusti Oskarshamns kommun PwC

72 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Under år 2015 genomfördes en granskning i Oskarshamn av IT-säkerheten ur övergripande perspektiv. Utgångspunkten för granskningen var att förstå om kommunen har ändamålsenliga rutiner och processer för att hantera IT-säkerhet. Denna uppföljning ska ge svar på om åtgärder som togs fram i den handlingsplan som upprättades har genomförts. Revisionsfrågan för granskningen är: Har kommunstyrelsen vidtagit åtgärder för att åtgärda påpekade brister i rapporten från år 2015 i enlighet med upprättad handlingsplan? Efter genomförd granskning av huruvida kommunstyrelsen vidtagit åtgärder för påpekade brister i rapporten från år 2015 i enlighet med upprättad handlingsplan, är vår bedömning att kommunstyrelsen delvis uppfyllt åtgärderna. Vår bedömning grundar sig framförallt på att; Det finns ingen formell tilldelning av ansvaret för IT-säkerheten. Avsaknaden av riktlinjer för åtkomsthantering och loggning. Dokumentet Riktlinjer InfoSäk Kalmar Region är ej antaget eller förankrat hos kommunstyrelsen. Efter genomförd granskning är vår bedömning att det finns utrymme för förbättring. För redogörelse av vår detaljerade bedömning av uppfyllnadsgrad för kontroller inom respektive revisionsmoment, se Appendix 1. Augusti Oskarshamns kommun PwC

73 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet 2. Inledning 2.1. Bakgrund Under år 2015 genomfördes en övergripande granskning av Oskarshamns kommuns ITsäkerhet ur ett övergripande perspektiv. Utgångspunkten för granskningen var att förstå om kommunen har ändamålsenliga rutiner och processer för att hantera IT-säkerhet. I granskningen identifierades ett antal brister: Informations- och IT-säkerhetspolicy Interna kontroller för kritiska applikationer inom kommunen inom behörighetshantering, förändringshantering och drift. Periodisk granskning av behörigheter bör ytterligare formaliseras och dokumenteras av de lokala enheterna gällande för alla applikationer där det anses nödvändigt. Återläsning av backuper. Gruppkonton för IT-avdelningen bör tas bort. Säkerhetsinställningar bör uppdateras. I samband med kommunstyrelsens behandling antogs en handlingsplan. Revisorerna har uppmärksammat området i sin riskanalys Syfte och Revisionsfråga Har kommunstyrelsen vidtagit åtgärder för att åtgärda påpekade brister i rapporten från år 2015 och i enlighet med upprättad handlingsplan? 2.3. Revisionskriterier Kommunallagen och styrande dokument inom området Revisionsmoment Granskningen har inriktats mot att följa upp huruvida följande moment i handlingsplanen är uppfyllda: Kommunstyrelsen föreslås utse en informationssäkerhetsansvarig i enlighet med antagen informationssäkerhetspolicy Kommunstyrelsen rekommenderas att utforma ett uppdrag till IT-chefen för arbetet med IT-säkerhet enligt rollbeskrivning i antagen informationssäkerhetspolicy Informationssäkerhetsansvarig samt IT-chefen föreslås ha det övergripande ansvaret att utforma riktlinjer för IT-säkerhet Informationssäkerhetsansvarig samt IT-chef föreslås definiera riktlinjer tillsammans med kommunens systemägare gällande åtkomst Som en del av ovan beskrivna aktivitet, , föreslås det också att utarbeta riktlinjer för loggning IT-chefen rekommenderas att införa unika användarkonton med stark autentisering för högre behörigheter på IT-avdelningen IT-chefen, systemägare och förvaltare föreslås implementera en system- Augusti Oskarshamns kommun PwC

74 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet förvaltningsmodell Kommunkontoret föreslås att förtydliga riktlinjer för upphandling och inköp av IT-relaterade produkter och system IT-chefen tillsammans med systemägare och systemförvaltare föreslås utveckla kommunens servicedeskfunktion för att omfatta all ärendehantering IT-chefen rekommenderas att implementera en process för ändringshantering. Processen ska användas av IT-avdelningen, kommunens systemförvaltningsorganisationer samt externa leverantörer vid förändringar i kommunen system Kommunstyrelsen föreslås ge IT-chefen i uppdrag att införa kontroller relaterade till uppföljning av larm kopplade till backuper Kommunstyrelsen föreslås ge IT-chefen i uppdrag att införa regelbundna återläsningstester från backup Stadsarkivarien föreslås att i uppdrag tillsammans med systemägare och systemförvaltare definiera sparkriterier för information i system och på filareor Informationssäkerhetsansvarig och IT-chefen rekommenderades att definiera starkare krav på lösenord för kommunens system, nivån för detta bör styras från klassificering av informationen Informationssäkerhetsansvarig och IT-chefen föreslås att tillsammans med Personalavdelningen säkerställa att detta verktyg används som en del av introduktion av nya medarbetare men också säkerställa att befintlig personal genomgår en utbildning med viss periodicitet Avgränsning Uppföljningen avgränsas till de brister som identifierades och till de åtgärder som redovisades i handlingsplanen Metod Inom ramen för granskningen har intervjuer genomförts med utvalda personer på Oskarshamns kommun, analys av dokumentation i form av styrande dokument, processbeskrivningar och arbetsrutiner. Intervjuer har genomförts med följande personer: IT-chef Informationssäkerhetsansvarig Driftansvarig Rapporten är sakgranskad av IT-chefen i kommunen. Augusti Oskarshamns kommun PwC

75 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet 3. Iakttagelser, bedömningar och rekommendationer 3.1. Styrning av IT- och informationssäkerhet Iakttagelser och bedömning Akt : 2015 identifierades en avsaknad av informationssäkerhetsansvarig. Åtgärden är genomförd i enlighet med handlingsplanen då en informationssäkerhetsansvarig är tillsatt med ansvaret att leda, utveckla och samordna informationssäkerhetsarbetet. Bedömningen är att granskningsmomentet är uppfyllt då en informationssäkerhetsansvarig är tillsatt. Akt : I handlingsplanen rekommenderades kommunstyrelsen att utforma IT-chefens uppdrag för att arbeta med IT-säkerheten. I informationssäkerhetspolicyn beskrivs IT-chefens roll, samt rollen ITsäkerhetsansvarig som syftar till det tekniska ansvaret för IT-säkerhet. Vid granskningstillfället har ingen tilldelats rollen IT-säkerhetsansvarig men det informella ansvaret för IT-säkerheten tillfaller IT-chefen. Granskningsmomentet anses vara ej uppfyllt då ingen formellt har tilldelats ansvaret för IT-säkerheten. Rekommenderat är att specificera IT-chefens rollbeskrivning och addera att denne är ansvarig för IT-säkerheten alternativt att tillsätta den roll som benämns som IT-säkerhetsansvarig i informationssäkerhetspolicyn. Akt : Informationssäkerhetsansvarig samt IT-chefen fick det övergripande ansvaret att utarbeta riktlinjer för IT-säkerhet. Ett dokument Riktlinjer InfoSäk Kalmar Region, har tagits fram som ska utgöra kommunens riktlinjer för informationssäkerhet. Dokumentet är ej antaget eller förankrat hos kommunstyrelsen. Då dokumentet Riktlinjer Infosäk Kalmar Region ej är antaget eller förankrat bedöms granskningsmomentet vara delvis uppfyllt. Detta dokument rekommenderas att det färdigställs, implementeras samt kommuniceras ut till verksamheterna. Ett naturligt steg efter detta är att påbörja arbetet av de dokument med rutinbeskrivningar som Riktlinjer Infosäk KalmarRegion hänvisar till. Augusti Oskarshamns kommun PwC

76 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet 3.2. Avsaknad av formella rutiner för behörighetshantering Iakttagelser och bedömning Akt : Informationssäkerhetsansvarig och IT-chef rekommenderas att tillsammans med kommunens systemägare utarbeta riktlinjer för åtkomst som inkluderar processer för tilldelning, förändring, borttag samt periodisk granskning av behörigheter. Arbetet med att ta fram riktlinjerna har påbörjats men är ej antaget eller förankrat hos kommunstyrelsen. Åtgärden bedöms som delvis uppfyllt då dokumentet Riktlinjer Infosäk Kalmar Region ej är antaget eller förankrat hos kommunstyrelsen. När Riktlinjer Infosäk Kalmar Region är antagen av kommunstyrelsen är nästa steg att ta fram de rutiner som riktlinjerna hänvisar till. Akt : Som en del av beskrivna aktivitet i granskningsmoment föreslås Kommunstyrelsen att ge den Informationssäkerhetsansvarige samt ITchefen i uppdrag att i samarbete med kommunens systemägare, utarbeta riktlinjer för loggning. Dokumentet Riktlinjer Infosäk Kalmar Region innehåller riktlinjer för loggning, dokumentet är inte antaget eller förankrat i kommunstyrelsen. Vidare saknas en riskbaserad ansats vid framtagandet av riktlinjer för hur loggning ska ske. Granskningsmomentet bedöms som delvis uppfyllt då dokumentet Riktlinjer Infosäk Kalmar Region ej är antaget eller förankrat hos kommunstyrelsen. Vidare rekommenderas loggningen vara riskbaserad och uppföljning bör göras för att säkerställa att riktlinjer och kommande rutiner efterföljs. Akt : Ett tidigare identifierat problem har varit stor andel gruppkonton med priviligierade behörigheter hos IT-avdelningen. Merparten av dessa är nu bortrensade. Det förekommer fortfarande gruppkonto på grund av begränsningar i systemen, vilka i dagsläget inte loggas. Granskningsmomentet bedöms vara ej uppfyllt då det fortfarande finns gruppkonton, som även innehar privilegierade behörigheter. Om dessa konton inte går att ta bort på grund av begränsningar i systemen, rekommenderas att införa kompenserande kontroller i form av exempelvis loggning samt uppföljning av dessa, för att hantera riskerna. Augusti Oskarshamns kommun PwC

77 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet 3.3. Avsaknad av förvaltningsmodell Iakttagelser och bedömning Akt : En anmärkning avseende avsaknad av systemförvaltningsmodell gjordes år 2015 varav kommunen har inlett samarbete med två grannkommuner för att arbeta fram en systemförvaltningsmodell. Modellen, som benämns som H2O-modellen, beskriver hela systemlivscykeln. Modellen är framtagen men ej formellt antagen. Granskningsmomentet bedöms som delvis uppfyllt. Modellen rekommenderas att det implementeras, kommuniceras ut till verksamheterna samt följas upp för att garantera efterlevnad. Akt : Kommunstyrelsen gav kommunkontoret i uppdrag att förtydliga riktlinjer för upphandling och inköp av IT-relaterade produkter och system samt därtill kopplad avtalshantering. Vid granskningstillfället identifierades en investeringspolicy som kort nämner IT-relaterade investeringar. Policyn är antagen år 2014 och har inte reviderats. Vidare saknas beskrivning om avtalshantering. Granskningsmomentet bedöms som ej uppfyllt då nuvarande policy ej är reviderad sedan år 2014 samt saknar information om avtalshantering. Policyn rekommenderas att det revideras samt uppdateras med riktlinjer för avtalshantering. Vidare bör det beskrivas att policyn ska revideras regelbundet. Akt : I enlighet med handlingsplanen har ett ärendehanteringsprogram implementerats med syftet att hantera alla inkommande serviceförfrågningar. Problemet är slutanvändare ringer till systemförvaltare istället, vilket resulterar i att vissa ärenden inte registreras. Granskningsmomentet bedöms som delvis uppfyllt då det i enlighet med handlingsplanen implementerats ett ärendehanteringssystem. Samtliga ärenden registreras och hanteras inte i systemet vilket försvårar mätning och uppföljning av nyckeltal. Processen för ärendehantering rekommenderas att den formaliseras och tydligt kommuniceras ut till verksamheterna för att säkerställa att processen efterlevs. Augusti Oskarshamns kommun PwC

78 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet 3.4. Avsaknad av formella rutiner för databasförändringar Iakttagelser och bedömning Akt : Enligt handlingsplanen rekommenderades att implementera en process för ändringshantering. Detta har resulterat i en processbeskrivning av ändringshanteringsprocessen som beskriver ändringshanteringen från initiering till produktionssättning av förändringen. Det finns en potential till förbättring i att konsekvent dokumentera samtliga förändringar. I nuläget är fokus på att uppdatera systemdokumentation, men att förändringar inte dokumenteras i detalj till enskilda ärenden. Leverantörer har ingen tidsbegränsad åtkomst till produktionsmiljön och kan koppla upp sig mot vissa av kommunens system under alla tider. Kompenserade faktorer i fallet är att det finns ett avtal att leverantörens ansvar regleras via serviceavtal samt VPN anslutning används för säker anslutning till produktionsmiljön. För att ytterligare förstärka kontrollen kring leverantörers tillgång till produktionsmiljön kan IT-avdelningen ansvara för att upprätta tidsbegränsade anslutningar. Granskningsmomentet bedöms som delvis uppfyllt då en process för ändringshantering tagits fram men processen hanterar inte behörigheter i produktionsmiljön för leverantörer samt kraven på dokumentation av utförda ändringar. Vidare rekommenderas att bedömningar görs utifrån en riskbaserad ansats på olika verksamhetssystem Avsaknad av rutiner för backup och avbrottshantering Iakttagelser och bedömning Akt : 2015 rekommenderades att införa kontroller relaterade till uppföljning av larm kopplade till backuper. Det finns en daglig rutin där larm följs upp och signeras. Både servrar för den virtuella IT-miljön samt den fysiska IT-miljön hanteras i den dagliga uppföljningen. Granskningsmomentet bedöms som uppfyllt då en rutin införts för daglig uppföljning av larm kopplat till backuper. Akt : IT-chefen har fått i uppdrag att införa regelbundna återläsningstester av backuper. I enlighet med den dagliga rutinen för larm avseende backuper görs återläsningstester för den virtuella IT-miljön. Detta har även gjorts för den fysiska IT-miljön, men det sker inte på en regelbunden basis. Granskningsmomentet bedöms som delvis uppfyllt då återläsningstester sker regelbundet för den virtuella IT-miljön men saknas för den fysiska IT-miljön. Akt : I handlingsplanen föreslogs ge stadsarkivarien uppdraget att tillsammans med systemägare och systemförvaltare definiera sparkriterier för information i system och på filareor. Processen för att inventera och utvärdera Augusti Oskarshamns kommun PwC

79 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet sparkriterier för system och enskilda informationstillgångar är i dagsläget inte dokumenterad. Det har inte heller genomförts några aktiviteter i verksamheten för att systematiskt inventera och utvärdera existerande sparkriterier samt återkopplat detta till IT avdelningen eller systemleverantör. Ett antagande är att det finns existerande backuprutiner som täcker stora delar av riskerna kopplade till felaktiga sparkriterier. Granskningsmomentet bedöms som delvis uppfyllt då det finns rutiner för backup men saknas formellt antagna sparkriterier för information i system och på filareor. Processen kring sparkriterier bör formaliseras samt kommuniceras med verksamheterna Säkerhetsinställningar Iakttagelser och bedömning Akt : En rekommendation om starkare lösenordskrav föreslogs vid granskningen år 2015 samt att nivån på autentisering ska styras utifrån klassificering av information. Inga säkerhetsinställningar har ändrats sedan granskningstillfället. Då klassificering av information inte gjorts för samtliga system och filareor, har arbetet med att definiera starkare lösenord baserat på inte påbörjats. Enligt IT-avdelningen finns en problematik i att stärka säkerhetsinställningarna då det kan begränsa åtkomst, samt begränsa vissa system. Granskningsmomentet bedöms som ej uppfyllt då inga åtgärder tagits i enlighet med handlingsplanen. Flerfaktorsidentifiering rekommenderas som kompensation till svaga lösenord Avsaknad av utbildning Iakttagelser och bedömning Akt : I enlighet med granskningen som genomfördes år 2015 rekommenderades Oskarshamns kommun att ge informationssäkerhetsansvarig och IT-chefen i uppdrag att tillsammans med HR-avdelningen säkerställa att personal kontinuerligt genomgår utbildning inom informationssäkerhet. Vidare skulle även detta inkluderas i introduktion till nyanställda. Verktyget som introducerades vid förra granskningstillfället har fått bra genomslagskraft och används för att utbilda befintlig personal. Det finns ingen formell utbildningsprocess för nyanställda. Det saknas även en tydlig plan för vilka typer av utbildningar som ska genomföras. Granskningsmomentet bedöms som delvis uppfyllt i enlighet med handlingsplanen då det sker viss utbildning av befintlig personal. Det finns inte någon tydlig plan för vilka utbildningar som ska genomföras inom området för informationssäkerhet. Det saknas även en formell utbildningsprocess för nyanställda. Augusti Oskarshamns kommun PwC

80 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet Uppdragsledare Pär Sturesson Projektledare Viktor Bergvall Augusti Oskarshamns kommun PwC

81 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet Appendix 1: Bedömning av uppfyllnadsgrad Nedan följer en sammanställning över PwC s bedömning av uppfyllnadsgrad för kontroller inom respektive revisionsmoment; Revisionsmoment Moment Kommunstyrelsen föreslås utse en informationssäkerhetsansvarig i enlighet med antagen informationssäkerhetspolicy. Moment Kommunstyrelsen rekommenderas att utforma ett uppdrag till IT-chefen för arbetet med ITsäkerhet enligt rollbeskrivning i antagen informationssäkerhetspolicy. Moment Informationssäkerhetsansvarig samt IT-chefen föreslås ha det övergripande ansvaret att utforma riktlinjer för IT-säkerhet. Moment Informationssäkerhetsansvarig samt IT-chef föreslås definiera riktlinjer tillsammans med kommunens systemägare gällande åtkomst. Moment Som en del av ovan beskrivna aktivitet, , föreslås det också utarbeta riktlinjer för loggning. Moment IT-chefen rekommenderas att införa unika användarkonton med stark autentisering för högre behörigheter på IT-avdelningen. Moment IT-chefen, systemägare och förvaltare föreslås implementera en systemförvaltningsmodell. Oskarshamns kommun Uppfyllt Ej uppfyllt Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt Delvis uppfyllt Moment Kommunkontoret föreslås förtydliga riktlinjer för upphandling och inköp av IT-relaterade produkter och system. Moment IT-chefen tillsammans med systemägare och systemförvaltare föreslås utveckla kommunens servicedeskfunktion för att omfatta all ärendehantering. Moment IT-chefen rekommenderas att implementera en process för ändringshantering. Processen ska användas av IT-avdelningen, kommunens systemförvaltningsorganisationer samt externa leverantörer vid förändringar i kommunen system. Moment Kommunstyrelsen föreslås ge IT-chefen i uppdrag att införa kontroller relaterade till uppföljning av larm kopplade till backuper. Ej uppfyllt Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Augusti Oskarshamns kommun PwC

82 Uppföljning av granskning från 2015 avseende IT-säkerhet Moment Kommunstyrelsen föreslås ge IT-chefen i uppdrag att införa regelbundna återläsningstester från backup. Moment Stadsarkivarien föreslås att i uppdrag tillsammans med systemägare och systemförvaltare definiera sparkriterier för information i system och på filareor. Moment Informationssäkerhetsansvarig och ITchefen rekommenderades att definiera starkare krav på lösenord för kommunens system, nivån för detta bör styras från klassificering av informationen. Moment Informationssäkerhetsansvarig och ITchefen föreslås att tillsammans med Personalavdelningen säkerställa att detta verktyg används som en del av introduktion av nya medarbetare men också säkerställa att befintlig personal genomgår en utbildning med viss periodicitet. Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt Delvis uppfyllt Augusti Oskarshamns kommun PwC

83 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Svar avseende granskning av IT-säkerhet Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Oskarshamns kommun har PwC genomfört en uppföljning av beslutade aktiviteter efter granskningen från 2015 avseende IT-säkerhet. Av uppföljningen framgår att delar av handlingsplanen inte är genomförd och revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen senast den 30 november. Inledning Inledningsvis är det viktigt att understryka att större delen av granskningen rör informationssäkerhet och områden som spänner över hela den kommunala verksamheten varför rubriken IT-säkerhet i viss mån är missvisande. Detta påtalades redan i samband med granskningen 2015 och den handlingsplan som togs fram då hade rubriken Granskning av IT-säkerhet och informationssäkerhet. Svaren nedan på denna uppföljning refererar till punkterna i revisionsrapporten. Akt I samband med granskningen 2015 tilldelades kommunens säkerhetschef rollen som informationssäkerhetsansvarig. I och med att inga extra budgetmedel avsattes har det varit svårt att allokera utrymme för att jobba med dessa frågor inom ramen för befintlig tjänst, vilket är en starkt bidragande orsak till att punkter i granskningen inte är genomförda fullt ut. Inför 2019 har kommunstyrelseförvaltningen äskat om utökad ram för att kunna tillsätta en heltidstjänst som även kan jobba med GDPR. Kommunstyrelseförvaltningens uppfattning är att denna tjänst är helt nödvändig för att fortsätta med flera av åtgärderna utifrån denna granskning samt för att över tid driva ett systematiskt informationssäkerhetarbete. Akt IT-chefens ansvar och tillika IT-säkerhetsansvar har övergripande beskrivits i kommunens antagna informationssäkerhetspolicy. Enligt revisorernas uppföljning anses detta inte vara tillräckligt varför kommunstyrelseförvaltningens förvaltningschef föreslås utforma en rollbeskrivning samt formellt tilldela IT-chefen ansvaret för IT-säkerheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

84 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Akt Efter granskningen 2015 inleddes ett omfattande arbete med att utarbeta riktlinjer för informationssäkerhet. Arbetet genomfördes i samverkan med andra kommuner i länet samt regionförbundets dåvarande informationssäkerhetssamordnare. När denne slutade fick Oskarshamns kommun ta en aktiv roll i ett upphandla konsultstöd via regionförbundet för att färdigställa riktlinjerna. Lagom till att riktlinjerna var klara tillsammans med en uppdaterad version av informationssäkerhetspolicyn fick arbetet med GDPR prioriteras. Utifrån GDPR har en mängd styrande dokument utarbetats, som knyter an till framtagna riktlinjer för informationssäkerhet. I och med denna uppföljning har PwC granskat framtagna riktlinjer för informationssäkerhet utan några synpunkter och nästa steg nu efter att GDPR trätt i kraft är att lyfta dessa riktlinjer för politisk förankring samt implementera dem i verksamheten. Detta kräver dock en annan bemanning kring det systematiska informationssäkerhetsarbetet (se Akt ) och att verksamheterna avsätter tid för detta. Akt Riktlinjer för åtkomst är en delmängd av de riktlinjer för informationssäkerhet som nämns under Akt Implementation av dessa blir således också en delmängd av införandet av riktlinjer för informationssäkerhet medan rutiner för åtkomst blir en tolkning av framtagna riktlinjer som görs av respektive systemförvaltningsorganisation. Akt För riktlinjer för loggning gäller samma svar som för Akt Riskanalysen görs lämpligen av respektive systemförvaltningsorganisation i samarbete med den informationssäkerhetsansvarige, Dataskyddsombud och IT. Akt Sedan granskningen 2015 har IT-avdelningen genomfört ett omfattande arbetet för att jobba bort gruppkonton med priviligierade rättigheter. Många av de verksamhetssystem som erbjuds till kommunal verksamhet har dock en gammal arkitektur, vilket fortfarande ibland sätter begränsningar i behörighetstilldelningen. Det är därför viktigt att långsiktigt verka för en kravställning inom området vid upphandling av nya system. Som en kortsiktig åtgärd för de system som berörs kommer ITavdelningen att införa utökad loggning och kontroll. Akt Den systemförvaltningsmodell som utarbetats bör antas att gälla för samtliga kritiska verksamhetssystem. Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för att ta fram ett förslag till beslut. Akt Nya anvisningar för investeringsbudgeten har publicerats på kommunens intranät av Ekonomiavdelningen i början av oktober Där beskrivs att alla IT-investeringar ska gå via ITavdelningen och äskas i en gemensam budget. Processen är illustrerad och följer samma process som för fastighetersinvesteringar. Angående avtalshantering bör den följa ordinarie rutin för avtalshantering med tillägget att IT-avdelningen lämpligen har åtkomst till samtliga gällande IT-avtal som ingås. Akt Sedan granskningen 2015 har IT-avdelningen infört ett nytt ärendehanteringssystem och vissa systemförvaltningsorganisationer ute i verksamheten hanterar sina ärenden via detta. När ett nytt verksamhetssystem tas in i detta ärendehanteringssystem definieras processen för detta. ITavdelningen har också gjort en omorganisation där en mer robust Servicedesk-funktion(IT First Line) har skapats. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att samtliga verksamhetskritiska system samt övriga system på begäran från verksamheterna införs i detta ärendehanteringssystem med en central felanmälan. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

85 PROTOKOLL Sida 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Akt IT-avdelningen arbetar idag efter framtagen process för ändringshantering. Som ett nästa steg bör ändringar för verksamhetskritiska system hanteras enligt denna process samt dokumenteras i det gemensamma ärendehanteringssystemet. Aktuella leverantörer ska också omfattas av denna process med dokumentationskrav. Tidsbegränsad uppkoppling från leverantörer kan dock bli ett hinder när leverantörerna nyttjas för felsökning vid incidenter. IT-avdelningen bör ta fram en avtalsmall som ska nyttjas för att reglera leverantörernas åtkomst om detta inte reglerats i leveransavtalet. Akt Återläsningstester för den virtuella miljön genomförs regelbundet och har även gjorts för fysiska servrar med gott resultat, dock ej regelbundet då detta är en betydligt mer omfattande aktivitet. ITavdelningen åtar sig att schemalägga regelbundna återläsningstester av fysiska servrar i avdelningens verksamhetskalender. Akt Lagring och gallring av information styrs av verksamheternas antagna dokumenthanteringsplaner. Om/när framtagen systemförvaltningsmodell nyttjas vid införande av system, hanteras dessa frågor. Enligt framtagen systemförvaltningsmodell är det systemförvaltningsorganisationen som ska säkerställa att lagring och gallring följer dokumenthanteringsplanerna även för befintliga system. Just nu förs en dialog via kommunens eutvecklingsgrupp för att uppmärksamma verksamheterna på deras ansvar i denna fråga. IT-avdelningens ansvar är att svara upp mot dessa krav men om systemet driftas som molntjänst måste kraven ställas till leverantören. Akt Denna iakttagelse och bedömning är inte helt korrekt. Som en del av framtagen systemförvaltningsmodell genomförs en klassning av informationen där verksamheterna får rekommendationer på säkerhetsskyddsåtgärder. I vissa fall har tvåfaktorsautentisering införts som en följd av denna klassning. Enligt framtaget förslag till riktlinjer för informationssäkerhet ska all information klassas utifrån rättsliga krav, informationens värde för verksamheten och den enskilde. Denna klassning ansvarar informationsägaren för medan systemägaren har det yttersta ansvaret för kravställning utifrån detta, antingen mot IT-avdelningen eller mot extern leverantör av molntjänst. Akt Efter granskningen 2015 införskaffades ett e-learning verktyg med en tillhörande utbildning i informationssäkerhet. Denna har använts i vissa verksamheter. HR-chefen har nyligen fått i uppdrag att se över introduktionen för nya medarbetare där denna utbildning föreslås vara en ingående del. Vidare bör den informationssäkerhetsansvarige verka för en kontinuerlig fortbildning av befintliga medarbetare, bland annat med stöd av e-learning verktyget. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelseförvaltningen föreslås att kommunstyrelsen antar tjänsteutlåtandet som kommunstyrelsens svar till kommunens revisorer. Dagens sammanträde IT-chef Tomas Karlsson informerar om förslaget till svar på revisorernas uppföljande granskning av kommunens IT-säkerhet utifrån delarna informationssäkerhet, systemförvaltning och IT-säkerhet. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

86 PROTOKOLL Sida 4 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Informationssäkerhet för Oskarshamns kommun - Systematiskt informationssäkerhetsarbete - GDPR - NIS- direktivet, svensk lag från och med 1 augusti (Network and Information Security Directive). - Sambi kräver ledningssystem för informationssäkerhet. - SITHS blir EFOS - Civilt försvar - Riktlinjer från socialstyrelsen, HSLF-FS 2016:40, journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvård MSBs åtta punkter till landstingen 1. Informationssäkerhetspolicyn ska hållas aktuell och omfatta all verksamhet, inklusive medicinteknik och ICS/SCADA. 2. Funktionen för samordning och utveckling av informationssäkerhet i landstinget ska tilldelas tillräckligt med resurser för arbetet, både centralt och lokalt i verksamheterna. 3. Ledningen ska informera sig om hur nuläget och utvecklingen ser ut. 4. En handlingsplan utifrån informationssäkerhetsmålen, nuläget och tilldelade resurser ska beslutas av ledningen. 5. Ett etablerat arbetssätt för riskanalyser ska användas. 6. Informationen som hanteras i verksamheten ska identifieras. Klassa sedan informationen efter hur allvarliga konsekvenserna skulle bli avbristande informationssäkerhet. 7. Informationssäkerhetsrelaterade krav ska upprättas och användas vid upphandlingar. 8. Uppföljning av genomfört arbete ska ske. Andreas Erlandsson (S) yrkar att ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ordföranden ställer proposition på yrkandet från Andreas Erlandsson (S) och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelseförvaltningen - Bilaga Missiv uppföljning IT Oskarshamn - Bilaga Rapport IT-säkerhet uppföljning Oskarshamn 2018 Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

87 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunkontoret Ekonomiavdelningen Kristina Danielsson E-post: kristina.danielsson@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Månadsbokslut oktober 2018 Förslag till beslut Informationen noteras som mottagen. Ärendet Månadsbokslutet per 31 oktober 2018 inklusive årsprognos för 2018 har sammanställts. Periodens resultat uppgår till +87,8 mkr, med stor påverkan av finansnettot. Årets resultat prognosticeras till +68,4 mkr, en positiv budgetavvikelse med +39,9 mkr. Verksamhetens nettokostnader beräknas bli 4,9 mkr högre än budgeterat. Det är 6,5 mkr lägre än senaste prognosen. Negativa avvikelser gentemot budget finns inom bildningsnämnden med -4,0 mkr, samhällsbyggnadsnämnden med -3,8 mkr samt teknisk nämnd avgiftsfinansierad verksamhet med -2,0 mkr. Positiva avvikelser finns inom finansnettot med 43,1 mkr, kansli och kommundirektör med 1,3 mkr, kommunstyrelseförvaltningen avgiftsfinansierad verksamhet med 0,3 mkr och skattefinansierad verksamhet med 0,5 mkr, tillväxt- och näringslivskontoret med 0,5 mkr, socialnämnden med 2,3 mkr samt skatteintäkter och generella statsbidrag med 1,7 mkr. Investeringarna beräknas uppgå till 225,5 mkr för helåret Det är 36,4 mkr lägre än budgeterat. De avgiftsfinansierade investeringarna beräknas bli 28,2 mkr lägre än budgeterat och de skattefinansierade investeringarna beräknas bli 8,1 mkr lägre än budgetarerat. Det avser främst utvecklingsområden, VA-investeringar samt IT-investeringar. Den största avvikelsen finns under Gator och vägar- särskilda satsningar, där Gotlandsrangeringen ingår. För dess finansiering har kommunen erhållitmedel i mervärdesavtalet. Det första finansiella nyckeltalet avseende att nettokostnadernas andel av skatteintäkter och generella statsbidrag ska uppgå till max 100 % för 2018 uppnås inte i prognosen för helåret, då det nyckeltalet uppgår till 100,4 %. Det andra finansiella nyckeltalet avseende självfinansiering av skattefinansierade investeringar uppnås, då måltalet för 2018 är en självfinansieringsgrad på minst 46 % och prognosen ger 46,3 %. Morgan Olsson Förvaltningschef Kristina Danielsson Ekonom Beslutsunderlag Månadsbokslut oktober 2018

88 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/ Skickas till Ekonomiavdelningen

89 Ma nadsbokslut per 31 oktober 2018 inkl a rsprognos INNEHÅLLSFÖRTECKNING Verksamhetsberättelse... 2 Kommunövergripande... 2 Förvaltningarna... 2 Finansförvaltningen... 6 Ekonomisk redovisning... 7 Driftrapport... 7 Investeringsrapport... 8 Exploateringsrapport... 9 Finansrapport Sjukfrånvarorapport 11 1 (14)

90 Verksamhetsberättelse Kommunövergripande Oskarshamns kommun budgeterar ett positivt resultat på 28,5 mkr för Helårsprognosen för 2018 visar ett positivt resultat på 68,4 mkr. Det innebär en positiv avvikelse på 39,9 mkr jämfört med budget. Den största förändringen från föregående månad i prognosen för helåret 2018 finns inom verksamhetens nettokostnader där kommunstyrelseförvaltningen samt socialnämnden nu visar positivt resultat samt bildningsnämnden lägre negativt resultat än tidigare. Verksamheterna redovisar en negativ budgetavvikelse på 4,9 mkr i helårsprognosen. Positiva avvikelser finns inom kansli och kommundirektör +1,3 mkr, tillväxt- och näringslivskontoret +0,5 mkr samt kommunstyrelseförvaltningen avgiftsfinansierad del +0,3 mkr samt skattefinansierad del 0,5 mkr. Negativa avvikelser finns inom bildningsnämnden på -4,0 mkr, tekniska nämnden avgiftsfinansierad verksamhet -2,0 mkr, samhällsbyggnadsnämnden på -3,8 mkr. Skatteintäkter och generella statsbidrag visar en avvikelse mot budget med +2,8 mkr. Finansnettot beräknas ge 43,1 mkr mer än budgeterat. Investeringsbudgeten för 2018 uppgår till 261,9 mkr. Helårsprognosen uppgår till 225,5 mkr. Detta medför en positiv avvikelse på 36,4 mkr. Inom den avgiftsfinansierade verksamheten är det utvecklingsområdena och VAinvesteringarna, vilka visar lägre prognosticerade nettokostnader än budgeterat med 17,8 mkr respektive 10,5 mkr. På den skattefinansierade sidan prognosticeras en positiv avvikelse på 8,1 mkr, med lägre kostnader är budgeterat för främst utvecklingsområden samt IT-investeringar. Angående Gator och vägar- särskilda satsningar med en prognosavvikelse mot budget på 25,0 mkr så ingår Gotlandsrangeringen där. För Gotlandsrangeringen har kommunen i mervärdesavtalet erhållit 25 mkr. Det första finansiella nyckeltalet är att nettokostnadernas andel av skatteintäkter och statsbidrag ska uppgå till max 100,0 % för Helårsprognosen visar ett utfall på 100,4 %. Det andra finansiella målet är att självfinansieringsgraden av skattefinansierade investeringar ska vara minst 46 % Prognosen är 46,3 % om hänsyn tas till mervärdesfinansieringen av Gotlandsrangeringen samt Lönsamma investeringar. Förvaltningarna Kansli och kommundirektör Kansli och kommundirektör redovisar ett överskott i driftuppföljningen om 2,1 mkr per oktober 2018 (varav kapitalkostnader utgör 0,1 mkr). Periodens överskott härleds till kommunstyrelsens buffert för nyschablonen om 1,2 mkr. Det övriga överskottet om 0,9 mkr beror på att kostnaderna för verksamheten inte belastats fullt ut ännu. Helårsprognosen för Kansli och kommundirektör 2018 visar ett plusresultat om 1,3 mkr. Prognosöverskottet består av nyschablonen om 1,2 mkr. Tillväxt- och näringslivskontoret Tillväxt och Näringslivskontoret redovisar ett överskott i driftuppföljningen om 2,6 mkr (varav kapitalkostnader utgör 0,4 mkr) per den sista oktober Periodens överskott härleds främst till att Landsbygdsutvecklingen redovisar ett överskott på 1,6 mkr, Nova redovisar ett överskott på 1,0 mkr samt att Arbetsmarknadsenheten redovisar ett överskott om 0,4 mkr. Arbetsmarknadsenhetens överskott beror bl.a. på ännu ej kostnadsbelastade insatser för kommunala arbetsmarknadsåtgärder. Vidare är utfallet för Landsbygdsutveckling fortfarande lågt, men där de 2 (14)

91 lokala utvecklingsplanerna kommer resultera i ett ökat kostnadsutfall. Helårsprognosen för Tillväxt och Näringslivskontoret år 2018 visar på ett prognostiserat överskott om 0,5 mkr. Förändring av prognosen beror främst på att utbetalningar kommer tidigareläggas för Landsbygdsutveckling. Kommunstyrelseförvaltningen Inom förvaltningens avdelningar pågår olika typer av förändringsarbeten där Ekonomi- och HR avdelningarna genomför större förändringar och övriga mindre justeringar. Kommunstyrelseförvaltningen redovisar i driftuppföljningen ett överskott om 3,0 mkr, i det beloppet ingår ett överskott avseende kapitalkostnader för Räddningstjänsten med 0,9 mkr. Personalavdelningen visar ett överskott om 2,4 mkr, där kostnader för vissa verksamheter, som exempelvis friskvård, kommer senare på året. Räddningstjänsten visar ett överskott om 0,9 mkr och i övrigt visar de andra avdelningarna mindre över- eller underskott för perioden. Förvaltningen beräknar med siffrorna fram till 31 oktober som underlag ett överskott på 0,5 mkr för helåret 2018, i det beloppet ingår ett överskott avseende kapitalkostnader för Räddningstjänsten med 1,0 mkr. Att prognosen vänt från underskott till överskott förklaras av att kommunen får statligt stöd för delar av de räddningsinsatser som genomfördes under sommaren. Kommunstyrelseförvaltningen redovisar i investeringsuppföljningen ett överskott på 19,4 mkr för perioden. Överskottet härleds till de avgiftsfinansierade verksamheterna om 9,5 mkr och till de skattefinansierade verksamheterna om 9,9 mkr. Inom de skattefinansierade verksamheterna härleds överskottet mestadels till IKT-projektet om 1,9 mkr, utveckling inom e-förvaltning om 1,4 mkr och e-förvaltningsprojektet om 2,1 mkr. Kommunstyrelseförvaltningen redovisar för helåret 2018 investeringsuppföljningen ett överskott på 5,4 mkr. Satsningarna på e- förvaltning är i ett tidigt skede, vilket gör det svårt att definiera när i tid satsningarna kommer genomföras. Ekonomiavdelningen Under perioden har det fortsatta förändringsarbetet pågått med fokusering på processer, system och organisation. Budgetgruppen har arbetat intensivt de senaste veckorna med att förändra befintlig budgetprocess. Avdelningen har haft inledande möten med externa konsulter med fokus på att förbättra kvalitéten på bland annat räkenskapssammandrag, demografimodell osv. Detta arbete är förenligt med ökade kostnader då kompetens måste köpas in externt. Ärendet kring förskingringen som ägde rum på ekonomiavdelningen för några år sedan har blossat upp igen med anledning av att försäkringsbolagen nyligen har återkommit med att ersättningen blir noll kronor. Räddningstjänsten Efter sommarens skogsbränder har arbete med sammaställning av kostnader och debiteringsunderlag prioriterats. Färdigställandet av samverkansavtalet med kärnkraftsindustrin är i slutfas. IT-avdelningen Förutom pågående projekt läggs nu stort fokus på en översyn av IT-avdelningens finansieringsmodell. HR-avdelningen Inom HR är det svårt att överblicka slutliga kostnaderna för företagshälsovård. Stora insatser görs och kostnaderna uppstår vid olika tillfällen över tid. 3 (14)

92 Tekniska kontoret Mindre skadegörelse både på fastigheter och inom gatusidan under oktober. Bevattningsförbudet fortsätter, då det är fortsatt ont om vatten i t ex Hummeln. Ny fastighetschef anställd. Prishöjningar börjar komma på livsmedel p.g.a. den torra sommaren. Budgeten för hela årets vinterväghållning är slut. Just nu prognos på 2,0 mkr för året. Storleken på underskottet beror på hur höstvintern blir. En mindre del kan finansieras inom befintlig budget. Det finns ett beslut från KF om att överskott eller underskott från vinterväghållningen hanteras i bokslut. Fastighetsavdelningens budget beräknas bli +- 0 vid årets slut under förutsättning att det blir en normalkall höstvinter. Helårsprognos att va-verksamheten kommer att behöva använda 2 mkr av överskottet pga ökade kapitalkostnader (Hummeln och Ernemar) samt ökade driftkostnader på Ernemar ARV (el och kemikalier). Enligt Vaplanen ska kommunen ordna Va i ett antal områden, företrädesvis kustnära, enligt särskild tidplan enligt överenskommelse med Länsstyrelsen. På grund av svårigheter med framkomligheten i vissa projekt är det svårt att nu bedöma om det kommer att krävas överföringar till Svårigheterna är av både teknisk och administrativ/ juridisk art. Projektering av utbyggnad av matsal på Vallhallaskolan pågår men byggnationen kommer att fortsätta Utomhusinventarierna till daglig verksamhet på Åsaområdet kan inte genomföras förrän ombyggnaderna är klara. Budgeten 0,25 mkr skjuts till Byggnationen på Åsaområdet kommer att fortsätta in på Ca 2 mkr kan behöva överföras. Inga större avvikelser av drift- eller investeringsbudget i övrigt. Samhällsbyggnadskontoret Antalet ansökningar om bostadsanpassningsbidrag är totalt färre hittills under året men avser mer omfattande åtgärder. Under perioden har det inkommit fler större fakturor än brukligt. Ekonomisk riktpunkt för perioden är 83 %, utfallet ligger på 209 %. Prognosen är 4 (14) osäker och det prognosticerade underskottet för bostadsanpassningsåtgärder beräknas till 4,7 mkr. Ekonomin för samhällsbyggnadskontorets kärnverksamheter exklusive bostadsanpassning är god. Kostnaderna för bostadsanpassning fortsätter att vara höga. Sammantaget visar prognosen på ett prognosticerat underskott om 3,8 mkr, vilket är ett större underskott än i septemberprognosen. Bildningsförvaltningen Resultatet för bildningsnämndens totala verksamhet per okt 2018 redovisar ett överskott om 5 mkr exklusive kapitalkostnader (6 mkr inklusive kapitalkostnader). Förskolans verksamhetsområde redovisar ett överskott om 1,4 mkr, vilket härleds till en mycket sparsam användning av övriga kostnader, ökade statsbidrag och en icke periodiserad personalbudget för att möta en normalt sett högre personalkostnad på hösten än på våren. Grundskolans verksamhetsområde redovisar ett överskott på 2,6 mkr. Överskottet beror främst på ett ökat antal elever under hösten. Många av eleverna är nyanlända år 1-2, vilket genererar grundskolan en högre elevpeng. Verksamheten har inte lyckats öka sin personal i samma takt som eleverna har strömmat in. Grundskolan är mycket försiktig med att öka sina personalkostnader utifrån tidigare ekonomiska läge. Överskottet beror även på att statsbidrag för jämlik och likvärdig skola har kommit in men ännu ej helt förbrukats. Gymnasieskolan/ vuxenutbildningen redovisar ett underskott på 1,4 mkr för perioden. Underskottet härleds till ett statsbidrag som påverkar ifrån förra året, samt en högre personalkostnad än budgeterat. Fritidsverksamheten redovisar ett positivt resultat om 0,5 mkr för perioden. Kulturverksamheten redovisar ett resultat i balans för perioden.

93 Central förvaltning och förvaltningschef redovisar ett översskott om 1,9 mkr. Skolskjutskostnaden ser fortfarande ut att överstiga budgeterade medel men i mindre omfattningen och kostar idag -2,4 mkr mer än budgeterat. Till detta hör att förra årets intäkt ifrån angränsande kommuner minskar årets totalkostnad med ca 0,7 mkr. Det centrala resultatet påverkas också negativt av en obalanserad budget gällande personal- och lokalkostnader. Under de senaste månaderna kan förvaltningen se att övriga kostnader minskat under central förvaltning, t.ex. kostnader för IKT och dator. Kostnaden för modersmålsundervisning påverkar utfallet positivt, då verksamheten inte har kunnat anställa i den omfattning som efterfrågats och behövts. Barnomsorgavgifter, maxtaxa samt inkomstkontrollen påverkar också utfallet positivt. Lägre elevpeng påverkar också positivt mot budget. Inför 2018 tog bildningsnämnden beslut om att bufferten som varje förvaltning ska ha till oförutsägbara utgifter fick användas direkt till driften. Denna buffert håller förvaltningen just nu på att återskapa och den kan användas till att minska underskottet. Beslutade åtgärder har gett följande effekter: - Justerad elevpeng: Utfallet minskade med 352 tkr mot vad som skulle betalats ut med tidigare högre elevpeng. - Skoltransporter: Det tydligare regelverket tillämpas och vi kan se en del av den minskade kostnaden för transport påverkas positivt. Faktureringen till fristående verksamheter och andra kommuner ger också ökade intäkter. - Minskad administration: utfallet är en del i det överskott som redovisas under central administration. - Minskad bemanningsenhet: utfallet är en del i det överskott som redovisas under central administration. - Minskat stöd gällande systematiskt kvalitetsarbete och ungdomsfrågor: utfallet är en del i det överskott som redovisas under central administration. - Naturvetenskap och teknik för alla (NTA): Utfall ännu inte påvisbart. Bildningsnämndens investeringsbudget per okt 2018 uppgår till 13,3 mkr och periodens utfall uppgår till 6,8 mkr. Detta innebär ett överskott mot budget om 6,5 mkr. För bildningsförvaltningens driftbudget prognostiseras ett underskott för helåret om -4 mkr exklusive kapitalkostnader och semesterlöneskulden med information om att vi ser en möjlighet till att ytterligare revidera prognosen uppåt under årets två sista månader. Verksamheterna prognositeras att vara i balans kring bokslutet och minuset kommer ifrån de centrala delarna. Detta är en fortsatt försiktig prognos. Förskolans verksamhetsområde gör en prognos på en verksamhet i ekonomisk balans och gymnasieskola/ vuxenutbildningen prognostiserar ett underskott om 0,8 mkr för helåret. Grundskolan gör en prognos på 0,5 mkr. Antalet nya elever samt inflödet av statsbidrag i relation till de besparingarna som har genomförts har gett bättre ekonomiskt utfall än väntat. Fritidsverksamheten prognostiserar ett överskott relaterat till sommarens intäkter. Övriga verksamhetsområden prognostiserar ett resultat i balans. I mars månadsuppföljning påvisades att skoltransporter redovisade ett underskott om 6,8 mkr i helårsprognosen. Prognosen för skoltransporter har sedan mars månads redovisning förbättrats och vid oktobers månadsuppföljning beräknas ett underskott om 4,2 mkr för helåret i detta underskott finns dock inkomster medräknade som härleds till Hela investeringsbudgeten på 2018 prognostiseras att användas under året förutom att en kostnad på 0,15 mkr för asfaltering vid arenans senareläggs till våren och avsatta medel önskas föras över till (14)

94 Socialförvaltningen Gällande månadsuppföljningen för oktober visar socialförvaltningen ett resultat om cirka 2,5 mkr. Område Etablering, under året har kostnaderna varit betydligt högre än intäkterna. Under årets tio första månader kan det fortsatt konstaterats en regelbunden och successiv minskning av personalkostnader. Resultatet uppgår till drygt -1,2 mkr. IFO redovisar ett resultat om -2,1 mkr för perioden. ÄO redovisar ett resultat på 1,8 mkr. Personalkostnaderna ligger hittills i år lägre än budget, vilket är ett resultat av bra bemanningsekonomi och till viss del vakanta tjänster. Övertidsstatistiken visar positiv trend jämfört med föregående och behovet av korttidsplatser har varit lägre, vilket ger positiv effekt på ekonomin. OF exklusive personlig assistans fortsätter trenden med ökade personalkostnader även i oktober. Fler placeringar än budgeterat bidrar till underskottet. Resultatet uppgår till -3,3 mkr. Personlig assistans, hittills inga nya ärenden under 2018 men det konstateras att inom vissa befintliga ärenden används mer timmar än beviljat av Försäkringskassan. Nya rutiner för bättre kontroll av antalet timmar har implementerats och ger effekt. Periodens resultat uppgår till 5,8 mkr. HSE visar ett resultat på cirka -0,1 mkr. En stor del av underskottet förklaras genom vakanta tjänster och därmed ökad övertid och sjuktal både inom sjuksköterskeenheten men även inom rehabenheten, rekryteringar pågår. Den senaste tiden har det konstaterats en ökning av speciella hjälpmedel som inte tillhör kategorin av de mest standardiserade hjälpmedlen. Inköp av skyddsförkläden relaterat till skabbutbrott har hittills gett 0,2 mkr i oförutsedda kostnader. Central administration där bland annat socialnämndens pott för oförutsedda kostnader finns påverkar periodens resultat positivt. I denna summa ingår en engångspost om 1 mkr hänförlig till resultatöverföring Kostnaderna för ekonomiskt bistånd fortsätter på hög nivå, resultat för perioden uppgår till -2,9 mkr. Socialförvaltningen gör idag årsprognos på ca 2,3 mkr. Prognosen inkluderar inte semesterlöneskulden. Etablering: prognos 0,5 mkr Planering pågår för avslut av utslussboendet Farleden. Verksamheten fortsatt under avveckling. Området för Funktionsnedsatta (inkl. assistansen ): prognos 1, 5 mkr Tre nya externa placeringar f o m augusti, ej budgeterat. Hög kostnad för övertid i sommar. Kortidsfrånvaron för sjukskrivningar har ökat något. Äldreomsorgen: prognos 1,0 mkr Under hösten fortsätter projektet om digitala inköp inom hemtjänsten. Personalen kommer fortbildas inom begreppet välfärdsteknik. Hälso- & sjukvården: prognos -0,2 mkr Samverkan Oskar kommer att fortgå och utvecklas vidare med hembesöksteam liksom utveckling av verksamhetens kvalitet och patientsäkerhet inom flera processer. Individ och Familjeomsorgen: -1,5 mkr Fokus under resterande del av 2018 är att lägga budgeten så att den speglar organisationen som den ser ut idag. Central förvaltning: prognos 4,5 mkr Inkluderar resultatöverföring från år Nämndens pott för oförutsedda händelser hittills oanvänd. Avsatta medel för avgångsvederlag/ avtalspensioner förväntas vara oanvänd under året. Ekonomiskt bistånd: prognos -3,5 mkr Övrig finansiell verksamhet Denna post avser intäkt av intern ränta, pensionsutbetalningar, central löneökningspott mm. Finansförvaltningen Kommunens långsiktiga finansiella innehav per oktober 2018 uppgår till mkr (1 087). Finansnettot på årsbasis prognostiseras till 74,2 mkr (31,1 mkr enligt budget). Placeringarnas totala marknadsvärde överstiger det bokförda värdet med 8,3 mkr. Det övergripande målet för förvaltningen är en avkastning om 3 % per år. Under oktober 2018 uppgick avkastningen på hela portföljen till 1,45 %. Den kortsiktiga likviditetsförvaltningen uppgår till 132 mkr per sista oktober. Under året har fyra insättningar gjorts till KLP från den egna förvaltningen. 6 (14)

95 Ekonomisk redovisning Driftrapport Drift Budget Utfall Avvikelse Budget Prognos Avvikelse (mkr) ack ack ack helår helår helår Avgiftsfinansierat Kommunstyrelsen Kommunstyrelseförvaltningen 0,0 0,7 0,7 0,0 0,3 0,3 Tekniska nämnden 0,0-2,8-2,8 0,0-2,0-2,0 Summa avgiftsfinansierat 0,0-2,1-2,1 0,0-1,7-1,7 Skattefinansierat Kommunstyrelsen Kansli- och kommundirektör -13,2-11,0 2,1-15,7-14,4 1,3 Kommunstyrelseförvaltningen -66,9-63,9 3,0-80,1-79,6 0,5 Tillväxt- och näringlivskontoret -24,5-21,9 2,6-29,4-28,9 0,5 Övrig finansiell verksamhet -32,5-32,5 0,0-39,0-39,0 0,0 Tekniska nämnden -79,7-85,2-5,5-95,7-95,7 0,0 Samhällsbyggnadsnämnden -22,1-21,9 0,3-26,5-30,3-3,8 Bildningsnämnden -549,2-543,2 6,0-658,4-662,4-4,0 Socialnämnden -496,7-494,2 2,5-592,8-590,5 2,3 Valnämnden -0,3-0,4-0,1-0,4-0,4 0,0 Revisionen -0,9-0,5 0,4-1,1-1,1 0,0 Summa skattefinansierat , ,8 11, , ,3-3,1 Verksamheternas nettokostnader , ,9 9, , ,1-4,9 Skatteintäkter och statsbidrag 1 280, ,3 0, , ,2 1,7 Resultat före finansnetto -5,8 4,4 10,2-2,7-5,9-3,2 Finansnetto 26,0 83,4 57,4 31,2 74,3 43,1 RESULTAT 20,2 87,8 67,6 28,5 68,4 39,9 Nettokostnadernas andel av skatteintäkter och statsbidrag Utfall 100,5% 99,7% 100,0% 100,4% Måltal ,0% 7 (14)

96 Investeringsrapport Investeringar Budget Utfall Avvikelse Budget Prognos Avvikelse (mkr) ack ack ack helår helår helår Avgiftsfinansierat Kommunstyrelsen Kommunstyrelseförvaltningen -11,4-1,8 9,5-13,7-13,7 0,0 Utvecklingsområden -15,6 0,0 15,6-18,7-1,0 17,8 Tekniska nämnden -43,1-31,3 11,9-51,8-41,3 10,5 Drift, underhåll & förnyelse av ledn -11,8-7,7 4,1-14,1-12,1 2,0 Avloppsreningsverk -10,5-9,1 1,4-12,5-10,0 2,5 Vattenverk -0,3-0,1 0,2-0,3-0,1 0,2 Övriga VA-investeringar -8,2-7,1 1,0-9,8-8,0 1,8 VA-omvanlingsområden mm -12,5-7,3 5,2-15,0-11,0 4,0 Summa avgiftsfinansierat -70,1-33,1-37,0-84,1-55,9 28,2 Skattefinansierat Investeringspåsar Kommunstyrelsen Kansli och kommundirektör -0,1-0,2-0,1-0,2-0,1-0,1 Kommunstyrelseförvaltningen -3,5-2,5 1,1-4,2-4,2 0,0 Tillväxt- och näringslivskontoret 0,0 0,0 0,0-0,1 0,0 0,1 Utvecklingsområden -4,1-3,8 0,3-5,0-5,0 0,0 Tekniska nämnden -1,7-1,3 0,4-2,0-2,0 0,0 Samhällsbyggnadsnämnden -0,1 0,0 0,1-0,1-0,1 0,0 Bildningsnämnden -3,9-2,5 1,5-4,7-4,7 0,0 Socialnämnden -0,4-0,4 0,1-0,5-0,5 0,0 S:a investeringspåse -13,9-10,6 3,3-16,8-16,7 0,1 Tekniska nämnden Gator och vägar Gatuombyggnader -4,3-4,4-0,1-5,1-5,1 0,0 Gång- och cykelvägar -7,8-5,9 1,9-9,4-8,4 1,0 Övriga investeringar -2,4-1,4 1,0-2,9-2,9 0,0 Särskilda satsningar* -1,3-19,4-18,2-1,5-26,5-25,0 S:a gator och vägar -15,7-31,2-15,4-18,9-42,9-24,0 Fastigheter Skolor och förskolor -3,3-2,7 0,6-4,0-3,4 0,6 Vård och omsorg -17,8-11,2 6,6-21,4-21,2 0,2 Övriga fastigheter** -12,5-3,9 8,5-15,0-14,0 1,0 S:a fastigheter -33,6-17,8 15,7-40,3-38,5 1,8 Övrigt 1 Anpassing funktionshindrade -1,2-0,2 0,9-1,4-1,1 0,3 Teknisk nämnd -0,9-0,2 0,7-1,1-1,1 0,0 Samhällsbyggnadsnämnden -0,4 0,0 0,4-0,5-0,5 0,0 Kansli- och kommundirektör -5,1-0,2 4,9-6,0-6,0 0,0 Kommunstyrelseförvaltningen -15,4-6,6 8,8-18,5-13,1 5,4 Tillväxt- och näringslivskontoret -1,1-0,1 0,9-1,3-1,4-0,1 Bildningsnämnden -9,3-4,4 5,0, -11,2-11,1 0,2, S:a Övrigt 1-33,4-11,8 21,6-39,9-34,2 5,7 Lönsamma investeringar Åsa hus B ombyggnad IFO -16,1-9,0 7,1-19,3-17,3 2,0 Ny förskola Döderhult -0,8-0,1 0,8-1,0-0,7 0,3 Summa utvecklingsområden -34,7-18,7 16,0-41,6-19,4 22,2 Summa skattefinansierat -148,3-99,2 49,1-177,8-169,7 8,1 TOTALT -218,4-132,3 86,1-261,9-225,5 36,4 Självfinansieringsgrad * Här ingår Gotlandsrangeringen. Kommunen har erhållit medel utifrån Mervärdesavtalet med 25 mkr för detta under 2017 och Budget mkr 8 (14)

97 Rapport utvecklings- och exploateringsprojekt Exploaterings- och utvecklingsprojekt 2018 (tkr) Kostnader t Utfall t o m o m Budget Intäkter t o m Prognos kostnader 2018 Prognos Total intäkter bruttokostna 2018 d t o m 2021 Status AVGIFTSFINANSIERADE INVESTERINGAR 9420 Ekebo (tkr) - avgiftsfinansierat Pågår Bästemansbacken (tkr) - avgiftsfinansierat Pågår Dp Emmekalv 4:298 och del av Emmekalv 4:169 (Avgiftsfinansierat) Pågår 9713 Dp Emmekalv 4:309 och del av Emmekalv 4:169 (Avgiftsfinansierat) Pågår 9953 Fallebo - avgiftsfinansiering Detaljplanearbete pågår Inre Hamnen Omtag dp. SUMMA UTVECKLINGSOMRÅDEN 9702 Trafikverket, markavtal Avslutad 9704 Deponicell Storskogen Pågår 9705 Glabo 1: DP överklagad 9706 Kvastmossen, ny väg Scaniafabrik Pågår 9707 Kombiterminal Finansiering via mervärdesavtal 9708 Duvan Pågår 9709 Kv Ador Pågår 9710 Expl Emmekalv 4: Avslutat Fälgen DP-arbete pågår Snäckan 1 m fl Pågår 9727 Bussparkering Forum (Osk 3:1) Pågår 9731 Östra Storskogen infart (tidigare Bandmossan, del av O-hamn 3:4 (tkr) Pågår Del av K-berg 1:1 Kristineäng Pågår Blyet Pågår 9735 Bästemansbacken, Saltvik (skattefinansierat) Pågår Expl Vånevik Söder Ej påbörjad 9740 Expl Oskarshamn 2: Avslut 9741 Expl Lejonet 17 m fl Coop Klart Expl Gripen 20 Mejeriplan Pågår Pågår. Sanerings 9744 Expl Dragkroken 4 Svalliden kostnader Expl Press Kogyo Sanerings-kostnader Tuben Bygglov överklagat Inre Hamnen Pågår SUMMA INVESTERINGSPÅSE 9700 Investeringar utvecklingsområden SUMMA EXPLOATERINGSOMRÅDEN 9950 Strategiska investeringar Emmekalv 4:298 (tidigare förskol Rivning påbörjas v Emmekalv 4: Tomtförsäljning pågår Resecentrum (Osk 2:7) Pågår 9726 Cirkulationsplats Snickeriet (Osk 3:2) Pågår 9728 Exploatering Ekebo Pågår 9729 Exploatering Pärnuvägen Pågår 9730 Snickeriet etapp Etapp 1 klar mars Högskulla :00: Expl Östra Rotvik Pågår 9746 Klämna 2:1 Svenska kyrkan Klart Expl POD Kristdala Pågår 9951 Ekebo (tkr) - skattefinaniserat g Pågår industriområde (tidigare Bandmossan, del av O-hamn 3:4 (tkr) Start hösten Fallebo bostadsområde (tkr) Dp ej klar Blåbäret, del av Oskarshamn 3: Planarbete pågår. SUMMA SUMMA TOTAL (14)

98 Finansrapport (mkr) Långsiktig medelsförvaltning Vikt Finanspolicy Marknadsvärde Orealiserad Bokfört värde vinst/förlust Egen förvaltning Nominella räntor 34,9 34,2-0,7 42% Strukturerade produkter 0,0 0,0 0,0 0% Summa räntor 34,9 34,2-0,7 42% 30%- 50%-100% Likvida medel 6,3 6,3 0,0 Summa likvida medel 6,3 6,3 0,0 8% 0%- 0%-10% Svenska aktier 29,3 34,4 5,0 42% Utländska aktier 5,0 6,3 1,4 8% Strukturerade produkter 0,0 0,0 0,0 0% Summa aktier 34,3 40,7 6,4 50% 0%- 50%-60% Fastigheter 0,0 0,0 0,0 0% Summa alternativa tillgångar 0,0 0,0 0,0 0% 0%- 0%-20% Summa egen förvaltning 75,4 81,1 5,7 100% KLP Obligationer 378,4 382,8 4,4 40,6% Aktier 524,9 520,7-4,2 55,3% 30% - 60% Likvida medel 35,8 35,8 0,0 3,8% Upplupna räntor 2,3 2,3 0,0 0,2% Summa KLP 941,4 941,6 0,2 100% Donation - Hedström Långa räntor 10,5 10,1-0,4 43% 30%-50%-100% Aktier 12,0 13,4 1,4 56% 0% - 50% - 60% Korta räntor 0,3 0,3 0,0 1% 0% - 0% - 10% Upplupna räntor 0,0 0,0 0,0 0% Summa Hedström 22,8 23,8 1,0 100% Summa långsiktig medelsförvaltning 1 039, ,5 6,9 Likviditetsförvaltning Korta räntor 61,6 63,0 1,5 48% Likvida medel 69,0 69,0 0,0 52% Summa likviditetsförvaltning 130,6 132,0 1,5 100% TOTALT 1 170, ,5 8,3 10 (14)

99 11 (14)

100 12 (14)

101 13 (14)

102 14 (14)

103 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Månadsuppföljning oktober 2018, bildningsnämnden Förslag till beslut Redogörelsen noteras som mottagen. Ärendet Bildningsförvaltningen redogör för månadsbokslut oktober 2018 gällande bildningsnämndens verksamheter och ekonomi. Per Nygren Kommunsekreterare Beslutsunderlag

104 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunkontoret Ekonomiavdelningen Marie Sjölin E-post: Marie.Sjolin@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Ny budgetprocess för Oskarshamns kommun Förslag till beslut Ny budgetprocess för Oskarshamns kommun fastställs enligt bifogad bilaga 1. Ärendet Till behandling föreligger ett förslag till ny budgetprocess för Oskarshamns kommun från och med Torsten Nilsson Ekonomichef Marie Sjölin Ekonom Beslutsunderlag Se bifogad bilaga 1

105 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Ny budgetprocess för Oskarshamns kommun från och med 2019 Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen 1. Ny budgetprocess för Oskarshamns kommun fastställs enligt bifogad bilaga. 2. Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att ta fram ett reviderat förslag gällande ekonomioch verksamhetsstyrningsreglerna samt att ta fram förslag på budgetanvisningar till styrelsen och nämnderna. Ärendet Till behandling föreligger ett förslag till ny budgetprocess för Oskarshamns kommun från och med Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från ekonomiavdelningen, , föreslås att ny budgetprocess för Oskarshamns kommun fastställs enligt bifogad bilaga. Dagens sammanträde Ekonomichef Torsten Nilsson, biträdande ekonomichef Tobias Åstrand, ekonom Marie Sjölin och ekonom Åsa Hällerståhl redogör för förslaget till ny budgetprocess för Oskarshamns kommun. Syftet med ny budgetprocess Delaktighet för politiker och tjänstepersoner. Beslut fattade på bättre beslutsunderlag. Rätt moment sker i rätt tid. Tidiga beslut bättre planeringsförutsättningar. Utgångsläge fokus på beslutad budget och verksamhetsplan. Handlingsplaner istället för konsekvensbeskrivningar. Tydlighet sund ekonomisk hushållning. Från konsekvensbeskrivning till handlingsplan Genomlysning och utveckling. Delaktighet. Tydlighet. Fokus på det man har istället för det man saknar. = bättre kvalitet i beslutsunderlaget Anton Sejnehed (S) yrkar att kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att ta fram ett reviderat förslag gällande ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna samt att ta fram förslag på budgetanvisningar till styrelsen och nämnderna. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

106 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Eva-Marie Hansson (M), Mathias Karlsson (L) och Ingmar Hjalmarsson (V) yrkar bifall till Anton Sejneheds (S) yrkande. Ordföranden ställer proposition på ekonomiavdelningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Ordföranden ställer proposition på Anton Sejneheds (S) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

107 Budgetprocess Investeringar Drift

108 Förslag ny budgetprocess Marie Sjölin Åsa Hällerståhl Tobias Åstrand

109 Syfte ny budgetprocess Delaktighet för politiker och tjänstemän Beslut fattade på bättre beslutsunderlag Rätt moment sker i rätt tid Tidiga beslut bättre planeringsförutsättningar Utgångsläge fokus på beslutad budget och verksamhetsplan Handlingsplaner istället för konsekvensbeskrivningar Tydlighet sund ekonomisk hushållning

110 Arbetsgång i budgetgruppen Nuvarande process Fungerande moment Två separata processer En parallell process Framarbetat förslag

111 Budgetprocess Investeringar Drift

112 Budgetprocess - vår Preliminära datum Investeringar Drift

113 Budgetprocess - höst Preliminära datum Investeringar Drift

114 Sammanfattning Från konsekvensbeskrivning till handlingsplan Genomlysning & utveckling Delaktighet Tydlighet Fokus på det man har istället för det man saknar = bättre kvalitet i beslutsunderlaget

115 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Ny budgetprocess för Oskarshamns kommun från och med 2019 Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen 1. Ny budgetprocess för Oskarshamns kommun fastställs enligt bifogad bilaga. 2. Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att ta fram ett reviderat förslag gällande ekonomioch verksamhetsstyrningsreglerna samt att ta fram förslag på budgetanvisningar till styrelsen och nämnderna. Ärendet Till behandling föreligger ett förslag till ny budgetprocess för Oskarshamns kommun från och med Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från ekonomiavdelningen, , föreslås att ny budgetprocess för Oskarshamns kommun fastställs enligt bifogad bilaga. Dagens sammanträde Ekonomichef Torsten Nilsson, biträdande ekonomichef Tobias Åstrand, ekonom Marie Sjölin och ekonom Åsa Hällerståhl redogör för förslaget till ny budgetprocess för Oskarshamns kommun. Syftet med ny budgetprocess Delaktighet för politiker och tjänstepersoner. Beslut fattade på bättre beslutsunderlag. Rätt moment sker i rätt tid. Tidiga beslut bättre planeringsförutsättningar. Utgångsläge fokus på beslutad budget och verksamhetsplan. Handlingsplaner istället för konsekvensbeskrivningar. Tydlighet sund ekonomisk hushållning. Från konsekvensbeskrivning till handlingsplan Genomlysning och utveckling. Delaktighet. Tydlighet. Fokus på det man har istället för det man saknar. = bättre kvalitet i beslutsunderlaget Anton Sejnehed (S) yrkar att kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att ta fram ett reviderat förslag gällande ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna samt att ta fram förslag på budgetanvisningar till styrelsen och nämnderna. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

116 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Eva-Marie Hansson (M), Mathias Karlsson (L) och Ingmar Hjalmarsson (V) yrkar bifall till Anton Sejneheds (S) yrkande. Ordföranden ställer proposition på ekonomiavdelningens förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Ordföranden ställer proposition på Anton Sejneheds (S) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

117 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Vi har en vision om ren vattenmiljö i Stångehamnsområdet-Yttrande Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen preciserar kommunfullmäktiges svar på motion nr 10/17 den 14 maj 2018, 80 enligt för förslag från kommunstyrelsens kansli. 2. Beslutet överlämnas till Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö som svar på inkommen skrivelse. Ärendet Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö har tillsammans med Stångehamns Stugförening, Sjöbovikens Båtklubb, Åsvallesunds Båtklubb och Oskarshamns kanotklubb inkommit med en skrivelse angående den försämrade vattenmiljön vid Stångehamn och behovet av åtgärder för att bromsa upp denna utveckling och att återställa tidigare vattenkvalitet i området. Bakgrund Oskarshamns kommun har under de senaste åren mottagit ett antal skrivelser och förslag om behovet av att förbättra vattenmiljön och/eller restaurera havsvikar och insjöar. Det har bl.a gällt Koviken, Hamneviken, Stångehamnsområdet och Gloet i Vånevik. Problemen med igenväxning är accelererande och kommunen i likhet med Länsstyrelsen är väl medvetna om situationen. Kommunfullmäktige behandlade i maj 2018, 80, en motion från Mathias J Karlsson (L). Beslutet blev att - Samhällbyggnadsnämnden får i uppdrag att kartlägga lämpliga områden och ta fram en ungefärlig kostnad. Motivet för uppdraget är att en restaurering av alla vattenområden i kommunen som är i behov av åtgärder är mycket omfattande och som kommer kräva stora ekonomiska insatser. Det har visat sig nödvändigt att precisera uppdraget till samhällsbyggnadsnämnden. Beslutet är också indirekt ett svar på den skrivelse som inkommit från Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö. Förslag Genom initiativ från det lokala föreningslivet och utifrån kommunens egna observationer finns en kunskap om en del av de vattenområden som skulle behöva åtgärdas. Någon heltäckande bild av situationen längs Oskarshamns kommuns hela långa kust samt insjöar finns inte. Heller inte över hur restaureringarna ska går till för att uppnå långsiktiga resultat och vad det i så fall skulle innebära i kostnader. I sammanhanget bör noteras att det finns stora möjligheter till externfinansiering t.ex genom statliga LONA-bidrag. Det är tydligt att uppdragets omfattning gör det nödvändigt att ett handlingsprogram måste innehålla prioriteringar över vilka områden som kan komma i fråga och i vilken ordning dessa kan utföras. En

118 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/ komplikation för Oskarshamns del är att gifter från den förorenade hamnbassängen finns i bottensedimentet i vattenområden i stadens närhet. Möjligen bör uppenbara områden med restaureringsbehov och som är påverkade av föroreningarna i hamnbassängen få en hög prioritering. Dessutom kan förhållandet att deponin för förorenade massor på Storskogen är tillgänglig ytterligare en tid vara ett argument för prioritering. Förslaget är att kommunstyrelsen preciserar uppdraget, Kf , till samhällsbyggnadsnämnden enligt följande - Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att i prioriteringsordning kartlägga och kostnadsuppskatta lämpliga vattenområden för restaurering, - I uppdraget ingår att undersöka möjligheterna att söka extern finansiering, - Arbetet ska ske i samråd med tekniska kontoret och i dialog med berörda föreningar - Återkoppla till kommunstyrelsen i budgetarbetet om finansieringsbehov föreligger - Beslutet överlämnas till Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö som svar på den inkomna skrivelsen. Lars Ljung Utvecklingschef Beslutsunderlag - Svar på motion nr 10/17 Sanera och slamsuga igenväxande vikar, Kf 80/ Skrivelser från Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö daterad mars 2018 och 8 oktober Skickas till - Samhällsbyggnadsnämnden - Tekniska kontoret - Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö

119 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Svar på skrivelse- Vi har en vision om ren vattenmiljö i Stångehamnsområdet Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen preciserar kommunfullmäktiges svar på motion nr 10/17, , 80 enligt förslaget från kommunstyrelsens kansli. 2. Beslutet överlämnas till arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö som svar på inkommen skrivelse. Ärendet Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö har tillsammans med Stångehamns Stugförening, Sjöbovikens Båtklubb, Åsvallesunds Båtklubb och Oskarshamns kanotklubb inkommit med en skrivelse angående den försämrade vattenmiljön vid Stångehamn och behovet av åtgärder för att bromsa upp denna utveckling och att återställa tidigare vattenkvalitet i området. Bakgrund Oskarshamns kommun har under de senaste åren mottagit ett antal skrivelser och förslag om behovet av att förbättra vattenmiljön och/eller restaurera havsvikar och insjöar. Det har bl.a gällt Koviken, Hamneviken, Stångehamnsområdet och Gloet i Vånevik. Problemen med igenväxning är accelererande och kommunen i likhet med Länsstyrelsen är väl medvetna om situationen. Kommunfullmäktige behandlade i maj 2018, 80, en motion från Mathias J Karlsson (L). Beslutet formulerades enligt följande: - Samhällbyggnadsnämnden får i uppdrag att kartlägga lämpliga områden och ta fram en ungefärlig kostnad. Motivet för uppdraget är att en restaurering av alla vattenområden i kommunen som är i behov av åtgärder är mycket omfattande och som kommer kräva stora ekonomiska insatser. Det har visat sig nödvändigt att precisera uppdraget till samhällsbyggnadsnämnden. Beslutet är också indirekt ett svar på den skrivelse som inkommit från Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö. Förslag Genom initiativ från det lokala föreningslivet och utifrån kommunens egna observationer finns en kunskap om en del av de vattenområden som skulle behöva åtgärdas. Någon heltäckande bild av situationen längs Oskarshamns kommuns hela långa kust samt insjöar finns inte. Heller inte över hur restaureringarna ska går till för att uppnå långsiktiga resultat och vad det i så fall skulle innebära i kostnader. I sammanhanget bör noteras att det finns stora möjligheter till externfinansiering t.ex genom statliga LONA-bidrag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

120 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Det är tydligt att uppdragets omfattning gör det nödvändigt att ett handlingsprogram måste innehålla prioriteringar över vilka områden som kan komma i fråga och i vilken ordning dessa kan utföras. En komplikation för Oskarshamns del är att gifter från den förorenade hamnbassängen finns i bottensedimentet i vattenområden i stadens närhet. Möjligen bör uppenbara områden med restaureringsbehov och som är påverkade av föroreningarna i hamnbassängen få en hög prioritering. Dessutom kan förhållandet att deponin för förorenade massor på Storskogen är tillgänglig ytterligare en tid vara ett argument för prioritering. Förslaget är att kommunstyrelsen preciserar uppdraget, Kf , till samhällsbyggnadsnämnden enligt följande - Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att i prioriteringsordning kartlägga och kostnadsuppskatta lämpliga vattenområden för restaurering, - I uppdraget ingår att undersöka möjligheterna att söka extern finansiering, - Arbetet ska ske i samråd med tekniska kontoret och i dialog med berörda föreningar - Återkoppla till kommunstyrelsen i budgetarbetet om finansieringsbehov föreligger - Beslutet överlämnas till Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö som svar på den inkomna skrivelsen. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli, föreslås följande: - Kommunstyrelsen preciserar kommunfullmäktiges svar på motion nr 10/17 den 14 maj 2018, 80 enligt förslaget från kommunstyrelsens kansli. - Beslutet överlämnas till arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö som svar på inkommen skrivelse. Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung redogör för förslaget från kommunstyrelsens kansli. Ordföranden ställer proposition på förslaget från kommunstyrelsens kansli och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Protokollsutdrag -, , 80 - Bilaga Motion nr Bilaga Ren vattenmiljö Stångehamnsområdet Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

121 PROTOKOLL Sida 1 Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Dnr KS 2017/ Svar på motion nr 10/17- Sanera och slamsuga igenväxande vikar Kommunfullmäktiges beslut enligt kommunstyrelsens förslag 1. Motion nr 10/17 besvaras med bifall till andra att-satsen i motionen och avslag på övriga attsatser i motionen. 2. I enlighet med andra att-satsen i motionen, får samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att kartlägga lämpliga områden och ta fram en ungefärlig kostnad. Reservation Karl-Erik Gustavsson (L), Lisbeth Lindberg (L), Lena Tolander (L), Johannes Lindberg (L), Lisbeth Karlsson (L), Ingemar Lennartsson (KD), Berit Sjöö (KD) och Rebecka Englund (KD) reserverar sig mot beslutet till förmån för Johannes Lindbergs (L) och Ingemar Lennartssons (KD) yrkande. Ärendet Mathias J Karlsson (L) inkom med motion nr 10/17 - Sanera och slamsuga igenväxande vikar. I motionen hänvisas till regeringens förslag om satsning på rent hav och att Oskarshamn i samband med hamnsaneringen fått stor uppmärksamhet kring sanering och rent vatten. Motionären framför att Oskarshamn nu har en bra möjlighet att sanera bottnar och få livskraftiga vikar både för fisk/smolt och friluftsliv och att det är ett bra tillfälle att omsätta regeringsdirektivet i praktisk handling. Motionären anser att frågan är dagsaktuell och att det bildas flera föreningar i kommunen som vill göra insatser. Några exempel där det kan vara aktuellt beskrivs vara Vånevik (Gloet), Stångehamn, Sörvik och Mysingsö. I ett framtidsperspektiv bör kommunen agera för att inte låta Oskarshamns strandlinjer bli obrukbara och igenväxta. Motionären ser ett behov av en tydlig huvudman som tar ansvar för dessa gamla miljösynder och sköter samrådet mellan berörda myndigheter. I motionen yrkas att: - Samhällsbyggnadskontoret får i uppdraget att utreda möjligheterna att på bästa sätt följa regeringsdirektivet i de områden där kommunen är markägare och även följa upp intresset hos andra berörda. - Samhällsbyggnadskontoret får i uppdrag att kartlägga lämpliga områden och ta fram en ungefärlig kostnad. - Kommunen som markägare ställer sig som huvudman och ansvarig för åtgärder i egna vatten/marker. - Kommunen i detta arbete samverkar med berörda föreningar och med dem diskuterar lokala projekt. Det kan vara allt från vatten- sedimentprover till genomförande av själva saneringsåtgärden, likväl som hjälp med tillstånd och ekonomiskt stöd. - Kommunen sammanställer ett informationsmaterial på kommunens hemsida. - Kommunen ansöker om medel för att göra ett inköp av mindre slamsugningsanläggning, samt system för borttransport av muddrade massor, som kan användas av föreningar i hela kommunen. - Kommunen tar fram en plan för omhändertagandet av muddrade massor. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

122 PROTOKOLL Sida 2 Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum fortsättning Yttrande från samhällsbyggnadsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden ställningstagande till förslagen i motion 10/17 är att det föreligger ett behov av åtgärder för många av kommunens havsvikar, men att detta är ett så stort och omfattande arbete på så många platser i kommunen att det i dagsläget inte är möjligt att genomföra de förslag som lämnas i motionen. Samhällsbyggnadsnämnden skall dock fortsätta föra dialog med föreningar som driver frågorna lokalt och vara behjälplig med rådgivning. Samhällsbyggnadsnämnden undersöker redan i dagsläget möjligheterna att medverka i den stora LONA-satsning som görs på att återskapa våtmarker. Även detta arbete leder till förbättrad vattenkvalitet i kommunens havsvikar. 200 miljoner kronor ska satsas årligen på detta och kostnadstäckningen är upp till 90 % i detta ämnesområde. LONA är naturvårdsverkets satsning på lokala naturvårdsprojektet som syftar till att stimulera kommunernas långsiktiga naturvårdsengagemang. Yttrande från tekniska nämnden Tekniska nämnden ställer sig positiv till att igenslammade vikar åtgärdas i framtiden men att det måste komma in i budgetprocessen på längre sikt. I dagsläget så finns inte budgeterade medel eller tillgängliga resurser för att genomföra projektet inom närtid. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från kommunstyrelsens kansli, föreslås att motion nr 10/17 avslås med hänvisning till yttrandena från samhällsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 77, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Kommunstyrelsen föreslår , 90, följande beslut: - Motion nr 10/17 besvaras med bifall till andra att-satsen i motionen och avslag på övriga attsatser i motionen. - I enlighet med andra att-satsen i motionen, får samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att kartlägga lämpliga områden och ta fram en ungefärlig kostnad. Dagens sammanträde Andreas Erlandsson (S) och Yvonne Bergvall (S) yrkar för majoriteten (Socialdemokraterna, Vänsterpartiet, Miljöpartiet och Centerpartiet) bifall till kommunstyrelsens förslag. Johannes Lindberg (L), Ingemar Lennartsson (KD) och Gunilla C Johansson (M) yrkar bifall till motionen. Ordföranden meddelar att Johannes Lindbergs (L), med flera, yrkande ska prövas mot kommunstyrelsens förslag. Kommunfullmäktige godkänner detta. Efter avslutat propositionsförfarande finner ordföranden att kommunfullmäktige beslutar bifalla kommunstyrelsens förslag och avslå Johannes Lindbergs (L), med flera, yrkande. Omröstning begärs och verkställs. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

123 PROTOKOLL Sida 3 Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum fortsättning Kommunfullmäktige godkänner följande omröstningsproposition: Ja-röst för bifall till kommunstyrelsens förslag. Nej-röst för bifall till Johannes Lindbergs (L), med flera, yrkande. Med 26 ja-röster, 12 nej-röster och med 1 ledamot som avstår från att rösta beslutar kommunfullmäktige att bifalla kommunstyrelsens förslag och avslå Johannes Lindbergs (L), med flera, yrkande. Omröstningsresultatet framgår av sidan 27 i protokollet. Beslutsunderlag - Tjänsteutlåtande kommunstyrelsens kansli, Motion nr 10/17. - Samhällsbyggnadsnämnden, , Tekniska nämnden, , Kommunstyrelsens arbetsutskott , Kommunstyrelsen , 90. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

124 PROTOKOLL Sida 4 Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum fortsättning Ledamot Tjänstgörande ersättare Ja Nej Avstår Peter Wretlund (S) x Lars Wingerup (S) x Yvonne Bergvall (S) x Andreas Erlandsson (S) x Sven-Åke Johansson (S) x Thina Andersson (S) Berth Karlsson (S) x Rigmor Eklind (S) Cornelia Stamer (S) x Lis Lyrbo (S) Anton Sejnehed (S) x Mona Tegel (S) x Stellan Lindeberg (S) x Frida Bergvall (S) Leine Johansson (S) Catrin Alfredsson (S) x Sami Durmishi (S) Richard Bäck (S) x Joakim Rylin (S) x Lena Blomander (S) x Lena Granath (V) x Sylvia Borg (V) x Marita Reinholdsson (V) x Ingmar Hjalmarsson (V) x Tommy Skoog (C) Andréas Jarlstråle (C) x Magnus Larsson (C) x Olivia Lind (MP) Inger Landgren (MP) x Gunnar Westling (MP) x Leif Axelsson (invald på M-mandat) x Eva-Marie Hansson (M) x Gunilla C Johansson (M) x Lennart Hellström (M) Emma Dahlberg (M) x Felicia Åström (M) Gudrun Gustafsson (M) x Stefan Pettersson (M) x Mattias Bäckström Johansson (SD) Nils-Erik Jonsson (SD) x Britt-Marie Sundqvist (SD) x Dan Bengtsson (SD) x Jonny Evaldsson (SD) Uno Josefsson (SD) Karl-Erik Gustavsson (L) x Mathias J Karlsson (L) Lisbeth Lindberg (L) x Lena Tolander (L) x Johannes Lindberg (L) x Lisbeth Karlsson (L) x Ingemar Lennartsson (KD) x Per Tingström (KD) Berit Sjöö (KD) x Rebecka Englund (KD) x Summa Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

125

126

127

128

129 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Svar på skrivelse- Vi har en vision om ren vattenmiljö i Stångehamnsområdet Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen preciserar kommunfullmäktiges svar på motion nr 10/17, , 80 enligt förslaget från kommunstyrelsens kansli. 2. Beslutet överlämnas till arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö som svar på inkommen skrivelse. Ärendet Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö har tillsammans med Stångehamns Stugförening, Sjöbovikens Båtklubb, Åsvallesunds Båtklubb och Oskarshamns kanotklubb inkommit med en skrivelse angående den försämrade vattenmiljön vid Stångehamn och behovet av åtgärder för att bromsa upp denna utveckling och att återställa tidigare vattenkvalitet i området. Bakgrund Oskarshamns kommun har under de senaste åren mottagit ett antal skrivelser och förslag om behovet av att förbättra vattenmiljön och/eller restaurera havsvikar och insjöar. Det har bl.a gällt Koviken, Hamneviken, Stångehamnsområdet och Gloet i Vånevik. Problemen med igenväxning är accelererande och kommunen i likhet med Länsstyrelsen är väl medvetna om situationen. Kommunfullmäktige behandlade i maj 2018, 80, en motion från Mathias J Karlsson (L). Beslutet formulerades enligt följande: - Samhällbyggnadsnämnden får i uppdrag att kartlägga lämpliga områden och ta fram en ungefärlig kostnad. Motivet för uppdraget är att en restaurering av alla vattenområden i kommunen som är i behov av åtgärder är mycket omfattande och som kommer kräva stora ekonomiska insatser. Det har visat sig nödvändigt att precisera uppdraget till samhällsbyggnadsnämnden. Beslutet är också indirekt ett svar på den skrivelse som inkommit från Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö. Förslag Genom initiativ från det lokala föreningslivet och utifrån kommunens egna observationer finns en kunskap om en del av de vattenområden som skulle behöva åtgärdas. Någon heltäckande bild av situationen längs Oskarshamns kommuns hela långa kust samt insjöar finns inte. Heller inte över hur restaureringarna ska går till för att uppnå långsiktiga resultat och vad det i så fall skulle innebära i kostnader. I sammanhanget bör noteras att det finns stora möjligheter till externfinansiering t.ex genom statliga LONA-bidrag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

130 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Det är tydligt att uppdragets omfattning gör det nödvändigt att ett handlingsprogram måste innehålla prioriteringar över vilka områden som kan komma i fråga och i vilken ordning dessa kan utföras. En komplikation för Oskarshamns del är att gifter från den förorenade hamnbassängen finns i bottensedimentet i vattenområden i stadens närhet. Möjligen bör uppenbara områden med restaureringsbehov och som är påverkade av föroreningarna i hamnbassängen få en hög prioritering. Dessutom kan förhållandet att deponin för förorenade massor på Storskogen är tillgänglig ytterligare en tid vara ett argument för prioritering. Förslaget är att kommunstyrelsen preciserar uppdraget, Kf , till samhällsbyggnadsnämnden enligt följande - Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att i prioriteringsordning kartlägga och kostnadsuppskatta lämpliga vattenområden för restaurering, - I uppdraget ingår att undersöka möjligheterna att söka extern finansiering, - Arbetet ska ske i samråd med tekniska kontoret och i dialog med berörda föreningar - Återkoppla till kommunstyrelsen i budgetarbetet om finansieringsbehov föreligger - Beslutet överlämnas till Arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö som svar på den inkomna skrivelsen. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli, föreslås följande: - Kommunstyrelsen preciserar kommunfullmäktiges svar på motion nr 10/17 den 14 maj 2018, 80 enligt förslaget från kommunstyrelsens kansli. - Beslutet överlämnas till arbetsgruppen för Stångehamns vattenmiljö som svar på inkommen skrivelse. Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung redogör för förslaget från kommunstyrelsens kansli. Ordföranden ställer proposition på förslaget från kommunstyrelsens kansli och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Protokollsutdrag -, , 80 - Bilaga Motion nr Bilaga Ren vattenmiljö Stångehamnsområdet Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

131 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Bilda ett Smålandsbanorna AB - Yttrande Förslag till beslut 1. Besvara skrivelsen Bilda ett Smålandsbanorna AB för att utveckla järnvägarna i sydöstra Sverige med hänvisning till Kommunstyrelsens kanslis yttrande. Ärendet Till Oskarshamns kommun har det inkommit en skrivelse om att bilda ett Smålandsbanorna AB Förslaget innebär att berörda kommuner och regioner samt näringslivet från staten (Trafikverket) övertar ägande, drift och underhåll av Smålands lågtrafikerade och oelektrifierade järnvägar. I östra Småland berörs Kalmar Linköping, Linköping Västervik, Hultsfred Nässjö Oskarshamn Berga och Sandbäckshult Mönsterås Bruk. Övriga banor återfinns i Jönköpings län och i södra Halland. Förslagsställarna har hög kompetens i järnvägsfrågor och har bl.a varit delaktiga i bildandet av Inlandsbanan AB. Motivet för förslaget är den nya nationella transportplanens brist på åtgärder för berörda banor för att skapa välfungerande järnvägar som kan bidra till regional utveckling, förstorade arbetsmarknadsregioner och till att minska klimatpåverkan. Förslaget skulle innebära att berörda kommuner, regionerna och andra intressenter i ett aktiebolag övertar initiativet att utveckla banorna på det som man önskar mot att man tar fullt ägaransvar för investeringar, drift och underhåll. Yttrande Ett ägaransvar för ett omfattande järnvägsnät som det som omfattas av förslaget är tungt. Kommuner och regioner skulle överta statligt ansvar som i dag inte kan uppfattas som en kommunal kärnverksamt. Detta skulle ske under en tid då staten blir allt mer tydlig på att det är nödvändigt att såväl förbättra underhållet som att nyinvestera i landets järnvägar. Med beklagan kan man konstatera att den nuvarande nationella transportplanen inte innehåller några större satsningar på det nu aktuella järnvägsnätet, med något undantag. Detta är inte acceptabelt för vår landsdel. För att förändra de statliga prioriteringarna vad gäller infrastruktur kommer det krävas ett tydligt gemensamt arbete från kommuner, regioner och näringsliv i Småland för att påvisa behoven av bättre järnvägar. Det kan också i förkommande fall innebära medfinansiering från regionerna i de statliga investeringarna. Oskarshamns kommuns uppfattning är att första hands alternativet är att Region Kalmar län, i samverkan med länets kommuner, ska har uppgiften att arbeta för att staten tar sitt ansvar när det gäller att investera och underhålla järnvägsnätet så regionen får upprustade banor som uppfyller tillgänglighetsmål som Landstinget i Kalmar län anger i Kollektivtrafikstrategi 2050 Samt att banorna uppfyller näringslivets krav för godstransporter. Region Kalmar läns ansvar är att ansvara för persontrafik och att införskaffa och äga en vagnpark för detta ändamål.

132 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/ Oskarshamns kommun har inte för avsikt att engagera sig i ett ägande i det aktuella järnvägsnätet. Lars Ljung Utvecklingschef Beslutsunderlag Skickas till - Regionförbundet i Kalmar län - Sven Jernberg, Sven-Olof Nehrer, Åke Nilsson

133 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Bilda ett Smålandsbanorna AB - Yttrande Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen Skrivelsen besvaras med hänvisning till yttrandet från kommunstyrelsens kansli innebärande att Oskarshamns kommun inte har för avsikt att engagera sig i ett ägande i det aktuella järnvägsnätet. Ärendet Till Oskarshamns kommun har det inkommit en skrivelse om att bilda ett Smålandsbanorna AB Förslaget innebär att berörda kommuner och regioner samt näringslivet från staten (Trafikverket) övertar ägande, drift och underhåll av Smålands lågtrafikerade och oelektrifierade järnvägar. I östra Småland berörs Kalmar Linköping, Linköping Västervik, Hultsfred Nässjö Oskarshamn Berga och Sandbäckshult Mönsterås Bruk. Övriga banor återfinns i Jönköpings län och i södra Halland. Förslagsställarna har hög kompetens i järnvägsfrågor och har bl.a varit delaktiga i bildandet av Inlandsbanan AB. Motivet för förslaget är den nya nationella transportplanens brist på åtgärder för berörda banor för att skapa välfungerande järnvägar som kan bidra till regional utveckling, förstorade arbetsmarknadsregioner och till att minska klimatpåverkan. Förslaget skulle innebära att berörda kommuner, regionerna och andra intressenter i ett aktiebolag övertar initiativet att utveckla banorna på det som man önskar mot att man tar fullt ägaransvar för investeringar, drift och underhåll. Yttrande Ett ägaransvar för ett omfattande järnvägsnät som det som omfattas av förslaget är tungt. Kommuner och regioner skulle överta statligt ansvar som i dag inte kan uppfattas som en kommunal kärnverksamt. Detta skulle ske under en tid då staten blir allt mer tydlig på att det är nödvändigt att såväl förbättra underhållet som att nyinvestera i landets järnvägar. Med beklagan kan man konstatera att den nuvarande nationella transportplanen inte innehåller några större satsningar på det nu aktuella järnvägsnätet, med något undantag. Detta är inte acceptabelt för vår landsdel. För att förändra de statliga prioriteringarna vad gäller infrastruktur kommer det krävas ett tydligt gemensamt arbete från kommuner, regioner och näringsliv i Småland för att påvisa behoven av bättre järnvägar. Det kan också i förkommande fall innebära medfinansiering från regionerna i de statliga investeringarna. Oskarshamns kommuns uppfattning är att första hands alternativet är att Region Kalmar län, i samverkan med länets kommuner, ska har uppgiften att arbeta för att staten tar sitt ansvar när det gäller att investera och underhålla järnvägsnätet så regionen får upprustade banor som uppfyller tillgänglighetsmål som Landstinget i Kalmar län anger i Kollektivtrafikstrategi 2050 Samt att banorna uppfyller näringslivets krav för godstransporter. Region Kalmar läns ansvar är att ansvara för persontrafik och att införskaffa och äga en vagnpark för detta ändamål. Oskarshamns kommun har inte för avsikt att engagera sig i ett ägande i det aktuella järnvägsnätet. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

134 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås att skrivelsen besvaras med hänvisning till yttrandet från kommunstyrelsens kansli. Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung informerar om förslaget till svar på skrivelsen. Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelsens kanslis förslag till svar på skrivelsen med förtydligandet att Oskarshamns kommun inte har för avsikt att engagera sig i ett ägande i det aktuella järnvägsnätet och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Smålandsbanorna AB skrivelse med förslag Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

135 Bilda ett Smålandsbanorna AB för att utveckla järnvägarna i sydöstra Sverige Den nya nationella transportplanen sätter sydöstra Sverige i ett mycket svårt läge genom nästan inga infrastrukturmedel. Därför måste nya grepp tas för att trots allt dels skapa regionförstoring med ekonomisk utveckling, dels bidra till minskning av klimatutsläppen genom bl.a. järnvägssatsningar. Bättre framtida förutsättningar för näringslivets transporter och rekrytering av kvalificerad personal till företag och kommuner är avgörande liksom övergång till fossilfria bränslen och eldrift. Att bara lägga ned Infrastrukturkansliet i Hultsfred vid kommande årsskifte som planerat vore olyckligt för landsdelen. Nu krävs i stället att berörda kommuner och regioner bygger vidare på kansliets arbete för bättre järnvägsinfrastruktur. Ett konstruktivt förslag är att berörda kommuner och regioner ihop med näringslivet bildar ett Smålandssbanorna AB i stil med Inlandsbanan AB (IBAB) för att ta hand om alla oelektrifierade smålandsbanor. Banor som till största delen nu hotas av nedläggning genom statens arbete med Trafikverket i spetsen. Men det är avgörande för kommunerna och näringslivet i sydost att dels få bättre förbindelser till omkringliggande regioner och större städer inkl. Stockholm genom snabb, modern, effektiv persontågtrafik, dels få bättre transporter genom tung rationell godstågtrafik. Följande enkelspåriga oelektrifierade banor, som byggdes främst på 1800-talet och fortfarande till stor del har föråldrad och låg banstandard med skarvräls behöver moderniseras och upprustas för att ge effektivare och mer ekonomisk drift av bana och tågtrafik: Halmstad Nässjö med bibanorna Torup Hyltebruk, Vaggeryd - Jönköping Nässjö Vetlanda Nässjö Hultsfred Linköping Kalmar med bibanorna Berga Oskarshamn, Sandbäckshult Mönsterås (Linköping ) Bjärka Säby Västervik Om ca 500 km av de här järnvägarna har skarvräls kan årliga kostnaden för banunderhåll hamna runt ca 100 miljoner kronor. Genom modernisering till modern banstandard med helsvetsad räls mer än halveras kostnaden samtidigt som axeltryck och hastighet kan höjas. Ökade banprestanda höjer produktiviteten och intäkterna i tågtrafiken, sänker transportkostnaderna för näringslivet samt ger regionförstoring med ekonomisk utveckling och tillväxt. En möjlighet är att kontoret för Smålandsbanorna AB förläggs till Hultsfred som har ett centralt läge i bannätet. Bolaget bör få en stab av bl.a. järnvägskunniga medarbetare och stödas av erfarna rådgivare från inte minst bildandet av Inlandsbanan AB och från det politiska arbetet i t.ex. Stockholm. Östersund och Västerås den 23 augusti 2018 Sven Jernberg väg- och vatteningenjör, infrastrukturexpert, fd VD Inlandsbanan AB (IBAB) Sven-Olof Nehrer ekonom, skapare av Branschföreningen Tågoperatörerna och dess förste ordf, fd VD TGOJ Trafik AB Åke Nilsson civilingenjör, fd VD ASEA Traction AB och vvd ABB Transportation Systems GmbH i Mannheim

136 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Bilda ett Smålandsbanorna AB - Yttrande Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen Skrivelsen besvaras med hänvisning till yttrandet från kommunstyrelsens kansli innebärande att Oskarshamns kommun inte har för avsikt att engagera sig i ett ägande i det aktuella järnvägsnätet. Ärendet Till Oskarshamns kommun har det inkommit en skrivelse om att bilda ett Smålandsbanorna AB Förslaget innebär att berörda kommuner och regioner samt näringslivet från staten (Trafikverket) övertar ägande, drift och underhåll av Smålands lågtrafikerade och oelektrifierade järnvägar. I östra Småland berörs Kalmar Linköping, Linköping Västervik, Hultsfred Nässjö Oskarshamn Berga och Sandbäckshult Mönsterås Bruk. Övriga banor återfinns i Jönköpings län och i södra Halland. Förslagsställarna har hög kompetens i järnvägsfrågor och har bl.a varit delaktiga i bildandet av Inlandsbanan AB. Motivet för förslaget är den nya nationella transportplanens brist på åtgärder för berörda banor för att skapa välfungerande järnvägar som kan bidra till regional utveckling, förstorade arbetsmarknadsregioner och till att minska klimatpåverkan. Förslaget skulle innebära att berörda kommuner, regionerna och andra intressenter i ett aktiebolag övertar initiativet att utveckla banorna på det som man önskar mot att man tar fullt ägaransvar för investeringar, drift och underhåll. Yttrande Ett ägaransvar för ett omfattande järnvägsnät som det som omfattas av förslaget är tungt. Kommuner och regioner skulle överta statligt ansvar som i dag inte kan uppfattas som en kommunal kärnverksamt. Detta skulle ske under en tid då staten blir allt mer tydlig på att det är nödvändigt att såväl förbättra underhållet som att nyinvestera i landets järnvägar. Med beklagan kan man konstatera att den nuvarande nationella transportplanen inte innehåller några större satsningar på det nu aktuella järnvägsnätet, med något undantag. Detta är inte acceptabelt för vår landsdel. För att förändra de statliga prioriteringarna vad gäller infrastruktur kommer det krävas ett tydligt gemensamt arbete från kommuner, regioner och näringsliv i Småland för att påvisa behoven av bättre järnvägar. Det kan också i förkommande fall innebära medfinansiering från regionerna i de statliga investeringarna. Oskarshamns kommuns uppfattning är att första hands alternativet är att Region Kalmar län, i samverkan med länets kommuner, ska har uppgiften att arbeta för att staten tar sitt ansvar när det gäller att investera och underhålla järnvägsnätet så regionen får upprustade banor som uppfyller tillgänglighetsmål som Landstinget i Kalmar län anger i Kollektivtrafikstrategi 2050 Samt att banorna uppfyller näringslivets krav för godstransporter. Region Kalmar läns ansvar är att ansvara för persontrafik och att införskaffa och äga en vagnpark för detta ändamål. Oskarshamns kommun har inte för avsikt att engagera sig i ett ägande i det aktuella järnvägsnätet. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

137 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås att skrivelsen besvaras med hänvisning till yttrandet från kommunstyrelsens kansli. Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung informerar om förslaget till svar på skrivelsen. Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelsens kanslis förslag till svar på skrivelsen med förtydligandet att Oskarshamns kommun inte har för avsikt att engagera sig i ett ägande i det aktuella järnvägsnätet och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Smålandsbanorna AB skrivelse med förslag Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

138 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2017/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Svar på motion nr 11/17 - Dags att införa hemtagningsteam i Oskarshamns kommun Förslag till beslut Motion nr 11/17 besvaras med hänvisning till socialnämndens yttrande. Ärendet I motion nr 11/17 yrkar Ingemar Lennartsson (KD) att Oskarshamns kommun inför hemtagningsteam för att säkra hemgången för våra patienter. Motionen har remitterats till socialnämnden för yttrande. Socialnämndens yttrande Genom beslut , 92, yttrar socialnämnden följande: Den nya lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft 1 januari För att möta den nya lagens krav har ett gediget förberedelsearbete inklusive riskanalys genomförts i socialförvaltningen. Under våren 2017 inleddes ett unikt samarbete med Oskarshamns sjukhus och primärvården för att säkra patienternas hemgång från sluten hälso- och sjukvård. Samarbetet inleddes i projektform. Under våren 2018 har arbetssättet permanentats i Samarbete Oskar. Oskar innebär att representanter från primärvårdens, sjukhusets och kommunens legitimerade professioner samt biståndshandläggare via dagliga videomöten deltar och delger varandra aktuell information om de patienter som ska skrivas ut från sjukhus. Vid de dagliga effektiva videomötena planeras även för eventuell samordnad individuell plan (SIP) i hemmet eller på sjukhuset. Det nya arbetssättet Oskar leder till värdeskapande tid för patienter och en helhetssyn som bådar för en god och trygg vård och omsorg för patienterna. Oskar står nu inför att stärka samverkan och person centrera vården ytterligare genom att skapa hembesöksteam. Oskar följs av regeringens särskilda utredare Anna Nergårdh och hennes arbetsgrupp för utredningen God och nära vård som arbetar för modernisering av svensk hälso- och sjukvård utifrån tidigare utredning Effektiv vård. Även en forskargrupp från Linnéuniversitetet och Karolinska institutet har anslutit sig med forskningsprojektet Kontinuitet i vården för personer med komplexa behov. Socialnämnden anser att Samarbete Oskar har ersatt behov av att skapa ett kommunalt hemtagningsteam. Lars Ljung Utvecklingschef Per Nygren Kommunsekreterare

139 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2017/ Svar på motion nr 11/17 - Dags att införa hemtagningsteam i Oskarshamns kommun Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet I motion nr 11/17 yrkar Ingemar Lennartsson (KD) att Oskarshamns kommun inför hemtagningsteam för att säkra hemgången för våra patienter. Motionen har remitterats till socialnämnden för yttrande. Socialnämndens yttrande Genom beslut , 92, yttrar socialnämnden följande: Den nya lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft 1 januari För att möta den nya lagens krav har ett gediget förberedelsearbete inklusive riskanalys genomförts i socialförvaltningen. Under våren 2017 inleddes ett unikt samarbete med Oskarshamns sjukhus och primärvården för att säkra patienternas hemgång från sluten hälso- och sjukvård. Samarbetet inleddes i projektform. Under våren 2018 har arbetssättet permanentats i Samarbete Oskar. Oskar innebär att representanter från primärvårdens, sjukhusets och kommunens legitimerade professioner samt biståndshandläggare via dagliga videomöten deltar och delger varandra aktuell information om de patienter som ska skrivas ut från sjukhus. Vid de dagliga effektiva videomötena planeras även för eventuell samordnad individuell plan (SIP) i hemmet eller på sjukhuset. Det nya arbetssättet Oskar leder till värdeskapande tid för patienter och en helhetssyn som bådar för en god och trygg vård och omsorg för patienterna. Oskar står nu inför att stärka samverkan och person centrera vården ytterligare genom att skapa hembesöksteam. Oskar följs av regeringens särskilda utredare Anna Nergårdh och hennes arbetsgrupp för utredningen God och nära vård som arbetar för modernisering av svensk hälso- och sjukvård utifrån tidigare utredning Effektiv vård. Även en forskargrupp från Linnéuniversitetet och Karolinska institutet har anslutit sig med forskningsprojektet Kontinuitet i vården för personer med komplexa behov. Socialnämnden anser att Samarbete Oskar har ersatt behovet av att skapa ett kommunalt hemtagningsteam. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås att motion nr 11/17 besvaras med hänvisning till socialnämndens yttrande. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

140 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Mathias Karlsson (L) yrkar att ärendet hänskjuts till kommunstyrelsen sammanträde Ordföranden ställer proposition på Mathias Karlssons (L) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Socialnämnden, , 92 - Bilaga Motion nr Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

141 PROTOKOLL Sida 1 Socialnämnden Sammanträdesdatum Dnr SN 2017/ Svar på motion nr 11/17 - Dags att införa hemtagningsteam i Oskarshamns kommun Socialnämnden beslutar 1. Motionen nr 11/17 anses besvarad med hänvisning till socialförvaltningens yttrande. Ärendet Kristdemokraterna yrkar i motion nr 11/17, att Oskarshamns kommun ska införa hemtagningsteam för att säkra hemgången från sluten hälso- och sjukvård. Socialförvaltningens yttrande Den nya lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft 1 januari För att möta den nya lagens krav har ett gediget förberedelsearbete inklusive riskanalys genomförts i socialförvaltningen. Under våren 2017 inleddes ett unikt samarbete med Oskarshamns sjukhus och primärvården för att säkra patienternas hemgång från sluten hälso- och sjukvård. Samarbetet inleddes i projektform. Under våren 2018 har arbetssättet permanentats i Samarbete Oskar. Oskar innebär att representanter från primärvårdens, sjukhusets och kommunens legitimerade professioner samt biståndshandläggare via dagliga videomöten deltar och delger varandra aktuell information om de patienter som ska skrivas ut från sjukhus. Vid de dagliga effektiva videomötena planeras även för eventuell samordnad individuell plan (SIP) i hemmet eller på sjukhuset. Det nya arbetssättet Oskar leder till värdeskapande tid för patienter och en helhetssyn som bådar för en god och trygg vård och omsorg för patienterna. Oskar står nu inför att stärka samverkan och person centrera vården ytterligare genom att skapa hembesöksteam. Oskar följs av regeringens särskilda utredare Anna Nergårdh och hennes arbetsgrupp för utredningen God och nära vård som arbetar för modernisering av svensk hälso- och sjukvård utifrån tidigare utredning Effektiv vård. Även en forskargrupp från Linnéuniversitetet och Karolinska institutet har anslutit sig med forskningsprojektet Kontinuitet i vården för personer med komplexa behov. Socialförvaltningen anser att Samarbete Oskar har ersatt behov av att skapa ett kommunalt hemtagningsteam. Ärendets behandling Socialförvaltningen föreslår att motionen nr 11/17, anses besvarad med hänvisning till socialförvaltningens yttrande. Socialnämndens arbetsutskott beslutade , att ärendet hänskjuts till socialnämnden i juni månad. Dagens Sammanträde Områdeschef HSE Susanne Klingstedt informerar om Samarbete Oskar, som förvaltningen avser ha ersatt behovet av att skapa ett kommunalt hemtagningsteam. Anita Hultgren (S) yrkar bifall till socialförvaltningens förslag, att motionen nr 11/17 anses besvarad med hänvisning till socialförvaltningens yttrande. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

142 PROTOKOLL Sida 2 Socialnämnden Sammanträdesdatum Forts. 92 Ingemar Lennartsson (KD) yrkar bifall till motionen nr 11/17. Ordförande ställer proposition på de båda förslaget och finner att socialnämnden beslutar bifalla socialförvaltningens förslag, att motionen nr 11/17 anses besvarad med hänvisning till socialförvaltningens yttrande. Beslutsunderlag Motion nr pdf Protokollsutdrag AU, , 264 Tjänsteutlåtande daterat Skickas till För åtgärd: Kommunstyrelsen Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

143

144 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2017/ Svar på motion nr 11/17 - Dags att införa hemtagningsteam i Oskarshamns kommun Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet I motion nr 11/17 yrkar Ingemar Lennartsson (KD) att Oskarshamns kommun inför hemtagningsteam för att säkra hemgången för våra patienter. Motionen har remitterats till socialnämnden för yttrande. Socialnämndens yttrande Genom beslut , 92, yttrar socialnämnden följande: Den nya lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft 1 januari För att möta den nya lagens krav har ett gediget förberedelsearbete inklusive riskanalys genomförts i socialförvaltningen. Under våren 2017 inleddes ett unikt samarbete med Oskarshamns sjukhus och primärvården för att säkra patienternas hemgång från sluten hälso- och sjukvård. Samarbetet inleddes i projektform. Under våren 2018 har arbetssättet permanentats i Samarbete Oskar. Oskar innebär att representanter från primärvårdens, sjukhusets och kommunens legitimerade professioner samt biståndshandläggare via dagliga videomöten deltar och delger varandra aktuell information om de patienter som ska skrivas ut från sjukhus. Vid de dagliga effektiva videomötena planeras även för eventuell samordnad individuell plan (SIP) i hemmet eller på sjukhuset. Det nya arbetssättet Oskar leder till värdeskapande tid för patienter och en helhetssyn som bådar för en god och trygg vård och omsorg för patienterna. Oskar står nu inför att stärka samverkan och person centrera vården ytterligare genom att skapa hembesöksteam. Oskar följs av regeringens särskilda utredare Anna Nergårdh och hennes arbetsgrupp för utredningen God och nära vård som arbetar för modernisering av svensk hälso- och sjukvård utifrån tidigare utredning Effektiv vård. Även en forskargrupp från Linnéuniversitetet och Karolinska institutet har anslutit sig med forskningsprojektet Kontinuitet i vården för personer med komplexa behov. Socialnämnden anser att Samarbete Oskar har ersatt behovet av att skapa ett kommunalt hemtagningsteam. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås att motion nr 11/17 besvaras med hänvisning till socialnämndens yttrande. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

145 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Mathias Karlsson (L) yrkar att ärendet hänskjuts till kommunstyrelsen sammanträde Ordföranden ställer proposition på Mathias Karlssons (L) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Socialnämnden, , 92 - Bilaga Motion nr Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

146 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Delårsapport Regionförbundet i Kalmar län Förslag till beslut Delårsrapport avseende perioden 1 januari 31 augusti 2018 för Regionförbundet i Kalmar län läggs till handlingarna. Ärendet Regionförbundet styrelse har , 122, godkänt delårsrapport för perioden 1 januari 31 augusti 2018 samt beslutat att rapporten sänds till regionförbundets ägare för kännedom. Per Nygren Kommunsekreterare Beslutsunderlag

147

148 Delårsrapport Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

149 Verksamhet 2018 utvärdering 0831 Inledning 3 Vårt uppdrag 4 Det politiska arbetet 5 Verksamhetsområden Hållbarhet och kommunikation 6 Befolkning och välfärd 11 Näringsliv och kompetensförsörjning 16 Lärande och biblioteksstöd 20 Nationellt kompetenscentrum anhöriga 25 Administration 30 Ekonomisk redovisning Delårsbokslut 33 Medarbetare 44 Bilagor 1. Statliga regionalpolitiska medel Fördelning av företagsstöd 47 2 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

150 Inledning En ny regional utvecklingsstrategi med gemensamma mål och strategier beslutades i början av året. Strategin anger en långsiktig riktning för utvecklingsarbetet i Kalmar län med hållbar regional tillväxt och utveckling som mål. Hur arbetet ska genomföras beskrivs vidare i fördjupade strategier och planer. RUS vänder sig till förtroendevalda och tjänstemän i offentlig sektor i Kalmar län, men också till företrädare för näringsliv och det civila samhällets organisationer såsom föreningsliv. Utifrån våra olika uppdrag har vi alla olika roller och ansvar i arbetet med att genomföra RUS. Målet med den regionala utvecklingsstrategin är att skapa livskvalitet för invånarna och en hållbar samhällsutveckling, inom ramen för ekologins gränser och med en stark ekonomi som medel. Målbilden är Klimat att växa i. Strategin pekar ut fyra prioriterade utvecklingsområden för att nå målbilden: Delaktighet, hälsa och välbefinnande God miljö för barn och unga Hållbar samhällsplanering Stärkt konkurrenskraft Hela processen har genomförts i god samverkan med landstinget som en förberedelse inför kommande regionbildning. Under våren beslutades också om en rad handlingsplaner kopplade till RUS. Efter ett remissförfarande beslöts den regionala transportplanen tidigt på året. Strax innan sommaren fattades också beslut om en reviderad digital agenda samt bredbandsstrategi. Båda har därefter skickats ut på remiss i länet för beslut under hösten. Vid sidan av detta pågår arbetet med andra handlingsplaner såsom handlingsplan för fossilbränslefri region samt för länet kompetensförsörjning m.fl. Bildande av Region Kalmar län 2019 Arbetet med att bilda Region Kalmar län samt kommunförbund pågår för fullt såväl på en övergripande nivå som i arbetsgrupper för specifika områden. De båda processerna har löpt parallellt och i augusti bildades Kommunförbundet Kalmar län formellt. I processen med att bilda Region Kalmar län pågår arbete med att ta fram plan och budget för regionens verksamhet kommande tre år. Helena Nilsson Regiondirektör 3 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

151 Vårt uppdrag Regionförbundets ändamål är att vara en gemensam organisation för kommunerna och landstinget i Kalmar län för att ta tillvara länets möjligheter och främja dess utveckling. Regionförbundets uppgifter Regionförbundets uppgifter är att, enligt 3 lagen om samverkansorgan i länen (2002:34): 1. utarbeta program för länets utveckling som kommunerna och landstinget avser att genomföra i samarbete med andra parter, 2. samordna utvecklingsinsatser i länet för genomförande av programmet, 3. besluta om användningen av vissa statliga medel för regional utveckling enligt vad som närmare föreskrivs av regeringen, 4. besluta om prioritering bland åtgärder avseende infrastruktur med mera vid upprättande av länsplaner för regional infrastruktur, 5. följa upp åtgärder och effekter av utvecklingsarbetet i länet, 6. lämna en årlig redovisning avseende åtgärder och effekter till regeringen. Regionförbundet ska vidare 7. ansvara för förskottering av medel till statliga investeringar i infrastruktur av betydelse för regionen. 8. ha möjlighet att bidra till finansiering av marknadsföring av, och investeringar i, infrastruktur av betydelse för regionen, 9. verka för att eftergymnasial utbildning samt forskning och utveckling samordnas och anpassas till regionens behov; 10. ansvara för regionala näringspolitiska utvecklingsinsatser och samordna dessa insatser med punkt ansvara för omvärldsbevakning, internationell verksamhet, marknadsföring och information inom förbundets uppgiftsområde, 12. ansvara för regional turismverksamhet, 13. ansvara för regional samordning och intressebevakning av miljöfrågor, arbetsmarknadsfrågor och kommunikationsfrågor inom förbundets uppgiftsområde, 14. utse representanter i regionala samverkansorgan inom förbundets uppgiftsområde, 15. verka för att organisationer i Kalmar län som arbetar med regionala utvecklingsuppgifter samordnar sina verksamheter, 16. ansvara för andra tillkommande regionala uppgifter från staten eller som medlemmarna väljer att tillföra förbundet, 17. utgöra samverkans- och intresseorgan för länets kommuner. För detta ändamål skall inrättas en primärkommunal nämnd enligt 8 nedan, 18. svara för den övergripande trafikpolitiken i länet. 4 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

152 Det politiska arbetet Styrelse Styrelsen är regionförbundets högsta beslutande organ. Den består av 33 ledamöter och lika många ersättare. Av dessa är 22 utsedda av kommunerna och 11 av landstinget. Under första halvåret 2018 har regionförbundets styrelse sammanträtt vid fyra tillfällen. Ordförande i styrelsen är Ulf Nilsson (S). Vice ordförande är Akko Karlsson (MP) och Harald Hjalmarsson (M). Arbetsutskott Regionförbundets arbetsutskott består av sex ledamöter och två ersättare. Arbetsutskottet bereder ärenden till styrelsens sammanträden. Utskottet sammanträdde vid fem tillfällen under första halvåret Ordförande i arbetsutskottet är Ulf Nilsson (S). Vice ordförande är Akko Karlsson (MP) och Harald Hjalmarsson (M). Primärkommunala nämnden Primärkommunala nämnden (PKN) består av 15 ledamöter och lika många ersättare och är ett organ för primärkommunala frågor av gemensamt intresse. Under våren har fyra sammanträden med PKN genomförts. Ordförande i nämnden är Tomas Kronståhl (S), Västervik, och vice ordförande är Henrik Yngvesson (M), Mörbylånga. 5 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

153 Hållbarhet och kommunikationer Handlägger ansökningar om regionala utvecklingsmedel samt driver och stödjer samverkan inom bland annat ehälsa, informationssäkerhet och miljötillsyn. Områdesgruppen utför nationella uppdrag inom bredbandssamordning och infrastrukturplanering samt genomför utbildnings- och informationsinsatser kring slutförvaret. Vi samordnar arbetet inom olika nätverk, bland annat Klimatsamverkan Kalmar län, nationella kommunala nätverket för informationssäkerhet samt vattenarbetsgruppen inom Euroregion Baltic. Arbets- och projektgrupper vi medverkar i är bl.a. sydsvenska samarbetet för infrastrukturfrågor, E22 AB samt stambanan.com. MÅL 1 Bidra till regional samhällsplanering som skapar förutsättningar för ett gott vardagsliv samt fler och växande företag i hela regionen Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Genomföra projektet Strukturbilder Kalmar län för att ge regionalt perspektiv på samhällsplaneringen och underlag för en gemensam målbild för länets rumsliga utveckling. Projektet genomförs i samverkan med kommuner och länsstyrelsen. En rapport om geografiska samband av betydelse för länets regionala utveckling har tagits fram. Minst 25 geografiska strukturbilder har tagits fram. Projektet genomförs enligt plan. Studiebesök har genomförts på Region Blekinge och Östergötland. Fem kommunbesök har hittills genomförts, resterande sker under hösten. Strukturbilderna är under framtagande och en workshop och ett dialogmöte för länets kommuner m.fl. arrangeras till hösten. Rapportens sammanställning pågår. Ta fram förslag till regional transportplan med inriktningen att minska antalet arbetsmarknadsregioner till två, stärka länets utveckling och skapa en funktionell region. Ta fram förslag till handlingsprogram för mobilitet, infrastruktur och transporter. Påbörja arbete med utveckling av bytespunkter längs E22 tillsammans med berörda kommuner, KLT och Trafikverket samt utredning av cykelled längs ostkusten. En regional transportplan har tagits fram. Ett handlingsprogram för mobilitet, infrastruktur och transporter framtaget. Den regionala transportplanen är fastställd. Ett förslag till handlingsprogram för transportinfrastrukturen ska lämnas på samråd under hösten 2018 och antas i början på En förstudie för konceptlösning av BRT-stationer (för så kallade superbussar längs E22 har startats och pågår under hösten Målet är att hitta gemensamma målbilder, sätta gemensamma tidplaner för framtida behov och investeringar samt titta på gemensamma ansökningar till Stadsmiljöavtal. 6 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

154 MÅL 2 Samordna arbetet inom Miljösamverkan Sydost, för att uppnå miljömålen och genomföra tillsynen på ett likvärdigt och effektivt sätt Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Genomföra projekten: Riktlinjer för dagvattenutsläpp Sätt P för fosforn IED Industridirektivet Samsyn inom livsmedelstillsynen Genomföra temadagar: Små och stora förbränningsanläggningar Miljöåtgärder i lantbruket Nedskräpning- enskilda tomter samt Minst tre temadagar knutna till miljöprojekten. Fyra projekt och sex temadagar har genomförts. Samtliga 15 parter inom Miljösamverkan Sydost har deltagit i något av projekten. Minst 80 % av parterna har deltagit inom varje projekt. Samtliga projekt pågår enligt planen, men parternas deltagande i projekten kan först mätas under hösten. En temadag om nedskräpning har genomförts. Övriga temadagar genomförs under hösten. MÅL 3 Bidra till att nå eller bibehålla god volym och kvalitet i grundvatten, ytvatten och hav och med särskilt fokus på dricksvattenförsörjning, minskad övergödning och farliga ämnen Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Utveckla och genomföra projekt med vattentema, bland annat: WaterNets RU, ett samarbetsprojekt mellan Kaliningrad och Kalmar län. Förstudie Vattenfördröjande åtgärder i landskapet med ambitionen att påbörja under Genomföra två projekt inom ramen för Miljösamverkan Sydost, se ovan. Fem projekt med vattentema har utvecklats eller genomförts. WaterNets Ru pågår enligt plan, en slutkonferens genomförs i Kaliningrad hösten Förstudien Vattenfördröjande åtgärder i landskapet har färdigställts. Diskussioner om fortsatt arbete pågår. En projektansökan, WaterPLUS, med inriktning mot effektiv vattenanvändning i livsmedelsindustrin, har lämnats in till Interreg Europe. Tre kommunala projekt med vattentema kommer att påbörjas under hösten. Miljösamverkan Sydost: se ovan. 7 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

155 MÅL 4 Bidra till att Kalmar län år 2030 är en fossilbränslefri region, effektivare energianvändning och ett växande näringsliv Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Ta fram ett förslag till reviderat handlingsprogram för Fossilbränslefri region Genomföra 2018 års handlingsplan för fossilbränslefri region. Ett reviderat handlingsprogram har antagits. 100 % av aktiviteterna i 2018 års handlingsplan är slutförda. 17 organisationer har deltagit i Klimatsamverkan Kalmar län. Regionförbundet samordnar, tillsammans med länsstyrelsen, arbetet inom Klimatsamverkan Kalmar län. Ett förslag till reviderat handlingsprogram för Fossilbränslefri region presenterades för regionförbundets och landstingets styrelser i juni. Det reviderade handlingsprogrammet var tänkt att vara klart redan under våren Klimatkommissionen valde, i väntan på detta, att inte ta fram någon handlingsplan för år Kansliet har under första halvåret bl.a. presenterat Energibalans Kalmar län 2016 presenterat en systemstudie för biogas i Kalmar län ansökt om medel för en förstudie om hållbara resor i besöksnäringen tagit fram en färdplan för Kalmar län som nationell arena för flytande biogas. 16 organisationer har deltagit i Klimatsamverkan Kalmar län. 8 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

156 MÅL 5 Bidra till att fler människor ska välja mat från Kalmar län och att livsmedelsbranschen ska öka sin konkurrenskraft, produktivitet och innovationsförmåga. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Ta fram en handlingsplan för regionförbundets arbete med kompetensförsörjning inom livsmedelsbranschen. En handlingsplan har tagits fram. Kompetensbehoven inom länets livsmedelsbransch har kartlagts och presenteras i en rapport hösten Därefter påbörjas arbetet med en handlingsplan. Driva och samordna projektet livsmedelsutveckling Sydost. Aktiviteter under 2018: Tillväxtlyft livsmedel (lönsamhetsoptimering) MatPlus (forskarworkshops) MatLaget (expertteam för produktutveckling) Branschträffar och tematiska nätverk(kött och baljväxter). Ett antal rapporter för analyser av bland annat export och digitalisering. Minst 80 företagsbesök har genomförts. Minst 500 företags-kontakter har tagits. Minst 130 projektaktiviteter har genomförts. Minst 980 personer har deltagits i någon av aktiviteterna. Livsmedelsutveckling Sydost har: genomfört ca 200 företagsbesök tagit ca företagskontakter genomfört 225 aktiviteter för ca 400 individer (ej unika). En handlingsplan med tio prioriterade åtgärder har tagits fram. Åtta av dessa har genomförts och ytterligare en har påbörjats. Följande aktiviteter har genomförts: - Tillväxtlyft Livsmedel - Branschträffar och tematiska nätverk; kött Följande aktiviteter har påbörjats: - MatPlus - MatLaget - Branschträffar och tematiska nätverk; baljväxter - Fördjupningar inom områdena export, digitalisering, forskningsbehov och internationalisering Samordna genomförandet av länets livsmedelsstrategi. I detta ingår bland annat att under år 2018 ta fram indikatorer för uppföljning, att genomföra ett regionalt rådslag samt att uppdatera strategins prioriterade åtgärder. Ett uppdaterat handlingsprogram är framtaget Arbetet med att uppdatera handlingsprogrammet är något försenat, men har inletts. 9 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

157 MÅL 6 Samordna genomförandet av den regionala digitala agendan som syftar till att länet ska ta tillvara digitaliseringens möjligheter Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Ta fram förslag till reviderad version av länets regionala digitala agenda. En regional bredbandsstrategi har tagits fram. En reviderad version av regional digital agenda samt en ny regional bredbandsstrategi är ute på remiss hos kommuner och andra intressenter. De slutliga versionerna förväntas beslutas av regionfullmäktige under december 2018/januari Arbetet med att identifiera relevanta nätverk kopplade till digitalisering och bredband har genomförts under våren. Regionförbundet har anslutit sig till följande: - Regionala nätverket för digitalisering SKL - Digitri - Kluster av it-företag i Kalmar, Kronoberg och Blekinge län - RegLab - Lärprojekt runt digital verksamhetsutveckling - Arkitektur för digital utveckling för landsting, regioner och kommuner - Ineras IT-arkitekturråd Identifiera relevanta nätverk för utveckling kring smarta samhällen på nationell och internationell nivå och föreslå regionförbundets engagemang/ medverkan. Antal deltagande aktörer i länsgrupp för bredband har ökat jämfört med Sedan tidigare är regionförbundet medlemmar i nätverken Läns-IT-rådet i Kalmar län och KommITS. Deltagandet i länsmöte bredband är oförändrat jämfört med Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

158 Befolkning och välfärd Samordnar arbetet inom Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänsten och angränsande område hälso- och sjukvård. Samordnar även utvecklingsarbetet inom socialtjänsterna i länets kommuner samt kommunernas arbetsmarknadsnätverk. Driver och stödjer samverkan inom samhällsorientering för nyanlända vuxna, unga och anhöriginvandrare på modersmål samt kring ungas uppväxt. Områdesgruppen är representerad i SKL:s nationella referensgrupp för arbetsmarknad och integration. MÅL 1 Bidra till en jämlik och jämställd region med fokus på vård och omsorg, nyanlända och ungdomar Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Samordna kommunstrategiska överläggningar med fokus på kommungemensamma utmaningar, behov och möjlig samverkan i länet. Minst fyra strategiska överläggningar har genomförts. Två kommunstrategiska överläggningar hölls under våren och ytterligare möten är inplanerade under hösten i samband med PKN. Redovisa och sprida resultatet av CaSYPoTenkäten inom ramen för Unga i samverkan Regionförbundet har deltagit i minst två internationella konferenser för att presentera resultatet från CaSYPoT. Regionförbundet deltog i en kick-off för SB YCGN-projektet under februari, samt i ett partnermöte avseende CaSYPoT-Ru i maj där resultatet från CaSYPoT presenterades. Deltagande planeras att ske i två så kallade spridningsevenemang under hösten. Samordna genomförandet av ungdomsenkäten Lupp i kommunerna i Kalmar län samt Eksjö kommun under hösten kommuner har genomfört Luppenkäten. LUPP-enkäten kommer att genomföras under hösten 2018 av de planerade kommunerna. Bevaka och sprida utvecklingen kring Barnkonventionens lagstadgande. Regionförbundet har närvarat vid SKL:s barnrättsnätverksträffar. Regionförbundet var inte representerade vid vårens nätverksträff. Däremot har vi kontakt med Barnombudsmannen och kommer att medverka på deras regionala träff i Kalmar län kring barnkonventionen som arrangeras i samarbete med Vimmerby kommun. Vidare har kontakt etablerats med landstinget och länsstyrelsen i frågan för att kunna göra gemensamma insatser kring barnkonventionens lagstadgande. 11 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

159 Informera om och sprida den nya regionala utvecklingsstrategins strategi God miljö för barn och unga i verksamheterna. Lupp-nätverket och andra nätverk som jobbar med unga har fått kunskap om den nya regionala utvecklingsstrategin. Lupp-nätverket har fått löpande information om den regionala utvecklingsstrategin såväl under framtagandet som efter dess godkännande. MÅL 2 Bidra till hög integration och etablering av nyanlända Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Driva projektet Vi blir fler- IKO, delta i Integrationsrådets arbete samt beakta och initiera olika initiativ för att höja kunskapsnivån och bidra till samverkan. Offentliga och ideella aktörer som möter nyanlända har fått ökad kunskap om integration och samverkan har ökat. Projektet är halvvägs i genomförandefasen och håller tidsplan och budget samt ligger över målet med genomförande av aktiviteter. Mer än 40 aktiviteter har genomförts med ca 1300 deltagare totalt, varav tre samverkansprojekt. Ett är pågående (tjänsteutveckling om temat heder). Projektet fokuserar nu på implementering. Erbjuda nyanlända vuxna, unga och anhöriginvandrare samhällsorientering på modersmål via regionförbundet. Samtliga nyanlända inom ramen för samverkan har erbjudits SO inom ett år. Första halvåret 2018 har samhällsorienteringen på modersmål för vuxna haft 17 grupper inom arabiska, tigrinja, kurmanji, dari, somaliska och swahili. 215 personer har deltagit från kommunerna Borgholm, Emmaboda, Kalmar, Mönsterås och Oskarshamn. Inom samhällsorientering på modersmål för unga har endast två grupper varit igång under sommaren med totalt 27 deltagare med undervisning på arabiska. De aktuella kommunerna var Oskarshamn och Kalmar. Samordna arbetet med att ta fram ett avtal kring hälsokommunikation i länet. Beslut har tagits om avtal om samverkan mellan kommuner och landsting kring en utökning av hälsokommunikation. Arbetet med att anställa personer och testa konceptet är igång. Landstinget är ansvarigt för projektet. Stödja och delta i det nationella projektet MILSA för utbildning av samhällskommunikatörer och hälsokommunikatörer. Fyra erfarenhets- och utbildningsträffar för samhälls- och hälsokommunikatörerna har genomförts. Regionförbundet har två deltagande samhällskommunikatörer som deltar i MILSAs utbildning. Två utbildningsträffar har genomförts i Växjö där våra 12 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

160 kommunikatörer deltagit. Utbildningen fortsätter under Genom projektet Samverkan leder till arbete stödja ett antal lokala verkstäder, mikroprojekt och mobila team att starta som aktiviteter i länet. Fler aktörer har samverkat kring vägar in på arbetsmarknaden för nyanlända och unga. Projektet Samverkan leder till arbete är nu i gång och kommunerna har anställt verkstadsledare. Planer för kommande aktiviteter är skrivna och fortlöper enligt plan. MÅL 3 Bidra till samverkan och sammanhållen vård, stöd, omsorg och välfärd i Kalmar län Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Samordna utvecklingsarbetet inom socialtjänst och angränsande hälso- och sjukvård Ett ramavtal mellan kommunerna och landstinget för ungdomsmottagningar i Kalmar län har beslutats om och genomförandet har påbörjats. En projektledare håller på att anställas som ska färdigställa det ramavtalsförslag som framtagits efter önskemål från Länsgemensam ledning för socialtjänsten och angränsande hälso- och sjukvård. Bygga upp en kommungemensam kompetensutvecklingsplan och samordna utbildningstillfällena. Samtliga kommuner har deltagit i gemensam kompetensutvecklingsplan för socialtjänsten inom Kompass, Kommunal Praktisk Samverkan Socialtjänst. Vårens planerade introduktionsutbildning, som är en del av den gemensamma kompetensutvecklingsplanen, blev inställd på grund av försenad tillsättning av ny utvecklingssamordnare. Planering pågår för genomförande våren Utbildningar genomförs under hösten. Samtliga kommuner är delaktiga beträffande Kompetensutvecklingsplanens innehåll. Genom samordning verka för att brukares, patienters och närståendes erfarenheter och kunskaper tas tillvara i utvecklingen av socialtjänst och angränsande hälso- och sjukvård. Fler av brukares, patienters och närståendes upplevelser har tagits tillvara i utvecklingen av socialtjänst och angränsande hälso- och sjukvård. Under första halvåret 2018 har förfrågningar om medverkan inneburit att 14 aktiviteter genomförts där 17 brukare, patienter eller närstående involverats. Det finns nu medverkande i alla samordnande grupper förutom barn och unga. För att bättre nå barn och unga har en arbetsgrupp bildats som påbörjar sitt arbete under hösten Nyhetsbrev har skickats ut till alla medlemmar i Intressebanken. 13 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

161 Samordna arbetet med att Kalmar län arbetar mot ambitionen i ny lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Kommungemensamma styrdokument har tagits fram. Samtliga kommuner och landstinget har erbjudits utbildning i den nya lagstiftningen. Uppföljning av indikatorer på kommunnivå i enlighet med beslutad överenskommelse. Ett länsgemensamt styrdokument (överenskommelse) med tillhörande praktiska anvisningar har tagits fram. Utbildning har genomförts på de tre sjukhusen samt i varje kommun. Uppföljning görs regelbundet. Genomgång av avvikelser görs halvårsvis. Uppföljning för landsting och kommuner i maj och november gällande avvikelser i enlighet med beslutad överenskommelse. Bidra till att öka kunskapen och användningen av Samordnad Individuell Plan (SIP). Samtliga kommuner och landstinget har erbjudits utbildning i Samordnad Individuell Plan (SIP). Uppföljning har genomförts genom jämförelser i antal gjorda planer samt utifrån SIP- kollen. I samband med införandet av nya Cosmic LINK 2 i oktober kommer även utbildning att ske i SIP. Utbildningsmaterial och film finns på regionförbundets hemsida Uppföljning och redovisning sker halvårsvis. Delrapport har redovisats till beredningsgruppen Samordna och stödja arbetet med en gemensam plan för samverkan mellan landsting och kommunerna som inkluderar samtliga verksamheter som berör barn och unga såsom skola, socialtjänst, barnpsykiatri, habilitering. Bidra till förbättrad samverkan mellan barnoch ungdomshälsan, BUP och socialtjänst. En gemensam plan och överenskommelse är upprättad som inkluderar samtliga verksamheter som berör barn och unga såsom skola, socialtjänst, barnpsykiatri, habilitering. Beslut har tagits om en överenskommelse om fortsatt arbete. En överenskommelse har fastställts och beslutats mellan Barn och ungdomspsykiatrin, Barn och ungdomshälsan, Mödra- och barnhälsovårdsverksamheten och Kalmar läns kommuners socialtjänster. Nytt beslut har dock fattats om en ny överenskommelse där även skolan ska ingå. Ett arbete med den nya överenskommelsen samt praktiska anvisningar pågår. Samordna arbetet med en länsgemensam handlingsplan inom området psykisk hälsa. Handlingsplanen inom området psykisk hälsa har reviderats och uppdaterats. Arbetet pågår och ska rapporteras till SKL senast den 31 oktober Ta fram en regional GAPanalys utifrån nya nationella riktlinjer för schizofreni. Implementera nya nationella riktlinjer för schizofreni. En regional GAP-analys utifrån nya nationella riktlinjer för schizofreni har tagits fram och implementeringen har påbörjats. Regionala GAP-analyser för kommunerna i länet respektive landstinget har tagits fram. Ett arbete med att ta fram ett vård- och insatsprogram för schizofreni pågår inom ramen för uppbyggnaden av Resurscentrum för psykisk hälsa. 14 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

162 Utvecklingsledaren ingår i den regionala arbetsgruppen. En konferens, gemensam för sydöstra sjukvårdsregionen, kommer anordnas i november. Där kommer GAPanalyser och implementeringsbehov presenteras för beslutsfattare. Bidra till förbättrade stödoch behandlings-insatser av personer omhändertagna enligt LOB, Lagen om omhändertagande av berusade personer. Arbetet har fortlöpt enligt plan. Enligt beslut i Länsgemensam ledning pågår ett arbete utifrån två spår. En utbildningsinsats för arrestvakter är planerad till hösten och ett arbete pågår med att ta fram gemensamma rutiner för socialtjänsterna i länet. MÅL 4 Bidra till samverkan, utveckling och forskning mellan länets socialtjänster genom Kompass Kommunal Praktisk Samverkan Socialtjänst Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Samordna arbetet med att formulera gemensam målbild för hela socialtjänstens område 2018 och framåt. En plan med tydlig målbild för socialtjänstens gemensamma utvecklingsarbete efter 2018 har tagits fram. Ett fortsatt samverkansavtal mellan länets kommuners socialtjänst har upprättats. En dialog pågår mellan socialcheferna och blivande kommunförbund med målsättningen att ett nytt avtal ska vara klart i september/oktober. Följa upp och utvärdera nuvarande regional samverkans- och stödstruktur. Beslut har tagits om utvecklad samverkan kring familjehemsvården. En utredning har färdigställts som utkast till ett förslag. Det ska upp för beslut på en socialchefsträff i oktober. Samordna aktiviteterna som social- och omsorgscheferna i länet styr och leder inom Kompass. Beslut har tagits om utvecklad samverkan kring familjerättsarbete. En utredning har färdigställts som utkast till förslag. Det ska upp för beslut på nästkommande socialchefsträff. Bidra till att samtliga kommuner tar aktiv del i Kompass olika utvecklingsspår. Samtliga kommuner har deltagit i utvecklingsspåren inom Kompass. Ett avtal med CAN, Centralförbundet för alkohol och narkotikaupplysning, är klart när det gäller genomförande av ny skolundersökning av alkohol- och drogvanor Tio av länets kommuner deltar. En planerad slutkonferens i april blev inställd på grund av för få deltagare. Länets kommuner deltar aktivt genom olika nätverk. 15 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

163 Näringsliv och kompetens Områdesgruppen driver utvecklingsfrågor inom till exempel kompetensförsörjning, näringsliv, innovation, internationalisering eller utveckling av besöksnäringen. Fördelar regionala utvecklingsmedel till företag i form av företagsstöd eller till organisationer, kommuner eller andra aktörer i form av projektmedel. Vi ansvar också för regional samverkan inom lärande, utbildning och kompetensförsörjning. Näringslivschefer, turistchefer, företagsfrämjande aktörer, yrkeshögskoleanordnare och skolchefer är några exempel på nätverk som vi samverkar genom. MÅL 1 Bidra till ökad digitalisering. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Inventera och kvalitetssäkra aktörernas arbete med tillgänglighet för att kunna bygga en digital tillgänglighetsguide för besöksnäringen. 200 aktörer inom besöksnäringen har deltagit i projektet. Under hösten kommer aktörerna att påbörja inventering och kvalitetssäkringen. Marknadsföra och sprida information om digitaliseringschecken via tillgängliga kanaler och nätverk. Visa exempel på företag som nyttjat stödet via artiklar i press och på webb. Antal inkomna och beviljade digitaliseringscheckar har ökat med 10 procent jämfört med (Mätning vid årsskiftet av antal beslut inklusive avslag) Första halvåret har antalet inkomna och beviljade checkar ökat med 21 % sedan föregående år. Under perioden har 31 (24)checkar beviljats av 31 (26)ansökningar. Till detta kan läggas Affärsutvecklingscheck/digitalisering (ej 1:1- anslag) där 3 (4) checkar beviljats. (siffra i parentesen avser 2017) Totalt har antal beviljade checkar ökat från 28 till 34, d.v.s. med 21 %. MÅL 2 Bidra till att säkra den framtida kompetensförsörjningen. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Förankra och påbörja genom-förandet av insatser i beslutat handlingsprogram för Kom-petensförsörjning Kalmar län. Handlingsprogram inkl. plan för uppföljning har tagits fram och beslutats. Arbetet pågår och beslut tas, efter remiss, av Region Kalmar län under våren Genomföra projektet Motivation leder till framgång enligt beslutad plan. Andelen behöriga till gymnasiet och till vidare utbildning har ökat jämfört med Mätning görs vid årsskiftet 16 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

164 Närvaron för målgruppen har ökat jämfört med Mätning görs vid årsskiftet Arrangera möten med det regionala nätverket för yrkeshögskoleutbildning för ökad kunskap, erfarenhetsutbyte och bättre utfall för länet utifrån inlämnade ansökningar. Antalet beviljade yrkeshögskoleplatser per invånare till länet har ökat jämfört med våren Antalet beviljade platser per invånare har ökat under 2018 till 75 (72) platser för Kalmar län. MÅL 3 Bättre nyttjande av företagsstöd som verktyg för förnyelse av näringslivet. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Koppla beviljade företagsstöd tätare till de innovations-miljöer och branschsatsningar som initierats i länet och i samarbete med närliggande län. Antal ansökningar om konsultcheckar till branscher med särskild prioritet, till exempel besöksnäring, livsmedel med flera har ökat. För närvarande pågår ett arbete med att definiera prioriterade branscher i termer av SNI-koder. Detta kommer att göra det möjligt att följa upp dessa branscher i handläggarsystemet. Identifiera och hitta nya kanaler för att nå ut till andra grupper för ökad kännedom om regionförbundets företagsstöd hos underrepresenterade grupper såsom unga, kvinnor och personer med utländsk bakgrund. Sprida information via sociala medier. Genomförd satsning på sociala medier har följts upp efter avslutad kampanj. Under oktober 2017-mars 2018 gjordes en marknadsföringsinsats via Facebook och Twitter för att öka kännedomen om regionförbundets stöd bland underrepresenterade grupper. Kampanjen resulterade i få relevanta förfrågningar har kommit från kundgrupperna. Totalt har 29 svar inkommit vilket lett till 7 bokade besök. Sammantaget har 4 ansökningar inkommit som går att hänföra till kampanjen. Trots det statistiskt begränsade gensvaret går det att skönja en förhållandevis stor andel kvinnor (jämfört med den löpande verksamheten). Endast två av dessa ledde dock till en ansökan. 17 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

165 MÅL 4 Bidra till ökad internationalisering. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Ta ansvar för arbetet inom området Bioekonomi och utveckla modell för det fortsatta arbetet. Delta i kommunikationsplattform för bioekonomisk utveckling för svenska regioner. En modell har tagits fram för tydligare ansvarsfördelning mellan regionerna inom samarbetet för Brysselkontoret. Området Bioekonomi omfattar flera olika delområden där regionerna samarbetar sedan tidigare. Arbetet bygger på ex Skogsoch trästrategierna, Livsmedelsstrategin och inom bioenergi. Modellen som tas fram bör därför anpassas så att alla regioner i Brysselsamarbete nås på rätt sätt. Arbetet fortsätter utvecklas under Det processorienterade arbetet tillsammans med Brysselkontoret har öppnat nya vägar in i europeiska nätverk. Detta ökar möjligheterna för att ta del av information om nya EU-lagförslag. Det ökar också möjligheter för samordning av yttranden på regional nivå. Regionförbundet deltar också aktivt tillsammans med övriga regioner i landet i uppbyggnaden av en ny kommunikationsplattform för bioekonomisk utveckling. Under hösten fortsätter vi att aktivt delta i nätverket för att kunna påverka innehåll och form. Under första halvåret har 13 (10) checkar beviljats av 13 (10) ansökningar. (Siffran i parentesen avser 2017) Till detta kan läggas Affärsutvecklingscheckar/ internationalisering (ej 1:1-anslag) där 0 (6) checkar beviljats. Totalt har antal beviljade checkar minskat från 16 till 13. Antalet egna checkar har dock ökat från 10 till 13. Förbättra samarbete med Enterprise Europe network (EEN), Business Sweden med flera. Antalet ansökningar om företagsstöd för internationalisering har ökat jämfört med 2016/2017. Under hösten har länets nya exportcentra invigts vilket förhoppningsvis resulterar i ett större intresse för exportfrågor och internationalisering. Arbeta aktivt med Euroregion Baltic (ERB) genom att delta i sekretariats- och styrelsemöten, medverka som partner samt leda Regionförbundet har medverkat som partner i minst fem projekt med koppling till ERB. Regionförbundet har deltagit i ERB:s sekretariats- och styrelsemöten under första halvåret 2018 och genom Akko Karlsson som ordförande lett arbetet i organisationen fram till den 15 februari Regionförbundet har också lett arbetet i 18 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

166 arbetet i ERB Water Core Groupe. ERB:s Water Core Group under första halvåret Regionförbundet är projektledare för projekten CaSYPoT, CaSYPoT-Ru och Waternets-Ru samt partner i projektet Umbrella och associerad partner i projektet DUNC. Samtliga med koppling till ERB. Inom arbetet med besöksnäringen har regionförbundet inlett kontakter med projektet Baltic Tourism Center. Skapa kontakter med nätverk på europeisk nivå inom ramen för projektet Växande besöksnäring. Regionförbundet har deltagit i aktiviteter hos identifierade europeiska nätverk. En första kontakt har tagits av Brysselkontoret för att hitta rätt nätverk på europeisk nivå för utveckling av besöksnäringen 19 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

167 Lärande och biblioteksstöd Kompetensutvecklar länets skolledare, lärare och elever inom digitala verktyg och annan media. Kurser, omvärldsbevakning samt digital mediekatalog är verktyg i detta. Vi initierar, leder och samordnar också länets gemensamma utvecklingsarbeten inom biblioteks-området. Viktiga nätverk är bl.a. nätverken Splitvision, IT-pedagogerna i Kalmar län, bibliotekscheferna, barn och unga samt skolbibliotekarienätverket. Viktiga samarbets-partners är bl.a. Linnéuniversitetet, Reaktor sydost, UR, regionbibliotek i angränsande län, Sveriges kommuner och landsting samt Kungliga biblioteket. MÅL 1 Stödja länets skolledare i deras uppdrag att utveckla Kalmar läns skolor avseende digitalisering. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Kartlägga rektorers stödbehov i självskattningsverktyget LIKA och uppföljningssamtal. Minst 100 kartlagda skolor i länet med verktyget LIKA från SKL har inrapporterats till AV-Media. 72 LIKA-värderingar har skickats in från länets rektorer. Erbjuda relevant omvärldsbevakning. Frågor om kunskap för skolledare har lyfts fram vid minst fyra tillfällen genom nyhetsbrev. Ett första nyhetsbrev, om teknikval i skolan har gått ut i till de i nuläget 49 skolledare som anmält sitt intresse för att få nyhetsbrev. Erbjuda kompetenstödjande insatser som kurser, samtal, föreläsningar och nyhetsbrev. AV-Media har genomfört riktade insatser mot skolledare under året. Information om GDPR har lämnats till skolledare. Det har också lämnats information och delredovisning av LIKAvärderingar till förvaltningschefer. En del Facebookinlägg har riktats till personer i skolledande position. 20 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

168 MÅL 2 Ett tätare samarbete med kommunernas IKT-pedagoger som jobbar i skolor och förskolor. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Kartlägga kompetensen bland länets IKT-pedagoger. Nätverket har kartlagt sina kunskaper vid minst ett tillfälle. Planeras att genomföras i höst Utifrån kartläggningen ska AV-Media ta fram en kompetensutvecklingsplan för IKT-pedagognätverket. En kompetensutvecklingsplan för nätverket är framtagen. Planeras att påbörjas i höst Under 2018 planeras 4 nätverksträffar samt en resa till BETT (mässa för IKT och digital pedagogik) som samordnas av AV-Media. Fyra nätverksträffar samt resa till den brittiska IKT-mässan BETT är genomförd. Ett nätverksmöte för IKT-pedagoger har genomförts med tema Gapminder. Ett möte med Split-vision har genomförts. Splitvision är ett länsnätverk för utvecklingsledare och IT-samordnare inom utbildningsområdet. En resa till BETT-mässan i London har genomförts med 25 deltagare. Ett uppföljningsmöte har genomförts efter BETT-resan. 21 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

169 MÅL 3 AV-Medias tjänster ska vara mer kända bland skolledare, pedagoger och elever. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer AV-Media ska erbjuda introduktionsmöten om sitt utbud för nyanställda i länets 12 kommuner. Minst ett introduktionsmöte har genomförts i varje kommun. Ett introduktionsmöte är genomfört. Flera är planerade under hösten AV-Media ska medverka på pedagogiska konferenser och mässor i länet. AV-Media har synts på större mötesplatser för verksamma inom skola och förskola vid minst 4 tillfällen. AV-Media har genomfört föreläsning och workshop på Skoldatateksdagarna Södra regionen för 72 pedagoger. Genomföra riktade kampanjer via våra kanaler till olika målgrupper. Antalet följare till AV-Medias sociala medier har ökat från 400 till 700. AV-Medias nya testrum har haft 300 besökare. Antal delade planeringar i Plus har passerat 300. AV-media har vid halvårsskiftet 564 följare på Facebook och Instagram personal i skolorna följer AV-medias nyhetsbrev. Testrummet har från mars månad haft 52 besökare fördelade på 10 tillfällen. I testrummet har besökare kunnat testa och få stöd i hur de digitala lärverktyg som AV- Media lånar ut kan användas. Plus har 223 delade lektionsplaneringar som beskriver hur man kan arbeta med t.ex. mediekatalogens filmer utifrån läroplanernas intentioner. Arbeta för att fortsätta med befintliga samarbeten med Linnéuniversitetet avseende VFU (Verksamhetsförlagd utbildning). Minst 4 aktiviteter kring VFU har genomförts av AV-Media. Hittills har det genomförts 4 aktiviteter för totalt 94 studenter vid Linnéuniversitetet som ska ut på verksamhetsförlagd utbildning i skolor och förskolor. Det har varit 57 förkollärarstudenter som testat på ipad och interaktiv skärm som pedagogiskt verktyg. 37 fritidslärare och studenter ha fått pröva på att jobba med digitalt berättande och kommunikation. Förbättra tillgänghetsgraden och användandet av AV- Medias webbplats samt göra eventuella anpassningar utifrån den nya dataskyddsförordningen. AV-Medias webbplats har förbättrade mätvärden avseende tillgänglighet (enligt W3Cstandard) jämfört med mätning Mätning ej genomförd ännu. Gör större översyn över webblösning för kommunförbundet. Däremot har det skett en översyn och vissa anpassningar utifrån GDPR. 22 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

170 MÅL 4 Höjd kompetens hos länets biblioteksanställda för att bättre anpassa bibliotekens digitala erbjudande till medborgarna. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Kartlägga kompetensbehovet hos länets folkbibliotek. Utifrån kartläggningen erbjuda kompetensinsatser för anställda vid länets folkbibliotek. Minst 3 kompetenshöjande insatser som kurser eller föreläsningar har genomförts. Följande insatser genomfördes: 2 utbildnings-tillfällen om GDPR på bibliotek. 1 utbildnings-tillfälle om Talboken kommer med Myndigheten för tillgängliga medier 1 seminariedag om bibliotek och fritidsgårdar i samverkan 1 Workshop om stärkta bibliotek och hjälp med projektansökningar. MÅL 5 Regionbiblioteket ska belysa och stödja biblioteken i deras roll som arena för demokrati och fri information. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Erbjuda kompetensinsatser för bibliotekschefer vid länets folkbibliotek. Erbjuda en konferens om demokrati och bibliotek för regionens politiker. 1-3 möten och minst 1 utbildningsinsats har genomförts för chefer vid länets folkbibliotek. En konferens om demokrati och bibliotek har genomförts för regionens politiker. Under första halvåret har det genomförts 3 chefsmöten och 2 fortbildningsdagar inom området ledarskap. Fortbildningsdagarna genomfördes tillsammans med Blekinge/Kronoberg. Den 8 maj genomfördes en nationell konferens Historisk satsning på biblioteken i Kalmar. 80 personer deltog och 780 personer följde webbsändningen. Bland annat presenterades utkastet för den nationella biblioteksstrategin. MÅL 6 Undersöka förutsättningar för att utveckla en modell kring skolbiblioteksfunktion för små skolenheter. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer 23 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

171 Med utgångspunkt i regional skolbiblioteks-strategi genomföra en förstudie inför projekt som syftar till att främja mindre skolors skolbibliotek. En förstudie är genomförd. Ett förslag på projekt är framtaget. Efter samtal med landstinget utgår mål 6. MÅL 7 Förbättrad biblioteksservice med fokus på litteraturupplevelser på landsbygden. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Genomföra kartläggning om behovet av förbättrad biblioteksservice med fokus på litteraturupplevelser på landsbygden. En pilotkommun ska utses och en projektplan ska tas fram. En färdig kartläggning om behovet av biblioteksservice är framtagen. En pilotkommun är utsedd. En projektplan är framtagen. Efter samtal med landstinget utgår mål Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

172 Nationellt kompetenscentrum anhöriga Utgör ett nationellt expertstöd till kommuner, landsting och enskilda avseende anhörigstödsfrågor. Ger kunskapsstöd till föräldrar och anhöriga till personer, företrädesvis barn och unga, med kombination av flera omfattande funktionsnedsättningar och stora medicinska behov. Arbetet handlar bl.a. om att uppmärksamma könsrelaterade skillnader och konsekvenser i anhörigstödet, bidra till att underlätta förutsättningen att kombinera rollen som anhörig med arbete och god hälsa samt stödja och utveckla hälso- och sjukvården roll och ansvar kring stöd till anhöriga. Arbetet är ett regeringsuppdrag. MÅL 1 Bidra till högre kvalitet och produktivitet inom området stöd till anhöriga. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Stödja och underlätta ett utvecklingsarbete och implementering av anhörigstöd till kommuner, landsting och enskilda utförare. Utveckling av metoder för ett individuellt och familjeorienterat anhörigstöd ska prioriteras. Nka har genomfört: remissvar på statlig utredning 20 konsultationer till myndigheter, beslutsfattare och personal nätverksträffar med fyra nätverk med praktiker och idéburna organisationer Målet är uppnått. Nka har genomfört: två remissvar, Socialstyrelsen och Swedish Standard Institute i genomsnitt tre konsultationer dagligen genomförs till myndigheter, beslutsfattare och personal träffar med två nätverk har genomförts och tre genomförs i höst. Fungera som en länk mellan forskning och praktik samt utveckla och förmedla metoder och verktyg. Nka har genomfört/medverkat/påbörjat/ avslutat minst: ett EU Horizon 2020 projekt - anhörigstöd tre EU Erasmus+ projekt - anhörigstöd två nationella forskningsprogram - anhörigstöd ett forskningsprojekt - anhörigstöd Målet är uppfyllt. Nka driver: EU-projektet Me-We för att utveckla insatser till unga anhöriga. Tre Erasmus+ projekt pågår Nka medverkar i ett inter-nationellt samt två nationella forskningsprogram Nka medverkar i ESF-projektet Motivation leder till framgång. Bidra till utveckling av metoder och verktyg samt till systematisk spridning och uppföljning av dessa. Nka ska ha genomfört/påbörjat/avslutat: stöd till minst tre utvecklingsprojekt hos kommuner, landsting och idéburna organisationer och följt upp anhörigstöd utvecklat en app (COAT) för att kartläggning av behov av behov hos anhöriga och planering av stöd minst ett blandat lärande nätverk om systematisk Målet är uppfyllt. Nka kommer i samverkan med Socialstyrelsen och intresserade kommuner leda projektet Koordinator till föräldrar till barn med funktionsnedsättning Nka ingår i och stödjer Bräcke Diakoni i tre Arvsfondsprojekt om stöd till anhöriga. Apputvecklingen av COAT pågår i SKL:s tjänstedesignprojekt i samverkan med 25 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

173 uppföljning och kvalitetsutveckling. anhöriga och anhörigkonsulenter och en specifikation är framtagen. ett blandat lärande nätverk med 12 kommuner startar i september. Sammanställa samt förmedla forskningsresultat och bästa tillgängliga kunskap inom området. Nka ska ha förekommit i media om anhörigfrågor vid minst 10 tillfällen under året. Nka har publicerat minst: två kunskapsöversikter och rapporter tre vetenskapliga artiklar två nyhetsmagasin 10 digitala nyhetsbrev 100 inslag på NkA:s egna kanaler i sociala medier (Facebook, Twitter och MyNewsdesk) Nka har producerat: en nationell film om anhörigfrågan som spritts i hela landet en webbutbildning. Nka har genomfört: en nationell konferens medverkat vid 10 konferenser, seminarier och workshops en högskolekurs 10 webbinarier. Målen är på väg att uppfyllas under året. Nka har förekommit i media vid åtta tillfällen. Nka har publicerat en kunskapsöversikt och tre rapporter är under arbete två artiklar har publicerats i vetenskapliga tidskrifter sex digitala nyhetsbrev, ett nyhetsmagasin och 120 inslag på Nka:s egna kanaler i sociala medier (Facebook, Twitter och MyNewsdesk) Nka har påbörjat arbetet att: producera en film om anhörigfrågan i samverkan med Röda korset En webbutbildning håller på att planeras och kommer att produceras nästa år avseende Vuxensyskon som anhöriga. Nka har genomfört: en högskolekurs om Barn som anhöriga sex webbinarier varit medarrangör av två nationella konferenser Med medel från Social-departementet har Nka påbörjat utvecklingen av en verktygslåda avseende Anhöriga och fallprevention vilken kommer att bestå av en kunskapsöversikt, utbildningsmaterial, broschyrer och webbinarier. Ge kunskapsstöd direkt till föräldrar och anhöriga till personer, företrädesvis barn och unga, med kombination av flera omfattande funktionsnedsättningar och omfattande medicinska behov. Nka har för målgruppen: erbjudit konsultation till minst 40 föräldrar eller anhöriga publicerat minst tio artiklar om anhörigskap och flerfunktionsnedsättning genomfört minst två webbinarier genomfört en nationell konferens om Anhöriga och flerfunktionsnedsättning. Målet är uppnått. Nka har för målgruppen: erbjudit konsultation till 60 föräldrar/anhöriga publicerat 29 artiklar om anhörigskap och fler-funktionsnedsättning på Nka:s webbsida Genomfört en nationell konferens Livets möjligheter, anhöriga och flerfunktionsnedsättning, för 320 deltagare genomfört ett webbinarium. 26 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

174 Stödja och utveckla hälsooch sjukvårdens roll och ansvar när det gäller stödet till anhöriga. Nka har genomfört/påbörjat/avslutat: stöd till minst två utvecklingsprojekt som involverar hälso- och sjukvården. Målet är uppnått. Nka ger stöd till: Geriatriska kliniken, sjukhuset i Kalmar Arvfondsansökan planeras tillsammans med Landstinget i Kalmar län, Kalmar kommun och Bräcke Diakoni Region Skåne och utvecklingen av närvård. MÅL 2 Verksamheten ska genomsyras av ett jämlikhetsperspektiv och uppmärksamma könsrelaterade skillnader och konsekvenser inom anhörigstödet. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Kartlägga situationen avseende könsrelaterade skillnader och konsekvenser inom anhörigstödet. En befolkningsstudie som kartlägger anhörigomsorgens omfattning och konsekvenser inklusive könsrelaterade skillnader är genomförd. Befolkningsstudien har planerats och frågeformulär utformats under våren tillsammans med forskare fån Lunds universitet och Dalarnas högskola. Datainsamlingen kommer att genomförs under oktober och november av SCB på uppdrag av Nka och Linnéuniversitetet. Kartlägga det anhörigstöd som ges av kommunerna avseende omfattning, innehåll, könsrelaterade skillnader och jämlikhetsperspektiv En webbenkät till landets samtliga kommuner som också inkluderar könsrelaterade skillnader och ett interkulturellt perspektiv har genomförts. Planering av webbenkäten pågår. Involvera ett jämlikhetsperspektiv i pågående och planerade aktiviteter. Ett jämlikhetsperspektiv ingår i Nka:s samtliga aktiviteter och publikationer. Ett urval av aktiviteter och publikationer kommer att granskas ur ett jämlikhetsperspektiv under hösten. MÅL 3 Särskilt uppmärksamma anhörigstöd i ett interkulturellt perspektiv. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Involvera ett interkulturellt perspektiv i pågående och planerade aktiviteter. En befolkningsstudie som kartlägger anhörigomsorgens omfattning och konsekvenser inklusive ett interkulturellt perspektiv är genomförd. Ett interkulturellt perspektiv ingår i den befolkningsstudie som genomförs i höst. En enkätundersökning till landets alla anhörigkonsulenter har gjorts avseende hur stödet till anhöriga anpassas utifrån ett interkulturellt perspektiv. 27 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

175 MÅL 4 Särskilt bidra till att underlätta förutsättningarna för att kombinera rollen som anhörig med arbetslivsdeltagande och god hälsa. Aktivitete r Indikatorer Uppföljning av indikatorer Kartlägga situationen avseende anhörigrollen, arbetslivsdeltagande och god hälsa. En befolkningsstudie som kartlägger anhörigomsorgens omfattning och konsekvenser inklusive könsrelaterade skillnader är genomförd. Undersökningen om könsrelaterade skillnader i anhörigomsorgen ingår i den befolkningsstudie som genomförs i höst. Genomföra olika insatser för att bidra till ökad medvetenhet om frågan hos arbetsgivare, beslutsfattare och media. En informationsaktivitet till arbetsgivare, beslutsfattare och media har genomförts. En informationsaktivitet planeras till 2019 när resultaten från befolkningsstudien är klara. I samverkan med arbetsgivare och anhöriga utveckla metoder för stöd till yrkesverksamma anhöriga. Ett utvecklingsarbete med minst fem arbetsgivare för att utveckla metoder för stöd till anhöriga har genomförts. Nka medverkar i Landstinget i Kalmar läns ansökan till EU för utvecklingsarbete kring stöd till anhöriga tillsammans med arbetsgivare i Sverige, Irland, Norge och Slovenien. MÅL 5 När det gäller barn som anhöriga särskilt bidra till sådant stöd att anhörigas svårigheter inte inkräktar på barnets hälsa, utveckling och skolgång. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer I pågående och planerade aktiviteter vara särskilt uppmärksam på att föreslagna insatser inte bidrar till att anhörigas svårigheter inkräktar på barnets hälsa, utveckling och skolgång. Nka har utvecklat aktiviteter som medför att närståendes svårigheter inte inkräktar på barnets hälsa, utveckling och skolgång. De aktiviteter som utvecklas syftar till att de närståendes svårigheter inte inkräktar på barns hälsa, utveckling och skolgång. MÅL 6 Fungera som en samordnande nationell kontaktpunkt för internationellt samarbete och utbyte av kunskap, erfarenheter och information. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer 28 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

176 Ingå i internationella organisationer och nätverk och medverka i internationella samverkansprojekt och konferenser. Nka har medverkat i: Eurocarers (anhörigorganisationer och FoU-centra i Europa) Skandinaviskt nätverk för kunskapsutbyte avseende Barn som anhöriga det nordiska myndighetsnätverk avseende Barn som anhöriga. Målet är uppnått. Nka är aktiva i samtliga nätverk, varav Nka:s FoU-ledare är ordförande i Eurocarers. MÅL 7 Systematisk uppföljning och kvalitetsutveckling av Nka:s verksamhet. Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Kontinuerligt följa loggingdata från Nka:s webbsida och sociala medier och vidta kvalitetsutveckling baserat på det. Loggingdata har följts och kvalitetsutvecklingplan utarbetats. Loggingdata från Nka:s webbsida följs kontinuerligt och kommer att utgöra underlag för en ny webbsida som i större utsträckning stämmer med Nka:s nuvarande uppdrag och som förbättrar sökfunktion på webbsidan. Webbutvärdering av Nka:s verksamhet riktad till de prenumeranterna av nyhetsbrevet. Resultatet av webbutvärderingen har analyserats. Förbättringsförslag har implementerats i verksamheten. Analys av webbutvärderingen pågår Utvärdering av konferenser, utbildningar, webbutbildningar och webbinarier och vidta kvalitetsutveckling baserat på det. Utvärdering av webbutbildningen Barn som anhöriga har gjorts avseende hur budskapet omsatts i praktiken och en revidering av utbildningen görs baserat på utvärderingen. Utvärderingar av samtliga webbinarier har gjorts och kvalitetsutvecklingplan utarbetats och implementerats. En utvärdering av webbutbildningen Barn som anhöriga planeras till hösten 2018/våren 2019 Samtliga webbinarier utvärderas och en analys är planerad till hösten 2018/våren 2019 En sakkunnig granskning, s.k. Peer review-process" med specialistgranskning av Nka:s publikationer före publicering. En Peer review-process" har genomförts. Målet är uppnått. Peer review process genomförs alltid. 29 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

177 Administration Verksamhetsstyrning genom bland annat budget, redovisning, finansiering och uppföljning samt löpande arbete i form av ex. löne- och fakturahantering. Utöver detta ingår ansvar för frågor som rör posthantering och diarium, kontorsservice, kurs och konferens samt personal- och kommunikationsfrågor. Områdesgruppen arbetar också med analys och trender utifrån data och statistik inom regionförbundets verksamhetsområden samt ger administrativt stöd till den politiska organisationen. MÅL 1 Säkerställa god kvalitet i regionförbundets interna processer Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Följa de rutiner och processer som vi har och utveckla dessa vid behov. Kontroll av: Efterlevnad av ramavtal Utskick av underlag till sammanträden inom utsatt tid Efterlevnad av ramavtal kontrolleras via stickprov i en gång per år enligt fastställd kontrollplan. Vid tidpunkten för delårsrapporten har granskning inte utförts. Datumen för sista dag att lämna in underlag till sammanträden har tydliggjorts, framförallt via tydligare utskick till områdeschefer, vilket har inneburet en större kvalitetssäkring av underlagen. MÅL 2 Implementera de nya lagar som kommit inom området, bland annat ny kommunallag och dataskyddsförordning Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Genomgång av hur regelförändringarna påverkar regionförbundets verksamhet. Framtagna handlingsplaner för anpassning av verksamheten. När det gäller dataskydd har bland annat rutiner för behandling av personuppgifter tagits fram och all personal har erbjudits utbildning. Flera personuppgiftsbiträdesavtal har tecknats. I fråga om nya kommunallagen har bland annat nya rutiner för anslag och en direktörsinstruktion tagits fram. 30 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

178 MÅL 3 Bidra till ett korrekt och tydligt genomförande av övergångarna till regionkommun och kommunförbund Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Inventering av möbler och inventarier. Intern och extern kommunikation kring regionbildning. Anpassa våra rutiner och system till exempel ekonomisystem webb Personalfrågor vid verksamhetsövergång, riskoch väsentlighetsanalys samt förhandlingar. Framtagen inventarielista. Framtagna handlingsplaner för anpassning av rutiner och system. Inventeringen är till största delen klar. Lägesrapporter kring regionbildningen har under våren kommunicerats löpande i regionförbundets kanaler. En inventering av regionförbundets kanaler samt hur dessa påverkas av regionbildningen pågår. Därutöver fortskrider arbetet med de delar som är kopplade till det nya varumärket, såsom varumärkesbeskrivning, logotype, grafisk profil samt omgörning av kanaler m.m. En kommunikationsplan för regionförbundets upphörande samt för den nya organisationen håller på att tas fram. Med anledning av att kommunförbundet ska vara en ideell förening har det väckts frågor om vilka skattekonsekvenser det får för organisationen. Utredning pågår. Inför bildandet av kommunförbundet har beslutsunderlag tagits fram om stadgar, budget, finansieringsmodell mm. Checklistor och processer har tagits fram inom olika sakområden (HR, ekonomi, pensioner, arkiv/diarium, kommunikation) för att skapa en helhetsbild över bildandet av regionkommun och kommunförbund. Samarbeten med landstinget respektive kommunförbundet har fortskridit inom de administrativa områdena. Under början av året färdigställdes risk- och konsekvensanalysen av förändring och avslut av regionförbundet inklusive handlingsplan. Aktiviteter har genomförts i enlighet med handlingsplanen. 31 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

179 MÅL 4 Bidra till ett korrekt och tydligt genomförande av avvecklingen av regionförbundet Aktiviteter Indikatorer Uppföljning av indikatorer Avsluta, enligt listor, till exempel akter avtal/licenser inventarier Personalfrågor vid verksamhetsövergång, riskoch väsentlighetsanalys samt förhandlingar. Minskat antal öppna ärenden Minskat antal aktiva avtal Alla medarbetare som har öppna ärenden har fått lista på dessa och har ombetts gå igenom dem för att se vilka som ska vara öppna. Det samlade arbetet under perioden har gjort att antalet öppna ärenden minskat med ca 30%. Avtal har gåtts igenom har diskussioner förs med landstinget och kommunförbundet om vilka som ska föras över till andra organisationer, vilket är en förberedelse för minskning av antalet aktiva avtal. Checklistor och processer har tagits fram inom olika sakområden (HR, ekonomi, pensioner, arkiv/diarium, kommunikation) för att skapa en helhetsbild över avvecklingen av regionförbundet. Risk- och konsekvensanalys av förändring och avslut av regionförbundet inklusive handlingsplan färdigställdes under början av året. Aktiviteter har genomförts i enlighet med handlingsplanen. MBL- förhandling har skett med fackliga organisationer om avslut av regionförbundet. 32 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

180 Delårsbokslut Ekonomisk måluppfyllelse Delårets verksamhet har resulterat i ett överskott på kronor. Prognos för helåret beräknas till ett överskott på kronor, att jämföra med budgeterat nollresultat. Intäkter januari-augusti 2018 Regionförbundets intäkter hittills under året uppgår till kronor. Medlemsavgifter och medlemsbidrag från länets kommuner och landstinget utgör tillsammans 43 % av finansieringen. Resterande 57 % består av extern finansiering i form av projektbidrag, statsbidrag och övriga ersättningar och intäkter. Fördelningen mellan olika intäktsslag framgår av diagrammet ovan. Finansiella mål och ekonomisk ställning Styrelsen har fastslagit tre finansiella mål: Soliditet, betalningsförmåga på lång sikt, ska överstiga 20 % Likviditet, betalningsförmåga på kort sikt, ska överstiga 100 % Projektfinansieringsgrad, betalningsförmåga avseende kostnader i projekt i avvaktan på inbetalning av extern medfinansiering, ska överstiga 100 % 33 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

181 Finansiella nyckeltal Soliditet, % Likviditet, % Projektfinansieringsgrad, % Observera att delårsboksluten 2017 och 2018 omfattar perioden januari-augusti medan de äldre jämförelsetalen omfattar januari-juni. Till förbundets förfogande står från föregående år balanserat resultat kr årets resultat kr Summa disponibla vinstmedel (eget kapital) kr Disponibla vinstmedel per resultatenhet Kansli kr (anm; 5,5 mkr är bundet i Kommunernas Hus AB) AV-Media kr Fokus Kalmar län kr Regionförbundet uppfyller Kommunallagens krav på att ha balans i ekonomin. Målen för god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Viktigare händelser för bedömning av resultat och ställning Under 2017 tog arbetet i flera stora projekt fart, bland annat inom områdena livsmedel, integration, skolfrågor och ungdomspolitik. Regionförbundets omsättning ökade som en direkt följd av detta jämfört med föregående år då projektverksamheten påverkades av att befinna sig i glappet mellan två av EU:s programperioder. Projektverksamheten har under 2018 fortsatt på samma nivå som 2017, men med en något lägre omsättning till följd av att flera projekt med omfattande utbetalningar av projektbidrag och motsvarande projektintäkter som var i full drift hela 2017 nu har avslutats. I enlighet med verksamhetsplan och budget, och i likhet med år , belastar även i år finansiering av verksamheten kommunal praktisk samverkan socialtjänst (KOMPASS) resultatenheten Fokus med tkr för helåret (800 tkr i delårsbokslutet). Till detta kommer avvecklingskostnader för personal med 3 tkr enligt prognos. Regionförbundet i Kalmar län kommer att avvecklas per den 31 december 2018, och verksamheten övergår till Region Kalmar län respektive Kommunförbundet Kalmar län. Processerna medför kostnader utöver ordinarie verksamhet som belastar regionförbundet under När likvidationen avslutas kommer eventuella kvarvarande tillgångar fördelas mellan ägarna enligt förbundsordningen. Resultat Regionförbundet redovisar ett positivt resultat med tkr kronor. Budget för helåret 2018 är ett nollresultat, medan prognosen visar på ett överskott med 754 tkr. Delårsresultatet inkluderar underskott med 802 tkr i resultatenheten Fokus. 34 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

182 Driftredovisning per enhet (tkr): Driftredovisning, tkr Utfall Utfall Prognos 2018 Budget 2018 Prognos budgetavvikelse 2018 Utfall 2017 Kansli AV-Media Fokus Nka Räntenetto Resultat Kansliets överskott på tkr beror på att utfallet på projektbidrag och övriga ersättningar och intäkter under perioden blev högre än budgeterat, samtidigt som övriga rörelsekostnader är lägre än förväntat. För helåret beräknas resultatet bli ett lägre överskott. Prognosen visar en positiv budgetavvikelse på 226 tkr, vilket ger ett överskott på helåret på tkr för kansliet. AV-Media visar ett positivt delårsresultat på 840 tkr. Under årets första åtta månader har verksamheten periodvis haft vakanser som nu är tillsatta. Utfallet för helåret är ett mindre överskott och helårsprognosen beräknas till +65 tkr. Fokus redovisar ett underskott med 802 tkr i delårsbokslutet. Ingen verksamhet har bedrivits sedan 2013, men medel har nyttjats för verksamheten KOMPASS med 800 tkr och resultatenheten bär vissa avvecklingskostnader för personal. Prognos för helåret är ett underskott på tkr. Nationellt kompetenscentrum anhöriga (Nka) redovisar nollresultat. Verksamheten finansieras av projektmedel och statsbidrag beviljade för särskilda uppdrag. Statsbidraget för 2018 är tkr och har under perioden erhållits i sin helhet. De medel som inte förbrukats vid tidpunkten för delårsbokslutet har balanserats. Årsprognosen är ett förväntat överskott med 449 tkr. Finansnettot för perioden i likhet med prognosen för helåret visar att ränteintäkterna är lika stora som de finansiella kostnaderna. Investeringsredovisning Inga investeringar har gjorts under perioden. Beträffande kapitalkrävande anskaffningar tillämpar regionförbundet i regel leasing. Ekonomisk framtidsbedömning Regionförbundets totala prognos för helåret är +754 tkr, där kansli inklusive finansnetto bidrar med ett överskott på tkr, AV-Media med 65 tkr och Nka med 449 tkr. Finansieringen av KOMPASS medför ett underskott på tkr. Då budgeterat resultat är ett nollresultat, ger prognosen en beräknad positiv budgetavvikelse på 754 tkr. Då Region Kalmar län och Kommunförbundet Kalmar län startar sin verksamhet den 1 januari 2019 kommer Regionförbundet i Kalmar län att avvecklas. Regionförbundets verksamhet kommer att bedrivas inom ramen för de två nya organisationerna. 35 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

183 Finansiella risker Den finansiella risken bedöms vara relativt liten. Projektverksamheten står för den mest känsliga delen, men ger också förutsättningar för att bedriva den verksamhet som genomförs. De enskilda projekten budgeteras på detaljnivå och uppföljning görs löpande under året. Vid en ekonomisk prognos om underskott i ett enskilt projekt finns det ofta handlingsutrymme för att minimera underskottet. Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningen skall enligt lagen om kommunal redovisning visa resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys för regionförbundet och övriga juridiska personer i vilka regionförbundet har ett betydande inflytande. Kommunernas Hus AB (ägarandel 100 %) ska därför ingå i den sammanställda redovisningen. Då delårsbokslut inte upprättas för Kommunernas Hus AB, görs inte heller någon sammanställd redovisning per 31 augusti. Intern kontroll Granskning sker i enlighet med fastställd kontrollplan års kontrollplan innehåller kontrollmoment inom områdena upphandling/inköp, attesträtt, protokoll och it-säkerhet. Internkontrollplanen innehåller också åtgärder inom områdena personuppgifter och kvalitetssäkring av information. Återrapportering sker i anslutning till årsredovisningen. 36 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

184 Resultaträkning, kr not Prognos 2018 Budget Verksamhetens intäkter Medlemsavgifter Medlemsbidrag Projektbidrag Statsbidrag regional kulturverksamhet Övriga ersättningar och intäkter Jämförelsestörande poster 7 Verksamhetens kostnader Utbetalade bidrag Övriga rörelsekostnader Personalkostnader Jämförelsestörande poster 7 Avskrivningar 1, Rörelseresultat Övriga finansiella intäkter Övriga ränteintäkter m.m Finansiella kostnader Övriga räntekostnader m.m Resultat före extraordinära poster /Resultat efter finansiella poster Årets resultat Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

185 Balansräkning, kr not TILLGÅNGAR 1 Anläggningstillgångar Materiella varav ADB och Övrigt Finansiella varav aktier i koncernföretag i andra företag varav fordringar fordringar i koncernföretag Omsättningstillgångar Förråd, lager Rikskuponger Fordringar Kundfordringar Skattefordringar Övriga fordringar Interimsfordringar Kassa o bank SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital varav ingående eget kapital varav årets resultat Avsättningar varav pensioner och liknande förpliktelser Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Skatteskulder Övriga skulder Interimsskulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

186 Kassaflödesanalys, kr not DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat, efter finansnetto Justering för av- och nedskrivningar Justering för betald skatt Justering för gjorda avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likvidpåverkande poster (reavinst/förlust) Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Ökning (-)/minskning (+) kortfristiga fordringar Ökning (-)/minskning (+) kortfristiga placeringar Ökning (-)/minskning (+) förråd och varulager Ökning (+)/minskning (-) kortfristiga skulder Kassaflöde från den löpande verksamheten INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Investering i finansiella anläggningstillgångar 13 Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Investering i finansiell leasing Försäljning av finansiell leasing Kassaflöde från investeringsverksamheten FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Ökning (+)/minskning (-) långfristiga skulder Ökning (+)/minskning (-) finansiell leasing Ökning (-)/minskning (+) långfristiga fordringar Övriga finansiella poster Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Förändring likvida medel Likvida medel vid årets början Likvida medel vid årets slut Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

187 Noter Not 1 Redovisningsprinciper Delårsrapporten är upprättad enligt Kommunal redovisningslag (SFS 1997:614) samt i likhet med föregående årsredovisning, om inte annat anges nedan. Fordringar Fordringar upptas till det belopp, som efter individuell bedömning beräknas bli betalt. Anläggningstillgångar Till anläggningstillgångar hänförs inventarier och utrustning avsedd för stadigvarande användning i verksamheten (mer än tre år) och med ett anskaffningsvärde som överstiger kronor. Programvaror och minnesuppdateringar hänförs inte till anläggningstillgångar. AV- Medias datorer, TV-apparater, kameror och liknande hänförligt till produktion eller uthyrning betraktas inte som anläggningstillgångar. Materiella anläggningstillgångar avskrivs systematiskt över den bedömda ekonomiska livslängden. Härvid tillämpas följande avskrivningstider: Antal år ADB-inventarier 3 Övriga inventarier 5 Leasingavtal, finansiella och operationella Samtliga leasingavtal är och redovisas som vanliga hyresavtal (operationell leasing). Tabellen nedan visar det nominella värdet (i tkr) av avtalade framtida leasingavgifter för avtal som tecknats för mer än 3 år. Antal Kaffemaskin Vattenkylare Kopieringsmaskin Bilar Not 2 Medlemsavgift Avser debiterade medlemsavgifter för länets kommuner och landstinget enligt beslutad budget. Not 3 Medlemsbidrag Här redovisas erhållna ersättningar och anslag från länets kommuner och landstinget. Projektbidrag ingår inte i posten. Not 4 Projektbidrag Posten omfattar projektbidrag där regionförbundet är projektägare (stödmottagare). Statsbidragen till verksamheten inom Nka ingår med tkr (motsvarar tkr för hela året) i beloppet. Av totalbeloppet tkr utgör tkr EU-bidrag, vilket är en fortsatt ökning av andelen EU-bidrag jämfört från 2015 och framåt. Anledningen till ökningen är att flera stora fleråriga projekt kom igång under Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

188 Not 5 Statsbidrag regional kulturverksamhet Regionförbundet får i år tkr i statsbidrag till regionbiblioteket från Kulturrådet, vilket blir 763 tkr omräknat till årets första åtta månader. Not 6 Övriga ersättningar och intäkter I posten övriga ersättningar och intäkter på tkr ingår bland annat kurs- och konferensavgifter med tkr, kansliersättning från länsstyrelsens anslag med tkr och finansiering av Brysselkontoret med tkr. Intäkterna avser såväl ordinarie verksamhet som projekt- och kursverksamhet. Not 7 Jämförelsestörande poster Inga jämförelsestörande poster har förekommit hittills under året. Not 8 Utbetalade bidrag Posten som totalt uppgår till tkr omfattar bidrag till ALMI med tkr och utbetalade projektbidrag inom kansliets projektverksamhet. I projektbidragen ingår bland annat Glasrikesmiljonen med tkr och Motivation leder till framgång med tkr. Not 9 Övriga rörelsekostnader Övriga rörelsekostnader tkr, avser regionförbundets samtliga kostnader utöver personalkostnader och utbetalade bidrag. Kostnaderna avser såväl ordinarie verksamhet som projekt- och kursverksamhet. Kostnader för konsulter, inhyrd personal och föreläsare uppgår till tkr varav tkr avser kansliets projektverksamhet och tkr avser Nka. Not 10 Personalkostnader Personalkostnader tkr, avser regionförbundets samtliga personalkostnader, dvs såväl ordinarie verksamhet som projektverksamhet. Personalkostnaderna ligger något lägre än budgeterat. Not 11 Inventarier Inga investeringar har gjorts under perioden. Not 12 Finansiella intäkter och kostnader Periodens finansiella intäkter omfattar ränta på fordran på Kommunernas Hus AB och valutakursvinster uppgår sammanlagt till +20 tkr, medan de finansiella kostnaderna på totalt -20 tkr i huvudsak består av valutakursförluster. 41 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

189 Not 13 Finansiella anläggningstillgångar Aktier (kr) Antal Aktier i Kommunernas Hus i Kalmar AB ( ) (100%) IT Plattform Småland & Öland AB (33,33%) Aktier i E22 AB (20%) Aktier i Industriellt Utvecklingscentrum IUC Träcentrum i Nässjö AB (2,5%) Sweden China Trade Council ekonomisk förening Långfristiga fordringar (kr) Långfristig fordran som förfaller till betalning Senare än fem år efter balansdagen: Avser fordran på Kommunernas Hus AB. Säkerhet är fastighetsinteckning på kr. Not 14 Fordringar och kortfristiga skulder Fordringar uppgår totalt till tkr fördelat på kundfordringar tkr, skattefordringar 524 tkr, övriga fordringar 545 tkr och interimsfordringar kr. Av interimsfordringarna utgör i tkr fordringar på projektbidrag. Kortfristiga skulder uppgår totalt till tkr fördelat på leverantörsskulder tkr, skatteskulder tkr och interimsskulder tkr. Av interimsskulder utgör tkr förskottsbetalad projektfinansiering. Not 15 Kassa och bank Regionförbundet har en (outnyttjad) checkkredit på kr. Bankbehållningen och förändringen av likvida medel framgår av balansräkning samt kassaflödesanalys. 42 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

190 Not 16 Avsättningar Avsatt till pensioner Ingående avsättning Justering Ränte- och basbeloppsuppräkning Ändrad diskonteringsränta Nyintjänande PBF Nyintjänande OPF-KL Övrig post Förändring löneskatt Summa avsatt till pensioner Not 17 Eget kapital Eget kapital (kr) Belopp vid årets ingång Årets resultat, AV-Media Årets resultat, Fokus Kalmar län Årets resultat, övrigt Belopp vid årets utgång Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

191 Medarbetare Regionförbundets arbetssätt präglas i hög grad av samförstånd och konsensus. Medarbetarnas kompetens och delaktighet har, tillsammans med en väl fungerande dialog såväl internt som externt, alltid varit en bärande tanke i verksamheten. Medarbetarna har därför beretts god insyn i och gjorts delaktiga i arbetet med att bilda region och kommunförbund utifrån de olika yrkesrollerna. Förändringsarbete har intensifierats under våren, framförallt inom områdena kommunikation, ekonomi, IT, personal, ärendehantering, samt avtal. Frågor om medarbetarnas hälsa och arbetsmiljö är viktiga för en långsiktigt hållbar och effektiv verksamhet. I år har dessa områden särskilt uppmärksammats för att möjliggöra en tydlig och bra förändringsprocess. Under början av året gjordes, i dialog med fackliga organisationer, en risk- och konsekvensanalys avseende planerade organisationsförändringar. Det resulterade i en handlingsplan med aktiviteter som återkommande följts upp och kompletterats. Exempel på aktiviteter som genomförts har varit extrainsatta medarbetarsamtal, erbjudande om samtalsstöd hos företagshälsovården, förändringsarbetet som en stående punkt på interna möten, samt gemensamma aktiviteter med blivande kollegor i landstinget. Ambitionen är att genom konkreta aktiviteter agera sig in i förändringen. En omorganisation gjordes under våren som ett led i att närma sig de framtida organisationsstrukturerna. Regionbiblioteket och AV-Media bildade egna områdesgrupper och därmed upphörde Lärande- och biblioteksstöd som en områdesgrupp. Under hösten kommer ytterligare en omstrukturering att genomföras då följande områdesgrupper bildas: Företags- och projektstöd samt Samhällsplanering och tillväxt. Ytterligare aktiviteter kommer att genomföras bland annat olika utbildningsinsatser för att hantera nya IT-verktyg. Antal anställda Den 31 augusti var det 82 anställda vid regionförbundet, jämfört med 84 personer vid samma tidpunkt föregående år. Regionförbundets flexibla och projektorganiserade verksamhet bidrar till variationer i antalet anställda under året. Anställningsform och medelålder Av de totalt 82 anställda hade 61 personer en tillsvidareanställning och 21 personer en tidsbegränsad anställning. De tidsbegränsat anställda arbetade främst med kortare och externt finansierade projekt. Av de 21 tidsbegränsat anställda hade sex en intermittent anställning, d.v.s. en behovsanställning för specifika/enstaka mindre uppdrag. Av de anställda var 53 kvinnor och 29 män. Medelåldern var 48 år (49 för män och 48 för kvinnor). Personalomsättning Under 2018 har sex personer slutat sin anställning, varav tre pensionsavgångar. Åtta personer har nyanställts. Därutöver har det varit förändringar inom gruppen med en intermittent anställning. Orsaken till detta har framförallt varit ett minskat behov av insatser avseende samhällsorientering för nyanlända. Sjukfrånvaro Regionförbundets rutin för bevakning och uppföljning av sjukskrivningar medför att insatser sätts in i ett tidigt skede vid behov. Det finns också ett etablerat samarbete med företagshälsovården, som i samråd med aktuell chef gör en rehabiliteringsplan när sjukskrivningen bedöms vara arbetsrelaterad. 44 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

192 I nedanstående tabell redovisas sjukfrånvaron. I materialet får dock små faktiska förändringar stort genomslag i de redovisade procenttalen beroende på att uppdelningen i de olika grupperna i tabellen ofta innehåller få antal medarbetare. Det är framförallt den totala sjukfrånvaron som är den mest relevanta siffran. Den ligger fortfarande på en relativt låg nivå med 2,83 procent av den totala ordinarie arbetstiden. Den har dock ökat något jämfört med augusti Åldersgruppen år har högst sjukfrånvaro med 4,20 procent. Den har ökat med 2,4 procentenheter jämfört med augusti Andelen långtidssjukfrånvaro av den totala sjukfrånvaron har ökat och ligger nu på 37,21 procent. Procentsatsen ligger högt men beror framförallt på att korttidssjukfrånvaron är låg och att enstaka individer får stort genomslag i statistiken. Sjukfrånvaro i procent Sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid Total sjukfrånvaro 2,83 % 2,38 % Total sjukfrånvaro, kvinnor 3,61 % 3,05 % Total sjukfrånvaro, män 1,20 % 1,09 % Total sjukfrånvaro, 0 29 år * * Total sjukfrånvaro, år 4,20 % 1,80 % Total sjukfrånvaro, 50 år 1,87 % 3,07 % Sjukfrånvaro av total sjukfrånvaro Långtidssjukfrånvaro av total sjukfrånvaro (> 60 dagar) 37,21 % 33,46 % * Redovisas ej p.g.a. undantagsregeln i lagstiftningen som säger att uppgiften inte ska lämnas om antalet anställda i gruppen är högst 10 eller om uppgiften kan hänföras till enskild individ. Med grupp avses både ålderskategori och könsfördelning inom ålderskategori. 45 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

193 Bilaga 1 Statliga regionalpolitiska medel (1:1) Årets budget uppgår till 50 miljoner kronor med följande indikativa fördelning: Företagsstöd Projekt/EU Uppföljning/utvärd Redovisningen är upprättad med uppgifter per 30 juni Under årets första sex månader beslutades följande belopp: Beviljat belopp Under beredning Utfästelser 2018 Totalt intecknat Företagsstöd Regionala projekt EU-medfinansiering Summa Företagsstöd Under årets första månader har 151 beslut fattats och drygt 69 % av den indikativa budgeten är intecknad. Även under innevarande år har vi möjlighet att lämna stöd i form av affärsutvecklingscheckar till småföretag för internationalisering och för digitalisering. Stödet finansieras av Tillväxtverket och beslutas av oss. Årets tilldelning för dessa insatser från Tillväxtverket uppgår till kr och ligger utanför årets budget. Projekt och EU-medfinansiering Av den indikativa budgeten på totalt 33 miljoner kr har drygt 20 mkr tagits i anspråk under årets första sex månader. Ytterligare ca 13 miljoner kr finns i utfästelser för året. Detta innebär att vi inte kommer att kunna ta emot så många fler ansökningar under resterande del av året om samtliga utfästelser faller ut i beslut. 46 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

194 Bilaga 2 Företagsstöd Fördelning av regionalpolitiska medel mellan kvinnor och män (Antal och belopp) se nedan tabell: Beviljade företagsstöd exkl särskilda medel (affärsutveckling internationalisering, digitalisering) hemsändningsbidrag, servicebidrag Antal beviljade Andel i % Antal Avslag Andel i % Antal totalt Andel beviljat belopp (kr) Andel i % Kvinnor med svensk bakgrund som driver företag Kvinnor med utländsk bakgrund som driver företag Kvinnor % 0 0 % % Män med svensk bakgrund som driver företag Män med utländsk bakgrund som driver företag Män % 2 50 % % Män och kvinnor med svensk bakgrund och driver företag Män och kvinnor med utländsk bakgrund och driver företag Män och Kvinnor 11 8 % 2 50 % % Totalt ,0% ,0% 47 Regionförbundet i Kalmar län Delårsrapport 2018

195

196

197

198

199

200

201

202

203

204

205 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Avslut av Regionförbundet i Kalmar Län Förslag till beslut 1. Oskarshamns kommun godkänner: - Att Regionförbundet i Kalmar län ska avvecklas och därmed träda i likvidation den 1 januari Ändringar i förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län enligt förslag. Ändringarna börjar gälla från och med 1 januari Ändringar i reglementet för styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län. Ändringarna börjar gälla från och med l januari Till ledamot i regionförbundets styrelse utses och till ersättare utses7777 Ärendet För att hantera avslutet av Regionförbundet i Kalmar län behöver det finnas en styrelse även under en del av Deras uppdrag är att hantera regionförbundets årsredovisning 2018 samt själva likvideringen av förbundet. Följande beslut fattades på regionförbundets styrelse : Styrelsen hemställer till sina huvudmän om beslut om att Regionförbundet i Kalmar län ska avvecklas och därmed träda i likvidation den 1 januari Styrelsen hemställer till sina huvudmän om ändringar i förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län enligt förslag. Ändringarna börjar gälla från och med 1 januari Styrelsen fastställer föreslagna ändringar i reglementet för styrelsen samt att hemställa om att huvudmännen godkänner ändringar i reglementet för styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län. Ändringarna börjar gälla från och med l januari Styrelsen hemställer till sina huvudmän om att respektive huvudman utser en ledamot och en ersättare till regionförbundets styrelse som ska hantera årsredovisning för 2018 samt likvidationen av Regionförbundet i Kalmar län. Lars Ljung Utvecklingschef Per Nygren Kommunsekreterare

206 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/ Beslutsunderlag

207 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Avslut av Regionförbundet i Kalmar Län Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 1. Oskarshamns kommun godkänner: - Att Regionförbundet i Kalmar län ska avvecklas och därmed träda i likvidation den 1 januari Ändringar i förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län enligt förslag. Ändringarna börjar gälla från och med 1 januari Ändringar i reglementet för styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län. Ändringarna börjar gälla från och med l januari Till ledamot i regionförbundets styrelse utses och till ersättare utses0000 Ärendet För att hantera avslutet av Regionförbundet i Kalmar län behöver det finnas en styrelse även under en del av Deras uppdrag är att hantera regionförbundets årsredovisning 2018 samt själva likvideringen av förbundet. Följande beslut fattades på regionförbundets styrelse : Styrelsen hemställer till sina huvudmän om beslut om att Regionförbundet i Kalmar län ska avvecklas och därmed träda i likvidation den 1 januari Styrelsen hemställer till sina huvudmän om ändringar i förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län enligt förslag. Ändringarna börjar gälla från och med 1 januari Styrelsen fastställer föreslagna ändringar i reglementet för styrelsen samt att hemställa om att huvudmännen godkänner ändringar i reglementet för styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län. Ändringarna börjar gälla från och med l januari Styrelsen hemställer till sina huvudmän om att respektive huvudman utser en ledamot och en ersättare till regionförbundets styrelse som ska hantera årsredovisning för 2018 samt likvidationen av Regionförbundet i Kalmar län. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

208 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås följande: - Oskarshamns kommun godkänner: - Att Regionförbundet i Kalmar län ska avvecklas och därmed träda i likvidation den 1 januari Ändringar i förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län enligt förslag. Ändringarna börjar gälla från och med 1 januari Ändringar i reglementet för styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län. Ändringarna börjar gälla från och med l januari Till ledamot i regionförbundets styrelse utses och till ersättare utses0000 Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på förslaget från kommunstyrelsens kansli och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Avslut av Regionförbundet i Kalmar län - Bilaga Förbundsordning RF likvidation förslag - Bilaga Reglemente-styrelsen likvidation förslag Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

209

210

211 Förbundsordning för Regionförbundet i Kalmar län Regionförbundet skall vara ett kommunalförbund enligt kommunallagen och bildas för obestämd tid. 1 Förbundets ändamål Regionförbundets ändamål är att vara en gemensam organisation för kommunerna och landstinget i Kalmar län för att ta tillvara länets möjligheter och främja dess utveckling. Regionförbundet handhar uppgifter av regional karaktär. 2 Förbundets uppgifter Det regionala utvecklingsuppdraget har övergått till Region Kalmar län. 3 Förbundets medlemmar Medlemmar i förbundet är kommunerna i Kalmar län: Borgholms, Emmaboda, Hultsfreds, Högsby, Kalmar, Mönsterås, Mörbylånga, Nybro, Oskarshamns, Torsås, Vimmerby och Västerviks kommun, samt Region Kalmar län. 4 Förbundets namn Förbundets namn är REGIONFÖRBUNDET I KALMAR LÄN. 5 Förbundets säte Regionförbundets säte är i Kalmar. 6 Organisation Förbundet är ett kommunalförbund med direktion. I det följande benämns direktionen styrelse. För förbundet gäller reglemente enligt bilaga 1 till förbundsordningen. 7 Styrelse Styrelsen skall bestå av 13 ledamöter och 13 ersättare vilka utses av medlemmarna enligt följande.

212 2(5) Medlem Ledamöter Ersättare Region Kalmar län 1 1 Borgholms kommun 1 1 Emmaboda kommun 1 1 Hultsfreds kommun 1 1 Högsby kommun 1 1 Kalmar kommun 1 1 Mönsterås kommun 1 1 Mörbylånga kommun 1 1 Nybro kommun 1 1 Oskarshamns kommun 1 1 Torsås kommun 1 1 Vimmerby kommun 1 1 Västerviks kommun 1 1 Mandattiden utgör tiden tills att likvidationen för Regionförbundet i Kalmar län är genomförd. Styrelsen utser inom sig ordförande och en eller två vice ordförande. 8 Nämnder, rapportörer och beredningar Styrelsen äger att därutöver utse de nämnder, rapportörer och beredningar som behövs för att fullgöra kommunalförbundets uppgifter. Sammansättning, antal ledamöter och mandattid beslutas av styrelsen. 9 Revision Regionförbundet skall ha tre förtroendevalda revisorer. Dessa väljs för samma period som motsvarar styrelsens mandattid. Samtliga revisorer skall utses av Region Kalmar län. Två av revisorerna bör ha uppdrag som revisor i primärkommun. Genom de valda revisorernas försorg skall sakkunnigt biträde utses. Revisorerna skall för granskning av styrelsens verksamhet avge berättelse till medlemskommunernas fullmäktige. Dessa beslutar om ansvarsfrihet. För av styrelsen tillsatta nämnder skall revisorerna avge berättelse till styrelsen. Styrelsen beslutar om ansvarsfrihet för nämnderna. 10 Anslag Kungörelser samt justerade protokoll och andra meddelanden skall tillkännages på anslagstavlorna hos Region Kalmar län.

213 3(5) 11 Rätt att väcka ärenden Ärenden i styrelsen får väckas av - ledamot i styrelsen - fullmäktige och styrelsen hos en förbundsmedlem - nämnd, rapportör eller beredning inom Regionförbundet. 12 Närvaro- och yttranderätt Styrelsens sammanträden skall vara offentliga om styrelsen så bestämmer. Behandlingen av ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som hos styrelsen omfattas av sekretess enligt sekretesslagen skall alltid ske inom stängda dörrar. Styrelsens sammanträde vid vilket budgeten fastställs skall enligt 8 kap 22 kommunallagen vara offentligt. Styrelsen beslutar i varje särskilt fall vem eller vilka, som utöver styrelsens ledamöter, ersättare eller nedanstående personer, får yttra sig vid styrelsens sammanträden. Regionstyrelsens ordförande i Kalmar län samt kommunstyrelsens ordförande i länets kommuner, som inte är ledamot i styrelsen, har yttranderätt vid sammanträden med Regionförbundets styrelse. 13 Om fast egendom, skuldsättning m.m. Förbundet har inte rätt att ingå borgen. Förbundet får inte heller ta upp långfristiga lån utan medlemmarnas medgivande. Förbundet får dock: - ta upp kortfristiga lån för att täcka tillfälliga behov av rörelsekapital, - efter medlemmarnas medgivande, ta upp långfristiga lån för att förskottera statliga investeringar i infrastruktur av betydelse för regionen, samt svara för räntekostnader. Förbundet har rätt att förvärva fast egendom för ändamål som ligger inom förbundets kompetens. Förbundet har också rätt att starta och förvärva aktier i bolag som har till ändamål att tillgodose behov inom förbundets kompetensområde. Förbundet får även avhända sig sådan egendom. Utan hinder av vad som sägs i första stycket äger förbundet uppta långfristiga lån för här angivna ändamål. För beslut om förvärv eller avyttring av fast egendom eller aktier krävs kvalificerad majoritet om minst två tredjedelar av de närvarande ledamöterna.

214 4(5) 14 Grunderna för förbundsmedlemmarnas deltagande i kostnaderna för förbundets verksamhet Kommunerna och landstinget ska täcka de kostnader för Regionförbundet som inte täcks på annat sätt genom en årligen bestämd avgift som förankrats hos medlemmarna. Avgiften ska bestämmas som, ett för alla lika, promilletal på respektive medlems avgiftsunderlag. Avgiftsunderlaget utgörs av summan av respektive medlems skatteintäkter och statsbidrag enligt gällande bidrags- och utjämningssystem för kommuner och landsting. Avgiften ska beräknas på 103 % av avgiftsunderlaget för landstinget och 100 % av avgiftsunderlaget för kommunerna. 15 Upprättande av budget Ingen ny budget upprättas. 16 Medlemmarnas andel i tillgångar och skulder Medlemmar har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i förhållande till vad som tillskjutits i bidrag till förbundets verksamhet enligt Uppsägning och utträde m.m. Regionförbundet är bildat för obestämd tid. Medlem har rätt att utträda ur förbundet. För uppsägning gäller kommunallagens bestämmelser (3 kap. 26 ). Förbundet kan hos regeringen begära att det befrias från sina uppgifter enligt lagen om samverkansorgan i länen (2002:34, 9 ). Om medlem utträder skall förbundet anmäla detta till regeringen. 18 Förbundets likvidation Om medlem utträtt ur förbundet, eller om medlemmarna beslutat att förbundet skall avvecklas, skall förbundet träda i likvidation. Likvidationen verkställs av styrelsen i egenskap av likvidator. Styrelsen ges rätt att bemyndiga en person att hantera de uppgifter som styrelsen i egenskap av likvidator har att utföra. Vid skifte av förbundets behållna tillgångar i anledning av likvidationen skall den i 14 angivna fördelningsgrunden mellan medlemmarna tillämpas. Se dock undantag i 19 nedan. När förbundet trätt i likvidation skall förbundets egendom, i den mån det behövs för likvidationen, förvandlas till pengar genom försäljning på offentlig auktion eller på annat lämpligt sätt. Verksamheten får tillfälligt fortsätta om det behövs för en ändamålsenlig avveckling.

215 5(5) När styrelsen fullgjort sitt uppdrag som likvidator skall den avge slutredovisning för sin förvaltning. Redovisningen skall ske genom en förvaltningsberättelse som rör likvidationen i sin helhet med redovisning av skiftet av behållna tillgångar. Till berättelsen skall fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen. Till slutredovisningen skall fogas direktionens beslut om vilken av förbundets medlemmar som skall överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv. När förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingar har delgetts samtliga förbundsmedlemmar, är förbundet upplöst. 19 Särskilt om Kommunernas hus i Kalmar AB Kommunernas hus i Kalmar AB ägs till 100 % av Regionförbundet i Kalmar län, men ägdes tidigare av Kalmar läns kommunförbund. Om Regionförbundet träder i likvidation, eller förbundets tillgångar av annan anledning skall fördelas mellan medlemmarna, skall aktierna i Kommunernas hus i Kalmar AB undantas från den i 18 nämnda fördelningsgrunden och delas enbart mellan kommunerna. Landstinget skall således inte delta i fördelningen. Denna skall ske proportionellt efter den grund som gäller för kommunernas avgift till Regionförbundet för det år som fördelningen äger rum. 20 Tvister Tvist mellan förbundet och en eller flera medlemmar skall, om parterna inte kan nå frivillig uppgörelse, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande (1999:116). 21 Ändringar i förbundsordningen Ändringar eller tillägg till förbundsordningen föreslås av styrelsen och beslutas av medlemmarnas fullmäktige. Medlem kan genom framställning till styrelsen också påkalla ändring av förbundsordningen.

216 Reglemente för Regionförbundets styrelse (Fastställt av styrelsen 2018/105, därefter godkänt av samtliga huvudmän) Allmänna bestämmelser 1 Styrelsen är regionförbundets beslutande och verkställande organ. Styrelsen är i kommunallagens mening en direktion. Den har ansvar för Regionförbundets verksamhet och utveckling. 2 För styrelsen gäller vad som stadgas i Lag om samverkansorgan i länen (2002:34), övriga lagar och författningar, regeringens föreskrifter, förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län samt detta reglemente. Styrelsen skall särskilt verka för att den regionala verksamheten får en stark demokratisk förankring och att regionens resurser utnyttjas effektivt. Ansvar och rapporteringsskyldighet 3 Styrelsen skall till fullmäktige i kommuner och landsting minst en gång per år rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Styrelsens sammanträden 4 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall normalt minst en vecka före sammanträdesdagen utsändas till varje ledamot och ersättare. Med kallelsen skall följa ärendeförteckning, erforderliga handlingar eller föredragningspromemorior, om möjligt med förslag till beslut. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som hör till ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. Kallelsen kan sändas som e-post eller som vanligt brev.

217 2 5 Om både ordföranden och vice ordförandena är förhindrade att närvara vid sammanträde väljer styrelsen bland de närvarande ledamöterna och tjänstgörande ersättarna en att för tillfället föra ordet. Den till levnadsåldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Anmälan av förhinder 6 En ledamot eller ersättare, som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till styrelsens kansli. Ersättarnas tjänstgöring 7 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde, skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige (i kommun eller landsting) mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas, får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in istället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 8 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan handläggningen av ärendet slutförts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

218 3 Yttranderätt vid sammanträde 9 Ersättare som ej tjänstgör i ledamots ställe har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Delgivning 10 Delgivning med förbundsstyrelsen sker förutom med ordföranden även med regiondirektören eller annan som styrelsen bestämmer. Ärendeberedning 11 Ordföranden tillser att de ärenden som skall behandlas vid styrelsens sammanträden blir vederbörligt beredda och föredragna. Styrelsens ärenden skall beredas av ordförande och vice ordförande. Undantag från denna beredning får ske om särskilda skäl talar för detta. Protokoll, justering och reservation 12 Protokollet skall för varje ärende innehålla en kortfattad redogörelse för ärendets beskaffenhet. 13 Styrelsen utser för varje sammanträde en ledamot eller tjänstgörande ersättare att jämte ordföranden justera styrelsens protokoll. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen skall redovisas skriftligt innan styrelsen justerar den. 14 Om en ledamot reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Om särskilt yttrande till protokollet gäller i tillämpliga delar vad som stadgas om reservation.

219 4 Expediering 15 Utdrag ur styrelsens protokoll skall tillställas dem som är berörda av i protokollet intagna beslut. Fullständiga protokoll skall tillställas regionförbundets revisorer och revisorsersättare. Arkiv 16 För vården av styrelsens arkiv gäller av styrelsen fastställt arkivreglemente.

220 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Avslut av Regionförbundet i Kalmar Län Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 1. Oskarshamns kommun godkänner: - Att Regionförbundet i Kalmar län ska avvecklas och därmed träda i likvidation den 1 januari Ändringar i förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län enligt förslag. Ändringarna börjar gälla från och med 1 januari Ändringar i reglementet för styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län. Ändringarna börjar gälla från och med l januari Till ledamot i regionförbundets styrelse utses och till ersättare utses0000 Ärendet För att hantera avslutet av Regionförbundet i Kalmar län behöver det finnas en styrelse även under en del av Deras uppdrag är att hantera regionförbundets årsredovisning 2018 samt själva likvideringen av förbundet. Följande beslut fattades på regionförbundets styrelse : Styrelsen hemställer till sina huvudmän om beslut om att Regionförbundet i Kalmar län ska avvecklas och därmed träda i likvidation den 1 januari Styrelsen hemställer till sina huvudmän om ändringar i förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län enligt förslag. Ändringarna börjar gälla från och med 1 januari Styrelsen fastställer föreslagna ändringar i reglementet för styrelsen samt att hemställa om att huvudmännen godkänner ändringar i reglementet för styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län. Ändringarna börjar gälla från och med l januari Styrelsen hemställer till sina huvudmän om att respektive huvudman utser en ledamot och en ersättare till regionförbundets styrelse som ska hantera årsredovisning för 2018 samt likvidationen av Regionförbundet i Kalmar län. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

221 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås följande: - Oskarshamns kommun godkänner: - Att Regionförbundet i Kalmar län ska avvecklas och därmed träda i likvidation den 1 januari Ändringar i förbundsordningen för Regionförbundet i Kalmar län enligt förslag. Ändringarna börjar gälla från och med 1 januari Ändringar i reglementet för styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län. Ändringarna börjar gälla från och med l januari Till ledamot i regionförbundets styrelse utses och till ersättare utses0000 Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på förslaget från kommunstyrelsens kansli och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Avslut av Regionförbundet i Kalmar län - Bilaga Förbundsordning RF likvidation förslag - Bilaga Reglemente-styrelsen likvidation förslag Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

222 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Godkännande av delårsrapport KSRR Förslag till beslut Delårsrapport 2018 för Kalmarsundsregionens Renhållare (KSRR) godkänns. Ärendet Enligt kommunal redovisningslag kapitel 9 ska medlemskommunerna godkänna delårsrapporten för Delårsrapporten avseende perioden visar ett överskott på +0,4 mkr (förra året +3,2). Helårsprognosen visar på en balanserad budget om 0 tkr. Viktigaste budgetavvikelserna i övrigt är: Ökade personalkostnader. Ökade utrustningskostnader. Räntekostnader. Deponiavsättningar. Per Nygren Kommunsekreterare Beslutsunderlag

223 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Godkännande av delårsrapport KSRR Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Delårsrapport 2018 för Kalmarsundsregionens Renhållare (KSRR) godkänns. Ärendet Enligt kommunal redovisningslag kapitel 9 ska medlemskommunerna godkänna delårsrapporten för Delårsrapporten avseende perioden visar ett överskott på +0,4 mkr (förra året +3,2). Helårsprognosen visar på en balanserad budget om 0 tkr. Viktigaste budgetavvikelserna i övrigt är: Ökade personalkostnader. Ökade utrustningskostnader. Räntekostnader. Deponiavsättningar. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås att delårsrapporten 2018 för Kalmarsundsregionens renhållare (KSRR) godkänns. Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på att delårsrapporten 2018 för Kalmarsundsregionens renhållare kan godkännas och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Delårsrapport KSRR Bilaga RevisionsPM Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

224

225

226

227

228

229

230

231

232

233

234

235

236

237

238

239

240

241

242

243

244

245

246

247

248

249 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Godkännande av delårsrapport KSRR Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Delårsrapport 2018 för Kalmarsundsregionens Renhållare (KSRR) godkänns. Ärendet Enligt kommunal redovisningslag kapitel 9 ska medlemskommunerna godkänna delårsrapporten för Delårsrapporten avseende perioden visar ett överskott på +0,4 mkr (förra året +3,2). Helårsprognosen visar på en balanserad budget om 0 tkr. Viktigaste budgetavvikelserna i övrigt är: Ökade personalkostnader. Ökade utrustningskostnader. Räntekostnader. Deponiavsättningar. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås att delårsrapporten 2018 för Kalmarsundsregionens renhållare (KSRR) godkänns. Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på att delårsrapporten 2018 för Kalmarsundsregionens renhållare kan godkännas och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Delårsrapport KSRR Bilaga RevisionsPM Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

250 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Linn Helmner E-post: linn.helmner@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Uppföljning av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017/2018- Handlingsplan för samhällsbyggnadsnämnden Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämndens uppdrag att ta fram en handlingsplan för aktiva åtgärder för jämställdhet för perioden anses fullgjort. Ärendet , 165, antogs Aktiva åtgärder för jämställdhet i kommunfullmäktige. I planen anges följande: Handlingsplanerna som tas fram ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen, under årets första kvartal. Kommunkontoret ansvarar för sammanställning av genomförda aktiva åtgärder och rapportering till kommunstyrelsen.. På kommunstyrelsens sammanträde , 51, i samband med att kommunstyrelsen följde upp samtliga nämnders aktiva åtgärder för jämställdhet 2017/2018 beslutades att samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att ta fram en handlingsplan för aktiva åtgärder för jämställdhet, för uppföljning i första kvartalet Samhällsbyggnadsnämnden har , 137, beslutat att anta en upprättad handlingsplan för aktiva åtgärder för jämställdhet (se bilaga). Områden som prioriteras i handlingsplanen är: - Kunskap om våld i nära relationer - Verka för att skapa utvecklingsmöjligheter på arbetsplatsen - Informera om handlingsplan mot kränkande särbehandling - Vid lika kompetens så ska vi välja underrepresenterat kön Uppdraget kan därmed anses vara fullgjort och planen följs upp i kommunstyrelsen under första kvartalet 2019 tillsammans med övriga nämnders handlingsplaner. Linn Helmner Utredningssekreterare

251 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/ Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, kommunstyrelsens kansli, Skickas till För kännedom: Samhällsbyggnadsnämnden Kommunstyrelseförvaltningen

252 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Uppföljning av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017/ Socialnämnden Kommunstyrelsens beslut Uppföljningen av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017 för socialnämnden godkänns. Ärendet antogs Aktiva åtgärder för jämställdhet i kommunfullmäktige och i den anges följande: Handlingsplanerna som tas fram ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen, under årets första kvartal. Kommunkontoret ansvarar för sammanställning av genomförda aktiva åtgärder och rapportering till kommunstyrelsen. Mot denna bakgrund föreligger en avrapportering från socialnämnden gällande aktiva åtgärder för jämställdhet Vid kommunstyrelsens sammanträde , 51, behandlades bildningsnämndens och tekniska nämndens avrapportering. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från kommunstyrelsens kansli, , föreslås att uppföljningen av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017 för socialnämnden godkänns. Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på kansliets förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag - Tjänsteutlåtande kommunstyrelsens kansli, Socialnämnden , Uppföljning av handlingsplan för aktiva åtgärder för jämställdhet 2017 och fortsatt arbete under 2018, Skickas till Socialnämnden Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

253 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Uppföljning av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017, samtliga nämnder Kommunstyrelsens beslut 1. Uppföljningen av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017 för bildningsnämnden och tekniska nämnden godkänns. 2. Uppföljningen av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017 för socialnämnden hänskjuts till kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde, Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att ta fram en handlingsplan för aktiva åtgärder för jämställdhet för uppföljning i första kvartalet Ärendet antogs Aktiva åtgärder för jämställdhet i kommunfullmäktige och i den anges följande: Handlingsplanerna som tas fram ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen, under årets första kvartal. Kommunkontoret ansvarar för sammanställning av genomförda aktiva åtgärder och rapportering till kommunstyrelsen. I bilaga finns en utvärdering av det samlade arbetet under året. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från kommunstyrelsens förvaltning, , föreslås att uppföljningen av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017 för samtliga förvaltningar godkänns. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår , 45, följande beslut: - Uppföljningen av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017 för bildningsnämnden och tekniska nämnden godkänns. - Uppföljningen av aktiva åtgärder för jämställdhet 2017 för socialnämnden hänskjuts till kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde, Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att ta fram en handlingsplan för aktiva åtgärder för jämställdhet för uppföljning i första kvartalet Dagens sammanträde HR-specialist Sara Olsson föredrar ärendet. Lena Granath (V) yrkar för majoriteten (Vänsterpartiet, Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet) bifall till arbetsutskottets förslag. Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

254 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Beslutsunderlag - Uppföljning och rapportering av Aktiva åtgärder för jämställdhet_knk Uppföljning av Bildnings Aktiva åtgärder för jämställdhet_ Handlinsplan Jämställdhet Räddningstjänsten Handlingsplan, aktiva åtgärder för jämställdhet, Bildning. - Handlinsplan, aktiva åtgärder, KNK Jämställdhetsplan Oskarshamns Räddningstjänst Redovisning Jämställdhetsarbete Oskarshamns Räddningstjänst Handlingsplan jämställdhet TN. - Tekniska nämnden , Protokollsutdrag , Uppföljning handlingsplan. - Protokollsutdrag, , Utvärdering och uppfölning av kommunens arbete med aktiva åtgärder för jämställdhet Protokollsutdrag, , Kommunstyrelsens arbetsutskott , 45. Skickas till För kännedom: Samtliga nämnder Kommunstyrelsens kansli Verksamhetsledningen För åtgärd: Samhällsbyggnadsnämnden Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

255 PROTOKOLL Sida 1 Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Aktiva åtgärder för jämställdhet Kommunfullmäktiges beslut enligt kommunstyrelsens förslag Föreliggande förslag till Aktiva åtgärder för jämställdhet antas. Ärendet Aktiva åtgärder för jämställdhet är en plan för hur Oskarshamns kommun ska arbeta med jämställdhet, diskrimineringsgrunden kön. Arbetet regleras av Diskrimineringslagen. Aktiva åtgärder är ett förebyggande och främjande arbete för att inom en verksamhet motverka diskriminering och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. (Diskrimineringslagen, 3 kap. 1 ) Som underlag för planen har Nyckeltalsinstitutets Jämställdhetsindex, (JÄMIX), en resultatrapport för Oskarshamns kommun använts. Ärendets behandling Vid kommunstyrelsens sammanträde , 207, informerade personalchef Eva-Carin Öhlin och handläggare Sara Olsson om bland annat bakgrund och innehåll gällande planen för aktiva åtgärder för jämställdhet. I ett tjänsteutlåtande, , från kommunkontoret föreslås att föreliggande förslag till Aktiva åtgärder för jämställdhet antas. Kommunstyrelsen föreslår , 245, att föreliggande förslag till Aktiva åtgärder för jämställdhet antas. Dagens sammanträde Sara Olsson, handläggare vid kommunkontoret, medges rätt att informera om förslaget till Aktiva åtgärder för jämställdhet. Lena Granath (V) och Anton Holmgren (S) yrkar för Socialdemokraterna, Vänsterpartiet, Miljöpartiet och Centerpartiet bifall till kommunstyrelsens förslag. Lisbeth Lindberg (L), Eva-Marie Hansson (M), Mattias Bäckström Johansson (SD) och Ingemar Lennartsson (KD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelsens förslag och finner att kommunfullmäktige beslutar bifalla detta. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

256 PROTOKOLL Sida 2 Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum fortsättning Protokollsanteckning Lena Granath (V) meddelar att Vänsterpartiet, Socialdemokraterna och Centerpartiet lämnar följande anteckning till protokollet: Vi är väldigt nöjda med att kunna besluta om en ny plan för hur vi ska arbeta aktivt för jämställdhet. Den 1 januari 2017 träder en ny lag om ändring i diskrimineringslagen ( ) i kraft. Den nya lagen innebär att vi som kommun behöver arbeta annorlunda och mer dokumenterande med jämställdhet. Enligt planen ska det göras ett antal uppföljningar och redovisningar, vi tror att det är bra om planen efter att redovisningarna är klara revideras för att få tydligare mål. Från Socialdemokraterna, Vänsterpartiet, Centerpartiet och Miljöpartiet har vi också tagit initiativ till att Oskarshamns kommun ska arbeta fram ett personalpolitiskt program för att öka attraktivitet för Oskarshamn som arbetsgivare. Vi ser att det personalpolitiska programmet och det här dokumentet kommer att ha flera gemensamma delar, det är därför viktigt att de revideras för att överensstämma med varandra. Beslutsunderlag Aktiva åtgärder för jämställdhet Plan. Jämix Oskarshamns kommun Bilaga 1. Handlingsplan mot trakasseri och kränkande särbehandling - Bilaga 2. Mall för handlingsplan- aktiva åtgärder för jämställdhet - Bilaga 3. Kommunstyrelsen , 207. Kommunstyrelsen , 245. Skickas till Personalavdelningen Samtliga nämnder/förvaltningar Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

257 Handlingsplan Aktiva åtgärder för jämställdhet Samhällsbyggnadsnämnden Område Vad Varför När Hur Ansvar Avrapportering (Aktiv åtgärd som ska göras) Arbetsförhållanden Kunskap om våld i nära relationer (Ange orsak eller bakomliggande undersökning) Kan vara en orsakande faktor vid sjukfrånvaro (Tidsperiod för aktiv åtgärd) (Hur den aktiva åtgärden ska genomföras) Alla ser webbutbildningen Diskussioner på APT (Vem ansvarar för att åtgärden genomförs och följs upp) Avd. chefer (Till vem rapportering ska ske och när) Till samhällsbyggnadsnämnden i februari 2019 samt till kommunkontoret för vidare rapportering till KS i mars 2019 Förvärvsarbete och föräldraskap Verka för att skapa utvecklingsmöjligheter på arbetsplatsen Möjliggöra att kombinera föräldraskap och arbete Arbeta hemifrån Flexibel flex Erbjuda utbildningar Utveckla arbetsuppgifter inom organisationen Avd. chefer Till samhällsbyggnadsnämnden i februari 2019 samt till kommunkontoret för vidare rapportering till KS i mars 2019 Trakasserier och sexuella trakasserier Informera om handlingsplan mot kränkande särbehandling För att vi ska följa vår nollvision om kränkande särbehandling och trakasserier Följa handlingsplan på emedarbetaren Diskussioner på APT, Medarbetarenkät, Uppföljning tillbudsrapporter Avd. chefer Till samhällsbyggnadsnämnden i februari 2019 samt till kommunkontoret för vidare rapportering till KS i mars 2019 Rekrytering, befordran och kompetensutveckling Vid lika kompetens så ska vi välja underrepresenterat kön Jämställda arbetsplatser Uppmärksamma annonsens utformning Sträva mot en jämn könsfördelning på hela förvaltningen Avd. chefer/ Förvaltningschef Till samhällsbyggnadsnämnden i februari 2019 samt till kommunkontoret för vidare rapportering till KS i mars 2019

258 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Kommunstyrelsens kansli Linn Helmner E-post: linn.helmner@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunfullmäktige Överföring av skolhälsovårdsjournal till annan kommun Förslag till beslut 1. Skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. 2. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Ärendet För att kunna följa en elevs hälsa och utveckling under hela skoltiden, från förskoleklass till gymnasiet, är det viktigt att skolhälsovårdsjournalerna följer med eleven under hela skoltiden. När en elev byter skola bör därför skolhälsovårdsjournalen följa eleven. Om eleven byter till en skola i en annan kommun sker detta lämpligen genom ett avhändande av journalen. Ett avhändande innebär då att journalen i sin helhet överlämnas till den andra kommunens skolhälsovård. Enligt 15 arkivlagen (1990:782), får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom ett sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige. Det finns inte någon lag som ger kommunen möjlighet att överlämna skolhälsovårdsjournaler till annan kommun, varför det behövs ett särskilt beslut från kommunfullmäktige för att möjliggöra detta. Skolhälsovårdsjournalen bör följa eleven, då det inte finns något värde i att journaler för avflyttande elever arkiveras i Oskarshamn. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal dock endast ske genom överlämnande av kopior. Notering om var kopior skickats ska göras i den journal som kopierats (originaljournalen). Att överföra en skolhälsovårdsjournal kräver samtycke från vårdnadshavare eller elev om eleven är mogen att själv fatta beslut (12 kap 2-3 offentlighets- och sekretesslagen). Bildningsnämnden föreslår , 74, att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutar att skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Lars Ljung Utvecklingschef Linn Helmner Utredningssekreterare

259 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/ Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli Bildningsnämnden, , 74 Skickas till För åtgärd: Bildningsnämnden

260 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Överföring av skolhälsovårdsjournal till annan kommun Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 1. Skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. 2. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Ärendet För att kunna följa en elevs hälsa och utveckling under hela skoltiden, från förskoleklass till gymnasiet, är det viktigt att skolhälsovårdsjournalerna följer med eleven under hela skoltiden. När en elev byter skola bör därför skolhälsovårdsjournalen följa eleven. Om eleven byter till en skola i en annan kommun sker detta lämpligen genom ett avhändande av journalen. Ett avhändande innebär då att journalen i sin helhet överlämnas till den andra kommunens skolhälsovård. Enligt 15 arkivlagen (1990:782), får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom ett sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige. Det finns inte någon lag som ger kommunen möjlighet att överlämna skolhälsovårdsjournaler till annan kommun, varför det behövs ett särskilt beslut från kommunfullmäktige för att möjliggöra detta. Skolhälsovårdsjournalen bör följa eleven, då det inte finns något värde i att journaler för avflyttande elever arkiveras i Oskarshamn. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal dock endast ske genom överlämnande av kopior. Notering om var kopior skickats ska göras i den journal som kopierats (originaljournalen). Att överföra en skolhälsovårdsjournal kräver samtycke från vårdnadshavare eller elev om eleven är mogen att själv fatta beslut (12 kap 2-3 offentlighets- och sekretesslagen). Bildningsnämnden föreslår , 74, att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutar att skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

261 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli, föreslås följande: - Skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. - Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på förslaget från kommunstyrelsens kansli och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Bildningsnämnden, , 74 Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

262 PROTOKOLL Sida 1 Bildningsnämnden Sammanträdesdatum Dnr BN 2018/ Överföring av skolhälsovårdsjournal till annan kommun Bildningsnämndens beslut Bildningsnämnden föreslår att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutar att skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Ärendet För att kunna följa en elevs hälsa och utveckling under hela skoltiden, från förskoleklass till gymnasiet, är det viktigt att skolhälsovårdsjournalerna följer med eleven under hela skoltiden. När en elev byter skola bör därför skolhälsovårdsjournalen följa eleven. Om eleven byter till en skola i en annan kommun sker detta lämpligen genom ett avhändande av journalen. Ett avhändande innebär då att journalen i sin helhet överlämnas till den andra kommunens skolhälsovård. Enligt 15 arkivlagen (1990:782), får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom ett sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige. Det finns inte någon lag som ger kommunen möjlighet att överlämna skolhälsovårdsjournaler till annan kommun, varför det behövs ett särskilt beslut från kommunfullmäktige för att möjliggöra detta. Skolhälsovårdsjournalen bör följa eleven, då det inte finns något värde i att journaler för avflyttande elever arkiveras i Oskarshamn. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal dock endast ske genom överlämnande av kopior. Notering om var kopior skickats ska göras i den journal som kopierats (originaljournalen). Att överföra en skolhälsovårdsjournal kräver samtycke från vårdnadshavare eller elev om eleven är mogen att själv fatta beslut (12 kap 2-3 offentlighets- och sekretesslagen). Ärendets behandling Förvaltningen föreslår att bildningsnämnden föreslår att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutar att skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Bildningsnämndens arbetsutskott föreslår , 63, att bildningsnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

263 PROTOKOLL Sida 2 Bildningsnämnden Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Bildningschef Lotta Lindgren föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Bildningsnämndens arbetsutskott , 63 Tjänsteutlåtande Skickas till För åtgärd: Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

264 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Överföring av skolhälsovårdsjournal till annan kommun Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 1. Skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. 2. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Ärendet För att kunna följa en elevs hälsa och utveckling under hela skoltiden, från förskoleklass till gymnasiet, är det viktigt att skolhälsovårdsjournalerna följer med eleven under hela skoltiden. När en elev byter skola bör därför skolhälsovårdsjournalen följa eleven. Om eleven byter till en skola i en annan kommun sker detta lämpligen genom ett avhändande av journalen. Ett avhändande innebär då att journalen i sin helhet överlämnas till den andra kommunens skolhälsovård. Enligt 15 arkivlagen (1990:782), får en kommunal myndighet avhända sig allmänna handlingar endast genom ett sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige. Det finns inte någon lag som ger kommunen möjlighet att överlämna skolhälsovårdsjournaler till annan kommun, varför det behövs ett särskilt beslut från kommunfullmäktige för att möjliggöra detta. Skolhälsovårdsjournalen bör följa eleven, då det inte finns något värde i att journaler för avflyttande elever arkiveras i Oskarshamn. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal dock endast ske genom överlämnande av kopior. Notering om var kopior skickats ska göras i den journal som kopierats (originaljournalen). Att överföra en skolhälsovårdsjournal kräver samtycke från vårdnadshavare eller elev om eleven är mogen att själv fatta beslut (12 kap 2-3 offentlighets- och sekretesslagen). Bildningsnämnden föreslår , 74, att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutar att skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

265 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli, föreslås följande: - Skolhälsovårdsjournal för elev i Oskarshamns kommun, som byter till offentligt bedriven skola i annan kommun, får överföras till den mottagande kommunens skolhälsovård efter elevens eller vårdnadshavarnas medgivande. - Byter eleven till privat skolhälsovård får överföring av skolhälsovårdsjournal endast ske genom överlämnande av kopior. Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på förslaget från kommunstyrelsens kansli och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga Bildningsnämnden, , 74 Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

266 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2018/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Borgerliga vigselförrättare Förslag till beslut Borgerliga vigselförrättare : Ärendet Länsstyrelsen i Kalmar län vill, senast 16 november, få in en förteckning över borgerliga vigselförrättare som ska förordnas de fyra kommande åren För närvarande finns följande borgerliga vigselförrättare i Oskarshamns kommun: Peter Wretlund Yvonne Bergvall Elisabeth Wanneby Lisbeth Lindberg Per Nygren Bo Malm Håkan Juholt Eva Nilsson Eva-Marie Hansson Per Nygren Kommunsekreterare Beslutsunderlag

267 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2018/

268 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2018/ Borgerliga vigselförrättare Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet Länsstyrelsen i Kalmar län vill, senast 16 november, få in en förteckning över borgerliga vigselförrättare som ska förordnas de fyra kommande åren För närvarande finns följande borgerliga vigselförrättare i Oskarshamns kommun: Peter Wretlund Yvonne Bergvall Elisabeth Wanneby Lisbeth Lindberg Per Nygren Bo Malm Håkan Juholt Eva Nilsson Eva-Marie Hansson Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommunstyrelsens kansli föreslås följande: - Borgerliga vigselförrättare : Dagens sammanträde Kommunsekreterare Per Nygren informerar om processen för att förordna borgliga vigselförättare till länsstyrelsen. Andreas Erlandsson (S) yrkar att ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ordföranden ställer proposition på Andreas Erlandssons (S) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

269 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , kommunstyrelsens kansli - Bilaga: Förfrågan borgerliga vigselförrättare - Bilaga Borgerliga vigselförrättare - Bilaga Informationsbrev - Bilaga Kunskapskontroll Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

270 1 (2) Information till förordnade borgerliga vigselförrättare Uppdraget som vigselförrättare är ett offentligt uppdrag och förrättningen utgör myndighetsutövning. Förrättningen ska ges en officiell prägel och vigselförrättaren ska genom sin ställning som företrädare för de allmänna bidra till detta. Närmare bestämmelser om förfarandet finns främst i äktenskapsbalken och förordningen (2009:263) om vigsel som förrättas av särskilt förordnad vigselförrättare. Att tänka på innann en vigsel En av de viktigaste uppgifterna som en förordnad vigselförrättare har är att kontrollera om hindersprövning har genomförts och att inga hinder för vigseln uppmärksammats. En hindersprövning är giltig i fyra månader. Kan inte paret uppvisa att det inte föreligger hinder för vigseln eller är hindersprövningen för gammal får vigselförrättaren inte förrätta vigseln. Genomförs vigseln kan vigselförrättaren i sådant fall medverka till att exempelvis viga personer som är underåriga, personer som är nära släkt med varandra eller personer som redan är gifta. En rättslig konsekvens av ett sådant förfarande är att vigseln, trots att hinder har förelegat, blir giltig och kommer att registreras som sådan av Skatteverket. Observera att även personer som är folkbokförda i utlandet ska begära hindersprövning från Skatteverket. Särskilda regler gäller dock för hindersbevis utfärdade i de nordiska länderna. Mer information finns på Skatteverkets hemsida, Uppgifter efter en vigsel Efter vigseln ska vigselförrättaren genast överlämna ett vigselbevis till paret och skicka en underrättelse till Skatteverket om att vigseln har genomförts. Skatteverkets registrering gör att vigseln blir giltig och uppgifterna i folkbokföringen för de berörda personerna uppdateras. Skatteverket har en skyldighet att underrätta Länsstyrelsen om vigselförrättaren har brustit i sin kontroll gällande hindersprövningen. I anslutning till förrättad vigsel ska vigselförrättaren anteckna i ett särskilt protokoll vad som har förekommit vid vigseln. I protokollet ska förrättaren också anteckna tid och plats för vigseln samt parets fullständiga namn och hemvist. När underrättelsen om vigseln sänds till Skatteverket, ska vigselförrättaren anteckna detta i marginalen på protokollet. Postadress Kalmar Besöksadress Regeringsgatan 1 Telefon E-post kalmar@lansstyrelsen.se Telefax Hemsida

271 2 (2) Protokoll över vigslar ska för varje år före utgången av påföljande januari månad sändas in till Länsstyrelsen i original. Länsstyrelsen ansvarar för att bevara protokollet, som utgör bevis för att parterna har ingått äktenskap. Ersättning för vigseln Uppdraget som vigselförrättare anses vara ett hedersuppdrag, varför endast en mindre ersättning utgår. Ersättningen är för närvarande 110 kronor för varje förrättad vigsel. Har mer än en vigsel förrättats samma dag är ersättningen 30 kronor för varje förrättad vigsel utöver den första. Regeringen har varit tydlig med att uppdraget som vigselförrättare inte får användas som ett led i kommersiell verksamhet. Det är inte tillåtet att erbjuda tjänster exempelvis ceremoni- eller festarrangemang eller bröllopspaket som brudparet ska betala för. Det är inte heller tillåtet att ta emot gåvor i samband med uppdraget. I den utsträckning vigselförrättaren anser sig behöva det kan det ingå olika förberedelser inför och efter en vigsel. Både förberedelser och efterarbete ingår i uppdraget att förrätta vigseln och är inget som det utgår extra ersättning för. I samband med att du sänder in dina protokoll för föregående år söker du samtidigt utbetalning av ditt arvode, om detta önskas. Vänligen anmäl ditt bankkonto på bifogad blankett. Se även exempel på blankett för begäran om utbetalning. Övrigt Om vigselförrättaren inte längre har de kunskaper och kvalifikationer som krävs eller missköter sitt uppdrag kan Länsstyrelsen återkalla förordnandet.

272 1 (3) Kunskapskontroll i enlighet med 4 KAP.4 Äktenskapsbalken Länsstyrelserna har uppdraget att pröva kunskaper och kvalifikationer i övrigt hos personer som önskar förordnas som borgerliga vigselförrättare. Följande frågor ska besvaras av den som önskar få ett sådant förordnande. Dina svar kommer att ligga till grund för länsstyrelsens beslut om ansökan ska beviljas. Fråga 1: Vilka två lagar/förordningar ligger till grund för den tjänst en vigselförrättare utför? Fråga 2: Innan ett äktenskap ingås ska det prövas om det finns något hinder mot äktenskapet. Denna prövning görs av Skatteverket. Nämn några omständigheter som hindersprövningen är avsedd att förhindra. Fråga 3: Vad är syftet med att Skatteverket ska underrättas om en förrättad vigsel? Fråga 4: Varför ska vigselprotokollet skickas in till Länsstyrelsen? Fråga 5: Vad kan bli konsekvenserna av att underlåta kontroll av hindersprövningsintyget? Postadress Kalmar Telefon E-post kalmar@lansstyrelsen.se Besöksadress Regeringsgatan 1 Telefax Hemsida

273 2 (3) Fråga 6: Förordnande som borgerlig vigselförrättare har länge ansetts vara en kommunal tjänst till medborgarna och ett hedersuppdrag för den person som beviljas ett förordnande. Av dessa skäl hålls ersättningen på en begränsad nivå. Under vilka omständigheter har en vigselförrättare möjlighet att begära ytterligare ersättning? Nämn ett skäl. Fråga 7: I begreppet kvalifikationer i övrigt omfattas att en vigselförrättare har gott omdöme, åtnjuter allmänt förtroende samt att man har den erfarenhet som krävs för att kunna fullgöra uppdraget på bästa sätt. Anser du att du uppfyller dessa kvalifikationer? Fråga 8 : Är du beredd att viga såväl personer med olika kön som personer med samma kön? Fråga 9 : Är du införstådd med vad det innebär att vara förordnad borgerlig vigselförrättare och att förordnandet inte avser en enstaka vigsel. Fråga 10 : Är du införstådd med att uppdraget som vigselförrättare innebär att jag företräder det allmänna och att uppdraget inte får ske i kommersiellt syfte. Om du får ett förordnande som borgerlig vigselförrättare kommer dina personuppgifter/ kontaktuppgifter att läggas in i vårt register samt publiceras på vår hemsida. Vilka kontaktuppgifter får publiceras?