Plats och tid: Fullriggaren Strömsvik Valdemarsvik, , 08:15:00-12:00

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 (2) Plats och tid: Fullriggaren Strömsvik Valdemarsvik, , 08:15:00-12:00 Upprop Val av protokollsjusterare Nr Ärende Föredragande och ca tid 1 Information a) Region Östergötland b) Direktionen RTÖG c) Rapport från Integrationsrådet d) Rapport från de kommunala råden e) Rapport från förra företagsbesöket f) Arbetsmarknadsfrågor Richard Olovsson Louise Skymnevik 08:15 g) Övrig information 2 Ekonomisk uppföljning 2017 Sven Stengard 08:45 3 Mål och Budget Sven Stengard 4 Mål och Budget Sven Stengard 5 Delägarskap i Kommunassurans Syd Försäkrings AB 6 Revisionens granskning av intern kontroll vid utbetalningar 7 Granskning intern kontroll vid fakturering till kund 8 Revidering av delegationsordningar för kommunstyrelsens verksamhetsområden 9 Revidering av delegationsordningar för kommunstyrelsens Ledamöter utses till gruppen Sven Stengard Sven Stengard Sven Stengard Monika Hallberg Monika Hallberg verksamhetsområden 10 Tillfälliga lokaler Loviseberg Jens Vesterlund Mikael Jonsson 09:30 Handlingar utdelas till grupperna

2 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 (2) 11 Översiktsplan för Valdemarsviks kommun 12 Bidragsansökan - Kartframställning 13 Belysning Gryts elljusspår 14 Delegationsbeslut 15 Meddelanden 16 Frågor Erica Ekblom 09:45 Bilagor i särskilda filer Företagsbesök KustCamp Ekön kl 13:15 Erland Olauson (S) Ordförande Eva Köpberg Sekreterare

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (1) Nämnd Information a) Region Östergötland b) Direktionen RTÖG c) Rapport från Integrationsrådet d) Rapport från de kommunala råden e) Rapport från förra företagsbesöket f) Arbetsmarknadsfrågor g) Övrig information Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Justerare

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (1) Nämnd Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (2) KS-SA Ekonomisk uppföljning 2017 Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

6 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (5) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Sven Stengard Mottagare Kommunstyrelsen Ekonomisk uppföljning 2017 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner månadsuppföljning per Sammanfattning Månadsuppföljningen per den sista maj 2017 pekar mot ett prognostiserat resultat på tkr. Detta är tkr sämre än budget. På investeringssidan har inga förändringar mot april rapporterats. Det beräknade överskottet på tkr kvarstår. I budgeten ingår kommunfullmäktiges beslut om budget , 114 och kommunfullmäktiges beslut om ombudgeteringar , 54. Prognos driftbudget Tkr Budget Prognos Avvikelse Verksamheterna Välfärdsmiljardern a Finansiering Summa Prognos investeringsbudget Tkr Budget Prognos Avvikelse Investeringa r

7 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (5) Ärendebeskrivning Driftbudgeten Tkr netto Budget Utfall 31/5 Service och administrati on Kommunch ef med stab Stöd och omsorg Barn, utbildning och arbetsmark nad Samhällsby ggnad och kultur Centrala potter Summa verksamhe terna Prognos avvikels e Service och administration Personalenhetens budget ska förstärkas med resurser från Sektor Stöd och omsorg och Sektor Barn, Utbildning och Arbetsmarknad utifrån den överenskommelse som tas fram mellan personalenheten och respektive sektor. På grund av personalomställningar inom personalenheten förlängs samarbetet med Söderköpings kommun året ut. Ett budgetöverskridande om 200 tkr prognostiseras för personalenheten. Belastningen på IT-verksamheten har ökat ytterligare. Under årets första månader har antalet mobila enheter utökats. Projektmedverkan från enheten krävs i allt fler projekt. En tjänst är vakant och inhyrd personal täcker både vakans och belastningsökningen. Ett underskott beräknas på 550 tkr. Kommunchef med stab Totalt prognostiseras ett underskott på staben med 269 tkr. Det är framförallt räddningstjänsten som belastar resultatet med -400 tkr. Folkhälsoutvecklare är rekryterat och anställningen startar den 7/8. Detta ger ett budgetöverskott med ca 210 tkr. I övrigt beräknas endast små differenser mot budgeten

8 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (5) Stöd och omsorg Sektor Stöd och Omsorg har under de första fem månaderna haft en hög belastning inom äldreomsorgen. Hög belastning inom korttid, hemtjänst och särskilt boende. Dessutom hög sjukfrånvaro med behov av vikarier och ordinarie personal som arbetet övertid. Individ och familjeomsorgen har ökade placeringskostnader och inhyrd personal pga. vakanta tjänster. Intäktssidan för ensamkommande flyktingbarn är fortsatt svårprognostiserad. Negativa budgetavvikelser finns således inom äldreomsorgen på grund av ökade personalkostnader och inom Individ- och familjeomsorgen till följd av ökade placeringskostnader och ökade personalkostnader. Intäktssidan för ensamkommande flyktingbarn är fortsatt svårprognostiserad. Barn, Utbildning och Arbetsmarknad Budgeten för hela sektorn ger ett utfall på 42% för de fem första månaderna. I övrigt finns inga avvikelser att rapportera Samhällsbyggnad och kultur Årets första fem månader har i stort förlöpt enligt plan och med särskilt fokus på att färdigställa sanitetslösningar inför sommarsäsongen samt att lösa akuta lokalbehov på Gusums skola inför hösten. Arbetet följer tidigare redovisad verksamhetsplan. Uteblivna besparingseffekter i 2016 års budget, bedöms belasta även 2017 års budget med omkring 600 tkr. Kapitaltjänstkostnad, ca 750 tkr, för arbetet med översiktsplanen är inte kompenserad i 2017 års budget. Hyra av paviljonger till Gusums skola beräknas kosta 600 tkr under återstoden av Avseende föreningsbidrag för flyktingmottagning har inga ansökningar inkommit. Därför beräknas anlaget lämna ett överskott på tkr. Välfärdsmiljarderna Av välfärdsmiljarderna fördelades inte tkr för Syftet med detta var att dessa medel tillförs sektor Stöd och omsorg under 2018 för att täcka ökade lokalkostnader. I kommunstyrelsens förslag till ombudgeteringar ianspråkstas tre miljoner kronor för att täcka ombudgeteringarana. Finansiering Skatteintäkterna beräknas bli 500 tkr högre än budgeterat. I övrigt inga förändringar. Någon omsättning av lån eller nyupplåning har inte verkställts under åretsfyra första månader. Till följd av framförallt den lägre

9 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (5) investeringsvolymen i prognosen kan nyupplåningsbehovet sänkas från budgeterat 38 mnkr till 29 mnkr. Centrala potter I särskilt ärende föreslår förvaltningen att kommunstyrelsen fördelar de båda centrala anslagen för kapitalkostnads- och lönekostnadsökningar. Förslaget innebär att tkr av det totala anlaget på tkr inte behöver tas i anspråk. Detta leder till en resultatförstärkning med motsvarande belopp. Investeringsbudget Den samlade investeringsbudgeten för 2017 uppgår till tkr fördelad på 23 projekt. I denna prognos beräknas den totala avvikelsen till tkr fördelad på nedanstående projekt. Prognosen pekar mot en investeringsvolym på tkr. Totalt har tkr av investeringsbudgeten utnyttjas under årets tre första månader. Projekt Budget Prognos/avvike lse Arbetsmiljö, verksamhets och säkerhetsåtgärder Fastighetsunderhåll enligt plan GC-väg Bruksgatan Syntorp Verksamhetslokaler Bua Övriga Summa avvikelser Totalt investeringsbudge t Driftutfall, Jämförelse med samma period 2016 Tkr netto Utfall 31/ Utfall 31/ Service och administration Kommunchef med stab Stöd och omsorg

10 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (5) Barn, utbildning och arbetsmarknad Samhällsbyggna d och kultur Summa sektorerna Den stora skillnaden mellan åren beror dels på periodisering av intäkter och dels på att internhyran för 2017 inte är utfördelad. När kommunstyrelsen beslutade om ombudgeteringar mellan 2016 och 2017 sänktes det budgeterade resultatet till +306 tkr. Detta gjordes dels mot bakgrund av det tidigare budgeterade resultatet tkr och dels mot 2016 års resultat som uppgick till tkr. Planen är således att ianspråkta överskott från 2016 under innevarande år. Detta uttrycks även i kommunfullmäktiges mål och budgetdokument. På längre sikt kan kommunen inte ha så här låga resultat. Detta har kommunstyrelsen hanterat i budgetriktlinjerna för 2018 och framåt. KS VALDEMARSVIKS KOMMUN Sven Stengard Ekonomichef

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (3) KS-SA Mål och Budget Fördelning Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Xxxxx Justerare

12 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Sven Stengard Mottagare Kommunstyrelsen Mål och Budget Fördelning av ökade kapitalkostnader och löneökningspott Förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Budgetramarna för verksamheterna utökas med 386 tkr 2017 för ökade kapitalkostnader. Anslaget för ökade kapitalkostnader minskas med motsvarande belopp. Fördelning sker enligt förvaltningens förslag. 2. Budgetramarna för verksamheterna utökas med tkr avseende löneökningar för befintlig personal Anslaget för löneökningspott minskas med motsvarande belopp. Fördelning sker enligt förvaltningens förslag. Sammanfattning Kommunfullmäktige fastställde Mål och Budget , , 116. I budgeten finns det ej fördelade anslag för ökade kapitalkostnader och löneökningspott på 2,5 respektive 7,4 mnkr. Anslagen föreslås fördelas enligt följande, tkr: Sektor/avdelning Kapitalkostnader Löneöknin g Barn, utbildning och arbetsmarknad Stöd och omsorg Samhällsbyggnad och kultur Kommunchef med stab Service och administration Politisk organisation Summa Anslag för ökade kapitalkostnader Löneökningspott Summa resultatpåverkande Kapitalkostnaderna har fördelats genom att jämföra 2016 års kostnader

13 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) med 2017 års kostnader på befintliga anläggningstillgångar samt att ett pålägg har gjorts för investeringar beslutade i budget Det sista pålägget har beräknats utifrån att investeringen genomförs vid halvåret. Därtill påverkar den sänkta internräntan från 2,5% till 1,75% utfallet. Löneökningspotten har fördelats efter utfall 2017 jämfört med bokslut Därtill har personalomkostnader lagts på. För kost/städ har 318 tkr fördelats med 60% för kost och 40% för städ. Därefter har sektorerna Barn Utbildning och Arbetsmarknad samt Stöd och Omsorg erhållit 50% vardera. Detta innebär att lönekostnadsökningen inom verksamheterna kost/städ ökar sektorernas avgifter och att de blir kompenserade i motsvarande grad. Totalt finns tkr att fördela i budget. I detta ärende fördelas tkr. Mellanskillnaden tkr förstärker resultatet. VALDEMARSVIKS KOMMUN Sven Stengard Ekonomichef Beslutet skickas till <Här skrivs till vem beslutet ska skickas>

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (4) KS-SA Mål och Budget Budgetprocessen Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Ekonomichefen Xxxxx Justerare

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KSAU 45 KS-SA Mål och Budget Budgetprocessen Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen godkänner förvaltningens förslag till budgetprocess för arbetet med 2018 års Mål och budget. 2. Information till arbetsutskottet sker på mötena den 20 september och 18 oktober Politikerna i budgetberedningen har rätt att sätta in ersättare vid frånvaro. Ärendebeskrivning Diskussioner har förts kring budgetprocessen och arbetet med 2018 års mål och budget. Den förändring jämfört med föregående år som föreslås är att antalet ledamöter och tjänstemän i budgetberedningen minskas och med detta kan en effektivare beredning uppnås där arbetet med tydliga prioriteringar kan få större utrymme utan avkall på demokratiskt inflytande. Tidigare års budgetberedningar har till stor del haft en mer informativ karaktär där utrymmet för det gemensamma prioriteringsarbetet varit begränsat. Förvaltningen föreslår följande process och tidplan, parallellt med denna processen sker arbetet i de politiska partierna: Förvaltningen Inom ramen för de av kommunfullmäktige fastställda planeringsramarna med konsekvensbeskrivningar och investeringsplan lägger förvaltningen fram ett budgetförslag till budgetberedningen. Budgetberedning 13/9 fm, 20/9 em, 21/9 fm, 28/9 fm Beredningen består av två politiker från majoriteten och två politiker från oppositionen. Till beredningen knyts två tjänstemän, kommunchef och ekonomichef. Beredningens arbete sker under september månad. Arbetsutskott, 18/10 Budgetberedningens samlade förslag läggs till kommunstyrelsens arbetsutskott för beslut. Kommunstyrelsen, 6/11 Beslut om Mål och budget för perioden fattas i början av november. Justerare

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KSAU 45 KS-SA Kommunfullmäktige, 27/11 Kommunfullmäktige beslutar om Mål och budget för perioden under sitt novembersammanträde. Vid detta tillfälle beslutas även skattesatsen för Särskilda yttranden och uttalanden Anna Nilsson (M) tar inte ställning i ärendet vid dagens sammanträde. Förslag och yrkanden Erland Olauson (S) föreslår att beslutet kompletteras med att information till arbetsutskottet sker på mötena den 20 september och 18 oktober Anna Nilsson (M) föreslår att politikerna i budgetberedningen har rätt att sätta in ersättare vid frånvaro. Beslutsunderlag Skrivelse från Avdelning Service och Administration _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

17 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Sven Stengard Mottagare Kommunstyrelsen Mål och Budget , budgetprocessen Förslag till beslut i Kommunstyrelsen 1. Förvaltningens förslag till budgetprocess för arbetet med 2018 års Mål och budget godkänns. Ärendebeskrivning Diskussioner har förts kring budgetprocessen och arbetet med 2018 års mål och budget. Den förändring jämfört med föregående år som föreslås är att antalet ledamöter och tjänstemän i budgetberedningen minskas och med detta kan en effektivare beredning uppnås där arbetet med tydliga prioriteringar kan få större utrymme utan avkall på demokratiskt inflytande. Tidigare års budgetberedningar har till stor del haft en mer informativ karaktär där utrymmet för det gemensamma prioriteringsarbetet varit begränsat. Förvaltningen föreslår följande process och tidplan, parallellt med denna processen sker arbetet i de politiska partierna. Förvaltningen Inom ramen för de av kommunfullmäktige fastställda planeringsramarna med konsekvensbeskrivningar och investeringsplan lägger förvaltningen fram ett budgetförslag till budgetberedningen. Budgetberedning 12/9 fm, 20/9 em, 21/9 fm, 28/9 fm Beredningen består av två politiker från majoriteten och två politiker från oppositionen (vid ordinarie ledamots frånvaro träder ersättare in). Till beredningen knyts två tjänstemän, kommunchef och ekonomichef. Beredningens arbete sker under september månad. En informationsträff kring budgetberedningens förslag för samtliga partier i kommunstyrelsen anordnas i god tid innan arbetsutskottets möte nedan. En avrapportering av beredningens arbete ska ske vid kommunstyrelsens arbetsutskotts möte den 20/9 Arbetsutskott, 18/10 Budgetberedningens samlade förslag läggs till kommunstyrelsens

18 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) arbetsutskott för beslut. Kommunstyrelsen, 6/11 Beslut om Mål och budget för perioden fattas i början av november. Kommunfullmäktige, 27/11 Kommunfullmäktige beslutar om Mål och budget för perioden under sitt novembersammanträde. Vid detta tillfälle beslutas även skattesatsen för VALDEMARSVIKS KOMMUN Sven Stengard Ekonomichef Beslutet skickas till <Här skrivs till vem beslutet ska skickas>

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (5) KS-SA Delägarskap i Kommunassurans Syd Försäkrings AB Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

20 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Sven Stengard Mottagare Kommunstyrelsen Delägarskap i Kommunassurans Syd Försäkrings AB Förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Valdemarsviks kommun ansöker om att bli delägare och teckna aktier i Kommunassurans Syd Försäkrings AB. 2. Aktierna finansieras genom minskning av kommunens rörelsekapital. Sammanfattning Valdemarsviks kommun är delägare och försäkringstagare hos Förenade Småkommuners Försäkringsaktiebolag. Bolagets årsstämma har beslutat att avveckla bolaget och rekommenderar sina delägare att bli delägare och teckna aktier i Kommunassurans Syd Försäkrings AB. Detta innebär att kommunen blir en direktplacerad försäkringskund hos Kommunassurans Syd Försäkrings AB från och med den 1 januari Förvaltningen föreslår att Valdemarsviks kommun ansöker om att bli delägare och teckna aktier i Kommunassurans Syd Försäkrings AB. Vidare föreslår förvaltningen att aktierna finansieras genom minskning av kommunens rörelsekapital. Ärendebeskrivning Vid Förenade Småkommuners Försäkringsaktiebolags (FSF AB) årsstämma beslutade stämman under 17 att: Rekommendera respektive delägare i FSF AB att bi delägare och teckna aktier i Kommunassurans Syd Försäkrings AB Avveckla FSF AB och uppdra åt styrelsen att genomföra likvidationsprocessen. Återbetala inbetalt aktieägartillskott under Anta modellen för generell premieåterbäring som ska baseras på fastställd årsredovisning Den 15:e juni 2017 beslutade Kommunassurans Syd Försäkrings AB:s (KSFAB) att acceptera ansökningar från aktuella kommuner i FSF AB. Övergången från FSF AB till KSFAB innebär att alla kommuner som sökt och beviljats delägarskap blir direktplacerade försäkringskunder.

21 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Innehåll och premier i FSF försäkringen går över till KSFAB i sin helhet. Kommunerna som går över omfattas även av KSFAB:s premieåterbäringssystem. Tidplanen ser ut enligt följande: 11 november-deadline för ansökan 18 november KSFAB:s styrelse beviljar delägarskap i KSFAB 1 december alla som ansökt och beviljats delägarskap betalar sina aktier. 6 december ansökan hos Bolagsverket om registrering och aktieemission. Delägarna i KSFAB har aktier i förhållande till kommunens storlek. En kommun med invånare kan beräknas behöva betala i ett aktiekapital på ca 700 tkr. Detta är ingen kostnad för kommunen utan likvida medel byts mot aktier med motsvarande värde. Vilket innebär att rörelsekapitalet minskar och anläggningskapitalet ökar i motsvarande omfattning. Alternativet till att bli delägare i KSFAB torde vara att kommunen på egen hand upphandlar kommunförsäkringen. Detta är en komplicerad process där det tidigare har varit svårt att få rimliga anbud. Det är en av anledningarna till att både KSFAB och FSF AB bildades. VALDEMARSVIKS KOMMUN Sven Stengard Ekonomichef

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (6) KS-SA Revisionens granskning av intern kontroll vid utbetalningar Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Kommunrevisionen Xxxxx Justerare

23 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Sven Stengard Mottagare Kommunstyrelsen Revisionens granskning av intern kontroll vid utbetalningar Förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsens yttrande lämnas som svar på revisionens granskning av intern kontroll vid utbetalningar Ärendebeskrivning På uppdrag av kommunens revisorer har Ernst & Young AB (EY) granskat att inter kontroll vid utbetalningar sker ändamålsenligt. Revisionens bedömning är att kommunen ha en ändamålsenlig process inom detta område men att förbättringspotential finns. I rapporten lämnas nedanstående rekommendationer/förbättringsförslag: Uppdatera attestinstruktioner, i dagsläget är dessa utskrivna i en pärm på ekonomiavdelningen. Upprätta dokumenterade rutinbeskrivningar för att undvika och minimera användandet av egenupprättade lathundar. Se över om möjlighet ska finnas kvar gällande att samtliga kan ändra andras attestlimiter. Se över om de personer som attesterar flest fakturor endast ska attestera leverantörsfakturor med större belopp. Att med hjälp av logglistor följa upp ändringar i olika register. Att i uppföljningen av internkontrollplanen tydliggöra vilka kontrollaktiviteter som genomförts. Revisonen önskar svar och kommentarer från kommunstyrelsen angående ovanstående senast den 15 september Förvaltningens yttrande Förvaltningen delar EY:s bild av rutinerna och ställer sig positiv till de förslag revisionen lämnar. Attestinstruktioner och rutinbeskrivningar Revisionen har uppmärksammat att rutinerna och dokumentationen av dessa kan förbättras inklusive attestregler och listor. Förvaltningen delar revisionens bild och åtgärder för att säkerställa rutiner och underlag är prioriterat.

24 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Attestlimiter Detta är en brist i datasystemet och det är mycket högt prioriterat att ändringsfunktionen inte är tillgänglig för andra än de som har mandat att justera attestlimiter. Antal beslutsattestanter per anställd Det är en svaghet både i system och organisation när beslutsattesterandet blir så koncentrerat till några få individer som rapporten utvisar. Förvaltningen arbetar på att åtgärda problemet då det förutom de risker det medför med koncentrationen även upplevs som en betungande uppgift av den berörda personalen. Åtgärderna som vidtas kommer att vara både organisations- och systemrelaterade. Logglistor Logglistorna ska utgöra en viktig grund vid säkerställandet av rutinerna och att ändringar i register dokumenteras. Förvaltningen delar till fullo revisonens åsikt i frågan. Internkontrollplanen Internkontrollarbetet kan och bör förtydligas. De koppling till kontrollaktiviteterna och underlaget därtill finns i dag samlat hos respektive handläggare. Förvaltningen arbetar med att ta fram ett mer enhetligt och tydligare system. Övrigt Förutom betalning av leverantörsfakturor har revisonen belyst utbetalning av lön och utbetalning av försörjningsstöd i rapporten. Löneutbetalningarna lämnas utan anmärkning och under försörjningsstöd lämnas även den utan anmärkning. Sammantaget sker dock betalningar utan två i förening i vissa fall. Detta är enligt förvaltningen inte förenligt med goda rutiner. Därför kommer en översyn att göras och det kommer att säkerställas att inga utbetalningar från kommunens system sker utan två i förening. VALDEMARSVIKS KOMMUN Sven Stengard Ekonomichef Beslutet skickas till <Här skrivs till vem beslutet ska skickas>

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (7) KS-SA Granskning intern kontroll vid fakturering till kund Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Revisionen Xxxxx Justerare

37 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Sven Stengard Mottagare Kommunstyrelsen Granskning av intern kontroll vid fakturering till kund Förslag till beslut kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsens yttrande lämnas som svar på revisionens granskning av internkontroll vid fakturering till kund. Ärendebeskrivning På uppdrag av kommunens revisorer har Ernst & Young AB (EY) granskat att intern kontroll vid fakturering till kund sker ändamålsenligt. Revisionens bedömning är att kommunen har en ändamålsenlig process inom detta område men den kan förbättras och utvecklas. I rapporten lämnas nedanstående rekommendationer/förbättringsförslag: Ta fram dokumenterade rutinbeskrivningar Gå igenom kundreskontran och rensa gamla obetalda kundfakturor. Att i uppföljningen av internkontrollplanen tydliggöra vilka kontrollaktiviteter som har genomförts. Revisionen önskar svar och kommentarer från kommunstyrelsen angående ovanstående senast den 15 september Förvaltningens yttrande Förvaltningen delar EY:s bild av rutinerna och ställer sig positiv till de förslag revisionen lämnar. Dokumenterade rutinbeskrivningar Inom flera områden saknas rutinbeskrivningar. Detta har till viss del lösts kortsiktigt genom att ekonomiavdelningen tagit fram lathundar men detta är inte tillräckligt och behovet av väl dokumenterade rutinbeskrivningar kan inte underskattas. Arbetet med sådana beskrivningar är tidsödande varför förvaltningen kraftigt måste prioritera i vilken ordning dessa ska tas fram. Registervård Registervården i flera system och moduler har inte kunnat prioriteras tillräckligt de senaste åren. Ekonomiavdelningen arbetar fortlöpande med detta och har under året återuppstartat en fungerande krav- och kreditrutin. Detta gör att antalet äldre obetalda fakturor kraftigt har

38 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) minskat. Däremot finns det fortfarande fakturor kvar i systemet som är flera år gamla och måste hanteras och eventuellt skrivas av i särskild ordning. Målet är att alla gamla obetalda fakturor ska vara rensade till årsskiftet. Internkontrollplanen Internkontrollarbetet kan och bör förtydligas. De koppling till kontrollaktiviteterna och underlaget därtill finns i dag samlat hos respektive handläggare. Förvaltningen arbetar med att ta fram ett mer enhetligt och tydligare system. VALDEMARSVIKS KOMMUN Sven Stengard Ekonomichef Beslutet skickas till <Här skrivs till vem beslutet ska skickas>

39

40 Revisionsrapport 2016 Valdemarsviks kommun Granskning intern kontroll vid fakturering till kund Valdemarsviks kommunrevisorer April 2017

41 Innehåll 1 Inledning Syfte Metod Avgränsning Revisionskriterier Genomförd granskning Faktureras allt finns rutiner som säkerställer detta Äldreomsorgen Barnomsorgen Tekniska kontoret, kulturskolan & Samhällsbyggnad: Granskning Noteringar/kommentarer Fakturans innehåll att relevanta uppgifter ingår Fakturans innehåll Granskning Hantering av för sent betalda fakturor och obetalda fakturor Granskning Notering/kommentar 6 3 Internkontrollplan Sammanfattande bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågan Identifierade förbättringsområden/rekommendationer 7 Källförteckning...7 Sida 2 av 7

42 1 Inledning 1.1 Syfte Ernst & Young AB har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Valdemarsviks kommun att granska den interna kontrollen i samband med fakturering till kund. Syftet är att bedöma om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig kontroll i samband med fakturering mot kund. För att besvara den övergripande revisionsfrågan har följande fokusområden valts: Faktureras allt finns rutiner som säkerställer detta Fakturans innehåll att relevanta uppgifter ingår Hantering av för sent betalda fakturor och obetalda fakturor 1.2 Metod Granskning har skett av relevanta styrdokument för att verifiera svar på revisionsfrågan samt genom intervjuer med ekonomichef och ledningspersonal med ansvar för aktuella rutiner. Vår bedömning av den interna kontrollen gällande utbetalningar har gjorts med utgångspunkt av dessa intervjuer och styrdokument. Utöver detta har också stickprov av betalda och obetalda fakturor tagits för kontroll att rutiner och styrdokument följs. Rapporten innefattar väsentliga iakttagelser och bedömningar från utförd granskning. 1.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till det ansvar som finns hos kommunstyrelsen. 1.4 Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Internt styrande dokument och kommunallagen. Granskningen har genomförts under perioden februari mars Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 2 Genomförd granskning I detta avsnitt presenteras genomförd granskning avseende ovanstående tre fokusområden. 2.1 Faktureras allt finns rutiner som säkerställer detta Dokumenterad rutinbeskrivning för fakturering har efterfrågats men inte erhållits. För förståelse av processen har följande beskrivning tagits fram avseende kommunens intäktsredovisning efter intervju med berörda personer. Sida 3 av 7

43 Kommunens externa intäkter kommer bl a från avgifter för barnomsorg och äldreomsorg m m. All fakturering hanteras av kommunen i datasystemet Visma Redovisning med hjälp av försystemet ProCapita vilket bl a används för barn- och äldreomsorg. Obetalda fakturor hanteras dock av en person, se även avsnitt 2.3 nedan. Fakturering sker för samtliga ansvarsområden månadsvis runt den 10:e men kan ev skjutas upp en till två dagar med hänsyn till helgdag eller annat hinder/störning. Utöver detta kan ibland enstaka fakturor skickas ut senare. I ProCapita uppkommer en varning om fakturabeloppet överstiger 15 tkr Äldreomsorgen Kommunen har inom äldreomsorgen under 2016 ställt ut fakturor om ett belopp om totalt kronor inkl moms. Detta medför ett genomsnitt om ca 381 fakturor och kronor i månaden. Äldreomsorgen är indelad i följande områden: Enskilt boende, särkskit boende, korttidsboende & funktionshinder/handikapps- omsorgen. För att skapa en faktura går till det enligt följande: Först skapas ett tillfälle i t ex boende med uppgift om vilken tjänst som avses. Även uppgift om civilstånd, inkomstuppgifter för brukaren och hans/hennes maka/make. Efter detta fylls uppgift om matdistribuering, trygghetslarm, hemsjukvård, och-/eller serviceomvårdnad. Med dessa uppgifter inkomstprövas personens ansökan och om alla uppgifter inte delges kommunen påförs brukaren maxtaxa. Innan fakturan skapas och skickas erhåller brukaren ett avgiftsbeslut. En gång per år skickas avgiftsbeslut ut till samtliga brukare Barnomsorgen Under 2016 har kommunen inom barnomsorgen ställt ut fakturor med ett belopp om kronor inkl moms. Med ett genomsnitt om ca 217 fakturor och kronor i månaden. Rutinen av upprättande av fakturering går till enligt följande: Underlaget är en ansökan om barnomsorg. Kommunen fyller i uppgift om barn och föräldrar samt även andra inkomsttagare i hemmet vars personnummer inhämtas. Är barnet över tre år erhålls en reducering på avgiften för allmän förskola om 380 kronor oavsett vilken inkomst man har i hushållet. Om brukaren väljer att inte lämna in uppgiftinkomst erhålls maxtaxa. Inkomsten uppdateras varje år eller när det sker en inkomstförändring. Oftast sker detta runt terminsstart. Med nämnda uppgifter samt scheman som har skickats in från respektive enhet kan fakturering genomföras, ibland med vissa manuella justeringar som t ex delad faktura om föräldrarna är skilda Tekniska kontoret, kulturskolan & Samhällsbyggnad: Under 2016 har det ställts ut fakturor med ett belopp om kronor inkl moms vilket innebär ett genomsnitt om ca 85 fakturor och kronor i månaden. Sida 4 av 7

44 Här används endast Visma Redovisning. Vid upprättande av faktura registreras uppgifterna direkt i faktureringsmodulen. Någon rutin för kontroll av att allt har fakturerats finns därmed inte Granskning Granskningen har genomförts genom intervjuer med ansvariga avseende fakturahantering och därigenom har förståelse erhållits av hur rutinerna fungerar samt hur datasystemen används Noteringar/kommentarer Dokumenterade rutinbeskrivningar avseende fakturering saknas. Finns ingen direkt kontroll som säkerställer att samtliga fakturor har skickats ut. Risken för fel bedöms som låg då kommunen tar ut en fil ur systemet med samtliga fakturor som ligger i systemet och skickar det till Strålfors. Men för de manuellt upprättade fakturorna finns det ingen riktig kontroll. Positivt med en varning om ett fakturabelopp överstiger 15 tkr. Innebär att det av misstag inte kan gå iväg en faktura som t ex har fått en siffra för mycket i beloppet. 2.2 Fakturans innehåll att relevanta uppgifter ingår Fakturans innehåll En faktura ska enligt bokföringslagen innehålla uppgift om bl a: datum, när den sammanställts kund, till vem fakturan är ställd affärshändelsen, när den inträffat specifikation, vad fakturan avser belopp Krav på hur en faktura ska se ut finns även i annan lagstiftning än bokföringslagen. Enligt uppgift på Skatteverkets hemsida ska en faktura enligt mervärdesskattelagen dessutom bl a innehålla uppgift om: ett unikt löpnummer för varje faktura säljarens registreringsnummer till moms säljarens och köparens namn och adress varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art beskattningsunderlaget (priset före moms) för varje momssats den eller de momssatser som gäller den moms som ska betalas Granskning Totalt har 25 fakturor kontrollerats med avseende på att de innehåller korrekt information enligt ovan fördelat på 10 fakturor avseende barnomsorgen, 10 fakturor avseende äldreomsorgen och 5 fakturor avseende tekniska kontoret, kulturskolan & samhällsbyggnad. Samtliga fakturor Sida 5 av 7

45 innehåller korrekta uppgifter. I samband med denna kontroll noterades att fakturorna innehåller uppgift om F-skatt vilket bör framgå för att kunden inte ska behöva dra skatt eller betala sociala avgifter. 2.3 Hantering av för sent betalda fakturor och obetalda fakturor En person hanterar kommunens samtliga för sent betalda och obetalade fakturor. Vid sjukdom eller frånvaro finns det andra personer som har erfarenhet av systemet och kan rutinen och därmed tillfälligt kan ta över ansvaret. Samtliga fakturor som faktureras den 10:e i månaden får ett förfallodatum på den siste i månaden. Fakturor som skickas ut efter detta datum får en förfallotid på 30 dagar. Kommunen gör årligen en inställning i Visma Redovisning på hur många dagar en faktura ska vara förfallen för att en påminnelse ska skapas för den obetalda fakturan. Tidpunkt för vilken tid på dygnet som körningen ska göras läggs också in samt kontaktperson på respektive fakturagrupp, telefonnummer till personen etc. Ett körschema fylls också i gällande när under året påminnelserna ska skickas till kund. Varje tisdagsmorgon tas en sammanställning fram från Visma Redovisning som visar om det finns obetalda fakturor. Om en faktura förfallit till betalning mellan fem till tio dagar skickar kommunen en påminnelse avseende till kund. Om det senare efter en till en och en halv månad efter förfallodatumet inte reglerats skickas fordran till inkasso. Kommunen har ett avtal med Visma Collectors avseende inkassoärenden. Därefter gör kommunen inget ytterligare. Det inträffar dock att vissa kunder ringer för att få anstånd med betalningen vilket ofta beviljas Granskning Granskning har genomförts genom intervjuer med ansvariga avseende hur förfallna fakturor hanteras samtidigt har också kontroll skett av hur fakturorna hanteras i datasystemet. I samband med granskning av årsredovisningen 2016 noterades att kommunen behöver följa upp obetalda fakturor. Detta då kundreskontran innehåller flera gamla fakturor som troligen behöver skrivas bort Notering/kommentar Denna automatiska funktion måste kommunen själva ställa in i systemet, om hur många dagar och när påminnelsen ska komma. Risk finns att kommunen glömmer att ställa in denna påminnelse funktion eller felknappning i systemet. Endast en person sköter utskicken av fakturorna samt hanteringen av förfallna fakturor. Det finns dock annan personal med erfarenhet av systemet och känner till rutinen som skulle kunna ta över rollen för tillfället. 3 Internkontrollplan I samband med granskningen uppmärksammades att kommunen har tagit fram en internkontrollplan för I den finns ett antal kontrollaktiviteter, varav en avser fakturering, vilka ska följas upp samt rapporteras till kommunchef i september och november. I redovisningen av internkontrollarbetet som ställts till kommunstyrelsen saknas en tydlig koppling till kontrollaktiviteterna och aktiviteten fakturering saknas. Sida 6 av 7

46 4 Sammanfattande bedömning 4.1 Bedömning utifrån revisionsfrågan Säkerställer kommunstyrelsen att en ändamålsenlig kontroll görs i samband med fakturering till kund? Vår bedömning är att kommunen har en ändamålsenlig process inom detta område men den kan förbättras och utvecklas. 4.2 Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Ta fram dokumenterande rutinbeskrivningar Gå igenom kundreskontran och rensa gamla obetalda kundfakturor. Att i uppföljningen av internkontrollplanen tydliggöra vilka kontrollaktiviteter som har genomförts. Norrköping den 31 mars 2017 Susanne Lindberg Certifierad kommunal yrkesrevisor Niclas Hellmark Revisionsmedarbetare Källförteckning Intervjuade tjänstemän Rose-Marie Eng Tobias Svanberg Birgitta Andersson Ekonomihandläggare Ekonomihandläggare Administrativ handläggare Intern dokumentation Internkontrollplan Valdemarsviks Kommun Sida 7 av 7

47 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) KS-TEK Tillägg till delegationsordning-beslut att flytta fordon Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Kristina Hörnqvist Xxxxx Justerare

48 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-TEK (1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Samhällsbyggnad och Kultur KS Kristina Hörnqvist Mottagare Kommunstyrelsen Tillägg till delegationsordning-beslut att flytta fordon Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar om tillägg i delegationsordningen för kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamhetsområde vad gäller beslut om att flytta fordon. Ärendebeskrivning Enligt lag om flyttning av fordon i vissa fall (1982:129) 2 åligger det kommunen att flytta fordon i särskilt angivna fall, när det behövs för ordningen och säkerheten i trafiken eller av naturvårdsskäl. Kommuner som saknar parkeringsövervakning måste ha länsstyrelsens tillstånd att utföra flytt av fordon. Ett sådant tillstånd finns för Valdemarsviks kommun, beslutat I gällande delegationsordning för kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamhetsområde finns detta inte reglerat. (se bifogat förslag) VALDEMARSVIKS KOMMUN Kristina Hörnqvist Trafiksamordnare

49 KS-SA Delegationsordning för kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamhetsområde Beslutad av kommunstyrelsen Senast reviderad: Giltig från och med Dokumentansvarig: Kommunchefen

50 KS-SA Delegationsordning från kommunstyrelsen Delegationsordning inom verksamhetsområdena under kommunstyrelsens arbetsutskott. Personal och förhandlingsverksamhet Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning Överklagande 1 Godkännande av centrala kollektivavtal Kommunchefen 2 Beslut om lokala kollektivavtal med undantag för beslut i enskilt ärende. Ksau 3a Anställning av underställd personal inom fastställd budget Kommunchef Sektorschefer Vid anställning av enhetschef ska resp utskott informeras 3b Anställning av sektorschefer 4 Beslut om löneutrymme vid årlig lönerevision 5 Lönesättning av underställd personal enligt antagen förhandlingsordning inom beslutat löneutrymme - Lönesättning av kommunchef 6 Tjänstledighet för underställd personal enligt antagen policy 7 Uppsägning av personliga skäl och avsked Kommunchef Ksau Kommunchef Sektorschefer Ksau Kommunchef Sektorschefer Kommunchef Vid anställning av sektorschefer ska samråd med arbetsutskottet ske Ersättare är personalchef 8 Övriga disciplinåtgärder Kommunchef Ersättare är personalchef 9 Uppgörelser i enskilda ärenden Kommunchef Ersättare är personalchef Ekonomiadministration Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning 10 Hänskjuta tvistig fordran till rättegång samt anta ackord, ingå förlikning eller träffa annan överenskommelse om betalning av del av fordran 11 Uppta lån samt konvertering/om-placering av Kommunchef Ekonomichef Ersättare är ekonomichef Ersättare är kommunchef Enligt särskilda tillämpnings-

51 KS-SA lån inom ramen för årligt beslut av fullmäktige. Försäkringsinstrument, endast i syfte att minska eller sprida ev risker vid upplåning och medelsplacering 12 Placering av värdepapper och villkor för inlåning i bank Ekonomichef föreskrifter från Ks Ersättare är kommunchef 13 Tilldelningsbeslut vid upphandling av varor, tjänster och entreprenader inom ramen för givna anslag Kommunchef Sektorschefer Gatu- och fastighetschef 14 Tilldelningsbeslut och teckna avtal vid upphandling av byggentreprenörer, varor och tjänster där värdet för avtalstiden ligger mellan kr och kr Kommunchef Ekonomichef Sektorschef Inom respektive verksamhet 15 Teckna avtal för byggentreprenörer, varor och tjänster där värdet för avtalstiden ligger mellan kr och kr Kommunchef Ekonomichef Sektorschef Inom respektive verksamhet 16 Tecknande och uppsägning av leasingavtal där värdet för avtalstiden ligger mellan kr och kr Kommunchef Ekonomichef Sektorschef Inom respektive verksamhet 17 Förlängning av avtal med förlängningsklausul Kommunchef Ekonomichef Sektorschef Inom respektive verksamhet Samhällsbyggnad Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning 18 Tillstyrkan av förvärvstillstånd enligt jordförvärvslagen (1979:230) 19 Dispens från lokal trafikföreskrift och tillfällig lokal trafikföreskrift 20 Godkännande av lantmäteriförrättningar 21 Avtal avseende servitut, ledningsrätt eller annan nyttjanderätt i annan tillhörig fastighet Kommunstyrelsens ordförande Sektorschef Samhällsbyggnad Sektorschef Samhällsbyggnad Sektorschef Samhällsbyggnad Ersättare är Kommunstyrelsens 1:e vice ordf resp 2:e vice ordf

52 KS-SA Avtal vid tillämpning av bestämmelserna i fastighetsbildningslagen, belasta kommunens mark med servitut, ledningsrätt eller upphäva sådan tillkommen rätt 23 Försäljning av tomt för villabebyggelse inom planlagt område. 24 Uthyrning och utarrendering av bostäder och lokaler. Sektorschef Samhällsbyggnad Sektorchef Samhällsbyggnad Sektorchef Samhällsbyggnad Uthyrning och utarrendering av mark i högst 5 år Tillstånd till tillfälligt nyttjande av allmän platsmark Sektorchef Samhällsbyggnad Sektorchef Samhällsbyggnad 27 Anslutning till allmän vaanläggning inom verksamhetsområdet Sektorchef Samhällsbyggnad 28 Parkeringstillstånd för rörelsehindrad Sektorchef Samhällsbyggnad 29 Ansöka om planbesked/planläggning av kommunala fastigheter med stöd av gällande ÖP Kommunchef Sektorschef 30 Ansöka om planbesked/planläggning av kommunala fastigheter utan stöd i gällande ÖP Kommunstyrelsens ordförande 31 Ansöka om bygglov för åtgärder på kommunala fastigheter Sektorschef 32 Flyttning av fordon Sektorschef Enligt förordning (1982:198) om flyttning av fordon i vissa fall samt lag (1982:129) om flyttning av fordon 33 Kostnadsfri skolskjuts för elever som är i behov av särskilt stöd Sektorschef Enligt skollagen 11 kap och 39. Överklagas till förvaltningsrätten skollagen kap Kostnadsfri skolskjuts för elever som inte är i behov av särskilt stöd Färdtjänst inklusive beslut om ledsagare och fordonstyp enligt riktlinjer vid avvikelse Sektorschef Sektorschef Enligt skollagen kap och 40. Överklagas till förvaltningsrätten skollagen kapitel 10 och 28. Enligt lag om färdtjänst Överklagas till förvaltningsrätten,

53 KS-SA från riktlinjer Riksfärdtjänst Sektorschef Enligt lag om riksfärdtjänst. Överklagas till förvaltningsrätten, 13 Fritid och kultur Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning 37 Bidrag till ungdomsorganisationer inkl Valdemarsvikskorpen, pensionärs- och handikapporganisationer enligt fastställda normer 38 Bidrag till kulturföreningar eller motsvarande enligt fastställda bidragsnormer 39 Bidrag till studieorganisationer enligt regler om kommunala bidrag till folkbildningens främjande 40 Lotteriärenden - Registrering och tillståndsgivning enligt lotterilagen - Utse lotterikontrollanter Allmänt Kommunchef Sektorchef Samhällsbyggnad Sektorchef Samhällsbyggnad Kommunchef Ersättare: Kommunsekreterare Ersättare: Kulturchef Ersättare: Kulturchef Ersättare: Kommunsekreterare Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning 41 Föra kommunens talan i domstol och/eller besluta att utse och ge fullmakt till ombud att föra kommunens talan, avge yttrande med mera i domstol Kommunchef Ersättare: Ekonomichef Gäller inte där beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats 42 Ompröva beslut Respektive delegat Enligt 27 förvaltningslagen. Den som har beslutanderätt i ett visst ärende har även rätt att ompröva beslutet. Det är ett nytt beslut som fattas vid omprövning enligt 27 förvaltningslagen 43 Beslut om att inte lämna ut allmän handling och prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen Kommunchef Sektorchefer Var och en inom sitt ansvarsområde. Överklagas till Kammarrätten OSL 6 kap 7. Gäller endast sekretessmarkerade handlingar. Det är den tjänsteman som handlägger ärendet som

54 KS-SA prövar om handlingen ska lämnas ut. 44 Beslut på kommunstyrelsens eller arbetsutskottets vägnar i ärenden som är så brådskande att styrelsens eller arbetsutskottets avgörande inte kan avvaktas 45 Beslut om förbud helt eller delvis mot eldning utomhus samt om liknande förebyggande åtgärder 46 Yttrande om antagning till hemvärnsman 47 Yttrande över kameraövervakning Kommunstyrelsens ordförande Kommunchef Säkerhetssamordn Kommunchef Ersättare: Sektorchef Samhällsbyggnad Ersättare: Kommunchef Ersättare: Sektorschef Samhällsbyggnad

55 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) KS-TEK Revidering av delegationsordningar för kommunstyrelsens verksamhetsområden - Skolskjutsar och färdtjänst Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

56 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-TEK (1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg Mottagare Kommunstyrelsen Revidering av delegationsordningar för kommunstyrelsens verksamhetsområden Skolskjutsar och färdtjänst Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar om tillägg i delegationsordningen för kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamhetsområde vad gäller beslut om skolskjutsar och färdtjänst. 2. Beslut om skolskjutsar och färdtjänst tas bort från delegationsordningarna för sektorerna Barn Utbildning och Arbetsmarknad och Stöd och Omsorg. Ärendebeskrivning Ansvaret för persontransporter som skolskjutsar och färdtjänst har flyttats över från sektorerna Barn Utbildning och Arbetsmarknad samt Stöd och Omsorg till Sektor Samhällsbyggnad och Kultur. Därmed följer förändringar i delegationsordningarna för dessa verksamhetsområden under kommunstyrelsen. (Se reviderad delegationsordning för kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamhetsområde under rubrik Samhällsbyggnad.) Beslut i dessa ärenden har samtidigt tagits bort från delegationsordningarna för sektorerna Barn Utbildning och Arbetsmarknad och Stöd och Omsorg. VALDEMARSVIKS KOMMUN Monika Hallberg kommunchef

57 KS-SA Delegationsordning för kommunstyrelsens arbetsutskotts verksamhetsområde Beslutad av kommunstyrelsen Senast reviderad: Giltig från och med Dokumentansvarig: Kommunchefen

58 KS-SA Delegationsordning från kommunstyrelsen Delegationsordning inom verksamhetsområdena under kommunstyrelsens arbetsutskott. Personal och förhandlingsverksamhet Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning Överklagande 1 Godkännande av centrala kollektivavtal Kommunchefen 2 Beslut om lokala kollektivavtal med undantag för beslut i enskilt ärende. Ksau 3a Anställning av underställd personal inom fastställd budget Kommunchef Sektorschefer Vid anställning av enhetschef ska resp utskott informeras 3b Anställning av sektorschefer 4 Beslut om löneutrymme vid årlig lönerevision 5 Lönesättning av underställd personal enligt antagen förhandlingsordning inom beslutat löneutrymme - Lönesättning av kommunchef 6 Tjänstledighet för underställd personal enligt antagen policy 7 Uppsägning av personliga skäl och avsked Kommunchef Ksau Kommunchef Sektorschefer Ksau Kommunchef Sektorschefer Kommunchef Vid anställning av sektorschefer ska samråd med arbetsutskottet ske Ersättare är personalchef 8 Övriga disciplinåtgärder Kommunchef Ersättare är personalchef 9 Uppgörelser i enskilda ärenden Kommunchef Ersättare är personalchef Ekonomiadministration Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning 10 Hänskjuta tvistig fordran till rättegång samt anta ackord, ingå förlikning eller träffa annan överenskommelse om betalning av del av fordran 11 Uppta lån samt konvertering/om-placering av Kommunchef Ekonomichef Ersättare är ekonomichef Ersättare är kommunchef Enligt särskilda tillämpnings-

59 KS-SA lån inom ramen för årligt beslut av fullmäktige. Försäkringsinstrument, endast i syfte att minska eller sprida ev risker vid upplåning och medelsplacering 12 Placering av värdepapper och villkor för inlåning i bank Ekonomichef föreskrifter från Ks Ersättare är kommunchef 13 Tilldelningsbeslut vid upphandling av varor, tjänster och entreprenader inom ramen för givna anslag Kommunchef Sektorschefer Gatu- och fastighetschef 14 Tilldelningsbeslut och teckna avtal vid upphandling av byggentreprenörer, varor och tjänster där värdet för avtalstiden ligger mellan kr och kr Kommunchef Ekonomichef Sektorschef Inom respektive verksamhet 15 Teckna avtal för byggentreprenörer, varor och tjänster där värdet för avtalstiden ligger mellan kr och kr Kommunchef Ekonomichef Sektorschef Inom respektive verksamhet 16 Tecknande och uppsägning av leasingavtal där värdet för avtalstiden ligger mellan kr och kr Kommunchef Ekonomichef Sektorschef Inom respektive verksamhet 17 Förlängning av avtal med förlängningsklausul Kommunchef Ekonomichef Sektorschef Inom respektive verksamhet Samhällsbyggnad Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning 18 Tillstyrkan av förvärvstillstånd enligt jordförvärvslagen (1979:230) 19 Dispens från lokal trafikföreskrift och tillfällig lokal trafikföreskrift 20 Godkännande av lantmäteriförrättningar 21 Avtal avseende servitut, ledningsrätt eller annan nyttjanderätt i annan tillhörig fastighet Kommunstyrelsens ordförande Sektorschef Samhällsbyggnad Sektorschef Samhällsbyggnad Sektorschef Samhällsbyggnad Ersättare är Kommunstyrelsens 1:e vice ordf resp 2:e vice ordf

60 KS-SA Avtal vid tillämpning av bestämmelserna i fastighetsbildningslagen, belasta kommunens mark med servitut, ledningsrätt eller upphäva sådan tillkommen rätt 23 Försäljning av tomt för villabebyggelse inom planlagt område. 24 Uthyrning och utarrendering av bostäder och lokaler. Sektorschef Samhällsbyggnad Sektorchef Samhällsbyggnad Sektorchef Samhällsbyggnad Uthyrning och utarrendering av mark i högst 5 år Tillstånd till tillfälligt nyttjande av allmän platsmark Sektorchef Samhällsbyggnad Sektorchef Samhällsbyggnad 27 Anslutning till allmän vaanläggning inom verksamhetsområdet Sektorchef Samhällsbyggnad 28 Parkeringstillstånd för rörelsehindrad Sektorchef Samhällsbyggnad 29 Ansöka om planbesked/planläggning av kommunala fastigheter med stöd av gällande ÖP Kommunchef Sektorschef 30 Ansöka om planbesked/planläggning av kommunala fastigheter utan stöd i gällande ÖP Kommunstyrelsens ordförande 31 Ansöka om bygglov för åtgärder på kommunala fastigheter Sektorschef 32 Flyttning av fordon Sektorschef Enligt förordning (1982:198) om flyttning av fordon i vissa fall samt lag (1982:129) om flyttning av fordon 33 Kostnadsfri skolskjuts för elever som är i behov av särskilt stöd Sektorschef Enligt skollagen 11 kap och 39. Överklagas till förvaltningsrätten skollagen kap Kostnadsfri skolskjuts för elever som inte är i behov av särskilt stöd Färdtjänst inklusive beslut om ledsagare och fordonstyp enligt riktlinjer vid avvikelse Sektorschef Sektorschef Enligt skollagen kap och 40. Överklagas till förvaltningsrätten skollagen kapitel 10 och 28. Enligt lag om färdtjänst Överklagas till förvaltningsrätten,

61 KS-SA från riktlinjer Riksfärdtjänst Sektorschef Enligt lag om riksfärdtjänst. Överklagas till förvaltningsrätten, 13 Fritid och kultur Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning 37 Bidrag till ungdomsorganisationer inkl Valdemarsvikskorpen, pensionärs- och handikapporganisationer enligt fastställda normer 38 Bidrag till kulturföreningar eller motsvarande enligt fastställda bidragsnormer 39 Bidrag till studieorganisationer enligt regler om kommunala bidrag till folkbildningens främjande 40 Lotteriärenden - Registrering och tillståndsgivning enligt lotterilagen - Utse lotterikontrollanter Allmänt Kommunchef Sektorchef Samhällsbyggnad Sektorchef Samhällsbyggnad Kommunchef Ersättare: Kommunsekreterare Ersättare: Kulturchef Ersättare: Kulturchef Ersättare: Kommunsekreterare Ärendenr Beslut Delegat Anmärkning 41 Föra kommunens talan i domstol och/eller besluta att utse och ge fullmakt till ombud att föra kommunens talan, avge yttrande med mera i domstol Kommunchef Ersättare: Ekonomichef Gäller inte där beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats 42 Ompröva beslut Respektive delegat Enligt 27 förvaltningslagen. Den som har beslutanderätt i ett visst ärende har även rätt att ompröva beslutet. Det är ett nytt beslut som fattas vid omprövning enligt 27 förvaltningslagen 43 Beslut om att inte lämna ut allmän handling och prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen Kommunchef Sektorchefer Var och en inom sitt ansvarsområde. Överklagas till Kammarrätten OSL 6 kap 7. Gäller endast sekretessmarkerade handlingar. Det är den tjänsteman som handlägger ärendet som

62 KS-SA prövar om handlingen ska lämnas ut. 44 Beslut på kommunstyrelsens eller arbetsutskottets vägnar i ärenden som är så brådskande att styrelsens eller arbetsutskottets avgörande inte kan avvaktas 45 Beslut om förbud helt eller delvis mot eldning utomhus samt om liknande förebyggande åtgärder 46 Yttrande om antagning till hemvärnsman 47 Yttrande över kameraövervakning Kommunstyrelsens ordförande Kommunchef Säkerhetssamordn Kommunchef Ersättare: Sektorchef Samhällsbyggnad Ersättare: Kommunchef Ersättare: Sektorschef Samhällsbyggnad

63 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (10) KS-BU Tillfälliga lokaler Loviseberg Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

64 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 75 KS-BU Tillfälliga lokaler Loviseberg Kommunstyrelsens beslut För att ge förvaltningen planeringsförutsättningar fattar kommunstyrelsen följande inriktningsbeslut: 1. Finansieringen för satsningar på utemiljön, omställningskostnader av öppna förskolans lokaler och en ny paviljong med två avdelningar belastar investeringsprojekt nr 22 Verksamhetslokaler BUA i investeringsbudgeten. 2. Fastighetsavdelningen återkommer med tidplan för genomförande av åtgärderna och kostnadskalkyl till kommunstyrelsen i augusti Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsutskottet har vid två tillfällen under våren 2017 informerats om förskolans förutsättningar och utvecklingen. Bifogat denna skrivelse finns den information/de bilder som presenterats. Ökningen av antalet barn på Lovisebergs förskola kräver att ytterligare en avdelning tillförs verksamheten under hösten Fler barn och många i åldern 1-3 år kräver ändamålsenliga lokaler och en anpassad utemiljö. Idag inryms två förskoleavdelningar i tidigare skol-/fritidshemslokaler och dessa tillgodoser inte verksamhetens behov. Lokalerna är inte anpassade för förskoleverksamhet och det saknas toaletter och förutsättningar för kost- /diskhantering. Vad gäller utemiljön så finns det behov av åtgärder inom de befintliga gårdarna och i samband med att avdelningar flyttas. Lekredskap som köps in kan även användas vid den nya förskolan. Åtgärderna med ytterliga förskoleavdelningar är mycket angeläget och behovet av att flytta ut förskoleverksamheten från de bristfälliga lokalerna kvarstår även om antalet barn skulle minska innan den nya förskolan är på plats. Ytterligare lokalyta möjliggör att verksamheten kan organiseras med mindre barngrupper, vilket ger ökad kvalitet i verksamheten. Följande föreslås: Under hösten startas en tionde förskoleavdelning i öppna förskolans nuvarande lokaler. Öppna förskolans verksamhet flyttar upp till övervåningen i samma hus. Justerare

65 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 75 KS-BU Det tillförs en paviljong som kan inrymma två förskoleavdelningar, senast till årsskiftet 2017/2018. Utemiljön utvecklas med lekredskap som möter verksamhetens nuvarande och framtida behov då förskoleavdelningar flyttas. Förslag och yrkanden Erland Olauson (S) föreslår att beslutspunkterna 1 till 3 i förslaget flyttas till ärendebeskrivningen. Ajournering Anna Nilsson (M) föreslår ajournering mellan kl 14:00 och 14:10. Därefter återupptas sammanträdet. Protokollsanteckning Anna Nilsson (M) meddelar att alliansen lämnar följande protokollsanteckning: "Majoriteten och förvaltningen har i detta ärende inte någon som helst framförhållning. Vi fick inget beslutsunderlag före vårt gruppmöte och vi var tvungna att efterlysa underlaget för att få det innan mötet där det skulle beslutas. Beslutsunderlaget har inte heller varit i KS-BU. När vi väl fick underlaget så innehöll det ingen uppskattning om kostnaden för föreslagna åtgärder, utan i princip så skulle vi besluta i blindo och få reda på vad det hela kostar i augusti. Vi tycker denna ordning är helt fel. Majoriteten ändrade under mötets gång beslutsmeningarna så att det blev ett inriktningsbeslut och vi valde att gå med på det. Vi inser att om inget görs snabbt (helst redan igår) så uppstår det problem för föräldrar som ska börja jobba i höst och barn som inte får plats på förskolan." Beslutsunderlag Skrivelse från Sektor Barn Utbildning och Arbetsmarknad _ Beslutet skickas till Sektor Barn Utbildning och Arbetsmarknad, akten Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Ekonomichefen Justerare

66 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (11) KS-SA Översiktsplan för Valdemarsviks kommun Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Xxxxx Justerare

67 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Samhällsbyggnad och Kultur MBN Erica Ekblom Mottagare Kommun styrelsen Översiktsplan för Valdemarsviks kommun Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att förslag till översiktsplan för Valdemarsviks kommun daterad skickas ut för granskning. Ärendebeskrivning Förslag till översiktsplan för Valdemarsviks kommun ska nu ut på granskning. Granskningsperioden pågår i 2 månader och startar i slutet av augusti VALDEMARSVIKS KOMMUN Erica Ekblom Planchef Beslutet skickas till

68 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (12) KS-SA Bidragsansökan - Kartframställning Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

69 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KSAU 48 KS-SA Bidragsansökan - Kartframställning Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen beslutar att utbetala kr till Hammarkinds OK. Ärendebeskrivning Hammarkinds OK ansöker i skrivelse om bidrag för framställande av orienteringskarta 2016, med sammanlagt kr. Kartan täcker området från Valdemarsviks samhälle i öster till E22 i väster och från trafikplats Mossebo i norr till Holmtebo i söder. Kostnaden för kartframställningen har varit kr.. Föreningen har dessutom byggt två broar över ån utmed banvallen till en kostnad av ca kr. Beslutsunderlag Skrivelse från Avdelning Service och Administration _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

70 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Ljungberg Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Bidragsansökan - Kartframställning Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att utbetala :- till Hammarkinds OK. Ärendebeskrivning Hammarkinds OK ansöker i skrivelse om bidrag för framställande av orienteringskarta 2016, med sammanlagt :-. Kartan täcker området från Valdemarsviks samhälle i öster till E22 i väster och från trafikplats Mossebo i norr till Holmtebo i söder. Kostnaden för kartframställningen har varit :-. Föreningen har dessutom byggt två broar över ån utmed banvallen till en kostnad av ca 6 000:- VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Ljungberg Administrativ handläggare

71

72

73

74

75 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum :1 M FL (13) KS-TEK GRYTS PRÄSTGÅRD Belysning Gryts elljusspår Kommunstyrelsens beslut 1. Xxxxxxxxxxxxxxxx Ärendebeskrivning Beslutsunderlag _ Beslutet skickas till Xxxxx Justerare

76 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KSAU 47 KS-TEK GRYTS PRÄSTGÅRD 1:1 M FL Belysning Gryts elljusspår Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunstyrelsen beslutar att utöka gatubelysningsavtalet med Vattenfall för ett moderniserat elljusspår i Gryt. 2. Gatukontorets driftbudget för 2018 utökas med 110 tkr. 3. Valdemarsviks kommun sluter avtal med de fyra föreningarna i kommunen som har elljusspår. Ärendebeskrivning Gryts IF har i skrivelse framfört önskemål om en upprustning av elljusspåret i Gryt (bifogas). Gryts IF har fram till idag haft ansvaret för elljusspåret i Gryt. I Valdemarsvik, Ringarum och Gusum har kommunen under i samverkan med Vattenfall genomfört en modernisering av elljusspåren där kablar och flertalet stolpar bytts och gamla armaturer med kvicksilverlampor har ersatts med energibesparande armaturer. Vattenfall har svarat för investeringarna och driftkostnaderna ingår nu i kommunens gatubelysningsavtal. I skrivelsen från Gryts IF framförs önskemål om att även elljusspåret i Gryt borde få en liknande lösning som gäller för kommunens övriga tätorter. En sådan lösning, där elljusspåret i Gryt läggs in i kommunens gatubelysningsavtal med Vattenfall medför en ökad driftkostnad för Gatukontoret med cirka 110 tkr/år. Ett moderniserat elljusspår i kombination med det utegym som planeras förläggas vid Sandgärdets badplats i anslutning till elljusspåret kommer för kommuninnevånarna i Grytsområdet medverka till en bättre folkhälsa och bli en del i kommunens satsning på folkhälsoarbetet i kommunen. Förslag och yrkanden Erland Olauson (S) föreslår att Valdemarsviks kommun sluter avtal med de fyra föreningarna i kommunen som har elljusspår. Justerare

77 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum KSAU 47 KS-TEK GRYTS PRÄSTGÅRD 1:1 M FL Beslutsunderlag Skrivelse från Sektor Samhällsbyggnad och Kultur _ Beslutet skickas till Kommunstyrelsen, akten Justerare

78 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-TEK (2) GRYTS PRÄSTGÅRD 1:1 M FL Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Sektor Marknad och Kultur Mikael B Jonsson mikael.b.jonsson@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Belysning Gryts elljusspår Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att utöka gatubelysningsavtalet med Vattenfall för ett moderniserat elljusspår i Gryt. 2. Att utöka Gatukontorets driftbudget för 2018 med 110 tkr Ärendebeskrivning Gryts IF har i skrivelse framfört önskemål om en upprustning av elljusspåret i Gryt (bifogas). Gryts IF har fram till idag haft ansvaret för elljusspåret i Gryt. I Valdemarsvik, Ringarum och Gusum har kommunen under i samverkan med Vattenfall genomfört en modernisering av elljusspåren där kablar och flertalet stolpar bytts och gamla armaturer med kvicksilverlampor har ersatts med energibesparande armaturer. Vattenfall har svarat för investeringarna och driftkostnaderna ingår nu i kommunens gatubelysningsavtal. I skrivelsen från Gryts IF framförs önskemål om att även elljusspåret i Gryt borde få en liknande lösning som gäller för kommunens övriga tätorter. En sådan lösning, där elljusspåret i Gryt läggs in i kommunens gatubelysningsavtal med Vattenfall medför en ökad driftkostnad för Gatukontoret med cirka 110 tkr/år. Ett moderniserat elljusspår i kombination med det ute gym som planeras förläggas vid Sandgärdets badplats i anslutning till elljusspåret kommer för kommuninnevånarna i Grytsområdet medverka till en bättre folkhälsa och bli en del i kommunens satsning på folkhälsoarbetet i kommunen. VALDEMARSVIKS KOMMUN Mikael Jonsson Gatuchef Beslutet skickas till

79 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-TEK (2) GRYTS PRÄSTGÅRD 1:1 M FL Skrivelse med beslutsförslag Kommunstyrelsen

80

81